European Youth Olympic Winter Festival Zimní evropský olympijský festival mládeţe Liberec února 2011

European Youth Olympic Winter Festival 2011 10. Zimní evropský olympijský festival mládeţe Liberec 12. – 19. února 2011 Zpráva o stavu příprav č. 3 Liberec, listopad 2009

OBSAH 1 2 3 4

5

6

7

8

Základní data ..................................................................................................................... 2 Aktuální informace............................................................................................................ 5 Základní harmonogram příprav EYOWF 2011 (Masterplan) ........................................... 9 Finanční a legislativní aspekty....................................................................................... 11 4.1 Rozpočet ................................................................................................................... 11 4.2 Pojištění ..................................................................................................................... 14 4.3 Legislativa .................................................................................................................. 14 Sport ................................................................................................................................ 15 5.1 Sporty / Kategorie / Kvóty / Disciplíny / Program / Sportovní areály ........................... 15 5.2 Skoky na lyţích .......................................................................................................... 21 5.3 Běh na lyţích ............................................................................................................. 23 5.4 Severská kombinace.................................................................................................. 27 5.5 Biatlon........................................................................................................................ 29 5.6 Krasobruslení............................................................................................................. 35 5.7 Lední hokej ................................................................................................................ 37 5.8 Alpské disciplíny ........................................................................................................ 41 5.9 Snowboarding ............................................................................................................ 45 Organizace ...................................................................................................................... 51 6.1 NOC relations & service department .......................................................................... 51 6.2 Akreditace .................................................................................................................. 53 6.3 Ubytování .................................................................................................................. 55 6.4 Catering ..................................................................................................................... 59 6.5 Doprava ..................................................................................................................... 60 6.6 Bezpečnost ................................................................................................................ 63 6.7 Zdravotní zajištění...................................................................................................... 65 6.8 IT ............................................................................................................................... 67 6.9 Dobrovolníci ............................................................................................................... 70 6.10 Ţivotní prostředí ......................................................................................................... 73 Marketing ......................................................................................................................... 75 7.1 Komunikace a PR ...................................................................................................... 77 7.2 Mediální operace ....................................................................................................... 79 7.3 Propagace ................................................................................................................. 80 7.4 Sponzoring................................................................................................................. 82 7.5 Ceremoniály............................................................................................................... 83 7.6 Doprovodné programy ............................................................................................... 84 7.7 VIP & Guest service ................................................................................................... 85 Různé ............................................................................................................................... 88 8.1 Observer program ...................................................................................................... 88

10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

1│89

1

Základní data

Termín: 12. – 19. 2. 2011 Místo: Česká republika, Liberecký kraj Pořadatel Pořadatelem EYOWF 2011 je společnost s názvem EYOWF 2011 o.p.s. (obecně prospěšná společnost), která byla zaloţena za účelem přípravy a realizace 10. Zimního evropského olympijského festivalu mládeţe v Liberci v roce 2011 a která právně zastřešuje organizační výbor a celou organizaci EYOWF 2011. Zřizovatelem a stoprocentním vlastníkem této společnosti je Liberecký kraj. Sídlo o.p.s. se nachází na adrese: Masarykova 457/4, Liberec 1, PSČ: 460 01, telefonické spojení: +420 484 840 235, e-mail: [email protected]. Základní charakteristika Projekt EYOWF 2011 je koncipován jako kompaktní akce na území Libereckého kraje. Umístění sportovišť, administrativního a organizační zázemí, ubytování sportovců – vše je řešeno ve snaze poskytnout účastníkům akce komfortní a příjemné prostředí, funkční organizační systém a snadnou i časově nenáročnou dostupnost všech základních míst, kde se bude Festival odehrávat. Sportovní odvětví Alpské lyţování Běh na lyţích Skoky na lyţích Severská kombinace Lední hokej Krasobruslení Biatlon Snowboarding

Místo konání Liberec Liberec Liberec Liberec Liberec Liberec Jablonec n. N. Rejdice


Areál Ještěd Vesec Ještěd Ještěd, Vesec Tipsport arena Tipsport arena Břízky Snowpark

Km 9 9 9 6 5 5 15 31

2│89

Olympic Village a celkové zázemí všech sportovců a jejich doprovodů je plánováno v areálu kolejí Technické univerzity v Liberci. Official EOC hotel pro všechny officials, hosty EOC, NOC a další VIP hosty je Grandhotel Zlatý Lev v centru města Liberec (kde se bude nacházet i sub-akreditační středisko). MOC (Main organizational center - Administrativně – technické zázemí akce) se bude nacházet v olympijské vesnici na kolejích Technické univerzity v Liberci, které se nacházejí ve městě a disponují snadným přístupem a velkým počtem parkovacích ploch. V těchto prostorách bude umístěno sídlo organizačního výboru v průběhu akce, akreditační středisko, dopravní dispečink, zázemí pro dobrovolníky atd. NOC Relation and Services Center se bude nacházet v Olympic Village v budově M. Doprava bude organizována standardním způsobem za pouţití speciální kyvadlové dopravy pro akreditované účastníky. Hlavním letištěm se stane Praha–Ruzyně. Vzdálenost mezi Prahou a Libercem činí 100 km. 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

3│89

Zahajovací a zakončovací ceremoniály se uskuteční v Tipsport areně. Medailové ceremoniály a doprovodné programy jsou plánovány do olympijské vesnice. MPC (Main press center) bude umístěno v v Tipsport areně. Na kaţdém sportovišti, jakoţ i v Olympic Village bude k dispozici subtiskové středisko. MDCS (Main doping control station) bude umístěna v Olympic Village. Web oficiální internetové stránky Festivalu v českém, anglickém www.eyowf2011.cz.

a francouzském jazyce

Generálka na EYOWF 2011 – Hry IV. zimní olympiády dětí a mládeže 2010 (ODM 2010) Liberecký kraj byl pověřen Českým olympijským výborem pořadatelstvím Her IV. zimní olympiády dětí a mládeţe ČR v roce 2010. Hlavním pořadatelem této akce byla pověřena společnost EYOWF 2011, o.p.s, která tuto olympiádu vnímá jako generální zkoušku pro EYOWF 2011, neboť celá logistika i rozsah Her jsou velmi podobné projektu EYOWF 2011 a bude se na nich podílet kompletní organizační výbor EYOWF 2011. Olympiáda se bude konat od 31. ledna do 5. února 2010. Zúčastní se jí na 1300 starších ţáků a ţákyň ze všech 14 krajů CR, kteří budou soutěţit v následujících sportovních disciplínách - běh na lyţích, skoky na lyţích, severská kombinace, alpské lyţování, snowboarding, lední hokej, biatlon, krasobruslení, rychlobruslení a dále v doprovodných kulturních soutěţích korespondenční výtvarná soutěţ a standardní tanec.


4│89

2

Aktuální informace

Organizační výbor V současné době jsou obsazený téměř všechny pozice klíčových manaţerů organizace Festivalu. Organizační výbor dále vyhledává a kontrahuje vhodné adepty na další místa a pozice v OV. Organizační výbor zasedá od srpna 2009 pravidelně jednou měsíčně.


5│89

Logo EYOWF 2011 Logo 10. Zimního evropského olympijského festivalu mládeţe 2011, bylo slavnostně pokřtěno. Stalo se tak 21. ledna na tiskové konferenci v Grandhotelu Zlatý lev v Liberci. Jeho kmotry se stali hejtman Libereckého kraje Stanislav Eichler a předseda Českého olympijského výboru Milan Jirásek.

Newsletter Organizační výbor EYOWF 2011 začal, počínaje lednem 2009, rozesílat pravidelný měsíční newsletter v českém jazyce na více neţ 4.000 adres. Mezi příjemce patří například členové Vlády ČR, Poslanecké sněmovny a Senátu PČR, orgány státní správy, krajští zastupitelé, sportovní svazy, kluby, školy, zástupci médii atd. Od května je rozesílán newsletter také v anglickém jazyce a to zejména národním olympijským výborům, mezinárodním sportovním federacím, zástupcům médií sportovního prostředí. Sociologický výzkum Liberecký kraj a organizační výbor EYOWF 2011 iniciovaly unikátní výzkum mezi mládeţí ve dvanácti středních školách v devíti největších městech libereckého kraje. Studenti odpovídali na otázky ze čtyř tematických okruhů - vztah ke sportu a pohybu, kvalita tělesné výuky ve školách, podmínky ke sportu a vybavení sportovišť, oblíbené volnočasové aktivity a ţivotní styl. Organizační výbor EYOWF 2011 vyuţije výsledků výzkumu k podpoře speciálních doprovodných projektů, které připravuje v souvislosti s propagací a prezentací Festivalu. Jednu z hlavních aktivit představuje program pro školy vyCOOL se! který se zaměřuje nejen na ţáky a studenty v Libereckém kraji, ale i v dalších místech České republiky a plní funkci soutěţní, informační i vzdělávací. EYOF 2009 Szczyrk Delegace sloţená z představitelů Libereckého kraje a členů organizačního výboru EYOWF 2011 se ve dnech 15.2. aţ 21.2.2009 zúčastnila 9. Zimního evropského olympijského festivalu mládeţe, který se konal v polském Szczyrku. Kromě sbírání pořadatelských zkušeností výprava absolvovala také dvě důleţité diplomatické povinnosti. V úterý 17. února uspořádala v kulturním středisku ve Szczyrku pro účastníky a hosty Festivalu společensko - kulturní Český večer. Jeho součástí byla například video prezentace Libereckého kraje. Při závěrečném ceremoniálu 9. Festivalu převzal v pátek 20. února ve Szczyrku hejtman Libereckého kraje Stanislav Eichler vlajku EOC jako symbolickou štafetu pořadatelství EYOF. Nábor dobrovolníků V polovině dubna 2009 zahájil organizační výbor EYOWF 2011 nábor dobrovolníků. Členové EYOWF TEAMU (název týmu dobrovolníků) se budou organizačně podílet nejen na samotném 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

6│89

festivalu, ale i na jeho přípravách a akcích s Festivalem spojených, a to v mnoha různých oblastech. OV počítá s minimálně 500 dobrovolníky napříč všemi sekcemi organizace Festivalu. Zatím první setkání dobrovolníků se konalo 19.6.2009 v Liberci v běţeckém areálu ve Vesci. Seminář EOV v Dubrovníku Ve dnech 14. aţ 17. května 2009 se v chorvatském Dubrovníku uskutečnilo zasedání EOV, kterého se zúčastnili zástupci OV EYOWF. Nejdůleţitějším bodem semináře bylo jednání s předsedou komise EYOF Guido de Bondtem. Tohoto jednání se účastnili také Victor Sanchez, Jozef Liba, člen koordinační komise EYOWF 2011 Volodymyr Gerashchenko a zástupci ČOV – pánové František Dvořák, Petr Hrubec, Jan Hrdina. Na tomto jednání byly zástupci OV EYOWF 2011 předloţeny a odsouhlaseny některé změny v projektu organizace Festivalu. Důleţitým bodem bylo schválení programu Festivalu 2011 a také soutěţních kategorií a účastnických kvót. EYOF 2009 Tampere Delegace OV EYOWF 2011 a zástupců Libereckého kraje se zúčastnila v době od 18. do 25. července letního festivalu, které hostilo finské Tampere. Zde se členové delegace detailně seznámili s organizací a logistikou celé akce. Výprava se zúčastnila speciálního Observer programme, zahajovacího i závěrečného ceremoniálu, navštívila olympijskou vesnici i jednotlivá sportoviště. Zaměřila se také na doprovodné programy festivalu a propagaci EYOWF 2011. Programu pro školy vyCOOL se! V září 2009 byl spuštěn rozsáhlý a ojedinělý doprovodný program pro školy vyCOOL se!. Ten bude rok a půl provázet, jak Hry IV. zimní olympiády dětí a mládeţe ČR 2010, tak i 10. Zimní evropský olympijský festival mládeţe 2011. Premiéry se zúčastnili zástupci Libereckého kraje, Českého olympijského výboru a osobnosti sportovního ţivota. Program vyCOOL se! nabízí kaţdý měsíc speciální akci pro děti a mládeţ a vyvrcholí na začátku února 2011 startem EYOWF 2011. Cílem je především populární a soutěţivou formou rozhýbat děti a mládeţ, dostat je od počítačů do tělocvičen a do přírody, ukázat jim moţnosti smysluplného trávení volného času, motivovat je ke zdravému a aktivnímu ţivotnímu stylu a v neposlední řadě seznámit mladé lidi s Festivalem, jeho historií i atmosférou, která se nese ve znamení tradičních olympijských hodnot.


7│89

Čestné předsednictvo EYOWF 2011 V současné době začal čestný předseda Roman Kumpošt oslovovat významné osobnosti sportovního, politického i společenského ţivota a formovat tak čestné předsednictvo OV EYOWF 2011. Jeho členové mohou s podporou a propagací Festivalu. Prvními oslovenými osobnostmi, které členství přijali, jsou Stanislav Eichler, hejtman Libereckého kraje, a Milan Jirásek, předseda Českého organizačního výboru. Řady tohoto seskupení, které bude aktivně podporovat přípravy i průběh EYOWF 2011, však v nejbliţší době rozšíří i další výrazné osobnosti. Zkompletování historických výsledků Po více neţ půlroční práci zkompletovala sekce komunikace přehledy všech medailistů v jednotlivých disciplínách ze všech devíti předcházejících ročníků Zimních evropských olympijských festivalů mládeţe. Dosud ţádná z pořádajících zemí těchto festivalů dosud nezveřejnila celkovou medailovou bilanci a ani na stránkách Asociace evropských olympijských výborů tyto informace nebyly zdaleka kompletní. Kompletní výsledky jsou nyní zveřejněny na webových stránkách www.eyowf2011.cz. Koordinační komise EYOF Ve dnes 2. - 4. listopadu 2009 proběhla druhá inspekční návštěva komisařů EYOF Coordination Commission ve sloţení Janko Dvoršak a Volodymyr Gerashchenko.


