Emmen, februari 2007 Emmy Regtop Tonia Arts-van Oosten Harm Jan van Duijn

Afdeling Beheer Onroerende Zaken Onderzoek naar doelmatigheid, doeltreffendheid, getrouw beeld en rechtmatigheid bij de Dienst Ondersteuning, Afdeling Beheer Onroerende Zaken organisatie-onderdeel beheer en uitvoering onderhoud gebouwen in 2005

Emmen, februari 2007 Emmy Regtop Tonia Arts-van Oosten Harm Jan van Duijn

1

“Het is eigenlijk te gek voor woorden dat veel Nederlandse gemeenten niet weten welke gebouwen zij precies bezitten. Een totaaloverzicht van de gebouwen die de gemeente bezit of huurt ontbreekt. Er is geen overzicht van de huurders van panden, de vergoedingen die in rekening worden gebracht of de contracten die eraan ten grondslag liggen. Gebruikersafspraken zijn niet vastgelegd of al lang niet meer verlengd en dus achterhaald. Inzage in de bouwkundige staat van de panden ontbreekt evenals gedegen onderhoudsplannen en een langetermijnvisie op de vastgoedportefeuille in zijn heel geheel. 1 Hier ligt, kort gezegd, een grote uitdaging te wachten .”

1

Uit: “Noodzaak van toekomstgericht gebouwbeheer voor gemeenten”van Anne-Marie van der Spek, Overheid Facilitair (blz. 17), november 2005.

2

Inhoudsopgave Voorwoord.......................................................................................................................................4 Samenvatting ..................................................................................................................................5 Hoofdstuk 1 .....................................................................................................................................7 1.1 Afdeling Beheer Onroerende Zaken .......................................................................................7 1.2 Beleidskader .............................................................................................................................7 1.3 Basisgegevens .........................................................................................................................8 1.4 Leeswijzer .................................................................................................................................8 Hoofdstuk 2 .....................................................................................................................................9 2.1 Vraagstelling .............................................................................................................................9 2.2 Uitleg begrippen .......................................................................................................................9 2.3 Onderzoeksaanpak.................................................................................................................10 2.3.1 Interviews......................................................................................................................10 2.3.2 Literatuuronderzoek ......................................................................................................11 2.3.3. Dossieronderzoek ........................................................................................................11 Hoofdstuk 3 ...................................................................................................................................12 3.1 Primair proces ........................................................................................................................12 3.1.1 Missie BOZ ...................................................................................................................12 3.1.2 Missies van andere gemeenten....................................................................................12 3.2 Kritische en algemene processen ........................................................................................13 3.3 Onderhoud ..............................................................................................................................13 3.3.1 Gebouwen die gehuurd worden....................................................................................14 3.4. Meerjarenplanning.................................................................................................................14 3.4.1 “U roept, wij draaien” ....................................................................................................14 3.4.2 Geen verandering t.o.v. onderzoek in 1993 .................................................................14 3.4.3 Homerun .......................................................................................................................14 3.4.4 Ervaringen andere gemeenten .....................................................................................15 3.5 Budgetten ................................................................................................................................16 3.5.1 Alle budgetten op één grootboeknummer ....................................................................16 3.5.2 Rechtstreeks boeken ....................................................................................................16 3.5.3 Onderhoudsvoorzieningen............................................................................................16 3.5.4 Einde van het jaar .........................................................................................................17 3.5.5 Uren ..............................................................................................................................17 3.6 Huurovereenkomsten en contracten met opdrachtgevers ................................................17 3.6.1 Andere gemeenten .......................................................................................................17 3.7 Actie afdeling BOZ .................................................................................................................19 3.8 Proces inkoop van goederen en diensten ...........................................................................19 Hoofdstuk 4 Conclusies...............................................................................................................21 4.1 Algemene conclusie...............................................................................................................21 4.2 Conclusie ten aanzien van Doelmatigheid...........................................................................22 4.2.1 Uitkomsten ....................................................................................................................22 4.3 Conclusie ten aanzien van doeltreffendheid .......................................................................23 4.3.1 Uitkomsten ....................................................................................................................23 4.4 Conclusie ten aanzien van getrouw beeld en rechtmatig ..................................................23 4.4.1 Uitkomsten rechtmatigheid ...........................................................................................24 4.4.2 Uitkomsten getrouw beeld ............................................................................................25 Hoofdstuk 5 Aanbevelingen .......................................................................................................26 Literatuurlijst.................................................................................................................................30 Bijlagen..........................................................................................................................................31

3

Voorwoord Aanleiding onderzoek In het Onderzoeksplan 2006 Gemeente Emmen zijn twee periodieke onderzoeken opgenomen: 1. Onderzoek naar de Dienst Publiek, afdeling Sociale Zaken (organisatie eenheden: Inkomen, Algemene Zaken en Werk); en 2. Onderzoek naar de Dienst Ondersteuning, afdeling Beheer Onroerende Zaken (organisatie eenheden: beheer en uitvoering onderhoud gebouwen). Deze twee onderzoeken worden uitgevoerd naar doelmatigheid, doeltreffendheid, getrouw beeld en rechtmatigheid. Jong Talentenprogramma 2005-2007 Dit onderzoek is uitgevoerd door twee Jong Talenten, die dit onderzoek deden voor hun interne opleiding van de Gemeente Emmen en voor hun externe opleiding Public Management, ondersteunt door en onder verantwoordelijkheid van Concerncontrol. Dankwoord Graag zouden we prof. dr. Michiel Herweijer van Rijksuniversiteit Groningen willen bedanken voor zijn begeleiding en informatie. Tevens willen we alle mensen die we geïnterviewd hebben bedanken voor hun inzet en hun open houding.

4

Samenvatting In 2006 is door Concerncontrol in samenwerking met twee Jong Talenten een periodiek onderzoek uitgevoerd naar de Dienst Ondersteuning, afdeling Beheer Onroerende Zaken (organisatie eenheden: beheer en uitvoering onderhoud gebouwen). Het doel van het onderzoek is om vast te stellen waar verbeteringen mogelijk zijn ten aanzien van de doeltreffendheid, de doelmatigheid, de rechtmatigheid en het getrouw beeld met betrekking tot het beheer en uitvoering onderhoud gebouwen. De centrale vraagstelling in het onderzoek is: Is in 2005 het beheer en uitvoering onderhoud gebouwen door de afdeling Gebouwen van de toenmalige dienst OWEG en later door de afdeling Beheer Onroerende Zaken van de Dienst Ondersteuning doelmatig, doeltreffend en rechtmatig uitgevoerd en geven de jaarrekeningposten 2005 van BOZ een getrouw beeld? Om deze vraag te kunnen beantwoorden zijn interviews gehouden met mensen binnen de gemeente Emmen en met mensen van de gemeente Leeuwarden en de gemeente Zwolle. Verder is literatuuronderzoek gedaan waaruit onder andere ervaringen van andere gemeenten (Ede, Enschedé, Schijndel, Tilburg) met betrekking tot gebouwenbeheer konden worden gehaald. Verder is voor het beoordelen van het proces inkoop van goederen en diensten dossieronderzoek gedaan. De algemene conclusie naar aanleiding van het onderzoek is dat er door de afdeling Beheer Onroerende Zaken (verder kortweg afgekort met BOZ) verbeteringsslagen kunnen worden gemaakt op het terrein van doelmatigheid en doeltreffendheid. De afdeling is daar ook reeds mee begonnen na de vorming van de afdeling per 1 juni 2005 en zal daar de komende tijd de verdere inspanning op richten In het bijzonder gaat het hier dan om het verder ontwikkelen van de bedrijfsvoering binnen de afdelingen het creëren van voorwaarden om professioneel onderhoud van gebouwen mogelijk te maken. Om tot een professioneel gebouwenbeheer te komen zijn – samenvattend - de volgende aanbevelingen geformuleerd: 1. Ontwikkel een gemeentebreed vastgoedbeleid (inclusief accommodatie en verhuurbeleid). 2. Maak mede als afgeleide van het gemeentebreed vastgoedbeleid de rol van de afdeling BOZ duidelijk. Vastgoedbeheerder of regisseur? Alleen uitvoering onderhoud uitbesteden of ook het beheer zelf? Gebruik daarbij de basisprincipes zoals die zijn vastgelegd in het besluitdocument ste de 1 en 2 stap Dienst Bedrijven i.o. 3. Maak een duidelijke taak- en bevoegdheidsverdeling tussen de afdeling BOZ en de betrokken diensten/afdelingen en leg deze schriftelijk vast en geef invulling aan deze taak- en bevoegdhedenverdeling. 4. Beschrijf vanuit de nieuwe rol alle kritische en algemene bedrijfsprocessen van de afdeling BOZ en zorg ook dat iedereen weet welke processen beschreven zijn. Inmiddels zijn de processen beschreven, aan de hand van het te ontwikkelen vastgoedbeleid zal te zijner tijd mogelijk herziening plaatsvinden. 5. Inventariseer het gebouwenbestand. Een lijst met gebouwen is er altijd wel geweest maar niet compleet, doordat daar alleen de gebouwen in stonden die door de afdeling BOZ werden onderhouden. Inmiddels is er een gebouwenbestand opgebouwd vanuit verschillende systemen die nog nadere afstemming vereisen. 6. Spreek af hoe om te gaan met de onderhoudsbudgetten en leg dit schriftelijk vast. 7. Bereken per gebouw de exploitatielasten. Dit wordt inmiddels inzichtelijk gemaakt voor de te verhuren gebouwen (en kantoorlocaties). 8. Stel met iedere huurder een schriftelijk huurcontract op en maak een beslissing of de huur marktconform en / of kostendekkend moeten zijn. 9. Stel ook contractafspraken op tussen de opdrachtgevende afdelingen en de opdrachtnemende afdeling (is: BOZ). Met de afdeling Openbaar Onderwijs zijn de afspraken vastgelegd, voor de afdeling Sport zal dit naar verwachting voor 1 mei 2007 plaatsvinden. 10. Maak meer gebruik van de mogelijkheden van een systeem voor het bepalen van de onderhoudsbehoefte per gebouw. Dit kan worden meegenomen bij de implemantie van een facilitair management informatiesysteem.

5

11. Voer een eigendomsregistratiesysteem in waarin alle noodzakelijke gegevens ten aanzien van het gebouwenbeheer worden opgenomen. De gebouwen in eigendom liggen vast in GER, in het facilitair management informatiesysteem dient straks alles te worden vastgelegd. 12. Breng de omvang van het achterstallig onderhoud in beeld. 13. Laat periodiek inspecties uitvoeren aan de gebouwen en laat hierover rapporteren. 14. Maak een meerjarenonderhoudsplanning per gebouw en gebruik deze als onderligger voor de onderhoudsvoorziening. Deze zijn inmiddels beschikbaar 15. Richt het financieel systeem in conform de indeling van de onderhoudsplannen zodat kostenbewaking per gebouw kan plaatsvinden. 16. Schrijf een meerjarig investeringsplan waarin wordt aangegeven welke investeringen over een bepaalde periode worden voorzien en hoe de financiering en de dekking is geregeld. Bovenstaande aanbevelingen zijn gericht op het efficiënter en effectiever kunnen beheren en onderhouden van de gemeentelijke gebouwen. Er moet echter wel in ogenschouw worden genomen dat er op basis van bestaand beleid en in ontwikkeling zijnd beleid, eerst de vraag gesteld moet worden in hoeverre gebouwenbeheer nog een taak zou moeten zijn van de gemeentelijke organisatie. Dit geldt dan zowel voor het uitvoeren van onderhoud als voor het beheer (planning, inkoop en regievoering). Uit interviews is gebleken dat het beleid de afgelopen jaren al was om geen vacatures meer in te vullen. Anno oktober 2006 ligt er een voorgenomen collegebesluit dat het college voornemens is om het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden door het team uitvoering van de afdeling BOZ stop te zetten en dit onder regie te gaan inkopen in de markt. Zoals aangegeven heeft de afdeling BOZ sinds de vorming zelf ingezet op een verbeteringstraject. De afdeling is zich bewust dat er een verbeteringsslag kan en moet worden gemaakt. Op deze wijze kan gewerkt worden aan een eigentijdse manier van beheer van onroerende zaken die aansluit bij de behoeften van de klanten/opdrachtgevers.

