EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA

Tugas Akhir Diajukan untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Persyaratan Guna Mencapai Gelar Ahli Madya pada Program D III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta Oleh: Yudistira Danu Perdana F3308127

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011 commit to user i


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA

Yudistira Danu Perdana F3308127 The purpose of the research is finding and evaluating an internal system control among the purchase of chemical indirect materials in PT. Kusumahadi Santosa which has been applied, and another purpose of the research is to find the weakness of its system and how to deal with this aspect. Kusumahadi Santosa is the one of manufacture companies which focuses on the production of any type of fabrics. The internal system control which underlies in every chemical purchase has happened successfully. Some aspects like demand have become the evidence that the system has worked quite well. In the demand of purchasing good, there are two authorizations which have been played by the head of production. There are special authorization and General Authorization. Beside this evidence there are some other evidences, like firm separation of duty, sufficient documents and accounting records, and the procedural network which runs well. There are some weaknesses which are found in the company, like receiving function and saving function which are doubled by storehouse staff and the registry function and purchase function doubled by financial and staff accounting.. Keyword: Internal system control of purchase, procedural network of purchase, Final project

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

commit to user iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

•

Segala perkara dapat kutanggung di dalam Dia yang memberikan kekuatan kepadaku

•

Di dalam kegelapan pasti ada cahaya terang meskipun cahaya terang itu hanya sekecil titik noda

•

Bunuh rasa malasmu

•

Tutuplah matamu sejenak temukan ketenangan hati, jiwa dan pikiran, pada saat itulah semua hal dapat dikendalikan.

Penulis mempersembahkan karya tulis ini kepada mereka yang telah memberi semangat dan memberi arti dalam hidupku. 1. Tuhan Yesus Kristus 2. Bapak, Ibu, adik serta keluarga besar tercinta 3. Teman-teman Surakarta 4. Almamater

commit to user v

Universitas

Sebelas

Maret


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan segala berkat dan anugerah-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tugas Akhir ini yang berjudul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA” dapat tersusun dengan baik berkat bantuan doa, bimbingan serta petunjuk dari berbagai pihak yang tulus dan sepenuh hati membantu penulis. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada : 1.

Bapak Drs. Wisnu Untoro, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

2.

Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak. selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ekonomi.

3.

Bapak Anas Wibawa, SE., M.Si, Ak. selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis sehingga laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

4.

Ibu Lulus Kurniasih, SE., M.Si, Ak. selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah membimbing dan mengarahkan penulis selama proses perkuliahan berlangsung. commit to user vi


5.

digilib.uns.ac.id

Bapak Wahyu Cahyo Wibowo, SE, SH. selaku Manajer Umum dan Personalia PT. Kusumahadi Santosa yang telah memberikan ijin bagi penulis untuk melakukan magang kerja.

6.

Ibu Eny Kusmiyarsi selaku Kepala Seksie Logistik PT. Kusumahadi Santosa terimakasih telah memberikan bimbingan, segala canda tawa dan dengan senang hati memberikan informasi yang dibutuhkan oleh penulis selama melakukan kegiatan magang.

7.

Pak Arif selaku Kepala Seksie Gudang Logistik PT. Kusumahadi Santosa terimakasih telah memberikan bimbingan, segala canda tawa dan dengan senang hati memberikan informasi yang dibutuhkan oleh penulis selama melakukan kegiatan magang.

8.

Pak Dwi, Pak Budi, Pak Wandi, Pak Hary, Mas Aris, Ibu Mutmainah, Mas Yono, Pak Mino (Manajer Rumah Tangga) dan seluruh karyawan yang tidak tercantum yang telah membantu penulis selama magang di PT. Kusumahadi Santosa.

9.

Seluruh Dosen pengajar dan Staff Administrasi Fakultas Ekonomi yang telah memberikan ilmunya dan siap membantu penulis selama proses perkuliahan berlangsung.

10.

Bapak, Ibu dan adikku tersayangyang telah memberikan segalanya untuk masa depan penulis dan dengan sabar mendidik penulis.

11.

Keluarga besar Hadi Suwito yang selalu mendukung penulis dalam meraih cita-cita dan harapan. commit to user vii


12.

digilib.uns.ac.id

Jindul, Bengun, Thegek, Ceguk, Kechu, Nurdin Cawat, Digdo Manticore, Kepleh, Si Bud, Thengkleng, Eto, Pekik, Genjik Cino and all my fu**in incredible friend in the world yang selalu bersama selama penulis menghirup udara segar di dunia ini. Thanks for your fu**in inspiration.

13.

Alam dan segala isinya yang telah menciptakan keseimbangan, kedamaian, inspirasi dan keheningan pada dunia yang penuh dengan kerusakan ini.

14.

Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh

dari sempurna dikarenakan keterbatasan ilmu dan pengalaman yang penulis miliki. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca yang budiman. Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan dapat memberi pengaruh yang positif bagi semua pihak. Amin.

Surakarta, 18 Juli 2011

commit to user viii

Penulis


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i ABSTRAK .............................................................................................................. ii HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................... iii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... iv MOTTO DAN PERSEMBAHAN .......................................................................... v KATA PENGANTAR ........................................................................................... vi DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiii DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………..xv BAB I. PENDAHULUAN A. Gambaran Umum PT. Kusumahadi Santosa ……………………….……1 1. Tujuan Perusahaan..........................................…………………...……4 2. Lokasi Perusahaan.......................………...……………………….......5 3. Struktur Organisasi .........................................……..…………………9 4. Deskripsi Jabatan ………………………….……..………………….12 5. Proses Produksi …………………………………..…………….........24 6. Permodalan Perusahaan..…………………..……………….………..32 commit to user ix


digilib.uns.ac.id

7. Pembelian dan Pemasaran……………………..……………..….…32 8. Personalia dan Penggajian………………................................…....36 B. Latar Belakang Masalah………………………………………..…..….46 C. Perumusan Masalah……………………………………………..….….50 D. Tujuan Penulisan………………………………………………...….…50 E. Manfaat Penelitian………………………………………………….….51 II. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Tinjauan Pustaka 1. Pengertian Sistem ……………………………………………..…..52 2. Pengertian Pembelian……....................…………………………...53 3. Pengertian Sistem Pembelian ............……………………………..53 4. Fungsi Pembelian...................…………………….....……….........53 5. Pengertian Bahan Pembantu.................………………………...…54 6. Fungsi yang Terkait.........................................................................54 7. Jaringan

Prosedur

yang

Membentuk

Sistem

Akuntansi

Pembelian………………………………………………………..55 8. Catatan Akuntansi yang Digunakan.......................................56 9. Dokumen yang Digunakan....................................................56 10. Sistem Pengendalian Intern...................................................56

commit to user x


digilib.uns.ac.id

B. Penyajian Data dan Analisis Data 1. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan Standart Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT. Kusumahadi Santosa antara lain …………………………………………...................………......…59 2. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan pelaksanaan Standart Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT. Kusumahadi Santosa antara lain ….....................................................................................................73 3. Evaluasi sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa………………………………...…87 4. Tabel mengenai gambaran evaluasi pengendalian intern bahan pembantu Chemical yang terdapat pada PT. Kusumahadi Santosa ………………...….........................................................................91 III. TEMUAN A. Kelebihan……………………………………………………………..94 B. Kelemahan……………………………………………………………95 IV. PENUTUP A. Simpulan……………………………………………………………...96 B. Saran……….…………………………………………………………97 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

TABEL 1.1

Halaman

Nama Mesin Weaving PT. Kusumahadi Santosa Tahun 2010………………………….………………………………...28

1.2

Daftar Tenaga Kerja PT. Kusumaputra Santosa …….…………….....40

1.3

Daftar Tenaga Kerja PT. Kusumahadi Santosa……………………….41

2.1

Evaluasi Sistem Pengendalian Intern terhadap Pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa…………………..91

commit to user xii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 1.1

Denah

Halaman PT.

Kusumahadi

Santosa

dan

PT.

Kusumaputra

Santosa……………………………………………………………...….8 1.2

Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa……………………………………… ……………………......11

2.1

Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan Standart Operational Procedure pada Bagian Produksi PT. Kusumahadi Santosa…….……………………………………………….………….68

2.2

Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan Standart Operational Procedure pada Bagian Logistik PT. Kusumahadi Santosa …….………………………………………………………………..…69

2.3

Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan Standart Operational Procedure pada Bagian Gudang Logistik PT. Kusumahadi Santosa……………………….……………………………………..…70

2.4

Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan Standart Operational Procedure pada Bagian Administrasi Logistik PT. Kusumahadi Santosa…………………………………………………..71

2.5

Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan Standart Operational Procedure pada Bagian Administrasi dan Keuangan PT. Kusumahadi Santosa…………………………………………………..72 commit to user xiii


2.6

Flowchart

digilib.uns.ac.id

pembelian

bahan

pembantu

chemical

berdasarkan

pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Produksi PT. Kusumahadi Santosa…………………………………...……………...82 2.7

Flowchart

pembelian

bahan

pembantu

chemical

berdasarkan

pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Logistik PT. Kusumahadi Santosa…………………………………...……………...83 2.8

Flowchart

pembelian

bahan

pembantu

chemical

berdasarkan

pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Gudang Logistik

PT.

Kusumahadi

Santosa…………………………………...…………………………....84 2.9

Flowchart

pembelian

bahan

pembantu

chemical

berdasarkan

pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Administrasi Logistik

PT.

Kusumahadi

Santosa…………………………………...…………………………....85

2.10

Flowchart

pembelian

bahan

pembantu

chemical

berdasarkan

pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Akuntansi dan

Keuangan

PT.

Kusumahadi

Santosa…………………………………...……………………….…...86

commit to user xiv


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Surat Pernyataan Surat Keterangan Magang Kerja Dokumen Pendukung Pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa Tahun 2011

commit to user xv


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum PT. Kusumahadi Santosa PT. Kusumahadi Santosa adalah salah satu perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang industri tekstil khususnya kain jenis katun dan rayon bercorak batik, kotak-kotak, salur dan abstrak. Perusahaan ini terletak di Jalan Raya Jaten Km 9.4 Jaten, Karanganyar. Perusahaan ini berada di antara pusat industri di daerah eks karisidenan Surakarta. Pada tanggal 14 Mei 1980, R.H Santosa, Dra. Mariam Sampurno dan Suhendro Bsc mendirikan industri tekstil ini dan disahkan dengan akta notaris Maria Theresia Budi Santosa,SH. dengan akta No. 141 yang tertanggal pada 25 Maret 1982. Dalam rangka pelaksanaan UU No. 12 Tahun 1970, PT. Kusumahadi santosa telah mendapatkan surat persetujuan tetap untuk mendapatkan fasilitas Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) di bidang Industri tekstil dengan surat BKM Pusat No.105/I/PMDN/1983 tanggal 26 Juni 1983 dengan nomor kode 321103-03219. Surat tersebut telah diperpanjang dengan BKM Pusat No.840/A.I/1985 tanggal 13 November 1985 dan No.575/III PMDN/1987 pada tanggal 16 November 1987. Akte pendiriannya telah mendapatkan pengesahan dari Departemen Kehakiman Reublik Indonesia pada tanggal 31 Agustus 1987 dengan N0.C255555.HT.01.01 dan akte perubahan No.19 tanggal 7 Juli 1987 yang mendapatkan pengesahan pada tanggal 4 November 1989 dengan No.C2-10182.HT.01.04 Kemudian

berdsarkan

Keputusan commit to user 1

Direktur

Jendral

Pajak


digilib.uns.ac.id 2

No.1189/PKD/WJD.08/KJ.1812/ pada tanggal 25 Oktober 1989, PT. Kusumahadi Santosa telah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak mulai tanggal 25 Juli 1989. PT. Kusumahadi Santosa merupakan salah satu Perseroan Terbatas yang bergerak di industri tekstil di Indonesia. Perusahaan ini sepenuhnya dikelola dan kepemilikannya dipegang oleh pihak keluarga besar Santosa Doelah. Termasuk saham saham yang telah beredar merupakan kepemilikan keluarga besar Santosa Doelah. Pemilik saham tersebut diantaranya a. R.H Santosa Doelah b. Danarsih Santosa c. Dra. Mariam Sampurno d. Soehendro Bsc. R.H Santosa Doelah juga merupakan pemilik salah satu industri batik kenamaan yaitu P.T Batik Danar Hadi. Asal mula PT. Kusumahadi juga berasal dari P.T Batik Danar Hadi. Bermula dari keinginan Santosa Doelah untuk mencukupi kebutuhan kain yang dibutuhkan oleh PT. Batik Danar Hadi. Hal ini disebabkan oleh semakin berkembangnya PT. Danar Hadi, maka kebutuhan bahan baku berupa kain semakin meningkat dan semakin dibutuhkan. Sehingga Santosa Doelah harus berpikir bagaimana mencukupi kebutuhan kainnya, dan bagaimana agar tidak terlalu bergantung pada perusahaan lainnya dalam mencukupi kebutuhan produksinya tersebut. Sehingga dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan produksinya. Karena selama ini PT. Danar Hadi untuk mencukupi kebutuhan kainnya PT. Danar Hadi hanya membeli kepada perusahaan lain. Maka muncul gagasan dari Santosa Doelah untuk mendirikan pabrik penghasil kain untuk commit to user


digilib.uns.ac.id 3

mencukupi kebutuhan PT. Danar Hadi, sehingga berdirilah PT. Kusumahadi Santosa. Pada awalnya PT. Kusumahadi didirikan untuk memenuhi kebutuhan kain untuk PT. Danar Hadi. Kemudian seiring berkembangnya industri tekstil di Indonesia maka PT. Kusumahadi sudah bisa secara mandiri menjual produknya ke berbagai daerah di Indonesia, bahkan sudah merambah ke luar Indonesia. Hasil produksi PT. Kusumahadi Santosa adalah kain. Kain yang dihasilkan oleh industri ini antara lain kain cambrics (kain putih), kain grey, kain printing (kain cetak), dan kain dying (kain celup). PT. Kusumahadi Santosa sangat menjaga kualitas kain agar bisa mendapatkan tempat di kalangan masyarakat luas. Untuk menjaga produksinya agar tetap memiliki standard kualitas yang baik, perusahaan ini tidak saja meminta pesanan bahan baku benangnya dari perusahan domestik saja akan tetapi meminta pesanan dari mancanegara pula. Dengan mengamati permintaan atas pesanan hasil produksi yang semakin banyak, maka PT. Kusumahadi mmengadakan perluasan usaha dengan mendirikan anak perusahaan, di bawah kepemimpinan langsung R.H Santosa Doelah, yaitu PT. Kusumaputra Santosa. Perusahaan ini dibuat dengan tujuan utama untuk memenuhi kebutuhan baku benang untuk PT. Kusumahadi Santosa. Jadi dapat disimpulkan bahwa hasil produksi dari PT. Kusumaputra Santosa adalah benang. Bahan baku yang dipakai dalam produksi pembuatan benang berasal dari cotton, rayon, polyester, dan serat lainnya yang dibutuhkan sesuai pesanan. Semua pembelian serat cotton di PT. Kusumaputra Santosa berupa impor dari Negara penghasil kapas di dunia. Kebanyakan memesan dari Negara Brazil, Selandia Baru, Yunani, Australia, Amerika Serikat khususnya di Negara bagian Memphis. Pembelian impor ini commit to user


digilib.uns.ac.id 4

biasanya menggunakan transportasi berupa container. Satu kali pemesanan cotton ini bisa mencapai lebih dari seratus ton. Karena kebutuhan Cotton sangat utama di PT. Kusumaputra Santosa. Pembelian biasanya dengan pembelian kredit dengan jangka waktu pembayaran 30 hari dari waktu pemesanan. Sedangkan serat polyester dan rayon didatangkan dari dalam negeri yaitu dari daerah jawa barat. Sedangkan hasil produksi PT. Kusumaputra Santosa disalurkan sebesar 60% kepada PT. Kusumahadi Santosa sedangkan yang 40% akan disalurkan ke luar perusahaan lain, baik itu diekspor maupun ke dalam negeri. 1. Tujuan Perusahaan Industri tekstil merupakan industri yang selalu berkembang. Dengan alas an tersebut maka industri tekstil harus bisa menempatkan dirinya dengan mengikuti perkembangan dunia yang semakin pesat ini. Seiring berjalannya waktu persaingan di industri ini juga semakin ketat. Dengan semakin ketatnya persaingan tersebut maka PT. Kusumahadi Santosa selalu berusaha mengikuti perkembangan dunia dengan cara meningkatkan mutu, kualitas dan kuantitas produk, pelayanan, dan daya saingnya agar tidak tergerus oleh perkembangan dunia usaha tersebut. Secara umum, PT. Kusumahadi didirikan dengan tujuan sebagai berikut ini: a. Memperoleh keuntungan dari hasil kegiatan/operasi yang dilakukan perusahaan; b. Membantu pemerintah dalam menunjang kebutuhan sandang masyarakat dalam peningkatan pembangunan; c. Mendukung program pemerintah dalam hal penciptaan lapangan pekerjaan,agar dapat meningkatkan mutu dan taraf hidup masyarakat; commit to user


digilib.uns.ac.id 5

d. Membantu menambah hasil pendapatan daerah setempat; e. Dalam menunjang kebutuhan sandang masyarakat, PT. Kusumahadi Santosa meningkatkan kualitas dan kuantitas produksinya; dan f. Dengan mutu produksi yang baik, diharapkan dapat menjadi salah satu kompetitor dalam usaha perdagangan yang lebih luas, sehingga dapat diterima tidak hanya di Indonesia tetapi juga di negara-negara lainnya. 2.

