ENQUÊTE DIGITALE SYSTEMEN

ENQUÊTE DIGITALE SYSTEMEN RAPPORT

Hannes Vanhaverbeke – versie 2.0

Pagina 1

Inhoud ENQUÊTE ................................................................................................................................ 3 Doelstelling ........................................................................................................................... 3 Vragenlijst ............................................................................................................................. 3 Doelgroepen ......................................................................................................................... 3 Looptijd ................................................................................................................................. 3 Respons ................................................................................................................................ 3 Betrouwbaarheid ................................................................................................................... 4 TICKETINGSYSTEMEN ........................................................................................................... 5 Welke systemen zijn in gebruik? .......................................................................................... 5 Aandeel ticketingsystemen bij respondenten ....................................................................... 6 Online Ticketing .................................................................................................................... 7 Kwalitatieve beoordeling ....................................................................................................... 8 ZAALPLANNINGSYSTEEM ..................................................................................................... 9 Welke systemen zijn in gebruik? .......................................................................................... 9 Aandeel zaalbeheersystemen bij respondenten ................................................................. 10 Online raadplegen, reserveren en betalen ......................................................................... 11 COMMUNICATIE ................................................................................................................... 12 Websites ................................................................................................................................. 12 Social media ........................................................................................................................... 14 DIGITALISEREN .................................................................................................................... 15 Samenwerkingen .................................................................................................................... 15 Toekomstperspectieven op vlak van digitalisering en digitale innovatie ................................ 16 VERVOLGTRAJECT ................................................................ Error! Bookmark not defined.


Pagina 2

ENQUÊTE

Doelstelling Met deze enquête wilden we vooral zicht krijgen op de digitale systemen die cultuur- en gemeenschapscentra en kunstorganisaties momenteel gebruiken voor hun processen (ticketing, zaalbeheersystemen, …) en communicatie (website, social media, …). In tweede instantie polsten we naar plannen die er leven rond digitalisering.

Vragenlijst Zie bijlage.

Doelgroepen In eerste instantie mikten Bibnet/Locus en VVC op cultuur- en gemeenschapscentra. Op vraag van oKo en het Sociaal Fonds voor Podiumkunsten stuurden we de enquête ook uit naar hun doelgroep (organisaties uit de brede kunstensector).

Looptijd De enquête liep van 15 juni tot 10 september voor de cultuur- en gemeenschapscentra. Antwoorden werden verzameld via gerichte mailing van VVC aan haar leden en nieuwsberichten naar de sector vanuit Bibnet/Locus in Focus-nieuwsbrief. oKo en Sociaal Fonds voor Podiumkunsten verspreiden de enquête eveneens bij hun leden van 9 tot 30 september.

Respons In totaal ontvingen we 186 antwoorden. 145 vanuit de cultuur- en gemeenschapscentra (CC/GC’s) en 41 vanuit de andere kunsten cultuurhuizen. Binnen de antwoorden noteren we respectievelijk 15 en 7 anonieme antwoorden. Cultuur- en gemeenschapscentra Binnen de 130 gekende cultuur- en gemeenschapscentra tellen we ook 16 dubbels. We hebben in totaal gegevens van 111 cultuur- en gemeenschapscentra van over heel Vlaanderen, 1 bibliotheek (Muntpunt), 2 ‘regio’s’, zijnde van de VGC die de gemeenschapscentra binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest opvolgt, en vzw De Rand, die de centra in de Vlaamse rand rond Brussel opvolgt. De ‘vroegere’ A-centra (13/13) bereikten we allemaal. Van de B-centra (19/22) en de C- centra (28/36), respectievelijk 86% en 78%. Bij de grootsteden bereikten we enkel Brussel. Hier zit ook een zekere overlap met een aantal Brusselse gemeenten die hun gemeenschapscentrum beschreven, omdat we weten dat VGC een overkoepelende website (www. cultuurcentrumbrussel.be ) beheert. Van alle erkende cultuurcentra bereikten we in totaal 82% (60/73). De respons bij GC’s (50/216) ligt met 23% aanzienlijk lager.


Pagina 3

90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% CC

GC

Tabel 1: percentage van cultuur- en gemeenschapscentra die de enquête invulden.