6

Hoofdstuk 1 Inleiding De afdeling BOZ draagt zorg voor het begeleiden en uitvoeren van bouwkundige en installatietechnische zaken met betrekking tot beheer, nieuwbouw, verbouw, onderhoud, renovatie en het beëindigen van gebouwen (sloop). Het betreft gebouwen in gemeentelijk eigendom, al dan niet via huurconstructies, en het beschikbaar stellen van deze gebouwen. Dit staat beschreven op bladzijde 14 van het besluitdocument stap 3 Dienst Ondersteuning i.o. van 10 januari 2005. 1.1 Afdeling Beheer Onroerende Zaken De afdeling Beheer Onroerende Zaken (BOZ) valt onder de Dienst Ondersteuning (zie bijlage 3). De huidige afdeling BOZ bestaat vanaf 1 juni 2005. Voor de reorganisatie waren de taken verdeeld over de de oude afdeling Gebouwen bij de voormalige Dienst Openbare Werken En Gebouwen (OWEG) en de oude afdelingen Economische Zaken en Grondzaken van de Dienst Stadsontwikkeling (STOW). Daarnaast is in het kader van Anders en met Anderen de functie huisvestingsmanager en de taak energiebeheer toegevoegd. Overigens is begin 2006 besloten het beheer van gronden onder te brengen bij de afdeling Sociaal Economische Ontwikkelingen (SEO) van de dienst Beleid. Zoals aangegeven in het onderzoeksplan, zal het onderzoek alleen gericht zijn op beheer en uitvoering onderhoud gebouwen en niet op gronden. Anno oktober 2006 ligt er een voorgenomen collegebesluit dat het college voornemens is om het in eigen beheer uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden door het team uitvoering van de afdeling BOZ stop te zetten en dit onder regie te gaan inkopen in de markt. 2

1.2 Beleidskader Het technisch onderhoud aan gebouwen en installaties, wordt thans uitgevoerd op basis van de klantvraag. De afdeling Beheer Onroerende Zaken is druk doende nieuwe onderhoudsplannen met een planningshorizon van 10 jaren op te stellen. Van deze termijn kan afhankelijk van het object afgeweken worden. Qua uitgangspunten met betrekking tot vervangingsfrequentie, niveau en kosten wordt aansluiting gezocht bij door de Rijksgebouwendienst gehanteerde standaarden. Deze plannen zullen door middel van een jaarlijkse inspectie geactualiseerd en omgezet worden in een uitvoeringsplan (jaarschijf 1). De nog bestaande meerjarenonderhoudsplanningen waren gebaseerd op het in stand houden van de gebouwen en de technische installaties. Geen rekening is er gehouden met veranderende functionele eisen, veranderende bouwinzichten, de consequenties die voortvloeien uit de lopende asbestinventarisatie, de arbo-eisen (gebouw gebonden), de legionellaproblematiek en het aanbrengen van brandpreventieve voorzieningen. In de rapportage “oriëntatie bundeling vastgoed” van 24 mei 2004 in het kader van Anders en met Anderen wordt nadrukkelijk gesproken over de wens om in de toekomst geen aannemersrol meer te vervullen. Het begrip vastgoedbeheer wordt in dat rapport als volgt omschreven: “Het op een professionele, efficiënte wijze ontplooien van de benodigde activiteiten met betrekking tot het gemeentelijk vastgoedbezit (gebouwen en gronden), met als doel het beantwoorden van de vastgoedvraag van de opdrachtgevers en/of gebruikers”. Daarin wordt gesteld dat een professioneel en efficiënt beheer onder meer inhoudt, dat waar nodig door de nieuw te vormen afdeling, opdrachten zullen worden gegeven tot uitvoering van bouw- en onderhoudswerkzaamheden. Lijn daarbij is dat het in eigen beheer uitvoeren van deze opdrachten niet leidt tot de gewenste marktwerking, bovendien kan leiden tot belangenverstrengeling en daarom wordt afgeraden. Op dit moment is er geen sprake van een gemeentebreed ontwikkeld accommodatiebeleid. Door diverse geïnterviewden is aangegeven dat er wel behoefte is aan een breed accomodatiebeleid. Anno 2007 is de afdeling Beleidsvoorbereiding van de dienst Beleid beleid aan het ontwikkelen met betrekking tot multifunctioneel gebruik van gemeentelijke gebouwen in combinatie met het laten 2

Uit: Jaarstukken jaarverslag 2005 (paragraaf 1.3. Onderhoud kapitaalgoederen).

7

beheren door maatschappelijke organisaties, woningbouwcorporaties (maatschappelijk rendement). Deze ontwikkeling ka worden gezien als een begin om te komen tot gemeentebreed accommodatiebeleid.

1.3 Basisgegevens Het gebouwenbestand van de Gemeente Emmen bestond in 2006 uit 35 scholen, 18 gymlokalen, 11 sporthallen, 3 overdekte zwembaden, 19 welzijnsaccomodaties, 15 woningen, 7 monumenten en circa 20 overige gebouwen (w.o. de kantoorlocaties).

1.4 Leeswijzer In hoofdstuk 2 zal de probleemstelling en de onderzoeksaanpak van het onderzoek behandeld worden. In hoofdstuk 3 zullen de onderzoeksuitkomsten worden beschreven. In hoofdstuk 4 volgen de conclusies die onderscheiden zijn in doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Tot slot volgen in hoofdstuk 5 de aanbevelingen en opmerkingen. Het onderzoeksrapport wordt afgesloten met een literatuurlijst en bijlagen.

8

Hoofdstuk 2 Het doel van het onderzoek is om vast te stellen waar verbeteringen mogelijk zijn ten aanzien van de doeltreffendheid, doelmatigheid, rechtmatigheid en getrouw beeld met betrekking tot het beheer onderhoud gebouwen. In dit hoofdstuk worden de onderzoeksvragen beschreven, die beantwoord zullen worden in hoofdstuk 3, 4 en 5. 2.1 Vraagstelling De aanleiding om de afdeling Beheer Onroerende Zaken op te nemen in het onderzoeksplan 2006 is gelegen in het volgende: • De afdeling Beheer Onroerende Zaken is één van de afdelingen die te maken heeft met het kritische bedrijfsproces inkoop goederen en diensten; • Het onderhoud van gebouwen is een onderwerp dat politiek in de belangstelling staat gezien de druk op de beschikbare financiële middelen; • De afdeling Beheer Onroerende Zaken stond medio 2005 voor een ontwikkelopgave c.q. professionaliseringsslag wat betreft het beheer onderhoud gebouwen. Tegen deze achtergrond is de volgende centrale vraagstelling geformuleerd: Is in 2005 het beheer en uitvoering onderhoud gebouwen door de afdeling Gebouwen van de toenmalige dienst OWEG en later door de afdeling Beheer Onroerende Zaken van de Dienst Ondersteuning doelmatig, doeltreffend en rechtmatig uitgevoerd en geven de jaarrekeningposten 2005 van BOZ een getrouw beeld? In deze vraagstelling zitten vier onderzoeksvragen: 1. Is in 2005 het beheer en uitvoering van onderhoud gebouwen door de afdeling Beheer Onroerende Zaken, Dienst Ondersteuning doelmatig uitgevoerd? 2. Is in 2005 het beheer en uitvoering van onderhoud gebouwen door de afdeling Beheer Onroerende Zaken, Dienst Ondersteuning doeltreffend uitgevoerd? 3. Is in 2005 het beheer en uitvoering van onderhoud gebouwen door de afdeling Beheer Onroerende Zaken, Dienst Ondersteuning rechtmatig uitgevoerd? 4. Is er sprake van een getrouw beeld van de jaarrekeningposten 2005 van BOZ?

2.2 Uitleg begrippen In het onderzoek komen verschillende begrippen aan de orde. Hieronder volgt een uitleg van de gehanteerde begrippen in dit onderzoek. Doelmatigheid

Doeltreffendheid Rechtmatigheid

Getrouw beeld:

Het realiseren van vastgestelde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. (uit: vastgestelde verordening ex art. 213a GW); De mate waarin het geformuleerde resultaat van de beleidsuitvoering daadwerkelijk wordt behaald. (uit: vastgestelde verordening ex art 213a GW); Het in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen. (uit: vastgestelde verordening ex art. 212 GW) Hieronder valt dus ook de toets naar misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen; De mate waarin de administratieve organisatie en interne controle overeenkomt met de werkelijkheid; In accountancy worden aan posten in de jaarrekening de volgende eisen aan getrouw beeld gesteld: 1. Betrouwbaarheid: vaststelling bestaan, volledigheid, rechten en verplichtingen (eigendom), tijdigheid en juistheid 2. Aanvaardbaarheid: aanvaardbaarheid grondslagen waardering en resultaatbepaling 3. Toereikendheid: toereikendheid presentatie en toelichting (balans en verlies en winstrekening) in de jaarrekening

9

Onderhoud

Het geheel van alle technische en organisatorische acties die ertoe dienen een gebouw in een technische staat te brengen of te behouden waardoor het gedurende een bepaalde gebruiksperiode functioneel en technisch kan blijven voldoen aan het programma van eisen, dat aan het huidige functionele systeem ten grondslag ligt.

Beheer

Beheer heeft alles te maken met een primaire verantwoordelijkheid voor de exploitatie van het object in relatie tot het gebruik ervan. Beheer vereist budgetverantwoordelijkheid. Inzicht in de kosten. De exploitatie van een gebouw is: 1. technisch van aard 2. financieel economisch van aard 3. gericht op de eisen van de gebruiker

Financieel beheerder

De financieel beheerder is functioneel eigenaar of representant daarvan. Hij is masterbudgethouder. Hij beheert het budget voor die gebouwen die hij in portefeuille heeft. Hij wordt geadviseerd door onder andere de technisch beheerder. Wanneer het gaat om gebouwenbeheer, kan onder andere gedacht worden aan het hoofd van de afdeling sport en het hoofd van de afdeling onderwijs.

Technisch beheerder

De technisch beheerder verricht het onderhoud en de reparaties aan de gebouwen die in eigendom zijn van de gemeente Emmen. De technisch beheerder herkent en bewaakt de relatie tussen de inzet van onderhoudskwaliteit van (toegepaste) techniek. Hij is deelbudgethouder. Binnen de organisatie van de Gemeente Emmen is dit de taak van BOZ.

2.3 Onderzoeksaanpak Bij het uitvoeren van dit onderzoek hebben we gebruik gemaakt van de volgende methoden: 1. het houden van interviews binnen de gemeente Emmen; 2. het houden van interviews met andere gemeenten (benchmarking); en 3. het verrichten van een literatuuronderzoek; 4. het verrichten van dossieronderzoek. 2.3.1 Interviews Gemeente Emmen Het domein van beheer onderhoud gebouwen valt uiteen in de volgende onderdelen: • Openbare scholen en gymzalen; eigenaar/opdrachtgever dienst Bedrijven, afdeling Onderwijs • Sporthallen, zwembaden, sportcomplexen, kleedkamers; eigenaar/opdrachtgever dienst Bedrijven, afdeling Sport. • Brandweerkazernes; eigenaar/opdrachtgever dienst Bedrijven, afdeling Brandweer • Theater de Muzeval; eigenaar/opdrachtgever dienst Bedrijven afdeling Muzeval • Welzijnsaccomodaties (dorps- en wijkcentra, jongerencentra); eigenaar BOZ • Kantoren gemeente personeel; eigenaar/opdrachtgever dienst Ondersteuning, afdeling Service & Middelen We hebben interviews gehouden met collega’s van de gemeente Emmen. De volgende personen zijn geïnterviewd: Afdelingshoofd Beheer Onroerende Zaken mevrouw M. Schipper Teamleider Beheer Onroerende Zaken de heer E. Melinga Medewerker financieel/economisch Beheer Onroerende Zaken de heer E. de Roo Senior medewerker installatietechniek W en E BOZ de heer M. Kamp Senior medewerker installatietechniek W en E BOZ de heer R. Roddenhof Senior medewerker bouwkundige BOZ de heer E. Stoffer Hoofd bedrijfsbureau van de Dienst Ondersteuning mevrouw L. Siekman Senior medewerker bedrijfsbureau van de Dienst Ondersteuning de heer J. Heine

10

Adviseur bedrijfsvoering van de Dienst Bedrijven Afdelingshoofd Sport van de Dienst Bedrijven Afdelingshoofd Muzeval van de Dienst Bedrijven Adviseur financieel/materiële zaken Openbaar Onderwijs Senior medewerker gebouwen/inventaris Openbaar Onderwijs Afdelingshoofd Sociaal Economische Ontwikkelingen Beleidsadviseur sociaal bij Sociaal Economische Ontwikkelingen

3

de heer O. Kroeze de heer H. Lassche de heer G. Nijhuis de heer P. Flinterman 4 de heer K. ten Hoor de heer D. Koolman de heer H. Roede

Andere gemeenten We hebben gesproken met de de heer T. Vrijburg van de Gemeente Leeuwarden. De heer Vrijburg is werkzaam bij de Dienst Stadsontwikkeling en -beheer, Sector Grondzaken, Economie en Vastgoedbeheer, team Grondzaken en Vastgoedbeheer als inspecteur/planner. Tevens hebben wij gesproken met de heren W. Ritsema en H. Wendt van de Gemeente Zwolle. De heer Ritsema is teamleider Verwerving & Beheer en H. Wendt is senior adviseur Verwerving & Beheer. Team Verwerving en Beheer valt onder de afdeling Vastgoed binnen de eenheid ontwikkeling. De uitkomsten van zowel de interviews intern als extern zijn gebruikt om dit onderzoek op te kunnen stellen. 2.3.2 Literatuuronderzoek Voor het literatuuronderzoek is gebruik gemaakt van beleidsplannen, soortgelijke onderzoeken en andere informatie omtrent vastgoed, beheer gebouwen bij gemeenten, facility management enz. Tevens is gebruik gemaakt van literatuur in het Universiteitsgebouw van de Rijksuniversiteit Groningen. Ook is vakliteratuur geraadpleegd. Een lijst van literatuur is opgenomen aan het eind van dit rapport. 2.3.3. Dossieronderzoek Voor het beoordelen van het proces inkoop van goederen en diensten hebben we dossieronderzoek verricht naar 2 aanbestedingen. Tevens hebben we de budgetindeling onderzocht en de budgethouders van BOZ. Verder zijn huurcontracten met externe partijen doorgenomen en zijn uitdraaien uit Homerun (het administratieve beheersysteem) geraadpleegd.

