EVALUATIE SUBSIDIEVERORDENING

EVALUATIE SUBSIDIEVERORDENING

Inleiding Een goede en snelle gemeentelijke dienstverlening, met minder regels en meer service is belangrijk voor de inwoners, instellingen en bedrijven in onze stad, ook als het gaat om subsidies. De gemeente Eindhoven heeft in 2011 de subsidieverordening herzien. Doel was te komen tot een vereenvoudiging van subsidieprocessen en administratieve lastenverlichting, zodat de subsidieontvanger minder last heeft van allerlei regels en verplichtingen. In februari 2014 is een aantal subsidierelaties benaderd met de vraag of de gemeente Eindhoven in haar opzet is geslaagd: “zijn de subsidieprocessen voor de aanvragers vereenvoudigd, en zijn de administratieve lasten verlicht?”. Vanuit pragmatische overwegingen (tijd / geld) is ervoor gekozen een digitaal enquêteformulier te verzenden aan die subsidierelaties uit ISa (systeem waarin gegevens zijn opgeslagen) waarvan een emailadres bekend was. Dat waren er een kleine 250. De respons ligt iets boven de 30%. Resultaten FIGUUR 1: VERBETERING?

Ongeveer 70% van de subsidierelaties vindt de aanpassingen in de subsidieverordening een verbetering, ongeveer 10% vindt het een verslechtering en zo’n 20% heeft van de veranderingen niks gemerkt. De verbeteringen zitten ‘m vooral in de opgetrokken verantwoordingsgrenzen (42%), het vervallen van de tussentijdse rapportages (16%) en andere redenen (11%) zoals een duidelijker procedure. Niettemin vormde voor ongeveer een op de vijf subsidieaanvragers de subsidieaanvraag een zware belasting, zowel in de aanvraagprocedure zelf als in de verantwoording (in 2011 vormde nog voor een op de drie de subsidieaanvraag een zware belasting). Aanvragers voor een professionele organisatie (een organisatie met betaald personeel) vonden de belasting vaker zwaar (vooral de verantwoording) dan aanvragers voor een vrijwilligersorganisatie. Verder kan gezegd worden dat, hoe hoger het subsidiebedrag, des te zwaarder de ervaren belasting. FIGUUR 2: STELLINGEN

De digitalisering van de subsidieaanvraag valt bij het merendeel van de subsidierelaties in goede aarde. 88% vindt het handig dat aanvraagformulieren van internet te downloaden zijn. Bijna 70% vindt het jammer dat de subsidieaanvraag niet helemaal digitaal gedaan kan worden. Eveneens 70% zegt de subsidie in het geheel te gaan aanvragen als het digitaal ondertekend kan kunnen worden. Overigens zijn professionele organisaties iets minder positief over de digitalisering (maar nog wel in meerderheid) dan

vrijwilligersorganisaties. Het oordeel over de digitalisering hangt ook samen met de hoogte van het

1

subsidiebedrag: hoe hoger het bedrag, des te minder enthousiasme voor digitalisering. Kennelijk lenen complexere aanvragen zich minder goed voor digitale processen. Driekwart van de subsidieaanvragers vindt het aanvraagformulier duidelijk, voor bijna 85% is het duidelijk welke stukken moeten worden meegestuurd, en voor meer dan 90% is het duidelijk voor welke datum de aanvraag moet worden ingediend. Overigens had 15% van de respondenten er moeite mee om de informatie te vinden die nodig was om subsidie aan te vragen, de rest had daar geen problemen mee. Eveneens zo'n 15% vond de informatie onvoldoende en onduidelijk. Voor 90% van de respondenten was de brief over het al dan niet verlenen van subsidie duidelijk. In driekwart van de gevallen is (na het ontvangen van de subsidie) over de besteding van de subsidie verantwoording afgelegd. Zelfs bij de subsidieontvanger met een bedrag onder de € 5.000 gebeurde dat in de helft van de gevallen. Van degenen die tussen de € 5.000 en € 50.000 ontvingen zegt 10% geen verantwoording te hebben afgelegd. De resultaten ten aanzien van (de duidelijkheid van) het aanvraagformulier, de vindbaarheid van informatie en de duidelijkheid van de brief over het al dan niet verlenen van de subsidie zijn vergelijkbaar met die van 2011.