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Tabel 2: percentage van verschillende categorieën cultuur- en gemeenschapscentra die de enquête invulden.

Kunsthuizen Ook uit het kunstenveld kregen we een brede staalkaart vanuit verschillende disciplines (muziek, theater, film, sociaal-artistiek, multidisciplinair, …) en organisaties (muziekclubs, theaters, kunstencentra, festivals, instellingen van de Vlaamse Gemeenschap, …).

Betrouwbaarheid Wat betreft de cultuurcentra kunnen we een duidelijk beeld schetsen van de digitale systemen die in gebruik zijn. Bij de gemeenschapscentra is dit moeilijker. Ook bij de kunstorganisaties is het veld waarschijnlijk te divers en is het aantal respondenten te beperkt. We kunnen voor de laatste twee categorieën wel een aantal tendensen en trends ontwaren.


Pagina 4

TICKETINGSYSTEMEN In eerste instantie polsten we naar het gebruik van ticketingsystemen. De basisfunctionaliteit biedt cultuurhuizen de mogelijkheid om de ticketingadministratie te automatiseren. Extra functionaliteiten zijn het online verkopen en betalen van deze tickets. Zo kan een cultuurhuis het volledige ticketingproces (reservatie, bestelling, betaling, print, toegangscontrole) automatiseren en krijgt het een goed zicht op verkoop voorstellingen, evenementen en andere activiteiten. 96% van de ondervraagde CC/GC’s gebruikt een ticketingsysteem. In de kunstensector geven 88% van de respondenten aan dat ze een ticketingsysteem gebruiken.

Welke systemen zijn in gebruik? Ticketingsysteem Website Active Tickets www3.activetickets.com/software/ Antigone Cloud – Oxynade mijnevent.be/nl/about.php 1 Antigone – CIPAL www.cipal.be Backstage – Tobania (vroeger Anaxis) www.tobania.be CiviCRM civicrm.org/ Event & Ticketing Software Benelux (SRO) esbtsb.com/ iTHeatre (ESB) esbtsb.com/voor-theaters/ LVP (TRS) www.lvpres.nl/ Recreatex (Syx Automations) www.recreatex.be/ Sherpa www.sherpa.be/nlBE/Home/ Sportwin www.company.be/sportwin Ticketgang – www.ticketgang.be www.ticketgang.be Ticketmatic www.ticketmatic.com Tickets.com www.tickets.com Time To Tango timetotango.be/ Ultimo www.ultimo.com/benl Deze systemen werden vermeld, maar worden niet gebruikt. Eventbride.com www.eventbrite.com/ Greenhouse Talent www.greenhousetalent.com/

Enkele organisaties geven aan dat ze zelf een (digitaal) ticketingsysteem hebben gebouwd. Daarnaast zijn er hoogstwaarschijnlijk nog systemen in de markt die in deze enquête niet aan bod zijn gekomen. Deze enquête geeft een goed zicht op welke ticketingsystemen in gebruik zijn en hoe groot hun marktaandeel is bij de respondenten (cf. infra). 1

CIPAL slaat de handen in elkaar met Oxynade voor het aanbieden van Antigone Cloud. Alle Antigone-‐ systemen stappen over in dit systeem of kiezen een ander systeem op de markt.


Pagina 5

Aandeel ticketingsystemen bij respondenten In onderstaande grafieken krijg je telkens zicht op het marktaandeel (welke systemen zijn momenteel in gebruik) van ticketingsystemen bij de respondenten.

Ticketing Kunsthuizen geen 18% andere 6%

Ticketmatic 41% Eigen 15%

Event & Ticketing Software Benelux 20%


Pagina 6

Online Ticketing Online bestellen (84% bij CC/GC’s en 86% van kunstenhuizen) en online betalen (79% zowel bij CC/GC’s en bij kunstenhuizen) zijn functionaliteiten die steeds meer leveranciers in hun oplossing voorzien. Online ticketing CC/GC’s

