EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN (PERSERO) AREA SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN (PERSERO) AREA SURAKARTA

TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan Mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh : NURANI WIDYATMASARI F3309085

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2012


digilib.uns.ac.id

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Life is like riding a bicycle. To keep your balance you must keep moving. (Albert Einstein)

Nilai dari seseorang itu ditentukan dari keberaniannya memikul tanggungjawab, mencintai hidup dan pekerjaannya. (Kahlil Gibran)

Tidak ada harga atas waktu, tapi waktu sangat berharga. Memiliki waktu tidak menjadikan kita kaya, tetapi menggunakannya dengan baik adalah sumber dari semua kekayaan. (Mario Teguh)

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

HALAMAN PERSEMBAHAN

Karya ini penulis persembahkan untuk:

 Kedua Orangtuaku  Kakak-kakakku  Teman-teman kos Muffidah  Teman-teman DIII Akuntansi 2009  Almamaterku

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas rahmatNya penulis dapat menyelesaikan penelitian dan penulisan Tugas Akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN (PERSERO) AREA SURAKARTA”. Tugas akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. Penyelesaian Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan, dorongan, dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Drs. Wisnu Untoro, MS, selaku Dekan Fakulltas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Drs. Agus Budiatmanto,M.Si.,Ak., selaku Ketua Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Dra. Sri Murni, SE., MSi., Ak., selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dalam penyusunan Tugas Akhir. 4. Bapak FX Sumarno selaku Asman SDM dan Administrasi PT PLN (Persero) Area Surakarta, yang telah mengijinkan penulis untuk melaksanakan magang di PT PLN (Persero) Area Surakarta. 5. Ibu Cahyati sebagai pembimbing di PT PLN (Persero) Area Surakarta dan segenap karyawan PT PLN (Persero) Area Surakarta yang telah membantu commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

dalam memberi informasi dan data yang diperlukan guna penyelesaian tugas akhir ini. 6. Kedua orangtuaku dan kakak-kakakku yang selalu memotivasiku, terimakasih atas motivasi dan doanya. 7. Teman-teman

DIII

akuntansi

angkatan

2009,

terimakasih

atas

kebersamaan yang takkan terganti. 8. Segenap Dosen dan karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. 9. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak demi penyempurnaan Tugas Akhir ini. Akhir kata penulis berharap semoga Laporan Magang ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Surakarta, Juli 2012

Penulis

commit to user

vii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL........................................................................................

i

ABSTRAK .......................................................................................................

ii

HALAMAN PERSETUJUAN .........................................................................

iv

HALAMAN PENGESAHAN ..........................................................................

v

MOTTO ...........................................................................................................

vi

PERSEMBAHAN ............................................................................................ vii KATA PENGANTAR .................................................................................... viii DAFTAR ISI ....................................................................................................

x

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xii DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xiii BAB I.

PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan ..................................................

1

B. Latar Belakang Masalah ............................................................ 15 C. Perumusan Masalah ................................................................... 18 D. Tujuan Penelitian ....................................................................... 18 commit to user E. Manfaat Penelitian ..................................................................... 18

viii


digilib.uns.ac.id

BAB II. ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Tinjauan Pustaka........................................................................ 20 B. Sistem Dana Kas Kecil pada PT PLN (Persero) Area Surakarta .................................................................................... 35 C. Pelaksanaan Sistem Dana Kas Kecil pada PT PLN (Persero) Area Surakarta ........................................................................... 43 D. Evaluasi Sistem Dana Kas Kecil pada PT PLN (Persero) Area Surakarta ........................................................................... 51 BAB III. TEMUAN A. Kelebihan ................................................................................... 53 B. Kelemahan ................................................................................. 54 BAB IV. PENUTUP A. Kesimpulan ................................................................................ 55 B. Rekomendasi ............................................................................. 55

commit to user

ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR

Halaman

1.1. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Area Surakarta .....................................

7

2.1. Bagan Alir Pembentukan Dana Kas Kecil ........................................................

29

2.2. Bagan Alir Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil .................................................................................................

30

2.3. Bagan Alir Pengisian Kembali Dana Kas Kecil ...............................................

31

2.4. Bagan Alir Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta ....................................................

41

2.5. Bagan Alir Pengisian Kembali Dana Kas Kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta ...........................................................................................................

42

2.6. Bagan Alir Pelaksanaan Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta ...........................................

49

2.7. Bagan Alir Pelaksanaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta ....................................................................

commit to user

x

50


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pernyataa Tugas Akhir 2. Bukti Kas / Bank Pengeluaran 3. Persetujuan Anggaran 4. Kuitansi 5. Bukti Kas / Bank Penerimaan 6. Laporan Kas / Bank Harian 7. Rencana Kebutuhan

commit to user

xi


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK


NURANI WIDYATMASARI F3309085

PT PLN (Persero) Area Surakarta merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dalam bidang energi listrik. Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya PT PLN (Persero) Area Surakarta menggunakan dana kas kecil yang telah ditetapkan oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi apakah sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) dana kas kecil yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada PT PLN (Persero) Area Surakarta penulis beberapa kelebihan dan kelemahan dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil. Kelebihan tersebut antara lain unsur-unsur sistem dana kas kecil yaitu dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, fungsi yang terkait, dan prosedur pembentukan hingga prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil sudah sesuai dengan standar operasional sistem dana kas kecil yang telah ditetapkan. Sedangkan kelemahan dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil adalah dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil tidak dibuat rangkap dan tidak bernomor urut tercetak. Berdasarkan evaluasi terhadap sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah sesuai dengan standar operasional yang telah ditetapkan, tetapi ada beberapa hal yang perlu diperbaiki seperti dokumen sebaiknya dibuat rangkap untuk mengantisipasi hilangnya dokumen.

