EPVdeskTOP uživatelský manuál R. Borkovec, únor 2010
1. Úvod EPVdeskTOP navazuje na Evidenci příjmů a výdajů, která je na trhu od roku 2002. K rozhodnutí vytvořit EPVdeskTOP nás vedlo několik důvodů, ale ten hlavní je v tom, nabídnout uživateli větši komfort, modernější vzhled i ovládání, návaznost na aktuální požadavky a také sjednotit vývoj low-cost produktu s našimi zakázkovými projekty. Doufáme, že se nám tato myšlenka zdařila, a že již tak velký počet uživatelů bude dále rozšířen. EPVdeskTOP sdružuje speciální funkce pro daňovou evidenci, fakturaci, sklady, dopravní účetnictví a zakázkový systém. Dále nabízí diář a úkolovník propojitelné k zakázkám, přehled zemí, bank a kurzů s možností aktualizace z volitelného zdroje. Obecně veškeré seznamy umožňují exporty do HTML, PDF, XLS (i bez MS Office, čilije možné vytvářet výstupy pro Open Office např.) a každý formulář umožňuje minimálně přímý tisk, pokud nemá přímo definované šablony. Dále máte možnost používat aplikaci buď v jednoduchém nebo složitějším modu – záleží na Vás, jaké položky chcete (musíte) např u dokladů nebo faktur zadávat. EPVdeskTOP se umí přizpůsobit nejen požadavkům Vašeho FÚ co se týká požadované složitosti formulářů. Ale také umí respektovat Váš monitor ať už je širokoúhlý a nebo naprosto standardní. Nastavte si zobrazeni seznamů buď pod sebe nebo vedle sebe, podle toho, jak chcete využít Vaši obrazovku. Udělal jsme vše proto, aby se nás produkt u Vás cítil dobře, protože si ho můžete upravit i využít naprosto optimálně. Samozřejmostí je použití v počítačové sítí, a to bez omezení počtu síťových uživatelů (pozor, za licence uživatelů systému se platí). Budeme rádi, když nás budete informovat o Vašich zkušenostech a dalších požadavcích ať už na aplikaci nebo další formuláře a tiskové sestavy.
2. Instalace a technické požadavky systému Celý systém je možno stáhnout z našich stránek http://www.borkovec.com ,nebo si nechat zaslat rovnou placenou verzi na USB disku – ten pak může fungovat rovnou jako záložní medium. Instalace probíhá ve standardních krocích a v jejím průběhu dojde k následujícím věcem: – na uživatelské PC se nainstaluje EPVdeskTOP včetně databáze a vytvoří se nutné podadresáře – dojde k instalaci (volitelné) databázového serveru FireBird 1.5.5, která upravuje kompletní funkčnost pro Windows Vista a Windows Seven. Pokud máte již nainstalovaný jiný produkt s tímto serverem, není třeba ho instalovat znova. – je možné volitelně nainstalovat pouze síťového klienta Celková instalace nezabírá více jak minutu, zároveň dojde k přenosu dat z verze EPV a EMS, je-li třeba. Pokud máte nainstalovanou demo nebo beta verzi, máte k dispozici pouze jediného uživatele a účetní jednotku s plnými právy, pouze bez možnosti přidat další účetní jednotku nebo uživatele (Pracovníci či zaměstnanci co do počtu omezeni nejsou).
Technické požadavky Standardní PC, doporučujeme Windows XP, Windows Vista, Windows Seven s odpovídajícími parametry. Teoreticky lze jako server použít i Linux, nastavení necháme na vás, v tomto směru nemáme žádné zkušenosti ani schopnost pomoci. Při využití možností mailu, nebo aktualizace kurzů je samozřejmě nutné mít k dispozici internetové připojení. Pro samotný provoz aplikace nutné není.
3. Přihlášení, role, uživatelé, licence, typy aplikací Po spuštění systému se objeví přihlašovací dialog. Při prvotním spuštění má uživatel prázdné heslo. V aplikaci samotné je možno si heslo nastavit a kdykoliv potom i změnit.
Všimněte si možnosti Zástup, umožňuje Vaše pravomoce dočasně delegovat na někoho jiného, přičemž vnitřně je zpětně rozlišitelné, kdo skutečně byl přihlášen. Heslo pro zástup předáte pouze tomu, kdo Vás zastupuje, není třeba mu říkat Vaše vlastní. V systému jsou pro jednotlivé uživatele připraveny tzv role – seskupení práv a možností. V základní instalační sadě máte k dispozici jediného uživatele, který má nejvyšší roli, majitel – všechny možnosti aplikace jsou Vám tedy k dispozici. Chcete-li rozdělit přístupy pro účetní, skladníka,fakturanta nebo dispečera je třeba zakoupit licenci, založit nové uživatele a přiřadit jim odpovídající role. Pokud chcete zakoupit další uživatele nebo zařízení, jsou pravidla následující: Účtuje se za každého dalšího uživatele, bez ohledu na to, pro kterou účetní jednotku. Stačí buď na našem webu objednat daný počet uživatelů a nebo poslat mail, kde specifikujete svoje požadavky. Každá nová účetní jednotka automaticky založí jeho majitele. Příklady licencování: Základní placená verze 1 ÚJ
1 uživatel (majitel)
Verze s jedním ÚJ a účetní navíc 1 ÚJ 2 uživatelé (majitel, účetní) Verze se dvěmi ÚJ pouze pro majitele 2 ÚJ 2 uživatelé (majitel, majitel)
Verze se dvěma ÚJ, první s účetní, druhou jen s majitelem 2 ÚJ 3 uživatelé (majitel, účetní, majitel) Cena v každém dalším roce je 50% z objednané ceny celkem, a zahrnuje aktualizace, hot-line a možnost rozšiřování o další sestavy a funkčnosti. Možnost rychlého přehlášení na jinou ÚJ, resp uživatele
Po stisku Změna uživatele se aktivní okna uzavřou, uživatel odhlásí a nabídne se přihlašovací dialog, stejně jako při prvním přihlášení.