Online ticketing kunstenhuizen


Pagina 7

Kwalitatieve beoordeling We geven in dit rapport geen kwalitatieve beoordeling mee over de ticketingsystemen die in gebruik zijn. We polsten wel naar de beoordelingen van de respondenten, maar deze moeten heel genuanceerd gelezen worden. Het zijn ten eerste subjectieve weergaves van één of meerdere personen uit de organisaties die de enquête invulden. Het is ook ‘appelen met peren’ vergelijken. Sommige systemen bieden naast ticketing nog andere modules (CRM, planning, zaalbeheer, …) aan. Het spreekt voor zich dat de implementatie van een complexer systeem meer voeten in de aarde heeft. Vaak geven respondenten aan dat het een moeilijk proces is/was om interne werkprocessen te vertalen binnen het digitale systeem. Daarnaast geven respondenten aan dat ze hun proces nog moeten aligneren op dat van andere diensten. Waar cultuur- en gemeenschapscentra aangeven vooral nood te hebben aan systemen op maat van hun huis, strookt dit niet altijd met het afstemmen op werkprocessen binnen de stad of gemeente en met andere (vrijetijds)diensten. In andere gevallen verloopt dit proces gemakkelijker. Veel hangt dus af van de lokale context en de organisatiecultuur. Volgende criteria worden het vaakst aangehaald als positief of negatief beoordelingsargument: gebruiksvriendelijkheid, extra functionaliteiten (o.a. voor marketing), online bestel- en verkoopmodule, dienstverlening en helpdesk, …


Pagina 8

ZAALPLANNINGSYSTEEM In tweede instantie polsten we naar het gebruik van zaalbeheersystemen. De basisfunctionaliteit biedt cultuurhuizen de mogelijkheid om hun zalenbeheer te automatiseren. Zo kan een cultuurhuis het volledige zaalplanningsproces (kalenderbeheer, reservatie lokalen en materialen, planning, facturatie, …) digitaal opvolgen en krijgt het een goed zicht op gebruik van hun infrastructuur. Sommige systemen bieden ook planningsmodules aan. Die zijn eerder gericht op het artistieke creatieproces (ontwikkeling, repetitie, productie, …). 88% van de ondervraagde CC/GC’s gebruikt een zaalplanningssysteem. Bij de kunstenorganisaties werkt 53% van de respondenten met een zaalsysteem. Veel heeft natuurlijk te maken met de kernopdracht. Cultuur- en gemeenschapscentra hebben heel vaak een receptieve werking waarbij externe organisaties de zalen kunnen gebruiken. De helft van de kunstenorganisaties geeft aan dat dit bij hen minder of niet het geval is.

Welke systemen zijn in gebruik? Zaalbeheersysteem Chiron (CIPAL) CiviCRM en CiviBooking e2e iPlanner iTHeatre (ESB) Lithium LVP (TRS-plan) Recreatex (Syx Automations ) Salesforce Sportwin Theasoft Ticketgang – www.ticketgang.be Ultimo Yesplan ZAP (ZapThemAll)

Website www.cipal.be civicrm.org/ www.e2e.eu/ www.iplanner.net/ esbtsb.com/voor-theaters/ www.tobania.be/ www.lvpres.nl/ www.recreatex.be/ www.salesforce.com/eu/ www.company.be/sportwin www.theasoft.de/en/ www.ticketgang.be www.ultimo.com/benl www.yesplan.be www.zap.be

Ook hier geven organisaties aan dat ze werken met eigen digitale systemen of alternatieven (excel, filemaker pro, google agenda, outlook, papieren kalender).


Pagina 9

Aandeel zaalbeheersystemen bij respondenten

Zaalbeheersysteem CC/GC Papier 4%

Geen 11%

Recreatex 35%

Eigen 14%

Andere 8% Yesplan 11%

Cipal 17%

Zaalbeheerssysteem kunstorganisaties

Yesplan 39% andere 61%


Pagina 10

Online raadplegen, reserveren en betalen Hierover hebben we geen gegevens opgevraagd, maar het kwam zijdelings en in andere trajecten wel aan bod. Dit spoor kunnen we in de toekomst verder uitwerken.

Kwalitatieve beoordeling Zie p. 8.


