BAB 2 : GENERAL LEDGER

BAB 2 GENERAL LEDGER

BAB 2 : GENERAL LEDGER Tujuan Instruksional Umum Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta dapat : ●

Menjelaskan kegunaan dari Daftar rekening pada Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 Menjelaskan elemen-elemen dari G/L Account Card

●

Menjelaskan elemen-elemen Jendela Chart of Accounts ( the Chart of Accounts window)

●

Menjelaskan fitur budgets pada Microsoft Dynamics NAV 5.0.

●

Menjelaskan elemen-elemen dari jendela Budgets

●

Mempraktekkan proses set up budget secara manual dan menjelaskan proses tambahan budget seperti menghapus entry budget

●

Menjelaskan proses pembuatan budget melalui fungsi Copy Budget

●

Menjelaskan proses pembuatan budget menggunakan fungsi

Export

Budget and Import Budget functions.

Pendahuluan General Ledger adalah area pusat aplikasi pada Microsoft Dynamics NAV 5.0. Pada General Ledger terdapat informasi keuangan yaitu : -

Posted

-

Summarized (ringkasan)

-

Reported (pelaporan)

Pada bagian ini komponen yang akan dibahas yaitu : Chart of Accounts dan Budgets. Melalui Chart of Accounts akses ke rekening-rekening G/L dan rekening saldo, serta Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-1

BAB 2 GENERAL LEDGER fitur budget, pengguna dapat membandingkan antara jumlah aktual dan jumlah budget dengan menggunakan kombinasi dari : -

GL Account

-

Periode

-

Dimensi global

-

Dimensi budget

Sekilas mengenai Daftar Rekening (Chart of Account) Bagian utama dari suatu perusahaan adalah Daftar rekening yang dimilikinya yaitu daftar yang berisi seluruh nomor rekening yang siap untuk diposting. Gunakan jendela Chart of Accounts memasukan dan menampilkan : -

GL Account

-

Saldo Rekening

Semua rekening dapat dibuat melalui: ●

langsung pada jendela Chart of Accounts (pemasukan data lebih cepat)

●

pada jendela the G/L Account Card yaitu mengakses semua field tanpa harus menunjukkan file-file yang disembunyikan pada jendela Chart of Accounts

Berikut ini akan dibahas mengenai field dan tombol-tombol pada G/L dan jendela Chart of Accounts G/L Account Card Overview Pada jendela Chart of Accounts , semua rekening G/L dapat digunakan dan dilihat dalam satu waktu. Terdapat G/L Account Card untuk setiap rekening yang dapat diakses dari jendela Chart of Accounts. Buka satu rekening, kemudian ikuti langkah-langkah berikut : 1. Pada Navigation Pane, klik Financial Management --> General Ledger --> Chart of Accounts. Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-2

BAB 2 GENERAL LEDGER 2. Pilih satu rekening untuk ditampilkan.

Gambar 2.1 GL Account Card Catatan : field-field pada bagian Consolidation dijelaskan pada Multicompany operations -bagian konsolidasi dan, field pada Reporting Tab akan dijelaskan pada bagian A-multicurrency, kedua nya terdapat pada Finance content.

General Tab Field-field berikut ini terdapat pada General tab:

Field

Description

NO.

Penomoran GL Account. Ingat bahwa nomor urut tidak digunakan pada GL Account sehingga nomor ini dimasukkan secara manual

Name

Deskripsi pendek untuk G/L Account.

Income/Balance

Menunjukkan jenis rekening, termasuk rekening rugi laba atau neraca. Field ini penting untuk menentukan rekening-rekening mana yang selesai dibukukan pada akhir tahun fiskal

Debit/Credit

Menunjukkan tipe dari entry (debet atau kredit). Pemilihan ini tidak akan membatasi jenis transaksi yang diposting ke rekening, tapi hanya memperluas kapasitas pelaporan.

Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-3

BAB 2 GENERAL LEDGER Field

Description

Account Type

Field ini menunjukkan rekening tujuan. Pilihannya meliputi : posting : digunakan untuk akumulasi transaksi heading : digunakan hanya untuk tujuan tertentu total : digunakan untuk jumlah sekumpulan rekening, seperti yang telah dijelaskan pada field penjumlahan. Pilihan ini sangat berguna untuk menjumlahkan sekumpulan rekening yang tidak sama klasifikasinya seperti Gross Income Begin total/end total : begin total menandai awal dari account range, end total menandai akhir dari account range. Masing-masing rekening End total memiliki account range pada Totaling Field, range tersebut dapat langsung terhitung atau dimasukkan secara manual

Totaling

Menentukan rekening-rekening yan gakan masuk ke jenis rekening total atau end total

No of blank lines

Untuk menentukan jumlah baris kosong sebelum rekening ditampilkan pada laporan

New page

Untuk menentukan halaman laporan baru dicetak setelah rekening ditampilkan pada laporan

Search name

Digunakan untuk rekening tertentu yang nomor rekening tersebut tidak dapat dipanggil

Balance

Menampilkan saldo akhir dari rekening G/L Klik Assist Button pada field ini untuk mengakses jendela G/L entry

Reconciliation account

Untuk menentukan apakah G/L account termasuk rekening rekonsiliasi Jendela rekonsiliasi diutamakan penggunaannya untuk posting untuk melihat kembali (review) efek dari posting pada jurnal

Automatic ext.test

Jika terpilih, setu up teks tambahan pada rekening akan otomatis ditambahkan pada dokumen penjualan dan pembelian jika tidak terpilih, maka teks tambahan tetap dapat ditambahkan pada dokumen secara manual. Untuk membuat extended text tersebut klik Account --> Extended text

Direct posting


Menunjukkan apakah posting dapat dilakukan secara

2-4


Description langsung ke dalam baris jurnal. Ingat bahwa field ini secara otomatis memeriksa kapan rekening baru dibuat.

Blocked

Jika terpilih, maka akan mencegah dari pemasukan data (posting). Rekening-rekening dapat di kunci (blocked) dan di buka kapan saja diperlukan

Last Date modified

Sistem akan menunjukkan kapan terakhir rekening di ubah , atau kapan terakhir terjadi transaksi

Posting Tab Posting tab terdiri dari field-field yang dapat menunjukkan bagaimana transaksi G/L dan VAT dicatat ,yaitu meliputi : Field

Description

Gen Posting type

Menunjukkan apakah rekening hanya digunakan dalam kaitannya dengan transaksi penjualan atau pembelian atau kedua jenis tersebut. Field ini : - digunakan dengan field VAT bus.posting group dan VAT prod. Posting group untuk menemukan rekening VAT program posts - diisi hanya untuk rekening pendapatan dan biaya dimana VAT termasuk di dalamnya

Gen.Bus. Posting

Mengidentifikasikan General Business Posting Group, field ini : - Menunjukkan kepada siapa kita menjual atau membeli - digunakan bersama dengan Gen. Prod. Posting Group dan field Gen Posting Type untuk mencari rekening G/L untuk penjualan, diskon, inventory dan penyesuaian

