CiviCRM
Semestrální práce v předmětu
„Průmyslové informační systémy (A0M33PIS)“ Letní semestr 2009 / 2010
České vysoké učení technické v Praze, Fakulta elektrotechnická
Autoři: Jiří Bělohradský Michal Founě Zdeněk Klíma
1. Úvod Před vlastním popisem modulů a jejich funkcionality u námi vybraného systému, uveďme nejprve úvod do problematiky. Vysvětlíme význam slova CRM systém a podíváme se obecně na klíčové vlastnosti CiviCRm.
CRM systémy obecně Zkratka CRM vznikla z anglického sousloví „Customer relationship management“. Do češtiny se tento termín překládá jako „Řízení vztahů se zákazníky“. Jak název nepodívá, jedná se tudíž o IT řešení, které podporuje proces shromažďování, zpracování a využití informací o zákaznících firmy nebo organizace. V rámci možností tak dovoluje poznat, pochopit a předvídat potřeby, přání a nákupní zvyklosti zákazníků hlavně oboustrannou komunikaci mezi firmou a jejími zákazníky. Také dovoluje komunikaci zpětně analyzovat a vyvozovat jisté závěry. Někdy se v souvislosti s CRM systémy používají rovněž následující definice •
Systémy podporující řízení celého cyklu kontaktu se zákazníkem,
•
Systémy podporující efektivní koordinaci vazeb na zákazníka a
•
Systémy podporující péči o zákazníka.
CiviCRM CiviCRM je jednou z mnoha konkrétních implementací obecných CRM principů. Jedná se o online webovou aplikaci, která je postavená na databázové technologii MySQL a programovacím jazyku PHP. Jednou ze zásadních vlastností je fakt, že jde o bezplatnou a open-sourcovou aplikaci, což přináší specifické výhody i nevýhody. Systém je poskytován ve dvou verzích – jako samostatná aplikace (standalone) nebo jako služba (SAAS – Software as a service). Poslední klíčovou vlastností je jeho snadná integrace z tzv. systémy pro správu obsahu (CMS – Content management systéms), jako je například Drupal nebo Joomla!.
Nyní už přišel čas podívat se podrobně na jednotlivé moduly systému.
2. CiviContacts – modul Kontakty Nejzákladnější funkcí všech systémů CRM je správa kontaktů a není tomu jinak ani v CiviCRM. Existují 3 základní typy kontaktů reprezentující 3 různé typické vztahy neziskové organizace: •
Individual – kontakt na konkrétní osobu
•
Organization – kontakt na organizaci (NNO, obchodní společnost, úřad, cokoli jiného)
•
Household – rodina nebo skupina osob, které mají stejné fyzické umístění
Práce se záznamy Po založení kontaktu s ním lze provádět řada různých operací. Kromě očekávaných operací jako je vyhledávání, třídění a podobně lze ke každému kontaktu především přiřazovat uživatelem definované akce, jako je: •
Meeting – schůzka
•
Phone Call – telefonát
•
Interview – rozhovor
Obrázek 2-1 Funkce modulu CiviContacts
Tyto akce slouží k zaznamenávání interakcí s kontakty a je možné si uživatelsky definovat různé typy. U kontaktů lze dále sledovat další věci: •
jejich vlastní aktivitu (Contributions)
•
vztahy mezi kontakty (Relationships)
•
události, kterých se účastní (Events)
•
členství v různých uskupeních (Memberships)
•
členství v emailových konferencích (Groups)
•
kategorie kontaktu (Tags)
•
různé poznámky (Notes)
Obrázek 2-2 Záložky – práce s kontaktem
3. CiviContribute – modul příspěvků Smyslem modulu je správa vztahu s přispěvateli a podpora samotného přispívání. Zde se projevuje silná stránka systému civiCRM – a sice jeho zaměření na neziskový sektor. Funkcionalita, kterou nabízí například modul příspěvků, je na míru šitá organizacím, jejíž příjmy pocházejí z fundraisingových akcí. Modul příspěvků obsahuje dashboard s přehledovými informacemi a dále potřebnou funkcionalitu pro •
Správu informací o poskytnutých příspěvcích
•
Tvorbu a správu www stránek pro kampaně včetně online plateb
•
Komunikaci s přispěvateli (např. zasílání děkovných zpráv)
•
Reporting a vyhodnocování příspěvků
•
Možnost customizace datových polí
Obrázek 3-1: Formulář pro zadání nového příspěvku
Z pohledu funkcí CRM systému je zajímavá možnost při zadávání informací o poskytnutém daru udělit tzv. „Soft Credit“ například členům rodiny dárce nebo osobě, která má na příspěvku jinou zásluhu. Tato informace pomůže zabránit tomu, aby k lidem s určitou nepřímou zásluhou bylo přistupováno jako k neznámým – viz obrázek 3-1.
