EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN MATERIAL PADA PT. PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN SURAKARTA
Tugas Akhir Diajukan untuk melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi persyaratan guna Mencapai Gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta
Oleh : Rico Deniza Candra NIM : F 3302531
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2005
ABSTRAKSI
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN PADA PT. PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN SURAKARTA RICO DENIZA CANDRA F3302531
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memperoleh gambaran lebih mendalam dan pemahaman mengenai sistem pengendalian persediaan material dan sistem akuntansi persediaan material pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan metode pengendalian min-max, tingkat pesanan ulang (reordering level), dan tingkat pengamanan (security level). Sehingga hal ini membuat sistem pengendalian dalam PT. PLN (Persero) menjadi sangat efektif dan efisien. Sistem akuntansi persediaan material pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta terdiri dari sistem penerimaan material, sistem pengeluaran material, sistem pengembalian material, dan sistem perhitungan fisik. Metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus, yaitu mengambil suatu obyek tertentu untuk dianalisa secara mendalam dengan memfokuskan pada satu masalah. Data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Data primer dikumpulkan melalui wawancara langsung dengan pihak PT. PLN (persero) APJ Surakarta dalam hal ini bagian perbekalan (gudang), sedangkan data sekunder diperoleh dari buku maupun sumber bacaan lainnya. Hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian persediaan material pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan metode pengendalian min-max, tingkat pesanan ulang (reordering level), dan tingkat pengamanan (security level). Sehingga hal ini membuat sistem pengendalian dalam PT. PLN (Persero) menjadi sangat efektif dan efisien. Sistem akuntansi persediaan material pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta terdiri dari sistem penerimaan material, sistem pengeluaran material, sistem pengembalian material, dan sistem perhitungan fisik. Permasalahan yang timbul dalam sistem tersebut adalah dalam prosedur perhitungan fisik masih belum ada pemisahan tugas untuk perhitungan dan mengecek material dan pembuatan daftar hasil perhitungan fisik material serta masih kurangnya pengawasan terhadap material yang sudah terpasang atau digunakan. Saran yang dapat diajukan adalah sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi atau tugas gudang untuk perhitungan fisik serta memaksimalkan penggunaan gudang sebaik mungkin untuk kemudahan pekerjaan gudang. Dan sebaiknya dibuat laporan rekap tersendiri untuk penerimaan dan pengeluaran material, sehingga pencatatan dokumen berbagai kegiatan penerimaan dan pengeluaran selama satu periode dijadikan satu dalam satu laporan untuk mempermudah pelaporannya, serta diperlukan pengawasan yang lebih terhadap material yang sudah terpasang.
ii
HALAMAN PENGESAHAN
Telah disetujui dan diterima baik oleh tim penguji Tugas Akhir Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta guna melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Akuntansi Keuangan
Surakarta,
Juli 2005
1. Arif Lukman Santoso, SE, Ak NIP. 132 309 892
(…………………) Penguji
2. Drs. Nurmadi Harsa Sumarta, Msi, Ak NIP. 132 257 923
(…………………) Pembimbing
iii
HALAMAN PERSETUJUAN
Surakarta, Juli 2005 Disetujui dan diterima oleh Pembimbing
Drs. Nurmadi Harsa Sumarta, Msi, Ak NIP. 132 257 923
iv
MOTTO
Sesungguhnya ada kesulitan itu ada juga kemudahan, maka apabila kamu telah selesai (dari suatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain dan hanya kepada Tuhan-mulah hendakNya kamu berharap (Q.S Allam Nasryah 6 – 7)
“Apa bila kamu mempunyai suatu masalah yang paling sulit dipecahkan cobalah untuk menyederhanakannya, tapi jangan sampai kamu mengangapnya remeh suatu masalah” (Albert Einstein)
“Berpikirlah Sebelum Bertindak adalah bijak karena sekali salah melangkah 1000 sesal pun tiada gunanya”
(Lissa)
v
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan Karya ini Kepada : 1. Ayah dan ibu tercinta, Terima kasih atas kasih sayang serta do’a yang tak dapat dinilai dengan apapun. 2. Saudaraku dan sahabat-sahabatku. 3. Seseorang yang selalu kucintai dan yang selalu sabar menunggu.
vi
4. Almamaterku
KATA PENGATAR
Bismillahirohmanirrohim, Segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat-Nya yang dilimpahkan pada kita semua, meskipun dengan kemampuan dan waktu yang terbatas akhirnya penulis mampu menyelesaikan penyususnan Tugas Akhir dengan judul “SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN MATERIAL PADA PT. PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA”. Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya bantuan, dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis dengan rendah hati menyampaikan terima kasih yang tak terhingga kepada pihak-pihak yang secara langsung mauoun tidak langsung telah membantu hingga tersusunnya Tugas Akhir ini, khususnya kepada: 1. Dekan Fakultas Ekonomi Sebelas Maret Surakarta. 2. Dra. Evi Gantyowati, M.Si.Ak, Ketua Program dan Sekretaris Program D III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret 3. Drs. Nurmadi H. Sumarta, M.Si.Ak, selaku pembimbing yang dengan arif dan kesabaran telah banyak memberikan pengarahan, petunjuk, nasehat, bimbingan hingga tersusunya laporan Tugas Akhir ini. 4. Seluruh Staf dan Karyawan Program Diploma III Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan bantuan administrasi kepada penulis.
vii
5. Manajer PT. PLN (Persero) APJ Surakarta yang telah berkenan memberikan ijin megang kerja dan penelitian untuk penulisan Laporan Tugas Akhir ini. 6. Bp. Noor Yasin SE, Supervisor Akuntansi pada PT. PLN (Persero) AFJ Surakarta yang telah memberikan bimbingan serta arahan yang berguna bagi penulis. 7. Bp. Mulyono, staf bagian administrasi gudang (inventory control) yang juga memberikan pengarahan dan pengetahuan bagi penulis. 8. Bp. Marsaid, kepala gudang yang telah memberikan segala informasi yang diperlukan penulis. 9. Staf bagian Keuangan dan Anggaran Bp. Wargo, Bp. Agus, Bp. Rokhim, Bp. Dedi, dan Ibu Ambar Terima Kasih atas dukungan dan bantuannya selama magang kerja di kantor tersebut. 10. Seluruh Staf dan Karyawan bagian keuangan dan anggaran, perbekalan, dan HRD PT. PLN (Persero) APJ Surakarta yang telah memberikan dukungan dan bantuan juga bagi penulis. 11. Bp. Setyawan, Staf PT. PLN (Persero) Wonogiri Terima Kasih banyak bantuan, dukungan dan sarannya. 12. Teman-teman khususnya seangkatan yang semuanya tiada sempurna yang secara kompak telah saling mendukung suksesnya studi kita (I Love U Guys). 13. Yang paling Kusayangi dan Kucintai ( My Love ) 14. Semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah membantu hingga terselesainya penulisan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini jauh dari sempurna, oleh karena itu Kritik dan Saran yang konstruktif dari berbagai pihak sangat penulis harapkan demi kesempurnaan penulisan Tugas Akhir ini.
viii
Surakarta, Juli 2005
Penulis DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL............................................................................................
