Elektronická spisová služba iFIS („eSSL“)
verze 1.0
1
Obsah Základní informace ..................................................................................................................................................................... 3 Základní pojmy ........................................................................................................................................................................... 3 1. Jak se do elektronické spisové služby dostat? ........................................................................................................................ 4 3. Menu eSSL .............................................................................................................................................................................. 5 3.1 Podací deník .................................................................................................................................................................... 5 3.2 Formulář Vyhledávání dokumentů .................................................................................................................................. 6 3.2.1 Jak vyhledám záznam dokumentu? ......................................................................................................................... 6 3.3 Spisy ................................................................................................................................................................................. 7 3.3.1 Jak vytvořím spis? .................................................................................................................................................... 8 4. Podací deník ........................................................................................................................................................................... 8 4.1 Ovládání systému „eSSL“ ................................................................................................................................................. 8 4.2 Přehled a vyhledávání v dokumentech na uzlu (SEZNAM) .............................................................................................. 9 4.2.1 Adresáře - složky .................................................................................................................................................... 10 4.2.2 Přehled záznamů ................................................................................................................................................... 10 4.2.3 Karta dokumentu ................................................................................................................................................... 11 5. Vytvoření záznamu o dokumentu ........................................................................................................................................ 13 5.1 Vytvoření záznamu k dokumentu, který odesíláme ...................................................................................................... 14 5.2 Odeslání záznamu dokumetu v eSSL ............................................................................................................................. 16 5.3 Vytvoření záznamu o došlém dokumentu ..................................................................................................................... 17 5.4 Vyřízení záznamu dokumentu ....................................................................................................................................... 17 6. Nechtěné záznamy dokumentů ............................................................................................................................................ 18 6.1 Chybná evidence ........................................................................................................................................................... 18 6.2 Vrácení záznamu dokumentu zpět ................................................................................................................................ 19 7. Oběh žádostí v elektronické spisové službě ......................................................................................................................... 19 7.1 Podání žádosti ............................................................................................................................................................... 19 7.2 Oscanování a přidělení PID žádosti ................................................................................................................................ 19 7.3 Zaslání žádost na ZS k vyjádření..................................................................................................................................... 19 7.4 Vyřízení žádosti na ZS .................................................................................................................................................... 21 7.5 Vyřízení žádosti na SO nebo OV ..................................................................................................................................... 24 7.6 Žádost je doručena studentem přímo na ZS .................................................................................................................. 26 8 Faktury................................................................................................................................................................................... 27 8.1 Oběh faktur v „eSSL“ ..................................................................................................................................................... 27 8.2 Záznam faktury v eSSL ................................................................................................................................................... 28 8.2.1 Vyřízení faktury při absenci záznamu v eSSL .......................................................................................................... 28 8.2.2 Máme záznam o faktuře v podacím deníku ........................................................................................................... 29 8.2.3 faktura dorazila doporučenou poštou ................................................................................................................... 30 8.3 Předání záznamu faktury v eSSL na ekonomické oddělení z uzlu ZS ............................................................................. 31 8.4 Vyřízení faktury na ekonomickém oddělení .................................................................................................................. 33
2
Základní informace Na http://www.ff.cuni.cz/FF-9080.html naleznete základní informace k elektronické spisové službě, termíny školení a další doplňující informace. Cesta na stránkách FFUK › Vedení fakulty › Tajemník › Elektronická spisová služba
Základní pojmy Základní pojmy k el. spisové službě naleznete v opatření děkana č. 16/2012 http://www.ff.cuni.cz/FF-9080-version1-opatreni_spisovka_FINAL.pdf
http://www.ff.cuni.cz/FF-9080-version1-smernice_UK.pdf Zde naleznete Skartační a spisový řád Univerzity Karlovy v Praze.
3
1.
Jak se do elektronické spisové služby dostat?
Do libovolného internetového prohlížeče zadáme adresu: ifis.ff.cuni.cz Zobrazí se nám úvodní stránka, viz obrázek 1. (Pokud ne, zkontrolujte, zda jste přihlášení v jinonické doméně – Info http://www.ff.cuni.cz/FF-8724.html. Pokud jste přihlášeni, zkontrolujte, zda jste připojení k internetu.)
Obrázek 1
Pro přihlášení do ostré verze doporučuji kliknout na „Start iFIS XL“ (optimální zobrazení tabulek a velikosti písma). „Start TEST XL“ je cvičné prostředí, ve kterém si můžete procvičovat jednotlivé kroky nebo vyzkoušet, co Vámi zamýšlený krok udělá. Po kliknutí na políčko „Start iFIS/Test XL“ se nám zobrazí okno požadující přihlašovací údaje.
