1.1 Aanleiding nieuwe subsidieverordening

Toelichting Algemene subsidieverordening gemeente Eindhoven

1

Algemeen

1.1

Aanleiding nieuwe subsidieverordening

Het coalitieakkoord Eindhoven 2010-2014 “Werken aan morgen” laat zien dat door gezamenlijke inspanning van bewoners, verenigingen en instellingen Eindhoven de stad kan zijn en worden waarin het prettig wonen en verblijven is. We vinden het belangrijk dat we nog meer dan nu gebruik maken van de kennis, kracht en kunde van bewoners, verenigingen en instellingen in de stad. Het is aan de gemeente om deze mensen en instellingen hierbij goed te faciliteren, uiteraard binnen een aantal kaders (spelregels). In mei 2009 heeft de commissie Maatschappelijke Zorg, Financiën, Personeel en Organisatie het college de opdracht gegeven een herzieningsvoorstel voor de subsidieverordening te formuleren waarmee een vereenvoudiging van subsidieprocessen, administratieve lastenverlichting, deregulering en tegemoetkoming aan het duale stelsel worden gerealiseerd. In het Coalitieakkoord is opgenomen dat het college regelgeving en administratieve lasten vermindert en gaat sturen op efficiencywinst bij gesubsidieerde instellingen. Voorgaande sluit ook aan bij landelijke ontwikkelingen. Zo heeft het Ministerie van Financiën in 2009 een rijksbreed subsidiekader opgesteld ter vereenvoudiging en uniformering van rijkssubsidies en heeft de VNG in hetzelfde jaar, met gebruikmaking van het rijksbrede subsidiekader, een model subsidieverordening ontwikkeld. Het rijksbrede kader en de model subsidieverordening VNG zijn weer als onderlegger voor de subsidieverordening van de gemeente Eindhoven gebruikt. Allen gaan uit van hetzelfde systeem. Een gemeentebrede projectgroep is ingericht, ‘gebruikers’ van de huidige subsidieverordening zijn geënquêteerd over de huidige gang van zaken en rondetafelgesprekken zijn gevoerd met ‘gebruikers’ en andere betrokkenen. Daar waar mogelijk, zijn de aangevoerde verbeterpunten verwerkt in deze verordening.

2

Wettelijk kader

2.1

Wettelijke grondslag

In de Awb staat dat de subsidieverstrekking moet zijn gebaseerd op een wettelijk voorschrift. Deze eis komt voort uit de wens van de wetgever, dat de rechtszekerheid

1


van de subsidieaanvrager en subsidieontvanger voldoende is gewaarborgd. Hiermee wordt tevens een doelmatige besteding van overheidsuitgaven nagestreefd. Mogelijk onzorgvuldig of willekeurig handelen van het overheidsorgaan of nalatigheid van de subsidieontvanger is immers beter te toetsen aan de hand van een wettelijke regeling dan aan de hand van een op zichzelf staand besluit van een bestuursorgaan. Voor gemeenten betekent dit, dat de subsidieverstrekking moet zijn gebaseerd op een verordening van de raad (artikel 4:23, lid 1 Awb). Deze verordening moet de essentiële elementen van het proces van subsidieverstrekking bevatten, zoals een omschrijving of aanduiding van de te subsidiëren activiteiten, de bevoegdheid voor het vaststellen van een subsidieplafond en de bijbehorende verdelingsmaatstaf. Volgens de Memorie van Toelichting bij de Awb1 (MvT) moet een wettelijk voorschrift, in dit geval een gemeentelijke verordening, aan de twee volgende eisen voldoen om de beoogde doelmatigheid en rechtszekerheid te bereiken. Het moet een omschrijving bevatten van de activiteiten, waarvoor subsidie kan worden verleend en het moet een grondslag bevatten voor de verplichtingen, die het bestuursorgaan aan de subsidieverlening kan verbinden (voor zover die grondslag niet reeds in de Awb is neergelegd; zie artikel 4:37 Awb). Uitzonderingen wettelijke grondslag Op de hoofdregel dat de subsidieverstrekking moet zijn gebaseerd op een wettelijke grondslag bestaan voor de gemeente, op grond van het derde lid van artikel 4:23 Awb, twee uitzonderingen: 1. de subsidieverstrekking op grond van een begrotingspost; 2. de incidentele subsidieverstrekking; Subsidieverstrekking op grond van een begrotingspost In bepaalde gevallen is het toegestaan om niet op basis van een verordening, maar op basis van een post op de begroting subsidie te verlenen. Artikel 4:23, derde lid, onder c Awb bepaalt hierover dat er geen verordening is vereist, indien de begroting de subsidieontvanger en het bedrag, waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld, vermeldt. De vermelding van de ontvanger en het bedrag kan overigens ook in de toelichting bij de begroting worden gedaan. Subsidieverstrekking op grond van een begrotingspost is vooral bedoeld voor subsidies die, veelal structureel, slechts aan één of enkele ontvangers worden verstrekt. Door in de begroting of de toelichting de subsidieontvanger en het bedrag te vermelden, is publieke controle mogelijk en kan een wettelijke subsidieregeling achterwege blijven.

1 Tweede Kamer, vergaderjaar 1988-1989, 21221, nr. 3

2


Incidentele subsidies Strikt genomen is voor incidentele subsidies geen wettelijk voorschrift nodig. In artikel 4:23, vierde lid, onderdeel d Awb is neergelegd, dat in incidentele gevallen kan worden afgezien van het basisvereiste dat slechts op grond van een wettelijk voorschrift subsidie kan worden verstrekt. Die situatie doet zich voor, indien er geen beleid is dat voorziet in subsidiëring van de desbetreffende activiteiten en evenmin sprake is van een vaste bestuurspraktijk om dat soort activiteiten te subsidiëren. Deze uitzondering in de Awb is bedoeld voor gevallen, waarin zowel het aantal subsidieontvangers als het tijdvak van subsidiëring beperkt is. Een subsidie voor maximaal één jaar, maar met een groot aantal subsidieontvangers, is dus al niet meer incidenteel. Evenmin is een eenmalige subsidie voor alle scholen in het basisonderwijs een incidentele subsidie volgens artikel 4:23, vierde lid, onderdeel d Awb.

2.2

Wat is subsidie?