Gen Prod.Posting Group

Menunjukkan posisi default dari general product posting group untuk rekening. Field ini : - Mengindikasikan jenis item yang terjual atau yang dibeli - Digunakan dengan field general bus. Posting group dan gen. posting type untuk mencari rekening GL yang digunakan untuk memposting transaksi penjualan, pembelian, disc, COGS dan penyesuaian inventory

VAT bus. Posting group

Menunjukkan posisi default VAT business posting group untuk rekening. Field ini digunakan dengan field VAT prod. Posting group and gen . posting type : - Menentukan % VAT dan tipe perhitungan VAT - Mencari rekening GL dimana program akan memposting VAT


2-5


Description

Gen Posting type

Menunjukkan apakah rekening hanya digunakan dalam kaitannya dengan transaksi penjualan atau pembelian atau kedua jenis tersebut. Field ini : - digunakan dengan field VAT bus.posting group dan VAT prod. Posting group untuk menemukan rekening VAT program posts - diisi hanya untuk rekening pendapatan dan biaya dimana VAT termasuk di dalamnya

VAT Prod. Posting Group

Menunjukkan default VAT Product Posting Group untuk rekening. Field ini digunakan dengan field VAT Bus. Posting Group dan Gen Posting Type : - Menentukan %VAT dan tipe perhitungan VAT - Mencari GL Account dimana program akan memposting VAT

Default IC Partner GL Acc. No

Menunjukkan default IC nomor rekening GL rekening GL. Pada saat memasukkan rekening jurnal umum antar perusahaan, ICrekening GL spesifik digunakan pada field ini sebagai default rekening saldo

untuk GL di secara nomor

Setelah jenis posting dan kode posting group ditentukan pada rekening GL, kode ini secara otomatis disisipkan pada jurnal, baris penjualan atau pembelian dimana rekening GL dipilih. Catatan : Jika general posting group di set dengan default VAT posting group, field VAT posting group akan secara otomatis terisi dengan nilai default pada saat general posting group dipilih

TOMBOL ACCOUNT Tombol account pada GL Account card berisi pilihan berikut ini : OPTION

DESCRIPTION

List

Menampilkan daftar semua rekening. Namun tidak sama dengan jendela Chart of Account karena tidak termasuk informasi saldo

Ledger entried

Menampilkan semua ledger entri untuk rekening

Comments

Digunakan untuk menampilkan atau memasukkan catatan yang berkaitan dengan rekening Digunakan untuk menampilkan atau memasukkan default dimensi untuk rekening Digunakan untuk menampilkan atau memasukkan teks tambahan untuk rekening

Dimensions Extended texts


2-6

BAB 2 GENERAL LEDGER ReceivablesPayables

Where-Used List

Menampilkan ringkasan dari : - Aliran kas dari operasional bersih yang diharapkan dari pelanggan dan pemasok selama selang waktu tertentu - Membuka ledger pelanggan dan pemasok yang terurut berdasarkan Due Date, bukan Posting Date Ringkasan ini dapat ditampilkan berdasarkan : periode, seperti harian, bulanan atau empat bulanan - Pergerakan aliran kas untuk periode tertentu dengan meng-klik pilihan Net Change - Saldo bersih dari tagihan pelanggan dan pemasok setiap tanggal dengan meng-klik pilihan Balance at Date Menampilkan daftar table tempat rekening GL digunakan

TOMBOL BALANCE Gunakan tombol Balance untuk menampilkan informasi tentang saldo dan jumlah transaksi untuk rekening. Setiap jendela mengakses dari tombol ini yang berisi filter untuk lebih spesifik dalam menampilkan informasi. Tombol balance berisi hal berikut ini : Option GL Account balance GL Balance GL Balance by dimensions

Description Menampilkan saldo atau perubahan bersihdari rekening GL pada setiap waktu Menampilkan saldo atau perubahan bersih dari seluruh rekening GL untuk periode waktu tertentu Menampilkan saldo atau informasi perubahan untuk seluruh rekening. Informasi ditampilkan pada kolom dan baris yang dapat di atur berdasarkan salah satu tampilan berikut : - GL account - Periode - Global dimensions 1 dan 2

Fungsi-fungsi tersebut akan dijelaskan lebih rinci pada bagian Financial Reporting dalam bab Business Intelligence TOMBOL FUNGSI Tombol Fungsi akan mengakses fungsi Apply Template. Fungsi ini akan dapat digunakan bila Master Template di atur selama proses RIM (Rapid Implementation Methodology) Master Template untuk rekening GL memberikan kemampuan untuk : - Membuat berbagai default rekening GL untuk mengatur rekening-rekening yang sering digunakan, misalnya rekening biaya -

Gunakan template-template tersebut sebagai dasar untuk membuat rekening

-

Hilangkan kepentingan untuk mengulang pemasukan data untuk pembuatan rekening


2-7

BAB 2 GENERAL LEDGER yang sama Untuk informasi yang lebih baik mengenai RIM dan MasterTemplate, sebagai rujukan dapat dilihat pada isi Application Setup Setelah rekening-rekening dibuat ada jendela GL Account Card, fungsi Indent Chart of Account harus dijalankan. Fungsi ini dijelaskan pada bagian Chart of Account Window pada bab ini.

Membuat rekening pada GLAccount Card Untuk membuat rekening pada tampilan GL Account Card, ikuti langkah-langkah berikut ini : 1. Pada Navigation Pane, klik Financial Management  General Ledger  Chart of Account 2. Klik Account  Card 3. Tekan F3 4. Pada field No., masukan nomor rekening 5. Pada field Name, masukan deksripsi 6. Pada field Income/Balance, klik AssistButton dan pilih opsi yang relevan 7. Pada Account Type, klik AssistButton dan pilih opsi yang relevan 8. Jika perlu, masukan range pada field Totaling 9. Jika perlu, masukan nilai pada field No. of Blank Lines 10. Beri tanda check pada kotak 11. Klik tab Posting 12. Pada Gen. Posting Type field, klik AssistButton dan pilih opsi yang relevan 13. Pada field Gen. Bus. Posting Group, klik AssistButton dan pilih opsi yang relevan 14. Pada field Gen. Prod. Posting Group, klik AssistButton dan pilih opsi yang relevan 15. Masukan informasi pada tab Consolidation dan Reporting Untuk menentukan sebuah dimensi pada rekening GL, ikuti langkah berikut : 1. Klik Account  Dimensions 2. Field Dimension Code, klik AssistButton dan pilih dimensi yang relevan dari daftar Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-8

BAB 2 GENERAL LEDGER 3. Pada field Dimension Value Code, klik AssistButton dan pilih nilai dimensi yang relevan dari daftar 4. Jika ada kebutuhan untuk posting dimensi, pada field Value Posting, klik AssistButton dan pilih opsi yang tepat 5. Tutup tampilan Default Dimension dan GL Account Card Untuk memasukkan (indent) rekening GL baru, berikut ini adalah langkah-langkahnya : 1. Pada tampilan Chart of Account, cari dan pilih rekening baru 2. Klik FunctionsIndent Chart of Accounts 3. Klik Yes to run fungsi indent 4.