i
HALAMAN ABSTRAKSI.................................................................................. ii HALAMAN PENGESAHAN.............................................................................. iii HALAMAN PERSETUJUAN............................................................................. iv MALAMAN MOTTO ......................................................................................... v HALAMAN PERSEMBAHAN .......................................................................... vi HALAMAN KATA PENGANTAR.................................................................... vii HALAMAN DAFTAR ISI .................................................................................. ix HALAMAN DAFTAR GAMBAR...................................................................... xi HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN .................................................................. xii
BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang ................................................................................. 1 B. Perumusan Masalah.......................................................................... 3 C. Tujuan Penelitian.............................................................................. 3 D. Manfaat Penelitian............................................................................ 4 E. Metodologi Penelitian ...................................................................... 4 F. Gambaran Umum Perusahaan.......................................................... 6 1. Sejarah berdirinya ...................................................................... 6 2. Lokasi perusahaan ...................................................................... 7 3. Bidang usaha ............................................................................. 8 ix
4. Tujuan, visi, dan misi perusahaan .............................................. 8 5. Struktur organisasi...................................................................... 10 6. Deskripsi jabatan ........................................................................ 11 BAB II. PEMBAHASAN A. Landasan Teori............................................................................... 17 1. Pengertian Persediaan material dan Jenis Material.................. 17 2. Pengertian Sistem Akuntansi ................................................... 20 3. Sistem Akuntansi Persediaan................................................... 21 4. Sistem Pengendalian Persediaan.............................................. 22 5. Hubungan Sistem
Sistem
Akuntansi
Pengendalian
Persediaan
dengan
Persediaan..................................... 25
6. Penilaian Persediaan Material.................................................. 28 B. Pembahasan ................................................................................... 29 1. Sistem Akuntansi Persediaan
material
pada
PT. PLN
(Persero) APJ Surakarta......................................................... 29 2. Metode Pencatatan Persediaan
Material
pada PT. PLN
(Persero) APJ Surakarta......................................................... 42 3. Sistem Pengendalian Persediaan Material
pada
PT. PLN (Persero) APJ Surakarta......................................... 43
BAB III. TEMUAN A. Kelebihan ........................................................................................ 49 B. Kelemahan ...................................................................................... 50
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan..................................................................................... 51 B. Saran ............................................................................................... 52 x
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 54 LAMPIRAN-LAMPIRAN................................................................................... 55
DAFTAR GAMBAR
Halaman 1.1
Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) APJ Surakarta .............................. 10
2.1
Hubungan sistem pengendalian intern yang diperlukan pada aktivitas perhitungan fisik persediaan................................................ 27
2.2
Prosedur Perhitungan Fisik......................................................................... 42
xi
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN I
: Prosedur Penerimaan Persediaan Material dari Rekanan
LAMPIRAN II
: Prosedur Penerimaan Persediaan Material antar Unit
LAMPIRAN III
: Prosedur Pengembalian Persediaan Material
LAMPIRAN IV
: Prosedur Pengeluaran Persediaan Material antar Unit
LAMPIRAN V
: Prosedur Pengeluaran Material untuk Pemakaian
LAMPIRAN VI
: Prosedur Pengeluaran Material untuk Perbaikan
LAMPIRAN VII
: Lain-lain: 1. Surat Pernyataan 2. Surat Keterangan Magang 3. Surat Nota Dinas
xii
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau dalam bentuk bahan dan perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi maupun pemberian jasa. Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakupi barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan yang termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi. Persediaan merupakan salah satu harta yang sangat penting bagi perusahaan karena berpengaruh terhadap neraca maupun perhitungan laba rugi. Dalam neraca, persediaan merupakan bagian dalam aktiva lancar yang disimpan dengan tujuan untuk dijual atau digunakan dalam kegiatan bisnis yang normal atau barang-barang yang akan dikonsumsi dalam pengolahan produk yang akan dijual. Sedangkan dalam laporan laba rugi, persediaan mempengaruhi
dalam
perhitungan
harga
pokok
penjualan
sehingga
berpengaruh terhadap perhitungan laba tahun yang bersangkutan. Dalam suatu perusahaan, persediaan seringkali merupakan harta lancar yang paling besar jumlahnya dibanding harta lancar yang lain. Apabila persediaan yang ada dalam perusahaan terlalu kecil, maka perusahaan akan
xiii
kehilangan penjualan dan pelanggannya. Hal ini disebabkan karena tidak tersedianya barang yang dibutuhkan. Demikian sebaliknya, apabila persediaan terlalu tinggi maka biaya penyimpanan dan pemeliharaan akan terlalu besar. Istilah yang digunakan untuk mrnunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan tergantung pada jenis usaha yang dimiliki oleh suatu perusahaan. PT. PLN (Persero) APJ Surakarta sebagai unit penyedia tenaga listrik dalam jumlah dan makna yang memadai, menggunakan istilah perbekalan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Secara umum istilah perbekalan sama pengertiannya dengan persediaan. Sistem persediaan berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian dan sistem akuntansi biaya produksi. Sistem pengendalian intern yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran perlu diterapkan untuk menyusun sistem pengendalian persediaan. Pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan melakukan perhitungan fisik oleh suatu tim yang terdiri dari fungsi pemegang kartu, perhitungan fisik, fungsi perhitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek yang harus terpisah dari fungsi gudang, untuk memperkecil kemungkinan terjadi kesalahan dalam perhitungan fisik persediaan. Selain itu pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan sistem otorisasi oleh bagian atau orang yang berwenang dan prosedur pencatatan persediaan berdasarkan dokumen yang telah diotorisasi. Kemudian cara-cara yang ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas
xiv
dan fungsi setiap unit organisasi juga sangat berpengaruh terhadap sistem pengendalian persediaan. Berdasarkan uraian latar belakang di atas mendorong penulis untuk mengadakan penelitian di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta dengan mengambil judul, “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN MATERIAL PADA PT. PLN (PERSERO) APJ SURAKARTA”.
Perumusan Masalah Berdasarkan judul dan latar belakang masalah tersebut, maka permasalahan dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana prosedur penerimaan dan pengeluaran persediaan pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta ? 2. Apakah sistem pengendalian persediaan material yang diterapkan pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta sudah efisien dan efektif ?
Tujuan Penelitian Penelitian ini dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan, yaitu : mengetahui dan lebih memahami apakah sistem pengendalian penerimaan dan pengeluaran persediaan material pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta sudah memadai.
Manfaat Penelitian
xv
Dari penelitian ini diharapkan dapat diperoleh manfaat sebagai berikut : 1. Bagi perusahaan Penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran, masukan-masukan kepada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dengan perusahaan untuk meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan dalam mencapai efisiensi dan efektivitas pengendalian persediaan. 2. Bagi peneliti Penelitian ini diharapkan dapat membantu pnelitian dalam memperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang sistem pengendalian persediaan. 3. Bagi mahasiswa dan pembaca lainnya Merupakan tambahan referensi bacaan dan informasi khususnya bagi mahasiswa jurusan Akuntansi Keuangan yang sedang menyusun Tugas Akhir dengan pokok permasalahan yang sama.
Metode Penelitian 1. Lokasi Penelitian Penelitian ini mengambil lokasi di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta Jl. Slamet Riyadi No. 468 Surakarta. 2. Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Data Primer
xvi
Yaitu data yang diperoleh dari hasil observasi lapangan dan wawancara dengan fungsi yang terkait. b. Data Sekunder Yaitu data yang didapat dari berbagai sumber yang berkaitan dengan penelitian ini, dan berbagai literatur yang berhubungan dengan masalah ini seperti dari buku-buku dan penelitian-penelitian serupa. Adapun data diperoleh dari PT. PLN (Persero) APJ Surakarta dan dari perpustakaan. 3. Teknik Pengumpulan Data a. Teknik Observasi Teknik observasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengamati secara langsung terhadap sistem yang ada serta karyawan-karyawan yang berhubungan khususnya di bagian perbekalan. b. Teknik Wawancara Teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab dengan pimpinan dan karyawan-karyawan untuk mengetahui data yang diperlukan. c. Teknik Studi Pustaka Melengkapi teori-teori yang berhubungan dengan penelitian ini yang dilakukan dengan membaca buku-buku atau literatur-literatur yang lain yang berhubungan dengan penelitian ini.
Gambaran Umum 1. Sejarah Berdirinya
xvii
Kelistrikan di Indonesia dimulai pada abad ke-19 dimana saat itu Belanda mendirikan pabrik gula dan teh dengan pembangkit listrik yang bernama N.V. SOLOCHE ELECTRIC ITET MIJ (S.E.M) yang digunakan hanya untuk kepentingan sendiri. Kemudian Belanda mendirikan pembangkit listrik untuk pemanfaatan umum yang dinamai NV. NEGH yang bergerak di bidang gas. PT. PLN (Persero) APJ Surakarta berdiri tahun 1901. Dengan nama N.V SOLOCHE ELECTRIC ITET MIJ (S.E.M) yang beralamat Purwosari Solo, serta memiliki 2 mesin disel yang hidup hanya dimalam hari. kemudian kantor PLN dipindah ke Purbayan (Jl. Arifin). Tahun 1942 Jepang masuk ke Indonesia dan kekuasaan Belanda diambil alih oleh Jepang. Setelah Jepang berkuasa, nama N.V SOLOCHE ELECTRIC ITET MIJ (S.E.M) diganti dengan nama JAWA DENGKI JEGIYOSA (Listrik Jawa Tengah) yang berkantor di Purbayan (Jl. Arifin). Kemudian pada tahun 1945 pemerintah Indonesia mengganti nama dengan JAWATAN LISTRIK dan GAS. Hal ini tidak berlangsung lama, karena pada tahun 1958 Belanda menyerah dan menyerahkan seluruh aset perusahaan listrik ke tangan Indonesia. Dan berdasarkan Undang-Undang No. 86 Tahun 1958 Perusahaan Listrik dan Gas berubah nama menjadi Perusahaan Listrik Negara (PLN). Pada tahun 1972 pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 1972 tentang perusahaan umum listrik negara, berdasarkan UU No. 19 Perpu tahun 1965 dengan berdasarkan pada PP No. 18 tahun
xviii
1972 ditetapkan statusnya menjadi Perusahaan Umum Milik Negara (PERUM PLN) dan diubah pula anggaran dasarnya mengenai status, hak dan wewenang serta tanggung jawab. Setelah banyak mengalamai perubahan usaha sejalan dengan waktu, tepatnya pada tahun 1974 sampai sekarang berdasarkan PP No. 23 tahun 1994 dan akte Notaris Soetjipto, SH No. 23 1994 tertanggal 10 Juli 1994, status PLN diubah dari Perusahaan Umum menjadi Perseroan Terbatas (Persero), dan kemudian berubah menjadi PT. PLN (PERSERO) Area Pelayanan Surakarta yang berlaku sejak tanggal 1 Juni 2001. Pada tanggal 17 Juni 2003 berdasarkan surat nomer 123.K/021/GM/2003 PT. PLN (PERSERO) Area Pelayanan (AP) Surakarta diubah menjadi PT. PLN (PERSERO) Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta. 2. Lokasi Perusahaan PT PLN (Persero) APJ Surakarta berlokasi di Jalan Slamet Riyadi No. 468 Surakarta, dan seluruh cabang-cabang atau ranting-rantingnya berada di sekitar wilayah Surakarta. Tujuan dari pemilihan lokasi ini karena selain tempatnya yang strategis dan berada di tepat di pusat jantung kota Surakarta, juga mudah di jangkau oleh banyak kalangan masyarakat.