Lokasi Perusahaan Penentuan letak dan lokasi suatu perusahaan merupakan salah satu faktor terpenting dalam pendirian sebuah perusahaan, sebagai salah satu penunjang tercapainya tujuan sebuah perusahaan. PT. Kusumahadi Santosa terletak di bagian Timur kota Surakarta, kurang lebih 10 km dari pusat kota, tepatnya di Jalan Raya Solo-Tawangmangu Km 9,5 Jaten, Karanganyar, Surakarta. PT. Kusumahadi Santosa memiliki luas areal tanah dan bangunan sebagai berikut: Luas tanah bangunan

: 70.986 m²

Luas bangunan kantor

: 12.245 m²

Luas tanah

: 47.140 m²

Luas perumahan

: 41.410 m²

Pemilihan lokasi P.T Kusumahadi Santosa dapat dikatakan strategis, hal ini dapat dilihat dari beberapa faktor berikut ini: a.

Faktor Primer 1. Tenaga kerja

commit to user


digilib.uns.ac.id 6

Dikarenakan letaknya yang cukup strategis, yaitu dekat dengan daerah pemukiman penduduk, maka dalam hal pemenuhan tenaga kerja sangat mudah untuk dipenuhi. 2. Tranportasi PT. Kusumahadi Santosa letaknya dekat dengan jalan raya, yaitu Jalan Raya Solo-Tawangmangu Km 9.5. Selain itu akses angkutan umum sangat mudah di dapat di daerah ini. Kondisi jalan yang baik juga turut mendukung lancarnya proses angkut pengiriman dan penerimaan barang. 3. Bahan Baku Sebagian besar bahan baku biasanya dipasok langsung dari supplier dari luar dan sekitar Surakarta. Namun untuk beberapa jenis barang seperti cotton dan sparepart didatangkan dari luar negeri. 4. Sumber Energi Sumber energi yang dimaksud adalah air dan listrik yang cukup mudah didapatkan. Hal ini dikarenakan PT. Kusumahadi Santosa mempunyai pengelola air sendiri untuk proses produksi dan cukup dekat dengan gardu listrik. b. Faktor Sekunder 1. Lokasi PT. Kusumahadi Santosa terletak di lokasi indutri sehingga memudahakan dalam hal pemasaran produksi dan pemesanan kebutuhan. 2. Dikarenakan letaknya dekat dengan lokasi pemukiman, PT. Kusumahadi Santosa dapat memberikan kesempatan kerja pada masyarakat dan

commit to user


digilib.uns.ac.id 7

meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup masyarakat sekitar PT. Kusumahadi Santosa. Selain itu letak PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa berada di satu kompleks pabrik, sehingga memudahkan dalam hal pemenuhan kebutuhan PT. Kusumahadi Santosa.

Berikut adalah denah PT. Kusumahadi

Samtosa dan PT. Kusumaputra Santosa:

commit to user


digilib.uns.ac.id 8

commit to user

9 Gambar 1.1 Denah PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa


digilib.uns.ac.id 10

3. Struktur Organisasi Dalam suatu instansi maupun organisasi baik itu pemerintah maupun nonpemerintah diperlukan suatu kerangka ataupun susunan jabatan dalam instansi atau organisasi tersebut. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur organisasi pada PT. Kusumahadi Santosa mengalir dari kedudukan tertinggi pemegang saham atau dewan komisaris sampai dengan kedudukan yang terendah atau terakhir. Berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dikuatkan dengan akta notaris Maria Theresia Budi Santosa No. 141 yang tertanggal 25 Maret 1982, maka susunan pengurus PT. Kusumahadi Santosa sebagai berikut: Dewan Komisaris

: Tn. R. H. Santosa Doellah Ny. Hj. Danarsih Santosa Ny. Hj. Diana Hariadi, SE Tn. H. Dian Santosa Tn. Ir. Soemarmo, Msc.

Direktur Utama

: Dewanto Kusuma Wibowo, SE commit to user



Wakil Direktur Utama

: Ir. H. Sofyan, MBA

Direktur Pemasaran

: Ir. Hj. Etty Soebandriyo, MM

Kepala Divisi Produksi

: Ir. Budiardjo

Kepala Divisi PemasaranI

: Ir. Linda Sitompul

Kepala Divisi Pemasaran II

: H. Fairu Zabadi

Manajer Logistik

: Widyo Mugiyanto, SE

Manajer Umum dan Personalia

: Wahyu Cahyo Wibowo, SE, SH

Manajer Keuangan

: Hj. Hening WA

Manajer Spinning

: Ir. Muas Turyono

Manajer Weaving 1 & 2

: H. Ndondon Hartono

Manajer Pretreatment

: H. Rizal M.K

Manajer Persiapan Printing

: Yusuf Wijayanto

Manajer Produksi Printing

: H. Agus Wuryanto

Manajer Design Studio

: Brojol Purwanto

Manajer EDP

: Deddy Setia Budi

Manajer Pemasaran

: Ir. Didik Sulartono

Berikut adalah struktur jabatan dalam PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa:

commit to user

12 Dewan Komisaris

Direktur Utama

Wakil Direktur Utama

Departemen Umum dan Keuangan

Departemen Produksi

Departemen Pemasaran

Kadiv Umum dan Keuangan

Kadiv Produksi

Kadiv Pemasaran I

Kadiv Pemasaran II

Manajer:

Manajer:

Manajer Pemasaran I

Manajer Pemasaran I

1. 2. 3. 4. 5.

Logistik Umum & Personalia Keuangan EDP Utility

1. 2. 3. 4. 5.

Spinning Weaving 1 & 2 Pretreatment Pers & Prod Printing Design Studio

Gambar 1.2 Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa

13



4. Deskripsi Jabatan Berdasarkan struktur organisasi ataupun pembagian jabatan, dapat dijelaskan deskripsi dan masing-masing jabatan. Deskripsi jabatan merupakan pernyataan tertulis dari apa yang dilakukan oleh seorang pemangku jabatan, bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan, tanggung jawab apa yang dimiliki, wewenang apa saja yang dapat dilakukan pemangku jabatan tertentu, dan tujuan dilakukannya pekerjaan tersebut. Deskripsi tersebut digunakan untuk memperjelas atau mempertegas dari fungsi struktur organisasi agar dalam memegang pekerjaannya masing-masing berjalan lancar dan tepat guna. Berikut akan dijelaskan tentang deskripsi masing-masing jabatan pada struktur organisasi P.T Kusumahadi Santosa: a. Pemegang Saham Pemegang saham adalah orang-orang yang mempunyai hak penuh dalam masalah kepemilikan perusahaan. Dalam kegiatan operasionalnya, pemegang saham memiliki hak penuh dan wewenang dalam pemilihan dan pemberhentian anggota komisaris melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang diadakan minimal sekali dalam setahun. Besarnya wewenang seorang pemegang saham di perusahaan ini tergantung dari besarnya saham yang ditanamkan di perusahaan. Semakin besar saham yang ditanamkan di perusahaan ini maka makin besar pula wewenangnya yang dimiliki dalam perusahaan ini.

commit to user



b. Dewan Komisaris Dalam suatu perusahaan besar biasanya memiliki badan tertinggi dalam organisasinya yang anggotannya diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), badan ini disebut Dewan Komisaris. Adapun tugas, tanggung jawab dan wewenang dari Dewan Komisaris adalah sebagai berikut : 1) Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan tujuan agar dapat berjalan secara semestinnya sesuai dengan yang tercantum dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga serta sesuai dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan sebelumnya. 2) Mengatur dan mengkoordinasi kepentingan para pemegang saham sesuai dengan anggaran dasar perusahaan. 3) Memberikan penilaian dan mewakili para pemegang saham atas pengesahan neraca dan perhitungan rugi laba tahunan serta laporan-laporan yang disampaikan oleh direksi. 4) Mempertimbangkan, memberi pendapat dan menyetujui rancangan anggaran perusahaan dan rencana kerja untuk tahun buku baru yang diusulkan oleh direksi. 5) Mengecek dan menandatangani surat-surat yang penting bagi kepentingan perusahaan sesuai dengan wewenang yang telah ditetapkan dalam anggaran dasar perusahaan.

commit to user



6) Mengadakan dan menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham dalam hal pembebanan tugas dan kewajiban direksi. 7) Berdasarkan perkembangan yang terjadi, Dewan Komisaris mempunyai tugas dan wewenang dalam meyempurnakan kembali kebijakan-kebijakan umum perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sehinnga kebijakan umum tersebut tidak selalu kaku seperti sebelumnya tetapi dapat menyesuaikan dengan keadaan dan perkembangan yang sedang terjadi. c. Direktur Utama Direktur Utama merupakan pemangku jabatan tertinggi dalam hal pelaksanaan tugas. Direktur Utama memiliki tugas untuk memimpin, mengawasi, dan menilai aktivitas perusahaan agar sesuai dengan sasaran perusahaan. Adapun tugas, tanggung jawab, dan wewenang Direktur Utama adalah sebagai berikut: 1) Merumuskan arah dan tujuan perusahaan melalui kebijakan dan ketetapan pokok perusahaan antara lain kebijaksanaan dalam hal perencanaan, penyusunan, pengendalian, dan pengembangan perusahaan. 2) Memimpin rapat direksi dan mengkoordinasikan rencana yang akan diusulkan dan diajukan kepada direktur dengan memperhatikan kebijakan umum perusahaan yang telah ditetapkan. 3) Menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Hal ini menjadi tanggung jawab penuh Direktur Utama karena segala keputusan perusahaan yang diambil Direktur Utama akan mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan. commit to user



4) Mempunyai wewenang untuk mengangkat dan memberhentikan para pejabat di

semua

bagian

perusahaan

bersama

dengan

direksi

lain

yang

berkepentingan. 5) Mengawasi kegiatan perusahaan serta menganalisa, memeriksa, dan merumuskan laporan-laporan yang telah disampaikan kepadanya. 6) Mempertanggungjawabkan seluruh hasil kerjanya termasuk hasil kegiatan perusahaan yang telah terlaksana kepada Dewan Komisaris 7) Melakukan pembinaan kegiatan dan menilai hasil dari tujuan perusahaan yang dibantu oleh staff ahli pengawasan dan internal audit, staff operasional, dan pemasaran. d. Wakil Direktur Utama Wakil Direktur Utama memiliki tugas untuk membantu Direktur Utama dalam melaksanakan tugas hariannya. e. Direktur Pemasaran Memiliki tanggung jawab langsung kepada Direktur Utama dan membawahi Kepala Divisi Pemasaran I dan II.Tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari Direktur Pemasaran antara lain sebagai berikut: 1) Membuat kontrak penjualan dengan pembeli baik itu dari dalam negeri ataupun dari luar negeri.

commit to user



2) Mengawasi seluruh kegiatan penjualan terutama membuat persetujuan tentang seluruh pesanan penjualan dan kontrak penjualan baik itu yang dibuat olehnya maupun bawahannya. 3) Merancang dan menetapkan rencana penjualan jangka pendek dan jangka panjang atas seluruh produksi perusahaan. 4) Melaporkan realisasi penjualan bulanan kepada Direktur Utama saat rapat direksi. 5) Bertanggung jawab atas pengembangan pangsa pasar baik dari dalam negeri maupun dari luar negeri. f. Kepala Divisi Produksi (Kadiv Produksi) Tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari Direktur Produksi antara lain sebagai berikut: 1) Merncanakan dan mengatur pengadaan bahan produksi serta barang-barang lain untuk menjamin kelancaran proses produksi sesuai dengan permintaan dari bagian pemasaran. 2) Bertanggung jawab dalam melakukan pengawasaan atas seluruh proses produksi yang terjadi di seluruh perusahaan. 3) Bertanggung jawab atas kelancaran, efisiensi dan efektivitas seluruh proses peoduksi dalam perusahaan.