Beeld van de respondenten. Zoals gezegd is het digitale enquêteformulier verzonden aan circa 250 subsidierelaties van wie een emailadres bekend was. Van degenen die hebben meegedaan heeft het merendeel ervaring met het aanvragen van subsidie bij de gemeente Eindhoven. 85% vroeg ook al subsidie aan in 2013, 75% ook al in 2012 en 70% ook al in 2011. Ongeveer driekwart van de respondenten was aanvrager voor een vrijwilligersorganisatie, ongeveer een kwart voor een professionele organisatie (een organisatie met betaald personeel). Slechts een enkeling vroeg subsidie aan als particulier. Een op de drie respondenten vroeg subsidie aan in het kader van vrijwillig jeugdwerk, een op de zes in het kader van actieve en zorgzame burgers en eveneens een op de zes in het kader van bevordering maatschappelijke participatie. De rest vroeg subsidie aan om andere redenen. In bijna 30% van de gevallen lag het subsidiebedrag onder de € 5.000, bij iets meer dan de helft van de respondenten ging het om een bedrag tussen €5.000 en €50.000 euro en de rest van de aanvragen ging over hogere bedragen (vooral boven de €100.000). Driekwart van de subsidieaanvragers wist van de mogelijkheid om subsidie aan te vragen omdat men het al eerder had gedaan. Bijna driekwart van de subsidieaanvragers kreeg het aangevraagde bedrag volledig, zo'n 20% kreeg een iets lager bedrag en aan een op de twintig aanvragers werd geen subsidie verleend. Vrijwel in alle gevallen werd -volgens de subsidie-aanvragers die niks of minder kregen- in de brief goed duidelijk gemaakt waarom de subsidie niet (helemaal) werd verstrekt.

2

Antwoorden op open vragen c.q. toelichtingen bij de gegeven antwoorden. Over de (on)duidelijkheid van de gevonden informatie • verschil vrijwilligersorganisatie en instellingen zorgketen is niet altijd duidelijk • Informatie die nodig is, is niet duidelijk. Gebruikte "spreadsheets" werken niet en passen slecht op onze gedetailleerde administratie • eerst nadere regels en dan nog een toelichting op de nadere regels. • te moeilijke verwijzingen • via PSKE gezamenlijk ingevuld • Heeft veel overleg gekost met PSKE en daaraan gelinkte commissies • aanvullend mondelinge toelichting verkregen Over de (on)volledigheid van de informatie • Herhaald contact was nodig. Het was nodig om de verantwoording over te doen. De nieuwe regeling heeft me ongeveer drie keer zoveel tijd gekost, en ik vraag me af of jullie nu weten waar de centen naar toe gegaan zijn. • te veel zoekwerk, kan veel simpeler. • zelfs gemeenteambtenaar moest uitleg komen geven • Hulp gehad van "Het Vrijwilligerspunt". • Overleg gehad met diverse mensen v.d. gemeente die de subsidie verstrekken (o.a. Nick Hendriks) Stellingen Over de stelling: Het is jammer dat ik de subsidieaanvraag niet helemaal digitaal kan doen • aanvraag is te incidenteel voor gebruik van standaard formulier • Dat kan alleen via e-herkenning. e-herkenning kan alleen in combinatie met digid. Er zijn zwaarwegende redenen waarom ik geen digid kan en mag, dus dit gaat nooit werken. • graag toelichting kunnen geven in verband met bijzondere omstandigheden Over de stelling: Als ondertekening met de combinatie DigiD en/of Kamer van Koophandel-nummer mogelijk zou zijn, zou ik de subsidie geheel digitaal aanvragen • De digitale formulieren zijn op dit moment al een groot struikelblok. Meerdere typen computers en meerdere softwarepakketten nodig voor die formulieren • misschien wel • Omdat het invulformulier inzake begroting voor activiteiten een beperkte ruimte heeft, voegen we al jaren een eigen gemaakte begroting toe. Derhalve is alleen de mogelijkheid voor een digitale aanvraag niet makkelijk. • wij digitaliseren teveel binnen onze samenleving Over de stelling: Het aanvraagformulier is duidelijk • Door het gebruik van een word formulier gaat soms de lay-out verloren als er veel tekst ingevuld moet worden. • gebruik geen formulier • organisatie moet wel de mogelijkheid hebben om e.e.a. naar eigen inzichten in te vullen. • telefonisch contact was nodig Over de stelling: Het was duidelijk welke stukken ik moest meesturen • Na overleg wel helder