4. Práce se seznamy a standardními formuláři, vlastnosti komponent Celý systém je kromě speciálních formulářů vystavěn na stavebnicovém systému MarWin4, což umožňuje jednotné ovládání naprosto odlišných funkcí. Základem je seznam – prostě formulář, na kterém je mřížka, seznam, nebo chcete-li přehled dat, uspořádaný do řádků. Takže například seznam zakázek vypadá takto:
Horní seznam je seznam zakázek, dolní seznam (tzv závislý), je seznam realizovaných prací vybrané zakázky. Řazení řádků jednoduché: poklepem na titulek sloupečku (např. Název) setřídíte řádky vzestupně (čili v případě Názvu se seřadí od A do Ž). Druhým poklepáním se seřadí obráceně (v případě Názvu tedy od Ž do A). Některé sloupečky nemají řazení (třídění) povolené – poznáte je tak, že se na nich po přiložení myši nezobrazí šipka, která určuje směr třídění. Označování řádků v seznamu: po otevření seznamu jste nastaveni ve vyhledávacím boxu a můžete po zadání vstupní hodnoty (i prázdné) a po následném stisku ENTER přejít přímo na první řádek seznamu. Zadáte-li začátek čísla zakázky (např ZA3) po ENTER se zobrazí všechny,
jejichž číslo tak začíná a zároveň máte označený první řádek. Stisknete-li následně ENTER, otevřete detail tohoto záznamu. Označení více řádků (např za účelem jejich mazání) je dle standardních pravidel Windows: podržte CTRL a levým tlačítkem myši klikněte na levé ohraničení řádku (ten úplně levý sloupec, kde je ukazatel na řádek).Dokud držíte CTRL můžete tak označovat různě rozmístěné řádky. Lze použít i klávesu SHIFT pro hromadné označení více řádků za sebou. Doporučujeme si hromadné označování odzkoušet nanečisto, než na to člověk přijde, může to být drobet nervózní záležitost. Označení všech řádků najednou – stačí klepnout myší do levého horního rohu seznamu, viz obrázek:
Jednotlivé ikony na seznamu: Velké ikony nad hlavním seznamem:
Pokud nad seznamem některé ikony chybí, je to z důvodu omezení dle přístupových práv a nebo prostě proto, že by daná činnost neměla v konkrétním seznamu smysl. První tři ikony pracují s jednímm řádkem a při jejich užití se otvírá jeho detail, detailový formulář (popsáno přesněji dále) Přídat záznam: nový řádek v seznamu (v případě faktur to znamená novou fakturu) založíte buď poklepem na ikonu PLUS,nebo stiskem klávesy INS (Insert). Někdy se objeví požadavek na upřesnění, aby se zabránilo duplicitním údajům – nemá smysl zakládat např dvě vozidla s různou SPZ, ale v případě, že zadáte existující, otevře ho.
Náhled záznamu, Upravit záznam další dvě ikony umožní prohlížení a nebo editaci označeného záznamu. Kromě poklepání na jednu z těchto ikon Vám toto umožní i dvojklik myší na tento řádek případně stisk klávesy ENTER na něm. Odstranit záznam: ikona s odpadkovým košem a nebo také klávesa DEL (Delete) umožní výmaz řádku případně více označených řádků, po dalším potvrzení. Vybrat záznamy: Tato ikona umožňuje definovat filtry pro daný seznam. Některé z nich se objeví přímo v aplikačním menu (např seznamy pacientů podle abecedního rozsahu). Definice filtrů jsou v podstatě libovolné, pokud Vám ty, kteréjsou přímo k dispozici nestačí, obraťte se přímo na nás, doplníme je dle Vašeho zadání. Obnovit seznam
Pokud pracujete v počítačové síti, můžete tímto tlačítkem zaktualizovat změny, které proběhly na jiném počítači , než Vašem. Tato obnova se provede automaticky vždy, když se vrátíte do seznamu třeba po editaci nějakého záznamu. Export seznamu Zde jsou možnosti, jak setříděný a vyfiltrovaný seznam vyexportovat: – přímý tisk na Vámi zvolenou tiskárnu – export do formátu PDF – export do XLS (formát Excel, je zapotřebí přítomnost MS Office) – export do HTML – export do XLS bez přítomnosti MS Office (např do Calc Open Office apod.) – export do CSV (textový formát dat, lze z něj importovat do velkého množství aplikací) Nastavit formulář Tato volba umožní barevné a funkční nastavení formuláře. Po stisku ikony se zobrazí následující formulář:
Ikony – vybere jednu ze sedmi (v současné době, tj leden 2010) barevných variant
ikon na seznamu a jeho detailu. Je to možnost, jak si barevně odlišit například skupiny seznamů, které podle Vás patří k sobě. Velikost písma – umožňuje každému uživateli zvolit výchozí velikost písma, což je vhodné využít pro uživatele se zrakovou vadou, a nebo pro ty, jenž sledují monitor z větší dálky. Střídání barev v seznamu – zajišťuje jinou barvu pro lichý a jinou barvu pro sudý řádek. Automatická šířka sloupců – zde je na výběr několik variant, – podle hlaviček – šířky se nastaví podle délky titulku sloupce, bez ohledu na šířku dat v něm – podle všech – šířka sloupce se nastaví podle šířky nejdelší hodnoty v něm – pozor, může zpomalovat zobrazení, systém prochází i ta data, která nejsou aktuálně vidět – podle všech bez hlaviček – totéž jako předešlé, ale nebere se ohled na šířku titulku – zobrazené - šířka sloupce se nastaví podle šířky nejdelší hodnoty v něm, ale do úvahy se berou jen zobrazené řádky – zobrazené bez hlaviček – totéž jako předešlé, ale nebere se ohled na šířku titulku – plné – šířka sloupců se pravidelně rozloží pocelém formuláři -všechny jsou pak stejně široké Rychlé vyhledávání – pokud je nastaveno, upravují se data v seznamu již při zadání znaku ve vyhledávacím boxu a ne až po stisknutí ENTER. V případě pomalejšího PC je lepší tuto volbu nepoužít. Vyhledávání Písmeno;Číslo – běžně se vedle vyhledávacího boxu zobrazuje zvolený sloupec, ve kterém se hledá, viz obrázek:
Pokud ale vyplníte v tomto nastavení názvy sloupců, oddělené středníkem (napr Název;Kód) přijdete sice o možnost vybrat si přímo na seznamu sloupec, podle kterého chcete hledat, ale získáte jinou: jakmile bude hledaný text začínat číslicí, bude se automaticky hledat ve sloupci Kód a jakmile bude text začínat písmenem, bude se hledat v poli Název. Seznam pak bude vypadat takto:
Všechny změny je třeba uložit tlačítkem Uložit změny. Většina se jich projeví až při následném znovuotevření seznamu. Máte možnost si kombinaci nastavení uložit jako Schéma a pro nastavení u dalšího formuláře ho použít. POZOR – pokud budete používat schema, nebude se ukládat volba Vyhledání Písmeno;Číslo , protože každý seznam používá jiné názvy sloupců, což by nemělo ve schematu užitnou hodnotu. Veškerá nastavení jsou vázána na uživatele. Menší ikony pod vyhledávacím boxem
První čtyři ikony umožňují pohyb po seznamu (první řádek, o řádek výš, o řádek níž, poslední řádek) Pátá ikona umožňuje přepnout na následující vzhled závislých seznamů:
Standardní vzhled je tento:
Zobrazit vše: obnoví původní data, to znamená, že veškeré výběry, hledání a filtry jsou zrušeny a vidíte opět všechna dostupná data. Nastavit jako úvodní seznam: Jakmile stiskněte toto tlačítko, bude se tento seznam po spuštění aplikace zobrazovat automaticky jako první. Nastavit sloupce: Tato volba umožňuje nastavit viditelnost a pořadí sloupců v seznamu pomocí tohoto formuláře:
Tlačítko Původní zajistí, aby se obnovil původní vzhled formuláře, resp uspořádání jeho sloupců. Nastavení se váže na uživatele. U některých formulářů se k těmto ikonám přidávají podle potřeby další – např automaticky, jakmile máte v seznamu pole Emailová adresa, přidá se ikona, která umožňuje odeslat mail jednomu adresátovi a nebo všem označeným jako BCC (slepá kopie).
