Elektronické dopisy a krátké textové zprávy

Obchodní korespondence on-line: Elektronické dopisy a krátké textové zprávy

Elektronické dopisy a krátké textové zprávy Motto: Pokud se budeme urputně snažit něco sdělit a pomineme snahu naučit se způsobům, jakými to potřebujeme sdělit, prohrajeme. Magda Vášáryová

0 Úvod Ani na okamžik nepochybuji o tom, že bychom mohli chybovat v naučených pohybech, kterými vytváříme a odesíláme elektronické zprávy ze svých počítačových či telefonních miláčků. Ani na okamžik nepochybuji o tom, že nám naši miláčci, umíme-li s nimi slušně zacházet, dokáží velmi usnadnit a zpříjemnit život. Dovolte mi ale na okamžik zapochybovat o tom, umíme-li bravurně povýšit tzv.elektronickou poštu na příjemný způsob komunikace mezi lidmi. Pojďme se podívat, jak alespoň pomyslně přivolat dávné vzrušení z dusotu a vůně koní, na nichž pán v cestovní livreji a poštovní trubkou přivážel poštu …

1 E-mail Od poetické představy pošťáka na koni jsme skokem přímo šemíkovským v realitě 21. století. Jako bychom tu technickou realitu ale občas nebrali na vědomí rádi. Jak se to pozná? Zjemňujeme, personifikujeme technické termíny. A tak se na Moravě dočkáte emila či emilka, v Čechách pak spíše emílka, tam i tam posíláme mejlíky … Elektronickou poštu si jako formu komunikace rychle osvojí lidé schopní organizovat, nenechávat řešení úkolů na poslední chvíli. Naopak telefon upřednostňují na jedné straně lidé toužící po teplém lidském slově, ale také osobnosti autoritativní, snažící se dosáhnout svých cílů za každou cenu. Asi jste mnohokrát zvedali telefon a jen s obtížemi se zbavovali obtěžování nabídkou nějakého zboží či služby, o kterou vůbec, ale vůbec nestojíte. Cestou e-mailu by taková nabídka u Vás neměla šanci. Lidé taktní stejně sáhnou po telefonu jenom když už hoří. Telefon je ale vždy – máme-li alternativní možnost elektronické pošty – něco jako Avaři v Čechách, řekněme překvapení. Což nevylučuje, že může být velmi milé. 1.1 Adresy Ne vždy si můžeme svou e-mailovou adresu utvořit sami, zejména firemní adresy podléhají ustáleným firemním pravidlům. Rozhodně by ale takové adresy měly být průhledné, snadno vztažitelné ke jménu nositele i názvu firmy. Dost nedorozumění a nejasností už způsobuje absence diakritiky, není třeba mlžit ještě různými roztomilostmi či pokusy o vtip. A když vtip, ať má raději povahu důvtipu, než přihlouplého fóru. http://www.obk.cz

1/6


Důvtipná je třeba adresa firmy ICZ: jméno.příjmení@i.cz, na ty druhé narazíte ale občas také. Třeba taková kacenkaD@…….cz je možná docela roztomilé označení šestileté slečny, která se právě začíná učit dospělým způsobům, v komunikaci se zákazníky či klienty vypadá ale spíše zpozdile než roztomile, nehledě na to, že zákazníci a klienti očekávají ze všeho nejvíce serióznost, spolehlivost a profesionalitu. Pokud můžete ovlivnit název domény, to je označení za znakem @, mějte prosím na paměti, že náš „zavináč“ je znak pro anglické at, tedy v, u nebo na. Adresu [email protected] pak čteme Eva Nová na doméně HYL.cz, adresu již zmíněné firmy ICZ pak jméno.příjmení u ICZ. Jak je vidět, se správnou informací může vypadat název domény komicky, komerčně nebo chytře. Z praxe snadno dosadíte příklady. Za zavináčem bývá ale často zcela neutrální poskytovatel, takže @tiscali.cz, @seznam.cz, @centrum.cz neříká, že bychom s těmito firmami měli společného více než právě onu adresu, kterou nám často zdarma, někdy za peníze, poskytují. 1.2 Kopie, zvláště pak ty skryté Víte o nich? A využíváte jejich dobrodiní? Nebo posíláte k svátku všem Vendulkám ze svého adresáře přání všeho nejlepšího, hodně zdraví a pusinku na čelíčko bez ohledu na to, jestli svým Vendulkám vykáte nebo tykáte, jde-li o dámu vyššího středního věku nebo o neteřinku školou povinnou? Bylo by příjemně ilustrativní citovat z rozsáhlé, třeba vánoční, korespondence, v níž by se našel nejeden příklad včetně onoho „přeji Ti (Vám) …“ - to aby pisatel vyhověl té neteřince i té dámě. Dovolte mi ale vsadit na Vaši kreativitu a fantazii a citací se zdvořile zdržet. K čemu tedy slouží skrytá kopie (blind copy)?