commit to user



4) Mengikuti perkembangan produksi yang sedang terjadi dan mengusahaakan peningkatan baik dalam hal kuantitas maupun dalam kualitas produksi yang dihasilkan sesuai dengan visi perusahaan. Selain kegiatan diatas tersebut, Kepala Divisi Produksi juga mempunyai kewajiban dalam mengkoordinasi dan mengawasi bawahannya, yaitu: 1) Manajer Spinning bertanggung jawab atas kualitas dan proses produksi pemintalan secara keseluruhan, merencanakan besarnya volume produksi, dan mengawasi pelaksanaan produksi menurut standar perusahaan. 2) Manajer Weaving 1 dan 2 bertanggung jawab atas seluruh proses produksi penenunan secara keseluruhan. 3) Manajer Pretreatment (finishing) bertanggung jawab dalam meneruskan atau menyempurnakan kain yang telah diproduksi oleh bagian tenun atau Weaving pada proses sebelumnya. 4) Manajer Persiapan Printing bertanggung jawab mempersiapkan segala proses persiapan di departemen printing secara keseluruhan. 5) Manajer produksi printing bertanggung jawab atas seluruh kain dari departemen persiapan printing untuk diproses lebih lanjut dalam proses produksi printing secara keseluruhan. 6) Manajer Desainer bertanggung jawab dalam mendesain atau merancang motif kain yang akan diproduksi. commit to user



g. Kepala Divisi Pemasaran Tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari Direktur Produksi antara lain sebagai berikut: 1) Membawahi

lansung

mamajer

pemasaran

yang

bertanggung

jawab

memasarkan barang-barang hasil produksi. 2) Mencari costumer, membuat kontrak penjualan, dan membuat rencana penjualan. 3) Menentukan strategi pemasaran yamg menyangkut pendistribusian, promosi, dan penentuan harga. h) Bagian Umum dan Keuangan Bagian Umum dan Keuangan mencakup 5 departemen yaitu: logistik, umum dan personalia, keuangan dan akuntansi, EDP, utility. Kelima departemen tersebut mempunyai manajer di bagiannya masing-masing yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Divisi Umum dan Keuangan. Berikut ini deskripsi jabatan manajer pada bagian Umum dan Keuangan: 1. Manajer Logistik Manajer Logistik merupakan salah satu dari bagian dari Departemen Umum dan Keuangan. Berikut ini adalah tugas, tanggung jawab, dan tanggung jawab Manajer Logistik: a) Memiliki tanggung jawab dalam segala hal pengadaan barang pada seluruh perusahaan commit to user



b) Mempunyai tanggung jawab atas penyediaan bahan baku, bahan bakar, bahan penolong atau bahan pembantu serta perlengkpan bagi semua departemen produksi maupun non produksi. c) Membuat rencana kebutuhan bulanan bagi semua kebutuhan departemen produksi dan non produksi. d) Menyetujui dan membuat keputusan seluruh aktivitas yang berkaitan dengan seluruh kegiatann pengadaan barang. e) Mengawasi kelancaran pengadaan barang f) Memenuhi perbekalan untuk kebutuhan perusahaan secara umum. Manajer Logistik membawahi langsung Kepala Seksi Logistik dan Kepala Seksi Gudang. Berikut deskripsi jabatannya: 1) Kepala Seksi Logistik 1 dan 2 Kepala Seksi Logistik mempunyai tugas, tanggung jawab, dan wewenang sebagai berikut: a) Bertanggung jawab secara langsung kepada Manajer Logistik b) Mempunyai tanggung jawab melakukan pembelian bahan bakar bahan penolong atau bahan pembantu, perlengkapan, dan alat tulis kantor bagi kebutuhan perusahaan secara umum. c) Mempunyai tanggung jawab membuka surat pesanan pembelian seluruh kebutuhan perusahaan. d) Merekap seluruh kegiatan dan transaksi pembelian yang telah terjadi kemudian melaporkannya kepada menajer logistik.

commit to user



e) Mencari infomasi kebutuhan bulanaan bagi semua kebutuhan departemen produksi dan non produksi kemudian mengusulkan rencana kebutuhan bulanan departemen produksi dan non produksi kepada manajer logistik. f) Merealisasikan pembelian terhadap rencana kebutuhan bulanan perusahaan yang sudah disetujui manajer logistik. g) Memelihara hubungan baik antara pihak perusahaan dengan pihak supplier pihak lain. h) Mempunyai wewenang membawahi Kepala Urusan Logistik 1 dan Kepala Urusan Logistik 2.

2) Kepala Seksi Gudang Kepala Seksi Gudang mempunyai tugas, tanggung jawab, dan wewenang sebagai berikut: a) Bertanggung jawab secara langsung kepada Manajer Logistik b) Bertanggung jawab secara penuh seluruh atas seluruh persediaan yang berada di dalam gudang. c) Bertanggung jawab dalam melakukan pengendalian persedian baik itu dalam mengeluarkan barang yang ada di gudang maupun memasukkan barang ke dalam gudang. d) Mengawasi penerimaan barang dagangan (menggunakan blind copy dan pesanan pembelian sebagai laporan penerimaan barang) yang commit to user



berhubungan dengan seluruh barang yang ada di dalam gudang logistik. e) Melakukan kegiatan penyelenggaraan catatan seluruh persediaan barang yang tersisa dalam gudang. f) Mempunyai wewenang membawahi Kepala Urusan Gudang 1 dan Kepala Urusan Gudang 2. 2. Manajer Umum dan Personalia Manajer Umum dan Personalia bertanggung jawab langsung kepada Kepala Divisi Umum dan Keuangan. Memiliki tugas, tanggung jawab, dan wewenang sebagai berikut ini: a) Memperlancar perkembangan perusahaan dan kesejahteraan pegawai serta menentukan urusan kepegawaian; b) Bertanggung jawab atas urusan administrasi karyawan perusahaan; c) Bertanggung jawab atas rekruitment tenaga kerja yang sesuai dengan perusahan dan mempunyai wewenang dalam memberhentikan tenaga kerja yang tidak sesuai dengan kriteria perusahaan; d) Bertanggung jawab atas pembayaran gaji seluruh pegawai dalam perusahaan; e) Melakukan hubungan dengan pihak lain atau pihak luar khususnya untuk hal-hal tertentu, misalnya PKL, riset, penelitian, dan hal lainnya yang berkaitan. 3. Manajer Akuntansi dan Keuangan

commit to user



Manajer Akuntansi dan Keuangan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Divisi Umum dan Keuangan. Memiliki tugas, tanggung jawab, dan wewenang sebagai berikut ini: a) Bertanggung jawab atas penyusunan anggaran perusahaan dan pengendalian anggaran perusahaan atas pelaksanaan anggaran tersebut secara menyeluruh; b) Bertanggung jawab mengenai bidang keuangan (sirkulasi dalam perusahaan) perusahaan secara menyeluruh; c) Melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap kas dan investasi perusahaan; d) Mengotorisasi semua transaksi kas perusahaan; e) Bertanggung jawab atas penyetoran kas perusahaan ke bank; f) Bertanggung jawab atas pembayaran gaji terhadap seluruh tenaga kerja perusahaan kemudian akan dilanjutkan kepada bagian personalia dan umum; g) Melaksanakan seluruh kegiatan akuntansi perusahaan; h) Melakukan rekonsiliasi rekening bank; i) Menyelanggarakan dan bertanggung jawab atas buku besar dan dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan; j) Menyusun laporan keuangan perusahaan setiap periode yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan bertanggung jawab dalam memberikan informasi tentang kondisi financial perusahaan kepada pihak

commit to user



pimpinan, pemegang saham dan pihak lain yang berkepentingan dalam perusahaan; k) Menyalin laporan keuangan perusahaan bagi pihak luar perusahaan yang berkaitan dan berkepentingan.

4. Manajer EDP Manajer EDP bertanggung jawab langsung kepada Kepala Divisi Umum dan Keuangan. Memiliki tugas, tanggung jawab, dan wewenang sebagai berikut ini: a) Bertanggung jawab dalam memproses berbagai data maupun seluruh data yang ada dalam perusahaan; b) Bertanggung jawab atas keberadaan data yang dibutuhkan dan bagi kepentingan perusahaan; c) Bertugas untuk membuat inovasi-inovasi beberapa pemrogaraman terbaru bagi perusahaan. d) Bertanggung jawab atas kondisi seluruh komputer yang ada di perusahaan dan data-data yang ada di dalamnya.

5. Manajer Utility Manajer Utility bertanggung jawab langsung kepada Direktur Produksi dan mempunyai tugas dalam pemeliharaan mesin dan pengadaan diesel dan listrik serta perawatan atas aktiva yang dimiliki oleh perusahaan baik itu pada departemen produksi maupun pada departemen non produksi. commit to user



i) Kepala Seksi (Kasie) Kepala Seksi mempunyai tanggung jawab kepada Manajer atas pekerjaan yang dilaksanakan dan membawahi langsung karyawan yang berada di departemennya masing-masing. j) Kepala Urusan (Kaur) Kepala Urusan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Seksi dalam kegiatan pembuatan laporan dan mengurusi semua maslah yang ditemuinya di lapangan serta turun langsung dalam menangani masalah itu ke lapangan. Selain itu Kaur mempunyai wewenang dalam membawahi tenaga kerja yang berada di departemennya masing-masing dalam perusahaan. k) Kepala Regu (Karu) atau Group Leader Kepala Regu mempunyai tanggung jawab langsung kepada kepada Kaur dan mengurusi masalah di lapangan secara langsung serta turun langsung dalam menangani masalahnya tersebut.

5. Proses Produksi PT. Kusumahadi Santosa pada kegiatan produksinya mempunyai beberapa alur produksi. Kegiatan produksi itu meliputi kegiaatan pemintalan (Spinning), tenun (Weaving), cetak (Printing), celup (Dying), penyelesaian (Finishing). Pada tahun 1990 pada bagian pemintalan (Spinning) PT. Kusumahadi Santosa mengalami perluasan perusahaan, hal tersebut menjadi tonggak awal berdirinya PT. Kusumaputra Santosa. Dengan spesialisasi produksinya berupa benang, yang merupakan bahan baku kain sebagai produk utama PT. Kusumahadi Santosa. commit to user



Produk-produk yang dihasilkan pada PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa antara lain adalah: a. Benang; b. Kain Rayon; c. Kain katun; d. Kain Grey; e. Kain Cambrics f. Kain dying; dan g. Kain printing.

1. Pemintalan (Spinning) Spinning adalah kegiatan memproses bahan baku, berupa kapas (cotton) menjadi benang. Bahan baku pembuatan benang dibedakan menjadi dua, yaitu: a) Bahan Alami Bahan alami yang dimaksud disini adalah bahan yang berasal dari alam sendiri bukan buatan manusia. Salah satunya dari tumbuhan kapas dengan memanfaatkan bunga kapasnya sebgai bahan baku benang. Benang yang dihasilkan dari pemintalan kapas adalah jenis barang yang biasa digunakan sebagai bahan dasar pembuatan kain katun (cotton). Bahan alami, berupa kapas yang biasanya digunakan sebagai bahan baku pemintalan ini didatangkan dari luar negeri (import). b) Bahan Sintetis

commit to user


digilib.uns.ac.id 28 Bahan sintetis yang dimaksud disini adalah bahan yang bukan

berasal dari alam atau dapat dikatakan bahan buatan. Bahan sintetis berasal dari serat rayon, yakni serat yang terbuat dari bahan sintetik. Benang yang dihasilkan dari pemintalan serat rayon adalah jenis benang yang biasa digunakan untuk pembuatan kain rayon. Pada tahun 1990 pada bagian pemintalan (Spinnng) PT Kusumahadi Santosa mengalami perluasan usaha, hal tersebut menjadi tonggak awal berdirinya PT. Kusumaputra Santosa. Dengan spesialisasi produksinya berupa benang, yang merupakan bahan baku kain sebagai produk utama PT. Kusumahadi Santosa. Total produksi bagian pemintalan (Spinning) mencapai 24.000 ball per tahun, meliputi variasi benang cotton dan rayon. 2. Tenun (Weaving) Weaving adalah kegiatan yang akan dilakukan setelah proses pemintalan telah selesai dilakukan. Kegiatan ini berupa memproses benang menjadi kain. Departemen Weaving memiliki area kerja yang paling luas diantara departemen-departemen lainnya. Pada departemen weaving masih dibagi lagi menjadi dua departemen, yaitu departemen weaving 1 dan departemen weaving 2. Kedua departemen tersebut merupakan penghasil kain mentah. Kemudian kain mentah tersebut nantinya akan diproses lebih lanjut. Namun demikian kain mentah tersebut dapat pula dijual tanpa diproses lebih lanjut lagi, hal tersebut tergantung dari permintaan buyer. Perbedaan dari kedua departemen di weaving adalah dari mesin yang digunakan untuk menghasilkan kain commit to user


digilib.uns.ac.id 29 Pada departemen weaving 1 mesinnya menggunakan mesin Airjet

Suthle Loom. Sedangkan pada departemen weaving 2 menggunakan mesin Airjet dalam memproduksi kain. Perbedaan dari kedua mesin tenun tadi terletak pada tenaga penggeraknya. Pada mesin Suthle Loom digerakkan tanpa dynamo serta memiliki kecepatan dibawah mesin Airjet, sedangkan pada mesin Airjet meneggunakan tenaga kompresor dalam mengerakan mesinnya. Teknologi modern tersebut berasal dari Jerman dan Jepang dengan kontrol kualitas yang memiliki standart tinggi. Departemen weaving memiliki 570 buah mesin meliputi kedua jenis mesin tersebut, dengan kualitas dan kualifikasi kain yang dihasilkan sebagai berikut

commit to user


digilib.uns.ac.id 30 Tabel 1.1

Nama Mesin Weaving PT. Kusumahadi Santosa

Tipe Mesin

Lebar Kain

Motif Kain

Jumlah Mesin

TOYODA GH-9

65”

DOBBY

65

TOYODA GH-9

65”

TAPPET

95

TOYODA GH-9

56”

DOBBY

144

TOYODA GH-9

56”

TAPPET

120

WEAVING 1

JUMLAH

424

WEAVING II TSUDAKOMA AIRJET ZA 205i

75”

CAM

96

TSUDAKOMA AIRJET ZA 209i

75”

CAM

32

TSUDAKOMA AIRJET ZA 209i

75”

DOBBY

18

JUMLAH

146

Sumber : Administrasi PT. Kusumahadi Santosa tahun 2010

Kegiatan weaving tersebut dapat dihasilkan varian kain yang bermacam-macam, mulai dari kain yang berbahan 100% cotton, 100% rayon, atau kombinasi dari kedua bahan kain tersebut. Kombinasi kain tersebut akan menghasilkan varian kain baru yang kualitasnya tergantung pada kapasitas kombinasi bahan kain tersebut. Kapasitas departemen weaving dapat mencapai 2.000.000 meter per bulan. Dari kapasitas yang dihasilkan commit to userinilah PT. Kusumahadi Santosa dapat



memenuhi dan mencukupi kebutuhan konsumennya. Bahkan pada musim-musim tertentu, PT. Kusumahadi Santosa mengalami overload pesanan. Hal ini dikarenakan para konsumen atau buyer sedang mengalami masa ramai untuk pasar tekstil, biasanya masa ini terjadi ketika musim panas tiba. Kain hasil produksi tekstil PT. Kusumahadi santosa memiliki kualitas yang baik dan dirasa cocok dengan kondisi kulit konsumen, karena banyak tekstil produksi dari perusahaan lain terkadang membuat kulit iritasi atau membuat konsumen mengalami alergi karena bahan yang digunakan tidak cocok dengan kulit konsumen. 3. Cetak (Printing) dan Celup (Dying) Cetak dan celup yaitu kegiatan memproses kain mentah menjadi kain bermotif ataupun polos berwarna. Proses ini menggunakan teknologi komputerisasi yang dijalankan oleh seorang teknisi. Prosesnya mulai dari pembuatan motif, menentukan detail serat yang akan diwarnai sampai proses cetak dan celup, kain dikeringkan dengan mesin tertentu sesuai dengan kebutuhan hingga kain benar-benar kering. Setelah itu, kain disimpan di dalam gudang printing dan dying dan siap untuk dipasarkan. 4. Penyelesaian (Finishing) Penyelesaian (Finishing) adalah kegiatan memproses kain mentah menjadi kain jadi. Kegiatan ini meliputi pengolahankain mentah (grey) menjadi kain putih (cambrics) dengan menggunakan bahan kimia. Pada departemen finishing ini tidak hanya memproses pemutihan kain PT. Kusumahadi Santosa saja, akan tetapi juga memproses pemutihan kain yang berasal dari perusahaan commit to user