3

Verbetering anders namelijk: • Aangezien wij al jaren voor 2 onderdelen subsidie aanvragen mbt sport gehandicapten en vrije tijd gehandicapten ( dansen en hobbyclub) , is het nu een stuk duidelijker WAAR de aanvraag naar toe gestuurd moet worden. Werd de afgelopen jaren steeds veranderd, kwam de aanvraag niet op tijd bij de betreffende afdeling aan, terwijl aanvraag persoonlijk werd ingeleverd en bij inlevering een ontvangstbevestiging gekregen. Dat de verantwoordingsgrenzen zijn opgetrokken, maakt voor mij als penningmeester niet uit, daar er ook een verantwoording naar het bestuur word gedaan. Dus die word toch gemaakt en is door de Gemeente direct opvraagbaar. • gemakkelijker geworden, over 2012 werd geen verantwoording gevraagd • minder gespecificeerde informatie wordt gevraagd • vervallen finaciele verantwoording, scheelt veel werk

Verslechtering anders namelijk • dezelfde regels nog steeds gelden , aanpassing wel beloofd nog niet toe gepast. • het heeft me veel, veel, veel meer werk opgeleverd en het is me een raadsel hoe jullie aan de uiteindelijke verantwoording kunnen zien wat er met het geld gebeurd is. Bovendien werd de verantwoording door mij ook gebruikt als reflectiemoment voor de speltakken (ook in de kader van vorming), dit leverde in het verleden een mooi resultaat op maar met het formulier nu kun je helemaal niks, behalve zien dat de centen weg zijn. • omdat verantwoording afleggen voor ontvangen goed is maatschappelijk gezien ook gewenst • teveel werk en schakels ertussen

Zware belasting omdat • de verhouding tijdsinvestering - aangevraagd bedrag (40.000 euro) was niet goed. teveel tijd kwijt met het voortraject (meer dan 40 uur, terwijl de subsidie net genoeg is om 10 uur in de week werk te dekken!, dus 4 weken niet productief geweest tav de kernproces. • Gebruik van onbruikbare templates. Vragen van gegevens die heel, heel veel werk opleveren, maar waarvan mij onduidelijk is of je er ueberhaupt iets mee zou kunnen (ik niet, en ik lever de nieuwe gegevens zelf aan!). Het was, voor de eerste keer, in tien jaar, nodig dat ik de verantwoording opnieuw moest maken • Het onderbouwen van de activiteit. • Het overtuigen van de gemeente van de noodzaak tot subsidieverlening • scheve verhouding tussen de eisen die offerte aanvragen ivm Sociaal domeid vraagt en het geringe subsidiebedrag dat wordt gevraagd. Bovendien is Sociaal Domein vooral gericht op professionele organisdatie in de zorgketten en eigenlijk niet op een kleine vrijwilliegrsorganisatie voor opvang van dak- en thuislozen. • te vaak bellen om de subsidie geregeld te krijgen bezoek aan wethouder is onwenselijk kan veel gemakkelijker. • volledige begroting maken • Voor VVE was het lang niet duidelijk hoe de aanraag eruit moest zien

Verbetering zware belasting • digitaal in kunnen vullen. teksten versprongen regelmatig in het model • ja, een format waarin je je verhaal kwijt kunt. scheelt jullie ook veel tijd in het checken of alles erin staat. Wij hebben een harde deadline tav indienen. vreemd dat de gemeente niet zo'n harde

GEMEENTE EINDHOVEN | CONTROL | BIO,

1

• •

• •

deadline heeft tav toewijzing. deze komt erg laat! lastig als je verplichtingen hebt naar personeel/salarissen en geen toezegging kunt geven. Laten we de oude en de nieuwe rapportage eens bekijken. Ik denk dat de oude rapportage duidelijker is.. Sorry dat ik niet positief ben Organisaties hoeven enkel aan te geven via welk verordening zij wensen gesubsidieerd te worden en bestaande organisaties moeten slechts volstaan met het indienen van een begroting en het onderbouwen van de activiteit met kengetallen. subsidie bureau is goed in staat om een toekenning zonder alle regels te beoordelen .worden door regels beknopt in uitvoering net zo als de aanvrager dat beleefd. Toewijzing voor enkele jaren gekoppeld aan een duidelijke verantwoording over de aanwending en besteding. Dit alles natuurlijk bij ongewijzigde omstandigehden en aanvragen per jaar voor dezelfde activiteiten. Eventueel een aanvraag mogen indienen met verwijzing naar de onderbouwing van de aanvraag van voorafgaand jaar/jaren

