PENULISAN ILMIAH
Mempelajari Pengadaan Barang/Jasa Di Joint Operating Body PertaminaPetroChina East Java (JOB PPEJ)
MUTIA HANDAYANI 35412173
LATAR BELAKANG PENGADAAN BARANG/JASA
KEBIJAKAN UMUM
PERATURAN PRESIDEN NO. 54 TAHUN 2010
PTK007/SKKO0000/2025 /SO
IDENTIFIKASI MASALAH
Bagaimana proses maupun prosedur pengadaan barang/jasa di Joint Operating Body PertaminaPetroChina East Java (JOB P-PEJ).
PEMBATASAN MASALAH Penelitian dilakukan di Joint Operating Body PertaminaPetroChina East Java (JOB P-PEJ) di Menara Kuningan Builing 18th& 20th Floor Jl. HR. Rasuna Said Blox X-7 Kav.5 Jakarta 12940. Waktu pengamatan dilakukan pada bulan 10 Agustus – 9Oktober 2015. Waktu operasional pengamatan dilakukan selama hari Senin – Jum’at dimulai pukul 07.00-16.00 WIB.
TUJUAN PENULISAN
Mengetahui proses dan prosedur pengadaan barang/jasa dan mengetahui kriteria apa saja yang digunakan dalam pengadaan barang/jasa.
VISI & MISI PERUSAHAAN
VISI PERUSAHAAN Menjadi perusahaan minyak dan gas bumi hulu
MISI PERUSAHAAN Melaksanakan pengelolaan operasi dan portofolio usaha sektor hulu minyak dan gas bumi secara profesional dan berdaya laba tinggi serta memberikan nilai tambah bagi stakeholders.
Alur Proses Pengadaan Barang/Jasa OPCOM PHE & PCI
YES
YES
SCM/BID COMM
PCI CONTROLLER
BID COMM
Approval
Consultation PQ to SKK Migas > USS 20 M
Prepare bid doc and get approval SKK Migas for value > USS 5 M
Approval As AGG
USER
BID USER COMM
SCM/BID COMM
SCM/HSE/USER
BID COMM
BID COMM
Create CRS and Risk Assesment
Send Scope of Service
Publish Tender
Make Pre-Qual
PQ Approved
Invite Qualifield Vendors
PIC CONTROLLER
HSE
Consultation PQ to SKK Migas > USS 20 M
BID COMM
Tehnical Evalution Approved
BID COMM
BID COMM
1" Envelope Opening
Pre-Bid Meeting, MOM distributed at the meeting
BID COMM
PIC CONTROLLER
Price Nego (if req)
Approval
USER
BID COMM
BID COMM Wait for 3 work days for objection period
USER Make Technical Evaluation, reviewed by SCM
BID COMM
Fax to Unsuccesfull Bidders
2
nd
Review CSMS (High Riks Service)
Make Commercial Evaluation
Envelope Opening
BID COMM
BID COMM
Commercial Evaluation Approved
Prepare Bid Eval Summary and Get GM’s Approval
SCM
SCM
BID COMM
BID COMM
Create PO/Contract
Send LOI to Winner
Wait for 3 work days for protest
Send Plan to Award to All Qualifield Bidders
BID COM
OPCOM PHE & PCI YES
Approval As AAG
YES
SKK Migas Approval for Bid Winner > USS 5 M
No
Aspek
Potensi Masalah a.
Lamanya waktu proses persetujuan lelang
No
Keterangan
Aspek
Potensi Masalah
Pada saat proses dokumen tender (daftar pengadaan)
berjalan
untuk
Keterangan -
mendapatkan
persetujuan dari opcom (pemilik perusahaan)
Peralatan yang disewakan jumlahnya terbatas,
akibatnya
peralatan
tersebut
perusahaan yang ikut lelang. -
terkadang dokumen berhenti, karena terdapat
JD Edwards merupakan sistem ERP (enterprise resources planning) sistem
Ketersediaan peralatan/fasilitas
revisian untuk menyusun atau menghitung OE
ini
menggabungkan
b. Kebutuhan dalam klarifikasi lama
waktu proses teknis
oleh user (pengguna), akibatnya proses untuk
penjualan, pembelian, produksi, dll.
