EUROPOL JOINT SUPERVISORY BODY
Stanovisko 12/05 společného kontrolního orgánu Europolu k oznámení Europolu o zpracování údajů: pracovní doba / pružná pracovní doba / práce přesčas / pracovní pohotovost / práce na směny (dále jen „pružná pracovní doba“) Společný kontrolní orgán Europolu (SKO) přezkoumal oznámení na téma „pružná pracovní doba“, které Europol zaslal k předběžné kontrole, jak je požadováno v článcích 28 a 30 rozhodnutí ředitele o uplatňování zásad nařízení č. 45/2001. Společný kontrolní orgán Europolu též přezkoumal tyto dokumenty týkající se operace zpracování údajů: formulář „žádost v režimu pružné pracovní doby“ – EDOC#523936, šablonu tabulky „osobní měsíční evidence odpracovaných hodin“ – EDOC#547667v10 a šablonu tabulky „měsíční souhrn bilance odpracovaných hodin“ – EDOC#547668. Kromě toho bylo zohledněno rozhodnutí ředitele o pracovní době, pružné pracovní době a práci přesčas v Europolu – EDOC#442783v35. 1.
Základní informace
Ačkoli Europol zprvu nepovažoval toto zpracování údajů za zpracování „podléhající předběžné kontrole“ ve smyslu článku 30 rozhodnutí ředitele o uplatňování zásad nařízení č. 45/2001, mělo oddělení pro ochranu údajů jisté obavy týkající se dodržování ochrany údajů u navrhovaného zpracování a obrátilo se na společný kontrolní orgán se žádostí o vyjádření. Na základě poskytnuté dokumentace byl společný kontrolní orgán toho názoru, že otázka 8a oznámení, která se táže, zda jsou zpracovávány určité citlivé údaje (včetně osobních údajů týkajících se zdravotního stavu), by měla být zaškrtnuta v poli „ano“, a nikoli „ne“. Důvodem je skutečnost, že prostřednictvím výkazů režimu pružné pracovní doby, které tvoří součást daného zpracování údajů, jsou shromažďovány osobní údaje týkající se pracovní neschopnosti a zvláštního volna. Společný kontrolní orgán proto vyzval Europol, aby předložil příslušné dokumenty k předběžné kontrole. 2.
Účel zpracování údajů
Účelem tohoto zpracování údajů je:
evidovat pracovní dobu zaměstnanců s cílem zajistit dodržování služebního řádu a prováděcích ustanovení,
1
umožnit zaměstnancům využívat systém pružné pracovní doby s cílem lépe dosáhnout rovnováhy pracovního a soukromého života, pomoci při výpočtu nároků zaměstnanců na náhradu/odměnu za práci přesčas (dle potřeby), stanovit nárok a vypočítat výši příplatku za pracovní pohotovost zaměstnanců a stanovit nárok zaměstnanců na příplatek za práci na směny.
3.
Připomínky a doporučení
3.1
Formulář oznámení
Otázka 8a je zaškrtnuta v poli „ano“ na znamení skutečnosti, že v rámci tohoto zpracování údajů jsou shromažďovány osobní údaje týkající se zdravotního stavu. Otázka 8b, která se táže, zda jsou zpracovávány osobní údaje s cílem posoudit osobní aspekty týkající se subjektu údajů, včetně jeho či její schopnosti, výkonnosti či chování, je zaškrtnuta v poli „ne“. Europol uvedl, že pro taková hodnocení jsou používány jiné postupy. Společný kontrolní orgán by chtěl zdůraznit, že i pokud by tomu tak bylo, je třeba tuto otázku zkontrolovat zpětně (záznamy o použití a kontrole). Otázka 10, která se týká právního základu, uvádí množství konkrétních pravidel, která jsou základem daného zpracování údajů. Měl by však být uveden odkaz na rozhodnutí ředitele, kterým se provádějí zásady nařízení č. 45/2001, jež je také použitelným právním základem. Otázka 14, která se týká kategorií uchovávaných údajů, uvádí, že se uchovává „jméno“, a dále upřesňuje dodatečné údaje shromažďované prostřednictvím dokumentů tvořících součást postupu takto:
Tabulka osobní měsíční evidence odpracovaných hodin: oddělení, dočasný/smluvní pracovník, platová třída, osobní číslo, pracovní doba, hodiny pružné pracovní doby / práce přesčas, pracovní pohotovost / práce na směny / volno nebo dovolená, převedený kredit a omluvené absence. Formulář žádosti v režimu pružné pracovní doby: stejně jako v předchozím případě, ale včetně „odůvodnění a příčin narušujících rovnováhu“. Tabulka měsíčního souhrnu bilance odpracovaných hodin: nebylo uvedeno členění.
