Modul ke:
ELEMEN DAN PROSEDUR GENERAL LEDGER BASED AIS SIKLUS TRANSAKSI AKUNTANSI DAN PENGEMBANGAN SISTEM & TEKNIK DOKUMENTASI
Fakultas
EKONOMI BISNIS
Program Studi
AKUNTANSI http://www.mercubuana.ac.id
Sofyan Halim, SE., M.Ak.
PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI • Setiap organisasi menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi. • Sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. • Informasi adalah data yang berguna yang dioleh sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI • Akuntasi, sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. • Jadi, Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi . • Informasi inilah dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan
Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu : • Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitasentitas lain dan pengumpulan pembayaranpembayaran yang berkaitan.
Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi • Siklus pengeluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. • Siklus produksi. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa. • Siklus keuangan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
SIKLUS TRANSAKSI AKUNTANSI
Sasaran dan Fungsi Siklus Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan,
menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting. Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan : • Mengumpulkan data transaksi • Memproses arus masuk transaksi • Menyimpan data transaksi • Melakukan pengendalian akunting • Menyediakan laporan keuangan • Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi
Sumber Data dan Masukan Sumber • Sistem buku umum menerima masukan dari berbagai macam sumber. • Sumber-sumber masukan buku besar umum adalah transaksi-transaksi keuangan yang secara tradisional telah dimasukkan ke dalam buku besar umum, yaitu : • Tranaksi tidak rutin yang terjadi selama periode akunting. • Transaksi penyesuaian akhir periode yang : (a) berulang
dan (b) tidak berulang. • Transaksi balikan (Reversing transaction).
Sumber Data dan Masukan Bentuk-Bentuk Masukan • Sistem Manual. Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual. • Sistem Berdasarkan Komputer. Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.
Data Base Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan.
Data Base Content dan juga komposisi data base pada umumnya meliputi arsip-arsip berikut ini : • Arsip Induk Buku Besar Umum • Arsip Riwayat Buku Besar Umum • Arsip Induk Pusat Tanggungjawab • Arsip Induk Anggaran • Arsip Format Lapangan Keuangan • Arsip Lembar Jurnal Berjalan • Arsip Riwayat Lembar Jurnal.
Pengendalian SIA Pengendalian Akunting Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sistem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.
Pengendalian SIA Pengendalian Umum • Pengendalian umum yang sesuai adalah : • Organisatoris, fungsi membukukan lembar jurnal ke buku besar umum harus dipisahkan dari fungsi penyiapan dan pengesahan lembar jurnal dan dari fungsi penyiapan neraca percobaan dari buku besar umum. • Dokumentasi harus berdiri setidak-tidaknya atas uraian lengkap bagan perkiraan ditambah dengan pedoman prosedur buku besar umum. • Pelaksanaan operasional, yang mencakup jadwal akhir periode dan penyiapan laporan pengendalian, harus ditetapkan secara jelas. •
Pengendalian SIA Pengendalian Umum Tindakan pengamanan harus dilakukan (untuk sistem online) dengan teknik-teknik seperti: (a) mengharuskan petugas memasukkan kata sandi sebelum mengakses arsip buku besar umum, (b) menggunakan terminal khusus untuk untuk entri data lembar jurnal, (c) menghasilkan laporan audit (log akses) yang memantau entri dan (d) menuangkan buku besar umum ke pita magnetik pendukung.
Pengendalian SIA Pengendalian Transaksi Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada umumnya cukup memadai. • Lembar jurnal yang telah diberi nomor disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai. • Data pada lembar jurnal, seperti nomor perkiraan, diperiksa akurasinya . • Kesalahan yang terdeteksi dalam entri jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum. • Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan.
Pengendalian SIA Pengendalian Transaksi • Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan. • Total jumlah yang dibukukan dari entri jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali yang telah dihitung sebelumnya. • Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk memungkinkan rangkaian audit yang jelas.
Pengendalian SIA Pengendalian Transaksi • Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah benar dan lengkap. • Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada lembar pra-cetak, guna membantu pembukuan. • Neraca percobaan perkiraan buku besar umum disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total diselidiki secara cermat.
Pengendalian SIA Pengendalian Transaksi • Saldo perkiraan kendali buku besar umum direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar pembantu. • Laporan akhir periode khusus dicetak untuk dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan. • Telaah berkala entri jurnal dan laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku besar umum dikaji oleh auditor internal.
Terima Kasih Sofyan Halim, SE., M.Ak
