EMMA Handleiding E-mailmarketing
Inleiding “Succesvolle e-mailmarketing campagnes leggen de focus (terug) bij de ontvanger.” Het versturen van e-mailmarketing is nog steeds populair en kan, wanneer goed doordacht, een effectief middel zijn om uw doelgroep te bereiken. We zien echter ook steeds vaker dat berichten niet meer geopend worden, rechtstreeks in de spamfolder belanden of tot, praktisch geen, (extra) conversie leiden. Om effectieve campagnes te lanceren is het belangrijk uw doelgroep te kennen en in te spelen op ontwikkelingen. In deze handleiding nemen we u mee in ons e-mailmarketingpakket EMMA. Stap voor stap nemen we de belangrijkste functies onder de loep en leggen we uit hoe u deze in kunt zetten om succesvolle campagnes te ontwikkelen.
In de komende hoofdstukken leggen we u alles uit over het dashboard, de lijsten, contacten, campagnes, formulieren en rapportages. Loopt u tijdens het bedenken, vormgeven, ontwikkelen en/of versturen van uw campagnes ergens tegen aan of loopt u vast in het proces? Wij denken graag met u mee! Neem gerust contact met ons op bij vragen of om te brainstormen over dé perfecte strategie voor uw organisatie.
OPMERKING Op dit moment wordt de formulier / integratie functie van EMMA nog niet ondersteund op alle websites en CMS systemen. Wilt u gebruik maken van deze functie en twijfelt u of het door u gebruikte systeem aan de voorwaarden voldoet, neem dan even contact met ons op.
Pagina 1 van 38
Inhoudsopgave Inleiding .............................................................................................................................................................................. 1 Inhoudsopgave ................................................................................................................................................................... 2 Kennismaken met EMMA ................................................................................................................................................... 3 Lijsten ................................................................................................................................................................................. 5 Lijsten maken ................................................................................................................................................................. 5 Lijsten Segmenteren....................................................................................................................................................... 7 Lijsten met triggers ......................................................................................................................................................... 8 Contacten ......................................................................................................................................................................... 10 Contacten Importeren ................................................................................................................................................... 10 Exporteer Contacten..................................................................................................................................................... 13 Tips & Tricks ................................................................................................................................................................. 15 Campagnes ...................................................................................................................................................................... 16 Campagne Types ......................................................................................................................................................... 16 Start een campagne ..................................................................................................................................................... 18 Geautomatiseerde Serie............................................................................................................................................... 26 Split-test Campagne ..................................................................................................................................................... 31 Rapporten ......................................................................................................................................................................... 34 Rapporten Bekijken ...................................................................................................................................................... 34 Formulieren....................................................................................................................................................................... 35
Pagina 2 van 38
Kennismaken met EMMA Maak kennis met EMMA, onze e-mailmarketing oplossing voor het MKB. Boordevol functies om het beste uit uw berichten te halen en meer te leren van uw ontvangers, om daarmee succesvolle e-mailmarketing campagnes te lanceren. Wanneer u inlogt, opent zich onderstaand scherm dat wij het dashboard noemen. U vindt hier een kort overzicht van concepten en reeds verzonden campagnes, over-all statistieken van het systeem, de recente activiteiten stroom en een menu dat verwijst naar de andere delen van de applicatie.
Het hoofdmenu:
Bovenaan vindt u het hoofdmenu, hiervandaan navigeert u naar de belangrijkste onderdelen van EMMA, te weten: lijsten, campagnes, contacten, integratie en rapporten.
Logo:
Het logo bovenaan de pagina brengt u terug naar het dashboard. Bent u ergens in de functies de weg kwijtgeraakt, brengt deze knop u altijd terug naar het centrale dashboard.
Maak nieuwe campagne: Is uw systeem ingericht met lijsten en contacten, dan zal dit de meest gebruikte functie zijn. Hiermee u stelt u direct een nieuwe campagne op.
Pagina 3 van 38
Campagnes:
De drie meest recente “Campagne concepten” worden getoond en door hier op te klikken navigeert u er direct naar toe. Hetzelfde geldt voor “Recente campagnes”, deze links brengen u direct naar de rapportage van de campagne.
Het account:
Rechtsboven staan de knoppen “Status” en “Account” welke u respectievelijk actuele statusmeldingen geven en toegang tot de accountinstellingen. In geval van storingen of wanneer uw berichtenlimiet bereikt is, wordt dat hier getoond. Onder account past u uw eigen gegevens aan en kunt u accounts voor collega’s of derden aan maken. Deze kunt u bepaalde restricties opleggen door middel van de zogenaamde ‘admin groepen’, indien gewenst
helpen wij u hierbij.
Credits:
Zowel onder “Status” (rechtsboven) als ook onder “Uw Account” linksonder vindt u het aantal berichten dat u nog kunt versturen. Bij de aanschaf van EMMA heeft u een tegoed van 7.500 stuks gekregen. Nieuwe credits kunt u bij onze supportdesk bestellen via
[email protected] of door te bellen naar 078-6811501.