Osobní měsíční evidence odpracovaných hodin zřejmě nevyžaduje platovou třídu zaměstnanců. Formulář žádosti v režimu pružné pracovní doby však platovou třídu zaměstnanců požaduje; pokud se pravidla týkající se pružné pracovní doby neliší podle platové třídy, nejsou informace o platové třídě pro tento proces nutné a nemusí být shromažďovány prostřednictvím formuláře. Pro měsíční souhrn bilance odpracovaných hodin není uvedeno členění, avšak údaje shromažďované prostřednictvím tohoto formuláře spadají do kategorií údajů uvedených jako shromažďované pro osobní měsíční evidenci odpracovaných hodin.
2
Doporučení
3.2
Doplnit rozhodnutí ředitele, kterým se provádějí zásady nařízení č. 45/2001, na seznam právních základů v otázce 10 formuláře oznámení. Upravit formulář oznámení tak, aby odrážel skutečnost, že osobní měsíční evidence odpracovaných hodin nevyžaduje platovou třídu zaměstnanců. Vyjasnit, zda se pravidla pro pružnou pracovní dobu liší podle platové třídy. Pokud ne, odstranit pole „platová třída“ z formuláře žádosti v režimu pružné pracovní doby a odstranit odkaz na shromažďování údajů „o platové třídě“ v rámci otázky 14 formuláře oznámení. Jestliže se pravidla pro pružnou pracovní dobu skutečně mění podle platové třídy, a shromažďování údajů o platové třídě je tudíž nezbytné, změnit oznámení tak, aby obsahovalo odkaz na skutečnost, že tyto údaje jsou shromažďovány prostřednictvím formuláře žádosti v režimu pružné pracovní doby. Osobní měsíční evidence odpracovaných hodin
Jedná se o tabulku formátu Excel, kterou používají jednotliví zaměstnanci k zaznamenávání svých denních odpracovaných hodin, omluvených absencí, pracovní pohotovosti/práce na směny, bilance pružné pracovní doby, práce přesčas a převedených kreditů. Jak bylo uvedeno výše v bodě 3.1, podle formuláře oznámení jsou shromažďovány i údaje o platové třídě, tabulka však podle všeho tyto údaje nepožaduje. Zaměstnanci tabulky vytisknou, podepíší je a vyplněné odešlou správnímu odboru příslušnému k jejich oddělení. V prvotních fázích této operace byly osobní měsíční evidence odpracovaných hodin přikládány k tabulce uvádějící měsíční souhrn bilance odpracovaných hodin za každé oddělení. To znamenalo, že osobní měsíční evidenci odpracovaných hodin každého zaměstnance si mohlo prohlédnout celé oddělení, v němž daný zaměstnanec pracoval. Tato praxe nebyla v souladu s platnými pravidly ochrany údajů a vyvolala nejrůznější obavy, například:
Osobní údaje vložené do tabulek mohla vidět širší skupina osob, než bylo nezbytné, přičemž tyto údaje měly mít možnost vidět pouze osoby odpovědné za kontrolu/povolování volna apod. (těmi mohli být vedoucí oddělení, vedoucí týmů, příslušné osoby v personálním oddělení). Bylo velmi pravděpodobné, že údaje budou změněny tak, že lidé vyplní nesprávná pole (což je dobře známá vlastnost formátu Excel). Pokud by bylo možné, aby lidé ukládali výkazy ve svých osobních počítačích, pravděpodobně by ukládali výkazy za celé oddělení (a možná i na dobu neurčitou).