Om de subsidietitel uit de Awb op een juiste wijze toe te passen, is het van belang dat helder is wat er onder subsidie wordt verstaan. Subsidie is een materieel begrip en wordt omschreven in artikel 4:21, eerste lid Awb. Voldoet een geldverstrekking aan de daar genoemde voorwaarden, dan is het een subsidie. Er is sprake van een subsidie als het gaat om geldverstrekkingen, die aan de volgende kenmerken voldoen: a. het betreft een aanspraak op financiële middelen; b. die door een bestuursorgaan worden verstrekt; c. met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager; d. anders dan als betaling voor het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten. In de praktijk kan het voorkomen, dat er afwijkende termen worden gebruikt, zoals bijdrage, uitkering, garantie, lening of vergoeding, terwijl het in feite een subsidie betreft. De gekozen benaming is voor het zijn van de toepasselijkheid van de subsidietitel niet van belang, ze is gewoon van toepassing als aan de voorwaarden is voldaan. a. Een aanspraak op financiële middelen Het woord ‘aanspraak’ geeft aan dat het niet de daadwerkelijke overhandiging van het geld hoeft te betreffen, maar dat een aanspraak daarop voldoende is. Het besluit van de gemeente dat de voorgenomen activiteiten worden gesubsidieerd geeft de toezegging en daarmee de aanspraak op het bedrag. De gemeente is vervolgens verplicht na uitvoering van de activiteiten en nakoming van overige opgelegde verplichtingen, tot betaling over te gaan.

3


Niet alle verstrekkingen van het bestuursorgaan zijn subsidies. Indien er geen financiële middelen worden verstrekt, maar andere zaken, dan is er geen sprake van subsidie. b. Verstrekt door een bestuursorgaan Slechts wanneer de financiële middelen worden verstrekt door een bestuursorgaan in de zin van artikel 1:1 van de Awb kan er sprake zijn van een subsidie. Geld van particulieren, zoals fondsen, waarmee activiteiten van andere particulieren mogelijk worden gemaakt, vallen niet onder het subsidiebegrip. De rechtsverhouding tussen particuliere en privaatrechtelijke personen valt immers niet onder de Awb. c. Met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager Een subsidie wordt altijd verstrekt met een bepaald doel, voor bepaalde activiteiten. De wetgever heeft bepaald dat er sprake moet zijn van bepaalde, duidelijk omschreven activiteiten van de ontvanger. De bestedingsrichting van de middelen moet dus duidelijk zijn. Om deze reden vallen bijvoorbeeld sociale uitkeringen niet onder de noemer ‘subsidie’. Het verschaffen van financiële middelen om te voorzien in de kosten van het bestaan gebeurt niet met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager. Het betreft een algehele of aanvullende inkomensvoorziening, bijvoorbeeld op grond van de Wet werk en bijstand (WWB). d.

Anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten Commerciële transacties vallen buiten het subsidiebegrip. Er is geen sprake van subsidie als de overheid een marktconforme vergoeding betaalt voor aangeschafte goederen of aan haar geleverde diensten. Onder betaling wordt verstaan het leveren van een tegenprestatie, die is afgestemd op de waarde van de verkregen goederen of diensten in het economische verkeer. Dit betekent niet dat een marktprijs, die wat aan de hoge kant is, daarom meteen als subsidie zou zijn aan te merken. Dit geldt alleen in die gevallen waar de prijs onmiskenbaar zozeer boven de marktprijs ligt, dat redelijkerwijs niet meer van betaling kan worden gesproken.

2.3

Onderscheid tussen subsidie en opdracht

Wanneer is er sprake van subsidie en wanneer van opdracht? Bij subsidie wordt een financiële bijdrage gegeven voor activiteiten die “om redenen van het algemeen belang wenselijk worden geacht”. Het is dus overheidssteun voor maatschappelijke doelen. De subsidie wordt verstrekt via een besluit van het bestuursorgaan (géén tweezijdige overeenkomst) waarop het bestuursrecht van toepassing is.

4


Bij opdracht worden goederen, diensten of werken aan de gemeente geleverd. Hierbij opereert de gemeente als “gewone”marktpartij. Er wordt een bindende overeenkomst gesloten (mbt rechten en plichten) waarop het privaatrecht van toepassing is. Een ander verschil is dat ondernemers over hun inkomsten uit opdrachten BTW moeten betalen, terwijl zij dat over subsidiegelden niet hoeven. En mochten er zich problemen voordoen, dan kan men in het geval van een subsidie naar de bestuursrechter stappen, terwijl men bij een opdracht bij de burgerlijke rechter moet zijn. Tenslotte heeft de overheid te maken met de regels over aanbesteding (bij een opdracht) of staatssteun (bij subsidie). Dit betekent dat bij opdracht- of subsidieverstrekking een voorgeschreven procedure moet worden gevolgd.

2.4

Subsidie en Europese staatssteunregels

Europese regelgeving ten aanzien van staatssteun is niet van toepassing, indien de subsidie aan burgers wordt verstrekt. Ook is geen sprake van staatssteun als de activiteiten, waarvoor de subsidie wordt verleend, geen ondernemingsactiviteiten zijn. Als de gesubsidieerde activiteiten wel als onderneming kunnen worden aangemerkt, is er sprake van staatssteun als de subsidie niet open staat voor alle ondernemingen, die deze activiteit uitoefenen. Er moet sprake zijn van een selectief voordeel, wil men kunnen spreken van staatssteun. Niet alle staatssteun is verboden. Staatssteun is toegestaan als deze valt binnen een van de vrijstellingsverordeningen van de Europese staatssteunregels. Zo is er een dé minimis vrijstellingsverordening, die bijdragen aan een onderneming tot 200.000 euro in de drie jaar vrij stelt. Valt de subsidie niet binnen de reikwijdte van één van de vrijstellingsverordeningen voor staatssteun, dan is hiervoor eerst toestemming van de Europese Commissie nodig. De steunverlening moet dan vooraf door de Europese Commissie worden genotificeerd.

2.5

Opzet en structuur Algemene subsidieverordening

De opzet van de Algemene Subsidieverordening gemeente Eindhoven 2012 is dusdanig dat alle algemene regels omtrent subsidieverstrekking in de ASV zijn opgenomen. Regels die alleen betrekking hebben op een speciaal beleidsterrein worden in nadere regels (deelverordeningen, vastgesteld door het college) uitgewerkt. Voor het vaststellen van nadere regels wordt een model gehanteerd. Dit model bevat onder meer de volgende regels:

5


b b b b b b b b b b b b b b

begripsomschrijvingen; doelgroepen; subsidieaanvragers; de te subsidiëren activiteiten; de verdeling van de subsidie/subsidieplafond; bij aanvraag in te dienen gegevens; aanvraagtermijn; beslistermijn; verplichtingen; bevoorschotting; vaststelling subsidie; ontheffingen ten opzichte van de ASV; overgangsbepaling; inwerkingtreding.