Typické případy užití Z výše uvedeného seznamu považuji za zajímavou možnost vytváření uživatelských datových polí a způsob tvorby stránek pro kampaně. Proto se v následujícím textu budu věnovat těmto dvěma tématům. Možnost přidání uživatelské datové skupiny znamená doplnění nových datových polí, které nebyly v modulu po instalaci civiCRM předdefinovány. Příspěvek obsahuje pole Source, nesoucí informaci například o názvu fundraisingové kampaně, ke byl přispěvatel osloven a přesvědčen. Dále bychom mohli chtít sledovat, o jaký typ fundraisingové akce se jednalo a vyhodnocovat úspěšnost jednotlivých typů akcí – například on-line versus off-line akce.
Obrázek 3-2: Formulář pro zadání uživatelských polí
Modul příspěvků CiviContribute umožňuje velmi snadnou tvorbu stránek pro podporu dárcovských kampaní. Proces tvorby stránek je rozdělen do menších logických kroků, které jsou pospojovány průvodcem do srozumitelné sekvence – viz obrázek 3-3. Například v 2. kroku se nastavuje způsob platby. Přes takto vytvořené stránky je možné přispívat pomocí celé řady platebních systémů. V současnosti je podporováno zhruba 16 platebních systémů, např. PayPal, Google Ceckout, Moneris apod. Český platební systém PaySec z pochopitelných důvodů (podporovány jsou mezinárodně rozšířené systémy) mezi podporovanými systémy nenalezneme. Dále můžeme nastavit doporučené výše příspěvků, případně použít již existující cenové sady. Taktéž je možné se k zaplacení příspěvku v budoucnosti pouze zavázat (tzv. „Pledge“ ). V dalším kroku je přispěvateli umožněno registrovat se jako registrovaný přispěvatel. Tento krok je ale možné vypnout tak, aby měl přispěvatel možnost přispět jednorázově bez nutnosti registrace. V dalších krocích je možné nastavit, aby byla přispěvateli zaslána děkovná zpráva, mohl si vybrat dárek nebo aby mohl o kampani jednoduše informovat přátele.
Obrázek 3-3: Tvorba stránek pro kampaň
Dále průvodce umožňuje automatizovanou tvorbu widgetů pro propagaci kampaně na jiných stránkách – viz obrázek 3-4.
Obrázek 3-4: Widget
4. CiviEvent – modul událostí Jak už název napovídá, jedná se o modul, který v systému zajišťuje správu událostí a akcí. Jeho funkce jsou dostupné klasiky prostřednictvím menu. Avšak jak ukazuje obrázek 4-1, jsou v něm roztroušené na dvou místech. Jedná se konkrétně o položky „Events“ a „Administer -> CiviEvent“. Všechny funkce tohoto modulu lze rozdělit do dvou základních skupin. První z nich tvoří funkce, které uživatel používá, pokud vytváří novou, případně edituje už dříve vytvořenou. Jedná se například o zadání názvu akce, data a lokality konání, poplatky, nastavení systému pro online registrace a podobně.
Obrázek 4-1: Přístup k funkcím modulu
Do druhé skupiny patří funkce pro propagaci události a pro její monitorování, které je potřeba často provádět. Je to především sledování počtu přihlášení, potvrzování registrací,
je-li zapotřebí, jejich zobrazování a vyhledávání a další. Svou velikostí se modul CiviEvent řadí mezi jeden z největších v celém systému. Před vlastním popisem obrazovek modulu a způsobu práce s ním je zde uveden přehled klíčových funkcí a vlastností v obou kategoriích. Některé zajímavé pak budou rozebrány dál.