Tutup tampilan Chart of Accounts

Lab. 2.1 Membuat Rekening Pendapatan

Skenario Satu rekening pendapatan yang baru harus dibuat untuk miscellaneous sales (penjualan berbagai macam barang). Anda adalah Accounting manager pada CRONUS INTERNATIONAL Ltd., ini adalah tanggung jawab anda untuk mengatur rekening baru tersebut pada GL Account Card -

Miscellaneous sales, nomor rekening 6140, adalah rekening laba rugi yang digunakan untuk menjumlahkan transaksi

-

Posting secara langsung dapat dilakukan

-

Posting group meliputi :

Field Gen. Posting Type Gen.Bus.Posting Group Gen.Prod.Posting Group VAT Bus. Posting Group VAT Prod. Posting Group

Value Sale NATIONAL MISC NATIONAL VAT25


2-9

BAB 2 GENERAL LEDGER -

Periksa apakah Account Type sudah terbentuk dan hirarki sudah ada.

-

Latihan

1. Buat rekening pendapatan menggunakan informasi seperti yang sudah ada pada skenario 2. Jalankan fungsi-fungsi untuk menempatkan tampilan rekening Solusi 1. Pada Navigation Pane, klik Financial Management  General Ledger Chart of Accounts 2. Klik Account Card 3. Tekan F3 4.

Pada field No., masukan 6140

5. Pada field Name, masukan Sales, Miscellaneous 6. Yakinkan bahwa field Income/Balance ditampilkan pada Laba Rugi 7. Yakinkan bahwa field Account Type menampilkan Posting 8. Yakinkan bahwa tanda check ada pada field Direct Posting 9. Klik tab Posting 10. Pada field Gen.Posting Type, klik AssistButton dan pilih Sale 11. Pada field Gen. Bus. Posting Group, klik AssistButton dan pilih NATIONAL 12. Pada field Gen. Prod. Posting Group, klik AssistButton dan pilih MISC 13. Tekan Enter atau TAB. Field VAT posting group akan secara otomatis terisi berdasarkan pilihan dari general posting group 14. Tutup GL Account Card 15. Pada tampilan Chart of Account, klik Functions  Indent Chart of Accounts 16. Klik Yes untuk menjalankan fungsi indent 17. Lihat kembali rekening baru tersebut, periksa bahwa rekening tersebut terkait dengan rekening penjualan pada selang yang sama SEKILAS MENGENAI TAMPILAN CHART OF WINDOWS


2-10

BAB 2 GENERAL LEDGER Jendela daftar rekening berisi bidang-bidang yang sama dengan G/L kartu rekening dalam table yang terformat. Sebagai tambahan informasi bagi kartu rekening individu, jendela daftar rekening menampilkan nilai perubahan bersih pada saat ini dan posisi keseimbangan informasi dari rekening.-rekening yang ada.

Gambar 2.2 Chart of Account Windows Jika angka-angka pada rekening hanya berbentuk numeric, maka angka-angka tersebut dapat disortir secara berbeda berdasarkan apakah program yang gunakan adalah Microsoft Dynamic NAV Server atau Microstack SQL Server. •

Dengan menggunakan program Microsoft Dynamic NAV Server, angka-angka pada rekening dikelompokkan berdasarkan numeric

•

Sedangkan dengan menggunakan Microsoft SQL Server, angka-angka pada rekening dikelompokkan berdasarkan urutan alphabet

Sebagai hasilnya, kehati-hatian harus dilaksanakan .pada saat melakukan pengaturan terhadap struktur jumlah rekening untuk memastikan perintah yang benar dari rekening-rekening yang ada pada daftar rekening-rekening. Jendela daftar rekening berisi banyak sekali kesamaan dengan tampilan G/L kartu rekening. • •

Rekening Saldo


2-11

BAB 2 GENERAL LEDGER •

Fungsi

Untuk menggunakan tombol-tombol pada rekening di jendela ini, pilih garis dan kemudian pilih fungsi. Pada tahap ini, fungsi pada tombol menu telah dijelaskan.

Tombol Rekening (Account Botton) Tombol rekening berisi beberapa pilihan dibawah ini: Pilihan

Penjelasan

Kartu

Menampilkan kartu rekening untuk rekening yang telah diseleksi

Dimensi-tunggal

Fungsi yang sama dengan fungsi dimensi pada kartu rekening

Dimensi- Ganda

Digunakan untuk menilai standar dimensi pada rekening yang lebih dari satu. Sejak tampilan daftar rekening merupakan suatu bentuk daftar rekning, sangat memungkinkan untuk menilai standar dimensi yang sama terhadap beberapa rekening dengan melakukan proses seleksi terhadap rekening yang relevan serta menghapus waktu yang dibutuhkan untuk masuk yang biasanya digunakan untuk menyeting dimensi yang telah ada.

Buku Besar. Komentar, Teks, Rugi Laba, Daftar yang dipakai.

Fungsi yang sama yang telah digambarkan pada bagian Kartu Rekening G/L

Tombol Saldo Tombol saldo berisi hal-hal seperti dibawah ini

Pilihan

Deskripsi

G/L Saldo rekening, G/L Saldo,

Fungsi yang sama seperti yang telah dijelaskan pada bagian


2-12

BAB 2 GENERAL LEDGER G/L Saldo dengan Dimensi

GII Kartu rekening

G/L Saldo rekening/anggaran

Menampilkan saldo yang terkini dan yang dianggarkan atau perubahan bersih terhadap G/L rekening sepanjang waktu.

G/L Saldo/Anggaran

Menampilkan saldo yang terkini dan yang dianggarkan atau perubahan bersih terhadap G/L rekening dalam periode tertentu

Daftar Ringkasan Rekening

Menampilkan daftar rekening dengan tingkatan serta detail yang berbeda. Gunakan fitur Expand dan Collapse untuk melihat hanya catatan kaki maupun judul atas rekening maupun melihat keseluruhan rekening.

Daftar fungsi akan dijelaskan lebih detail pada bagian Laporan Keuangan dari Topik Business Intelligences Tombol Fungsi Tombol fungsi berisi fungsi-fungsi yang berbeda, yaitu fungsi Indent Chart of Fungtion. Fungsi ini berguna untuk : •

Memasukkan rekening berdasarkan hirarki yang telah ditetapkan.