3

Hoofdlijnen Algemene subsidieverordening gemeente Eindhoven

3.1

Uitgangspunten nieuwe subsidieverordening

Deze subsidieverordening is gebaseerd op vier uitgangspunten: b Proportionaliteit; b Sturing op prestaties en hoofdlijnen; b Uniformering en vereenvoudiging; b Verantwoord vertrouwen en risicoacceptatie. Proportionaliteit Om proportionaliteit tussen het subsidiebedrag en de lasten die met de subsidie gepaard gaan te realiseren worden drie standaard verantwoordingsarrangementen ingevoerd. De arrangementen onderscheiden zich van elkaar door de voorwaarden en verplichtingen die worden gesteld aan de uitvoering en verantwoording van de subsidie. Voor de toepassing van de arrangementen wordt het subsidiebedrag als uitgangspunt genomen. Hoe lager het subsidiebedrag, hoe minder verantwoordingseisen en hoe eenvoudiger de uitvoering. De arrangementen en de subsidiebedragen zijn opgenomen in de onderstaande tabel. Hoogte subsidiebedrag tot 5.000

Arrangement - direct vaststellen, of - ambtshalve vaststelling met desgevraagd

6


vanaf €5.000 tot €50.000 vanaf €50.000

verantwoording over prestatie verantwoording over prestatie verantwoording over kosten en prestatie (beoordelingsverklaring tot €100.000, accountantsverklaring vanaf €100.000).

Sturing op prestaties en hoofdlijnen In het huidige subsidiekader is de verantwoording van de meeste subsidies gericht op een verantwoording over de kosten. Hierbij wordt vaak zekerheid gezocht in complexe administratieve verplichtingen met hoge administratieve en uitvoeringslasten. Het nieuwe subsidiekader gaat, vooral voor de kleine subsidies, uit van prestatiesubsidiëring in plaats van subsidiering op basis van werkelijke kosten. Prestatiesubsidiëring betekent dat er een vast subsidiebedrag wordt verstrekt voor een vooraf overeengekomen activiteit/prestatie. Het afrekenen op basis van prestaties en het vervallen van een gedetailleerde financiële verantwoording bij kleine subsidies leidt tot een forse vermindering van administratieve en uitvoeringslasten. Bovendien wordt subsidieontvanger met het verstrekken van een vast bedrag voor een activiteit/prestatie geprikkeld om de subsidie efficiënt te besteden. De nadruk bij subsidieverlening komt meer te liggen op het vooraf vaststellen en definiëren van de activiteit/prestatie waarvoor de subsidie wordt verstrekt tegen een vooraf overeengekomen prijs. Uniformering en vereenvoudiging In de subsidieparagrafen van de huidige subsidieverordening is veel diversiteit in begrippen en (verantwoordings)regels. Deze diversiteit maakt het voor zowel gemeente als subsidieontvangers onnodig gecompliceerd. Het nieuwe subsidiekader bevat uniforme en vereenvoudigde regels voor het financiële beheer van subsidies (aanvraag, uitvoering en verantwoording), onder meer ten aanzien van termijnen, kostenbegrippen en voorschotten. Verantwoord vertrouwen en risicoacceptatie Het nieuwe subsidiekader gaat uit van vertrouwen en meer verantwoordelijkheid van subsidieontvanger . Zo zal de subsidieontvanger bijvoorbeeld direct moeten melden wanneer de gesubsidieerde activiteiten niet zullen worden verricht. Een zeker risico wordt geaccepteerd. Hier staat tegenover dat de gemeente bij geschaad vertrouwen consequent moet optreden door onder meer subsidiebedragen en wettelijke rente terug te vorderen.

3.2

De drie standaard uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen

In het nieuwe subsidiekader zijn de drie arrangementen als volgt verwerkt.

7


Subsidies

Tot €5.000

Vanaf €5.000 tot

Vanaf €50.000

Verlenen/vaststellen

Direct vaststellen en

Verlenen en vaststellen

Verlenen en

ambtshalve

op aanvraag (tenzij

vaststellen (tenzij

vaststellen

vallend binnen een

vallend binnen

Artikel 17

aangewezen categorie

een aangewezen

waarvoor ambtshalve

categorie

vaststelling geldt

waarvoor

Artikel 18 en 20

ambtshalve

€50.000

vaststelling geldt Artikel 19 en 20 Verantwoording

Steekproefsgewijze

Prestatieverantwoording

Uitgebreide

verantwoording

Artikel 18

verantwoording

Artikel 17

Artikel 19

Bevoorschotting en

Betaling gehele

Ambtshalve

Ambtshalve

betaling

subsidiebedrag in

bevoorschotting

bevoorschotting

één bedrag of 100%

Artikel 10

Artikel 10

Vast bedrag

Vast bedrag

Op basis van

Artikel 17

Artikel 18

gerealiseerde

bevoorschotting Artikel 10 Hoogte subsidie

kosten Artikel 19

4

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsomschrijvingen In dit artikel wordt een aantal begrippen verduidelijkt, dat in de verordening wordt gehanteerd. Er is een onderscheid gemaakt tussen verschillende vormen van subsidie. De jaarlijkse subsidie heeft veelal betrekking op voortdurende activiteiten van een instelling. Voorbeelden zijn exploitatiesubsidies en subsidies in de loonkosten. Deze subsidie kan voor ten hoogste vier jaren worden verstrekt. Daarna kan opnieuw besloten worden om een jaarlijks subsidie te verstrekken. Als deze subsidie voor langer dan drie jaar aan een instelling wordt verstrekt voor de uitvoering van dezelfde activiteit(en), ontstaat er een subsidierelatie, zoals beschreven in artikel 4:51 van de Awb en dient bij weigering van de subsidie voor een nieuw tijdvak een redelijke termijn in acht te worden genomen.

8


Eenmalige subsidies zijn subsidies voor een eenmalige activiteit of voor een activiteit, waarvoor het college slechts voor een van te voren bepaalde tijd van maximaal 4 jaar subsidie wil verlenen. Te denken valt aan een subsidie ten behoeve van het doorgang doen vinden van de gebruikelijke activiteiten van de subsidieontvanger, terwijl die doorgang door bijzondere, incidentele omstandigheden anders niet gewaarborgd zou zijn. Of aan projectsubsidies die worden gegeven voor door de subsidieontvanger te realiseren bijzondere projecten. een voorbeeld is de projectsubsidie. Eenmalige subsidies hebben een looptijd, afhankelijk van de duur van het project en kunnen onder omstandigheden dus een looptijd hebben van langer dan een jaar. Een bijzondere vorm van eenmalige subsidies zijn de waarderingssubsidies. Dit zijn subsidies die verstrekt worden om waardering voor de activiteiten van de ontvanger uit te drukken. Deze subsidies mogen naar eigen wens van de ontvanger worden besteed en kunnen dus zowel worden gestoken in de reguliere activiteiten als in extra activiteiten. Om deze reden wordt geen verantwoording over de besteding geëist en is geregeld dat het moment van verlening van de subsidie tevens dat van de vaststelling daarvan is. Hiermee worden onnodige administratieve en bestuurlijke procedures voorkomen. De ‘de minimisverklaring’ houdt verband met staatssteun. Als de gesubsidieerde activiteiten als onderneming kunnen worden aangemerkt, is er sprake van staatssteun als de subsidie niet openstaat voor alle ondernemingen, die deze activiteit uitoefenen. Staatssteun is toegestaan als deze valt binnen een van de vrijstellingsverordeningen van de Europese staatssteunregels. Zo is er een ‘de minimis vrijstellingsverordening’, die bijdragen aan een onderneming tot het drempelbedrag van €200.000,-- in de drie jaar vrij stelt. Bij overschrijding van het drempelbedrag moet de subsidie worden aangemeld bij de Europese Commissie. Deze ‘de minimis regeling’ werkt cumulatief. Alle steun,van welke overheidsorgaan en in welke vorm dan ook, telt mee. Artikel 2 Reikwijdte verordening De verordening is van toepassing op alle subsidies die de gemeente verstrekt. Deze subsidies laten zich onderscheiden in de subsidies op basis van een wettelijke grondslag (nadere regels als bedoeld in artikel 4:23, eerste lid van de Awb) en subsidies zonder wettelijke grondslag (begrotingssubsidies respectievelijk incidentele subsidies als bedoeld in artikel 4:23 onderdeel c respectievelijk onderdeel d van de Awb). In het tweede lid wordt aangegeven voor welke beleidsterreinen subsidies kunnen worden verstrekt. De opsomming van de beleidsterreinen sluit aan bij de indeling van de programmabegroting.

