EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT CREATURA CREATION
Rio Mahesa Putra, Hery Harjono Muljo Universitas Bina Nusantara Jl. K. H. Syahdan No. 9 Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11480 Phone +62.21 534 5830 - +62.21 535 0660 Fax +62.21 530 0244
[email protected]
ABSTRAK PT CREATURA CREATION adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang desain, konstruksi dan furniture. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sistem akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku serta memberikan konstribusi kepada perusahaan, manakah yang perlu pertahankan dan yang perlu ditingkatkan. Metode penelitian yang digunakan adalah melalui penelitian lapangan. Metode ini dilakukan dengan cara observasi, wawancara dengan pejabat dan karyawan dari bagian yang terkait serta studi kepustakaan. Berdasarkan hasil penelitian pada sistem akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku, ditemukan beberapa hal yang perlu ditingkatkan antara lain : belum adanya bagian pembelian, perusahaan hanya baru menggunakan 2 dokumen saja dalam proses bisnisnya (Surat jalan dan Bukti kas keluar), bagian gudang merangkap sebagai bagian penerimaan barang dan tidak membuat kartu gudang. Berdasarkan evaluasi, disarankan agar perusahaan sebaiknya membuat bagian pembelian, merancang serta menggunakan dokumen seperti : dokumen permintaan pembelian, penawaran harga, order pembelian, kartu gudang, surat permintaan bahan baku dan bukti pengeluaran bahan baku.
Kata Kunci : Evaluasi, Sistem Akuntansi, Pembelian dan Persediaan.
PENDAHULUAN Menteri Keuangan Agus Martowardojo pada sidang pleno dengan Dewan Perwakilan Rakyat menyatakan Sistem ekonomi terbuka adalah konsekuensi atau gejala globalisasi yang tidak dapat dihindari
1
oleh negara-negara di dunia, termasuk Indonesia. Dampak sistem ekonomi terbuka dapat membawa tantangan berat bagi stabilitas ekonomi dalam negeri ( www.depkeu.go.id ). Hal ini menyebabkan banyak perusahaan dan organisasi khususnya yang bergerak dalam dunia bisnis semakin berusaha untuk menjadi yang terbaik dengan menerapkan sistem perekonomian yang lebih efektif dan efisien. Hal tersebut dapat mempengaruhi tujuan utama dari suatu perusahaan yaitu mencapai keuntungan sebesar – sebesarnya guna merpertahankan kelangsungan / kesinambungan hidupnya ( going concern ) di tengah persaingan era globalisasi ( Hastoni, 2004 ) Berdasarkan penjabaran di atas, penulis berpendapat bahwa suatu perusahaan membutuhkan sistem akuntansi yang baik sebagai salah satu pondasi utama dalam melaksanakan kegiatan bisnisnya. Suatu sistem akuntansi yang baik dan benar pelaksanaannya akan sangat bermanfaat dalam penyediaan informasi yang cepat, tepat, akurat dan mudah dimengerti bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Salah satu fungsi penting yang mempengaruhi efektivitas dan efisiensi operasinal perusahaan adalah fungsi pembelian dan persediaan bahan baku. Oleh karena itu, kedua fungsi tersebut perlu diadakan pengawasan dan dengan adanya pengawasan tersebut diharapkan dapat meminimalisir penyimpangan dan penyalahgunaan yang akan terjadi, sehingga tujuan utama perusahaan dapat tercapai. PT CREATURA CREATION adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang desain, konstruksi dan furniture. Seluruh transaksi dalam perusahaan ini masih dilakukan secara konvensional dan masih terjadi adanya tupang tindih tugas antara karyawan. Untuk itu perlu dilakukan evaluasi atas sistem akuntansi yang sudah berjalan di perusahaan tersebut. Hal inilah yang membuat penulis tertarik untuk menjadikan masalah ini sebagai bahan penelitian. Rumusan msalah dalam penelitian ini antara lain : Apakah sistem akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada perusahaan sudah berjalan dengan efektif ? Apakah formulir yang digunakan sudah sesuai dengan standar perusahaan ? Apakah fungsi otoritas telah dijalankan sesuai dengan prosedur ? Berdasarkan masalah yang telah diuraikan diatas maka tujuan penulis dalam melakukan penelitian sebagai berikut : Menganalisis sistem akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang sedang berjalan pada perusahaan serta mengidentifikasi sistem manakah yang perlu pertahankan dan yang perlu ditingkatkan, Memberikan rekomendasi atas evaluasi, yang sesuai dengan kegiatan dan tujuan perusahaan.