Dalším problémem týkajícím se tabulky osobní měsíční evidence odpracovaných hodin v původně navrženém formátu bylo zařazení sloupce pro „absence, zvláštní volno nebo pracovní neschopnost“, který byl zvýrazněn modře. Tabulka obsahovala i sloupec „poznámky“, který požadoval „veškeré informace významné pro evidenci pracovní doby, zejména pokud jde o údaje uvedené v modrých sloupcích“. Při použití formátu tabulky za celé oddělení namísto za jednotlivce by to mohlo znamenat, že informace o důvodech pracovní neschopnosti by si mohlo prohlédnout celé oddělení příslušných zaměstnanců. Ačkoli Europol vysvětlil, že záměrem nebylo shromažďovat podrobnosti o důvodech pracovní neschopnosti, protože tato oblast je upravena jiným postupem, 3
pokyny uvedené v tabulce mohly některé zaměstnance k zadávání takových podrobností povzbudit. Některá oddělení rozdělují tabulku za oddělení na jednotlivé tabulky, aby předešla dostupnosti osobních údajů jejich zaměstnanců pro celé oddělení. Po určité době byla vydána revidovaná verze tabulek. Tabulka osobní měsíční evidence odpracovaných hodin je nyní jediný list pro každého zaměstnance. Tím byly odstraněny mnohé z obav vyvolaných původním formátem, jak je popsáno výše. Tyto osobní výkazy jsou používány od 1. srpna 2011. Dne 17. října 2011 však Europol upozornil, že analytici, kteří pracují v operativním odboru, osobní výkazy prozatím nepoužívají v důsledku technických důvodů popsaných jako „nekompatibilita mezi administrativním a operativním systémem správy dokumentů“. Europol navrhl, že tuto situaci by bylo možné řešit tak, že by zaměstnanci uložili své osobní výkazy na své vlastní počítačové disky a na konci měsíce je zaslali administrativnímu odboru svého oddělení k zařazení do systému správy dokumentů. Europol uvádí, že jeho personální oddělení přijímá osobní časové tabulky od všech oddělení, což naznačuje, že postup používání osobních tabulek namísto tabulek za celé oddělení byl úspěšně zaveden. Europol však rovněž uvádí, že jeho personální oddělení nekontroluje, jak oddělení v praxi své tabulky sestavují, protože až na konci každého měsíce obdrží naskenovanou kopii. Revidovaná tabulka obsahuje sloupec pro zadání údajů týkajících se počtu hodin vybraných v rámci roční dovolené, pracovní neschopnosti a zvláštního volna (v oznámení uváděno jako omluvené absence). Tento sloupec je vyznačen modře stejně jako různé další sloupce, například sloupce pro práci přesčas, služební cesty atd. Stejně jako v první verzi tabulky je uveden i sloupec „poznámky“, který požaduje „veškeré obecné informace významné pro evidenci pracovní doby, zejména pokud jde o údaje uvedené v modrých sloupcích“. Požadované údaje jsou zjednodušeně řečeno referenční čísla dokladů odůvodňujících uvedené absence. Ke sloupci „poznámky“ byl (zřetelným červeným písmem) doplněn dodatečný pokyn, který říká: „Neuvádějte prosím žádné podrobnosti o zvláštním volnu nebo pracovní neschopnosti“. Pokyn tak pomáhá předcházet tomu, aby zaměstnanci zadávali citlivé osobní údaje. Proto by shromažďování údajů o pracovní neschopnosti nebo zvláštním volnu mělo být v tomto postupu omezeno na počet čerpaných dnů/hodin. Formulář oznámení přesně odráží shromažďování údajů týkajících se zdravotního stavu v otázce 8a (jak je uvedeno níže v bodě 3.1) a v otázce 16, která se zabývá citlivými údaji; zde Europol popisuje shromažďování údajů takto: „údaje týkající se zdravotního stavu jsou přísně omezeny na údaje označující stav nemoci, ale nikoli důvěrné údaje poskytující lékařskou diagnózu zdravotního stavu subjektu údajů“. Tabulka specifikuje, že v poli poznámek by neměly být uváděny žádné podrobnosti o zvláštním volnu nebo pracovní neschopnosti. Doporučení
Jak je doporučeno v bodě 3.1 výše, upravit formulář oznámení tak, aby odrážel skutečnost, že osobní měsíční evidence odpracovaných hodin nevyžaduje platovou třídu zaměstnanců. Zavést potřebná technická řešení, která všem zaměstnancům umožní používat tabulky osobní měsíční evidence odpracovaných hodin, jak bylo zamýšleno (tj. jednu zvláštní tabulku na každého zaměstnance, nepřikládanou k tabulce za celé oddělení). Do té doby zajistit, aby zaměstnanci, kteří tímto způsobem nemohou používat osobní výkazy, ukládali osobní tabulku na své vlastní počítačové disky 4
3.3
Měsíční souhrn bilance odpracovaných hodin
