EVA)

Gebruikershandleiding Officiële handelsdocumenten Deel I Bestemd voor... Marktdeelnemers (EU/EVA) Indiening van... I. INTRA Diergezondheidscertificaten voor intracommunautaire handel II. UITVOER Gezondheidscertificaten voor uitvoer III. DOCOM Commerciële documenten

TRACES TRAde Control and Expert System

Gezondheid en Consumenten

Inhoudsopgave I. Inleiding .................................................................................................... 4

I.1. Toepassingsgebied van de gebruikershandleiding voor ‘officiële handelsdocumenten’ — Deel I . ........................................................................................................................................ 4 I.2. Afkortingen en begrippen................................................................................................... 5 I.3. Werktalen.......................................................................................................................... 5 I.4. Versies van Traces............................................................................................................. 6 I.5. Toegankelijkheid................................................................................................................ 7 I.5.1. Gegevenstoegang en -bescherming. .................................................................... 7 I.5.2. Veiligheidswaarschuwing...................................................................................... 7 I.5.3. Omgevingen. ....................................................................................................... 8 I.5.4. Een account aanmaken........................................................................................ 9 I.5.4.1.

Door de marktdeelnemer................................................................................. 10

I.5.4.2.

Door de bevoegde autoriteit.............................................................................. 14

I.5.5.

Inloggen...................................................................................................... 16

I.5.5.2.

Uitloggen..................................................................................................... 16

I.5.5.3.

Problemen met het inloggen............................................................................. 17

I.5.6. I.5.7.

II.

In- en uitloggen................................................................................................. 16

I.5.5.1.

De Traces-menu’s aanpassen............................................................................. 17 Nieuwsupdates in Traces.................................................................................... 18

I.5.7.1.

Hoofdpagina................................................................................................. 18

I.5.7.2.

Nieuwsbrief.................................................................................................. 18

Menu “Veterinaire documenten”................................................................19

II.1. Inleiding.......................................................................................................................... 19 II.1.1. Certificeringsworkflow........................................................................................ 19 II.2. Indienen van deel I (zending).......................................................................................... 21 II.2.1. De nomenclatuurcode selecteren. ...................................................................... 22 II.2.2. Organisaties opgeven in velden van officiële handelsdocumenten...................... 24 II.2.2.1.

Zoeken....................................................................................................... 24

II.2.2.2.

Aanmaken................................................................................................... 25

II.2.2.3.

Automatisch invullen van vakken van het officiële handelsdocument............................ 28

II.2.3. Deel I invullen.................................................................................................... 29 II.2.3.1.

... van een INTRA.......................................................................................... 29

II.2.3.2.

...van een UITVOER........................................................................................ 41

II.2.3.3.

...van een DOCOM......................................................................................... 45

II.2.4. Indieningsopties................................................................................................. 54 II.2.4.1.

Algemeen.................................................................................................... 54

II.2.4.2.

Specifiek voor DOCOM..................................................................................... 55

TRAde Control and Expert System (TRACES) 2 / 83

II.2.5. Handtekening..................................................................................................... 57 II.3. Vervolgactie..................................................................................................................... 58 II.3.1. Volgende stappen voor INTRA, EXPORT. ............................................................ 58 II.3.2. Volgende stappen voor DOCOM: Klonen naar INTRA.......................................... 59 II.3.2.1.

Toegang via hyperlinks.................................................................................... 59

II.3.2.2.

Toegang via het menu..................................................................................... 59

II.3.2.3.

Indiening..................................................................................................... 60

II.3.3. Contact opnemen met de bevoegde autoriteit.................................................... 62

III.

IV.

V.

VI.

Functionaliteiten van officiële handelsdocumenten ...................................63

III.1. Een officieel handelsdocument zoeken............................................................................. 63 III.1.1. Programmaomleidingen en beperkingen. ........................................................... 64 III.2. Kopiëren als nieuw........................................................................................................... 65 III.3. Een ingediend officieel handelsdocument wijzigen. .......................................................... 66 III.4. Een officieel handelsdocument wissen.............................................................................. 67 III.5. Officiële handelsdocumenten printen............................................................................... 68 III.5.1. Ingediende officiële handelsdocumenten............................................................ 68 III.5.2. Blanco modellen van officiële handelsdocumenten............................................. 70 III.6. Automatische e-mailnotificaties in Traces......................................................................... 71 III.6.1. Controles van aantallen. .................................................................................... 72 III.6.2. Beveiligde toegang............................................................................................. 73

Andere Traces-menu’s...............................................................................74

IV.1. “Rapportage”................................................................................................................... 74 IV.2. “Gebruikers- en organisatiebeheer”................................................................................. 75 IV.2.1. wachtwoord/geheime vraag en antwoord wijzigen ............................................ 75 IV.2.2. Gebruikersprofiel wijzigen ................................................................................. 75 IV.3. “Publicatie van lijsten van inrichtingen”. .......................................................................... 76 IV.4. “Wetgeving”..................................................................................................................... 77 IV.5. “Informatie”..................................................................................................................... 78

Vaak gestelde vragen.................................................................................79

V.1. U kunt geen nieuw officieel handelsdocument indienen.................................................... 79 V.2. Waarschuwingsbericht: “meervoudige indieningen niet toegestaan”. ............................... 79 V.3. Waarschuwingsbericht: “Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren”..................................................................................... 79 V.4. Waarschuwingsbericht: “Het certificaat is niet gevonden”................................................ 80 V.5. Waarschuwingsbericht: “GEN 002...” (onverwachte fout)................................................. 80

Nadere informatie en contactgegevens......................................................81


I.

Inleiding

I.1.

Toepassingsgebied van handelsdocumenten ’ — D eel I

de

gebruikershandleiding

voor

‘officiële

In deze gebruikershandleiding worden de belangrijkste beginselen en functies van Traces beschreven voor de indiening (deel I) van de volgende officiële handelsdocumenten bij de bevoegde autoriteiten op EU/ EVA-niveau: • INTRA:1 • UITVOER:2 • DOCOM:3

Diergezondheidscertificaten voor intracommunautaire handel Gezondheidscertificaten voor uitvoer Commercieel document

De beschrijvingen gaan waar nodig vergezeld van screenshots van de Traces-gebruikersinterface, zodat u het systeem gemakkelijker in de vingers krijgt. Deze gebruikershandleiding moet u helpen om sneller te werken en onnauwkeurigheden en tikfouten te vermijden. We bevelen u aan om de Traces-toolkit bij de hand te houden wanneer u deze gebruikershandleiding leest.4 Deze toolkit biedt u toegang tot meer gebruikershandleidingen, filmpjes en sjablonen van het Traces-systeem. De Traces-toolkit bundelt alle informatie die u nodig hebt in één “platformdocument”. Traces fungeert als “enig loket” voor de Europese wetgeving op het gebied van de gezondheid van dieren, mensen – met betrekking tot producten van dierlijke en niet-dierlijke oorsprong, levende dieren en dierlijke bijproducten – en planten. Voor de tenuitvoerlegging van de algemene EU-wetgeving kunt u evenwel contact opnemen met uw nationale bevoegde autoriteiten of officiële diensten van de EU om de juiste informatie te verkrijgen met betrekking tot vervoersvoorschriften en andere gegevens. U kunt meer te weten komen over Traces via de officiële webpagina van het directoraat-generaal Gezondheid en Consumenten van de Commissie.5 U kunt ook presentaties over Traces raadplegen door hier te klikken.6

1

Verordening (EG) nr. 599/2004 van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.

do?uri=CELEX:32004R0282:NL:NOT 2 Het betreft geharmoniseerde certificaten op EU-niveau (bv. Chili, Mexico en Canada). 3

Verordening (EG) nr. 142/2011 van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.

do?uri=CELEX:32011R0142:NL:NOT. 4

Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd

5

Gegevens over Traces: http://ec.europa.eu/traces/

6

Presentaties over Traces: http://prezi.com/user/TRACES/


I.2.

Afkortingen

en begrippen

Een volledige lijst met alle afkortingen en acroniemen die in Traces worden gebruikt is te vinden in de subrubriek “Let’s talk Traces” en de rubriek “Vaak gebruikte functies van Traces” in de Traces-toolkit.7

I.3.

Werktalen

Voordat u inlogt op Traces, en ook in de gebruikersinterface, kunt u uit tweeëndertig8 talen de taal kiezen waarin u wilt werken:

Taalcode ba bg cs da de el en es et fi fr hr hu il it lt

Taal Bosnisch Bulgaars Tsjechisch Deens Duits Grieks Engels Spaans Ests Fins Frans Kroatisch Hongaars IJslands Italiaans Litouws

Taalcode lv mk mt nl nw pl pt ro ru sk sl sr sv sq tr zh

Taal Lets Macedonisch Maltees Nederlands Noors Pools Portugees Roemeens Russisch Slowaaks Sloveens Servisch Zweeds Albanees Turks Chinees

Als u een andere taal kiest, wordt u terugverwezen naar de algemene startpagina van Traces.

7 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 8 De werktalen zijn 22 officiële talen van de Europese Unie (het Iers (ga) is niet in Traces opgenomen), plus het Albanees, Bosnisch, Chinees, Kroatisch, IJslands, Macedonisch, Noors, Servisch, Turks en Russisch.


I.4.

Versies

van

Traces

Traces wordt voortdurend bijgewerkt om het te verbeteren en aan te passen aan de wettelijke voorschriften en aan de behoeften en wensen van de gebruikers. Dit gebeurt stap voor stap. Zodra er een upgrade beschikbaar is, wordt er online een nieuwe versie van Traces geïnstalleerd. Er worden regelmatig release notes gepubliceerd voor Traces, waarin de gebruikers een overzicht krijgen van de verbeteringen en wijzigingen die zijn aangebracht in de gebruikersinterface en de functionaliteiten.9 U doet er goed aan te controleren welke releaseversie van Traces online is geïnstalleerd, zodat u de informatie in de release notes kunt verifiëren. Als u dubbelklikt op de afbeelding met de kaart van Europa en de koe in de rechterbovenhoek van het Traces-venster, krijgt u in de bovenbalk de volgende informatie te zien:

• het versienummer van Traces (bv. 06.00.01) • de releasedatum, in het formaat dd/mm/jjjj (bv. 23/04/2013) • de Traces-omgeving en server (bv. TRACES_NT2_2_WEB) Deze informatie ziet u ook als tooltip als u met uw cursor over de afbeelding van de kaart van Europa en de koe beweegt.

9

Een overzicht van de release notes van Traces is te vinden op de inleidende pagina van de Traces-toolkit: https://circabc.

europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd


I.5.

Toegankelijkheid I.5.1.

Gegevenstoegang

en

-bescherming

Om te voldoen aan de strikte regels met betrekking tot de toegankelijkheid en de weergave van zowel commerciële als niet-commerciële gegevens en om de gegevensbescherming te verzekeren,10 worden er strikte toegangsrechten toegekend aan elk gebruikersprofiel in Traces. Dit geldt zowel voor marktdeelnemers als voor gebruikers van de bevoegde autoriteit. De privacyverklaring van Traces kan worden geraadpleegd in de verschillende beschikbare talen van Traces door, wanneer u bent ingelogd, op de knop “Privacyverklaring” te klikken in de rechterbovenhoek van het Traces-venster.

I.5.2.

Veiligheidswaarschuwing

Wanneer u zich aanmeldt in Traces, krijgt u mogelijk een veiligheidswaarschuwing te zien waarin u wordt gevraagd of u wilt verdergaan naar de website. Dit is een configuratie-instelling van Traces en is dus volledig betrouwbaar.

Traces past verschillende beveiligingsfuncties toe voor de toegang tot toepassingen, de goedkeuring van officiële handelsdocumenten en de privacy van de communicatie door beveiligde informatie tussen cliënt en server te versleutelen (https, SSL). Er wordt gebruikgemaakt van elektronische handtekeningen, wat de snelheid, de efficiëntie en de traceerbaarheid ten goede komt, en van antivervalsingsmaatregelen op basis van beveiligingsregels die voldoen aan de wettelijke voorschriften voor elektronische handtekeningen. Als u de veiligheidswaarschuwing te zien krijgt, kunt u, voordat u verdergaat, op “Certificaat bekijken” klikken voor meer informatie, waarna u op “Ja” dient te klikken om Traces te kunnen gebruiken. 10

Verordening (EG) nr. 45/2001: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32011R0142:NL:NOT.


Het HTTPS SSL (“Secure Sockets Layer”) en TLS (“Transport Layer Security”)-certificaat wordt door de cliënt van de server gehaald en naar de lokale toepassing of omgeving geïmporteerd en “betrouwbaar” verklaard. Deze waarschuwing wordt dan ook niet door Traces gegenereerd, maar wel door de server waarop het certificaat wordt gehost.