In de volgende hoofdstukken lichten we de belangrijkste functies van EMMA nader toe. De meer geavanceerde functionaliteit wordt in deze handleiding niet behandeld. Indien u hierin geïnteresseerd in bent, raden wij u aan contact met ons op te nemen.
Pagina 4 van 38
Lijsten Om een campagne te kunnen versturen, heeft u lijsten nodig waar contacten in staan. Daar waar de Contactensectie van EMMA een grote kaartenbak met adressen is, is de Lijstensectie dé plek bij uitstek om te sorteren en groepen aan te maken. Verdeel uw contacten bijvoorbeeld in doelgroepen op basis van interesse, type klant , taal of land. Vormen contacten de basis van uw e-mailmarketing oplossing, lijsten zijn het startpunt van elke nieuwe of bestaande campagne.
Lijsten maken In de lijsten sectie maakt u (sub)doelgroepen binnen uw contacten. Om een nieuwe lijst te maken klikt u in het hoofdmenu op “Lijsten” en vervolgens op “Maak nieuwe lijst”. De eerste keer staat deze knop groot in uw scherm, daarna aan de rechterkant in het zijmenu.
Pagina 5 van 38
Geef deze nieuwe lijst vervolgens een naam en vul uw bedrijfsgegevens in. Dit is een vereiste en zal bij iedere campagne die u verstuurd gebruikt worden. Klik vervolgens op de “Maak lijst” om een nieuwe lijst toe te voegen.
*U kunt ook een eerder ingevoerd adres gebruiken of een nieuw adres toevoegen.*
Heeft u een lijst toegevoegd, dan komt deze in het overzicht te staan en kunt u deze gebruiken in het systeem. U kunt hier nu nieuwe contactpersonen aan toe voegen.
Pagina 6 van 38
Lijsten segmenteren Binnen uw lijsten is het mogelijk om segmenten aan te maken. Zo kunt u bijvoorbeeld een subgroep maken op basis van woonplaats, leeftijd of interesse. Dit kan handig zijn wanneer u berichten naar de groep als geheel wilt sturen, maar ook de mogelijkheid open wilt laten om doelgerichter te werk wilt gaan. Ga naar het tabblad “Lijsten” in het hoofdmenu om een nieuw segment aan te maken. Rechts bovenin ziet u bij elke lijst “segment” staan, hier klikt u op. Er verschijnt nu een knop “Nieuwe Segmenten” en/of “Eerder Toegevoegde Segmenten”.
Vul de naam van het nieuwe segment in en klik op de groene knop om het segment aan te maken. Hierna wordt u doorgestuurd naar een nieuwe pagina. Stel in voor welke lijst het segment actief moet worden en welke voorwaarden u stelt. Is alles naar wens ingesteld, klik dan op “opslaan”.
U heeft nu een segment gemaakt voor de geselecteerde lijsten.
Pagina 7 van 38
Lijsten met triggers EMMA biedt een hoge mate van automatisering op het gebied van interactie met uw contacten. Eén van de mogelijkheden hiervoor is het toevoegen van triggers (geautomatiseerde acties op basis van een handeling van uw contact) op uw lijsten. Hiermee wordt het bijvoorbeeld mogelijk om een nieuwe aanmelder automatisch een welkomstbericht te sturen, contactpersonen in één handeling aan meerdere lijsten toe te voegen of hem te bedanken wanneer hij een campagne doorstuurt aan een vriend.
Het systeem biedt u de mogelijkheid om op lijsten een aantal gestandaardiseerde triggers aan te zetten. Om dit te doen gaat u naar het tabblad “Lijsten”, vervolgens klikt u op “Automatisering”.
Er verschijnt nu een scherm met de keuze uit ”Een reeks van meerdere acties” of ”een enkele actie/trigger”. Klik op de enkele actie/trigger. In het geopende scherm kunt u zelf acties toevoegen. Klik op toevoegen om een nieuwe trigger te maken.
In dit venster is het tevens mogelijk om bestaande triggers aan te passen.
Pagina 8 van 38
In het geopende scherm geeft u de trigger een naam en geeft u de details van de actie op. Deze functie heeft een aantal standaardacties welke u hieronder ziet. Het systeem hanteert het ALS / DAN principe: ALS uw contact iets doet, DAN koppelt u daar een actie aan. Heeft u de trigger naar wens samengesteld, klik dan op “Toevoegen” om hem op te slaan.
Het werken met triggers en andere geautomatiseerde acties geeft u de mogelijkheid om een hoge mate van interactie met uw doelgroep te bereiken. Indien gewenst helpen wij u graag met het inrichten van een systeem dat perfect aansluit op uw wensen en behoeften.
Pagina 9 van 38
Contacten Binnen EMMA staan uw contacten/ontvangers centraal. Zij vormen de basis voor alle lijsten, segmenten, triggers en campagnes. Het systeem is om deze contacten heen gebouwd en gedurende de gebruiksperiode leert u steeds meer over ze. Gegevens worden aangevuld, hetgeen u in staat stelt uw doelgroep van steeds relevantere informatie te voorzien. Dit is essentieel voor het lanceren van effectieve en succesvolle campagnes. Het toevoegen van contacten aan EMMA kan op een aantal manieren, die hieronder behandeld worden.