METODE PENELITIAN Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari perusahaan yang menjadi objek penelitian. Data sekunder adalah data informasi yang diperoleh dari luar perusahaan ( penelitian kepustakaan ). Adapun metode yang digunakan utnuk memperoleh data primer dan sekunder adalah : 1) Penelitian Lapangan ( Field Research ) Merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengunjungi secara langsung ke perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh data dan informasi secara langsung. Dimana data tersebut diperoleh dengan cara : a) Wawancara ( interview ) Wawancara dilakukan pertama kali sebelum observation. Proses wawancara berlangsung dikantor PT Creatura Creation dengan Bapak Budi selaku field director. Dari hasil wawancara ini penulis mengharapakan dapat mendapatkan gambaran secara umum sistem akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang sedang berjalan dalam perusahaan dan kemudian penulis akan melakukan observation disertai dengan wawancara. b) Pengamatan ( observation ) Pengamatan dilakukan di kantor PT Craetura Creation yang beralamat di Ruko Hawaii Blok B No.36 Cengkareng-Jakarta Pengamatan di mulai sejak bulan Maret 2012 sampai dengan Juni 2012. Penulis mengamati sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan dengan tujuan dapat mengetahui kondisi perusahaan sehingga dapat memberikan usulan yang sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini. 2) Penelitian Kepustakaan ( Library Research ) Dalam metode ini penulis malakukan studi kepustakaan dengan cara datang ke perpustakaan/library Binus University untuk membaca dan mempelajari buku – buku, literature, maupun sumber – sumber tertulis lainnya yang berhubungan dengan permasalahan yang akan dibahas dalam skripsi ini. Data sekunder ini digunakan sebagai landasan teori dalam membandingkan, membahas dan menganalisa data yang diperoleh dari objek penelitian.
2
HASIL DAN BAHASAN PROSEDUR PEMBELIAN
Current
1.
Analysis
Recommendation
Seharusnya yang melakukan permintaan pembelian bahan
Bagian arsitektur melakukan konfirmasi kebagian gudang
baku adalah bagian gudang karena bagian gudang lebih
tentang bahan baku apa saja yang diperlukan dan kemudian
mengetahui kondisi bahan baku yang tersedia. Dan juga tidak
bagian gudang akan melakukan permintaan pembelian bahan
terdapat bagian pembelian yang bertugas melakukan order
baku kebagian pembelian dengan menggunakan surat
pembelian ke supplier melainkan yang melakukan tugas
permintaan pembelian (SPP) rangkap 2 yang didistribusikan
tersebut adalah bagian field director yang seharusnya bertugas
kebagian pembelian dan diarsip oleh bagian gudang dimana
memberikan perintah untuk membuat suatu bangunan sesuai
SPP tersebut diotorisasi oleh bagian manajer gudang.
Prosedur Permintaan Pembelian :
Bagian arsitektur melakukan permintaan pembelian bahan baku ke bagian field director setelah menganalisis sebuah project, selain bagian arsitektur ada juga bagian Project manger/mandor yang dapat melakukan permintaan pembelian bahan ke bagian field director apabila pada saat dalam pengerjaan sebuah project kekurangan bahan baku. Permintaan pembelian bahan baku dengan gambar. tersebut hanya secara lisan dengan menelpon.
2.
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok :
Seluruh staff perusahaan memberitahukan kepada bagian
Dalam melakukan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Bagian pembelian melakukan penawaran harga ke beberapa
field director apabila ada yang mengetahui harga bahan baku
seharusnya dilakukan oleh bagian pembelian saja jangan
supplier dengan mengirimkan Surat Permintaan Penawaran
3
lebih murah dan kemudian field director yang melakukan
melibatkan seluruh staff. Dan juga gunakan dokumen
Harga (SPPH) rangkap 2 yang didistribusikan untuk supplier
penawaran harga dengan cara menelpon.
pendukung sebagai bukti transaksi.
dan diarsip. Setelah supplier mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) maka bagian pembelian menentukan supplier.
3.