3

Deze persoon was voor 1 juni 2005 werkzaam bij de oude afdeling Gebouwen (OWEG)in de functie van controller.

4

Deze persoon was voor 1 juni 2005 werkzaam bij de oude afdeling Gebouwen (OWEG) in de functie van teamleider.

11

Hoofdstuk 3 In dit hoofdstuk gaan we in op de resultaten uit het onderzoek, onderverdeeld in: 3.1 Primair proces 3.2 Kritische en algemene processen 3.3 Onderhoud 3.4 Meerjarenplanning 3.5 Budgetten 3.6 Contracten 3.7 Toets inkoop van goederen en diensten

3.1 Primair proces Het is belangrijk om een primair proces te beschrijven. Wat zijn de doelen (missie) van de afdeling BOZ? En wat is er tot nu toe gedaan om aan die doelstelling te komen?

3.1.1 Missie BOZ In verband met het op dat moment lopende organisatieontwikkelingstraject Anders en met Anderen is er, evenals voor alle andere afdelingen, voor 2005 geen afdelingsplan opgesteld waaruit de visie kan worden afgeleid. Wel is in de rapportage “Oriëntatier bundeling vastgoed” van 24 mei 2004 in het kader van Anders en met Anderen de volgende omschrijving van vastgoedbeheer terug te vinden: “Het op een professionele, efficiënte wijze ontplooien van de benodigde activiteiten met betrekking tot het gemeentelijk vastgoedbezit (gebouwen en gronden), met als doel het beantwoorden van de vastgoedvraag van de opdrachtgevers en/of gebruikers”. Dit geeft in essentie de missie aan voor de afdeling BOZ na 1 juni 2005. Na 1 juni 2005 is de afdeling BOZ formeel de beheerder geworden van alle gebouwen die van de gemeente Emmen zijn, dus ook van Sport en Onderwijs (Sport en Onderwijs zijn in de praktijk nog informeel beheerder van de gebouwen, want de budgetten inzake onderhoud van Sport en Onderwijs staan nog wel bij deze afdelingen). De kerntaak van de afdeling BOZ bevat alle elementen ten aanzien van gebouwen: nieuwbouw, verbouw en slopen. Een door het management van de missie afgeleid doel is dat de medewerkers van de afdeling BOZ klantgericht en kostenbewust gaan werken. Aan een verbinding met de beleidsontwikkeling door de dienst Beleid, afdeling Beleidsvoorbereiding, is nog niet concreet gestalte gegeven. De dienst Beleid is bezig met beleidsontwikkeling met betrekking tot multifunctioneel gebruik 5 van gebouwen (gericht op onderwijs en welzijn) in combinatie met maatschappelijk rendement .

3.1.2 Missies van andere gemeenten De missie van de afdeling BOZ kan worden vergeleken met de missies van andere gemeenten Zo heeft de afdeling Gebouwen van de gemeente Tilburg als missie: “De afdeling gebouwen is de deskundige, professionele en betrouwbare partner bij de ontwikkeling, realisering en het beheer van de gemeentelijke gebouwen. De medewerkers behartigen de belangen van de opdrachtgevers en gebruikers door vraaggericht, resultaatgericht en kostenbewust te werken. De hiervan afgeleide taken zijn beheer en realisatie van gebouwen op een dienstverlenende, bedrijfsmatige (resultaatgerichte, kostenbewuste) wijze. De afdeling Gebouwen is direct verantwoordelijk voor de adequate instandhouding van het gemeentelijke gebouwenbestand en functioneert in deze als eigenaar/ verhuurder. Het gemeentelijke gebouwenbezit wordt financieel beheerd met een gesloten exploitatie en de afdeling heeft in haar rol als verhuurder als taak een verantwoorde wijze van exploiteren. Vanuit

5

Speelt in 2006

12

deze gedachte is de afdeling primair verantwoordelijk voor een staat van onderhoud die aansluit bij 6 het betreffende gebruik van het gemeentelijk gebouwd onroerend goed .” Gemeente Ede De doelstelling van de afdeling Centrale Coördinatie Gemeentelijke Gebouwenbeheer van de Gemeente Ede heeft zijn doelstelling als volgt geformuleerd: “Het leveren van informatie-, advies- en coördinatiediensten ten behoeve van het gemeentelijk bestuur en management met betrekking tot het 7 beheer en gebruik van gemeentelijke gebouwen ”. Gemeente Enschede De gemeente Enschede heeft de kerntaak van het Vastgoed Bedrijf Enschede als volgt geformuleerd: “Het verwerven, afstoten, verhuren en instandhouden van gemeentelijk vastgoed voor gemeentelijke diensten, doelgroepen van beleid en derden, alsmede het uitvoeren van projectmanagement en adviseringstaken”. De doelstelling is als volgt geformuleerd: “Het efficiënt uitvoeren van onze kerntaak 8 met als resultaat een optimale klanttevredenheid op basis van een kostendekkende huurprijs ”.

3.2 Kritische en algemene processen Om te kijken of een afdeling rechtmatig werkt is het noodzakelijk dat er gewerkt wordt volgens het vastgesteld kritisch of algemeen bedrijfsproces. Ook kan getoetst worden met de bedrijfsprocessen of de afdeling BOZ doelmatig en doeltreffend werkt. Wordt er volgens de processen gewerkt of worden er meerdere stappen ondernomen om hetzelfde doel te bereiken of worden andere stappen gezet zonder te kijken of dat de meest efficiënte manier is van werken. Uit het onderzoek blijkt dat de kritische en algemene bedrijfsprocessen ten tijde van het onderzoek niet of heel beperkt waren beschreven. Voor de processen die wel beschreven waren, was maar een zeer beperkt aantal medewerkers op de hoogte van de aanwezigheid van deze beschrijvingen. Het gemeentebrede proces ‘Inkoop goederen en diensten’ was wel beschreven. In paragraaf 3.7 wordt dit proces getoetst op met name rechtmatigheid. Inmiddels zijn alle processen overigens beschreven. In 2006 is er wel een start gemaakt met procesmatig werken. De volgende kritische processen zijn reeds beschreven: - Beheer overige gebouwen - Slopen - Verkopen/ verhuren/ in bruikleen of erfpacht uitgeven (reeds over naar afd. SEO) - Opstellen aanbiedingsset - Aanmaken formulieren - Afwikkelen transactie

3.3 Onderhoud BOZ doet het onderhoud van alle gemeentelijke gebouwen van de gemeente Emmen, met uitzondering van de brandweerkazernes. Bepaalde specialistische onderhoudswerkzaamheden worden niet door BOZ gedaan. Gedacht kan worden aan specialistische bouw zoals een sporthal of bevestigingsmateriaal voor een decor in de 9 Muzeval . Indien er een keuze wordt gemaakt om het onderhoud uit te besteden, wordt dit door de betreffende dienst eerst voorgelegd aan BOZ.

6

Uit: Nota Gebouwenbeheer, visie op het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke gebouwen (blz.9/10), BD/OWT/Gebouwen, Gemeente Tilburg, februari 2003. 7 Uit: Beheer onroerende zaken, rapport (blz 10.), Raadscommissie Financiële Beheerszaken, Gemeente Ede, november 1997. 8 Uit: Vastgoednota, vastgoedbedrijf Enschede (blz. 3), gemeente Enschede, 2005 9 Aangegeven door de opdrachtgevers

13

3.3.1 Gebouwen die gehuurd worden Soms wordt er ook klein onderhoud gedaan aan gebouwen, die niet van de gemeente zijn. Hiermee worden de gebouwen bedoeld die de gemeente huurt en waarin een deel van de gemeentelijke organisatie gevestigd is. Bijvoorbeeld het gebouw aan de Hooggoorns, waar onder andere de afdeling BOZ en de afdeling Onderwijs zijn gehuisvest. Indien er kleine gebreken zijn dan repareert de afdeling BOZ dit zelf. Het gaat meestal om kleine werkzaamheden als het vervangen van een lamp. Deze beschreven nevenwerkzaamheden zullen verdwijnen als alle externe locaties worden opgeheven en 10 ondergebracht gaan worden in de renovatie van het gemeentehuis .

3.4. Meerjarenplanning 3.4.1 “U roept, wij draaien” 11 Voor ieder gebouw wordt door de afdeling BOZ in beginsel een meerjarenplanning (MJP) opgesteld . Er wordt alleen in de MJP bepaald wat er gebeuren moet voor het dagelijks en groot onderhoud. De wensen en prioriteiten van de diensten zijn niet in de MJP meegenomen. Zodra een MJP voor een gebouw is opgesteld, wordt de MJP voorgelegd aan de dienst waaronder het gebouw valt. De dienst bepaalt welk onderhoud wel of niet wordt uitgevoerd. Vaak is het zo dat het onderhoud wat in de MJP wordt voorgesteld, niet volledig kan worden betaald uit het budget wat beschikbaar is. Er moet dan een keuze worden gemaakt welk onderhoud wel of niet dat jaar wordt gedaan. Soms wordt in plaats van onderhoud ook gekozen voor prioriteiten en wensen die liggen bij de dienst. Een prioriteit kan zijn het vervangen van vloerbedekking voor een medewerker die allergisch is voor stof. Of de wens om nieuwe schoolboekjes aan te schaffen. Dit heeft veel consequenties voor de staat van de gebouwen. Want als het noodzakelijke onderhoud niet plaatsvindt, wordt de staat van een gebouw steeds slechter met meerkosten bij achterstallig onderhoud als gevolg. Eind 2005 had de afdeling BOZ nog steeds een aannemersrol, wie een opdracht heeft voor de afdeling BOZ geeft die opdracht, de afdeling BOZ voert deze opdracht vervolgens uit. Dus “U roept, wij draaien”. Deze aannemersrol zou conform Anders en met Anderen moeten verdwijnen. Overigens zijn er inmiddels andere afspraken gemaakt die in 2007 verder zullen worden ingevuld. 3.4.2 Stand van zaken ten opzichte van onderzoek in 1993 Uit het onderzoek naar het gebouwenbeheer in de Gemeente Emmen “Onderzoek naar het financiële beleid van de gemeente Emmen met betrekking tot de instandhouding en vervanging van 12 gebouwen” uit 1993, blijkt dat de situatie van wie roept, die krijgt ook al aan de orde wordt gesteld. Er wordt namelijk geschreven (blz. 18): In de meeste gevallen vond onderhoud plaats als er zich klachten voordeden (ad-hoc beslissingen). Het vaststellen van het onderhoudsbudget geschiedde aan de hand van ervaringscijfers. Deze kosten zijn vaak ontoereikend, uitstel van noodzakelijk onderhoud is daarvan het gevolg. In dergelijke situaties versnelt de technische achteruitgang van het onroerend goed zich in een hoog tempo en kan er sprake zijn van substantieel achterstallig onderhoud. Om deze achterstand op te heffen werd vaak een beroep gedaan op verstrekking van additionele middelen. De neergaande kwaliteit kan tevens van invloed zijn op de werkzaamheden, de productie en de financiering. Tevens wordt gesproken op blz. 47 dat er geen geld wordt gereserveerd voor nieuwe gebouwen. Ook in 2005 en 2006 is nog steeds sprake van druk op de beschikbare middelen. Met veel inspanning wordt geprobeerd binnen de beschikbare middelen tot een zo goed mogelijke invulling te komen. Nadeel van deze werkwijze is dat dit vaak een ad-hoc karakter lijkt te hebben. De opgave is dan ook om binnen een meer gestructureerde werkwijze tot afweging en prioritering te komen.

