Whitepaper het managen van een zorgvastgoedportefeuille

Whitepaper het managen van een zorgvastgoedportefeuille bbn-BOB Advies • 2015

Achtergrond De transitie van AWBZ naar Wet langdurige zorg en WMO, zijn per 1 januari 2015 ingevoerd in de caresector. Zorgorganisaties hebben hier hun visies en beleid op aangepast en zullen dat nogmaals doen als de gevolgen van de transitie in de komende periode meer en meer neerslaan in hun organisatie. Deze stelselwijziging heeft ook zijn weerslag op de omvang en samenstelling van de vastgoedportefeuille. Omdat vastgoed zich niet kenmerkt als het meest flexibele bedrijfsmiddel, is er een lange termijnvisie noodzakelijk om effectief sturing te kunnen geven aan de vastgoedportefeuille. bbn-BOB Advies ontwikkelde daar samen met zorgorganisatie Abrona een methode voor. Samenwerking met Abrona Voor het ontwikkelen van de onderzoeksmethodiek naar de invloeden van risico’s op de omvang van zorgvastgoedportefeuilles, en voor het doorontwikkelen van VastgoedMaps voor toepassing in de zorgsector, is bbn-BOB Advies een samenwerking aangegaan met Abrona. Abrona is een christelijke organisatie voor dienstverlening aan mensen met een verstandelijke beperking. Voor meer informatie zie www.abrona.nl.

Momentopname huidige situatie Sturing geven aan een vastgoedportefeuille begint met het in kaart brengen van de huidige situatie. Dat is het vertrekpunt. De huidige situatie bestaat uit de huidige vraag en het huidige aanbod. Van de huidige vraag is het van belang om te weten hoe de vraag is opgebouwd:  hoe groot is de vraag uitgedrukt in zzp’s per functie? Van het huidige aanbod is het van belang te weten waar deze uit bestaat en wat de specificaties van het aanbod zijn, bijvoorbeeld:  passend binnen huidige beleid en/of visie en missie?  hoeveel eenheden van welke functie?  exploitatieduur  financiële eigenschappen en financiële resultaten  functionele en technische prestaties  ontwikkelingskansen  toekomstperspectieven

Het vastleggen van de huidige situatie stelt ons in staat om de toekomstige vraag te prognosticeren op basis van de effecten van de risico’s en kansen ten opzichte van de huidige vraag.

Door de kenmerken van de huidige situatie in een daartoe ingericht systeem vast te leggen, zet men de vastgoedportefeuille klaar om sturing op te geven. bbn-BOB Advies heeft daarvoor de webapplicatie VastgoedMaps ontwikkeld.

Whitepaper • het managen van een zorgvastgoedportefeuille

Pagina 2 van 7

VastgoedMaps als instrument voor afstemming tussen beleid en vastgoed VastgoedMaps is een webapplicatie waarin de vastgoedportefeuille overzichtelijk wordt gepresenteerd. Bij het gebruik van dit systeem, leveren alle relevante stakeholders binnen de zorginstelling informatie aan over alle gebouwen uit de vastgoedportefeuille. Daardoor ontstaat een samenhangend beeld, waarmee voor elke voorziening een optimaal toekomstperspectief kan worden bepaald. Door de portefeuille op allerlei manieren te doorsnijden en vanuit verschillende invalshoeken te belichten, ontstaan nieuwe verrassende inzichten. Daarmee helpt VastgoedMaps zorginstellingen de mogelijkheden en kansen in de vastgoedportefeuille te ontdekken. VastgoedMaps is een initiatief van bbn BOB Advies dat voor de zorgsector is doorontwikkeld in samenwerking met zorginstelling Abrona.

Risico’s en kansen Met de effecten van risico’s en kansen ten opzichte van de huidige vraag, kan de toekomstige vraag geprognosticeerd worden. Daarom zal er eerst een stip op de horizon gezet moten worden: het jaar waarvoor de toekomstige vraag geprognosticeerd wordt. bbn-BOB Advies hanteert daarvoor een periode van 7 jaar. Dit is een periode waarop goed sturing te geven is aan een vastgoedportefeuille. Daarna kunnen alle risico’s en kansen geïnventariseerd worden waarvan verwacht wordt dat deze zich tussen nu zeven jaar gaan voordoen en op welke doelgroepen die risico’s en kansen effect hebben. Bij het kwantificeren van effecten van de risico’s en kansen, wordt bepaald wat het meest reële effect is op de huidige vraag en wat de bandbreedten van het effect zijn. Met deze bandbreedten zijn worst-case en best-case scenario’s door te rekenen. Tevens dienen beleidskeuzes te worden meegenomen bij het bepalen van de effecten van de risico’s. Geadviseerd wordt om het vaststellen van effecten en bandbreedtes met een breed georiënteerd expertpanel uit te voeren.