8│89

3

Základní harmonogram příprav EYOWF 2011 (Masterplan) Masterplan v. 2 EYOWF 2011 k 31.10.2009

2009 11/09

Progres report č.3

11/09

Inspekce Koordinační skupiny č.ě

11/09

obeslání NOC č. 2

11/09

Valná hromada EOC - prezentace Progress report č.3

12/09

Podpis smluv s TUL a hotelem Zlatý Lev

12/09

podpis smluv s areály

12/09

update základního organizačního plánu v. 3 (masterplan)

2010 02/10

Hry IV. Olympiády dětí a mládeţe ČR - generálka EYOWF

04/10

podpis smluv se záloţními sportovišti

04/10

projekt fungování OLV

04/10

představení maskota EYOWF

04/10

zahájení fungování dep. NOC relations and services

05/10


05/10

31. seminář EOC

06/11

dopracování systému zónace, akreditační matice, přidělení zón a privilegií

09/10

spuštění akreditačního systému na webových stránkách

09/10

update základního organizačního plánu v. 4 (masterplan)

09/10

zahájení promo kampaně

09/10

Nominace všech TD

09/10

Vydání propozic

09/10

zpracování manuálu pro šéfy misí a technického manuálu

10/10

finální rozdělení dobrovolníků do sekcí a zahájení zaškolování

10/10

přihlášky na Seminář šéfů misí a TD

15.10/10 1. kolo přihlášek účastníků EYOWF 10/10


10/10

Zaslání manuálu pro šéfy misí a technického manuálu jednotlivým NOC

10/10

Instrukce víz a celních předpisů

11/10

Inspekce Koordinační skupiny č.3

15.11/10 2. kolo přihlášek 11/10

1. platba účastnických poplatků (50%)

11/10



9│89

11/10


11/10

Seminář TD

11/10

Seminář šéfů misí

11/10

Progres report č. 4

11/10

Valná hromada EOC - prezentace Progress report č.4

12/10

plán rozmístění NOC v OLV

12/10


31.12/10 Termín přihlášek pro média 31.12/10 Termín přihlášek pro VIP a hosty 2011 1/11

zahájení přípravy sportovních areálů, mobilní instalace

10.1/11 Oznámení termínů příletů účastníků 15.1/11 Třetí kolo přihlášek účastníků EYOWF 01/11

2. platba účastnických poplatků (50%)

31.1/11 Čtvrté kolo přihlášek účastníků EYOWF 01/11


11.2/11 Přílet šéfů misí 12.2/11 Přílet účastníků 13.2/11 Zahajovací ceremoniál EYOWF 2011 18.2/11 Závěrečný ceremoniál EYOWF 2011 19.2/11 Odlet účastníků 03/11


05/11

Zpracování finálního reportu

12/11

Valná hromada EOC - prezentace finálního reportu


10│89

4

Finanční a legislativní aspekty

4.1 Rozpočet Ředitelem finančního oddělení OV je pan Martin Ditrich, ředitel společnosti EYOWF 2011 o.p.s. Toto oddělení má na starost kompletní finanční, ekonomickou a legislativní stránku příprav a průběhu Festivalu 2011. Do jeho gesce spadá téţ problematika pojištění a veškerých výběrových řízení. Toto oddělení bude rovněţ řešit veškeré platby mezi OV a NOCs a dalšími subjekty a osobami účastnící se EYOWF 2011. Na základě celkového projektu organizace Festivalu a podpisu smlouvy o poskytnutí dotace mezi Libereckým krajem a EYOWF 2011, o.p.s. byl sestaven rozpočet Festivalu a následné naplánování nákladů v jednotlivých letech proti poskytovaným dotacím. Rozpočet je koncipován jako vyrovnaný. Tento návrh rozpočtu byl zaslán Evropskému olympijskému výboru dne 30. května 2008 a tento jej vzal na vědomí. Liberecký kraj koncem měsíce srpna 2009 zaslal oficiální ţádost do rozpočtového výboru Evropského parlamentu o poskytnutí dotace z rozpočtu EU ve výši 2 mil. EUR a to zejména na ceremoniály a doprovodné programy a propagaci Festivalu. Na svém jednání dne 30. září 2009 schválil rozpočtový výbor Evropského parlamentu pozměňovací návrh k finanční podpoře EYOWF 2011 v Liberci a byl doporučen plenárnímu zasedání ke schválení v nezkrácené výši. Konečné rozhodnutí by mělo byt učiněno do konce roku 2009. Poté bude částka zapracována do rozpočtu. Struktura i rámec rozpočtu zůstávají nezměněny.


11│89

Návrh rozpočtu na přípravy a organizaci EYOWF 2011 Rozpočet EYOWF 2011 Výdaje 2008

2009

2010

2011

CELKEM

EUR

EUR

EUR

EUR

EUR 840 380

Sport Všeobecná organizace

10 280

85 960

73 640

169 880

Skok na lyţích

1 200

4 400

9 200

47 240

62 040

Běh na lyţích

1 200

4 400

9 200

45 040

59 840

Severská kombinace

1 200

4 040

7 720

10 640

23 600

Alpské lyţování

1 200

4 400

9 200

59 340

74 140

Snowboarding

1 200

4 400

9 200

51 340

66 140

Lední hokej

1 200

4 400

49 200

183 100

237 900

Krasobruslení

1 200

4 040

7 720

68 440

81 400

Biatlon

1 200

4 400

9 200

50 640

65 440 1 698 802

Operace Ubytování

2 000

4 800

9 600

953 494

Akreditace

1 200

4 800

41 200

13 200

60 400

Doprava

2 000

4 800

9 600

161 868

178 268

Bezpečnost

2 000

4 800

9 600

110 400

126 800

Zdravotní zajištění

1 200

4 800

9 600

128 080

143 680

Catering

2 000

179 360

181 360 38 400

Ţivotní prostředí

16 000

6 400

16 000

969 894

1 586 200

Marketing Propagace

34 000

179 200

226 000

221 600

660 800

PR a Komunikace

28 000

76 000

89 600

37 600

231 200

Mediální operace

1 200

4 800

9 600

69 400

85 000

Dopr. programy a ceremoniály

2 000

24 800

22 400

213 400

262 600

VIP a Guests servis

1 200

4 800

24 400

112 200

142 600

Sponzoring

1 200

12 800

65 600

124 400

204 000

Dobrovolníci

1 200

34 800

399 600

70 400

506 000

262 800

18 880

146 754

22 400

450 834

220 700

316 300

350 200

253 784

1 140 984

2 400

3 200

203 200

6 000

214 800

24 000

68 000

56 000

24 000

172 000

Výdaje celkem

598 700

828 340

1 875 954

3 307 006

6 610 000

Příjmy - výdaje

1 300

11 660

204 046

-217 006

0

IT

1 527 784

Organizace Organizační výbor Pojištění Pracovní cesty a setkání

Příjmy

Liberecký kraj

2 008

2 009

2 010

2 011

CELKEM

EUR

EUR

EUR

EUR

EUR

2 000 000

1 680 000

5 080 000

60 000

60 000

600 000

800 000

ČOV MŠMT

60 000

60 000

Účastnické příspěvky

875 000

875 000

EOC

100 000

100 000

Sponzoring Příjmy celkem

600 000

40 000

80 000

315 000

435 000

840 000

2 080 000

3 090 000

6 610 000


12│89


13│89

4.2 Pojištění Na základě provedené analýzy rizik pro přípravu a konání Festivalu se OV bude zaměřovat na následující pojistná rizika a jejich pojištění: pojištění finančních ztrát – nepřízeň počasí pojištění zákonné odpovědnosti pojištěného vůči třetím osobám na majetku nebo zdraví způsobenou v souvislosti s provozovanou činností pojištění motorových vozidel úrazové pojištění - lékařské náklady a individuální zranění (trvalá invalidita, následné poškození, náklady na lékařské ošetření). odpovědnost zaměstnance za škody způsobené zaměstnavateli pojištění elektroniky pojištění strojů pojištění majetku Pro vyřešení výše uvedených rizik byla vybrána renomovaná makléřská společnost Renomia, a.s., která zorganizuje potřebná výběrová řízení mezi jednotlivými pojišťovacími ústavy na krytí jednotlivých rizik. Veškeré pojistné smlouvy budou uzavřeny nejdéle do konce roku 2010.

4.3 Legislativa Pořadatel Festivalu Obecně prospěšná společnost EYOWF 2011 spadá do kategorie „veřejného zadavatele“ a musí se při sjednávání kontraktů na sluţby a dodávky s objemem nad 20.000 EUR řídit vnitřní firemní směrnicí, kdy musí vţdy oslovit minimálně 3 uchazeče o zakázku. Při objemu nad 80.000EUR je nutné postupovat podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 139/2006 Sb., o koncesních smlouvách a koncesním řízení (oslovit minimálně 5 uchazečů o zakázku a uveřejnit výzvu). V praxi to znamená, ţe proces zadání jednotlivé veřejné zakázky trvá se všemi zákonnými lhůtami a v závislosti na objemu, cca mezi dvěma aţ třemi měsíci. Proto jsou potřeby nejdůleţitějších dodávek a sluţeb precizně naplánovány v čase, aby korespondovaly s potřebami příprav Festivalu.


14│89

5

Sport

5.1 Sporty / Kategorie Sportovní areály

/

Kvóty

/

Disciplíny

/

Program

/

Na programu EYOWF 2011 je 8 sportovních odvětví, z toho 1 kolektivní a 7 individuálních sportů. Sport Město Venue Km Alpské lyţování Liberec Ještěd 9 Běh na lyţích Liberec Vesec 9 Skoky na lyţích Liberec Ještěd 9 Severská kombinace Liberec Ještěd, Vesec 6 Lední hokej Liberec Tipsport arena 5 Krasobruslení Liberec Tipsport arena 5 Biatlon Jablonec n. N. Břízky 15 Snowboarding Rejdice Snowpark 31

Sportovní program jakoţ i ročníky, kategorie a účastnické kvóty byly schváleny na byly schváleny při jednání s komisí EYOF na semináři EOC v Dubrovníku v květnu 2009. Pro všechny sporty byly osloveny kluby, které mají zkušenosti s pořádáním soutěţí daného sportu na světové či evropské úrovni. Většina ředitelů závodů je technickými delegáty na české či mezinárodní úrovni. Zkušenosti jednotlivých pořadatelů jsou zárukou kvalitních pořadatelských týmů, které zabezpečí přípravu a uspořádání soutěţí v duchu mezinárodních pravidel a na poţadované úrovni tak, aby se závodníci a vedoucí výprav mohli plně soustředit na sportovní výkon. V rámci příprav EYOF bude v zimní sezoně 2010 v Libereckém kraji uspořádána Zimní olympiáda dětí a mládeţe. Tato akce bude slouţit všem klubům a organizátorům k otestování organizace závodů, začlenění dobrovolníků, otestování většiny areálů, koordinace s ostatními sekcemi atd.


15│89


16│89


17│89


18│89

Sportovní a technické zajištění závodů Kaţdý sport je řízen sportovním manaţerem, odborníkem na daný sport, který je zodpovědný za koordinaci a řízení příprav. Nyní jednotliví sportovní manaţeři precizují poţadavky na ostatní organizační sloţky jako jsou doprava, catering, ubytování, IT, security, akreditace atd. Zároveň dochází k obsazování konkrétních pozic v organigramech jednotlivých sportů. Jednotlivé sporty rovněţ upřesňují poţadavky na dobrovolníky a vytvářejí plány jejich zaškolení na závodech v této zimní a příští letní sezoně a chystají termíny jejich setkání a seminářů pro zvyšování jejich kvalifikace. Zároveň dochází ke zpracování zónace a logistiky pohybu akreditovaných osob v jednotlivých areálech. Jednotliví sportovní manaţeři buď přímo či prostřednictvím sportovních svazů vstoupili do jednání s mezinárodními sportovními federacemi v otázce začlenění soutěţí EYOF do termínových kalendářů a obsazení pozic delegovaných činovníků. Finální obsazení delegovanými osobami očekáváme cca v září aţ říjnu 2010. Poté budou zpracovány propozice jednotlivých sportů a odeslány ke schválení na národní sportovní svazy a mezinárodní federace. Pro zvládnutí organizace a zabezpečení bezpečnosti budou všichni účastníci vybaveni akreditacemi, které budou slouţit k identifikaci osob, umoţnění vstupu do jednotlivých zón, přístupu ke cateringu, umoţnění vyuţití shuttle busů atd. Na zpracování zónace, logistice pohybu v jednotlivých areálech jakoţ i systému rozdělení a přidělování akreditačních kritérií se momentálně pracuje. Předpokládaný termín dopracování této problematiky je duben 2010. Veškeré porady trenérů a šéfů misí jakoţ i losování budou probíhat v olympijské vesnici. Pro zajištění meteo sluţby je navázána spolupráce s ČHMÚ (Český hydrometeorologický ústav) v Ústí nad Labem. Vyuţívat se bude tato sluţba pro skoky na lyţích, severskou kombinaci, běhy na lyţích, biatlon, alpské disciplíny a snowboard. Vedoucím sekce meteo je Martin Novák. Sportovní areály Organizační výbor provedl rezervace všech sportovních areálů a nyní jedná s jednotlivými provozovateli o podmínkách a rozsahu zajištění. Tyto podmínky budou stvrzeny smluvními vztahy. Infrastruktura Všechny areály nabízejí kvalitní zázemí odpovídající minimálně standardům evropských závodů a jsou jiţ dnes připraveny hostit všechny soutěţe Festivalu 2011. Pevné stavby, které jsou základní součástí areálů, budou doplněny mobilní infrastrukturou dle potřeby (např. buňky pro sportovce, tribuny, velkoplošné vyhřívané stany a další) tak, aby byla splněna všechna poţadovaná kritéria.


19│89


20│89

5.2 Skoky na lyžích

Plánované soutěže individuální závod na můstku HS 100 závod teamů na můstku HS 100 Účast Závodníci - chlapci ročníky narození 1994 a 1995 Kvóta účasti 4 chlapci + 2 doprovod Pořadatel EYOWF 2011 o.p.s. ve spolupráci s TJ Dukla Liberec Personální zajištění sekce / závodu Sportovní ředitel sekce: Ivo Gréger Ředitel závodu: Josef Slavík Očekávané počty organizátorů : rozhodčí 30, technici 35. Budou zároveň vyuţiti pro skokanskou část závodů v severské kombinaci.


21│89

Místo konání Skokanský areál Ještěd Vzdálenost od olympijské vesnice je 9 km. Stav sportoviště – připraveno Záložní sportoviště Sportovní areál Harrachov (40 km od Liberce) Zázemí / vybavení Bude vyuţit skokanský areál Ještěd, můstek HS 100 s platným certifikátem FIS do roku 2013. V areálu bude kromě můstku dále vyuţita věţ rozhodčích – 5. patro, kde bude umístěna Jury, hlasatel, data/timing, rozhodčí stylu skoku a race office. Dále bude vyuţito místo na střeše budovy pro trenéry. Ve věţi rozhodčích je rovněţ prostor pro TV komentátory. Další vyuţitou budovou bude část budovy na dojezdu můstku – patro v úrovni dojezdu a vrchní patro pro VIP. V budově bude rovněţ umístěna ošetřovna a v přízemí bude prostor pro catering. Další části této budovy budou vyuţity jako zázemí pro závody v alpském lyţování, které se konají rovněţ v areálu na Ještědu. Vedle budovy na dojezdu bude team area s buňkami pro jednotlivé teamy a buňka pro equipment controll. Areál disponuje tribunou pro diváky s kapacitou 7000 diváků. Můstek je vybaven chlazenou nájezdovou stopou, umělým zasněţováním a osvětlením pro večerní závody. Na nájezdu je v zimním období ledová stopa vytvořená pomocí frézy, doskok a dojezd můstku je upravován pomocí rolby.