Obrázek 2
4
Pokud se Vám okno nezobrazuje, pravděpodobné máte nainstalovanou špatnou verzi JAVAscriptu. V tomto případě kontaktujte Laboratoř výpočetní techniky (linka 825). Po úspěšném přihlášení se dostaneme do hlavního menu systému iFIS.
Obrázek 3
3. Menu eSSL Dvojklikem otevřeme složku „Nadstavby iFis“ a jednou klikneme na složku „spisová služba“.
Obrázek 4
3.1 Podací deník Podací deník je základním komunikačním nástrojem pro evidenci záznamů dokumentů a sledování jejich oběhu. Správce UZLU má přístup ke čtení všech informací v záznamech dokumentů, které jsou UZLU určeny, nebo UZLEM procházejí. Dokud není záznam dokumentu předán/převzat ke zpracování jinému UZLU, má správce UZLU přístup k těmto informacím i pro zápis (opravy, kopie, přesměrování atd.). Záznamy v podacím deníku (o dokumentech a jejich doručení) jsou z pohledu každého uživatele automaticky řazeny do složek, a to s obdobnou filosofií jako u E-mail, např. MS Outlook.
5
3.2 Formulář Vyhledávání dokumentů Formulář Vyhledávání dokumentů je určený k vyhledávání záznamů dokumentů ve spisové službě. Po vyhledání záznamu dokumentu lze přejít na jeho detail v Podacím deníku a se záznamem pracovat, pokud má přihlášený uživatel k záznamu přístup. Vyhledávání je prováděno nad všemi doručenými záznamy, proto lze vyhledat i původního odesílatele, což neumožňuje Podací deník. Z tohoto důvodu se může mezi vyhledanými záznamy vyskytnout stejné PID vícekrát (tzn. jedna písemnost s jedním PID např. jako odeslaná i jako přijatá)
Obrázek 5
3.2.1 Jak vyhledám záznam dokumentu? Záznam dokumentu můžeme vyhledat pomocí všech dostupných údajů od čísla PID, předmětu až po způsob doručení. Vyhledávání se provádí přes dotazový řádek (žlutý). Hledat záznam o dokumentu můžeme jak ve formuláři „Vyhledávání dokumentu“, tak v „Podacím deníku“. Kroky v eSSL (Obrázek 7): Na níže položeném obrázku se nacházíme ve formuláři „Vyhledávání dokumentů“. Záznam dokumentu vyhledáme například podle posledního čtyřčíslí PID. Ve formuláři „Vyhledávání dokumentů“ klikneme do modré kolonky PID,vyvoláme dotazový řádek kliknutím na ikonku žluté disketky s otazníkem (zkratka F7). Do kolonky PID nejprve zapíšeme znak procent, poté čtyřčíslí a znovu znak procent (%2669%). Kliknutím na modrou disketku s trojúhelníčkem (zkratka F8) záznam vyhledáme. Vyhledaný záznam můžeme dvojklikem rozkliknout a dostat se tak složky, ve které se záznam na našem uzlu nachází. Pozor! Pro další práci v podacím deníku je potřeba „vyjet“ pomocí ikonky „EXIT“ nebo klávesy „ESC“ z formuláře pro vyhledávání dokumentu.
Obrázek 6 a 4
6
Stejným způsobem můžeme záznam dokumentu vyhledávat v jednotlivých složkách. Na rozdíl od výše uvedeného postupu bude v tomto případě systém hledat záznam pouze v dané složce. Pokud se tedy záznam dokumentu, který hledáme, nachází v jiné složce, vyhledávací systém ho nenalezne.
Obrázek 5
3.3 Spisy Formulář spisy obsahuje všechny spisy založené ve spisové službě. V detailu záznamu (v dolním bloku) je možno zobrazit všechny dokumenty vložené do příslušného spisu. Založení záznamu o spisu je nezbytným předpokladem pro to, aby bylo možno dokumenty následně do příslušného spisu vkládat. Dokument se do spisu zařadí tak, že se v podacím deníku při zápisu nového dokumentu nebo později u již zaevidovaného dokumentu na záložce "Základní údaje" vybere vhodný spis z nabídky již existujících spisů (pro daný spisový uzel).
Obrázek 6
TIP: Představte si spis jako imaginární šanon, který bude obsahovat záznamy dokumentů, které jsou ve Vašem skutečném šanonu.
