European Youth Olympic Winter Festival Zimní olympijský festival mládeže Liberec února 2011

European Youth Olympic Winter Festival 2011 10. Zimní olympijský festival mládeže Liberec 12. – 19. února 2011 Zpráva o stavu příprav č.1 Liberec, říjen 2008

OBSAH

Ú V O D ........................................................................................................................... 3 1 . Z Á K L A D N Í D A T A ........................................................................................... 8 1.1.

Overview ............................................................................................................ 8

1.2.

Aktuální informace ............................................................................................. 9

1.3.

Základní harmonogram příprav EYOWF 2011 (Masterplan) ............................ 14

2 . O R G A N I Z A C E ................................................................................................ 17 2.1.

Sport................................................................................................................. 17

2.1.1.

Sporty / Kategorie / Disciplíny .................................................................. 17

2.1.2.

Návrh programu ....................................................................................... 19

2.1.3.

Sportovní areály ....................................................................................... 21

2.2.

Rozpočet .......................................................................................................... 25

2.3. Ubytování ........................................................................................................... 29 2.3.1.

Ubytování delegací NOC - Olympijská vesnice ........................................ 29

2.3.2.

Ubytování ostatních účastníků Festivalu .................................................. 30

2.4.

Akreditace ........................................................................................................ 30

2.5.

Doprava............................................................................................................ 31

2.6.

Dobrovolníci ..................................................................................................... 32

2.7.

Catering............................................................................................................ 33

2.8.

Bezpečnost ...................................................................................................... 34

2.9.

Zdravotní zajištění ............................................................................................ 34

2.10.

IT................................................................................................................ 35

3 . M A R K E T I N G ................................................................................................... 37 3.1.

Základní informace ........................................................................................... 37

3.2.

PR & Komunikace ............................................................................................ 38

3.3. Mediální operace................................................................................................. 39 3.4.

Propagace ........................................................................................................ 40

3.4.1. 3.5.

Corporate Identity ..................................................................................... 41

Sponzoring ....................................................................................................... 44

3.5.1.

Merchandising .......................................................................................... 45

3.6.

Ceremoniály ..................................................................................................... 45

3.7.

Doprovodné programy...................................................................................... 46

3.7.1. 3.8.

Program pro školy .................................................................................... 46

VIP & Guest service ......................................................................................... 47

10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 │ Zpráva o stavu příprav č.1

2│48

ÚVOD

Zimní evropský olympijský festival mládeže (EYOWF) představuje vrcholnou událost mladých sportovců. Pro závodníky ve věku 14 až 18 let představuje totéž, co olympijské hry pro seniory. Tato akce se koná ve dvouletých cyklech a vždy v lichých letech z iniciativy Asociace evropských olympijských výborů. O její organizaci usilují renomovaná zimní střediska v celé Evropě.

Jubilejní, 10. EYOWF v Liberci 2011 představí téměř 1500 sportovců ze 40-45 zemí v osmi druzích sportu: běhu na lyžích, skocích na lyžích, severské kombinaci, alpském lyžování, ledním hokeji, krasobruslení, biatlonu a snowboardingu. Jednotlivé státy budou reprezentovat budoucí hvězdy světového sportu, které v soutěžích dospělých zasáhnou do bojů o medaile na Zimních olympijských hrách v Soči v roce 2014.

Olympijské festivaly mládeže, jejichž zakladatelem je současný prezident Mezinárodního olympijského výboru Jacques Rogge, jsou hned po olympijských hrách seniorů nejprestižnější akcí evropského olympijského hnutí. EYOWF 2011 bude největší sportovní událostí určenou mládeži v historii samostatné České republiky. Pro srovnání: Z hlediska rozsahu soutěží, počtu účastníků, využití sportovišť i organizačního zázemí je to akce, která je výrazně rozsáhlejší než například FIS mistrovství světa v klasickém lyžování Liberec 2009, ale jejíž rozpočet je čtyřikrát menší!

O významu těchto akcí svědčí i skutečnost, že k pravidelným hostům také významní světoví státníci a politici - například čestný prezident Mezinárodního olympijského výboru Juan Antonio Samaranch, současný prezident MOV Jacques Rogge, britská královna Alžběta II., monacký princ Albert či prezidenti, premiéři a ministři evropských zemí. Vzhledem k tomu, jak velký zájem věnují přední zahraniční politici soutěžím této věkové kategorie, lze očekávat, že také Liberec 2011 bude cílem jejich návštěv a diplomatických aktivit.

Pro Liberecký kraj je velkou ctí, že před dvěma lety uspěl v Bruselu se svou kandidaturou. Už v době, kdy se v Liberci začalo připravovat mistrovství světa v klasickém lyžování v roce 2009, na vybudování sportovišť i související infrastruktury sem přišly ze státních dotací významné finanční prostředky. Lyžařským šampionátem však využití sportovišť nekončí – právě naopak. Moderní liberecké areály na Ještědu a ve Vesci je třeba využívat i pro další vrcholné soutěže, jinak by jejich výstavba postrádala hlubší smysl – a EYOWF 2011 je jednou z nich.


3│48

Cílem však není všechny discipliny nasměrovat pouze do Liberce. Tam sice bude centrum a zázemí festivalu, ale záměrem je oživit také další přirozená centra zimních sportů v Jizerských horách a v regionu: Jablonec, Rejdice, Harrachov, Českou Lípu. Tím spíše, že v roce 2010 bude Liberecký kraj navíc hostitelem rozsáhlé generálky na EYOWF v podobě IV. Her zimní olympiády dětí a mládeže České republiky. Obě tyto akce se tak stanou impulsem k tomu, aby se tato střediska zmodernizovala a přitáhla domácí i zahraniční turisty.

Konání tohoto olympijského festivalu v Libereckém kraji lze považovat za významný přínos i proto, že bude mít také pozitivní dopad na rozšíření zimních sportů především mezi školní mládeží a poskytne jí nové sportovní vzory, stejně jako umožní širokou propagaci regionu i jednotlivých pořadatelských středisek a významně zde podpoří rozvoj turistiky a cestovního ruchu

USNESENÍ R ADY A ZAST UPIT ESTVA LIBERECKÉHO KRAJE

Usnesení č. 1150/05/RK ze dne 4.10.2005 Záměr uspořádat zimní část Evropského olympijského festivalu mládeže v roce 2011 ve spolupráci se statutárním městem Liberec Rada kraje po projednání předloženého materiálu s o u h l a s í se záměrem Libereckého kraje spolupodílet se na pořádání zimní části Evropského olympijského festivalu mládeže v roce 2011 ve spolupráci se statutárním městem Liberec a

u k l á d á

Mgr. Petru Doležalovi, náměstkovi hejtmana, předložit záměr ke schválení zastupitelstvu kraje. Termín: 18. 10. 2005

Usnesení č. 284/05/ZK ze dne 18.10.2005 Záměr uspořádat zimní část Evropského olympijského festivalu mládeže v roce 2011 ve spolupráci se Statutárním městem Liberec Zastupitelstvo kraje po projednání s c h v a l u j e záměr Libereckého kraje spolupořádat zimní část Evropského olympijského festivalu mládeže v roce 2011 ve spolupráci se Statutárním městem Liberec


4│48

a

u k l á d á

Mgr. Petru Doležalovi, náměstku hejtmana jednat dále se Statutárním městem Liberec o podmínkách spolupořadatelství festivalu podat zastupitelstvu kraje průběžnou informaci o dalším postupu v této záležitosti. Termín: 01/2006

Usnesení č. 616/07/RK ze dne 12.6.2007 Evropský zimní olympijský festival mládeže 2011 Rada kraje po projednání s o u h l a s í s převzetím pořadatelství Evropského zimního olympijského festivalu mládeže v roce 2011 od Statutárního města Liberec, za podmínek uvedených v důvodové zprávě, s c h v a l u j e zřízení Komise Rady Libereckého kraje pro pořádání Evropského zimního olympijského festivalu mládeže 2011 jako svého poradního a iniciativního orgánu, znění Statutu Komise Rady Libereckého kraje pro pořádání Evropského zimního olympijského festivalu mládeže 2011 uvedeného v příloze číslo 1 důvodové zprávy, znění Jednacího řádu Komise Rady Libereckého kraje pro pořádání Evropského zimního olympijského festivalu mládeže 2011 uvedeného v příloze číslo 2 důvodové zprávy, j m e n u j e Komisi Rady Libereckého kraje pro pořádání Evropského zimního olympijského festivalu mládeže v roce 2011 ve složení: Mgr. Petr Doležal, náměstek hejtmana, bytem: Zahradní 1203, Lomnice nad Popelkou, Radim Zika, náměstek hejtmana Libereckého kraje, bytem: Pampelišková 1541, Liberec, Ing. Karel Dolejší, statutární náměstek hejtmana, bytem: Nový Svět 46, Harrachov, Ing. Roman Kumpošt, prezident organizačního výboru Mistrovství světa v klasickém lyžování 2009, bytem: Na Vyhlídce 1043, Liberec, Ing. Ondřej Červinka, náměstek primátora Statutárního města Liberec, bytem: Hálkova 1103/4, Liberec, Ing. Karla Dolejšího, statutárního náměstka hejtmana, předsedou Komise Rady Libereckého kraje pro pořádání Evropského zimního olympijského festivalu mládeže v roce 2011, Ing. Romana Kumpošta, prezidenta organizačního výboru Mistrovství světa v klasickém lyžování 2009, místopředsedou Komise Rady Libereckého kraje pro pořádání Evropského zimního olympijského festivalu mládeže v roce 2011


5│48

a

u k l á d á

Ing. Karlu Dolejšímu, náměstkovi hejtmana, předložit záměr převzetí pořadatelství Evropského zimního olympijského festivalu mládeže 2011 Zastupitelstvu Libereckého kraje ke schválení, Termín: 26. 06. 2007 jednat s majiteli a provozovateli sportovišť o podmínkách jejich využití pro potřeby Evropského zimního olympijského festivalu mládeže 2011.

Usnesení č. 188/07/ZK ze dne 26.6.2007 Evropský zimní olympijský festival mládeže 2011 Zastupitelstvo kraje po projednání s c h v a l u j e převzetí pořadatelství Evropského zimního olympijského festivalu mládeže v roce 2011 od Statutárního města Liberec, za podmínek uvedených v důvodové zprávě.

Usnesení č. 724/07/RK ze dne 18.9.2007 Evropský zimní olympijský festival mládeže 2011 - Hostitelská smlouva Rada kraje po projednání s c h v a l u j e Host City Contract for the 10th Winter European Youth Olympic Festival Liberec 2011/ Smlouvu s hostitelským městem na 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 (smlouva číslo OLP/996/2007) a

u k l á d á

RNDr. Robertu Gambovi, vedoucímu odboru školství, mládeže, tělovýchovy a sportu, předložit Petru Skokanovi, hejtmanovi, k podpisu smlouvu číslo OLP/996/2007.