3.4.3 Homerun De afdeling BOZ beschikt over het programma Homerun. Dit softwarepakket vervaardigt toekomstige onderhoudsbudgetten. Het programma kan de onderhoudsbehoefte van gebouwen en installaties in 10

Zie hiervoor Personeelsbrief nummer 19 van 11 oktober 2006. Deze MJP wordt bij Sport ieder twee jaar opgesteld. 12 De scriptie is gemaakt door Janine Janssens, januari 1993 11

14

beeld brengen. Het onderhoud is een onontkoombare zaak bij het zo optimaal mogelijk beheren van het onroerend goed. Homerun bevat het hele traject van gebouwgegevens verzamelen, naar meerjarenbegrotingen opstellen, naar het bewaken van geplande activiteiten, naar het bewaken van het jaarbudget en tot slot naar het generen van kerngetallen ten behoeve van financiële analyses. Op basis van Homerun worden meerjarenbegrotingen gemaakt. De meerjarenbegrotingen zijn bij te stellen, en iedere wijziging kan direct laten zien welke gevolgen die wijziging heeft voor het onderhoud. Dus als bijvoorbeeld schilderwerk aan kozijnen niet wordt uitgevoerd, dan kan worden gezien welke consequenties dat heeft. Vanwege de druk op de middelen zijn de beschikbare meerjarenprognoses tot 2005 slechts in beperkte mate gebruikt en is stelselmatig het structurele onderhoud uitgesteld. Omdat de consequenties hiervan niet altijd zijn vertaald in het systeem is een totaal inzicht per gebouw voor alle gebouwen op het moment van onderzoek niet te geven.. Door bovenstaande werkwijze is sprake van verouderde gegevens. Het vergt een inhaalslag om tot een actualisatie van de gegevens te komen. 3.4.4 Ervaringen andere gemeenten Gemeente Leeuwarden. De gemeente Leeuwarden heeft tussen de 400 en 500 gebouwen in beheer. Het aankopen van gronden wordt gedaan door het team Grondzaken (daar zitten de makelaars en juristen), het beheer van de gebouwen zit bij het team Vastgoed. Aankoop, verkoop en verhuur zitten bij Grondzaken. Nu zijn alle gebouwen voor wat betreft beheer wel gecentraliseerd en is er wel meer samenwerking, maar de budgetten zijn nog niet allemaal gecentraliseerd. Er moet nog een professionaliseringsslag gemaakt worden om de gebouwen en budgetten te bundelen. Dit is nog een hele slag. Het uiteindelijke doel is om een huur-verhuurdersverhouding te krijgen. Dit houdt in dat je als eigenaar zicht hebt op de gebouwen die je hebt- je wilt jouw eigen gebouwen in een goede staat behouden. Dus het budget voor onderhoud moet ook besteed worden aan onderhoud. Er worden wel uren geschreven maar niet direct gebouwgebonden of projectgebonden. Er is een totaal jaarbudget dat flexibel wordt ingezet. Er is geen capaciteitsplanning in uren gekoppeld aan de onderhoudsplanning (omdat de uren worden uitbesteed aan de markt). Wel wordt er een procentuele toeslag berekend over de aanneemsom. Leeuwarden maakt ook gebruik van het computerprogramma Homerun. De begrotingen worden bij Leeuwarden gemaakt (beperken tot casco), het onderhoudswerk wordt uitbesteed aan aannemers. Gemeente Zwolle. De afdeling Vastgoed is budgetbeheerder van ongeveer 130 gebouwen. Hier vallen ook de verhuurde monumentale gebouwen onder en 10 wijk-/jongerencentra. Alle gemeentelijke panden hebben ze in kaart, alle gemeentelijke gronden niet. Er zijn een aantal ‘stille gronden’. Er wordt gewerkt aan de hand van een 10-jarenraming. Deze wordt jaarlijks bijgesteld. De bouwkundige staat van de 130 gebouwen is bekend en varieert van redelijk tot goed. Er is een cyclus van 3 jaar waarin alle gebouwen worden geïnspecteerd. Daar wordt de meerjarenraming op aangepast. Het grootste deel van de onderhoudswerkzaamheden wordt uitbesteed. In 2005 is er voor € 1,7 miljoen opdracht gegeven voor onderhoud waarvan ongeveer 80% is uitbesteed. De jaarlijkse indexering is te weinig voor het opvangen van de stijgende onderhoudskosten. Door toenemende regelgeving (legionella, gebruiksvergunningen e.d.) zijn de onderhoudskosten de laatste jaren enorm gestegen. Er is een reserve voor het opvangen van de schommelingen in het planmatig onderhoud. Overschotten worden aan de reserve toegevoegd en tekorten worden eraan onttrokken. Zwolle heeft een eigendomsregistratiesysteem dat gekoppeld is aan de systemen van belastingen en burgerlijke stand. Per gebouw is de boekwaarde, de verzekerde waarde, de WOZ-waarde te zien. In de toekomst willen men dat dit systeem ook gekoppeld wordt aan het financiële systeem. Gemeente Tilburg. Om een goed financieel verantwoord meerjarenbeleid ten aanzien van de in beheer zijnde gemeentelijke gebouwen te kunnen voeren, is een duidelijk zicht op toekomstige investeringen van groot belang. In het Meerjarig Investeringsplan (MIP) wordt aangegeven welke investeringen over een bepaalde periode van op dit moment vijf jaar worden voorzien en hoe de financiering en de dekking is

15

geregeld. Het gaat hierbij om gehele of gedeeltelijke renovaties, aanpassingen aan gebouwen en volledige vervanging van gebouwen. Laatstgenoemde activiteit komt echter slechts zeer sporadisch voor. Het MIP wordt gehanteerd als een dynamisch plan. Dit betekent dat het plan op basis van voortschrijdend inzicht continu aan veranderingen onderhevig is. Het huidige MIP omvat een 13 planningsperiode van 5 jaar. Gemeente Schijndel. De conditie (technische staat van het gebouw) is per gebouw vastgelegd met behulp van de conditiemeting van de Rijksgebouwendienst. Voor ieder gebouwelement is geïnventariseerd wat de gebreken zijn en wat de ernst, intensiteit en omvang van het gebrek is. Op basis van deze gegevens wordt de conditiescore voor dat gebouwonderdeel berekend. Deze conditiematrix is universeel en daardoor objectief. Op basis van de feitelijke en de gewenste conditie worden onderhoudsmaatregelen en kosten bepaald. De gewenste conditie per gebouw is uiteindelijk een beleidsuitgangspunt. Als beleidsinstrument is een referentiekader per gebouwcategorie opgesteld dat 14 als hulpmiddel kan dienen bij het bepalen van de prioriteiten .

Aan het eind van paragraaf 3.5. wordt weergegeven wat er mede met de ervaringen uit de andere gemeenten is gebeurd.

3.5 Budgetten 3.5.1 Alle budgetten op één grootboeknummer In 2005 stonden alle budgetten onder één grootboeknummer (fcl). Dus onder schoonmaakkosten of jaarlijks onderhoud gebouwen en terreinen werden alle kosten geboekt die betrekking hadden op deze kostenpost. Een specificatie per gebouw was slechts met veel moeite te maken. Per 2006 zijn er fcl’s aangemaakt per gebouw, waardoor meer inzicht is verkregen in onderhoudskosten per gebouw en er informatie beschikbaar komt die gebruikt kan worden bij het opstellen van een meerjarenprognose per gebouw. 3.5.2 Rechtstreeks boeken De afdeling BOZ kan sinds 2006 verantwoorden op eigen fcl’s binnen de begroting van andere diensten. Er wordt op deze fcl’s geboekt en gefiatteerd door medewerkers/ afdelingshoofd van BOZ. Er wordt niet gefiatteerd door de diensten. De controle van de diensten vindt plaats door het controleren van het bedrag. Zolang het budget niet wordt overschreden met wat er afgesproken is middels een contract of mondelinge toezegging, vindt er slechts beperkte controle plaats.. Deze controle wordt bemoeilijkt doordat er niet één op één een relatie is tussen de verantwoorde uitgaven en de onderhoudsplanning c.q. het contract.

3.5.3 Onderhoudsvoorzieningen Voor het onderhoud van gebouwen zijn op het moment van onderzoek diverse voorzieningen opgenomen in de begroting. De bijbehorende meerjarenonderhoudsplannen met kostenramingen ontbreken. Externe regelgeving geeft aan dat voorzieningen naar beste schatting dekkend dienen te zijn voor de achterliggende verplichtingen en/of risico’s. Dit impliceert een onderbouwing met een meerjaren onderhoudplanning (daarbij valt m.n. te denken aan cyclisch onderhoud van gebouwen). Inmiddels worden in 2006 stappen gezet om te komen tot een onderhoudsfonds o.b.v. alle voorzieningen, benutting van onderuitputting beheer en onderhoud (onder meer voor gebouwen) en eventuele resultaatbestemming.

13

Uit: Nota Gebouwenbeheer, visie op het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke gebouwen (blz 18/19 ) , BD/OWT/Gebouwen, Gemeente Tilburg, februari 2003. 14 Uit: Beleidsplan Beheer en Onderhoud Gemeentelijke Gebouwen (blz. 6), gemeente Schijndel, afdeling facilitaire zaken, maart 2004.

16

3.5.4 Einde van het jaar In de interviews is naar voren gebracht dat in het verleden zo werd gewerkt dat er als het ware één totaal gemeentelijk budget voor onderhoud was. Tekorten op het ene onderdeel werden opgelost door overschotten op andere onderdelen. Niet een toewijzing van budgetten naar producten was in de praktijk dan bepalend, maar het totale budget voor onderhoud gebouwen over alle producten heen. Dit gebeurde ook bij kredieten. Deze werkwijze is in het verlengde van het onderzoek ook feitelijk vastgesteld.

3.5.5 Uren Bij de voormalige afdeling GEB werden uren geschreven. De urenbriefjes zijn onderverdeeld in drie verschillende taken behorende bij een project: regie, contract of uitbesteden en die daarna weer per taak onderverdeeld werden in wel 100 punten. Het urenbriefje werd alleen gebruikt als de taak binnen de gemeentelijke organistie werd uitgevoerd. Bij het uitbestede werk is het urenschrijven veel lastiger, want hoe kan er bijgehouden worden of de externe wel de uren maakt zoals is afgesproken. Iedereen bij de afdeling GEB schreef uren, maar of de uren ook daadwerkelijk geboekt zijn zoals de urenschrijver bedoeld had is nog de vraag. Dit heeft ook een relatie met het niet willen overschrijden van budgetten door de directeur of beheerder. Dus als op een project meer uren werden gemaakt dan gecalculeerd was, dan werden die uren op een ander project geboekt. Bij bijvoorbeeld Onderwijs kwamen ze aan het einde van het jaar erachter, dat er veel uren op hun budgetten werden geboekt die niet te herleiden waren naar de werkzaamheden die uitgevoerd waren voor Onderwijs. Tot en met 2005 was er geen beeld van de formatie ten opzichte van de meerjarenonderhoudsplanning. Normaal gesproken wordt een onderhoudsplan gekoppeld aan een capaciteitsplanning. Dit is in 2005 niet gedaan, zodat sommige mensen helemaal niet werkten. Het kon zo zijn dat er helemaal geen uren gemaakt werden maar dat andere wel doorbelast met uren, zonder dat daar dus werk tegenover stond. Per gebouw is er geen capaciteitsplanning beschreven.

