EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PT X, JAKARTA
Oleh MEILIA DELIMA H24076079
PROGRAM SARJANA MANAJEMEN PENYELENGGARAAN KHUSUS DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010
EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PT X, JAKARTA
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Program Sarjana Manajemen Penyelenggaraan Khusus Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh MEILIA DELIMA H 24076079
PROGRAM SARJANA MANAJEMEN PENYELENGGARAAN KHUSUS DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010
Judul Skripsi
: Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT X, Jakarta
Nama
: Meilia Delima
NIM
: H24076079
Menyetujui Pembimbing,
( Farida Ratna Dewi, SE, MM ) NIP : 197103072005012001
Mengetahui Ketua Departemen,
( Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc ) NIP : 196101231986011002
Tanggal Lulus :
ABSTRAK Meilia Delima. H24076079. Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT X, Jakarta. di bawah bimbingan Farida Ratna Dewi. Dalam era informasi saat ini, fungsi-fungsi organisasi bisnis modern berada di lingkungan yang sangat cepat berubah. Faktor globalisasi juga berpengaruh kepada lingkungan bisnis karena tingkat persaingan yang semakin ketat. Faktor-faktor tersebut menuntut perusahaan-perusahaan untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien. Agar dapat bertahan dalam kondisi tersebut, maka setiap organisasi harus memandang informasi sebagai suatu sumberdaya yang berharga. Salah satu jenis informasi yang penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan adalah informasi keuangan terutama informasi yang berkaitan dengan akuntansi Sistem informasi akuntansi merupakan komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak internal dan pihak eksternal perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk (1) Mengidentifikasi transaksi-transaksi yang terjadi pada PT X; (2) Menganalisis Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan PT X; (3) Menganalisis laporan keuangan yang dihasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi; (4) Menganalisis penerapan pengendalian internal pada PT X. Penelitian ini dilakukan di PT X yang terletak di Jakarta. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Data primer bersumber dari hasil wawancara para personil perusahaan, tetapi lebih ditekankan pada manajer keuangan dan data sekunder berasal dari studi pustaka beserta referensi-referensi lainnya seperti makalah, hasil penelitian terdahulu maupun internet. Metode pengolahan dan analisis data perusahaan dilakukan dalam beberapa tahap secara deskriptif. Mengetahui Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan meliputi, Sistem Pembelian, Sistem Penjualan, dan Sistem Harga Pokok Produksi. Fungsi yang terkait dengan penerapan Sistem Informasi Akuntansi tersebut dan evaluasi terhadap penerapan Sistem Informasi Akuntansi. Hasil analisis sistem informasi akuntansi, transaksi yang dilakukan PT X adalah penerimaan kas dan pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan persediaan. Keterkaitan dengan biaya penolong seperti foil dan dus yang seharusnya masuk ke dalam biaya overhead tetapi PT X memasukkannya ke dalam biaya bahan baku. Sistem informasi akuntansi menggunakan software MYOB yang telah menyediakan menu-menu sesuai dengan kebutuhan transaksi. Sehingga pencatatan transaksi lebih efektif dan efisien. Laporan keuangan dengan penggunaan software MYOB menghasilkan output berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas dan laporan arus kas. Pengendalian internal yang dilakukan pada setiap sistem yaitu, melakukan pemeriksaan, penomoran pada dokumen, verifikasi prosedur dan pemisahan tugas. Tetapi, PT X belum sepenuhnya menerapkan sistem pengendalian internal pada perusahaan. PT X tidak melakukan pemisahan tugas pada fungsi yang terkait dengan akuntansi dan keuangan yaitu, bagian utang, piutang, kredit, penagihan dan persediaan.
RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan pada tanggal 16 Mei 1986 di Pariaman, Sumatera Barat. Penulis adalah anak bungsu dari tujuh bersaudara dari pasangan (Alm) Chaizul Azwar Kadir dan Suarni. Pada tahun 1998 penulis lulus dari Sekolah Dasar di SDN Teluk Angsan II, tahun 2001 penulis lulus dari Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) di SLTP Negeri 3 Bekasi, dan pada tahun 2004 penulis berhasil menyelesaikan Sekolah Lanjutan Tingkat Awal di Sekolah Menengah Umum (SMU) Negeri 1 Tambun Utara, Kabupaten Bekasi. Pada tahun 2004 penulis diterima pada Program Diploma III Manajemen Bisnis Perikanan, Departemen Sosial Ekonomi Perikanan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Institut Pertanian Bogor melalui Undangan Seleksi Masuk IPB dan lulus pada tahun 2007. Pada tahun yang sama penulis melanjutkan studinya di Program Sarjana Manajemen Penyelenggaraan Khusus, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
KATA PENGANTAR Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan pemilik semesta alam dan penguasa atas segalanya yang telah memberikan rahmat dan hidayah-NYA dan junjungan Nabi Muhammad SAW, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi berjudul ”Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT X, Jakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Penulis menyadari bahwa Skripsi ini tidak lepas dari kekurangan, maka kritik dan saran sangat penulis harapkan, semoga sebuah karya ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya.
Bogor, Mei 2010
Penulis
UCAPAN TERIMA KASIH Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan pemilik semesta alam dan penguasa atas segalanya yang telah memberikan rahmat dan hidayah-NYA dan junjungan Nabi Muhammad SAW, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini. Dalam menyelesaikan Skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan dorongan dari semua pihak, sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang tak terhingga kepada : 1. Ibu Farida Ratna Dewi, SE, MM selaku Dosen Pembimbing atas dukungan, masukan, motivasi dan bimbingannya dalam penyelesaian skripsi. 2. Ibu Wita Juwita Ermawati STP, MM dan Bapak R.Dikky Indrawan SP, MM selaku dosen penguji terima kasih atas saran dan masukkannya. 3. Pegawai dan staf sekretariat Ekstensi Manajemen yang selalu menjembatani setiap kegiatan perkuliahan dan pada masa bimbingan. 4. Ibunda dan (Alm) Bapak tercinta yang telah memberikan kasih sayangnya. 5. Uni Femmy, Ajo, Uni Tia, Bang Porry, Uda Arief, Katangah, Uni Ozi, Mas Ayen, Uni Eno, Abang Mukhsis, Uda Adit, Mba Nora serta seluruh keluarga yang telah memberikan segenap doa dan dukungannya. 6. Sahabat seperjuangan Lia, Vk dan Nita yang selalu memberikan dukungan, dorongan, semangat dan kebersamaan yang indah. 7. Shinta, Aniz, Maeyank, Rhanie, Ipoet, Cha2, Adez, Ryan, Akang, dan Mba Yuni, terima kasih atas semangat dan doanya. 8. Teman-teman Ekstensi Manajemen angkatan 3 yang telah memberi warna-warni kehidupan dan perjuangan kita belum selesai. 9. Bapak Dr. Ir. Jono M Munandar, M.Sc selaku Ketua Departemen Manajemen. Penulis menyadari bahwa Skripsi ini tidak lepas dari kekurangan, maka kritik dan saran sangat penulis harapkan, semoga sebuah karya ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya. Bogor, Mei 2010
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman ABSTRAK RIWAYAT HIDUP.........................................................................................iii KATA PENGANTAR .................................................................................... iv DAFTAR TABEL .........................................................................................viii DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... ix DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................... x 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ..................................................................................... 1 1.2. Perumusan Masalah .............................................................................. 2 1.3. Tujuan Penelitian .................................................................................. 2 1.4. Manfaat Penelitian ................................................................................ 2 1.5. Pembatasan Masalah ............................................................................ 3 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Akuntansi.............................................................................................. 4 2.1.1 Fungsi Akuntansi ....................................................................... 4 2.1.2 Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum. ................................... 5 2.1.3 Persamaan Dasar Akuntansi ...................................................... 6 2.1.4 Akun .......................................................................................... 6 2.1.5 Akuntansi Berbasis Komputer ................................................... 7 2.2. Sistem Informasi................................................................................. 8 2.2.1 Sistem Informasi Akuntansi ...................................................... 9 2.2.2 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi .................... 10 2.2.3 Faktor-faktor yang Dipertimbangkan dalam Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi .................................................... 10 a Teknik Bagan Alir ............................................................. 11 b Model Sistem Informasi Akuntansi ................................... 12 2.3. Struktur Pengendalian Internal ........................................................... 13 2.3.1 Pengertian Pengendalian Internal ............................................ 13 2.3.2 Tujuan Pengendalian Internal .................................................. 14 2.3.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal ......................................... 15 2.3.4 Sistem Pembelian .................................................................... 18 a Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Pembelian Bahan Baku........................................................................ 18 b Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku .................... 19 2.3.5 Sistem Penjualan....................................................................... 20 a Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Penjualan .................... 20 b Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ......................................... 22 2.3.6 Sistem Harga Pokok Produksi ................................................. 23
2.4. Penelitian Terdahulu........................................................................... 24 3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran ........................................................................... 25 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian .............................................................. 27 3.3. Jenis Data dan Metode Pengumpulan Data ........................................ 27 3.4. Metode Pengolahan dan Analisis Data ............................................... 27 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum PT X ...................................................................... 28 4.2. Struktur Organisasi ............................................................................. 29 4.3. Sistem Informasi Akuntansi ............................................................... 33 4.3.1 Transaksi Bisnis ............................................................................ 35 4.3.2 Sistem Pengolahan Data a. Sistem Pengolahan Data Penjualan ............................................... 37 1. Prosedur Penjualan ............................................................. 37 2. Prosedur Retur Penjualan ................................................... 40 b. Sistem Pengolahan Data Pembelian .............................................. 41 c. Sistem Pengolahan Data Harga Pokok Produksi ........................... 45 4.3.3 Laporan Keuangan ......................................................................... 48 4.4. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pada PT X .............................. 49 1 Evaluasi Terhadap Struktur Organisasi....................................... 49 2 Evaluasi Sistem Pendapatan........................................................ 50 1. Prosedur Penjualan ............................................................ 50 2. Prosedur Retur Penjualan .................................................. 51 3 Evaluasi Sistem Pengeluaran ....................................................... 58 4 Evaluasi Sistem Harga Pokok Produksi ...................................... 64 5 Evaluasi Daur Penyusunan Laporan ............................................ 67 6 Evaluasi Pengendalian Internal ................................................... 69 KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ................................................................................................ 72 B. Saran .......................................................................................................... 72 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 73 LAMPIRAN .................................................................................................. 74
DAFTAR TABEL
No.
Halaman
1. Produk-produk yang Dibeli Perusahaan ................................................... 41 2. Perhitungan Harga Pokok Produksi PT X ................................................. 46 3. Perbandingan Penghitungan HPP PT X dengan Pendekatan Full Costing............................................................................ 65 4. Jurnal Transaksi ......................................................................................... 67
DAFTAR GAMBAR
No.
Halaman
1. Sistem Informasi Akuntansi ........................................................................ 9 2. Simbol Dasar Bagan Alir Sistem ............................................................... 12 3. Model Sistem Informasi Akuntansi ........................................................... 13 4. Kerangka Pemikiran Penelitian ................................................................. 26 5. Data Flow Diagram Input-Proses-Output .................................................. 33 6. Data Flow Diagram Proses ........................................................................ 34 7. Data Flow Diagram Data Persediaan......................................................... 36 8. Data Flow Diagram Daur Pendapatan ....................................................... 39 9. Bagan Alir Dokumen Sistem Retur Penjualan .......................................... 41 10. Data Flow Diagram Sistem Pengolahan Data Pembelian ......................... 44 11. Bagan Alir Dokumen Harga Pokok Produksi............................................ 47
DAFTAR LAMPIRAN
No.
Halaman
1. Jurnal Umum PT X Tahun 2010................................................................ 75 2. Laporan Laba Rugi PT X Tahun 2008 ...................................................... 77 3. Neraca PT X Tahun 2008 .......................................................................... 78
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang Dalam era informasi saat ini, fungsi-fungsi organisasi bisnis modern berada di lingkungan yang sangat cepat berubah. Faktor globalisasi juga berpengaruh kepada lingkungan bisnis karena tingkat persaingan yang semakin ketat. Hal tersebut menuntut perusahaan-perusahaan untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien untuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Setiap organisasi agar dapat bertahan dalam kondisi tersebut, maka harus memandang informasi sebagai suatu sumberdaya yang berharga. Informasi terdiri dari dua jenis, yaitu informasi yang bersifat keuangan
dan
informasi yang bersifat non keuangan. Salah satu jenis informasi yang penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan adalah informasi keuangan terutama informasi yang berkaitan dengan akuntansi. Informasi ini menjadi begitu penting karena dapat membantu pihak internal dan eksternal perusahaan dalam melaksanakan evaluasi terhadap operasi masa lalu dan prediksi mengenai operasi perusahaan pada masa yang akan datang. Informasi akuntansi dihasilkan oleh suatu mekanisme yang teratur dan sistematis untuk mengolah data yang dihasilkan dari transaksi-transaksi yang terjadi pada perusahaan. Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak internal dan pihak eksternal perusahaan. Data atau informasi tersebut selanjutnya dianalisis, didistribusikan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang memerlukan. Informasi yang mempunyai nilai manfaat yang tinggi harus bersifat akurat, relevan, dapat diandalkan dan tepat waktu. Perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya pada umumnya sangat memerlukan sistem akuntansi yang efisien dan efektif khususnya dalam menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhaan manajemen maupun berbagai pihak luar perusahaan yang membutuhkannya. Informasi memang menjadi penentu dalam pengambilan keputusan, baik oleh manajemen perusahaan itu sendiri maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan.
Keefisienan dan keefektifan dalam menyajikan informasi merupakan masalah umum yang biasa dihadapi dan juga salah satu kelemahan manajemen yang berkaitan dengan aktivitas. PT X merupakan perusahaan yang telah memiliki sistem informasi akuntansi tetapi kemungkinan masalah pasti ada. Kondisi yang demikian akan menimbulkan dampak terhadap pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen menjadi kurang efektif terutama menyangkut masalah strategi dan pola perusahaan, efektifitasan kegiatan perusahaan, kecukupan prosedur sistem informasi akuntansi serta keakuratan dalam penyajian laporan yang diperlukan. Berkaitan dengan hal tersebut maka dilakukan suatu evaluasi terhadap pelaksanaan SIA di PT X. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, maka perumusan masalah yang diperoleh adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana transaksi bisnis yang terjadi pada PT X ? 2. Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan PT X ? 3. Bagaimana laporan keuangan yang dihasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi ? 4. Bagaimana pengendalian internal yang diterapkan PT X ? 1.3. Tujuan Penelitian 1. Mengidentifikasi transaksi-transaksi yang terjadi pada PT X. 2. Menganalisis Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan PT X. 3. Menganalisis laporan keuangan yang dihasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi. 4. Menganalisis penerapan pengendalian internal pada PT X. 1.4. Manfaat Penelitian Dengan adanya penelitian ini, penulis mengharapkan adanya manfaat langsung maupun tidak langsung yang dapat dirasakan oleh pihak-pihak yang terkait yaitu : 1. Pihak PT. X Manfaat yang dapat dirasakan oleh pihak PT. X dengan adanya evaluasi sistem informasi akuntansi adalah manajemen dapat memberikan keyakinan yang memadai dalam laporan keuangan, keandalan laporan keuangan dan keefektifan serta efisiensi SIA. 2. Umum Diharapkan penelitian ini dapat bermanfaat untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang pentingnya pencatatan keuangan usaha yang rapi dan terpola sesuai
dengan standar, sehingga mendorong para pemilik usaha untuk menggunakan SIA yang sesuai dengan skala usaha. 1.5. Pembatasan Masalah Evaluasi ini dimaksudkan untuk menilai sejauhmana praktek SIA di PT X. Disamping itu, evaluasi ini juga diarahkan pada pelaksanaan pengendalian internalnya efektif, efisien dan dapat dipertanggung jawabkan. Evaluasi yang dilakukan, diharapkan dapat memberikan jaminan yang memadai terhadap keamanan kekayaan perusahaan, keandalan serta keakuratan informasi yang dihasilkan.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Akuntansi Menurut Kieso, et al. (2002) definisi akuntansi yaitu pengidentifikasian, pengukuran, dan pengkomunikasian informasi keuangan tentang entitas ekonomi kepada pemakai yang berkepentingan. Sedangkan Akuntansi Keuangan adalah sebuah proses yang berakhir pada pembuatan laporan keuangan menyangkut perusahaan secara keseluruhan untuk digunakan baik oleh pihak-pihak internal maupun pihak eksternal. Menurut Arif dan Wibowo (2004), Akuntansi adalah merupakan proses identifikasi, pencatatan dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi dari suatu entitas (perusahaan). Jadi secara umum terdapat tiga aktivitas dalam akuntansi yaitu: 1. Aktivitas identifikasi, dalam aktivitas ini akan dilakukan identifikasi terhadap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan. 2. Aktivitas pencatatan, dalam aktivitas ini semua transaksi ekonomi atau transaksi keuangan yang telah diidentifikasi pada tahap pertama akan dicatat secara kronologis dan sistematis dengan ukuran nilai moneter tertentu, dan 3. Aktivitas komunikasi, dalam aktivitas ini akan dilakukan pelaporan dan distribusi terhadap informasi akuntansi yang berupa laporan keuangan kepada para pemakai laporan keuangan atau pihak yang berkepentingan. Pemakai laporan keuangan terdiri atas pemakai di dalam perusahaan misalnya manajemen dan karyawan, serta pemakai di luar perusahaan, misalnya kreditur, investor dan fiskus. 2.1.1 Fungsi Akuntansi Menurut Arif dan Wibowo (2004) secara umum dapat dijelaskan bahwa fungsi akuntansi adalah membantu pelaku bisnis dan masyarakat pada umumnya dalam hal penanganan masalah-masalah keuangan. Jadi seorang akuntan mempunyai peranan sebagai berikut: 1. Menentukan besarnya laba rugi yang diperoleh perusahaan sebagai dasar untuk menilai kinerja keuangan perusahaan tersebut. 2. Membantu mengamankan dan mengawasi aset yang dimiliki oleh perusahaan melalui penyusunan sistem akuntansi yang dapat menciptakan pengendalian internal yang memadai. 3. Membantu menentukan besarnya hak dari pihak ketiga kepada perusahan
misalnya kreditur, karyawan, fiskus, dan sebagainya. 4. Menetapkan standar pengukuran atas prestasi perusahaan guna menilai efisiensi perusahaan tersebut. 2.1.2 Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum Menurut Kieso, et al. (2002) terdapat empat prinsip dasar akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi, yaitu : 1. Prinsip Biaya Historis Prinsip akuntansi yang berlaku umum mewajibkan sebagian besar aktiva dan kewajiban diperlakukan dan dilaporkan berdasarkan harga akuisisi. Hal ini sering disebut dengan prinsip biaya historis. 2. Prinsip Pengakuan Pendapatan Persoalan penting yang dihadapi perusahaan adalah kapan pendapatan harus diakui. Pendapatan umumnya diakui jika telah direalisasi atau dapat direalisasi dan telah dihasilkan. Pendekatan ini sering dipandang sebagai prinsip pengakuan pendapatan. Pendapatan dikatakan dapat direalisasi apabila aktiva yang diterima atau dipegang dapat segera dikonversikan menjadi kas atau klaim atas kas. 3. Prinsip Penandingan Dalam mengakui beban, pendapatan yang dipakai adalah beban bertambah seiring dengan bertambahnya pendapatan. Beban diakui bukan pada saat upah dibayarkan, saat pekejaan dilakukan, atau saat produk dipoduksi tetapi ketika jasa atau produk secara aktual memberikan kontribusi terhadap pendapatan. 4.