Ukázka dalších ikon:
Pokud existuje na seznamu tlačítko Přehledy, umožňuje rychlý přístup k hodnotám, které souvisejí se seznamem (napr Sumační informace pro označené řádky, nebo pro všechny řádky). U menších monitorů může nastat situace, kdy je přehled spočítán, ale není přímo vidět – pak je nutno hodnoty „vyklepnout“ zprava, viz obrázek:
Svislé menší ikony u závislých seznamů Pokud pod hlavním seznamem existují závislé seznamy, tak na jejich levé straně jsou k dispozici podobné menší ikony se stejnými funkcemi: Nový záznam, Náhled záznamu, Upravit záznam, Odstranit záznam, Nastavit sloupce
Další možnosti seznamu: V dolní liště seznamu najdete informaci o počtu řádků v něm, použitém filtru a posledním upravovaném záznamu – opět viz obrázek:
Pokud stisknete pravé tlačítko myši na sloupci seznamu, v případě že bude číselný, dostanete tyto informace:
Ikony pro detailový formulář Jakmile založíte nový řádek, nebo ho chcete prohlédnout či upravit, otevře se jeho detail, detailový formulář. Většinou bude vypadat nějak takto:
Pokud je rozsáhlejší, může mít více záložek, mezi kterými se lze přepínat buď klikem myši, nebo kombinací klávec ALT+číslo záložky. Pohyb mezi jednotlivými položkami zajišťuje klávesa TAB, zpětný ALT+TAB a nebo přímé klávesové zkratky, uvedené před názvem položky. Pokud je klávesová zkratka zobrazena růžově, je tato položka povinná. Před většinou položek najdete klávesovou zkratku, která umožní přímý vstup do položky. Pokud je zbarvená růžově, jedná se o povinnou položku, která musí být vyplněna. Běžné položky používají pro zadání textové pole (na obrázku to je např. Upřesnění). Lze do něj vložit znaky, které jsou povolené a může být na něm kontrola, která se provádí při jeho opuštění – pak jeho pozadí změní barvu, většinou na červenou nebo oranžovou dle míry ohrožení :) Případně se může objevit i upozornění, které chybu dále specifikuje.
Některé položky mají za sebou tlačítko se třemi tečkami: označuje to položky, které po opuštění projdou kontrolou na číselník, ale neomezují na něj výběr. Výběrová pole bez možnosti nerespektování jsou standardní komba (jako například u výběru sloupce, podle kterého chcete na seznamu hledat). Na obrázku jsou výběrová pole např Účel jízdy. Dále jsou k dispozici datumové položky – usnadňují zadání datumu. Lze ho zadat v následujících tvarech: 0301 3.1.2010 aktuální rok 030110 3.1.2010 03012010 3.1.2010 3.1.2010 3.1.2010 Na textovém poli je možno použít funkce jednoduchého frázování. Pokud stisknete na takovém poli levé tlačítko myši, objeví se podbná nabídka, jako tato:
Následně je možné buď do položky vybrat text ze seznamu a nebo ho do tohoto seznamu přidat (Přidá se pouze označená část v textu). Zároveň je možné tímto způsobem nastavit i výchozí hodnotu tohoto pole. Pokud chcete udělat kopii celého detailu do dalšího, stačí označit poklepáním titulek těch položek, které se mají přenést. (Viz dále ikona Kopie dokladu). Ty položky, které se budou v případě kopie dokladu přenášet, jsou označeny kurzívou. Zrušení kopírování se zajistí opět kliknutím na titulek položky. Každá poslední záložka automaticky obsahuje nápovědu, kde je možno si udělat i vlastní poznámky k formuláři (bude se ukazovat na všech tohoto typu).
Komponenty detailových formulářů Textové pole
Nejjednodušší komponenta, většinou se skládá ze tří částí: Klávesová zkratka stiskem této kombinace se dostanete přímo do komponenty a lze vkládat údaje. Pokud je klávesová zkratka růžová, je tato položka povinná a formulář nedovolí uložení, pokud nebude vyplněna. Titulek Zobrazuje název položky, kterou je třeba zadat. Pokud na něj poklepete myší, změní se písmo na kurzívu. Pokud je na formuláři povoleno kopírovat formulář, bude se hodnota komponenty přenášet v této kopii. Textové pole Slouží k zadání hodnoty. Fungují v něm mj fráze, to znamená, že po stisku pravého tlačítka myši a nebo klávesy WINHELP (vedle AltGr) je možno vybrat frázi nebo seznam frází rozšířit.