3. Bidang Usaha PT. PLN (Persero) merupakan penyedia tenaga listrik dengan memberikan jasa pelayanan kepada masyarakat melalui penyelenggaraan
xix
di bidang produksi tranmisi dan distribusi tenaga listrik secara garis besar bidang usaha PT. PLN (Persero) APJ Surakarta adalah sebagai berikut : a. Usaha Penyediaan Tenaga Listrik meliputi : 1. Pembangkit 2. Tranmisi 3. Distribusi b. Usaha penunjang tenaga listrik meliputi : 1. Konsultan tentang tenaga kelistrikan 2. Pembangunan atau pemasaran tenaga listrik 3. Pemeliharaan atau pemasaran paralatan kelistrikan 4. Pengembangan teknologi peralatan yang menunjang penyediaan tenaga listrik 4. Tujuan, visi, dan misi perusahaan
Tujuan Perusahaan Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang BUMN, maka tujuan dari PT. PLN (Persero) APJ Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 23 tahun 1994 adalah: a. Menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus memupuk keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan usaha. b. Menyediakan penyediaan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai dengan tujuan untuk: 1) Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan merata serta mendorong peningkatan kegiatan ekonomi.
xx
2) Mengusahakan keuntungan agar dapat membiayai pengembangan penyediaan tenaga lsitrik untuk kebutuhan pokok masyarakat. c. Merintis kegiatan-kegiatan untuk penyediaan tenaga listrik d. Menyelenggarakan
usaha-usaha
lain
yang
menunjang
usaha
penyediaan tenaga listrik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Visi dan Misi Perusahaan a. Visi Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh, berkembang, unggul, dan terpercaya yang bertumpu pada potensi instansi. b. Misi 1) Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham. 2) Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat. 3) Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi. 4) Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
xxi
xxii
5. Deskripsi Jabatan 1. Manager Area Pelayanan dan Jaringan Tugas pokok Manager Area Palayanan Pelanggan adalah: Bertanggung jawab atas pengelolaan usaha secara efisien dan efektif serta menjamin penerimaan hasil penjualan tenaga listrik, peningkatan kualitas pelayanan, pelaksanaan pengelolaan jaringan tegangan menengah (JTM), jaringan tegangan rendah (JTR), sambungan rumah (SR), dan alat pembatas dan pengukur (APP), pengelolaan keuangan dan pengelolaan SDM dan Administrasi, membina hubungan kerja, kemitraan dan komunikasi yang efektif guna menjaga citra perusahaan serta mewujudkan Good Coorporate Governence.
Untuk melaksanakan sebagaimana tersebut di atas, Manager Area Pelayanan Pelanggan mempunyai fungsi: a. Menyusun perkiraan kebutuhan tenaga listrik. b. Menyusun dan menerapkan program penjualan tenaga lsitrik. c. Memantau perkembangan jumlah pelanggan dan jenis tarif. d. Menyusun program peningkatan kualitas pelayanan pelanggan. e. Mengkoordinir
dan
mengendalikan
pengoperasian
jaringan
tegangan menengah (JTM) dan jaringan tegangan rendah (JTR), sambungan rumah (SR) dan APP nya. f. Melaksanakan kegiatan pengelolaan PUKK. g. Menangani permasalahan hukum yang terjadi dilingkungan area. h. Melaksanakan pengelolaan SDM, keuangan dan administrasi. i. Membuat evaluasi secara berkala terhadap kegiatan pengelolaam Pemasaran, Niaga, Distribusi, Keuangan, SDM dan Administrasi. j. Melaporkan kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokok sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 2. Asisten Manager Pemasaran Tugas pokok Asisten Manager Pemasaran adalah:
xxiii
Bertanggung jawab atas kajian penetapan harga listrik, perkiraan kebutuhan tenaga lsitrik, usulan pengembangan produk dan jasa baru, penyusunan potensi pasar, petunjuk pelaksanaan segmentasi pasar dan promosi, peneraan, humas, dan penyuluhan. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana tersebut di atas, Asisten Manager Pemasaran mempunyai fungsi: a. Menyusun masukan untuk penetapan harga listrik. b. Menyusun perkiraan kebutuhan energi. c. Mambuat usulan pengembangan produk dan jasa baru. d. Melaksanakan riset pasar. e. Menyusun metoda dan petunjuk pelaksanaan segmentasi pasar. f. Menyusun metoda dan petunjuk pelaksanaan promosi. g. Mengelola peneraan dan pengujian peralatan distribusi. h. Melaksnakan kegiatan kehumasan dan penyuluhan ketenaga listrikan
dan
prosedur
pelayanan
kepada
pelanggan
atau
masyarakat. i. Membuat evaluasi triwulan atas kegiatan pemasaran dan rencana perbaikan. 3. Asisten Manager Niaga Tugas Pokok Asisten Manajer Niaga adalah: Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pengembangan pelayanan pelanggan atau calon pelanggan, penyelesaian klaim,
xxiv
manajemen baca meter, sistem informasi, pengelolaan hasil penjualan listrik, pengelolaan piutang, pelaksanaan P2TL. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana tersebut di atas, Asisten Manajer Niaga mempunyai fungsi: a. Mengkoordinir proses administrasi PB dan PD pada konsumen selektif. b. Secara aktif membantu unit dalam penyelesaian klaim. c. Secara aktif membantu unit dalam manajemen baca meter. d. Mengelola dan mengkoordinir hasil penjualan tenaga lsitrik. e. Memonitor pengelolaan piutang. f. Mengkoordinir pemutusan dan penyambungan pelanggan yang menunggak. g. Mengkoordinir pelaksanaan P2TL pada unit dibawahnya. h. Mengoperasikan dan memelihara sistem informasi. i. Membuat evaluasi triwulan atas kegiatan niaga dan rencana perbaikan.
4. Asisten Manager Distribusi Tugas Pokok Asisten Manager Distribusi adalah: Bertanggung
jawab
atas
pelaksanaan
pembuatan
desain
konstruksi, rencana dan SOP untuk operasi dan pemeliharaan distribusi, perbekalan dan evaluasi pengelolaan distribusi yang dikelola oleh unit-unit.
xxv
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana tersebut di atas, Asisten Manager Distribusi mempunyai fungsi: a. Membuat desain konstruksi berdasarkan desain standar. b. Menyusun usulan pengembangan distribusi. c. Membuat analisis kinerja jaringan distribusi. d. Menyusun rencana operasi dan pemeliharaan jaringan distribusi. e. Menyusun SOP pelaksanaan operasi dan pemeliharaan jaringan distribusi. f. Membantu pelaksanaan PB dan PD pada konsumen selektif. g. Melaksanakan pembangunan jaringan distribusi dan sarana lainnya. h. Melaksanakan administrasi pembangunan. i. Melaksanakan tata laksana perbekalan. j. Melakukan pemuktahiran peta jaringan distribusi. k. Membuat evaluasi triwulan atas kegiatan operasi dan pemeliharaan distribusi serta rencana perbaikannya.