Hirarki dapat ditemukan dengan menggunakan rekening dengan mengetik Awal-Total dan Akhir-Total. Jumlah rekening yang berada pada area ini termasuk Akhir-Total pada bagian Total secara keseluruhan. Membuat Sebuah Rekening Pada Jendela Daftar Rekening Walaupun Kartu Rekening G/L biasanya digunakan untuk membuat rekening G/L, Jendela Daftar Rekening dapat juga menyajikan dengan cepat pemasukan data. Pilihan ini sangat berguna untuk rekening yang membutuhkan persiapan yang minimal. Untuk membuat rekening, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Pada panel navigasi, klik Financial Management > General Ledger > Daftar Rekening Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-13

BAB 2 GENERAL LEDGER 2. Tekan F3 3. Pada bagian nomor, masukan nomor rekening 4. Pada bagian nama, masukkan deskripsi 5. Pada bagian income/balance, klik pada Assist buton dan pilihlah pilihan yang relevan 6. Pada bagian account type, klik pada Assist buton dan pilihlah pilihan yang relevan 7. Jika diperlukan, masukan area pada bagian totaling 8. Pada bagian Gen. posting type, klik tombol assist dan kemudian pilihlah pilihan yang relevan 9. Pada bagian Gen. Bus. Posting Group, klik tombol assist dan kemudian pilihlah pilihan yang relevan 10. Pada bagian Gen. Prod. Posting Group, klik tombol assist dan kemudian pilihlah pilihan yang relevan 11. Klik fungsi > Indent Chart of Accounts 12. Tekan yes untuk memulai fungsi indent Hal yang perlu diingat adalah, bahwa kedua bagian yang berada di G/L Kartu rekening dan jendela daftar rekening dapat ditampilkan dengan menggunakan Show Column Feature. Untuk melakukan dimensi tunggal terhadap rekening G/L, maka langkah-langkah yang harus diperhatikan adalah: 1. Pada panel navigasi, klik klik Financial Management > General Ledger > Daftar Rekening 2. Letakan dan pilih rekening G/L untuk didimensikan 3. Tekan Account > Dimensions > Single 4. Pada bagian kode dimensi, tekan tombol Assist dan pilih dimensi yang relevan dari daftar yang ada 5. Pada bagian Dimension Value code, klik tombol Assist dan pilih dimensi yang relevan dari daftar yang ada 6. Apabila ada permintaan untuk melakukan posting dimension, pada bagian value posting, klik tombol assist dan pilihlah pilihan yang diperlukan. 7. Tutup Default Dimension Window Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-14

BAB 2 GENERAL LEDGER Melakukan Dimensi yang Sama Terhadap Rekening G/L yang Lebih Dari Satu Untuk melakukan dimensi yang sama terhadap rekening G/L yang lebih dari satu, maka langkahlangkah yang harus dilakukan adalah: 1. Pada jendela daftar rekening, pilih semua rekening untuk dinilai 2. Klik Account Dimensions – miltiple 3. Isi bagian kode dimensi. Dimension value code dan bagian value Posting 4. Lakukan verivikasi bahwa dimensi dilakukan terhadap rekening yang lebih dari satu dengan memilih sebuah rekening kemudian klik account dimension – single 5. Tutup tampilan dimensi yang ada dan ulangi langkah nomor 5 untuk rekening yang berbeda.

LAB 2.2 – MEMBUAT SEBUAH REKENING VAT Skenario Sebuah pembelian 30% VAT yang baru telah diperkenalkan di EUJ. Sebagai seorang Manajer Akuntasi, adalah merupakan tanggung jawab anda untuk menyiapkan sebuah rekening dengan memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut: •

Pembelian VAT 30% EU. Nomer rekening 5622

•

Sebuah neraca rugi laba digunakan untuk mengakumulasi transaksi

•

Posting langsung tidak diperbolehkan.

Dan juga telah diputuskan untuk menilai bagian dari distensi 30, dengan kode mandatory nilai posting, berdasarkan rekening-rekening berikut: • • •

5620 5621 5622


2-15

BAB 2 GENERAL LEDGER Pastikan bahwa tipe rekening di format dan memunculkan hirarki. Kalimat Rahasia: Anda akan membutuhkan penggunaan fitur show column pada bagian ini.

Tantang Diri Anda 1. Masukkan rekening yang baru secara spesifik berdasarkan skenario yang ada 2. Jalankan fungsi untuk menampilkan rekening

Butuh Bantuan? 1. Buka bagian daftar rekening 2. Masukkan rekening yang baru sesuai dengan skenario 3. Lihat kotak bagian Direct Posting 4. masukan dimensi area terhadap rekening VAT sesuai dengan skenario 5. Jalankan fungsi indent chart of accounts Langkah-langkah Untuk Menyelesaikan 1. Pada panel navigasi, klik Financial Management > General Ledger > Daftar Rekening 2. Tekan F3 3. Pada bagian nomor, masukan 5622 4. Pada bagian nama, masukkan pembelian VAT 30% EU 5. Pada bagian income/balance, set di bagian ballance account 6. Pastikan bahwa bagian tipe rekening siap untuk diposting 7. Pada menu view, klik show column 8. Klik Direct posting dan kemudian pilih oke 9. Klik pada bagian kotak Direcct posting untuk memindahkan tanda ceklist 10. Jika diperlukan, masukan bagian untuk mentotal 11. Klik untuk menandai rekening dengan nomer-nomer 5620,5621,5622 12. Tekan Account > dimension > Dimension – multiple 13. Pada bagian kode dimensi, klik tombol assist dan pilih area Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-16

BAB 2 GENERAL LEDGER 14. Klik oke 15. Pada bagian kode nilai dimensi, masukan angka 30 16. Pada bagian Value posting, tekan tombol assist dan pilih kode mandatory 17. Tekan oke untuk menutup tampilan Default Dimension multiple 18. Tekan fungtion > indent Chart of Accounts 19. Tekan Yes untuk menjalankan fungsi 20. Tutup tampilan daftar rekening.

General Ledger Budgets Overview

Pada Microsoft Dynamic NAV 5.0, Keistimewaan Anggaran menyediakan kesempatan untuk : •

Membuat multiple Anggran untuk periode waktu yang sama menggunakan nama yang terpisah

•

Membuat anggaran yang sederhana atau kompleks dengan memilih kombinasi dari rekening G/L, periode, dua global dimensi dan 4 global dimensi

•

Copy anggaran dari periode sebelumnya dan memperbaiki anggaran dengan melakukan penyesuaian

•

Anggaran dapat di ekspor atau di impor dari Microsoft Excell.