Kata kunci: Sistem akuntansi, Kas kecil commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT


NURANI WIDYATMASARI F3309085 PT PLN (Persero) Area Surakarta is one of the State Owned Enterprise that moves in the field of electrical energy. In carrying out the operations of PT PLN (Persero) Area Surakarta using a petty cash fund has been established by PT PLN (Persero) Distribution of Central Java and D.I Yogyakarta. The purpose of this study was to evaluate whether the petty cash fund of PT PLN (Persero) Area Surakarta was carried out in accordance with standard operating procedures (SOP) petty cash fund has been established by the company. Based on research conducted at PT PLN (Persero) Area Surakarta author of several strengths and weaknesses in the implementation of the system of petty cash funds. Advantages include the elements of the system of petty cash funds used documents, accounting records are used, the related functions, and procedures for the establishment of procedures to replenish the petty cash fund in the implementation of the system of petty cash funds are in accordance with standard operating system of petty cash funds has been determined. While weaknesses in the implementation of the petty cash fund system is a document used in the implementation of the system of petty cash funds are not made copies and not the serial number printed. Based on the evaluation of the system of petty cash fund of PT PLN (Persero) Area Surakarta can be concluded that the implementation of the system of petty cash fund of PT PLN (Persero) Surakarta Area is in conformity with established operational standards, but there are some things that need fixing such a document should be made to duplicate to anticipate the loss of documents.

Keyword: Accounting system, petty cash commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang energi adalah Perusahaan Listrik Negara (PLN). PLN mengurusi semua aspek kelistrikan di Indonesia dengan direktur utama Nur Pamudji. Ketenagalistrikan di Indonesia dimulai pada akhir abad ke-19, ketika beberapa perusahaan Belanda mendirikan pembangkitan tenaga listrik untuk keperluan sendiri. Pengusahaan tenaga listrik untuk kepentingan umum dimulai sejak perusahaan swasta Belanda memperluas usahanya di bidang tenaga listrik, yang semula hanya bergerak di bidang gas. Kemudian meluas dengan berdirinya perusahaan swasta lainnya. Setelah diproklamirkannya kemerdekaan Indonesia, tanggal 17 Agustus 1945, perusahaan listrik yang dikuasai Jepang direbut oleh pemuda-pemuda Indonesia pada bulan September 1945, lalu diserahkan kepada pemerintah Republik Indonesia. Pada tanggal 27 Oktober 1945 dibentuklah Jawatan Listrik dan Gas oleh Presiden Soekarno. Waktu itu kapasitas pembangkit tenaga listrik hanyalah sebesar 157,5 MW. Tanggal 1 Januari 1961, dibentuk BPU - PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di bidang listrik, gas dan user kokas. Tanggal 1 Januaricommit 1965, toBPU-PLN dibubarkan dan dibentuk 2

1


digilib.uns.ac.id 2

perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) yang mengelola tenaga listrik dan Perusahaan Gas Negara (PGN) yang mengelola gas. Saat itu kapasitas pembangkit tenaga listrik PLN sebesar 300 MW. Tahun 1972, Pemerintah Indonesia menetapkan status Perusahaan Listrik Negara sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara (PLN). Tahun 1990 melalui peraturan pemerintah No 17, PLN ditetapkan sebagai pemegang kuasa usaha ketenagalistrikan. Tahun 1992, pemerintah memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan tenaga listrik. Sejalan dengan kebijakan di atas maka pada bulan Juni 1994 status PLN dialihkan dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero).

2. Profil Perusahaan PT PLN (Persero) Area Surakarta merupakan salah satu cabang Perusahaan Listrik Negara yang berada di bawah pengawasan PT PLN Distribusi Jawa Tengah dan DI Yogyakarta. PT PLN Area Surakarta beralamat di Jalan Slamet Riyadi No. 468 Surakarta. PT PLN Area Surakarta dipimpin oleh seorang manajer yaitu Bapak Puguh Dwi Atmanto. Sedangkan jumlah Pegawai di PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah sebagai berikut:

commit to user


digilib.uns.ac.id 3

a.

Manajer

:

1 orang

b.

Pelayanan dan Administrasi : 28 orang

c.

Perencanaan dan Evaluasi

:

6 orang

d.

Konstruksi

:

8 orang

e.

Transaksi Energi

: 11 orang

f.

Jaringan

: 24 orang

Jumlah

:

78 orang

Dalam penyaluran tenaga listrik demi kepentingan masyarakat, PT PLN (Persero) Area Surakarta dibantu oleh beberapa Rayon yang tersebar di se-karesidenan Surakarta. Diantaranya adalah: 1) PT PLN (Persero) Rayon Surakarta Kota 2) PT PLN (Persero) Rayon Manahan 3) PT PLN (Persero) Rayon Kartasura 4) PT PLN (Persero) Rayon Sukoharjo 5) PT PLN (Persero) Rayon Sragen 6) PT PLN (Persero) Rayon Karanganyar 7) PT PLN (Persero) Rayon Grogol 8) PT PLN (Persero) Rayon Sumberlawang 9) PT PLN (Persero) Rayon Palur 10) PT PLN (Persero) Rayon Wonogiri 11) PT PLN (Persero) Rayon Jatisrono

commit to user


digilib.uns.ac.id 4

3. Usaha dan Kegiatan a. Pelayanan yang diberikan oleh PT PLN (persero) Area Surakarta 

Menjalankan usaha penyediaan tenaga listrik: 1) Pembangkitan tenaga listrik. 2) Penyaluran tenaga listrik. 3) Distribusi tenaga listrik. 4) Perencanaan dan pembangunan sarana penyediaan tenaga listrik. 5) Pengembangan penyediaan tenaga listrik.



Menjalankan usaha penunjang tenaga listrik: 1) Konsultasi ketenagalistrikan. 2) Pembangunan

dan

pemasangan

peralatan

ketenagalistrikan. 3) Pengembangan teknologi peralatan yang menunjang penyediaan tenaga listrik. 

Kegiatan-kegiatan lainnya: 1) Kegiatan pengelolaan dan pemanfaatan sumberdaya alam dan sumber energi lainnya untuk kepentingan tenaga listrik. 2) Pemberian jasa operasi dan pengaturan (dispatcher) pada pembangkitan, transmisi, distribusi serta retail tenaga listrik. commit to user


digilib.uns.ac.id 5

3) Kegiatan perindustrian perangkat keras dan lunak di bidang ketenagalistrikan dan peralatan lain terkait dengan tenaga listrik. 4) Kerja sama dengan pihak lain atau badan penyelenggara bidang ketenagalistrikan baik dari dalam maupun luar negeri

di

bidang

telekomunikasi

dan

pembangunan, informasi

operasional,

terkait

dengan

ketenagalistrikan. 5) Usaha jasa ketenagalistrikan.

b. Kegiatan usaha Perusahaan dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu: 

Kegiatan Perencanaan



Kegiatan Pembangunan



Kegiatan Usaha/Operasi



Kegiatan Riset dan Penunjang

c. Visi dan Misi 

VISI Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuhkembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani.

commit to user


digilib.uns.ac.id 6



MISI 1) Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham. 2) Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat. 3) Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi. 4) Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.



