ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE monitoring • Ellenőrzés • Monitoring • Értékelés
IT PROJEKT TÉNYEK • Az informatikai projektek 25%-a készül el – határidőre, – a követelményeknek megfelelően, – a tervezett keretösszegen belül maradva maradva. • A pénzügyi keretek túllépése akár 50-200%-os is lehet. • Az új rendszerre való átállás gyakran hetekig/hónapokig tartó frusztráció forrása mind az üzleti partnereknek, mind a munkatársaknak. • A megbízó és informatikai szállítójának együttműködése nem egyszer konfliktusba torkollik. • Egyre több példa van arra, hogy a szerződésteljesítéssel k kapcsolatos l t ké kérdések dé k eldöntése ldö té jjogii út úton ffolytatódik. l t tódik Forrás: o ás IFUA U
A MONITORING ÉS ELLENŐRZÉS
• A monitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment vizsgálhatja a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában. • Az ellenőrzés a folyamatok folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése kiszűrése. • Az értékelés a projekt egészének áttekintése, célja a tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában (relevancia, eredményesség és hatékonyság)
A HÁROM TEVÉKENYSÉG EGYMÁSHOZ VALÓ VISZONYA
Input
Output
Ellenőrzés
Eredmény
Hatás
Jogi és adminisztratív előírások Eredményesség
Monitoring Értékelés
Társadalmi és vállalati elvárások, problémamegoldás
A három tevékenység azonban nem egymás része!
A MONITORING FŐBB JELLEMZŐI
• Hatékony eszköz a menedzsment kezében • Folyamat, nem egyszeri tevékenység • Konkrét, jól meghatározott célja van , információkat gyűjt gyűj a megvalósításra g • Adatokat, vonatkozóan, a kitűzött célokhoz hasonlítja azokat • Felhívja a figyelmet a céloktól való eltérésekre, eltérésekre • ezáltal lehetővé téve a menedzsment számára, h k b k
KINEK VAN SZÜKSÉGE A MONITORING TEVÉKENYSÉGRE? É É Projektgazdák, kedvezményezettek •
SSzüksége ük é van olyan l információkra, i f á iók amelyek l k alapján l já eldöntheti: ldö th ti az adott tevékenység, fejlesztés megvalósítása sikeres-e.
Finanszírozók donor szervezetek Finanszírozók, •
Már a megvalósítás során is hozzájut a programmal kapcsolatos információkhoz;
•
Szükség esetén időben be tud avatkozni;
•
Tisztább képet kap, hogy a támogatott program mennyire járul hozzá saját céljai l teljesüléséhez; l l h
•
Nagyobb az esély a támogatás hatékony felhasználására
AZ ELLENŐRZÉS CÉLJA ELLENŐRZÉS KÖVETELMÉNYEK kijelölt célok, célok feladatok
TÉNYLEGES ÁLLAPOT tények, kialakult helyzet
ÖSSZEHASONLÍTÁS
ÉRTÉKELÉS
INTÉZKEDÉS beavatkozás
AZ ELLENŐRZÉS ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Ö É
• • • • • • • •
Teljesség Rendszeresség Hézagmentesség Törvényesség Racionalitás Hatékonyság M Megalapozottság l tt á A vezetés szolgálata g
ÉRTÉKELÉS – MONITORING TELJESÍTMÉNY Í É
INPUT
RENDSZER
OUTPUT
HATÁS
MONITORING Gazdaságos
Hatékony
Előzetes
Közbenső
Eredményes
Utólagos
A PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS FOGALMA • Ap pénzügyi gy folyamatok y szabályosságának y g folyamatos figyelemmel kísérése, értékelése és jelentése • A pénzügyi műveletek szabályszerűségének vizsgálata i ál és é igazolása i lá • A ffelhasználási z rendszerek, z , szervezetek z z szabályszerűségének ellenőrzése
PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS – PÉNZÜGYI MONITORING
• Pénzügyi monitoring: pénzügyi információk gyűjtése és döntésre alkalmas formában történő prezentálása a menedzsment részére, az eredmények nyomon követése, követése javaslat a szükséges korrekciókra • Pénzügyi ellenőrzés: a pénzügyi folyamatok és műveletek szabályszerűségének vizsgálata, a szabálytalanságok korrigálása
A PÉNZFELHASZNÁLÁS MINŐSÍTÉSE Ő Í É • Relevancia – Fennállnak-e még azok a körülmények, amelyek az eredeti projektet kiváltották, amit eredetileg a projekt meg kívánt oldani? • Eredményesség – Milyen hányadban sikerült a kitűzött célokat elérni? • Hatékonyság – Ez elért eredmények összevetése a felhasznált forrásokkal • Hatás – Ok-okozati összefüggés a tevékenység és az elért változások között
A PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS TÍPUSAI Az ellenőrzés típusai • belső ellenőrzés • külső kül ő ellenőrzés ll ő é • belső audit • külső audit Az ellenőrzés szintje • nemzetközi szintű pénzügyi ellenőrzés • nemzeti szintű pénzügyi ellenőrzés • projekt szintű pénzügyi ellenőrzés
AUDIT TRAIL – ellenőrzési nyomvonal: rendszervizsgálati melynek eredményeképp elkészül a
eszköz,
• projekt lebonyolítási és működési leírása szövegesen szövegesen, • táblázatba foglalva, illetve • folyamatábrával szemléltetve, amely • tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, • továbbá irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és ellenőrzését.