I.5.3.

Omgevingen

De “Productieomgeving” van Traces is te vinden op https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/. Dit is de werkelijke omgeving van Traces, aangezien de betrokken marktdeelnemers en bevoegde autoriteiten automatisch op de hoogte worden gebracht van wijzigingen in de gegevens. Traces-gebruikers kunnen de functies en functionaliteiten van Traces uitproberen in een van de twee testomgevingen van Traces. Meer informatie over het gebruik van de Traces-omgevingen “OPLEIDING” en “GOEDKEURING” is te vinden onder de rubriek “De functies van Traces testen” in de TRACES-toolkit.11

11



I.5.4.

Een

account aanmaken

Zowel marktdeelnemers als bevoegde autoriteiten kunnen in Traces een account voor een marktdeelnemer aanmaken. Registratie marktdeelnemers Traces-workﬂ ow

“Klik hier om een nieuwe gebruiker te registreren” Op Traces-loginpagina

Marktdeelnemer (MD)

Lokale bevoegde autoriteit (LBA)

‘Indienen’

‘Bewaren’

Gebruikersstatus: ‘NIEUW’

Gebruikersstatus: ‘GELDIG’

Verzoek om bevestiging verzonden naar MD

Kennisgeving verzonden naar MD

Gebruikersstatus: ‘BEVESTIGD’

De MD heeft geen toegang tot Traces tot zijn LBA zijn registratie heeft geactiveerd (zijn verzoek heeft gevalideerd)

“Nieuw” in Traces-menu “Gebruikersbeheer”


Kennisgeving verzonden naar LBA

Lokale bevoegde autoriteit ‘Activeren’ Gebruikersstatus: ‘GELDIG’ Kennisgeving verzonden naar MD



I.5.4.1.

Door

de marktdeelnemer

De marktdeelnemer12 kan op de inlogpagina van Traces op de knop “Klik hier om een nieuwe gebruiker te registreren” klikken.13

De marktdeelnemer voert alle gegevens van zijn Traces-gebruikersaccount in en klikt vervolgens op “Verzenden”.

12 Of hun bevoegde autoriteit. 13 Accounts van bevoegde autoriteiten kunnen niet op deze manier worden aangemaakt. Dit moet gebeuren door de nationale beheerder van Traces.


Traces bevestigt het verzoek om een nieuwe account voor een marktdeelnemer aan te maken.

Ter bevestiging van de registratie in Traces wordt een bevestigingsmail verzonden naar het e-mailadres van de marktdeelnemer.

Nadat hij in de bevestigingsmail op de knop “Klik hier” heeft geklikt, wordt de marktdeelnemer doorverwezen naar de volgende pagina:

De marktdeelnemer kan echter niet inloggen op Traces tot zijn bevoegde autoriteit het registratieverzoek heeft gevalideerd.14 De bevoegde autoriteit ontvangt daartoe een melding van het feit dat er een registratieverzoek is bevestigd in Traces.

14 Om veiligheidsredenen moet de bevestigde account van de marktdeelnemer worden gevalideerd door de bevoegde autoriteit voordat de marktdeelnemer toegang tot Traces krijgt. Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”, die eveneens onderdeel van de Traces-toolkit is.


Zodra de bevoegde autoriteit op de knop “Activeren” klikt, krijgt de marktdeelnemer toegang tot Traces.

Opties opslaan Annuleren Opslaan Wissen

voor Gaat terug naar het menu «Gebruikersbeheer» en annuleert alle wijzigingen die zijn aangebracht in de gegevens van de gebruiker. Slaat alle wijzigingen in de gegevens van de gebruiker op, met uitzondering van de status. Wist de gebruikersaccount van Traces. N.B.: Het is niet mogelijk om een nieuwe account te registreren met hetzelfde e-mailadres. U kunt het e-mailadres dat aan de gebruikersaccount is gekoppeld wel wijzigen. Neem daartoe contact op met het Traces-team.


Opties voor opslaan Wachtwoord resetten Reset het gebruikerswachtwoord voor Traces en verzendt een automatische notificatie met een nieuw standaardwachtwoord naar het e-mailadres dat aan de gebruikersaccount is gekoppeld.

Wanneer u voor het eerst inlogt, moet dit nieuwe standaardwachtwoord worden gewijzigd in een persoonlijk wachtwoord (dat moet worden bevestigd). De geheime vraag en het antwoord daarop blijven ongewijzigd. Gelieve contact op te nemen met het Traces-team om de geheime vraag en het antwoord daarop te wijzigen. Verwerpen

De bevoegde autoriteit kan beslissen om een bevestigd registratieverzoek in Traces te verwerpen. De aanvrager krijgt dan een melding waarin hem wordt meegedeeld dat zijn Traces-registratieverzoek is verworpen door zijn bevoegde autoriteit.

Activeren

De bevoegde autoriteit kan beslissen om een bevestigd registratieverzoek in Traces te valideren. De aanvrager krijgt dan een melding waarin hem wordt meegedeeld dat zijn Traces-registratieverzoek is geactiveerd (gevalideerd) door zijn bevoegde autoriteit.


I.5.4.2.

Door

de bevoegde autoriteit

De bevoegde autoriteit kan naar het menu “Gebruikers- en Organisatiebeheer” en vervolgens naar het submenu “Gebruikersbeheer” gaan om een nieuwe account aan te maken voor een marktdeelnemer.15

De bevoegde autoriteit geeft alle gegevens van de Traces-gebruikersaccount van de marktdeelnemer in en klikt vervolgens op “Opslaan”.

De account van de marktdeelnemer die door de bevoegde autoriteit is geregistreerd, wordt rechtstreeks “gevalideerd” bij het indienen. De marktdeelnemer krijgt een melding waarin hem wordt meegedeeld dat er een Traces-gebruikersaccount voor hem is aangemaakt.16 Deze melding bevat een rechtstreekse link naar Traces, samen met de gebruikersnaam en het wachtwoord.

15 Klik op de knop “Nieuw” om de gegevens voor de gebruikersaccount van de marktdeelnemer in te voeren. 16 Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”, die eveneens onderdeel van de Traces-toolkit is.



I.5.5.

In-

en uitloggen

I.5.5.1.

Inloggen

Ga naar de hoofdpagina van Traces, vul het veld “E-mail” in met uw login (e-mailadres), voer uw wachtwoord in en klik op de knop “Login”:17

Zodra u bent ingelogd, wordt uw gebruikersnaam weergegeven in de rechterbovenhoek van het scherm.

I.5.5.2.

Uitloggen

Klik op de knop “Uitloggen” bovenaan rechts op het scherm en bevestig uw verzoek door op de knop “OK” te klikken.18

17 Na vijf achtereenvolgende mislukte pogingen wordt uw account geïnactiveerd. U dient contact op te nemen met uw bevoegde autoriteit voor Traces om de account opnieuw te activeren. 18 Na dertig minuten inactiviteit wordt u automatisch uitgelogd.


I.5.5.3.

Problemen

met het inloggen

Meer informatie over problemen bij het inloggen is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”, die eveneens beschikbaar is in de Traces-toolkit.19

I.5.6.

De Traces-menu’s

aanpassen

U kunt de Traces-menubalk aan de linkerkant zo instellen als u zelf wilt. Minder “populaire” menu’s kunt u inklappen, terwijl u menu’s die u vaker gebruikt kunt uitklappen. Deze wijzigingen worden opgeslagen in uw Traces-gebruikersprofiel en worden bijgevolg toegepast telkens als u inlogt, totdat u nieuwe wijzigingen aanbrengt.

19



I.5.7.

Nieuwsupdates I.5.7.1.

in

Traces

Hoofdpagina

Zodra u bent ingelogd in de Productieomgeving (de werkelijke omgeving),20 krijgt u op de hoofdpagina van Traces zowel informatie over Traces als belangrijke gezondheidsinformatie te zien. We verzoeken u de nieuwsupdates die op de hoofdpagina van Traces worden gepubliceerd, regelmatig te raadplegen voor informatie over:

Algemene informatie en tips

Gevaren en uitbraken

Informatie over gezondheid, zoals modellen voor officiële handelsdocumenten

Technische updates en releases van nieuwe versies van Traces

Werkgroepen en vergaderingen

I.5.7.2.

Nieuwsbrief

De tweemaandelijkse Traces-nieuwsbrief bevat algemeen nieuws over Traces, feiten en cijfers en informatie over seminars, opleidingen en workshops, wetgeving en vraagstukken die binnenkort behandeld zullen worden. U kunt u op deze gratis communicatiedienst van het directoraat-generaal Gezondheid en consumenten abonneren via deze link.21

20

Meer informatie vindt u in rubriek “I.5.3 Omgevingen”.

21

Traces-nieuwsbrief: http://ec.europa.eu/coreservices/mailing/index.cfm?form=register&serviceid=1


II.

Menu “Veterinaire

documenten ”

II.1. Inleiding II.1.1. Certificeringsworkflow In Traces kunnen marktdeelnemers22 deel I (Zending) van de officiële handelsdocumenten initiëren en ter certificering indienen bij hun bevoegde autoriteit. Bij de indiening van deel I kunt u twee belangrijke acties ondernemen: 1. Via “Opslaan als ontwerp” kan de marktdeelnemer het officiële handelsdocument “lokaal” opslaan. Alleen de “initiator” en zijn of haar rechtstreekse collega’s binnen dezelfde organisatie zullen het officiële handelsdocument kunnen raadplegen en wijzigen voordat het effectief wordt ingediend bij de bevoegde autoriteit. 2. Met “Inleveren voor certificatie” kan de marktdeelnemer het officiële handelsdocument inleveren bij de bevoegde autoriteit. Aangezien Traces een onlinesysteem is, worden documenten onmiddellijk ingeleverd.23 Voor DOCOM zijn de volgende opties beschikbaar: “Bewaar als in uitvoering” en “Beslissing valideren/indienen”,24

22 Deel I van het officiële handelsdocument kan door gebruikers van de bevoegde autoriteit worden geïnitieerd. 23 Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Notificatiesbeheer”. 24 Een DOCOM kan ook worden “gekloond” naar een INTRA. Voor meer informatie zie rubriek “II.2.4 Inleveropties” en rubriek “II.3.2 Volgende stappen DOCOM: klonen naar INTRA”.


TRAde Control and Expert System (TRACES)

20 / 83

DEEL I

CERTIFICAATSTATUS: teruggeroepen CERTIFICAATINHOUD: delen I en II ingevuld WATERMERKAFDRUK: “teruggeroepen” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer OPMERKING: BA van oorsprong kan certificaten tot maximaal 3 maanden na goedkeuring terugroepen

Teruggeroepen

DEEL III

* Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer OPMERKING: meerdere controles kunnen aan 1 certificaat worden toegevoegd.

CERTIFICAATSTATUS: geldig CERTIFICAATINHOUD: delen I, II en III ingevuld WATERMERKAFDRUK: “origineel” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS:

Controle

DEEL II

CERTIFICAATSTATUS: afgewezen CERTIFICAATINHOUD: delen I en II ingevuld WATERMERKAFDRUK: “afgewezen” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: alle EU-GIP’s en BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer

Afwijzen

CERTIFICAATSTATUS NA KLONEN: ontwerp, nieuw, in uitvoering, geldig, afhankelijk van de door de Transitair of GIP genomen beslissing CERTIFICAATINHOUD: deel I en/of deel II WATERMERKAFDRUK: ontwerp, nieuw, in uitvoering, origineel of afgewezen, afhankelijk van de door de Transitair of GIP-functionaris genomen beslissing ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * GVDB: afhankelijk van de door de Transitair of GIP genomen beslissing OPMERKING: deze knop is alleen beschikbaar voor Transitair -en GIPfunctionarissen in INVOER -certificaten

Klonen als GVDB

Overzicht certificeringsworkflow TRACES - V5

CERTIFICAATSTATUS: geldig CERTIFICAATINHOUD: delen I en II ingevuld WATERMARK PRINT: “Origineel” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer OPMERKINGEN: * De certificaatversie (V1, V2...) zal zichtbaar zijn naast het Traces-referentienummer, waarbij wordt aangegeven of de BA een wijziging in deel I of deel II heeft aangebracht. * Het certifcaat zal pre-geldig worden als de beslissing over deel II door een BA met beperkte toegang is genomen.

Beslissing goedkeuren/indienen

CERTIFICAATSTATUS: in uitvoering CERTIFICAATINHOUD: onvolledig deel II WATERMERKAFDRUK: “in uitvoering” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * alleen directe collega’s die verbonden zijn met dezelfde autoriteit

Bewaar als in uitvoering

CERTIFICAATSTATUS: geannulleerd CERTIFICAATINHOUD: delen I en II ingevuld WATERMERKAFDRUK: “geannulleerd” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer OPMERKING: afgewezen zendingen kunnen niet worden geannulleerd!