3.6 Huurovereenkomsten en contracten met opdrachtgevers De huurovereenkomsten worden afgesloten door de Afdeling SEO (onder andere voormalige afdeling Welzijn) en vallen dus niet onder verantwoordelijkheid van de afdeling BOZ. Terwijl de onderhoudsplanning wordt gemaakt bij BOZ. Ook worden contracten afgesloten, offertes opgesteld voor de diensten. Dit zijn opdrachtverleningen van de diensten aan BOZ. Er zijn enkel huurovereenkomsten met beheerders waarvan het gebouw van de gemeente is en waarbij de beheerder een derde is. Maar daarentegen zijn met scholen bijvoorbeeld geen huurovereenkomsten afgesloten. Het is wel zo dat de welzijnsorganisaties die een gebouw huren van de gemeente veelal subsidie ontvangen waarbij direct, dan wel indirect, rekening is gehouden met de te betalen huur. De afdeling BOZ wil graag naar contractmanagement met opdrachtgevers toe. Nog lang niet altijd wordt er met contracten gewerkt. Het is de bedoeling om afspraken te hebben met de klant en “afgerekend” te worden op het (niet) halen van deze afspraken (kwaliteit/ geld/ lange termijn). 3.6.1 Andere gemeenten Bij andere gemeenten wordt als volgt omgegaan met contracten: Gemeente Leeuwarden. Er wordt met contracten gewerkt, maar deze zijn niet allemaal up-to-date. Ook zijn er veel zaken mondeling afgesproken en niet schriftelijk vastgelegd. Dit geldt bijvoorbeeld bij speeltoestellen en kinderboerderijen. Gemeente Zwolle. De 130 gebouwen worden bijna allemaal verhuurd aan derden waarvan minimaal de helft aan sociale instellingen (zoals schouwburg, bibliotheek, peuterspeelzalen en kinderopvang). De verhuur aan peuterspeelzalen en kinderopvang loopt via de zelfstandige stichting Travers. Sinds 1987 werkt de gemeente Zwolle met marktconforme huurprijzen. Deze marktprijzen worden of door de gemeente

17

Zwolle berekend of door een externe makelaar bepaald aan de hand van een taxatie van het gebouw.. Aan de huurders die de huur niet op kunnen brengen, maar waarvan de gemeente wel belangrijk vindt dat ze blijven, wordt een huisvestingssubsidie verstrekt. Er wordt gewerkt met standaard huurovereenkomsten. In enkele gevallen wordt hier van afgeweken en wordt het ROZ-model (Raad voor Onroerende Zaken) gebruikt. In de huurovereenkomsten staan ook de onderhoudsverplichtingen voor huurder en verhuurder. 15

Gemeente Enschede. Eenduidige afspraken met huurders . Er worden afspraken met huurders gemaakt over: taakverdeling beheer en onderhoud, gebruik van het gebouw en huurprijs en termijn. De taakverdeling met betrekking tot de onderhoudstaken wordt vastgelegd aan de hand van de Regeling Beheer en Onderhoud. Hierin staat aangegeven voor welke onderhoudstaken de huurder verantwoordelijk is en voor welke taken het VBE verantwoordelijk is. De lijst is standaard. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan hier vanaf geweken worden. Te denken valt aan een organisatie die met zelfwerkzaamheid onderhoud wil uitvoeren.” Gemeente Tilburg. In de huurprijsberekening worden de financiële lasten van onderhoud (hetzij direct voortkomend uit de exploitatie, hetzij uit de Voorziening voor onderhoud) in de opgenomen als een vaste bijdrage per m2 bruto-vloeroppervlakte (bvo) per jaar. De norm is op basis van ervaringscijfers vastgesteld en wordt volledig doorberekend in de huurprijs. De onderhoudscomponent maakt deel uit van de huurprijs en wordt dus jaarlijks geïndexeerd. De norm dient ter dekking van de kosten van alle onderhoudswerkzaamheden die door derden worden uitgevoerd. Ook de kosten die gepaard gaan met de voorbereiding en begeleiding van de onderhoudsactiviteiten door de afdeling Gebouwen worden op deze wijze gedekt. In die situaties waarin sprake is van een uniek gebouw kan hiervan worden afgeweken en wordt op basis van een meerjarig onderhoudsplanning bepaald op welke wijze 16 de huur wordt belast voor de dekking van toekomstige kosten van onderhoud .

3.7 Acties afdeling BOZ De ervaringen van het huidige management van BOZ, die bevestigd worden door dit rapport, hebben ertoe geleid dat er hard gewerkt wordt aan de beantwoording van de volgende vragen: 1. Wie is verantwoordelijk voor het gehele huisvestingsproces binnen de Gemeente Emmen? 2. Waar gaat de Gemeente Emmen voor op het terrein van vastgoed, verhuur, accommodaties en leegstand? Beleid op deze terreinen dient zsm ontwikkeld te worden. 3. Wat betekent beheer? Is dat technisch beheer en technisch onderhoud of is het breder? 4. Wie heeft de makelaarsrol binnen de Gemeente Emmen? 5. Wie is eigenaar van het gemeentelijk vastgoed? 6. Wie is verantwoordelijk voor de verhuur van gemeentelijke gebouwen? Deze vragen worden momenteel uitgewerkt in een integrale werkgroep samen met Dienst Beleid, het besluit zal door het DO genomen worden. Na beantwoording van deze vragen kan de taakomschrijving van de afdeling BOZ vastgesteld worden en dit in de praktijk vormgegeven worden. Momenteel wordt ook hard gewerkt aan een professionaliseringsslag bij medewerkers en de dienstverlening van BOZ. Focus ligt op het bewerkstelligen van de volgende visie: “in 2008 is de afdeling BOZ de deskundige, professionele en betrouwbare partner bij de ontwikkeling , realisering en het technisch beheer van de gemeentelijke gebouwen. De medewerkers behartigen de belangen van de opdrachtgevers en gebruikers door vraaggericht, resultaatgericht en kostenbewust te werken. Rode draad wordt regie- en exploitatiedenken.

15

Uit: Vastgoednota, vastgoedbedrijf Enschede (blz. 22), gemeente Enschede, 2005. Uit: Nota Gebouwenbeheer, visie op het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke gebouwen (blz.26) , BD/OWT/Gebouwen, Gemeente Tilburg, februari 2003. 16

18

3.8 Proces inkoop van goederen en diensten Het proces inkoop van goederen en diensten is een belangrijk proces voor de afdeling BOZ. Het is tevens gemeentebreed als een kritische proces gedefinieerd in het kader van het project rechtmatigheid. In het project rechtmatigheid zijn in 2006 voor het eerst alle kritische processen getoetst met behulp van checklists, zo ook het proces inkoop van goederen en diensten. In het kader van dit onderzoek heeft een toets plaatsgevonden over het jaar 2005. De toets is uitgevoerd tijdens een interview waarbij de checklist is doorgenomen en waarbij gelijktijdig om onderbouwing door middel van zichtbare vastlegging is gevraagd. Gezien het beperkte aantal aanbestedingen in de onderzoeksperiode is de verwachting dat de steekproef een redelijk beeld geeft van de wijze van procesuitvoering. De onderzochte aanbestedingen zijn: 1. Kazernes Klazienaveen en Schoonebeek (installatie-/loodgieterdeel), aanbesteed in 2004, gefactureerd in 2005; 2. Kleedgebouwen, aanbesteed begin 2005 3.8.1 Aanbesteding Kazernes Klazienaveen en Schoonebeek In 2003 heeft het college middelen beschikbaar gesteld voor het verbouwen van de kazernes Klazienaveen en Schoonebeek. Eind 2004 wordt voor de kazerne Klazienaveen een aanvullend krediet beschikbaar gesteld. Ter uitvoering van de besluitvorming van het college hebben de Brandweer en de voormalige afdeling Gebouwen het aanbestedingstraject opgestart. Op grond van de toetsing is het volgende geconstateerd: •

•

•

•

• • •

Er zijn geen éénduidige documenten ten behoeve van het bepalen van de aanbestedingsvorm aangetroffen in het dossier en er is verder ook geen collegevoorstel met betrekking tot de aanbesteding. Twee externe bureaus hebben een kostenraming gemaakt die wel in het dossier is opgenomen. De ramingen zijn moeilijk met elkaar te vergelijken; uit verslagen blijkt dat er de nodige verschillen tussen de ramingen zitten. De ramingen komen in totaal uit op circa. € 270.000. Op basis van de ramingen is er overleg geweest met de brandweer. Tevens heeft in overleg met de brandweer een bijstelling van het programma van eisen plaatsgevonden. Er is uiteindelijk door het afdelingshoofd Gebouwen, in overleg met de brandweer, gekozen voor een onderhandse aanbesteding. In de uiteindelijke offerteaanvraag is sprake van een drievoudige vraag; potentiële opdrachtnemers kunnen inschrijven voor beide kazernes apart en/of een combinatie. De keuze voor een onderhandse aanbesteding is opvallend gezien de aanwezige ramingen en de uiteindelijk gekozen offerte met een bedrag van bijna € 200.000 (voor beide kazernes gezamenlijk). Formeel gaat het om een werk (zie besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) wat betekent dat conform de nota inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Emmen gekozen had moeten worden voor een openbare aanbesteding omdat het bedrag hoger ligt dan € 150.000. Er is geen motivatie voor de keuze van de potentiële opdrachtnemers terug te vinden in het dossier. Een betrokken medewerker geeft aan dat er gekozen is op basis van ervaringen met opdrachtnemers (m.n. uit de buurt) die een dergelijk werk kunnen uitvoeren (aan kunnen). Dit is als het ware ongeschreven beleid. De motivatie voor de keuze van de uiteindelijke opdrachtnemer is af te leiden uit de UVA-TI; de opdrachtnemer met de laagste prijs is gekozen. De nota inkoop- en aanbestedingsbeleid maakt overigens melding van een voorkeur voor de economisch meest voordelige aanbieding. Er is geen motivatie gevonden waarom gekozen is voor het criterium laagste prijs. Afwijzingsbrieven richting niet gekozen potentiële opdrachtnemers zijn niet terug te vinden. Wat betreft de inkoopvoorwaarden zijn de UAV-TI voorwaarden van toepassing verklaard en niet de gemeentelijke inkoopvoorwaarden. Er is geen expliciete documentatie terug te vinden die aantoont dat waarnemingen zijn gedaan met betrekking tot de uitvoering (de control op de realisatie van het bestek op onderdelen). Wel worden in de bouwverslagen alle afwijkingen vermeld waarop actie gepleegd moet worden. Dit omvat ondermeer het meer-/minderwerk en wordt bewaakt en toegekend door de projectleider, in overleg met de opdrachtgever/afdelingshoofd. Het afdelingshoofd tekent niet formeel voor het meer-/minderwerk. Er is wel een procesverbaal van de oplevering aan getroffen in het dossier.

19

•

Ten aanzien van de factuurafhandeling zijn geen bijzonderheden aangetroffen. Bij de afdeling BOZ vindt factuurafhandeling digitaal plaats waarbij de projectleider tekent voor levering en het afdelingshoofd voor de factuur (via de zogenaamde ‘routing’ in het financiële systeem).

3.8.2 Aanbesteding Kleedgebouwen In 2004 heeft het college middelen beschikbaar gesteld voor het oplossen van diverse knelpunten met betrekking tot de sportaccommodaties. Hierbij is ook de renovatie van de kleedgebouwen meegenomen. Op basis van het besluit hebben de afdeling Sport en de afdeling Gebouwen de uitwerking (voorbereiding aanbesteding) ter hand genomen. Tijdens het aanbestedingsproces werd duidelijk dat er niet voldoende financiële ruimte was om tot volledige realisering over te gaan. Er is toen voor gekozen om binnen de beschikbare middelen slechts een deel van het werk te gunnen om overschrijding van het krediet te voorkomen. Er bleek wat betreft deze aanbesteding wel een bundeling van stukken aanwezig te zijn maar geen echt compleet dossier. •

•

• • •

In relatie tot het uiteindelijke bestek is geen raming gemaakt. Het bestek is stukje bij beetje ontstaan door telkens een aangepaste raming te maken, maar dus niet voor het uiteindelijke bestek t.b.v. de offerte-aanvraag. Daarmee is er dus ook geen raming t.b.v. keuze van de aanbestedingsvorm. Deze werkwijze vormt een risico omdat op grond van de op te stellen raming mogelijk een andere aanbestedingsvorm had moeten worden gekozen. Er is verder geen expliciete motivatie voor de keuze van de potentiële opdrachtnemers in het dossier terug te vinden. De keuze is gebaseerd op het ongeschreven beleid binnen de afdeling om opdrachtgevers in de buurt die het werk aan kunnen de opdracht te gunnen. Ook is er geen verslag (procesverbaal) van de aanbesteding. Er is gekozen voor de laagste prijs De algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Emmen zijn niet van toepassing verklaard evenals de UAV. Wat betreft de uitvoering van het contract zijn geen gedocumenteerde waarnemingen in het dossier aanwezig. Dit vormt een onzekerheid omdat niet alle onderdelen van het bestek zijn gecontroleerd. Wel is er een getekend proces-verbaal van oplevering (van de betreffende eerste fase).