lain. Akan tetapi dengan catatan seluruh biaya pemutihan ditanggung penuh oleh perusahaaan yang membutuhkan jasa pemutihan tersebut. Biasanya untuk jasa pemutihan kain telah diatur dalam surat kontrak yang tekah disepakati antar kedua belah pihak perusahaan yang bersangkutan. Pada dasarnya proses yang dilakukan pada semua jenis kain adalah sama yaitu proses utama baru kemudian dibedakan berdasarkan jenis kain masing-masing. Berikut ini beberapa tahap dalam penyelesaian (finishimg) kain dalam departemen finishing: a) Proses bahan baku, yaitu proses membakar bulu-bulu pada kedua permukaan untuk mendapatkan permukaan kain. b) Proses penghilangan kanji, yaitu proses menghilangkan kanji dan minyak yang sebelumnya ada pada kain. c) Proses pemutihan dan pemasakan, yaitu proses penghilangan kotoran (malam, lemak, protein, kadar abu dan pectin) yangdisebabkan oleh pemintalan pertenunan dan bagi zat-zat warna harus dibuang untuk mendapatkan warna putih murni yang menghasilkan efek pencelupan yang lebih tinggi. d) Proses pencucian, proses ini berfungsi untuk menghilangkan kadar air dalam bahan dengan pemasakan. e) Proses pencelupan warna, proses iniuntuk menghendaki warna yang diinginkan dengan jalan mencelupakan kain putih dengan warna yang dikehendaki. commit to user



f) Proses backing, proses ini adalah proses menlewatkan kain celup pada ruangruang panas agar terjafi ikatanwarna yang kuat dan baik dengan kainkainnya. g) Proses pad resin, tujuan proses ini untuk mendapatkan sifat-sifat kain dengan menggunakan mesin stenser. h) Proses garing, tujuan dari proses ini adalah untuk mematangkan dan membangkitkan warna. Setelah proses utama berubah dibagi menjadi atau menurut jenis kainnya yaitu: a) Jenis Prima atau primasima printing, setelah proses utama kemudian dikembalikan dengan menggunakan mesin stenser baru diproses dengan mesin printing. b) TC putih atau rayon, setelah proses utama kain langsung dimasukkan mesin stenser untuk melakukan proses finishing. c) Polyster 100% celup, kain ini setelah proses utama langsung dicelupkan pada mesin jet drying kemudian dimasukkan ke dalam mesin stenser untuk melakukan finishing. d) Cotton atau rayon celup jingger, kain ini setelah melalui proses utama kemudian dicelupkan pada mesin jingger, baru dikeringkan. Setelah itu dilakukan proses finishing pada mesin stenser. e) Primasima atau alkali shock, proses dengan alkali shock ini untuk membangkitkan warna serta memperbaiki kondisi kain secara kimia,

commit to user



kemudian baru dikeringkan dengan mesin pengering yang sebelumnya sudah dicuci lebih dahulu sebagai finishing dimasukkan mesin stenser. 6. Permodalan Perusahaan PT. Kusumahadi Santosa merupakan perusahaan Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) sesuai dengan perpanjangan dari BMKM Pusat yaitu No.575/III PMDN/1987 pada tanggal 16 november 1985. Modal pendiriannya dipegang oleh keluarga H. Santosa Doellah yang kemudian modal tersebut digunakan untuk menyediakan sarana-sarana perusahaan, seperti mesin-mesin produksi dan peralatan pengujian laboratorium yang didatangkan dari Amerika Serikat, Jerman, Jepang. Selain itu untuk menunjang proses produksi, modal tersebut juga digunakanuntuk mendirikan sarana penunjang perusahaan seperti penyediaan lahan, pembangunan gedung-gedungperkantoran, ruang produksi, dan sarana-sarana lainnya. 7.

Pembelian dan Pemasaran 1. Pembelian Pemmbelian yang dilakukan PT. Kusumahadi Santosa meliputi pembelian bahan baku, pembelian bahan pembantu, pembelian bahan bakar, pembelian suku cadang dan pembelian alat tulis kantor serta kebutuhan rumah tangga. a) Pembelian Bahan Baku Pembelian bahan baku pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan untuk memenuhi kebutuhan produksinya. Bahan baku yang dibutuhkan pada PT. Kusumaputra Santosa adalah berupa serat import maupun serat lokal. Pada serat import ini berupa cotton yang mayoritas didatangkan dari Brazil dan commit to user



Amerika Serikat, sedangkan serat lokal yang berupa rayon atau serat sintetis ini mayoritas didatangkan dari daerah Jawa Barat. Sedangkan untuk PT. Kusumahadi Santosa bahan bakunya berupa benang yang berasal dari PT. Kusumaputra Santosa sendiri dan sebagian dari perusahaan benang lain. b) Pembelian Bahan Pembantu Bahan pembantu yang dimaksud disini adalah bahan lain yang dibutuhkan dalam proses produksi selain bahan baku. Bahan pembantu biasanya digunakan untuk melengkapi atau menunjang dalam kegiatan produksi. Keberadaan bahan pembantu ini sangat dibutuhkan dalam proses produksi. Pengadaan bahan pembantu ini dilakukan oleh Departemen Logistik bagian pembelian khususnya oleh Kaur II sebagai pelaksana pembelian bahan pembantu. Pembelian akan dilakukan setelah mendapatkan surat kebutuhan dari departemen pengguna. Bahan pembantu yang dibutuhkan dan digunakan antara lain adalah: 1) Chemical 2) Paper cone 3) Layer box 4) Box packing 5) Klem black seng 6) Strapping band 7) Material kanji 8) Tali raffia

commit to user



c) Pembelian Bahan Bakar Pembelian bahan bakar pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan untuk memenuhi kebutuhan bahan bakar atau kebutuhan energi seluruh mesin yang ada pada PT. Kusumahadi Santosa. Kebutuhan bahan baku untuk PT. Kusumahadi Santosa berupa batu bara dan solar. Pengadaan kebutuhan ini dilaksanakan oleh bagian Departemen Logistik bagian pembelian khususnya oleh Kaur II sebagai pelaksana pembelian bahan bakar. d) Pembelian Suku Cadang Suku cadang mesin yang digunakan pada PT. Kusumahdi Santosa pengadaanya dilakukan oleh bagian Departemen Logistik bagian pembelian suku cadang mesin. Terdapat bebrapa suku cadang yang tidak terdapat di Indonesia. Sehinnga dalam pemenuhan kebutuhannya ini PT. Kusumahadi Santosa mengimpor langsung kebutuhan suku cadang mesin dari supplier luar negeri. e) Pembelian alat tulis kantor dan kebutuhan rumah tangga Pembelian alat tulis kantor yang dimaksud disini adalah segala kebutuhan pegawai yang berhubungan dengan segala fasilitas pegawai yang berada di kantor. Kebutuhan alat tulis kantor disini seperti bolpoin, pensil, penghapus, kertas HVS, tinta printer, dan lainnya. 2. Pemasaran Dalam melakukan pemasaran PT. Kusumahadi Santosa perlu melakukan perluasan pasar, terutama perluasan pasar-pasar yang berpotensial. Beberapa

commit to user



kebijakan yang menjadi landasan sistem pemasaran PT. Kusumahadi Santosa, yaitu: a. Kebijakan Harga Faktor yang perlu diperhatikkan dalam menentukkan kebijakan harga produk yang dihasilkan PT. Kusumahadi Santosa adalah jenis produk, kualitas produk dan persaingan produk sejenis yang tengah terjadi di pasaran pada kondisi terkini. b. Kebijakan Distribusi dan Daerah Pemasaran Pangsa

pasar

maupun

konsumen

potensial

merupakkan

obyek

pendistribusian produk PT. Kusumahadi Santosa. Peluang untuk meraih pangsa pasar tersebut dilakukan dengan pemilihan daerah potensial bagi pemakai produk. Secara garis besar, obyek pendistribusian produk ersebut meliputi Jakarta, Semarang, Surabaya, Surakarta, dan Bali. Selain itu juga dipasarkan pada pasar internasional diantarannya adalah Jerman, Amerika Serikat, dan Brazil juga beberapa Negara UEA (Uni Emirat Arab) meliputi Negara Arab, Turki, dan Dubai. Delain itu juga merambah kawasan Asia seperti Malaysia dan Singapura. c. Kebijakan promosi Promosi adalah kegiatan memperkenalkan produk pada semua konsumen baik itu konsumen yang ada maupun konsumen yang potensial. Dalam kebijakan promosinya PT. Kusumahadi Santosa menempuh beberapa cara dalam melakukan kebijakan promosinya. Promosi yang dilakukan pada PT. Kusumaadi Santosa antara lain adalah: commit to user



1) Mengikuti pameran dagang yang biasanya dilakukan setiap setengah tahun sekali atau dalam satu tahun sekali. 2) Menyediakan catalog produk untuk pembeli, yang dapat diakses melalui website perusahaan yaitu www.kusumahadi-textiles.com

8.

Personalia dan Penggajian 1. Perekrutan Terdapat dua metode perekrutan tenaga kerja pada PT. Kusumahadi Santosa. Yang pertama adalah dengan metode internal dan metode eksternal. Metodemetode tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: a. Perekrutan Internal (perekrutan dari pihak dalam perusahaan) 1) Promosi 2) Koneksi tenaga kerja lama b. Perekrutan Eksternal (perekrutan dari luar perusahaan) Jika jumlah perekrutan internal belum memadai standar kualifikasi perusahaan, maka akan dilakukan perekrutan secara eksternal untuk mengisi lowongan pekerjaan ataupun mengganti tenaga kerja yang tidak memenuhi standar kualifikasi perusahaan. Biasanya perekrutan ini menngunakan media cetak maupun elektronik untuk memberitahukan kepada masyarakat terhadap adanya lowongan pekerjaan. Penggunaan media massa ini ditujukan agar mendapat sumber daya manusia yang baik dan sesuai dengan bidangnya selain itu perusahaan menginginkan agar lowongan tersebut dapat terisi

commit to user



dengan cepat. Tahap-tahap pengajuan jumlah kebutuhan karyawan setiap departemen adalah sebagai berikut: 1) Permintaan kebutuhan tenaga kerja setiap departemen. 2) Permintaan tersebut kemudian diajukan kepada Kepala Divisi. 3) Kepala Divisi kemudia akan membawa masalah ini ke bagian Umum dan Personalia. 4) Pengadaan seleksi bagi para calon karyawan. 5) Ketentuan penempatn setiap jabatan di departemen yang bersangkutan disesuaikan dengan tingkat pendidikan calon karyawan. 2. Seleksi Seleksi merupakan proses pemilihan individu-individu yang memliki kualifikasi yang relevan atau sesuai untuk mengisi posisi tertentu dalam suatu organisasi. Jika perusahaan tidak memiliki karyawan yang memiliki persyaratan yang telah ditetapkan sebelumnya, maka perusahaan suatu organisasi tersebut berada dalam posisi yang lebih buruk atau organisasi tersebut berada dalam suatu posisi yang lebih buruk untuk berhasil. Beberapa tes seleksi yang diterapkanoleh PT. Kusumahadi Santosa antara lain: a. Tes kepribadian (pschylogycal test) b. Tes kesehatan c. Tes ketrampilan d. Tes wawancara Setelah melalui serangkaian tes seleksi tersebut, calon karyawan masih harus mengikuti beberapa prosedur lagi, yaitu sebagai berikut: commit to user



a. Calon karyawan harus menjalani masa percobaan sekitar 3 bulan sebelum dinyatakan sebagai karyawan tetap perusahaan. b. Selama percobaan, karyawan perusahaan dan perusahaan memiliki hak untuk memutuskan hubungan kerja apabila masing-masing pihak tidak dapat memenuhi harapan masing-masing. c. Apabila masa percobaan telah selesai dan masing-masing pihak dapat menerima, maka calon karyawan itu dinyatakan sebagai karyawan tetap tetap dan mendapatkan hak-hak sesuai dengankesepakatan yang sudah dibuat pada sebelum masa percobaan. d. Sebelum diangkat sebagai karyawan tetap, calon karyawan melakukan pemeriksaan kesehatan danakandiberi penyuluhan oleh Serikat Pekerja Nasional (SPN) unit PT. Kusumahadi Santosa. e. Adapun penerimaan tenaga kerja dilakukan dengan syarat-syarat dan ketentuan sebagai berikut: 1)

Warga Negara Indonesia

2)

Pendidikan atau pengalaman kerja sesuai dengan kualifikasi perusahaan;

3) Umur minimal 16 tahun; 4) Memiliki Surat Kuning dari Departemen Tenaga Kerja (DEPNAKER) 5) Sehat secara jasmani dan rohani atau mendapat surat keterangan sehat dari dokter; 6) Surat Keterangan Baik dari Kepolisian; dan 7) Pas foto.

commit to user



3. Pelatihan dan Pengembangan PT. Kusumahadi Santosa menyelenggarakan pelatihan bagi karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan pada saat itu. Perusahaan biasanya menerapkan metode pelatihan campuran antara internal perusahaan dan eksternal perusahaan. Hal ini dilakukan dengan cara mengirimkan beberapa orang karyawan untuk mengikuti pelatihan di luar (ekstermal). Karyawan yang ditunjuk tersebut kemudian mempresentasikan ilmu yang diperoleh dari pelatihan kepada direksi maupun bagian yang terkait. Perusahaan kemudian mengadakan pelatihan internal untuk karyawan yang lain berdasarkan ilmu yang diperoleh karyawan yang telah menjalani pelatihan di luar tersebut. PT. Kusumahadi Santosa tidak hanya menyelenggarakan pelatihan ketrampilan saja, akan tetapi juga program pengembangan

karyawan,

misalnya

pelatihan

kepemimpinan.

Dengan

diadakannya pelatihan dan pengembangan tersebut diharapkan meningkatkan kinerja dan motivasi karyawan bagi perusahaan. 4. Tenaga Kerja Saat ini dalam menjalankan berbagai kegiatan operasionalnya, pekerja yang dimiliki PT. Kusumahadi Santosa berjumlah ± 1850 karyawan, yang terdiri dari karyawan kantor, departemen Spinning, departemen Weaving I dan Weaving II, depatemen Finishing atau Pretreatment, departemen Printing, dan departemen Utility. Adapun jumlah tenaga kerja untuk PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa dapat dilihat dari tabel di bawah ini:

commit to user



Tabel 1.2 Daftar Tenaga Kerja PT. Kusumaputra Santosa Departemen

Pria

Wanita

159

271

PPC

1

-

Utility

33

-

Pemasaran

11

1

Akuntansi Keuangan

1

1

Logistik

7

-

Umum, dll.