Pagina 11

COMMUNICATIE Websites De enquête werpt een beeld op een heel divers veld van webontwikkelaars die cultuur- en kunsthuizen ondersteunen bij het opmaken, hosten en onderhouden van hun websites. Meest frequente websitebouwers bij cultuur- en gemeenschapscentra en kunstenhuizen zijn LCP, Zap, Encima en e2e.

organisatie LCP Zap::::::: zap all People Encima e2e Statik Inventis.be Karlos Callens Kunstmaan Peppered Wunderkraut Amplexor Anaxis Artmedia Beeldhuis Boondoggle Boy Vereecken Bram Vanderhaeghe Breadcrumbs Chilli Cipal CoWorks Codewerf Cronos Deltacom Digitale regio Kortrijk- Leiedal Exopera Eyes-e-tools Figure 8 Gilles Vranckx GreenValley

website www.lcp.be www.zap.be www.encima.be www.e2e.be www.statik.be www.inventis.be ? www.kunstmaan.be www.peppered.be www.wunderkraut.be ww.amplexor.com www.tobania.be www.artmedia-evokepr.be www.beeldhuisbrauhaus.be www.boondoggle.eu www.boyvereecken.info www.linkedin.com/in/bramvanderhaeghe www.breadcrumbs.be www.chilli.be www.cipal.be www.coworks.be www.codewerf.be www.cronos.be www.deltacom.be

www.leiedal.be www.exopera.be www.eyes-e-tools.net www.figure8.be https://be.linkedin.com/in/gilles-vranckx- 93b01b10 www.greenvalleybelgium.be


Aantal keer vermeld door respondenten 16 15 8 5 3 2 2 2 2 2 Pagina 12

Internet Architects Jeroen Hanssens Joel Galvez Joomla Joris Kritis & Julie Peeters Kanooh KMO Sites Lavagraphics Magix Mediamates Molokini Novado Out of Site Oxynade Pinker Pixell.be Pure Sign Qualiweb Sanmax Sara De Bondt Studio Schaubroeck Sitting on a Cornflake Stijn Segers & Niek Kosten Studio Maelfeyt SystemD & Joris Verdoodt Tijs Vrolix Tobania VGC Via Victor vision*'r Webkings Webxclusive WIJS & Herman Houbrechts

www.internetarchitects.be www.codewerk.be www.joelgalvez.com www.joomla.com

https://be.linkedin.com/in/joris-kritis-75762b28 https://be.linkedin.com/in/juliepeeters www.kanooh.be www.kmosites.com www.lavagraphics.be www.magix.be www.mediamates.be www.molokini.be www.novado.be www.outofsite.eu www.oxynade.be www.pinker.be www.pixell.be www.puresign.be www.qualiweb.be www.sanmax.be www.saradebondt.com www.schaubroeck.be www.johanraes.be

www.kopij.be www.werkmannen.be www.niekkosten.be www.jurgenmaelfeyt.be

www.systeme-d.com www.tijsvrolix.com www.tobania.be www.vgc.be www.viavictor.com www.visionr.be www.webkings.be www.webxclusive.be

www.wijs.be

Enkele organisaties geven aan voor het ontwikkelen van een website eigen personeel, een stagiair, vrijwilliger of een lokale firma in te schakelen. Een aantal organisaties bij de cultuur- en gemeenschapscentra geeft aan alle informatie aan te bieden via de gemeentelijke of stedelijke website en afhankelijk te zijn van de lokale communicatie- of informatiedienst.


Pagina 13

Social media Verder polsten we naar het gebruik van social media: wie gebruikt onderstaande of andere social media? We hebben echter geen zicht op het bereik per organisatie of de integratie binnen de organisatiestrategie en –communicatie. We peilden ook niet waarom of waarvoor social media worden ingezet. Velen geven via andere kanalen aan dat we nog nog niet kunnen spreken van een echte ‘social media strategie’ binnen de sector. Het toepassingsniveau verschilt van organisatie tot organisatie. De seizoensstartcampagne van VVC www.cultuurstart2015.be (#cultuurstart2015) toont een beperkt bereik in de sector. Meer diepgaand onderzoek is hier vereist. Het zou immers interessant zijn om het bereik te onderzoeken en welke interactie de cultuurhuizen via deze platforms nastreven: informeren van hun publiek, of diepgaandere participatie, of co-creatie, …2 Facebook Twitter Youtube Instagram Foursquare/Swarm

CC/GC 95% 38% 29% 20% 15%

Kunsten 100% 68% 62% 50% 9%

Bij cultuur- en gemeenschapscentra worden ook Pinterest (2), Spotify, Vimeo vermeld. Bij kunstenorganisaties Google Plus, Issuu, Periscope, Snapchat, Vimeo (7).