Jedná se o tabulku ve formátu Excel, kterou používají vedoucí oddělení. Vyplněné výkazy budou obsahovat následující údaje o zaměstnancích každého vedoucího oddělení, poskytnuté prostřednictvím osobní měsíční evidence odpracovaných hodin: jméno, osobní číslo, odpracovaná pracovní pohotovost, režim pružné pracovní doby, pracovní doba v rámci částečného úvazku, měsíční kredit/debet a odpracované hodiny. Je zde i sloupec poznámek, který má být použit pro souhrn pracovní doby, zejména pokud bylo schváleno převedení kreditu přesahujícího 16 hodin. Tento výkaz je třeba každý měsíc vyplnit údaji o každém zaměstnanci, musí jej podepsat vedoucí oddělení a náměstek ředitele. Následně je třeba výkaz naskenovat a odeslat do personálního oddělení. Společný kontrolní orgán má za to, že tento dokument nevzbuzuje žádné obavy ve věci dodržování předpisu pro ochranu údajů. 3.4
Žádost v režimu pružné pracovní doby (souhlas vedoucího oddělení / bezprostředního nadřízeného)
Jedná se o vzorový formulář určený k podání žádosti o volno v rámci pružné pracovní doby (absence během základní pracovní doby, náhradní volno, převod kreditu přesahujícího 16 hodin). Zaměstnanci zadávají tyto údaje: jméno, osobní číslo, platová třída, pracovní režim, kredit v rámci pružné pracovní doby, druh požadovaného volna (zaškrtávací pole), dny/hodiny volna již vyčerpaného v daném měsíci, požadované dny/hodiny volna a odůvodnění (zejména pokud již byl vyčerpán nárok na plnou dovolenou) a důvody k převedení kreditu přesahujícího 16 hodin. Vyplněné formuláře jsou uloženy v administrativní kanceláři každého oddělení. Jak je uvedeno výše v bodě 3.1, formulář žádosti v režimu pružné pracovní doby vyžaduje platovou třídu zaměstnanců. Jestliže se pravidla týkající se pružné pracovní doby neliší podle platové třídy, není informace o platové třídě pro tento proces nutná a nemusí být shromažďována prostřednictvím formuláře žádosti. Společný kontrolní orgán je toho názoru, že vyjma otázky „platové třídy“ zmíněné výše je formulář v souladu s použitelnými předpisy pro ochranu údajů. Doporučení Platí doporučení uvedená v bodě 3.1 ve věci „platové třídy“: Vyjasnit, zda se pravidla pro pružnou pracovní dobu liší podle platové třídy. Pokud ne, odstranit pole „platová třída“ z formuláře žádosti v režimu pružné pracovní doby a odstranit odkaz na shromažďování údajů „o platové třídě“ v rámci otázky 14 formuláře oznámení. Jestliže se pravidla pro pružnou pracovní dobu skutečně mění podle platové třídy, a shromažďování údajů o platové třídě je tudíž nezbytné, změnit oznámení tak, aby obsahovalo odkaz na skutečnost, že tyto údaje jsou shromažďovány prostřednictvím formuláře žádosti v režimu pružné pracovní doby.
5
4.
Prohlášení o ochraně soukromí
Prohlášení o ochraně soukromí tvoří součást každého ze tří dokumentů projednávaných v bodech 3.2 až 3.4. Prohlášení o ochraně soukromí jsou jasná a stručná a obsahují většinu informací, které by měly být poskytnuty subjektům údajů v souladu s použitelnými předpisy pro ochranu údajů, se dvěma výjimkami. Zaprvé není nijak zmíněno, že použitelným právním základem je rozhodnutí ředitele, kterým se provádějí zásady nařízení č. 45/2001. Zadruhé, ačkoli prohlášení o ochraně soukromí jasně uvádějí, že všechny „otázky“ jsou povinné podle čl. 14 odst. 7 rozhodnutí ředitele o pracovní době v Europolu, pružné pracovní době a práci přesčas, poskytované informace by měly zahrnovat i údaje o „povinné povaze předkládání časových výkazů a důsledcích jejich nepředložení“ (dle potřeby). Existuje zde i požadavek podle čl. 12 odst. 1 písm. d) rozhodnutí ředitele, kterým se provádějí zásady nařízení č. 45/2001. Doporučení
Zajistit, aby prohlášení o ochraně soukromí připojená k formuláři „žádosti v režimu pružné pracovní doby“ (souhlas vedoucího oddělení/bezprostředního nadřízeného), šabloně tabulky „osobní měsíční evidence odpracovaných hodin“ a šabloně tabulky „měsíční souhrn bilance odpracovaných hodin“: 1. jasně uvádělo, že použitelným právním základem je rozhodnutí ředitele, kterým se provádějí zásady nařízení č. 45/2001, a 2. obsahovalo informace o „povinné povaze předkládání časových výkazů a důsledcích jejich nepředložení“, jak požaduje čl. 14 odst. 7 rozhodnutí ředitele o pracovní době v Europolu, pružné pracovní době a práci přesčas, případně čl. 12 odst. 1 písm. d) rozhodnutí ředitele, kterým se provádějí zásady nařízení č. 45/2001.
5.
Závěr
Společný kontrolní orgán vyzývá Europol, aby do dvou měsíců od data tohoto stanoviska poskytl vyjádření k tomuto stanovisku, a zejména doložil, že doporučení byla provedena.
V Bruselu 4. ledna 2012
Isabel Cruz předsedkyně společného kontrolního orgánu Europolu (podepsal tajemník pro ochranu údajů)
6