Contacten importeren Om snel één of twee contacten toe te voegen, klikt u onderaan de contacten pagina op “Toevoegen”. Er opent zich een scherm waarin u snel een nieuw persoon toe kunt voegen. Deze functie is ideaal om snel iemand toe te voegen, bij grotere aantallen is het echter handiger om te kiezen voor “Importeer contacten”. Deze knop vindt u in het menu aan de rechterkant van de applicatie.
Er wordt nu een scherm weergegeven waarin u een aantal mogelijkheden krijgt om in één keer een groter aantal contacten te importeren. Dit kan door middel van: 1.
het importeren met een CSV bestand
2.
Het importeren via een andere service zoals Google Contacts, Batchbook, Bigcommerce etc.
3.
het importeren door te ”kopiëren & plakken”.
Pagina 10 van 38
Kies uw methode en geef aan, aan welke lijst u deze nieuwe contacten toe wilt voegen. Het is hierbij mogelijk om in één keer meerdere lijsten (aan te) vullen. In dat geval klikt u gewoon meerdere lijsten aan, i. Is een lijst groen gekleurd, dan worden de nieuwe contacten hieraan toegevoegd.
Bij de importeer actie heeft u de keuze uit een aantal geavanceerde opties: •
Importeer als Actief contact: importeert als een actieve gebruiker. Als uw contacten zich al een keer hebben uitgeschreven dan zullen ze niet als actief toegevoegd worden.
•
Importeer als uitgeschreven contact: Importeert contacten als uitgeschreven.
•
Importeer als uitgesloten E-mailadres: Importeert contacten als uitgesloten
•
Update bestaande contacten tijdens het importeren: Deze optie zorgt ervoor zodra u een dezelfde contact toevoegt alle instellingen die u toewijst bijgewerkt worden bij het contact.
Zodra u klaar bent klikt u op volgende.
Pagina 11 van 38
Gaat u contacten importeren, dan krijgt u te maken met twee overzichten die gecombineerd moeten worden, namelijk uw CSV bestand met nieuwe contacten en de lijst in EMMA. Tijdens deze stap geeft u aan hoe de velden uit het geïmporteerde bestand worden gekoppeld aan de lijst.
Aan de linkerkant ziet u de kolommen zoals deze zijn opgenomen in het geïmporteerde bestand (een kolom wordt gedefinieerd door de komma’s die u bij het Kopiëren & Plakken of in uw .CSV bestand aangegeven heeft). Aan de rechterkant geeft u aan, in welke velden van de lijst u de gegevens wilt importeren. Naast de vaste velden van een lijst, heeft u de mogelijkheid om een nieuw veld toe te voegen. Dit kan door onder aan de lijst op ”Voeg een nieuw veld toe” te klikken. Zodra u klaar bent met velden matchen klikt u op “Nu Importeren”. Na het importeren kunt een rapport bekijken door op de toon rapport knop te klikken. Hier krijgt u een rapport te zien en daarbij ook eventuele foutmelding met uitleg waarom het fout is gegaan. Indien u problemen ondervindt met het importeren, neem dan gerust contact met ons op.
Pagina 12 van 38
Exporteer contacten Uw lijsten en de verzamelde informatie in EMMA kan waardevol zijn om op andere plaatsen te gebruiken. Dit kunt u doen door de gegevens te exporteren. U vindt deze functie onder het tabblad “Contacten”. Daar kiest u de gewenste lijst en welk soort contacten u wilt exporteren. De verschillende opties zijn actieve contacten (deze ontvangen uw campagnes), onbevestigde contacten (hebben hun inschrijving nog niet bevestigd), uitgeschreven contacten (ontvangen de campagnes niet meer) of gebounced (campagnes komen niet aan, kan het geval zijn bij een verkeerd of niet meer actief emailadres) Daarna kiest u “Exporteren”. U krijgt nu een .CSV bestand welke u openen via Kladblok of Microsoft Excel.
U kunt uw contacten ook exporteren op basis van de gedefinieerde Segmenten. Om op deze manier uw contacten te
exporteren, gaat u naar het tabblad “Lijsten”. Hier vindt u rechtsboven per lijst de knop “Segment(s)”.
Pagina 13 van 38
Klik op het gewenste segment en vervolgens op “Contactpersonen bekijken”. Hier vindt u alle contactpersonen die onder dit segment vallen.
Klikt u nu op exporteren wordt de lijst gegenereerd en krijgt u een .CSV bestand van alle contactpersonen die onder het gekozen segment vallen.