Verantwoording zware belasting • Accountantscontrole voor 1 mei, terwijl onze jaarrekening pas 1 juli klaar us • Het correct weergeven van de resultaten in lijn met de verwachtingen van de subsidient (verordening) en het kunnen aan geven wat de maatschappelijke effecten zijn. • het vraagt vooral veel tijd, heb het gevoel dat dingen dubbel gedaan worden. • In 2013 moest maandelijks rapportage worden. De format hiervoor was lastig ingericht waardoor het veel tijd koste om te controleren of de gegevens klopten en ik mezelf regelmatig op fouten betrapte. Daarbij wel een prima korte lijn naar de gemeente en fijn dat de subsidie meteen kon worden aangepast aan de werkelijkheid. Compliment voor Nick Hendriks en zijn team. • niet bekend • Periodiek opleveren van rapportage inclusief accountantsverklaring en het aantoonbaar maken van tekortfinanciering. • veel stukken die meegestuurd moeten worden • Zie bij eerdere vragen gegeven antwoord.

Verbetering verantwoording • als er ook een controle is door een accountant misschien wat minder vragen stellen, het voelt als dubbel op. • Datum van 1 mai naar 1 juli EN de gemeente betaald ook voor de accountant. • Duidelijkere richtlijnen voor het aantoonbaar maken van tekortfinanciering. • Het format voor 2014 is veel beter ingericht. Nu rapportage per kwartaal. Prettig! • Ik zou graag dit eens willen bespreken. De ambtenaren (die zseer behulpzaam en begripsvol zijn, alas) weten dit. Ik ben Dagmar, Perry en collega's dankbaar. • maak een duidelijker format voor de verantwoording waarbij slechts enkele stukken bijgevoegd moeten worden • nee • Verantwoording met kengetallen.

opmerkingen • Ben tevreden over de werkwijze • Bij de vraag over de hoogte van het aan ons uitgekeerde subsidiebedrag staat als laagste bedrag 5000 euro. Ik veronderstel dat hierbij ook aangegeven moet worden de bedragen van de subsidies die minder dan 5000 euro zijn. Wij ontvingen nl. van uw gemeente 1000


2

• • •

• • • • • •

euro. Dat was ook het bedrag dat we hebben aangevraagd. Vriendelijke groet, Rinus Smits, Secretaris van De Doorzetters, Dank voor bijdrage die wij van gemeente ontvangen en vindt prima initiatief om af en toe te checken hoe het gaat met procedures, zoals deze evaluatie. Dank voor de ambtelijke ondersteuning. De formulieren die we kunnen downloaden werken vaak héééél erg moeilijk. Op de een of andere manier kunnen we daar niet vrij-uit in werken. Als je er in "entert" springt het formulier vaak op tilt. Heel jammer en moeilijk af en toe. De huidige subsidie systematiek (jaarlijkse subsidie voor bestaande organisaties) maakt uitbreiding van activiteiten op jaar basis niet haalbaar. deze enquete is een beetje raar, want als je aangeeft dat je geen subsidie hebt ontvangen, krijg je daarna vragen over de subsidie Digitale aanvraag in spreadsheetformaat is wenselijk, zodat tellingen via het formulier mogelijk zijn. er zou altijd verantwoording moeten zijn , 5000.00 euro is veel gemeenschapsgeld . vrijwillig jeugd werk moet een soepelere beoordeling krijgen. graag een vast contact persoon voor vragen over en invullen van zowel subsidie aanvraag als verantwoording. Het is een privilege dat U ons wilt steunen. Het is een nog groter privilege dat we in verhouding weinig merken van de bezuinigingen. Daarvoor ben ik de gemeente dankbaar. Tegelijkertijd meen ik dat ik verdomd goed uit moet kunnen leggen wat we doen, en wat we gedaan hebben. Ik denk dat ik dat goed deed, (dat vonden anderen in ieder geval), maar de nieuwe "vereenvoudigde" regeling is zeker geen verbetering. Ik denk dat het zinvol is om eens te laten zien hoe en wat, en het te bespreken.