Kombo, výběrové pole
Klávesová zkratka a Titulek mají stejné funkce jako u Textového pole. Kombo umožňuje vybrat povolenou hodnotu Výběr je možno realizovat myší nebo postupným psaním vybírané hodnoty. Přímo upravit tuto hodnotu nelze, většinou se upravují v nějakém číselníku. Někdy je u něj ještě tlačítko PLUS, které umožňuje přímo přidat další položku do výběru:
Kombo, pole historie
Klávesová zkratka a Titulek mají stejné funkce jako u Textového pole. Podobně jako výběrové kombo nabízí výběr z hodnot, ale zároveň zápisem do něj tyto hodnoty přímo rozšiřuje – proto se mu říká historické, pamatuje si historii hodnot, které do něj byly vloženy. Tyto hodnoty se pak dají editovat na záložce Správa dat v odpovídajícím číselníku. Datumové pole
Klávesová zkratka a Titulek mají stejné funkce jako u Textového pole. Datumové pole umožňuje kontrolovaný vstup datumu, a to několika způsoby: – stiskem šipky vpravo a výběrem z kalendáře – zadáním ve tvaru plného datumu včetně teček – např 31.11.2009 – zadáním ve tvaru DDMM – např 3111 (přidá aktuální rok) – zadáním ve tvaru DDMMRR – např 311109 Neplatné datum je vyprázdněno. Časové pole
Klávesová zkratka a Titulek mají stejné funkce jako u Textového pole. Časové pole umožňuje vložit kontrolovaný vstup času, a to několika způsoby: – při jedné cifře dodá nulu zleva a :00 zprava z 1 udělá 01:00 – při dvou cifrách doplní :00 z 12 udělá 12:00 – při třech cifrách doplní 0 z 123 udělá 12:30 – při čtyřech cifrách vloží za druhou dvojtečku z 1234 udělá 12:34 – tlačítko h sníží hodinu o jedničku, tlačítko H zvýší – tlačítko m sníží minuty o jedničku, tlačítko M zvýší
Numerické pole
Klávesová zkratka a Titulek mají stejné funkce jako u Textového pole. Pole zajišťuje kontrolovaný vstup číselné hodnoty, a to buď přímým zadáním nebo pomocí kalkulačky:
Zaškrtávací pole
Klávesová zkratka a Titulek mají stejné funkce jako u Textového pole. Stiskem myši nebo klávesou MEZERA dojde k zaškrtnutí nebo odškrtnutí položky.
Velké textové pole
Klávesová zkratka a Titulek mají stejné funkce jako u Textového pole. Samotné pole funguje jako malý editor prostého textu. Velké textové pole se změnou písma Pokud je u textového pole ikona na změnu písma, umožňuje plnou funkčnost jako tzv RTF editor. Lze do něj vkládat obrázky, a libovolně formátovat text.
Ikony detailového formuláře
Uložit změny: provede uložení změn na dokladu, formulář neuzavře. Ten je možno s uložením změn uzavřít stiskem ESC, nebo klinkutím myši na symbol zavření okna. Zrušit změny: provede uzavření formuláře bez uložení změn. Samozřejmě pokud předtím bylo stisknuto Uložit změny, dojde jen k uzavření a nikoliv k navrácení původních hodnot před uložením. Přidat doklad: z otevřeného dokladu lze založit rovnou další,nový. V tomto případě se otevře jako prázdný,nebere se ohled na položky, které jsou označeny jako kopírovatelné (mají titulek kurzívou) Kopie dokladu: z otevřeného dokladu založí další doklad, do kterého se přenesou kopie položek, které jsou označeny pro kopírování. Toto označení lze provést kliknutím na titulek položky, kterou chcete kopírovat, systém si to pak pamatuje, dokud mu to není zrušeno. Na obrázku je ukázka položek, které se přenesou v případě kopie dokladu (Datum vystavení, Typ dokladu a Od koho/Pro koho):
Vyprázdnit formulář: aktuální formulář prostě vyprázdní, to znamená, že do všech položek dá prázdné a nebo výchozí hodnoty. Vyjmout, kopírovat, vložit
standardní funkce schránky Windows Tiskové šablony zde jsou k dispozici formátované tisky pro daný formulář. Vždy je k dispozici alespoň hrubý opis záložky, ukázka na obrázku:
Na formuláři někdy bývá možnost si zvolit Úroveň formuláře – např u dokladu nebo faktury. Po dalším otevření pak budete mít k dispozici buď jednodušší nebo složitější variantu dle vašich požadavků. Opakované tisky z detailových formulářů Pokud detailový formulář umožňuje tisk, obsahuje ikonu Tiskové šablony:
Takový formulář může nabízet Přímý tisk a nebo i několik variant různých tiskových šablon. Vždy je možné stiskem ikony zvolit ten tisk, který vyhovuje, ale také je možno využít klávesy Ctrl+P – ta zavolá naposled použitou šablonu. Pokud ještě uživatel nikdy z tohoto formuláře netiskl, objeví se hlášení:
5. Přehled možností aplikace, hlavní nabídky Aplikace má dvě hlavní nabídky – jednu Základní, tu najdete po levé straně a je ve stylu stromové nabídky, a druhou v tzv ribbonu v horní části aplikace. Základní Levým tlačítkem myši buď otevřete nový druh formuláře a nebo zaměříte již otevřený. Pokud máte otevřenou kartotéku a bude schovaná někde pod jinými formuláři, objeví se díky tomuto poklepu na vrchu. Pravým tlačítkem otevřete zvolený formulář vždy. Znamená to, že můžete mít otevřeno více kartoték nebo třeba dávek najednou. Ty skupiny v menu, které nechcete použivat můžete dvojklikem na ně srolovat tak, aby byl vidět jen titulek. Stejným způsobem lze menu rozvinout.