MOTTO Listrik untuk Kehidupan yang Lebih Baik



NILAI-NILAI 1) Saling Percaya, Integritas, Peduli, Pembelajar 2) Peka-tanggap terhadap kebutuhan pelanggan 3) Penghargaan pada harkat dan martabat manusia

commit to user

7


digilib.uns.ac.id 8

5. Deskripsi Jabatan a. Manajer Area Tanggung jawab utama : 

Mengkoordinasikan tugas untuk mencapai target kinerja perusahaan.



Mengevaluasi

perkiraan

kebutuhan

energy

listrik

dan

pendapatan penjualan tenaga listrik ( bottom – up load forecast) untuk merencanakan pengusahaan ketenagalistrikan. 

Mengkoordinasikan pengendalian operasi dan pemeliharaan jaringan distribusi untuk mempertahankan keandalan pasokan energi tenaga listrik.



Mengkoordinasikan penjualan tenaga listrik dan menjamin mutu keandalan.



Mengkoordinasikan pelaksanaan Penertiban Pemakaian Tenaga Listrik (P2TL) untuk menekan losses.



Mengkoordinasikan pelaksanaan Keselamatan Ketenagalistrikan (K2) dan Keamanan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).



Mengkoordinasikan pelaksanaan penyambungan baru, perubahan daya, administrasi pelanggan, pembacaan meter, proses rekening, pengelolaan piutang pelanggan.



Mengkoordinasikan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa untuk mendukung operasional kegiatan perusahaan. commit to user


digilib.uns.ac.id 9



Mengkoordinasikan pelaksanaan sosialisasi kebijakan-kebijakan dan produk perusahaan, hak dan kewajiban pelanggan, Tingkat Mutu Pelayanan (TMP) untuk peningkatan citra perusahaan.



Mengkoordinasikan pelaksanaan sosialisasi kebijakan-kebijakan dan produk perusahaan, hak dan kewajiban pelanggan, Tingkat Mutu Pelayanan (TMP) untuk peningkatan citra perusahaan.



Mengkoordinasikan penerimaan dan pengeluaran dana imprest dan receipt untuk kelancaran operasional perusahaan.



Mengkoordinasikan pengelolaan sumber daya manusia (SDM) untuk memenuhi target dan citra perusahaan



Mengkoordinasikan pelaksanaan kerjasama dengan stakeholder, penandatanganan dan pertanggungjawaban aspek hukum sesuai dengan kewenangan di wilayah kerjanya.



Mengkoordinasikan

kegiatan

kesekretariatan

dan

mempertanggungjawabkan pengelolaan asset perusahaan di wilayah kerjanya. 

Mengevaluasi pencapaian kinerja unit asuhannya secara berkala.

b. Asisten Manajer Pelayanan dan Administrasi Tanggung jawab utama : 

Mengkoordinasikan kegiatan pemasaran, pelayanan pelanggan, keuangan, SDM dan sarana. commit to user


digilib.uns.ac.id 10



Mengkoordinasikan kegiatan pasang baru dan perubahan daya sesuai kewenangan.



Melakukan pemetaan calon pelanggan dan pelanggan untuk perencanaan strategi pemasaran.



Mengevaluasi data perkembangan daerah sebagai bahan untuk kajian program pemasaran.



Memverifikasi Surat Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik (SPJBTL) sesuai kewenangan.



Memonitoring

pelaksanaan

transaksi

yang

menggunakan

Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpusat (AP2T) dan atau Pengelolaan dan Pengawasan Arus Pendapatan Secara Terpusat (P2APST). 

Mengevaluasi pelaksanaan pengelolaan administrasi pelanggan yang meliputi data induk pelanggan (DIL) dan pengendalian data induk saldo (DIS).



Memonitoring kegiatan penagihan dan pengawasan kredit.



Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan hubungan industrial untuk meningkatkan efektifitas komunikasi perusahaan.



Menyusun usulan formasi tenaga kerja (FTK) termasuk tenaga outsourcing untuk efisiensi penggunaan tenaga kerja.



Menyusun

usulan

peningkatan

merencanakan usulan diklat/kursus. commit to user

kompetensi

SDM

dan





Mengkoordinasikan

pelaksanaan

administrasi

(kesekretariatan,

umum

kegiatan

pengelolaan

pelayanan

umum),

pengelolaan fasilitas kantor serta keamanan & K3. 

Memverifikasi perhitungan pajak penghasilan (PPh Ps.21) pegawai dan pensiunan.



Melakukan verifikasi dan validasi serta persetujuan terhadap kelengkapan bukti-bukti, tentang kesesuaian persyaratan berkas tagihan dan menyetujui pembayaran sesuai kewenangan.

c. Asisten Manajer Perencanaan dan Evaluasi Tanggung jawab utama : 

Mengkoordinasikan penyusunan dan pencapaian target Kinerja Perusahaan.



Mengkoordinasikan penyusunan RKAP, LKAO dan LKAI.



Menyusun data dukung untuk penyusunan Prakiraan Beban dan Rencana Umum Penyediaan Tenaga Listrik (RUPTL).



Menyusun dan mengevaluasi (KKO,KKF dan ERM) Usulan Anggaran Investasi (AI) dan Anggaran Operasi (AO) system distribusi.



Mengkoordinasikan

Master

Plan

Pengembangan

Jaringan

Distribusi dan Scada. 

Menyusun rencana perluasan jaringan distribusi untuk PB/PD serta pembangunan Listrik commit to Perdesaan. user





Memonitor

dan

mengevaluasi

implementasi

aplikasi,

pemeliharaan sistem informasi. 

Mengkoordinasikan penyusunan dan updating mapping data jaringan dan pelanggan.

d. Asisten Manajer Konstruksi Tanggung jawab utama : 

Mengkoordinasikan

pengendalian

pekerjaan

Pembangunan

Jaringan Distribusi untuk penyambungan baru, efisiensi, mutu dan keandalan sistem distribusi dan PLTM sesuai jadwal dan ketentuan yang berlaku. 

Mengkoordinasikan ketersediaan material .



Mengkoordinasikan rekonsiliasi stock opname material.



Memastikan proses Tata Usaha Logistik sesuai prosedur.



Monitoring pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.