Usnesení č. 416/08/RK ze dne 8.4.2008 Poskytnutí dotace z rozpočtu Libereckého kraje na přípravu a realizaci 10. Evropského zimního olympijského festivalu 2011 Rada kraje po projednání souhlasí


6│48

s poskytnutím dotace EYOWF 2011, o.p.s., Masarykova 457, Liberec, v celkové výši 126.800.000,- Kč v rozložení: rok 2008 - 14.000.000,- Kč, rok 2009 - 20.000.000,- Kč, rok 2010 - 50.000.000,- Kč, rok 2011 - 42.800.000,- Kč, schvaluje smlouvu o poskytnutí dotace z rozpočtu Libereckého kraje číslo OLP/499/2008 a ukládá Ing. Karlu Dolejšímu, statutárnímu náměstkovi hejtmana, předložit návrh na poskytnutí dotace z rozpočtu Libereckého kraje na přípravu a realizaci 10. Evropského zimního olympijského festivalu 2011 Zastupitelstvu Libereckého kraje, Termín: 29. 4. 2008 RNDr. Robertovi Gambovi, vedoucímu odboru školství, mládeže, tělovýchovy a sportu předložit smlouvu o poskytnutí dotace z rozpočtu Libereckého kraje číslo OLP/499/2008 k podpisu Petru Skokanovi, hejtmanovi.

Usnesení č. 123/08/ZK ze dne 29.4.2008 Poskytnutí dotace z rozpočtu Libereckého kraje na přípravu a realizaci 10. Evropského zimního olympijského festivalu 2011 Zastupitelstvo kraje po projednání rozhoduje o poskytnutí dotace EYOWF 2011 o.p.s., Masarykova 457, Liberec v celkové výši 126.800.000,Kč v rozložení: rok 2008 - 14.000.000,- Kč, rok 2009 - 20.000.000,- Kč, rok 2010 - 50.000.000,Kč, rok 2011 - 42.800.000,- Kč.


7│48

1. ZÁKL ADNÍ D AT A 1.1. Overview Termín: 12. – 19. 2. 2011 Základní charakteristika Projekt EYOWF 2011 je koncipován jako kompaktní akce na území Libereckého kraje. Umístění sportovišť, administrativního a organizační zázemí, ubytování sportovců – vše je řešeno ve snaze poskytnout účastníkům akce komfortní a příjemné prostředí, funkční organizační systém a snadnou i časově nenáročnou dostupnost všech základních míst, kde se bude Festival odehrávat. Sportovní odvětví Alpské lyžování Běh na lyžích Skoky na lyžích Severská kombinace Lední hokej Krasobruslení Biatlon Snowboarding

Místo konání Liberec Liberec Liberec Liberec Liberec / Jablonec n. N. Liberec Jablonec n. N. Kořenov

Areál Ještěd Vesec Ještěd Ještěd, Vesec Tipsport aréna /Zimní stadion Tipsport aréna Břízky Snowpark Rejdice


8│48

Ubytování a celkové zázemí všech sportovců (olympijská vesnice) a jejich doprovodů je plánováno v areálu kolejí Technické univerzity v Liberci. Hlavním hotelem pro officials, hosty EOC, NOC a další VIP hosty bude Grandhotel Zlatý Lev v centru města Liberec (kde se bude nacházet i sub-akreditační středisko), případně hotel Babylon. Administrativně – technické zázemí akce se bude nacházet na kolejích Technické univerzity v Liberci (olympijská vesnice), které se nacházejí ve městě a disponují snadným přístupem a velkým počtem parkovacích ploch. V těchto prostorách bude umístěno sídlo organizačního výboru v průběhu akce, akreditační středisko, dopravní dispečink, zázemí pro dobrovolníky atd. Doprava bude organizována standardním způsobem za použití speciální kyvadlové dopravy pro akreditované účastníky. Hlavním letištěm se stane Praha–Ruzyně. Vzdálenost mezi Prahou a Libercem činí 100 km. Zahajovací a zakončovací ceremoniály se uskuteční v Tipsport aréně. Medailové ceremoniály a doprovodné programy jsou plánovány na náměstí Dr. E. Beneše před libereckou radnicí. Hlavní tiskové středisko bude umístěno v centru města. Na každém sportovišti bude k dispozici subtiskové středisko.

1.2. Aktuální informace Na základě usnesení Rady kraje č. 896/07/RK byla vypsána a zadána veřejná zakázka na zpracování „Projektu organizace Festivalu EYOWF 2011“. Projekt byl vypracován do poloviny prosince 2007. Tento projekt nadále slouží jako základní manuál organizace akce, na základě kterého se vypracovávají podrobné projekty zajištění jednotlivých sekcí organizačního výboru. Počátkem roku 2008 proběhly veškeré legislativně-administrativní kroky k založení nového právního subjektu - obecně prospěšné společnosti (o.p.s.), která zastřešuje organizační výbor a celou organizaci EYOWF 2011. Zřizovatelem a stoprocentním vlastníkem této společnosti je Liberecký kraj. Dne 28. února 2008 schválilo Zastupitelstvo Libereckého kraje znění zakladatelské listiny obecně prospěšné společnosti s názvem EYOWF 2011. Dne 14. března 2008 Liberecký kraj, zastoupen náměstkem hejtmana Libereckého kraje Ing. Karlem Dolejším, tuto obecně prospěšnou společnost založil. Společnost byla zapsána do rejstříku obecně prospěšných společností vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl O, vložka č. 236, dne 22. dubna 2008. EYOWF 2011, o.p.s. byla založena za účelem přípravy a realizace 10. Zimního evropského olympijského festivalu mládeže v Liberci v roce 2011. Poskytování níže uvedených obecně prospěšných služeb směřuje k naplnění tohoto účelu.


9│48

Společnost poskytuje tyto obecně prospěšné služby: a) Koordinace organizační přípravy EYOWF a zajištění realizace EYOWF v souladu s hostitelskou smlouvou a s dalšími dohodami uzavřenými mezi Evropským olympijským výborem, Českým olympijským výborem a Libereckým krajem b) Vyhledávání možných finančních zdrojů a zpracování podkladů pro žádosti o finanční podporu přípravy a realizace EYOWF c) Projednávání materiálů a formulování návrhů týkajících se EYOWF, předkládaných orgánům Libereckého kraje d) Organizace propagačních aktivit týkajících se EYOWF e) Uspořádání Olympiády dětí a mládeže v roce 2010 Sídlo o.p.s. se nachází na adrese: Masarykova 457/4, Liberec 1, PSČ: 460 01, telefonické spojení: 484840235, e-mail: [email protected]. Počínaje květnem 2008 zahájila společnost činnost a přebrala tímto veškerou odpovědnost za přípravy a organizaci Festivalu a nahradila tak, do té doby funkční, Komisi EYOWF 2011 při Libereckém kraji. Dne 6. května 2008 proto rozhodla Rada Libereckého kraje o rozpuštění Komise EYOWF 2011, která do vzniku o.p.s administrovala chod příprav EYOWF 2011. Předsedou Správní rady společnosti se stal náměstek hejtmana pověřený vedením resortu školství, mládeže, tělovýchovy a sportu Mgr. Petr Doležal. Místopředsedou je generální sekretář Českého olympijského výboru JUDr. Petr Hrubec. Dalšími členy správní rady jsou člen rady kraje pověřený vedením resortu dopravy Mgr. Vladimír Richter, statutární náměstek hejtmana pověřený vedením resortu ekonomického Ing. Karel Dolejší, zástupce ředitele Krajského úřadu pro koordinaci a vedoucí oddělení sekretariátu ředitele Ing. Miroslav Mach a náměstek primátora Statutárního města Liberec pro vzdělávání, sport, kulturu a cestovní ruch Ing. Ondřej Červinka. Členy dozorčí rady jsou krajští zastupitelé Ing. Karel Kapoun, Ing. František Mojžíš a Mgr. Stanislav Pěnička. Ředitelem společnosti byl jmenován Ing. Martin Ditrich a tajemníkem Daniel Merz. Dne 12. května 2008 byla podepsána smlouva mezi Libereckým krajem a EYOWF 2011, o.p.s. o poskytnutí dotace na organizaci Festivalu ve výši 126.800.000,-Kč s následujícím čerpáním v jednotlivých letech: 2008 2009 2010 2011

14.000.000 Kč 20.000.000 Kč 50.000.000 Kč 42.800.000 Kč

Tímto krokem byl završen celý proces převodu práv a povinností vyplývajících z hostitelské smlouvy na pořádání EYOWF 2011. První jednání Správní rady (SR) proběhlo ihned po zápisu společnosti do rejstříku a to dne 23. dubna 2008. Zasedání SR se konají jednou měsíčně.


10│48

Dosavadní jednání proběhla v termínech: 21. 5.2008 24. 6.2008 25. 8.2008 29. 9.2008 3. 11.2008 Organizační výbor Obecně prospěšná společnost je právním subjektem, který zastřešuje organizační výbor (OV). Strukturu organizačního výboru tvoří čtyři úrovně řízení: Předsednictvo Správní rada o.p.s. Výkonné vedení výkonný ředitel, finanční ředitel a generální sekretář Koordinátoři sportovní ředitel, technický ředitel, koordinátor marketingu, koordinátoři sekce dobrovolníci a IT koordinátor Manažeři vedoucí pracovníci jednotlivých sekcí Podrobněji je schéma celého organizačního výboru znázorněno níže. Hlavním úkolem organizátorů v letošním roce je personální obsazení organizačního výboru a vypracování podrobných projektů jednotlivých sekcí zajištujících přípravu a organizaci Festivalu. Vypracováním jednotlivých projektů jsou pověřeni budoucí manažeři jednotlivých sekcí, kteří tyto projekty poté budou i naplňovat v praxi. Na základě již zadaných výběrových řízení a veřejných zakázek jsou v současné době pokryty následující sekce a tím pádem i obsazení postů v organizačním výboru: Výkonné vedení: Výkonný ředitel – Kateřina Nyčová Finanční ředitel – Martin Ditrich Generální sekretář – Daniel Merz Koordinátoři: Sportovní ředitel – Ivo Gréger Koordinátor marketingu – Radana Slaninová IT koordinátor – Tomáš Bureš Koordinátor sekce dobrovolníci – Vanda Šulcová Organizační výbor v současné době jedná se všemi dalšími vytipovanými adepty na pozice manažerů s tím, že všechny posty organizačního výboru budou obsazeny během prvních měsíců roku 2009. Organizační výbor začne pravidelně zasedat od dubna 2009 a to jedenkrát měsíčně.


11│48

Logo EYOWF Koncem roku 2007 vyhlásil Liberecký kraj výtvarnou soutěž pro žáky a studenty uměleckých škol na logo 10. Zimního evropského olympijského festivalu mládeže Liberec 2011. Ze všech došlých návrhů vybrala hodnotící komise čtyři nejzdařilejší, které byly představeny veřejnosti. Následně byla všechna čtyři loga vyvěšena na internetových stránkách kraje k veřejnému hlasování. Veřejnost svým hlasováním určila pořadí na 3. a 4. místě, zbylé dva návrhy, které měly nejvíce hlasů, opět porovnávala hodnotící komise, která Radě a Zastupitelstvu Libereckého kraje doporučila vítězné logo. V dubnu 2008 byl tento návrh schválen Českým olympijským výborem, Zastupitelstvem Libereckého kraje a poté byl návrh odeslán EOC ke schválení. Autorkou vítězného loga je Veronika Vysloužilová ze Střední uměleckoprůmyslové školy v Jablonci nad Nisou. Dne 17. července 2008 bylo zasláno logo včetně grafického manuálu EOC ke schválení a ještě tentýž den byl tento ze strany EOC schválen.