Prinsip Pengungkapan Penuh Dalam memutuskan informasi apa yang akan dilaporkan, praktek yang umum adalah menyediakan informasi yang mencukupi untuk penilaian dan keputusan pemakai. Prinsip ini mengakui bahwa sifat dan jumlah informasi yang dimasukkan dalam laporan keuangan mencerminkan serangkaian trade-off penilaian. Trade-off ini terjadi antara kebutuhan untuk menyampaikan secara terperinci hal-hal yang mempengaruhi keputusan pemakai dengan kebutuhan untuk memadatkan penyajian agar informasi dapat dipahami dengan baik.
2.1.3 Persamaan Dasar Akuntansi Menurut Kieso, et al. (2002), dalam sistem akuntansi berpasangan, untuk setiap debet harus ada kredit dan sebaliknya. Persamaan dasar akuntansi adalah sebagai berikut : Aktiva = Kewajiban + Ekuitas Pemilik ............................... (1) Setiap kali transaksi terjadi, unsur-unsur dalam persamaan akuntansi mungkin berubah, tetapi persamaan dasarnya tetap. Menurut Niswonger (1999), hal-hal yang berlaku dalam setiap transaksi bisnis antara lain: 1. Dampak dari setiap transaksi adalah berupa peningkatan atau penurunan satu atau lebih unsur dalam persamaan akuntansi. 2. Kedua sisi persamaan akuntansi harus selalu sama jumlahnya. 3. Ekuitas pemilik bertambah sebesar investasi oleh pernilik dan berkurang sebesar penarikan oleh pernilik. Selain itu, ekuitas pemilik bertambah karena pendapatan dan berkurang karena beban. 2.1.4 Akun Menurut Arifin dan Wicaksono (2006) akun merupakan suatu alat untuk mencatat transaksi keuangan yang bersangkutan dengan aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban atau biaya. Tujuan penggunaan akun untuk mencatat data transaksi yang menjadi dasar dalam menyusun laporan keuangan. Akun memberikan informasi tentang aktivitas perusahaan dari hari ke hari, misalnya dari akun dapat diketahui dana suatu perusahaan dalam sebuah bank. Penggunaan akun, transaksi keuangan yang terjadi di suatu organisasi atau perusahaan dapat dicatat secara tepat dan lengkap. Sesuai dengan jenis laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi, akun secara garis besar digolongkan menjadi dua, yaitu akun neraca dan akun laba rugi. Akun neraca atau yang sering disebut sebagai akun riil adalah akun yang digunakan untuk menyusun neraca. Akun neraca terdiri dari klasifikasi aktiva, kewajiban, dan ekuitas. Akun laba rugi atau disebut juga akun nominal, merupakan akun yang digunakan untuk menyusun laporan laba rugi. Akun laba rugi terdiri dari klasifikasi pendapatan dan beban/biaya (Arifin dan Wicaksono, 2006).
2.1.5 Akuntansi Berbasis Komputer Maraknya penggunaan komputer baik untuk keperluan pribadi dan instansi berpengaruh dalam terciptanya aplikasi akuntansi berbasis komputer. Awal tahun 1990-an, pengguna komputer di Indonesia mulai mengenal aplikasi akuntansi berbasis sistem operasi DOS (Disk Operating System) . Menurut Arifin dan Wicaksono (2006) hingga saat ini sudah banyak aplikasi akuntansi berbasis komputer seperti DEA (DacEasy Accounting), MYOB, Peachtree, Accpacc, Simply Accounting, Platinum, Accounting Professional, dan QuickBook yang merupakan produk luar negeri. Accurate2000, Zahir Accounting, dan Jamparing yang merupakan produk dalam negeri (Arifin dan Wicaksono, 2006). Menurut Arifin dan Wicaksono (2006) prosedur pengoperasian aplikasi akuntansi komputer tidak jauh berbeda dengan akuntansi manual seperti pengaturan awal periode akuntansi, menyiapkan nama akun, nama pemasok, nama pelanggan, pencatatan data barang, mengatur akun penghubung dan saldo awal. Setelah pencatatan data awal selesai, pengguna sudah dapat mencatat transaksi dan hanya sebagian kecil transaksi yang dicatat dalam jurnal seperti akuntansi manual. Hanya dengan sekali input data, pengguna sudah dapat memperoleh laporan keuangan berupa neraca, laporan rugi laba, rincian piutang maupun hutang, mutasi barang dan sebagainya setiap saat diperlukan (Arifin dan Wicaksono, 2006). Menurut Arifin dan Wicaksono (2006), mengolah akuntansi dengan Microsoft Excel tetap mengikuti siklus akuntansi seperti akuntansi manual, namun tidak sama persis seperti akuntansi manual. Otomatisasi siklus akuntansi dengan Microsoft Excel berawal dari jurnal transaksi, dengan hanya mencatat transaksi pada jurnal transaksi, laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi serta buku besar otomatis sudah terisi. Dengan demikian, setiap ransaksi secara otomatis dapat mempengaruhi neraca atau laporan laba rugi. Dalam program akuntansi dalam Microsoft Excel yang dapat dibuat tidak lagi memerlukan proses pemindahbukuan, pembuatan neraca lajur, jurnal penyesuaian dan sejenisnya untuk membuat neraca dan laporan rugi laba setelah pajak.
2.2. Sistem Informasi Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (McLeod, 2001). Sistem Informasi merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan, serta mendistribusikan informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan (Jogiyanto, 1999). Sistem menerima input data, mengolah data tersebut dan kemudian mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem informasi adalah input, proses, dan output. Perlakuan yang dilakukan terhadap data agar dapat menghasilkan informasi yang berguna, terdiri atas lima tahap yang disebut siklus pengolahan data yaitu pengumpulan, penghalusan, pengolahan, pemeliharaan, dan pengeluaran output data (Cushing, 1992). Dalam Sistem Informasi Organisasi (SIO) terbagi atas dua sistem informasi berdasarkan pengelompokan pemakai yaitu Sistem Informasi Fungsional (SIF) dan Sistem Informasi Eksekutif (SIE). SIO menggunakan lima subsistem yaitu Sistem Informasi Akuntansi (SIA), Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem Pendukung Keputusan (SPK), Sistem Otomatisasi Kantor (SOK), dan Sistem Pakar (SP) (McLeod, 2001). Secara garis besar sistem informasi organisasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1. Sistem Informasi Organisasi (McLeod, 2001) 2.2.1 Sistem Informasi Akuntansi Menurut Widjajanto (2001), SIA adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan peralatannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan
data keuangan
menjadi
informasi
yang dibutuhkan
manajemen. Selain itu, SIA juga berperan sebagai pengaman harta kekayaan perusahaan. Adanya unsur-unsur pengendalian atau pengecekan dalam sistem akuntansi maka berbagai kecurangan, penyimpangan, dan kesalahan dapat dihindarkan atau dilacak sehingga dapat diperbaiki.
Bentuk perusahaan beragam, sehingga sasaran SIA juga beragam, meskipun intinya tetap sama, yaitu menyajikan informasi. Tanpa memandang bentuk perusahaan, SIA selalu terbentuk dari : 1. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota, cek, dan laporanlaporan yang dipergunakan untuk membangun sistem akuntansi dan administrasi perkantoran, termasuk berbagai prosedur yang merupakan dasar pembuatan ayat-ayat akuntansi. 2. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu-kartu dan buku-buku dalam pengertian harfiah, maupun dalam bentuk format yang hanya terbaca oleh mesin. Buku-buku ini meliputi jurnal maupun buku besar. 3. Serangkaian laporan atau pernyataan, seperti misalnya neraca saldo, abstraksi buku besar, perhitungan rugi laba, dan neraca. 4. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data elektronik, yang harus dilaksanakan untuk mencatat berbagai informasi akuntansi pada formulir, buku, jurnal, dan buku besar, serta dalam penyusunan laporan atau surat pernyataan. 5. Penggunaan peralatan klerikal, khususnya komputer, mesin ketik, sarana komunikasi untuk mentransfer data yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan sistem (Widjajanto, 2001). 2.2.2 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan umum penyusunan SIA adalah : 1. Memperbaiki informasi yang diberikan oleh sistem dalam kualitas, ketepatan waktu atau struktur dari informasi tersebut. 2. Memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yang berarti memperbaiki daya andal informasi akuntansi dan menyediakan catatan yang lengkap sebagai pertanggungjawaban dalam melindungi harta perusahaan. 3. Untuk menurunkan biaya dalam menyelenggarakan catatan akuntansi. Dari ketiga tujuan tersebut harus dipertimbangkan pada waktu penyusunan suatu SIA, sehingga dapat diharapkan tidak ada salah satu tujuan yang terlewatkan.
2.2.3 Faktor–faktor yang Dipertimbangkan dalam Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Penyusunan SIA untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting antara lain : 1. SIA yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai. 2. Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. 3. SIA yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal. a. Teknik Bagan Alir Menurut Widjajanto (2001), dalam menganalisis dan merancang suatu SIA, analisis sistem akan dihadapkan pada berbagai permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh berbagai pihak dan juga pada berbagai alternatif sumber daya yang dapat dipergunakan untuk memenuhi kebutuhan itu. Apabila kebutuhan manajemen untuk mengembangkan, memperluas, atau menyesuaikan sistem telah ditentukan, analisis sistem dapat melakukan studi sistem. Studi dapat dilakukan dengan mempergunakan teknik-teknik sistem. Teknik sistem adalah piranti yang dipergunakan dalam analisis, desain, dan dokumentasi sistem serta hubungan-hubungan subsistem. Piranti yang banyak digunakan dalam analisis sistem adalah bagan alir (flowchart). Bagan alir adalah suatu diagram simbol yang menampilkan aliran data dan rangkaian tahapan operasi dalam suatu sistem (Widjajanto, 2001). Menurut Widjajanto (2001), dalam teknik bagan alir, terdapat simbolsimbol yang dipergunakan. Simbol dasar terdiri dari simbol dasar bagan alir terdiri dari simbol input/output, simbol proses, simbol garis alir, dan simbol anotasi atau komentar. Simbol input/output menyatakan fungsi input/output, yaitu data yang disediakan untuk diproses (input) dan laporan yang dihasilkan dari proses (output). Simbol proses menyatakan suatu fungsi proses, misalnya melaksanakan suatu kegiatan atau kelompok kegiatan yang menghasilkan perubahan nilai, bentuk, atau lokasi informasi. Simbol garis alir digunakan
sebagai penghubung simbol-simbol lainnya. Dengan digunakannya garis alir, rangkaian dan tahapan informasi dan operasi menjadi jelas. Simbol anotasi atau komentar merupakan simbol yang digunakan untuk memberi tambahan komentar sebagi tambahan penjelasan terhadap suatu simbol tertentu. Data Flow Diagram (DFD) merupakan bagian dari Teknik Bagan Alir. DFD merupakan diagram yang menggambarkan suatu sistem dengan sangat sederhana. Pembuatan DFD bisa dilakukan dengan bertingkat-tingkat mulai dari tingkat makro sampai tingkat mikro, tergantung pada kebutuhan kerinciannya (Widjajanto, 2001). Simbol dasar bagan alir sistem dapat dilihat pada Gambar 2. No
Nama simbol
1.
Input/output
2.
Proses
3.
Garis Alir
4.
Garis Alir Bersilang
6.
Garis Alir Bersimpang
7.
Anotasi/komentar
8.
Konektor
9.
Dokumen
10.
Multi Dokumen
Gambar simbol
Gambar 2. Simbol Dasar Bagan Alir Sistem (Widjajanto, 2001)
b. Model Sistem Informasi Akuntansi Model SIA menerangkan hubungan antara database sistem, lingkungan sistem, dan sumber data yang akan diolah menjadi informasi (Mc. Leod, 1998 dalam Utami,N). Model SIA dapat dilihat pada Gambar 3. Lingkungan
Manajemen
Software Pengolah Data
Database Sistem Informasi Akuntansi
Sumber Input Fisik
Transformasi
Sumber Output Fisik
Lingkungan
Keterangan : = Informasi = Data Gambar 3. Model Sistem Informasi Akuntansi (Mc. Leod, 1998)
2.3. Struktur Pengendalian Internal 2.3.1
Pengertian Pengendalian Internal Salah satu fungsi dari pimpinan perusahaan adalah mengawasi seluruh kegiatan perusahaan. Dalam perusahaan yang berskala kecil, pada umumnya pimpinan perusahaan dapat langsung mengawasi secara keseluruhan dari kegiatan perusahaan, namun lain halnya dengan perusahaan yang berskala besar, pengawasan yang dilakukan biasanya ditugaskan kepada karyawan yang
diotorisasi untuk mengawasi jalannya kegiatan usaha. Untuk itu, dalam suatu perusahaan yang berskala besar dibutuhkan suatu alat bagi manajemen perusahaan guna membantu dalam menggerakkan kegiatan-kegiatan perusahaan, sehingga setiap kegiatan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Dalam hal ini, manajemen perusahaan mengharapkan agar hasil yang diperoleh sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan suatu alat untuk mengawasi kegiatan usaha tersebut yaitu melalui pengendalian internal. Pengertian pengendalian internal itu sendiri dapat didefinisikan baik dalam arti sempit maupun luas. Pengertian pengendalian internal dalam arti sempit lebih dikenal dengan internal check. Internal check adalah berupa prosedur- prosedur mekanisme untuk memeriksa ketelitian data-data akuntansi, seperti penjumlahan mendatar, dengan penjumlahan ke bawah dan melalui perbandingan antara hasil kerja dua atau lebih mengenai transaksi yang sama. Namun dengan berkembangnya dunia usaha yang semakin luas dan kompleks, maka internal check saja dirasakan kurang memadai dan kurang menjamin ketelitian data pembukuan, sehingga pengertian pengendalian internal diperluas. Pengertian yang luas dari pengendalian internal itu dikemukakan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) sebagai berikut : Pengendalian internal adalah suatu proses, dipengaruhi oleh dewan direktur, manajemen, dan personil lain dalam perusahaan, dirancang untuk memberi jaminan yang masuk akal sehubungan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut : 1. Efektivitas dan efisiensi operasi. 2. Reliabilitas pelaporan keuangan. 3. Kepatuhan pada hukum dan regulasi yang berlaku. 2.3.2
Tujuan Pengendalian Internal Definisi pengendalian internal yang dijelaskan tersebut melaksanakan tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu, pengertian pengendalian internal di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengelola informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. Adapun tujuan dari penerapan pengendalian internal yang baik dikemukakan oleh Mulyadi (2002) sebagai berikut :
•
Menjaga Kekayaan Organisasi Manajemen
harus
berusaha sebaik
mungkin
untuk
mengawasi
dan
mengendalikan setiap bentuk penyelewengan dan penyalahgunaan terhadap kekayaan organisasi dan menentukan sampai seberapa jauh kekayaan perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari segala macam kerugian. •
Mengecek Ketelitian dan Keandalan Data Akuntansi Melakukan pemerikasaan dan penilaian terhadap baik atau tidaknya pengendalian internal akuntansi serta menentukan dapat dipercayainya data akuntansi yang dihasilkan.