3.
Terjadinya ketidak cocokan antara dokumen penawaran
dengan
barang/jasa
yang
a. Sumber informasi tidak optimal/ kurangnya informasi dan data
tetapi sistem yang ada hanya
berfungsi dibagian finansial saja.
Peralatan/fasilitas -
Sistem
e-procurement
belum
sepenuhnya berfungsi, yang tersedia
di
hanya untuk pendaftaran vendor dan
tawarkan langkahnya yaitu dengan inspeksi
pengumuman lelang saja.
fisik, akibatnya proses lelang menjadi lama. c. Pekerjaan diselesaikan dibelakang jadwal
dari
berbagai departemen seperti akunting,
mendapatkan persetujuan lelang menjadi lama.
Manusia
aktifitas
(owner estimate) barang/jasa yang diperlukan
Akan
1.
ketersediaan mempengaruhi
-
Pelacakan secara online untuk vendor yang
Terjadinya lembur, sehingga panitia scm
mendaftar
berfungsi
tidak
sepenuhnya
secara
keseluruhan.
menyelesaikan pekerjaannya diluar jadwal yang
Akibatnya
telah ditetapkan. Akibatnya biaya meningkat.
vendor yang mendaftar atau yang ikut
- Request
lengkap sehingga waktu pengadaan akan semakin
menambahan
lama,
waktu
karena
untuk
mencari
vendor-
serta.
Dokumen penyedia barang/jasa yang tidak
menjadi
susah
for
umumnya
terdapat
Pengadaan barang/jasa
melengkapi
proposal disetujui
terlambat
jika
penting
dan
(RFP) pada
kebutuhan
pada waktu
tersebut
mendesar
maka
menyebabkan pantia scm menggunakan
dokumen-dokumen tersebut. 2.
Proses
b. Rendahnya partisipasi dan rendahnya frekuensi persaingan harga
Sedikitnya partisipasi yang ikut lelang dan
sistem lelang pemilihan langsung dan 4.
Manajemen
penunjukkan
langsung.
akibatnya
terkadang mendapatkan penyedia yang
rendahnya persaingan harga, sehingga dapat
berkualitas jelek.
terjadi “No Qourum” atau pelelangan gagal.
- Daftar
ada
hanya
Akibatnya lelang ulang dan waktunya lelang
tersedia informasi untuk lelang
pengadaan
yang
menjadi semakin lama.
5.000.000.000
IV-16
KESIMPULAN • Proses dan prosedur pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan oleh Join Oprating Body Pertamina-PetroChina East Java (JOB P-PEJ) menggunakan buku Pedoman Tata Kerja Nomor: PTK-007/SKKO0000/2015/S0 Revisi-III tertanggal 27 Januari 2015. • Pengadaan barang/jasa mengutamakan baik dan kriteria pengadaan barang/jasa yaitu meliputi kualifikasi bisnis perusahaan, anggaran dasar, neraca keuangan, penerimaan pajak tahunan, nomor pokok wajib pajak, pengalaman kerja perusahaan penyedia barang/jasa, pernyataan anti korupsi dan pernyataan tikat komponen dalam negeri, dan lain-lain. Pengadaan barang/jasa mengutamakan kepentingan operasi kegiatan usaha hulu Minyak dan Gas Bumi, dan mengikut sertakan Perusahan Dalam Negeri dan juga harus mengutamakan penggunaan barang/jasa Produksi Dalam Negeri, serta mengutamakan pelaksanaan pekerjaan dilakukan di dalam wilayah negara Republik Indonesia.
SARAN Aturan lelang adalah untuk mendapatkan harga terendah jika evaluasi teknis tidak dilakukan dengan baik dan ketat maka sering terjadi atau didapat lelang harga murah dengan kualitas jelak. Saran yang diharapkan dapat membangun dan bermanfaat bagi Joint Operating Body Pertamina-PetroChina East Java (JOB P-PEJ) Pengadaan barang/jasa di JOB P-PEJ penulis menyarankan untuk memilih peserta lelang berkualitas baik dengan harga rendah dalam proses pengadaan barang/jasa dengan menggunakan metode Analttical Hierarchy Process.