12│48

Převod marketingových práv EYOWF 2011 Ve dnech 22. až 24. května 2008 se konal v italském Sorrentu 29. seminář EOC. Za OV EYOWF 2011 se semináře zúčastnili finanční ředitel Martin Ditrich a generální sekretář Daniel Merz. V rámci tohoto semináře EOC schválil převod marketingových práv Festivalu z EOC na organizační výbor respektive EYOWF 2011, o.p.s. s tím, že tato práva nebudou převáděna speciální smlouvou, avšak organizátor je povinen předložit kontrakty EOC ke schválení. Koordinační komise EYOF EOC rovněž na semináři v Sorrentu jmenoval koordinační komisi EOC pro dohled nad přípravami EYOWF 2011. Předsedou koordinační skupiny se stal Janko Dvoršak ze Slovinska a druhým členem Volodymyr Gerashchenko z Ukrajiny. První inspekce této pracovní skupiny se uskutečnila v listopadu tohoto roku. Olympiáda dětí a mládeže České republiky 2010 Rada Libereckého kraje na svém 14. zasedání dne 20. listopadu 2007 schválila usnesením č. 1169/07/RK záměr Libereckého kraje kandidovat na pořadatelství Her IV. zimní olympiády dětí a mládeže 2010. Uzávěrka přihlášek byla Českým olympijským výborem stanovena na 16. května 2008. Na základě výběrového řízení byl Liberecký kraj pověřen Českým olympijským výborem pořadatelstvím Her IV. zimní olympiády dětí a mládeže ČR v roce 2010 (ZODM 2010). Smlouva o pořádání Her IV. zimní olympiády dětí a mládeže byla podepsána dne 9. října 2008. Pořadatelstvím této akce byla pověřena společnost EYOWF 2011, o.p.s , která tuto olympiádu zároveň chápe jako generální zkoušku pro EYOWF 2011. Olympiáda se bude konat od 31. ledna do 5. února 2010. Starší žáci ze všech 14 krajů budou soutěžit v následujících sportovních disciplínách - běh na lyžích, skoky na lyžích, severská kombinace, alpské lyžování, snowboarding, lední hokej, biatlon, krasobruslení, rychlobruslení a dále v doprovodných kulturních soutěžích - korespondenční výtvarná soutěž a standardní tanec. Rezervace sportovišť a ubytovacích kapacit Během měsíce září Organizační výbor zahájil proces rezervací sportovišť, ve kterých se budou konat jednotlivé soutěže. Díky tomu, že se v Libereckém kraji nachází více zimních středisek, ve kterých je možné soutěže Festivalu uspořádat, jednal Organizační výbor i se zástupci těchto středisek. Znamená to tedy, že téměř pro všechny disciplíny budou k dispozici záložní sportoviště pro případ nepříznivých klimatických podmínek. Dále byla zahájena jednání s Technickou univerzitou v Liberci o spolupráci při ubytování, stravování a poskytnutí zázemí pro chod Organizačního výboru během Festivalu. Byly zarezervovány i další ubytovací kapacity pro hosty Festivalu v libereckých hotelech. Informační systém Organizační výbor má k dispozici rozsáhlý informační systém, který v současné době dolaďuje a testuje. Tento systém by měl usnadnit proces plánování a realizace celé organizace Festivalu.


13│48

Web Dne 6. října 2008 byly spuštěny oficiální internetové stránky Festivalu www.eyowf2011.cz. Obeslání NOC, sportovních federací a národních svazů V polovině měsíce října byly rozeslány informační dopisy jednotlivým národním olympijským výborům, mezinárodním sportovním federacím a národním sportovním svazům se základními informacemi o konání Festivalu a s žádostí o nominace příslušných technických delegátů, rozhodčích a kontaktních osob. Inspekce EOC 2. - 5. listopadu 2008 proběhla první inspekční návštěva komisařů EOC ve složení Janko Dvoršak a Volodymyr Gerashchenko. V rámci této inspekce komisaři navštívili areály, ve kterých se budou konat jednotlivé disciplíny Festivalu a zároveň s organizátory prodiskutovali jednotlivá témata v rámci příprav a organizace EYOWF 2011. Setkání šéfů misí ve Szczyrku Ve dnech 6. - 9. listopadu se konalo v dějišti EYOWF 2009, polském Szczyrku setkání šéfů misí, kterého se zúčastnila i delegace Organizačního výboru EYOWF 2011 ve složení Kateřina Nyčová, Martin Ditrich a Daniel Merz. V rámci tohoto setkání proběhlo i upřesnění aktivit OV EYOWF 2011 v průběhu EYOWF 2009.

1.3. Základní harmonogram příprav EYOWF 2011 (Masterplan) Masterplan EYOWF 2011 / verze 1 2008 11/08

Progress report č.2

11/08

Tisková konference č.1

11/08

Zahájení monitoringu médií

12/08

Zpracování projektů jednotlivých sportovních disciplín a sekcí OV

12/08

Valná hromada EOC - prezentace progress report č.2

2009 01/09

Doobsazení manažerů sekcí OV

02/09

MS 2009

02/09

Finální schválení sportovního programu a kategorií EYOWF 2011 na EOC

03/09

EYOWF 2009

03/09

Zakončovací ceremoniál EYOWF 2009; převzetí pořadatelství (Polsko)

03/09

Update základního organizačního plánu v.2 (masterplan)

03/09

Spuštění informačního systému

03/09

Obeslání NOC č.2

04/09

Zahájení vydávání newsletterů


14│48

04/09

Zahájení náboru dobrovolníků

05/09

30. seminář šéfů misí a generálních sekretářů

06/09

Uzavření smluvních vztahů na pronájem a technickou úpravu sportovišť

06/09

Zahájení oslovování partnerů Festivalu

07/09

EYOSF 2009 (Finsko)

09/09

Spuštění programu pro školy

10/09

Inspekce Koordinační skupiny č.2

11/09


11/09

Rozdělení dobrovolníků do sekcí

12/09

Zpracování logistiky areálů

12/09

Projekt fungování olympijské vesničky

12/09 12/09 03/10 12/09 12/09

Zaškolení dobrovolníků 1. fáze Zkušební závody Valná hromada EOC - prezentace progress reportu č.3 Update základního organizačního plánu v.3 (masterplan)

2010 02/10

Hry IV. zimní olympiády dětí a mládeže ČR - generálka EYOWF 2011

04/10

Představení maskota

05/10

31. seminář šéfů misí a generálních sekretářů

06/09

Zpracování detailní zónace areálů

06/10

Představení hudební znělky a spotu

08/10

Zpracování technického manuálu

08/10

Zpracování příručky pro šéfy misí

08/10

Spuštění akreditačního systému na webových stránkách

09/10

Zahájení soutěže o design medailí EYOWF 2011 pro umělecké školy

09/10

Update základního organizačního plánu v.4 (masterplan)

09/10

Zaslání tech. manuálu a směrnic pro šéfy misí ke schválení Komisi EYOF

09/10

Spuštění merchandisingového programu

10/10

První kolo přihlášek účastníků EYOWF (preliminary entries by numbers)

10/10

Zaslání Technického manuálu a směrnic pro šéfy misí jednotlivým NOC

11 - 12/10

Zaškolení dobrovolníků 2. fáze

11/10

2. kolo přihlášek (final entries by numbers)

11/10


11/10

Seminář TD, Koordinační komise EYOF č.3

11/10

Seminář šéfů misí v Liberci

12/10

Valná hromada EOC - prezentace Progress reportu č.4


15│48

2011 01/11

Třetí kolo přihlášek účastníků EYOWF (entries by name - long list)

01/11

Zahájení mobilních instalací a přípravy areálů

01/11

Čtvrté kolo přihlášek účastníků EYOWF (entries by name - short list)

02/11

Konání EYOWF 2011

02/11

Zahajovací ceremoniál

02/11

Zakončovací ceremoniál

03/11

Zpracování finálního reportu

12/11

Valná hromada EOC - prezentace finálního reportu


16│48

2. ORGANIZ ACE 2.1. Sport 2.1.1. Sporty / Kategorie / Disciplíny Na programu EYOWF 2011 je 8 sportovních odvětví, z toho 1 kolektivní a 7 individuálních sportů. Kompletní přehled je uveden v následující tabulce. Tabulka je prozatím pouze návrhem organizačního výboru a druhy sportů i typy závodů budou projednány na úrovni jednotlivých mezinárodních sportovních federací a následně předloženy se schválení EOC. Věkové kategorie jsou také předmětem dohody a schválení EOC. Organizační výbor bude postupovat dle zvyklostí a finální, EOC již odsouhlasený, program včetně časového rozpisu specifikací ročníků a kategorií rozešle dva roky před zahájením EYOWF 2011 t.j. v únoru 2009. Seznam zkratek použitých v níže uvedených tabulkách: AL alpské lyžování BI biatlon BL běh na lyžích SK severská kombinace SL skoky na lyžích SNB snowboarding KR krasobruslení LH lední hokej D dívky CH chlapci SBX boarder cross HS hill size (udávaná oficiální velikost můstku) K klasická technika V volná technika


17│48

Tabulka sportů, kategorií a jednotlivých disciplín na EYOWF 2011 Druh sportu

Ročníky

Disciplína (draft)

Sportovní areál

Náhradní sportovní areály

Ještěd

Harrachov

Ještěd, Vesec

Harrachov, Bedřichov

Vesec

Bedřichov, Harrachov

Ještěd

Harrachov, Rokytnice, Špičák

Rejdice

Špičák, Rokytnice, Harrachov

1994, 1995

Chlapci Dívky Smíšené štafety

1993, 1994 1993, 1994

Chlapci Dívky Chlapci Dívky

HS 100 individual HS 100 týmy HS 100 / 7,5 individual HS 100 / 4x5 km štafeta 10 km K (CH) 7,5 km K (D) Sprint (CH a D) 7,5 km V (CH) 5 km V (D) 4 x5 km štafety (CH a D) Obří slalom (CH a D) Slalom (CH a D) Boardercross (CH a D) Paralel.obří slalom (CH a D)

Biatlon

1994,1995

Chlapci Dívky Smíšené štafety

Sprint (CH a D) Pursuit (CH a D) Štafety (CH a D)

Břízky

Lední hokej

1994, 1995, 1996

Chlapci

Základní skupiny Semifinále O 3. místo Finále

Tipsport aréna Liberec / Zimní stadion Jablonec n. N.

Krasobruslení

1994, 1995, 1996

Chlapci Dívky

Krátký program (CH a D) Volný program (CH a D)

Tipsport aréna Liberec

Skok na lyžích Severská kombinace

Běh na lyžích

Alpské lyžování Snowboarding

1994, 1995 1994, 1995

Kategorie Chlapci Chlapci


18│48

Harrachov

2.1.2. Návrh programu Návrh sportovního programu Zimního evropského olympijského festivalu mládeže 2011 8:00 8:30 9:00 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 15:30 16:00 16:30 17:00 17:30 18:00 18:30 19:00 19:30 20:00 20:30 21:00 21:30 AL

oficiální trénink

N e d ě le 1 3 .2 .

BI

oficiální trénink - CH

BL

oficiální trénink - D


SK SL SNB

oficiální trénink SBX

KR

krátký program - oficiální trénink - CH

LH

trénink

krátký program - oficiální trénink - D obří slalom - D

p o n d ě lí 1 4 .2 .

AL BI

sprint - CH

BL

7,5 km C - D

SK

ofic. tréning - skok

10 km C CH ofic.tr. běh

SL

ofic. tréning + kvalifikace

SNB KR

oficiální trénink SBX krátký program - CH

krátký program - D

LH

trénink

AL

obří slalom - CH

BI Ú te r ý 1 5 .2 .

sprint - D

BL SK

oficiální trénink - CH kvalifi. D

zápas A1:A2 oficiální trénink

oficiální trénink - D rozjížďky D rozjížďky CH Sprint Sprint D CH

kvalifi. CH HS 100

7,5 km

SL SNB KR LH

zápas B4:B5

HS 100 individuál boarder cross - D+CH volný program - oficiální trénink CH

volný program - oficiální trénink D trénink


zápas A2:A3

19│48

zápas B5:B6

Návrh sportovního programu Zimního evropského olympijského festivalu mládeže 2011 8:00 8:30 9:00 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 15:30 16:00 16:30 17:00 17:30 18:00 18:30 19:00 19:30 20:00 20:30 21:00 21:30 AL

S tře d a 1 6 .2 .