5. Asisten Manager Keuangan Tugas Pokok Asisten Manager Keuangan adalah: Bertanggung jawab atas penyusunan RKAP dan cash flow, melaksanakan pengelolaan pendanaan dan arus kas secara akurat serta kegiatan perbekalan.
xxvi
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana tersebut di atas, Asisten manager Keuangan mempunyai fungsi: a. Menyusun RKAP area dan cash flow. b. Menyusun dan memantau anggaran belanja dan pendapatan APJ, Unit Pelayanan (AP), Unit jaringan (UJ), dan unit pelayanan dan jaringan (APJ). c. Membuat laporan hasil penjualan tenaga listrik dan pendapatan lainnya. d. Memonitor pengelolaan piutang. e. Melaksanakan dan mengkoordinir pembiayaan operasi dan investasi. f. Membuat laporan keuangan secara berkala. g. Membuat evaluasi triwulan atas kegiatan keuangan dan rencana perbaikannya. 6. Asisten manager SDM dan Administrasi Tugas Pokok Asisten Manager SDM dan Adiministrasi adalah: Bertanggung
jawab
atas
pelaksanaan
pengelolaan
dan
pengembangan SDM, tata usaha sekretariat, rumah tangga, keamanan, keselamatan dan kesehatan lingkungan kerja dan kegiatan umum lainnya, pelaksanaan bidang kehumasan serta penanganan masalah hukum. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana tersebut di atas, Asisten Manager SDM dan Administrasi mempunyai fungsi:
xxvii
a. Menyusun dan mengusulkan formasi tenaga kerja (FTK). b. Melaksanakan program pendidikan dan pelatihan pegawai. c. Melaksanakan pengembangan karir pegawai. d. Melaksanakan updating data pegawai. e. Menyusun dan mengusulkan mutasi pegawai. f. Memproses pelanggaran disiplin pegawai. g. Mengelola penyusunan anggaran pegawai dan pembayaran penghasilan pegawai. h. Mengelola kesekretariatan dan rumah tangga kantor. i. Melaksanakan pembinaan keamanan dan K3. j. Membuat evaluasi triwulan atas kegiatan SDM dan Administrasi serta rencana perbaikannya.
BAB II PEMBAHASAN
Landasan Teori 1. Pengertian persediaan material dan Jenis Material
xxviii
Persediaan material adalah material yang sengaja disimpan untuk memenuhi kebutuhan yang telah ditentukan waktu dan jumlahnya atau kapan dan berapanya. Persediaan material merupakan modal kerja yang untuk sementara waktu dibekukan dalam bentuk material atau suku cadang Untuk menyimpan persediaan material diperlukan biaya-biaya yang terdiri dari unsur-unsur : § Modal § Bunga Modal § Sewa tempat § Biaya Pemeliharaan § Resiko hilang § Resiko rusak Karena wajar bila “Persediaan Material” diusahakan serendah mungkin tanpa mengganggu kelancaran operasi perusahaan. Material dalam PT. PLN (Persero) dikelompokkan ke dalam tiga jenis sebagai berikut : a. Material Pemeliharaan b. Material Pekerjaan dalam Pelaksanaan (PDP) c. Material Cadang Pengelompokkan tersebut berdasarkan tujuan penggunaannya. Oleh 17 karena itu tidak tertutup kemungkinan satu jenis material terdapat dalam kelompok material pemeliharaan, material PDP maupun material cadang. Jenis Material
a.
Material Pemeliharaan
xxix
Material pemeliharaan adalah material untuk melaksanakan program pemeliharaan. Jenis material pemeliharaan ditetapkan berdasarkan Operation and Maintenance Manual Book dan atau syarat-syarat pemeliharaan lainnya. Material pemeliharaan adalah material yang jenisnya mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : · Dipergunakan untuk melaksanakan pemeliharaan atau operasi · Mudah diperolah dipasaran bebas atau lokal, dan · Berdasarkan sifat tehnisnya berumur pendek, sehingga memiliki rasio perputaran yang tinggi. Jumlah dan jenis material pemeliharaan disesuaikan dengan program pemeliharaan yang direncanakan. Pengadaan material pemeliharaan merupakan realisasi dan bersumber pada Anggaran Operasi (AO) b.
Material Pekerjaan Dalam Pelaksanaan (PDP) Material PDP adalah semua material
yang diadakan untuk
melaksanakan program investasi, yang proses pemasangan dan penyelesaiannya mengikuti jadwal pelaksanaan kegiatannya. Material PDP mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
· Untuk program investasi · Pemasangannya dengan Anggaran Investasi (AI) dengan Surat Kuasa
Investasi (SKI)
Jumlah dan jenis material PDP ditetapkan berdasarkan kebutuhan untuk melaksanakan program investasi yang telah ditentukan.
xxx
c.
Material Cadang Material cadang adalah material cadangan untuk menjamin keandalan operasi. Material cadang mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : · Diadakan untuk menjamin keandalan operasi dan akan digunakan untuk mengatasi kerusakan yang mungkin terjadi · Jenis dan jumlahnya terbatas · Proses pengadaannya memerlukan waktu cukup lama, karena tidak mudah diperoleh atau dibeli dipasaran bebas atau lokal, dan · Memiliki rasio perputaran yang lambat Jenis material ini pengadaannya dilakukan melalui Anggaran Investasi dengan Surat Kuasa Investasi (SKI). Material cadang juga ditetapkan sebagai aktiva tetap yang disusutkan. Material cadang dalam perusahaan dibagi menjadi dua, yaitu : 1) Material cadang khusus Material cadang khusus adalah material cadang yang hanya berinduk kepada satu aktiva tetap di satu satuan administrasi atau unit kerja.
2) Material cadang umum Material cadang umum adalah material cadang yang dapat dipakai untuk lebih dari satu aktiva tetap induk. 2. Pengertian Sistem Akuntansi
xxxi
Sistem adalah suatu jaringan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 1997 : 6). Sedangkan definisi sistem menurut Gerald Cole dalam Zaki Baridwan (1998 : 3) adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama suatu perusahaan. Prosedur adalah suatu urut-urutan kegiatan kerani atau klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Akuntansi sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu (George H. Bodnar dalam A. Yusuf, 2000 : 1) Pengertian sistem akuntansi adalah formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan
xxxii
yang dibutuhkan olah manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 1997 ; 3). 3. Sistem Akuntansi Persediaan Persediaan atau inventory adalah pos-pos aktiva yang dimiliki untuk dijual dalam operasi bisnis normal atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam memproduksi barang yang akan dijual deskripsi dan pengukuran persediaan membutuhkan kecermatan karena investasi dalam persediaan biasanya merupakan aktiva lancar paling besar dari perusahaan barang dagang (ritel) dan manufaktur (Kieso, 2001 : 444). Sistem akuntansi persediaan adalah sistem akuntansi yang dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang disimpan digudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya produksi (Mulyadi, 1997 : 555). Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan adalah : a.
Prosedur pencatatan produk jadi
b.
Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual
c.
Prosedur pencatatan harga pokok produksi jadi yang diterima kembali dari pembeli
d.
Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses
e.
Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
xxxiii
f.
Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok
g.
Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang
h.
Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang dagang
i.
Sistem perhitungan fisik persediaan
4. Sistem Pengendalian Persediaan Pengertian pengendalian persediaan material adalah langkah-langkah kebijaksanaan yang dilakukan dalam mengatur suatu persediaan material tanpa mengurangi kelancaran tugas-tugas operasional, sehingga persediaan material itu dalam batas-batas yang normal dan wajar sesuai kebutuhan, jadi tidak kelebihan atau kekurangan. Sasaran utama pengendalian persediaan material adalah : a. Selalu tersedia material yang jenis jumlahnya melebihi kebutuhan b. Menghindari adanya jenis barang yang jumlahnya kurang dari kebutuhan c. Menghilangkan kemungkinan timbulnya kerugian karena material hilang atau rusak Untuk menyimpan persediaan material diperlukan biaya-biaya yang terdiri dari unsur-unsur seperti modal, bunga modal, sewa tempat, biaya pemeliharaan, resiko hilang dn resiko rusak. Karena itu wajar bila persediaan material diusahakan serendah mungkin tanpa mengganggu kelancaran operasi perusahaan.
xxxiv
Penilaian persediaan dapat dilakukan dengan : a.
First-in, first-out (FIFO) FIFO menganggap bahwa persediaan atau pembelian pertama dijual lebih dulu sehingga saldo persediaan akhir dinilai menurut pembelian yang terakhir.
b.
Last-in, first-out (LIFO) LIFO menganggap bahwa setiap penjualan dinilai menurut harga beli yang terakhir sehingga saldo persediaan akhir dinilai menurut pembelian yang pertama.
c.