Prosedur order pembelian :
Setelah adanya kesepakatan antara field director dengan supplier,
Sebelum melakukan order pembelian seharusnya melakukan
Kemudian bagian gudang membuat Surat Order Pembelian
kemudian field director melakukan order pembelian dengan cara
konfirmasi terlebih dahulu pada bagian gudang, karena bagian
(SOP) rangkap 4 yang didistribusikan untuk supplier, bagian
menelpon tanpa disertai dokumen pendukung tertulis.
gudang mengetahui bahan baku yang tersedia di gudang
penerimaan, bagian akuntansi dan diarsip
sehingga apabila ada bahan baku yang masih bisa dipakai maka dapat mengurangi order pembelian bahan baku.
4.
Bahan baku yang diterima dari supplier diperiksa
Prosedur penerimaan barang :
kelengkapannya oleh bagian penerimaan barang dengan cara Bahan baku yang dikirimkan oleh supplier langsung diterima
Bagian gudang bertugas sebagai penerimaan bahan baku yang
oleh bagian gudang dan terkadang bagian gudang tidak
dikirimkan oleh supplier, dimana seharus bertugas melakukan
mengetahui akan ada pengiriman bahan baku dari supplier
permintaan pembelian bahan baku.
membandingkan Surat Jalan (SJ) dengan SOP dan kemudian membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) rangkap 3 yang diditribusikan untuk bagian pembelian, bagian gudang dan hal ini dikarenakan sering kali bagian field director tidak bagian akuntansi. memberitahukan kebagian gudang bahwa telah terjadi order pembelian.
4
5.
Prosedur pencatatan utang : Selain menerima faktur dari supplier, bagian akuntansi harus melakukan pengecekan terhadap surat penerimaan barang Fungsi akuntansi menerima faktur dari supplier kemudian
Bagian akuntansi sudah melakukan pembayaran ketika
melakukan pencatatan serta mengarsipkan dokumen tersebut
menerima faktur dari supplier tanpa mengecek kebenaran
dan segera melakukan pembayaran.
bahan baku yang tertera pada faktur
yang dibuat oleh bagian penerimaan dan juga dibandingkan dengan SOP.
5
Current
Analysis
Recommendation
Bagian produksi dalam hal ini bagian lapangan (field director)
Permintaan bahan baku belum menggunakan dokumen
Bagian produksi/lapangan mebuat Surat Permintaan Bahan
melakukan permintaan bahan baku kebagian gudang karena project
pendukung dalam prosesnya.
Baku(SPBB) rangkap 3 yang diditribusikan untuk bagian
1.
Prosedur permintaan bahan baku :
segera dimulai pegerjaannya dengan cara menelpon kepala gudang.
gudang dan untuk diarsip.
Bagian gudang mengeluarkan bahan baku bersamaan dengan 2.
Prosedur pengeluaran bahan baku :
Bahan baku yang dikeluarkan oleh bagian gudang tidak Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) rangkap 3 yang dicatat dan tidak adanya bukti pengeluaran bahan baku.
Setelah bagian gudang menerima laporan permintaan bahan baku dari
didistribusikan
untuk
bagian
akuntansi,
bagian
bagian lapangan, lalu bagian gudang mengeluarkan bahan baku sesuai
lapangan/produksi dan untuk diarsip. Jika bahan baku yang
dengan yang diminta bagian lapangan/field director.
diminta oleh bagian lapangan tidak tersedia maka bagian gudang harus mengajukan Surat Permintaan Pembelian (SPP) terlebih dahulu kebagian pembelian
6
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan evaluasi-evaluasi yang dilakukan baik sistem akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku maka dapat diketahui current system pada PT Creatuta Creation dalam melakukan prosedur permintaan pembelian, penawaran harga, pemilihan supplier, order pembelian, penerimaan barang, pengeluaran bahan baku, penggunaan dokumen yang berhubungan dengan prosedur tersebut dan juga dapat mengetahui kondisi/keadaan perusahaan saat ini. Dan dari hasil analisis, perusahaan belum mempunyai bagian pembelian tersendiri, sehingga tugas pembelian dilakukan oleh bagian lain dalam perusahaan yang mengakibatkan kurang fokusnya dalam menetukan supplier dan melakukan penawaran harga. Bagian gudang dan bagian penerimaan dijadikan satu, sehingga bisa terjadinya penyimpangan atas bahan baku. Perusahaan belum memiliki flowchart beserta dengan penjelasannya. Hampir secara keseluruhan dalam prosedur pembelian dan persediaan bahan baku tidak menggunakan dokumen atau surat yang seharusnya dokumen-dokumen tersebut digunakan sebagai bukti. Perusahaan sebaiknya membuat prosedur dalam bentuk flowchart disertai dengan dokumen-dokumen yang mendukung prosedur-prosedur tersebut sehingga dapat dengan jelas dengan tujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur tersebut bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi dan juga agar lebih memperjelas tugas dari setiap fungsi yang terkait dalam prosedur tersebut. Membuat bagian pembelian secara terpisah agar dalam melakukan pemilihan pemasok, penawaran harga hingga melakukan order pembelian dengan lebih efektif dan efisien. Dalam melakukan permintaan pembelian, penawaran harga, order pembelian, penerimaan barang, permintaan pengeluaran sampai dengan pengeluaran bahan baku harus disertai dengan dokumen pendukung seperti : surat permintaan pembelian, surat penawaran harga, surat order pembelian, surat penerimaan barang, surat permintaan bahan baku untuk digunakan dan surat pengeluaran bahan baku.