2

Afstemmen met onderzoek www.digimeter.be is hier aangewezen.


Pagina 14

DIGITALISEREN Samenwerkingen De meeste huizen opereren voor hun digitalisering nog op een eilandje. De meeste samenwerkingsverbanden verlopen momenteel lokaal, tussen stads- of gemeentediensten (de vrijetijdsdiensten op kop (in 22% van de gevallen), met daarna communicatie- en IT- diensten). Uitzonderlijk slaan centra intergemeentelijk of regionaal de handen in elkaar. De kunstorganisaties vermelden Cultuurnet en het UiTbureau als belangrijkste partners. Cultuurnet wordt bij cultuur- en gemeenschapscentra niet vermeld, maar we kunnen aannemen dat gezien het grote bereik bij de lokale besturen (al meer dan 80%) cultuurnet ook rechtstreeks of onrechtstreeks een partner is voor de digitale cultuurcommunicatie van cultuur- en gemeenschapscentra. 25 20 15 10 5 0

Tabel 1: partners die cultuur- en gemeenschapscentra specifiek vermelden.

6 5 4 3 2 1 0

Tabel 2: partners die kunstenhuizen specifiek vermelden.


Pagina 15

Toekomstperspectieven op vlak van digitalisering en digitale innovatie Over het algemeen geven veel cultuurhuizen aan dat ze nood hebben aan extra stimulering via good practices en denkkaders om na te gaan waar het digitale hen kan helpen bij het versterken van hun huidige werking en bij het innoveren van het culturele proces in de toekomst. Wanneer we peilden naar hun noden, gaven de respondenten onderstaande antwoorden: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

Informatie (eventueel via beurs, ontmoeting met makers en aanbieders van (nieuwe) digitale technologie) Ondersteuning (financieel en inhoudelijk) Good practices en inspirerende voorbeelden en mogelijkheden Samenaankoop faciliteren Tips voor gebruik social media Tips voor gebruik bestaande tools, APP’s, … Open source en linken tussen systemen

Enkele organisaties geven aan dat ze specifiek inzetten op (digitale) innovatie. Sommigen beschikken over een Team Innovatie dat in samenwerking met IT-verantwoordelijken voortdurend onderzoekt welke tools in gebruik genomen kunnen worden. Sommige gemeenten zoeken regionaal partners voor het ontwikkelen van digitale diensten of voor een samenaankoop van digitale systemen. Digitale innovatie focust wat veel respondenten betreft momenteel op het ontwikkelen van APP’s die bepaalde onderdelen van het culturele proces ondersteunen (last minute ticketing, verkoop culturele producten, time lapse opbouw voorstelling/tentoonstelling, toeristische beleving, 24/24 virtuele beleving, festivalprogramma, …). Een 15-tal organisaties geeft aan al een APP te gebruiken of te ontwikkelen. Het spreekt voor zich dat APP’s niet gelijk vallen met digitale innovatie maar vooral een tool vormen om bepaalde processen te digitaliseren. Als kritische noot dienen we eveneens toe te voegen dat het in enkele gevallen eerder een noodzaak lijkt om bepaalde dienstverlening(sonderdelen) in een APP te gieten, dan de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. De meeste organisaties geven echter aan geen concrete plannen te hebben. Andere organisatie die wel concrete plannen hebben (ticketing-app, last minute ticketing, interactief educatief parcours, digitaliseren kortingsystemen gelinkt met de UiTpas, gebruik social media, permanente streaming vanuit schouwburg, digitale signalisatie, tool die polst naar bevindingen, …), geven aan dat ze op heel wat drempels stoten om hierop in te zetten: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

Budgettaire beperkingen Gebrek aan technische/IT- knowhow Gebrek aan inzicht hoe inhoudelijke culturele processen ‘gedigitaliseerd’ of digitaal ondersteund kunnen worden Moeilijk gegeven om in te zetten op innovatie in gemeentelijke context Spanningsveld eigen organisatie en stads- en gemeentebrede uitdagingen Lokale schaal is te beperkt


Pagina 16

ENQUÊTE DIGITALE SYSTEMEN

Recommend Documents