9


Uitgangspunt is dat alleen rechtspersonen in aanmerking komen voor subsidies. Gezien de brede reikwijdte van de verordening is in het derde lid opgenomen dat het college kan bepalen dat ook natuurlijke personen in aanmerking kunnen komen voor een subsidie. Voorbeelden zijn subsidie voor particuliere initiatieven voor buurtactiviteiten, de tegemoetkoming in de kosten van kinderopvang of subsidie voo het treffen van energiebesparende maatregelen aan de woning. Overigens komt ook een rechtspersoon in oprichting in aanmerking voor subsidie. Wel wordt in die gevallen subsidie verleend onder de opschortende voorwaarde dat het inschrijvingsbewijs KvK wordt overgelegd en dat bevoorschotting pas plaatsvindt na ontvangst van dit bewijs. Van belang om te vermelden is dat aansprakelijkheid van de bestuurders van de rechtspersoon ontstaat als de rechtspersoon niet is ingeschreven in het Handelsregister. Zolang de eerste inschrijving niet heeft plaatsgevonden, is iedere bestuurder, naast de rechtspersoon, hoofdelijk aansprakelijk voor rechtshandelingen waarvoor hij de rechtspersoon verbindt. Artikel 3 Bevoegdheid college Ingevolge het eerste lid kan het college geen subsidies verlenen, die niet stroken met de door de raad vastgestelde beleidskaders en financiële kaders. In het tweede lid is bepaald dat het college bij het verstrekken van subsidies aan de begroting is gebonden. Als de begroting nog niet formeel is vastgesteld, wordt de subsidie slechts verleend onder de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar stelt, het zogenaamde begrotingsvoorbehoud. Dit moet uitdrukkelijk in de verleningsbeschikking worden opgenomen (artikel 4:34 Awb). Zonder dit begrotingsvoorbehoud kan de subsidie niet na vaststelling van de begroting alsnog worden geweigerd met het argument dat er onvoldoende geld is. De gemeente moet binnen vier weken na vaststelling of goedkeuring het begrotingsvoorbehoud inroepen. Daarna vervalt de voorwaarde. Wordt de voorwaarde ingeroepen, dan moet de subsidiebeschikking ingetrokken worden. Bij jaarlijkse subsidies voor een bepaald aantal kalenderjaren kan de gemeente alleen met inachtneming van een redelijke termijn het begrotingsvoorbehoud inroepen. Overigens kan een begrotingsvoorbehoud in de subsidiebeschikking als een opschortende of ontbindende voorwaarde worden opgenomen. Moet er voor de goedkeuring of vaststelling van de begroting al worden bevoorschot, dan als ontbindende voorwaarde. In het andere geval als een opschortende voorwaarde. In het derde lid is bepaald dat het college op grond van het eerste lid bevoegd is te besluiten over het gehele subsidieproces (ook het bevoorschotten, lager vaststellen, terugvorderen e.d.) en hiertoe nadere regels kan stellen. In deze nadere regels kan het college onder meer bepalen op welke wijze wordt omgegaan met te laat ingediende aanvragen om (vaststelling van de) subsidie, overschrijdingen van de norm voor bezoldiging die op grond van de Wet normering topinkomens uit

10


publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT) geldt en het overleggen van accountantsverklaringen. In het vierde lid is de bevoegdheid van het college geregeld om voorwaarden aan de subsidie te verbinden. Zie hiervoor artikel 4:33 en, 4:37 Awb. Voorwaarden moeten niet worden verward met verplichtingen. Zo kan de subsidie worden verleend onder de voorwaarde dat subsidieontvanger en gemeente een uitvoeringsovereenkomst sluiten of de subsidieontvanger aantoont dat een gebeurtenis, niet zijnde een handeling van de gemeente of de subsidieontvanger, heeft plaatsgevonden. Of onder de voorwaarde dat het gesubsidieerde project mede door derden wordt gefinancierd (koppelsubsidie) en dat hiervoor de nodige bewijsstukken worden aangeleverd. Voorwaarden moeten expliciet in de subsidiebeschikking zijn opgenomen. Onderscheid kan worden gemaakt tussen opschortende en ontbindende voorwaarden. Bij opschortende voorwaarden wordt de subsidie slechts verleend, indien een onzekere toekomstige gebeurtenis intreedt. Bij een ontbindende voorwaarde vervalt de subsidieverlening indien een onzekere toekomstige gebeurtenis intreedt. In het vijfde lid is bepaald dat het college standaardformulieren kan vaststellen die door subsidieontvanger verplicht moeten worden gehanteerd, bijvoorbeeld voor het indienen van aanvragen om (vaststelling van de) subsidie. Door het gebruik van een standaardformulier wordt in ieder geval de rechtszekerheid bevorderd. Voor de aanvrager is het meteen duidelijk welke documenten hij dient te overleggen. Wel is het van belang dat op de standaardformulieren alleen die gegevens worden uitgevraagd die ook daadwerkelijk nodig zijn. Overigens kan met een aanvraagformulier ook de uniformiteit van behandeling van subsidieaanvragen in de verschillende beleidsterreinen worden bevorderd Artikel 4 Subsidieplafond De Awb (artikelen 4:25 tot en met 4:28) bevat bepalingen over het subsidieplafond. Op grond van het eerste lid is het college bevoegd om na vaststelling van de begroting de subsidieplafonds vast te stellen. Dit past in de opzet dat de raad de kaders via de begroting en deze verordening stelt en het college dit per beleidsveld kan uitwerken. Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb, dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt, voordat de periode waarop het betrekking heeft, ingaat. Subsidieaanvragen kunnen zonder nadere motivering worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is. Indien het voor subsidie beschikbare bedrag enkel op de begroting vermeld staat en het college deze bedragen niet als zijnde subsidieplafonds heeft gepubliceerd, kan de gemeente subsidieaanvragen niet ongemotiveerd weigeren wegens het bereiken van het plafond.