best case

effect

worst case

VG 8

best case

VG 7

effect

worst case

best case

effect

worst case

best case

effect

worst case

best case

effect

worst case

best case

effect

effecten en bandbreedtes van risico's & kansen per ZZP op de vastgoedportefeuille over 7 jaar VG 3 VG 4 VG 5 VG 6

worst case

effect

worst case

VG 2

best case

effect

Risico's & Kansen

worst case

VG 1

best case

Functie Verblijf

1. Scheiden Wonen en Zorg Plan: gefaseerde invoering voor ZZP's 1 t/m 4. Er wordt gelobied voor uitzondering van zzp 3 en 4. Huidige indicaties behouden recht op verblijf. Indicaties zijn 7 jaar geldig. Bij nieuwe indicatie wordt niet meer geindiceerd voor verblijf. Standpunt zorginstelling X: Geen risico op vastgoed waarin geen zorg wordt geleverd. Gevolg: Aantal clienten met ZZP 1 t/m 4 met verblijf krimpt. Vraag naar huisvesting krimpt.

-70% -50% -30% -70% -50% -30% -50% -20%

0%

-50% -10%

0%

0%

0%

0%

0%

Voorbeeld van een (deel van een) risicomatrix waarbij effecten en bandbreedtes benoemd worden

Toekomstige vraag Door het totale effect van alle risico’s en kansen met de huidige vraag te confronteren, wordt de toekomstige vraag geprognosticeerd. Maar hoe meer risico’s en kansen er zijn die invloed hebben op de toekomstige vraag, hoe meer scenario’s er denkbaar zijn van samenstellingen van al deze risico’s en kansen. Alle risico’s en kansen zullen zich immers nooit allemaal tegelijkertijd en in dezelfde omvang voordoen.

Whitepaper • het managen van een zorgvastgoedportefeuille

Pagina 3 van 7

Met behulp van een Monte Carlo simulatie kan het totale effect van alle risico’s en kansen in vele samenstellingen worden bepaald.

De Monte Carlo Simulatie is een simulatietechniek waarbij een fysiek proces meerdere keren wordt gesimuleerd, elke keer met andere startcondities. Het resultaat van deze verzameling simulaties is een verdelingsfunctie die het hele gebied van alle denkbare, doch reële, combinaties van variabelen en daarmee alle mogelijke uitkomsten weergeeft. Stel, er worden 10.000 scenario’s doorgerekend, dan zal voor diverse scenario’s de uitkomst hetzelfde zijn. De mate waarin een bepaalde uitkomst voorkomt, geeft daarmee de kans aan dat deze uitkomst de meest waarschijnlijke is. We kijken vervolgens naar (bijvoorbeeld) 80% van de meest voorkomende uitkomsten. Daarmee komt de onder- en bovengrens in beeld voor de uitkomsten die het meest voorkomen; zie ook het onderstaande kansverdelingsfiguur.

In de bovenstaande figuur is de ondergrens 154,9 en de bovengrens 186,4.

Toekomstig aanbod Volgens de bovenstaande prognose is de kans 80% dat de toekomstige vraag tussen de 155 en 187 verblijfsplaatsen zal liggen. Het toekomstige aanbod zal zo dicht mogelijk bij de toekomstige vraag moeten liggen om situatie van over- of onderproductie te voorkomen.

In de meest ideale marktsituatie is de vraag gelijk aan het aanbod. Is de vraag lager dan het aanbod, dan is er sprake van overproductie. In dat geval zullen de huisvestinglasten per verblijfplaats stijgen. Als er sprake is van onderproductie, dan is de vraag hoger dan het aanbod. De wachtlijsten zullen dan mogelijk toenemen.