Annuleren

CERTIFICAATSTATUS: Gewist CERTIFICAATINHOUD: n.v.t. WATERMERKAFDRUK: n.v.t. ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * geen

Wissen

CERTIFICAATSTATUS: nieuw CERTIFICAATINHOUD: deel I ingevuld WATERMERKAFDRUK: “nieuw” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong (LVE) * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst (GIP)

Indienen voor certificering

CERTIFICAATSTATUS: ontwerp CERTIFICAATINHOUD: onvolledig deel I WATERMERKAFDRUK: “ontwerp” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * alleen directe collega’s die verbonden zijn met dezelfde inrichting of autoriteit

Opslaan als ontwerp

II.2. Indienen

van deel

I (zending)

Deel I van het officiële handelsdocument heeft betrekking op informatie over de zending, zoals referenties, handelaren, goederen, vervoer en doel. Zowel de marktdeelnemers als de bevoegde autoriteiten kunnen deel I van het officiële handelsdocument indienen via het menu “Veterinaire documenten”25: • “Diergezondheidscertificaten voor intracommunautaire handel”: • “Gezondheidscertificaten voor uitvoer”: • “Commercieel document”:

INTRA UITVOER DOCOM

De stappen die moeten worden doorlopen om een nieuw officieel handelsdocument in te dienen zijn in alle gevallen dezelfde: 1/ Klik op de knop “Nieuw” om een nieuw, leeg deel I van een officieel handelsdocument te initiëren. 2/ Klik op de knop “Kopiëren als nieuw”26 om een nieuw deel I te initiëren op basis van een bestaand (vergelijkbaar) document.

25 Zie Verordening (EG) nr. 599/2004 van de Commissie voor de INTRA en Verordening (EU) nr. 142/2011 van de Commissie voor het DOCOM. 26 Meer informatie vindt u in rubriek “III.2. Kopiëren als nieuw”.


II.2.1. De

nomenclatuurcode selecteren

De nomenclatuurcode moet worden geselecteerd op basis van de door de marktdeelnemer te verzenden goederen, na validatie door de bevoegde autoriteit op de plaats van oorsprong. De code uit de gecombineerde nomenclatuur (GN-code), die tegenwoordig wordt gebruikt door grensinspectieposten in de EU, garandeert de interoperabiliteit van systemen in de hele EU. In • • • •

Traces zijn lijsten met nomenclatuurcodes opgenomen voor: levende dieren; dierlijke producten en producten van dierlijke oorsprong; diervoeders en levensmiddelen van niet-dierlijke oorsprong; bijproducten.

De GN is een methode om goederen en waren aan te duiden. Deze nomenclatuur voldoet aan de eisen van het gemeenschappelijke douanetarief van de Unie. De GN is gebaseerd op de nomenclatuur van het Geharmoniseerd Systeem (GS) van de Werelddouaneorganisatie (WDO), die nader wordt onderverdeeld op EU-niveau. De online-databank voor douanetarieven van het DG TAXUD, het zogeheten Taric (geïntegreerd tarief van de Europese Unie),27 maakt eveneens gebruik van de GS-nomenclatuur, waardoor Traces nog handiger in gebruik wordt voor douane-expediteurs. De Traces-gebruiker kan van de volgende opties gebruikmaken: Optie

Informatie

«Toewijzen»

Selecteer de nomenclatuurcode rechtstreeks door de code in het veld «Nomenclatuurcode» in te vullen en op de knop «Toewijzen» te klikken om verder te gaan. Dit is de snelste manier van werken. Zoek de nomenclatuurcode op in de boomstructuur van nomenclatuurcodes door de code in het veld «Nomenclatuurcode» in te vullen en op de knop «Zoeken» te klikken om verder te gaan. Filter de nomenclatuurcode uit het weergegeven model van een officieel handelsdocument of geef het nummer van de wetgevingshandeling op en klik op «Filteren». De boomstructuur toont dan de relevante nomenclatuurcodes. Zoek de nomenclatuurcode op in de boomstructuur van nomenclatuurcodes door op het «+»-teken naast de nomenclatuurcode te klikken om de extensie ervan weer te geven en selecteer de passende nomenclatuurcode om verder te gaan.

«Zoeken» «Filteren» «+»-teken

27

TARIC: http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/tariff_aspects/customs_tariff/index_en.htm


Alleen vet weergegeven GN-codes kunnen worden geselecteerd.

Afhankelijk van de geselecteerde nomenclatuurcode kan een code-extensie nodig zijn om de goederen te categoriseren op sanitair (type) en fylogenetisch (klasse, familie, soort) niveau. In geval van een UITVOER dient de Traces-gebruiker ook aan te geven of het gaat om doorvoer door EUlidstaten.28 Vervolgens kan de Traces-gebruiker van de volgende opties gebruikmaken: Optie «Toewijzen en toevoegen»

«Toewijzen» 28

nieuwe

Informatie code Selecteer meerdere goederen op sanitair (type) en fylogenetisch (klasse, familie, soort) niveau voor een bepaald model van een officieel handelsdocument. Alleen nomenclatuurcodes voor het gekozen model van een officieel handelsdocument kunnen worden geselecteerd. Bevestig de gekozen goederen op het officiële handelsdocument.

Meer informatie vindt u in de rubriek “II.2.3.2. … van een UITVOER”.

23 / 83

TRAde Control and Expert System (TRACES)

II.2.2. Organisaties II.2.2.1.

opgeven in velden van officiële handelsdocumenten

Zoeken

Voordat u een nieuwe organisatie aanmaakt, dient u te controleren of de organisatie nog niet bestaat in Traces door ernaar te zoeken. Dit strookt met het beginsel “Eerst zoeken, indien nodig aanmaken”.

Een organisatie kan in eender welk vak worden ingevoerd met behulp van twee opties: Optie

Informatie

«Toewijzen»

Hiermee kan, door selectie van het land (ISO-code) en het «Erkenningsnummer» van de organisatie, de organisatie in het vak snel worden toegewezen.

«Selecteren»

Hiermee kan de organisatie via een zoekscherm worden geselecteerd. Opgelet! – Bij het zoeken naar een organisatie moeten marktdeelnemers het land selecteren en ten minste drie tekens van de naam of het erkenningsnummer van de organisatie invoeren om de vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen. Zo nodig kunt u het «%»-teken gebruiken om de zoekopdracht te verbreden (bv.: «%Logistics» om «nv Logistics naam bedrijf» te vinden).

Het beheer van organisaties wordt in detail besproken in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.


II.2.2.2.

Aanmaken

Als de organisatie nog niet in Traces is opgenomen, kan ze tijdens het indienen van een officieel handelsdocument worden aangemaakt. Klik op de knop “Selecteren” in het gewenste vak in het officiële handelsdocument en kies: • “Nieuw” om een organisatie in een EU/EVA-lidstaat aan te maken; of • “Nieuw niet-lidstaat” om een organisatie in een niet-EU-lidstaat aan te maken.

Voer de gegevens van de nieuwe organisatie in:


Gegevensveld

Informatie

«Aggregatiecode»

Komt overeen met het algemene identificatienummer van de (EU/EVA-) organisatie en: - is optioneel; - moet uniek zijn in een gegeven land; - mag hetzelfde zijn als het (de) erkenningsnummer(s) van de organisatie. Voor niet-EU-lidstaten is dit vak grijs gemaakt.

«Erkenningsnummer»

Verwijst naar het soort activiteit van een organisatie die niet in een officiële lijst (LSM) hoeft te worden opgenomen en: - kan verplicht zijn, afhankelijk van het soort activiteit; - kan verschillen van de aggregatiecode en andere erkenningsnummers van dezelfde organisatie.


Gegevensveld

Informatie

«In certificaat»

Maakt de toewijzing van een specifieke soort activiteit aan de organisatie in het officiële handelsdocument mogelijk. In tegenstelling tot de procedure voor het aanmaken van een organisatie vanuit het menu «Gebruikers- en organisatiebeheer» en het submenu «Organisaties» moet er een specifieke soort activiteit van de inrichting worden opgegeven in het vak «Certificaat». Deze soort activiteit stemt overeen met de goederen die op het officiële handelsdocument zijn aangegeven. Mogelijke soorten activiteiten die in het vak «Certificaat» kunnen worden toegewezen, zijn met een asterisk (*) aangegeven en zijn de enige die kunnen worden geselecteerd voor het officiële handelsdocument.

«Soort»

Hiermee kunnen meerdere soorten activiteiten worden gespecificeerd, met behulp van de knoppen «Toevoegen» en «Verwijderen». Soorten activiteiten die onder de LMS-procedure vallen voor officieel gepubliceerde inrichtingen kunnen niet via deze procedure worden toegewezen. Zulke organisaties met soorten activiteiten die onder LMS vallen dienen de officiële procedure voor het opnemen in de lijst te volgen. Als u het soort activiteit “Voor de zending verantwoordelijke persoon” wilt opgeven, dient u eerst een grensinspectiepost aan de organisatie toe te wijzen. Daardoor wordt de afrollijst met soorten activiteiten opnieuw ingevuld.

«Postcode/regio»

Maakt het mogelijk om de postcode te selecteren voor EU/EVA-lidstaten en om regio’s, provincies of staten te selecteren voor niet-EU-lidstaten. Als u een ander soort activiteit dan «Voor de zending verantwoordelijke persoon» hebt opgegeven voor de organisatie, wordt de bevoegde autoriteit die voor de organisatie verantwoordelijk is aan de hand van deze informatie «Postcode/regio» automatisch toegewezen en wordt zij na goedkeuring van de organisatie weergegeven.

Klik op de knop “Opslaan” om de gegevens over de organisatie op te slaan en naar het vorige scherm terug te keren. Het beheer van organisaties wordt in detail besproken in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.


II.2.2.3.

Automatisch

invullen van vakken van het officiële handelsdocument

Om de indiening te bespoedigen kan een organisatie automatisch van het ene vak in het andere worden gekopieerd. Deze functie van Traces is afhankelijk van een combinatie van parameters: • Het soort officieel handelsdocument: INTRA, UITVOER, DOCOM • Het soort vak van het officieel handelsdocument: afzender/plaats van oorsprong/plaats van lading/ vervoerder, geadresseerde/plaats van bestemming • Het soort activiteit van de organisatie die werd gebruikt in het eerste vak van het officiële handelsdocument. De verbanden tussen de verschillende vakken voor elk soort officieel handelsdocument worden hieronder beschreven, in de rubriek “II.2.3. Deel I invullen”.29 De automatisch ingevulde gegevens kunnen uiteraard naar eigen inzicht worden gewist en gewijzigd.

29

Meer informatie over elke soort officieel handelsdocument is te vinden in elke subrubriek.


II.2.3. Deel I II.2.3.1.

invullen

...

van een

INTRA

Deel I “Zending” van INTRA in Traces groepeert alle vakken overeenkomstig Verordening (EG) nr. 599/2004 onder de tabs zoals hierna samengevat. De officiële beschrijving van de vakken is te vinden in de “Richtsnoeren inzake het intracommunautaire certificaat” bij Verordening (EG) nr. 599/2004 van de Commissie. Enkele vakken worden hierna echter nader toegelicht.