Avarage cost Persediaan dinilai menurut harga rata-rata dari jumlah barang yang diperoleh atau dibeli. Penilaian persediaan pada perusahaan eceran yang memiliki barang
dagangan yang banyak sekali jenisnya dengan harga per unit yang berbeda-beda dapat menggunakan metode harga eceran untuk menaksir harga perolehan persediaannya. Hal ini dikarenakan harga yang berubah dengan cepat dan memiliki margin yang tidak jauh berbeda. Biaya persediaan ditentukan dengan mengurangi harga jual persediaan dengan presentase margin bruto yang sesuai. Presentase tersebut digunakan dengan memperhatikan persediaan yang telah diturunkan nilainya (marked down) dibawah harga jual normal. Presentase rata-rata sering digunakan untuk setiap departemen penjualan eceran yang menjual kelompok barang yang berbeda.
xxxv
Metode pengendalian barang meliputi : a. Siklus pemesanan (order cycling) Siklus pemesanan memeriksa secara periodik (misalnya 30, 60 atau 90 hari) keadaan kuantitas tiap jenis atau golongan persediaan yang ada di tangan. Dalam hal ini jenis barang yang bernilai rendah dan bersifat tidak rawan, umumnya siklus peninjauan lebih panjang, karena barangbarang ini akan dipesan dalam jumlah besar dan tidak akan menimbulkan banyak biaya apabila terjadi kekurangan. b. Metode min-max Metode min-max didasarkan pada anggapan bahwa kuantitas dari sebagian besar jenis stok berada dalam batas-batas yang pasti. Kuantitas untuk setiap jenis barang telah ditentukan. Tingkat yang minimum memberikan margin pengamanan yang diperlukan untuk mencegah kekurangan stock selama satu siklus pemesanan kembali. Tingkat minimum ini menentukan titik pemesanan, dan kuantitas yang dipesan umumnya menjadikan persediaan pada tingkat yang maksimum. Departemen pengendalian barang meninjau kembali jenis-jenis barang, meramalkan pemakaian dan tenggang waktu, menetapkan kebutuhan persediaan aman, dan menentukan jumlah pesanan yang ekonomis. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi
xxxvi
dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 1997 : 165). Sedangkan unsur sistem pengendalian intern adalah : a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. b. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pecatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. 5. Hubungan Sistem Akuntansi Persediaan dengan Sistem Pengendalian Persediaan Sistem pengendalian persediaan
memegang peranan yang penting
dalam sistem akuntansi persediaan. Hal ini dikarenakan sistem pengendalian persediaan memberikan pengawasan atas sistem akuntansi persediaan agar dapat berjalan sesuai dengan kebijakan dan peraturan perusahaan sehingga tujuan yang ditetapkan perusahaan dapat tercapai. Pembentukan sistem akuntansi yang didalamnya dipertimbangkan sistem pengendalian persediaan bertujuan agar semua kemungkinan terjadinya suatu kesalahan dapat diminimalisasi. Perencanaan dan pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan menyusun sistem akuntansi persediaan, menyusun anggaran, pelaksanaan daripada sistem akuntansi persediaan, kemudian bagaimana penilaian
xxxvii
persediaan dan pencatatan atau pelaporan persediaan, serta analisis terhadap persediaan. Jadi sistem akuntansi berkaitan erat dengan sistem pengendalian persediaan karenan berpengaruh kuat terhadap sistem akuntansi suatu perusahaan. Dengan adanya sistem pengendalian persediaan yang kuat, maka dapat menjaga kekayaan perusahaan dan informasi akuntansi yang dihasilkan andal dan teliti. Sistem perhitungan fisik persediaan merupakan salah satu unsur pengendalian intern terhadap persediaan. Hasil dari perhitungan fisik digunakan untuk meminta pertanggung jawaban bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan cacatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan. Perhitungan fisik persediaan perlu dilakukan karena kemungkinan kesalahan dan kehilangan sering terjadi seperti pemborosan, kerusakan, pencurian, pemasukan yang tidak benar, lalai untuk mencatat permintaan dan kemungkinan-kemungkinan yang serupa yang menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang ada di gudang. Berikut ini adalah hubungan dari sistem pengendalian intern yang diperlukan pada aktivitas perhitungan fisik persediaan :
Tahap Transaksi Perhitungan fisik
Dokumentasi/catatan Akuntansi yang Digunakan -
Kartu perhitungan fisik
-
Daftar hasil perhitungan fisik
Fungsi yang terkait Fungsi perhitungan fisik
Aktivitas pengendalian yang diperlukan Pemisahan perhitungan dengan pengecek.
Penggunaan peralatan dan metode
xxxviii
Salah Saji Potensial
Persediaan dihitung salah
perhitungan yang andal
Kompilasi
Penentuan kos (harga perolehan)
Adjustmen
-
Kartu perhitungan fisik
-
Daftar hasil perhitungan fisik
-
Kartu perhitungan fisik
-
Daftar hasil perhitungan fisik kartu persediaan
-
Bukti memorial
-
Kartu persediaan
-
Buku pembantu persediaan
-
Jurnal umum
Persediaan dihitung lebih
Penggunaan kartu perhitungan fisik persediaan bernomor urut cetak
dari satu kali
Fungsi perhitungan fisik
Pemegang kartu perhitungan fisik harus mempertanggung jawabkan pemakaian kartu dan pencatatannya ke dalam daftar hasil perhitungan fisik persediaan
Tidak semua hasil perhitungan fisik dicatat dalam daftar hasil perhitungan fisik persediaan
Fungsi akuntansi
Pengecekan independen pencantuman kos persediaan ke dalam daftar hasil perhitungan fisik
Kos barang dicanrumkan salah dalam daftar hasil perhitungan fisik
Pengecekan independen terhadap perkalian antara kuantitas dan kos perunit dalam daftar hasil perhitungan
Fungsi akuntansi
Salah perhitungan perkalian kuantitas dengan harga pada daftar hasil perhitungan fisik
Pengecekan secara independen posting ke dalam buku pembantu persediaan berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan
Buku pembantu persediaan tidak diadjust berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan
Pertanggung jawaban kartu perhitungan fisik bernomor urut cetak
Daftar hasil perhitungan fisik persediaan diposting ke akun persediaan yang salah
Panduan akun dan review pemberian kode akun
Gambar 2.1 Hubungan dari sistem pengendalian intern yang diperlukan pada aktivitas perhitungan fisik persediaan
6. Penilaian Persediaan Material
xxxix
Penilaian persediaan material dalam PT. PLN dibedakan untuk material pemeliharaan, material Pekerjaan dalam proses (PDP), dan material cadang sebagai berikut : a. Metode Penilaian Persediaan Material Pemeliharaan menggunakan metode Harga Rata-rata Tertimbang dengan rumus sebagai berikut: n
P=
å Pi Qi i =1 n
å Qi
L =1
Atau : p=
( Pi x Q1 ) + (P 2 x Q2) + ............. + (Pn x Qn ) Q1 + Q2 + .................. + Qn
Penjelasan : P : Harga rata-rata Pi : Harga Material i Qi : Kuantitas Material i N : banyaknya jenis harga dan kuantitas Material, yaitu 1, 2, ......... sampai dengan n Harga rata-rata terimbang hanya digunakan pada saat barang tersebut dipakai atau keluar, sedangkan untuk barang yang masuk (penerimaan barang) tetap didasarkan pada harga perolehannya. Tiap satuan Administrasi tingkat Wilayah atau Distribusi dan lainnya yang setingkat hanya mempunyai satu harga Rata-rata Tertimbang untuk masing-masing jenis material, sehingga cabang yang satu dengan
xl
cabang lainnya dalam satu wilayah mempunyai satu harga rata-rata yang sama. b. Metode Penilaian Persediaan Material Pekerjaan Dalam Pelaksanaan (PDP) dan Material Cadang dinilai berdasarkan Harga Perolehannya, baik untuk pemasukan maupun untuk pengeluarannya.
Pembahasan 1. Sistem Akuntansi Persediaan Material pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta a. Sistem Penerimaan Persediaan Material Sistem penerimaan material di suatu unit administrasi PLN merupakan suatu kegiatan awal dari proses terjadinya persediaan material di unit tersebut atau di Gudang Unit Administrasi yang bersangkutan. Di dalam PT. PLN terdapat dua prosedur dalam sistem penerimaan material, yaitu prosedur penerimaan material dari rekanan dan prosedur penerimaan material antar gudang atau unit. Berikut prosedur-prosedur penerimaan persediaan material: 1. Prosedur penerimaan persediaan material dari rekanan Prosedur penerimaan material dari rekanan yaitu, prosedur penerimaan material yang telah ditetapkan dalam kontrak jual beli antara rekanan yang bersangkutan dan PLN Pusat.
