Ervaringen Inkoopadministratie
Vastlegging van middagbijeenkomst op Kasteel Woerden 19 september 2013 1
Agenda
Ontvangst
14.00 – 14.15
Introductie
14.15 – 14.30
Jullie doelstelling voor vanmiddag?
14.30 – 14.45
Presentatie Peter Streefkerk
14.45 – 15.15
Waar staat iedereen nu zelf
15.15 – 16.00
Discussie
16.00 – 16.45
Afsluiting en Borrel
16.45 –
2
Introductie: FinTouch
Optimaliseren financiële functie
Financiële IT architectuur Cost management
Financiële Functie
Resultaat van de organisatie
Performance management
No nonsense no nonsense, hands-on mentaliteit met werkende oplossingen3
Wie zijn wij? Willem van der Heijden
Specialist in het ontwerpen en implementeren van financiële processen in het borgen van Control binnen bedrijfsprocessen Ruime ervaring met het op zetten en verbeteren van Financiële Informatie Architecturen
Jeroen Schaffels
Jeroen Jansen
Specialist op het gebied van de Planning & Control cyclus en verbeteren van financiële processen Ruime ervaring met Performance Management, Balanced Scorecards en Management Informatie
Expert in advisering en implementatie op het gebied van Cost Management Ruime ervaring met Financieel management, Performance Management en Business Cases
4
Discussie Inkoop
Workflow Management Akkoord?
Beoordelen bestelling
Aanvragen bestelling
Goedkeuren bestelling
Ja
Plaatsen bestelling
Email versturen
Financiële registratie
registratie Bestelling
registratie Ontvangst
Goederen ontvangst
Goederen Ontvangst
Beoordelen Ontvangst
Goedkeuren Ontvangst
Factuur Scannen
Nee Uitzoeken verschillen
Betaling
Boeking Factuur
Factuur verwerken
Factuur voorbereiden
Invoer resultaat
Nee
3-weg match
Registratie Factuur
Beoordelen factuur
Vrijgave voor betaling
Procuratie betaling
Data Management
OCR
Aanvullen & corr. factuur gegevens
Fysiek archiveren facturen
Elektronisch archiveren facturen
5
Inkoop Besproken thema’s Inkoop
Workflow Management
1.
Beoordelen bestelling
Aanvragen bestelling
registratie Bestelling
registratie Ontvangst
Goederen ontvangst
Goederen Ontvangst
Beoordelen Ontvangst
Goedkeuren Ontvangst
Akkoord?
Het effect van de crisis op de inkoopfunctie: druk op kosten en risicomanagement Nee 2. Het belang van het bieden vanJatoegevoegde Plaatsen Goedkeuren Beoordelen Invoer Email bestelling bestelling waarde voorfactuur de interneresultaat klant Uitzoeken versturen verschillen 3. Focus van inkoop op de initiële fase (contracteren) en het gebrek aan focus op verdere proces (bestellen, bewaken, etc.)Betaling Financiële registratie Nee 4. Verantwoordelijkheid van lijnmanagement over contracten 5. Het belang van inzichtVrijgave hebben in de vervaldata 3-weg match Boeking Registratie Procuratie Factuur voor betaling Factuur van contracten betaling 6. Situationele invulling van het inkoopproces, geen ‘one size fits all’ methode Factuur verwerken 7. Data Management De inkoopfunctie als een multidisciplinair geheel i.p.v. een activiteit van de afdeling inkoop Fysiek Elektronisch 8. Het Aanvullen belang &van het kijken naar het totaal Factuur Factuur OCR archiveren corr. factuur archiveren Scannen voorbereiden facturen plaatje van de inkoopfunctie gegevens facturen 9. Catalog buying
6
Goederenontvangst & Factuur verwerken Inkoop
Workflow Management
Besproken thema’s Beoordelen bestelling
Aanvragen bestelling
Goedkeuren bestelling
1.
Plaatsen bestelling
Email versturen
2.
Financiële registratie
registratie Bestelling
registratie Ontvangst
Goederen ontvangst
Goederen Ontvangst
Beoordelen Ontvangst
Goedkeuren Ontvangst
Nee
3-weg match
Registratie Factuur
3.
Geleverde kwaliteit versusJa Beoordelen Invoer overeengekomen kwaliteit factuur resultaat Vastlegging van geleverde kwantiteit en/of kwaliteit; haalbaar? Meetbaar maken van prestaties Boeking Factuur
Factuur verwerken
Factuur voorbereiden
Factuur Scannen
Akkoord?
Vrijgave voor betaling
Nee Uitzoeken verschillen
Betaling
Procuratie betaling
Data Management
OCR
Aanvullen & corr. factuur gegevens
Fysiek archiveren facturen
Elektronisch archiveren facturen
x
7
Workflow Management en Betaling Inkoop
Workflow Management Akkoord?
Aanvragen bestelling
Besproken thema’s Beoordelen bestelling
Goedkeuren bestelling
Plaatsen bestelling
Ja Email versturen
Voorkomen van heen en weer schuiven van facturen 2. Maverick buying Financiële registratie Nee 3. Order inleg t.b.v. 3 weg matching 4. Gebruik registratie van standaard registratie 3-weg match Registratie Bestelling Ontvangst software Factuur 5. Het gevaar dat uitzonderingen maatgevend zijn voor Goederen ontvangst Factuur verwerken gestandaardiseerde procesinrichting
Beoordelen factuur
Invoer resultaat
1.
Goederen Ontvangst
Beoordelen Ontvangst
Goedkeuren Ontvangst
Factuur voorbereiden
Factuur Scannen
OCR
Nee Uitzoeken verschillen
Betaling
Boeking Factuur
Vrijgave voor betaling
Procuratie betaling
Data Management
Aanvullen & corr. factuur gegevens
Fysiek archiveren facturen
Elektronisch archiveren facturen
x
8
Belangrijkste conclusies: 1.
Succes van inkoop en kwaliteit van inkoop zijn twee verschillende zaken
2.
Inkoop eindigt niet bij het afsluiten van een contract; het contract is het begin
3.
Efficiëntie in het inkoopproces vraagt om een ketenbenadering, waarbij alle functies zijn gericht op het succes van de keten
4.
Discipline van de verschillende actoren (inclusief het management) is bepalend voor een effectief en efficiënt proces
5.
Er zijn veel middelen om het administratieve proces effectiever te maken, maar die sorteren alleen resultaat als de voorwaarden zijn ingevuld
6.
Contractmanagement is het nieuwe paradigma voor inkoop
13-11-2013
De verbinding tussen finance en inkoop als cruciale factor!
9
Afsluiting
Dank voor jullie komst!
10
Impressie van de sessie
11