Mengevaluasi

dan

mengkoordinir

penyelesaian

pekerjaan

konstruksi dan melakukan commisioning test untuk pelaksanaan penyambungan. 

Melakukan Serah Terima Fisik Teknik (STFT).



Melakukan pengendalian pelaksanaan pekerjaan konstruksi

commit to user



e. Asisten Manajer Transaksi Energi Listrik Tanggung jawab utama : 

Menyusun Program Rencana Kerja (PRK) untuk kegiatan pengelolaan APP, penekanan susut dan P2TL.



Mengkoordinasikan pemasangan, pembacaan dan evaluasi APP pelanggan TM, transaksi antar unit dan IPP/excess power.



Memonitor dan mensupervisi pemasangan, pembacaan dan evaluasi APP TR.



Mengkoordinasikan pengendalian APP untuk memastikan akurasi pengukuran transaksi tenaga.



Mengkoordinasikan pemeliharaan APP, baik korektif maupun preventif.



Mengkoordinasikan proses

pembuatan rekening penjualan

tenaga listrik dan penerbitan stroom. 

Memverifikasi hasil transaksi energi pelanggan pasca dan prabayar (prepaid) dan APP antar unit serta IPP/excess power.



Mengevaluasi dan memetakan kinerja susut, penertiban dan pemutakhiran data PJU.



Mengkoordinasikan kegiatan P2TL.



Mengkoordinasikan pengelolaan Automatic Meter Reading (AMR).



Mengelola kebutuhan dan mengendalikan pemakaian segel serta matris segel.

commit to user





Melakukan rekonsiliasi dengan pihak-pihak yang terkait atas penerimaan dan pengeluaran.



Melakukan pengendalian biaya operasi perusahaan untuk mendapatkan efisiensi biaya perusahaan.



Merencanakan

kebutuhan

kas

jangka

pendek

dan

mengkoordinasikan pelaksanaan kas opname secara berkala untuk pengamanan fisik Kas. 

Mengkoordinasikan

kegiatan

pembukuan

sesuai

dengan

pedoman perusahaan. 

Menyusun Program dan Rencana Kerja (PRK).

f. Asisten Manajer Jaringan Tanggung jawab utama : 

Menyusun Program Rencana Kerja (PRK) untuk kegiatan operasi system Distribusi dan pemeliharaan jaringan distribusi.



Mengevaluasi

rencana

dan

pelaksanaan

Operasi

system

Distribusi dan Pemeliharaan Jaringan Distribusi, PDKB, dan PLTM. 

Melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja proteksi jaringan distribusi.



Melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja pelayanan teknik. commit to user





Melakukan verifikasi dan validasi asset distribusi secara periodik.



Menyusun dan mengkoordinasikan

pelaksanaan SOP untuk

setiap pekerjaan Operasi, Pemeliharaan Jaringan Distribusi, dan PDKB. 

Melakukan

pengendalian

operasi

system

Distribusi

dan

pemeliharaan Jaringan Distribusi. 

Melakukan evaluasi pelaksanaan SOP Operasi system Distribusi dan Pemeliharaan Jaringan Distribusi guna tercapainya Zero Accident.



Melakukan koordinasi dengan unit / instansi terkait dalam rangka operasi system Distribusi dan pemeliharaan Jaringan Distribusi.

B. LATAR BELAKANG MASALAH Di era globalisasi ini, perusahaan dituntut untuk selalu meningkatkan kualitas agar mampu bersaing di pasar dunia, begitu pula dengan BUMN. Menurut Undang-undang nomer 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara, definisi BUMN adalah Badan usaha Milik Negara yang selanjutnya disebut BUMN, adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan. commit to user



Menjadi perusahaan berkelas dunia adalah cita-cita BUMN. Namun untuk mewujudkan cita-cita tersebut, BUMN harus memperkuat fondasinya. Fondasi utama BUMN adalah pengelolaan keuangan. Pengelolaan keuangan yang baik akan sangat bermanfaat bagi kelangsungan hidup perusahaan dalam persaingan pasar yang begitu ketat. Dalam pengelolaan keuangan perusahaan tidak akan pernah lepas dari adanya kas perusahaan. Jusup (2005: 3) menyebutkan bahwa kas sering menjadi sasaran kecurangan atau pencurian karena sifatnya yang sangat liquid. Oleh karena itu, dituntut adanya sistem yang baik agar tidak terjadi penyalahgunaan kas perusahaan. PT PLN (Persero) merupakan salah satu BUMN yang bergerak dibidang kelistrikan. PT PLN (Persero) memiliki cabang yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Salah satu cabang tersebut adalah PT PLN (Persero) Area Surakarta yang berada di bawah pengawasan PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta. Dalam melaksanakan kegiatan operasinya, PT PLN (Persero) menyiapkan dana khusus untuk setiap cabang yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Dana tersebut biasa disebut dengan kas pembiayaan/kas imprest. Kas pembiayaan PT PLN (Persero) tersebut memiliki prosedur yang sama dengan dana kas kecil yaitu adanya pembentukan

dana

kas

kecil,

permintaan

dan

pertanggungjawaban

pengeluaran dana kas kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil. Perbedaan dari keduanya adalah kas kecil hanya digunakan untuk pengeluaran perusahaan yang relatif kecil, sedangkan kas pembiayaan digunakan untuk hampir seluruh kegiatan operasional cabang. commit to user



Demi kelangsungan hidup perusahaan, pelaksanaan sistem dana kas kecil yang dilaksanakan PT PLN (Persero) Area Surakarta harus sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan, jika pelaksanaan sistem dana kas kecil tidak sesuai dengan standar operasional prosedur misalnya dokumen tidak dibuat rangkap, maka resiko hilangnya dokumen akan sangat tinggi, sehingga jika dokumen tersebut hilang tidak ada pengganti dokumen tersebut. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah sesuai dengan standar operasional prosedur yang ditetapkan, maka perlu adanya evaluasi terhadap sistem dana kas kecil tersebut. Evaluasi terhadap sistem dana kas kecil tersebut dimaksudkan untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dalam sistem dana kas kecil pada PT PLN (Persero) Area Surakarta dan untuk mengetahui apakah pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan. Berdasarkan alasan tersebut penulis melakukan penelitian di PT PLN (Persero) Area Surakarta, penulis tertarik untuk meneliti tentang sistem dana kas kecil yang diterapkan pada PT PLN (Persero) Area Surakarta dan akan berusaha mengevaluasi sistem pengelolaan kas kecil tersebut. Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas penulis tertarik mengambil judul “EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN (Persero) AREA SURAKARTA”.

commit to user



C. PERUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) sistem dana kas kecil?

D. TUJUAN PENELITIAN Tujuan dari penelitian PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah untuk mengevaluasi apakah sistem dana kas kecil pada PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) sistem dana kas kecil.