·
Fungsi-fungsi yang terkait :
xli
Bagian pembelian Fungsi pembelian memeriksa daftar permintaan pembelian dan mancatat persediaan material yang masuk serta menyiapkan order pembelian. Bagian gudang Fungsi gudang menerima dan memeriksa barang atau material dari rekanan dan menyelesaikan administrasi penerimaan material. Bagian perbekalan Fungsi perbekalan mencatat persediaan ke dalam Kartu persediaan yang ada di T.U Perbekalan. Bagian Keuangan Fungsi Keuangan mencatat persediaan ke dalam Nota Persediaan di T.U Keuangan serta pemberian harga material. Bagian Pengolahan data Fungsi pengolahan data memproses data dan melakukan perhitungan harga rata-rata baru persediaan. ·
Dokumen -
Surat Perintah Kerja (SPK) SPK merupakan daftar permintaan pembelian yang digunakan untuk proses pengadaan material.
-
Daftar pengantar barang
xlii
Daftar pengantar barang digunakan untuk pedoman penerimaan barang di gudang. -
Kode 2 (K2) Kode 2 untuk bon penerimaan barang.
-
Form TUG 4 Form TUG 4 digunakan untuk berita acara pemeriksaan barang-barang atau spare parts yang diterima.
·
Catatan Akuntansi -
Buku pembelian Untuk mencatat pembelian material berdasar K2.
-
Kartu persediaan (TUG 1) Kartu persediaan untuk membukukan penerimaan material sesuai dengan kelompok material.
-
Kartu Gudang (TUG 2) Kartu gudang sebagai kartu pengenal untuk mempermudah pengklasifikasiannya dan perhitungannya.
-
TUKG 2 Buku
Penerimaan
Material
untuk
pencatatan
pembukuan penerimaan material di bagian keuangan. ·
Bagan alir prosedur penerimaan material (Lampiran)
2. Prosedur penerimaan material antar gudang
xliii
dan
Prosedur penerimaan material antar gudang yaitu, prosedur penerimaan material dari sub unit kerja yang berada dalam suatu Unit Kerja. ·
Fungsi-fungsi yang terkait: Bagian pembelian Fungsi pembelian memeriksa daftar permintaan pembelian dan mencatat persediaan material yang masuk serta menyiapkan order pembelian. Bagian gudang Fungsi gudang menerima dan memeriksa barang atau material dari rekanan dan menyelesaikan administrasi penerimaan material. Bagian perbekalan Fungsi perbekalan mencatat persediaan ke dalam Kartu persediaan yang ada di T.U Perbekalan. Bagian Keuangan Fungsi Keuangan mencatat persediaan ke dalam Nota Persediaan di T.U Keuangan serta pemberian harga material. Bagian pengolahan data Fungsi pengolahan data memproses data dan melakukan perhitungan harga rata-rata baru persediaan.
·
Dokumen
xliv
-
Surat Perintah Kerja (SPK) SPK merupakan daftar permintaan pembelian yang digunakan untuk proses pengadaan material.
-
Daftar pengantar barang Daftar pengantar barang digunakan untuk pedoman penerimaan barang di gudang.
-
Form Kode 1 (K1) Kode 1 untuk bon permintaan barang
-
Form TUG 4 Form TUG 4 digunakan untuk berita acara pemeriksaan barang-barang atau spare parts yang diterima.
·
Catatan Akuntansi -
Buku pembelian Untuk mencatat pembelian material berdasar K1.
-
Kartu persediaan (TUG 1) Kartu persediaan untuk membukukan pemerimaan material sesuai dengan kelompok material.
-
Kartu Gudang (TUG 2) Kartu gantung sebagai kartu pengenal untuk mempermudah pengklasifikasiannya dan perhitungannya.
-
TUKG 2 Buku Penerimaan Material untuk pencatatan dan pebukuan penerimaan material di bagian keuangan.
xlv
·
Bagan alir prosedur penerimaan material antar gudang (lampiran).
3. Prosedur pengembalian material Prosedur pengembalian material itu, prosedur penerimaan material dari pengembalian material oleh user atau unit-unit lain. ·
Fungsi-fungsi ysng terkait: Bagian gudang Fungsi gudang menerima dan memeriksa barang atau material yang dikembalikan dan menyelesaikan administrasi penerimaan material. Bagian Keuangan Fungsi Keuangan mencatat persediaan ke dalam Kartu Persediaan di T.U Keuangan serta pemberian harga material. Bagian pengolahan data Fungsi pengolahan data memproses data berdasarkan Kode 3 Bagian pemasaran (Distribusi) Fungsi pemasaran membuat bon pengembalian barang atau material yang dikembalikan ke gudang
·
Dokumen -
Daftar Pengantar Barang (TUG 12) Daftra
pengatar
barang
digunakan
penerimaan barang di gudang. -
Form Kode 3 (K3) Kode 3 untuk bon pengambilan barang xlvi
untuk
pedoman
-
Form TUG 11 Form Kode 11 digunakan untuk daftar mutasi harian
·
Cacatan Akuntansi -
Buku pembelian Untuk mencatat pembelian material berdasar K3
-
Kartu persediaan (TUG 1) Kartu persediaan untuk membukukan penerimaan material sesuai dengan kelompok material
·
Bagan alir prosedur pengembalian material (Lampiran)
b. Sistem Pengeluaran persediaan material Sistem pengeluaran persediaan material merupakan sistem untuk menyalurkan atau mendistribusikan material yang sudah ada dalam persediaan gudang kepada unit PLN yang membutuhkannya, serta pemakaian oleh sub unit atau unit kerja itu sendiri. Terdapat tiga prosedur persediaan material, yaitu : Prosedur pengeluaran material antar gudang, prosedur pengeluaran material untuk pemakaian, prosedur pengeluaran material untuk perbaikan. 1. Prosedur pengeluaran material antar gudang Prosedur pengeluaran material untuk memenuhi permintaan dari unit-unit yang bersangkutan §
Fungsi-fungsi yang terkait: Bagian perbekalan Fungsi perbekalan membuat surat perintah penyerahan (Delivery Order)
xlvii
Bagian gudang Fungsi gudang memeriksa dan menyiapkan serta melakukan pengiriman barang atau material Bagian Keuangan Fungsi Keuangan mencatat persediaan ke dalam Nota Persediaan di T.U Keuangan serta pemberian harga material. Bagian pengolahan data Fungsi pengolahan data memproses data berdasar K6 §
Dokumen -
Form TUG 7 (Delivery Order) Form TUG 7 merupakan surat perintah penyerahan material kepada user
-
Form Kode 6 (K6) Form Kode 6 adalah Bon pengeluaran material
§
Catatan Akuntansi -
Kartu persediaan (TUG 1) Kartu persediaan untuk membukukan pengeluaran material sesuai dengan kelompok material
-
TUKG 3 Buku
pengeluaran
Material
untuk
pencatatan
pembukuan material di bagian keuangan. §
Bagan alir prosedur pengeluaran material (Lampiran)
xlviii
dan
2. Prosedur pengeluaran material untuk pemakaian Prosedur pengeluaran material untuk pemasangan baru atau pemeliharaan sendiri. §
Fungsi-fungsi yang terkait: Bagian gudang Fungsi gudang menyerahkan barang, membuat daftar mutasi harian, dan melakukan pembukuan ke dalam kartu persediaan. Bagian Keuangan Fungsi Keuangan mencatat dalam buku pemakaian barang sesuai daftar mutasi harian dan bon pemakaian Bagian pengolahan data Fungsi pengolahan data memproses data berdasar bon pemakaian (K7)
§
Dokumen -
Form TUG 12 Form TUG 12 merupakan Daftar pengantar barang
-
Form Kode 7 Form Kode 7 adalah Bon pemakaian material
-
Form TUG 11 Form TUG 11 untuk Daftar Mutasi Harian Persediaan
§
Catatan Akuntansi -
Kartu persedian (TUG 1) Kartu persediaan untuk membukukan pengeluaran material sesuai dengan kelompok material.