Pada bagian ini, akan dijelaskan dan keistimewaan akan di demonstrasikan. Set Up nama Anggaran GL Muliple anggaran dapat di set up untuk periode waktu yang sama dengan membuat anggaran dengan nama yang terpisah. Global dimension menyediakannya, tetapi empat Anggaran dimensi dapat ditentukan lebih spesifik untuk setiap anggaran. Dimensi anggaran dapat digunakan untuk : Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-17


Set filter pada sebuah anggaran

•

Penambahan informasi dimensi untuk masukan anggaran

Untuk melengkapi ikuti langkah berikut : 1. Pada Navigation, klik Financial Management > General Ledger > Budget 2. Pada Filed nama, klik tombol dan pilih G/L Budget 3. Pada Filed nama, masukkan variable yang unik untuk anggaran ini 4. Pada Filed desription masukkan keterangan yang singkat saja 5. Pada Filed kode dimensi 1, klik tombol dan pilih dimensi yang sesuai kebutuhan 6. Pada Filed kode dimensi 2, klik tombol dan pilih dimensi yang sesuai kebutuhan 7. Pada Filed kode dimensi 3, klik tombol dan pilih dimensi yang sesuai kebutuhan 8. Pada Filed kode dimensi 4, klik tombol dan pilih dimensi yang sesuai kebutuhan 9. Klik OK Jendela Anggaran Jendela Anggaran menampilkan jumlah anggaran dalam berbagai tampilan, termasuk : •

Account G/L pada periode yang berbeda

•

Dimensi dalam periopde waktu yang berbeda

•

Account Dimensi dan G/L

•

Dimensi dan dimensi

Untuk mengakses jendela Anggaran, Pada Navigation , Klik Financial Management> General Ledger > Budget


2-18


Gambar 2.3 Budget window

Jendela mengandung : •

Judul

•

Baris

•

Trendscape

•

Tombol

Pada bagian judul menyediakan : •

Tampilan pilihan Baris dan kolom

•

Pilihan Filtering dan Rounding

Pada Baris, masukan dan menampilkan amount untuk anggaran . Gunakan trendscape untuk menyesuaikan periode seperti hari, bulan, tahun dan periode akuntansi yang lain. Tombol menu yan digunakan untuk mengakses tampilan alternatif dari anggaran dan untuk menyajikan anggaran yang dihubungkan dengan function seperti :


2-19


Mengganti kolom dan tampilan baris

•

Copy dan hapus anggaran

•

Impor dari dan ekpor ke Excell

General Tab Pada Judul General Tab, berikut field : Field

Definition

Budget Name

Menunjukkan nama dari angaran yang dibuat

Show as line

Menetukan bagaimana baris ditampilkan. Pilihan nya global dimensi 1 dan 2

Show as columns

•

G/L account

•

Periode

•

Dimensi anggaran, jikaanggaran ini secara spesifik dipilih

Menentukan bagaimana kolom ditampilkan

Filter Tab Filter tab mengandung filter yang digunakan bagaimana untuk untuk anggaran , temasuk : Field

Definition

Data Filtter

Gunakan filed berdasarkan tanggal. . Jika field ini mengandung mulai dan berakhirnya tanggal untuk periode waktu.

G/L Ac-

•

Net Change dan budget amount akan menampilkan perubahan selama periode tertentu

•

Saldo pada tanggal akan ditampilkan dari dimulainya sampai berahirnya tanggal

Diguakan untuk memfilter account g/l, dengan demikian nilai dalam saldo berikut di-


2-20

BAB 2 GENERAL LEDGER count Filter

Two Global Dimension Filter

dasarkan hanya pada account Gl termasuk dalam filter •

Saldo

•

Saldo pada tanggal tertentu

•

Anggaran amount

Digunakan untuk menset sebuah filter untuk sebuah dimensi. Dengan demikian nialai dalam filedl berikut hanya ada pada nilai dimensi : •

Net Change

•

Saldo pada tanggal

•

Saldo

•

Anggaran pada tanggal

•

Jumlah anggaran

Four Budget Digunakan untuk menset sebuah filter untuk sebuah dimensi. Dengan demikian jumlah Dimension anggaran hanya diisi dengan nilai dimensi yang terkandung dalam filter: Filter

Option Tab Option Tab mengandung dua filed yaitu : Rounding Factor, menetukan bagaimana jumlah kolom di bulatkan Show column Name, jika dipilih nama deskriptif diberikan untuk nilai dimensi dan account GL ditampilkan. Budget Lines Budget line dibagi menjadi 2 bagian : •

Bagian kiri menjelaskan pilihan baris pada header

•

Bagian kanan menjelaskan pilihan pada kolom di header


2-21

BAB 2 GENERAL LEDGER Copy Budget Pilihan

Keterangan

Delete Budget

.Digunakan untuk menghapus masukan dari anggaran yang dipilih. Fungsi ini dijelaskan lebih lanjut di bagian Hapus anggaran.

Export to Excell

Digunakan untuk mengekspor budget dari Microsoft dynamaic NAV 5.0 ke excel.l. Fungsi ini dijelaskan lebih lanjut di bagian Expor dan impor.

Isi bagian yang kosong : Nama Anggaran dan jendela anggaran 1. Gunakan .................untuk menyesuaikan periode, baik dalam hari, bulan tahun dan periode akuntansi. 2. .......kolom dan ....... sebagai filed barisyang menentukan bagaimana kolom dan baris ditampilkan 3. Filed kolom dalam baris anggaran adalah........... 4. Multiple anggaran dapat disetup untuk periode waktu yang sama dengan membuat anggaran dengan ………………….. 5. Anggaran …………..dapat digunakan untuk memfilter anggaran 6. Fungsi mereverse baris dan kolom diguakan untuk mereverse baris dan kolom pada anggaran

Membuat Anggaran secara Manual Budget dapat dibuat dengan cara : •

manual

•

copy dari anggaran yang ada

•

impor dari excel

Pada bagian ini terkandung demontrasi dari pembuatan sebuah anggaran secara manual dan juga menyediakan tambahan anggaran seperti : Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-22


perubahan atau penambahan dimensi

•

Anggaran dengan awal total sampai akhir total

•

Penghapusan masukan anggaran

Demonstrasi : Membuat sebuah Anggaran

Skenario : Sara seorang CFO pada CRONUS Internatonal Ltd. membutuhkan untuk menset anggaran penjualan pada januari 2009, dengan menggunakan grup dimensi anggaran dan grup pelanggan. Yang perlu diset up : •

Baris : Account GL

•

Kolom : Grup pelanggan

•

View: Bulanan

•

Filter tanggal : januari 2009

•

Global dimensi : Sales

•

Kolom ditampilkan

Akan ditampilkan : GL account

Intercompany

Large Business

Medium Business

Private

Small business

611

0

-20000

-15000

-1

000050001000

6120

-15000

-10000

-8000

-1000

6130

-10000

-5000

-3000

Pada demonstrasi ini anggran januari 2009 telah disetup. Langkah-langkah Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-23

BAB 2 GENERAL LEDGER Untuk memasukkan header anggaran ikuti langkah berikut : 1. Pada Navigation, klik Financial Management>General Ledger>Budget 2. Pada Field Budget Name, klik tombol 3. Pada Field Name masukkan 2009 4. Pada Desription Filed, masukkan Anggaran 2009 5. Pada Filed Dimension code klik tombol dan pilih group business 6. Klik OK 7. Pada filed Dimension 2 code klik tombol dan pilih grup pelanggan 8. Klik OK 9. Klik Ok untuk menutup Nama Anggaran GL 10. Pada baris yang ditampilkan yakinkan account yang dipilih. 11. Pada Field tamplkan sebagai kolom, klik tombol dan pilih grup pelanggan 12. Klik Ok 13. Pada Field Trendscape klik 31 14. klik filter tab 15. pada filed tanggal masukan 010109..013109 16. Pada Field departemn filter, klik dan pilih sales 17. Klik OK 18. Klik Option tab 19. Letakkan tanda check dalam Show column name check box Untuk memasukkan baris anggaran ikuti langkah ini : 1. Pada bagian baris letakan dan pilih nomor rekening GL 6110 2. Pada bagian kolom masukkan nomor rekening 6110 Intercompany