E. MANFAAT PENELITIAN Manfaat penelitian yang dilakukan oleh penulis di PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah sebagai berikut : 1. Bagi peneliti Menambah pengetahuan dan wawasan tentang pengelolaan sistem dana kas kecil dalam suatu perusahaan dan sebagai pembanding dengan teori yang telah didapat dalam perkuliahan. 2. Bagi pembaca Memberikan gambaran nyata terhadap pembaca tentang pengelolaan dana kas kecil suatu perusahaan dan dapat digunakan sebagai referensi dalam penulisan Tugas Akhir bagi peneliti yang lain. commit to user



3. Bagi perusahaan Memberikan

masukan

kepada

perusahaan

sebagai

bahan

pertimbangan atas kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan agar kedepannya menjadi lebih baik lagi dalam pengabdiannya terhadap masyarakat.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Sistem Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama (Hall, 2007:6). Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Selain itu, sistem juga diartikan suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2001). Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. (Romney,2003).

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3). commit to user

20



Sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang bertanggungjawab untuk (1) persiapan informasi keuangan dan (2) informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan. (Romney,2003) Fungsi Sistem Informasi Akuntansi: a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.

3. Sistem Dana Kas Kecil Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek (Baridwan, 2004:86). commit to user



Dana kas kecil (petty cash fund) adalah dana kas yang digunakan untuk membayar jumlah pengeluaran yang relatif kecil namun tetap menjaga pengendalian secara memuaskan (Weygant et al., 2007:467). Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara : a. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system) Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. 2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi. 3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. b. Sistem saldo tetap (imprest system) Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut: 1) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi. commit to user



2) Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal. Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. 3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Dalam penyelenggaraan dana kas kecil, suatu perusahaan harus menerapkan sistem yang memadai agar tidak terjadi penyelewengan dana kas kecil. Oleh karena itu, untuk menghindari penyelewengan tersebut, dalam sistem dana kas kecil terdapat unsur-unsur tertentu yang digunakan dalam sistem dana kas kecil. Mulyadi (2001:530) menyebutkan bahwa unsur-unsur yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah sebagai berikut: a. Dokumen yang Digunakan 1) Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari assistant analyst akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil. 2) Cek Dokumen ini diperlukan dalam pembentukan dan pengisian kas kecil dengan melibatkan bank. commit to user



3) Permintaan pengeluaran kas kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas

kecil,

dokumen

ini

berfungsi

sebagai

bukti

telah

dikeluarkannya kas kecil olehnya. 4) Bukti pengeluaran kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. 5) Permintaan pengisian kembali kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.

b. Catatan Akuntansi yang Digunakan 1) Jurnal pengeluaran kas Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. 2) Jurnal pengeluaran dana kas kecil Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. commit to user



c. Fungsi yang Terkait 1) Fungsi kas Dalam sistem dana kas kecil, fungsi ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2) Assistant analyst akuntansi Dalam sistem dana kas kecil, assistant analyst akuntansi bertanggungjawab atas: a) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan. b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil. c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. d) Pencatatan

pengeluaran

dana

kas

kecil

dalam

jurnal

pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fund-balance). e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum

dalam

dokumen

tersebut.

Fungsi

ini

juga

bertanggungjawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. commit to user



3) Fungsi pemegang dana kas kecil Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunju, dan rencana kebutuhan. 4) Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai Fungsi ini bertanggungjawab atas pemakaian dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan dokumen pendukungnya. 5) Fungsi pemeriksa intern Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana

kas

kecil

penghitungannya

secara

periodik

dengan

catatan

dan kas.

pencocokan

hasil

Fungsi

juga

ini

bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.

d. Prosedur yang membentuk sistem 1) Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Prosedur pembnetukan dana kas kecil dengan imprest system tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance

system.

Bagian

kas

mencatat

pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas keluar. Bukti kas keluar dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan oleh bagian kas ke bagian kasa. commit to user



Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa. 2) Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Dalam imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil menurut abjad nama pemakai dana kas kecil. Jika pengeluaran dana kas kecil telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan permintaan pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar rencana kebutuhan sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan. 3) Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening biaya. commit to user



e. Bagan alir (flowchart) Menurut Mulyadi (2001) , bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Bagan alir data menunjukkan batas-batas sistem, hubungan sistem dengan satuan di luar, proses pengolahan data, dan aliran data. Berikut bagan alir sistem dana kas kecil dengan metode imprest system:

commit to user



1. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Bagian Utang

Mulai

Bagian Kasa Pemegang Dana Kas Kecil

3

Surat Keputusan

1

SK

2

SK

BKK

BKK

3 BKK

SK

4 4

3

BKK

Cek

3

Cek

1

Membuat bukti kas keluar

4

Bagian Jurnal

Menguangkan cek ke bank

Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek

3

Register Cek

Menyimpan uang tunai

2

SK

BKK

1 BKK

3

N

Cek Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar

1

Dikirim ke Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya untuk diarsipkan

Setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukung dan mencatat nomor cek pada BKK

2

3

N

Selesai Register Bukti Kas Keluar

BKK : Bukti kas keluar SK : Surat Keputusan

commit to user Gambar 2.1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil



2. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Pemakai Dana Kas Kecil Mulai

2

Membuat permintaan pengeluaran kas kecil

PPKK

1

4

1

PPKK

1

3

2

2 PPKK

DP

1

PPKK

1

BPKK N

2 PPKK

Pemegang Dana Kas Kecil

N

1 Mengeluarakan uang dan mengumpulkan bukti pendukung

Menyerahkan uang kepada peminta

Membuat permintaan pengeluaran kas kecil

Selesai 2 PPKK

1

DP PPKK

Membuat bukti pengeluaran kas kecil

1

BPKK PPKK

2

Bersama dengan uang tunai A

DP BPKK 2

3

diarsipkan sampai saat pengisian kembali kas kecil

Dikembalikan kepada pemakaidana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas

4

PPKK : Permintaan pengeluaran kas kecil BPKK : Bukti pengeluaran kas kecil DP : Dokumen pendukung