xlix
-
TUKG 1 Buku
Pemakaian
Material
untuk
pencatatan
dan
pembukuan pemakaian material di bagian keuangan §
Bagan alir prosedur pemakaian material (Lampiran)
3. Prosedur pengeluaran material untuk perbaikan Prosedur pengeluaran material untuk perbaikan, yaitu prosedur pengeluaran material untuk perbaikan material yang tidak berfungsi atau rusak. §
Fungsi-fungsi yang terkait: Bagian gudang Fungsi gudang menyerahkan barang, membuat daftar mutasi harian, dan melakukan pembukuan ke dalam kartu persediaan. Bagian Keuangan Fungsi Keuangan mencatat buku pemakaian barang sesuai daftar mutasi harian dan bon pemakaian Bagian pengolahan data Fungsi pengolahan data memproses data berdasar bon pemakaian (K7)
§
Dokumen -
Form TUG 12 Form TUG 12 merupakan Daftar pengantar barang
-
Form Kode 7 (K7) Form Kode 7 adalah Bon pemakaian barang
l
-
Form TUG 11 Form TUG 11 untuk Daftar Mutasi Harian Persediaan
§
Catatan Akuntansi - Kartu persediaan (TUG 1) Kartu persediaan untuk membukukan pengeluaran material sesuai dengan kelompok material. - TUKG 1 Buku
Pemakaian
Material
untuk
pencatatan
dan
pembukuan pemakaian material di bagian keuangan §
Bagian alir prosedur pemakaian material (Lampiran)
c. Sistem Perhitungan Fisik Persediaan Material 1) Prosedur perhitungan fisik persediaan material Prosedur perhitungan fisik persediaan merupakan prosedur untuk menghitung fisik persediaan dan menyesuaikan kuantitas dan harga persediaan material yang ada di gudang. ·
Fungsi-fungsi yang terkait : Bagian gudang Fungsi
gudang
menghitung,
adjustment
dan
mengecek
kuantitas dan harga persediaan material di gudang berdasar kartu persediaan dan daftar mutasi harian. ·
Dokumen - Form TUG 11 Form TUG 11 merupakan daftar mutasi harian
li
·
Catatan Akuntansi - Kartu gantung (TUG 2) Kartu gantung digunakan untuk mencatat perhitungan fisik persediaan serta untuk memberi tanda jenis persediaan yang telah dihitung dengan cara menggantungkan kartu tersebut pada tempat penyimpanan material sesuai jenisnya. Kartu persediaan (TUG 1) Kartu persediaan dgunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas dan harga total)
2) Jaringan prosedur yang membentuk a) Prosedur perhitungan fisik Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan material di gudang dihitung oleh petugas gudang secara independen yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitungan fisik. b) Prosedur Adjustment Dalam prosedur ini bagian gudang melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan
berdasarkan
data
hasil
penghitungan
fisik
persediaan material yang tercantum dalam Kartu penghitungan fisik persediaan material. ·
Bagan alir prosedur perhitungan fisik
lii
liii
2. Metode Pencatatan Persediaan Material pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta Ada dua macam metode pencatatan persediaan : metode mutasi persediaan (prepetual inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory method). Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang dipakai atau dijual, harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa persediaan yang masih ada di gudang pada akhir periode akuntansi. Harga pokok persediaan awal periode ditambah dengan harga pokok persediaan yang dibeli selama periode dikurangi dengan harga pokok persediaan pada akhir periode merupakan harga pokok persediaan yang dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan. Metode persediaan fisik adalah cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok proses. Metode mutasi persediaan adalah cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan. Metode pencatatan persediaan yang digunakan pasa PT. PLN (Persero) APJ Surakarta adalah metode mutasi persediaan
liv
(prepetual
inventory method), karena setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan atau setiap keluar masuk persediaan langsung dicatat atau dibukukan. Dalam melakukan penjurnalan setiap ada penerimaan atau penambahan persediaan mendebit akun persediaan material., dan jika terjadi pengurangan atau pengeluaran persediaan mencatat kredit akun persediaan material. 3. Sistem Pengendalian Persediaan Material pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta Data-data dasar yang diperlukan untuk pengendalian suatu persediaan material pada PT. PLN adalah : a. Kecepatan pemakaian setiap jenis material b. Lead Time atau tenggang waktu setiap pesanan material Atas dasar dua hal tersebut diatas, dapat disusun atau ditentukan pengendalian persediaan sesuai dengan : 1) Tingkat persediaan maksimum (Maksimum Stock Level) Tingkat persediaan maksimum adalah jumlah persediaan yang tertinggi yang dapat dimilki oleh perusahaan tanpa harus mengganggu rencana persediaan. Tingkat persediaan maksimum bagi tiap jenis material dapat ditetapkan sebesar kebutuhan pemakaian untuk 3 sampai dengan 6 bulan tergantung pada Lead Time bagi tiap jenis material. Besarnya pemakaian setiap bulan, triwulan atau semester diambil dari catatan atau data statistik pemakaian material pada periode yang lalu.
lv
2) Tingkat persediaan pengaman atau minimum (Safety Stock Level) Tingkat persediaan minimum adalah jumlah persediaan yang terendah yang boleh
dimiliki
oleh perusahaan
tanpa mengganggu
atau
mempengaruhi rancana operasional perusahaan. Tingkat persediaan pengaman dimaksudkan untuk mengamankan dari penyimpangan waktu datangnya kiriman material pesanan tersebut melewati batas waktu yang diperkirakan atas dasar Lead Time barang tersebut sebelumnya. Tingkat persediaan pengaman atau minimum ini ditetapkan sama dengan sebesar perubahan selama lead time. 3) Tingkat pesanan ulang (Recording Level) Tingkat pemesanan ulang adalah tingkat persediaan dimana perusahaan harus menempatkan suatu pesanan untuk mengisi kembali persediaannya untuk tetap mempertahankan tingkat persediaan yang telah ditentukan. Tingkat pesanan ulang merupakan jumlah sisi persediaan yang besarnya sama dengan jumlah banyaknya barang yang akan terpakai habis selama masa pesanan atau lead time, ditambah jumlah sisa persediaan pengaman atau minimum. 4) Tingkat persediaan penyangga Tingkat persediaan penyangga adalah jumlah barang yang harus dicadangkan oleh perusahaan sebagai suatu persiapan apabila terjadi halhal yang diluar perkiraan misalnya kenaikan jumlah pemakaian, keterlambatan pengeiriman, kenaikan harga dan lain-lain.
lvi
Tingkat maksimum, minimum dan tingkat persediaan penyangga pada umumnya ditentukan dengan mengembangkan antara kebutuhan dari operasional dengan biaya penyimpanan (caryying cost) dari persediaan tersebut. Analisa kecenderungan pemakaian barang tersebut pada waktuwaktu yang lalu dan hasilnya dikorelasikan dengan kebutuhan untuk waktu mendatang atau pemakaian yang diperkirakan. Kemudian dihitung berapa biaya penyimpanan (caryying cost) dari tingkat persediaan yang telah dihitung tadi. Pada akhirnya dapat ditentukan suatu persediaan yang dapat memenuhi pihak operasional dan juga kebutuhan pihak keuangan. Tingkat Persediaan yang optimal Untuk mencapai kontinuitas dan efektifitas dalam pemenuhan kebutuhan maka perlu ditentukan tingkat persediaan maksimum dan tingkat persediaan minimum. Dengan adanya tingkat persediaan minimum ini diharapkan tidak terjadi kekosongan persediaan sehingga mengganggu kelancaran operasional. Ø Tingkat persediaan maximum pada suatu periode, ditentukan dari : -
Kebutuhan sesungguhnya yang diperlukan dalam periode tersebut (OL – Operating Level)
-
Tingkat
persediaan
minimum
yang
diperlukan
untuk
mempertahankan kontinuitas operasional sewaktu pengadaan berikut sedang pelaksanaan (RP = Recorder Point).
lvii
-
RO = Requirements Objektive (kebutuhan sebenarnya dengan tujuan mempertahankan kontinuitas).
RO = OL + RP Ø Tingkat persediaan minimum ditentukan dari : -
Lamanya waktu yang diperlukan dari permintaan sampai menerima barang (Lead Time), yang telah di konversikan dalam satuan kebutuhan barang (PLT – Procurenment Lead Time).
-
Tingkat keamanan (safety level) yang diperlukan untuk kontinuitas operasional
jika terjadi
hal-hal
diluar kemampuan
asumsi
perhitungan yang ada (SL = Safety Level). RP = PLT + SL
Tingkat persediaan minimum ini dapat dipakai sebagai tingkat pesanan ulang (Reordering Level = ROL). Ø Material atau Part yang harus dipesan Yang dimaksud kebutuhan disini adalah berupa angka yang sebenarnya yang perlu dipesan atau diadakan lagi pada suatu kondisi tertentu. Angka kebutuhan yang harus dipesan (QO = Quantity to be Ordered) ini ditentukan dari : -
Berapa sisa persediaan yang ada pada saat itu (Balance on Hand – BOH).
-
Berapa pesanan yang telah disetujui atau telah diorder tetapi belum masuk (Due IN Stock = DI).
-
Berapa jumlah kebutuhan yang terhutang belum dapat dilayani (Duet Out Stock = DO).
lviii
-
Berapa jumlah kebutuhan untuk operasional pada suatu periode pada saat itu (Operating Level).
-
Berapa Tingkat persediaan minimum (RP) QO = (OL + DO) – (BOH + DI).
Setelah didapatkan angka kebutuhan yang harus diadakan atau dibeli, maka untuk melaksanakan pembeliannya dapat ditempuh : -
Pembelian sekaligus untuk semua kebutuhan.