Een van de andere problemen is dat de detailgegevens moeilijk aan te leveren zijn. Dat is gemakkelijk voor een vakantiekamp van drie dagen, maar hoe moet dit met zeven speltakken, zeven aparte teams vrijwilligers die programma maken, kinderen die zelf programma moeten leren maken, overkoepelende activitteiten? • het is prettig om een vaste contactpersoon te hebben waar je vragen aan kan stellen over het aanvragen en verantwoorden van de subsidie. Ook is het prettig als die persoon de instelling/organisatie kent. • het zou fijn zijn om rekening te houden met de btw,daar dat dit ook meegeteld word als hoogte van de subsidie terwijl de afdracht zeker veel scheelt in hoogte van de te besteden bedraag.(verwerken in de aanvraag) clausulle wijk gebonden budgetten,vermelden ook samen werken met andere instanties en andere wijken en verenigingen buiten de wijk ook tot de mogenlijkheden behoren. bij onduidelijke aanvragen mogen personlijke dialogen met de belastende ambtenaar. 9spreek uur) • Ik ben de gemeente erg dankbaar voor de subsidie die we krijgen. De procedure kost niet veel tijd, immers een jaarlijkse begroting en verantwoorden naar de eigen vereniging toe moet ook worden gemaakt. • Ik heb in 2013 een sart subsidie ontvangen daarna is de subsidie 2014 niet toegekend. • Ik krijg als penningmeester reeds 23 jaar een (kleine) exploitatiesubsidie. De contacten met de gemeente zijn doorgaans prettig en vriendelijk. Fijn is een vast contact persoon te hebben. In dit geval Karin Vriend. Met vriendelijke groet, Fons van Amesfoort, Dr A. F. Philips Sterrenwacht


3

• Ik vind het belangrijk dat er naast de digitalisering altijd een duidelijk aanspreekpunt is bij de gemeente. Het is daarnaast ook belangrijk om b.v. een digitale vragenlijst te maken zodat meteen duidelijk is dat je recht hebt op subsidie en onder welke regeling. Sommige projecten vallen soms tussen een aantal regelingen in ( zo lijkt het tenminste) Verder een compliment voor het vertrouwen. Het is voor mij en mijn organisatie heel fijn dat er voor kleine bedragen een goede aanvraag voldioende is • Niet voor de aanvraag, wel voor het uitkeren van de subsidie: Dit gebeurt nu met andere subsidie tegelijk op één rekening. Hierdoor niet inzichtelijk wat nu waarvoor is. Dit is wel na te gaan aan de hand van de toekenningen maar het is voor mij veel prettiger om voor de verschillende subsidies, verschillende kenmerken / of bedragen te krijgen in plaats van één totaal bedrag. • onze ontvangen subsidie was beperkt tot een eenjarige projectsubsidie voor pilot huiskamer plus als aanloop naar sociaal domein. • Via het vrijwilligerspunt is goede uitleg ontvangen over het indienen van de aanvraag en het indienen van de verantwoording. Hier is ruim voldoende aandacht besteed aan de diverse punten. • Zoveel mogelijk digitaal diensten aanbieden aan verenigingen en stichtingen. Er moet nog te veel fysiek gestuurd worden. De suggestie van DIGID en KvK-nummer vind ik een goed idee! Graag snel doorvoeren aub.


