EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA TUNAI PADA PT. A.W. FABER-CASTEll INDONESIA
Nama NPM Kelas Pembimbing
: Husna Apri Yani : 23212502 : 3EB21 : Cicilia Erly Istia, SE., MMSi
LATAR BELAKANG DAN RUMUSAN MASALAH • Sistem Informasi Akuntansi • SIA Pada PT. A.W. Faber-Castell Indonesia 1. PT. A.W. Faber-Castell Indonesia 2. Masalah 3. Solusi • Rumusan Masalah 1. Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku secara tunai pada PT. A.W. FaberCastell Indonesia? 2. Bagaimana solusi penyelesaian masalah penerapan sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku secara tunai pada PT. A.W. Faber-Castell Indonesia sesuai dengan sitem pengendalian internal ( SPI )?
BATASAN MASALAH DAN TUJUAN PENELITIAN
• Batasan Masalah Sistem Informasi Akuntansi pembelian bahan baku secara tunai pada bulan april 2014 – maret 2015 di PT. A.W. FaberCastell Indonesia, dengan menganalisis dan merancang diagram alir (flowchart). Dengan menggunakan Microsoft Visio 2010. • Tujuan penelitian 1. Untuk menganalisis penerapan sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku secara tunai pada PT. A.W. FaberCastell Indonesia. 2. Untuk memberikan solusi pemecahan masalah penerapan sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku secara tunai pada PT. A.W. Faber-Castell Indonesia sesuai dengan sitem pengendalian internal (SPI).
BAB II KAJIAN TEORI
1. Definisi Sistem Informasi Akuntansi 2. Definisi Bahan Baku 3. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian 4. Sistem Pengendalian Internal ( SPI ) 5. Unsur Pengendalian Internal 6. Bagan Alir (Flowchart)
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
1. Objek Penelitian PT. A.W. Faber-Castell Indonesia manufacturing pensil dengan bahan material kayu yang beralamat Jl. Raya Narogong Pangkalan 1B, Desa Bantar gebang Bekasi-Indonesia, 17151. 2. Data atau Variabel • Data primer
FLOWCHART SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA TUNAI YANG SUDAH BERJALAN 2. Prosedur Pembelian oleh Bagian Pembelian
1. Prosedur Permintaan oleh Bagian Gudang
1
start Menerima SPP (ASLI)
SPP (ASLI)
Entry Data Permintaan Pembelian
menelepon beberapa pemasok untuk mengajukan penawaran harga langsung atau meminta pemasok untuk mengirimkan Surat Penawaran Harga
Surat Permintaan Pembelian
Surat Penawaran Harga Database Pemasok Entry Data Order Pembelian Bahan Baku ke Komputer
Mencetak SPP 2 lembar
Database Persediaan Bahan Baku Surat Order Pembelian
SPP tembusan
1 Mencetak SOP 4 lembar
SPP (ASLI) Surat Penawaran Harga SPP ASLI
Keterangan: SPP : Surat Permintaan Pembelian
SOP tembusan SOP tembusan SOP tembusan 1
3
2
SPP (ASLI)
1
N
Diotorisasi Direktur Utama
2
Dikirim ke pemasok
3
Keterangan: SPP : Surat Permintaan Pembelian SOP : Surat Order Pesanan
N
FLOWCHART SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA TUNAI YANG SUDAH BERJALAN 3. Prosedur Penerimaan Barang oleh Bagian Gudang Pemasok
Bersama Barang
2 Dari Arsip SPP tembusan
1
SOP tembusan
Surat Jalan tembusan Surat jalan (ASLI)
2
Mengecek barang dan surat Jalan dengan SPP tembusan ke-2 dan SOP tembusan ke-1
Prosedur Retur Pembelian Tidak Sesuai
Sesuai ?