V první kategorii nabízí modul podporu pro •
Definici vlastních typů událostí
•
Definici vlastních účastnických rolí – pořadatel, konferenciér, přednášející, …
•
Definice vlastních stavů účastníků – přihlášený, zamítnutý, čekající na potvrzení, …
•
Přizpůsobení
•
Podpora pro definici flexibilního systému poplatků (nejen pro události)
•
Podpora pro online placení poplatků
•
Podpora pro online registrace účastníků na události
•
Definici šablon událostí – společná kostra pro více událostí dané organizace
Mezi zásadní vlastnosti a nástroje ve druhé kategorii patří •
Vyhledávání uživatelů podle role, typu události, stavu a podobně
•
Automatické odesílání emailů jako potvrzení registrace
•
Definice obsahu automatických emailů
•
Hromadné registrace účastníků – ze seznamu kontaktů
•
Import účastníků z CSV souboru
•
Vytváření reportů z výsledků vyhledávacího systémů účastníků
•
Testování události – provedení zkušební registrace, zaplacení poplatků a podobně
•
Propagace události – zobrazení v kalendáři, na stránkách, účastníci se mohou sami upozorňovat na události, RSS kanál nadcházejících událost, …
•
Správa účastníků – potvrzování, zamítání, online registrace, informování
•
Podpora pro vyhodnocování událostí – statistiky, záznam veškeré činnosti účastníků, …
Typické případy užití Podrobně popsat všechny výše uvedené body není v tomto dokumentu možné. Protože si celý dokument klade za cíl sloužit jako jakýsi úvodní návod, bude zde podrobně rozebráno základní scénář vložení nové události. Vložení nové události do systému začíná výběrem položky „Events -> New Event“ se skládá z několika navazujících kroků. Postupně jsou do systému zadány všechny potřební skupiny údajů. Zde je jejich seznam. 1. základní informace 2. místo konání 3. poplatky a taxy 4. online registrace 5. možnosti šíření informací o události mezi účastníky samotnými Jako první je potřeba do systému zadat základní informace týkající se plánované událost. K tomu slouží obrazovka, která se otevře hned po výběru příslušné položky menu. Její vzhled je zobrazen na obrázku 4-2.
Obrázek 4-2: Základní informace o události.
Příjemnou vlastností je, že většina vstupních polí je opatřena doprovodným textem, který vysvětluje jejich význam. Vidíme, že jako první máme možnost si zvolit šablonu, která nám vytváření usnadní. Použít ji však nemusíme. Kromě jiného na této stránce pak volíme typ události, roli účastníků, kteří se registrují online, název akce, její krátký i dlouhý popis a datum a čas začátku a konce události. Zajímavou možností je definice maximálního počtu účastníků. Jakmile máme vyplněny základní informace klepneme na tlačítko „Save“ (uložit), které je na konci stránky (na obrázku z důvodu úspory místa není zobrazeno). Tím dojde k zapsání údajů do databáze a systém automaticky přejde na další obrazovku. Kromě toho se také v horní části stránky objeví seznam pěti záložek – viz obrázek 4-3, pomocí nichž se můžeme mezi jednotlivými skupinami informací přepínat a vracet se zpět.
Obrázek 4-3: Lišta pro přepínání skupin zadávaných informací.
Další obrazovka, kterou nám systém zobrazí nás vyzívá k zadání informací o lokalitě, kde se bude daná událost konat. Jaké informace po nás konkrétně systém požaduje zachycuje následující obrázek.
Obrázek 4-4: Obrazovka pro konfiguraci lokality.
Význam jednotlivých políček je zde naprosto intuitivní, proto není třeba dalšího vysvětlování. Kromě toho, ani na této stránce nechybí text s nápovědou, pokud by si uživatel nevěděl na první pohled rady. Po vyplnění opět klepneme na tlačítko „Save“. Změno oproti předchozímu je, že po uložení nedojde k automatickému přechodu na následující obrazovku. Ten musíme zajistit sami pomocí navigační lišty z obrázku 4-3. Obrazovka, zachycená na obrázku 4-5, která následuje zajišťuje správu poplatků za událost v případě, že chceme účastníkům dát možnost zaplatit poplatek online. Její vzhled není vždy stejný, mění se na základě námi vyplněných a zvolených hodnot. Na obrázku je vidět jedna z jejich možných podob.
Obrázek 4-5: Obrazovka pro správu poplatků.