Gambar 2.2 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana commit to user Kas Kecil

N



3. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pemakai Dana Kas Kecil

Bagian Utang

Membuat permintaan Pengisian

5

1

4

Mulai

DP

DP

BPKK

BPKK

DP BPKK

2 PP3K

T

Arsip BPKK dan dokumen pendukungnya

2

1

PP3K

1

Membuat bukti kas keluar

Menguangkan cek ke bank

DP DP

T

BPKK

BPKK 2 PP3K

6

2 PP3K

1

1 3

Menyimpan uang tunai

2 BKK

1

1

2

PP3K : Permintaan pengisian kembali kas kecil BKK : Bukti kas keluar

3

Register bukti kas keluar

Gambar 2.3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil commit to user



Bagian Kasa

Bagian Jurnal

3

3

DP

DP

BPKK PP3K

PP3K BKK

PP3K

3 BKK

3

BPKK 2

Bagian Kartu Biaya

BKK

1

1

Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek

Register Cek

N

Kartu Biaya

DP Selesai

BPKK PP3K

2

N

3 BKK

1

Setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatatat nomor cek pada BKK

Cek

4

5

Gambar 2.3 Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil commit to user (Lanjutan)



4. Sistem Pengendalian Intern Dalam melakukan evaluasi terhadap sistem akuntansi suatu perusahaan, unsur-unsur pengendalian intern harus dimasukkan sebagai unsur melekat dalam berbagai sistem akuntansi (Mulyadi, 2001:163) Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Romney (2003), pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur

organisasi

merupakan

rerangka

pembagian

tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsipprinsip berikut ini: commit to user



1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari assistant analyst akuntansi. 2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: 1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. 2) Pemeriksaan mendadak. 3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. 4) Perputaran jabatan. commit to user



5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. 6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dan catatannya. 7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Di antara 4 unsur pokok pengendalian intern, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggunjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

B. SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN (PERSERO) AREA SURAKARTA Dalam kegiatan operasinya PT PLN (Persero) menetapkan sejumlah dana untuk seluruh unit PT PLN (Persero) yang nantinya akan digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. Dana tersebut biasa disebut kas pembiayaan (kas Imprest). Kas pembiayaan yang diterapkan oleh PT PLN (Persero) memiliki prosedur yang sama dengan dana kas kecil, bedanya kas imprest tidak hanya digunakan untuk pengeluaran perusahaan yang relatif kecil saja melainkan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan secara commit to user



keseluruhan. Berikut uraian tentang sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta: 1. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta meliputi : a. Bukti kas / bank penerimaan Bukti kas / bank penerimaan dibuat oleh pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali. b. Cek Cek dibuat oleh assistant analyst keuangan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. c. Permintaan pengeluaran dana kas kecil Dokumen permintaan pengeluaran dana kas kecil dibuat oleh pihak yang membutuhkan dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil d. Bukti kas / bank pengeluaran Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pendukung dari pemakai kas imprest. e. Rencana kebutuhan Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk pengisian kembali dana kas kecil. commit to user



f. Persetujuan anggaran Persetujuan anggaran dibuat oleh pemakai dana kas kecil dengan otorisasi dari kepala bagian masing-masing dan assistant manager pelayanan dan administrasi. g. Laporan kas / bank harian Laporan kas / bank harian dibuat oleh pemegang dana kas kecil. Laporan kas / bank harian digunakan untuk merekap transaksi yang terjadi pada hari tersebut.

2. Catatan akuntansi yang digunakan a. Jurnal penerimaan kas / bank Jurnal penerimaan kas / bank dibuat oleh assistant analyst keuangan pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. b. Jurnal pengeluaran kas / bank Jurnal pengeluaran kas / bank dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan bukti pengeluaran kas / bank.

3. Fungsi yang terkait a. Assistant analyst keuangan Assistant analyst keuangan bertanggung jawab dalam pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

commit to user



b. Assistant analyst akuntansi Assistant analyst akuntansi bertanggungjawab dalam pencatatan transaksi ke dalam laporan keuangan. c. Pemegang dana kas kecil Pemegang dana kas kecil bertanggung jawab dalam penyimpanan dana kas kecil dan pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan persetujuan assistant manager pelayanan dan administrasi. d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai Fungsi ini membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil. Permintaan dana kas kecil tersebut diserahkan ke pemegang dana kas kecil bersama dengan persetujuan anggatan serta bukti pendukung. e. Fungsi pemeriksa intern Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil pengitungan dengan catatan kas.

4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem a. Prosedur pembentukan dana kas kecil Pembentukan dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta setiap bulan di-dropping oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta. commit to user



b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas imprest 1) Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil kemudian diserahkan ke pemegang dana kas kecil dan dilampiri dengan dokumen pendukung seperti kuitansi dan bukti pendukung lainnya serta persetujuan anggaran dari kepala bagian masing-masing dan assistant manager pelayanan dan administrasi. 2) Pemegang dana kas kecil memasukkan data dari dokumen tersebut ke SAP (System Application and Product in data processing). Dari SAP pemegang dana kas kecil mencatat transaksi tersebut ke dalam jurnal pengeluaran kas / bank dan menerbitkan

nomor

dokumen

pembayaran.

Setelah

itu

pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai sesuai dengan yang tertera di dokumen tersebut. 3) Pemegang dana kas kecil membuat laporan kas / bank harian berdasarkan jurnal pengeluaran kas / bank. 4) Pada akhir bulan pemegang dana kas kecil membuat data saldo buku besar yang berisi pengeluaran dana kas kecil selama periode bulan tersebut. 5) Pemegang dana kas kecil menyerahkan softcopy saldo buku besar tersebut ke assistant analyst akuntansi. commit to user



c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil 1) Pemegang dana kas kecil membuat rencana kebutuhan dan dokumen tersebut diserahkan kepada assistant analyst keuangan. 2) Assistant analyst keuangan membuat cek berdasarkan rencana kebutuhan tersebut dan diserahkan ke pemegang dana kas kecil. 3) Pemegang dana kas kecil membuat bukti kas / bank penerimaan rangkap dua. Kemudian pemegang dana kas kecil memintakan otorisasi atas cek dan bukti kas / bank penerimaan. 4) Pemegang dana kas kecil menguangkan cek serta menyimpan uang tunai tersebut. 5) Bukti kas / bank penerimaan diarsip oleh pemegang dana kas kecil dan yang satu lagi diserahkan ke assistant analyst keuangan untuk dilakukan pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas / bank.