22│89

Předskokani: Bude zajištěno cca 8 předskokanů z klubů v okolí Liberce. Data/timing: Probíhá jednání s firmou ST SWISSTIMING, kteří vlastní licenci FIS. Pro video měření délek skoku se uvaţuje o spolupráci s firmou JAGRO (Polsko), vlastníkem licence FIS (zajišťovali EYOWF ve Szczyrku). Na budově na dojezdu můstku bude umístěn scoreboard. Bude zajištěno okamţité umístění všech výsledků do IS organizátora a na web FIS.

Program

Harmonogram EYOWF 2011 skoky, běhy, kombinace 11/09 Zónace a logistika areálů Ještěd a Vesec 12/09 Data/timing - ST SWISSTIMING vs. JAGRO (Pol) 31.1.-5.2./10 Hry 4. ODM 04/2010 Školení rozhodčích a dobrovolníků 08/2010 Technický manuál 09/2010 Nominování TD, TDA - FIS 10/2010 Propozice jednotlivých disciplín 10/2010 Seminář rozhodčích a dobrovolníků 11/2010 Seminář TD a setkání šéfů misí 5.3 Běh na lyžích

Plánované soutěže 7,5km klasicky dívky 10 km klasicky chlapci Sprint 1150 m 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

23│89

5km volně dívky 7,5km volně chlapci závod smíšených štafet 4x5km (dvě dívky + dva chlapci) Účast Závodníci narození 1993 a 1994 Kvóta účasti 4 chlapci + 4 dívky + 2 doprovod Pořadatel Pořadatel soutěţí v bězích na lyţích bude vybrán na základě zkušeností s pořadatelem ODM 2010 – generálkou EYOWF 2011. Personální zajištění sekce / závodu Sportovní ředitel: Ivo Gréger Ředitel závodu: bude nominován Očekávané počty organizátorů : rozhodčí 21, technici 32. Budou zároveň vyuţiti pro běţeckou část závodů v severské kombinaci.


24│89

Místo konání Běţecký areál Vesec (Liberec) Vzdálenost od olympijské vesnice je 9 km. Stav sportoviště – připraveno Záložní sportoviště Bedřichov (11 km od Liberce) Zázemí / vybavení Bude vyuţit běţecký areál ve Vesci s tratěmi pro volnou a klasickou techniku v délce 2,5, 5 a 11,3km pro sprint. V areálu bude kromě tratí dále vyuţita budova na stadionu, kde bude v horním patře umístěn data/timing servis, speaker, race office a prostor pro VIP. V přízemí budovy bude zázemí pro rozhodčí, techniky a dobrovolníky a prostor pro novináře. Zároveň zde bude část cateringu. V budově bude rovněţ prostor pro medical service. V blízkosti stadionu bude team area s buňkami pro jednotlivé teamy, catering pro teamy a WC pro teamy. Zároveň zde bude uzavřená část parkoviště pro teamové mikrobusy. Vedle stadionu budou umístěny testovací tratě. Celé tratě pro soutěţe EYOWF jsou pokryty moţností napojení zařízení pro umělé zasněţování. Úprava tratí bude probíhat rolbou.


25│89

Cross Country track profile – loop 2,5 km

Předjezdci: Bude zajištěno cca 10 předjezdců z klubů v okolí Liberce. Data/timing: Probíhá jednání s firmou ST SWISSTIMING, která vlastní licenci FIS. Pro vyuţití transpondérů se uvaţuje o spolupráci s firmou JAGRO (Polsko), vlastníkem licence FIS (zajišťovali EYOWF ve Szczyrku). Bude zajištěno okamţité umístění všech výsledků do IS a na web organizátora a na web FIS. Program

Harmonogram viz. strana 23 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

26│89

5.4 Severská kombinace

Plánované soutěže individuální závod – HS 100 + 7,5km volně závod 4 členných druţstev HS 100 + 4X5 km volně Účast Závodníci - chlapci ročníky narození 1994 a 1995 Kvóta účasti 4 chlapci + 2 doprovod Pořadatel EYOWF 2011 o.p.s. ve spolupráci s TJ Dukla Liberec Personální zajištění sekce / závodu Sportovní ředitel: Ivo Gréger Ředitel závodu: Michael Georgiev Pro závody v severské kombinaci plánujeme vyuţít techniky, rozhodčí a dobrovolníky z disciplín skoku na lyţích a běhu na lyţích. Pouze osoba ředitele závodu, hlavního rozhodčího a sekretariát závodu bude specializován pouze pro SK.


27│89

Místo konání Skokanský areál Ještěd Vzdálenost od olympijské vesnice je 9 km. Stav sportoviště – připraveno Záložní sportoviště Sportovní areál Harrachov (40 km od Liberce) Ev. pro běţeckou část Bedřichov (11 km od Liberce) Zázemí / vybavení Pro skokanskou část závodu v SK bude vyuţit areál Ještěd s můstkem HS 100 ve stejném rozsahu jako pro závod ve SL. Pro běţeckou část závodu v SK bude vyuţit areál Vesec ve stejném rozsahu jako pro závody v bězích na lyţích (trať 2,5km pro volnou techniku). Předskokani: Bude zajištěno cca 8 předskokanů z klubů v okolí Liberce.

Data/timing: Probíhá jednání s firmou ST SWISSTIMING, kteří vlastní licenci FIS. Pro videoměření délek skoku a vyuţití transpondérů se uvaţuje o spolupráci s firmou JAGRO (Polsko), vlastníkem licence FIS (zajišťovali EYOWF ve Szczyrku). Na budově na dojezdu můstku bude umístěn scoreboard. Bude zajištěno okamţité umístění všech výsledků do IS organizátora a na web FIS. Program

Harmonogram viz. strana 23 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

28│89

5.5 Biatlon

Plánované soutěže EYOWF 2011 Individuální závod 12,5 km chlapci Individuální závod 10 km dívky Sprint 7,5 km chlapci Sprint 6 km dívky Smíšená štafeta 2 x 7,5 km chlapci + 2 x 6 km dívky Účast Závodníci roč. narození 1993 a 1994 Kvóta účasti 4 chlapci + 4 dívky+ 2 doprovod Pořadatel EYOWF 2011 o.p.s. ve spolupráci s klubem SKP Jablonec Personální obsazení: Manaţer sekce: MUDr. Martin Smetana asistent: Richard Bořuta ředitel závodu: ing. Jan Matouš organizační partneři MV ČR Český svaz biatlonu technický delegát Borut Nunar, SLO Místo konání Sportovní areál Břízky v Jablonci nad Nisou Vzdálenost od olympijské vesnice je 15 km. Ve sportovním areálu Břízky se nachází biatlonový areál SKP Jablonec vč. zázemí a běţecký areál Ski klubu Jablonec nad Nisou vč. zázemí. Stav sportoviště - připraveno


29│89

Záložní sportoviště Sportovní areál Harrachov (40 km from Liberec) Tratě: Jednotlivci Sprint Smíšené štafety

chlapci 12,5 km dívky 10km chlapci 7,5 km dívky 6 km 7,5 km 6 km

červená-L-zelená-S-zelená-L-zelená-S-zelená zelená-L-červená-S-červená-L-červená-S-červená červená-L-zelená-S-zelená červená-L-červená-S-červená zelená-L-zelená-S-zelená zelená-L-červená-S-červená


30│89

Střelnice V centru biatlonového areálu se nachází střelnice s 26 stavy. Zázemí v biatlonovém areálu 20 servisních buněk pro mazání a skladování lyţí dvě obsluţné budovy pro zázemí závodu (race office, jury, timekeeping…) prostor pro hromadné skladování zbraní nebude provozován VIP prostor v areálu biatlonové budovy občerstvení pro závodníky v sousedství servisních buněk záloţní servisní prostory v areálu běţeckého Ski klubu doping area (v případě potřeby) v areálu Ski klubu


31│89


32│89

Dostavba biatlonového areálu


33│89

Závody EYOWF je moţné za stávajícího stavu areálu kompletně realizovat. Přesto v areálu probíhá postupný upgrade infrastruktury. Přehled plánovaných prací: prosinec 2009 toalety podzim 2010 zvětšení resp. posunutí trestného kola a oddálení od střelnice podzim 2010 výstavba 2. patra servisních buněk v biatlonovém areálu podzim 2010 tribuna (dle finančních možností MV ČR-plány jsou již zpracovány) Základní časová osa zima 2009/10 testovací závody, ODM 3/2010 závěry z ODM a z uplynulé sezony biatlonu jaro 2010 organizační výbor pořadatele léto 2010 letní závody v biatlonu- test závodiště a dostaveb oprava a servis terčových zařízení 10/2010 propozice závodu 10/2010 oslovení rozhodčích 12/2010-1/2011 testovaní závodiště, organizátora, dobrovolníků Program


34│89

5.6 Krasobruslení

Plánované soutěže EYOWF 2011 Na programu je individuální soutěţ v kategorii chlapů a dívek. Účast Závodníci v kategorii ţeny a muţi narození: po 1. 7. 1994 do 30. 6. 1996 Kvóta účasti 1 chlapec + 1 dívka + 2 doprovod Pořadatel: EYOWF 2011 o.p.s. ve spolupráci s klubem Krasobruslení Praha o.s. Personální obsazení sekce: Manaţer sekce – ředitelka soutěţe: Asistentka: Sportovně-technické zázemí soutěţe:

Jitka Mokrá, členka předsednictva ČKS Zuzana Hegerová Klára Zoubková

Místo konání: Svijanská aréna, Liberec (v komplexu Tipsport areny) Vzdálenost od olympijské vesnice je 5 km. Stav sportoviště - připraveno Ve Svijanské aréně budou probíhat jak tréninky tak i soutěţe obou kategorii na ledové ploše o rozměrech 28 x 58m.


35│89

Záložní sportoviště Není plánováno, jde o indoorový sport. Pravidla Závod bude organizován v souladu s pravidly ISU (Mezinárodní krasobruslařské federace) pro sezónu 2010/2011 a platnými ISU reglementy, a to pro kategorii junioři. Vypracován bude rozpis soutěţí EYOWF 2011 - nejpozději do srpna 2010 (po kongresu ISU v červnu 2010). Rozhodčí a technický panel; technické vybavení pro ISU systém hodnocení V současné době oslovujeme členy technického panelu dle ISU seznamu technických specialistů a technických kontrolorů vydaného pro sezónu 2009/2010. Stejně tak jsou oslovováni vrchní rozhodčí pro obě kategorie. Kompletní seznam bude dokončen a předloţen ke schválení do září 2010 (pro případ moţných aktualizací seznamů). Technické vybavení pro ISU systém hodnocení bude zapůjčeno na základě smluvního vztahu Českým krasobruslařským svazem včetně zkušené obsluhy (Data Operator, Calc, Video Replay, Cutter). Celkové personální zajištění závodu : Zvaní oficiálové 6 osob (techničtí kontroloři; vrchní rozhodčí; techničtí specialisté) Rozhodčí * dle nominací států Technická obsluha 4 osoby Odborní pracovní sekce 6 osob (ředitel soutěţe, asistent, logistika, doprovod rozhodčí; hlasatel; zvuk apod.) Dobrovolníci 8 osob * OV osloví jednotlivé NOC s ţádostí o vyslaní rozhodčích krasobruslení tak, jak bývá při Festivalech zvykem. Harmonogram příprav Srpen 2010 Září 2010 Listopad 2010 1. týden února 2011

Kompletace propozic Schválení seznamu oficiálů pro soutěţe Seminář technických delegátů; seminář šéfů misí Mobilní instalace na sportovišti


36│89

Časový harmonogram soutěže

5.7 Lední hokej

Plánované soutěže EYOWF 2011 Hokejový turnaj pro 6 druţstev


37│89

Účast Hráči ročník narození 1994 a 1995 Kvóta účasti 20 chlapců (18 hráčů + 2 brankaři) + 5 doprovod Pořadatel: EYOWF 2011 o.p.s. Organizační výbor turnaje v ledním hokeji: Ředitel turnaje: Sekretariát turnaje: Produkce: Supervizor IIHF: Video rozhodčí: Rozhodčí: Statistika:

Karel Hornický Kateřina Zelenková Tomáš Jankovič,Tomáš Vozka Pavel Halas Rudolf Potsch IIHF a ČSLH Milan Chovanec, Milan Svoboda

Místo konání: Tipsport arena, Liberec Vzdálenost od olympijské vesnice je 5 km. Stav sportoviště - připraveno V Tipsport areně, na ledové ploše 60 x 26 m budou probíhat jak tréninky tak i zápasy všech šesti muţstev.