Large

Medium


Private

Small

2-24

BAB 2 GENERAL LEDGER Business -20000

Business

15000

-10000

business -5000

-1000

3. Letakkan dan pilih nomor Gl 6120 4. Intercompany

Large Business

-15000

10000

Medium Business -8000

Private

Small business

-1000

5. Letakkan dan pilih nomor gl 6130 6. pada kolom, masukkan rekening 6130 Intercompany

-10000

Large Business -1000

Medium Business

Private

Small business

-3000

Jumlah anggaran untuk setiap pelanggan dimasukkan. Dengan memasukkan jumlah secara langsung pada jendela anggaran, masukan anggaran dibuat di anggaran Gl. Penyesuaian dibaut untuk menyimpan anggaran pada jendela ini. Utuk meriview masukan Anggaran GL ikuti langkah berikut : 1. Klik baris untuk accout 6110,6120,6130 2. Pada field Budget Amount klik tombol 3. Tutup jendela masukan G/L budget

Mengubah atau menambah Dimensi untuk Masukan Budget


2-25

BAB 2 GENERAL LEDGER Setelah masukan anggaran dimuat ; •

dimensi yang ada dapat diubah

•

dimensi tidak terkandung didalam jendela anggaran yang ditambahkan

Untuk menggunakan semua keempat dimensi pada saat setup angaran, anggaran dapat dimasukkan dengan jumlah untuk setiap baris anggaran dan kolom untuk setiap dimensi. Setup anggaran untuk semua ke empat dimensi dapat diraih dengan menggunakan metode : - Ubah filter setiap waktu untuk setiap kombinasi - masukan manual untuk beberapa anggaran dengan kombinasi dimensi yang berbeda

Anggaran dengan Begin Total dan End Total Sebuah total account anggrandapat digunakan untuk memasukkan jumlah anggaran untuk sebuah grup rekening. Sebagai contoh, penggunaan account sales of retail yang mengandung begin total 610.5 6110 – 6190 dan end totalnya 6195 : •

Jika sebuah jumlah dimasukkan untuk rekening 6150, nilai ini digunakan sebagai anggaran untuk grup 6110 .. 6190

•

Jika jumlah yang dimasukkan untuk begin total dan rekening yang lain dari gruo contoh 6120. Kedua jumlah harus dimasukkan rekening per rekening.

Total dari amount yang dimasukkan untuk setiap bagian tidak terlewati di sebagian amount pada grup ini. Untuk membandingkan anggaran dengan masukan GL yaitu dengan rekening pribadi. Informasi anggaran harus dimasukkan rekening per rekening.

Hapus Masukan Anggaran Pada jendela anggaran , jika nilai dalam field kolom dihapus, sebuah anggaran akan minus dan dibuat di GL, Jendela masukan Anggaran memelihara penelusuran dari peruabhan masukan ini. Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-26

BAB 2 GENERAL LEDGER Untuk menghapus masukan angaran, kuti langkah berikut : 1. Pada Navigation , klik Financial Management> General Ledger>Budget 2. Letakkan dan pilih masukan anggaran 3. pada kolom baris tekan F4 untuk menghapus nilai 4. Klik tombol pada field kolom dari nilai yang dihapus 5. Masukan anggaran negatif adakan disisipkan Untuk merubah anggaran yang negatif dan jendela masukan GL, ikuti langkah berikut : 1. Pilih masukan 2. Tekan F4 3. Klik Yes untuk menghapus 4. Tutup Jendela masukan anggaran GL Semua masukan angaran dapat dipindahkan dari angaran tanpa menghapus anggaran dari jendela anggaran. Penggunaan hapus anggaran . semua masukan yang dipidahkan dari jendela anggaran GL tanpa membauta masukan Anggaran menjadi negatif. Untuk menghapus, ikuti langkah berikut ; 1. Buka anggaran yang dihapus 2. Klik Function Delete Budget 3. Klik Yes untuk menghapus 4. Semua anggaran dipindahkan dari jendela anggaran 5. Pada field kolom tempat jumlah, klik tombol untuk mereview masukan anggaran 6. Pada baris dengan informasi yang minimal dan tidak ada jumlah anggaran 7. Tutup masukan Anggaran GL dan jendela anggaran. Lab 2.3. Membuat sebuah Anggaran Skenario Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-27

BAB 2 GENERAL LEDGER CFO di CRONUS International meminta untuk menssetup anggaran baru di januari 2009 berdasarkan are untuk perusahaan pelanggan yang berukuran medium. Nama anggaran Region09, untuk penjualan dengan Region 2009 dan gunakna anggaran untuk dimension business grup dan grup pelanggan. Area G/L Account Amount Europr North (F.U) 61 10 -400,000.00 Europe North (El1) 6120 -100,000.00 Europe North (Non EU) 6130 -80.000.00 Europe South 6120 -120,000.00 America North 6130 -90.000.00 America South 6130 -50.000.00

Uji Kemampuanmu 1. Set up nama anggaran dengan menggunakan kriria dalam scenario 2. Set up header anggaran dengan menggunakan kriria dalam scenario 3. Gunakan tampilan bulanan untuk memasukkan jumlah anggaran untuk rekening penjualan

Perlu pertolongan kecil ? 1. Buka jendela Anggaran dan akses jendela Anggaran GL 2. Set up nama anggaran dengan menggunakan criteria sesuai scenario 3. Pada jendela anggaran, lihat baris dan kolom untuk menyiapkan masukan rekening dan area 4. Set dimensi filter didasarkan pada informasi dalam scenario 5. Pilih tampilan berdasarkan nama kolom


2-28

BAB 2 GENERAL LEDGER 6. Gunakan tampilan bulanan untuk memasukkan jumlah anggaran sesuai scenario

Langkah Penyelesaian 1. Pada Navigation klik Financial Management > General Ledger > Budget 2. Pada Field Budget Name, klik tombol bantuan 3. Pada Field Name masukkan Region2009 4. Pada Desription Filed, masukkan penjualan Region 2009 5. Pada Filed Dimension code 1 klik tombol bantuan dan pilih group business 6. Pada filed Dimension 2 code klik tombol bantuan dan pilih grup pelanggan 7. Pada filed Dimension 3 code klik tombol bantuan dan pilih Area 8. Klik OK 9. Pada jendela anggaran, field Show as Lines, klik tombol bantuan dan pilih account GL 10. Pada Field Show as Lines, klik tombol bantuan dan pilih area 11. Klik Filter Tab 12. Pada Field Date Filter masukkan 0101 109 – 0103 101 13. Pada Field Department Filter klik tombol bantuan dan pilih Penjualan 14. Pada Field Business Group Filter klik tombol bantuan dan pilih Industri 15. Pada Field Customer group Filter klik tombol bantuan dan pilih Medium 16. Klik Option Tab 17. Yakinkan tidak pembualatan dan klik Show column namai check box 18. Pada trenscape klik 31 19. Pada baris isi GL dengan 6110 20. Pada area Europe North masukkan -400000 21. Untuk rekening 6120 di area Europe North masukkan -100000 22. Untuk rekening 6120 di area Europe south masukkan -120000 Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-29