Zejména k rozesílání textů na více adres najednou, ale tak, aby se rozesláním nezveřejnily adresy ostatních příjemců, například klientů, pacientů apod.

A k čemu kopie neskrytá (copy)?

Pro rozeslání textů adresátům, kteří jsou nějak společně zainteresovaní na příslušné věci, například jsou zváni na stejnou poradu, žádáni o konzultaci ke stejné věci apod. V papírové verzi korespondence je tento druh kopií označován jako Na vědomí.

1.3 Předmět (subject) Prosím, nikdy ho ve svých dopisech nevynechávejte! Usnadníte adresátovi třídění pošty, rychlejší orientaci v ní. Poštovní klient má totiž funkci, která umožní vyhledat ze všech zobrazených e-mailů jen ty, které mají v předmětu například slovo reklamace. Můžete si tedy poštu jednoduše roztřídit podobně, jako se zakládají listy třeba do plastových složek. Ale pozor, předmět DOPIS, INFORMACE nebo DOTAZ není moc chytrý, dopisů je hodně, reklamace, nabídka či dotaz jsou též dopisy. Takže jak? Stejně jako v obchodní korespondenci klasické: poptávka po čem, dotaz na co, reklamace čeho, …

http://www.obk.cz

2/6


A navíc – e-mail bez předmětu s přílohou může znamenat virus nebo spam (nevyžádanou poštu). Zvláště subjekt v angličtině u české adresy je velmi často oprávněně podezřelý. 1.4 Datum dopisu Můžeme-li se stoprocentně spolehnout na to, že datum v mém PC je správné, není třeba datum do záhlaví e-mailu psát. Máme-li o datu pochybnosti, pak je více než nutné ho do záhlaví dopisu uvést. Starší počítače, které mívají hlídače data – baterii – už dávno ve výslužbě a navíc občas zlobí v síti, mívají úmyslně nastavené datum neaktuálně. Tvrdí pak, že jste e-mail odeslali třeba 1. ledna 1980. Je-li součástí dopisu příloha, nezapomeňte zvážit nutnost uvedení data také na ní. Než dopis, ve kterém přílohu slibujete, opravdu odešlete, přesvědčte se, zda příloha neschází. Příjemce ji pak zbytečně a marně hledá. 1.5 Oslovení Ano! Není to zbytečnost, ztráta času či cti. Naopak, je to zdvořilé, příjemné, vskutku oslovující. Navozuje atmosféru, vyjadřuje postoj. Pozdravu Dobrý den si můžeme užít při vstupu do místnosti nebo při osobním setkání, do dopisu patří Milý …, Vážená …, Ahoj …, Čau … apod. Samozřejmě mohou nastat případy, kdy nevíme přesně, kdo bude příjemcem našeho e-mailu. Situaci pak řešíme stejně jako v jiné korespondenci, na letácích apod., například oslovením hromadným. 1.6 Text Buďte věcní, struční, milí. Nepište dlouhé věty. Dopřejte každé myšlence samostatný odstavec. Vaši partneři mají obvykle i jiné povinnosti, než rozšmodrchávat Vaše nestrukturovaná klubka písmen a hledat v nich sdělení, o něž Vám nejspíše šlo. Potřebujete-li přece jenom poslat delší dokument, pošlete ho jako přílohu. Obsah dopisů nekumulujte! Chcete-li adresáta požádat o radu, o zaslání faktury a ještě má opravit Váš návrh připojeného letáku, jsou to tři úkoly, dopřejte jim tedy tři dopisy. Umožníte tak adresátovi, aby se každému problému věnoval zvlášť a v pořadí, jaké vyžaduje jejich naléhavost. Na kumulované e-maily se obvykle odpovídá až po vyjasnění nejméně spěchajícího bodu. Takže pak marně čekáte odpověď i na bod velmi urgentní. 1.7 Podpis Je samozřejmě důležitý, i když je obvykle možné jméno pisatele dešifrovat z jeho adresy. Nespoléhejme ale na to. Uživatelé e-mailu nejsou vždy o záludnostech a možnostech techniky informováni do všech podrobností, nevystavujte je horkým chvilkám při pátrání o odesilateli.