Jako první je nutné zvolit, jestli se jedná o placenou akci. Pokud zvolíme, že ne (výchozí hodnota), veškerý další obsah zmizí. Pro správnou funkci je nutné mít v globálním nastavení, které je společné pro více modulů, nakonfigurovaný platební systém – viz příslušný odstavec v modulu Příspěvky.
Poté do příslušných polí zadáme typ poplatku a jeho název. Užitečnou volbou je položka „Enable pay later option“, tedy možnost zaplatit poplatek později. Pokud ji vybereme, objeví se na stránce dvě nová vstupní pole, kam vyplníme popis políčka, které bude účastník vybírat při registraci, pokud si přeje zaplatit později a instrukce kdy, kde a jak má zaplatit. Nyní je potřeba stanovit samotné poplatky, i zde máme dvě možnosti – buď můžeme jednoduše vyplnit seznam (název a hodnotu) poplatků v sekci „Regular fees“ a nebo použít námi definovanou skupinu poplatků. V tomto případě si uživatel (správce) vytvoří skupinu který obsahuje různá a různě graficky prezentovaná pole pro volbu poplatků. V každé skupině mohou být pole těchto typů •
textové vstupní pole
•
zaškrtávací políčko
–
koncový uživatel si pak vybere, například jestli chce večeři či nikoliv
•
přepínač, select box
–
dává koncovému uživateli možnost zvolit si z několika alternativních možností, například let balónem, bungee-jumping a podobně
Všechna pole z dané skupiny a tedy i poplatky se pak přidruží k dané události. Když jsme s konfigurací poplatků hotovy, informace uložíme a vrhneme se další stránku.
Jako předposlední konfigurujeme možnosti online registrace. Proces registrace obvykle probíhá podle následujícího scénáře.
Obrázek 4-6: Scénář online registrace.
Nejprve uživateli poskytneme základní informace o události a odkaz na registrační formulář. Ten musí obsahovat položky pro všechny údaje, které požadujeme. Jakmile je uživatel vyplní, zobrazíme mu rekapitulační stránku, kde si může vše zkontrolovat a uhradit případné poplatky. Po potvrzení prohlásíme registraci za úspěšně dokončenou a zobrazíme poděkování. Těmto krokům odpovídá i členění obrazovky pro správu online registrací. Ilustraci poskytuje obrázek číslo 4-7. I zde platí, že vzhled obrazovky není pevný a mění se podle našeho počínání. Poslední tři sekce nejsou příliš zajímavé a jejich vyplnění je intuitivní a dobře popsáno nápovědným textem, proto nebyly z kapacitních důvodů zachyceny na obrázku v detailu. V poslední nastavujeme automatické potvrzovací emaily – jejich text, adresu a jméno odesílatele, a kopie. V předcházejících dvou se zadává pouze text, který se zobrazuje na příslušných stránkách. V prvních dvou sekcí, které jsou podle mého názoru nejdůležitější si postupně navolíme text odkazu, který potenciálního zájemce přesměruje na registrační stránku, data začátku a konce období, kdy je možno se registrovat online, to zda jeden účastník může registrovat i jiné osoby, jestli je povoleno více registrací z téže emailové adresy.
Obrázek 4-7: Správa online registrací
V sekci „Registration screen“ jsou zajímavé poslední dvě položky. Systém umožňuje definovat si vlastní pole v případě, že chceme o účastnících shromažďovat nějaké nestandardní informace. Jako příklad můžeme uvést preference na ubytování, pokud se jedná o vícedenní akci a my zajišťujeme i ubytování. Námi definovaná pole se shromažďují do tak zvaných profilů. Tyto dvě položky nám právě umožňují zvolit profil, tedy ve své podstatě to, jaká speciální vstupní pole, který chceme na registrační stránce zobrazit. Nyní už zbývá jen provést konfiguraci poslední části události, a sice jestli budou mít účastníci možnost se sami na akci upozorňovat a zvát. Jaké máme v tomto směru možnosti ukazuje následující obrázek. Vidíme, že zde vyplňujeme informace jako odkaz stránku s popisem události, děkovné texty za pomoc při propagaci události a podobně.
Obrázek 4-8: Možnosti propagace pomocí samotných účastníků.