BAB 2 GENERAL LEDGER 23. Untuk rekening 6130 di area Europe north masukkan -80000 24. Untuk rekening 6130 di area America north masukkan -90000 25. Untuk rekening 6130 di area America north masukkan -50000

Gambar 2.4 COPY G/L BUDGET WINDOW

Fasilitas copy budget ini mempunya tiga are yang lebih spesifik yaitu : •

Copy dari sumber depan

•

Copy ke tujuan

•

Gunakan informasi yang telah di copy

Pada bagian ini setiap area akan diterangkan dan anggaran yang sedang aktif akan dicopykan ke anggaran yang baru. Copy Budget Job Overview


2-30

BAB 2 GENERAL LEDGER Copy dari area digunakan untuk menentukan dimana masukan anggaran dicopykan. Field yang lebih spesifik didasarkan pada pemilihan sumber field : Pilihan

Definisi

GL entry

Anggaran didasarkan ada masukan GL pada periode yang lebih spesifik:

GL Budget Entry

•

sebuah jarak rekening dan atau jarak tanggal dalam rekening GL, da field tanggal untuk menentukan informasi yang akan di copykan.

•

Tutup masukan

Anggaran didasarkan pada masukan anggaran GL dari anggaran yang ada. terutama : •

Nama anggaran yang ada untuk di copy

•

Jarak field rekening dan tanggaluntuk memfilter informasi yang di copykan

Kedua pilihan tersebut, pada filed dimension, klik tombol bantuan dan : •

Klik untuk menyisipkan sebuah tanda check dalam pilihan check box untuk setiap dimensi di copykan untuk anggaran yang baru

•

Set penambahan fileter untuk memproses dengan mendefinisian dimension value filter

Copy area, digunakan untuk mengcopy informasi anggaran. Fieldnya terdiri dari Field

Definition

Budget Name

Masukkan nama dari anggaran yang baru atau klik tombol bantuan untuk memilih nama anggaran yang ada

GL Account No

Masukkan nomor rekening G/L , jika satu atau lebih masukan ledger harus dicopy untuk satu rekening GL

Penggunaan area termasuk beberapa pilihan perhitungan di gunakan untuk copy budget, yaitu : Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-31

BAB 2 GENERAL LEDGER Fieltord

Definition

Adjusment Factor

Masukkan sebuah factor penyesuaian yang merupakan sumber selama proses copy Sebagai contoh sebuah penyesuanan dari penambahan 10 % dan penyesuaian penurunan 0.89 dengan 11%

Rounding Method

Khususnya bagaimana masukan anggaran dibulatkan

Date Change Formula

Masukkan sebuah formula perhitungan yang didasarkan pada masukan selama dicopy contoh untuk bulan depan

Date Comparison

Bandingkan masukan yang dicopy dengan memilih mengurangi jumlah dari masukan yang dibuat.

Untuk informasi lebih lanjut tentang filed ini, tekan F1 untuk mengakses help online.

Demonstrasi : Copying Budget Entries Skenario : Phylis, seorang manajer akunting pada CRONUS International Ltd, menyiapkan anggaran penjualan untuk pebruari 2008. Anggaran penjualan telah ada : ada perbedaan antara Januari dan Februari. Anggaran setengah dari januari. Untuk mengurangi waktu pemasukan data, phylis memutuskan untuk mengcopy anggaran januari untuk Februari, dengan kriteria berikut : •

masukan anggaran yang baru dapat ditambahakan untuk tahun 2008

•

Begitu juga untuk dimensi bulan januari

Langkah-langkah Untuk membaut anggaran yang baru, ikuti langkah berikut : 1. Pada navigation klik Financial Mangement > General ledger > budget Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-32

BAB 2 GENERAL LEDGER 2. Klik Function > Copy budget 3. Pada field source klik tombol bantuan dan pilih GL 4. Pada field nama Budget klik tombol bantuan dan pilih 2008 5. klik OK 6. Pada field tanggal masukan 010108 .. 030108 7. Pada field dimension klik tombol bantuan dan pilih area check box, depertement, project dan sales 8. Klik OK

Untuk mengcopy dari januari 2009 ikuti langkah berikut : 1. Dibawah Field nama budget klik tombol bantuan dan pilih anggaran 2008 2. Pada Field adjusmnet fctor masukkan 5 3. Pada Field Date change Formula masukkan 1 M 4. Klik Ok 5. Klik Yes untuk memulai proses copy 6. Klik OK 7. Pada jendela budget, pada field nama budget klik tombol bantuan dan pilih 2008 8. Set baris untuk menampilkan akun GL, Kolom untuk menampilkan periode 9. Reviiew masukan untuk pebruari, dengan catatan ada pengurangan 50 %

Lab 2.4 Copy Budget Skeario Membuat anggaran penjualan yang baru untuk pebruari 2009 : •

Fileter dimensi sama untuk filter januari, termasuk :


2-33

BAB 2 GENERAL LEDGER departemen, business group, customer group, area •

Anggaran bulan pebruari menjadi lebih besar 10 % dari januari

Kamu memutuskan untuk menggunakan fungsi copy anggaran. Masukan untuk pebruari dijalan dengan fungsi copy. Uji Kemampuanmu : 1. Akses Copy Gl budget 2. Gunakan anggaran penjualan bulan januari 2009 dan set dimensi yang digunakan sebagai anggaran penjualan januari 3. Termasuk closing entries dan set dimensi digunakan di anggaran penjualan januari 4. Set adjusment factor dan change date 5. Buka anggaran bulan pebruari dan lakukan review

Perlu sebuah pertolongan kecil? 1. Buka jendela budget dan buka copy budget function 2. gunakan budget entries. gunakan bulan janggaran penjualan anuari 2008 untuk di copy 3. Set filter tanggal di januari 4. Set dimensi sesuai scenario 5. gunakan anggaran penjualan januari untuk di copy 6. Set 10% adjustment untuk anggaran yang baru 7. Update formula tanggal untuk anggaran yang baru 8. Jalankan Batch job 9. Buka anggaran penjualan 2009 10. Akses dan review masukan di pebruati.