7
3.3.1 Jak vytvořím spis? Kroky v eSSL: Ve formuláři spisy klikneme na prázdné červené políčko pro „Název“ a napíšeme název spisu. Pokud jsou již všechny červené kolonky zaplněné, klikneme na ikonku se zeleným plusem (F6) a jedno políčko se vytvoří. Napíšeme název spisu. Dále vybereme typ spisu. Klikneme na malé políčko pod „Typ“ a otevřeme nabídku (V= veřejný uzel= spis uvidí všichni správci na fakultě; U = pro uzel = spis uvidí správci Vašeho uzlu; S= soukromý uzel= spis uvidí pouze vlastník). Aby se nabídka otevřela, musíme nejprve vymazat vyplněný údaj v políčku. Vyplníme políčko „Spisový uzel“ (Stačí kliknout na políčko a na tři tečky, které se zobrazí a objeví se nám nabídka uzlů, které spravujeme). V políčku pro „Stav vyřízení“ zvolíme „vyřizuje se“. Uložíme (F2). Takto jsme vytvořili spis, do kterého lze od této chvíle vkládat záznamy dokumentů.
Obrázek 7
Na konci roku, až uzavřu svůj šanon „Nový spis“ (obrázek 10), změním stav vyřízení spisu na „vyřízeno“. Od následujícího roku pak začne běžet spisu skartační lhůta, která bude tak dlouhá jako nejdelší skartační lhůta dokumentu uloženého ve spisu.
4. Podací deník 4.1 Ovládání systému „eSSL“ Celý systém je možno ovládat funkčními klíči a to buď pomocí ikon, nebo klávesových zkratek. Při nastavení kurzorového ukazatele (šipky) na ikonu, se po chvilce zobrazí nápověda. Ikony na nástrojovém panelu
Obrázek 8
8
Nejčastěji používané ikony:
Obrázek 9
Ovládacími tlačítky v záhlaví se Podací deník přepíná mezi několika režimy (pořadí zleva):
Obrázek 10
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
SEZNAM - přepne do základního přehledu PŘÍJEM - přepne do režimu příjmu z jiného uzlu s možností tisku protokolu VÝDEJ - přepne do režimu předání na jiný uzel s možností tisku protokolu DOŠLO - přepne do režimu nového záznamu s přednastavením pro přijaté dokumenty POSLAT - přepne do režimu nového záznamu s přednastavením pro odesílané dokumenty KOPIE - vybraný záznam zkopíruje do složky dle adresáta PŘEDAT - vybraný záznam přepošle jinému adresátovi VRÁTIT - vybraný záznam vrátí původnímu odesílateli ODPOVĚĎ - přepne do režimu nového záznamu s přednastavením pro odpověď odesílateli OK - vybraný záznam přesune z KONCEPTU do složky dle adresáta EPŘÍJEM - potvrzení převzetí vybraného elektronického záznamu
4.2 Přehled a vyhledávání v dokumentech na uzlu (SEZNAM) Každému uživateli se zobrazují pouze záznamy těch uzlů, které spravuje. Název uzlu, se kterým uživatel právě pracuje, je zobrazen v záhlaví okna. Uživatel může být správcem více uzlů a může se mezi uzly přepínat (typicky jeden uživatel ve dvou rolích). Změna uzlu se provádí výběrem požadovaného uzlu ve stromové struktuře složek v levé části formuláře. Více uživatelů (správců) může být registrováno u jednoho uzlu (typicky více uživatelů na jedné podatelně).
Obrázek 11
9
4.2.1 Adresáře - složky V levém okraji jsou zobrazeny všechny spravované spisové uzly a jejich členění na složky. Složky jsou členěny podle stavu dokumentu a jeho vyřízení, což odpovídá běžnému způsobu práce s dokumenty ve spisové službě. Výběrem složky se řídí výběr ze záznamů o dokumentech na uzlu. V nadřízené složce jsou vždy zobrazeny všechny záznamy ze všech podřízených složek. Složka "VŠE" tedy zpřístupní všechny záznamy o všech dokumentech uživatelem spravovaných uzlů, což je výhodné při vyhledávání dokumentů. Složka a její úroveň 1. Vše
2.