Tím jsme úspěšně dokončili vložení nové události do systému. V podstatě úplně stejně probíhá tvorba takzvaných šablon pro události, které pak velmi usnadňují a zrychlují tvorbu událostí. Rozdílem je to, že se na některých konfiguračních stránkách vynechávají některé údaje, kterou jsou vždy specifické, například datum začátku a koce události.
Na závěr jen zopakujme, že informace uvedené v této kapitole nejsou zdaleka vyčerpávajícím popisem všech dostupných funkcí. Modul nabízí opravdu nepřeberné množství funkcionality. Pro její kompletní popis viz [1]. Ještě bych chtěl podotknout, že velikou výhodou, vlastně celého systému CiviCRM, je, že jakákoliv činnost koncového uživatele se zaznamenává do jeho účtu a je možné ji využít pro další analýzy. Například najít uživatele, který nejčastěji zve ostatní na události s podobně.
5. CiviMailings – modul emaily Maily lze posílat v CiviCRM dvojím způsobem: •
Poslat mail kontaktům skrze webový mailový klient
•
CiviMail – masové mailování
První je jednodušší a rychleji použitelná, druhá je sofistikovanější, ale má více možností. Masové mailování umožňuje několik zajímavých funkcí: •
Personalizaci e-mailů skrze šablony
•
Sledování otevření mailů
•
Sledování prokliků (odkazy v mailu jsou přesměrovány skrze CiviCRM systém)
•
Nastavení automatických odpovědí na reakce
•
Sledování odhlášení, znovu přihlášení a zrušení všech mailing listů
•
Plánování rozesílání mailů v budoucnosti
Úspěšnost hromadných emailů lze pak sledovat, jak ukazuje obrázek.
Obrázek 5-1: Sledování úspěšnosti hromadných emailů
Mailové šablony je možné vytvářet pomocí webového WYSIWYG editoru.
Obrázek 5-2: Psaní emailu ve webovém WYSIWYG editoru
6. CiviMember – modul členství CiviMember je spíše menší modul. Taktéž nabízí jednoduchý customizovatelný dashboard s důležitými souhrnnými informacemi a dále funkcionalitu pro •
zadávání nových členů
•
vyhledávání členů
•
import členů
Administrační sekce umožňuje konfiguraci typů členství a vytváření nových typů členství. Mezi obvyklé typy členství patří například „Základní“, „Student“ nebo „Doživotní členství“. Tyto typy členství se při zadávání přiřazují jednotlivým organizacím. To znamená, že chceme-li zadat nového člena, máme podle volby organizace k dispozici různé typy členství, které jsou pro organizaci zadány. Navíc může být členství automaticky nastaveno pro skupinu lidí, kteří mají k členovi nějaký specifický vztah. Nastavíme-li Relationship Type při zadávání nového typu členství například na „Household Member of“, bude členům domácnosti nastaven shodný typ členství, jako zadávanému jednotlivci. Tímto způsobem je možné pracovat s většími celky než pouhými jednotlivci.
Obrázek 6-1: Zadání nového typu členství
Dále je možné vytvořit šablonu pro zprávy, které budou členy upozorňovat na blížící se konec členství a nabízet jeho prodloužení. Poté je možné nastavit, zda a případně za jakých okolností budou zprávy rozesílány. Administrační sekce dále umožňuje nastavovat pravidla pro statut členství. Pokud například členství některého člena vyprší, je možné statut členství takového člena přechodně nastavit na „Grace“ (výsada), nikoli z něj učinit přímo nečlena.
V databázi členů je možné vyhledávat pomocí rozšířeného vyhledávání. Členy je možné vyhledávat podle velkého množství datových polí, které jsou o členovi zaznamenávány. Nevýhodou je, že mezi jednotlivými kritérii není možné používat logické spojky a pro vyhledávání ani není možné použít regulární výrazy. Použití regulárních výrazů pro vyhledávání uživateli bez informatického vzdělání ale není příliš pravděpodobné.
Obrázek 6-2: Vyhledávání členů
Import členů z externího souboru je možný pouze ve formátu CSV. Import je řešen přehledným průvodcem, který umožňuje propojení datových polí ze souboru s poli podporovanými entitou člena modulu CiviCRM.