Referenties

“I.2. Referentienummer van het certificaat” Er wordt automatisch een uniek referentienummer toegekend door Traces, dat na indiening van deel I verschijnt. Zolang het officiële handelsdocument zich in de indieningsfase bevindt (“Nieuw”), kan deel I door Traces-gebruikers worden gewijzigd. Er wordt automatisch een versienummer (- Vx) toegevoegd aan het unieke referentienummer van INTRA, dat telkens als het document opnieuw wordt ingediend wordt verhoogd, ongeacht of het al dan niet gewijzigd is. “I.2.a. Lokaal referentienummer” Dit is een nummer dat de Traces-gebruiker kan toekennen naargelang van zijn nationale administratie (optioneel). Wanneer geen nummer wordt ingevoerd, blijft dit vak leeg. “I.6. Nummer(s) van bijbehorende originele certificaten” Om te zorgen voor volledige traceerbaarheid van dieren die een verzamelcentrum passeren (runderen, varkens, schapen, geiten en paardachtigen), kan het referentienummer van elk certificaat dat de nieuwe zending vormt in Traces worden ingevoerd. Er zijn twee nieuwe opties voor het invoegen van de link in het bijbehorende INTRA of GVDBP, in het TRAde Control and Expert System (TRACES) 29 / 83

vak “I.6 Nummer(s) van bijbehorende originele certificaten”: “Bijbehorende INTRA toevoegen” “Bijbehorende GVDBP toevoegen” Wanneer u op een van deze opties klikt, wordt u teruggeleid naar het zoekscherm met de verplichte zoekcriteria: het “Certificaatnummer” en het “Land van bestemming” in Traces. Zodra INTRA is gevalideerd door de bevoegde autoriteit in het land van oorsprong, kan de bevoegde autoriteit van het land van bestemming de elektronische kopieën van de originele documenten raadplegen via de hyperlinks in vak “I.6. Nummer(s) van bijbehorende originele certificaten”. Om het serienummer van het individuele nationale document of de serienummers van de individuele nationale documenten te registreren is ook een leeg tekstvak beschikbaar. Een voorbeeld: Met betrekking tot rundersperma30 moet het diergezondheidscertificaat in bijlage D3 van Uitvoeringsbesluit 2011/629/EU van de Commissie worden aangevuld met aanvullende certificeringseisen, en het mag alleen worden gebruikt voor de handel in sperma dat is verzameld in een “spermaverzamelcentrum” en verzonden vanuit een “spermaopslagcentrum”.31 “I.6. Bijbehorende CITES-certificaten” De “Overeenkomst inzake de internationale handel in bedreigde in het wild levende dieren plantensoorten (Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora – CITES)” is het enige mondiale verdrag dat ervoor zorgt dat de internationale handel in in het wild levende dieren is gebaseerd op duurzaam gebruik en beheer van wilde en in gevangenschap levende populaties. CITES32 biedt een kader voor samenwerking tussen landen om de verdere achteruitgang van in wild levende populaties van dieren en planten te voorkomen. Dit vak zal automatisch worden geactiveerd binnen Traces, afhankelijk van de gekozen goederen (sanitair (type) en fylogenetisch (klasse, familie, soort) niveau). Gebruik de knop “Toevoegen” om meerdere CITES-nummers in te voeren. “Bevoegde autoriteiten” De naam van de bevoegde autoriteit en hun Traces-codes worden automatisch ingevuld zodra deel I is geïnitieerd, naargelang de in vak “I.12. Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst” ingevulde organisatie. Als de in het vak “I.12. Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst”33 geselecteerde organisatie is verbonden aan een LVE die afhankelijk is van een Officiële Particuliere Veterinaire Autoriteit (OPV) waarvoor de optie “Handmatig toegewezen” is aangevinkt,34 ontvangt de marktdeelnemer het volgende waarschuwingsbericht bij het indienen van het officiële handelsdocument in Traces: “Onder “Bevoegde autoriteiten” in de tab “Referenties” kan een officiële particuliere veearts worden geselecteerd.” Dit (groene) waarschuwingsbericht blijft zichtbaar totdat de marktdeelnemer de tab “Referenties” heeft geraadpleegd, waarin hij of zij de passende OPV in een afrolmenu van het veld “Bevoegde autoriteiten” kan selecteren. In dit menu verschijnen alleen de OPV’s met de optie “Handmatig toegewezen”. De raadpleging van de tab “Referenties” is optioneel. Wanneer het officiële handelsdocument is 30 GN-code rundersperma: 0511 10 00. 31 Ongeacht of het “spermaopslagcentrum” onderdeel is van een onder een ander goedkeuringsnummer goedgekeurd “spermaverzamelcentrum”. 32 CITES: http://www.cites.org/ 33 In geval van UITVOER: vak “I.11. Plaats van oorsprong”. 34 Meer informatie over het beheer van autoriteiten is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.


geïnitieerd door een OPV, wordt diens bevoegdheid automatisch ingevoerd in het veld “Bevoegde autoriteiten”. Op deze wijze kan de LVE de nationale gezondheidsinformatie in deel II invullen en – na het officiële handelsdocument te hebben opgeslagen als “In uitvoering” – doorgeven aan de gewenste OPV. Vervolgens kan de OPV het certificeren zodra de noodzakelijke controles zijn verricht. “Identificatie van de aanvrager” Als de marktdeelnemer in Traces is geregistreerd en zelf de aangifte doet (deel I), worden in dit veld automatisch zijn of haar voor- en achternaam ingevuld.


Handelaren

“I.7. Handelaar” Dit vak wordt alleen geactiveerd in geval van zendingen van runderen, varkens, schapen of geiten.35 “I.5. Ontvanger” en ‘I.13. Plaats van bestemming” Een niet-EU-lidstaat kan worden ingevoerd in vak “I.5 Ontvanger” in geval van uitvoer en wanneer er geen bilaterale overeenkomst met de betrokken niet-EU-lidstaat bestaat. Dit is in overeenstemming met de eisen van artikel 3, lid 2, van Beschikking 93/444/EEG van de Commissie.36 Na het invoeren van een niet-EU-lidstaat in vak “I.13. Plaats van bestemming”, wordt het vak “I.28. Uitvoer” (in de tab “Route”) automatisch geactiveerd en ingevuld. “I.1.2 Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst” Er is een duidelijk verband tussen de organisatie die is ingevoerd in vak “I.12. Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst” en de automatisch aan het officiële handelsdocument toegewezen bevoegde autoriteiten.37

35 36

Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 599/2004 van de Commissie. Beschikking 93/444/EU van de Commissie:

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:52009DC0569:NL:NOT 37 Meer informatie is te vinden onder de subrubriek “Bevoegde autoriteiten” van de rubriek “Referenties”.


Zending

“I.18 Diersoort / Product” De nomenclatuurcode en code-extensies in het officiële handelsdocument kunnen worden gewijzigd met behulp van de knoppen “Selecteren”, “Verwijderen”, “Resetten” en “Nieuwe code toevoegen”. Elke toevoeging van een nomenclatuurcode of code-extensie kan worden beperkt tot het op dat moment gekozen INTRA-model. Wijzigingen in de nomenclatuurcode of de extensie kunnen tot gevolg hebben dat, in verband met de coherentieregels, informatie in deel I wordt gewist. Als de zending betrekking heeft op meerdere geselecteerde nomenclatuurcodes, worden deze voorafgegaan door een volgnummer (Id.) en weergegeven overeenkomstig de tariefindeling:


Het Id.-nummer wordt ook weergeven in het vak “Identificatie van de dieren”:

N.B.: Alleen goederen met hetzelfde temperatuurtype (omgevingstemperatuur, gekoeld of ingevroren) kunnen worden geselecteerd in het officiële document. “I.20. Aantal/Hoeveelheid” De waarschuwing “INTRA-084 Zending I.20. Aantal/Hoeveelheid moet 1 of minder zijn” verschijnt wanneer u probeert een INTRA van het model “2009/156 AII geregistreerde paardachtigen” in te dienen waarvoor vak I.20 een aantal van hoger dan 1 bevat.

Dit is in overeenstemming met de eisen van bijlage II van Richtlijn 2009/156/EG van de Raad.38 “I.31 Identificatie van de dieren” Gebruik de knop “Toevoegen” of “Toevoegen (10)” om meer regels in vak I.31 toe te voegen. Gebruik de knop “Invoeren” voor het uploaden van CSV-bestanden,39 die onafhankelijk van Traces zijn ingevuld en de gegevens (bv.: “Soorten (wetenschappelijke naam)”, “paspoortnummer”, “identificatienummer”, “geslacht” of “hoeveelheid”) voor de volgende INTRA-modellen: • Richtlijn 64/432/EEG van de Raad F1,40 Schapen (0102) • Besluit van het Gemengd Veterinair Comité 2005/22/EG,41 Begrazing (0102) • Uitvoeringsbesluit van de Commissie 2012/112/EU,42 Honden, Katten en Fretten (01061900) • Besluit 2010/470/EU van de Commissie:43 sperma, eicellen en embryo’s van paardachtigen, schapen en geiten en in eicellen en embryo’s van varkens (05119985) • Uitvoeringsbesluit van de Commissie 2011/629/EU,44 Rundersperma (05111000) 38 Bijlage II van Richtlijn 2009/156/EG (http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ. do?uri=CELEX:32009L0156:NL:NOT) tot intrekking van bijlage B van Richtlijn 90/426/EEG van de Raad (http://eur-lex.europa.eu/ LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31990L0426:NL:NOT) tot vaststelling van veterinairrechtelijke voorschriften voor het verkeer van paardachtigen en de invoer van paardachtigen uit derde landen. 39 Niet-ingevulde CSV-bestanden zijn beschikbaar in de Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/7a85595e-5833-4bef-aedc-1f4c88f22c0a. 40 Richtlijn 64/432/EEG: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31964L0432:NL:NOT 41 Besluit van het Gemengd Veterinair Comité 2005/22/EG: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ. do?uri=CELEX:22005D0022:NL:NOT 42 Uitvoeringsbesluit van de Commissie 2012/112/EU (model 92/65EI): http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32012D0112:NL:NOT 43 Besluit 2010/470/EU van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32010D0470:NL:NOT 44 Uitvoeringsbesluit 2011/629/EU van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32011D0629:NL:NOT


• Richtlijn 90/429/EEG van de Raad,45 Sperma van varkens (05119985) Het aantal regels in een CSV-bestand is niet aan beperkingen gebonden.

“Komma” en “punt” als scheidingsteken U dient een komma te gebruiken voor het invoeren van decimale getallen (maximaal 2 cijfers na de komma). Er hoeft geen punt te worden gebruikt voor duizendtallen. Op het geprinte officiële handelsdocument worden de decimalen echter automatisch aangegeven met behulp van een punt. Voorbeeld: 1.234,567 (duizend tweehonderd vierendertig komma vijfhonderd zevenenzestig) wordt op het geprinte officiële handelsdocument 1234.57 (duizend tweehonderd vierendertig punt zevenenvijftig).

45

Richtlijn 90/429/EEG: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31990L0429:NL:NOT


Vervoer

De tab Vervoer bevat informatie over het vervoer vanaf de plaats van lading (vak I.14) en is verplicht voor de invoer van dieren. “I.15. Datum van vertrek” Tussen vak “I.15. Datum van vertrek” en de datum van de aangifte (deel I, tab “Referenties”)46 door de marktdeelnemer wordt een consistentiecontrole uitgevoerd. De aangiftedatum moet 30 dagen vóór of na de datum van vertrek liggen.47 “I.16. Vervoermiddel” Indien een “Commerciële vervoerder” is ingevoerd in vak “I.17. Vervoerder”, kan de passende “Soort” worden geselecteerd uit het afrolmenu in vak “I.16. Vervoermiddel”. Klik hiervoor op de knop “Toewijzen”. De geldigheid van de vergunningen voor het vervoermiddel worden door Traces gecontroleerd bij het certificeren van een INTRA. “I.29. Geschatte duur van het vervoer” Een geografisch informatiesysteem (GIS) berekent automatisch de “geschatte duur van het vervoer” als in vak “I.16. Vervoermiddel” “Wegvoertuig” is ingevuld als “Soort”. De duur van het luchtvervoer wordt echter niet automatisch berekend. 46 De aangiftedatum (deel I) kan verschillen van de certificeringsdatum (deel II) indien deel I van het DOCOM eerst is ingediend door een marktdeelnemer. 47 De consistentiecontrole is ook van toepassing wanneer een DOCOM wordt vervangen. Meer informatie over de vervanging van een officieel handelsdocument is te vinden in de rubriek “III.1.2.1. Gegevens in deel I (Zending) of deel II (Beslissing) corrigeren)” van de gebruikershandleiding “Officiële handelsdocumenten Deel II”.


Het algoritme is gebaseerd op de optimale route tussen vak “I.14 Plaats van lading” en vak “I.13 Plaats van bestemming”, en een maximumsnelheid van 70 kilometer per uur.48 Het door het GIS gegenereerde resultaat is een minimumduur, die (handmatig) opwaarts kan worden gecorrigeerd.49 De “Geschatte duur van het vervoer” in de tab “Vervoer” is gekoppeld aan het vak “Geplande halteof overlaadplaatsen” in de tab “Route”. Zodra de geschatte duur van het vervoer de wettelijke vereisten van de Verordening Dierenwelzijn overschrijdt,50 moet u mogelijk halteof overlaadplaatsen selecteren of toevoegen.51

48 Als de automatisch berekende geschatte duur van het vervoer helemaal niet lijkt overeen te komen met de feitelijke duur van het vervoer, dient u contact op te nemen met het Traces-team om dit te controleren en indien nodig de precieze lengte- en breedtegraad van de betrokken locaties aan te passen. 49 In geval van opwaartse correcties dient u de correcte invulling van “Geschatte duur van het vervoer” te controleren, omdat dit vak na verversing van de pagina automatisch kan worden gereset naar de initiële waarde. 50 Verordening (EG) nr. 1/2005 van de Raad: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32005R0001:NL:NOT 51 Nadere details zijn te vinden onder de tab “Route”.