3. Zpracovat
3.1. K příjmu
3.2. K odeslání 3.3. Vyřizuje se
3.4. Koncepty
4. Zpracováno 4.1. Vyřízeno
4.2. Odesláno 5. Na cestě 7. Chybná evidence
Obsah složky Zahrnuje všechny záznamy o všech dokumentech, které mají nějaký vztah ke všem uzlům spravovaným uživatelem. Zahrnuje všechny záznamy o všech dokumentech, které mají nějaký vztah k aktivnímu uzlu. Zahrnuje záznamy o všech dokumentech, které jsou rozpracovány v konceptech aktivního uzlu nebo čekají na převzetí do aktivního uzlu nebo jsou evidovány již v aktivním uzlu, a to buďto jako dokumenty určené k odeslání (předání) nebo k vyřízení. Zahrnuje pouze záznamy, které čekají na převzetí do aktivního uzlu bez rozdílu, zda jsou určeny přímo pro aktivní uzel (resp. osobu registrovanou u aktivního uzlu) nebo zda aktivní uzel pouze zprostředkovává doručení pro jiný uzel. Zahrnuje pouze záznamy, které čekají na předání do dalšího uzlu bez rozdílu, zda je odesílatelem aktivní uzel (resp. osoba registrovaná u aktivního uzlu) nebo jiný uzel. Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly převzaty do aktivního uzlu, jsou určeny přímo aktivnímu uzlu a jsou ve stavu „Vyřizuje se". Přitom nerozhoduje, zda dokument je fyzicky přítomen na uzlu u správce nebo je předán k vyřízení osobě registrované u uzlu. V této složce jsou uloženy pouze rozpracované záznamy, a to jak pro přijímané tak pro odesílané dokumenty. U záznamů v této složce je aktivní tlačítko OK, která ukončí přípravu konceptu a zařadí dokument do příslušných jiných složek podle pole Adresát. Zahrnuje záznamy o všech dokumentech, které byly odeslány z aktivního uzlu nebo jsou v aktivním uzlu ve stavu „Vyřízeno". Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly převzaty do aktivního uzlu, jsou určeny přímo aktivnímu uzlu a jsou ve stavu „Vyřízeno". Přitom nerozhoduje, zda je dokument fyzicky přítomen na uzlu u správce nebo je předán k vyřízení osobě registrované u uzlu. Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly z aktivního uzlu odeslány dalšímu uzlu. Přitom nerozhoduje, v jakém stavu vyřízení se dokument vyskytuje. Zahrnuje záznamy o dokumentech adresovaných aktivnímu spisovému uzlu, které ještě nejsou ani přijaté, ani nabízené k příjmu. Obsahuje záznamy o dokumentech, které byly vyjmuty z evidence z důvodu chybné evidence, typicky duplicitní evidence.
4.2.2 Přehled záznamů V pravé horní části je zobrazen přehled záznamů dokumentů zařazených do vybrané složky, zobrazeny jsou všechny dostupné údaje z karty. Údaje nelze přepisovat, s výjimkou prvního zaškrtávacího pole, které umožňuje provést akci s více záznamy současně (například: tlačítka a volby PŘEDAT, VRÁTIT, OK, ePŘÍJEM, ULOŽIT, SŘ, HROMADNÉ OPRAVY). Vzhledem k množství údajů je posun na další položky umožněn prostřednictvím rolovací spodní lišty.
10
Obrázek 12
Signalizace plnění lhůty pro vyřízení dokumentu Barva pole "Příznak důležitosti" signalizuje plnění lhůty pro vyřízení dokumentu. Barvy mají následující význam: Neobarveno - vyřízení probíhá ve lhůtě (nebo podmínky a předpoklady pro signalizaci nejsou nastaveny) Žlutá - blíží se (končí) lhůta na vyřízení Červená - lhůta pro vyřízení je již překročena Zelená - dokument je již vyřízen
4.2.3 Karta dokumentu V pravé dolní části obrazovky je zobrazena "karta" (detail) vybraného záznamu dokumentu z přehledu. Údaje jsou rozděleny do několika logických oblastí v samostatných záložkách (Obrázek 16). V záložkách lze upravovat většinu položek, a to u záznamů, které jsou právě v kompetenci vybraného uzlu. Nelze tedy přepisovat údaje na záznamu, který nebyl doposud převzat ke zpracování, ani na záznamu, který byl již odeslán a převzat na jiný uzel. Níže jsou popsány jednotlivé záložky a jejich význam.
Obrázek 13
4.2.3.1 Základní údaje Záložka obsahuje nejdůležitější a právě aktuální údaje o dokumentu. Údaje jsou aktuální i v případě zobrazení záznamu o dokumentu předaného k dalšímu zpravování na jiný spisový uzel.
Obrázek 14
11
4.2.3.2 Adresy Bloky Odesílatel/Adresát obsahují základní a povinné údaje o odesílatelích a adresátech. Doručovací cesta "standardní" znamená, že dokument reálně předáme zaměstnancům podatelny. Cesta "přímá" znamená předání bez prostředníka, tzn., že dokument odneseme do podatelny a vložíme ho rovnou do přihrádky nebo ho odneseme rovnou na poštu či předáme osobně. Doručovací cesta "elektronická" je nastavena automaticky u elektronických (digitálních) dokumentů.