7. CiviReport – modul výsledných zpráv Jelikož je cílem pojmenovávat moduly výstižně, tak nás ani zde nepřekvapí, že modul CiviReport bude mít na starosti generování výsledných zpráv na základě našich dat, získaných od zákazníků nebo vytvořených ostatními moduly. Jestliže jsme o předchozím probíraném modulu prohlásili, že patří mezi největší v celém systému, pak modul CiviReport patří naopak těm malým a mezi jeho hlavní funkce patří •
Vytváření reportů na základě definovaných šablon
•
Podpora různých výsledných formátů jako je HTML, PDF a CSV
•
Možnost automatického posílání reportů emailem
•
Změna viditelnosti sloupců, jejich shlukování do skupin
•
Prohlížení vytvořených reportů
•
Definici vztahů mezi reporty
•
Zobrazování reportů na hlavní straně nebo odkazování se na ně přímo z menu
•
Shlukování reportů do skupin
Jeho další kladnou vlastností je velké množství šablon pro generování, které je k dispozici. Podle průzkumů pokrývají dostupné šablony asi 90% potřeb organizací. Pokud by přece jen předdefinované šablony nestačily, můžu si uživatel definovat vlastní. Nevýhodou tohoto postupu je, že je definování šablon pro reporty nefunguje na stejném principu jako třeba definování šablon pro události. Je potřeba do jisté míry ovládat programovací jazyky PHP a SQL, na kterých je celý systém CiviCRM postaven. Pokud chceme vědět, jaké všechny šablony máme v systému k dispozici vybereme v menu položku „Reports -> Reports listing“. Výsledek může dopadnout tak, jak ukazuje následující obrázek.
Obrázek 7-1: Seznam dostupných šablon.
Jak vidíme, šablony jsou shluknuty do kategorií.
Kdy CiviReport nepoužít Přesto, že se jedná o mocný nástroj, ne vždy je jeho použití vhodné. Například pokud potřebujeme jen rychle z dat vytáhnout z dat množinu, která odpovídá zadaným kritériím, například kontakty, které obsahují konkrétní jméno, je lepší použít vyhledávácí nástroje, které CiviCRM nabízí. Současná verze modulu rovněž nepodporuje dávkové akce, jako například update na základě dávkové souboru. Z toho vyplývá, že pokud potřebujeme provést na množině výsledků hromadně nějakou akci, je rovněž lepší množinu získat jako výsledek vyhledávacího procesu.
Typické případy užití Nejtypičtějším případem užití v tomto modulu je tvorba nového reportu. Pokud chceme nějaký report vytvořit, vybereme v menu položku „Reports -> Create reports from teplatest“. Opět se zobrazí seznam dostupných šablon. Příslušnou šablonu vybereme kliknutím na její jméno. V našem případě byla vybrána šablona „Donor report (summary)“. Samotná tvorba se skládá ze dvou fází 1. definování kriterií – jaké informace budeme zobrazovat 2. definování nastavení – zvolíme nadpis, přístupová práva a nastavení týkající se emailu Jsou tři základní skupiny kritérií – sloupce, které chceme zobrazit, jestli a jakým způsobem chceme sloupce shlukovat a takzvané filtry. Ty jsou ze všeho nejdůležitější, protože definují, jaká data se do reportu dostanou. Podle těchto tří kategorií je rozdělena i první část obrazovky pro tvorbu reportu – viz obrázek 7-2.
Obrázek 7-2: Definice kritérií reportu.
Zde vydrbeme požadované hodnoty. Jen dodejme, že některé kombinace shlukování nedávají smysl. V takovém případě nás systém upozorní, že je potřeba chybu napravit. Jakmile máme vybráno, klineme na tlačítko „Preview report“ na konci stránky (zde opět z úsporných důvodů nezobrazeno). Tím dojde k vytvoření náhledu a na stránce se zároveň objeví sekce pro druhou fázi tvorby reportu – volbu nastavení. Její vzhled ukazuje obrázek 7-3.
Obrázek 7-3: Definice nastavení reportu.
Jedinou povinnou položkou na v této části je název reportu. V případě potřeby můžeme vyplnit emailové nastavení a některá další nastavení jako jsou přístupová práva, zobrazení v menu a na hlavní stránce. Když je vše vyplněno, klikneme na tlačítko „Create report“ a tím dojde k jeho vytvoření. Výsledný report je možné si prohlédnout ve výpisu šablon reportů, kde je pro každou z nich uveden i seznam existujících instancí. Ukázku, jak může takový report vypadat zachycuje obrázek 7-4.