BI

pursuit CH

SK


pursuit D

BL

oficiální trénink ofic.tr. běh

ofic. tréning - skok

SL

of. tréning+kvalifikace trénink paralelní obří slalom

SNB KR

volný program - CH

volný program - D

LH

trénink

AL

slalom - CH

BI Č tv rte k 1 7 .2 .

slalom - D

BL

oficiální trénink - CH oficiální trénink - D 7,5 km V 5 km V - D CH

SK

týmy HS 100

zápas A1:A3 oficiální trénink

týmy 4x5 km

SL SNB

zápas B4:B6

HS 100 týmy paralelní obří slalom - D+CH

KR LH AL P á te k 1 8 .2 .

BI BL

trénink

zápas o 5. místo

paralelní slalom týmy smíšené štafety smíšené štafety 4x5 km

SK SL SNB KR LH

trénink


finále

20│48

zápas o 3. místo

Sportovní a technické zajištění závodů Ihned po přidělení pořadatelství EYOWF zahájil organizační výbor konkrétní jednání týkající se sportovní organizace závodů. Byly osloveny sportovní kluby, které mají bohaté zkušenosti s pořádáním závodů mezinárodní úrovně a nejvyšší národní úrovně a které mají současně dobrou znalosti jednotlivých areálů. Každý sport má svého manažera, odborníka na daný sport, se zkušenostmi s pořádáním závodů a se znalostí odborné stránky a pravidel. Manažeři sportu spolu s kluby jsou zodpovědní za přípravu a průběh soutěží. Kluby ve spolupráci s areály zajistí i měření a výsledkový servis jednotlivých závodů. Kluby společně s organizačním výborem sestaví skupinu kvalitních rozhodčí, sekretariátů i ostatních funkcionářů závodů, jejichž výběr spadá do kompetence organizátorů. Organizační výbor, v souladu s hostitelskou smlouvou, obeslal všechny dotčené mezinárodní federace úvodním oslovovacím dopisem, v němž mimo jiné požádal o přidělení technických delegátů jednotlivých sportů. Úvodní oslovovací dopis byl zaslán i dotčeným národním sportovním svazům.

2.1.3. Sportovní areály Organizační výbor provedl rezervace všech sportovních areálů a nyní jedná s jednotlivými provozovateli o podmínkách a rozsahu zajištění. Tyto podmínky budou stvrzeny smluvními vztahy. Plánovaný termín podpisu smluv je do 30. 6. 2009


21│48

Přehled areálů a vzdáleností od olympijské vesnice Disciplína

Město

Areál

Vzdálenost od olympijské vesnice (km)

Alpské lyžování

Liberec

Sjezdařský areál Ještěd

9

Běh na lyžích

Liberec

Běžecký areál Vesec

9

Skok na lyžích

Liberec

Skokanský areál Ještěd

9

Severská kombinace

Liberec

Ještěd/Vesec

6 (vzdálenost mezi areály)

Lední hokej

Liberec Jablonec n. N.

Tipsport arena Zimní stadion

5 / 14

Krasobruslení

Liberec

Tipsport arena

5

Biatlon

Jablonec

Biatlonový areál Břízky

15

Snowboarding

Rejdice

Snowpark Rejdice

31

Tipsport aréna (Liberec) Tipsport aréna se nachází přímo ve městě Liberci u dálnice Liberec - Praha, 5 km od olympijské vesnice. Plánované soutěže EYOWF 2011: Hokejový turnaj chlapců v ledním hokeji Soutěže v krasobruslení - Soutěžní zápasy turnaje v ledním hokeji proběhnou na hlavní a tréninkové ledové ploše v Tipsport aréně. - Tréninky hokejových týmů se budou odehrávat na dvou tréninkových ledových plochách. - Soutěže v krasobruslení proběhnou na hlavní ledové ploše v Tipsport aréně. Záložní sportoviště: U tohoto areálu nepředpokládá OV záložní sportoviště. Obecné informace: Multifunkční hala splňuje veškerá kriteria pro nejvyšší mezinárodní soutěže v ledním hokeji. Kapacita haly pro sportovní akce je 7 500 sedadel a 48 skyboxů. Kapacita pro handicapované - 36 míst Kapacita pro média - 106 míst Centrální parkoviště - 816 míst VIP parking - 177 míst Ostatní parkoviště - 400 míst Hlavní ledová plocha má rozměry 60 x 26 metrů 2 ledové plochy ve vedlejší hale (58 x 28 metrů a 58 x 26 metrů) Multimediální kostka se čtyřmi projekčními plochami o úhlopříčce 4,6 m Multimediální pás délce 256 m a výšce 72 cm z LED technologie V hale je k dispozici 6 šaten, ošetřovna, posilovna a presscentrum Cateringové zázemí je tvořeno barem ve 2. NP a restaurací ve vedlejší budově


22│48

Sportovní areál Ještěd (Liberec) Sportovní areál Ještěd, ve kterém budou probíhat v závody v alpském lyžování a ve skoku na lyžích, leží na úpatí hory Ještěd na jihozápadní straně města Liberec, 9 km od olympijské vesnice Skiareál Ještěd je expandující sportovní středisko. Areál je nositelem čtyř hvězdiček a patří mezi přední horská střediska v zemi. V nejbližším okolí se nachází až 500 parkovacích míst. Areál je dostupný tramvají přímo z města. 1) Skokanský areál Ještěd Plánované soutěže EYOWF 2011: Individuální a týmový závod ve skoku na lyžích na můstku HS 100 Individuální a týmový závod ve skoku na lyžích do severské kombinace na můstku HS 100 Záložní sportoviště Sportovní areál Harrachov (40 km od Liberce) Obecné informace Skokanský areál s můstky HS 100 a HS 134 disponuje kompletním zázemím na špičkové úrovni (proběhne zde FIS Mistrovství světa v klasickém lyžování v roce 2009) Oba můstky disponují chlazenou nájezdovou stopou, umělou hmotou V areálu se nachází veškerá potřebná infrastruktura - věž rozhodčích, tribuny, kvalitní příjezdová komunikace, multifunkční budova se zázemím pro sportovce, organizátory, média, VIP cateringové služby atd.. Oba můstky jsou vybaveny technikou pro umělé zasněžování 2) Sjezdařský areál Ještěd Plánované soutěže EYOWF 2011 Závody v alpském lyžování – slalom, obří slalom a paralelní slalom týmů - Tréninková trať – 920 metrů dlouhá sjezdovka „Slalomák“ - Závodní trať – 700 metrů dlouhá sjezdovka „Pod Lany“ Záložní sportoviště Tanvaldský špičák (25 km od Liberce), Rokytnice nad Jizerou (48 km od Liberce) Obecné informace V areálu se nachází 9 lanovek a 12 sjezdovek o celková délce 12,5 km 95% tratí je uměle zasněžováno Zázemí závodu bude zajištěno v multifunkční budově u skokanského areálu (viz. výše) Bežecký areál Vesec (Liberec) Sportovní areál Vesec leží na jižní straně Liberce u dálnice Liberec-Praha, 9 km od olympijské vesnice


23│48

Plánované soutěže EYOWF 2011 Závody v běhu na lyžích na tratích 1,2 km (sprint), 5 km, 7,5 km a 10 km a 4 x 5 km Závody v běhu na lyžích do severské kombinace na tratích 5 km a 7,5 km a 4 x 5 km Záložní sportoviště Bedřichov (11 km od Liberce) Obecné informace Běžecký areál ve Vesci je zcela nový moderní areál s možností celoročního využití pro vrcholové sportovce i veřejnost. Areál byl dokončen v roce 2008. Multifunkční budova na stadionu nabízí zázemí pro VIP, média, závodníky, organizátory, catering, zdravotní zajištění atd. Přejezd ze skokanského areálu trvá cca 15 minut, což je velká výhoda při závodech severské kombinace. Areál disponuje dvěma základními okruhy dlouhými 3,75 km lze zkrátit na 3,3 a 2,5 km. Kombinací základních okruhů vzniknou okruhy dlouhé 5 km a 7,5 km. Nechybí ani trať pro sprint v délce 1,2 km pro ženy a 1,3 km pro muže. Biatlonový areál Břízky (Jablonec nad Nisou) Sportovní areál Břízky leží na východním okraji Jablonce nad Nisou, 15 km od olympijské vesnice Plánované soutěže EYOWF 2011 Závody v biatlonu – sprint, pursuit a smíšené štafety Záložní sportoviště Sportovní areál Harrachov (40 km od Liberce) Obecné informace Na stadionu se nachází věž pro rozhodčí a časomíru, zázemí pro sportovce, organizátory, VIP, catering atd. Střelnice disponuje 26 střeleckými stavy. Mezi Jabloncem nad Nisou a Libercem funguje kvalitní dopravní spojení. Celý areál je možno uměle zasněžit. Snowpark Rejdice Sportovní areál Rejdice leží 31 km od olympijské vesnice východním směrem od Liberce Plánované soutěže EYOWF 2011 Závody ve snowboardingu – paralelní slalom a snowboardcross Záložní sportoviště Tanvaldský špičák (25 km od Liberce) Obecné informace Středisko využívá moderní bezdotykový odbavovací systém. V moderním snowparku se nalézá trať pro snowboardcross, U rampa a skoky (největší skok - o výšce 10 metrů - je jeden z největších v České republice). Celý areál je vybaven nejmodernější technikou pro umělé zasněžování.


24│48

Parkoviště pojme na 400 osobních automobilů. V areálu se nachází zázemí pro catering, VIP, organizátory a média. Zimní stadion Jablonec nad Nisou (Jablonec nad Nisou) Zimní stadion v centru města Jablonce nad Nisou je od olympijské vesnice vzdálen 14 km Plánované soutěže EYOWF 2011 Hokejový turnaj chlapců v ledním hokeji Záložní sportoviště U tohoto areálu nepředpokládá OV nutnost záložního sportoviště Obecné informace Hala pro 1 500 diváků Nachází se zde zázemí pro sportovce, OV, VIP, média, catering atd. Ledová plocha má rozměry 59 x 26 metrů V zázemí stadionu je k dispozici posilovna Infrastruktura Všechny areály nabízejí kvalitní zázemí odpovídající standardům evropských závodů. Pevné stavby, které jsou základní součástí areálů, budou doplněny mobilní infrastrukturou dle potřeby (např. buňky pro sportovce, tribuny, velkoplošné vyhřívané stany a další) tak, aby byla splněna všechna požadovaná kritéria.

2.2. Rozpočet Na základě celkového projektu organizace Festivalu a podpisu smlouvy o poskytnutí dotace mezi Libereckým krajem a EYOWF 2011, o.p.s. došlo k revizi rozpočtu Festivalu a následnému naplánování nákladů v jednotlivých letech proti poskytovaným dotacím. Celkový rámec nákladů byl zachován s tím, že je nadále koncipován jako vyrovnaný. Tento návrh rozpočtu byl zaslán Evropskému olympijskému výboru ke schválení dne 30. května 2008.