http://www.obk.cz

3/6


1.8 Příloha Znáte to. Rychle, rychle, ještě vyřídit poštu a honem k jiné práci. Nesrozumitelný text dopisu od neznámého pisatele, aha, má přílohu, třeba se vyznám v ní. Klik, a je to tady. Náš miláček onemocní virovou chorobou. Ani lékařská věda, a ta je mnohem starší než vědy počítačové, zatím nemá spolehlivý lék na choroby způsobené viry. Lékaři léčí onemocnění způsobená viry symptomaticky, tj. odstraňují příznaky, když už na podstatu věci zatím nemůžou. Všichni laikové pak vědí, že stejně důležitá jako léčba je prevence. S viry počítačovými je to podobné. Řadu z nich umíme odstranit, na mnohé platí prevence. A ta je, zdá se, v boji s viry velmi důležitá, protože všechny viry jsou vždy na světě o chvilku dřív než antivirové programy. Takže jak na to: Každou přílohu v průvodním textu avizujte. Vše neohlášené je pak podezřelé. Neohlášenou přílohu uložte na disk a zkontrolujte nejnovějším antivirovým programem. Raději ale podezřelé e-maily s přílohou vůbec neotvírejte ani je neukládejte na disk a ihned je smažte, zvlášť pokud neznáte odesilatele. Zajistěte si automatické stahování aktuálních antivirových programů z www stránek. Samozřejmě, že ani dodržením těchto zásad se virům ve svém počítači nevyhnete stejně tak, jako se těžko ubráníte chřipce v době epidemie, ale přece jenom alespoň umenšíte riziko katastrofy. Podívejme se ale na přílohy ještě z jiného úhlu. V některých firmách se praktikuje velmi příjemný zvyk blahopřát zaměstnancům k významným pracovním či osobním výročím. Forma blahopřání bývá různá, od darů či dárků předávaných osobně šéfem přes osobní gratulaci po zaslání písemného přání. Všechny způsoby jistě potěší, ale tak jako jsme si již rádi zvykli, že dárek nedostáváme ani nepředáváme umně ukrytý v novinovém papíru, měli bychom na formu myslet i při písemných gratulacích. Je milé obdržet od vedení firmy elektronickou cestou blahopřejný dopis. Tak milé, že si ho rádi vytiskneme a odneseme domů. Ale! Je nutné mít na gratulaci vytištěné též informace o tom, že text je viruprostý, případně co všechno už firma vyrobila a ještě vyrobí? Je to stejně nevkusné jako použít k blahopřání pro seriózního spolupracovníka kýčovitý obrázek pugétu, koupený v nejbližší trafice a vyvedený věrně v barvách! Řešení? Starý dobrý blahopřejný osobní dopis upravený a zformulovaný přesně podle letitých pravidel klasiků osobní korespondence a odeslaný moderně jako příloha e-mailu. Možná pak uslyšíte, ucítíte a uvidíte, jak se k Vám z Vašeho počítače blíží zdvořilý a navoněný anglický gentleman na bílém koni, jak k Vám spěchá s depeší … ? Dokonalost není maličkost, ale skládá prý se z maličkostí. Přílohy mohou být nemalé. Buďme si vědomi i toho, že pokud zašleme soubor hezkých obrázků příjemci, který je na síť sítí napojen modemem, může se mu Vaše pošta pěkně prodražit a ani ty nejkrásnější obrázky si určitou dobu nebude prohlížet s odpovídajícím dojetím.