38│89

Záložní sportoviště Není plánováno, jde o indoorový sport. Skupiny: Skupina A A1 A2 A3

Skupina B B1 B2 B3

Systém turnaje hraje se dle pravidel ledního hokeje - 2 skupiny po 3 účastnících - ve skupině hraje kaţdý s kaţdým - vítězové skupin hrají finále o 1.a 2.místo RGA1 – RGB1 - druzí ve skupině hrají o 3.a 4. místo RGA2 - RGB2 - třetí ve skupině hrají o 5.a 6. místo RGA3 – RGB3 O umístění ve skupinách rozhoduje: - celkový počet bodů - vzájemný zápas /vzájemná minitabulka více druţstev/ - rozdíl vstřelených a obdrţených branek


39│89

- vyšší počet vstřelených branek Hrací doba 3 x 20 min. čistého času, přestávka 15 minut, prodlouţení 5 minut v počtu 4 - 4 Dresy muţstvo psané v rozlosování na prvním místě nastupuje k utkání ve světlých dresech jako domácí, druhé muţstvo nastupuje k utkání v tmavých dresech jako hosté. Potvrzení barvy dresů bude vţdy na organizačním výboru. Tresty dle pravidel ledního hokeje při druhém OK v turnaji jednomu hráči - STOP v dalším utkání turnaje při TH v turnaji jednomu hráči - STOP v dalším utkání turnaje Rozhodčí Kaţdý zápas budou rozhodovat čtyři rozhodčí 2 hlavní a 2 čároví


40│89

V současné době byly vzneseny otázky směrem k IIHF na upřesnění některých záleţitostí (počet rozhodčích, způsob nominace atd.) Harmonogram příprav 11/2009 schválení rozhodčích a TD IIHF 5/2010 nominace týmů 6/2010 schválení rozpisu turnaje účastníky 9/2010 vysání propozic turnaje 11/2010 seminář TD a šéfů misí

5.8 Alpské disciplíny

Plánované soutěže EYOWF 2011 Závody v alpském lyţování – slalom, obří slalom a paralelní slalom týmů (2 + 2) Účast Závodníci roč. narození 1994 a 1995 Kvóta účasti 4 chlapci + 4 dívky + 2 doprovod Pořadatel EYOWF 2011, o.p.s. ve spolupráci se Ski klubem Špindl s.r.o. Personální zajištění závodu o Manaţer discipliny Aleš Krýzl o Ředitel závodu Bohumír Zeman o TD FIS bude nominován FIS o Velitel tratí Pavel Lipanský o Sekretář závodu Danuta Štrougalová o Elektrické měření a data servis Danutiming (Heuer)- Tomáš Peslar o Hlavní rozhodčí Miroslav Jarouš o Koordinátor (zástupce SAJ) Jakub Čeřovský Dále se počítá s vyuţitím 20 rozhodčích, 50 techniků a 30 dobrovolníků. Místo konání Sjezdařský areál Ještěd Sportovní areál Ještěd, ve kterém budou probíhat v závody v alpském lyţování a ve skoku na lyţích, leţí na úpatí hory Ještěd na jihozápadní straně města Liberec Areál je nositelem čtyř hvězdiček a patří mezi přední horská střediska v zemi. V areálu se nachází 9 lanovek a 12 sjezdovek o celková délce 12,5 km V nejbliţším okolí se nachází aţ 500 parkovacích míst. 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

41│89

Areál je dostupný tramvají přímo z města. Vzdálenost od olympijské vesnice je 9 km. Tratě - Závodní trať – 700 metrů dlouhá sjezdovka „Pod Lany“, o homologace FIS GS 8214/09/06, SL 8215/09/06 - Tréninková trať – 920 metrů dlouhá sjezdovka „Slalomová trať“, o homologace FIS GS 7709/01/05, SL 7710/01/05 Trať bude preparována injektáţím zařízením v dostatečném předstihu dle klimatických podmínek

Záložní sportoviště Tanvaldský špičák (25 km od Liberce, cíl 931mnm), Rokytnice nad Jizerou (48 km od Liberce, cíl 530 mnm). Zázemí areálu Zázemí závodu bude zajištěno v multifunkční budově u dopadu skokanského areálu a v dočasných stavbách (buňky a warm up tent) Nově vybudována bezpečnostní síť typu A na závodní sjezdovce Pod lany v místech nad dopravní komunikací do skokanského areálu – příjezdový tunel Bezpečnostní prvky, zejména sítě B, nafukovací matrace atp., budou zajištěny na standardní úrovni Evropských pohárů pronájmem bezpečnostního materiálu od společnosti ALPINA Sjezdařské tratě jsou uměle zasněţovány Prostor pro uskladnění materiálu a mazání lyţí bude zajištěn přímo v olympijské vesnici.


42│89


43│89

Program

Harmonogram příprav o 11-01/10 o 02/10 o 10/10 o o o o o o o o o

příprava na generální zkoušku ODM 2010 ODM 2010 Finální zpracování propozic a vydání pravidel pro týmový závod v paralelním slalomu 10/10 jmenování TD FIS (nevím, zda stačí pro EYOWF, můţeme předjednat dříve) 12/10 školení dobrovolníků 12/10-01/11 preparace tratí dle klimatických podmínek 6.2.2011 sněhová kontrola, informace o případném náhradním sportovišti od 6.2.2011 návoz materiálu od 11.2.2011 finální příprava tratí 13.2.2011 trénink na tréninkové trati, v případě dobrých podmínek 1 hod volného lyţování na závodní trati pro dívky a 1 hod. pro chlapce, 13:2:2011 1.schůze trenérů (TCM) od 16:00 hod Dále dle přiloţeného programu EYOWF


44│89

5.9 Snowboarding

Plánované soutěže EYOWF 2011 Snowboardcross Paralelní slalom Účast Závodníci roč. narození 1994 a 1995 Kvóta účasti 4 chlapci + 4 dívky + 2 doprovod Pořadatel EYOWF 2011 ve spolupráci se Ski klubem 1999 Personální zajištění Manaţer sekce Miroslav Schimmer Ředitel závodu Lenka Kudláčková 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

45│89

Odhadovaný počet Techniků: SBX - 20, PGS - 20 Rozhodčích: SBX – 15, PGS - 25 Dobrovolníků: 20 - 30 Nominace TD proběhne dle zvyklostí FIS na podzim 2010. Organizační struktura

Místo konání Snowpark Rejdice Vzdálenost od olympijské vesnice je 31km. Tratě Trať SBX –

Trať PGS –

Start SBX 823m n.m. Cíl SBX 697m n.m. Převýšení 126m Délka 548m trať bude homologována do konce roku 2009-10-29 Start PGS 790m n.m. Cíl PGS 670m n.m. Převýšení 120m Délka 425m

Trať bude preparována injektáţím zařízením v dostatečném předstihu dle klimatických podmínek


46│89

SBX PGS

SBX

SBX

Záložní sportoviště Tanvaldský špičák (25 km od Liberce, cíl 931mnm), Rokytnice nad Jizerou (48 km od Liberce, cíl 530 mnm). Zázemí areálu Středisko vyuţívá moderní bezdotykový odbavovací systém. V moderním snowparku se nalézá trať pro snowboardcross, U rampa a skoky (největší skok - o výšce 10 metrů - je jeden z největších v České republice). Celý areál je vybaven nejmodernější technikou pro umělé zasněţování. Parkoviště pojme na 400 osobních automobilů. V areálu se nachází zázemí pro catering, VIP, organizátory a média. Vzhledem k větší vzdálenosti SNB areálu od olympijské vesnice plánujeme přímo v areálu - zřízení warm-up stanu (v horní části areálu), kde budou mít závodníci své zázemí a také catering. Catering bude rovněţ k dispozici v Panorama, která se nachází přímo v areálu - místnost pro dopingové testy v chatě Panorama přímo v areálu (dojezdová vzdálenost do centrální dopingové stanice v olympijské vesnici je příliš riziková) Prostor pro uskladnění materiálu a mazání lyţí bude zajištěn přímo v olympijské vesnici. Novinky Snowboardcrossová trať byla letos v létě upravena, ve všech jejích částech se udály změny týkající se šířky i velikosti a sklonů překáţek. Tyto úpravy vedly také k lepší přehlednosti trati a hlavně se nyní dá lépe předjíţdět a to zkvalitňuje celý závod. Trať byla dále udusána a uhlazena. Jelikoţ se trať jiţ letos koncem roku začala vyuţívat i pro cyklokros, je o její 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

47│89

permanentní letní údrţbu postaráno. Velkou výhodou je, ţe pasáţe které byly problémové byly upraveny tak, aby v nich v závodě nevznikaly potíţe jezdců se stabilitou. Nemalou výhodou těchto úprav je i stránka pořadatelská. V minulé sezoně ještě totiţ existovala místa která přidělávala pořadateli vrásky na čele, kde jak jiţ bylo zmíněno výše jezdci ztráceli stabilitu a to v trati vytvářelo nerovnosti, které často zvláště v jarních měsících vedly aţ k poškození ledové vrstvy a k problémům s „vykukující“trávou atd. Tomu jsme touto přestavbou zabránili.

Velkou výhodou přestavby trati je moţnost úpravy klopených zatáček prostřednictvím tzv.Pipedragonu, coţ je speciální rameno/nástavec na rolbu, coţ pořadateli velice usnadní přípravu i následné úpravy na trati. Kolem snowboardcrossové trati byly dále provedeny změny týkající se bezpečnosti jezdců. Byla vypracována interní studie týkající se umístění bezpečnostních prvků. Problémové pasáţe byly přezkoumány a několik stromů a keřů bylo prostříháno a prořezáno tak, aby nezasahovaly do trati. Pro EYOWF 2011 bude specielně k dispozici rolba pro injektáţ a pro potřeby organizátora. V letošním roce byl dále posílen systém umělého zasněţování a nakoupeno několik nových tyčových sněţných děl. Ohledně injektáţe/preparace svahu bude ještě před letošní sezonou uspořádána schůzka s představiteli areálu a stav bude průběţně monitorován v letošní testovací sezoně. Na ODM 2010 bude znovu důkladně prozkoušeno veškeré vybavení a zařízení, abychom byli schopni případné nedostatky včas opravit a vše dovést k dokonalosti. K dořešení Prověřit veškeré vybavení, hlavně startovací zařízení, radiopřijímače a frekvence (abychom neměli nějaký problém s lokálním provozem). Vyvodit nutné změny a případné nutné úpravy na zařízení. Dle stanovené struktury, která je popsána níţe uspořádat letošní závody, dle toho upravit případně ponechat stanovenou strukturu dle potřeby na EYOWF.


48│89

Harmonogram příprav – stručný popis programu 11/2009 inspekce koordinační skupiny, presentace sportů 11/2009 podklady pro 31.seminář EOC 12/2009 zpracování předběţného plánu sportoviště 12/2009 schůzka s představiteli areálu ohledně injektáţe/preparace svahu 1/2009 jmenování OV SNB 1/2010 prohlídka a revize injektáţe a preparace, schůzka na sportovišti 31.1.-5.2./2010 ODM – generálka pro EYOWF 3/2010 report z ODM 3/2010 případné změny v OV SNB 3/2010 vypracování finálních propozic pro EYOWF 4/2010 zpracování finálního plánu sportoviště 8/2010 podklady pro zpracování technického manuálu 9/2010 – eventuelní doladění SBX trati s těţkou technikou 9/2010 - Příprava elektrických přípojek na potřebná místa 10/2010 podklady pro technický manuál a směrnice pro šéfy misí jednotlivých NOC 11/2010 podklady pro inspekci koordinační skupiny č.3 11/2010 podklady pro Progress report č.4 11/2010 účast na inspekci koordinační skupiny č.3 11/2010 - seminář TD a Šéfů misí - Liberec 11/2010 - předběţný seznam organizátorů SNB 11/2010 – nominace TD 1/2011 - preparace a injektáţ tratí dle klimatických podmínek 1/2011 - kontrola preparace a injektáţe 1/2011 - školení rozhodčích, dobrovolníků a techniků 1/2011 - finální seznam organizátorů SNB 7.2./2011 – návoz materiálu do areálu 7.-10.2./2011 - stavba trati SBX 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

49│89

11.2./2011 - barvení a korekce trati SBX 8.-11.2./2011 - instalace bezpečnostních prvků, matrací, sítí atd. 12- 9.2./2011 – EYOWF 2/2011 – likvidace materiálu 3/2011 – podklady pro zpracování finálního reportu


50│89

6

Organizace

6.1 NOC relations & service department Cílem této sekce je komunikace s národními olympijskými výbory (NOCs), shromaţďování informací od NOCs a v průběhu Festivalu péče o NOCs. NOC realtions and service department bude v úzkém kontaktu s výkonnou ředitelkou, sekcí akreditace a ubytování a rovněţ sekcí VIP v guests (NOC guests). Manaţerkou sekce bude paní Marií Sokolová, která postupně vybuduje strukturu a sestaví detailní plán fungování této sekce. Jednotlivé NOC byly doposud obeslány informačním dopisem se základními informacemi o Festivalu 2011 a ţádostí o sdělení jmen kontaktních osob. V listopadu před konáním valné hromady EOC odešel druhý informační dopis. NOC jsou rovněţ pravidelně měsíčně informováni o stavu příprav a novinkách formou elektronického newsletteru. K dispozici mají téţ internetové stránky www.eyowf2011.cz v české, anglické a francouzské mutaci.

Činnost sekce: a) Období do Festivalu Manaţer sekce NOC relations and service department bude v kontaktu s jednotlivými NOCs při vyřizování jejich dotazů, potřeb a poţadavků nad rámec standardních procedur (vstupní víza, poţadavky na ubytování, atd..). b) V průběhu Festivalu V OLV v budově M, která se nachází uprostřed OLV, bude zbudován NOC Service Centre Hlavní činností NOC Service Centre bude: Základní informace pro NOCs Poštovní servis Obsluha platebního terminálu Kopírovací servis Objednání individuální dopravy Rezervační servis 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

51│89

Objednání občerstvení Otevírací doba: 6:30 – 22:00 Attachés service Kaţdému NOC bude, dle početního rozsahu výpravy, přidělen příslušný počet attaché, kteří mu budou po celou dobu Festivalu k dispozici a stanou se jakousi spojkou mezi NOC a OV. Attaché budou přímo podléhat manaţerce sekce NOC relations and service department respektive jejímu asistentovi. Chod NOC service center jakoţ i attaché budou zajišťovat převáţně dobrovolníci - studenti Technické univerzity v Liberci s dobrou jazykovou výbavou a znalostí místního prostředí. Harmonogram sekce 11/2009 Jmenování manaţerky sekce 03/2010 zpracování detailního plánu práce sekce 04/2010 Obeslaní NOCs s informací o způsobu vzájemné komunikace, sdělení jména kontaktní osoby 06/2010 Zahájení průběţné komunikace 08/2010 sestavení týmu attaché 10 - 12/2010 Proškolení attaché a dalších pracovníků sekce 11/2009 Seminář šéfů misí 1-2/2009 Závěrečná příprava, zbudování NOC service center


52│89

6.2 Akreditace Akreditace účastníků EYOWF 2011 zohledňuje plán komunikace s jednotlivými účastníky, jejich identifikaci a pohyb v rámci samotné akce. Předpokládaný počet akreditovaných účastníků se odhaduje zhruba na 4000 osob. Byl vyhotoven detailní projekt, dle kterého se počítá s vyuţitím olympijského akreditačního značení. V rámci informačního systému EYOWF 2011, je zahrnut také akreditační modul, který zajistí potřebné zpracování informací pro účely registrace účastníků a samotné akreditace při akci. Kaţdé NOC delegaci bude přiděleno 1 přístupové heslo pro správu dané výpravy (přidání osob do týmu, správu ubytování, dopravy,…). Akreditační centrum bude zbudováno na dvou místech. Hlavní akreditační středisko bude umístěno v prostorách olympijské vesnice a druhé, subakreditační středisko, v centru města v Official EOC hotelu. Klíčové body k řešení - dopracování zónace a akreditační matice - pouţití čipů / čárových kódů - vytvoření grafického návrhu akreditace Personální obsazení sekce V současné době má sekce akreditace 1 pracovníka – manaţera sekce Kateřinu Krausovou. Před Festivalem bude přijat asistent manaţera sekce a v průběhu Festivalu se počítá s vyuţitím dobrovolníků.