25│48

Návrh celkového rozpočtu organizace EYOWF 2011 Výdaje Sport Všeobecná organizace Skok na lyžích Běh na lyžích Severská kombinace Alpské lyžování Snowboarding Lední hokej Krasoruslení Biatlon Operace Ubytování Akreditace Doprava Bezpečnost Zdravotní zajištění Catering Životní prostředí Marketing Koordinace Propagace PR a Komunikace Mediální operace Dopr. programy a ceremoniály VIP a Guests servis Sponzoring Dobrovolníci IT Organizace Organizační výbor Pojištění Pracovní cesty a setkání Celkové výdaje

2008 Kč

57 500

59 500 30 000 30 000 30 000 20 000 20 000 50 000 50 000

2009 Kč

2010 Kč

2011 Kč

257 000 110 000 110 000 101 000 110 000 110 000 110 000 101 000 110 000

2 149 000 230 000 230 000 193 000 230 000 230 000 1 230 000 193 000 230 000

120 000 120 000 120 000 120 000 120 000

240 000 23 837 360 1 030 000 330 000 240 000 4 046 700 240 000 2 760 000 240 000 3 202 000 5 681 000 160 000 400 000

400 000 452 200 300 000 1 142 400

2 713 200 2 000 000 2 384 800

30 000 7 056 320

620 000 120 000 320 000 1 284 600 1 351 000

2 280 000 2 000 000 2 360 000 180 000 610 000 610 000 1 640 000 10 284 600 4 173 840

1 841 000 1 181 000 1 126 000 266 000 1 483 500 1 283 500 4 577 500 1 711 000 1 266 000

570 000 1 000 000 940 000 1 735 000 5 335 000 2 805 000 3 110 000 1 967 300 760 000

4 055 300 7 943 150 9 277 068 7 785 662 20 000 80 000 5 080 000 150 000 300 000 1 700 000 1 400 000 600 000 13 703 220 22 635 750 46 960 508 81 750 522

příjmy - výdaje celkem (kumulativně) -1 338 970 3 700 522 0 příjmy - výdaje v letech 296 780 -1 635 750 5 039 492 -3 700 522 2 008 2 009 2 010 2 011 Příjmy Kč Kč Kč Kč Liberecký kraj 14 000 000 20 000 000 50 000 000 42 800 000 ČOV 0 0 0 1 500 000 MŠMT 0 0 0 1 500 000 Účastnické příspěvky 0 0 0 22 750 000 EOC 0 0 0 2 500 000 Sponzoring 0 1 000 000 2 000 000 7 000 000 Celkové příjmy 14 000 000 21 000 000 52 000 000 78 050 000


CELKEM Kč 20 976 500 4 247 000 1 578 500 1 466 000 560 000 1 883 000 1 623 500 5 947 500 2 035 000 1 636 000 43 547 060 24 217 360 1 500 000 4 456 700 3 170 000 3 562 000 5 681 000 960 000 35 227 600 6 015 400 5 300 000 6 827 200 1 915 000 6 565 000 3 535 000 5 070 000 13 566 500 13 341 160 38 391 180 29 061 180 5 330 000 4 000 000 165 050 000 0 0 CELKEM Kč 126 800 000 1 500 000 1 500 000 22 750 000 2 500 000 10 000 000 165 050 000

26│48


27│48

čerpání dotace z LK stav k 30.9.2008 Příjmy 14 000 000 Kč

Dotace LK

121 100 Kč

Úroky

14 121 100 Kč

Celkem Výdaje nehmotný majetek - pořízení

3 773 232 Kč

dlouhodobý hmotný majetek

167 429 Kč

ostatní drobný hmotný majetek

346 095 Kč

materiál - režie

38 050 Kč

pohonné hmoty

19 085 Kč

drobný HM do 1.000Kč

11 313 Kč

opravy a udržování

30 055 Kč

cestovné tuzemské

32 074 Kč

cestovné zahraniční

18 722 Kč

reprezentace

4 833 Kč

předplatné

1 931 Kč

nájemné nebytových prostor

66 740 Kč

telekomunikační služby

18 970 Kč

služby

251 025 Kč 48 918 Kč

internet, doména, ewbhosting nájem automobilu

118 935 Kč

nájem multifunkční kopírka

24 886 Kč

koordinace

591 600 Kč

PR a komunikace

571 200 Kč

mzdové náklady

338 159 Kč

zákonné pojištění

128 424 Kč

ostatní sociální pojištění

1 771 Kč

stravenky

5 973 Kč 333 Kč

kurzové ztráty

11 684 Kč

ostatní náklady CELKEM

6 621 437 Kč


28│48

2.3. Ubytování V současné době probíhá zpracování detailního projektu zajištění sekce ubytování, který bude vyhotoven k 30. 11. 2008.

2.3.1. Ubytování delegací NOC - Olympijská vesnice Během Festivalu EYOWF 2011 bude delegacím NOC poskytnuto komplexní zázemí v rámci olympijské vesnice. V olympijskou vesnici se promění koleje Technické univerzity v Liberci, které prošly v letech 2007-2008 rozsáhlou rekonstrukcí. Majitelem a správcem kolejí je Technická univerzita Liberec, se kterou má organizační výbor velmi dobré vztahy. Proběhla rezervace prostor a připravuje se smluvní vztah. Sportovci zde budou ubytováni ve dvoulůžkových pokojích, přičemž každé dva pokoje mají společný vstup, chodbu s úložnými prostory, kuchyňský koutek a sociální zázemí. Plánovaný počet ubytovaných osob v rámci delegací NOC v olympijské vesnici je 1300 účastníků. Nicméně celková kapacita Olympijské vesnice činí 2450 lůžek (1240 pokojů) v šesti blocích. Každý blok má svůj vstupní vestibul s recepcí. V každém bloku bude (kromě možnosti připojení na pokoji) internetový koutek (veřejné počítače s internetem free of charge). Zbývající kapacita (kromě rezervy pro NOC) bude sloužit k ubytování části OV a dobrovolníků.

V areálu kolejí se rovněž nachází sportovní hala s posilovnou a atletický stadion. Tyto sportoviště nabízí sportovcům doplňkové tréninkové a relaxační zázemí přímo v lokalitě jejich ubytování. 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 │ Zpráva o stavu příprav č.1

29│48

Koleje disponují také vlastní kuchyní s jídelnou, dostatkem parkovacích míst a společenským zázemím (3 kluby, 2 restaurace, bowling, diskotéka). Otevření a uzavření olympijské vesničky se bude řídit pravidly pro organizování EYOWF. V areálu kolejí se bude rovněž nacházet kompletní zázemí organizačního výboru, prostor pro porady šéfů misí a trenérů, informační centrum atd.

2.3.2. Ubytování ostatních účastníků Festivalu Jednotlivé skupiny účastníků Festivalu (mimo delegace NOC) budou ubytovány v hotelích různých kategorií v Liberci a jeho okolí na základě jejich potřeb a požadavků. Potřebné ubytovací kapacity budou vybrány tak, aby vyhovovaly všem standardům a zvyklostem NOC a EOC a byly vhodné k ubytování účastníků EYOWF. Předběžný přehled potřeby počtu lůžek pro účastníky EYOWF 2011 (kromě sportovních týmů): Skupiny účastníků EYOWF 2011

Počet potřebných lůžek

Delegáti EOC, IF, EF, NOC

200

Rozhodčí a techničtí delegáti

200

Media

100

VIP

150

Ostatní skupiny účastníků

dle potřeb

K pokrytí potřeb této akce disponuje Liberecký kraj dostatečným množstvím ubytovacích kapacit v odpovídající kvalitě. Organizační výbor rezervoval potřebné kapacity a v současné době ladí smluvní podmínky s jednotlivými ubytovacími zařízeními. V rámci informačního systému EYOWF 2011 bude možné, aby akreditované osoby (k tomu oprávněné) zadávaly své požadavky na ubytování. Tyto budou přepadávat do požadavků sekce ubytování, která bude mít v tomto systému soubor nástrojů na evidenci, zpracování a rozdělní kapacit a řízení celého ubytovacího procesu. 2.4. Akreditace Akreditace účastníků EYOWF 2011 zohledňuje plán komunikace s jednotlivými účastníky, jejich identifikaci a pohyb v rámci samotné akce. Detailní plán bude vyhotoven k 30.11.2008. Předpokládaný počet akreditovaných účastníků se odhaduje zhruba na 4000 osob.


30│48

V rámci informačního systému EYOWF 2011, je zahrnut také akreditační modul, který zajistí potřebné zpracování informací pro účely registrace účastníků a samotné akreditace při akci. Koncepce akreditace vede k jasné identifikaci a vyjasnění kompetencí jednotlivců a zároveň bude korespondovat s logistikou sportovišť, aby co nejvíce usnadnila komunikaci a orientaci. Akreditační plán a systém bude zohledňovat následující kritéria: Počet účastníků a potřeby jednotlivých skupin Výstup statistických a tištěných materiálů OV Shodu komunikačních a logistických prvků s potřebami jednotlivých skupin Technické vybavení a strategicky vhodnou polohu akreditačního centra Proces komunikace s účastníky Festivalu Proces akreditace účastníků Festivalu (práce s daty; tisk, výdej a distribuce akreditačních karet; chod akreditačního centra aj.) Akreditační centrum bude zbudováno na dvou místech. Hlavní akreditační středisko bude umístěno v prostorách sportovní haly v olympijské vesnici a druhé, menší, v centru města v Grandhotelu Zlatý Lev, kde budou ubytováni delegáti EOC, činovníci NOC a významní hosté Festivalu.

2.5. Doprava V současné době je připravován kompletní projekt zajištění dopravy EYOWF 2011. Tento projekt je zpracovávají odborníci v oblasti dopravy a přepravy osob a termín jeho vyhotovení je 1. 12. 2008. Projekt bude sloužit jako manuál sekce dopravy, jasně vyspecifikuje oblasti personálního zajištění sekce, velikost a počty vozového parku, harmonogram příprav a detailní rozpočet atd. Manažer sekce dopravy OV bude jmenován začátkem roku 2009. Předpokládáme, že se jím stane zpracovatel uvedeného projektu. Dopravní dispečink bude umístěn do organizačně-technického zázemí v prostorách kolejí TUL. Hlavní dopravní projekt bude zahrnovat plány specifických oblastí dopravy, které je v rámci EYOWF 2011 potřeba zajistit. Veškeré operace budou řízeny hlavním operačním střediskem tak, aby pokryly co nejefektivněji potřeby jednotlivých skupin účastníků Festivalu. Sekce dopravy bude velmi úzce kooperovat se sekcí bezpečnosti a s orgány městské a státní policie. Základní oblasti zajištění v rámci sekce dopravy: Přeprava osob a materiálu Parkoviště Technická podpora (auta, servis, čištění atd.) Legislativa (pronájmy, uzavírky, komunikace s orgány státní správy a policie)


31│48

Organizátor poskytne dopravní servis následujícím skupinám účastníků EYOWF 2011: Delegáti EOC, NOC aj. organizací Sportovní týmy (sportovci, trenéři, odborný doprovod) Delegovaní funkcionáři a rozhodčí Akreditovaná média Členové OV a dobrovolníci Ostatní akreditované osoby Doprava všech skupin bude zajištěna dle potřeb a v závislosti na sportovním a společenském program Festivalu. Dopravní dispečink bude shromažďovat veškeré požadavky na dopravu a vytvářet tzv. dopravní plán, který bude pomocí svého dopravního parku zajišťovat. Doprava se bude dělit na: Fixní (pravidelná kyvadlová doprava) Operativní (dle jednotlivých potřeb a požadavků akreditovaných osob) Dopravní plán bude zahrnovat zejména: Zajištění dopravy mezi letištěm a ubytovacím zařízením při příjezdu a odjezdu; letiště Ruzyně je vzdálené 130 km od Liberce Zajištění dopravy na jednotlivá sportoviště v den oficiálních tréninků a závodů Zajištění dopravy na ceremoniály Zajištění dopravy na další oficiální akce Zajištění přepravy materiálu V rámci informačního systému EYOWF 2011 bude možné, aby akreditované osoby (k tomu oprávněné) zadávaly své požadavky na přepravu. Tyto budou přepadávat do požadavků sekce dopravy, která bude mít v tomto systému soubor nástrojů na evidenci, zpracování a řízení celého přepravního procesu. Doprava pro veřejnost Město Liberec disponuje dostatečně širokou sítí městské hromadné dopravy, jejíž rádius pokryje snadno spojení mezi jednotlivými sportovišti, k dispozici budou také přilehlá parkoviště.