AZ AUDIT TRAIL KÉSZÍTÉSE Fel kell mérni: • az eljárásokat, ljá á k t azok k ffelelőseit; l lő it • a keletkező dokumentumokat, azok kiállítóit; • az alkalmazott adatrögzítő rendszereket; rendszerét, ki ellenőriz ellenőriz, kinek kinek, • az ellenőrzés rendszerét hogyan számol be megállapításairól; • a végrehajtás értékelését értékelését.
AZ AUDIT TRAIL SZERKEZETE • • • • • • •
programok/projektek előterjes előterjesztése, tése programok/projektek p g p j kiválasztása, programok/projektek jóváhagyása, kifi té k adatfeldolgozás, kifizetések, d tf ld l á menedzsment,, ellenőrzések/auditálások/jelentések értékelés
PROJEKTKONTROLL (MONITORING) Négy részfolyamata:
1 Normák rögzítése
4
Korrekciós intézkedések
Információ gyűjtés
2
Elemzés 3
Projektkontroll P j kk ll követelményei: kö l é i – Kontrollrendszer és működtető szervezet legyen összhangban (infoáramlással, módosító döntések hatáskörével) – Legyen L alkalmas lk l nagyobb bb eltérések l é é k előrejelzésére, lő j l é é adjon dj gyors, pontos információt – Elemzés végső megjelenési formája legyen áttekinthető, egyszerűen értelmezhető (táblázatok, (táblázatok grafikonok alkalmazása előnyben!)
PROJEKTKONTROLL (MONITORING) • Eszközei:
– Teljesítmény-felmérési lj í é f l é é i lapok l k (napi, heti, havi stb.) –
beruházási projekteknél tipikus; tevékenység ill. a hozzá tartozó teljesítés j (természetes ( mértékegységben: gy g pl. p m,, m3) feltüntetve – Teljesítményelemzési lapok – előbbiek mellett a tervezett (napi heti, (napi, heti havi) adatok ill. ill készültségi % is megadva
– Erőforráskontroll lapjai: • alvállalkozói teljesítmény lapok • gépidő felhasználási lapok • napi létszámjelentések – Költség és bevételkontroll – információforrás a cég
y a számviteli rendszer és az számviteli rendszere. ((Gyakran ajánlati kalkuláció [norma] szerkezete közötti eltérések miatt tevékenységszintű költségkontroll lehetetlen)
PROJEKTKONTROLL (MONITORING) •
Összefoglalva: a projektkontroll a végrehajtás (teljesítés) nyomonkövetése, kö té valamint l i t a szükséges ük é kkorrekciók k iók megtétele. tét l Ennek során vizsgálni kell: – Tevékenységek időbeni ütemének tartását – Erőforrások E őf á k felhasználásának f lh álá á k alakulását l k lá át – Költségek alakulását, pénzügyi ütemterv realitását – Bevételek alakulását
Munkaóra
I.
II.
III.
IV.
Költség
I.
II.
III.
IV.