Pagina 14 van 38
Tips & Tricks Uw contacten vormen de basis van succesvolle e-mailmarketing campagnes, het is daarom van belang om te werken aan het opbouwen van een eigen contactenlijst. Hierbij kunt u zich het beste richten op kwaliteit in plaats van kwantiteit. Hoe relevanter de gestuurde informatie is voor de ontvanger, hoe groter de kans dat hij door gaat klikken en dit wellicht in de toekomst tot een stijging in uw verkopen gaat leiden. Het opbouwen van uw ontvangerslijsten kan op de volgende manieren. Via uw website: heeft u een nieuwscategorie op uw website, waar u artikelen plaatst, dan kan het zomaar zijn dat mensen u willen gaan volgen. Dit kunt u faciliteren door mensen de mogelijkheid te geven zich te abonneren op uw nieuwsbrieven. Om hier gebruik van te maken gebruikt u de formulierenfunctie van EMMA. Zo kunnen contacten zich aanmelden. Hoe u formulieren kunt aanmaken vindt u in het laatste hoofdstuk. Gaat u naar netwerkborrels: voer dan de ontvangen visitekaartjes in om uw nieuwe contacten op de hoogte te houden. Indien wenselijk kan het eerste bericht de vraag bevatten of men de nieuwsbrief wel wil ontvangen in de toekomst, zo voorkomt u veel irritatie en werkt u aan een lijst met ontvangers die echt geïnteresseerd zijn in wat u te vertellen heeft. U zou ook een formulier kunnen maken dat u op uw smartphone in kunt vullen, dan is dit ter plekke te regelen. Hierbij moet wel een opt-in regeling getroffen worden. Het is namelijk bij wet verplicht om ontvangers te vragen of ze zich echt willen aanmelden voor een nieuwsbrief. Mond-tot-mond, of in dit geval e-mail-tot-e-mail, is nog steeds één van de meest waardevolle vormen van promotie. Indien mensen uw nieuwsbericht doorsturen naar anderen is de kans groot dat deze meer tijd aan uw bericht zullen besteden dan wanneer ze “koud” benaderd worden. Naast de een goede basis (professioneel ogende, goed vormgegeven berichten met pakkende teksten) biedt EMMA tools om het doorsturen aan te moedigen en te belonen. Door middel van triggers en automatiseringen kunt u mensen bedanken en eventueel extra’s toekennen. Helemaal actueel en “hot” op dit moment zijn de sociale netwerken als Twitter, Facebook, Pinterest etc. Wanneer deze op de juiste manier gebruikt worden, kunnen ze een waardevolle aanvulling op uw e-mailmarketing vormen. Door informatie, artikelen, acties etc. op social media te plaatsen kunnen mensen op een laagdrempelige manier kennis met uw organisatie maken, zijn ze geïnteresseerd dan biedt u de mogelijkheid tot aanmelding op de nieuwsbrief. In EMMA zitten standaardopties om te koppelen met uw profielen. Daarnaast kunnen berichten gedeeld worden op social media, waardoor het bereik ervan zich verder uitbreidt door middel van uw ontvangers.
Pagina 15 van 38
Campagnes Het versturen van berichten naar uw contacten kan in EMMA door middel van campagnes. In het volgende hoofdstuk vertellen we alles wat u moet weten. Van de verschillende soorten campagnes, tot het opmaken en verzenden.
Campagne types Elke eerste stap bij het creëren van een nieuwe campagne, is de keuze van het juiste type campagne. Binnen EMMA zijn een aantal standaard opties gedefinieerd die we hieronder nader toe zullen lichten.
Standaard campagne Dit is het meest gebruikte type, een standaard campagne is een bericht dat één keer verstuurd wordt. U kiest dit type wanneer er eenmalig een bericht verstuurd wordt. Alle campagnes zonder automatisering zijn op dit type gebaseerd. Meestal heeft een campagne een eigen unieke inhoud dat met dit type opgesteld kan worden. Geautomatiseerde serie Meer interactie met uw contacten kunt u vormgeven door middel van geautomatiseerde campagnes. Dit type reageert op handelingen van uw ontvangers (bijvoorbeeld het openen of doorsturen van een bericht). Door middel van een stroomschema, geeft u reacties op die kunnen volgen op de actie van een contact. Auto-responder campagne De auto-responder campagne maakt het mogelijk geautomatiseerde campagnes te versturen. Op basis van data en tijd reageert EMMA op bepaalde handelingen. Schrijft iemand zich in of uit, deelt hij een campagne met een vriend of via social media dan kunt u hem een bericht sturen. Indien gewenst kunnen parameters als reactie tijd/periode ingesteld worden (bijvoorbeeld 30 minuten of 1 maand nadat iemand zich heeft aangemeld).
Pagina 16 van 38
Split-test campagne Het werken met campagnes en (e-mail)marketing in het algemeen is en blijft veel uitproberen. Wat voor onze doelgroep werkt, kan vrijwel geen effect hebben op uw ontvangers en vice versa. De Split-test campagne is bedoeld om te testen wat voor uw groep het beste werkt. Dit type stelt u in staat om (kleine) verschillen in campagnes te maken en naar uw lijsten te versturen. Het werkt het beste om met een 50/50 verdeling een campagne te versturen en vervolgens in de gaten te houden wat de reacties zijn.
EMMA biedt ook de optie om een campagne eerst naar een bepaald percentage van uw lijst te sturen met de functie "Bepaal (en verzend op basis van) de winnaar". Deze functie geeft u de mogelijkheid om 2 verschillende berichten eerst naar bijvoorbeeld 10% van uw contacten in de lijst te versturen. De email met de beste response wordt (bijvoorbeeld aantal keer dat hij in 2 dagen geopend is) naar de resterende 90% verstuurd. RSS getriggerde campagne De RSS Campagne is in principe ook een geautomatiseerd bericht, maar dan getriggerd door een externe factor. Na het opzetten van een campagne zal EMMA op basis van het interval die u heeft ingesteld in het "Opsomming & Opties" menu de RSS feed checken. Wanneer een nieuw bericht aan de RSS feed wordt toegevoegd, zal EMMA de RSS feeds van uw RSS site toevoegen aan een bericht en aan de geselecteerde lijst sturen.