Route

“I.27 Doorvoer door lidstaten” De landen die in dit vak worden vermeld omvatten niet het land dat is ingevoerd als plaats van lading (vak I.14) of land van bestemming (vak I.10). Als deze regel niet wordt gevolgd, zal de volgende waarschuwing worden gegenereerd: “Route I.27. Doorvoer door lidstaten De lijst van doorvoerlidstaten kan niet het land van bestemming omvatten” “Geplande halteof overlaadplaatsen” In overeenstemming met de Verordening Dierenwelzijn52 kan een reisschema vereist zijn voor de volgende soorten: runderen (runderen – 0102), schapen (schapen – 010410), geiten (geiten – 010420), varkens (varkens – 0103), paarden (paardachtigen – 0101), met name “niet-gespeende dieren”. Voor deze soorten moet een reisschema worden voorgelegd als de geschatte duur van het vervoer meer dan 8 uur bedraagt. In dergelijke gevallen moet ten minste één overlaadplaats/rustplaats worden opgegeven. Deze informatie moet in een vrijetekstvak worden ingevuld zonder dat een link naar een inspectieautoriteit wordt gelegd. Om de informatie in te vullen, klikt u op de knop “Overlaadplaats toevoegen”. Als u dat niet doet, krijgt u de volgende waarschuwing te zien wanneer u het officiële handelsdocument indient: “Geplande halteof overlaadplaatsen U moet ten minste een rust- of overlaadplaats opgeven” Ongeacht of de dieren gespeend zijn of niet, moeten naargelang van de desbetreffende soorten een of meer controleposten/verzamelcentra worden opgegeven die kunnen worden geselecteerd uit een menu. Dit kan in de volgende gevallen: • voor niet-gespeende dieren en een duur van het vervoer van meer dan 19 uren; 52 Verordening (EG) nr. 1/2005 van de Raad: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32005R0001:NL:NOT


• voor varkens en paarden en een duur van het vervoer van meer dan 24 uren; • voor schapen, geiten en runderen en een duur van het vervoer van meer dan 29 uren. In deze gevallen moet met de knop “Controlepost selecteren” ten minste één “controlepost” en één “overlaadplaats” worden aangegeven. Als u dat niet doet, krijgt u de volgende waarschuwing te zien wanneer u het officiële handelsdocument indient: “Geplande halteof overlaadplaatsen U moet ten minste een rust- of overlaadplaats opgeven”


Opmerking – Verbinding

van

INTRA-vakken

in

Traces

Om de indiening van deel I van een INTRA sneller te laten verlopen, wordt de in een vak ingevulde informatie soms automatisch naar andere vakken gekopieerd als de in het eerste vak geselecteerde soort activiteit van de organisatie53 is toegestaan in het andere vak of de andere vakken. “Geadresseerde” kan bijvoorbeeld automatisch worden gekopieerd naar “Plaats van bestemming” en “Importeur”.

53 Meer informatie over de soorten activiteiten is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”, die eveneens onderdeel van de Traces-toolkit is.


II.2.3.2.

...van

een

UITVOER

Deel I “Zending” van UITVOER in Traces bevat alle vakken die bij INTRA behoren en derhalve vereist zijn op grond van Verordening (EG) nr. 599/2004. Meer informatie over de beschrijving van de vakken is te vinden onder “II.2.3.1. ...van een INTRA”. De connectie tussen UITVOER en INTRA komt tot uiting bij het selecteren van de passende nomenclatuurcode en code-extensies om de zending te categoriseren op sanitair (type) en fylogenetisch (klasse, familie, soort) niveau.54 Bij het creëren van een UITVOER wordt u verzocht aan te geven of de zending doorvoer door een EU/EVAlidstaat met zich meebrengt of niet.55

Vink de optie “Geen doorvoer door LS UITVOER-certificaat” aan, als UITVOER niet gepaard gaat met doorvoer door een EU/EVA-lidstaat. Op deze wijze zult u alleen UITVOER indienen. Als u een van de andere opties aanvinkt, wordt samen met UITVOER automatisch het “bijbehorende INTRA-certificaat” gegenereerd. Bij de afgifte van deel I (Zending) van UITVOER, met inbegrip van het bijbehorende INTRA, kunnen de elementen voor de identificatie van het goed die bij het UITVOER-model horen en die welke bij het INTRAmodel horen van elkaar worden onderscheiden wanneer ze van elkaar verschillen. De elementen die specifiek voor het INTRA-model zijn worden gemarkeerd met een (*).

54 55

Meer informatie is te vinden in rubriek “II.2.1. De nomenclatuurcode selecteren”. Kies de radiobutton “Geen doorvoer door LS UITVOER-certificaat” of een andere weergegeven model.


Na indiening van UITVOER zal het referentienummer van certificaat van het bijbehorende INTRA worden weergegeven in de hyperlink in vak “I.6 Nummer(s) van bijbehorende originele certificaten”.

Het referentienummer van het certificaat van UITVOER zal op zijn beurt worden weergegeven in de hyperlink in vak “I.6 Nummer(s) van bijbehorende originele certificaten” van het bijbehorende INTRA.




van

UITVOER-vakken

in

Traces

Om de indiening van deel I van een UITVOER sneller te laten verlopen, kan de in een vak ingevulde informatie soms automatisch naar andere vakken worden gekopieerd als de in het eerste vak geselecteerde soort activiteit van de organisatie56 in de andere vakken is toegestaan. “Geadresseerde” kan bijvoorbeeld automatisch worden gekopieerd naar “Plaats van bestemming” en “Importeur”.



II.2.3.3.

...van

een

DOCOM

Deel I “Zending” van het DOCOM in Traces groepeert alle vakken overeenkomstig Verordening (EG) nr. 142/2011 van de Commissie onder de tabs zoals hierna samengevat. De officiële beschrijving van de vakken is te vinden in Verordening (EG) nr. 142/2011 van de Commissie. Enkele vakken worden hierna echter nader toegelicht.

Referenties

“I.2. Referentienummer van het certificaat” Er wordt automatisch een uniek referentienummer toegekend door Traces, dat na indiening van deel I verschijnt. Zolang het officiële handelsdocument in de indieningsfase zit (“Nieuw”), kan deel I gewijzigd worden door Traces-gebruikers. Er wordt automatisch een versienummer (- Vx) toegevoegd aan het unieke referentienummer van het DOCOM, dat wordt verhoogd telkens als het document opnieuw wordt ingediend, ongeacht of het al dan niet gewijzigd is. “I.2.a. Lokaal referentienummer” Dit is een nummer dat de Traces-gebruiker kan toekennen naargelang van zijn nationale administratie (optioneel). Wanneer geen nummer wordt ingevoerd, blijft dit vak leeg. “I.6. Nummer(s) van bijbehorende originele certificaten” Dit vak is in het geval van een DOCOM niet geactiveerd. “I.6. Bijbehorende CITES-certificaten” Met betrekking tot niet-verwerkte mest57 kunnen de in bijlage XI, afdeling I van Verordening (EG) nr. 142/2011 vereiste documenten worden ingediend door een DOCOM naar een INTRA te “klonen”.58 Het referentienummer van het bijbehorende INTRA wordt dan automatisch ingevuld in vak “I.6” van 57 GN-code van niet-verwerkte mest: 3101 00 00. 58 Meer informatie over het klonen van een DOCOM naar een INTRA is te vinden in rubriek “II.3.2. Volgende stappen DOCOM: klonen naar INTRA”.


het gekloonde DOCOM. “Bevoegde autoriteiten” De naam van de bevoegde autoriteit en hun Traces-codes worden automatisch ingevuld zodra deel I is geïnitieerd, naargelang de in vak “I.12. Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst” ingevulde organisatie. Als de in het vak “I.12. Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst” geselecteerde organisatie is verbonden aan een LVE die afhankelijk is van een Officiële Particuliere Veterinaire Autoriteit (OPV) waarvoor de optie “Handmatig toegewezen” is aangevinkt, ontvangt de marktdeelnemer het volgende waarschuwingsbericht bij het indienen van het officiële handelsdocument in Traces: “UITVOER-160 Referenties Officiële veearts “Onder “Bevoegde autoriteiten” in de tab “Referenties” kan een officiële particuliere veearts worden geselecteerd.” Dit (groene) waarschuwingsbericht blijft zichtbaar totdat de marktdeelnemer de tab “Referenties” heeft geraadpleegd, waarin hij of zij de passende OPV in een afrolmenu van het veld “Bevoegde autoriteiten” kan selecteren. In dit menu verschijnen alleen de OPV’s met de optie “Handmatig toegewezen”. De raadpleging van de tab “Referenties” is optioneel. Wanneer het officiële handelsdocument is geïnitieerd door een OPV, wordt diens bevoegdheid automatisch ingevoerd in het veld “Bevoegde autoriteiten”. Op deze wijze kan de LVE de nationale gezondheidsinformatie in deel II invullen en – na het officiële handelsdocument te hebben opgeslagen als “In uitvoering” – doorgeven aan de gewenste OPV. Vervolgens kan de OPV het certificeren zodra de noodzakelijke controles zijn verricht. “Identificatie van de aanvrager” Als de marktdeelnemer in Traces is geregistreerd en zelf de aangifte doet (deel I), worden in dit veld automatisch zijn of haar voor- en achternaam ingevuld.


Handelaren

“I.7. Handelaar” Dit vak is in het geval van een DOCOM niet geactiveerd. “I.5. Ontvanger” en “I.13. Plaats van bestemming” Een niet-EU-lidstaat kan worden ingevoerd in vak “I.5 Ontvanger” in geval van uitvoer en wanneer er geen bilaterale overeenkomst met de betrokken niet-EU-lidstaat bestaat. Dit is in overeenstemming met de eisen van artikel 3, lid 2, van Besluit 93/444/EEG van de Commissie.59 Na het invoeren van een niet-EU-lidstaat in vak “I.13. Plaats van bestemming”, wordt het vak “I.28 Uitvoer” (in de tab “Route”) automatisch geactiveerd en ingevuld. “I.12 Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst” Er is een duidelijk verband tussen de organisatie die is ingevoerd in vak “I.12. Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst” en de automatisch aan het officiële handelsdocument toegewezen bevoegde autoriteiten.60

59 Beschikking 93/444/EU van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31993D0444:NL:NOT 60 Meer informatie is te vinden in de subrubriek “Bevoegde autoriteiten” van de rubriek “Referenties”.


Zending

“I.18 Diersoort / Product” De nomenclatuurcode en code-extensies in het officiële handelsdocument kunnen worden gewijzigd met behulp van de knoppen “Selecteren”, “Verwijderen”, “Resetten” en “Nieuwe code toevoegen”. Elke toevoeging van een nomenclatuurcode of code-extensie kan worden beperkt tot het op dat moment gekozen DOCOM-model. Wijzigingen in de nomenclatuurcode of de code-extensie kunnen tot gevolg hebben dat, in verband met de coherentieregels, informatie in deel I wordt gewist. Als de zending betrekking heeft op meerdere geselecteerde nomenclatuurcodes, worden deze voorafgegaan door een volgnummer (Id.) en weergegeven overeenkomstig de tariefindeling:


Het Id.-nummer wordt ook weergeven in het vak “Identificatie van de goederen”:

N.B.: Alleen goederen met hetzelfde temperatuurtype (omgevingstemperatuur, gekoeld of ingevroren) kunnen worden geselecteerd in het officiële handelsdocument. “I.31 Identificatie van de dieren” Gebruik de knop “Toevoegen” of “Toevoegen (10)” om meer regels in vak I.31 toe te voegen. “Komma” en “punt” als scheidingsteken U dient een komma te gebruiken voor het invoeren van decimale getallen (maximaal 2 cijfers na de komma). Er hoeft geen punt te worden gebruikt voor duizendtallen. Op het geprinte officiële handelsdocument worden de decimalen echter automatisch aangegeven met behulp van een punt. Voorbeeld: 1.234,567 (duizend tweehonderd vierendertig komma vijfhonderd zevenenzestig) wordt op het geprinte officiële handelsdocument 1234.57 (duizend tweehonderd vierendertig punt zevenenvijftig).


Vervoer

De tab “Vervoer” bevat informatie over het vervoer vanaf de plaats van lading (vak I.14) en is verplicht. “I.15. Datum van vertrek” Tussen vak “I.15. Datum van vertrek” en de datum van de aangifte (deel I, tab “Referenties”)61 door de marktdeelnemer wordt een consistentiecontrole uitgevoerd. De aangiftedatum moet 30 dagen vóór of na de datum van vertrek liggen.62 “I.16. Vervoermiddel” Indien een “Commerciële vervoerder” is ingevoerd in vak “I.17. Vervoerder”, kan de passende “Soort” worden geselecteerd uit het afrolmenu in vak “I.16. Vervoermiddel”. Klik hiervoor op de knop “Toewijzen”. De geldigheid van de vergunningen voor het vervoermiddel worden door Traces gecontroleerd bij het certificeren van een INTRA. “I.29. Geschatte duur van het vervoer” 61 De aangiftedatum (deel I) kan verschillen van de certificeringsdatum (deel II) indien deel I van het DOCOM eerst is ingediend door een marktdeelnemer. 62 De consistentiecontrole is ook van toepassing wanneer een DOCOM wordt vervangen. Meer informatie over de vervanging van een officieel handelsdocument is te vinden in de rubriek “III.1.2.1. Gegevens in deel I (Zending) of deel II (Beslissing) corrigeren)” van de gebruikershandleiding “Officiële handelsdocumenten Deel II”.