•
Mendorong Efisiensi Operasi Membantu manajemen dalam mencapai administrasi yang paling efisiensi dari operasi perusahaan.
•
Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen Menentukan sampai seberapa jauh pelaksanaan kebijakan manajemen dengan menciptakan prosedur untuk mentaati kebijakan operasi perusahaan.
2.3.3
Unsur-Unsur Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2008) yang mengacu kepada AICPA (American Institute Certified Public Accountant) terdapat empat unsur pokok sistem pengendalian internal yang harus ada dalam suatu organisasi yaitu : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi
yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, departemen keuangan dan umum. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. Setiap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan harus terlaksana atas dasar sistem otorisasi yang telah ditetapkan sebelumnya, dan setiap pencatatan transaksi harus didasarkan atas bukti-bukti yang telah diproses melalui sistem
otorisasi tersebut. Sebagai contoh, di dalam transaksi pembelian terdapat tiga otorisasi yang diperlukan, otorisasi pelaksanaan pembelian, otorisasi penerimaan barang yang diperlukan, dan otorisasi pencatatan jumlah hutang. 3. Praktik yang sehat yang dijalankan di dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Ada berbagai cara untuk mendorong terciptanya praktik yang sehat di dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap-tiap bagian organisasi. Berikut ini beberapa cara yang ditempuh oleh perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat : •
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi yang dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
•
Adanya Perputaran Jabatan Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi
pejabat
dalam
melaksanakan
tugasnya,
sehingga
persekongkolan dapat dihindari. •
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menerapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
4. Mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Di antara empat unsur pokok pengendalian internal tersebut, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian internal yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum,
dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Menurut Mulyadi (2002) terdapat lima unsur pengendalian internal yaitu 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personil organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian internal yang membentuk disiplin dan struktur. Faktorfaktor yang membentuk lingkungan pengendalian mencakup integritas, nilai etis, kompetensi dari organisasi entitas, filosofi manajemen dan gaya operasi, cara manajemen memberikan otorisasi dan tanggung jawab, struktur organisasi, perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan komisaris. 2. Penaksiran Risiko Mekanisme yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko-risiko yang berkaitan dengan berbagai aktivitas di mana organisasi berkecimpung, termasuk penjualan, pemasaran, dan keuangan. 3. Aktivitas Pengendalian Pelaksanaan dari kebijakan-kebijakan dalam prosedur yang ditetapkan oleh manajemen untuk membantu memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai. 4. Informasi dan Komunikasi Sistem yang memungkinkan orang atau entitas untuk memperoleh dan menukar informasi yang diperlukan untuk melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasional perusahaan. 5. Pemantauan Sistem pengendalian internal perlu dimonitor, yaitu proses untuk menilai mutu kinerja sepanjang waktu tertentu. Ini dijalankan melalui aktivitas monitoring yang terus-menerus, evaluasi yang terpisah atau kombinasi dari keduanya. Beberapa contohnya mencakup membandingkan kinerja aktual dengan anggaran, forecast, dan kinerja periode sebelumnya; menyelidiki hubungan data operasi dan keuangan yang diikuti analisis, investigasi
perbedaan yang tidak diharapkan dan tindakan korektif; menelaah kinerja fungsional atau aktivitas. Pemantauan dilakukan untuk menentukan apakah pengendalian internal tersebut memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan. 2.3.4
Sistem Pembelian a. Fungsi- fungsi yang Terkait dalam Pembelian Bahan Baku Menurut Mulyadi (2008), fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang. 2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih. 3. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Menurut Mulyadi (2008), jaringan prosedur yang membentuk SIA pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian. 2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga yang relatif di bawah standar untuk mendapatkan informasi tentang harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan. 3. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan. 4. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang. 5. Prosedur Pencatatan Hutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang. 6. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. 2.3.5 Sistem Penjualan a. Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Penjualan Menurut Mulyadi (2008), fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. 2. Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggungjawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. 3. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang wewenang. 5. Fungsi Penagihan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
6. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Menurut Mulyadi (2008), jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembelian dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. 2. Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. 3. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. 4. Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. 5. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang. 6. Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 2.3.5
Sistem Harga Pokok Produksi Menurut Mulyadi (1991) metode penentuan harga pokok produksi adalah cara memperhitungkan unsur-unsur biaya ke dalam harga pokok produksi. Penghitungan unsur-unsur biaya ke dalam harga pokok produksi terdapat dua metode, yaitu full costing dan variabel costing. 1. Metode Full Costing Full
costing
merupakan
penentuan
harga
pokok
produksi
yang
memperhitungkan semua unsur biaya produksi ke dalam harga pokok produksi, yang terdiri dari biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung dan overhead pabrik. Biaya produksi merupakan komponen biaya penuh produk, sehingga biaya non produksi (biaya pemasaran dan biaya administrasi dan umum) diperlakukan sebagai biaya periode. Harga pokok produksi menurut metode full costing terdiri dari unsur biaya sebagai berikut : Biaya Bahan Baku
xxx
Biaya TK Langsung
xxx
Biaya Overhaed Tetap
xxx
Biaya Overhead Variabel
xxx +
Harga Pokok Produksi
xxx
2. Metode Variabel Costing Variabel costing merupakan metode penentuan harga pokok produksi yang memperhitungkan biaya produksi yang berperilaku variabel dalam harga pokok produksi, yang terdiri dari biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik variabel. Biaya overhead pabrik tetap dianggap bukan biaya produksi, melainkan biaya periode. Harga pokok produksi menurut variabel costing terdiri dari unsur biaya sebagai berikut : Biaya Bahan Baku
xxx
Biaya TK Langsung
xxx
Biaya Overhead Variabel
xxx +
Harga Pokok Produksi
xxx
2.4. Penelitian Terdahulu Nora Purbo Utami (2007) dalam skripsinya yang berjudul Perumusan dan Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Untuk Mengevaluasi Kinerja Keuangan (Studi Kasus UKM A Bogor). Pada penelitian ini perancangan sampai penerapan model Sistem Akuntansi pada unit usaha di UKM tersebut. Perancangan sistem yaitu pendeskripsian kebutuhan informasi pengguna sistem sehingga diperoleh suatu sistem yang mengakomodasi semua kebutuhan pengguna. Kemudian penelitian diakhiri dengan mengevaluasi kinerja keuangan UKM. Penelitian tentang perumusan dan penerapan Sistem Akuntansi pernah dilakukan oleh Fansuri (2006). Pada penelitian ini dilakukan perancangan sampai penerapan model Sistem Akuntansi pada unit usaha yang bergerak di bidang manufaktur. Kemudian penelitian ini diakhiri dengan penilaian efisiensi dan efektifitas penerapan model Sistem Akuntansi tersebut dengan Metode Analisa Deskriptif. Dalam penelitian kali ini, penulis ingin mengembangkan konsep penelitian tersebut dengan konsep Sistem Informasi Akuntansi yang ada dan penerapannya, serta melakukan evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi tersebut.
III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran Dalam sebuah unit usaha pencatatan keuangan yang jelas dan rapi yang terangkum dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA) perusahaan sangatlah penting, untuk mengetahui akurasi besarnya laba perusahaan, dan dapat pula ditetapkan standar pengukuran atas prestasi perusahaan guna menilai efisiensi perusahaan tersebut, melalui penilaian pendapatan usaha dan kinerja keuangan perusahaan. Perusahaan yang telah menerapkan sistem informasi akuntansi di perusahaannya harus teliti dalam memasukkan akun-akunnya, karena kesalahan dalam memasukkan akun-akun tersebut akan merugikan perusahaan itu sendiri. Sistem informasi akuntansi dirancang secara cermat dan teliti dengan maksud agar prosedur-prosedur sistem informasi akuntansi yang telah dibuat berjalan efektif dan efisien, sehingga proses kegiatan usahanya dapat berjalan lancar Kesalahan-kesalahan tersebut bisa saja dialami oleh perusahaan yang telah menerapkan sistem informasi akuntansi, maka diperlukan suatu evaluasi. Evaluasi SIA sangat diperlukan oleh unit usaha, karena dengan adanya suatu evaluasi dan pengendalian intern yang memadai dapat memberikan jaminan bahwa data dan transaksi telah dicatat dan diproses secara akurat sehingga mampu menghasilkan informasi yang berkualitas. Selain itu, evaluasi ini dimaksudkan untuk menilai sejauhmana praktek sistem informasi akuntansi di dalam unit usaha terhadap teori relevan yang melandasinya baik itu input, proses dan output. Langkah pertama yang akan dilakukan adalah mengumpulkan transaksi keuangan perusahaan, kemudian menganalisis model SIA yang diterapkan oleh perusahaan PT X. Setelah menganalisis sistem informasi akuntansi kemudian dilakukan suatu evaluasi begitu juga dengan pengendalian internal yang dilakukan oleh perusahaan. Dilatarbelakangi keinginan untuk mengevaluasi SIA perusahaan dengan menganalisis apakah ada permasalahan yang dihadapi oleh PT X berupa permasalahan manajemen, dimana salah satu kebutuhan manajemen yaitu, Sistem Informasi Akuntansi perusahaan. Evaluasi yang dilakukan untuk mengetahui apakah SIA yang diterapkan telah sesuai dan apakah ada kesalahan-kesalahan yang dilakukan perusahaan seperti kekeliruan dalam memasukkan data penjurnalan.
Kerangka pemikiran ini dapat digambarkan melalui bagan pada Gambar 4.
PT X
Transaksi
Proses dengan Software MYOB
Sistem Informasi Akuntansi
Subsistem Pembelian
Subsistem HPProduksi
Subsistem Penjualan
Laporan Keuangan
Evaluasi Terhadap Pengendalian Internal
Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi
Rekomendasi
Gambar 4. Kerangka Pemikiran Penelitian
3.2. Lokasi Dan Waktu Penelitian Penelitian dilakukan pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha produsen produk makanan tambahan untuk bayi dan balita. Kegiatan penelitian ini dilakukan pada bulan Agustus – Oktober 2009. 3.3. Jenis Data dan Metode Pengumpulan Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu : 1. Data Primer Data primer merupakan data yang diperoleh dengan metode wawancara. Proses wawancara dilakukan dengan Manajer Keuangan sebagai orang yang paling mengetahui laporan keuangan perusahaan. Proses wawancara ini dilakukan dalam rangka mengidentifikasi dengan lebih jelas permasalahan perusahaan dan untuk
melaksanakan
proses
pendekatan
awal
sistem,
yaitu
mengidentifikasi
dan
menganalisis SIA. 2. Data Sekunder Data sekunder merupakan data diperoleh dari studi pustaka ( pusat IPB, Fakultas Ekonomi dan Manajemen IPB, dan Ekstensi Manajemen IPB) dan data perusahaan yang sudah diolah. Data yang diperoleh dengan metode studi literatur, dan analisis transaksi bisnis. 3.4. Metode Pengolahan dan Analisis Data Metode pengolahan dan analisis data perusahaan dilakukan dalam beberapa tahap secara deskriptif. Adapun langkahnya adalah : 1. Mengetahui SIA yang diterapkan. 2. Transaksi bisnis yang terjadi. 3. Proses input dengan menggunakan software MYOB 4. Evaluasi terhadap penerapan SIA dan pengendalian internal.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum PT X PT X adalah produsen produk makanan tambahan untuk bayi dan balita yang disebut juga Makanan Pendamping Air Susu Ibu (MP-ASI). Pada awal berdirinya tahun 1997 berbentuk Usaha Dagang (UD), kemudian dengan semakin berkembangnya usaha maka pada tahun 1999 badan usaha ditingkatkan menjadi Perseroan Terbatas (PT) yang berada di Kabupaten Tulungagung. Perusahaan yang terletak di daerah Tulungagung adalah pabrik yang melaksanakan kegiatan produksi sedangkan kantor pusatnya berada di Jakarta. PT X didirikan berdasarkan akta No. 10 tanggal 14 Juli 1999 Notaris Biantoro Pikatan, SH dan Akta perubahan No. 115 tanggal 23 Feb 2007 Notaris Hj. Julia Chairani, SH. Misi perusahaan adalah Menghasilkan Produk yang Tepat Kualitas, Tepat Biaya, dan Tepat Waktu Untuk Memuaskan Pelanggan. Usaha PT X dalam memberikan jaminan mutu pada semua pelanggannya adalah perusahaan telah menerapkan CPMB (Cara Pembuatan Makanan yang Baik) dari Badan POM DEPKES RI. MD 610113001427, menerapkan HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) E-HCB SSH 014-IDN dan menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9002-2000 (Reg. No. 121 -
04/85) yang
dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara umum kepada semua pelanggan tentang penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan oleh PT X dalam upaya menjamin konsistensi mutu dari produk yang dihasilkan. PT X telah dipercaya untuk mengerjakan pekerjaan yang berhubungan langsung dengan pengadaan MP-ASI dan Susu untuk berbagai proyek. Perusahaan bekerjasama dengan Dinas-dinas Kesehatan yang hampir menjangkau kawasan diseluruh Indonesia. Saat ini, kegiatan pemasaran dari PT X masih menjangkau lingkungan dinas-dinas kesehatan saja. Hal ini disebabkan oleh masih terbatasnya modal yang dimiliki oleh perusahaan untuk ikutserta dalam memenuhi permintaan pasar seperti penjualan kepada ritel-ritel. Walaupun demikian perusahaan tetap menghasilkan produk yang berkualitas dan optimis untuk membangun usaha yang lebih luas lagi. 4.2. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan salah satu syarat yang mutlak bagi suatu perusahaan. Struktur organisasi menjelaskan tatanan perusahaan mengenai pembagian tugas dan wewenang yang dijalankan dalam suatu perusahaan atau organisasi. Penyusunan struktur
organisasi di dalam suatu perusahaan harus memperhitungkan semua fungsi yang ada dalam perusahaan dan kemudian membagi habis fungsi-fungsi tersebut kepada pihakpihak yang harus mempertanggungjawabkannya. Struktur yang digunakan oleh PT X adalah bentuk organisasi lini dan staff. Bentuk struktur organisasi lini dan staff adalah terdapat pembagian tugas yang jelas antara karyawan yang melakukan tugas pokok organisasi dengan karyawan yang menyelenggarakan tugas-tugas penunjang, baik yang sifatnya pelayanan internal maupun bantuan berdasarkan keahlian yang pada gilirannya mempermudah pengelolaan tenaga kerja, terutama pembinaan kariernya. Uraian tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan pada PT X : 1. Komisaris Tugas dan Wewenang : a. Menentukan arah dan tujuan perusahaan yang akan dilaksanakan oleh Dewan Direksi perusahaan. b. Menerima setiap laporan dari Direktur Perusahaan. c. Mengangkat dan memberhentikan Dewan Direksi perusahaan. 2. Direktur Tugasnya : a. Menetapkan sasaran perusahaan untuk jangka pendek dan jangka panjang b. Memimpin penyusunan rencana usaha, sebagai pedoman kerja operasional perusahaan dan pendelegasian ke bawahannya. c. Membina hubungan dengan lembaga perbankan dan lembaga pemerintah. d. Mengendalikan jalannya perusahaan dan mengarahkan pemecahan masalah yang timbul. Wewenang : a. Menyesuaikan rencana induk operasi perusahaan sesuai dengan perkembangan industri dan pemasaran. b. Merekomendasikan pada Komisaris perusahaan untuk mengangkat dan melakukan PHK pada karyawan setingkat manajer. c. Menetapkan kebijakan-kebijakan untuk seluruh departemen.