5. Bagan alir (flowchart) Bagan alir sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta meliputi tiga prosedur, yaitu: a. Pembentukan dana kas kecil Pembentukan dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta tidak terdapat bagan alir karena dana kas kecil telah di-dropping oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta. commit to user



b. Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil

Pemakai Dana Kas Kecil


Mulai 1

Membuat permintaan dana kas kecil dan persetujuan anggaran dan memintakan otorisasi

PA PPKI Kuitansi

PA Memberikan uang tunai dan memasukkan data ke SAP

PPKK

Melakukan pembelian dan memperoleh kuitansi

Membuat bukti kas/bank pengeluaran dan menerbitkan nomor dokumen pembayaran

PA PPKI Kuitansi

PA PPKI Kuitansi BKK 1

N

Selesai PPKK PA BKK

: Permintaan Pengeluaran Kas Kecil : Persetujuan Anggaran : Bukti kas / bank pengeluaran

Gambar 2.4 Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana commit to user kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta



c. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil

2

Mulai

Membuat rencana kebutuhan dan telah diotorisasi oleh supervisor administrasi umum

Assistant Analyst Keuangan

1

Cek

RK

4

3

BKM Jurnal Pengeluaran kas

Membuat bukti kas/ bank penerimaan dan memintakan otorisasi

RK

Assistant Analyst Akuntansi

Membuat cek

Jurnal Pengeluaran kas

N Buku Besar

RK Cek

4

Cek 2

1 BKM

Selesai

1

2

Menguangkan cek dan menyimpan uang tunai

BKM

N

1

3

RK : Rencana Kebutuhan BKM : Bukti kas / bank penerimaan

Gambar 2.5 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil PT PLN (Persero) Area commit to user Surakarta

Laporan Keuangan



C. PELAKSANAAN SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN (PERSERO) AREA SURAKARTA Pelaksanaan sistem dana kas kecil pada PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah sebagai berikut: 1. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah: a. Bukti kas / bank penerimaan Bukti kas / bank penerimaan dibuat oleh pemegang dana kas kecil. Bukti ini dibuat pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. b. Cek Cek dibuat oleh assistant analyst keuangan untuk membentuk dan mengisi kembali dana kas kecil. Dalam menguangkan cek, cek harus diotorisasi oleh assistant manager administrasi dan pelayanan. c. Permintaan pengeluaran dana kas kecil Permintaan pengeluaran dana kas kecil dibuat oleh pihak yang membutuhkan dana untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Dokumen ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala bagian masing-masing dan assistant manager pelayanan dan administrasi.

commit to user



d. Bukti kas / bank pengeluaran Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan atas permintaan pengeluaran dana kas kecil beserta bukti pendukung dari pemakai dana kas kecil. e. Rencana kebutuhan Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk pengisian kembali dana kas kecil. Sebelum dokumen diserahkan ke assistant analyst keuangan untuk pengisian kembali, dokumen tersebut harus di otorisasi oleh supervisor administrasi umum. f. Persetujuan anggaran Persetujuan anggaran dibuat oleh pemakai dana kas kecil dengan otorisasi dari kepala bagian masing-masing dan otorisasi dari assistant manager administrasi dan pelayanan. g. Laporan kas / bank harian Laporan kas / bank harian dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk merekap setiap transaksi yang terjadi setiap harinya. Dokumen ini selanjutnya akan digunakan oleh pemegang dana kas kecil untuk membuat saldo buku besar pada akhir bulan yang nantinya akan diserahkan ke assistant analyst akuntansi untuk pencatatan ke dalam laporan keuangan.

commit to user



2. Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengeluaran dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah: a. Jurnal penerimaan kas / bank Jurnal ini dibuat oleh assistant analyst keuangan pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. b. Jurnal pengeluaran kas / bank Jurnal ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan bukti kas/ bank pengeluaran.

3. Fungsi yang terkait a. Assistant analyst keuangan Assistant analyst keuangan bertanggung jawab atas pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. b. Assistant analyst akuntansi Assistant analyst akuntansi bertanggungjawab dalam pencatatan transaksi ke dalam laporann keuangan. c. Pemegang dana kas kecil Pemegang dana kas kecil bertanggung jawab dalam penyimpanan dana kas kecil dan pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan persetujuan assistant pelayanan dan administrasi, dan membuat rencana kebutuhan dalam setiap periode yang telah ditentukan. commit to user



d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil. Permintaan pengeluaran dana kas kecil tersebut diserahkan ke pemegang dana kas kecil bersama dengan persetujuan anggaran dari kepala bagian masing-masing dan assistant manager pelayanan dan administrasi serta dilampiri dengan bukti pendukung seperti kuitansi. e. Fungsi pemeriksa intern Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas. Pemeriksaan ini tidak dilakukan secara mendadak, tetapi ada pemberitahuan sebelumnya.

4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah : a. Prosedur pembentukan kas imprest Pembentukan dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta setiap bulan di-dropping oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta.

commit to user



b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil 1) Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil kemudian diserahkan ke pemegang dana kas kecil bersama dengan persetujuan anggaran yang telah diotorisasi oleh kepala bagian masing- masing dan assistant pelayanan dan administrasi serta dilampiri dengan dokumen pendukung seperti kuitansi. 2) Pemegang dana kas kecil memasukkan data dari dokumen tersebut ke SAP (System Application and Product in data processing). Dari SAP pemegang dana kas kecil mencatat transaksi tersebut ke dalam jurnal pengeluaran kas / bank dan menerbitkan nomor dokumen pembayaran. Setelah itu pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai sesuai dengan yang tertera di dokumen tersebut. 3) Pemegang dana kas kecil membuat laporan kas / bank harian berdasarkan jurnal pengeluaran kas / bank yang telah dibuat. 4) Laporan kas / bank harian digunakan oleh pemegang dana kas kecil untuk membuat saldo buku besar pada akhir periode bulan tersebut yang akan diserahkan ke assistant analyst akuntansi.

c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil 1) Pemegang dana kas kecil membuat rencana kebutuhan dan dokumen tersebut diserahkan kepada assistant analyst keuangan setelah mendapat persetujuan dari supervisor administrasi umum. commit to user



2) Assistant analyst keuangan membuat cek berdasarkan rencana kebutuhan tersebut dan diserahkan ke pemegang dana kas kecil. 3) Pemegang dana kas kecil membuat bukti kas / bank penerimaan kemudian memintakan otorisasi atas cek dan bukti kas / bank penerimaan. 4) Pemegang dana kas kecil menguangkan cek serta menyimpan uang tunai tersebut. 5) Bukti kas / bank penerimaan diserahkan ke Assistant analyst keuangan untuk pencatatan transaksi ke dalam jurnal penerimaan kas / bank.