Harmonogram sekce 06/10 zpracování detailní zónace areálů 06/10 detailní zpracování akreditační matice – přidělení zón, privilegií atd. 08/10 spuštění akreditačního systému na webových stránkách 11/10 grafický návrh akreditační karty 12/10 předtisk akreditačních karet – zadní strana, atd. 01/11 uzamčení dat – příprava na akreditační proces a předtištění dat


53│89

Termíny přihlášek NOC delegace (sportovní týmy) 10/10 – první kolo (15.10.2010) 11/10 – druhé kolo (15.11.2010) 01/11 – třetí kolo (long list) (15.1.2011) 01/11 – čtvrté kolo (short list) (31.1.2011) VIP 01/11 (31.1.2011) Media 12/10 (31.12.2010) OV a ostatní spolupracovníci 11/10-01/11


54│89

6.3 Ubytování Koncem loňského roku proběhlo zpracování detailního projektu zajištění sekce ubytování a rezervace všech plánovaných ubytovacích kapacit. V současné době se připravují smluvní vztahy se dvěma základními ubytovacími zařízeními – Official EOC Hotel - Clarion Grandhotel Zlatý Lev a Olympic Village - Technická univerzita Liberec. Ubytování delegací NOC - Olympijská vesnice V olympijskou vesnici se promění koleje Technické univerzity v Liberci, které prošly v letech 2007-2008 rozsáhlou rekonstrukcí a ve kterých byli při FIS Mistrovství světa v klasickém lyţování 2009 ubytováni sportovci. Celková kapacita Olympijské vesnice činí 2080 lůţek (1040 pokojů) v pěti blocích (A, B, C, D, E). Kaţdý blok má svůj vstupní vestibul s recepcí. Sportovci budou ubytováni v buňkách, přičemţ kaţdá buňka má dva pokoje, které mají společnou koupelnu, toaletu a kuchyňku. Během akce bude zajištěno: - denní mytí sanity (koupelna a WC), vynášení odpadkových košů, doplňování toaletních papírů a základní úklid na pokojích (setření chodby, luxování pokoje aj.) - pravidelný úklid společných prostor kolejí TUL - 1x v průběhu akce výměna loţního prádla - denní výměna ručníků Vestibul a přízemí bloku „C“ bude slouţit jako informační centrum a organizační zázemí OV. Pro porady trenérů a šéfů misí budou vyuţity společenské místnosti v jednotlivých blocích a multimediální sál budovy „M“, která se nachází v centru areálu kolejí. Zde se pak bude nacházet i NOC services centre. V areálu kolejí se rovněţ nachází: - vlastní kuchyň s jídelnou - dostatek parkovacích míst - prostor pro otáčení kyvadlové dopravy - společenské zázemí (3 kluby, 2 restaurace, bowling, diskotéka) - sportovní hala s posilovnou a saunou - prádelna - bankomat - připojení k internetu - moţnost zakoupení drobného občerstvení Kaţdý pokoj má připojení na internet. Ve společenských místnostech, hlavním jednacím sálu a vestibulech bloků bude zřízeno wifi připojení. Ve vstupních halách budou k dispozici počítače a bude zde přijímací a návštěvní zóna. Otevření a uzavření olympijské vesnice se bude řídit pravidly pro organizování EYOWF a bude vydán provozní řád olympijské vesnice.


55│89

Oficiální EOC hotel – Clarion Grandhotel Zlatý Lev Oficiálním hotelem EYOWF 2011 je čtyřhvězdičkový Clarion Grandhotel Zlatý Lev, který se nachází v centru města a nabízí výborné zázemí po celkové rekonstrukci. Budou zde ubytováni zástupci EOC a NOC a významní hosté Festivalu. Grandhotel Zlatý Lev bude slouţit také jako částečné zázemí OV a bude zde umístěno subakreditační středisko. Hotel má kapacitu 150 lůţek v převáţně jedno a dvoulůţkových pokojích s moţností přistýlek. Všechny pokoje jsou vybaveny WC, sprchovým koutem nebo vanou, TV, SAT, minibarem a telefonem s přímou volbou. Ubytování ostatních účastníků Festivalu Další skupiny účastníků Festivalu budou ubytovány v hotelích různých kategorií v Liberci a jeho okolí na základě jejich potřeb a poţadavků (např. hotel Liberec, Babylon, Arena). Hlavním hotelem pro ubytování medií bude hotel Arena, který je umístěn v těsné blízkosti Tipsport areny, kde bude umístěno hlavní tiskové středisko. K pokrytí potřeb této akce disponuje Liberecký kraj dostatečným mnoţstvím ubytovacích kapacit v odpovídající kvalitě. OV plánuje poskytnutí servisu při zajištění ubytování rodinným příslušníkům sportovců. Sekce ubytování vyuţívá informační systém EYOWF 2011 a zejména jeho ubytovací modul, který umoţňuje, aby akreditované osoby (k tomu oprávněné) zadávaly své poţadavky na ubytování. Poţadavky se shromaţďují u sekce ubytování, která má v tomto systému soubor nástrojů na evidenci, zpracování a rozdělní kapacit a řízení celého ubytovacího procesu. Organigram sekce ubytování EYOWF 2011: Do sekce ubytování nastoupila nová manaţerka Klára Valentová.

Ve všech ubytovacích zařízeních bude za OV vţdy jeden styčný člověk, který bude zajišťovat veškeré potřebné sluţby pro ubytované účastníky.


56│89

Harmonogram příprav: 12/09 – Uzavření smluvních vztahů 04/10 – Projekt fungování Olympijské vesnice 11/10 – Termín ţádostí na ubytování pro dobrovolníky (30. 11. 2010) 11/10 – První záloha NOC delegací: 50 % (30. 11. 2010) 12/10 – Rozmístění sportovců v rámci Olympijské vesnice 01/11 – Rozmístění hostů do pokojů 01/11 – Druhá záloha NOC delegací: 50 % (31. 1. 2011) 01/11 – Termín přihlášek (short list) (31. 1. 2011) 7. 2. 2011 – Převzetí kolejí, výzdoba, úklid, příprava 02/11 – Zúčtování záloh (12. – 14. 2. 2011)


57│89


58│89

6.4 Catering V srpnu letošního roku byla oslovena cateringová společnost, která v současné době zpracovává detailní cateringový projekt pro celý Festival. Tento projekt bude dokončen do 30.11.2009. Na základě tohoto projektu bude vybrána vhodná cateringová společnost, která zajistí veškeré cateringové sluţby na klíč včetně podrobného časového plánu a jídelníčku pro sportovce. NOC delegacím bude zajištěna v rámci ubytování plná penze. Koleje Technické univerzity v Liberci disponují menzou, která svým vybavením a kapacitou plně odpovídá potřebám pro stravování sportovců. V průběhu FIS Mistrovství světa v klasickém lyţování 2009 poskytla jídelna stravování pro všechny sportovní výpravy i organizátory. Snahou OV bude odstravovat sportovce v Olympijské vesnici, pokud to ale v rámci sportovního programu nebude moţné, budou mít sportovci zajištěno stravování v areálech. V rámci Olympijské vesnice se počítá s moţností objednání cateringu pro oslavy (získání medailí atd.) spolu s pronájmem odpovídajících prostor. Na sportovištích bude zajištěno drobné občerstvení pro sportovce (čaj, voda, ovoce, sušenky – dle sportovního programu), občerstvení pro VIP a také stravování pro členy OV a dobrovolníky. Personální zajištění sekce Veškeré činnosti spojené s cateringem bude zajišťovat specializovaná firma. V průběhu Festivalu se počítá s vyuţitím pomocníků z řad dobrovolníků.

Klíčové body k řešení - vybrání cateringové společnosti - sestavení jídelníčku a časového plánu stravování pro sportovce a ostatní skupiny - dohoda se stávajícími provozovateli stravování v areálech Harmonogram 11/09 zpracování projektu pro catering 04/10 vybrání vhodné cateringové společnosti 08/10 dohoda se stávajícími provozovateli stravování v areálech 9/10 časový plán stravování pro sportovce 10/10 sestavení jídelníčku 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

59│89

6.5 Doprava V současné době je stále v procesu příprava kompletního projektu zajištění dopravy EYOWF 2011. Manaţerem sekce dopravy OV byla jmenována paní Petra Balčíková, která tento projekt zpracovává a zároveň se aktivně podílí na organizaci samotné dopravy EYOWF 2011. Dopravní manuál bude zejména obsahovat a řešit následující oblasti: Vytvoření organizační struktury sekce dopravy EYOWF 2011 a její personální obsazení

Charakteristika místních lokalit - Sportovní areály – Vesec, Břízky, Rejdice, Tipsport arena Liberec a areál Ještěd - Ubytovací zařízení – Olympijská vesnice, Hotel Zlatý Lev, hotel Arena - Letiště Praha – Ruzyně


60│89

Navržení systému a organizace dopravy dle kapacit sportovců a organizátorů a časového harmonogramu Festivalu: Organizace přepravy pro akreditované účastníky mezi ubytovacími zařízeními, sportovišti a dalšími lokalitami konání Festivalu dle časového harmonogramu (fixní plán) a / nebo potřebné operatívy Transport letiště Praha -ubytovací zařízení – letiště Praha. Letiště Praha - Ruzyně je vzdáleno od Liberce zhruba 130 km. Přeprava účastníků bude zajišťována dispečerem pro transport z letiště, jednotlivé dopravní prostředky / BUS, MINIBUS, VIP osobní vozy/ rozvezou účastníky EYOWF 2011 na příslušná ubytovací zařízení. Dopravní dispečink bude shromaţďovat veškeré poţadavky na dopravu a vytvářet dopravní plán, který bude pomocí svého dopravního parku zajišťovat. Mezi jednotlivými sportovními areály a ubytovacími zařízeními bude fungovat kyvadlová doprava sloţena převáţně z autobusů s přepravní kapacitou 45 míst na jeden autobus. Dále se počítá se začleněním minibusů a osobních vozů pro různé skupiny akreditovaných osob dle jejich poţadavků a potřeb. Dopracovaní rozpočtu / náklady na dopravu/ Na základě vytvoření plánu jednotlivých tras autobusů a minibusů, budou osloveni autodopravci, kteří předloţí cenové nabídky. Nejvýhodnější moţná bude zahrnuta do rozpočtu na dopravu. Termín dodávky nabídek je stanoven na červen 2010, dále pak budou v rozpočtu zahrnuty náklady na dopravu v osobních vozech, reţijní náklady, personální obsazení atd. Výše precizovaného rozpočtu, by neměla přesáhnout plánovaný rámec v jiţ existující rozpočtové struktuře. Zajištění vozového parku pro VIP osoby a hosty Festivalu V současné době probíhají jednání s dodavateli osobních automobilů v ČR, kteří by dodali osobní vozy pro VIP účastníky a hosty Festivalu. Cílem těchto jednání je získat účast velké společnosti na této akci a dodání vozidel formou sponzorského plnění. Parkovací systém v jednotlivých sportovních areálech a ubytovacích zařízení Kaţdý areál bude mít svůj vlastní systém parkování, který bude záviset na podmínkách dané lokality a poţadovaném mnoţství odparovaných vozidel. Kaţdý areál bude mít speciálního koordinátora parkování. Moţnost vjezdu a oprávnění k parkovaní bude řešeno formou parkovacích karet vydaných na konkrétní SPZ vozidla. Parkování pro veřejnost bude realizováno na stávajících plochách k tomu určených a rovněţ regulováno koordinátory parkování. Komunikace a spojení Hlavní dispečink dopravy a administrativně-technické zázemí sekce dopravy bude umístěno v olympijské vesnici v areálu kolejí na Technické univerzitě v Liberci. Jednotlivé dopravní


61│89

prostředky v rámci vozového parku Festivalu budou propojeny s dispečinkem pomocí vysílaček a mobilních telefonů. Důleţitým prostředkem pro plánování a komunikaci je informační systém EYOWF 2011. Systém obsahuje také dopravní modul. Tento modul slouţí ke shromaţďování poţadavků na dopravu, plánování a celkovému řízení dopravního procesu Festivalu 2011. Vytvoření zázemí pro dopravní prostředky / parkování, čištění vozů, tankování…/ - Zázemí pro jednotlivé dopravní prostředky bude zajištěno v prostorách Tipsport Arény v Liberci. Součástí tohoto zázemí jsou velké parkovací plochy a garáţová stání. Nedaleko Arény je téţ čerpací stanice s mycí linkou, která bude vyuţívána pro údrţbu vozidel. Zajištění úpravy pozemních komunikací, dostupnost dopravy do sportovních areálů a související bezpečnostní požadavky a případné úpravy dopravních značení Tato problematika bude řešena s odborem dopravy Libereckého kraje, magistrátem města Liberec, městskou a státní Policií ČR, technickými sluţbami Liberec a ostatními institucemi zodpovědnými za tuto problematiku. Doprava pro veřejnost tato součást dopravy bude zajištěna širokou sítí městské regionální hromadné dopravy, která je velice dobře propojena se všemi sportovišti. Vytvoření komplexního funkčního systému logistiky dopravy na základě výše uvedených oblastí.