Tanggungjawab: Bertanggungjawab pada Komisaris untuk : a. Menghasilkan laba yang wajar bagi perusahaan. b. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan perusahaan. c. Membina iklim kerja yang produktif dan dinamis di perusahaan. 3. General Manager Tugas: a. Menyusun strategi perusahaan jangka pendek dan jangka panjang. b. Mengawasi setiap fungsi manajemen yang dilakukan oleh para manajer . c. Menerima laporan dari para manajer mengenai kendala dan kemajuan dari manajemen. Tanggungjawab : Bertanggungjawab kepada Direktur untuk : a. Menghasilkan laba yang wajar bagi perusahaan. b. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan perusahaan. c. Membina iklim kerja yang produktif dan dinamis di perusahaan. 4. Manajer Departemen Akuntansi dan Keuangan Tugas : a. Menyusun sasaran anggaran jangka pendek dan jangka panjang dibidang keuangan b. Mengawasi fungsi manajemen keuangan untuk membiayai semua kegiatan perusahaan. c. Mengawasi arus pembelanjaan dan keuangan perusahaan. d. Memecahkan permasalahan akuntansi dan keuangan yang timbul untuk mencapai efisiensi dan efektivitas perusahaan. e. Mencatat seluruh transaksi penerimaan, pengeluaran dan mutasi melalui sistem pembukuan. f. Melakukan verifikasi terhadap bukti-bukti keuangan untuk diterbitkan bukti kas. g. Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan beserta berkas-berkas pendukungnya. Tanggungjawab : a. Membuat dan menyampaikan laporan secara periodik kegiatan keuangan dan akuntansi kepada Direktur. b. Menjaga likuiditas perusahaan pada tingkat yang aman dan efisien.
5. Manajer Departemen Pemasaran Tugas : a. Menjalankan fungsi manajemen pemasaran dalam upaya mencapai tingkat penjualan yang menguntungkan. b. Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang dibidang pemasaran. c. Mendelegasikan pelaksanaan rencana pemasaran dan memberikan pengarahan pada unit-unit operasi pendukung lainnya. d. Menjalin hubungan baik dengan supplier dan pelanggan. Tanggungjawab: a. Mencapai tingkat volume penjualan yang menguntungkan. b. Memelihara saluran pemasaran yang efektif dan efisien. c. Menjaga asset perusahaan dibagian pemasaran. d. Menjalin koordinasi dengan departemen lain. e. Menjaga reputasi produk dan perusahaan dimata pelanggan dan menciptakan iklim kerja yang produktif dan dinamis dibagian pemasaran. 6. Manajer Departemen Produksi Tugas : a. Menjalankan manajemen operasi pabrik. b. Menetapkan rencana operasi pabrik. c. Menyusun rencana operasi pabrik. d. Memberikan pengarahan jalannya operasi. e. Memecahkan permasalahan yang timbul dalam bidang operasi. Tanggungjawab: a. Menyampaikan laporan operasi bulanan kepada Direktur. b. Mencapai tingkat efisiensi yang tinggi. c. Terbinanya iklim kerja yang baik dan produktif dalam perusahaan. 7. Manajer Departemen Administrasi dan Sumberdaya Manusia Tugas : a. Menjalankan fungsi administrasi dan sumberdaya manusia untuk recruitment, produktifitas, motivasi kerja, dan perizinan. b. Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang di bidang administrasi dan personalia.
c. Menyelenggarakan program keterampilan dan pelatihan tenaga kerja. d. Mengawasi terciptanya disiplin, ketertiban dan hubungan kerja perusahaan. Tanggungjawab : a. Melaporkan kegiatan hubungan kerja perusahaan kepada Direkur. b. Melaporkan perubahan kebijakan perusahaan kepada Direktur. 8. Manajer Pabrik Tugas : c. Menjalankan fungsi manajemen produksi untuk mencapai produktivitas dan efektifitas pabrik. c. Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang pabrik. c. Mendelegasikan pelaksanaan rencana produksi pada setiap bagian di pabrik. c. Mengawasi jalannya operasi baik administrasi maupun produk di lingkungan pabrik. Tanggungjawab : 1. Melaporkan tingkat produktivitas produk kepada Direktur. 2. Membuat laporan periodik atas semua kegiatan pabrik. 3. Menjaga semua asset perusahaan yang ada di pabrik. 9. Bagian Pembelian Bagian pembelian berada di bawah wewenang manajer pabrik. Tugas : a. Menyusun rencana pembelian bahan baku. b. Mengawasi setiap proses pembelian bahan baku. c. Melaporkan kepada manajemen pabrik apabila persediaan telah menipis. 4.3. Sistem Informasi Akuntansi PT X dalam melakukan kegiatan usahanya membuat suatu sistem informasi akuntansi (SIA) yang dirancang secara cermat dan teliti sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang berdasarkan atas setiap transaksi yang terjadi dimaksudkan agar prosedur-prosedur sistem informasi akuntansi yang telah dibuatnya berjalan efektif dan efisien, sehingga proses kegiatan usahanya dapat berjalan lancar dan tepat waktu sesuai dengan pesanan dari konsumen. Tujuan diterapkannya sistem informasi akuntansi dalam kegiatan usahanya adalah untuk mempermudah perusahaan dalam menyajikan suatu informasi guna mendukung dalam pengambilan keputusan, operasi usahanya dan untuk
mempermudah proses pendistribusian produknya ke pelanggan. Rangkaian unsur dalam SIA dapat digambarkan dalam Data Flow Diagram pada Gambar 5. INPUT Data Transaksi
PROSES
OUTPUT Laporan Keuangan
Gambar 5. Data Flow Diagram Input-Proses-Output
Input merupakan data
yang menunjukan telah terjadinya transaksi yang
dilakukan oleh PT X pada periode tertentu. Data tersebut adalah suatu bukti transaksi yang kemudian diidentifikasi dan diproses berdasarkan kronologis peristiwa sehingga menghasilkan output yaitu laporan keuangan.
Bukti Transaksi (Dokumen Dasar)
Jurnal
Posting ke Buku Besar
Laporan Keuangan
Gambar 6. Data Flow Diagram Proses
Bukti transaksi dapat berupa dokumen Bukti Kas Keluar, Bukti Kas Masuk, Memo, Faktur, Nota Debit dan Nota Kredit yang merupakan bagian dari input yang telah dikelompok-kelompokkan sesuai dengan akunnya. Transaksi yang pertama kali akan dicatat ke dalam jurnal dengan melakukan debit dan kredit dari perkiraan yang terpengaruh oleh transaksi tersebut. Setelah merekam bukti transaksi ke dalam jurnal, siklus akuntansi selanjutnya adalah melakukan penggolongan masing-masing perkiraan yang saling berhubungan diposting ke dalam buku besar. Proses posting merupakan mekanisme penjumlahan atau pengurangan jumlah saldo pada masing-masing buku besar yang akan mengalami perubahan akibat masuknya data transaksi. Laporan keuangan yang dihasilkan oleh suatu sistem akuntansi merupakan hasil dari proses akuntansi. Dalam memproses setiap transaksi yang dilakukan oleh PT X, perusahaan menggunakan software MYOB. Proses berawal memasukkan data transaksi ke dalam file-file seperti file accounts, banking, sales, purchases, inventory dan card file. Setelah data transaksi dientry maka proses penjurnalan telah terisi pada file accounts/transaction journal dan secara otomatis sistem akan melakukan mekanisme
posting ke dalam buku besar. Kemudian menghasilkan output berupa laporan keuangan yang utama dari perusahaan seperti neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas dan laporan arus kas. 4.3.1 Transaksi Bisnis Transaksi yang terjadi pada PT X penjualan produk jadi, pembelian bahan baku dan bahan baku penolong, penerimaan kas, pengeluaran kas dan persediaan. Penjualan produk jadi PT X adalah susu untuk ibu hamil dan menyusui, susu balita 6 bulan keatas, dan untuk anak usia 1-5 tahun. PT X dalam pendistribusian dan penjualan produknya untuk Dinas-dinas Kesehatan hampir diseluruh wilayah Indonesia. Perjanjian-perjanjian yang dilakukan oleh perusahaan adalah yang berkaitan dengan penyelesaian order dan pendistribusiannya sampai ke tangan pelanggan. Sistem dalam penjualan PT X adalah pihak pelanggan menghubungi perusahaan untuk melakukan pemesanan. Pemesanan dilakukan sebulan atau dua bulan sebelum produk didistribusikan ke tangan pelanggan. Penjualan secara kredit maka dilakukan pencatatan piutang dan penagihan ketika jatuh tempo oleh fungsi akuntansi. Pengiriman barang oleh fungsi pengiriman dan pencatatan kas dilakukan oleh fungsi akuntansi. Bukti transaksi yang menjadi dasar pencatatan penjualan adalah faktur penjualan. Setiap transaksi penjualan barang jadi dicatat dalam perkiraan penjualan dan mempengaruhi harga pokok penjualan, laba kotor dan persediaan barang jadi. Apabila terjadi retur penjualan maka perusahaan menerbitkan nota kredit sebagai tanda bukti untuk mengurangi piutang. Transaksi pembelian bahan baku dan bahan baku penolong PT X untuk menghasilkan produk susu terdiri dari full cream, skim milk powder, cocoa powder, flavour vanilla, malto dextrin, dus dll. Dalam transaksi pembelian berawal dari proses permintaan pembelian oleh fungsi gudang kepada fungsi pembelian untuk melakukan pembelian bahan baku dan dilakukan penghitungan persediaan oleh fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Kemudian fungsi penerimaan barang melakukan pengecekan terhadap bahan baku yang dipesan kepada supplier. Pembelian secara kredit akan menimbulkan hutang yang akan menjadi tanggungan perusahaan dan melunasinya saat jatuh tempo. Pencatatan hutang dilakukan oleh fungsi akuntansi dan bukti transaksi yang menjadi dasar pencatatan pembelian adalah faktur pembelian. Sedangkan untuk pembelian secara tunai bukti transaksi
berupa kuitansi pembelian. Dari bukti transaksi pembelian dan penjualan dapat menghasilkan data persediaan. Data flow diagram data persediaan dapat dilihat pada Gambar 7. Bukti Transaksi Pembelian Bahan Baku
Laporan Pembelian Bahan Baku Laporan Persediaan
Bukti Transaksi Penjualan Produk Jadi
Laporan Penjualan Produk Jadi
Gambar 7. Data Flow Diagram Data Persediaan
Transaksi persediaan bahan baku membutuhkan buku pembantu berupa kartu persediaan bahan baku yang dibuat untuk masing-masing bahan baku. Biaya upah/gaji tenaga kerja langsung ditambah dengan manfaat lain, seperti jamsostek dan tunjangan-tunjangan lainnya. Biaya overhead pabrik seperti bahan penolong, listrik, air, telepon, pemeliharaan dan perbaikan pabrik serta seluruh biaya yang berkaitan dengan kegiatan produksi. Transaksi penerimaan kas mengakibatkan penambahan uang kas yang diterima oleh perusahaan bersumber dari setoran pemilik modal, pencairan kredit bank dan pembayaran piutang oleh pelanggan. Bukti kas masuk merupakan tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai. PT X jarang sekali menerima atau memegang uang tunai karena setiap melakukan transaksi dilakukan melalui Bank dan slip setoran dijadikan sebagai tanda bukti. Transaksi pengeluaran kas disebabkan oleh pembayaran utang, pembayaran cicilan kredit, pembelian secara tunai, pembelian perlengkapan dan pembayaran biaya operasional perusahaan lainnya. Bukti kas keluar merupakan tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai. Apabila pengeluaran uang menggunakan warkat giro atau cek, maka struk yang tertinggal pada buku warkat dapat berfungsi sebagai bukti kas keluar.
4.3.2 Sistem Pengolahan Data a. Sistem Pengolahan Data Penjualan 1. Prosedur Penjualan Prosedur ini dimulai dari pelanggan menghubungi bagian pemasaran yang berada di kantor pusat. Bentuk hubungan yang ada di PT X adalah bisa dengan melalui telepon, surat, atau dengan datang secara langsung. Pada awal proses penjualan kepada pelanggan baru, perusahaan akan memperkenalkan produknya dan pelanggan langsung datang ke pabrik atau perusahaan akan mengirimkan sampel kepada pelanggan. Sistem penjualan pada perusahaan ada yang melalui hasil tender yang dimenangkan oleh perusahaan-perusahaan yang akhirnya melakukan kerjasama dengan PT X untuk memenuhi permintaan dinas-dinas kesehatan di wilayah Indonesia. Setelah melakukan verifikasi terhadap ke absahan dan akurasi dari pesanan tersebut seorang petugas mempersiapkan Delivery order (DO) dengan merujuk pada berkas induk pelanggan. Satu fotokopi diserahkan ke bagian keuangan untuk pemeriksaan kredit dan persetujuan, jika persetujuan telah diberikan maka pelanggan dikirimkan suatu pemberitahuan. DO tersebut kemudian diteruskan untuk diproses dan beberapa kopinya didistribusikan kepada bagian gudang, pengiriman, dan untuk disimpan sebagai arsip. Di gudang barang yang dipesan dipersiapkan berdasarkan tembusan dari DO, kemudian barang-barang yang disertai dengan DO diserahkan ke bagian pengiriman. Pada bagian pengiriman dilakukan pengecekan terhadap barang yang diterimanya berdasarkan slip pembungkus yang akan disertakan bersama barang yang dikirim ke pelanggan. Sebagai catatan pada saat dilakukan suatu pemesanan terhadap barang, pelanggan harus memberikan jaminan terlebih dahulu sebelum barang tersebut dikirimkan ke pelanggan. Jaminannya yaitu pembayaran dimuka sebesar 30 persen dari total biaya pembelian pelanggan. Setelah pelanggan memberikan tanda tangan sebagai bukti barang tersebut sudah diterima kemudian persiapan
dokumen-dokumen
pengiriman
lainnya
berupa
pemberitahuan
pengiriman dan surat pengangkutan. Pengiriman melalui pihak ekspedisi darat dan laut. Setelah barang dikirim, bagian keuangan mempersiapkan faktur penjualan dan faktur pajak berdasarkan DO untuk melakukan penagihan. Bagian keuangan
melakukan penjumlahan terhadap faktur, mengakumulasikan faktur ke dalam bentuk batch dan menghitung batch total (total control) suatu general ledger. Setiap faktur dikirim ke pelanggan dan beberapa kopinya diarsipkan. Bagian keuangan melakukan pemprosesan transaksi penjualan dicatat pada menu sales > new sales pada software MYOB yang diisi berdasarkan quantity dikolom ship sesuai DO. Dalam menu penjualan pada software MYOB terdapat beberapa tab yang terdiri dari, tab All Sales merupakan rekapan aktivitas transaksi penjualan dalam periode tertentu. Tab Quotes merupakan rekapan aktivitas penawan produk yang akan dijual dalam periode tertentu. Tab Orders merupakan rekapan aktivitas pemesanan produk oleh pelanggan dalam periode tertentu. Tab Open Invoices merupakan rekapan aktivitas penjualan produk atau pinjaman pelanggan dan posisi piutangnya masih belum lunas. Pada tab Return & Credit merupakan rekap aktivitas retur penjualan produk atau pengembalian pinjaman sehingga posisi piutang bernilai minus. Sedangkan tab Closed Invoice merupakan rekap aktivitas penjualan produk dalam periode tertentu dan posisi piutang sudah lunas. Maka secara otomatis penjurnalan penjualan telah terisi pada menu account/transaction journal. Pada jurnal penjualan pada sisi debit
adalah
penjualan dan kredit adalah piutang dagang. Sistem pencatatan secara accrual basic yaitu pendapatan telah diakui meskipun uang kas belum masuk atau dibayar, sehingga nilai yang dimasukkan berdasarkan pembelian dari pelanggan. Dengan hal ini yang muncul pada buku besar penjualan berada didebit dan piutang dagang di sisi kredit. Prosedur pembayaran dengan pembayaran dimuka sebesar 30 persen, setelah produk dalam proses pelanggan melakukan pembayaran kembali sebesar 30 persen. Kemudian pelunasan terakhir adalah saat produk akan didistribusikan ketangan pelanggan. Setiap transaksi yang berhubungan dengan pembayaran, pelanggan berhubungan langsung dengan manajer keuangan. Pembayaran tersebut ditransfer melalui rekening perusahaan. Rencana penjualan PT X tergantung kepada permintaan pihak pelanggan yaitu dinas-dinas kesehatan karena produk yang diproduksi PT X tidak di pasarkan kepada ritel-ritel. Data flow diagram dari daur pendapatan ini dapat dilihat pada Gambar 8.