54

2

266

275

Produksi

Jumlah

Sumber: Departemen Umum dan Personalia PT. Kusumahadi Santosa

commit to user



Tabel 1.3 Daftar Tenaga Kerja PT. Kusumahadi Santosa Departemen

Pria

Wanita

Weaving I

191

166

Weaving II

125

159

PPC

1

2

Finshing

81

20

Utility

59

1

Pemasaran

58

5

Pemasaran Printing

3

3

Akuntansi

8

5

Logistik

11

5

Umum

60

6

Printing

244

46

841

418

Jumlah

Sumber: Departemen Umum dan Personalia PT. Kusumahadi Santosa

5. Pengaturan Waktu Kerja dan Tenaga Kerja Sistem kerja pada PT. Kusumahadi Santosa, menetapakan jam kerja sebanyak 8 jam kerja sebanyak 8 jam kerja per hari atau 40 jam per minggu. Hal tersebut sesuai dengan UU No.1 Tahun 1951 Jo. UU No.12/1978. Berikut adalah pembagian jam kerjanya: commit to user



a. Shift Produksi Shift pagi

: 06.00 - 14.00

Shift siang

: 14.00 – 22.00

Shift malam

: 22.00 – 06.00

Waktu istirahat

: 60 menit

b. Shift Keamanan Shift pagi

: 07.00 – 15.00

Shift siang

: 15.00 – 23.00

Shift malam

: 23.00 – 07.00

Waktu istirahat

: 60 menit

c. Normal shift / sopir Waktu istirahat

: 08.00 – 16.30 : 60 menit

d. Pekerja non shift Senin s/d Jumat

: 08.00 – 16.30

Waktu istirahat

: 60 menit

Sabtu

: 08.00 – 11.00 (tanpa istirahat)

e. Pada hari jumat seluruh karyawan mendapatkan 90 menit waktu istirahat 6. Kerja Lembur Kerja lembur merupakan kerja yang dilakukan oleh karyawan di luar jam kerja mereka. Perusahaan meminta karyawan untuk melakukan ekrja lembur dengan pertimbangan dan ketentuan sebagai berikut:

commit to user



a. Setiap karyawan yang bekerja lembur lebih dari 7 jam per hari atau 40 jam dalam

seminggu,

maka

kelebihan

jam

kerja

dari

batas

tersebut

diperhitungkan sebagai kerja lembur. b. Kerja lembur hanya dibenarkan atas perintah atau persetujuan perusahaan atau pimpinan yang berwenang. Bagi karyawan yang bekerja lembur tanpa perintah atau persetujuan pihak yang berwenang, tidak akan mendapat upah lembur. c. Kerja lembur dilakukan apabila terdapat pekerjaan yang tidak mungkin selesai dalam jam kerja normal dan memerlukan penyeleseaian segera untuk kepentingan produksi. 7. Pengupahan a. Dasar Pengupahan Upah yang diberikan kepada seluruh karyawan PT. Kusumahadi Santosa telah disesuaikan dengan standar kerja 7 jam sehari atau 40 jamseminggu dengan upah sebesar Upah Minimum Regional (UMR) yang berlaku. b. Sistem Pengupahan System yang diterapkan dalam pengupahan karyawan PT. Kusumahadi Santosa adalah menggunakan upah harian yang didasarkan pada perhitungan jumlah hari dan jam kerja dalam satu bulan, dan upah bulanan yang dibayarkan kepada staff setelah bekerja satu bulan dan dibayarkan setiap akhir bulan. 8. Kesejahteraan Karyawan

commit to user



Selain sistem pengupahan menggunakan UMR, PT. Kusumahadi Santosa juga menyediakan fasilitas dan jaminan untuk para keryawan, staff, dan pimpinan perusahaan, antara lain: a. Perusahaan menyediakan fasilitas kesehatan berupa poliklinik dan dokter di perusahaan; b. Karyawan beserta keluarga dapat berobat ke dokter perusahaan tersebut secara gratis; c. Perusahaan memberikan servis makanan gratis waktu jam istirahat bagi semua karyawan perusahaan; d. Perusahaan menyediakan koperasi karyawan; e. Perusahaan memberikan biaya sakit, kelahiran, dan pernikahan; dan f. Perusahaan memberikan pakaian seragam 2 stel setiap tahun, astek, dan jamsostek bagi karyawan. 9. Tata Tertib Perusahaan Pada PT. Kusumahadi Santosa terdapat beberapa tata tertib yang berlaku bagi seluruh karyawan, jika terdapat pelanggaran mka akan dikenakan sanksi berupa skorsing. Tata tertib tersebut antara lain: a. Pekerja harus melakukan pekerjaan dengan sebaik-baiknya dan mematuhi semua perintah yang diberikan sepanjang tugas tersebut berhubungan dengan aktivitas perusahaan. b. Tanpa persetujuan dari perusahaan, pekerja dilarang bekerja sambilan atau bekerja paruh waktu pada perusahaan lain.

commit to user



c. Pekerja wajib melapor pada atasan setiap kali tidak masuk kerja dengan memperlihatkan keterangan yang sah dan benar. Surat keterangan harus diserahkan kepada atasan paling lambat satu hari setelahyang bersangkutan tidak masuk kerja. d. Pekerja wajib menjaga dan memelihara semua peralatan kerja serta melarkan apabila ada kerusakan atau inventaris yang hilang. e. Pekerja dilarang membawa keluar barang milik perusahaan tanpa ijin dari atasan langsung. f. Semua barang inventaris harus dikembalikan pada perusahaan apabila terjadi pemutusan hububgan kerja. g. Pekerja dilarang bermain judi atau segala permainan yang berbau judi di lingkungan pekerjaan. h. Pekerja dilarang merokok di tempat kerja kecuali di tempat-tempat yang sudah ditentukan. i. Pekerja yang akan meninggalkan pekerjaanya untuk suatu keperluan harus mendapat ijin terlebih dahulu dari atasannya langsung atau pimpinan perusahaan. j. Pekerja

dilarang

menyalahgunakan

kepercayaan

perusahaan

dengan

menerima uang, barang maupun jasa yang dapat mengakibatkan sejumlah kerugian bagi perusahaan. k. Pekerja diharuskan memakai seragam, topi, sepatu, tanda pengenal, dan lainlain yang telah diterapkan perusahaan sebelumnya secara sempurna pada jam-jam kerja efektif. commit to user



l. Setiap pekerja wajib menjaga kebersihan, kerapian, dan, ketertiban tempat kerja dengan sebaik-baiknya. m. Setiap pekerja yang mengetahui adanya kemungkinan yang dapat menyebabkan kecelakaan manusia, kerusakan harta benda milik perusahaan atau kebakaran harus melaporkan kepada atasanya. B. Latar Belakang Masalah Dewasa ini perkembangan dunia bisnis mengalami kemajuan yang sangat pesat. Berkembangnya kegiatan usaha tersebut dapat dilihat dengan perkembangan bidang usaha perusahaan-perusahaan di Indonesia yang semakin beraneka ragam bahkan bermunculan perusahaan-perusahaan baru yang membuat persaingan bisnis di Indonesia semakin ketat. Perkembangan bidang usaha ini terlihat pada banyaknya perusahaan yang bergerak pada perusahaan jasa, perusahaan dagang, dan perusahaan manufaktur. Dalam menghadapi persaingan di dunia bisnis yang semakin ketat ini perusahaan dituntut memiliki manajemen yang profesional dan handal. Salah satu manajemen yang akan dibahas oleh penulis adalah manajemen pembelian. Manajemen pembelian dinilai sangat penting, karena dengan pengelolaan manajemen pembelian yang baik dapat menghemat kos yang dikeluarkan dan meningkatkan kuantitas maupun kualitas hasil produksi perusahaan. Selain manajemen pembelian yang profesional dan handal dibutuhkan pula suatu sistem yang dapat menangani semua aktivitas perusahaan, sehingga dapat mempermudah pengoperasian perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan.

commit to user



Sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2008:2). Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2008:3). Informasi keuangan yang dibutuhkan adalah berupa laporan keuangan yang dibuat pada suatu periode tertentu. Dengan berpedoman pada laporan keuangan ini manajemen dapat menilai baik buruknya kondisi keuangan perusahaan pada periode tertentu. Dengan demikian manajamen perusahaan dapat menentukan pembelian barang sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan. Dengan adanya sebuah sistem yang profesional dan handal pada sebuah perusahaan maka akan memudahkan perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Yaitu untuk mendapatkan laba/profit semaksimal mungkin.

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008:3). Pada pengendalian intern terdapat beberapa prinsip, yaitu: (1) adanya pemisahan struktur organisasi secara tegas; (2) terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan pada seluruh aset organisasi; (3) adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi; dan (4) adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang tanggung jawabnya. commit to user



Berdasarkan penjelasan diatas pengertian dari sistem akuntansi dan sistem pengendalian intern terlihat berbeda. Sistem akuntansi merupakan sebuah cara yang dilakukan manajemen dalam pencapaian tujuan perusahaan dengan penyedian informasi keuangan perusahaan secara keseluruhan yaitu berupa output yang dirangkum pada sebuah laporan keuangan yang diperlukan oleh pengelola perusahaan untuk dipertanggungjawabkan kepada pemilik perusahaan dan beberapa pihak yang berkepentingan. Sedangkan sistem pengendelian intern sendiri lebih mengacu kepada pengecekkan dan pengorganisasian atas data informasi akuntansi perusahaan agar memudahkan tercapainya kebijakkan manajemen.

Meskipun kedua penjelasan tersebut terlihat beberapa perbedaan akan tetapi apabila dicermati akan terdapat keterkaitan yang sangat erat dari kedua unsur tersebut. Output dari sistem akuntansi adalah sebauah data akuntansi berupa laporan keuangan. Pada sebuah data akuntansi perusahaan pastilah terdapat beberapa informasi yang mengandung kesalahan, kecurangan, penyalahgunaan, bias, dan hal lain yang menyimpang. Padahal untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan sistem akuntansi yang bebas dari beberapa unsur penyimpangan diatas. Maka dalam pelaksanaan sistem akuntansi sangatlah dibutuhkan pengendalian intern yang kuat untuk mencegah dan menghindari beberapa penyimpangan tersebut. Dengan dipatuhinnya prinsip pengendalian intern yang berupa pemisahan struktur organisasi, terdapat pembagian wewenang dan prosedur pencatatan, serta terdapat praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, maka akan dihasilkan informasi yang handal dan terpercaya bagi pemimpin perusahaan dan commit to user



beberapa pengguna informasi lainnya. Dengan keandalan tersebut maka perusahaan diharapkan dapat mencapai tujuannya.

Pada PT. Kusumahadi Santosa bagian pembelian ditangani oleh manajer logistik atau pengadaan. Manajer logistik ini dibantu oleh beberapa bawahannya dalam melaksanakan pembelian. Diantaranya ada pada bagian logistik 1, logistik 2, dan gudang. Pangadaan barang PT. Kusumahadi Santosa dilakukan oleh bagian logistik. Bagian logistik ini mengurusi beberapa pembelian diantaranya suku cadang, bahan pembantu, bahan bakar, serta berbagai macam kebutuhan kantor dan rumah tangga. Sedangkan bahan baku berupa kapas ditangani langsung oleh Direktur Utama PT. Kusumahadi Santosa. Sedangkan penerimaan dan penyimpanan barang ditangani langsung oleh gudang – bagian logistik, kecuali bahan baku disimpan oleh gudang – PT. Kusumaputra Santosa. Meskipun bahan pembantu hanyalah pelengkap atau penambah dalam industri ini, bahan pembantu dirasa sangat penting oleh penulis karena tanpa adanya bahan pembantu ini proses produksi kain tidak akan tuntas dengan hasil akhir yang memuaskan. Terutama bahan chemical, bahan ini sangat berguna sebagai pelarut dan membantu bahan utama. Sehingga pengendalian terhadap kegiatan pembelian bahan pembantu berupa chemical dinilai sangat penting oleh penulis, maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis mengambil judul:

“EVALUASI

SISTEM

PENGENDALIAN

INTERN

TERHADAP

PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA”

commit to user



C. Perumusan Masalah

Dalam memudahkan pembahasan masalah dan pemahamannya, maka penulis merumuskan pokok permasalahan dalam penelitian ini, yaitu sebagai berikut:

1.

Elemen-elemen apa sajakah yang terkandung dalam sistem pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa?

2.

Bagaimanakah prosedur pelaksanaan sistem pembelian chemical yang diterapkan pada PT. Kusumahadi Santosa?

3.

Apa sajakah kelemahan/kekuatan dalam sistem pengendalian intern pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa?

D. Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam melakukan penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui elemen-elemen apa sajakah yang terkandung dalam sistem pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa. 2. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan sistem pembelian chemical yang diterapkan pada PT. Kusumahadi Santosa. 3. Untuk mengetahui apa sajakah kelemahan/kekuatan dalam sistem pengendalian intern pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa.

commit to user



E. Manfaat Penelitian

Diharapkan hasil penelitian ini dapat memberikan beberapa manfaat sebagai berikut:

1. Bagi Penulis Menambah wawasan penulis tentang praktik kerja di dunia nyata, sehingga dapat menambahkan pengetahuan sebelumnya yang telah di dapat pada bangku kuliah, terutama dalam hal sistem akuntansi di suatu perusahaan/instansi. 2. Bagi Perusahaan Meberi masukan yang sekiranya dapat menjadi pertimbangan dalam perbaikan prosedur dan sistem akuntansi pembelian chemical yang dilakukan oleh perusahaan, dan perbaikan terhadap kelemahan sistem pngendalian intern yang terkait dalam prosedur dan sistem akuntansi pembelian impor. 3. Bagi Universitas Sebelas Maret Surakarta Dapat digunakan sebagai bahan referensi bagi mahasiswa yang sedang menyusun tugas akhir khususnya tentang sistem pengendalian intern pembelian chemical. 4. Bagi Pembaca Dapat digunakan sebagai tambahan pengetahuan tentang sistem pengendalian intern pembelian chemical.

commit to user


digilib.uns.ac.id 54 BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Tinjauan Pustaka

1.

Pengertian Sistem

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001:2).

Sedangkan menurut Baridwan (1990:1) sistem merupakan suatu kerangka suatu kegiatan dan prosedur-prosedur yang paling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.