Een geografisch informatiesysteem (GIS) berekent automatisch de “geschatte duur van het vervoer” als in vak “I.16. Vervoermiddel” “Wegvoertuig” is ingevuld als “Soort”. De duur van het luchtvervoer wordt echter niet automatisch berekend. Het algoritme is gebaseerd op de optimale route tussen vak “I.14 Plaats van lading” en vak “I.13 Plaats van bestemming”, en een maximumsnelheid van 70 kilometer per uur.63 Het door het GIS gegenereerde resultaat is een minimumduur, die (handmatig) opwaarts kan worden gecorrigeerd.64

63 Als de automatisch berekende geschatte duur van het vervoer helemaal niet lijkt overeen te komen met de feitelijke duur van het vervoer, dient u contact op te nemen met het Traces-team om dit te controleren en indien nodig de precieze lengte- en breedtegraad van de betrokken locaties aan te passen. 64 In geval van opwaartse correcties dient u de correcte invulling van “Geschatte duur van het vervoer” te controleren, omdat dit vak na verversing van de pagina automatisch kan worden gereset naar de initiële waarde.


Route

“I.27 Doorvoer door lidstaten” De landen die in dit vak worden vermeld omvatten niet het land dat is ingevoerd als plaats van lading (vak I.14) of land van bestemming (vak I.10). Als deze regel niet wordt gevolgd, zal de volgende waarschuwing worden gegenereerd: “Route I.27. Doorvoer door lidstaten De lijst van doorvoerlidstaten kan niet het land van bestemming omvatten”.



van

DOCOM-vakken

in

Traces

Om de indiening van deel I van een DOCOM sneller te laten verlopen, kan de in een vak ingevulde informatie soms automatisch naar andere vakken worden gekopieerd als de in het eerste vak geselecteerde soort activiteit van de organisatie65 in de andere vakken is toegestaan. Een voorbeeld: “Geadresseerde” kan automatisch worden gekopieerd naar “Plaats van bestemming” en “Importeur”.



II.2.4. Indieningsopties II.2.4.1.

Algemeen

Voor de indiening van een officieel handelsdocument in Traces (deel I, Zending) zijn (in het algemeen) de volgende opties beschikbaar:66

Opties voor opslaan «Annuleren en terug Wordt gebruikt om terug te keren naar de submenu’s van INTRA, UITVOER of DOCOM en annuleert alle handelingen die tijdens de aanmaak van het officiële naar menu» handelsdocument zijn uitgevoerd. Als uw officiële handelsdocument nog niet is opgeslagen, zal alle informatie die u in deel I hebt ingevuld, verloren gaan. «Bewaar als ontwerp»

Bewaart deel I van een officieel handelsdocument dat nog niet volledig is ingevuld. Dit is een tussentijdse, optionele fase voor de uiteindelijke indiening van deel I van het officiële handelsdocument bij uw bevoegde autoriteit. «Bewaar als ontwerp» kan zo vaak als nodig worden gebruikt in Traces. Bepaalde gegevens over de goederen, de afzender/exporteur en de geadresseerde zijn verplicht in te vullen voor de optie “Bewaar als ontwerp”, in verband met de zoekprocedure. Nadere informatie die nodig is voor deel I kan later worden ingevuld. De status van het officiële handelsdocument wordt “Ontwerp”. Deze optie is beschikbaar voor zowel marktdeelnemers als bevoegde autoriteiten, maar alleen “rechtstreekse” collega’s zullen het “Ontwerp” van officiële handelsdocumenten kunnen zien. Er wordt geen notificatie verstuurd bij de indiening van een officieel handelsdocument met status “Ontwerp”.

66

Dit geldt voor alle officiële handelsdocumenten: INTRA, UITVOER, DOCOM.


Opties voor opslaan «Inleveren voor certificatie”

Alleen als alle verplichte vakken van deel I zijn ingevuld, kan het officiële handelsdocument ter certificering bij de bevoegde autoriteit worden ingeleverd. Deze optie is beschikbaar voor zowel marktdeelnemers als bevoegde autoriteiten. Als deel I van het officiële handelsdocument is ingediend door de marktdeelnemer, kan hij het document samen met zijn rechtstreekse collega’s en bevoegde autoriteit bekijken. Als het officiële handelsdocument evenwel is ingediend door de bevoegde autoriteit zelf, zal de marktdeelnemer (zelfs wanneer hij wordt vermeld in het officiële handelsdocument) het document niet kunnen zien. De status van het officiële document wordt “Nieuw”. Er wordt een notificatie verstuurd bij de indiening van een officieel handelsdocument (“Nieuw”). Opmerking - DOCOM Wanneer de marktdeelnemer de optie “Inleveren voor certificatie” kiest voor een DOCOM, wordt het automatisch “Geldig”. Er is geen aanvullende “Gezondheidsgegevens” nodig.

«Valideren»

Een van de opties voor het indienen van DOCOM waaruit de marktdeelnemer kan kiezen, is «Valideren». Zodra alle verplichte vakken van deel I zijn ingevuld, kan de Traces-gebruiker rechtstreeks naar de verklaring «Gezondheidsgegevens» gaan en de gegevens invullen. De specifieke opties voor het opslaan van dit deel van de verklaring worden toegelicht in rubriek “II.2.4.2. Specifiek voor DOCOM”.

II.2.4.2.

Specifiek

voor

DOCOM

In het geval van DOCOM kunnen marktdeelnemers de verklaring «Gezondheidsgegevens» invullen. Voor DOCOM-documenten zijn er drie aanvullende opties voor het opslaan beschikbaar:


Opties voor opslaan «Verwerpen»

«Bewaar uitvoering»

als

«Beslissing indienen»

Enkel beschikbaar voor de marktdeelnemer bij het indienen van een DOCOM. Zodra alle verplichte vakken van deel I zijn ingevuld, kan de marktdeelnemer besluiten de aangeboden zending te verwerpen. De status van het officiële handelsdocument wordt “Verworpen”.

in Enkel beschikbaar voor de marktdeelnemer bij het indienen van een DOCOM. Zodra alle verplichte vakken van deel I zijn ingevuld, kan de marktdeelnemer de verklaring “Gezondheidsgegevens” van het DOCOM opslaan, zelfs als bepaalde informatie van deze verklaring ontbreekt, zodat hij de verklaring later kan vervolledigen. Dit is een tussentijdse, optionele fase voordat de verklaring “Gezondheidsgegevens” wordt ondertekend. De status van het officiële document wordt “In uitvoering”. Enkel beschikbaar voor de marktdeelnemer bij het indienen van een DOCOM. Zodra alle verplichte vakken van deel I zijn ingevuld, kan de marktdeelnemer besluiten om de aangeboden zending goed te keuren. De status van het officiële handelsdocument wordt “Geldig”.


II.2.5. Handtekening Traces vraagt u om uw wachtwoord in te voeren om het officiële handelsdocument te kunnen indienen. Tik het wachtwoord in en klik op de knop “Goedkeuring ondertekenen”.

Het vak “Voor de rest van de sessie hetzelfde wachtwoord gebruiken” kan worden aangekruist om het wachtwoord door Traces te laten opslaan voor de hele sessie. Een sessie eindigt automatisch na 30 minuten inactiviteit.


II.3. Vervolgactie II.3.1. Volgende

stappen voor

INTRA, EXPORT

Zodra het officiële handelsdocument is ingediend (“Inleveren voor certificatie”), krijgt de bevoegde autoriteit onmiddellijk toegang tot het desbetreffende officiële handelsdocument en wordt zij automatisch door Traces op de hoogte gebracht zodat zij het certificatieproces kan aanvatten.67 Met betrekking tot INTRA is een uitzondering van toepassing op nationale handel of (rechtstreekse) uitvoer, waarbij het officiële handelsdocument automatisch geldig wordt bij het klikken op de knop “Inleveren voor certificatie”. Wanneer u INTRA probeert in te dienen, kan de waarschuwing “INTRA-063 Voor certificaten voor intracommunautaire handel in verband met uitvoer of nationale handel is geen goedkeuring vereist” verschijnen.

Meer informatie over de certificatie door de bevoegde autoriteiten is te vinden in de gebruikershandleiding “Officiële handelsdocumenten Deel II”, die ook beschikbaar is in de Traces-toolkit.68

67

Dit geldt niet voor het DOCOM.

68



II.3.2. Volgende

stappen voor

DOCOM: Klonen

naar

INTRA

Om de afgifte van een INTRA te vergemakkelijken, kunnen de gegevens die in een DOCOM zijn ingevuld automatisch worden overgezet naar een INTRA.69 Dit heet in Traces “klonen”. Zowel de marktdeelnemer70 als de bevoegde autoriteit71 krijgt deze optie wanneer hij/zij een goedgekeurde DOCOM opent.

II.3.2.1.

Toegang

via hyperlinks

De marktdeelnemer kan het DOCOM dan rechtstreeks raadplegen door op de hyperlink in de Tracesnotificatie te klikken.

II.3.2.2.

Toegang

via het menu

Marktdeelnemers kunnen het DOCOM ook raadplegen via het menu “Veterinaire documenten” en het submenu “Commercieel document”: • Log in op Traces; • Klik op “Commercieel document” in het menu aan de linkerkant, waar u het zoekvenster voor DOCOM te zien krijgt; • Zoek naar (geldige)72 DOCOM’s die nog kunnen worden gekloond, d.w.z. omgezet naar INTRA;73 • “Open” het gewenste DOCOM.

69 Voorbeeld: voor niet-verwerkte mest (GN-code 31010000); als vereist in bijlage XI, afdeling I, van Verordening (EG) nr. 142/2011. 70 Dat wil zeggen, de marktdeelnemer die het DOCOM heeft aangegeven en vermeld in “Identificatie van de aanvrager” in de tab “Referenties”. 71 Dat wil zeggen, de bevoegde autoriteit van de plaats van oorsprong in het DOCOM. 72 DOCOM’s worden automatisch gevalideerd na indiening (“Inleveren voor certificatie”). 73 Meer informatie over het zoeken naar officiële handelsdocumenten is te vinden in rubriek “III.1. Zoeken naar een officieel handelsdocument”.


II.3.2.3.

Indiening

De marktdeelnemer kan deel I van een goedgekeurd DOCOM-document overzetten (klonen) naar deel I van een diergezondheidscertificaat voor intracommunautaire handel (INTRA). Dit heet in Traces “klonen”. Daartoe hoeft u enkel op de knop “Klonen naar Intra” te klikken in een “Geldig” DOCOM-document.

Zodra de marktdeelnemer (of bevoegde autoriteit) de gegevens heeft gekloond, kan hij (of zij) niet meer op de knop klikken. Wanneer verschillende INTRA-modellen worden geassocieerd met dezelfde nomenclatuurcode en codeextensies, moet het passende model worden geselecteerd.

Er wordt een nieuwe INTRA aangemaakt door de in deel I van het DOCOM ingevulde informatie over te zetten. Vak “I.6. Bijbehorend commercieel document” in de tab “Referenties” van INTRA wordt automatisch ingevuld met het referentienummer van het certificaat in Traces van het overeenkomstige DOCOM, als hyperlink.


Vak “I.6. Bijbehorend certificaat voor intracommunautaire handel” in de tab “Referenties” van het DOCOM wordt automatisch ingevuld met het referentienummer van het certificaat in Traces van de overeenkomstige INTRA, als hyperlink.

De marktdeelnemer kan de meeste gegevens die worden overgezet naar INTRA nog wijzigen of aanvullen, met uitzondering van onderstaande gegevens: • Tab “Vervoer”: vak “I.15. Datum van vertrek (dd/mm/jjjj)” vak “I.15 Tijdstip van vertrek (uu:mm)” Zodra de informatie is gecontroleerd en, indien nodig, aangevuld, moet de marktdeelnemer op de knop “Inleveren voor certificatie” klikken om deel I van INTRA in te dienen.74

74

Meer informatie over de handtekening is te vinden in de rubriek “II.2.5. Handtekening”.


II.3.3. Contact

opnemen met de bevoegde autoriteit

Zodra de bevoegde autoriteit het door de marktdeelnemer ingediende officiële handelsdocument (deel II) heeft gecertificeerd,75 kan de marktdeelnemer de contactgegevens van de bevoegde autoriteit raadplegen door naar het gecertificeerde officiële handelsdocument te zoeken, het te openen en op de link te klikken met de naam van de bevoegde autoriteit die het document heeft ondertekend.