Pelanggan
Pesanan Pelanggan
Bagian Penjualan
Bagian Keuangan
Pesana n
Order Penjual
Buku Besar
Order Penjua Fakt ur
Bagian Gudang
Pengiriman
Order Penjual Dicatat di buku persediaan
Order Penju
Bara
Bara
Faktur
Vouche r Jurnal
Vouc her
Bara
Gambar 8. Data Flow Diagram Daur Pendapatan 2
Prosedur Retur Penjualan Retur penjualan yang terjadi pada PT X terbilang sangat jarang. Retur penjualan
yang pernah dialami oleh perusahaan adalah, produk
yang
kadaluarsanya tidak sesuai dengan permintaan pelanggan. Pelanggan yang meminta kadaluarsa dari produk tiga tahun tetapi perusahaan mengirimkan produk dengan kadaluarsa dua tahun. Apabila terjadi retur atau potongan penjualan, perlu dibuat suatu prosedur khusus. Dasar persetujuannya adalah nota retur dari pelanggan yang menyatakan retur atau potongan penjualan dan bukti penerimaan yang diretur tersebut dari bagian penerimaan. Apabila disetujui, bagian penjualan selanjutnya membuat nota kredit berdasarkan nota retur dari pelanggan. Nota kredit di serahkan ke bagian penerimaan sebagai dasar untuk menerima dan memeriksa barang yang diretur serta membuat Bon retur.
Bagian gudang melakukan penarikan barang sesuai dengan Bon retur yang diterima dan menyimpan barang yang rusak tersebut ke gudang. Kemudian nota kredit yang sudah ditandatangani oleh pelanggan diserahkan ke bagian keuangan untuk proses pencatatan berkurangnya piutang. Mencatat transaksi retur penjualan dengan mendebit akun penjualan. Setiap transaksi retur penjualan dicatat dari menu Sales> Layout Item> pilih item yang di retur, lalu isikan quantity di kolom ship dengan nilai minus, dari transaksi ini akan dijurnal debit adalah penjualan dan kreditnya adalah piutang/kas. Dengan hal ini yang muncul di buku besar adalah akun penjualan yang berada di posisi debit. Selanjutnya agar akun retur penjualan akan terisi, maka di akhir periode hanya menjumlahkan berapa nilai transaksi di posisi debit di akun penjualan. Dari jumlah nilai tersebut di buatkan jurnal balik dengan jurnal debit retur penjualan kredit penjualan sebesar jumlah debit buku besar penjualan. Bagan alir dokumen sistem retur penjualan dapat dilihat pada Gambar 9. Bagian Penjualan LPB
Memo 2 kredit
Bagian Peneri maan Barang LPB
1
Bagian Gudang
Pencatatan Piutang
1
LPB
Memo 2 kredit
1 2
Pencatatan Persediaan LPB
1
Memo 2 kredit LPB
Memo 1 Kredit
LPB
Penjurnalan
Memo 2 kredit
2
Pemeriksaan & Mengisi
Membuat LPB
harga pokok barang
LPB
Kartu
2 LPB 2
Memo 1 Kredit
Memo 2 kredit
Gudang
1
1
Jurnal retur
penjualan
Kartu
Gudang Kartu
Gudang
Gambar 9. Bagan Alir Dokumen Sistem Retur Penjualan
1
b. Sistem Pengolahan Data Pembelian Sistem pembelian merupakan proses pengadaan bahan, yang dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan produksi. Dalam melakukan pemesanan barang PT X harus sesuai dengan rencana penjualan dan stok minimum yang harus ada digudang. Untuk, melakukan pemesanan pembelian, harga telah disepakati oleh kedua belah pihak. Adapun produk yang dibeli oleh perusahaan untuk kegiatan produksinya adalah : Tabel 1. Produk- produk yang Dibeli Perusahaan No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Nama Barang Dus Brosur dan Form Skim Milk Powder Cocoa Powder Full Cream Milk Powder Flavour Vanilla Fibrulose Malto dextrin
Sumber : PT X, 2009
Prosedur pembelian dimulai dengan bagian gudang mengajukan surat permintaan pembelian kebutuhan bahan baku yang disesuaikan dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan diserahkan ke bagian pembelian. Kemudian bagian pembelian membuat surat order pembelian dan dikirim ke kantor pusat untuk direalisasikan. Jika telah disetujui maka barang dipesan dan setelah itu barang dikirimkan. Beberapa fotokopi dari Puchase Order (PO) diserahkan ke bagian penerimaan, gudang dan untuk disimpan sebagai arsip. Bagian penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima. Setelah itu, bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang yang diserahkan ke bagian gudang bersama dengan bahan baku yang dibeli, dan juga menyerahkan laporan penerimaan barang ke bagian pembelian. Bagian keuangan membandingkan PO dan laporan penerimaan barang dengan faktur yang diterimanya dari bagian pembelian dan membuatkan suatu bukti kas keluar serta mencatat transaksi tersebut ke dalam register bukti kas keluar untuk dicatat ke dalam jurnal. Proses pencatatan pada sistem pembelian dicatat pada file purchases>new purchases pada software MYOB diisi sesuai dengan PO. Dalam menu pembelian pada software MYOB terdapat beberapa tab yang terdiri dari, Tab All
Purchases merupakan rekap aktivitas transaksi pembelian dalam periode tertentu. Tab Quotes merupakan rekap aktivitas permintaan penawaran bahan baku yang akan dibeli dalam periode tertentu. Tab Orders merupakan rekap aktivitas pemesanan bahan baku oleh perusahaan ke supplier dalam periode tertentu. Tab Open Bills merupakan rekapan aktivitas pembelian bahan baku dan posisi utangnya masih belum lunas. Tab Return & Credit merupakan rekapan aktivitas retur pembelian atau potongan oleh supplier dalam periode tertentu sehingga posisi hutang minus dan harus dikurangkan ke utang. Sedangkan tab Closed Bills merupakan rekapan aktivitas pembelian bahan baku dalam periode tertentu dan posisi utang sudah lunas. Secara
otomatis
penjurnalan
pembelian
telah
terisi
pada
menu
account/transaction journal. Pada proses pembelian bahan baku, PT X menganut dua sistem yaitu tunai dan kredit. Pada sistem pembelian tunai pembayaran dilakukan pada hari dimana transaksi telah terjadi. Di sisi kredit adalah kas dan utang dagang di sisi debit. Sedangkan pembelian secara kredit akan mengakibatkan pengakunan utang dagang di sisi kredit dan bahan baku di sisi debit. Pada saat utang jatuh tempo dan dibayar oleh perusahaan, maka perkiraan utang dicatat di sisi debit dan kas di sisi kredit. Setelah proses penjurnalan maka secara otomatis akan tercantum pada buku besar. Pembelian bahan baku dilakukan di dua tempat yaitu Jakarta dan Tulungagung. Perusahaan dalam pembelian bahan bakunya melihat dari segi kualitas dan harga bahan baku tersebut. Data flow diagram dari pengolahan data pembelian ini dapat dilihat pada Gambar 10.
Pemasok
Pesanan Pembelian
Bagian Pembelian
Pencatat Persediaan
Permintaan Pembelian
Permintaan Pembelian
Pesanan Pembelian
Penerimaan
Bagian Gudang
Pesanan Pembelian
Bagian Keuangan
Order Pembelian
Pesanan Pembelian
Barang
Barang
Laporan Penerimaan Barang
Laporan Penerimaan Barang
Barang
Laporan Penerimaan Barang
Laporan Penerimaan Barang
Laporan Penerimaan Barang Faktur
Faktur
Voucher Bayar
D
Gambar 10. Data Flow Diagram Sistem Pengolahan Data Pembelian
c. Sistem Harga Pokok Produksi Perhitungan dan penetapan harga pokok produksi pada PT X meliputi biaya bahan baku dan upah/gaji pekerja. Penetapan harga pokok produksi dilakukan setelah membeli bahan baku yang diperlukan. Harga pokok produksi dihitung, setelah bagian produksi memberikan formula-formula untuk pembuatan susu berdasarkan komposisi bahan dan bobotnya. Formula tersebut diserahkan kepada bagian keuangan untuk memasukan setiap harga bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi susu berdasarkan komposisi dan bobot dari produk susu tersebut. Setiap bahan baku yang dibutuhkan untuk kegiatan produksi dikalikan dengan bobot sesuai takaran masingmasing dari bahan baku dan kemudian dikalikan dengan harga bahan baku tersebut. PT X memasukan komponen-kompenen yang langsung terkait dengan produksi, seperti bahan baku langsung dan upah kerja. Pada bagian biaya overhead tetap maupun variabel komponen ini dipisahkan dari harga pokok produksi ke dalam biaya usaha perusahaan. Penetapan harga pokok produksi disesuaikan dengan jumlah produk yang dihasilkan setiap periode. Apabila produk meningkat maka otomatis total harga pokok produksi meningkat dan sebaliknya. Adapun komponen-komponen yang terkait dengan penghitungan harga pokok produksi adalah sebagai berikut: 1) Biaya Bahan Baku Biaya bahan baku merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendapatkan sejumlah bahan baku untuk mendukung kegiatan produksi. Penetapan biaya bahan baku dengan cara mengalikan setiap komposisi bahan dengan harga yang telah disesuaikan dengan bobot-bobotnya dalam menghasilkan produk susu. Biaya bahan baku untuk selanjutnya tidak dilakukan penghitungan kecuali jika terjadi perubahan harga bahan baku yang akan mempengaruhi perubahan biaya bahan baku itu sendiri. 2) Biaya Tenaga Kerja Langsung Biaya tenaga kerja langsung dalam perhitungan harga pokok produksi merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk membayar gaji/upah tenaga kerja langsung yang dihitung berdasarkan hari kerja dikalikan dengan biaya yang telah ditetapkan perusahaan untuk satu hari kerja, sedangkan gaji telah ditetapkan
kepada tenaga kerja untuk satu bulan kerja. Penghitungan harga pokok produksi dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2. Penghitungan Harga Pokok Produksi PT X Account# Account 1. Bahan Baku : 5-1200 Full Cream 5-1212 Gula 5-1300 Bahan lainnya 5-1400 Dus 5-1500 Foil 2. Upah/Gaji TKL 5-0000 Cost of Sales Sumber : PT X, 2010.
Balance xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxxxx
Keterangan penghitungan harga pokok produksi adalah : 1. Bahan baku = Takaran x Bobot x Harga 2. Upah/Gaji TKL = Upah x Jam kerja
Bagian Produksi
Bagian Gudang
Bagian Kartu Biaya
2
Mulai
3
1
2 Laporan Produk Selesai
Penjurnalan
Bukti Memorial
Laporan Produk Selesai
Membuat
laporan produk selesai Membuat
laporan produk Kartu
Gudang
N
N
selesai
KHPP
Jurnal
LPS
Kartu Harga
4
Umum
BuktiPokok Produk Memorial
3 2
Laporan Produk Selesai
1
Dikirim ke
Bagian Order Penjualan
Membuat bukti
3
memorial untuk mencatat harga pokok Kartu produk
N
Persediaan
Dikirim ke
Bagian Perencanaan dan pengawasan Produksi
1
2
Gambar 11. Bagan Alir Dokumen Harga Pokok Produksi
4.3.3. Laporan Keuangan Setelah transaksi diproses secara otomatis laporan keuangan dengan menggunakan software MYOB akan menyajikan laporan keuangan yang disiapkan bagi pemakai melalui proses penjurnalan, posting ke buku besar. Laporan keuangan yang dihasilkan PT X adalah laporan laba rugi, laporan ekuitas, neraca dan laporan arus kas. Tetapi laporan keuangan yang diperoleh pada penelitian ini hanya laporan laba rugi dan neraca pada Periode 31 Desember 2008 adalah : a) Laporan Laba-Rugi Laporan laba rugi terdiri dari pendapatan dan beban selama periode waktu tertentu. Laporan ini menyajikan informasi mengenai pendapatan dan beban selama periode waktu tertentu berdasarkan konsep penandingan beban dengan pendapatan yang dihasilkan selama satu periode akuntansi. Pendapatan yang diperoleh pada bulan Desember 2008 adalah sebesar Rp 8.155.905.648, jumlah harga pokok penjualan sebesar Rp 5.305.074.575 dan total biaya usaha senilai Rp 2.262.363.988. Sedangkan pendapatan lain-lain yang diperoleh dari bunga bank sebesar Rp1.688.918, biaya lain-lain dari bunga pinjaman sebesar Rp 273.976.600 dan pajak sebesar Rp 77.353.821. Maka total laba yang diperoleh sebesar Rp 238.825.583. Dari laporan tersebut dinyatakan bahwa pendapatan perusahaan lebih besar dibanding beban usaha. b) Neraca Laporan ini menyajikan posisi keuangan (aktiva dan passiva) pada Periode 31 Desember 2008. Pada bagian aktiva, disajikan urutan asset berdasarkan tingkat likuiditasnya. Jumlah dari aktiva sebesar Rp 4.491.462.679 yang terdiri dari aktiva lancar sebesar Rp 1.580.827.945 dan aktiva tetap Rp 2.910.634.734. Sedangkan di bagian passiva disajikan urutan kewajiban/ utang berdasarkan jangka waktunya dan modal pemilik. Jumlah pada pasiva sebesar Rp 4.491.462.679 dengan jumlah kewajiban sebesar Rp 1.593.277.133 dan ekuitas sebesar Rp 2.898.185.546.
4.4. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi pada PT X Evaluasi penerapan Sistem Informasi Akuntansi dilakukan dengan cara membandingkan fakta yang telah dikemukakan dengan landasan teori yang ada. Evaluasi ini dimaksudkan untuk mengetahui sejauh mana efektivitas sistem informasi akuntansi PT X dalam mencapai tujunnya yaitu untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dan mendorong terciptanya pengendalian internal yang memadai. Terciptanya pengendalian internal yang memadai dapat memberikan jaminan bahwa data dan transaksi telah dicatat dan diproses secara akurat sehingga mampu menghasilkan informasi yang berkualitas. Selain evaluasi terhadap pengendalian intern juga dilakukan evaluasi terhadap struktur organisasi yang diterapkan oleh PT X. 1. Evaluasi Terhadap Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai sukses, pelaksanaan strategi disusun untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih baik. Struktur yang digunakan oleh PT X adalah bentuk organisasi lini dan staff. Dimana bentuk struktur organisasi lini dan staff ini menggambarkan hubungan antara unsur-unsur yang terdapat dalam organisasi dan tanggungjawab serta wewenang dalam organisasi tersebut. Bentuk struktur organisasi PT X adalah berbentuk lini dan arah vertikal dalam struktur tersebut memperlihatkan bahwa mereka memiliki wewenang dan secara langsung terlibat dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan dan bawahan secara langsung bertanggungjawab kepada atasannya. Sedangkan hubungan staff dengan arah horizontal memperlihatkan bahwa bagian yang ada pada tingkat yang sama saling membantu dan juga membantu pada batasnya. Dari struktur organisasi tersebut dapat terlihat bahwa setiap bagian memiliki tugas, tanggungjawab dan wewenang masing-masing. Prinsip yang harus digunakan dalam penyusunan suatu struktur organisasi dalam perusahaan adalah adanya pemisahaan antara fungsi pencatatan, pelaksanaan dan penyimpanan. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi dari awal sampai akhir. Struktur organisasi PT X telah memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pemisahan terhadap fungsi-fungsi yang terkait dalam setiap sistem, sehingga tidak ada fungsi yang disatukan. Deskripsi kerja yang jelas akan data-data yang dihasilkan dapat dipercaya kebenarannya dan kekayaan organisasi terjamin keamanannya. Dapat
disimpulkan bahwa struktur organisasi PT X telah cukup baik penerapannya dalam mendukung kelancaran pengendalian internal PT X. 2. Evaluasi Subsistem Pendapatan Subsistem pendapatan pada PT X terdapat dua prosedur yaitu, prosedur penjualan dan prosedur return penjualan. a. Prosedur Penjualan 1) Evaluasi Prosedur Penjualan Menurut Mulyadi (2008) prosedur penjualan dimulai dari bagian penjualan menerima order dari pembeli kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain. Selain itu, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman. Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang dan mencatat secara periodik total pokok produk yang dijual. Berdasarkan teori di atas dapat disimpulkan bahwa pada intinya antara prosedur yang diterapkan oleh PT X dengan teori sudah sesuai. Hal tersebut dapat dilihat dalam prosedur penjualan di PT X antara bagian yang mengotorisasi dengan yang mengeluarkan. 2) Evaluasi Dokumen Berbagai dokumen yang digunakan oleh PT X dalam melakukan prosedur penjualan diantaranya adalah sebagai berikut : a. Customer Purchase Order (pesanan pelanggan) adalah dokumen yang diterima dari pelanggan yang mencantumkan jenis, jumlah, kualitas, serta harga barang yang dipesan. Pada tahap ini format surat pemesanan pembelian dari pelanggan tidak standar karena pesanan yang diterima ada yang berbentuk surat, hubungan telepon, atau berasal dari pihak pelanggan yang datang ketempat pelanggan. Hal ini terjadi karena berkaitan dengan fleksibelitas. b. Delivery order (DO) adalah dokumen ini digunakan untuk persetujuan kredit pelanggan, surat pengambilan barang, dokumen pengeluaran barang, dokumen
pengiriman, dan proses akuntansi. Informasi yang terdapat pada dokumen ini adalah sebagai berikut : 1) Nomor dokumen 2) Nomor PO 3) Alamat dan kode pelanggan 4) Tanggal pemesanan 5) Kode salesman 6) Nama barang, kode, jumlah barang, dan 7) Nomor truk c. Faktur penjualan dan faktur pajak adalah alat untuk menagih pelanggan atas pemesanan yang diminta sebesar harga barang ditambah biaya-biaya dan pajak yang dibebankan sebagaimana prosedur diatas. Faktur ini dikirim jika barang telah diserahkan ke pelanggan. Data yang dimuat dalam faktur penjualan antara lain : 1) Nomor nota penyerahan perusahaan 2) Nomor PO 3) Nomor faktur dan tanggal penyerahan faktur 4) Nomor kode pelanggan 5) Alamat pelanggan 6) Kuantitas, kode barang, nama barang, harga barang. b.Prosedur Retur Penjualan 1) Evaluasi Prosedur Retur Penjualan Menurut Mulyadi (2002) Prosedur retur penjualan didasarkan surat pemberitahuan retur penjualan oleh pelanggan. Retur penjualan merupakan pencatatan aktivitas sejumlah barang yang dikembalikan oleh pelanggan karena cacat, rusak dan tidak sesuai dengan PO pelanggan tersebut. Maka bagian penjualan akan mengurangi piutang dan mencatatnya ke dalam retur penjualan. Di lihat dari prosedur yang telah ditetapkan oleh PT X kedua teori yang mendasari tersebut sudah sesuai. Pelaksanaan prosedur tersebut juga sangat efektif bagi PT X karena prosedur tersebut berlangsung dengan baik dan memberikan kemudahan PT X dalam melakukan pemprosesan transaksi retur penjualan.