Menurut Komite Standarisasi Perekayasaan Amerika, sistem adalah serangkaian metode, prosedur, atau tehnik yang disatukan oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk suatu kewsatuan yang terpadu (Squire, 1992:1)

Dari ketiga pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah serangkaian unsur suatu kegiatan dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya yang disusun dengan suatu skema untuk mencapai tujuan tertentu sebuah perusahaan.

commit to user



2. Pengertian Pembelian Menurut Anorga (Kamus Istilah Ekonomi) pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan maksud dipergunakan sendiri atau dijual lagi dengan atau tanpa diproses lebih lanjut sebelumnya. 3. Pengertian Sistem Pembelian Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan (Mulyadi, 2001:299). Dapat dikatakan sistem pembelian adalah suatu sistem yang dibuat menurut prosedur tertentu yang digunakan dalam pemenuhan kebutuhan perusahaan dengan cara pengadaan atau pembelian barang. 4. Fungsi Pembelian Menurut Widjajanto (2001:352) fungsi pembelian barang sebenarnya berada di bawah atap fungsi logistik. Yang dimaksud dengan fungsi logistik adalah fungsi perencanaan dan pengendalian aliran fisik barang yang mengalir ke segenap bagian organisasi. Fungsi pembelian pada dasarnya bertanggung jawab untuk: a. Menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat. b. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat. c. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat. Kegiatan menentukan kuantitas dan saat penerimaan barang yang tepat merupakan kegiatan manajemen pengendalian persediaan. Untuk menentukan kuantitas pembelian dan titik pemesanan kembali yang dilakukan agar tercapai keseimbangan yang optimal, memerlukan tiga faktor yaitu sebagai berikut:

commit to user



a. Jumlah barang yang dipesan. b. Biaya pengelolaan barang. c. Resiko kelangkaan barang. 5. Pengertian Bahan Pembantu Bahan pembantu digunakan untuk kebutuhan produksi perawatan dan bukan merupakan bagian dari bahan baku. Penyediaan tepat waktu bahan tambahan untuk perusahaan sangat penting untuk proses produksi. Orang atau kelompok yang bertanggung jawab untuk pembelian bahan pembantu umumnya akan melacak pembelian dalam suatu periode akuntansi dan mencoba mempertahankan ini pada tingkat yang konsisten sesuai dengan proporsi produksi. Bahan pembantu dapat dikatakan bahan yang tidak merupakan substansi utama dari output dan ditambahkan ke bahan dasar untuk memberikan sifat tertentu ke produk jadi, bahan ini juga diperlukan untuk secara langsung mempengaruhi bahan baku. Sedangkan yang dimaksud dengan bahan pembantu chemical adalah bahan yang secara langsung mempengaruhi bahan baku yang berbentuk zat kimia dan memberikan sifat tertentu saat pemrosesan produk. 6. Fungsi yang Terkait Dalam pelaksanaan kegiatan pembelian bahan penolong tidak hanya melibatkan satu unsur atau bagian saja, melainkan melibatkan beberapa bagian yang terkait. Berbagai fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian berada di tangan unit organisasi berikut ini:

commit to user



a. Fungsi gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c. Fungsi penerimaaan barang Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. d. Fungsi akuntansi Fungsi ini terkait dalam transaksi pembelian yaitu pada proses pencatatan utang dan pencatatat persediaan. 7. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian a. Prosedur permintaan pembelian b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok c. Prosedur order pembelian d. Prosedur penerimaan barang e. Prosedur pencatatan utang f. Prosedur distribusi pembelian commit to user



8. Catatan Akuntansi yang Digunakan a. Register bukti kas keluar b. Jurnal pembelian c. Buku pembantu utang d. Buku pembantu sediaan 9. Dokumen yang Digunakan a. Surat permintaan pembelian b. Surat permintaan otorisasi investasi c. Surat permintaan otorisasi reparasi d. Surat permintaan penawaran harga e. Surat order pembelian f. Laporan penerimaan barang g. Surat perubahan order h. Faktur dari pemasok 10. Sistem Pengendalian Intern Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:163). Tujuan Pengendalian Intern adalah: a. Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. c. Mendorong efisiensi. commit to user



d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Unsur pokok Sistem Pengendalian Intern meliputi: a. Struktur organisasi yang memisahkan Fungsi dan tanggung jawab secara tegas. Pembagian tanggungjawab secara fungsional didasarkan pada prinsip-prinsip, yaitu: 1) Harus dipisahkan antara fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. 2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan semua tahap transaksi. b. Sistem wewenang dan prosedur. Dalam perusahaan, transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi. Cara yang ditempuh perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat adalah: 1) Penggunaan

formulir

bernomor

urut

tercetak

dan

pemakaianya

harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, sehingga dapat menetapkan pertanggungjawaban transaksi. 2) Pemeriksaan mendadak. Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu terhadap pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan commit to user



mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang ditetapkan. 3) Setiap transaksi tidak boleh dilakukan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, sehingga terjadi internal check terhadap tugas setiap unit. 4) Perputaran jabatan Dilakukan perputaran jabatan ini untuk menghindari adanya persekongkolan antar karyawan. 5) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya. Hal ini dilakukan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggungjawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaanya dengan efisien dan efektif. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai

batas

minimum

dan

perusahaan

pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

commit to user

tetap

dapat

menghasilkan



B. Penyajian dan Analisis Data Dalam pemenuhan kebutuhan proses produksi perusahaan agar berjalan dengan baik dan lancar diperlukan sistem akuntansi yang baik dalam seluruh kegiatan operasi perusahaan. Selain sistem akuntansi yang baik, diperlukan juga sistem pengendalian intern yang handal dalam menjaga dan memenuhi seluruh proses produuksi. Dengan dijalankannya sistem pengendalian intern yang handal dan sistem akuntansi yang baik akan menciptakan pemisahan fungsi yang jelas, otorisasi dari pihak berwenang, dan praktik yang sehat. Sehingga akan mengurangi kemungkinan kerugian yang timbul selama proses produksi berlangsung. Berikut struktur oganisasi yang memisahkan fungsi, sistem wewenang dan otorisasi, praktik yang sehat, dan mutu karyawan terhadap sistem pembelian bahan pembantu Chemical pada PT. Kusumahadi Santosa: 1. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan Standart Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT. Kusumahadi Santosa antara lain: a. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tegas terhadap pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah : 1) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan Fungsi pembelian disini dilakukan oleh bagian logistik, Tugas dari fungsi ini adalah melakukan koordinasi dengan bagian produksi tentang kebutuhan bahan pembantu chemical yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah itu mencari supplier yang menjual bahan pembantu chemical sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kemudian melakukan konfirmasi jadi atau tidaknya pembelian bahan pembantu chemical kepada bagian produksi dan bagian gudang. Apabila bahan pembantu chemical tersebut jadi dibeli maka selanjutnya melakukan pembelian commit to user



dengan membuat surat pesanan pembelian. Sedangakan fungsi penerimaan dilakukan oleh bagian gudang logistik, bertugas menerima bahan pembantu chemical beserta dokumen pendukung yang menyertainya dan membubuhkan stempel tanda terima pada dokumen tersebut. Setelah itu bagian gudang membuat tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik. 2) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi Fungsi pembelian yang dilakukan bagian logistik terpisah dari fungsi akuntansi yang dilakukan bagian akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi bertugas melakukan pencatatan proses pembelian berupa pencatatan utang dan utang yang sudah dilunasi dan pembuatan kartu utang dan kartu persediaan. 3) Perangkapan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian gudang. Selain bertugas melakukan penerimaan dan membuat tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik. Gudang logistik juga berfungsi sebagai penyimpanan barang yang telah diterima. 4) Perangkapan fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan Fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan dirangkap oleh bagian akuntansi dan keuangan. Selain melakukan pencatatan utang dan utang yang dilunasi, bagian akuntansi dan keuangan juga bertugas membuat bukti pengeluaran, menerima bukti yang belum dibayar, dan melakukan pembayaran.

commit to user



5) Semua transaksi dilakukan oleh bagian yang berbeda Seluruh transaksi pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan oleh bagian yang berbeda yaitu: bagian produksi, bagian logistik, bagian gudang logistik, bagian administrasi logistik, dan bagian akuntansi keuangan. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut di atas. b. Sistem wewenang dan prosedur yang ada dalam pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah: 1) Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. Transaksi pembelian ini didahului dengan diterimanya surat permintaan pembelian barang oleh bagian logistik dari fungsi pemakai barang atau bagian produksi. Bagian produksi ini membuat surat permintaan pembelian barang dan surat kebutuhan bulanan sebagai dasar bagi bagian logistik dalam melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. Persetujuan untuk mengajukan permintaan pembelian barang dan 2 lembar surat kebutuhan bulanan ini diwujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari kepala divisi produksi. Pada surat permintaan pembelian barang dan 1 lembar surat kebutuhan bulanan, yang merupakan bukti bahwa barang yang diajukan dalam permintaan pembelian kepada bagian logistik merupakan barang yang memang dibutuhkan perusahaan. Sedangkan 1 lembar surat kebutuhan bulanan disimpan sebagai arsip permanen oleh bagian produksi.

commit to user



2) Surat pesanan pembelian diotorisasi oleh manajer logistik Dengan surat pesanan pembelian ini bagian logistik memulai proses pembelian. Pada tahap awal bagian logistik menerima surat kebutuhan bulanan lembar pertama dan permintaan pembelian barang 1 lembar dari bagian produksi. Kemudian bagian logistik membuat surat penawaran harga yang ditujukan kepada beberapa supplier. Setelah itu bagian logistik menerima surat balasan penawaran harga dari beberapa supplier yang mendapat surat penawaran harga. Setelah itu bagian logistik membandingkan harga dari beberapa supplier berdasarkan surat balasan penawaran harga tersebut. Kemudian Bagian Logistik menentukan salah satu supplier yang surat balasan penawaran harganya sesuai atau mendekati kriteria bagian produksi. Setelah itu bagian logistik membuat surat pengajuan perubahan harga untuk ditujukan kepada bagian produksi, apabila surat balasan penawaran harga tersebut tidak sesuai dengan surat penawaran harga. Kemudian dikonfirmasi kepada bagian produksi untuk mendapatkan keputusan dalam melakukan pembelian. Apabila bagian produksi tidak menyetujui surat pengajuan perubahan harga kembali lagi pada proses pembuatan surat penawaran harga untuk mencari supplier lain, apabila disetujui, bagian logistik membuat surat pesanan pembelian, surat pesanan pembelian ini telah mendapat otorisasi dari Manajer Logistik. surat pesanan pembelian dibuat 4 rangkap, lembar pertama diserahkan ke supplier, lembar kedua diserahkan ke bagian administrasi, lembar ketiga diserahkan ke bagian gudang logistik, dan lembar keempat serta surat balasan penawaran harga disimpan bagian logistik sebagai arsip permanen.

commit to user



3) Tanda terima barang diotorisasi oleh bagian gudang logistik Tanda terima barang ini sebagai bukti telah diterimanya barang dari supplier. Pada awalnya bagian gudang logistik menerima surat pesanan pembelian lembar ketiga dari bagian logistik. Ketika penerimaan barang bagian gudang logistik menerima dokumen pendukung berupa surat jalan dan nota dari supplier, kemudian melakukan pengecekkan dan membubuhi stempel tanda terima. Proses tersebut dilakukan setelah mendapat perintah dari bagian logistik. Setelah itu bagian gudang logistik melakukan pencatatan pada kartu stock bahan dan membuat tanda terima barang 4 rangkap. Lembar pertama dan kedua tanda terima barang bersama surat pesanan pembelian lembar ketiga, surat jalan, dan nota diserahkan ke bagian administrasi logistik, lembar ketiga diserahkan ke bagian produksi, lembar keempat disimpan bagian gudang logistik sebagai arsip permanen. 4) Laporan penerimaan barang diotorisasi bagian administrasi logistik Sebelum pembuatan laporan penerimaan barang, bagian administrasi logistik menerima tanda terima barang lembar pertama dan kedua bersama dengan surat pesanan pembelian lembar letiga, surat jalan, dan nota dari bagian gudang logistik serta menerima surat pesanan pembelian lembar kedua dari bagian logistik. bagian administrasi membuat 2 rangkap laporan penerimaan barang sebagai pengajuan rencana bayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran yang disepakati oleh pihak logistik dan supplier untuk ditujukan bagian akuntansi dan keuangan. laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat commit to user



jalan, serta nota diserahkan ke bagian akuntansi dan keuangan. tanda terima barang lembar kedua dan laporan penerimaan barang lembar kedua disimpan bagian administrasi logistik sebagai arsip permanen. 5) Jurnal pengeluaran kas diotorisasi oleh bagian akuntansi Sebelum pembuatan jurnal pengeluaran kas, bagian akuntansi dan keuangan menerima laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat jalan, serta nota dari bagian administrasi logistik. Dokumen tersebut digunakan sebagai input, pada saat sebelum jatuh tempo dicatat pada kartu buku besar utang kemudian dimasukkan ke dalam kartu utang, pada saat jatuh tempo maka akan dilakukan pembayaran kepada supplier, apabila sudah dilakukan pembayaran bagian akuntansi dan keuangan membuat bukti pengeluaran. Setelah itu dicatat pada jurnal pengeluaran kas kemudian dicatat pada kartu buku besar persediaan bahan pembantu chemical dan terakhir dicatat pada kartu persediaan. bukti pembayaran, laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat jalan, serta nota disimpan bagian akuntansi dan keuangan sebagai arsip permanen. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang digunakan terhadap pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut: 1) Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak Pada semua dokumen pada transaksi pembelian chemical yaitu permintaan pembelian barang, surat pesanan pembelian, tanda terima barang, dan laporan commit to user



penerimaan barang sudah menggunakan dokumen bernomor urut tercetak dan penggunaanya nomor urut tersebut dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang memiliki wewenang untuk menggunakan dokumen yang terkait tersebut. Surat permintaan pembelian barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh kepala divisi produksi. Surat pesanan pembelian yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh manajer logistik. Tanda terima brang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang. Laporan penerimaan barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian administrasi logistik. 2) Supplier dipilih berdasarkan surat balasan penawaran harga yang bersaing dari berbagai supplier Bagian logistik melakukan penyeleksian atau pemilihan supplier pemasok bahan chemical berdasarkan kriteria dari bagian produksi sebagai departemen pengguna. Selain itu bagian logistik menyeleksi atau memilih supplier dengan mengadakan perbandingan harga terhadap surat balasan penawaran harga yang telah dikirim oleh supplier, supplier yang akan dipilih biasanya yang dapat menawarkan harga rendah atau harga yang wajar akan tetapi memiliki kualitas dan kuantitas barang yang sesuai dengan kriteria dan spesifikasi yang dikehendaki oleh perusahaan. 3) Barang hanya dapat diterima dan diperiksa oleh bagian gudang jika telah mendapat surat pesanan pembelian Sebelum melakukan peneriman dan pemeriksaan, bagian gudang menerima surat tembusan surat pesanan pembelian dari bagian logistik, yang telah mendapat commit to user



otorisasi dari manajer logistik. Sebelum penerimaan dan pemeriksaan, bagian gudang logistik mendapatkan perintah dari bagian logistik untuk melakukan penerimaan dan pemeriksaan. 4) Penerimaan dan pengecekkan barang dilakukan bagian logistik dengan membandingkan surat pesanan pembelian Bagian gudang melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari supplier dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut serta membandingkan dengan surat pesanan pembelian. Setelah itu membubuhi stempel tanda terima. 5) Adanya pemeriksaan mendadak Bagian procedure planning and control melakukan pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa diketahui terhadap pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur. 6) Perputaran jabatan atau rotasi jabatan Semua staff dan karyawan yang jabatannya berada dibawah kepala seksi sudah pernah mengalami perputaran jabatan atau rotasi jabatan. 7) Tidak ada karyawan yang melakukan seluruh tahap transaksi Pada setiap bagian tidak ada satu karyawan yang sepenuhnya memiliki tanggung jawab dalam pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir. Hal ini dimaksudkan agar terjadi internal check pada setiap proses pembelian ini.

commit to user



d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya yang bekerja pada pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut: PT. Kusumahadi Santosa selalu melakukan seleksi karyawan dalam kegiatan perekrutan calon karyawan, seleksi ini berdasarkan tuntutan jabatan yang dibutuhkan disesuaikan dengan keahlian yang dimiliki calon karyawan. Selain mengadakan seleksi karyawan, PT. Kusumahadi Santosa mengadakan pengembangan pendidikan terhadap karyawan yang telah bekerja pada perusahaan. Pengembangan pendidikan ini biasanya berupa seminar yang diadakan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan karyawan yang akan dilatih tersebut. Dengan demikian mutu karyawan pada proses pembelian ini sesuai dengan bidang yang menjadi tanggung jawabnya. e. Berikut ini adalah flowchart prosedur pembelian bahan pembantu chemical yang dilakukan pada PT. Kusumahadi Santosa berdasarkan Standart Operational Procedure (SOP) yang ada:

commit to user



1) Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan SOP Bagian Produksi

Mulai

6

Membuat SKB & PPB

TTB

1

T

2 SKB

1

1 PPB Diotorisasi Kadiv

T 1 Keterangan: SKB : Surat Kebutuhan Bulanan PPB : Permintaan Pembelian Barang TTB : Tanda Terima Barang

