Veel nieuw bij de DUO
Laatst was ik op bezoek bij de DUO om in het nieuwe gebouw in Groningen te kijken. Naar het gebouw zelf en het Nieuwe Werken dat ze daar toepassen. Er is veel nieuw, want is er blijkt veel te vertellen. Er zijn zeven begeleiders en sprekers aanwezig voor ons, elk met een eigen onderwerp om ons zo alles te vertellen. Nou ja, niet alles want we hebben maar drie uur de tijd. Dat is niet genoeg. Dus we doen het vlot. In drie groepjes door het gebouw, want er passen maar 15 personen tegelijk in de lift en elk groepje moet begeleid worden. Ons groepje heeft Jeanette. Die weet van alles van het gebouw én ze werkt er zelf in. De vloer is van kurk en de frisse lucht komt uit een rooster in die vloer. Zodat er aan het plafond geen buizen hoeven of een verlaging. Die verlaging is er inderdaad niet, we zien direct het prachtige gladde beton waar het gebouw uit is opgetrokken. Ook zijn daar cirkelvormige luchtafvoerkunstwerken te zien, verspreid over het hele plafond. Maar hoe dat precies werkt wordt niet duidelijk, want er zijn dus geen buizen aan het plafond die de af te voeren lucht naar buiten begeleiden. We gaan weer snel verder. Één deelnemer noemt het rooster voor de frisse lucht naar Marylin Monroe: een Marylin Air Vent. Gelukkig hoort onze begeleidster het niet want ze stapt pardoes op zo'n rooster.
Er gebeurt niets. Niet alle verdiepingen zijn van de DUO. Van de derde tot de zevende is van de Belastingdienst. Daar wil onze lift niet stoppen. De lift kent het pasje van Jeanette en beperkt daarmee onze hele groep. Tot de eerste en de tweede en alles vanaf de achtste. We gaan naar de 24e. Naar de Stadskamer, die uitkijkt over de binnenstad van Groningen. De groep voor ons is er nog. Ze willen niet weg. Het weer is zozo, maar het uitzicht prachtig. We zien de Martinitoren die net een meter hoger is dan ons gebouw. Dat moest van de gemeente, maar zo op afstand lijkt die toren beslist lager. Niemand maakt er een punt van. De kamer is erg populair bij de medewerkers voor overleggen. Als de burgemeester komt of de staatssecretaris, dan mag niemand er meer in. Hoe vaak die dan komen weet onze begeleider niet, maar de kamer is wel erg vaak bezet. We hebben geluk dus. Wij willen ook niet weg. Twee deelnemers uit ons groepje proberen achter te blijven, maar iedereen moet mee in de lift. We vragen ons af of je het gebouw wel uit kunt als we onze begeleidster kwijt raken. Ze denkt van niet. Bellen in de lift blijkt niet te werken. Dat is niet nieuw, dat hebben de meeste liften. Twitter blijkt het wel te doen en dat is weer wel nieuw. Op de negende wordt gewerkt. Niemand heeft een vaste werkplek. Behalve secretaresses. En ook de call center medewerkers hebben speciale voorzieningen nodig en zijn daarmee gebonden aan een werkplek. Het zal meer zijn dan een telefoon, want die staat overal. Je mag overal werken. Er zijn maar vijf regels waar je op moet letten. De eerste is dat je geen vaste werkplek hebt. Verder zal iedereen de ruimtes alleen gebruiken waarvoor ze bedoeld zijn. Eerst snappen we dat niet. Maar een vergaderzaal mag je dus alleen gebruiken voor vergaderen. Niet om te werken. Elke zaal heeft een nummer. Onder tien is op de begane grond. Vair, vief en zo. Een getal boven de tien is op de eerste verdieping. Het klinkt erg handig. Als je langer dan één uur van de flexplek afwezig zult zijn, moet je 'm vrij maken. Dat lukt nog niet iedereen. Ook is reserveren niet toegestaan.