20

Hoofdstuk 4 Conclusies De resultaten zoals die in hoofdstuk 3 zijn beschreven zullen in dit hoofdstuk op basis van de onderzoeksvragen en de uiteindelijke vraagstelling worden beantwoord. 4.1 Algemene conclusie De centrale vraagstelling is: Is in 2005 het beheer en uitvoering onderhoud gebouwen door de afdeling Gebouwen van de toenmalige dienst OWEG en later door de afdeling Beheer Onroerende Zaken van de Dienst Ondersteuning doelmatig, doeltreffend en rechtmatig uitgevoerd en geven de jaarrekeningposten 2005 van BOZ een getrouw beeld? De algemene conclusie van het onderzoek is dat er voldoende ontwikkelpotentieel binnen de afdeling is om de doelmatig- en doeltreffendheid te verbeteren. Dit geldt eveneens voor de uitvoering van processen voor wat betreft rechtmatigheid en getrouw beeld. Er kan worden vastgesteld dat de bedrijfsvoering zich nog verder dient te ontwikkelen om daadwerkelijk een professionaliseringsslag te maken. In 2005 zijn de voorwaarden om van professioneel onderhoud gebouwen te spreken nog maar beperkt aanwezig. Er zijn inmiddels in 2006 wel belangrijke stappen gezet. De periode is echter te kort om te kunnen constateren dat de stappen daadwerkelijk tot resultaat hebben geleid. Voor het gestructureerd en professioneel oppakken van het beheer van onroerende zaken is het van belang dat er gemeentelijke (vastgoed)kaders zijn vastgesteld. Op dit moment zijn deze kaders niet of nauwelijks beschikbaar. De uitvoering van het gebouwenonderhoud heeft de afgelopen jaren plaatsgevonden in een context van collegiaal samenwerken waarbij de praktische oplossing van knelpunten vaak de meest gebruikte oplossing was. Dit heeft er toe geleid dat tekortkomingen min of meer van elkaar werden geaccepteerd maar waardoor er geen uitgangssituatie was die ruimte bood om te komen tot een daadwerkelijke verbeteringsslag. De afdeling BOZ is zich er nadrukkelijk van bewust dat er op dit moment een ontwikkelopgave voorligt. Hieronder worden de conclusies per onderzoeksvraag weergegeven.

21

4.2 Conclusie ten aanzien van Doelmatigheid De onderzoeksvraag is: Is in 2005 het beheer en uitvoering onderhoud gebouwen door de afdeling Gebouwen van de toenmalige dienst OWEG en later door de afdeling Beheer Onroerende Zaken van de Dienst Ondersteuning doelmatig uitgevoerd? Deze vraag is in dit onderzoek vertaald naar: “Hoe slim wordt ervoor gezorgd dat de gebouwen conform de gestelde eisen worden onderhouden (het realiseren van vastgestelde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen)”. Daarbij gaat het vooral om: o Inrichting van het proces; o Wijze van besturing; o Gebruik van systemen en methoden; o Inzet van (financiële) middelen.

4.2.1 Uitkomsten •

•

•

•

•

•

•

•

•

•

In het kader van “Anders en met Anderen” is er voor gekozen dat de afdeling BOZ eigenaar zou worden van alle gebouwen en dat eveneens alle budgetten dus zouden worden ondergebracht bij de afdeling BOZ. Het onderzoek maakt duidelijk dat dit in 2005 alleen voor het onderdeel Welzijn is uitgevoerd. In 2005 waren de werkprocessen niet beschreven. Hierdoor is het moeilijk om vast te stellen hoe de inrichting van het proces er uitziet. Er kan niet goed geëvalueerd worden of er verbeteringen mogelijk zijn in het werkproces. In 2006 zijn alle werkprocessen inmiddels beschreven. In 2005 is nog voor een belangrijk deel geen sprake van contractmanagement met opdrachtgevers. Op basis van de informele relatie tussen de opdrachtgever en de afdeling BOZ worden afspraken gemaakt. De afdeling heeft wel het voornemen om afspraken te hebben met de opdrachtgever en afgerekend te worden op het niet halen van deze afspraken. Alleen dan kan het werkelijk doel zoals afgesproken met de dienst bereikt worden. Op dit moment is er een dergelijke overeenkomst met de afdeling Openbaar onderwijs. De verwachting is dat voor 1 mei 2007 er ook een overeenkomst ligt met de afdeling Sport. Voor een groot deel van de gebouwen was op het moment van onderzoek geen meerjarenonderhoudsplanning beschikbaar en in die gevallen waar er wel een planning lag, was vaak sprake van gedateerde informatie. Inmiddels is er een inhaalslag gemaakt met actuele meerjarenonderhoudsplannen. Op het moment van onderzoek vervult de afdeling BOZ nog steeds in belangrijke mate een aannemersrol. Daarbij komt dat er door het ontbreken van een integraal afwegingskader een beeld kan ontstaan van “u roept, wij draaien”. De vraag is dan of op deze wijze wordt gekozen voor de meest doelmatige aanpak van gebouwenbeheer. In 2005 was er geen beeld van de formatie in relatie tot MeerjarenOnderhoudplannen. Normaal gesproken wordt een onderhoudsplan gekoppeld aan een capaciteitsplanning. Om te kunnen inschatten hoeveel uren per gebouw worden besteed voor onderhoud en wat de inzet van de formatie is in bepaalde periodes, is een capaciteitsplanning onontbeerlijk. In navolging van de vorige bevindingen geldt dat het gebruik van het softwarepakket Homerun kan worden verbeterd. Door het up-to-date maken en houden van de basisgegevens kan tot een doelmatig beheer worden gekomen. De keuze om de boekhouding op te bouwen per project in plaats van per gebouw maakt het lastig om gericht te sturen op de exploitatie van een specifiek gebouw. Confrontatie met meerjarenplanningen wordt hier eveneens door bemoeilijkt. De exacte financiële middelen die beschikbaar zijn voor onderhoud gebouwen is niet duidelijk. De budgetten liggen grotendeels bij de opdrachtgevers (afdeling Openbaar onderwijs en afdeling Sport). Zij maken keuzes hoe hun middelen worden ingezet. Er is voor gekozen om bepaalde specialistische werkzaamheden uit te besteden. Hierdoor hoeft deze (vaak dure) capaciteit niet zelf instant te worden gehouden en vindt op doelmatige wijze inhuur plaats. Wel geldt dat er geen specifiek beleid met betrekking tot het zelf doen of uitbesteden is ontwikkeld.

22

4.3 Conclusie ten aanzien van doeltreffendheid De onderzoeksvraag is: Is in 2005 het beheer en uitvoering onderhoud gebouwen door de afdeling Gebouwen van de toenmalige dienst OWEG en later door de afdeling Beheer Onroerende Zaken van de Dienst Ondersteuning doeltreffend uitgevoerd? Deze vraag is vertaald naar: “In hoeverre wordt voldaan aan de gestelde eisen voor onderhoud; in hoeverre is de opdrachtgever tevreden over het resultaat en de dienstverlening (de mate waarin het geformuleerde resultaat van de beleidsuitvoering daadwerkelijk wordt behaald)”. Welke voorwaarden zijn aanwezig om de resultaten daadwerkelijk te halen, de zogenaamde voorwaarden voor effectieve besturing: o Doelstelling; o Model van onderhoud gebouwen; o Informatie over omgeving en onderhoud gebouwen; o Voldoende stuurmaatregelen; o Capaciteit informatievoorziening.

4.3.1 Uitkomsten Het onderhoudsniveau van de gemeentelijke gebouwen is in zijn algemeenheid een punt van aandacht. Ook de vanuit de raad geformeerde werkgroep Onderzoek Jaarrekening heeft dit bij de jaarstukken 2004 aangegeven. • De afdeling BOZ maakt geen gebruik van een meerjaren investeringsplan op basis waarvan zij meerjarenplanningen per gebouw kunnen maken. Een dergelijk meerjaren investeringsplan is een afgeleide van het beleid van de gemeente ten aanzien van het gebruik van accommodaties, eventueel per beleidsveld, waaruit een meerjaren investeringsplanning voortvloeit. De Meerjarenplanningen (MJP) die nu gemaakt worden door de afdeling BOZ worden voorgelegd aan de dienst waaronder het gebouw valt. De dienst bepaalt welk onderhoud wel of niet wordt uitgevoerd, waarbij door de druk op de beschikbare budgetten keuzes moeten worden gemaakt. Aan de hand van deze keuzes zou de MJP moeten worden aangepast. Dit gebeurt in de praktijk niet waardoor de consequenties van de keuzes voor het meerjarenbeeld niet inzichtelijk worden en er onbedoelde neveneffecten kunnen optreden. Uitstel van onderhoud kan immers leiden tot een achteruitgang van het gebouw. Tevens leidt dit er toe dat de data in het softwareprogramma is verouderd. In 2005 stonden alle budgetten onder één grootboeknummer (fcl). Deze werkwijze heeft tot gevolg dat er enerzijds geen direct inzicht voorhanden is in de kostenontwikkeling per gebouw en anderzijds dat aansluiting bij de MJP lastig is. Om inzicht te krijgen wat de kosten per gebouw zijn en om aansluiting bij de MJP te krijgen zal er per gebouw een fcl moeten worden aangemaakt. Deze opzet is voor 2006 gerealiseerd. • Indien bij een aanbesteding de offerte hoger uitviel dan de beschikbare middelen werd door de afdeling Gebouwen aan de opdrachtgever de vraag voorgelegd om te komen met een bijstelling van het programma van eisen teneinde binnen de beschikbare middelen te blijven (zie hiervoor) Als binnen een project meer uren werden verantwoord dan vooraf gecalculeerd was, dan werden die uren op een ander project geboekt. Teneinde binnen het totaal van beschikbare middelen voor onderhoud binnen de gemeentebegroting tot een dekking te komen. Gevolg hiervan was wel dat andere afdelingen werden geconfronteerd met lasten die niet te herleiden waren naar voor hun uitgevoerde werkzaamheden. In 2006 is er voor gekozen om alleen uren te verantwoorden die daadwerkelijk betrekking hebben op het desbetreffende gebouw/budget zodat een reëel beeld wordt gegeven van de werkelijk bestede uren. •

4.4. Conclusie ten aanzien van getrouw beeld en rechtmatigheid De onderzoeksvraag ten aanzien rechtmatigheid is: Is in 2005 het beheer en uitvoering onderhoud gebouwen door de afdeling Gebouwen van de toenmalige dienst OWEG en later door de afdeling Beheer Onroerende Zaken van de Dienst Ondersteuning rechtmatig uitgevoerd?

23

Deze vraag is vertaald naar: “Wordt voldaan aan de externe- en interne regelgeving m.b.t. onderhoud gebouwen (m.n. BBV, budgethoudersregeling, nota inkoop- en aanbesteding, procesbeschrijving inkoop goederen en diensten, maar ook onderwijseisen, veiligheidseisen, arbo-eisen). De onderzoeksvraag ten aanzien getrouw beeld is: Is er sprake van een getrouw beeld van de jaarrekeningposten 2005 van de afdeling BOZ? Deze vraag is vertaald naar: “In hoeverre geeft de (sturings)informatie het juiste (getrouw) beeld (tevens een rechtmatige beeld)?”

4.4.1 Uitkomsten rechtmatigheid

•

•

•

De afdeling BOZ heeft sinds 2006 per gebouw eigen budgetten bij de opdrachtgevende diensten staan. Hierdoor heeft de afdeling BOZ zicht op de beschikbare onderhoudsbudgetten per gebouw en heeft de opdrachtgevende dienst inzicht in de totale budgetten per gebouw Er wordt op deze fcl’s geboekt en gefiatteerd door medewerkers/ afdelingshoofd van BOZ. Er wordt niet gefiatteerd door de diensten. De controle van de diensten vindt plaats door het controleren van het bedrag. Zolang het budget niet wordt overschreden met wat er afgesproken is middels een contract of mondelinge toezegging, zolang worden de boekingen niet gecontroleerd. Hierdoor bestaat er een onzekerheid dat in het loop van het jaar mogelijk ten onrechte kosten worden verantwoord. Dit kan uiteindelijk van invloed zijn bij de accountantscontrole. Er kunnen fouten worden geconstateerd die van invloed zijn op het oordeel over het getrouw beeld. Aan het einde van het jaar (t/m 2004) werd gekeken hoe de budgetten en kredieten ervoor stonden. Was er op het ene budget een tekort en op het andere budget een overschot, dan werd er onderling met elkaar verrekend, zodat er gewerkt werd binnen het totaal beschikbare budget voor onderhoud. Vanuit het oogpunt van begrotingsrechtmatigheid verdiend deze manier van werken geen schoonheidsprijs. De budgetten zijn immers beschikbaar gesteld voor een specifiek product / programma. De toets van het proces inkoop goederen en diensten leidt tot de conclusie dat beide aanbestedingen niet rechtmatig zijn. De overwegingen hierbij hebben te maken met drie zaken: • de toepassing van de drempelbedragen, zoals op genomen in de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid; o de formele toekenning (akkoord verklaring) voor het meer- en minderwerk door de opdrachtgever; o de controle op de uitvoering van het bestek, er kan alleen worden terug gevallen op de bouwverslagen.