Gambar 2.1 commit to user


digilib.uns.ac.id 71 Bagian Logistik

Dari beberapa

1

1

supplier

SBPH

Membuat perbandingan harga

SKB 1 1 PPB

1 SPPH

Diotorisasi oleh Kadiv Produksi

Membuat SPH Ya

2

SKB PPB 1

Membuat SPP

Keputusan melakukan pembelian

1 SBPH

Tidak

1 SPH

4

2

1

3 2

1

SPP T T

4 Ke beberapa Supplier Keterangan: SKB PPB SPH SBPH SPPH SPP

Ke supplier

: Surat Kebutuhan Bulanan : Permintaan Pembelian Barang : Surat Penawaran Harga : Surat Balasan Penawaran Harga : Surat Pengajuan Perubahan Harga : Surat Pesanan Pembelian


3


digilib.uns.ac.id 72 Bagian Gudang Logistik 3

3

SPP

Menerima barang dari supplier beserta dokumen pendukung

Barang diperiksa dan distempel

Nota SJ 3

SPP

Menbuat TTB dan mencatat pada KSB

KSB

4

Keterangan: SPP SJ KSB TTB

3 2 TTB

1

T

Nota SJ 3

6

SPP

5 Gambar 2.3 commit to user

: Surat Pesanan Pembelian : Surat Jalan : Kartu Stock Bahan : Tanda Terima Barang


digilib.uns.ac.id 73 Bagian Administrasi Logistik 5

4 2

2

SPP

TTB

1

Nota SJ 3

SPP

Membuat LPB

TTB LPB LPB TTB

2 2

1 1

Nota SJ 3

T

2

SPP Keterangan: SPP : Surat Pesanan Pembelian SJ : Surat Jalan TTB : Tanda Terima Barang LPB : Laporan Penerimaan Barang

7



digilib.uns.ac.id 74 Bagian Akuntansi dan Keuangan

Keterangan: LPB : Laporan Penerimaan Barang TTB : Tanda Terima Barang SJ : Surat Jalan SPP : Surat Pesanan Pembelian KBBU : Kartu Buku Besar Utang BP : Bukti Pengeluaran KBBPBPC : Kartu Buku Besar Persediaan Bahan Pembantu Chemical

7 LPB TTB

1 1

Nota SJ 3 2

SPP Sebelum JT Input Data

KBBU

Memasukkan pada kartu utang

Sesudah JT

Melakukan pembayaran

LPB TTB 1

Kartu Utang

1

Nota SJ 3 SPP

2

2

BP

Jurnal Pengeluaran Kas

Memasukkan pada buku besar

T

KBBPBPC Memasukkan pada kartu persediaan

Kartu Persediaan

Selesai Gambar 2.5 commit to user



2. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan pelaksanaan Standart Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT. Kusumahadi Santosa antara lain: a. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tegas terhadap pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah : 1) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan Fungsi pembelian disini dilakukan oleh bagian logistik, Tugas dari fungsi ini adalah melakukan koordinasi dengan bagian produksi tentang kebutuhan bahan pembantu chemical yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah itu mencari supplier yang menjual bahan pembantu chemical sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kemudian melakukan konfirmasi jadi atau tidaknya pembelian bahan pembantu chemical kepada bagian produksi dan bagian gudang. Apabila bahan pembantu chemical tersebut jadi dibeli maka selanjutnya melakukan pembelian dengan membuat surat pesanan pembelian. Sedangakan fungsi penerimaan dilakukan oleh bagian gudang logistik, bertugas menerima bahan pembantu chemical beserta dokumen pendukung yang menyertainya dan membubuhkan stempel tanda terima pada dokumen tersebut. Setelah itu bagian gudang membuat tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik. 2) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi Fungsi pembelian yang dilakukan bagian logistik terpisah dari fungsi akuntansi yang dilakukan bagian akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi bertugas commit to user



melakukan pencatatan proses pembelian berupa pencatatan utang dan utang yang sudah dilunasi dan pembuatan kartu utang dan kartu persediaan. 3) Perangkapan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian gudang. Selain bertugas melakukan penerimaan dan membuat tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik. Gudang logistik juga berfungsi sebagai penyimpanan barang yang telah diterima. 4) Perangkapan fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan Fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan dirangkap oleh bagian akuntansi dan keuangan. Selain melakukan pencatatan utang dan utang yang dilunasi, bagian akuntansi dan keuangan juga bertugas membuat bukti pengeluaran, menerima bukti yang belum dibayar, dan melakukan pembayaran 5) Semua transaksi dilakukan oleh bagian yang berbeda Seluruh transaksi pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan oleh bagian yang berbeda yaitu: bagian produksi, bagian logistik, bagian gudang logistik, bagian administrasi logistik, dan bagian akuntansi keuangan. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut di atas. b. Sistem wewenang dan prosedur yang ada dalam pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah: 1) Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.

commit to user



Bagian produksi ini membuat surat permintaan pembelian barang dan surat kebutuhan bulanan sebagai dasar bagi bagian logistik dalam melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. Apabila kebutuhan barang urgent bagian produksi hanya membuat surat kebutuhan bulanan saja, kemudian langsung menghubungi bagian logistik untuk permintaan barang yang urgent ini. Persetujuan untuk mengajukan 2 lembar surat kebutuhan bulanan ini diwujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari kepala divisi produksi. 1 lembar surat kebutuhan bulanan, yang merupakan bukti bahwa barang yang diajukan dalam permintaan pembelian kepada bagian logistik merupakan barang yang memang dibutuhkan perusahaan. Sedangkan 1 lembar surat kebutuhan bulanan disimpan sebagai arsip permanen oleh bagian produksi. 2) Surat pesanan pembelian diotorisasi oleh manajer logistik Dengan surat pesanan pembelian ini bagian logistik memulai proses pembelian. Pada tahap awal bagian logistik menerima surat kebutuhan bulanan lembar pertama dari bagian produksi. Kemudian bagian logistik membuat surat penawaran harga yang ditujukan kepada beberapa supplier. Setelah itu bagian logistik menerima surat balasan penawaran harga dari beberapa supplier yang mendapat surat penawaran harga. Setelah itu bagian logistik membandingkan harga dari beberapa supplier berdasarkan surat balasan penawaran harga tersebut. Kemudian Bagian Logistik menentukan salah satu supplier yang surat balasan penawaran harganya sesuai atau mendekati kriteria bagian produksi. Setelah itu bagian logistik membuat surat pengajuan perubahan harga untuk ditujukan kepada bagian produksi, apabila surat balasan penawaran harga tersebut tidak sesuai commit to user



dengan surat penawaran harga. Kemudian dikonfirmasi kepada bagian produksi untuk mendapatkan keputusan dalam melakukan pembelian. Apabila bagian produksi tidak menyetujui surat pengajuan perubahan harga kembali lagi pada proses pembuatan surat penawaran harga untuk mencari supplier lain, apabila disetujui, bagian logistik membuat surat pesanan pembelian, surat pesanan pembelian ini telah mendapat otorisasi dari Manajer Logistik. surat pesanan pembelian dibuat 4 rangkap, lembar pertama diserahkan ke supplier, lembar kedua diserahkan ke bagian administrasi, lembar ketiga diserahkan ke bagian gudang logistik, dan lembar keempat serta surat balasan penawaran harga disimpan bagian logistik sebagai arsip permanen. 3) Tanda terima barang diotorisasi oleh bagian gudang logistik Tanda terima barang ini sebagai bukti telah diterimanya barang dari supplier. Pada awalnya bagian gudang logistik menerima surat pesanan pembelian lembar ketiga dari bagian logistik. Ketika penerimaan barang bagian gudang logistik menerima dokumen pendukung berupa surat jalan dan nota dari supplier, kemudian melakukan pengecekkan dan membubuhi stempel tanda terima. Proses tersebut dilakukan setelah mendapat perintah dari bagian logistik. Setelah itu bagian gudang logistik melakukan pencatatan pada kartu stock bahan dan membuat tanda terima barang 4 rangkap. Lembar pertama dan kedua tanda terima barang bersama surat pesanan pembelian lembar ketiga, surat jalan, dan nota diserahkan ke bagian administrasi logistik, lembar ketiga diserahkan ke bagian produksi, lembar keempat disimpan bagian gudang logistik sebagai arsip permanen. commit to user



4) Laporan penerimaan barang diotorisasi bagian administrasi logistik Sebelum pembuatan laporan penerimaan barang, bagian administrasi logistik menerima tanda terima barang lembar pertama dan kedua bersama dengan surat pesanan pembelian lembar letiga, surat jalan, dan nota dari bagian gudang logistik serta menerima surat pesanan pembelian lembar kedua dari bagian logistik. bagian administrasi membuat 2 rangkap laporan penerimaan barang sebagai pengajuan rencana bayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran yang disepakati oleh pihak logistik dan supplier untuk ditujukan bagian akuntansi dan keuangan. laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat jalan, serta nota diserahkan ke bagian akuntansi dan keuangan. tanda terima barang lembar kedua dan laporan penerimaan barang lembar kedua disimpan bagian administrasi logistik sebagai arsip permanen. 5) Jurnal pengeluaran kas diotorisasi oleh bagian akuntansi Sebelum pembuatan jurnal pengeluaran kas, bagian akuntansi dan keuangan menerima laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat jalan, serta nota dari bagian administrasi logistik. Dokumen tersebut digunakan sebagai input, pada saat sebelum jatuh tempo dicatat pada kartu buku besar utang kemudian dimasukkan ke dalam kartu utang, pada saat jatuh tempo maka akan dilakukan pembayaran kepada supplier, apabila sudah dilakukan pembayaran bagian akuntansi dan keuangan membuat bukti pengeluaran. Setelah itu dicatat pada jurnal pengeluaran kas kemudian dicatat pada kartu buku besar persediaan commit to user



bahan pembantu chemical dan terakhir dicatat pada kartu persediaan. bukti pembayaran, laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat jalan, serta nota disimpan bagian akuntansi dan keuangan sebagai arsip permanen. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang digunakan terhadap pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut: 1) Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak Pada semua dokumen pada transaksi pembelian chemical yaitu permintaan pembelian barang, surat pesanan pembelian, tanda terima barang, dan laporan penerimaan barang sudah menggunakan dokumen bernomor urut tercetak dan penggunaanya nomor urut tersebut dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang memiliki wewenang untuk menggunakan dokumen yang terkait tersebut. Surat permintaan pembelian barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh kepala divisi produksi. Surat pesanan pembelian yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh manajer logistik. Tanda terima brang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang. Laporan penerimaan barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian administrasi logistik. 2) Supplier dipilih berdasarkan surat balasan penawaran harga yang bersaing dari berbagai supplier

commit to user



Bagian logistik melakukan penyeleksian atau pemilihan supplier pemasok bahan chemical berdasarkan kriteria dari bagian produksi sebagai departemen pengguna. Selain itu bagian logistik menyeleksi atau memilih supplier dengan mengadakan perbandingan harga terhadap surat balasan penawaran harga yang telah dikirim oleh supplier, supplier yang akan dipilih biasanya yang dapat menawarkan harga rendah atau harga yang wajar akan tetapi memiliki kualitas dan kuantitas barang yang sesuai dengan kriteria dan spesifikasi yang dikehendaki oleh perusahaan. 3) Barang hanya dapat diterima dan diperiksa oleh bagian gudang jika telah mendapat surat pesanan pembelian Sebelum melakukan peneriman dan pemeriksaan, bagian gudang menerima surat tembusan surat pesanan pembelian dari bagian logistik, yang telah mendapat otorisasi dari manajer logistik. Sebelum penerimaan dan pemeriksaan, bagian gudang logistik mendapatkan perintah dari bagian logistik untuk melakukan penerimaan dan pemeriksaan. 4) Penerimaan dan pengecekkan barang dilakukan bagian logistik dengan membandingkan surat pesanan pembelian Bagian gudang melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari supplier dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut serta membandingkan dengan surat pesanan pembelian. Setelah itu membubuhi stempel tanda terima.

commit to user



5) Adanya pemeriksaan mendadak Bagian procedure planning and control melakukan pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa diketahui terhadap pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur. 6) Perputaran jabatan atau rotasi jabatan Semua staff dan karyawan yang jabatannya berada dibawah kepala seksi sudah pernah mengalami perputaran jabatan atau rotasi jabatan. 7) Tidak ada karyawan yang melakukan seluruh tahap transaksi Pada setiap bagian tidak ada satu karyawan yang sepenuhnya memiliki tanggung jawab dalam pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir. Hal ini dimaksudkan agar terjadi internal check pada setiap proses pembelian ini. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya yang bekerja pada pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut: PT. Kusumahadi Santosa selalu melakukan seleksi karyawan dalam kegiatan perekrutan calon karyawan, seleksi ini berdasarkan tuntutan jabatan yang dibutuhkan disesuaikan dengan keahlian yang dimiliki calon karyawan. Selain mengadakan seleksi karyawan, PT. Kusumahadi Santosa mengadakan pengembangan pendidikan terhadap karyawan yang telah bekerja pada perusahaan. Pengembangan pendidikan ini biasanya berupa seminar yang diadakan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan karyawan yang akan dilatih tersebut. Dengan demikian mutu karyawan pada proses pembelian ini sesuai dengan bidang yang menjadi tanggung jawabnya. commit to user



e. Berikut ini adalah flowchart prosedur pembelian bahan pembantu chemical yang dilakukan pada PT. Kusumahadi Santosa berdasarkan pelaksanaan Standart Operational Procedure (SOP) yang ada:

commit to user



1) Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan pelaksanaan SOP Bagian Produksi

Mulai

6

Membuat SKB & PPB

TTB

1

T

2 SKB

1

Diotorisasi Kadiv

T 1 Keterangan: SKB : Surat Kebutuhan Bulanan TTB : Tanda Terima Barang



digilib.uns.ac.id 85 Bagian Logistik

Dari beberapa

1

1

supplier

SBPH

SKB

Membuat perbandingan harga

1

1 SPPH

Diotorisasi oleh Kadiv Produksi

Membuat SPH Ya

2

SKB

Membuat SPP

Keputusan melakukan pembelian

1 SBPH

1

Tidak

SPH

4

2

1

3 2

1

SPP T T

4 Ke beberapa Supplier Keterangan: SKB SPH SBPH SPPH SPP

Ke supplier

: Surat Kebutuhan Bulanan : Surat Penawaran Harga : Surat Balasan Penawaran Harga : Surat Pengajuan Perubahan Harga : Surat Pesanan Pembelian


3


digilib.uns.ac.id 86 Bagian Gudang Logistik 3

3

SPP

Menerima barang dari supplier beserta dokumen pendukung

Barang diperiksa dan distempel

Nota SJ 3

SPP

Menbuat TTB dan mencatat pada KSB

KSB

4

Keterangan: SPP SJ KSB TTB

3 2 TTB

1

T

Nota SJ 3

6

SPP

5 Gambar 2.8 commit to user

: Surat Pesanan Pembelian : Surat Jalan : Kartu Stock Bahan : Tanda Terima Barang


digilib.uns.ac.id 87 Bagian Administrasi Logistik 5

4 2

2

SPP

TTB

1

Nota SJ 3

SPP

Membuat LPB

TTB LPB LPB TTB

2 2

1 1

Nota SJ 3

T

2

SPP Keterangan: SPP : Surat Pesanan Pembelian SJ : Surat Jalan TTB : Tanda Terima Barang LPB : Laporan Penerimaan Barang