Obrázek 15
4.2.3.3 Doplňující údaje Záložka obsahuje informace k doplnění základních údajů a potřebné pro manipulaci s dokumentem a pro jeho zařazení do skartačního řízení (bez vyplnění spisových a skartačních údajů nelze dokument vyřídit). Pole Poznámka je k dispozici pro vložení dalších textových informací, pro které nejsou v podacím deníku položky.
Obrázek 16
4.2.3.4 Přílohy Záložka může obsahovat přílohy v elektronické podobě (soubory) libovolného formátu (je zde možné ukládat např. oskenované kopie originálů dokumentů). V současné době se povinně přikládají oskenované kopie došlých faktur a žádosti studentů.
4.2.3.5 Doručení Záložka obsahuje záznamy všech doručení, která byla s dokumentem provedena (včetně časových údajů a evidence upozorňujících mailů).
12
Obrázek 17
4.2.3.6 Historie Záložka obsahuje historii všech činností provedených se záznamem dokumentu. Zobrazeny jsou i ty činnosti, které nastaly po odeslání dokumentu k dalšímu zpracování (záznamy jsou dostupné pro čtení ve složce Odesláno).
Obrázek 18
5. Vytvoření záznamu o dokumentu Pokud chceme vytvořit záznam o dokumentu v „eSSL“ a získat tak PID, je třeba si uvědomit, jestli dokument (žádost, dopis) odesíláme nebo nám byl doručen. Podle toho klikneme buďto na šedou ikonku „POSLAT“ nebo „DOŠLO“.
Obrázek 19
13
5.1 Vytvoření záznamu k dokumentu, který odesíláme Kroky v eSSL: V podacím deníku klikneme na šedou ikonku „POSLAT“. Podle níže uvedeného obrázku vyplníme Předmět, Typ dokumentu, Způsob doručení, Adresáta (viz obrázek 24), Spis (pokud jste nějaký vytvořili) a Spisový znak (Je nutný pouze v případě, že zasíláte dokument mimo fakultu na uzel svět). U některých kolonek, například: Typ dokumentu, Typ adresáta, atd., vybíráme z nabídky, kterou rozbalíme kliknutím na tři tečky v dané kolonce. Nakonec určíme doručovací cestu: Přímá doručovací cesta – dokument osobně odnesu na poštu, na ZS, ale i do schránky v podatelně. Standardní doručovací cesta – dokument předávám zaměstnanci podatelny. Elektronická doručovací cesta – Dokument zasílám emailem nebo datovou zprávou. Uložíme.
Obrázek 23
Typy adresátů:
U – záznam dokumentu zasíláme na určitou ZS
F – záznam dokumentu zasíláme firmě
O – záznam dokumentu zasíláme osobě pracující na FF
Obrázek 20
N – záznam dokumentu zasíláme osobě mimo fakultu nebo firmě,
14
která není evidovaná v číselníku „F“ Takto jsme vytvořili záznam o dokumentu, kterému systém přidělil PID (obrázek 25). Vytvořený záznam nalezneme ve žluté složce „K odeslání“.
obrázek 21
TIP: PID slouží jako číslo jednací.
Pozor, do adresáta v tomto kroku nikdy nevkládáme uzel Podatelna!! Doručovací cesty Pro lepší pochopení přímé a standardní doručovací cesty se podívejme na obrázek 26. Přímá doručovací cesta Pokud posílám záznam dokumentu v „eSSL“ přímou doručovací cestou, znamená to, že poputuje i s fyzickým dokumentem rovnou na zvolený uzel (ZS) a to platí i v případě, že fyzický dokument vložím v podatelně do přihrádky. Standardní doručovací cesta Zvolíme-li v „eSSL“ standardní doručovací cestu, fyzický dokument i jeho záznam nejprve putuje na uzel Podatelna, kde ho vědomě převezmou její zaměstnanci, kteří ho pak dále přepošlou na uzel zobrazený v adresátovi dokumentu. Tuto cestu nejčastěji volíme v případě odchozí doporučené pošty. Elektronická doručovací cesta El. cesta vypadá stejně jako přímá s tím rozdílem, že si dokument předáme emailem nebo datovou zprávou.