EPV a správa Účty, pokladny Účetní jednotky Zaměstnanci (Pracovníci) Daňová evidence Doklady Vazby na fakturace Fakturace Faktury přijaté Faktury vydané Kniha pohledávek Kniha závazků Sklady Sklady
Skladové položky skladu Skladové položky (karty) Skladové pohyby položky Skladové pohyby Příjmy Výdaje Vazby na fakturace Zakázky Zakázky
Číselník prací Stavy zakázek Dopravní účetnictví Vozidla Moje jízdy Kniha jízd vozidla Cestovní příkazy Řádky CP Moje cestovní příkazy Řádky CP Pravidelné trasy Číselníky ostatní Seznam zemí Seznam měn Seznam kurzů, aktualizace Seznam bank
Ribbon nabídka Systém Autorizace Uzamknout
Změna uživatele
Změnit heslo Zástup Seznam přihlášených Licence Nastavení aplikace Konec Pomůcky Kalkulačka Diář Email Knihovna frází Správa aplikace Záloha databáze Obnova databáze Skrýt/obnovit strom
Aktivuje spořič obrazovky – s heslem zajistí rychlou nedostupnost dat při neukončení aplikace Zavře všechny formuláře a seznamy, a umožní se přihlásit na jinou ÚJ nebo uživatele Zde je možné změnit heslo uživatele Definice dočasného zastupování Rozšíření stávající licence Nastavení DPH a dalších konstant Ukončení aplikace
Správa velkých frází, viz dále
Skrytím levého panelu zvětší rozsah zobrazených dat (pokud je skrytý, po spuštění se automaticky zobrazuje v ribbonu menu Aplikace)
FAQ Helpdesk Nastavení tiskárny Aplikace Kopíruje Základní nabídku, pokud je Základní nabídka vlevo skrytá, nabízí se toto menu hned po startu aplikace jako aktuální. Okna Správa oken Maximalizovat Uspořádání Horizontálně Vertikálně Kaskáda Zavřít všechna Tisky přesné specifikace a vzhled sestav je ve zvláštní dokumentaci Tisky
Odkazy Zde je možno spravovat www odkazy Správa dat Zde je seznam všech tzv malých číselníků, které vznikají zapsáním přímo do položek uživatelem. Např: Dodání, Města, Palivo, PSČ, Titul atd.
Orb – záznamové kolečko V levé horní části aplikace je tzv Orb – záznamové kolečko zpracovaných položek. Zapisuje každý seznam, ze kterého jste pořídili nebo upravili nějakou položku. Funguje po dobu spuštění aplikace a zaznamenává i čas, kdy daná úprava proběhla. Např seznam pořízených faktur, vozidel, atd.
6. EPV a správa Účetní jednotky Seznam všech ÚJ dostupných v systému. Je to jen informační seznam s možností číst a zapsat definice ÚJ (adresy, DPH atp.). Pro rozšíření o další ÚJ použijte tlačítko Licence na Ribbon menu Systém->Autorizace. Účty, pokladny Seznam účtú a pokladen aktuální ÚJ. Hlavní pokladnu nelze smazat, ostatní jsou ve vaší správe plně. Zaměstnanci Zaměstnanci nebo pracovníci – seznam nejen uživatelů EPVdeskTOP, ale i všech dalších lidí, které je třeba použít v zakázkách nebo výhledově ve mzdách etc. Počet těchto lidí není omezen žádnou licencí, pouze když z nich chcete udělat uživatele EPVdeskTOP (tzn přidělit jim nick, heslo a přístupová práva do systému) je třeba jim zakoupit licenci.
7. Daňová evidence Stručný popis Základem EPV byla vždy daňová evidence. Zůstalo to tak i v EPVdeskTOPu, jen se k ní přímo napojily ostatní agendy. Abychom vyřešili uživatelský rozpor s narůstající složitostí požadovaných dokladů, rozhodli jsme se nabídnout dvě úrovně dokladů – pro jednoduchou evidenci a pak i kompletní včetně dph a dalších možností. Uživatelské role Majitel kompletní přístup Účetní
kompletní přístup
Základní menu Doklady Správa a evidence dokladů přijmových, výdajových, pokladních , bankovních a ostatních. Zároveň je v této volbě závislý seznam faktur, které byly hrazeny vybraným dokladem. Vazba na fakturaci Přehled faktur a dokladů, kterými byly hrazeny. Vazby na ostatní agendy Fakturace Vydané faktury lze propojit s dokladem, kterým byly uhrazeny Zakázky Doklad lze přiřadit k zakázce a pak je zahrnut do jejího vyčíslení Doklady se dají zamykat, buď automaticky po zavření formuláře nebo ručně přepnutí v dolní části formuláře (viz detail dokladu).
Podrobný popis
V horní části formuláře je seznam všech pořízených dokladů. V dolní je přehled všech faktur, kterými byl doklad hrazen. Na seznamu dokladů je možno rovnou získat i informace o celkových příjmech a výdajích a také o celkové výši uhrazených faktur na dokladu.
Po výběru typu dokladu se aktualizuje nabídka partnerů – podle toho, zda se jedná o dodavatele nebo odběratele. Stejně tak se po výběru zaúčtování zaškrtne,zda se doklad zahrnuje do DPH nebo ne.
Vazba na fakturace
Zde se zobrazuje seznam faktur, které byly hrazeny doklady z daňové evidence. Seznam se vytváří automaticky, podle přiřazení faktur dokladu.
8. Fakturace Stručný popis Fakturace je páteřní agenda celého systému. Stejně jako daňová evidence umožňuje práci s jednoduchým formulářem faktury nebo kompletním, ve kterém se zobrazují i záležitosti nutné pro dph nebo cizí měnu. Uživatelské role Majitel kompletní přístup Účetní kompletní přístup Základní menu Faktury přijaté Správa a evidence faktur přijatých, zálohových a dobropisů. Dále je možno generovat faktury na základě příjemek a výdejek ze skladu. Faktury vydané Správa a evidence faktur vydaných, zálohových a dobropisů. Dále je možno generovat faktury na základě příjemek a výdejek ze skladu. Závazky Přehled závazků Pohledávky Přehled pohledávek Vazby na ostatní agendy Daňová evidence Vydané faktury lze propojit s dokladem, kterým byly uhrazeny
vyčíslení.
Zakázky Fakturu lze přiřadit k zakázce a pak je zahrnuta do jejího
Podrobný popis Seznamy přijatých i vydaných faktur se chovají stejně.
V návaznosti na realizované platby se automaticky generují knihy pohledávek a závazků – viz doklady jako platby faktur.
Jednoduchý formulář faktury
Záložka s řádky faktury
Na řádku faktury lze přiřadit výběrem skladovou příjemku/výdejku. Případně lze nechat na seznamu faktur vygenerovat fakturu podle skladové příjemky nebo výdejky.