4

INTERNE REACTIES A. Algemeen • Het proces kan verder vereenvoudigd worden met minder lasten extern en intern. • In het algemeen een positieve vooruitgang. Makkelijker en eenvoudiger. Helaas geldt dit niet in alle gevallen, zoals Rijksfinanciering en bij subsidie waarbij de Europese wet en regelgeving op toegepast is: Voor de nadere regels van Voor en vroegschoolse Educatie (VVE) is het niet mogelijk geweest om hier volledig aan te voldoen. De subsidies worden gefinancierd vanuit Rijksmiddelen, die afgerekend dienen te worden op rechtmatige bestedingen. Dit betekent dat alle subsidies die gefinancierd worden uit deze rijksmiddelen zowel een inhoudelijk als financiële verantwoording in moeten dienen. Daarnaast hadden we bij deze nadere regels ook te maken met Europese wet en regelgeving. Hierdoor moest de klant (met name nieuwe klanten) ook bij de aanvraag veel papierwerk indienen. • Maakt voor de kinderopvang niet uit. Nu staat het stuk in de nadere regels, voorheen in de verordening. • Positief. • Positief: standaardbrieven Negatief: termijnen als men op het laatste moment subsidie aanvraagt; Negatief is mogelijk de gebrekkige controle voor bedragen onder 5000,• Positief • Goed, de 3 verantwoordingsarrangementen zorgen voor een verlaging van de werkdruk voor de kleine subsidies. • Door nadere regels sociaal domein en andere mensen in offerte team dan vaste beleidsmedewerkers is er in enkele gevallen een scherpere beoordeling of afwijzing mogelijk op basis van de toegevoegde waarde voor de stad. B. Sturing en beheersing NR • Bijstellen zou sneller mogen. Kortere beslislijnen. • Positief • Negatief als het gaat om de NR. Niet volledig. • Hoe om te gaan met loonkosten algemeen. Wanneer wel/niet honoreren? • Prima, alleen sanctiebeleid is niet altijd duidelijk. • Toepassing van de zelfredzaamheidmatrix vanuit de nadere regels sociaal domein is voor sommige instellingen en de gemeente Eindhoven een nieuw fenomeen voor de verantwoording. De werkbaarheid kan nog niet worden beoordeeld. • NR sanctionering vind ik een vreemde procesgang. Zeker omdat alleen van toepassing op Begrotingssubsidies. NR sociaal Domein beslaat ook ongeveer 45 milj. Veel subsidies zijn vanuit de vergroting verhuisd naar NR SD. Zou je over sanctioneren niet een korte passage in de verordening opnemen? C. Werkbaarheid uniforme aanvraagtermijnen en beslistermijnen • Positief • Negatief. Hoe voorkomen we de piekbelasting(twee keer in het jaar) • Ook goed. Wellicht kan de aanvraag eerder in het jaar worden ingediend en de verlening eerder worden verzonden zodat voor de instelling eerder duidelijk is waar ze aan toe is (voorkomen/verminderen frictiekosten). • Goed. • positief • Duidelijk, maar zorgt voor piekbelasting. Vooraf zou je dan iig voor je planning altijd in moeten kunnen huren. D. Sturing en beheersing NR • Geen commentaar


1

• Met inhoudelijke Nadere Regels heb ik geen ervaring. • nvt E. Gebruikmaking in praktijk van kapstok bepaling subsidieverlening voor meerdere jaren, integrale verantwoording, vormen reserves en voorzieningen • Voor de subsidies die worden gefinancierd uit Rijksmiddelen het niet altijd gewenst om een integrale verantwoording te krijgen van een klant van alle subsidies. • Negatief • nvt • 1. Reserves en voorzieningen behoeft nadere uitwerking, zeker met het oog op alle bezuinigingen en wijzigingen die nog gaan komen; hoe hoog mag de reserve zijn, in hoeverre wordt deze ingezet om bezuinigingen/wijzigingen in de subsidie op te vangen, e.d. • 2. Subsidie voor meerdere jaren wordt bij mijn weten nog niet (of niet veel) gebruikt. Is wel een goede manier om te trachten frictiekosten te voorkomen, zeker in combinatie met een nadere regel op beleid. Belangrijk om na te gaan is in hoeverre het beleid na 3 jaar ook echt moet wijzigen om te voorkomen dat je anders alsnog ‘vastzit’ aan de subsidie. • 3. Integrale verantwoording vond al plaats. • Geen ervaring, zijn hier zaken in gewijzigd? F. Mogelijkheden beperken/voorkomen frictiekosten • Die mogelijkheid is er altijd al geweest. Meestal weet je van te voren dat je gaat afbouwen, dit hebben we dan ook in de beschikking, in een afzonderlijke brief en in gesprek met de klant besproken. • Kan alleen als er op individueel instelling/aanvrager niveau bekend wordt of en zo ja, hoeveel er bezuinigd moet worden. • Positief • nvt • 1. Schrijven van een inhoudelijk driejarig kader (Nadere Regels) dat na 3 jaar ook substantieel inhoudelijk herzien wordt. 2. Onderzoeken wenselijkheid van vervroegen aanlevermoment subsidie-aanvraag van 1 oktober naar 1 mei of 1 juni. 3. Regelen dat de instelling in het jaar voorafgaand aan de verlaging van de subsidie een deel van het subsidiebedrag kan gebruiken voor de start van de noodzakelijke organisatorische wijzigingen. 4. Tijdig (zo snel mogelijk) gesprek aangaan met de organisaties over de wijzigingen qua activiteit en bedrag om zo te zorgen dat de instelling voldoende tijd heeft om zich aan te passen aan de situatie. • Geen ervaring, zijn hier zaken in gewijzigd? Oplossing is nog steeds navragen bij de juristen hoe te handelen. • Er zijn veel Nadere Regels. Ik vraag me af of de beheersing dermate is ingeregeld dat er per nadere regel een aansluitend en complementair overzicht is zoals dit jaar bij nadere regel SD het geval was. Vraag hierbij: Alle aanvragen tesamen, dekken die de behoefte van de stad mbt de doelstelling van de nadere regel? G. Mogelijkheden subsidievaststelling obv realisatie gestelde outcome-resultaten • Deze mogelijkheid hadden we van tevoren ook, alleen waren we er niet van bewust. Door de nieuwe ASV is men er wel meer van bewust geworden om het goed in de beschikking op te nemen. Positief dus! • Het is niet mogelijk om outcome resultaten een-op-een te koppelen aan de inzet van een instelling (of van wie dan ook). In het geval van outcome en inzet kan er alleen gesproken worden over plausibele causaliteit. • Positief • positief