Obrázek 22
15
5.2 Odeslání záznamu dokumetu v eSSL Kroky v eSSL: Předchozím krokem jsme si záznam připravili k odeslání. Pro odeslání klikneme na šedou ikonku „VÝDEJ“. Otevře se okno (obrázek 27), ve kterém se Vám zobrazí všechny záznamy připravené k odeslání. Toto okno slouží jako filtr, abychom si mohli vybrat pouze záznamy, které skutečně chceme odeslat. V okně jsou již před-vyplněny dvě bílé kolonky označující jméno předávající osoby a uzel, z kterého dokument poputuje. Stačí vyplnit zbylé dvě bílé: Příjemce a uzel. Pozor, pokud dokument posíláme standardní cestou (dokument putuje přes uzel podatelna), vyplňujeme do kolonky příjemce: Jan Haas nebo Lenka Novotná a uzel: podatelna. Pokud dokument posíláme mimo fakultu a odnášíme ho například na poštu, vyplníme uzel „Svět“, příjemce již vyplňovat nemusíme.
Obrázek 23
Kliknutím na šedé políčko „Filtruj“ zůstanou v seznamu dokumentů pouze záznamy určené na podatelnu. Na obrázku dole vidíme dva záznamy, které jsou po filtraci připravené k odeslání. Pokud budu chtít odeslat pouze záznam k objednávce na opravu stolu, odstraním „fajfku“ u záznamu faktury. Kliknutím na políčko „Předání“ dokument odešlu.
Obrázek 24
Tímto jsme záznam úspěšně vyexpedovali z našeho uzlu. TIPY: Doporučuji nejprve vyplnit kolonku „na uzel“. Snáze si pak uvědomíme jméno příjemce. Uvědomit si doručovací cestu. Doručovací cestu u záznamu dokumentu lze změnit, pokud vyskočíme z okna výdeje, najdeme si požadovaný záznam a klikneme na lištu „Adresy“ (viz kapitola 4). Pokud jste vytvořili záznam dokumentu, který posíláme elektronicky, musíme si překliknout na lištu „e-Dokumenty“ (na obrázku 26 červeně zvýrazněná).
16
5.3 Vytvoření záznamu o došlém dokumentu Kroky v eSSL (obr. 29): V deníku klikneme na šedou ikonku „DOŠLO“. V níže uvedeném okně klikneme na „Generovat“(automatické vygenerování PID; kolonku PID nevyplňujeme), vyplníme Předmět, Typ dokumentu, Způsob doručení, Odesílatele („O“, „U“, „N“, „F“ viz typy adresátů v kapitole 5.1), Spis (pokud máte), Spisový znak (pokud záznam o dokumentu vyřídíte na svém uzlu), Doručovací cestu (viz. předchozí kapitola). Zaškrtneme Vložit přílohy (pokud nějakou máme, například faktura). Uložit a další.
Obrázek 25
Vytvořenému záznamu byl přidělen PID. Pokud vkládáme přílohu, zobrazí se nám ještě okno pro vložení přílohy (obr. 30). Vyplníme kolonku Popis a přes tlačítko Vlož vybereme soubor, který chceme importovat. záznam nalezneme ve žluté složce Vyřizuje se.
Obrázek 26
5.4 Vyřízení záznamu dokumentu Kroky v eSSL: Záznam dokumentu se objeví ve žluté složce „Vyřizuje se“. V doplňujících údajích je třeba vyplnit správný spisový znak. Skartační znak a skartační lhůta se vyplní automaticky. Do poznámky můžeme napsat libovolný text.
Obrázek 27
17
V základních údajích vyplníme Spis (pokud máte), z nabídky vybereme Způsob vyřízení (Vyřízení prvopisem – odpověď; Postoupení – předání dokumentu osobě na ZS; Vzetí na vědomí – dokument pouze založíme do šanonu; Úřední záznam – interní dokument; Jiný způsob – pokud použijeme, musíme do poznámky zapsat, jakým způsobem byl dokument vyřízen, například: převod do jiné evidence apod.) a v kolonce Stav vyřízení vymažeme „vyřizuje se“ a změníme na „vyřízeno“ (druhá varianta: klikneme do kolonky Dat. Vyřízení a zmáčkneme ctrl + D). Uložíme (F2).
Obrázek 28
Tímto způsobem jsme vyřídili záznam dokumentu v eSSL. Dokument je brán jako vyřízený a od následujícího roku mu začne běžet skartační lhůta.
6. Nechtěné záznamy dokumentů V následujících podkapitolách se dozvíme jak se vypořádat se záznamy dokumentů, které do eSSL nepatří, například pozvánky, letáky, osobní korespondence nebo duplicita záznamu a se záznamy, které nám byly omylem zaslány na uzel.