7



digilib.uns.ac.id 88 Bagian Akuntansi dan Keuangan

Keterangan: LPB : Laporan Penerimaan Barang TTB : Tanda Terima Barang SJ : Surat Jalan SPP : Surat Pesanan Pembelian KBBU : Kartu Buku Besar Utang BP : Bukti Pengeluaran KBBPBPC : Kartu Buku Besar Persediaan Bahan Pembantu Chemical

7 LPB TTB

1 1

Nota SJ 3 2

SPP Sebelum JT Input Data

KBBU

Memasukkan pada kartu utang

Sesudah JT

Melakukan pembayaran

LPB TTB 1

Kartu Utang

1

Nota SJ 3 SPP

2

2

BP

Jurnal Pengeluaran Kas

Memasukkan pada buku besar

T

KBBPBPC Memasukkan pada kartu persediaan

Kartu Persediaan

Selesai Gambar 2.10 commit to user



3. Evaluasi sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa. a. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tegas Pemisahan fungsi dan tanggung jawab dalam sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa kurang memadai, meskipun pelaksanaanya sudah sesuai dengan Standart Operational Procedure. Hal ini dapat dilihat dari perangkapan beberapa fungsi yang terdapat pada PT. Kusumahadi Santosa. Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan pada PT. Kusumahadi santosa dirangkap oleh bagian gudang. Selain itu fungsi pencatatan dan fungsi pembayaran juga dirangkap oleh bagian akuntansi. Dengan perangkapan fungsi tersebut maka potensi kecurangan akan dapat terjadi, maka dari itu kegiatan tersebut harus dilakukan oleh fungsi yang berbeda. Dengan adanya pemisahaaan fungsi tersebut maka dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal check di antara unit organisasi (Mulyadi, 2001:166). b. Sistem wewenang dan prosedur Sistem wewenang dan prosedur pada PT. Kusumahadi Santosa pelaksanaanya sudah sesuai dengan Standart Operational Procedure. Setiap transaksi pasti ada otorisasi dari pihak yang terkait dan memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dokumen yang ada juga sudah diotorisasi dari pihak berwenang yang terkait. Meskipun pada saat proses permintaan barang jarang menggunakan surat permintaan pembelian barang apabila kebutuhan sangat urgent, biasanya kepala divisi langsung menghubungi bagian logistik. Meskipun pada saat kebutuhan urgent tidak commit to user



sesuai dengan Standart Operational Procedure, hal ini dinilai lebih efektif dan efisien pada kebutuhan bahan pembantu chemical yang urgent, sedangkan sebagai bukti dan arsip cukup menggunakan surat kebutuhan bulanan yang sudah diotorisasi oleh Kepala Divisi. Penggunaan dokumen dalam pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa sudah sesuai dengan Standart Operational Procedure. Penggunaannya sudah tepat guna dan sudah ada otorisasi pada setiap dokumen oleh bagian yang terkait. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi (Mulyadi, 2001:166). c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan fungsi dan tugas Praktik yang digunakan pada PT. Kusumahadi Santosa dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya terhadap pembelian chemical sudah sesuai dengan Standart Operational Procedure yang ada. Hal ini dapat dilihat pada semua dokumen dan formulir yang ada pada perusahaan sudah menggunakan nomor urut tercetak dan dapat dipertanggungjawabkan, sehingga akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi (Mulyadi, 2001:167). Adanya pemeriksaan mendadak tanpa pemberitahuan dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur yang dilakukan oleh bagian planning and control, dapat mendorong motivasi dan semangat karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan (Mulyadi, 2001:167). Tidak ada satupun karyawan atau satu unit organisasi yang menanagani proses transaksi dari awal hingga akhir, masing-masing proses transaksi ditangani oleh karyawan dan bagian yang berbeda selain itu pelaksanaanya tidak boleh ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain, sehingga terjadi internal check commit to user



terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait (Mulyadi, 2001:167). Dan yang terakhir adanya perputaran /rotasi jabatan pada unit organisasi dibawah pimpinan kepala seksi secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari (Mulyadi, 2001:167), selain itu dengan rotasi ini maka dapat digunakan sebagai sarana untuk mengukur kemampuan dan keahlian karyawan sesuai dengan bidangnya, serta untuk mengukur kemampuan karyawan dalam beradaptasi dan menyesuaikan diri, hal ini merupakan sarana yang bagus bagi perusahaan dalam menimbulkan inovasi untuk menciptakan gagasan-gagasan baru bagi kemajuan perusahaan. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Menurut Mulyadi (2001:170) diantara 4 unsur pokok pengendalian intern tersebut, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting, jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. PT. Kusumahadi Santosa memiliki karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya karena perusahaan melakukan seleksi dengan berpedoman kepada keahlian yang dimilikinya dan ditempatkan sesuai dengan bidangnya serta memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Dengan adanya karyawan yang seperti ini, maka pelaksanaan tugas dan tanggung jawab karyawan dapat berjalan secara efektif dan efisien, dapat menghasilkan pertanggungjawaban yang dapat diandalkan, sehingga dapat mengurangi beberapa kelemahan pada unsur pengendalian lain.

commit to user



4. Berikut ini adalah tabel mengenai gambaran sistem pengendalian intern bahan pembantu Chemical yang terdapat pada PT. Kusumahadi Santosa:

commit to user

93 Tabel 2.1 Evaluasi Sistem Pengendalian Intern terhadap Pembelian Bahan Pembantu Chemical pada PT. Kusumahadi Santosa Unsur Sistem Pengendalian Intern Struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tegas

Standart Operational Procedure

Pelaksanaan Standart Operational Procedure Sesuai dengan Standart Operational Procedure.

Dampak/Akibat yang Mungkin Timbul Adanya perangkapan fungsi pada Standart Operational Procedure dan pelaksanaanya dapat mengakibatkan salah pencatatan, kurang terjaminnya ketelitian catatan penerimaan, dan adanya kecurangan dari bagian gudang tentang keberadaan barang.

Fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi dan keuangan.

Sesuai dengan Standart Operational Procedure.

Adanya perangkapan fungsi pada Standart Operational Procedure dan pelaksanaanya dapat mengakibatkan salah pencatatan dan adanya kecurangan penyalahgunaan dana dari bagian akuntansi dan keuangan.

Semua tahap transaksi dilakukan masing-masing oleh bagian poduksi, bagian logistik, bagian gudang, bagian administrasi serta bagian administrasi dan keuangan.


Pemisahaan fungsi tersebut dapat menghindarkan kelalaian, kesalahan, penyimpangan dan kecurangan dari salah satu bagian, dengan cara melakukan cross checked antar bagian.

Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dilakukan oleh bagian gudang.

94 Sistem wewenang dan prosedur Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh kepala divisi produksi

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi

Semua dokumen dan formulir menggunakan nomor urut tercetak dan pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan.

Jarang menggunakan surat permintaan pembelian barang apabila kebutuhan sangat urgent, biasanya kepala divisi langsung menghubungi bagian logistik. Apabila tidak urgent akan menggunakan surat permintaan pembelian barang yang diotorisasi oleh kepala divisi produksi.

Dengan adanya surat permintaan pembelian barang yang diotorisasi oleh kepala divisi produksi maka keandalan data tersebut dapat diandalkan. Apabila tidak menggunakan surat permintaan pembelian, tidak akan merugikan bagi perusahaan karena dengan menghubungi lansung bagian logistik, maka proses permintaan barang yang urgent akan menjadi lebih efektif dan efisien.


Penggunaan nomor urut tercetak dapat menetapkan pertanggungjawaban transaksi dan keandalan dokumen /formulir.

Sesuai dengan Standart Bagian procedure planning and control melakukan pemeriksaan Operational Procedure. mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu terhadap pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur.

Semua staff dan karyawan yang jabatannya berada di bawah kepala seksi sudah pernah mengalami rotasi /perputaran jabatan.


Pemeriksaan mendadak akan mendorong motivasi staff dan karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang ditetapkan.

Adanya rotasi jabatan dapat mengurangi kesempatan berbuat curang, menghindari pesekongkolan antar karyawan, dapat dipakai untuk menilai

95 kemampuan dan keahlian para pegawai dan menilai kemampuan penyesuaian diri masing-masing pegawai serta sering menimbulkan pemikiran /inovasi baru bagi perusahaan. Pada setiap bagian tidak ada satu karyawanpun yang sepenuhnya memiliki tanggungjawab dalam pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir


Dengan adanya internal check pada setiap bagian maka pelaksanaan transaksi akan berjalan efektif dan efisien. Selain itu dapat menghindari kecurangan, kelalaian, kesalahan dan penyimpangan dari satu orang tersebut.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Karyawan yang berada di perusahaan adalah berasal dari seleksi sehingga ahli dalam bidang yang menjadi tanggungjawabnya.


Dengan adanya karyawan yang seperti ini maka dalam pelaksanaan pekerjaanya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Serta dapat mengurangi kelemahan pada unsur pengendalian lain.



BAB III TEMUAN Berdasarkan analisis data dan penilaian kelebihan/kekurangan sistem pengendalian intern pada sistem pembelian bahan pembantu chemical PT. Kusumahadi Santosa, penulis dapat menyimpulkan beberapa kelebihan dan kelemahan yang terdapat pada sistem pembelian tersebut, antara lain adalah: A. Kelebihan 1.

Pelaksanaa n prosedur pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa sudah dilaksanakan sesuai dengan Standart Operational Procedure (SOP) yang telah ditetapkan pada perusahaan sebelumnya.

2.

Sistem pengendalian intern yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik, hal ini terlihat pada beberapa sistem yang diterapkan perusahaan seperti: sudah ada sistem wewenang dan otorisasi yang dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait, surat order pembelian sesuai dengan permintaan pembelian yang telah diotorisasi, penerimaan barang sudah sesuai dengan surat order pembelian, fungsi penerimaan sudah melakukan penghitungan, pengecekkan, dan membandingkan barang yang diterima dengan surat order pembelian, setiap penyerahan barang sudah didokumentasikan, setiap pencatatan utang sudah berdasarkan laporan penerimaan barang dan dokumen pendukung lainnya, setiap pembuatan dan pencatatan bukti pembayaran sudah berdasarkan atas dokumen pendukung dari transaksi commit to user

94



pembelian dan kartu utang, serta perusahaan memiliki karyawan yang cakap, kompeten, jujur dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya sehingga terjadi praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dn fungsinya. 3.

Perusahaa n telah menggunakan formulir/dokumen bernomor urut tercetak dan pemakaianya bisa dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, sehingga dapat mempermudah pertanggungjawaban setiap transaksi.

4.

Perusahaa n melakukan pemeriksaan mendadak tanpa pemberitahuan terlebih dahulu terhadap pihak yang diperiksa dan pemeriksaan ini dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur, hal ini dapat mendorong karyawan dalam melaksanakan tugas sesuai dengan aturan.

B. Kelemahan 1. Di sini fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian yang sama yaitu bagian gudang, hal ini dapat mengakibatkan salah pencatatan, kurang terjaminnya ketelitian catatan penerimaan, dan adanya kecurangan dari bagian gudang tentang keberadaan barang, sehingga dapat berakibat buruk bagi perusahaan. 2. Di sini fungsi pencatatan dan fungsi pembayaran dirangkap oleh bagian yang sama yaitu bagian akuntansi dan keuangan, hal ini dapat mengakibatkan salah pencatatan dan adanya kecurangan penyalahgunaan dana dari bagian akuntansi dan keuangan, sehingga dapat berakibat buruk bagi perusahaan.

commit to user



BAB IV PENUTUP A.

KESIMPULAN PT. Kusumahadi Santosa merupakan salah satu perusahaan yang bergerak pada bidang manufaktur terutama pada bidang tekstil. Perusahaan ini memproduksi berbagai macam kain seperi: kain rayon, kain katun, kain grey, kain cambrics, kain dying, kain printing. Dalam mengolah kain tersebut perusahaan membutuhkan bahan baku benang yang berasal dari PT. Kusumaputra Santosa dan berbagai macam perusahaan benang lainnya. Sedangkan bahan lainnya adalah bahan pembantu, salah satunya adalah bahan pembantu chemical, bahan ini sangat penting sebagai penunjang produksi. Pembelian bahan pembantu chemical ini ditangani oleh tim pembelian pada perusahaan yaitu pada bagian logistik, sedangkan semua pembelian bahan pembantu chemical pada perusaahaan dilakukan secara kredit. Sistem pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa sudah berjalan dengan cukup baik hal ini terlihat dari beberapa aspek. Pada setiap permintaan pembelian barang sudah ada otorisasi umum dan khusus dari kepala divisi produksi. Di perusahaan ini sudah ada pemisahan fungsi yang cukup tegas, hal ini terlihat pada setiap proses pembelian dilakukan oleh bagian yang berbeda-beda, meskipun ada beberapa proses yang dijalankan oleh bagian yang sama. Selain itu setiap fungsi melakukan tugasnya dengan baik karena setiap karyawan di sini melaksanakan commit to user



tanggung jawabnya sesuai dengan spesifikasi perusaahaan dan selalu melakukan pengecekan barang yang diterima dengan beberapa dokumen pendukung. Sedangkan dokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan pada perusahaan sudah memadai, seperti penggunaan dokumen bernomor urut tercetak sehingga penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan. Jaringan prosedur yang telah berjalan selama ini juga sudah baik dan penerapannya juga baik. Secara kesuluruhan sistem pengendalian intern pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa sudah berjalan dengan cukup baik, meskipun terdapat beberapa kekurangan yang masih harus diperbaiki dan dibenahi dalam berbagai aspek.

B.

SARAN Setelah menyimpulkan sistem pengendalian intern pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa dan beberapa kekurangan dan kelebihan pada sistem tersebut, penulis dapat memberikan beberapa saran untuk mengatasi beberapa kekurangan tersebut: 1. Sebaiknya pada fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan tidak dirangkap oleh bagian gudang saja akan tetapi dipisahkan menjadi 2 fungsi yaitu bagian penerimaaan barang dan bagian gudang yang berfungsi sebagai penyimpanan barang. Dengan pemisahan fungsi ini perusahaan dapat menghindari salah pencatatan, kurang terjaminnya ketelitian catatan penerimaan, adanya kecuarangan dari bagian terkait tentang keberadaan gudang dan dapat mengurangi resiko kerugian pada perusahaan yang dapat berakibat buruk bagi kondisi perusahaan. commit to user



2. Sebaiknya fungsi pencatatan dan fungsi pembayaran tidak dirangkap oleh bagian yang sama yaitu bagian akuntansi dan keuangan saja akan tetapi dipisahkan menjadi 2 fungsi yaitu fungsi akuntansi dan keuangan sebagai fungsi pencatatan dan bagian kasir sebagai fungsi pembayaran. Dengan pemisahan fungsi ini maka perusahaan dapat menghindari salah pencatatan, adanya kecurangan dari bagian yang terkait dan dapat mengurangi resiko kerugiaan pada perusahaan yang dapat berakibat buruk bagi kondisi keuangan perusahaan.

commit to user



DAFTAR PUSTAKA

Anorga, Wien’s. 1993. Kamus Istilah Ekonomi. Bandung : M2S Baridwan, Zaki Drs. 1991. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : BPFE Mulyadi .1998. Auditing Buku. Edisi 5. Jakarta : Salemba Empat Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Salemba Empat Squire, Enid. 1992. Mendesain Sistem. Jakarta : PT Pustaka Binawan Presindo Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Erlangga

commit to user

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA

Recommend Documents