11


In het tweede lid is bepaald dat het college nadere regels stelt omtrent de verdeling van de beschikbare middelen. Hiervoor zijn twee mogelijkheden. De meest eenvoudige vorm is een verdeelmechanisme op volgorde van binnenkomst, ‘wie het eerst komt wie het eerst maalt’, waarbij aanvragen in volgorde van ontvangst van de volledige aanvraag worden behandeld. Een andere vorm is een tendersysteem, waarbij het beschikbare budget wordt verdeeld over de complete aanvragen door middel van een onderlinge vergelijking van de aanvragen en dat de beste aanvragen voor subsidie in aanmerking komen. Het moet helder zijn voor de aanvrager op basis van welke criteria de aanvragen worden getoetst en in rangorde worden gezet. Bijvoorbeeld door gebruik van rangschikking met behulp van puntentelling. De criteria moeten zo veel mogelijk eenduidig zijn en mogen niet leiden tot willekeur. Artikel 5 Bij aanvraag in te dienen gegevens Op grond van artikel 4:29 van de Awb begint het subsidieproces met een aanvraag om subsidie. De vereisten voor een aanvraag staan in afdeling 4.1.1. van de Awb. Dit artikel geeft voorschriften voor een aanvraag om subsidie. Zo is in het eerste lid bepaald dat een aanvraag om subsidie schriftelijk dient te worden gedaan. Schriftelijk omvat zowel op papier geschreven als digitaal. Digitale aanvragen worden ingeboekt als brief, met daarop de datum waarop de aanvraag digitaal is ontvangen. In het tweede lid, onderdeel c, wordt een begroting en dekkingsplan gevraagd. Indien blijkt dat de kosten lager zijn, volgt hierop een (deel) weigering met daaraan voorafgaand een zienswijzeprocedure. In het tweede lid, onderdeel e wordt een vermelding van het bestaan van relaties tussen subsidieontvanger gevraagd. Het gaat hierbij vooral om de uitvraag van gegevens om inzicht te krijgen in de organisatie van de instelling en om aan de voorkant te kunnen toetsen op integriteit. Dit ter voorkoming van misbruik van subsidiegelden. De melding kan aanleiding zijn voor de gemeente om in overleg te treden met aanvrager. In artikel 5, derde lid, worden meer formele eisen gesteld aan instellingen die voor de eerste keer subsidie aanvragen. Indien sprake is van een organisatie in oprichting, wordt bij de subsidieverlening als voorwaarde opgenomen dat bevoorschotting uitgesteld wordt tot het moment waarop de inschrijvingsakte is overgelegd. In artikel 5, vierde lid, is de bevoegdheid van het college opgenomen om ten aanzien van de te overleggen gegevens nadere regels te stellen of per geval te regelen welke gegevens dienen te worden verstrekt. Ook hier is het uitgangspunt de

12


administratieve en bestuurlijke lasten voor alle betrokkenen zo beperkt mogelijk te houden. Zo kan het college bijvoorbeeld bepalen dat voor duidelijk bepaalde categorieën subsidies met minder dan de standaard te overleggen gegevens bij de aanvraag van een subsidie kan worden volstaan. Artikel 6 Aanvraagtermijn Hier worden de termijnen genoemd, waarbinnen aanvragen voor subsidie dienen te zijn ingediend bij het college. In dit artikel is een uiterste indiendatum van 1 oktober genoemd voor alle jaarlijkse subsidies. Deze termijn komt overeen met de termijn die in afdeling 4.2.8. Awb is opgenomen voor per boekjaar verstrekte subsidies. De termijn van 1 oktober geeft de gemeente een redelijke periode om te beslissen op de aanvraag en waarborgt anderzijds dat de beslissing op de aanvraag voor aanvang van het subsidiejaar kan worden genomen. Voor eenmalige subsidies is het uitgangspunt dat deze 13 weken vóór aanvang van de activiteiten worden ingediend. Voor aanvragen om eenmalige subsidies tot €5.000,-- als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, onderdeel d van de Awb is het uitgangspunt dat deze 6 weken vóór aanvang van de activiteiten worden ingediend. Het gaat dan om incidentele subsidies die niet kunnen worden afgehandeld op basis van een nadere regel (subsidieregeling). Met deze versoepeling van de aanvraagtermijn kunnen subsidies voor spontane en goede initiatieven toch in behandeling worden genomen en worden gehonoreerd. Ingevolge het vierde lid kan het college in nadere regels afwijkende indiendata voor eenmalige subsidies bepalen. Artikel 7 Beslistermijn Hier worden de termijnen gegeven, waarbinnen het college moet beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een subsidieaanvraag. In de regel wordt een termijn van 8 tot 13 weken redelijk geacht. Indien deskundigen of een commissie moeten worden geraadpleegd over de kwaliteit van subsidieaanvragen, wordt de beslistermijn tot 22 weken verlengd. In die gevallen waarin sprake is van de verdeling van subsidiegelden aan de hand van een tendersysteem, wordt in nadere regels de beslistermijn afhankelijk gesteld van de uiterste aanvraagtermijn. De grondslag daarvoor is opgenomen in het derde lid. Gelet op de Wet Dwangsom is het van belang om in gevallen, waarin de behandeling van subsidieaanvragen meer tijd zal vergen, een voorzienbare lange beslistermijn in nadere regels vast te leggen. Op grond van het bepaalde in de Wet Dwangsom kan de gemeente namelijk een dwangsom opgelegd krijgen (van ten hoogste €1.260) indien een beschikking op een aanvraag niet op tijd is gegeven. Bovendien kunnen termijnoverschrijdingen leiden tot fouten in het financiële beheer.

13


De beslistermijn van 31 december voor jaarlijkse subsidies waarborgt dat aanvrager voor aanvang van het subsidiejaar duidelijkheid heeft. Mits de aanvraag volledig is ingediend. De beslistermijn van 8 weken voor eenmalige subsidies biedt aanvrager in relatie tot de aanvraagtermijn van 13 weken voor aanvang van de activiteiten, duidelijkheid vóór aanvang van de activiteiten. Ook indien er in eerste instantie sprake is van een onvolledige aanvraag. Bij eenmalige subsidies tot €5.000 als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, onderdeel c Awb geldt een beslistermijn van 3 weken. Op deze wijze krijgen spontane en goede initiatieven snel duidelijkheid. Het gaat dan om incidentele subsidies tot €5.000,-- die niet kunnen worden afgehandeld op basis van een nadere regel (subsidieregeling). Besluitvorming loopt in deze gevallen via een P-dossier, met dien verstande dat besluitvorming boven de €5.000 via een collegedossier loopt. Overigens kan, indien sprake is van een onvolledige aanvraag, subsidieaanvrager op grond van artikel 4:5 Awb worden uitgenodigd om binnen een bepaalde termijn de aanvraag aan te vullen. Ingevolge artikel 4:15 Awb wordt de termijn voor het geven van een beschikking hiermee opgeschort. De aanvraagtermijn begint weer te lopen op de dag waarop de aanvraag is aangevuld of de termijn voor het aanvullen van de aanvraag ongebruikt is verstreken. Artikel 8 Weigeringsgronden Artikel 4:25 Awb noemt als weigeringsgrond het overschrijden van het subsidieplafond. En in artikel 4:35 Awb zijn algemeen geldende weigeringsgronden opgenomen. Zo kan de subsidie worden geweigerd indien: gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden; gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de aanvrager niet zal voldoen aan de aan de subsidieverbonden verplichtingen; gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de aanvrager niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen; onjuiste inlichtingen zijn verstrekt; sprake is van faillissement; onjuiste inlichtingen zijn verstrekt. In artikel 8 zijn aanvullende weigeringsgronden opgenomen. De weigeringsgrond in het eerste lid, onderdeel a betreft aanvragen voor activiteiten die al op grond van de gemeente zijn gesubsidieerd.