2.6. Dobrovolníci V současné době zpracovává organizační výbor projekt zabezpečení oblasti dobrovolníků, který bude obsahovat nejen návod technicko-organizačního zajištění této sekce, harmonogram, detailní rozpočet, podmínky přijetí, práva a povinnosti dobrovolníka i organizačního výboru, princip spolupráce atd., ale také komplexní program přímo pro samotné dobrovolníky EYOWF 2011.


32│48

Nábor dobrovolníků bude zahájen v dubnu 2009. V současné době počítáme s potřebou asi 600 – 700 dobrovolníků. Za zmínku stojí, že připravovaný Informační systém EYOWF 2011 (IS) obsahuje modul pro práci s dobrovolníky. Tito, po odeslaní elektronického vstupního formuláře dobrovolníka a přidělení jména a hesla, budou vstupovat do interní části IS, kde budou mít uložené informace, možnost editace svých údajů a komunikace s OV či mezi sebou a další funkce. Důležitým krokem bude rozdělení dobrovolníků do sekcí dle jejich dovedností a neméně důležitým momentem je jejich důkladné zaškolení. Zaškolení bude mít několik fází - setkání na obecné úrovni, odborné semináře dle příslušnosti k sekci v rámci OV, zaškolení na zkušebních závodech a především na Hrách IV. olympiády dětí a mládeže 2010, kterou považuje OV za hlavní generálku před EYOWF 2011. Cílem OV je vybudovat tým lidí, kteří mají chuť se podílet na věcech veřejných a svým dílem přispět k úspěchu této zajímavé a zdaleka nikoliv pouze sportovní akce. OV si uvědomuje, že bez perfektně fungujícího týmu dobrovolníků není možné akci takového významu a rozsahu uspořádat. Důležitým faktorem pro OV není jen kvalitní plnění úkolů a činností, na které budou dobrovolníci postupně vyškoleni, ale také dobrá atmosféra a nálada v týmu, navazování přátelství a radost z vzájemné spolupráce. Sedm dnů trvání EYOWF 2011 se tak může stát opravdovým zážitkem, svátkem a festivalem nejen sportu, ale i kamarádství a společně sdíleného výjimečného prožitku.

2.7. Catering V současné době probíhá zpracování detailního cateringového plánu všech účastníků Festivalu. 1. Delegace NOC Týmům bude poskytnuta plná penze v rámci ubytování v olympijské vesnici nebo na sportovištích dle sportovního programu. Jídelna v olympijské vesnici disponuje vlastní kuchyní s dostatečnou kapacitou. Jídelna je připravena poskytnout sportovcům celodenní stravování (3 jídla denně) v odpovídající kvalitě potřebné pro sportovce. Výdej jednotlivých jídel lze dobře přizpůsobit potřebám sportovců a jejich sportovnímu programu. Pro týmy budou sestaveny speciální jídelníčky tak, aby odpovídaly nutričním potřebám a výživovým zásadám sportovců. 2. Delegáti EOC, IF, EF, NOC, rozhodčí a jiní činovníci Této skupině účastníků Festivalu bude catering poskytnut v rámci ubytovacích kapacit a na sportovištích dle potřeb a programu. 3. VIP Hostům bude poskytnuto občerstvení na jednotlivých sportovištích.


33│48

4. Media Zástupcům mediím bude poskytnuto občerstvení na sportovištích. 5. OV a dobrovolníci Všem organizačním složkám bude poskytnut catering dle potřeb, pracovního rozvrhu a místa výkonu práce. V rámci informačního systému EYOWF 2011 bude možné cateringové potřeby evidovat, plánovat a operativně doplňovat či měnit.

2.8. Bezpečnost V současné době je zpracováván projekt zajištění bezpečnosti EYOWF 2011. Termín jeho dokončení je prosinec 2008. Problematika bezpečnosti je rozdělena na následující oblasti: a) Bezpečnost účastníků EYOWF (zajištění obecné bezpečností otázky, prevence ev. ataků atd.) b) Ostraha prostor a hmotného vybavení c) Ostraha jednotlivých zón v areálech a na oficiálních místech konání Festivalu d) Vnitřní bezpečnost (prověření najímaných osob, dobrovolníků) atd. Sekce bezpečnosti bude zajišťovat a koordinovat komunikaci se složkami Integrovaného záchranného systému (policie, hasiči atd.) a s orgány státní správy (ministerstvo vnitra, ministerstvo obrany) a místní správy na úrovni Libereckého kraje a Statutárního města Liberce. Důležitá je úzká součinnost sekce bezpečnost se sekcí dopravy a zdravotního zajištění.

2.9. Zdravotní zajištění V rámci Festivalu bude zajištěna zdravotní péče pro všechny účastníky po celou dobu jejich pobytu a bude odpovídat zvyklostem EYOF. Zdravotnický systém a péče v regionu Liberec plně splňuje evropský standard. Liberecká nemocnice má 46 specializovaných pracovišť, v rámci kterých lze umístit kolem tisíce pacientů, o které pečuje přes 240 lékařů a na tisíc sester. Záchranná služba patří do Integrovaného záchranného systému Libereckého kraje a je připravena plně pokrýt potřeby Festivalu.


34│48

Projekt zdravotního zabezpečení postihuje následující oblasti: 1. Zdravotní zabezpečení na sportovištích – první pomoc a. Pro sportovce Na každém sportovišti bude zajištěn zdravotnický servis, na kterém se bude podílet záchranná a horská služba Zdravotní péče bude zajištěna ve dnech oficiálních tréninků a závodů b. Pro veřejnost Záchranný systém bude nastaven na každém sportovišti tak, aby pokryl také potřeby diváků Forma zabezpečení bude volena dle typu sportoviště Na zdravotním zajištění se budou podílet záchranná a horská služba spolu s červeným křížem 2. Anti-dopingová kontrola Dopingové testy proběhnou dle pravidel pro pořádání EYOWF a budou prováděny prostřednictvím Českého antidopingového výboru za respektování světového antidopingového kodexu, platných nařízení WADA a EOC. Jakmile bude z řad antidopingové komise EOC jmenován komisař pro EYOWF 2011, budou veškeré otázky této problematiky řešeny a konzultovány přímo s touto osobou a organizační výbor se bude řídit jejími doporučeními.

2.10. IT Organizační výbor určil na základě výběrového řízení koordinátora sekce IT. Stal se jím Tomáš Bureš, který zároveň vypracoval komplexní projekt zajištění sekce IT. Komplexní projekt zajištění sekce IT obsahuje: a) Specifikaci uživatelských požadavků na HW a komunikace b) Návrh struktury HW a komunikací c) Rozpočet HW a komunikací Tomáš Bureš zároveň zajišťuje kompletní správu sítí a profylaxi HW a SW celého organizačního výboru. Organizační výbor dále na základě výběrového řízení zajistil informační systém (IS) od společnosti Merz, která se podílela na přípravě FIS Mistrovství světa v klasickém lyžování 2009. Systém má dvě části – interní (vstup je možný pouze přes uživatelské jméno a heslo) a externí (webový portál). Interní část je v současné době v testovacím provozu. Spuštění se plánuje na březen 2009, kdy budou do databáze postupně navstupována data. 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 │ Zpráva o stavu příprav č.1

35│48

Systém bude sloužit jako základní komunikační, administrativní a databázový prostředek pro požadavky a potřeby všech akreditovaných osob a zejména organizačního výboru. IS bude zajišťovat potřeby všech sekcí, zejména ubytování (rezervační systém), akreditace (akreditační systém), dopravu (plánování a provozní podklady pro dispečery), stravování, evidenci a veškerou správu osobních dat všech akreditovaných osob. Bude řešit i správu a evidenci půjčovaných věcí jako je oblečení, nářadí a další. Veškeré údaje je možno účinně filtrovat a exportovat. Dne 6. 10. 2008 byla spuštěna externí část Informačního systému - oficiální webové stránky 10. Zimního evropského olympijského festivalu mládeže 2011. Na webové adrese www.eyowf2011.cz jsou k dispozici základní informace ve třech jazycích – češtině, angličtině a francouzštině. Přes tyto stránky je také možné vstoupit do interní části systému.


36│48

3. MARKET ING 3.1. Základní informace Organizační výbor vypsal v srpnu 2008 výběrové řízení na koordinaci marketingových aktivit projektu EYOWF 2011. Vítězem tohoto výběrového řízení se stala společnost United Sport Partners (USP). Do pozice koordinátora marketingu organizačního výboru byla jmenována výkonná ředitelka společnosti USP Radana Slaninová. Na základě jednání s panem Guidem de Bondtem požádal organizační výbor o převedení marketingových práv EYOWF 2011 z EOC na subjekt EYOWF 2011 o.p.s. (právní subjekt, který zastřešuje OV). EOC tento krok posvětil na semináři v Sorrentu v květnu 2008. Byla učiněna dohoda, že organizační výbor disponuje marketingovými právy, se kterými může nakládat a která může obchodovat. OV je povinen předložit EOC sponzorské smlouvy, které uzavře. Organizační výbor sestavil svou marketingovou koncepci a vytyčil si základní cíle. Nyní je tato koncepce ve stavu detailního zpracování a bude postupně realizována. Spuštění celého marketingového programu v plné síle je naplánováno po proběhnutí EYOWF 2009 ve Szczyrku tedy na duben 2009. Základní členění sekce marketingu: Komunikace a P.R. Mediální operace Propagace  Korporátní identita Sponzoring  Merchandising Doprovodné programy Ceremoniály  Program pro školy VIP a guest service Sekci marketingu řídí její koordinátor. Každá sekce má dále svého manažera. Jednotlivé sekce marketingového oddělení musí vzájemně velice úzce komunikovat vzhledem k tomu, že se práce i výstupy jednotlivých sekcí v mnoha místech protínají a není možné jednu od druhé oddělit. Základní filozofie koncepce marketingu EYOWF 2011 Evropský zimní olympijský festival mládeže „EYOWF 2011“ chápeme jako značku, resp. produkt. Tuto značku se bude organizační výbor snažit co nejlépe připravit a prodat především na českém trhu; a co nejlépe ji uplatnit napříč cílovými skupinami.