http://www.obk.cz

4/6


1.9 Čeština a diakritika Ponechme stranou debaty psychologů o tom, jak se podepíší či již podepisují všechny možné formy elektronické komunikace na psychice člověka, o tom, zda počítače lidi sbližují nebo naopak od sebe vzdalují, jakou kvalitou vybavují počítače světovou komunikaci apod. Zformulujme raději obavu mnohem snáze řešitelnou – obavu o kvalitu jazyka. Uživatelé programů, které si nedokázaly poradit s českou diakritikou, jaksi podvědomě přizpůsobovali nedokonalosti programu i jazyk. Dnes je jakýkoli jazykový primitivismus nikoli odrazem nedokonalé techniky, ale vlastní jazykové nedostatečnosti. Existuje teorie, podle níž není pravda to, co rádi tvrdí žáci u tabule: “Já to vím, jen to nedokážu říct.“ Pravda je prý taková, že kvalitě myšlenky přibližně odpovídá kvalita věty, takže když dobře vím, dokážu i dobře říct. Co z toho vyplývá pro pisatele e-mailů? Používejte zásadně diakritiku, pokud to, zcela výjimečně, činí příjemci potíže, snadno se můžete přizpůsobit. Dopřejte si, a nejen u e-mailů, radosti z mateřštiny. Neexistuje jediný důvod, kromě vlastní nedostatečnosti, češtinu jakkoli oktrojovat. 1.10 Odpovědět (Reply, Re), Odpovědět všem (Reply All) a Poslat dál (Forward, Fwd, Fw) Je výhodné a velmi přehledné odpovídat na různé položky dopisu způsobem Re. Pro zvýšení přehlednosti je pak dobré nadbytečné části textu smazat a nevláčet je světovými sítěmi sem a tam. Ale pozor na Reply All, tedy Odpovědět všem! Musím pečlivě zvážit, očekávají-li mou odpověď na hromadný e-mail opravdu všichni adresáti, nebo jen autor dopisu. Dopis poslaný Re All, ve kterém omlouvám účast na školním srazu, protože se mi nechce jet v sobotu kilometry daleko, ale žádám organizátory, aby v den D uvedli jako důvod mé neúčasti nemocnou tchýni, mne usvědčuje nejen z neetického chování, ale také z neodborného zacházení s elektronickou poštou. Chceme-li zajímavý text, který jsme obdrželi, poslat dál, ponechejme v něm pouze podstatné informace, všechno ostatní smažme. Respektujme, že dopis byl určen pouze nám a že obvykle není třeba zasvěcovat našeho adresáta do intimity vztahu s odesilatelem textu a svěřovat se mu se způsoby oslovení, formulací výtky či rozloučení. 1.11 Omyl V návalu práce a nesoustředěnosti z něho vyplývající se občas stane, že napsaný text zbrklým kliknutím pošleme na úplně jinou adresu, než jsme zamýšleli. Často klikneme na velmi nevhodné místo adresáře, omyl pak může mít dohry nejen roztomilé, ale i kruté. Rada? Těžká. Snad jen - buďte opatrní a pro jistotu trénujte velezdvořilé omluvy … 1.12 Oprava příloh Pošle-li vám někdo v příloze text a chce, abyste ho opravili, musíte si přílohu nejprve uložit, nejlépe na disk, text opravit, opravu uložit a uložený opravený text odeslat opět jako přílohu. Pokud to uděláte jinak, odešlete původní text v původní podobě, což asi není to, co od vás pisatel žádal. http://www.obk.cz

5/6


2 Textové zprávy – SMS Uživatelé mobilních telefonů z České republiky vedou v evropském měřítku v počtu odeslaných SMS zpráv. Posílají se nejenom zprávy soukromého charakteru, dnes už také řada firem a úřadů posílá svým zákazníkům informace na mobilní telefon prostřednictvím textové zprávy. Knihkupci nás vyzvou, abychom si vyzvedli objednanou knihu, cestovní kanceláře oznámí termín vyzvednutí letenky, také obecní úřady rozesílají občanům důležité zprávy ve formě SMS. Zprávy SMS jsou levné, docela spolehlivé a hlavně vzhledem k telefonátu mnohem méně obtěžující, protože adresát si zprávu může přečíst v čase, který mu vyhovuje. Na co je dobré myslet, když píšeme SMSku: vždycky se podepište, protože:

ne všechny telefony zobrazí odesilatele

odesíláte-li text z internetu, rovněž nemusíme odesilatele odhalit

a hlavně - je to zdvořilé, a to je dost dobrý důvod

myslete na nedorozumění, které může způsobit nepřítomnost diakritiky, hlavně ve jménech a příjmeních osob Kosírová x Košířová, Kocárová x Kočářová Pozvi Martu x Marťu

buďte struční, ale ne na úkor zdvořilosti

nevynechávejte oslovení, poděkování

potřebujete-li šetřit místo, použijte psaní bez mezer, kde začátek slov je označen velkými písmeny

PaniNovakova,VaseKnihaJePripravenaKodberu.NaseProdejniDobaJeNezmenena. SPozdravemVaclavMaly,knihkupectviNaNamesti. Až zvládnete všechnu tu úžasnou techniku, která tak úžasně přibližuje lidi a usnadňuje kontakty mezi nimi, nezapomeňte na to, že opravdické setkávání s opravdicky zajímavými a milými lidmi nenahradí ani ta nejúžasnější technika.

A jakže to bylo? Dokonalost se skládá z maličkostí, ale rozhodně není maličkost. Jana Olchavová

http://www.obk.cz

6/6

Elektronické dopisy a krátké textové zprávy

Recommend Documents