Om privacyredenen is het mogelijk dat alleen het officiële e-mailadres van de ondertekenende bevoegde autoriteit te zien is.

75 Als het officiële handelsdocument is ingediend door de bevoegde autoriteit zelf, zal de marktdeelnemer (zelfs wanneer hij wordt vermeld in het officiële handelsdocument) het document niet kunnen zien.


III. Functionaliteiten

III.1. Een

van officiële handelsdocumenten

officieel handelsdocument zoeken

Kies één van officiële handelsdocumenten in het menu “Veterinaire documenten”: • “Diergezondheidscertificaten voor intracommunautaire handel” • “Gezondheidscertificaten voor uitvoer” • “Commercieel document” ...…en geef een of meerdere zoekcriteria op,76 die hoofdzakelijk verband houden met deel I (Zending) van het officiële handelsdocument. U kunt elk zoekcriterium afzonderlijk gebruiken77 of in combinatie met andere criteria. Enkele specifieke zoekcriteria voor de verschillende documenttypen worden hieronder geïllustreerd.

Zoekopties Re f e r e n t i e n u m m e r Verwijst naar het unieke referentienummer in Traces dat automatisch wordt certificaat toegekend aan het officiële handelsdocument. Status certificaat

Meer informatie over de statussen van officiële handelsdocumenten is te vinden in rubriek «II.1.1. Certificeringsworkflow».

Gekloond

Om de verificatie van de op basis van DOCOM’s ingediende INTRA’s te vergemakkelijken, kan de marktdeelnemer zoeken naar DOCOM’s die al naar INTRA’s zijn gekloond door op de knop «Gekloond» te klikken.

76 In de meeste van de Traces-zoekcriteria kunt u het jokerteken % gebruiken om de zoekopdracht te verbreden. Bovendien wordt in Traces voor het zoeken geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Voorbeeld: met “INTRA.NL%” in het veld “Referentienummer certificaat” (ten minste acht tekens) kunnen alle voor een gegeven gebruiker beschikbare INTRA’s worden opgezocht. 77 Het criterium “Status certificaat” kan niet op zich worden gebruikt.


III.1.1. Programmaomleidingen

en beperkingen

Behalve met de zoekcriteria die in Traces kunnen worden gebruikt, kunt u ook naar uw officiële handelsdocument zoeken met behulp van het unieke referentienummer van het certificaat, via een specifieke omleiding: kies de juiste URL zoals hieronder weergegeven en voeg het referentienummer van Traces toe aan het einde van het adres, als volgt:78 1. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/open.do?ref=INTRA.XX.YYYY.ZZZZZZZ 2. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/export/open.do?ref=EXPORT.XX.YYYY.ZZZZZZZ 3. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/open.do?ref=DOCOM.XX.YYYY.ZZZZZZZ

Volgens de toegangsregels voor de (bedrijfs)gegevens, moet u eerst in het officiële handelsdocument zijn aangegeven voordat u er toegang toe kunt krijgen. Is dat niet het geval, dan kunt u de volgende waarschuwing te zien krijgen:

“Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren”

78 Verklaring: XX = ISO-code van het land waarin de LVE of de plaats van oorsprong / plaats van de vangst zich bevindt. YYYY = jaar van indiening. NNNNNNN = uniek referentienummer van Traces.


III.2. Kopiëren

als nieuw

Er zijn twee mogelijkheden om een nieuw officieel handelsdocument in te dienen: 1. met de knop “Nieuw” om een blanco officieel handelsdocument aan te maken79 2. met de knop “Kopiëren als nieuw” onder een reeds bestaand officieel handelsdocument. Zowel de marktdeelnemer als de bevoegde autoriteit kan een nieuw officieel handelsdocument aanmaken in Traces. De optie “Kopiëren als nieuw” is dus voor beide soorten gebruikers beschikbaar.

De optie “Kopiëren als nieuw” kan worden gebruikt om snel een nieuw officieel handelsdocument te genereren door bepaalde gegevens uit deel I van een bestaand officieel handelsdocument te kopiëren naar een nieuw officieel handelsdocument, waardoor het indieningsproces sneller kan verlopen. De aard van de gekopieerde informatie hangt af van de geselecteerde code van de Gecombineerde Nomenclatuur. Als de code dezelfde blijft, worden alle gegeven van de tab “Handelaren” van het oorspronkelijke document naar het nieuwe officiële handelsdocument gekopieerd. Naargelang het geselecteerde model en de geselecteerde GN-code, worden de gegevens in de vrijetekstvakken van het oorspronkelijke officiële handelsdocument automatisch gekopieerd naar het nieuwe officiële handelsdocument. Het (originele) officiële handelsdocument blijft ongewijzigd. De informatie in het nieuwe document kan uiteraard worden gewijzigd. De optie “Kopiëren als nieuw” kan worden toegepast op elk officieel handelsdocument, ongeacht de status ervan (geldig, afgewezen, geannuleerd, nieuw, enz.).80 Net als de knop “Nieuw” is de knop “Kopiëren als nieuw” echter alleen beschikbaar indien u gerechtigd bent om het desbetreffende type handelsdocument in te dienen.

79 Meer informatie over het aanmaken en indienen van een blanco officieel handelsdocument is te vinden in rubriek “II.2. Indienen van deel I (Zending)”. 80 Meer informatie over de certificeringsworkflow is te vinden in rubriek “II.1.1. Certificeringsworkflow”.


III.3. Een

ingediend officieel handelsdocument wijzigen

Binnen de beperkingen van het gekozen documentmodel kan de marktdeelnemer de gewenste wijzigingen aanbrengen door het document op te zoeken, het te openen en te wijzigen en het officiële handelsdocument met de status “Ontwerp” en “Nieuw” (opnieuw) in te dienen. Officiële handelsdocumenten met de status “Ontwerp” zijn alleen toegankelijk voor de Traces-gebruiker die ze indient en diens rechtstreekse collega’s die gekoppeld zijn aan dezelfde organisatie. Officiële handelsdocumenten met de status “Nieuw” kunnen alleen worden gewijzigd als de bevoegde autoriteit het document nog niet heeft gecertificeerd. Gebruikers van Traces kunnen eenvoudig controleren wanneer deel I is gewijzigd door het versienummer (-Vx) achter het Traces-referentienummer van het certificaat te controleren. Bij het afdrukken van officiële handelsdocumenten kan het belangrijk zijn om snel te kunnen achterhalen welke wijzigingen er zijn aangebracht tussen het printen en de verwerking van deel I van het document.


III.4. Een

officieel handelsdocument wissen

De optie “Wissen” is alleen beschikbaar wanneer deel I van een officieel handelsdocument is ingediend en de status “Ontwerp” of “Nieuw” heeft in Traces.81 Zowel de marktdeelnemer als bevoegde autoriteit heeft toegang tot het officiële handelsdocument en de optie “Wissen”. Het officiële handelsdocument is niet meer zichtbaar nadat het is gewist. Om een officieel handelsdocument te “Wissen”: 1. Zoek het specifieke officiële handelsdocument82 op in een van de submenu’s van “Veterinaire documenten”: “Diergezondheidscertificaten voor intracommunautaire handel”: “Gezondheidscertificaten voor uitvoer”: “Commercieel document”: 2. Klik op de knop “Openen” onder het specifieke officiële handelsdocument; 3. Klik op de knop “Wissen”.

81 Meer informatie over de certificeringsworkflow is te vinden in rubriek “II.1.1. Certificeringsworkflow”. 82 Voor officiële handelsdocumenten met de status “Ontwerp” kunnen enkel de “Initiator” en zijn/haar rechtstreekse collega’s binnen dezelfde organisatie het document raadplegen en aanvullende wijzigingen (zoals schrappingen) aanbrengen in het officiële handelsdocument. Meer informatie over de certificeringsworkflow is te vinden in rubriek “II.1.1. Certificeringsworkflow”.


III.5. Officiële

handelsdocumenten printen

Om een officieel handelsdocument van Traces te printen, hebt u het volgende nodig: • Hardware: een printer; • Software: een bijgewerkte versie van Adobe Acrobat Reader 83. De talen die moeten worden geselecteerd om uw officiële handelsdocument te printen zijn de talen die in de landen van oorsprong en bestemming worden gebruikt.

III.5.1. Ingediende

officiële handelsdocumenten

Om een ingediend officieel handelsdocument te printen: 1. Zoek het specifieke officiële handelsdocument op in een van de submenu’s van “Veterinaire documenten”: “Diergezondheidscertificaten voor intracommunautaire handel”: “Gezondheidscertificaten voor uitvoer”: “Commercieel document”: 2. Klik op de knop “Openen” onder het specifieke officiële handelsdocument; 3. Klik op de knop “Printen”. Er wordt een nieuwe webpagina geopend waar u een of meerdere talen kunt selecteren om het ingediende officiële handelsdocument te printen. Deze taalversies worden in één pdf-bestand gecombineerd.84

83 84 en.

http://get.adobe.com/reader/ De standaardwerktaal van Traces wordt automatisch geselecteerd. U kunt alle taalvakjes die u nodig hebt aan- of afvink-


De status van officiële handelsdocumenten wordt weergegeven door een watermerk. Alleen een geldig officieel handelsdocument heeft het watermerk “ORIGINEEL”. Voor de status “Nieuw” is er geen watermerk. Er zijn verder watermerken voor “Geannuleerd”, “Ontwerp”, “Afgewezen” en “Vervangen”.85 In de testomgevingen van Traces krijgen alle officiële handelsdocumenten het watermerk “OPLEIDING” of “GOEDKEURING”, ongeacht de status van het officiële handelsdocument, om verwarring met de werkelijke productieomgeving te vermijden.

85

Meer informatie over de certificeringsworkflow is te vinden in rubriek “II.1.1. Certificeringsworkflow”.


III.5.2. Blanco

modellen van officiële handelsdocumenten

Traces-gebruikers kunnen alle (blanco) geconsolideerde modellen van officiële handelsdocumenten vinden onder het menu “Veterinaire documenten”, in het submenu “Leeg certificaat”. • Er zijn meerdere modellen voor INTRA: handel” • Er zijn tien modellen86 voor UITVOER: • Er is één model87 voor DOCOM:

“Diergezondheidscertificaten voor intracommunautaire “Gezondheidscertificaten voor uitvoer” “Commercieel document”

Om een blanco model van een officieel handelsdocument te printen: 1. klik op het submenu “Leeg certificaat” in het menu “Veterinaire documenten”; 2. selecteer de gewenste taal uit de desbetreffende afrollijst;88 3. selecteer het gewenste blanco model van een officieel handelsdocument: “Diergezondheidscertificaten voor intracommunautaire handel” “Gezondheidscertificaten voor uitvoer” “Commercieel document”89 2. klik op de knop “Printen” onder het blanco officiële handelsdocument. Het blanco model van het document zal in de gekozen taal worden weergegeven,90 in pdf-formaat, op een nieuwe pagina.

86 87 88 worden 89 90

D.w.z. tien modellen naast het “niet-geharmoniseerde” model. D.w.z. één model naast het “niet-geharmoniseerde” model. De talen waarin uw officiële handelsdocument wordt geprint, zijn de talen die in de landen van oorsprong en bestemming gebruikt. Kies het desbetreffende DOCOM-model in het afrolmenu. Herhaal deze stappen voor eventuele andere talen.


III.6. Automatische e-mailnotificaties

in

Traces

In Traces worden automatische e-mailnotificaties gezonden naar alle betrokken geldige en actieve Tracesgebruikers om hen op de hoogte te brengen van in Traces uitgevoerde of uit te voeren handelingen. Deze e-mailnotificaties kunnen in verschillende categorieën worden ingedeeld: • officiële documenten: creëren, valideren, verwerpen, annuleren, wissen: INTRA UITVOER DOCOM GVDBD GVDBP GDB GFDB-PP VERKL E-mailnotificaties voor GVDBP’s zijn in te delen in de volgende categorieën: • notificaties i.v.m. toelaatbaarheid voor doorvoer/overlading (vakken 30 en 31); • notificaties i.v.m. toelaatbaarheid voor de interne markt (vak 32); • notificaties i.v.m. vervoer onder toezicht (vak 33) en specifieke procedures entrepot (vak 34); • notificaties i.v.m. ontoelaatbaarheid in geval van vernietiging of verwerking (vak 35).