2

• Blijft lastig om de outcome te bepalen, zal waarschijnlijk altijd in combinatie met PKI’s blijven gaan. • Nog geen ervaring mbt sociaal domein 2013. Vaststelling wordt 1 mei as aangevraagd. Op papier kan je altijd aan windowdressing doen. Van belang zijn gesprekken van de inhoud met de instellingen en periodieke visitaties wel of niet aangekondigd. Daar staat volgens mij niks over op papier. Idem heb ik geen informatie of er nu met BIO nav de beschikkingen sociaal domein 2013 of 2014 andere monitoren worden ingeregeld. • Sommige subsidies zou beter als opdracth of inkoop verstrekt moeten kunnen worden zodat er ook een andere prestatieafreknmethodiek aan gekoppeld kan worden. H Voor subsidiebedragen onder € 5.000. Wordt er steekproefsgewijs gecontroleerd? • Gelet op het beperkte aantal tot nu toe alles; ervaringen zijn positief • Niet veel. Een gefundeerd oordeel is daarom niet mogelijk. • De capaciteit ontbreekt. Daarnaast zijn de kosten niet in verhouding tot de baten. Eventueel misbruik valt onder het stukje risico dat meer vertrouwen (en dus minder verantwoording) met zich meebrengt en moet geaccepteerd worden. • Verder staat er in de subsidieverordening dat het college steekproefsgewijs om verantwoording vraagt, maar het is mij niet duidelijk hoe hier concreet invulling aan moet worden gegeven. Het lijkt me wenselijk hier een vaste procedure voor te hanteren. Ik veronderstel dat in de administratie op enigerlei moet worden vastgelegd dat deze steekproeven ook daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Anders hebben we een probleem in het geval zich een probleem voordoet, zoals fraude. • Sinds de verantwoording 2011 wordt jaarlijks via een steekproef gecontroleerd, dit op de eindverantwoording, conform de nadere regel subsidie gebiedsgericht werken in nietactiegebieden. Slechts incidenteel leidt dit tot een navordering. • 1 x per jaar wordt bij M&M een steekproef getrokken uit de subsidies tot € 5.000. Deze instellingen krijgen een brief met verzoek inhoudelijke info aan te leveren waaruit blijkt dat de activiteit(en) is uitgevoerd. Als dit voldoende is wordt de subsidie vastgesteld. Volgens het nooit vastgestelde plan zou 1 x per 2 maanden een steekproef over de eenmalige subsidies tot € 5.000 worden getrokken omdat deze een wisselende einddatum kunnen hebben en (als ik me niet vergis) binnen 8 weken na afloop van de activiteit moeten worden vastgesteld. Helaas ondersteunt ISA dit niet omdat je niet kunt aangeven wanneer de activiteit afloopt. Het bijhouden van een overzicht buiten ISA om hebben we geprobeerd maar is niet praktisch gebleken. Eventuele instellingen die reeds ambtshalve vaststelling hebben ontvangen en toch in steekproef vallen krijgen een brief met verzoek om alsnog info aan te leveren. Ervaringen 2012 weet ik niet, 2013 loopt op dit moment. • Ja, gebeurt in overleg met subsidiebureau. Zelf geen ervaring. • 3 x per jaar, positief • Eens per jaar, 10 %. Wie de coördinatie hiervan bijhoud weet ik niet. Omdat er nu in 2014 geen rapportageplicht is voor deze dossiers vanuit MM is vanuit VBIC wel gesteld dat de steekproef de minimale beheersing dient te zijn. De lijst voor 2013 is klaar voor MM. Wie deze staakproef afneemt weet ik nu niet. • " We hebben nooit steekproefsgewijs gecontroleerd omdat al het werk bij ons zelf terecht zou komen; gezien het maximale subsidiebedrag van 1360 euro vond ik dat niet in verhouding. Subsidies voor de stichtingen heb ik nooit aanleiding gezien om te controleren (op basis van jarenlange samenwerking, vertrouwen en onze relatie met de partners in de zustersteden)". • Ik ervaar de enige jaren geleden doorgevoerde vereenvoudiging als een verademing. Het opmerkelijke is wel dat na het toekennen van de subsidie van bedragen onder 5000 Euro er geen inhoudelijke en financiële verantwoording dient te worden afgelegd, maar dat ik binnen 13 weken nadat de activiteit heeft plaatsgevonden de subsidie moet vaststellen. Zelfs de minimale eis om even terug te koppelen dat de activiteit daadwerkelijk heeft plaatsgevonden


