erbeterdezaak.nl
Processen managen Een inleiding
erbeterdezaak.nl © de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Proces cultuur •
De klant komt eerst Zorg dat je altijd waarde toevoegt
•
Moedig eigen initiatief aan Geef medewerkers ruimte
•
Moedig teamwerk aan Beloon team prestaties
•
Werk samen met je leveranciers Intensifeer relaties met suppliers
•
erbeterdezaak.nl
Open communicatie
geen afdelings geheimen
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Functie en Proces De functionele route Gericht op kennisopbouw
De proces route Bedient klanten
erbeterdezaak.nl © de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Onze afdelingen… Ik werk bij de administratie
Ik werk bij inkoop Waarom laten ze
Als ze ons niks vragen
ons niet met rust?
zeggen we niks
Ik regel het magazijn
erbeterdezaak.nl
Wij weten het zelf het beste
Ik ben verkoper
Dat is hun probleem
We voelen ons thuis in onze afdeling Maar soms zijn we ook geneigd alleen onze afdeling te beschermen © de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Focus op Processen • • • • •
Om winstgevendheid te maximaliseren Om de stem van de klant te laten horen Om mensen achter een doel te krijgen Om te kunnen anticiperen in een veranderende wereld Om heilige huisjes te kunnen slopen
erbeterdezaak.nl Waarde creeeren voor klanten en aandeelhouders
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Een voorbeeld van Proces Structuur Strategy development Process Strategy deployment
Customer and consumer needs
Procure to pay
Business Creation process
Marketing and sales execution
Stakeholder satisfaction:
erbeterdezaak.nl Production process
HR IT processes processes
Warehousing &Distribution
Quality processes
Order to cash
Consumers Customers Our people Shareholders
Finance & control processes © de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Elk proces heeft een eigenaar: Eigenaar ge-audit
gedocumenteerd
Managing Processes
beheerst
in kaart gebracht
erbeterdezaak.nl verbeterd
gemeten
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Verantwoordelijkheden eigenaar • Keurt de werkwijze/het proces goed • Vertaalt doelen naar acties binnen het proces: Wat moet er veranderen? • Verantwoordelijk voor het halen van de doelen • Houdt elk detail van het proces in de gaten om mogelijke problemen snel te kunnen identificeren. • Verantwoordelijk voor training in hoe het proces moet worden uitgevoerd
Eigenaar
erbeterdezaak.nl
erbeterdezaak.nl
Proces Documentatie
gedocumenteerd
• Leg doel en scope vast • Voor elke actie die waarde toevoegd: – Hoe, wanneer, waar, wie – Gereedschap en hulpmiddelen – Materialen – etc • Referenties naar gedetaileerde werk instructies (indien aanwezig) en andere documenten
erbeterdezaak.nl © de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
In kaart gebracht
Bestellen van producten
In kaart gebracht
Voorbeeld:
Goederen ontvangst in magazijn
Speciale bestelling
Elk vierkantje is een sub-proces
Ontvangen klanten orders
nee
Producten aanwezig/ ja Order picking en verzenden
erbeterdezaak.nl Rekening sturen en Geld ontvangen
Leverancier betalen
Einde
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Meten aan Processen • Wat de klant voelt van het proces moet worden gemeten • Interne Effectiviteit en Efficiency moeten ook worden gemeten • De presentaties van de leverancier worden ook gemeten.
gemeten
Kosten: Materiaal Arbeid Kapitaal
Cycle Time W.I.P. Voorraad
Defecten, Opbrengst Lever Betrouw baarheid
Input
Bewerking
Output
erbeterdezaak.nl © de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Performance Indicatoren
•
•
Effectiviteit – in welke mate voldoen we aan de wensen? – Op tijd – Zonder fouten – Goede service Efficiency – hoe zuinig gaan we om met onze middelen? – Cyclus tijd – Rendement – Uitval/afval Flexibiliteit – Hoe reageren we op veranderingen? – Voorlooptijd/levertermijn – Omstel tijden – Hoe flexibel zijn medewerkers inzetbaar op basis van kennis en tijd? Performance
•
gemeten
erbeterdezaak.nl © de vries business consultancy, 2008
Time
erbeterdezaak.nl verbeterd
Processen verbeteren: Management cyclus • Plan:
– Maak een plan voor verbetering
• Do:
Plan
Do
Act
Check
– Implementeer het 6 stappen plan
• Check: – Evalueer het effect
• Act:
erbeterdezaak.nl
– Stel de plannen bij om dichter bij het doel te komen © de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl verbeterd
Processen verbeteren
6 stappen aanpak 1. 2. 3. 4. 5. 6. Definiëren
Definiëren van het project Inzoomen in het proces en kwantificeren Begrijpen van de echte oorzaken Ontwerpen van de oplossingen Implementeren van de oplossingen Borgen van de geïmplementeerde oplossingen
erbeterdezaak.nl
Inzoomen
Begrijpen
Ontwerpen
© de vries business consultancy, 2008
Implementeren
Borgen
erbeterdezaak.nl beheerst
Proces beheersing Proces beheersing is de basis voor verbetering Hoe: • Iedereen (team) weet wat er gebeuren moet • Iedereen is toegerust voor zijn/haar taak • Proces prestaties worden continu te meten • Iedereen kent die meetresultaten • Feiten gaan voor meningen en gevoelens • Snelle correctieve acties in geval van overschrijden regelgrenzen • Team voelt zich eigenaar van het proces
erbeterdezaak.nl © de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Audits op het proces • Een intersubjectieve beoordeling van de werkwijze • Een spiegel die je krijgt voorgehouden • Een meting tegen een afgesproken meetlat Denk aan ISO of INK of … • Door collega’s , het management of “vreemde ogen”
ge-audit
Audit report
erbeterdezaak.nl © de vries business consultancy, 2008