24

4.4.2 Uitkomsten getrouw beeld • •

•

•

•

In 2005 waren er geen procesbeschrijvingen. IC maatregelen zijn daarmee dus niet aantoonbaar, waardoor het getrouwe beeld op z’n minst onzeker is. De voorwaarden om betrouwbare sturingsinformatie te verkrijgen is niet aangetroffen in 2005. Qua kosten liep het één en ander door elkaar waardoor de opdrachtgevers geen inzicht hadden in de realisatie van het budget. Vooral in verband met de gebruikte indeling per project ontbreekt het inzicht in de exploitatie per gebouw. Zoals al aangegeven is dit voor 2006 anders vormgegeven. Een geïnterviewde gaf aan dat in de praktijk verschillende mensen bij de uitvoerder van BOZ aan konden geven(opdracht geven) wat er moest gebeuren. Met als gevolg dat het regelmatig voor kwam dat niet duidelijk was waar een opdracht betrekking op had met als gevolg kans op fouten in de administratie Er is geen onderbouwing van de onderhoudsvoorziening middels een meerjaren onderhoudsplanning. Op basis van het BBV zou dat wel moeten. In essentie is dit niet rechtmatig en geeft het geen getouw beeld. De accountant heeft dit in de foutenevaluatie jaarrekening 2005 als onzekerheid met een bedrag PM meegenomen. Inmiddels zijn in 2006 stappen gezet om te komen tot een onderhoudsfonds (reserve) op basis van alle voorzieningen, de benutting van onderuitputting beheer en onderhoud (onder meer voor gebouwen) en eventuele resultaatbestemming. De toets van het kritische proces inkoop goederen en diensten geeft aan dat één en ander beter geregeld moet worden. Het dossier kan vollediger. Een definitieve raming van de kosten ten behoeve de bepaling van de aanbestedingsvorm welke is vastgesteld door de opdrachtgever is niet opgenomen in de dossiers. Evenals een motivatie voor de keuze van de (potentiële) opdrachtnemer(s) en expliciete documentatie van de waarnemingen met betrekking tot de uitvoering van het bestek. Eén van de twee aanbestedingen had openbaar moeten worden aanbesteed gezien het bedrag waarvoor is ingeschreven en de ramingen aangaven. Verder komt uit de toets naar voren dat het van toepassing verklaren van de inkoopvoorwaarden niet in alle gevallen plaatsvindt.

Overigens wordt opgemerkt dat over alle voorgaande jaren (2005 en eerder) door de accountant een goedkeurende verklaring is afgegeven. Hierdoor kan er vanuit worden gegaan dat bovenstaande bevindingen voor het onderdeel getrouw beeld moeten worden gezien als een onzekerheid voor wat betreft de desbetreffende verslagjaren en aandachtspunten naar de toekomst toe. Voor rechtmatigheid geldt dat vanaf 2006 door de accountant voor het eerst onderzoek wordt gedaan en een verklaring zal worden afgegeven.

25

Hoofdstuk 5 Aanbevelingen In hoofdstuk 4 is geconcludeerd dat er voldoende ontwikkelpotentieel binnen de afdeling BOZ is om de doelmatig- en doeltreffendheid te verbeteren. Dit geldt eveneens voor de uitvoering van processen voor wat betreft rechtmatigheid en getrouw beeld. Om doelmatiger en doeltreffender beheer van onderhoud gebouwen te realiseren en te voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en getrouw beeld, wordt een aantal aanbevelingen gegeven. De aanbevelingen zijn gericht op het professioneler kunnen uitvoeren van onderhoud gebouwen. • Ontwikkel vastgoedbeleid Voor het gestructureerd en professioneel oppakken van het beheer van onroerende zaken is het van belang dat er gemeentelijke (vastgoed)kaders zijn vastgesteld. Op dit moment zijn deze kaders niet of nauwelijks beschikbaar. Een dergelijk kader dient te worden opgesteld door de dienst Beleid.In 2006 en 2007 is een voorzichtige start gemaakt met het formuleren van een kader. De eerste contouren van dat kader schetsen een beeld waarbij de gemeente vanuit een regisserende rol vorm en inhoud geeft aan het gebruik en beheer van gebouwen. Concreet zou dit kunnen betekenen dat de taak van de afdeling BOZ afneemt omdat partners uit het maatschappelijk middenveld (waar onder woningcorporaties) de taak van gebouwenbeheerder overnemen. • Rol afdeling BOZ Eerst moet de rol van de afdeling BOZ duidelijk worden omschreven. Anno oktober 2006 ligt er een voorgenomen collegebesluit dat het college voornemens is om het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden door het team uitvoering van de afdeling BOZ stop te zetten en dit onder regie te gaan inkopen in de markt. Verder zal op basis van het bestaande beleid én het in ontwikkeling zijnde beleid, eerst de vraag beantwoord moet worden in hoeverre het beheer van onderhoud gebouwen nog een taak zou moeten zijn van de gemeentelijke organisatie. Dit geldt dan zowel voor het uitvoeren van onderhoud als voor het beheer. Wil de gemeente alleen het uitvoeren van de onderhoudswerkzaamheden uitbesteden of ook het beheer zelf? Welke rol is wenselijk? Is dat de rol van vastgoedbeheerder? In dat geval treedt de afdeling op als eigenaar/verhuurder. Of is het een regierol? In dat geval wordt het vastgoedbeheer uitbesteed en wordt er gestuurd op afstand. Voordat de afdeling verder kan gaan werken aan haar plannen zal dit eerst duidelijk moeten zijn. Er moet duidelijk omschreven worden wat er van de afdeling wordt verwacht. Er moet nagedacht worden over de langetermijnvisie op de vastgoedportefeuille in zijn geheel. Stappenplan Als hulpmiddel om te komen tot een professioneel vastgoedbeheer zou het stappenplan wat is 17 beschreven in het tijdschrift Overheid facilitair gebruikt kunnen worden. Hierbij worden de volgende drie vragen gesteld: 1. Welke gebouwenvoorraad leidt tot een optimale afstemming op de vraag vanuit de diensten en/of sectoren? Wat betekent dit voor de aard en omvang van de huidige gebouwenvoorraad? 2. Welke exploitatie- cq. eigendomsstructuur is het meest wenselijk voor de situatie in uw gemeente? (marktconforme huren of minimaal kostprijsdekkende huren doorberekenen aan huurders). Wat betekent dit voor de relaties tussen huurders/ gebruikers, marktpartijen, vastgoedbeheer en de diensten en/of sectoren? Hoe kan dit tot een positieve financiële exploitatie leiden? 3. Wat is de meest wenselijke organisatiestructuur om tot professioneel vastgoedbeheer te komen? In hoeverre is de huidige organisatie hierop toegerust en welke aanpassingen zijn vereist? Voor de huurders moet er één loket zijn waar zij terechtkunnen voor huisvestingsgerelateerde vragen over huur, onderhoud, storingen enz. • Doelstelling, taken en bevoegdheidsverdeling Als de rol van de afdeling BOZ duidelijk is kan de afdeling BOZ een beter afdelingsplan opstellen. Maar het één kan wel los van het ander. Hierin wordt de missie opgenomen, de doelstelling, de kerntaak en de daarvan afgeleide taken en de gewenste resultaten. Ook moet daarbij bepaald worden wat gebouwenbeheer is. Er moet een duidelijke taak- en bevoegdheidsverdeling komen tussen de afdeling BOZ en de betrokken diensten/afdelingen. Deze taak- en bevoegdheidsverdeling moet ook 17

Uit: “Noodzaak van toekomstgericht gebouwbeheer voor gemeenten”van Anne-Marie van der Spek, Overheid Facilitair (blz. 18), november 2005.

26

schriftelijk worden vastgelegd. Wie mag bijvoorbeeld opdrachten geven voor schilderwerk? Wie bepaalt de huurprijzen. Wie is verantwoordelijk voor het innen van de huurprijzen? Aan de hand van het afdelingsplan kan er verantwoording afgelegd worden aan de directeur van de Dienst Ondersteuning en kan er gestuurd worden op resultaten. Het toetsen of opdrachten voor onderhoud zijn verstrekt door de daartoe bevoegde personen zou onderdeel moeten zijn van de rechtmatigheidscontrole. • Bedrijfsprocessen Beschrijf vanuit de nieuwe rol alle kritische en algemene bedrijfsprocessen van de afdeling BOZ en zorg ook dat iedereen weet welke processen beschreven zijn. Tussentijds zal gecontroleerd moeten worden of daadwerkelijk gewerkt wordt volgens de beschreven processen. Dit in het kader van het voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, doelmatigheid en getrouw beeld. • Inventarisatie gebouwenbestand Om een efficiënt en effectief gebouwenbeheer te kunnen voeren moet er een totaalbeeld beschikbaar zijn van welke gebouwen de gemeente allemaal in eigendom heeft en welke ze huurt van derden (ten behoeve van eigen diensten of doelgroepen van beleid). De gemeente kan (en moet) vervolgens beslissen welke panden ze wil houden en welke ze wil afstoten. Dit zal onderdeel moeten zijn van een beleidskader met betrekking tot gebouwen/accommodaties, te ontwikkelen door de dienst Beleid. Voor de panden die ze wil houden moet bepaald worden welke onderhoudswerkzaamheden gedaan moeten worden om ze in de gewenste staat te krijgen en te houden. Hiervoor moeten dan mogelijk extra middelen beschikbaar worden gesteld. • Budgetten Als de rol van de afdeling BOZ duidelijk is moet er een eenduidige afspraak komen over hoe men om wenst te gaan met de budgetten voor onderhoud. Onderhoud brengt kosten met zich mee, die gedekt moeten worden. Indien wordt gekozen voor de afdeling BOZ in de rol van vastgoedbeheerder dan is te overwegen om een verhuurder-huurderconstructie aan te gaan. De afdeling BOZ is in dat geval de verhuurder. De gebruikers van de gebouwen (gemeentelijke diensten, doelgroepen van beleid en derden) zijn dan de huurders. Er moeten dan schriftelijke huurovereenkomsten worden opgesteld tussen huurder en verhuurder waarin precies wordt vermeld wat voor rekening van de huurder komt en wat voor rekening van de verhuurder. In dat geval moeten de huurders (en dus ook de diensten) huur gaan betalen aan de afdeling BOZ voor de gemeentelijke gebouwen waar zij gebruik van maken. De diensten kunnen die huurprijs betalen uit hun eigen (onderhouds)budget. Zij weten dan van tevoren waar ze aan toe zijn en wat ze van de afdeling BOZ mogen verwachten en kunnen haar daar op aanspreken. De afdeling BOZ heeft de huur als inkomst en de werkelijke onderhoudskosten als last daar tegenover. De afdeling BOZ zou minimaal kostendekkende huurprijzen in rekening moeten brengen. Als de doelgroepen van beleid de huur niet kunnen betalen dan zouden ze subsidie moeten kunnen krijgen van de dienst Beleid of Publiek. Dat is afhankelijk van het accommodatiebeleid dat ontwikkeld moet worden door de dienst Beleid. • Exploitatielasten per gebouw Bereken per gebouw de exploitatielasten. Per gebouw kan dan gekeken worden waar deze lasten uit gedekt zouden moeten worden. Daaruit kan afgeleid worden hoe hoog de huurprijs zou moeten zijn, wil deze kostendekkend zijn (indien huur van toepassing is). • Contracten Stel met iedere huurder een schriftelijk huurcontract op en maak een beslissing of de huur marktconform en/ of kostendekkend moet zijn. Maak duidelijke afspraken over welke onderhoudswerkzaamheden voor rekening komen van de huurder en welke voor de verhuurder. Dit maakt de onderhoudskosten beheersbaar. Stel ook contractafspraken op tussen de opdrachtgevende afdelingen en de opdrachtnemende afdeling. Je kunt elkaar dan houden aan de gemaakte afspraken en dit bevordert de doelmatigheid en doeltreffendheid.