3

en op een half A4 aangeven dat de beoogde resultaten zijn bereikt is niet nodig. Het ontgaat me wat in zo'n situatie de meerwaarde is om binnen dertien weken een briefje te sturen waarin wordt meegedeeld dat de subsidie is vastgesteld. Ik veronderstel dat hier een juridische reden aan ten grondslag ligt, maar de logica ontgaat mij. Opmerking • Voor de accountmanager is er in het algemeen wel meer werk bij gekomen. Het opstellen van nadere regels, aanvraagformulieren en verantwoordingsformulieren. Dit kost veel tijd. Daarnaast zie ik dat het zeer lastig is voor nieuwe klanten om een aanvraag te doen, een handout zou kunnen helpen. • Wij hebben de werkgeverssubsidie regeling uitgevoerd. Op zich is de werkwijze nu eenvoudiger, want er wordt in 1 termijn ipv in 2 termijnen uitbetaald. Dat is voor de administratie en het werk dat er bij komt kijken zeker eenvoudiger. Het is echter wel fraudegevoeliger, want wij kunnen niet per geval controleren of iemand na bijv. 4 maanden nog wel in dienst is. Het zou dus kunnen dat een werkgever een subsidie voor een jaarcontract krijgt, terwijl het contract tussentijds toch wordt opgezegd. Wij controleren dit wel steekproefsgewijs. Bij die controle zijn nog geen fraudegevallen aan het licht gekomen. • Het proces kan eenvoudiger en de grensbedragen van de arrangementen kunnen omhoog. Voorkeur zou het hebben: geen financiële verantwoording tm € 50.000; beoordelingsverklaring 50.001 tm 200.000 en pas controleverklaring vanaf € 200.001. Maar altijd met de mogelijkheid om, als dat gewenst is, toch een controleverklaring te verplichten bij lagere bedragen dan € 200.001. • Misschien moet je verdere verdiepingsslag maken over het schouwen/meten van de geleverde outcome. • Ja, ik zou kijken of je qua smart afspraken maken ook op kunt nemen dat de activiteiten echt smart beschreven moeten zijn, maar ook dat er duidelijke afspraken moeten komen in de beschikking over hoe er verantwoord moeten worden mbt de resultaten. Wat is het resultaat van een activiteit? Wanneer is het resultaat succes en wanneer niet? En hoe deze gegevens aan te leveren? In welk computerprogramma? Zodoende kun je beter meten of de subsidies voldoende bijdragen aan de beoogde doelstellingen.


4

EVALUATIE SUBSIDIEVERORDENING

Recommend Documents