-
Pembelian bertahap.
Dalam pembelian bertahap, maka dapat dicari angka pendekatan, jumlah optimum setiap tahap pembelian, jumlah ini disebut jumlah pembelian atau order yang ekonomis (Economic Order Quantity = EOQ). Faktor-faktor yang menentukan persediaan material yang wajar atau layak adalah : a. Ratio perputaran Ratio perputaran persediaan adalah merupakan tolok ukur dari produktivitas dana, dapat dirumuskan sebagai berikut : Ratio = Jumlah pemakaian dalam 1 tahun × 1 tahun Rata-rata persediaan dalam 1 tahun Makin tinggi ratio perputaran, makin tinggi produktivitas dana.
b. Lead Time
lix
Faktor ini yaitu tenggang waktu antara saat penyerahan kontrak pesanan PLN dengan saat penyerahan barang digunakan pada pemakai barang. c. Pengaman persediaan Pengaman persediaan adalah faktor yang merupakan faktor dominan yang menentukan besar kecilnya persediaan yang akan diusahakan. Menentukan Tingkat persediaan Pedoman-pedoman yang dapat digunakan untuk melakukan penentuan tingkat persediaan material adalah bagaimana memberikan jawaban dari pertanyaan tersebut di bawah ini : o Berapa banyak barang yang harus disediakan perusahaan di dalam persediaannya ? (tingkat maksimum dan minimum). o Kapan perusahaan harus membeli material atau part tersebut ? (titik pemesanan ulang) o Berapa banyak barang yang harus dipesan oleh perusahaan ? (banyaknya pesanan).
BAB III TEMUAN lx
Berdasarkan evaluasi sistem pengendalian persediaan material pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta dapat ditemukan beberapa kelebihan dan kelemahan.
A. Kelebihan 1. Dalam
prosedur
penerimaan
material
bagian
pemasaran,
bagian
pembelian, bagian gudang, bagian perbekalan, dan bagian akuntansi (Keuangan) sudah terpisah. Pemisahan fungsi ini mengurangi resiko kesalahan mencatat bertambahnya persediaan. 2. Bagian gudang (penerimaan material), bagian pembelian, bagian akuntansi (Keuangan) dalam prosedur pengeluaran barang atau material sudah terpisah. Hal ini untuk mengurangi resiko kealahan mencatat berkurangnya persediaan. 3. Adanya pelaksanaan pemeriksaan material yang diterima oleh gudang (bagian penerimaan) oleh tim pemeriksa. Hal ini untuk mengurangi kesalahan penerimaan jumlah material yang diterima serta mutu barang atau material tersebut. 4. Pencatatan ke dalam Buku pembelian (Jurnal pembelian), Kartu persediaan berdasarkan Laporan (Bon) Penerimaan material. 5. Pencatatan ke dalam Buku pengeluaran material, delivery order berdasarkan pada bon pengeluaran material. 49
lxi
6. Proses pembuatan laporan penerimaan dan pengeluaran material dilakukan secara dua tahap, yaitu proses pembuatan laporan dengan mesin komputer dan proses pembuatan laporan secara manual. 7. Dalam setiap tahunnya disusun Rapat Rencana Anggaran Tahunan (RAT) sebagai pemicu untuk kinerja PT. PLN (Persero) APJ Surakarta. 8. Adanya pemisahan jenis dokumen yang digunakan untuk laporan penerimaan dan pengeluaran material yang berbeda asal dan kegunaannya. 9. Adanya monitoring di setiap bagian-bagian yang terkait dalam proses tersebut. Sehingga di setiap bagian dapat mengetahui keadaan dan jumlah material yang ada di gudang.
B. Kelemahan 1. Dalam perhitungan fisik di gudang tersebut tidak dibuat laporan perhitungan fisik hanya dicantumkan pada kartu gantung. 2. Kurangnya petugas di bagian gudang yang dapat mengakibatkan terjadi kesalahan dalam pengecekan atau perhitungan persediaan material. 3. Masih adanya pihak-pihak yang melakukan tindak penyalahgunaan material yang sudah terpasang, dengan mengambil material di luar ketentuan untuk menutup sisa material yang kurang di gudang.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
lxii
A. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan temuan pada bab sebelumnya, Penulis dapat memberi kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem akuntansi persediaan pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta terdiri dari pencatatan yang berasal dari penerimaan persediaan material dari rekanan, penerimaan material antar unit, pengeluaran persediaan material dari pemakaian, pengeluaran material antar unit-unit yang bersangkutan, pencatatan penerimaan persediaan karena adanya retur. 2. PT. PLN (Persero) APJ Surakarta mempunyai gudang yang belum maksimal karena ketidaksesuainya kapasitas atau daya tampung persediaan material terhadap kuantitas persediaan material yang ada di gudang,
sehingga
petugas
gudang
kesulitan
menata
dan
mengklasifikasikan material dengan baik. 3. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan sudah terpisah namun terdapat tugas pekerjaan pokok dan tugas pekerjaan bersama yang harus dilakukan oleh masing-masing bagian. 4. Pencatatan persediaan dilaksanakan dengan metode prepetual dimana penerimaan (pembelian) dan penjualan tidak dicatat ke rekening pembelian tapi dicatat ke dalam rekening persediaan material dan pengeluaran material. 5. Setiap mutasi persediaan dicatat langsung oleh petugas bagian gudang, 51 karena petugas administrasi di bagian sehingga ini memerlukan ketelitian gudang masih dipegang oleh satu orang.
lxiii
6. Penilaian persediaan pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta dilakukan dengan metode rata-rata tertimbang untuk material cadangan dan untuk material PDP dan material pemeliharaan sesuai harga pembelian. Perusahaan juga menggunakan metode first-in, first-out (FIFO) untuk pengeluaran materialnya dengan mempertimbangkan material yang dibeli pertama belum habis tidak boleh menggunakan atau mengeluarkan material yang baru dibeli. 7. Perhitungan fisik persediaan dilakukan sesuai kebijakan kepala gudang, setiap tiga bulan sekali, setiap semester, maupun tiap tahun. 8. Sistem pengendalian persediaan pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta cukup efektif dan efisien karena sudah terdapat pemisahan fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan, diterapkannya sistem otorisasi, buku pembelian (jurnal pembelian), buku pemakaian material, dan kartu pesediaan. 9. Sistem pengendalian persediaan pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan metode min-max, pesanan ulang, pengamanan (security), dan penyangga.
B. Saran Berdasarkan hasil analisis, temuan, dan kesimpulan pada bab-bab sebelumnya, penulis dapat memberikan saran dan rekomendasi sebagai berikut : 1. Sebaiknya bagian gudang dan bagian penerimaan barang tidak dijadikan satu meskipun dalam pelaksanaannya bagian gudang dibantu oleh petugas gudang lain karena bagian gudang berfungsi untuk menyimpan dan
lxiv
mengeluarkan barang yang ada di gudang sedangkan bagian penerimaan barang berfungsi dari pemasok. Namun hal ini diawali dengan mengoptimalkan gudang yang masih belum optimal. 2. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan sebaiknya terpisah baik tugas maupun personilnya. 3. Dalam perhitungan fisik sebaiknya dibuatkan laporan atau daftar tersendiri mengenai perhitungan fisik untuk bagian gudang sehingga mempermudah penghitungan dan pengecekan material secara langsung. 4. Dalam pengerjaan administrasi di gudang sebaiknya dilakukan pembagian tugas dan penyesuaian jumlah pegawai sehingga pengerjaannya lebih optimal. 5. Sebaiknya diadakan pengecekan atau pengawasan terhadap material yang sudah terpasang atau digunakan, hal ini untuik mencegah penyalahgunaan material. 6. Sebaiknya mempertimbangkan percepatan penghapusan material yang sudah tidak terpakai atau rusak, karena hal ini menimbulkan biaya penyusutan yang besar bagi perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Jusup, Al. Haryono, 1999, Dasar-Dasar Akuntansi, Jilid 2, Edisi 5, Bagian penerbitan STIE YKPN : Yogyakarta
lxv
Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi dan Teknik Analisis. Yogyakarta: BPFE UGM Bodnar H George and Wiliiam S. Hopwood, 1995, Accounting Information System, Edisi 6, Salemba Empat : Jakarta Handout. 1988. Pusdiklat PT. PLN (Persero), Jakarta Ikatan Akuntansi Indonesia, 1999 PSAK, Jakarta: Salemba Empat Kieso, Donald E and Jerry J. Weygant, 2001, Intermediate Accounting, John Weley dan sons : New York Mulyadi. 1997. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Bagian Penerbitan STIE YKPN
lxvi