Kniha pohledávek
Na pravé straně je k dispozici filtr, kterým zobrazíte pohledávky po splatnosti, podobné je to i u knihy závazků. Kniha závazků
9. Sklady a Majetek Stručný popis Skladová agenda navazuje na EMS, což byla volitelná aplikace k původnímu EPV pro správu skladů a majetku. Umožňuje vést libovolné množství skladů a položek v nich, evidovat pohyby a kontrolovat návaznost na fakturaci. Uživatelské role Majitel kompletní přístup Skladník kompletní přístup Účetní
náhledy pro kontrolu vazeb s fakturací
Základní menu Sklady správa skladů, se závislým seznamem položek. Zde je možné zakládat sklady a položky přímo pro vybraný sklad Skladové položky správa položek, souhrnně ze všech skladů. V závislých seznamech jsou k dispozici pohyby vybrané položky Pohyby skladové pohyby, příjmy a výdaje. Souhrnná správa všech pohybů, včetně aktuálních přehledů. Vazby na fakturaci Přehled skladových položek a jejich pohybů včetně vazeb na vydané nebo přijaté faktury. Vazby na ostatní agendy Fakturace Při tvorbě faktur je možno jejich řádky napojovat na číslo příjemky nebo výdejky, resp generovat faktury z příjemek a výdejek.
Podrobný popis Sklady: Seznam skladů se závislým seznamem položek vypadá takto:
V popisu skladu je možno určite jeho umístění a odpovědnou osobu:
Skladové položky je možno spravovat buď ze závislého seznamu pod skladem a tím je mít rovnou zařazené skladově a nebo ze samostatného seznamu, kde je možno pracovat se všemi bez ohledu na sklad. Znamená to, že při pořízení nové položky je třeba ve druhém případě vybrat i sklad. Skladová položka (karta) ze seznamu pod skladem:
Skladová položka (karta) ze seznamu skladových položek – přibyl výběr skladu a přepočet váženého průměru
Skladové pohyby - příjmy a výdaje Jakmile je třeba naskladnit a nebo vyskladnit, vzniká skladový pohyb. Seznamy příjmů a výdajů umožňují sledovat a evidovat jejich hodnoty:
Příjemky jsou sdružovány číslem příjemky, podobně výdejky číslem výdejky. Tato čísla jsou pak nabízena při tvorbě faktur na základě skladových pohybů. Příjem automaticky přepočítává vážený průměr ceny skladové položky a stejně jako výdej aktualizuje celkové množství.
Na pohybech se přímo nabízí využít možnosti kopírování dokladu, a tím pořídit efektivně všechny řádky příjemky nebo výdejky. Výdej se zadává stejným způsobem, jen má odlišný formulář:
Pokud napojíte příjemku, můžete tím automaticky aktualizovat zbývající množství k výdeji. Pokud nastavíte stav pohybu Nenabízet ve fakturách nebude se příjemka/výdejka nabízet k vygenerování řádků faktury.
10. Dopravní účetnictví Stručný popis Součástí EPVdeskTOP je i jednoduchý systém pro evidenci a správu vozidel, cestovních příkazů a knih jízd. Zároveň umí spravovat pravidelné trasy a definovat podmínky, za kterých je lze využít. Uživatelské role Majitel kompletní přístup, může navíc pořizovat jízdy i pro jiné uživatele Dispečer v této agendě má stejná práva jako Majitel Ostatní mohou pořizovat vlastní jízdy a cestovní příkazy. Základní menu Vozidla správa a evidence vozidel pro danou účetní jednotku. V této volbě je zároveň možné vkládat jednotlivé jízdy vozidla (a také zápujčky, soukromé jízdy a další). Pro přesný přepočet aktuálního stavu tachometru slouží tlačítko Přepočet tachometru. Cestovní příkazy správa a evidence cestovních příkazů pro vozidla. Pravidelné trasy správa a evidence pravidelných tras. Zde je možné nadefinovat různé jejich podmínky a následně si je do knihy jízd vozidla sestavit v daném období. Tyto trasy jemožno vázat přímo na konkrétní vozidlo, nebo na všechny, dále pak na zakázku i partnera. Vazby na ostatní agendy Daňová evidence (příp. Účetnictví): řádky knihy jízd a nebo cestovních příkazů lze napojit na předem připravené doklady z DE nebo PU. Tak lze napojit doklady k vykázání na cestovní příkaz a nebo čerpání pohonných hmot pro knihu jízd. Zakázky řádky cestovního příkazu nebo knihy jízd lze napojit na existující zakázku a následně pak vyhodnocovat tyto položky v rámci zakázky. Knihy, Partneři
řádky cestovního příkazu nebo knihy jízd lze napojit na existujícího partnera a následně pak vyhodnocovat tyto položky v rámci partnerských vztahů. Podrobný popis Vozidla: seznam vozidel může vypadat nějak takto
nebo v případě horizontálního dělení takto
Hlavní seznam zobrazuje vozidla nastavené účetní jednotky, závislé seznamy knihy jízd vybraného vozidla. Na první záložce jsou Moje jízdy, na druhé kompletní Kniha jízd, tedy veškerá užití vozidla. Pouze v roli majitele nebo dispečera lze mazat a editovat i ve
druhé záložce, ostatní uživatelé mohou upravovat pouze na záložce Moje jízdy. Řádky, které patří cestovním příkazům nelze odtud ani mazat ani upravovat, pouze prohlížet. Detail vozidla:
Zadávají se jen nezbytně nutné údaje, povinně SPZ, Typ, Počáteční km a Spotřeba. Aktuální tachometr se počítá na seznamu vozidel po stisku F4 Přepočet tachometru. Shrnutí pro práci s vozidly: - každá účetní jednotka má vlastní seznam vozidel – nevylučuje to použití jednoho vozidla pro více ÚJ, ale je třeba ho pro každou ÚJ vložit zvlášť a v případě střídavého používání pozorně evidovat vzájemné zápujčky.