62│89

6.6 Bezpečnost V současné době je projekt zajištění bezpečnosti EYOWF 2011 po teoretické stránce zpracován. Problematika bezpečnosti je rozdělena na následující oblasti: a) Bezpečnost účastníků EYOWF (zajištění obecné bezpečnostní otázky, prevence ev. ataků , rozmístění států dle náboţenského vyznání, atd. ) b) Ostraha ubytovacích prostor a prostor hmotného vybavení c) Ostraha jednotlivých zón v areálech a na oficiálních místech konání Festivalu d) Vnitřní bezpečnost (prověření najímaných osob, dobrovolníků) atd. e) Zabezpečení bezpečnosti VIP hostů, zahraničních delegací atp. Sekce bezpečnosti bude zajišťovat a koordinovat komunikaci se sloţkami Integrovaného záchranného systému (policie, hasiči atd.) a s orgány státní správy (ministerstvo vnitra, ministerstvo obrany) a místní správy na úrovni Libereckého kraje a Statutárního města Liberce. Důleţitá je úzká součinnost sekce bezpečnost se sekcí dopravy, dobrovolníků a zdravotního zajištění. Struktura sekce Manaţer sekce Zbyněk Malý Zástupce manaţera sekce Roman Fajkus Zástupci jednotlivých sloţek integrovaného bezpečnostního systému Bezpečnostní agentury Dobrovolníci Sekce bezpečnost přešla do fáze, kdy postupně oslovuje jednotlivé sloţky integrovaného záchranného systému a začínají probíhat diskuze o rozmístění a pohybu těchto sloţek na jednotlivých sportovištích. Do konce roku bude zahájena komunikace a spolupráce s orgány státní správy (Ministerstvo obrany a vnitra, Policie ČR atd.) a místní správy na úrovni Libereckého kraje a Statutárního města Liberce. Míra realizovaných bezpečnostních opatření bude odvislá právě na posouzení orgánů státní správy, policie...atd. Dále probíhají jednání o způsobu komunikace mezi jednotlivými sloţkami integrovaného záchranného systému tak, aby jednotlivé zprávy byly co nejrychleji směřovány správným směrem. V nejbliţším období proběhnou jednání s jednotlivými sekcemi a to především : - se sportovní sekcí, manaţery jednotlivých sportů, potaţmo se správci jednotlivých areálů - se sekcí dopravy - se sekcí dobrovolníků - se sekcí ubytování i ostatními sekcemi, kde se bude jednat o počtu dobrovolníků vyuţitých pro účely zajištění bezpečnosti, jejich rozmístění po jednotlivých sportovištích, vybavení atd. 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

63│89

- také proběhnou jednání o způsobu zajištění jednotlivých areálů v nočních hodinách, zejména zajištění uloţeného sportovního vybavení, oplocení ubytovacích prostor atd. - zajištění doprovodných programů Pokračuje příprava studijních materiálů, které týmu dobrovolníků zařazených do sekce bezpečnosti poskytnou informace o jejich činnosti, úkolech a v neposlední řadě informace co dělat, kdyţ v jejich působišti na EYOWF 2011 nastane nestandardní situace. Na jaře roku 2010 proběhne informační schůzka dobrovolníků se zástupci sekce bezpečnost.


64│89

6.7 Zdravotní zajištění Manaţerkou sekce Medical je paní Lenka Halamová, která má bohaté zkušenosti ze zajišťováním zdravotního zabezpečení při sportovních akcích (např. MS 2009). Sekce Medical zajišťuje a zodpovídá za zdravotní péči sportovců i návštěvníků po dobu závodů a oficiálních tréninků v areálech. Personální zajištění Manaţer sekce Lenka Halamová Hlavní lékař MUDr. Martin Smetana Antidoping a asistent Bc. Pavel Lukáš Lékaři Střední zdravotní personál Dispečer Asistent Horská sluţba Záchranná sluţba Dobrovolníci 6 lékařů a 10 zdravotníků, kteří se budou různě střídat. Všechny osoby pracující v sekci Medical budou mít reflexní vesty s červeným kříţem. Komunikace bude zajištěna pomocí vysílaček a mobilních telefonů. Stav příprav Je vypracován základní plán zajištění včetně traumatologického plánu. Probíhají schůzky se subjekty, které se budou podílet na zdrav. zajištění / nemocnice, horská sluţba, záchranná sluţba, setkání zdravotníků sekce/ Zabezpečení v jednotlivých areálech SJ - skoky na lyţích – sanita, Horská sluţba NC – severská kombinace – sanita, Horská sluţba CC – běh na lyţích - paramedik, Horská sluţba AS – alpské lyţování – lékař, Horská sluţba SNB - snowboarding – lékař, Horská sluţba BI – biatlon - lékař, Horská sluţba LH - lední hokej – paramedik, lékař FS - krasobruslení – paramedik Dobrovolníci ze sekce medical budou ve všech areálech. OLV – v případě nutnosti volat záchrannou sluţbu / dojezd sanity do 5 min./ Zdravotník bude přítomen i při doprovodných programech. Ostatní místa budou zajištěná záchrannou sluţbou na zavolání. / dojezd sanit je v rozmezí 510 min. ve všech okresech Liberce/


65│89

Antidoping  Centrální stanoviště pro antidopingové kontroly bude v olympijské vesnici (s výjimkou areálu Rejdice – delší dojezdová vzdálenost do OLV)  sportovci budou ze sportovišť odváţeni auty v doprovodu chaperonů  odběrové sestry  asistent Plán zajištění oblasti antidopingu bude vypracován v kooperaci s nominovaným antidopingovým členem Koordinační komise EYOF (nominace dle informace z EOC na konci roku 2009). V materiálech při akreditaci dostanou všichni písemnou informaci o tom, jak postupovat v případě jakéhokoliv onemocnění. Harmonogram příprav 09/10 -6/2010

pracovní schůzky s MUDr. Smetanou vlastní struktura sekce medici Projekt zajištění antidopingových kontrol

10/10-01/11

schůzky sekce medici

11/10-01/11

seznámení se s areály, určení sběrných míst

10/10

jednání s Horskou sluţbou

10/10

ZZSLK

11/10

propojení mezi ZZSLK,HS,Medical

12/10

vytvoření metodického pokynu

01/11

příprava řídícího střediska jednání se zdravotním radou KHS jednání s nemocnicí Liberec, Jablonec nad Nisou Seznámení sekce Medical s evakuačním plánem, metodickým pokynem spolupráce s týmovými lékaři spolupráce s atašé týmů

02/11

EYOWF 2011


66│89

6.8 IT Manaţer sekce pan Tomáš Bureš se ujal své funkce naplno v listopadu 2008 a ihned se zapojil do přebírání a postupného testování modulů informačního systému (IS) EYOWF, které během prosince 2008 a ledna 2009 dodala firma Merz. Vzhledem k velkému mnoţství úkolů před blíţící se akcí ODM 2010 byl jiţ nyní angaţován do sekce IT další pracovník Jiří Semrád, který působí v IT sekci na pozici IT support a zabývá se zejména podporou uţivatelů a správou IS. Základními úkoly, které sekce vykonávala, během roku 2009 bylo: a) Testování a uvedení do provozu IS EYOWF b) Převzetí a technická implementace webového publikačního systému (www stránky) c) Vytvoření IT infrastruktury pro zaměstnance a spolupracovníky OV a jejich podpora d) Aktualizace a postupné doplňování projektu IT e) Navázání aktivní komunikace a spolupráce se všemi sekcemi V dubnu 2009 začalo intenzivní testování IS, kdy se celý systém připravoval na ostré nasazení IS na akci ODM 2010. Sekce IT má v současné době ve správě 3 webové publikační systémy. Jeden se týká akce ODM 2010, druhý doprovodného programu pro školy Vycoolse.cz a třetí je webovými stránkami akce EYOWF. Všechny tyto publikační systémy jsou nasazeny v ostrém provozu a dochází k drobným změnám funkcionality na základě poţadavků jednotlivých sekcí. Na Vycoolse.cz v současné době vzniká unikátní systém soutěţí, který se snaţí zábavnou a technologicky propracovanou formou přitáhnout mládeţ ke sportu. V kancelářích OV EYOWF vznikla robustní a bezpečná IT infrastruktura, která umoţňuje všem členům OV vyuţívat při přípravách akce nejmodernějších technologií. SW technologie jsou pronajaty firmou Microsoft, která na základě jednání s IT sekcí uvolnila pro EYOWF akademické ceny licencí, které nám umoţňují pouţívat řadu profesionálních produktů, které bychom jinak byli nuceni nahradit levnější a technologicky méně vypracovanou variantou. Veškerá komunikace i vnitřní data OV jsou chráněna několikavrstvou ochranou jak proti útoku z vnějšího prostředí, tak proti technologickému selhání. Naplno se rozběhla i technologická podpora členů OV na telefonech členů IT sekce a jednotném mailu [email protected]. Během konce léta a počátku podzimu 2009 začal být intenzivně aktualizován projekt IT. Zástupci IT sekce začali finalizovat rozpočet a potřeby sekcí. Pracovníci IT se seznámili s konkrétními IT aspekty v jednotlivých areálech. IT sekce začala rovněţ připravovat podklady pro sekci marketingu s počty a celkovým rozsahem potřebných zařízení, jakými jsou vysílačky a další komunikační prostředky, aby mohla být zahájena jednání ohledně spolupráce se společnostmi poskytujícími tyto sluţby. Sekce IT se ve svém projektu inspirovala některými postřehy z předchozích EYOWFů a to zejména pomocí dostupných materiálů a webu.


67│89


68│89

HARMONOGRAM IT 20.9 Harmonogram příprav sekce 09/09 Dokončení vzdáleného přístupu na server pro všechny členy OV 10/09 Sběr předběţných poţadavků šéfů sekcí a areálů 31.10 Aktualizovaný projekt IT 31.10 Přibliţný rozpis rozpočtu na IT pro EYOWF 12/09 Testy připojení areálů a připravenosti infrastruktury 02/10 Překlopení IS do ostrého provozu 02/10 Zahájení náboru dobrovolníků do IS 04/10 Doplnění IS o další uţivatele z OV 05/10 Finální projekt IT 05/10 Upřesnění rozpočtu na IT pro EYOWF 09/10 Sestavení frekvenčního plánu pro radiostanice 10/10 Finální poţadavky na IT od šéfů sekcí a areálů 10/10 Sestavení seznamu HW a SW pro bartery a pronájem 11/10 Prověření připravenosti areálů a fyzická obhlídka 01/11 Instalace a testy zapůjčeného a vybarterovaného HW 02/11 demontáţe zařízení 02/11 závěrečná inventura a navrácení zapůjčených zařízení


69│89

6.9 Dobrovolníci Na začátku letošního roku byl zpracován celý projekt zabezpečení oblasti dobrovolníků od technicko-organizačního zajištění této sekce, přes harmonogram, rozpočet, komplexní program pro dobrovolníky a veškeré záleţitosti související s jejich náborem, spoluprácí i komunikací. Organizační výbor zahájil v dubnu 2009 náborovou kampaň dobrovolníků, jejímţ cílem je vybudovat tým lidí – tzv. EYOWF TEAM, kteří mají chuť přispět k úspěchu celého projektu EYOWF 2011. Moţnost podílet se na přípravách a organizaci festivalu v EYOWF TEAMU má kaţdý, kdo splňuje podmínky stanovené organizačním výborem. Ty jsou stejně jako přihlašovací formulář a další potřebné informace dostupné na webových stránkách festivalu www.eyowf2011.cz v sekci Dobrovolníci. V rámci náboru dobrovolníků byla vytvořena propagační náborová broţura EOWF TEAMu, která obsahuje veškeré potřebné informace pro zájemce o členství v týmu dobrovolníků. Ty jsou následující:        

obecné informace o projektu EYOWF 2011 i akcí a aktivit s festivalem spojených charakteristika dobrovolnictví a popis dobrovolnické činnosti výčet všech výhod členství v EYOWF TEAMU podmínky pro spolupráci způsoby jak se stát členem popis vzájemné spolupráce a komunikace mezi členy a organizačním výborem výčet a popis jednotlivých oblastí spolupráce (sekcí) vstupní formulář (pro případ, ţe někdo nemá moţnost jeho elektronického vyplnění)

Dobrovolnický EYOWF TEAM by mělo tvořit zhruba pět stovek členů, kteří budou ve finále na EYOWF 2011 s organizačním výborem spolupracovat. Od dobrovolníků bude samozřejmě vyţadováno kvalitní plnění úkolů a činností, ale je pro ně připravena také motivační program. Komplexní program pro dobrovolníky zahrnuje nejen jejich proškolení v jednotlivých oblastech spolupráce a vzájemné seznámení se, ale také týmové zábavné aktivity, během nichţ se budou moci pobavit a společně si uţít i jiné, neţ pracovní chvíle. Dobrovolníci se nebudou podílet pouze na samotném festivalu, ale i na akcích přípravných a předcházejících. Hlavní generálkou EYOWF 2011 je ODM 2010, na kterém bude s organizačním výborem spolupracovat přibliţně 250 dobrovolníků, kteří do té doby budou do týmu přihlášeni. V současné chvíli je prováděno postupné rozdělení dobrovolníků do jednotlivých sekcí dle potřeb a poţadavků členů organizačního výboru. Postupně se také rozbíhá komplexní týmový program pro dobrovolníky, jenţ obsahuje školení a setkání různého charakteru.


70│89

Stále probíhá aktivní nábor dobrovolníků, a to především z řad studentů Technické univerzity Liberec, členů sportovních klubů a také liberecké veřejnosti. Jiţ nyní působí v EYOWF TEAMU mnoho dobrovolníků z MS Liberec 2009. Tito zkušení dobrovolníci jsou velkým přínosem pro celý dobrovolnický EYOWF TEAM z důvodu četných zkušeností, které během konání MS získali. Za zmínku jistě stojí databáze dobrovolníků, do které se zájemci hlásí přes webové stránky a která je také součástí celého informačního systému, který bude organizační výbor pouţívat pro logistiku festivalu. Tato databáze umoţňuje ukládat velké mnoţství dat o dobrovolnících, jejich zkušenostech, aktivitách, účastech na akcích atp. Současně lze z databáze také filtrovat jednotlivé členy, anebo skupiny, podle nejrůznějšího zadání. Její výhodou je také moţnost hromadného mailingu na velké mnoţství adres naráz. Pro komunikaci s dobrovolníky je vyuţíváno výše zmíněného hromadného mailingu, kdy je jim měsíčně posílán newsletter i další potřebné informace týkající se např. přípravných závodů, na kterých jiţ nyní členové EYOWF TEAMU pomáhají. Od prosince bude také vycházet pravidelný čtvrtletník pro dobrovolníky, jenţ bude obsahovat veškeré informace ke vzájemné spolupráci, pozvánky na akce TEAMU a přehledy připravovaných aktivit i reportáţe z uplynulých akcí.


71│89

Nejdůleţitější body harmonogramu sekce Dobrovolníků: 10/09

rozdělení dobrovolníků do sekcí

10/09

podzimní náborová kampaň dobrovolníků

11/09

příprava čtvrtletníku pro dobrovolníky I/09

11/09

doladění konceptů práce s dobr. se všemi sekcemi

12/09

čtvrtletník pro dobrovolníky I/09

12/09

finální verze Smlouvy o spolupráci se všemi dokumenty

12/09

rozeslání vánočních a novoročních přání členům zaškolení dobrovolníků 1. fáze - hromadné školení, školení jednotl. sekcí dle potřeby

01/10 03/10

úpravy konceptů práce s dobr. ve všech sekcích

03/10

čtvrtletník I/10

04/10

nábor dobrovolníků 2. Fáze

05/10

update konceptů práce s dobr. s jednotl. sekcemi

06/10

čtvrtletník II/10

07/10

příprava veškerého zázemí pro dobrovolníky při EYOWF

09/10

nastavení systému výhod a promo dárků dobr.