Medewerkers beginnen nu veel vroeger dan vroeger, dat wel. Eten mag niet op de werkplek en een radio ook niet. Dat klinkt netjes en redelijk tegelijk. Wij zijn het allemaal wel eens met die vijf regels. Er komt een vraag of het met zo weinig regels wel goed gaat. Dat moet nog blijken. In elk geval lijkt er in vergaderzalen toch gewerkt te worden. Het lukt nog niet zo de mensen erop aan te spreken, als je het verschil al goed zou kunnen vaststellen. De DUO is dol op afkortingen. In plaats van het nieuwe werken zeggen ze HNW en in plaats van procesgericht huisvesten zegt men PGH. Ze gebruiken ook de afko ICT, maar die kennen we weer wel en blijkt ook hetzelfde te betekenen. Zonder goede ICT was het invoeren van PGH en HNW niet gelukt. Dat mislukken was bijna gebeurd. Eerst omdat de dienst dacht dat er geen nieuwe ICT nodig was. Toen die vergissing was opgelost lukte het invoeren van de nieuwe ICT maar nét op tijd. De organisatie is erg trots op deze twee prestaties. Want de ICT blijkt randvoorwaardelijk voor het flexwerken. Er komt overal WiFi. Maar dat is er nog niet. En wij als gasten mogen daar straks niet op, dus we vinden het niet echt erg dat het er nog niet is. We worden in drie grote groepen verdeeld voor het brainstormen. Onze groep krijgt stevige stellingen. Die worden telkens op de grond gelegd en je moet dan gaan staan waar jouw mening gelijk aan is. Het geeft direct een scheiding in de groep. We staan tegenover elkaar. De opdracht is nu om de andere kant over te halen naar deze kant. Met argumenten, want omkopen of fysiek geweld zijn niet de bedoeling. Er blijkt veel verwarring mogelijk over elke stelling. Waardoor mensen aan de verkeerde kant blijken te staan. Niet iedereen wil overstappen naar de goede kant, zelfs als de verwarring over de stelling weggenomen is. Dat is wel grappig: een eenmaal gekozen standpunt is maar lastig te verlaten, zelfs als er voldoende argumenten worden gegeven om dat te doen. Ik zelf hoefde niet één keer over te stappen, want ik stond telkens al goed. Een van de stellingen ging over aansturing door de leidinggevende bij Het Nieuwe Werken. Dat werd namelijk anders, omdat iedereen ergens
kon zitten flexen, zelfs thuis of in een andere locatie. Dan kun je als leidinggevende niet goed in de gaten houden wie er wanneer is en wat er dan gedaan wordt. De stelling was dat met resultaatgericht werken dit was op te lossen en dat dit dus een noodzakelijk onderdeel van HNW moet zijn. Veel oneindigheid, want de snelle werker is dan sneller klaar en kan eerder naar huis. Dat lijkt niet eerlijk. Vooral niet voor de langzame werker, die langer door moet om hetzelfde resultaat te presteren. Die is dan de pineut. De optie om met iedereen een individueel resultaat af te spreken dat past bij de persoonlijke capaciteiten kwam langs. Leek ook al niet eerlijk want dan deed de snelle werker meer in dezelfde tijd maar krijg hetzelfde salaris als de langzame werker. Duidelijk is dat HNW bestaande - maar verborgen - oneerlijkheden krachtig zichtbaar maakt. Dat is misschien wel lastig, maar ook wel mooi. Mee doorgaan lijkt het beste advies. En de leidinggevenden een training geven in het aansturen op resultaat. Plus direct de medewerkers trainen in meebewegen met resultaatgestuurd nieuw werken. Want het kan niet van maar één kant komen, dan wordt het niets. Als afsluiting luisteren we naar de man die de bouw van het gebouw heeft begeleid. Ze hadden veel lessen geleerd van de oude gebouwen en allemaal slimme dingen geregeld bij dit gebouw. Zoals het onderhoud en het schoonmaken. Was een resultaatgestuurd contract geworden, en de schoonmaker mocht zelf uitzoeken hoe te voldoen aan de gemaakte afspraken. Dat werkte al meteen, want het slopen van de oude drie torens gaf veel stof, dus het gebouw had een extra en onvoorziene poetsbeurt nodig. Dat bleek het risico van de schoonmaker te zijn, want daarmee was afgesproken hoe schoon het gebouw eruit moet zien, ongeacht het weer van boven of het sloopwerk naast de deur. Het Nieuwe Werken en Proces Gericht Huisvesten is nog niet af. Het is een groeipad waardoor alle invoeringslessen benut kunnen worden voor het fijnslijpen. En er geleerd kan worden wat goed werkt en wat niet. Dat is belangrijk, want in één keer HNW en PGH foutloos invoeren bestaat niet. Het hangt af van de organisatie, van haar processen en van de mensen die er werken wat het beste is. Geen adviseur kan dat van ge voren in een compleet en correct ontwerp gieten, dat moet je met elkaar uitvinden. Als DUO-familie, als collega's, als mensen.
Ze houden gelukkig wel van leren bij het DUO, dat komt goed uit. Ze zijn er zelfs een beetje van...