Traces-gebruikers kunnen kiezen welke automatische e-mailnotificaties zij wensen te ontvangen door in het menu “Gebruikers- en organisatiebeheer”, submenu “Gebruikersprofiel wijzigen”, de desbetreffende vakjes aan te kruisen. De ontvangst van deze automatische Traces-mailnotificaties is niet van invloed op de toegangsrechten tot de online-informatie in Traces, die na wijziging door de bevoegde autoriteit onmiddellijk wordt bijgewerkt. TRAde Control and Expert System (TRACES) 71 / 83

III.6.1. Controles

van aantallen

Wanneer de hoeveelheid dieren of het gewicht van goederen een vooraf ingestelde grenswaarde overschrijdt, krijgen Traces-gebruikers onmiddellijk na het indienen een waarschuwing te zien waarin zij ertoe worden aangemaand om de hoeveelheid te controleren. Deze waarschuwing wordt herhaald tot het officiële handelsdocument is goedgekeurd. “De ingevulde hoeveelheid overschrijdt de vastgestelde grenswaarde: valideer om deze hoeveelheid te bevestigen”. Als een officieel handelsdocument goedgekeurd met een hoeveelheid die de vastgestelde grenswaarde overschrijdt, wordt er een notificatie naar de Europese Commissie gestuurd. De maximumaantallen voor levende dieren zijn als volgt vastgesteld: GN-code 0101 0102 0103 010410 010420 0105 010611 010612 010619

010620 010631 010632 010639 010690 030110

Soort

Evenhoevigen Onevenhoevigen Slurfdieren Knaagdieren Haasachtigen

Maximumhoeveelheid 100 300 1200 1500 1500 200000 50 12 100 300 15 15 10000 10000 1000 50 1500 10000 1000 40000


III.6.2. Beveiligde

toegang

De rechtstreekse onlinetoegang tot de Traces-informatie door middel van hyperlinks in de automatische Traces-mailnotificaties is beveiligd met het Traces-wachtwoord.


IV.

Andere Traces - menu’s

IV.1. “Rapportage” Via dit menu kunnen zendingen van GVDBD’s en GVDBP’s91 die aan de EU-grens zijn afgewezen worden geraadpleegd.92 Daartoe klikt u op: • “Afgewezen zendingen – GVDB voor dieren” • “Afgewezen zendingen – GVDB voor dierlijke producten” Er kunnen diverse zoekcriteria worden gebruikt om de zoekopdracht voor GDB’s te verfijnen. EU/EVA-gebruikers die gekoppeld zijn aan GIP’s hebben toegang tot alle afgewezen GVDB’s van de EU/ EVA. EU/EVA-gebruikers die gekoppeld zijn andere bevoegde autoriteiten dan GIP’s hebben toegang tot de afgewezen GVDB’s van de EU/EVA als ze in de officiële documenten van binnenkomst worden vermeld. Niet-EU-landen hebben alleen toegang tot de GDB’s die zijn ingediend via de validatie van INVOERdocumenten op nationale basis.

Om de vertrouwelijkheid van de betrokken handelsgegevens te vrijwaren gelden er strikte toegangsregels voor elk Traces-gebruikersprofiel.

91 92

Deze functie is (nog) niet beschikbaar voor GDB’s of VERKL’s. Er wordt geen tijdslimiet toegepast.


IV.2. “GebruikersIV.2.1.

en organisatiebeheer ”

wachtwoord / geheime vraag en antwoord wijzigen

93

Traces-gebruikers kunnen hun wachtwoord en hun geheime vraag en het antwoord daarop te allen tijde wijzigen via het menu “Gebruikers- en organisatiebeheer”, submenu “Wachtwoord wijzigen”.

IV.2.2. Gebruikersprofiel

wijzigen

94

Het submenu “Gebruikersprofiel wijzigen” onder het menu “Gebruikers- en organisatiebeheer” biedt de volgende mogelijkheden: • Selecteren/deselecteren welke categorieën automatische Traces-mailnotificaties u wenst te ontvangen.95 • Verificatie van de organisatie die aan uw Traces-profiel is gekoppeld. • Wijziging van de taal van automatische notificatiemails, het type notificatie (html/tekst) en andere gebruikersgerelateerde gegevens, met uitzondering van de login (e-mailadres). Om uw e-mailadres te wijzigen, moet u een aanvraag indienen bij uw bevoegde autoriteit, die een formeel verzoek zal indienen bij het Traces-team.

93 94 95

Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”. Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”. Meer informatie vindt u in rubriek “III.6. Automatische e-mailnotificaties in Traces”.


IV.3. “Publicatie

van lijsten van inrichtingen ”

Meer informatie over de presentatie en het beheer van lijsten van erkende inrichtingen (LMS) is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”, die eveneens beschikbaar is in de Traces-toolkit.96

96



IV.4. “Wetgeving” Via het menu “Wetgeving” wordt de Traces-gebruiker doorgestuurd naar de hoofdpagina van EUR-Lex, de website voor de wetgeving van de Europese Unie en andere openbaar geachte documenten.


IV.5. “Informatie” De knop “Informatie” in de rechterbovenhoek van het Traces-venster stuurt u door naar de Traces-toolkit,97 op de informatiewebsite CIRCABC98.

De Traces-toolkit99 biedt u toegang tot meer Traces-gebruikershandleidingen, -filmpjes en -sjablonen. Voor de indiening van officiële handelsdocumenten bevelen we u aan om de instructiefilmpjes voor het klonen en indienen van officiële handelsdocumenten100 te bekijken. De Traces-toolkit bundelt alle nuttige informatie in een “platformdocument” en helpt u bij het gebruik van Traces.

97 98

Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd CIRCABC: Kenniscentrum voor communicatie en informatie voor overheden, bedrijven en burgers.

99 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 100 Meer informatie over het kopiëren van een DOCOM naar een INTRA is te vinden in rubriek “II.3.2. Volgende stappen DOCOM: klonen naar INTRA”.


V.

Vaak

V.1.

gestelde vragen

U

kunt geen nieuw officieel handelsdocument indienen

Als u geen knop “Nieuw” ziet in een van de submenu’s van “Veterinaire documenten” wanneer u een nieuw officieel handelsdocument wilt indienen, is uw Traces-profiel mogelijk niet aan de juiste bevoegde autoriteit (een LVE) gekoppeld, maar aan een GIP/APB/API. Aangezien aan elk Traces-profiel specifieke toegangsrechten zijn toegewezen, kan dit verklaren waarom u geen toegang hebt tot bepaalde functies. Gelieve bij uw bevoegde autoriteit na te gaan aan welke bevoegde autoriteit u werkelijk bent gekoppeld in Traces.

V.2.

Waarschuwingsbericht: “meervoudige

indieningen niet toegestaan ”

Het waarschuwingsbericht “Meervoudige indieningen niet toegestaan” kan verschijnen wanneer u probeert om gegevens (officieel handelsdocument, organisatie, gebruikersaccount, enz.) te valideren, in te dienen, te wissen, enz., in Traces en u de knoppen “vorige” en “volgende” van uw internetbrowser gebruikt (MS Internet Explorer, Firefox Mozilla, enz.).

Aangezien de knoppen “vorige” en “volgende” geen deel uitmaken van Traces maar bij uw internetbrowser horen, kunt u ze niet gebruiken om acties in Traces “ongedaan te maken”.

V.3. de

Waarschuwingsbericht: “Beveiligingsuitzondering: nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren ”

u beschikt niet over

Het waarschuwingsbericht “Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren” kan op uw Traces-scherm verschijnen als u: TRAde Control and Expert System (TRACES) 79 / 83

1/ wijzigingen in een officieel handelsdocument probeert op te slaan als de status ervan intussen is gewijzigd door een andere Traces-gebruiker. Het is mogelijk dat een van uw collega’s bij de marktdeelnemer of bevoegde autoriteit het officiële handelsdocument intussen al heeft verwerkt, door deel I (Zending) van het officiële handelsdocument te certificeren of te wissen, waardoor u het officiële handelsdocument niet langer kunt raadplegen/verwerken. 2/ probeert om toegang te krijgen tot een soort officieel handelsdocument waarvoor uw Traces-profiel niet over de nodige toegangsrechten beschikt,101 bijvoorbeeld door het referentienummer van het officiële handelsdocument in te voeren in de adresbalk van uw internetbrowser. Meer informatie vindt u in rubriek “III.1.1. Programmaomleidingen en beperkingen”.

V.4.

Waarschuwingsbericht: “Het

certificaat is niet gevonden ”

De waarschuwing “Het certificaat is niet gevonden” kan op uw Traces-scherm verschijnen als u toegang probeert te krijgen tot een “Nieuw” officieel handelsdocument dat al is gewist door een andere Tracesgebruiker naar aanleiding van een automatische e-mailnotificatie van Traces. Het is inderdaad mogelijk dat een van uw collega’s bij de marktdeelnemer of bevoegde autoriteit het officiële handelsdocument intussen al heeft gewist.

V.5.

Waarschuwingsbericht: “GEN 002...” (onverwachte

fout )

We verzoeken u het Traces-probleemrapport in de Traces-toolkit in te vullen.102 Gelieve dit rapport naar het Traces-team te sturen op [email protected], met uw bevoegde autoriteit in CC (Carbon Copy).103

101 Voorbeeld: GVDB als u een Traces-gebruiker bent die is gekoppeld aan de LVE in de EU die niet is gekoppeld aan de plaats van bestemming. 102


103

De TRACES-toolkit bevat een probleemrapport.


VI. N adere

informatie en contactgegevens

We bevelen u, als Traces-marktdeelnemer, ten zeerste aan om contact op te nemen met uw bevoegde autoriteit, die uw vragen zal beantwoorden of u naar de ter zake verantwoordelijke bevoegde autoriteit zal doorverwijzen. Voorts kunt u terecht bij: het Traces-team, voor vragen met betrekking tot de werking van Traces als onlinesysteem: Traces-toolkit, met daarin een rubriek over “Rampenplannen” 104 en “Probleemrapportage” Traces-presentaties106 E-mail: [email protected] 107 Tel.: +32 2 297 63 50 Faxnummer: +32 22 99 43 14

105

De LMS-website,108 voor vragen over de officiële lijsten van inrichtingen De RASFF-website,109 voor vragen over het “systeem voor snelle waarschuwingen voor levensmiddelen en diervoeders” De online databank van douanetarieven (Taric),110 voor vragen over de code van de Gecombineerde Nomenclatuur die door GIP’s wordt gebruikt De BTSF-website,111

voor vragen over ‘Better Training for Safer Food’

De Europhyt-website,112 voor vragen over “Planten en plantaardige producten” De EXPORT-helpdesk,113 voor vragen over voorschriften voor en heffingen op de toegang tot de interne markt, invoertarieven en douanerechten

104 105

Rampenplannen: https://circabc.europa.eu/w/browse/91fe2ba6-6d69-4bdc-94ad-304b7eb6ff05. Probleemrapport: in opbouw.

106 107

Presentaties over Traces: http://prezi.com/user/TRACES/. Gelieve uw bevoegde autoriteit in CC te zetten wanneer u een e-mail stuurt naar het Traces-team.

108

LMS-website: http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/third_country/index_nl.htm.

109

RASFF-website: http://ec.europa.eu/food/food/rapidalert/index_en.htm.

110

Taric: http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/tariff_aspects/customs_tariff/index_en.htm.

111

BTSF-website: http://www.foodinfo-europe.com/index.php?lang=english.

112

Europhyt-website: http://ec.europa.eu/food/plant/europhyt/index_en.htm.

113

EXPORT-helpdesk: http://exporthelp.europa.eu/thdapp/index_en.html.



T

R Ade

Co nt rol

and

Expert

System

( TRAC ES)

is een beheersinstrument voor het traceren van bewegingen van dieren en producten van dierlijke oorsprong afkomstig uit niet-EUlanden en uit de Europese Unie. Dit systeem heeft eveneens betrekking op de invoer van levensmiddelen en diervoeder van niet-dierlijke oorsprong en op planten, zaden en teeltmateriaal. Traces moet de betrekkingen tussen de privésector en de overheid verbeteren en de samenwerking tussen EU-partijen versterken. Het is bestemd om de handel te bevorderen, de veiligheid van de voedselketen te verbeteren en de diergezondheid te beschermen. Dit systeem houdt een consolidatie en vereenvoudiging van de bestaande systemen in. Het zorgt op een bijzonder vernieuwende manier voor een verbetering van het beheer van dierziekten en een beperking van de administratieve lasten voor marktdeelnemers en bevoegde autoriteiten. De heer Didier CARTON Hoofd van de sector Traces

Voor meer informatie Sector Traces DG Gezondheid en consumenten B232 03/057 B-1049 Brussel Telefoon: +32 2 297 63 50 E-mail: [email protected] http://ec.europa.eu/traces/ http://prezi.com/user/TRACES/ Dit informatieblad is bestemd voor gebruikers van Traces. U kunt dit document raadplegen en downloaden op: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd Datum van bijwerking: 25 Nov 2013


EVA)

Recommend Documents