27

• Homerun Maak meer gebruik van de mogelijkheden van het systeem Homerun. Homerun kan gebruikt worden voor het hele traject van gebouwgegevens verzamelen, meerjarenbegrotingen opstellen, bewaken geplande activiteiten, bewaken jaarbudgetten, kengetallen t.b.v. financiële analyses. In homerun kan per gebouw een meerjarenonderhoudsplanning gemaakt worden rekening houdend met de gewenste staat van onderhoud en de prestatie-eisen uit wet- en regelgeving en specifieke gebruikerswensen. De meerjarenonderhoudsplanning kan dan als basis dienen voor de onderhoudsvoorziening. •

Eigendomsregistratiesysteem (in geval gekozen wordt voor de rol van vastgoedbeheerder) Voer een eigendomsregistratiesysteem in waarin: o Alle gebouwen die de gemeente bezit of huurt zijn opgenomen o Per gebouw is aangegeven wie de eigenaar is o Per gebouw is aangegeven wie het gebouw gebruikt (gemeente zelf, doelgroepen van beleid of derden) o Per gebouw is aangegeven of huur in rekening wordt gebracht en zo ja hoeveel en wie verantwoordelijk is voor de bepaling van de hoogte van de huur en het innen van de huur o Per gebouw is aangegeven welke contracten eraan ten grondslag liggen en wanneer deze contracten aflopen/verlengd moeten worden en wie contractbeheerder is o Per gebouw is vastgelegd wat de gebruikersafspraken zijn en tot wanneer deze afspraken gelden en wie contactpersoon is vanuit de gemeente o Per gebouw de toekomstige bestemming is aangegeven o Per gebouw de boekwaarde, de verzekerde waarde en de WOZ-waarde is aangegeven (het mooiste zou zijn als dit eigendomsregistratiesysteem gekoppeld zou kunnen worden aan de systemen van belastingen, burgerlijke stand en Fis4all) Als deze informatie versnipperd aanwezig is op diverse afdelingen en er geen totaaloverzicht is, wordt het doelmatig en doeltreffend werken bemoeilijkt. De informatie is benodigd om het beheer uit te kunnen voeren. Omdat Homerun niet als zodanig kan functioneren wordt getracht de oplossing te vinden in het aan te schaffen facilitair management informatiesysteem.

•

Meerjarenonderhoudsplanning Om een goede start te kunnen maken met gebouwenbeheer zal de staat van onderhoud per gebouw in beeld moeten worden gebracht. Daarvoor is de eerder genoemde langetermijnvisie ook van belang.

•

Inrichting financiële administratie Het is aan te bevelen om het financiële systeem in te richten conform de indeling van de onderhoudsplannen. Dit betekent dat de kosten per gebouw zullen moeten worden geboekt en per kostencategorie zoals die ook worden genoemd in de onderhoudsplanning. Er kan dan bewaking plaatsvinden van de werkelijke kosten van een gebouw ten opzichte van de planning. Per gebouw is dan inzichtelijk welke kosten ermee samenhangen.

•

Meerjarig Investeringsplan (MIP) Om een goed financieel verantwoord meerjarenbeleid ten aanzien van de in beheer zijnde gemeentelijke gebouwen te kunnen voeren, is een duidelijk zicht op toekomstige investeringen van groot belang. In het Meerjarig Investeringsplan (MIP) wordt aangegeven welke investeringen over een bepaalde periode van op dit moment vijf jaar worden voorzien en hoe de financiering en de dekking is geregeld. Het gaat hierbij om gehele of gedeeltelijke renovaties, aanpassingen aan gebouwen en volledige vervanging van gebouwen. Het MIP wordt gehanteerd als een dynamisch plan. Dit betekent dat het plan op basis van voortschrijdend inzicht continu aan veranderingen onderhevig is.

•

Aanbevelingen met betrekking tot het proces inkoop en aanbesteding Om in de toekomst te voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en getrouw beeld zou bij elke inkoop de vraag moeten worden gesteld of aanbesteding aan de orde is. Als dat het geval is moet van de betreffende inkoop een contractdossier worden aangelegd en moet de checklist inkoop en aanbesteding (zie nota inkoop- en aanbestedingsbeleid en de daarbij behorende procesbeschrijving) worden ingevuld en toegevoegd aan het dossier. Alle genoemde zaken in de checklist moeten in het contractdossier worden opgeborgen.

28

Denk hierbij aan: o Een definitieve raming van de kosten t.b.v. de bepaling van de aanbestedingsvorm welke is vastgesteld door de opdrachtgever; o Motivatie voor de keuze van de (potentiële) opdrachtnemer(s); o Expliciet documenteren van de waarnemingen en deze in het dossier opnemen; o Inkoopvoorwaarden van toepassing verklaren (de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Emmen); o Expliciet leveranciersbeleid ontwikkelen.

29

Literatuurlijst -

R. Steenbakkers, Beleidsplan Beheer en Onderhoud Gemeentelijke Gebouwen, Gemeente Schijndel, afdeling Facilitaire Zaken, maart 2004

-

BD/OWT/ Gebouwen, Nota Gebouwenbeheer, visie op het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke gebouwen, gedetailleerde versie, Gemeente Tilburg, februari 2003

-

Raadscommissie Financiële Beheerszaken, Beheer onroerende zaken, rapport, Gemeente Ede, november 1997

-

Vastgoedbedrijf Enschede, Vastgoednota, Gemeente Enschede, 2005

-

Annie-Marie van der Spek, De noodzaak van toekomstgericht gebouwbeheer voor gemeenten, in: Overheid Facilitair, november 2005

-

Algemene Rekenkamer, Onderhoud Rijksgebouwen; een evaluatie van een evaluatie, Den Haag, december 1996

-

M. Wieling en H.J. van Duyn, Rapportage 0-meting INK, Dienst Openbare Werken en gebouwen, Gemeente Emmen, maart 2002

-

Dienst Stadsontwikkeling, afdeling Economie & Vastgoed, Grond voor de complete stad, kadernota grondbeleid gemeente Emmen 2005, Gemeente Emmen, april 2005

-

G.W.A. Maas & P. Pleunis, Facility management, Strategie en bedrijfsvoering van de facilitaire organisatie, Kluwer BV, 2002

-

G.W.A. Maas & P. Pleunis, Facility management zakboek/ druk 2, Reed Business information, 2004

-

Drs. C.E.J.M. Cransveld MBA, Rechtmatigheid; schieten op bewegend doel, Den Haag, VNG Uitgeverij, 2005

-

Kees Bodewes, Bij modern facilitair management is de vraag van de klant leidend, in: Blik op de Huisvesting, nr. 2. 4 jaargang, NIBAG, mei 2005,

-

Handboek 1 en 3 Accommodatiemanagement en –beheer, Elsevier overheid, februari 2002

-

J. Janssens, Het gebouwenbeheer in de Gemeente Emmen, januari 1993

30

Bijlagen

31

Bijlage 1: Gemeentewet artikel 212 en 213a Artikel 212 1. De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, evenals de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening dient te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. 2. De verordening bevat in ieder geval: a. regels voor waardering en afschrijving van activa; b. grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b, evenals, voor zover deze wordt geheven, voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer; c. regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening. Artikel 213a 1. Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover. 2. Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. 3. Het college stelt de rekenkamer of, indien geen rekenkamer is ingesteld, personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt haar, onderscheidenlijk hen, een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid.

32

Bijlage 2: Overzicht ambtelijke organisatie gemeente Emmen voor 1 juni 2005

College van B & W

Gemeenteraad

Gemeentesecretaris

Griffie

Bestuursstaf (BSTF)

Brandweer (BRW)

Bestuur en Beleid (BEB)

Kabinet (KAB)

Concerncontrol (CCL)

Communicatie (COM)

Regie-unit Organisatie Ontwikkeling (ROO)

Grote Steden Beleid (GSB)

Publiekscontacten en Facilitaire Ondersteuning (PCFO)

Groen Toerisme Milieu en Reiniging (GTMR)

Onderwijs Cultuur Sport en Welzijn (OCSW)

Openbare Werken en Gebouwen (OWEG)

Stadsontwikkeling (STOW)

Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZWH)

Directie/Staf (DIR)

Directie/Staf (DIR)

Directie/Staf (DIR)

Directie/Staf (DIR)

Directie/Staf (DIR)

Directie/Staf (DIR)

Directie (DIR)

Dienstondersteuning (DOS)

Dienstondersteuning (DOS)

Dienstondersteuning (DOS)

Dienstondersteuning (DOS)

Dienstondersteuning (DOS)

Dienstondersteuning (DOS)

Dienstondersteuning (DOS)

Pro-actie/Preventie (P&P)

Belastingen (BEL)

Beleid Planning en Uitvoering (BPU)

Accommodaties (ACC)

Gebouwen (GEB)

Bouwtoezicht (BWT)

Beleidstondersteuning (BOS)

Preparatie (PPA)

Burgerzaken (BUR)

Groen Begraafplaatsen en Landschap (GBL)

Coördinatie Beleid Sportstimulering (CBS)

Onderhoud Openbare Werken (OOW)

Economische Zaken (EZK)

Gemeentelijke Kredietbank (GKB)

Repressie (RPR)

Centrale balie (CEB)

Milieu (MIL)

Kunst en Cultuur (KEC)

Projectbureau Openbare Werken (POW)

Geo-informatie (GEO)

Sociale Zaken Arbeidstoeleiding (SZA)

Informatie en Communicatie Technologie (ICT)

Reiniging (REI)

Onderwijs (OND)

Riolering (RIO)

Grondzaken (GZK)

Sociale Zaken Uitvoering (SZU)

Interne Dienstverlening (IDV)

Welzijn (WEL)

Verkeer Vervoer en Wegen (VVW)

Ruimtelijke Ontwikkeling (ROG)

Voorzieningen gehandicapten (VGH)

Servicebureau Personeelszaken (SPZ)

Zwembaden (ZWB)

Wonen (WON)

Projectbureau RAP (RAP)

Projectmanagementbureau (PMB)

Vrijwilligers Vacaturebank (VVB)

Post Emmer-Compascuum Post Klazienaveen Post Schoonebeek

Financieel Administratie Kantoor (FAK)

33

Bijlage 3: Overzicht ambtelijke organisatie van de Gemeente Emmen na 1 juni 2005

`çääÉÖÉ=î~å=_Ct=E_CtF=

dÉãÉÉåíÉê~~Ç=Eo^^F=

dÉãÉÉåíÉëÉÅêÉí~êáë=Epb`F= dêáÑÑáÉ=EdofF= aáÉåëí=låÇÉêëíÉìåáåÖ=ElkabF= `çåÅÉêåëí~Ñ=E`lk`F= DIR BDB I&I CJZ

Directie Bedrijfsbureau Informatievoorziening & Infrastructuur Communicatie en Juridische zaken

S&M P&O BOZ AKT

Services en Middelen Personeel en Organisatie Beheer Onroerende Zaken Administratiekantoor

STF B&M B&F B&O CCC

aáÉåëí=_ÉäÉáÇ=E_bibF=

aáÉåëí=mìÄäáÉâ=Emr_iF= DIR BDB KCC B&B TOE VRG MZZ AZK WRK IKN

Directie / Staf Bedrijfsbureau Klantencontactcentrum BVB Belastingen en Burgerzaken Toezicht Vergunningen Maatschappelijke zaken en zorg Algemene Zaken Werk Inkomen

= DIR BDB I&B STA BUI

=

=

DIR Directie / Staf B&P Bedrijfsbureau en Projectmanagement Beleidsvoorbereiding SEO Sociaal Economische Ontwikkeling FRO Fysiek Ruimtelijke Ontwikkeling

aáÉåëí=_ÉÇêáàîÉå=E_baoF= DIR BRW BKM OBO SPO

aáÉåëí=dÉÄáÉÇ=Edb_fF=

Staf Bestuurs- en Managementondersteuning Beleid en Financiën Bedrijfsvoering en Organisatie Concerncontrol

Directie Brandweer Centrum Beeldende Kunst en Muzeval Openbaar Onderwijs Sport

afo

Directie / Staf Bedrijfsbureau Inrichting en Beheer Beheer / Onderhoud Emmen Stad Beheer / Onderhoud Emmen Buiten

34