(EUR)
tervezett tény
Idő
Eltelt idő
Idő
PROJEKT KONTROLL (MONITORING) • Költségkontroll ellenőrzési lista – Adatok Adatok, információ - elegendő, elegendő használható használható, felesleges jelentések – Emberi erőforrás - létszám sok/kevés, bérezés teljesítménnyel arányos – Beszerzések - mennyiségi/minőségi specifikációk helytállóak, l k d legkedvezőbb őbb ajánlatok já l t k igénybevétele, i é b ét l raktárkészlet ktá ké l t (költ (költség, é avulás, lá helyszükséglet) – Hulladék - minimalizált-e, kezelése miként történik – Eszközök használata – elrendezés hatékonysága/bővíthetősége, anyagfolyam-igényfolyam kompatibilitása – Szolgáltatások g minősége g és költsége g – energia g és telefon,, takarékosság – Utazások – szükségesek-e, módja és időtartama – Fenntartási költségek – üzemzavarok kezelése kezelése, karbantartás ütemezése (kevésbé intenzív periódusokra tenni: kisebb kiesés!) – Termék/szolgáltatás változtatása – milyen mértékben legyen szabványos – Tőkefelhasználás - megfelelő, likviditás
FELÜLVIZSGÁLATOK I. • Kisebb projekteknél egyszerű feladat. Meghatározott időközökben vizsgálják a projekt előrehaladását, eltérésnél helyszíni beavatkozás az érdekeltek tudtával. tudtával • Komplex projektek felülvizsgálata többszörös folyamat: – Kezdeti felülvizsgálat f – előzetes ellenőrzés komplex vagy földrajzilag távol eső projektek elindításakor – Periodikus felülvizsgálat g –p pl. 3-6 havonta: általános állapotfelmérés, kisebb szabályozás vagy javítás lehet a következménye – `Mérföldkő` elérésekor felülvizsgálat g – előre megállapított g p részcélok vagy projekt fázisok elérésekor – Speciális (rendkívüli) felülvizsgálat – pl. tulajdonos kérésére: teljesítési j idő,, átandandók stb. változtatására jelentkező j igény; g y; váratlan esemény – Záró felülvizsgálat – átfogó értékelés, a projekt zárójelentés alapja. pj A p projekt j indításának indokolását igazolja; g j ; költségekről, g , erdményekről informácót ad; szükséges következmény akciókat (follow-up) tárgyalja stb.)
FELÜLVIZSGÁLATOK II. Periodikus felülvizsgálat (a leggyakoribb) elemei: – Előrehaladás áttekintése, áttekintése jelentős események – Stratégia áttekintése a célok/mérföldkövek elérhetőségének szemszögéből – Politikai P litik i helyzet h l t (ahol ( h l ez a projektre j kt befolyást b f l á t jelent) j l t) – Környezeti hatás – Technológiai g helyzetkép y p – Emberi erőforrás helyzete (beleértve munkavédelmet, biztonságot is) – Alvállalkozók/beszállítók teljesítéseinek helyzete – Erőforrások helyzete – Projekt költségvetésének naprakészre hozása, indokok esetleges emelésre – Projekt j k kommunikáció k ik i (belső, (b l külső/PR) k l / ) – Hibák, problémák és javító akciók a nehézségek áthidalására – Jövőbeni tevékenységek áttekintése (és javaslat projekt revízióra, amennyiben ez szükséges)
MÓDOSÍTÁS I. Projektmódosítás j szükségességének g g felmerülésekor az első mérlegelés: – Mi lesz a hatása? • Nem jelentős • Döntő – Mi a módosítási ód ítá i iigény é oka? k ? • Kritikus funkcionális (teljesítmény) eltérés • Megváltozott piaci igények
MÓDOSÍTÁS II. Projektmódosítást kísérő tényezőket (következményeket) elemezni kell: – Projekt életcikl életciklus s nö növekedése ekedése – Új kockázati tényezők megjelenése – Hatással van (lehet) az érintett és a többi projektre is az alábbiak esetleges változása miatt: j támogatottsága g g • Projekt • Törvényi, jogszabályi környezet • Költség/haszon elemzés (érvényét vesztheti!) • Oktatási, képzési igények • Prioritások, ütemezések • Belső/külső biztonsági szempontok • Találmányok/üzleti titkok védettsége
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA • •
•
Mind a monitoring, mind az ellenőrzés, mind pedig az értékelés a terv és tény összehasonlításon alapul. A monitoring, az ellenőrzés és az értékelés természetesen más-más területeket vizsgálnak A pontos definíciók BARNA (2004) meghatározása szerint: vizsgálnak. – Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése. – A monitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment, a döntéshozók vizsgálhatják a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában. – Az értékelés a program egészének áttekintése, célja a tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában. Azaz .. – Az ellenőrzés tehát az inputok és outputok vizsgálatát jelenti, elsősorban a jogi és adminisztratív előírásokra, működési kézikönyvekre támaszkodva. – A monitoring az inputok és az eredmények összehasonlítása, elsősorban az eredményesség vizsgálata vizsgálata, vagyis mennyi eredményt tudunk elérni adott input segítségével. – Az értékelés általában projektfolyamat végén (ex-post) történik. Ebben az esetben a vizsgálat tárgyát az képezi, hogy egy projekt során adott inputokkal milyen hatás érhető el el. A fenti definíció alól kivételt képez a pályázatok értékelése értékelése, hiszen ebben az esetben egy előzetes értékelésről (ex-ante) beszélhetünk. Az ex-ante értékelés (és döntés) a projekt-tervezés után és a megvalósítás előtt történik.
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI
• • •
Ismertesse a ellenőrzés folyamatát! Ismertesse a monitoring folyamatát! Ismertesse a értékelés folyamatát!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET!