Tidak
Ya Menandatangi surat jalan dan mengembalikan tembusan ke-1 ke pemasok
Surat Jalan tembusan
1
Surat Jalan (ASLI)
Diambil Pemasok
Database Persediaan Entry Data Penerimaan Bahan Baku Ke Komputer
Database Pemasok
Laporan Penerimaan Bahan Baku
Database Pembelian
Mencetak Laporan Penerimaan Barang 2 lembar
LPB tembusan 1 LPB (ASLI)
Mengcopy Surat Jalan tembusan ke-1
SOP tembusan Surat Jalan tembusan LPB tembusan
2
Copy Surat Jalan
1 1 4
SPP tembusan
1
Keterangan SPP : Surat Permintaan Pembelian SOP : Surat Order Pembelian LPB : Laporan Penerimaan Barang N
1
FLOWCHART SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA TUNAI YANG SUDAH BERJALAN 4. Prosedur Pembayaran Utang Usaha oleh Bagian Keuangan dan
5. Prosedur Pencatatan Utang Usaha oleh Bagian Akuntansi
Administrasi 5
Pemasok
Menerima Faktur Penagihan, Kwitansi, Faktur Pajak, Surat Jalan Asli dan mencocokannya dengan Copy Surat Jalan LPB (Asli) dan SOP tembusan ke-3
Faktur Pajak Faktur Penagihan
4
Surat Jalan Asli Faktur Pajak Kwitansi tembusan Kwitansi (ASLI)
Semua dokumen diterima dari pemasok
3
1 Copy Surat Jalan LPB (ASLI)
Faktur Penagihan
SOP tembusan
Tidak
Lengkap ? Ya
memberi approval kecil pada kwitansi dan menerima copy kwitansi
3
Surat Jalan (ASLI) Kwitansi (ASLI) Copy Surat Jalan SOP tembusan Bukti 3 Kas Keluar LPB (ASLI)
Surat Jalan Asli Kwitansi tembusan Kwitansi (ASLI)
Faktur Pajak Faktur Penagihan
1
Diambil Pemasok
Entry Data Pelunasan
Memeriksa Dokumen
Membuat File Vocher
File Vocher
Database Pemasok
Update File dan Cetak Cek
Diotorisasi oleh direktur utama
Lengkap?
Tidak
Database Pembelian
Bukti Kas Keluar Cek/ bilyet giro/ bukti transfer
Ya Menelpon pemasok untuk mengambil bukti pembayaran
Diserahkan kepemasok
Cek/ bilyet giro/ bukti transfer
Diterima dari pemasok ketika pembayaran dilakukan
Kwitansi (Asli) Bukti Kas Keluar
Ditandatangani oleh pemasok
Meyerahkan LPB (Asli), bukti kas keluar, SOP tembusan Ke-3, copy surat jalan, kwitansi (ASLI), Surat Jalan (Asli), Faktur Penagihan, & Faktur Pajak
Kwitansi tembusan
N
Database Laporang Keuangan
Keterangan : SOP : Surat Order Pembelian N
Faktur Pajak
1
Faktur Penagihan Surat Jalan (ASLI) Kwitansi (ASLI) Copy Surat Jalan SOP tembusan 3 Bukti Kas Keluar LPB (ASLI)
5
Keterangan Keterangan :: SOP SOP :: Surat Surat Order Order Pembelian Pembelian LPB LPB :: Laporan Laporan Penerimaan Penerimaan Barang Barang
End
LPB : Laporan Penerimaan Barang
FLOWCHART SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA TUNAI USULAN 1. Prosedur Pembeliian oleh Bagian Pembelian 1
Menerima SPP (ASLI)
SPP (ASLI)
Menelepon pemasokpemasok untuk mengajukan penawaran harga langsung atau meminta pemasok untuk mengirimkan surat penawaran harga
Diterima dari pemasok
Surat Penawaran Harga
Mendapatkan kesepakatan harga dengan pemasok
Entry Persetujuan Kontrak Harga
Surat Peseujuan Kontrak Harga Mencetak Surat Persetujuan Kontrak Harga 2 lembar Surat Persetujuan Kontrak Harga tembusan
Diserahkan kepemasok
1
Surat Persetujuan Kontrak Harga (Asli)
Database Pemasok
Entri Data Order Pembelian Bahan Baku ke Komputer
Database Persediaan Bahan Baku Surat Order Pembelian
Mencetak SOP 4 lembar
Surat Penawaran Harga SPP (ASLI) SOP tembusan Diotorisasi Direktur Utama Dikirim ke pemasok
SOP tembusan SOP tembusan SOP (ASLI)
3 2
1 Keterangan: SPP : Surat Permintaan Pembelian SOP : Surat Order Pesanan
Surat Persetujuan 1 Kontrak Harga tembusan
2 3
3
N
FLOWCHART SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA TUNAI USULAN 2. Prosedur Penerimaan Barang oleh Bagian Penerimaan
3. Prosedur Penyimpanan Barang oleh Bagian Gudang
Barang Pemasok
Surat Jalan tembusan SOP tembusan
2
4
Bersama Barang
2
Dari Arsip
1
Bersama barang
Surat jalan (ASLI)
SPP tembusan
Mengecek barang surat Jalan dengan dengan SOP tembusan ke-2
Prosedur Retur Pembelian Tidak Sesuai
1
LPB (ASLI)
Sesuai ?
