Bab II Elemen dan Prosedur SIA
Pertanyaan Dalam Merancang SIA 1. Bagaimana mengorganisasi kegiatan agar aktivitas bisnis berjalan dengan efektif dan efisien? 2. Bagaimana mengumpulkan dan memproses data secara efektif dan efisien? 3. Bagaimana menjamin keandalan informasi? 4. Bagaimana mendorong kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku? 5. Bagaimana cara untuk menurunkan risiko bisnis?
Fungsi Utama SIA 1. 2. 3.
4. 5.
Menciptakan aktivitas bisnis yang efektif dan efisien. Mengendalikan aktifitas bisnis secara efektif dan efisien. Mengumpulkan dan mengolah data secara efektif dan efisien. Mengamankan data, informasi, dan aset perusahaan. Menyajikan informasi terpercaya untuk pengambilan keputusan.
Aktivitas Utama Organisasi
INVESTASI/ MODAL Investasi
Perolehan Input
Penjualan
Konversi
Transaksi Dalam Aktivitas Organisasi
Aktivitas Bisnis Investasi/ Modal Perolehan Input
Konversi Penjualan
Transaksi Perolehan modal, penggunaan modal, pengembalian modal Permintaan input, penerimaan input, pencatatan utang, pembayaran utang. Penggunaan bahan baku, tenaga kerja dan biaya overhead. Penerimaan pesanan, pengiriman barang, permintaan pembayaran, dan penerimaan pembayaran.
Siklus Transaksi Transaksi pada aktivitas utama organisasi terjadi secara berulang dan disebut disebut dengan siklus transaksi.
Siklus Pendanaan Pengumpulan dana (kredit/emisi saham), pembayaran dividen, bunga, dan pengembalian utang.
Siklus Pengeluaran Permintaan pembelian, pembelian, penerimaan persediaan, pengeluaran kas, retur pembelian dan potongan pembelian.
Siklus Transaksi Siklus Pendapatan Order pelanggan, penjualan, pengiriman, penerimaan kas, potongan penjualan, retur penjualan dan cadangan retur, kerugian piutang. Siklus Penggajian/SDM Rekrutmen, training, promosi, penghentian, penggajian, dan pajak. Siklus Investasi Pembelian aktiva tetap, investasi jangka pendek dan jangka panjang, penghentian aktiva/ investasi, penerimaan pendapatan investasi.
Contoh-Contoh Kebutuhan Informasi Aktivitas
Keputusan Utama
Kebutuhan Informasi
Perolehan modal
Berapa banyak? Proyeksi arus kas, laporan Investasi atau pinjam? keuangan proforma, dst.
Pembelian gedung dan perlengkapan
Ukuran bangunan? Kebutuhan dana, harga, Jumlah perlengkapan? analisis pasar, peraturan Lokasi? pajak, dst.
Rekrutmen dan pelatihan SDM
Syarat ketrampilan? Integritas? Pelatihan yang diperlukan?
Pembelian persediaan
Model? Jumlah? Analisis pasar, status Pemasok? Manajemen persediaan, kinerja persediaan? pemasok, pembayaran.
Deskripsi tugas, sejarah pelamar, ketrampilan pelamar.
Prosedur dan Dokumen Salah satu fungsi SIA adalah mengolah data secara efektif dan efisien, untuk menjalankan fungsi ini dibutuhkan prosedur dan dokumen. Langkah utama dalam pengolahan data adalah: 1. Merekam data ke dalam dokumen transaksi 2. Mencatat data ke dalam jurnal secara kronologis. 3. Memposting data pada buku jurnal ke dalam buku besar dan buku pembantu, untuk memilah data berdasarkan kelompoknya atau jenis rekeningnya.
Sistem Manual dan Sistem Berbantuan Komputer
Pengolahan data bisa dilakukan secara manual atau berbantuan komputer. Jika pengolahan data dilakukan secara manual disebut dengan SISTEM MANUAL, dan jka pengolahan dengan bantuan komputer, maka rancangan sistem disebut BERBANTUAN KOMPUTER (Computer Based Information Systems).
Peran Akuntan Dalam Perancangan SIA Peran akuntan dalam SIA adalah sebagai arsitek SIA atau sebagai perancang skenario sistem pengolahan dan pelaporan data. Akuntan berkolaborasi dengan ahli di bidang lain, misalnya di bidang teknologi informasi, untuk mewujudkan skenario SIA yang telah dirancangnya.