2) Evaluasi dokumen Beberapa dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan prosedur retur penjualan adalah sebagai berikut : a. Bon Retur adalah merupakan dokumen perintah untuk menarik barang dari pelanggan dan sebagai bukti barang telah diterima oleh bagian gudang. Bon retur dirangkap tiga yang dikirim ke bagian piutang (keuangan), pelanggan dan bagian gudang. Bon retur ini disimpan berdasarkan nomor bersama dengan nota kredit. b. Nota Kredit merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum. Dokumen ini merupakan alat yang diberikan pelanggan untuk menerima kredit bagi barang yang dikembalikan. Sebagai catatan format nota kredit sama dengan faktur hanya saja faktur tersebut dicap dengan nota kredit. c. Nota retur dari pelanggan merupakan dokumen yang menyatakan retur penjualan dari pelanggan. Sebagaimana telah dijelaskan tentang subsistem atau prosedur pendapat di atas, terdapat pembagian fungsi untuk melaksanakan prosedur pendapatan adalah sebagai berikut : (1) Fungsi pelaksanaan dilakukan oleh bagian penjualan, bagian ini bertugas dalam penerimaan pesanan dari pelanggan dan meminta otorisasi terhadap pesanan tersebut kepada bagian kredit (keuangan). Fungsi pelaksanaan penjualan yang tercermin pada penanganan pesanan dari pelanggan yang ditangani oleh bagian penjualan dan kredit. (2) Fungsi pengelolaan dilakukan oleh bagian gudang dan pengiriman, bagian gudang menerima DO dari bagian penagihan yang memerintahkan untuk menyiapkan sejumlah barang sesuai dengan DO dan Bon retur. Sedangkan bagian pengiriman itu sendiri bertugas mengecek kembali barang yang diterima dari gudang dengan DO untuk prosedur penjualan dan Bon retur untuk prosedur retur penjulan yang diterima dari bagian penjualan dan mengirimakannya ke pelanggan. (3) Fungsi pencatatan dilaksanakan oleh bagian penagihan, kredit, piutang dan bagian akuntansi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan dan faktur pajak kepada pelanggan, selain itu
bagian ini bersama dengan bagian keuangan bertanggung jawab dalam pencatatan dan pengolahan tagihan sebagai akibat dari transaksi penjualan dan retur penjualan. Pemisahan tugas yang dilakukan PT X sesuai dengan teori seperti yang diuraikan oleh Mulyadi tentang fungsi yang terkait dengan subsistem pendapatan yaitu; fungsi pengelolaan yang dilaksanakan oleh bagian gudang dan bagian pengiriman, fungsi pelaksanaan yang dilaksanakan oleh bagian penjualan dan fungsi akuntansi. Adanya pemisahan tugas seperti yang diatas diharapkan agar tidak terjadi kesalahan dalam pencatatan dan pelaksanaan transaksi penjualan dan retur penjualan. Semua kegiatan yang berkaitan dengan akuntansi dan keuangan dikerjakan oleh manajer departemen akuntansi dan keuangan, tetapi semua berjalan dengan lancar. Selain memberikan kemudahan pemisahan tersebut berjalan efektif, karena setiap bagian telah melaksanakan tugasnya masing-masing bahkan mereka saling mengawasi tugasnya satu sama lain dan dokumen yang ada memiliki fungsi yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pemisahan tugas ini mencerminkan bahwa PT X telah melakukan pengendalian pada akses dokumen. Seperti pada penjelasan prosedur diatas, terdapat pemisahan tugas antara pemeriksaan kredit dengan kegiatan penjualan karena sasaran pemeriksaan kredit berlawanan dengan sasaran penjualan. Sasaran pemeriksaan kredit ditujukan untuk meminimumkan piutang yang tak tertagih sedangkan sasaran penjualan untuk memaksimumkan nilai penjualan. Pemisahan ini memungkinkan setiap sasaran mendapat perhatian sebagaimana mestinya. 3). Kegiatan pengendalian yang digunakan oleh PT X dari berbagai uraian tentang subsistem pendapatan diatas adalah : a) Pemeriksaan kredit, bertujuan untuk memisahkan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Pemeriksaan kredit dilakukan oleh bagian keuangan yang bertugas untuk melakukan pengesahan terhadap DO yang mengesahkan proses pengembalian barang. b) Pemisahan tugas untuk memastikan bahwa tidak ada satu orang atau bagian apa pun yang melakukan semua subsistem pendapatan secara keseluruhan. Seperti
sudah dijelaskan di atas bahwa bagian yang melakukan pengesahan transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi. c) Penomoran pada dokumen secara berurutan diberi nomor dengan menggunakan printer yang bertujuan untuk melakukan pemisahan dan penulusuran atas satu kejadian melalui sistem akuntansi. d) Verifikasi terhadap subsistem atau prosedur pendapatan dan dokumen. Tujuan verifikasi ini untuk meningkatkan dan memeriksa kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan seperti bagian pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan sudah benar dalam jenis dan kuantitasnya. Sebelum dikirimkan ke pelanggan dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman dicocokkan. Bagian keuangan mencocokan surat pengantar dengan daftar tagihan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih untuk barang yang sudah dikirim. 4). Unsur-unsur Pengendalian Internal Terhadap Sistem Penjualan a. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional yang Jelas. 1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit Pemisahan fungsi ini telah dilaksanakan oleh PT X. Penjualan perusahaan yang berdasarkan pesanan dan proses pencatatan penjualan bersifat accrual basis sehingga diperlukan pengecekan intern terhadap status kredit pembeli. Tujuan dari pemisahaan ini adalah meminimaliskan resiko tidak tertagihnya piutang atau keterlambatan pelunasan. 2) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit Unsur pengendalian ini belum ditetapkan oleh PT X. Pada PT X setiap transaksi yang berhubungan dengan akuntansi dan keuangan dikelola oleh satu departemen yaitu departemen akuntansi dan keuangan. Pemisahan ini memiliki tujuan agar setiap fungsi fokus terhadap tugasnya dan ketelitian serta kekayaan perusahaan dapat terjamin keamanannya. Walaupun demikian perusahaan tidak mengalami kendala. 3) Transaksi harus dilakukan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi Setiap transaksi pasti akan melibatkan beberapa karyawan. Dengan penggunaan unsur pengendalain internal tersebut, setiap transaksi akan
menciptakan intenal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang satu. b. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya. 1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan mengunakan formulir surat order pengiriman Transaksi penjualan yang dimulai dari diterimanya order dari pembeli. Sebagai awal kegiatan penjualan, fungsi penjualan mengisi formulir surat order pengiriman dan melakukan koordinasi kepada fungsi kredit, fungsi penyimpanan barang, dan fungsi pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan akan bertanggung jawab terhadap pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman setelah formulir surat order ditandatangani oleh fungsi penjualan. Hal ini telah dilaksanakan oleh PT X. 2) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman Pengendalian internal ini telah dilakukan oleh perusahaan. Dokumen akan dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah dilaksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah dari fungsi penjualan. 3) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut Harga jual produk dan hal yang berhubungan dengan penjualan, sebelum telah dirinci oleh manajemen pemasaran dengan melakukan penghitungan secara rinci. Kegiatan ini tidak hanya melibatkan satu manajer saja tetapi seluruh manajer. Akhir dari keputusan berada ditangan manajer pemasaran. Keputusan tersebut berkenaan dengan harga, syarat penjualan dan pengangkutan. Perusahaan jarang sekali memberikan potongan penjualan kecuali produk yang dipesan tidak sesuai dengan pesanan. 4) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap
Pencatatan akuntansi harus berasal dari dokumen yang valid. Dokumen sumber bukti dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap. c. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi. 1) Penggunaan formulir bernomor urut cetak Setiap transaksi keuangan yang terjadi harus mendapat otorisasi yang berwenang. Untuk menciptakan praktik yang sehat PT X merancang formulir yang bernomor urut tercetak. Pada sistem penjualan formulir pokok surat order pengiriman dan faktur penjualan sudah bernomor urut dan
penggunaannya
dipertanggung
jawabkan
oleh
pihak
yang
bersangkutan. 2) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap
debitur
untuk
menguji
ketelitian
catatan
piutang
yang
diselenggarakan oleh fungsi tersebut PT X melakukan pengecekan secara teliti terhadap catatan akuntansi. Pengauditan dilakukan oleh pihak yang jabatannya satu tingkat lebih tinggi. Pelunasan dilakukan setelah barang akan didistribusikan kepada pelanggan maka dalam periode tersebut catatan piutang perusahaan dibuat dan dikirimkan kepada debitur yang bersangkutan. Permasalahan yang pernah terjadi pada sistem penjualan pada PT X adalah kesalahan dalam pengiriman barang yang pencantuman kadaluarsanya hanya dua tahun padahal permintaan pelanggan adalah tiga tahun. Hal ini disebabkan bahan baku yang tersedia hanya mencapai kapasitas dua tahun, selain itu akibat dari kurangnya bahan baku yang diperoleh dari supplier. Untuk itu, pengolahan sistem di dalamnya lebih diperhatikan lagi sehingga pelanggan tidak merasa dirugikan karena keterlambatan pengiriman atau kesalahan pengiriman dan sebagainya yang dapat mengganggu jalannya prosedur tersebut.
3. Evaluasi Sistem Pengeluaran Subsistem pengeluaran ini membahas tentang prosedur pembelian. a. Prosedur Pembelian 1) Evaluasi Prosedur Pembelian Menurut Widjajanto (2001) prosedur pembelian adalah diawali dari pembuatan dokumen permintaan pembelian kepada bagian pabrik mengenai persediaan. Permintaan pembelian pada intinya memberikan informasi bahwa jumlah persediaan di gudang sudah menipis sehingga perlu diisi kembali dengan mengadakan barang. Jumlah pembelian yang harus dilakukan juga dicantumkan dalam dokumen permintaan pembelian. Satu lembar dokumen tersebut dikirim ke bagian pembelian dan lembar kedua diarsipkan oleh bagian pencatat kartu persediaan. Kemudian bagian pembelian mempersiapkan dokumen pesanan pembelian. Dokumen pesanan pembelian itu dibuat beberapa rangkap. Lembar pertama dan kedua dikirim ke rekanan, dengan pesan agar lembar kedua dikembalikan ke perusahaan disertai catatan sebagai pemberitahuan bahwa rekanan benar-benar menyanggupi untuk memasok barang bagi perusahaan. Satu lembar diarsipkan di bagian pembelian dan lembar lainnya dikirim ke bagian pencatat kartu persediaan, bagian utang dan bagian penerimaan. Sistem dan prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuan dari sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah: 1. Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang seharusnya tidak diperlukan 2. Mencegah permainan harga yang dapat merugikan perusahaan. 3. Mencegah pembelian fiktif. 4. Memperpendek masa transaksi dari mulai pesanan sampai barang datang. Uraian antara prosedur pembelian yang telah dijelaskan dengan teori yang ada dapat disimpulkan bahwa PT X telah menerapkan prosedur tersebut sesuai dengan teori yang mendasarinya. Selama ini prosedur tersebut telah berjalan dengan efektif dan efisien, prosedur tersebut dilakukan secara teliti sehingga tujuan yang ingin dicapai dalam pendistribusian barang dapat terlaksana dengan baik. Pembelian yang
disesuaikan dengan orderan dari pelanggan membuat persediaan bahan baku tidak tersedia dalam jumlah yang banyak. 2) Evaluasi Dokumen Berdasarkan keterangan di atas dapat diketahui bahwa dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian adalah : a) Surat permintaan pembelian yang memberikan informasi bahwa jumlah persediaan di gudang sudah menipis sehingga perlu diisi kembali dengan mengadakan pembelian barang. Dokumen ini diisi oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembelian melakukan pembelian barang. Pembelian tersebut harus sesuai dengan jenis, mutu dan jumlah yang tertera dalam surat tersebut. b) Purchase order adalah dokumen yang digunakan oleh perusahaan untuk memesan barang. Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian atas dasar surat permintaan pembelian dari bagian gudang. c) Laporan penerimaan barang adalah dokumen yang dibuat oleh pejabat penerimaan barang yang menyatakan bahwa kuantitas dan kualitas barang yang diterimanya sesuai dengan jenis, jumlah, mutu dan harga yang tercantum dalam order pembelian. d) Bukti kas keluar adalah dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan untuk transaksi pembelian dan juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran utang serta sebagai surat pemberitahuan mengenai pembayaran. Pemisahan fungsi yang terdapat dalam prosedur pembelian PT X adalah sebagai berikut : a) Fungsi pelaksanaan dilakukan oleh bagian pembelian sesuai dengan permintaan pembelian yang diajukan oleh petugas gudang persediaan. Bagian pembelian bertanggung jawab untuk memberikan persetujuan atas pembelian barang dan mengeluarkan surat order pembelian. b) Fungsi pengelolaan dilakukan oleh bagian gudang dan bagian penerimaan. Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian apabila persediaan barang di gudang sudah tidak ada. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk menyimpan penerimaan barang yang telah diterima dari bagian penerimaan. Apabila pembelian bahan baku dilakukan di daerah
Tulungagung pemesanan dan pengiriman bahan baku bisa dilakukan pada hari bahan baku dipesan. Tetapi apabila pembelian bahan baku di daerah Jakarta bahan baku dapat diterima oleh perusahaan satu atau dua hari. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk memeriksa barang yang telah diterima baik jenis, kuantitas, dan mutunya. c) Fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian keuangan yang bertanggung jawab dalam mencatat setiap transaksi pembelian. Adanya pemisahan fungsi tersebut diharapkan agar semua barang yang dipesan akan terjamin penerimaannya dan tercatat dengan baik. Pemisahaan ini juga mencerminkan kegiatan pengendalian yang telah dilakukan oleh PT X. 3) Kegiatan pengendalian yang digunakan oleh PT X dari prosedur pembelian yang telah diterapkan adalah sebagai berikut : a) Otorisasi transaksi, bagian gudang memonitor tingkat persediaan secara kontinu, sehingga ketika tingkat persediaan sudah menipis bagian gudang secara resmi mengotorisasi pengisian kembali persediaan dengan membuat surat permintaan pembelian. b) Pemisahan tugas, seperti yang sudah dijelaskan di atas bagian gudang terpisah dari pengawasan pembelian dan persediaan. c) Pengendalian akses, pembatasan terhadap akses persediaan dan kas maksudnya hanya orang-orang tertentu yang boleh masuk ke gudang atau membuka loker tempat penyimpanan uang. d) Verifikasi ini dilakukan dengan bagian keuangan merekonsiliasi dokumen sumber sebelum dilakukan pencatatan dan merekonsiliasi seluruh pencatatan transaksi pembelian. 4) Unsur-unsur Pengendalian Internal Terhadap Sistem Pembelian b. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional yang Jelas. 1) Fungsi pembelian terpisah dari penerimaan Unsur sistem pengendalian internal ini telah diterapkan oleh PT X. Pemisahaan fungsi ini bertujuan agar masing-masing fungsi dapat saling melakukan pengecekan terhadap transaksi pembelian yang dilakukan sesuai dengan tugas masing-masing. Akan tetapi, apabila PT X membeli bahan baku langsung kepada supplier dalam jumlah yang tidak banyak dan
perusahaan masih bisa melakukan pengangkutan sendiri, maka fungsi penerimaan tidak melakukan tugasnya. Hal ini terjadi karena bahan baku yang dibutuhkan sangat diperlukan sekali. Sebaiknya faktor ini tidak terulang kembali maka bagian gudang harus memperkirakan kapan proses pembelian sebaiknya dilakukan. 2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi Dapat dijelaskan bahwa, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus terpisah dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembeliaan. Unsur pengendalian internal yang baik adalah memisahkan fungsi akuntansi dari fungsi pokok yang lain. Unsur pengendalian ini telah diterapkan oleh PT X yang tujuannya agar perusahaan dapat menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi 3) Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu PT X telah menerapkan sistem pengendalian ini. Dilihat dari sistem transaksi pembelian yang dilakukan oleh beberapa fungsi yaitu, fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi keuangan. c. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya. 1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. Otorisasi formulir permintaan dilakukan oleh fungsi gudang. Ketika persediaan bahan baku sudah menipis maka fungsi gudang mengajukan kepada pembelian yang diwujudkan dalam bentuk tanda tangan. Ini bukti bahwa barang yang diajukan dalam permintaan pembelian kepada fungsi pembelian, bahwa barang tersebut diperlukan perusahaan 2) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen pendukung transaksi pembelian seperti faktur penjualan, tanda terima, dan kwitansi. Hal ini dimaksudkan agar kewajiban atau kas keluar yang dicatat adalah untuk barang yang diperlukan perusahaan dan spesifikasi, kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan faktur.
3) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang. Hal ini dimaksudkan agar catatan akuntansi dapat sesuai dengan kenyataan transaksi yang terjadi. Sehingga tidak ada transaksi yang terlewatkan atau double entry. Setelah karyawan tersebut memutakhirkan catatan akuntansi berdasarkan sumber, maka harus menandatangani, memberi tanggal pemutakhiran dan memberi nomor dokumen. c. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi. 1) PT X memilih beberapa supplier dalam pemenuhan kebutuhan bahan baku untuk kegiatan produksi berdasarkan harga lebih murah dengan kualitas yang baik. Keputusan PT X yang menjalankan proses pembeliaan didua daerah yaitu Jakarta dan Tulungagung disebabkan karena faktor kualitas dan harga. Dengan cara ini perusahaan dapat menghasilkan produk yang bermutu dengan harga yang tidak terlalu mahal. 2) Terdapat pengecekan harga dan ketelitian perkalian dan penjumlahan dalam faktur dari supplier sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. Dengan cara ini, pengecekan terhadap ketelitian informasi dalam faktur dari supplier dilakukan setiap dilakukan input pembelian dan pembuatan tanda terima. d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya. Unsur ini merupakan hal terpenting dalam sistem pengendalian internal. Karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan job description berdasarkan atas kemampuan atau keahlian yang dimiliki. Proses seleksi karyawan untuk menduduki posisi jabatan telah ditetapkan persyaratan jabatan sebagai kriteria seleksi. Proses recruitment pada PT X berdasarkan tingkat pendidikan, pengalaman dan umur. PT X memiliki karyawan yang jujur yang mampu melaksanakan tugasnya, kekayaan perusahaan dapat terjaga dengan baik. Permasalahan yang terjadi pada sistem pembeliaan PT X adalah pengadaan bahan baku. PT X sebaiknya memperbaiki sistem pembelian bahan bakunya seperti lebih memperhatikan persediaan-persediaan bahan baku yang ada. Sehingga dalam pembelian bahan baku seperti full cream yang diperoleh di daerah Jakarta tidak mengalami keterlambatan yang nantinya akan mempengaruhi proses produksi. Sistem persediaan yang dipakai oleh perusahaan adalah metode First In First Out
(FIFO) yaitu bahan yang pertama datang akan digunakan lebih dahulu. Kebijakan ini dilakukan agar tidak terjadi penurunan mutu bahan baku karena penyimpanan. 4. Evaluasi Sistem Harga Pokok Produksi a. Prosedur Harga Pokok Produksi 1) Evaluasi Prosedur Harga Pokok Produksi Perhitungan harga pokok produksi adalah sebagai dasar untuk menetapkan harga di pasar penjualan produk, menetapkan berapa laba yang akan didapatkan dalam pertukaran, sebagai alat untuk menilai efisiensi dari suatu proses produksi dan keputusan menerima atau menolak proses produksi. Metode penentuan harga pokok produksi adalah memperhitungkan unsur-unsur biaya ke dalam harga pokok produksi dengan metode full costing dan variable costing. Dalam pembuatan biaya produk terdapat dua kelompok biaya yaitu biaya produksi dan nonproduksi. Biaya produksi merupakan biaya-biaya yang dikeluarkan dalam pengolahan bahan baku menjadi produk, sedangkan biaya nonproduksi merupakan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan nonproduksi, seperti kegiatan pemasaran dan kegiatan administrasi dan umum. Perusahaan
yang
kegiatan
produksinya
berdasarkan
pesanan,
mengumpulkan harga pokok produksinya dengan menggunakan metode harga pokok pesanan. Dalam metode ini biaya-biaya produksi dikumpulkan untuk pesanan tertentu dan harga pokok produksi per satuan produk yang dihasilkan untuk memenuhi pesanan tersebut dengan jumlah satuan produk dalam pesanan yang bersangkutan. PT X dalam menentukan harga pokok produksi belum menerapkan perhitungan dengan pendekatan full costing atau variabel costing. PT X dalam penghitungan harga pokok produksi hanya memasukan komponen bahan baku langsung dan upah/gaji tenaga kerja langsung (TKL). Penghitungan dari bahan baku adalah bahan baku dikalikan dengan takaran, bobot dan harga bahan baku, sedangkan upah/gaji TKL dikalikan dengan jam kerja. Kemudian hasil masingmasing komponen tersebut dijumlahkan. Pada bagian biaya overhead tetap dan variabel perusahaan tidak mengatakan bahwa biaya-biaya tersebut adalah biaya overhead pabrik melainkan memasukkannya ke dalam biaya usaha. Hal ini terjadi disebabkan oleh kebutuhan perusahaan untuk mengetahui berapa besar masing-
masing biaya usaha PT X. Selain itu, biaya yang seharusnya dikatakan sebagai biaya overhead tetapi perusahaan memasukkannya sebagai biaya bahan baku seperti foil dan dus. Perbandingan antara penghitungan harga pokok produksi PT X dibandingkan dengan pendekatan full costing dapat dilihat pada Tabel 3. Tabel 3. Perbandingan Penghitungan HPP PT X dengan Pendekatan Full Costing Penghitungan HPP PT X Cost of Sales 1. Biaya Bahan Baku : Full Cream Gula Bahan lainnya Dus Foil 2. Biaya Upah/Gaji TKL
Total
Jumlah
xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
xxxxxxx
Penghitungan HPP dengan Pendekatan Full Costing Cost of Sales 1. Biaya Bahan Baku : Full Cream Gula Bahan lainnya 2. Biaya Upah/Gaji TKL 3. BOP : Dus Foil Listrik Pabrik Air Pabrik Telepon Pabrik Penyusutan Pabrik Perlengkapan Pabrik Per./Perb. Mesin&Peral.Pabrik Total
Jumlah
xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxxxxxxx
Penjelasan di atas menerangkan jika dibandingkan dengan penghitungan harga pokok produksi dengan metode full costing foil dan dus sebaiknya dimasukkan ke dalam biaya overhead pabrik bukan ke dalam biaya bahan baku. Hal ini dikarenakan foil dan dus merupakan bahan baku penolong atau biaya overhead. Pada PT X biayabiaya yang terkait dengan kegiatan produksi tidak dimasukkan ke dalam komponen harga pokok produksi tetapi biaya usaha. Padahal harga pokok produksi dikeluarkan untuk tujuan mendapatkan barang atau menghasilkan produk jadi karena harga pokok produksi terjadi dalam usaha mendapatkan aktiva maka setiap pengeluarnya harus terinci. Pendekatan full costing yang biasa dikenal sebagai pendekatan tradisional menghasilkan laporan laba rugi dimana biaya-biaya di organisir dan sajikan berdasarkan fungsi-fungsi produksi, administrasi dan penjualan. Laporan laba rugi yang dihasilkan dari pendekatan ini banyak digunakan untuk memenuhi pihak luar perusahaan, oleh karena itu sistematikanya harus disesuaikan dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum untuk menjamin informasi yang tersaji dalam laporan
tersebut. Pentingnya penghitungan harga pokok produksi adalah untuk mengetahui berapa besar daya serap perusahaan untuk memproduksi suatu produk, efisiensi dan efektifitas biaya dalam memproduksi suatu produk dan sebagai dasar bagi manajemen dalam menentukan harga jual produk 2) Evaluasi Dokumen Beberapa dokumen yang dibutuhkan untuk menghitung Harga Pokok Produksi : a. Kartu harga pokok yang memudahkan pencatatan biaya-biaya langsung ke dalam kartu pokok masing-masing pesanan. b. Jurnal yang mencatat transaksi pembelian. Laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian gudang kemudian bahan baku yang diperlukan dikirim kepada bagian produksi c. Kartu jam kerja untuk mengumpulkan informasi jam kerja total selama periode kerja. d. Biaya-biaya overhead tetap dan variable yang telah dirinci oleh bagian pabrik dan bagian keuangan. Pemisahan fungsi yang terjadi pada prosedur harga pokok produksi PT X adalah : 1. Adanya pemisahan kerja antara bagian gudang yang merinci segala macam bahan baku yang tersedia di gudang, bagian pembelian yang mengajukan pembelian apabila persedian telah menipis, dan bagian produksi yang menghasilkan produk sesuai dengan pesanan pelanggan. 2. Penghitungan segala bentuk biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan produksi yang arsipkan oleh Bagian keuangan serta bagian produksi. Pemisahaan ini bertujuan agar lajur produksi dapat berjalan lancar dan lebih efektif. Pemisahaan ini juga memberi dampak kepada tanggungjawab setiap karyawan dan menjalankan fungsinya. 5.
Evaluasi Daur Penyusunan Laporan Siklus pencatatan transaksi berawal dari penjurnalan. Penjurnalan pada sistem penjualan PT X dilakukan secara kredit dengan sistem pencatatan secara accrual basic yaitu pendapatan telah diakui meskipun uang kas belum masuk atau dibayar, sehingga mengakibatkan pengakunan piutang dan dicatat sisi kredit dan menimbulkan pengakuan penerimaan kas dan dicatat di sisi debit. Dalam siklus pembelian, setiap pembelian kredit akan mengakibatkan pengakuan utang dan dicatat di sisi kredit. Pada saat utang
jatuh tempo dan dibayar oleh PT X, maka perkiraan utang dicatat pada sisi debit dan menimbulkan pengeluaran kas dan dicatat di sisi kredit. Sedangkan untuk transaksi pembelian tunai, akan menimbulkan pengeluaran kas dan dicatat di sisi kredit. Tabel 4. Jurnal Transaksi ID# PJ 05-Jan-10 Purchase PT A (Pembelian Secara Tunai) 000000002 000000002 P204664 P204664 PJ 21-Jan-10 Purchase PT B (Pembelian Secara Kredit) 000000001 000000001 CD 25-Feb-10 CR 29-Jan-10 PT C (Penjualan) CR 000002 CR 000002
Acct#
Account Name
2-1100 5-1212 1-1130 2-1100
Utang Dagang Full Cream Bank A (Kas) Utang Dagang
2-1100 5-1212 1-1130 2-1100
Utang Dagang Dus Bank A (Kas) Utang Dagang
1-1130 1-1310
Bank A (Kas) Piutang Dagang
Debit
Credit xxxxxxxx
xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx
xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx
xxxxxxxx xxxxxxxx
Sumber : PT X, 2010.
Dari tabel diatas dapat dijelaskan bahwa penjurnalan pada PT X telah sesuai atau dilakukan dengan benar. Penempatan posisi-posisi debit dan kredit dimasukkan sesuai dengan peletakan posisi yang disesuaikan dengan kolomnya. Pencatatan setiap transaksi dilakukan oleh manajer keuangan apabila transaksi terjadi. Jurnal akan menjadi bukti transaksi yang akan diposting ke dalam buku besar yang akhirnya akan menghasilkan sebuah laporan keuangan. Jurnal umum PT X dapat dilihat pada Lampiran 1. Daur penyusunan laporan yang meliputi berbagai kegiatan pengolahan data yang diperlukan untuk menyelenggarakan buku besar, termasuk buku pembantu, dan penyusunan laporan keuangan yang memuat ikhtisar hasil-hasil operasi perusahaan. Daur penyusunan keuangan merupakan pusat dari sistem informasi akuntansi perusahaan karena daur tersebut menghimpun data dari berbagai sumber dan merupakan hasil akhir dari berbagai prosedur sistem informasi akuntansi. Di dalam daur penyusunan laporan pada PT X terdapat penyusunan laporan keuangan dan laporan manajemen. Laporan keuangan merupakan hasil akhir yang dijadikan sebuah bukti tanggung jawab perusahaan dari kegiatan yang dilakukan kepada pihak internal maupun investor.
Penyusunan laporan keuangan yang dihasilkan oleh PT X adalah laporan rugi laba dan neraca, laporan ekuitas dan arus kas pada menu cashflow pada software MYOB. Semua pos-pos akun yang terdapat dalam laporan PT X sudah sesuai yaitu, di dalam laporan rugi laba pos yang pertama kali disajikan adalah akun pendapatan yang kemudian dikurangi dengan akun-akun biaya dalam penyusunan laporan ini harus berdasarkan data dari neraca saldo. Penerapan debit dan kredit pada laporan laba rugi dilihat dari pengaruh perkiraan terhadap modal. Setiap terjadi transaksi pendapatan akan berpengaruh kepada peningkatan modal. Penambahan modal diatur dalam neraca yang dicatat di sisi kredit yang berarti setiap transaksi pendapatan juga dicatat di sisi kredit. Sedangkan transaksi beban usaha berpengaruh kepada penurunan modal. Pengurangan modal dalam neraca dicatat di sisi debit yang berarti setiap transaksi beban juga dicatat pada sisi debit. Laporan laba rugi merupakan laporan hasil usaha yang menandingkan antara pendapatan dan beban. Penandingan ini akan menghasilkan kelebihan dari salah satu sisi. Jika terjadi kelebihan pendapatan dibanding beban maka disebut laba bersih. Laba bersih yang dihasilkan PT X pada laboran laba rugi tahun 2008 adalah sebesar Rp 238.825.583. Laporan laba rugi PT X dapat dilihat pada Lampiran 2. Sedangkan untuk laporan neraca sudah terdapat pemisahan antara aktiva dan pasiva sehingga dapat diketahui jika laporan tersebut tidak sama. Neraca merupakan laporan yang memberikan informasi mengenai posisi kekayaan perusahaan berupa keseimbangan antara aktiva dan kewajiban serta modal. Dalam penyajiannya dalam neraca pada umumnya aktiva dibagi menjadi dua golongan yaitu, aktiva lancar dan aktiva tetap. Pada kolom kewajiban terdiri dari kewajiban lancar dan kewajiban jangka panjang, serta modal yang merupakan kekayaan pemilik yang diinvestasikan dalam perusahaan. Setiap adanya penambahan aktiva maka dicatat di sisi debit dan pengurangan aktiva di sisi kredit. Aktiva pada neraca PT X tahun 2008 adalah sebesar Rp 4.491.462.679 dan jumlah kewajiban dan ekuitas juga bernilai sama. Neraca PT X dapat dilihat pada Lampiran 3. Laporan manajemen yang dihasilkan oleh PT X adalah laporan tentang realisasi anggran. Laporan tersebut ditujukan untuk manajemen agar dapat memperkirakan berapa biaya yang akan dianggarkan untuk biaya karyawan, pengiriman barang dan lain-lain dengan aktualnya sehingga dapat membantu manajer untuk memprediksi kegiatannya pada tahun berikutnya.