Tidak
Ya
Memeriksa kesesuaian barang dengan SPP tembusan 1
Menandatangi surat jalan dan mengembalikan tembusan ke-1 ke pemasok
Surat Jalan tembusan
1
Surat Jalan (ASLI)
Diambil Pemasok
Database Penerimaan
Tidak Sesuai ?
Entry Data Penerimaan Bahan Baku Ke Komputer Database Persediaan
Ya
Laporan Penerimaan Bahan Baku
Memberi tandatangan pada LPB (ASLI)
Mencetak Laporan Penerimaan Barang 2 lembar
LPB tembusan
1
LPB (ASLI)
LPB (ASLI)
Mengcopy Surat Jalan tembusan ke-1
SOP tembusan Surat Jalan tembusan LPB tembusan
N
2
Copy Surat Jalan
LPB (ASLI)
1
1
4 5
Keterangan : SOP : Surat Order Pembelian LPB : Laporan Penerimaan Barang
5
Keterangan : SPP : Surat Permintaan Pembelian LPB : Laporan Permintaan Barang
FLOWCHART SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA TUNAI USULAN 3. Prosedur Pembayaran Utang Usaha oleh Bagian Keuangan dan
4. Prosedur Pencatatan Utang Usaha oleh Bagian Akuntansi
Administrasi Pemasok
5
Menerima Faktur Penagihan, Kwitansi, Faktur Pajak, Surat Jalan Asli dan mencocokannya dengan Copy Surat Jalan LPB (Asli), SOP tembusan ke-3 dan Surat Persetujuan Kontrak Harga tembusan ke-1
Faktur Pajak Faktur Penagihan
3
4
Surat Jalan Asli Faktur Pajak
Semua dokumen diterima dari pemasok
Kwitansi tembusan Kwitansi (ASLI)
1
Copy Surat Jalan LPB (ASLI)
Faktur Penagihan
Tidak
SOP tembusan Surat Persetujuan 1 Kontrak Harga tembusan
3
Surat Jalan (ASLI) Kwitansi (ASLI) SOP tembusan 3
Lengkap ? Ya
Copy Surat Jalan
memberi approval kecil pada kwitansi dan menerima copy kwitansi
Bukti Kas Keluar
Surat Jalan Asli Kwitansi tembusan Kwitansi (ASLI)
Faktur Pajak Faktur Penagihan
LPB (ASLI)
1
Diambil Pemasok
Entry Data Pelunasan
Surat Persetujuan 1 Kontrak Harga tembusan
Membuat File Vocher
File Vocher
Database Pemasok
Update File dan Cetak Cek
Diotorisasi oleh direktur utama
Memeriksa Dokumen
Database Pembelian
Bukti Kas Keluar Cek/ bilyet giro/ bukti transfer
Tidak Lengkap?
Menelpon pemasok untuk mengambil bukti pembayaran
Diserahkan kepemasok
Cek/ bilyet giro/ bukti transfer
Ya Diterima dari pemasok ketika pembayaran dilakukan
Kwitansi (Asli) Bukti Kas Keluar
Ditandatangani oleh pemasok Meyerahkan Surat
Persetujuan Kontrak Harga tembusan ke-1 LPB (Asli), bukti kas keluar, SOP tembusan Ke-3, copy surat jalan, kwitansi (ASLI), Surat Jalan (Asli), Faktur Penagihan, & Faktur Pajak
Kwitansi tembusan
N
Database Laporang Keuangan
Faktur Pajak
1
Faktur Penagihan Surat Jalan (ASLI) Kwitansi (ASLI) Copy Surat Jalan SOP tembusan 3 Bukti Kas Keluar LPB (ASLI)
End
Surat Persetujuan 1 Kontrak Harga tembusan
5
N
Keterangan : SOP : Surat Order Pembelian LPB : Laporan Penerimaan Barang
Keterangan SOP : Surat Order Pembelian LPB : Laporan Penerimaan Barang
KESIMPULAN • KESIMPULAN Penerapan sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku secara tunai pada PT. A.W. Faber-Castell Indonesia terdapat kendala 1. Perusahaan tidak mempunyai suatu perjanjian kontrak atas harga 2. Adanya perangkapan fungsi penerimaan oleh bagian gudang • SARAN 1. Perusahaan membuat surat perjanjian kontrak harga dengan kesepakatan bersama pemasok. 2. Memisahkan fungsi antara bagian permintaan pembelian bahan baku dan bagian penerimaan bahan baku
TERIMAKASIH