Dokumen Transaksi • Dokumen transaksi (source documents), adalah media atau formulir, bisa berbentuk kertas atau elektronik (computer screens), berfungsi untuk: Merekam data, mendokumentasikan transaksi, mengotorisasi transaksi, dan memerintahkan kegiatan. Pengendalian transaksi (benomor urut tercetak) Menjamin kelengkapan data, tersedia informasi tercetak (preprinted standard information) serta petunjuk pengisian dan distribusi.
Contoh Dokumen Transaksi Dokumen Transaksi Fungsi Siklus Pendapatan • Order penjualan Mendokumentasikan pesanan pelanggan. • Nota pengiriman Mendokumentasikan pengiriman barang ke pelanggan. • Memo kredit Mendokumentasikan otorisasi penyesuaian penjualan. • Slip setoran Mendokumentasikan setoran kas ke bank.
Dokumen Transaksi Siklus pengeluaran • Permintaan pembelian • Pesanan pembelian • Laporan penerimaan barang Siklus SDM • Kartu jam kerja
Sistem buku besar dan pelaporan • Jurnal voucher
Fungsi Meminta pembelian barang ke bagian pembelian Memesan pembelian ke pemasok Melaporkan penerimaan barang dari pemasok. Mendokumentasikan jam kerja
Mendokumentasikan data transaksi secara kronologis.
Pedoman Perancangan Dokumen Pertimbangan Umum 1. Informasi tercetak dibuat selengkap mungkin. 2. Ukuran kertas dirancang dengan tepat. 3. Tulisan menarik dan informatif. 4. Memenuhi berbagai tujuan penggunaan. 5. Petunjuk pengisian cukup jelas. 6. Formulir tindasan berwarna lain. Bagian atas dokument 1. Nama formulir tertulis dengan jelas. 2. Bernomor urut tercetak (di sudut kanan atas). 3. Jika formulir akan dikirim ke luar perusahaan, nama dan alamat perusahaan tercetak di dalam formulir dengan jelas.
Pedoman Perancangan Dokumen Bagian tengah dokumen 1. Informasi dikelompokkan secara logis. 2. Tersedia cukup ruang untuk mencatat data. 3. Data diurutkan dengan baik. 4. Tersedia penjelasan standar, pengisiannya cukup dengan memberi tanda tertentu. Bagian akhir dokumen 1. Tersedia ruang untuk mencatat disposisi. 2. Tersedia ruang tandatangan untuk otorisasi. 3. Tersedia ruang tanggal disposisi/otorisasi. 4. Tersedia ruang untuk penulisan jumlah. 5. Distribusi tindasan dokumen tertera jelas.
Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu Setiap transaksi dicatat dalam buku jurnal kemudian diposting ke dalam buku besar dan buku pembantu. Jenis Jurnal 1. Jurnal khusus (specialized journals), untuk membukukan transaksi rutin. Jenis jurnal khusus: a. Jurnal pembelian, untuk mencatat pembelian KREDIT. b. Jurnal penjualan, untuk mencatat penjualan KREDIT.
Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu c.
Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat SELURUH TRANSAKSI PENERIMAAN KAS. 2. Jurnal umum (general journal), untuk membukukan transaksi tidak rutin/jarang terjadi, yang tidak bisa di catat dalam jurnal khusus. Buku Besar Buku besar (general ledger) digunakan untuk meringkas transaksi yang telah dicatat di dalam buku jurnal, yang mencakup seluruh rekening aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya.
Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu Buku pembantu (subsidiary ledger) digunakan untuk merinci saldo buku besar yang perlu dirinci, misalnya Piutang Dagang. Buku besar yang berhubungan dengan buku pembantu tertentu disebut rekening kontrol (control account). Buku besar digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, sedangkan buku pembantu digunakan sebagai dasar penyusunan laporan manajerial.
Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu Judul Jurnal Khusus: Jurnal Penjualan Jurnal Penerimaan Kas Jurnal Pembelian Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal Umum Buku Besar Buku Pembantu: Piutang dagang Utang dagang Persediaan Aktiva tetap Rekening Pendapatan Rekening Beban
Kegunaan Untuk mencatat penjualan kredit Untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari berbagai transaksi Untuk mencatat pembelian kredit Untuk mencatat seluruh pengeluaran kas Untuk mencatat transaksi yang tidak rutin serta untuk mencatat jurnal penyesuaian dan jurnal penutup Untuk mengklasifikasi aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya secara keseluruhan. Untuk mencatat detil piutang kepada setiap pelanggan. Untuk mencatat detil utang kepada pemasok. Untuk mencatat detil persediaan. Untuk mencatat detil aktiva tetap Untuk merinci elemen pendapatan (hasil penjualan) Untuk merinci elemen beban
Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan
1. Audit trail atau jejak pembukuan adalah referensi posting (posting reference), untuk memberi identifikasi asal data dan tujuan data, untuk memudahkan pengujian ketepatan pembukuan. 2. Chart of accounts adalah daftar seluruh rekening buku besar dan buku pembantu untuk kepentingan klasifikasi data.
Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan
3. Chart of accounts merupakan sumber data utama dalam proses penyusunan laporan laporan keuangan dan laporan manajerial. Untuk menjamin dapat dipenuhinya berbagai kebutuhan informasi akuntansi, chart of accounts harus dibuat.
Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan 4. Kode dokumen dan kode rekening. Setiap dokumen akuntansi harus diberi kode untuk memudahkan pengarsipan, pengolahan data, serta pengendalian.
Prinsip dasar perancangan kode: • Logis serta mudah diingat • Sesuai dengan karakteristik objek yang diberi kode, misalnya kode urut untuk dokumen yang penggunaannya harus urut nomor.
Jenis Kode 1. Sequential code (kode urut), yaitu kode yang dibuat urut karena dokumen atau objek yang diberi kode akan dikontrol dan diawasi berdasarkan urutannya, contoh: kode untuk cek. 2. Block codes (kode blok), disebut kode blok karena kode diklasifikasi ke dalam beberapa blok, dan setiap blok digunakan untuk memberi kode sekelompok objek tertentu.
Jenis Kode Contoh kode blok: Setiap kelompok rekening diberi jatah satu blok kode, misalnya sebagai berikut: Aktiva lancar 100 – 199 Aktiva tetap 200 – 299 Utang lancar 300 – 399 Utang jangka panjang 400 – 499 Modal saham 500 – 599 Pendapatan 600 – 699 Biaya 700 – 999
Jenis Kode 3. Kode grup (group codes). Dalam kode grup setiap angka merepresentasikan objek tertentu. Contoh: 1 = Aktiva, 11 = Aktiva lancar, 111 = Kas, 112 = Piutang Dagang dst., atau sebagai berikut XXXX-X-XXX, dengan maksud empat angka pertama adalah kode pusat pertanggungjawaban, satu angka di tengah kode anggaran/realisasi, dan tiga angka terakhir untuk buku besar.
Jenis Kode 4. Kode kombinasi (mnemonic codes), adalah kode yang dibuat dengan mengkombinasikan huruf dan angka, dengan tujuan untuk memudahkan pemahaman makna kode. Contoh: AL1 = Aktiva Lancar, Kas dst.
Laporan Manajerial dan Laporan Keuangan 1. Laporan manajerial, adalah laporan yang ditujukan untuk memenuhi kepentingan manajemen.
2. Laporan keuangan, adalah laporan yang terdiri dari laporan rugi-laba, laporan modal, neraca, laporan arus kas, serta pengungkapan laporan keuangan. Laporan keuangan bersifat umum dan terutama ditujukan untuk pemakai eksternal.
Contoh Laporan Manajerial •
•
•
Anggaran (budgets) Anggaran adalah perencanaan yang dinyakatan dalam satuan uang, misalnya: anggaran kas, anggaran biaya tenaga kerja dst. Laporan kinerja (performance reports) Laporan kinerja adalah laporan tentang pencapaian prestasi, berupa perbandingan antara realisasi dengan anggaran atau dengan angka pembanding yang lain. Laporan penjualan per jenis produk, per divisi, per area penjualan dst.
Pengaruh Laporan Terhadap Prilaku
•
•
Management by exception adalah prinsip untuk memaklumi penyimpangan dari anggaran yang bersifat tidak material, dan tidak memerlukan menginvestigasi. Laporan manajerial berpengaruh besar terhadap prilaku, karena manajemen dan staff akan cenderung bekerja secara lebih profesional jika prestasinya akan diukur dan dievaluasi.
Pengendalian Interen • Salah satu fungsi SIA adalah untuk menciptakan pengendalian interen yang efektif. Pengendalian interen adalah sistem yang dirancang untuk memastikan beberapa hal sebagai berikut: – Keandalan laporan: laporan manajerial dan laporan keuangan. – Keamanan aset dan laporan. – Efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi. – Kepatuhan terhadap kebijakan manajemen dan segala peraturan serta hukum yang berlaku.
Elemen-elemen Pokok Pengendalian Interen
• •
•
Kelengkapan dokumentasi Pemisahan fungsi, mencakup: – Fungsi otorisasi – Fungsi pencatatan – Fungsi penyimpanan Keandalan laporan, mencakup: – Laporan manajerial – Laporan keuangan
Bab II Elemen dan Prosedur SIA