Op datum gebaseerde campagne Dit type lijkt op Auto-responder campagne, alleen is deze niet gebaseerd op inschrijfdatum of -tijd maar op een door u gedefinieerd veld. Dit veld kan voor een lijst worden ingesteld zodra er contacten worden toegevoegd. Denk hierbij een verjaardagen, jubilea en andere speciale data. Dit type wordt gebruikt om op deze data een bericht aan uw relaties te sturen. Alleen-tekst campagne De Alleen-tekst campagne bevat alleen tekst en daarmee biedt deze geen enkele mogelijkheid om de campagne op te maken, dan wel te volgen (m.b.t. het aantal opens/clicks etc.). In de meeste gevallen adviseren wij om een Standaard campagne te versturen want deze bevat zowel HTML en tekst versies.
Pagina 17 van 38
Start een campagne Om een nieuw bericht aan uw ontvangers te sturen doorloopt u de volgende stappen. 1. Start een nieuwe campagne Hiervoor gaat u naar het tabblad “Campagnes” en vervolgens kiest u “Maak een nieuwe campagne”.
2. Naam & Type Geef uw campagne een naam (deze is niet zichtbaar voor uw contacten) en kies het type dat u aan wilt maken. In dit voorbeeld gebruiken we een standaard campagne en noemen we onze campagne “Bespaar nu op onze producten”. Klik daarna op volgende om naar de volgende stap te gaan.
Pagina 18 van 38
3. Kies een lijst. Bij deze pagina kiest u de lijst (of lijsten) waar de campagne naar toe gestuurd moet worden. U kunt ook bepaalde segmenten binnen een lijst selecteren. Wij zullen hier 1 lijst selecteren. Klik op “Volgende” zodra u klaar bent.
4. Kies een template In het volgende tabblad kiest u de gewenste template. Deze zijn onderverdeeld in “Designer Templates, Basic Templates en Campagnes uit het verleden.”
Designer templates:
bij deze templates hoeft u zelf enkel teksten en afbeeldingen toe te voegen.
Basic Templates:
deze templates zijn bedoeld om uw eigen stijl vorm te geven, er is minder voorgedefinieerd en verschaft meer vrijheid om zelf uw berichten op te maken.
Campagnes uit het verleden:
de campagnes die u eerder gemaakt heeft, worden hier bewaard zodat u ze snel en eenvoudig opnieuw kunt gebruiken.
Indien gewenst maken wij bij het inrichten van EMMA een template op in uw eigen huisstijl. Neem voor de mogelijkheden contact met ons op.
Pagina 19 van 38
5. Geef de verzenddetails op In het volgende pop-up venster geeft u de verzenddetails van de campagne op. De naam, het verzendadres en onderwerp wat u hier invult, zullen voor de ontvangers zichtbaar zijn. Klik daarna op “Ga verder”.
6. Pas uw campagne aan Tijdens deze stap kunt u het design en inhoud van uw campagne aanpassen. De editor die gebruikt wordt in EMMA heeft een “Drag ‘n drop” aanpak, dit maakt het mogelijk om eenvoudig en snel elementen te vervangen, verdwijderen of toe te voegen.
Pagina 20 van 38
7. De achtergrond en stijlen aanpassen Aan de rechterkant heeft u onder “Stijl opties” de mogelijkheid om een aantal stijlen (achtergrond, tekst etc.) van de template aan te passen of u kiest één van de voorgedefinieerde thema’s.
8. Stijlregio’s Stijlregio’s zijn voorgedefinieerde gebieden in een template waar de stijl van aangepast kan worden. We zullen de achtergrond van de header naar wit veranderen.
Pagina 21 van 38
9. Content (tekst, afbeeldingen & andere inhoud types) Om een nieuw content object (kop, afbeelding, RSS etc.) toe te voegen aan het bericht, beweegt u de muis over het gebied waarin u iets wilt plaatsen. Er zal dan een groen plus-teken zichtbaar worden, wanneer u hier op klikt, krijgt u onderstaande keuzes te zien. Door hier op te klikken wordt een nieuw object toegevoegd (in onderstaand geval hebben wij gekozen voor de optie “Picture” en vervolgens ons logo geselecteerd).
10. Verander de content layout De layout van geplaatste content is aan te passen door middel van de pijltjes links en rechts van het blok. Klikt u hier op dan zal de inhoud van het blok verspringen.
De positie van de content kunt u ook verplaatsen door op het kruisteken met 4 pijltjes linksboven in te klikken. Houdt u de muis vast terwijl u dit doet, wordt het mogelijk om het blok te verplaatsen ten opzichte van andere blokken.