11. Zakázky Stručný popis Zakázkový systém v rámci EPVdeskTOP je určen pro sledování výnosu a nákladovosti zakázek, jejich fakturací, realizovaných prací, jízd, diářových akcí a zůčastněných pracovníků. Uživatelské role Majitel kompletní přístup, zadávání, vyhodnocování aj. Správa souvisejících číselníků a nastavení (číselník prací, sazby pracovníků) Ostatní mohou zadávat realizované práce a prohlížet sazby a číselníky. K celkovém hodnocení zakázky nemají přístup. Základní menu Zakázky Kompletní správa zakázek, zadávání realizovaných prací, nastavení sazeb pro jednotlivé pracovníky ke konkrétní zakázce. V této nabídce se zobrazují faktury směřované na zakázku a také vykázané jízdy. Součástí je i seznam diářových akcí pro zvolenou zakázku. Stavy zakázek Číselník pro nastavení různých stavů zakázek Číselník prací Číselník pro nastavení kódů a cenových hodnot prací. Práce může být hodnocena paušálně, hodinově a nebo kusově. Následně po výběru v realizovaných pracech lze doplnit množství a bude kalkulovaná cena pro pracovníka. Vazba na ostatní agendy Daňová evidence Doklad lze napojit výběrem na zakázku, následně bude zobrazen u zakázky na záložce doklady Fakturace Fakturu lze napojit výběrem na zakázku, následně bude zobrazen u zakázky na záložce Faktury Diář Diářovou položku lze napojit na akci Obchodní schůzka, pak se bude vázat na
odpovídající číslo zakázky Dopravní účetnictví Každou jízdu nebo řádek cestovního příkazu lze přiřadit k zakázce a tím získat přímo u zakázky na záložce Jízdy přehled uskutečněných jízd.
Podrobný popis Po otevření nabídky Zakázky se zobrazí následující formulář:
Standardním způsobem zavedeme novou zakázku – tlačítko Přidat zakázku.
Číselná pole Faktury vydané, Doklady vydané, Celkový zisk, Náklady na pracovníky,
Faktury přijaté, Doklady přijaté, Náklady jízdy, Náklady celkem a Bilance se po doplnění realizačních prací a odpovídajících faktur, dokladů a jízd přepočítají stiskem tlačítka Přepočet zakázky. Dalším doporučeným krokem (nikoliv povinným) je nadefinování číselníku prací. Ve volbě Číselník prací se nabídne standardní seznam:
Tlačítkem přidat záznam je možné číselník doplnit – hlavním účelem je doplnit paušální cenu nebo hodinovou či kusovou za konkrétní práci.
Práce se váží na zvolenou účetní jednotku, pro každou z nich se definují jiné. Zavedením do číselníku se zjednoduší zadávání realizovaných prací, resp přenos jejich cen. Pokud vám vyhovuje spíše realizované práce zadávat přímo a nebo máte velice široké a různorodé portofolio prací, nemusíte tento číselník využívat vůbec.
Poznámka k tomuto číselníku – formulář Sazeb i formulář Realizovaných prací umožňují dodávat práce do tohoto číselníku i dodatečně, viz dále. Pokud máte připraven číselník prací, můžete si připravit seznam pracovníků a jejich cenová upřesnění.
Sazby se definují na záložce Sazby pod konkrétní zakázkou. Každý pracovník tak může mít specifické sazby pro každou zakázku. Zadání Sazeb je podobné jako zadání Prací s tím, že se automaticky do cen nastaví ceny prací:
Tlačítka PLUS umožní přímo doplňovat práce do Číselníku prací, pokud přepíšete navržené ceny po výběru z číselníku, znamená to, že budou mít v případě daného pracovníka přednost.
Realizace prací umožňuje zadávat jednotlivé realizované práce.
I když máte připravené sazby pro pracovníky i číselník prací, nemusíte je nutně vybírat a můžete zapisovat v podstatě cokoliv:
I zde je možno přímo doplňovat číselníky prací i sazeb a po průchodu cenami si nechat přepočítat Podíl pro pracovníka. Celkový výnos je nutno zadat ručně, případně lze napojit vydanou fakturu a ní přenést inkasovanou platbu.
Na detail Zakázky pak je možno celou zakázku vyhodnotit:
Stiskem tlačítka Přepočet zakázky se provede nasčítání všech realizovaných prací, resp jejich položek Celkový výnos a Podíl pro pracovníka. Zakázky lze následně vyhodnocovat v tiskových sestavách, viz manuál EPVdeskTOP – Tisky. Dokumenty k zakázce – umožní připojení jakéhokoliv souboru k zakázce, včetně informací o něm.
12. Ostatní číselníky Číselník zemí Přehledný seznam zemí, které chcete v systému evidovat.
O každé zemi se evidují tyto informace:
U položky Měna můžete stiskem tlačítka PLUS doplnit seznam měn, pokud je třeba. Položka Stav zaškrtnutím určuje, jestli se země bude zobrazovat v kombech na těch formulářích, kde se země vybírá.
Číselník měn Přehledný seznam měn, které je možno v systému evidovat.
F2 – Aktualizace kurzů provede stažení kurzů pro dostupné měny v seznamu měn.
Aktualizovat – provede aktualizaci z WWW zdroje Odemknout – odblokuje WWW zdroj a Banku, pak je možno je upravit Uložit změny – uloží změny v políčkách WWW zdroj a Banka Zpět – zavře formulář bez provedení Aktualizace O každé měně se evidují tyto informace:
Zkratka měny – je třeba akceptovat zkratku z WWW zdroje, aby mohla proběhnout Aktualizace Množství - určuje přepočtový koeficient Položka Stav zaškrtnutím určuje, jestli se země bude zobrazovat v kombech na těch formulářích, kde se země vybírá.
Číselník bank Přehledný seznam bank, které je třeba v systému evidovat
O každé bance se evidují tyto informace:
13. Diář, úkolovník a provázání s daty Diář je zajímavou součástí celého systému. Můžete ho otevřít z několika míst a většinou provázaně s daty. Nejdříve jeho obecný popis:
Na horní liště je možno nastavit: 10min, 15min, 20 min, 30 min – hodinové úseky diáře (možno kdykoliv upravit, data se překreslí) 08:00 17:00 - zobrazovací rozsah diáře, poklepáním lze nastavit vlastní ikona PLUS – založení nové události – doplní se začátek podle toho, který řádek je označen a konec podle toho, jaká akce je vybrána (resp podle délky jejího trvání) ikona DISKETA – uložení aktuální události ikona OBNOVA – obnoví údaje v diáři (vhodné pro práci v síti) Akce: Na záložce nastavení si můžete připravit typy akcí – např Vyšetření nebo Porada, nebo cokoliv jiného. V nastavení pak určíte standardní dobu trvání akce v minutách a pokud chcete, tak i položku, podle které se bude akce vázat na data – např RČ, což znamená, že pro akce typu Kontrola se při zadání
rodného čísla prováže záznam v diáři s odpovídajícím rodným číslem. Z formulářů, kde se vyskytuje tato položka, se pak dá provádět zápis do diáře přímo, pro aktuálně otevřeného pacienta. Datum od, Datum do: Čas – specifikace rozsahu akce – překreslí se podle toho do diáře Předmět – pod textem uvedeným v této položce se bude událost zobrazovat v diáři RČ
- pokud typ akce nemá určenou vazbu, tato položka se nezobrazí
Typ události – určuje, komu se událost zobrazí Skupina – čili zdravotnické zařízení, všichni jeho uživatelé Privátní – pouze uživatel Veřejné – všem zařízením, všem uživatelům Záložka Nastavení umožňuje definovat vlastní typy akcí tak, jak je popsáno u položky Akce. Záložka Celkový přehled zobrazuje všechny akce v časové řadě
Užití: Na kalendáři vlevo nastavte den, v řádcích času označte počátek akce. Pak si zvolte Akce (tím navolíte její rozsah) a stiskněte PLUS (nová akce) – po doplnění dalších údajů stiskněte DISKETU (nebo Ctrl+S) pro uložení. Pokud diář voláte ze seznamu, kde je pole pro vazbu (RČ, faktura apod.) doplní se rovnou odpovídající hodnota.