6.1 Chybná evidence Pokud Vám do eSSL přijde záznam dokumentu, který se nemusí evidovat, například pozvánka, je možné záznam přesunout do chybné evidence. Kroky v eSSL (obr 33): Do doplňujících údajů záznamu napíšeme důvod, proč záznam přesouváme do chybné evidence. Překlikneme mezi žlutými složkami např. „K odeslání“ a zpět na „Vyřizuje se“ (dojde k uložení + nutí nás k tomu chyba v systému).
Obrázek 29
Klikneme na ikonku s červeným křížkem vlevo na hoře.
Po zobrazení tohoto textu klikněte na „ANO“.
Obrázek 30
Obrázek 31
18
TIP: Abychom mohli záznam přesunout do chybné evidence, nesmí být vložen do spisu.
Tímto způsobem jsme záznam o dokumentu přesunuli do žluté složky „Chybná evidence“.
6.2 Vrácení záznamu dokumentu zpět Pokud Vám nějaký jiný uzel zaslal záznam o dokumentu, který nepatří Vám, můžete ho dvěma kliknutími zaslat zpět. Kroky v eSSL: Klikněte na šedou ikonku „VRÁTIT“. Po zobrazení níže uvedeného textu klikněte na „ano“.
Obrázek 32
TIP: Oznamte vrácení správci uzlu, na který jste záznam vrátili.
7. Oběh žádostí v elektronické spisové službě Obrázek 37 zobrazuje koloběh žádosti, kdy student podá žádost do podatelny. Níže jsou popsány jednotlivé body obrázku a popis kroků, které je třeba udělat v el. spisové službě.
Obrázek 33
7.1 Podání žádosti Student doručí žádost na podatelnu.
7.2 Oscanování a přidělení PID žádosti Podatelna žádost oskenuje a přidělí PID. Do předmětu žádosti se napíše jméno studenta, popřípadě také čeho se žádost týká. Vyplněný záznam žádosti se zašle referentce na studijní oddělení nebo oddělení vědy. Pozn.: PID je zpravidla přilepen v pravém horním rohu žádosti. Vzor PID: rok/FF/6 čísel/S – příklad: 2012FF001264S – (S) = scan
7.3 Zaslání žádost na ZS k vyjádření Referentka určí ZS, které se mají k žádosti vyjádřit. Napsané na papírku je přiloží k žádosti. Kroky v eSSL: Žádost se objeví ve spisové službě ve žluté složce „Vyřizuje se“. Po kliknutí na šedou ikonku „Předat“ referentka určí na jakou ZS žádost poputuje k vyjádření – Vyplnit červeně označená políčka: Typ adresáta, uzel, způsob doručení a standardní doručovací cestu + kliknout na políčko odeslat!
19
Obrázek 34
Kliknutím na políčko odeslat jsme žádost ještě neodeslali. Připravili jsme si jí k odeslání. Nyní se nachází ve žluté složce „K odeslání“. Pro odeslání dokumentu klikněte na šedou ikonku „Výdej“. Otevře se Vám níže uvedené okno, ve kterém se Vám zobrazí všechny dokumenty připravené k odeslání. V okně jsou již předvyplněny dvě bílé kolonky označující jméno předávající osoby a uzel, z kterého dokument poputuje.
Obrázek 35
20
Toto okno slouží jako filtr, abychom si mohli vybrat pouze dokumenty, které skutečně chceme odeslat. Stačí vyplnit zbylé dvě bílé kolonky: Příjemce a uzel. Pozor! Pokud dokument posíláme standardní cestou (dokument putuje přes uzel podatelna), vyplňujeme do kolonky příjemce: Jan Haas nebo Lenka Novotná - uzel: podatelna. Kliknutím na šedé políčko „Filtruj“ zůstanou v seznamu dokumentů pouze dokumenty určené na podatelnu. Na obrázku dole vidíme čtyři dokumenty, které jsou po filtraci připravené k odeslání. Pokud budu chtít odeslat pouze 1 žádost, u zbylých dokumentů odstraním „fajfky“ (viz obrázek 40). Kliknutím na políčko „Předání“ dokument odešlu.