Pagina 22 van 38
11. Opsomming & opties De laatste stap voordat een campagne verstuurd wordt is het tabblad “Opsomming & Opties”. Hier krijgt u een samenvatting van alle details en indien deze naar wens zijn kunt u beginnen met versturen. Controleer deze gegevens goed voordat u op “Verzend nu” klikt.
1 2 3 4 5 6
7
8
1.
Lijst opties:
Geeft aan naar welke lijst(en) de campagne gestuurd wordt en hoeveel contacten dat in totaal zijn. Indien gewenst kunt u op “wijzig” klikken en aanpassingen doen.
2.
Voorvertonen:
Dit leidt u naar een scherm waar u de e-mail die u gaat versturen kunt bekijken.
Compatibility:
Deze functie doet hetzelfde enkel wordt het bericht ook weergegeven in de stijl van bijvoorbeeld Gmail of Outlook (hiervoor zijn additionele credits nodig).
3.
Wijzig:
Maakt het mogelijk om wijzigingen in het bericht aan te brengen.
Lezen/Openen:
Hier heeft u twee opties, Uitschakelen/Inschakelen van Tracking. (Tracking is het bijhouden van bijvoorbeeld aantal geopende e-mails of hoe vaak er op een link wordt geklikt. Opties: Hier krijgt u meer opties over welke onderdelen “getracked” (kijken hoeveel kliks er zijn) moeten worden.
4.
Privacy:
Hier heeft u de mogelijkheid een campagne privé te maken en niet in het publieke overzicht te tonen, hij is dan alleen voor uzelf zichtbaar.
5.
Spamfilter:
EMMA doet een check op uw campagne om te zien of hij door de (meeste) spamfilters heen zal komen. Hoe lager de score van deze test, hoe groter de kans dat uw campagne gewoon aan komt. Klik op “Bekijk details” wordt getoond waarom een bericht al dan niet aangemerkt wordt als spam. Indien u problemen op dit gebied ondervindt, neem dan contact met ons op.
Pagina 23 van 38
6.
Inplannen:
Maakt het mogelijk om een bericht in te plannen, meer hierover in het volgende hoofdstuk.
7.
Test e-mail:
Geef hier een e-mailadres op om een test bericht te ontvangen, u kunt dan controleren of alles goed gaat voor de campagne verstuurd wordt naar uw complete lijst.
8.
Opslaan:
Sla de campagne op om hier op een later tijdstip aan verder te werken.
Is alles naar wens ingesteld, ingevoerd en opgemaakt, dan klikt u op ”Verzend nu” om de campagne te versturen naar uw geselecteerde contacten.
Om zeker te zijn dat u de campagne wilt versturen, wordt een pop-up getoond. Klikt u hier op de groene knop met “Verstuur de campagne nu” dan gaat EMMA de berichten voorbereiden en versturen. Het kan een paar minuten duren voordat de e-mail daadwerkelijk in uw inbox verschijnt.
Pagina 24 van 38
Campagnes inplannen Alles voorbereiden en de campagne inplannen om op een later tijdstip te versturen kan ook in EMMA. Zo kunt u in alle rust het bericht klaar zetten en hem in een drukke tijd geautomatiseerd te laten versturen zonder dat u daar verder naar om hoeft te kijken. EMMA biedt deze mogelijkheid wanneer u in het tabblad “Opsomming & Opties” bent aan gekomen (zie vorige hoofdstuk).
Wanneer u op “inplannen”’ klikt opent zich het volgende scherp waar u de datum en tijd van verzenden in kunt stellen.
Stel hier de datum/tijd in waarop de campagne verzonden moet worden. Houdt er rekening mee dat uw mails vanuit de juiste tijdzone afgerond worden. U kunt ook zien dat de ”Verzend nu” knop veranderd in “Afronden”. Als u klaar bent klikt u op afronden.
U kunt uw Ingeplande campagnes bekijken door naar het tabblad “Campagnes” te gaan. Bij de ingeplande campagne vindt u drie opties.
Uitschakelen:
Als u hierop klikt wordt de ingeplande E-mail uitgeschakeld en wordt deze niet meer verstuurd.
Wijzig:
Pas in instellingen, inhoud of het design van de campagne aan.
Verzend nu:
Indien u er voor kiest om de campagne per direct te versturen.
Pagina 25 van 38
Geautomatiseerde serie Door middel van geautomatiseerde series bent u in staat om een hogere mate van interactie met uw ontvangers te creëren. Wanneer u na een handeling van een contact (bijvoorbeeld het aanmelden voor een nieuwsbrief) meerdere acties uit wilt voeren, is dit het beste te realiseren met een geautomatiseerde serie. Hiermee speelt u direct in op de handelingen van uw contacten.
Om een geautomatiseerde E-mail te maken gaat u naar het tabblad “Campagnes” en maakt u een nieuwe campagne. Hier kiest u het campagne type “Geautomatiseerde serie”.
Automatisering opties legenda:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Pagina 26 van 38
1.
Verstuur e-mail:
verstuur een email bericht naar de ontvanger of derden.
2.
Wacht:
pauzeer de serie voor een bepaalde tijd of op basis van een voorwaarde
3.
Inschrijven:
schrijft het contact in op een bepaalde lijst
4.