09/10

aktivní příprava na EYOWF

09/10

čtvrtletník III/10

11/10

zaškolení dobrovolníků 2. Fáze

11/10

distribuce a zpracování přihlášek na pomoc při EYOWF

12/10

finální skladba členů EYOWF TEAM

12/10

výroba upomínkových předmětů pro dobr. na EYOWF

12/10

čtvrtletník IV/10

12/10

rozeslání vánočních a novoročních přání dobrovolníkům

01/11

distribuce oblečení pro EYOWF TEAM

01/11

výroba Guide pro dobrovolníky na EYOWF

01/11

výroba certifikátů pro dobrovolníky na EYOWF

03/11

poděkování všem členům EYOWF TEAM za spolupráci

03/11

čtvrtletník I/11

03/11

vyhodnocení činnosti sekce Dobrovolníci


72│89

6.10 Životní prostředí Organizační výbor na základě poptávkového řízení vybral pro zajištění činnosti sekce Ţivotní prostředí společnost ISES,s.r.o. a jmenoval koordinátorem této sekce Vladimíra Klatovského. Hlavní náplní je příprava areálů a optimalizace činností z pohledu ţivotního prostředí (dále jen ŢP) v souladu s legislativou ČR. Pro dosaţení plánovaného cíle jsou navrţeny jednotlivé kroky: 1) Zpracování analýz areálů z pohledu ŢP 2) Vypracování projektů pro jednotlivé areály, obsahující návrh řešení úklidu budov a venkovních prostor, rozmístění odpadových nádob, mobilních toalet a odvozu odpadů 3) V průběhu festivalu zajistit supervizní činnost, spočívající v kontrole dodrţování navrţených projektů, platné legislativy ČR v ŢP a postupů zamezujících poškození ţivotního prostředí. Aktuální stav: V současné době jsou jiţ zpracovány analýzy a projekty pro jednotlivé areály. Klíčové body k řešení: - Vytvoření návrhu internetového podkladu o ŢP - Veřejné prohlášení organizátorů o vztahu k ŢP - Prezentace v regionálním tisku Personální obsazeni sekce:

Harmonogram příprav: Projekt - analytická část 05-06/09

Analýza stavu sportovních areálů a ubytovacích kapacit z pohledu ŢP

05-06/09

Zaloţení a kompletace deníků ŢP pro jednotlivé areály

06/09-01/11 Aktualizace a doplnění dokumentace dle platné legislativy ČR Projekt - návrhová část 07-08/09

Vypracování projektů pro jednotlivé areály

07-08/09

Stanovení zásad pro dodavatele externích sluţeb z pohledu ŢP

12/09

Propočet nákladů

12/09

Vytvoření návrhu internetového podkladu o ŢP

12/09

Veřejné prohlášení organizátorů o vztahu k ŢP

12/09

Prezentace v regionálním tisku


73│89

2010 Organizace výběrového řízení na dodavatele služeb 06/10

Svoz komunálních odpadů

06/10

Úklid exteriérů

06/10

Úklid interiérů

06/10

Provozovatele mobilních toalet

06/10

Provozovatele cateringu Příprava a certifikace dle normy ISO 14001

06/10

Příprava EYOWF 2011, o.p.s. k certifikaci dle normy ISO 14001

12/10

Zajištění certifikace EYOWF 2011, o.p.s. dle normy ISO 14001

12/10

Vytvoření broţury (booklet) o ţivotním prostředí.

12/10

Vytvoření informačních textů o ochraně ŢP a systému sběru odpadů do programů pro diváky a účastníky

12/10

Spolupráce při tvorbě propagačních předmětů, důraz bude kladen na jejich šetrnost k ŢP, výběr dodavatele s ohledem na tato kritéria

12/10

Předávací protokoly pro týmy z pohledu ŢP Výchovně vzdělávací činnost

12/10

12/10 12/10 12/10

Účast na výchovně vzdělávacích seminářích pro organizátory dobrovolníky (2 přednášky do 1h, bez zajištění organizace)

a

Příprava interních materiálů Vypracování vnitřní směrnice pro Kontrolní činnost orgánů státní správy při konání EYOWF 2011 Začlenění činností sekce ŢP do harmonogramů organizátora Spolupráce s organizačním výborem při organizaci VŘ dodavatelů dalších sluţeb a stanovení podmínek z pohledu ŢP pro výběr dodavatelů poptávaných sluţeb

12/10

Kontrola úplnosti smluv z pohledu legislativy ŢP u ostatních dodavatelů

12/10

Účast v bezpečnostním a dopravním výboru (2 x)

2011 2/11

Účast v organizačním výboru EYOWF 2011

2/11

Výbor ţivotního prostředí

2/11

Zapracování změn do projektů

2/11

Účast na dalších prezentacích EYOWF 2011 (bez zajištění organizace)

2/11

Supervize organizátora Před EYOWF 2011 - technická pomoc při přípravných závodech vyţádání organizátora)

2/11

V průběhu EYOWF 2011

2/11

Po ukončení EYOWF 2011

(na

Závěrečné vyhodnocení 3/11

Vypracování závěrečného vyhodnocení


74│89

7

Marketing

Během prvního roku příprav jsme se drţeli vytyčených cílů (popsány níţe), sestavili jsme tým a naučili se vzájemně komunikovat a koordinovat naše úkoly. Sestavili jsme hrubý dlouhodobý harmonogram činností a denně pracujeme v rámci zhruba čtvrtletního, detailnějšího, harmonogramu. Zásadními kroky, které jsme za první rok práce v rámci marketingu udělali, jsou: Provedli jsme sociologický výzkum u hlavní cílové skupiny (14 – 19let). Uvedli jsme na veřejnost logo a corporate design značky EYOWF 2011. Spustili jsme webové stránky, které průběţně aktualizujeme a vylepšujeme. Připravili jsme rok a půlletý program pro školy, který jiţ 2 měsíce běţí. Sestavili jsme databázi více neţ 5000 kontaktů. Pravidelně komunikujeme s novináři i veřejností. Získali jsme mediální partnery a několik barterových partnerů. Hlavní cíle marketingového konceptu pro EYOWF 2011, které jsme si na začátku vytyčili a snažíme se je maximálně naplnit: a. Vybudování povědomí a pozitivní image značky EYOWF 2011 b. Propagace EYOWF v souvislosti s myšlenkami olympismu a jako společensko sportovní akce c. Propagace libereckého regionu a České republiky d. Motivace dětí a mládeţe k pohybovým aktivitám a sportu, smysluplné naplnění volnočasových aktivit e. Zvýšení poptávky po značce – nákup merchandisingu, návštěvnost, sledovanost f. Získání přízně a podpory sponzorů (finanční, nefinanční) g. Navázání dobrých vztahů s českými a evropskými sportovními institucemi h. Výchova dětí a mládeţe v rámci doprovodného vzdělávacího programu pro školy v duchu základních olympijských hodnot: fair play, tolerance, solidarity, vzájemného porozumění a přátelství a kosmopolitního myšlení. Více k plnění jednotlivých cílů viz dále. Struktura sekce


75│89

Aktuální stav Sekce marketing se na konci roku 2009 nachází ve stádiu vrcholících příprav na Olympiádu dětí a mládeţe v únoru 2010 v Libereckém kraji, celorepublikovou soutěţ ţáků, na kterou se připravujeme jako na generálku pro EYOWF 2011. Tuto, svého druhu ojedinělou akci, propagujeme v rámci programu pro školy (viz dále) v Libereckém kraji i v celé České republice. Sestavili jsme detailní plán propagace v regionu, který začínáme postupně realizovat. Propagační předměty jsou jiţ vyrobeny, včetně maskota a právě připravujeme tiskoviny slouţící během olympiády a merchandising. Důleţitým nástrojem komunikace s veřejností jsou webové stránky www.olympic.cz/odm2010 a newslettery, které odesíláme na totoţnou databázi jako EYOWF 2011. Nyní také pracujeme na konceptu zahajovacího a závěrečného ceremoniálu. Veškeré zmíněné aktivity a podklady vyuţijeme pro přípravu EYOWF 2011. V rámci příprav Festivalu pracujeme na návrhu propagačních předmětů, strategii uvedení maskota, propagačním klipu, návrhu propagace a na druhé části doprovodného programu, tentokrát pro střední školy. V neposlední řadě jednáme s potenciálními partnery, kterým nabízíme kromě spolupráce na EYOWF 2011 také na olympiádě dětí a mládeţe 2010 a participaci na programu pro školy.


76│89

7.1 Komunikace a PR Spolupráce s médii Sekce komunikace v minulém období navázala a postupně intenzivně rozvíjela kontakty a spolupráci s médii. Týkalo se to především titulů a formátů působících v Libereckém kraji a na média zaměřená na mládeţ. Kromě pravidelného servisu v podobě tiskových zpráv, informací a aktualit či PR článků se uskutečnily také tři tiskové konference, které se těšily významné pozornosti novinářů, ale také zástupců Českého olympijského výboru a Libereckého kraje. V lednu 2009 se konala tisková konference v souvislosti se slavnostním křtem loga EYOWF 2011 za účasti předsedy Českého olympijského výboru i hejtmana Libereckého kraje. V červnu 2009 bylo setkání s novináři zaměřeno především na reprezentativní výzkum v regionu na téma mládeţ a trávení volného času, který si zadal organizační výbor EYOWF 2011. V září 2009 se tisková konference pořádala u příleţitosti startu speciálního doprovodného programu pro školy na podporu EYOWF 2011. Během uplynulého roku se podařilo v médiích vytvořit vesměs velice pozitivní vnímání akce veřejností – například pro její konání se vyslovilo 68 % mládeţe do 20 let, zatímco proti bylo jen 6 %. Lidé ji vnímají jako významnou událost nekomerčního charakteru, která nabízí mládeţi nové vzory a příklady, olympijskou atmosféru a pomůţe zviditelnit jednotlivá zimní střediska. V dalším období – především s blíţícím se začátkem festivalu - se činnost sekce zaměří také na média v České republice s celostátní působností a zahájí komunikaci i směrem do zahraničí. Mediální partneři Podařilo se dohodnout dlouhodobou a úzkou spolupráci s mediálními partnery, jimiţ se staly tištěné médium Deník severní Čechy (sdruţuje Liberecký, Jablonecký, Českolipský, Semilský a Turnovský deník) a rozhlasová stanice Český rozhlas Sever. Prostřednictvím těchto partnerů se nejen prezentují přípravy EYOWF 2011, ale zejména se propagují jednotlivé akce speciálního doprovodného programu pro školy. Webové stránky Ihned od okamţiku svého spuštění plní webové stránky www.eyowf2011.cz funkci jednoho z hlavních informačních kanálů. Kromě české verze jsou provozovány rovněţ v anglické a francouzské mutaci. Pravidelně přinášejí veškeré informace o aktuálních přípravách akce, stejně jako o veškerých doprovodných aktivitách. Zpravodaj EYOWF 2011 info Klíčový komunikační nástroj směrem k orgánům státní správy (mj. vláda ČR, poslanecká sněmovna, senát), místní samosprávy (krajské zastupitelstvo Libereckého kraje, zastupitelstva všech pořadatelských měst), základním, středním i vysokým školám (všechny v České republice), stejně jako všem zainteresovaným sportovním institucím (Český olympijský výbor, Český svaz tělesné výchovy, jednotlivé sportovní svazy, tělovýchovné jednoty a kluby provozující zimní sporty). 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

77│89

V českém jazyce vychází vţdy jednou měsíčně od ledna 2009 a od září 2009 uţ také v anglické mutaci. Je distribuován na zhruba 4000 kontaktů v rámci České republiky a 500 do zahraničí (EOC, národní olympijské výbory, sportovní federace v zimních sportech, média). U příleţitosti konání zimního festivalu 2009 ve Szczyrku a letního v Tampere vznikla speciální vydání newsletterů s představením dějiště EYOWF 2011 a zajímavými novinkami. Pozitivním signálem o důleţitosti tohoto způsobu přenosu informací jsou časté povzbudivé zpětné reakce ze strany předních politiků, stejně jako členů Asociace evropských olympijských výborů i Českého olympijského výboru. Prezentační materiály o EYOWF 2011 Sekce komunikace připravila potřebné prezentační materiály pro všechny relevantní cílové skupiny – školní mládeţ, dobrovolníci, místní samospráva, široká veřejnost či marketingové účely. Tyto broţury či publikace jsou kromě cílené distribuce dostupné při významných sportovních a společenských akcích v regionu i dalších místech ČR (výstavy a veletrhy, mistrovství republiky, závody Světových pohárů atd.). Zkompletování historických výsledků Po více neţ půlroční práci zkompletovala sekce komunikace přehledy všech medailistů v jednotlivých disciplínách ze všech devíti předcházejících ročníků Zimních evropských olympijských festivalů mládeţe. Dosud ţádná z pořádajících zemí těchto festivalů dosud nezveřejnila celkovou medailovou bilanci a ani na stránkách Asociace evropských olympijských výborů tyto informace nebyly zdaleka kompletní. Kompletní výsledky jsou nyní zveřejněny na webových stránkách www.eyowf2011.cz.