14. Zálohování, obnova databáze, helpdesk Zálohování a obnova databáze (menu Ribbon, Správa aplikace) Pro zabezpečení dat je možno realizovat jejich zálohování. Po stisku stačí určit místo, kam se záloha bude ukládat:
prací.
Zálohu je možno provést i za běhu, doporučujeme ji ale provést po ukončení všech
Obnova se provádí stejným způsobem, zde ovšem zcela jednoznačně mimo normální pracovní režim. Veškerá data se ukládají v databázi, což je soubor dyndal.fdb, jeho výchozí umístění je v podadresáři DATA. Zatímco výše uvedená záloha provádí tzv backup, můžete si dělat i vlastní zálohu kompletní databáze – soubor dyndal.fdb kopírujte na záložní medium pouze při ukončení všech spuštěných aplikací Dyndal. FAQ, helpdesk Jednoduchý systém pro evidenci různých problemů a jejich řešení. Možno využít pro obecné konzultace přes telefon apod.
15. Řádkové fráze, knihovna frází Fráze obecně definují opakované texty, V systému jsou k dispozici dva druhy frází – řádkové a tzv velké. Oba tyto systémy jsou vázány na zařízení, nikoliv pouze na jednoho uživatele. Všichni uživatelé v daném zařízení je mohou tedy využívat.
Řádkové fráze U textových krátkých položek jsou k dispozici po stisku klávesy HELP (vpravo od mezerníku, většinou za AltGr), resp po kliknutí pravým tlačítkem myši.
- pokud je v položce označený text, dojde k jeho abecednímu zařazení do seznamu pod čarou. - obsah celé položky se nastaví pro tuto položku jako výchozí – tzn, že v příštím novém dokladu se rovnou do této položky vloží. Pod čarou je seznam všech zařazených textů. Jakmile některý vyberete, vloží se do aktuální položky.
Velké fráze Tam, kde nestačí zaznamenat pouze jednoduchý text, jsou k dispozici tzv velké fráze. Spolupracují pouze s tzv rich-text-boxy, což jsou velká textová pole, ve kterých je možno uchovat formátované informace (texty s různým písmem,případně obrázky – pozor na velikost ukládaných informací).
K dispozici je 26 schránek pro uložení frází a dostupné jsou přes klávesové zkratky CTRL+SHIFT+x, kde x jsou písmena A až Z (bez diakritiky, pouze anglická abeceda). Použití fráze: V odpovídající položce (tedy velkém textovém poli s možností formátovaného textu) stiskněte odpovídající kombinaci. Na to místo, kde je kurzor, se vloží obsah celé schránky. Definování fráze: Kromě možnosti využití Knihovny frází v ribbon menu aplikace, je možno v textovém poli označit požadovaný rozsah schránky (viz obrázek) ...
… a po stisku zvolené kombinace se označený obsah objeví v tzv clipservisu …
… kde můžete vidět stávající obsah zvolené schránky, případně doupravit nový obsah a po zralé úvaze stiskem OK nový obsah uložit do schránky. V našem konkrétním případě se objeví po stisku CTRL+SHIFT+K to, co je v pravém okně clipservisu, a to vždy, když na textovém poli tuto kombinaci kláves použijete. Správa Knihovny frází V ribbon menu aplikace je k dispozici standárdní seznam a detail pro práci s těmito schránkami velkých frází. Lze je pouze editovat, jejich počet je pevný.
16. Nastavení aplikace, číselné řady
Aplikace používá konstanty, jako jsou např hodnoty DPH apod. Pokud je třeba tato nastavení změnit, použijte v menu systém volbu Nastavení aplikace. Úprava hodnoty se provede standardně, nastavení řad lze provést po stisku klávesy F2.
Nastavení řad
Tato volba umožní nastavit aktuální číselnou řadu. Prefix jsou pevné znaky před číselnou řadou, sufix pevné znaky za ní. Samotná hodnota se při každém použití posune a zarovná nulami zleva na definovanou délku. Podorbnější popis je přímo na formuláři. Pokud je třeba přečíslovat doklady, nastavte odpovídající prefix, sufix i hodnotu a pak také datum, od kdy chcete doklady přečíslovat. Pak označte řádu, kterou chcete přečíslovat a stiskněte přepočet dokladů. Pokud lze řadu přečíslovat, dojde k přečíslování.
17. Tisky – souhrnně Nastavení tiskárny na Ribbon menu Toto nastavení určí výchozí tiskárnu a bude si ji pamatovat, dokud nedojde v aplikaci k přenastavení. Tato výchozí tiskárna bude nastavena pro tisky ze seznamů a také ze Základní nabídky Tisky.
Tisky na detilových formulářích Pokud detailový formulář umožňuje tisk, obsahuje ikonu Tiskové šablony:
Takový formulář může nabízet Přímý tisk a nebo i několik variant různých tiskových šablon. Vždy je možné stiskem ikony zvolit ten tisk, který vyhovuje, ale také je možno využít klávesy Ctrl+P – ta zavolá naposled použitou šablonu a bude ji tisknout přímo, bez dalšího potvrzení. Pokud ještě uživatel nikdy z tohoto formuláře netiskl, objeví se hlášení:
Při prvním použití šablony lze nastavit výchozí tiskárnu pro tuto šablonu, a tak pro různé šablony mít různé tiskárny. Pokud je třeba výchozí tiskárnu změnit, vyvolejte ji opět z menu.