Uitschrijven:
schrijft het contact van een bepaalde lijst uit.
5.
Als / anders:
geeft 2 taken als uitgang waarbij de ene tak geldt als de conditie goed is en als deze fout is zal deze naar de andere tak gaan. Condities zijn gebaseerd op acties, velden of locatie. Bijvoorbeeld als u een Nederlandse campagne naar contacten stuurt die in Nederland wonen en een engelse naar contacten in het buitenland, dan gebruikt u de als / anders en dan als conditie het veld Nationaliteit. (Dit veld moet u wel zelf bij uw contacten toevoegen).
6.
Update Contact:
Ververst een detail van een contact. (Bijvoorbeeld: Naam, veld)
7.
Voeg tag toe:
Voegt een tag toe aan een contact. (Tags worden gebruikt om in lijsten contacten te segmenteren)
8.
Verwijder tag:
Verwijdert een tag van een contact.
9.
Notitie toevoegen:
Voegt een notitie toe aan een contact.
10. Verstuur SMS:
Verstuurt een SMS naar een contact.
11. Verwittig iemand:
Verstuurt een notificatie e-mail naar iemand.
12. Start een serie:
Voegt een andere (eerder gemaakte) serie toe aan de serie.
13. Eindig deze serie:
Eindig de serie waar het contact zich in bevind.
14. Eindig andere serie:
Eindig een andere serie waar het contact zich in bevind.
15. Webhook:
Voegt contact gegevens toe aan een specifieke URL die u heeft gemaakt.
Voorbeeldserie Om u een beter beeld te geven van de geautomatiseerde serie, vindt u hieronder een voorbeeld campagne. Start een nieuwe serie door onder “Campagnes” te kiezen voor de “Geautomatiseerde Serie”. Klik vervolgens op “Maak een nieuwe serie”.
Pagina 27 van 38
In ons voorbeeld gaan we een serie maken die reageert op een contact die een formulier invult. Kies hiervoor de actie (“Een formulier invult”) en vervolgens het formulier dat ingevuld moet worden (“Demo Formulier”). Zodra u de keuzes gemaakt heeft klikt u op “OK”.
Onderstaand venster zal zich openen met bovenaan in de groene balk een beschrijving die aangeeft wanneer de serie start. Om een nieuwe actie toe te voegen klikt u op de “+” knop. In dit voorbeeld gaan we een e-mail sturen nadat een contact zich via een formulier heeft aangemeld. Hiervoor kiezen we de actie “Verstuur e-mail”.
Pagina 28 van 38
De eerste actie verschijnt nu in de gele balk binnen de serie. Hierin ziet u onder andere “Select a email” staan. Klik hier op en kies “Maak e-mail” om een nieuwe e-mail te maken.
Vervolgens stelt u een bericht op (de uitleg hiervan vindt u in het hoofdstuk Campagnes). Nadat we de e-mail verstuurd hebben, willen we wel graag weten of deze contactpersoon zijn e-mail ook echt geopend heeft, want anders kunnen we dit contactpersoon wellicht beter uitschrijven voor de lijst.
Voordat we deze keuze maken, geven we het contact 14 dagen de tijd. Hiervoor voegen we een nieuwe actie toe door te klikken op de “+” knop, in het functie overzicht kiezen we voor “Wacht” en stellen de tijd in. Klik op “Opslaan” om de nieuwe actie toe te voegen.
Pagina 29 van 38
De volgende stap in deze voorbeeld-serie, is controleren of het contact zijn e-mail geopend heeft. Vervolgens willen we, afhankelijk van de situatie, een reactie opstellen. Hiervoor maken we gebruik van de “Als / Anders”-functie. De eerste stap hierbij, is aangeven op welke manier we de serie willen splitsen. In ons geval is dat kijken of de persoon zijn e-mail al dan niet geopend heeft. Zodra u gekozen heeft uit één van de voorgedefinieerde acties (in ons geval “Has opened”) en desbetreffende bericht (in ons geval “Dankuwel voor het inschrijven”) klikt u op “Ok”. Door middel van deze actie maken we een tweedeling op basis van het al dan niet openen van de e-mail.
Heeft het contact de e-mail geopend, dan willen we de serie beëindigen en hem in de lijst laten staan. Heeft hij de e-mail echter niet geopend, dan schrijven we hem liever uit. Deze situatie is denkbaar wanneer u een lijst op wilt bouwen met mensen die u berichten ook echt lezen.
In het overzicht vindt u dit terug doordat we de serie aan de linkerkant beëindigen wanneer een contact het e-mailbericht geopend heeft. Is dit niet het geval, dan kiezen we aan de rechterkant voor de functie “Uitschrijven” en selecteren we de lijst waarop we het contact uit willen schrijven. Daarna eindigt de serie en kiezen we gelijknamige functie.
De laatste stap om deze serie te gaan gebruiken is rechtsboven in het venster op “Actief te klikken”, vanaf dat moment zal de serie gaan lopen.