14


De weigeringsgrond in het eerste lid, onderdeel b ziet op de situatie waarin de te subsidiëren activiteiten als een onderneming kunnen worden aangemerkt en de subsidie niet binnen de reikwijdte van een van de vrijstellingsverordeningen voor staatssteun valt. In dat geval is voor de subsidie toestemming van de Europese Commissie nodig. Daartoe dient de voorgenomen subsidie te worden aangemeld bij de Europese Commissie. Overigens kan de aanvraag ook, in samenspraak met betrokkenen, worden aangehouden in afwachting van goedkeuring van de Europese Commissie. In het tweede lid is een aantal facultatieve weigeringsgronden opgenomen. Het gaat om situaties waarin de subsidie kan worden geweigerd. Een belangenafweging is nodig. De weigeringsgrond in het tweede lid, onderdeel b is bedoeld voor situaties waarin de activiteiten zonder de subsidie gerealiseerd kunnen worden. Met de weigeringsgrond in het tweede lid, onderdeel c, worden ongewenste verhoudingen binnen gesubsidieerde instellingen tegengegaan. De weigeringsgrond dient ter bevordering van de integriteit en voorkoming van fraude. De ongewenste verhoudingen kunnen worden afgeleid uit de melding op grond van artikel 5, tweede lid, onderdeel c. Lijkt er sprake van dergelijke verhoudingen, dan is een overleg met de aanvrager wenselijk voor verdere besluitvorming. NB. Wanneer het college voornemen is een subsidie te weigeren, hoeft aanvrager ingevolge artikel 4:12 Awb niet vooraf in de gelegenheid te worden gesteld zijn zienswijze naar voren te brengen. Een hoorplicht bestaat wel indien het college voornemens is: b de subsidie te weigeren wegens een van de in artikel 4:35 Awb opgenomen weigeringsgronden of b de subsidie wegens veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten wil stopzetten of verlagen na een aanvraag om subsidie, terwijl er gedurende drie jaar of langer subsidie is verstrekt (artikel 4:51 Awb). Bovenstaande weigeringsgronden gelden voor alle aanvragen. Daarnaast kunnen in nadere regels weigeringsgronden voor bepaalde beleidsterreinen worden opgenomen (artikel 2, tweede lid en artikel 3, derde lid. Artikel 9 Wet Bibob Een bijzondere weigeringsgrond is opgenomen in artikel 9, eerste lid. Het betreft het geval dat een subsidieaanvrager de toets van de Wet Bibob niet kan doorstaan. Daarbij is niet van belang of de activiteiten, waarvoor subsidie wordt gevraagd, op zichzelf beoordeeld subsidiabel zijn. Het gaat bij deze weigeringsgrond enkel om de persoon, dan wel de rechtspersoon van de aanvrager.

15


De Wet Bibob is bedoeld als aanvulling op bestaande instrumenten, die het college reeds ter beschikking heeft. Het college zal bij ieder beleidsdoel, dat het wil subsidiëren, zich de vraag moeten stellen of er enig risico is van het faciliteren van strafbare feiten en of die risico’s niet voldoende worden ondervangen met de bestaande toetsing van aanvragen. Het is niet mogelijk de Wet Bibob generiek op alle subsidies toe te passen. Het college dient zelf een afweging te maken in welke situatie toepassing zinvol is. Voordat tot toepassing op een gemeentelijke subsidieregeling kan worden overgegaan, dient toestemming te zijn verkregen van de ministers van Justitie en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het college heeft hier de bevoegdheid gekregen die goedkeuring te vragen. Artikel 10 Verlening subsidie In de verleningsbeschikking geeft het college al aan op welke wijze de verantwoording van de te ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat degene aan wie de subsidie is toegekend, van meet af aan duidelijk is aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij moet voldoen. Artikel 11 Betaling en bevoorschotting De bevoorschottingsbeschikking met hoogte en ritme wordt ambtshalve (automatisch) gegeven in de verleningsbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen. Omdat de bevoorschotting mede afhankelijk is van de aard van de te subsidiëren activiteit worden het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten in de verleningsbeschikking gemeld. Bi subsidies tot €5.000 wordt het gehele subsidiebedrag ofwel in één keer uitbetaald ofwel voor 100% bevoorschot aan de hand van in de subsidieverlening opgenomen ritmes. De subsidieontvanger is volgens artikel 14 verplicht te melden, indien er omstandigheden zijn die van invloed zijn op de hoogte van het verleende bedrag. Het college kan vervolgens, indien nodig, door een wijziging van de verleningsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Indien in de verleningsbeschikking niet anders is bepaald, vindt betaling van het voorschot binnen zes weken na verzending van de verleningsbeschikking plaats. Zie artikel 4:87, eerste lid, Awb. Artikel 12