37│48

Hlavní cíle marketingového programu EYOWF 2011: a. Vybudování povědomí a pozitivní image značky EYOWF 2011 b. Propagace EYOWF v souvislosti s myšlenkami olympismu a jako společensko sportovní akce c. Propagace libereckého regionu a České republiky d. Motivace dětí a mládeže k pohybovým aktivitám a sportu, smysluplné naplnění volnočasových aktivit e. Zvýšení poptávky po značce – nákup merchandisingu, návštěvnost, sledovanost f. Získání přízně a podpory sponzorů (finanční, nefinanční) g. Navázání dobrých vztahů s českými a evropskými sportovními institucemi h. Výchova dětí a mládeže v rámci doprovodného vzdělávacího programu pro školy v duchu základních olympijských hodnot: fair play, tolerance, solidarity, vzájemného porozumění a přátelství a kosmopolitního myšlení.

3.2. PR & Komunikace Vyhlášení výběrové řízení na komunikační agenturu EYOWF 2011 Bylo vyhlášeno a také uzavřeno výběrové řízení na komunikační agenturu pro EYOWF 2011. Stala se jí jedna z největších agentur v České republice - společnost Bison & Rose se sídlem v Praze, která má bohaté zkušenosti s významnými sportovními akcemi mezinárodního charakteru v zimních sportech. Více než dva roky zajišťovala například komunikaci příprav FIS mistrovství světa v klasickém lyžování Liberec 2009 (do vynucené změny v obsazení organizačního výboru 26. července 2007), dlouhodobě spolupracuje se Svazem lyžařů České republiky a Asociací českého snowboardingu. Velice dobře zná strukturu i personální obsazení mediální scény na celostátní úrovni i v rámci Libereckého kraje a udržuje pravidelné kontakty také s významnými představiteli krajské správy i místní samosprávy v pořadatelských městech EYOWF 2011 . Koordinátorem Komunikace & P.R. a mediálních operací byl jmenován pan Vladimír Zemánek. Manažerem komunikace je slečna Helena Bízová. Oba zástupci agentury Bison & Rose. Vladimír Zemánek je zároveň tiskovým mluvčím OV EYOWF 2011. Vznik obsahové i grafické struktury webových stránek EYOWF 2011 Byla vytvořena obsahová i grafická struktura webových stránek www.eyowf2011.cz a připraveny kompletní informativní i výsledkové písemné podklady. Nové webové stránky, připravené v české, anglické a francouzské mutaci, poskytují svým návštěvníkům všestranný informační servis o historii i současnosti EYOWF, jednotlivých sportovních odvětvích, areálech i pořadatelských místech. Obsahují také rubriku určenou pro média, v níž budou umisťovány tiskové zprávy, fotografie a další podklady. V blízkém časovém horizontu bude kladen důraz na jejich maximální interaktivitu především směrem k základním a středním školám i široké veřejnosti Libereckého kraje: ankety, soutěže, nábor dobrovolníků atd.


38│48

Vytvoření databází pro informační servis Byly vytvořeny rozsáhlé databáze v současné době čítající přes 2000 kontaktů. Tyto databáze budou sloužit k distribuci aktuálního zpravodajství o přípravách EYOWF 2011 a od dubna roku 2009 i k rozesílání speciálního informačního newsletteru v českém a anglickém jazyce. V rámci České republiky zahrnují například celostátní i regionální média, školská zařízení libereckého regionu, parlament, senát i zainteresovaná ministerstva vlády České republiky, ČOV, ČSTV, zastupitelstvo Libereckého kraje i Statutárního města Liberec atd. Zahraniční sekce zahrnuje kontakty na Asociaci evropských olympijských výborů a její komise, všechny evropské národní olympijské výbory, mezinárodní federace jednotlivých zastoupených sportů i média specializující se na zimní sporty i soutěže mládeže. Vytvoření základních prezentačních materiálů o EYOWF 2011 Pro větší informovanost orgánů místní správy i veřejnosti Libereckého kraje vznikl základní informační leták se základními fakty o historii, významu i rozsahu Zimních evropských festivalů mládeže. Kromě toho byla také upřesněna struktura a harmonogram výroby dalších prezentačních tiskovin a materiálů využívaných při propagaci EYOWF 2011. Zahájení spolupráce s médii V říjnu byla také zahájena pravidelná spolupráce s médii. Regionální novináři z Libereckého kraje už obdrželi tiskové zprávy s úvodními informacemi o EYOWF 2011, po návštěvě koordinační komise EYOWF 2011 je v plánu tisková konference doprovázená slavnostním křtem loga.

3.3. Mediální operace Zajištění servisu pro média v průběhu EYOWF 2011 Cílem pořadatele je poskytnout akreditovaným pracovníkům médií optimální podmínky pro jejich práci s ohledem na specifika jednotlivých disciplín a rozdílné potřeby a zvyklosti akreditovaných médií (agentury, píšící novináře, fotografy, rádio a TV stanice...). Za zmínku stojí, že připravovaný Informační systém EYOWF 2011 (IS) obsahuje práci s médii. Tato, po odeslaní elektronického vstupního formuláře (de facto akreditaci) a přidělení jména a hesla, budou vstupovat do interní části IS, kde uložené informace, možnost editace svých údajů a komunikace s OV, přístup zprávám ze závodů a dalšímu informačnímu servisu z dění EYOWF.

modul pro žádosti o budou mít k tiskovým

Hlavní tiskové středisko (MPC) bude umístěno v centru města (výhodná poloha vzhledem k ubytování pracovníků médií). Plánovaná kapacita MPC je 50 pracovních míst. Dle potřeby a avizovaného zájmu lze jeho kapacitu navýšit. Na každém sportovišti bude umístěno subtiskové středisko s 20 pracovními místy. Subtisková střediska i hlavní tiskové středisko budou vybavena odpovídající technikou (internet, telefonní linky) a službami (info a result servis, copy servis atd.) dle obvyklého standardu pro vrcholné sportovní akce.


39│48

Akreditovaní pracovníci médií budou využívat dopravní servis pro akreditované účastníky poskytovaný organizačním výborem. Ubytováni budou v hotelích v kvalitě dle jejich požadavků. Mediální operace Otázka případných televizních přenosů musí být detailně projednána s EOC, NOC a vhodným hostbroadcasterem. V souvislosti s plánovanou operací Eurosportu je nezbytné jasně stanovit práva a povinnosti všech zúčastněných stran.

3.4. Propagace Propagace je jedním z důležitých nástrojů marketingu. Pod sekci propagace zároveň spadá oblast Korporátní identity a dále velmi úzká kooperace se sekcí P.R. & Komunikace. Propagace je důležitým podpůrným nástrojem pro získání přízně a zájmu veřejnosti, možnosti získání potenciálních partnerů Festivalu (ve smyslu morálním i hmotném) a dalších druhů podpor. Předmětem sekce Propagace je vedle zviditelňování vlastního Festivalu i propagace veškerých dalších aktivit a doprovodných programů pro veřejnost pořádaných organizačním výborem (zábavné, kulturní, společenské a jiné sportovní akce, akce pro školy atd.). Úkolem sekce Propagace je především komunikace s veřejností prostřednictvím propagačních nástrojů v těsné kooperaci se sekcí P.R. a komunikace. Naší snahou je zaměřit se zejména na zábavnou formu propagace s přihlédnutím k charakteru Festivalu (sport, mládí, přátelství…) s novými prvky, které by vyčlenily značku EYOWF 2011 ze současného přehuštěného reklamního prostředí. Cíle: Rozšíření povědomí o konání EYOWF 2011 a vyvolání zájmu o něj doma i v zahraničí Komplexní propagace Libereckého kraje doma i v zahraničí a upoutání zájmu o tento region ze strany institucí, návštěvníků i turistů Propagace České republiky a její kultury a pohostinnosti Propagaci jsme rozdělili na: Propagaci regionální (Liberecký kraj) Propagaci celorepublikovou Propagaci zahraniční K naplnění cílů propagace použijeme: a) Klasických propagačních nástrojů: Propagační a informační tiskoviny, propagační předměty Billboardy, plakáty, internetové stránky atd.


40│48

b)Inovativní formy propagačních nástrojů : Veletrhy, výstavy - prezentace na vybraných veletrzích a výstavách v ČR a v zahraničí Prezentace EYOWF na vytipovaných domácích a zahraničních akcích (např. ODM Zlín, EYOWF 2009, EYOSF 2009, Forum Nordicum 2010, Forum Alpinum atd.) Zahraniční cesty OV spojené s propagací potažmo ČR Návštěvy mezinárodních expertů, zasedání, inspekce v ČR Oslovení cestovních kanceláří v ČR, SRN a Polsku Zvážit vydání poštovní známky s tématikou EYOWF 2011 atd. Strategická partnerství v oblasti propagace Plánujeme spolupráci s potenciálními strategickými partnery z pohledu propagace a zároveň P.R. & komunikace, jako jsou například: CzechTourism Česká centrála cestovního ruchu ČSA/ČSL Velkoplošná reklama (billboardové výlepové plochy) Sekce Propagace rovněž zabezpečí výzdobu města, sportovišť, příjezdových komunikací a vybraných míst v regionu, aby celá oblast tzv. „žila Festivalem“. V této oblasti by měla velmi úzce spolupracovat se sekcí doprovodných programů. Plán sekce propagace vzniká v součinnosti s tvorbou marketingového plánu.

3.4.1. Corporate Identity Organizační výbor chápe Corporate Identity jako důležitou součást celé akce. Jednotný styl, kterým se celá akce prezentuje směrem k zákazníkům, veřejnosti a médiím, pomáhá budovat značku EYOWF 2011. Logo Organizační výbor vyhlásil veřejnou soutěž na tvorbu loga EYOWF 2011 pro žáky a studenty středních a vyšších uměleckých škol. Z více než 120 grafických návrhů vybrala hodnotící komise jedno logo, které se, po dopracování profesionálním grafickým studiem, stalo logem 10. Zimního evropského olympijského festivalu mládeže 2011. Poté co logo v dubnu 2008 schválil Český olympijský výbor a Zastupitelstvo Libereckého kraje, bylo logo EYOWF 2011 a jeho grafický manuál zaslány ke schválení EOC. Dne 17. 7. 2008 obdržel Organizační výbor informaci od předsedy Komise EYOF pana Guido de Bondta, že logo a grafický manuál byly schváleny.


41│48

Logo symbolizuje ruku a magické číslo 5: Pět prstů má lidská ruka. Rozevřená dlaň symbolizuje vstřícnost, důvěru a přátelství. Napřažená pravice je výrazem spolupráce, spříznění i vzájemné úcty člověka vůči člověku, sportovce vůči sportovci. Ba co víc, je mocným pojítkem lidí různých zemí, ras a vyznání. Podaná ruka současně znamená gesto uznání, sympatií i nabízené pomoci. A právě taková atmosféra i ideály provázejí soutěže Zimních evropských festivalů mládeže. Pět je kruhů na olympijské vlajce. Ať reprezentanti malých či velkých zemí, ať v antice či dnes - všechny sportovce stále spojuje stejné heslo: Rychleji, výše, silněji! Ale přestože vítěz může být pouze jeden a poražených bývá více, pět základních olympijských zásad zůstává platných v každé věkové kategorii - tolerance, solidarita, humanismus, porozumění a fair play. Pět vlastností dělá sportovce velkým. Šampión se nestane uznávaným jen sbírkou svých medailí. Sportovec nebude respektovaným pouze svými výkony v soutěžích. Ten, kdo chce v historii zanechat opravdu nesmazatelnou stopu, která znamená víc než nejcennější kovy a rekordy, musí prokázat víc: vytrvalost, čestnost, vůli, odvahu a respekt. Teprve pak se stane úspěšný sportovec také velkým. Autorkou vítězného návrhu loga 10. Zimního evropského festivalu mládeže Liberec 2011 je Veronika Vysloužilová, studentka Střední uměleckoprůmyslové školy v Jablonci nad Nisou, která sama k logu uvedla:„Logo vyjadřuje ruku jako symbol mládeže, kde jednotlivé prsty mají 5 olympijských barev a dlaň ruky je zároveň myšlena jako sněhová koule“ Zpracování grafického manuálu a brand designu K logu byl zpracován grafický manuál, který definuje přesnou podobu loga a všechny jeho povolené varianty, minimální velikost loga, barevné provedení, ochranné zóny, barevné a černobílé varianty, styl písma atd. Dále je přesně určeno, jak má být logo používáno na merkantilních tiskovinách, extrémních formátech a propagačních materiálech a tiskovinách. V současné době probíhá zpracování manuálu brand designu EYOWF 2011, který má širší záběr než zmíněný grafický manuál k logu a který definuje základní koncepci celkového vizuálního stylu (použití barev, grafických prvků, piktogramů a dalších aspektů).