6. Evaluasi Pengendalian Internal Dari penjelasan dapat dikatakan bahwa PT X belum sepenuhnya menerapkan sistem pengendalian internal. Padahal pengendalian internal akan mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian internal bagi perusahaan. Walaupun ditemukan permasalahan-permasalahan di dalamnya tetapi prosedur mengenai setiap kegiatan telah terlaksana sesuai dengan prosedurnya. Beberapa kelemahan yang terjadi dalam pengendalian internal pada PT X adalah : 1) Perusahaan tidak melakukan audit terhadap sistem informasi akuntansi oleh auditor dari pihak independent. Perusahaan hanya melakukan pengauditan terhadap sistem informasi akuntansinya oleh karyawan yang jabatannya satu tingkat lebih tinggi. 2) Rotasi jabatan yang belum pernah terjadi sehingga bisa dimungkinkan terjadinya penyelewengan jabatan yang dapat merugikan perusahaan. 3) Perusahaan tidak melakukan pemisahan terhadap fungsi akuntansi dan keuangan. PT X yang tidak melakukan pemisahan tugas pada bagian keuangan mencerminkan bahwa pengendalian internal yang belum terlaksana dengan baik karena dilakukan oleh satu orang. Pemisahan tugas dan pembebanan tanggung jawab merupakan perluasan lebih lanjut pengembangan struktur organisasi. Organisasi akan dapat mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan organisasi, apabila pemisahan tugasnya jelas. Seluruh masalah yang berkaitan dengan bagian akuntansi dan keuangan langsung ditangani oleh manajer keuangan. Jika seorang manajer dibebankan wewenang yang terlalu banyak, hal ini akan berakibat timbulnya iklim yang mendorong kesalahan dalam pelaksanaan wewenang tersebut. Pemisahan tugas yang bertujuan untuk mencegah dan mendeteksi setiap kesalahan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Seseorang
memiliki
kesempatan untuk melakukan kesalahan dalam melaksanakan tugasnya tanpa dideteksi dan dicegah, apabila jabatan tersebut merupakan incompatible occupation. Kesalahan atau ketidakberesan yang dimaksud adalah mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukan atas aktiva perusahaan yang seharusnya dilindungi. Pemisahan tugas pada bagian keuangan yang belum terlaksana pada PT X diakibatkan oleh kepercayaan direktur kepada manajer keuangan untuk menangani seluruh kegiatan yang berkaitan dengan setiap transaksi akuntansi.
Pertanggungjawaban terhadap pengelolaan kekayaan perusahaan terdapat dalam penyajian laporan keuangan. Laporan keuangan merupakan alat pertanggungjawaban manajemen puncak atas hasil pengelolaan terhadap kekayaan yang dipercayakan oleh komisaris. Keandalan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan sangat ditentukan oleh baik atau tidaknya pengendalian internal akuntansi yang berlaku dalam perusahaan. Jika pengendalian internal dirancang dan diterapkan dengan baik oleh manajemen di dalam pengelolaan kekayaan perusahaan, maka laporan keuangan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan akan terjamin ketelitian dan keandalannya. Apabila sistem pengendalian internalnya lemah maka akan mengakibatkan kekayaan perusahaan tidak terjamin keamanannya, sistem informasi akuntansinya juga akan tidak valid, efisiensi tidak akan terjamin dan kebijakan manajemen tidak dapat dipatuhi. PT X yang menggunakan sistem informasi akuntansi untuk pencatatan transaksi dengan sistem komputerisasi akuntansi yaitu menggunakan software MYOB. Pengaruh yang diberikan sebuah sistem informasi akuntansi bagi perusahaan adalah : 1. Pembuatan laporan keuangan secara otomatis, lengkap dan akurat. Proses pencatatan transaksi akan lebih cepat dan akuratnya terjamin, karena setiap sistem telah dirancang sesuai kebutuhannya. MYOB telah merancang menu-menu untuk setiap masing-masing transaksi. Jadi setiap transaksi dicatat sesuai dengan kronologinya, misalnya pada transaksi penjualan maka pencatatan dilakukan pada file sales atau pada transaksi pembelian pada file purchases. 2. Kemampuan menampilkan data secara cepat dan mudah, dilengkapi dengan fasilitas untuk menampilkan data secara cepat dan mudah pada layar komputer atau dicetak pada printer. 3. Keamanan lebih terjaga terhadap aktiva perusahaan dengan didukung sumberdaya manusianya, seperti pemberian password dan menjaga kerahasiaan password tersebut pada komputer. Pemisahaan setiap file-file yang disediakan software MYOB juga akan mencegah terjadinya kesalahan dalam memasukkan akun. 4. Tidak melibatkan banyak sumberdaya manusia yang terlalu banyak pada proses pencatatan transaksi. Proses pencatatan pada PT X hanya dilakukan oleh satu orang sehingga biaya yang dikeluarkan relatif murah.
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan 1) Transaksi yang dilakukan PT X adalah penerimaan kas dan pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan persediaan. Keterkaitan dengan biaya penolong seperti foil dan dus yang seharusnya masuk ke dalam biaya overhead tetapi PT X memasukkannya ke dalam biaya bahan baku. 2) Sistem informasi akuntansi menggunakan software MYOB yang telah menyediakan menu-menu sesuai dengan kebutuhan transaksi. Sehingga pencatatan transaksi lebih efektif dan efisien. 3) Laporan keuangan dengan penggunaan software MYOB menghasilkan output berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas dan laporan arus kas. 4) Pengendalian internal yang dilakukan pada setiap sistem yaitu, melakukan pemeriksaan, penomoran pada dokumen, verifikasi prosedur dan pemisahan tugas. Tetapi, PT X belum sepenuhnya menerapkan sistem pengendalian internal pada perusahaan. PT X tidak melakukan pemisahan tugas pada fungsi yang terkait dengan akuntansi dan keuangan yaitu, bagian utang, piutang, kredit, penagihan dan persediaan. B. Saran 1) Perusahaan sebaiknya melakukan pemisahan tugas pada fungsi akuntansi dan keuangan agar setiap pekerjaan lebih terfokus dan tidak terjadi kesalahan-kesalahan pencatatan dan penyelewengan terhadap kekayaan perusahaan serta aktiva perusahaan dapat terlindungi. 2) Perusahaan sebaiknya melakukan perbaikan dalam penghitungan harga pokok produksi untuk memasukkan komponen overhead tetap dan overhead variabel pada penghitungan harga pokok produksi perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA Arif dan Wibowo. 2004. Akuntansi Untuk Bisnis Usaha Kecil dan Menengah. Grasindo. Jakarta. Arifin, J dan Wicaksono, BA. 2006. Komputer Akuntansi dengan Microsoft Excel.Elex Media Computindo. Jakarta. Chushing, B.E. 1992. Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan, Edisi ketiga. Erlangga. Jakarta. Fansuri. 2006. Analisis Perumusan dan Penerapan Sistem Akuntansi pada UKM, Studi Kasus UKM Ozi Aircraft Bogor. Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Bogor Jogiyanto, H. M. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta Kieso, et al. 2002. Akuntansi Intermediate. Erlangga. Jakarta McLeod, Jr, R. 2001. Sistem Informasi Manajemen (Versi Bahasa Indonesia), Jilid 1. Prehallindo. Jakarta. Mulyadi. 1991. Akuntansi Biaya. Edisi ke-5. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta. ----------.2002. Auditing. Edisi ke-6. Jilid 1. Salemba Empat. Jakarta. ----------. 2008. Sistem Akuntansi. Edisi ke-4. Jilid 1. Salemba Empat. Jakarta. Niswonger, R. C., dkk. 1999. Prinsip-Prinsip Akuntansi (Terjemahan, Edisi 19). Erlangga. Jakarta Utami, N.P. 2007. Perumusan dan Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Untuk Mengevaluasi Kinerja Keuangan (Studi Kasus UKM A Bogor). Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Bogor. Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga. Jakarta.
LAMPIRAN
Lampiran 1. Jurnal Transaksi PT X Tahun 2010 PT X All Journals 1/1/2010 To 4/7/2010 ID# CD
CD
CD
CD
CD
PJ
CD
CD
PJ
CD
CR
31-Mar-10
06-Jan-10
29-Jan-10
13-Jan-10
08-Jan-10
21-Jan-10
21-Jan-10
25-Feb-10
25-Feb-10
29-Jan-10
01-Jan-10
Acct#
Account Name
Debit
Anggaran TA 12347 12347 12347
1-1130 5-2000 6-2170
Bank BSM Gaji Tenaga Kerja Langsung Premi Jamsostek
Rp556,000.00 Rp1,900,000.00
Gaji PKWT P204660 P204660
1-1130 5-2000
Bank BSM Gaji Tenaga Kerja Langsung
Rp15,465,000.00
PT BAHANA ARTHA VENTURA P204710 P204710
1-1130 2-2100
Bank BSM Utang Bank Jk Panjang
Rp500,000,000.00
CV.LANGGENG JAYA ABADI P204672 P204672
1-1130 5-3000
Bank BSM Biaya Angkut Pembelian
Rp11,175,000.00
JAWA CEPAT PRIMA P204663 P204663
1-1130 5-3000
Bank BSM Biaya Angkut Pembelian
Rp4,000,000.00
Purchase; PT.GCP 00000001 00000001
2-1100 5-1212
Utang Dagang Dus
Rp3,000,000.00
PT.GCP P204704 P204704
1-1130 2-1100
Bank BSM Utang Dagang
Rp3,000,000.00
PT.GCP 12349 12349
1-1130 2-1100
Bank BSM Utang Dagang
Rp6,000,000.00
Purchase; PT.GCP 00000002 00000002
2-1100 5-1212
Utang Dagang Dus
Rp6,000,000.00
Komisi Ibu Wiwiek P204712 P204712
1-1130 6-1200
Bank BSM Komisi Penjualan
Rp20,000,000.00
Bagi hasil BSM CR000001 CR000001
1-1130 8-1000
Bank BSM Pendapatan Jasa Giro
Credit Rp2,456,000.00
Rp15,465,000.00
Rp500,000,000.00
Rp11,175,000.00
Rp4,000,000.00
Rp3,000,000.00
Rp3,000,000.00
Rp6,000,000.00
Rp6,000,000.00
Rp20,000,000.00
Rp49,095.72 Rp49,095.72
Lanjutan Lampiran 1. CR
CR
CR
CR
CR
CR
CD
CD
CD
CD
14-Jan-10
15-Jan-10
05-Jan-10
12-Jan-10
25-Jan-10
29-Jan-10
14-Jan-10
18-Jan-10
05-Jan-10
06-Jan-10
Saldo BG P022480 CR000003 CR000003
1-1130 1-1110
Bank BSM Kas
Rp200,000.00
PT.INDOFARMA GLOBAL MEDIKA CR000004 CR000004
1-1130 1-1310
Bank BSM Piutang Dagang
Rp58,318,557.00
DINKES PROV KALIMANTAN BARAT H9649355 H9649355
1-1130 1-1310
Bank BSM Piutang Dagang
Rp26,900,000.00
PT. NAJIB SUKSES CR000002 CR000002
1-1130 1-1310
Bank BSM Piutang Dagang
Rp380,000,000.00
PT. INTRAVENA SCIENTIFIC CR000005 CR000005
1-1130 1-1310
Bank BSM Piutang Dagang
Rp30,608,500.00
CV ADIJAYA TAMA CR000006 CR000006
1-1130 1-1310
Bank BSM Piutang Dagang
Rp850,000,000.00
GABUNGAN P022480 P022480 P022480 P022480 P022480 P022480 P022480 P022480 P022480 P022480 P022480 P022480 P022480
1-1130 5-3000 6-1200 1-1110 6-2160 6-2060 6-2160 6-2999 6-2020 6-2100 6-2050 6-1100 1-1110
Bank BSM Biaya Angkut Pembelian Komisi Penjualan Kas Biaya Sewa Biaya Transport Lokal Biaya Sewa Biaya Lain-lain Biaya BBM Biaya Perjalanan Dinas Biaya ATK & Fotokopi Biaya Pengiriman Kas
Rp6,000,000.00 Rp3,100,000.00 Rp200,000.00 Rp350,000.00 Rp600,000.00 Rp250,000.00 Rp50,000.00 Rp100,000.00 Rp319,000.00 Rp140,000.00 Rp19,000.00 Rp72,000.00
GABUNGAN P204703 P204703 P204703 P204703
1-1130 6-2100 5-1400 1-1110
Bank BSM Biaya Perjalanan Dinas Foil Kas
Rp1,526,000.00 Rp835,120.00 Rp638,880.00
1-1130 6-2070
Bank BSM Biaya Administasi Bank
Rp15,000.00
1-1130 6-2022
Bank BSM Biaya Parkir
Rp170,000.00
BIAYA ADM BSM 12350 12350 PARKIR, SPEEDY, ATK P204661 P204661
Rp200,000.00
Rp58,318,557.00
Rp26,900,000.00
Rp380,000,000.00
Rp30,608,500.00
Rp850,000,000.00
Rp11,200,000.00
Rp3,000,000.00
Rp15,000.00
Rp442,000.00
Lampiran 2. Laporan Laba Rugi PT X Tahun 2008
PT X LAPORAN LABA RUGI Per 31 Desember 2008
KETERANGAN PENDAPATAN Penjualan
AKHIR PERIODE
8.155.905.648
JUMLAH PENDAPATAN USAHA HARGA POKOK PENJUALAN-HPP
LABA RUGI KOTOR BIAYA Biaya Adm dan Umum Gaji Karyawan Perlengkapan kantor Biaya pengepakan Biaya Pemasaran Biaya Transportasi Biaya Listrik dan Telpon Biaya Produksi lainnya Biaya Pemeliharaan Pabrik/Mesin Fee Pihak ketiga JUMLAH BIAYA USAHA LABA RUGI USAHA - EBIT PENDAPATAN LAIN-LAIN Bunga Bank Laba Penjualan Aktiva JUMLAH PENDAPATAN LAIN LAIN BIAYA LAIN-LAIN Bunga Pinjaman JUMLAH BIAYA LAIN-LAIN
8.155.905.648 5.305.074.575
2.850.831.073 259.020.593 796.585.677 33.097.710 28.542.600 253.173.735 336.167.790 105.881.533 44.796.000 47.921.050 357.177.300 2.262.363.988 588.467.086 1.688.918 1.688.918 273.976.600 273.976.600
JUMLAH PENDAPATAN LAIN-LAIN (BIAYA LAIN-LAIN)
(272.287.682)
LABA RUGI SEBELUM PAJAK - EBT
316.179.404
TAKSIRAN PAJAK
77.353.821
LABA RUGI SETELAH PAJAK - EAT
238.825.583
Sumber : PT X, 2009
Lampiran 3. Neraca PT X Tahun 2008 PT X NERACA Per 31 Desember 2008 KETERANGAN
AKHIR PERIODE
AKTIVA Aktiva Lancar
KETERANGAN
AKHIR PERIODE
KEWAJIBAN Kewajiban Lancar
Kas dan Bank Piutang
349.756.947
Hutang Usaha PT BATASA CAPITAL
Usaha
289.841.955
PT. BAHANA
Lain-lain
809.591.400
Lain lain
Persediaan Barang Dagangan Biaya dibayar dimuka Jumlah AKTIVA LANCAR
131.637.643
93.277.133
Hutang Pajak Biaya yang masih harus dibayar Jumlah KEWAJIBAN LANCAR
1.580.827.945
6.245.881.860
Aktiva Tetap
1.500.000.000
-
Kewajiban Jangka Panjang
(3.335.247.126)
Akumulasi Penyusutan Jumlah AKTIVA TETAP
2.910.634.734
Jumlah KEWAJIBAN JANGKA PANJANG EKUITAS Modal Saham Laba Ditahan Laba Periode Berjalan Jumlah EKUITAS
JUMLAH AKTIVA
Sumber : PT X, 2009
1.593.277.133
4.491.462.679
JUMLAH KEWAJIBAN DAN EKUITAS
Control Balance
-
2.500.000.000 159.359.963 238.825.583 2.898.185.546 4.491.462.679
-