78│89

7.2 Mediální operace Tiskové středisko Hlavní tiskové středisko v průběhu EYOWF 2011 bude umístěno v Tipsport Areně v Liberci. Zamýšlená kapacita je 50 pracovních míst. V bezprostředním sousedství této haly leţí také hotel Arena, v němţ budou zástupci médií ubytováni a současně bude toto místo jednou ze zastávek kyvadlové dopravy zajišťující spojení do všech areálů festivalu. Oba objekty se navíc nacházejí v bezprostřední blízkosti centra města. V olympijské vesnici v areálu vysokoškolských kolejí v Harcově, vznikne tiskové subcentrum. Zde budou mít novináři moţnost vyzpovídat si medailisty nebo se pracovně setkat s dalšími sportovci a hosty. V jednotlivých areálech se počítá se zřízením mediapointů, které poskytnou zástupcům médií základní zázemí, dále startovní listiny, výsledky, flash interview atd. Daily News Daily News obsahující aktuální zpravodajství z průběhu soutěţí EYOWF 2011 i jeho zákulisí budou vycházet kaţdý den po dobu celého festivalu. O formátu i rozsahu tiskoviny jedná v současné době organizační výbor s mediálním partnerem. Organigram sekce Komunikace a P.R. v průběhu Festivalu 2011


79│89

7.3 Propagace Dlouhodobým cílem sekce Propagace je vedle zviditelňování vlastního Festivalu i propagace veškerých dalších aktivit a doprovodných programů pro veřejnost pořádaných organizačním výborem (zábavné, kulturní, společenské a jiné sportovní akce, akce pro školy atd.). Prostřednictvím propagace Festivalu zviditelňujeme také Liberecký kraj i Českou republiku jak doma, tak v zahraničí. Propagace festivalu je nyní více zaměřena na odbornou veřejnost: instituce, evropské olympijské výbory, novináře apod. Zvolené prostředky jsou: tiskové materiály (broţury, leaflety), dvojjazyčné newslettery, proběhly 2 tiskové konference, webové stránky, osobní informativní prezentace organizačního výboru národním institucím, ale i v zahraničí (Szczyrk). Směrem k laické veřejnosti komunikujeme zejména prostřednictvím webových stránek, programu pro školy a aktivní participací na různých regionálních veletrzích a akcích obecně. Doposud byly vyrobeny základní propagační materiály v duchu corporate designu, které vyuţíváme na výše uvedených akcích (tiskoviny, odznaky, flash disky, trička, kšiltovky, sportovní lahve, praktický přívěšek na klíče apod.). Škála propagačních předmětů bude doplněna o další originální a praktické kousky začátkem roku 2010. Propagace je prozatím pozvolná, první větší „nástup“ plánujeme na březen 2010, kdy veřejnosti představíme maskota Rampiče, který bude slouţit jako jeden z hlavních nástrojů komunikace. Sám pak bude například komunikovat na facebooku. Zásadním zlomem pro sekci propagace bude září 2010, kdy odstartujeme hlavní propagační kampaň v regionu, ale i ČR. Propagační a komunikační vrchol směrem k veřejnosti plánujeme na leden a únor 2011, kdy informovanost na národní i regionální úrovni bude zajištěna a festivalem by mělo ţít celé město. K dnešnímu dni se nám podařila vyjednat spolupráce s několika českými olympioniky a/nebo aktivními vrcholovými sportovci, kteří se stanou tvářemi Festivalu (Lukáš Bauer, Martina Sáblíková, Veronika Vítková, Tomáš Verner). Dle předběţné dohody je zapojíme do doprovodných aktivit pro školy, budeme hledat moţnosti rozhovorů – propagace EYOWF 2011 společně s mediálními partnery apod. Spoty V říjnu 2009 byl dokončen obrazový - reklamní spot v délce 3 minuty. Spot ke zvukové znělce v délce 30 s bude vycházet z reklamního spotu. Termín realizace: červen 2010 Medaile V září 2009 byla vypsána soutěţ pro střední umělecké školy v regionu. Termín výběru nejlepšího návrhu a realizace: 1. polovina roku 2010.


80│89

Dále počítáme s výrobou: Diplomu EYOWF pro vítěze jednotlivých závodů (1. – 3. místo) Účastnického diplomu a certifikátu pro všechny účastníky Festivalu Upomínkového předmětu pro akreditované účastníky Festivalu Cen pro vítěze


81│89

7.4 Sponzoring Organizační výbor disponuje databází potenciálních partnerů, kteří by mohli projekt podpořit buď finančně, produktově nebo v kombinaci. Databáze čítá na 500 národních i mezinárodních strategicky vytipovaných společností působících v České republice. Oslovování potenciálních partnerů začalo v první polovině roku 2009. V říjnu 2009 vznikl zcela nový materiál jako nabídka partnerství. Členění partnerů / sponzorů: Generální partner – 1 partner celého projektu, maximální vizibilita v médiích, během příprav projektu i v průběhu akce Hlavní partner – menší vizibilita v médiích, během příprav i konání akce – 3 - 5 partnerů Partner – niţší finanční podpora, vizibilita především během konání akce – x partnerů Dodavatel – pouze produktová podpora – x partnerů Mediální partneři Hlavní mediální partner – 1 z kaţdého média (TV, rádio, tisk, internet) Mediální partneři – ostatní Specifickou kategorii tvoří „partnerská města“, sportovní kluby a „patroni akce“ kterým je např. Liberecký kraj. Dle předběţného rozpočtu je v současné době částka očekávaných příjmů ze sponzoringu stanovena na 10.000.000,- Kč (cca 400.000,- Eur). Merchandising Na základě zkušenosti prodeje merchandisingu během olympiády dětí a mládeţe 2010 se rozhodneme zda během Festivalu zvolíme variantu prodeje merchandisingové licence vhodnému partnerovi, či zda budeme merchandising prodávat sami. Předpokládané spuštění prodeje merchandisingu EYOWF 2011 na e-shopu: září 2010 Spuštění prodeje merchandisingu EYOWF 2011 – prosinec 2010.


82│89

7.5 Ceremoniály Projekt ceremoniálů i doprovodných programů se bude odvíjet od praktických zkušeností na „generálce“ ODM 2010. Sestaví ho manaţer pro ceremoniály a doprovodné programy, který bude do sekce marketingu organizačního výboru angaţován do konce roku 2009. Návrh konceptu obou ceremoniálů: duben 2010 Přehled oficiálních ceremoniálů v rámci EYOWF 2011: Zahajovací ceremoniál Plánovaný termín: 13. 2. 2011 Délka přibliţně 100 minut Místo: Tipsport arena Zakončovací ceremoniál Plánovaný termín: 18. 2. 2011 Délka přibliţně 80 minut Místo: Tipsport arena Ceremoniál vyhlašování vítězů Čas: po skončení závodu Místo: na příslušném závodišti Program: vyhlášení vítězů a předání květin Medailové ceremoniály Čas: dle programu, ve večerních hodinách Místo: Olympijská vesnice Program: předání medailí, hymna, krátký doprovodný program Všechny oficiální ceremoniály budou připraveny a realizovány v souladu s chartou EOC.


83│89

7.6 Doprovodné programy Manaţer pro ceremoniály a doprovodné programy, bude angaţován do konce roku 2009. Návrh konceptu doprovodných programů pro akreditované i veřejnost: červen 2010 Doprovodné programy v období příprav Festivalu A/ Program pro školy Organizační výbor si vytyčil jako jeden z hlavních úkolů své činnosti aktivní zapojení dětí a mládeţe do programu soutěţí a zábavy, který přináší originální formy soutěţí a moţnosti vyzkoušet si různé sporty. Zároveň pomocí tohoto programu netradičně a dlouhodobě propagujeme a informujeme o ODM 2010 a EYOWF 2011. Koncept rok a půlletého motivačního programu pro ţáky ZŠ a studenty SŠ z regionu, ale i celé ČR je postaven na výsledcích sociologického průzkumu mezi mladistvými. Tento výzkum proběhl v lednu 2009 na libereckých středních školách mezi 777 respondenty. Otázky byly zaměřeny na ţivotní styl, způsoby komunikace, formy trávení volného času i například hodnocení spokojenosti se sportovišti v okolí. Z výzkumu mj. vyplynulo, ţe ¾ mladých věnuje nejvíce času počítači a televizi, nicméně téměř 70% mladých podporuje sportovní akce jakou je EYOWF 2011. Program soutěţí a zábavy má název vyCOOL se! Smysl názvu koresponduje s mottem „Step out from the crowd, carve a path“. Do programu je zařazeno na 40 sportovních, vědomostních a kreativních soutěţí. Projekt má své speciální stránky www.vycoolse.cz B/ Program pro veřejnost Další cílovou skupinou, pro kterou připravujeme doprovodné akce před Festivalem, jsou partneři, instituce, VIP (část programu vyCOOL se! je určena veřejnosti, vánoční party apod.) V průběhu Festivalu V průběhu Festivalu bude ve městě a regionu probíhat řada doprovodných akcí a to jak pro akreditované osoby, tak pro veřejnost. Naším cílem je vytvořit ţivou přátelskou atmosféru a představit účastníkům českou kulturu a pohostinnost tak, aby se Festival stal nejen sportovním, ale také kulturním a společenským svátkem pro všechny jeho účastníky, diváky i obyvatele regionu. Doprovodné programy pro akreditované o slavnostní večer ČOV o slavnostní večer Libereckého kraje o slavnostní večer Organizačního výboru o party pro media o party pro dobrovolníky o party pro závodníky (poslední večer) Doprovodné programy pro akreditované koncept v přípravě 10th European Youth Olympic Winter Festival Liberec 2011 │ Progress Report no.3

84│89

7.7 VIP & Guest service V současné době jedná OV o zajištění sekce s paní Valérie Enault, která je zkušenou osobou v této oblasti. Tuto problematiku zajišťovala na EYOF v Jace a Tampere. Jakmile dojde k dohodě, vypracuje manaţer sekce projekt, strukturu sekce a harmonogram příprav. Sekce VIP & Guest service Bude zajišťovat komunikaci a péči o skupinu významných osob a hostů (VIP) a péči o ně a to na národní i mezinárodní úrovni (IOC, EOC tec.) Bude zastřešovat veškeré protokolární záleţitosti Bude zajišťovat oficiální i neoficiální návštěvy významných osob (plánování, organizaci, průběh po dobu příprav i při akci samotné) Bude kooperovat se sekcí doprovodných programů při zajištění společenského programu pro VIP Sekce VIP & Guest service bude velmi úzce kooperovat s vedením OV, protoţe její činnost zasahuje do citlivé problematiky „špičkových“ vztahů (kontakty na úrovni vlády ČR, politické prostředí, vrcholné domácí i zahraniční sportovní prostředí atd.) a do činnosti sekce P.R. a komunikace (zasílaní informací, newsletterů atd.). Hlavní cíle sekce: Zajistit podporu a účast co největšího počtu významných osob a to nejen při konání Festivalu samotného, ale i v průběhu příprav, neboť to zásadním způsobem zvedá prestiţ a renomé akce a podporuje její marketing. Poskytnout profesionální komplexní servis všem významným osobám a hostům v průběhu Festivalu.


85│89

HARMONOGRAM SEKCE MARKETING 11/09

3. tisková konference

11/09

11.č českého newsletteru (NL), 4. č. AJ newsletteru

11/09

koncept merchandisingu a e-shopu pro ODM 2010

11/09

koncept propagace 1. poloviny 2010

11/09

návrh nových propagačních materiálů

11/09

sponzoring - schůzky, plánování schůzek, komunikace s aktuálními partnery

11/09

koncept výroby maskota-počet ks, koncept uvedení na veřejnost

11/09

oţivení web stránek

11/09

koncept propagace Festivalu během regionálních akcí, veletrhů 2010

11/09

vyCOOL se!- roadshow (5 míst) - komunikace, produkce

11/09

hotov reklamní spot 2min

11/092/11 11/092/11 12/09

pokračování ve spolupráci s mediálními partnery aktualizace webu (aktuality, nové info od jednotlivých sekcí, ankety…) 12.č. českého NL, 5. č. AJ NL

12/09


12/09

vánoční party pro VIP, partnery, instituce

12/09

vyCOOL se!- roadshow (3 místa) - komunikace, produkce

1/10

1.č. českého NL, 1. č. AJ NL

1/10

ODM 2010: vrchol regionální promo kampaně

1/10

ODM 2010: výroba tiskových materiálů a finální přípravy pro ODM 2010

1/10


1/10

vyCOOL se!- roadshow (6 míst) - + 1 další regionální akce

1/10

nové promo materiály

2/10

ODM 2010

2/10

2.č. českého i anglického NL,

2/10

výroba maskota Rampiče

3/10

4. tisková konference: uvedení maskota

3/10


3/10

sponzoring- příprava schůzek, vyjednávání s "ODM partnery"

3/10

výroba merchandisingu pro e-shop

3-6/10

vyCOOL se! regionální akce pro středoškoláky

3/10

vyCOOL se! party s cílem poděkovat za spolupráci učitelům

4/10


4-12/10 4/10 4/10

sponzoring - schůzky, plánování schůzek, komunikace s aktuálními partnery zahájení úzké spolupráce s olympioniky a známými sportovci - tvářemi Festivalu party pro VIP, tváře Festivalu, partnery - Praha


86│89

5/10 6/10 6/10 6/10 6/10 6/10 7,8/10

5.č. českého i anglického NL, 6.č. českého i anglického NL, krátký reklamní spot - 30s- zkrácená verze hlavního reklam. Spotu vyCOOL se! celorepubliková roadshow zaměřená na středoškoláky koncept zahajovacího, ukončovacího ceremoniálu, program pro návštěvníky koncept výroby medailí 7.+8. český i anglický NL

9-12/10

vyCOOL se! regionální akce pro středoškoláky

9-12/10

9.-12. český i anglický NL

9/10 9/10 9/10 10-12/10 11/10 11/10 11/10 12/10 12/10 12/10 12/10 1/11 1/11 1/11 1/11 2/11 2/11 3/11 3/11 3/11 3/11 3/11

spuštění promo kampaně zahájení prodeje merchandisingu na e-shopu reklamní jingle: 30s, 5s postupný vzestup promo kampaně distribuce pozvánek na Festival výroba tiskovin koncept olympijských novin výroba tiskovin, obrandování areálů zahájení prodeje merchandisingu na vybraných místech vánoční party pro VIP, partnery, instituce certifikáty, diplomy - výroba sponzoring: finalizace posledních smlu, zahájení plnění vrchol promo kampaně v regionu i v celé ČR poslední tisková konf. Před Festivalem 1. český a 1. anglický NL vyCOOL se! regionální akce, poslední velká pozvánka před festivalem 10. EYOWF 2011 speciální event pro dobrovolníky, učitele ad. - poděkování za spolupráci tiksová konference - report, výsledky poslední český a anglický newsletter report pro partnery, instituce, novináře, EOC, ČOV … 2. - srovnávací- marketingový výzkum


87│89

8

Různé

8.1 Observer program Organizační výbor zvaţuje realizaci Observer programu pro zájemce z řad budoucích organizátorů sportovních akcí a sportovních institucí a subjektů. Členové organizačního výboru se zúčastnili Observer programu v Tampere a shledali jej velmi uţitečným a hodným následování. Takový program je velkým přínosem pro budoucí pořadatele, ale také skvělou moţností vzájemného předání zkušeností a pohledů na způsob a systém organizace napříč jednotlivými zeměmi a mentalitami.


88│89

European Youth Olympic Winter Festival Zimní evropský olympijský festival mládeţe Liberec února 2011

Recommend Documents