Saran Untuk menjamin keberlangsungan kegiatan PT Creatura Creation maka diusulkan beberapa saran : Perusahaan menerapkan e-document yang penggunaannya dengan email, e-document digunakan untuk memudahkan dalam sistem akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang sedang berjalan dalam. Seperti sebuah permintaan atau otorisasi dalam proses bisnisnya sehingga tidak perlu mengeprint kertas/dokumen dan kemudian menyerahkannya kebagian terkait, melainkan bagian terkait hanya cukup dengan mengirimkan e-document ke bagian lain dan otorisasipun dilakukan melalui e-document dan edocument dapat dijadikan bukti. Selain itu, melaksanakan evaluasi secara berkala untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan sudah sesuai dengan flowchart atau belum sehingga perusahaan dapat melakukan perencanaan atau perubahan atau penyesuaian terhahap sistem yang sudah ada.
REFERENSI Astana, I.Y.A. ( 2007 ). Perencanaan persediaan bahan baku berdasarkan metode MRP ( Material Requirenments Planning ). Jurnal ilmiah teknik sipil, 11( 2 ): 184 – 194. Bindari, Y. ( 2010 ). Evaluasi pengendalian intern terhadap sistem akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada pt fuyindo multi perdana. Tesis S1 Tidak Dipublikasikan, Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Hall, J.A. ( 2007 ). Accounting Information Systems ( 15th ed.).Canada : Thomson South - Western, Inc. Hastoni (2004 ). Evaluasi atas akuntansi persediaan dan pengaruhnya terhadap laba rugi dalam laporan keuangan PD.Usaha Meubel. Jurnal ilmiah ranggagading, 4 ( 1 ) : 11 -24. Heripracoyo, S. ( 2009 ). Analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan pada PT. Oliser Indonesia. Paper dipresentasikan pada Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, Yogyakarta. Horngren, C.T., Harrison, W.t. & Bamber, S.L. Alih bahasa oleh Dewo, S.A., Utomo, S. & Secokusumo, T.H. ( 2002 ). Accounting jilid I ( edisi 5 ). Jakarta:Penerbit Salemba Empta. Mariani, V. & Permatasari, S. ( 2011 ). Evaluasi sistem akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT.Insan media pratama. Jurnal ComTech, 2 ( 1 ) : 273 – 283 . Ministry of Finance ( 2009 ). Finance Minister : The Open Economic systems is inevitable. http://www.depkeu.go.id/Eng/Read/?type=ixNews&id=16083&thn=2010&name=Nw020610_03.h tm. Diakses tanggal 10 April 2012. Mulyadi ( 2001 ). Sistem Akuntansi ( edisi 3 ). Jakarta: Penerbit Salemba Empat Nasution, A.H. ( 2003 ). Perencanaan dan pengendalian produksi ( edisi 1 ). Surabaya : Penerbit Guna Widya.
7
O’Brien, J.A. ( 2004 ). Management information systems : managing information technology in the business enterprice. New York : The McGraw – Hill Companies, Inc. Reeve, J.M., Warren, C.S., & Duchac, J.E. ( 2010 ). Principles Of Accounting ( 23th ed. ). Canada : South – Western Cengage Learning, Inc. Warren, C.S., Reeve, J.M., & Fees, P.E. Alih bahasa oleh Farahmita, A., Amanugrahani, Hendrawan, T. ( 2006 ). Pengantar akuntansi buku 1 ( edisi 21 ). Jakarta : Penerbit Salemba Empat.
RIWAYAT PENULIS Rio Mahesa Putra lahir di kota Tangerang pada 05 Desember 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi pada tahun 2012. Saat ini bekerja sebagai Help Desk di Student Registration and Services Center - Binus.
8