Whitepaper • het managen van een zorgvastgoedportefeuille

Pagina 4 van 7

Door nu het toekomstig aanbod te confronteren met het huidige aanbod, is de strategische opgave te definiëren waarvoor men staat: met welke ingrepen kan men de vastgoedportefeuille aan te laten sluiten bij de toekomstige vraag. In het afgebeelde voorbeeld zal:  het deel van de huidige portefeuille, dat boven de bovengrens van de toekomstige vraag ligt, moeten worden afgestoten (rood gearceerd);  het deel van de toekomstige portefeuille dat tussen de boven en de ondergrens ligt, moet bestaan uit goed te exploiteren, maar eenvoudig af te stoten objecten: de flexibele voorraad;  het deel van de toekomstige portefeuille dat onder de ondergrens ligt, is zeker nodig en zal dus functioneel, financieel en technisch goed moeten presteren: de vaste voorraad.

Ingrepen in de vastgoedportefeuille Nu de strategische opgave is gedefinieerd, zal binnen de huidige vastgoedportefeuille moeten worden beoordeeld met welke gebouwen aan deze opgave uitvoer te geven is. Doordat de specificaties en perspectieven van alle gebouwen bij de momentopname van de huidige situatie goed zijn vastgelegd, kan worden bepaald welke gebouwen tot vaste of flexibele voorraad behoren; en in het geval van het voorbeeld: welke gebouwen er moeten worden afgestoten. VastgoedMaps kan hierbij helpen door uitgebreide filtermogelijkheden op alle gebouweigenschappen, bijvoorbeeld:  perspectieven – er worden gebouwen gevonden waarvan reeds was bepaald deze te consolideren of af te stoten;  financieel resultaat vastgoed - er worden gebouwen gevonden die nooit rendabel worden en misschien ook maar beter kunnen worden afgestoten of er worden gebouwen gevonden die na verloop van tijd rendabel worden en daarom beter tot de vaste voorraad kunnen worden gerekend;  einddatum - worden gebouwen gevonden die tot de flexibele of af te stoten voorraad kunnen gaan behoren. Door een longlist aan mogelijke ingrepen op te stellen en de daarmee gepaard gaande kosten en opbrengsten in kaart te brengen, kan op gefundeerde wijze een strategisch plan worden gemaakt. Hiermee kan de vastgoedportefeuille aansluiting vinden bij de toekomstige vraag, binnen de kaders van het beleid, de missie en visie en kernactiviteiten van uw zorginstelling. Op deze wijze helpt VastgoedMaps u uw vastgoed kostenefficiënt en -effectief in te zetten.

Whitepaper • het managen van een zorgvastgoedportefeuille

Pagina 5 van 7

Het objectblad uit VastgoedMaps, waarop alle benodigde gegevens verzameld zijn om strategische afweging over het toekomstperspectief van het object te kunnen maken

Meer informatie over VastgoedMaps vindt u op www.vastgoedmaps.nl Op deze website is een gratis demo-account aan te vragen waarmee alle gebruiksmogelijkheden te verkennen zijn. Voor zorgorganisaties is de basisversie van VastgoedMaps 3 jaar gratis te gebruiken.

Whitepaper • het managen van een zorgvastgoedportefeuille

Pagina 6 van 7

Profiel bbn-BOB Advies bbn-BOB Advies is toonaangevend op het gebied van huisvesting voor de zorgsector. Brede innovatieve dienstverlening, een groot bureau met alle voorkomende specialismen en uitgebreide langjarige ervaring maken bbn-BOB Advies de voorloper in de zorgsector. Bbn-BOB Advies is ontstaan door het samengaan van bbn adviseurs en BOB Advies

bbn-BOB Advies postbus 94 3990 DB Houten telefoon: 088 - 226 74 00 e-mail: [email protected] website: www.bbn.nl/zorg | www.vastgoedmaps.nl Contactpersoon Zorgsector de heer ing. M. Visser - huisvestingsadviseur zorg telefoon: 088 - 226 74 79 e-mail: [email protected]

Disclaimer Hoewel bbn-BOB Advies ernaar streeft om in deze whitepaper betrouwbare en actuele informatie te verschaffen, kan bbn-BOB Advies niet garanderen dat de informatie juist is op het moment waarop deze wordt ontvangen of dat de informatie juist is in de context waarin deze wordt gebruikt. bbn adviseurs kan geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor het gebruik van de informatie, noch voor schade (in welke vorm dan ook), direct of indirect veroorzaakt door het gebruik van deze whitepaper. bbn-BOB Advies kan geen enkele garantie geven ten aanzien van de juistheid of enig ander aspect van deze informatie. Copyright Niets uit deze brochure mag zonder toestemming van de rechthebbende worden overgenomen.

Whitepaper • het managen van een zorgvastgoedportefeuille

Pagina 7 van 7