BTW en niet subsidiabele kosten

16


Afhankelijk van de fiscale status van de subsidie-aanvrager, werkt de btw op kosten die de aanvrager maakt voor diens bedrijfsvoering al dan niet kostenverhogend. Een aanvrager die kwalificeert als belast ondernemer voor omzetbelastingdoeleinden, kan doorgaans de btw op gemaakte kosten terugvragen bij de belastingdienst. Een (ander) overheidslichaam kan in voorkomende gevallen de btw claimen bij het BTWCompensatiefonds (en soms ook terugvragen bij de belastingdienst). Een vrijgesteld ondernemer kan de btw op gemaakte kosten niet terugvragen bij de belastingdienst. Btw die kan worden teruggevraagd/gecompenseerd, werkt niet kostenverhogend bij de aanvrager. Deze btw komt dan ook niet voor subsidie in aanmerking en dient niet meegenomen te worden in de berekening van de hoogte van de subsidie. Btw die wel kostenverhogend werkt (doorgaans het geval bij vrijgestelde ondernemers) komt wel voor subsidie in aanmerking en dient in de berekening van de hoogte van de aan te vragen subsidie meegenomen te worden. Wel moet bedacht worden dat een belast ondernemer ook vrijgestelde prestaties kan verrichten en andersom. Het is dan ook de prestatie die bepaalt of de btw op kosten die met die prestatie samenhangen kostenverhogend werkt of niet, niet de fiscale kwalificatie van de ondernemer als zodanig. Per subsidie aanvraag zal dan ook bezien moeten worden of de specifieke prestaties die verricht worden in het kader van de subsidiabele activiteiten belast, vrijgesteld of 'zonder btw' zijn. Voorts is van belang te weten dat het verstrekken van een subsidie gevolgen kan hebben voor de mate waarin de aanvrager de btw op gemaakte kosten kan terugvragen/compenseren. Indien onbelaste subsidies een te groot deel van de inkomsten van de aanvrager (voor een specifieke prestatie) vormen, kan de status van belast ondernemer (voor die prestatie) worden aangetast, hetgeen gevolgen heeft voor de mate waarin de btw kan worden teruggevraagd. Artikel 13 Meldingsplicht De meldingsplicht is bedoeld als tegenhanger van het geven van meer vertrouwen in de vorm van onder andere: het niet standaard verantwoording afleggen bij subsidies tot €5.000,-- en automatische bevoorschotting. De subsidieontvanger is verplicht tijdig te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht. De subsidie zal dan lager of op nihil worden vastgesteld of er worden nadere afspraken gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag, kan in zo’n geval proportioneel worden

17


geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan deze subsidieverordening. De meldingplicht geldt niet na vaststelling van de subsidie of voor zover er (op verzoek van de belanghebbende) door de subsidieverlener een ontheffing is verleend van de verplichting om een prestatie overeenkomstig de subsidieverlening uit te voeren. Artikel 14 Informatieplicht en toestemmingsvereiste In dit artikel is de plicht opgenomen om belangrijke wijzigingen te melden aan het college. Een melding per e-mail kan ook voldoende zijn. De gemeente kan bij twijfel direct contact opnemen met de subsidieontvanger en om nadere stukken vragen. Artikel 15 Vergoedingsplicht bij vermogensvorming Artikel 4:41 noemt de gevallen waarin de subsidieontvanger kan worden verplicht om de gemeente een vergoeding te betalen als de subsidie heeft geleid tot vermogensvorming. Het gaat bijvoorbeeld om het geval waarin de subsidieontvanger voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte en bestemde goederen vervreemdt of een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van deze goederen. Zo’n vergoedingsplicht moet op grond van artikel 4:41 Awb in een verordening worden geregeld. In deze bepaling is hieraan invulling gegeven. Uit de toelichting op artikel 4:41 Awb blijkt dat er wel sprake moet zijn van een causaal verband tussen de subsidieverlening en de vermogensvorming. Verder moet de vergoedingsplicht en de hoogte van de vergoeding bij verordening of nadere regels zijn geregeld. Ook hieraan wordt met het artikel in de verordening voldaan. Artikel 16 Overige verplichtingen van de subsidieontvanger Op grond van het eerste lid kan het college de subsidieontvanger bij de verlening van subsidie verplichtingen opleggen. Het gaat om verplichtingen die nodig zijn om het doel van de subsidie te realiseren. De verplichtingen kunnen betrekking hebben op de gesubsidieerde activiteit, bijvoorbeeld de verplichting om een gesubsidieerde cursus te laten geven door mensen met een bepaalde opleiding. De verplichtingen kunnen ook ondersteunend zijn, bijvoorbeeld de verplichting om een overzichtelijke administratie bij te houden. Bij het niet voldoen aan verplichtingen kunnen op grond van de Awb, afhankelijk van het concrete geval, verschillende instrumenten worden ingezet. Zo kan de subsidie lager worden vastgesteld, worden ingetrokken of kan de subsidierelatie worden beëindigd door het weigeren van de subsidie voor het volgende tijdvak.

18


Op grond van het tweede lid wil de gemeente voorkomen dat binnen door de gemeente gesubsidieerde instellingen topsalarissen voorkomen. Bij overschrijding van deze norm wordt niet voldaan aan de verplichting. De verordening bepaalt dat in dat geval de subsidie lager wordt vastgesteld. Daar waar sprake is van het doorzetten van rijks-, provinciale en Europese subsidies, kunnen evt op grond van deze subsidies geldende (verdergaande) verplichtingen op grond van artikel 4:37 Awb worden doorvertaald. Artikel 17 Verantwoording subsidies tot €5.000Het subsidiebedrag is een vast bedrag (lump sum) dat in de nadere regels wordt vastgesteld of wordt bepaald op basis van een ingediende begroting. De subsidieontvanger hoeft achteraf niet standaard te verantwoorden. Dit betekent een lastenbesparing voor zowel subsidieontvanger als gemeente. In het geval van directe vaststelling (eerste lid, onderdeel a) wordt de subsidie afgehandeld op basis van de aanvraag en vindt er achteraf geen verantwoording plaats. De toepassing van deze verantwoordingsmethodiek is onder meer afhankelijk van de aard van de subsidies (bijvoorbeeld een waarderingssubsidie) en risicoafweging van het college. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar kan alleen in bijzondere gevallen (zoals fraude) tot terugvordering leiden. In het geval van verlening, gevolgd door ambtshalve vaststelling (eerste lid, onderdeel b) , wordt in de subsidiebeschikking altijd vermeld wanneer (datum) de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht. De subsidie wordt vervolgens binnen 13 weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld door het college. Binnen deze termijn vraagt het college steekproefsgewijs aan de subsidieontvanger verantwoording af te leggen en/of controleert (fysiek of administratief) of voldaan is aan de subsidieverplichtingen. Deze steekproef is gebaseerd op een risicogeoriënteerde benadering, waarbij rekening wordt gehouden met de omvang, samenstelling en achtergrond van de doelgroep. De omvang en wijze van de steekproef hangt af van de specifieke subsidieregeling (nadere regels). Vooraf wordt ingevolge artikel 10 in de subsidiebeschikking vermeld welke bewijsstukken de subsidieontvanger in zijn eigen administratie moet bewaren. Voorbeelden daarvan zijn een publicatie, verslag, deskundigenverklaring, foto’s of deelnemerslijst. Bij het systeem van ambtshalve vaststelling is er juridisch meer mogelijkheid om op te treden, indien de gemeente merkt dat de activiteit niet (geheel) is gerealiseerd. De subsidie is namelijk nog niet vastgesteld. Artikel 18