5. Bagan alir (flowchart) Bagan alir pelaksanaan sistem dana kas kecil pada PT PLN (Persero) Area Surakarta meliputi tiga prosedur yaitu : 1) Pembentukan Dana Kas Kecil Pembentukan dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta tidak terdapat bagan alir karena dana kas kecil di-dropping oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta.

commit to user



a. Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil

Pemakai Dana Kas Kecil


Mulai 1

Membuat permintaan dana kas kecil dan persetujuan anggaran dan memintakan otorisasi

PA PPKI Kuitansi

PA Memberikan uang tunai dan memasukkan data ke SAP

PPKK

Melakukan pembelian dan memperoleh kuitansi

Membuat bukti kas/bank pengeluaran dan menerbitkan nomor dokumen pembayaran

PA PPKI Kuitansi

PA PPKI Kuitansi BKK 1

N

Selesai PPKK PA BKK

: Permintaan Pengeluaran Kas Kecil : Persetujuan Anggaran : Bukti kas / bank pengeluaran

Gambar 2.6 Pelaksanaan dan Pertanggungjawaban commitPermintaan to user Pengeluaran Dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta



b. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil

2

Mulai

Membuat rencana kebutuhan dan telah diotorisasi oleh supervisor administrasi umum

Assistant Analyst Keuangan

1

Cek

RK

4

3

BKM Jurnal Pengeluaran kas

Membuat bukti kas/ bank penerimaan dan memintakan otorisasi

RK

Assistant Analyst Akuntansi

Membuat cek

Jurnal Pengeluaran kas

N Buku Besar

RK Cek

4

Cek 1

BKM

Selesai

2

Menguangkan cek dan menyimpan uang tunai

BKM

1

3

RK : Rencana Kebutuhan BKM : Bukti kas / bank penerimaan

Gambar 2.7 Pelaksanaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil PT PLN commit to user (Persero) Area Surakarta

Laporan Keuangan



D. EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL PT PLN (PERSERO) AREA SURAKARTA Berdasarkan uraian atas sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta dan pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta, penulis akan melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta. Evaluasi terhadap pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah sebagai berikut: a. Evaluasi dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area meliputi bukti kas / bank penerimaan, cek, permintaan pengeluaran dana kas kecil, bukti kas / bank pengeluaran, rencana kebutuhan, persetujuan anggaran dan laporan kas / bank harian. Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta sesuai dengan standar operasional prosedur sistem dana kas kecil yang telah ditetapkan. Tetapi dokumen tersebut tidak dibuat rangkap. Sehingga hanya bagian tertentu yang memiliki arsip dari dokumen tersebut. b. Evaluasi terhadap catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah jurnal penerimaan kas / bank dan jurnal pengeluaran kas / bank. Catatan yang digunakan tersebut sudah sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan. commit to user



c. Evaluasi terhadap fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah assistant analyst keuangan, assistant analyst akuntansi, pemegang dana kas kecil, fungsi yang memerlukan pembayaran tunai, dan fungsi pemeriksa intern. Fungsi yang terkait dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah sesuai dengan standar operasional prosedur yang ditetapkan. Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil tersebut membuktikan bahwa sudah adanya pemisahan fungsi sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. d. Evaluasi terhadap prosedur yang membentuk sistem Dalam sistem dana kas kecil, PT PLN (Persero) Area Surakarta menggunakan metode imprest system. Dalam metode imprest system terdapat tiga prosedur yaitu prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil, dan prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta mulai dari prosedur pembentukan dana kas kecil hingga pengisian kembali dana kas kecil sudah sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III TEMUAN

Berdasarkan penelitian terhadap pelaksanaan sistem dana kas kecil pada PT PLN (Persero) Area Surakarta, penulis menemukan bebeberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihan dan kelemahan tersebut antara lain adalah sebagai berikut : A. KELEBIHAN Kelebihan dari sistem pengelolaan dana kas kecil yang diterapkan oleh PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah : a. Unsur-unsur sistem dana kas kecil yaitu dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, fungsi yang terkait, dan prosedur pembentukan hingga prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil sudah sesuai dengan standar operasional sistem dana kas kecil yang telah ditetapkan. b. Sudah ada pemisahan fungsi secara tegas sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. Hal tersebut dimaksudkan untuk menghindari terjadinya penyelewengan / kecurangan. c. PT PLN telah menggunakan SAP (System Application and Product in data processing) untuk memudahkan dalam pencatatan transaksi sehingga memudahkan karyawan dalam pengolahan data.

commit to user

53



B. KELEMAHAN Kelemahan dari pelaksanaan sistem pengelolaan dana kas kecil yang diterapkan oleh PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil tidak dibuat rangkap sehingga pengarsipan dokumen hanya terbatas pada bagian tertentu dan apabila dokumen tersebut hilang akan susah untuk mencari penggantinya.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PENUTUP

A. KESIMPULAN Berdasarkan penelitian dan evaluasi yang dilakukan oleh penulis terhadap pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta, penulis dapat menyimpulkan hasil penelitian bahwa secara keseluruhan pelaksanaan sistem dana kas kecil yang diterapkan PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah sesuai standar operasional yang telah ditetapkan. Hal tersebut dapat dilihat dari fungsi-fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan serta prosedur yang membentuk sistem mulai dari pembentukan kas kecil hingga pengisian kembali kas kecil.

B. REKOMENDASI Berdasarkan hasil penelitian dan evaluasi yang dilakukan, penulis mencoba memberikan rekomendasi atas kelemahan dalam sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area. Rekomendasi tersebut adalah dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil sebaiknya dibuat rangkap. Hal tersebut dimaksudkan agar dokumen tersebut dapat dimiliki oleh setiap bagian yang terkait sehingga lebih mudah dalam memproses transaksi yang terjadi. Selain itu, apabila dokumen tersebut hilang masih ada penggantinya.

commit to user

55

EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN (PERSERO) AREA SURAKARTA

Recommend Documents