2-34

BAB 2 GENERAL LEDGER Langkah penyelesaian 1. Pada navigation klik Financial Mangement > General ledger > budget 2. Klik Function > Copy budget 3. Pada field source klik tombol bantuan dan pilih GL 4. Pada field nama Budget klik tombol bantuan dan pilih REGION2 5. Pada field tanggal masukan 010109 .. 030109 6. Pada field dimension klik tombol bantuan dan pilih check box untuk area, business group,customer group dan departement 7. Klik OK 8. Dibawah Field nama budget klik tombol bantuan dan pilih REGION02 9. Pada Field adjusmnet fctor masukkan 1.1 10. Pada Field Date change Formula masukkan 1 M 11. Klik Ok 12. Klik Yes untuk memulai proses copy 13. Klik OK 14. Pada jendela budget, pada field nama budget klik tombol bantuan dan pilih REGION02 15. Pada Trebscape klik tombol Periode berikutnya 16. Review : - Filter - Jumlah bertambah dengan 10 %

Export dan Import Budget Sebelum membuka Export budget ke excell, yakinkan anggaran telah dipilih dai filed nama budget. Export anggaran ke excel diakses dari anggaran dengan mengklik fungsi : Export Budget Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-35

BAB 2 GENERAL LEDGER Ada 2 bagian yaitu : •

GL Budget Entry

•

Options

GL budget entry secara otomatis dipopulasikan dengan nama budget dan global dimensi di filter secara spesifik pada filter tab. GL budget entry secara otomatis dipopulasikan dengan nama budget dan global dimensi di filter secara spesifik pada filter tab. Filter ini menentukan masukan export ke excel dan dapat dirubah. Hanya dimensi budget yang dipilih yang dapat digunakan. Perhatikan field berikut : Field

Keterangan

Start Date

Menentukan tanggal pertama yang akan di export

No. of Periods

Menentukan jumlah periode akunting Total waktu anggaran ditentukan dengan kombinasi panjang dari periode

Period Length

Menggunakan formula untuk menetukan panjang dari periode akunting. contoh 1 m untuk 1 bulan

Column Dimension

Menentukan dimensi yang mana yang akan di export. Termasuk dimensi sebagai filter dalam masukan budget GL

Include Totaling Formula

Gunakan fungsi ini artinya jika budget diabaikan di excel, sel di excell akan digunakan untuk total.

Permulaan tanggal, nomor periode dan panjang periode harus di tentukan lebih spesifik lagi.

Export Budget Lembar kerja Excell di buat untuk struktur : •

Filter Nama budget dan nama dimensi ada di bagian atas kiri


2-36


GA, rekening dalam baris

•

Dimension, jika tertentu dan periode pada kolom

Untuk mengimport budget ke dalam Microsoft Dynamic NAV 5.0 berdasarkan struktur dari export tidak boleh berubah. dianjurkan untuk membuat struktur budget di Microsoft Dynamic NAV 5.0 dan jalankan proses export Sebagai tambahan dimensi kolom dan dimensi nilai dapat ditambahkan setelah export, tetapi sebelum import seklesai. Selama perubahan ini dibuat untuk kedua : •

Lembar kerja Excell

•

Budget dimension dalam Microsoft Dynamic NAV 5.0

Saat perubahan dibuat simpan lembar kerja excel.

Imprt Budget dari Excell Lakukan import budget dengan mengklik Function > Import Budget ada dua bagian : •

Import

•

Import To

Fieeld yang perlu diisi: Field

Keterangan

Worksheet Name

Tentukan lembarkerja dari excel yang di import

Budget Name

Khususkan budget di Microsoft Dynamic NAV 5.0 yang akan di import

Option

Tentukan metode yang digunakan untuk mengimport. Pilihannya : •

ganti masukan : ganti masukan yang diimport dengan dimensi, tanggal, dan rekening GL yang sama

•

Tambahkan masukan : masukan import ditambahkan ke masukan yang ada dengan dimensi, tanggal, dan rekening GL yang sama. Pilihan ini akan membuat sebuah kombinasi anggaran


2-37


dari sejumlah budget yang dibuat terpisah di excel Description

Keterangan yang ditandai untuk masukan import budget diantara masukan budget yang lain.

Demonstration : Export an Import Budget Skenario : Cassie, seorang akunting pada CRONUS International Ltd. akam membuat masukan budget tahun 2008. Cassie lebih menyukai bekerja dengan excel jadi dia akan mengekxport 2008 Microsoft Dynamic NAV 5.0 dan memasukkan budget di excel. Setelah selesai akan di import.

Masukan baru 2008 terdiri dari : •

masukan tunggal pada 1 UO 1108

•

Global dimension : Sales

•

Budget dimension : Area dan sales

•

Masukkan :

GL account Area Departement sales Campaign Amount 6120 30 sales winter 3300 6130 70 sales winter - 1250 7230 70 winter 55000

Pada demonstrasi ini, budget di ekspor ke excel, di modifikasi kemudian di import ke Microsoft dynamic NAV 5.0 Langkah-langkah : Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-38

BAB 2 GENERAL LEDGER 1. Pada Navigation klik Financial management > general ledger > budget 2. Pada Filed Budget Name klik tombol bantuan dan pilih anggaran 2008 3. Klik OK 4. Klik Function Export ke Excell 5. Klik Option Tab 6. Pada start date masukkan 110108 7. pada Field No. of Periode masukkan 1 8. Pada Field Periode Length masukkan 1 n1 9. Pada Field Kolom dimensi klik tombol bantuan 10. Klik Check box untuk area, departement dan sales 11. Klik OK 12. Klik OK untuk proses export Untuk memodifikasi , ikuti langkah berikut : 1. Di Excell, letakkan GL account 6120 2. Di Field area masukkan 30 3. Di Field Departement masukkan sales 4. Di Filed Sales Campaign masukkan Winter 5. Di Fi;es tanggal masukkan -4500 6. Letakkan GL account 6130 7. Di Field area masukkan 70 8. Di field departemen masukkan sales 9. Di Filed Sales Campaign masukkan Winter 10. Di Fi;es tanggal masukkan -1250 11. Letakkan GL account 7230 12. Di Field area masukkan 70 Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0

2-39

BAB 2 GENERAL LEDGER 13. Di Field Sales Campaign masukkan Winter 14. Di Field tanggal masukkan 5500 15. Simpan di excell 16. tutup excell Untuk mengimport budget, ikuti langkah berikut : 1. Pada Microsoft dynamic NAV 5.0 buka jendela budget 2. Klik Fnction  Import dari excel 3. Pada Field nama workbook, klik tombol bantuan dan letakkan file excel untuk disimpan 4. Pada filed nama Worksheet, klik tombol bantuan dan pilih 2008 5. Klik OK 6. Pada field nama Budget klik tombol bantuan dan pilih budget 2008 7. Klik OK 8. Pada Field Option klik tombol bantuan dan pilih masukan tambahan 9. Update filed description sesuai kebutuhan 10. Klik OK 11. Klik Yes untuk masukan tamahan untuk nama budget 2008 12. Klik Ok 13. Review masukan untuk 1 nopember 2008


2-40



2-41

BAB 2 : GENERAL LEDGER

Recommend Documents