Obrázek 7-4: Výsledný report
8. CiviAdminister – modul administrace Jednou z pozoruhodných vlastností systému CiviCRM je obrovská variabilita a nastavitelnost prakticky čehokoli. Přizpůsobit lze samozřejmě vzhled aplikace, ale podstatnější je možnost přizpůsobit jednotlivé entity a vazby, které v systému figurují. Definovat lze mimo jiné: •
Typy aktivit (interakce s uživateli jako telefonát, apod.)
•
Pohlaví (je možné definovat různé druhy pohlaví, fantazii se meze nekladou…)
•
Typy telefonů (Mobil, pevná linka, fax, hlasová zpráva, apod.)
•
Tituly před a za jménem (v anglické variantě Ms., Mr., apod.)
•
Typy Instant Messengerů (ICQ, Skype, Jabber…)
•
Mobilní operátoři
•
Preferované metody komunikace (u každého kontaktu lze pak určit, které používat a které nikoli)
•
Typy lokací (domov, práce…)
•
Typy vztahů kontaktů mezi sebou (zde hodně záleží na konkrétním využití)
•
Kategorie kontaktů (opět záleží na konkrétním využití)
•
Typy grantů a dotací
•
Bezpečné souborové přípony
•
Typy kontaktů (odvozené od základních typů – Individual, Organization…)
•
…
Jak je vidět na obrázku 8-1, kromě výše uvedeného lze v podobné míře podrobnosti nastavovat i vlastnosti jednotlivých modulů.
Obrázek 8-1: Možnosti administrace
Komplexnost nastavení otevírá systému CiviCRM opravdu širokou škálu využití. Je přitom škoda, že systém neumožňuje snadný export a import tohoto nastavení, jelikož by to pak umožnilo snadné přizpůsobení pro daný typ organizace a jeho následné sdílení. Lze to samozřejmě obejít technicky přes sdílení celé databáze, což je ovšem pevně svázané s danou verzí CiviCRM.
9. Srovnání s Salesforce CiviCRM je mladší, méně komplexní a prověřené než Salesforce. Naopak Salesforce je produkt výhradně typu SaaS a tudíž za úplatu dostaneme kompletní službu. V případě bezplatného Open Source civiCRM je ale na nás, kde a za jakých podmínek systém zprovozníme, či necháme zprovoznit. Tím můžeme i předejít úniku podnikových informací mimo firemní servery. Zprovoznění a správa CiviCRM třetí stranou ale může být podobně nákladná, jako u SaaS systémů. CiviCRM je specificky zaměřený na neziskový sektor a v této oblasti je tudíž vhodnou volbou. V oblasti univerzálního CRM však za Salesforce zaostává.
10. Závěř Na závěr naší zprávy uvádíme výhody a nevýhody, které jsme během testování objevili a které nám připadají zajímavé nebo důležité.
Výhody •
CiviCRM výborně pokrývá funkcionalitu vyžadovanou neziskovým sektorem
•
CiviCRM umožňuje velké množství customizace
•
V administračním rozhraní existuje možnost nastavení jednotlivých modulů, přidání či upravení datových polí jednotlivých formulářů a je možné i přidání vlastní funkcionality naprogramované v PHP.
•
-CiviCRM je možné snadno propojit s CMS systémy Drupal a Joomla!
Nevýhody •
jedná se o poměrně komplexní systém, který může na první pohled působit nepřehledně
•
civiCRM může mít problémy při správě velkého množství dat
Obecně lze říci, že systém CiviCRM patří ke zdařilým implementacím CRM systémům, o čemž svědčí i fakt, že je používáno několika velkými a známi organizacemi. Mezi ně patří například •
Amnesty International
•
Creative Commons
•
Wikimedia Foundation
A. Reference [1]
Tutoriály o CiviCRM na serveru flossmanuals.net http://en.flossmanuals.net/civicrm
[2]
Informace na stránkách komunity http://civicrm.org/node/17
[3]
Video tutoriály na stránkách komunity http://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/CiviCRM+Documentation
[4]
Článek o CiviCRM na wikipedii http://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Screencasts
[5]
Recenze systému na serveru taragana.com
http://blog.taragana.com/index.php/archive/civicrm-review-open-source-nonprofit-crm/