Pagina 30 van 38
Split-test campagne Het opstellen van een campagne blijft veel dingen uitproberen om te kijken wat aanslaat bij uw doelgroep. Handige tools hiervoor zijn de split-test campagnes. Bij dit type stelt u 2 verschillende campagnes over hetzelfde onderwerp op om die vervolgens verdeeld over uw lijst (50/50) te versturen. Dit gebeurt willekeurig en stelt u in staat te bepalen welke campagne het meest effect op uw doelgroep heeft.
Om een Split-test campagne te maken gaat u naar het tabblad “Campagnes” en dan “Maak een nieuwe Campagne”.
Geef de campagne een naam en kies voor het type “Split-test campagne”.
In het volgende venster kiest u de lijst waar u de test naartoe wilt verzenden u aan wat voor test u wilt doen. De keuze is alleen randzaken (zoals onderwerp en afzenderinformatie) of een hele mailing (inclusief andere inhoud).
Kies hierna voor de template die u wilt gebruiken en maak vervolgens het bericht op. Hierbij heeft u de mogelijkheid om meer dan 2 test op te zetten. Kies boven voor “Voeg nieuwe test toe” om meerdere versies te maken.
Pagina 31 van 38
Heeft u deze basisgegevens ingesteld en de berichten opgemaakt dan zijn er daarna twee manieren om uw campagne te testen, namelijk met of zonder winnaar. Kiest u voor de eenvoudige versie zonder winnaar, dan worden de verschillende campagnes naar een evenredig procentueel deel van uw lijst gestuurd. U kunt daarna uit het rapport opmaken welke versie het beste aansloeg bij uw contacten.
Wordt er gekozen voor de meer geavanceerde optie waarbij er een winnaar gekozen wordt, dan verstuurt EMMA een aantal e-mails, kijkt welke het beste resultaat boekt op basis van de door u aangegeven criteria om vervolgens de winnaar naar de rest van de ontvangerslijst te sturen. U kunt de winnaar laten bepalen op basis van het aantal keer dat een bericht opent wordt of de versie waarbij de meeste mensen doorklikken.
Pagina 32 van 38
Rapporten bekijken Heeft u de campagne verzonden dan is deze te volgen via de “Rapporten”. Hier vindt u alle gestuurde berichten en door er op te klikken krijgt u de statistieken van het bericht te zien.
De geopende pagina geeft weer hoe de campagne gescoord heeft. Er wordt echter nog geen inzicht gegeven in de resultaten van de verschillende versies. Om dit te bekijken, klikt u rechtsboven de pagina op het drop-down menu om het gewenste bericht te bekijken.
Pagina 33 van 38
Rapporten Meten is weten, ook als het om e-mailmarketing gaat. Onder rapporten vindt u alle data die verzameld wordt bij het versturen van campagnes. Het aantal mensen dat uw berichten opent, leest, doorklikt en doorstuurt. Maak gebruik van deze functie om te leren van uw ontvangers en berichten nog beter op uw doelgroep af te stemmen.
Rapporten Bekijken Om een rapport te bekijken gaat u naar het tabblad “Rapporten” en klikt u op de campagne waarvan u het rapport wilt inzien.
Hier vindt u alle informatie over hoe de campagne is verlopen. De grote grafiek geeft het aantal geopende campagnes weer. Onderin vindt u hier meer gedetailleerde informatie over het aantal geopende mails, bounces, uitschrijvingen en clicks. Ook vindt u hier de Activiteitstroom van de campagne. Rechts ziet u knoppen staan waar u op kunt klikken om dieper in het rapport te duiken.
Pagina 34 van 38
Formulieren Ten slotte is het mogelijk een integratie met uw website of Facebookpagina, of zelfs een QR-code te verwezenlijken zodat uw contacten direct doorgestuurd worden naar de pagina om zichzelf voor de nieuwsbrief in te schrijven. Dit kunt u doen door formulieren te maken. Ga hiervoor naar het tabblad “integratie" en klik vervolgens op “Maak een nieuw Formulier”.
U geeft het formulier een naam (deze zullen uw contacten niet zien) en u kiest dan ook de lijst waar dit formulier effect of zal hebben. Klik dan op “OK”.
Pagina 35 van 38
Hier kunt u uw eigen formulier bouwen met afbeeldingen, headers en velden. Als u over een veld of header etc. met uw muis gaat, kunt u deze verslepen naar boven of naar onder. Er zijn links van de pagina ook andere opties zoals ‘Thema & Stijl’ en andere instellingen.
Om dit formulier toe te voegen aan uw site of uw Facebook, of een QR-code aan te maken klikt u op “Integreer met uw website”. Om dit te integreren met uw website moet u de HTML code die onder Invoegbare HTML kopiëren en dan plakken op uw website. U kunt dit formulier ook aan uw Facebook toevoegen door de stappen daarbij te volgen.
Pagina 36 van 38
U kunt ook op uw Twitter, Google+ of Facebook een bericht met de link voor het formulier plaatsen.
Pagina 37 van 38
Vragen Heeft u vragen of loopt u ergens tegen aan bij het versturen van uw e-mailmarketing activiteiten, neem dan gerust contact met ons op via
[email protected] of bel naar 078 68 11 501. Wij denken graag met u mee in het opzetten van nieuwe campagnes en ondersteunen waar nodig bij lopende activiteiten.