42│48

Ukázka brand designu Hlavním prvkem brand designu jsou „stopy“, které se budou objevovat v různých variantách na všech tiskovinách a materiálech EYOWF jako jednotící prvek.

Ukázka piktogramů EYOWF 2011:

Biatlon

Snowboarding

Alpine Skiing

Cross Country

Ice Hockey

Ski Jumping

Figure Skating


43│48

Motto (slogan) Organizační výbor vytvořil slogan Festivalu 2011: „Step out from the crowd, carve a path“, Motto symbolizuje originalitu a specifičnost každého z nás, důraz na individuální činy, odvahu vystoupit z davu, hledat nové, třeba i odlišné, cesty a zanechat pozitivní stopu na planetě Zemi. V tomto duchu je připravován i celý marketingový program Festivalu. Maskot Otázka oficiálního maskota, který je důležitým atributem propagace, bude řešena v polovině roku 2009. Podoba maskota bude korespondovat s koncepcí brand designu celé akce. Termín představení maskota: duben 2010 Zvuková znělka Prostředek propagace, atribut pro dotváření atmosféry ceremoniálů a doprovodných programů. Předpokládáme zadání složení znělky Festivalu fundované společnosti / hudebníkovi (jde zároveň o vhodný P.R. prvek). Plánujeme dvě varianty znělky, delší (20 – 30 s) a krátkou (5 s) verzi - jingle. Termín realizace: rok 2010. Spot Plánujeme výrobu obrazového spotu ke zvukové znělce. Jde o krátkou obrazovou vizitku a zároveň pozvánku na EYOWF 2011. Maximální délka spotu bude 30 s. Termín realizace: rok 2010 Medaile Zvažujeme vypsání soutěže pro střední umělecké školy v regionu (využití např. sklářské tradice – sklo jako typický materiál pro region). Jde zároveň o vhodný P.R. prvek. Termín realizace: rok 2010. Dále počítáme s výrobou: Diplomu EYOWF pro vítěze jednotlivých závodů (1. – 3. místo) Účastnického diplomu a certifikátu pro všechny účastníky Festivalu Upomínkového předmětu pro akreditované účastníky Festivalu Cen pro vítěze

3.5. Sponzoring Sponzoring považujeme za alternativní možnost komunikace, která dovoluje se lépe přiblížit dané cílové skupině. Sponzor díky propojení se zajímavým eventem – značkou a za předpokladu, že toto propojení dokáže komunikovat v rámci vlastních aktivit, zvyšuje prestiž a povědomí své značky u své cílové skupiny. Organizační výbor momentálně zpracovává databázi potenciálních partnerů, kteří by mohli projekt podpořit buď finančně, produktově nebo v kombinaci. Dále budou vytipovány 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 │ Zpráva o stavu příprav č.1

44│48

společnosti, které dlouhodobě či krátkodobě podporují zimní olympijské sporty a/nebo děti a mládež v ČR obecně. Oslovování potenciálních partnerů začne v první polovině roku 2009. Firmám bude předložena prezentace projektu s několika stupni partnerství: Návrh členění partnerů / sponzorů: Generální partner – 1 partner celého projektu, maximální vizibilita v médiích, během příprav projektu i v průběhu akce Hlavní partner – menší vizibilita v médiích, během příprav i konání akce – max. 5 partnerů Partner – nižší finanční podpora, vizibilita především během konání akce – x partnerů Dodavatel – pouze produktová podpora – x partnerů Mediální partneři Hlavní mediální partner – 1 z každého média (TV, rádio, tisk, internet) Mediální partneři – ostatní (regionální, s menší podporou) Specifickou kategorii tvoří „partnerská města“, sportovní kluby a „patroni akce“ kterým je např. Liberecký kraj. Finanční ohodnocení balíčků bude provedeno na základě rozpočtu akce. Balíčky bude možné kombinovat a upravovat dle potřeb partnerů.. Dle předběžného rozpočtu je v současné době částka očekávaných příjmů ze sponzoringu stanovena na 10.000.000,- Kč (cca 400.000,- Eur).

3.5.1. Merchandising Merchandisingem rozumíme právo na výrobu, distribuci a prodej oficiálních reklamních předmětů pro účely propagace a podpory dobrého jména Festivalu. OV zvažuje, zda zvolí variantu prodeje merchandisingové licence vhodnému partnerovi, či zda bude tuto oblast provozovat sám. Předpokládané spuštění merchandisingového programu – září 2010.

3.6. Ceremoniály Problematika ceremoniálů EYOWF 2011 bude řešena v rámci celkové marketingové koncepce. Předpokládáme, že projekty ceremoniálů budou podrobněji zpracovány ke konci roku 2009. Veškeré ceremoniály budou plánovány ve shodě s pravidly pro uspořádání EYOWF tak, aby splňovaly veškeré zvyklosti a náležitosti dané EOC.


45│48

V rámci EYOWF 2011 se plánují následující ceremoniály: Zahajovací ceremoniál Plánovaný termín: den před prvním závodem Předběžný program: úvodní řeč, přehlídka národů (národní vlajky a cedule s nápisem země), olympijská hymna, zažehnutí ohně, vztyčení vlajky, doprovodný program Délka přibližně 100 minut Místo: Tipsport aréna Zakončovací ceremoniál Plánovaný termín: poslední soutěžní den Předběžný program: závěrečná řeč, uhašení ohně, spuštění vlajky a její slavnostní předání delegaci příštího pořadatele, doprovodný program Místo: Tipsport aréna Ceremoniál vyhlašování vítězů Čas: po skončení závodu Místo: na příslušném závodišti Program: vyhlášení vítězů a předání květin Medailové ceremoniály Čas: dle programu, ve večerních hodinách Místo: centrum města (náměstí Dr. E. Beneše) Program: předání medailí, hymna, krátký doprovodný program

3.7. Doprovodné programy Do této oblasti aktivit spadají veškeré doprovodné programy a) V průběhu příprav Do této oblasti spadají veškeré doprovodné akce a aktivity v průběhu příprav Festivalu. Tato oblast bude velmi úzce kooperovat se sekcí Propagace a Komunikace a P.R. Plán aktivit bude vycházet z celkového marketingového plánu. b) V průběhu Festivalu V průběhu Festivalu bude ve městě a regionu probíhat řada doprovodných akcí a to jak pro akreditované osoby tak pro veřejnost. Cílem pořadatele je vytvořit živou přátelskou atmosféru a představit účastníkům českou kulturu a pohostinnost tak, aby se Festival stal nejen sportovním, ale také kulturním a společenským svátkem pro všechny jeho účastníky, diváky i obyvatele regionu.

3.7.1. Program pro školy Organizační výbor si vytyčil jako jeden z hlavních úkolů své činnosti aktivní zapojení dětí a mládeže do připravovaného speciálního programu pro školy. Tento program bude realizován ve spolupráci s Krajským úřadem Libereckého kraje.


46│48

V současné době zpracovává OV koncepci celého programu. Tato bude hotova v první polovině roku 2009. Program bude spuštěn v září roku 2009. Prvním krokem ke marketingový průzkum mezi mladistvými (věk 14 – 18 let).... Hlavní cíle programu: Aktivní zapojení mladých přímo do příprav a organizace Festivalu Výchova dětí a mládeže v rámci doprovodného vzdělávacího programu v duchu základních olympijských hodnot: fair play, tolerance, solidarity, vzájemného porozumění, přátelství a kosmopolitního myšlení. Motivace dětí a mládeže k pohybovým aktivitám a sportu (obzvlášť důležité téma v dnešní době, kdy evropská mladá generace mění návyky a díky nedostatku pohybu tloustne). Návod k smysluplnému naplnění volnočasových aktivit (prevence závislostí všeho druhu). Zatraktivnění a propagace sportu obecně a sportovních disciplín na programu EYOWF 2011. Výchova k ochraně životního prostředí (sport a příroda, lidská činnost a příroda) „Step out from the crowd, carve a path“ Vytvoření zajímavého a neotřelého nástroje propagace Festivalu Program bude fungovat na bázi sportovních, vědomostních, uměleckých a dalších formách soutěží a aktivit za prolínání teorie a praxe. Součástí bude i série přednášek a besed s bývalými či aktivními sportovci – vzory pro mladé.

3.8. VIP & Guest service Sekce VIP & Guest service spadá v rámci organizační struktury OV pod oblast marketingu, nicméně je její speciální sekcí a bude mít významnou vazbu přímo na vedení OV. Sekce VIP & Guest service Bude zajišťovat komunikaci se skupinou významných osob a hostů (VIP) a péči o ně a to na národní i mezinárodní úrovni Bude zastřešovat veškeré protokolární záležitosti Bude zajišťovat oficiální i neoficiální návštěvy významných osob (plánování, organizaci, průběh po dobu příprav i při akci samotné) Sekce VIP & Guest service bude velmi úzce kooperovat s vedením OV, protože její činnost zasahuje do citlivé problematiky „špičkových“ vztahů (kontakty na úrovni vlády ČR, politické prostředí, vrcholné domácí i zahraniční sportovní prostředí atd.) a do činnosti sekce P.R. a komunikace (zasílaní informací, newsletterů atd.).


47│48

Hlavní cíle sekce: Zajistit podporu a účast co největšího počtu významných osob a to nejen při konání Festivalu samotného, ale i v průběhu příprav, neboť to zásadním způsobem zvedá prestiž a renomé akce a podporuje její marketing. Poskytnout profesionální komplexní servis všem významným osobám a hostům. V rámci příprav sekce a péče o VIP plánujeme učinit následující kroky: Sestavit seznam VIP - zvážit a vytipovat významné osobnosti, které by OV mohl zapojit do projektu EYOWF 2011 a organizačního výboru a získat jejich podporu či záštitu Vypracovat plán péče o významné hosty Sestavit program akcí pro VIP v průběhu příprav (pravidelná setkání, návštěvy regionu…) Vytipovat a oslovit „tváře“ Festivalu z oblasti společenského života či showbyznysu Připravit plán společenských akcí pro VIP v kooperaci se sekcí doprovodných programů a ceremoniálů a zvážit event. speciální akce pro VIP (viz. přehled recepcí v sekci doprovodných programů) Do této sekce spadá budování a udržování vzájemných vztahů, vazeb a komunikace s Jednotlivými národními olympijskými výbory Evropským olympijským výborem Mezinárodním olympijským výborem Mezinárodními sportovními federacemi Nejrůznějšími institucemi, orgány státní správy i samosprávy, ziskovou i neziskovou sférou.


48│48

European Youth Olympic Winter Festival Zimní olympijský festival mládeže Liberec února 2011

Recommend Documents