Verantwoording subsidies vanaf €5.000 en €50.000

19


Ingevolge het eerste lid geldt voor deze subsidies één termijn, namelijk 1 mei, voor het indienen van aanvragen op vaststelling. Reden hiervoor is om subsidieontvangers van meerdere subsidies van de gemeente Eindhoven in de gelegenheid te stellen een integrale verantwoording in te dienen. Subsidieontvangers die eerder willen verantwoorden (bijvoorbeeld vanwege de uitbetaling van een eventueel van de subsidie die pas na vaststelling van de subsidie kan plaatsvinden, kunnen ook eerder verantwoorden. 1 mei is namelijk een uiterlijke termijn. Het subsidiebedrag is een vast bedrag of een vast bedrag voor een nog te leveren prestatie-eenhe(i)d(en). Er wordt standaard verantwoording afgelegd. De verantwoording geschiedt over de prestatie (bijvoorbeeld een concert) of over een vooraf overeengekomen meetbare prestatie-eenheid (bijvoorbeeld aantal bezoekers). Prestatieverantwoording Bij prestatieverantwoording wordt vooraf in de specifieke subsidieregeling (nadere regels) of de subsidiebeschikking aangegeven welke verantwoordingsinstrumenten kunnen worden gebruikt (bijvoorbeeld bestuurs- en activiteitenverslagen, managementverklaring, deskundigenverklaring of andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie). Het is toegestaan om steekproefsgewijs aanvullende informatie te vragen of ter plekke te controleren of de prestatie is verricht. Er wordt geen financiële verantwoording over de werkelijke kosten en geen accountantsverklaring gevraagd. Zijn de activiteiten uitgevoerd, maar vallen de kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie niet lager vastgesteld. Indien de prestatie niet of niet geheel conform de verleningsbeschikking wordt uitgevoerd, kan het subsidiebedrag wel lager worden vastgesteld. Verantwoording op basis van opgave totale kosten Indien het niet mogelijk is om de prestatie(-eenheid) vooraf te definiëren en daaraan een subsidiebedrag te koppelen, wordt verantwoord op basis van een opgave van de totale kosten. Dit wordt bij de subsidieverlening bepaald (zie artikel 10). De verantwoording vindt plaats op basis van een (bestuurs-)verklaring van de subsidieontvanger over het totaal van kosten en baten van de prestatie. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van een verplicht format. In deze verklaring geeft subsidieontvanger uitsluitend aan: 1. of de activiteiten zijn verricht/prestaties zijn geleverd (ja/nee+korte toelichting); 2. wat het totaal van de gerealiseerde subsidiabele kosten is (€….); en 3. wat het totaal van de gerealiseerde baten is (€….). Hierbij gaat het om gerealiseerde eigen bijdragen en/of eigen bijdragen van derden. De opgave van de gerealiseerde baten en lasten leidt tot het totale subsidiebedrag. Hierdoor worden detaildiscussies over onderliggende financiële posten voorkomen.

20


Zijn de kosten lager dan begroot, dan wordt de subsidie lager vastgesteld. Zijn de kosten hoger dan begroot, dan wordt ten hoogste het maximaal verleende subsidiebedrag uitgekeerd. Als de activiteiten niet volledig zijn uitgevoerd maar het bedrag wel is besteed, kan besloten worden het hele subsidiebedrag uit te keren. Tot slot kan het college ingevolge het derde lid bepalen dat het voor de verantwoording daarvan andere stukken en bewijzen verlangt dan gebruikelijk en uit hoofde van de gewone bedrijfsvoering van de subsidieontvanger al worden opgesteld. Bijvoorbeeld verslagen, die rechtspersonen uit hoofde van de wet al dienen op te stellen. Zo kan uit een jaarverslag voldoende blijken dat de subsidie is aangewend voor het doel waarvoor de subsidie is verleend. En voor kleinere subsidies (bijvoorbeeld een speeltoestel) zou bijvoorbeeld volstaan kunnen worden met het overleggen van een foto ervan. Artikel 19 Verantwoording subsidies vanaf €50.000,-Ook hier geldt op basis van het eerste lid één termijn, namelijk 1 mei, voor het indienen van aanvragen om vaststelling. Bij subsidies vanaf €50.000,-- wordt uitgegaan van de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten en baten. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van prestaties en financiële verantwoording (gerealiseerde kosten). Bij de financiële verantwoording mag de gemeente een accountantsverklaring eisen. Dat gebeurt voor subsidies tot €100.000 aan de hand van een beoordelingsverklaring. Artikel 20 Vaststelling subsidie In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het college de subsidie uiterlijk vaststelt. Ingevolge het tweede lid kan het college, naast deze Algemene Subsidieverordening, categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel gemeente als subsidieontvanger worden bespaard. Artikel 21 Reserves en voorzieningen Reserves maken onderdeel uit van het eigen vermogen van een instelling. De instelling heeft de vrijheid hierover te beschikken. Ze worden gevormd uit de exploitatieoverschotten die zich in enig jaar kunnen voordoen. Voor bestemmingsreserves en voorzieningen geldt dat ze expliciet in een financieel plan moeten zijn vastgelegd. Een bestemmingsreserve is een specifieke reserve voor een te voren benoemde bestemming. Een voorziening wordt gevormd met het oog op toekomstige verplichtingen. Met voorzieningen worden toekomstige risico’s

21


afgedekt zoals reorganisatiekosten, belastingverplichtingen, schadeclaims. Voor zover reëel, is het vormen van bestemmingsreserves en voorzieningen toegestaan. Algemene reserves zijn vrij besteedbaar en kunnen gebruikt worden om eventuele (onvoorziene) bedrijfsrisico’s op te nemen. Algemene reserves horen ook tot het eigen vermogen van de instelling. Voor het vormen van algemene reserves zijn geen regels opgenomen. Wel moet worden voorkomen dat instellingen de kans krijgen gemeenschapsgelden te gaan gebruiken voor bovenmatige reservevorming (eigen vermogen). Of sprake is van een bovenmatige reservevorming, moet per geval worden beoordeeld. Is sprake van bovenmatigheid, dan kan de subsidie worden afgewezen op grond van het bepaalde in het tweede lid. Artikel 22 Hardheidsclausule In de hardheidsclausule is zo concreet en nauwkeurig mogelijk aangegeven op welke onderdelen van de regeling deze clausule van toepassing is. De te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstellingen van de subsidie te passen. De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen. Voor gebruikmaking van dit artikel is een collegedossier vereist. Artikel 23 Intrekking In dit artikel is bepaald dat de Subsidieverordening gemeente Eindhoven 2008 bij inwerkingtreding van de Algemene subsidieverordening moet worden ingetrokken. Intrekking van een verordening heeft tot gevolg dat de nadere regels, die op basis van de Subsidieverordening gemeente Eindhoven 2008 zijn vastgesteld, ook niet meer gelden. Artikel 24 Overgangsbepalingen In dit artikel is het overgangsrecht opgenomen. Aanvragen die worden ingediend voor activiteiten in 2011, worden volgens de oude regeling behandeld. Aanvragen die worden ingediend voor activiteiten vanaf 2012, worden volgens de nieuwe regeling behandeld. Artikel 25 Inwerkingtreding De Algemene subsidieverordening gaat gelden de dag na publicatie in het gemeenteblad. Artikel 26 Citeertitel Deze verordening geeft als citeertitel: ASV Eindhoven

dhe/EJ11011842

22

1.1 Aanleiding nieuwe subsidieverordening

Recommend Documents