Obrázek 36
7.4 Vyřízení žádosti na ZS Správce uzlu ZS obdrží z podatelny žádost s PID, kterou předává akademikovi k vyjádření. Po vyjádření se žádost posílá na další ZS k vyjádření nebo se zasílá zpět na studijní oddělení nebo oddělení vědy přes podatelnu. Kroky v eSSL: Žádost se objeví ve spisové službě ve žluté složce „Vyřizuje se“ kde zůstane po dobu vyřizování vyjádření. Po vyjádření lze do poznámky v doplňujících údajích zapsat výsledek vyjádření. (např.: Ano/ne – KAPR)
Ano – KAPR Ne - ÚČJTK
Obrázek 37
Po vyjádření akademika se žádost posílá dál kliknutím na Šedou ikonku „Předat“. Zobrazí se nám níže uvedené okénko, kde je třeba vyplnit červeně označená políčka:
21
a) Typ adresáta (pokud žádost posíláme na další ZS, zvolíme „U“), uzel, způsob doručení (osobní předání) a standardní doručovací cestu (pokud žádost dáte zaměstnanci podatelny) nebo přímou doručovací cestu (pokud žádost předáte osobně) + kliknout na políčko odeslat!
Obrázek 38
b) Typ adresáta (pokud žádost posílám zpět na studijní oddělení, odd. vědy, zvolím „O“), jméno (jméno referentky, ke které žádost poputuje), způsob doručení (osobní předání) a standardní doručovací cestu + kliknout na políčko odeslat!
Obrázek 39
TIP: Jak zjistím, které referentce žádost poslat? Pokud se v záznamu žádosti podíváte do složky „Doručení“ uvidíte, která referentka Vám žádost zaslala.
Obrázek 40
22
Kliknutím na políčko odeslat jsme žádost ještě neodeslali. Připravili jsme si jí k odeslání. Nyní se nachází ve žluté složce „K odeslání“.
Obrázek 41
Pro odeslání dokumentu klikneme na šedou ikonku „Výdej“.
Obrázek 42
Otevře se nám okno uvedené na obrázku 47, ve kterém se nám zobrazí všechny dokumenty připravené k odeslání. V okně jsou již předvyplněné dvě bílé kolonky označující jméno předávající osoby a uzel, z kterého dokument poputuje.
Obrázek 43
23
Toto okno slouží jako filtr, abychom si mohli vybrat pouze dokumenty, které skutečně chceme odeslat. Stačí vyplnit zbylé dvě bílé kolonky: Příjemce a uzel. Pozor!!! Pokud dokument posíláme standardní cestou (dokument putuje přes uzel podatelna), vyplňujeme do kolonky příjemce: Jan Haas nebo Lenka Novotná - uzel: podatelna. Kliknutím na šedé políčko „Filtruj“ zůstanou v seznamu dokumentů pouze dokumenty určené na podatelnu. Na obrázku dole vidíme tři dokumenty, které jsou po filtraci připravené k odeslání. Pokud budu chtít odeslat pouze žádost, u zbylých dvou dokumentů odstraním „fajfky“. Kliknutím na políčko „Předání“ dokument odešlu.
Obrázek 44
Takto jsme vyřízenou žádost odeslali dál ke zpracování.
7.5 Vyřízení žádosti na SO nebo OV Po vyjádření všech ZS se žádost vrací přes podatelnu zpět na studijní oddělení nebo oddělení vědy, kde se založí do spisu studenta a vyřídí se ve spisové službě Kroky v eSSL: Žádost se objeví ve spisové službě ve žluté složce „Vyřizuje se“. V doplňujících údajích je třeba vyplnit správný spisový znak. Skartační znak a skartační lhůta se již vyplní automaticky.
Obrázek 45
V základních údajích je potřeba vyplnit kolonku Spis (spis studenta), způsob vyřízení (pokud studentovi zasíláme odpověď na jeho žádost, vyplňujeme „vyřízení prvopisem“), stav vyřízení (na vyřízeno) a zmáčknout F2 (uložení).
Obrázek 46
24
Pro odpověď a vytvoření nového dokumentu s PID klikneme na šedé políčko odpověď.
Obrázek 47
V okně, které se otevře, je nutné vyplnit níže zvýrazněné kolonky. Pokud zasíláme dokument mimo fakultu, je třeba vyplnit v kolonce Adresát, typ adresáta: N. Do kolonky „Název“ jméno studenta a „Adresa“ vyplnit celou adresu. Dále vložit vytvářenou odpověď do spisu studenta a přiřadit spisový znak. Pokud zasíláme odpověď přes podatelnu, zvolíme doručovací cestu „Standardní“. Uložíme.
Obrázek 48
Tímto způsobem jsme vytvořili nový dokument. Získali jsme PID, který použijeme jako číslo jednací. Odpověď máme připravenou ve složce „K odeslání“. Pro odeslání dokumentu klikněte na šedou ikonku „Výdej“.
Obrázek 53
25
Otevře se nám okno (obr. 50), ve kterém se zobrazí všechny dokumenty připravené k odeslání. V okně jsou již předvyplněné dvě bílé kolonky označující jméno předávající osoby a uzel, z kterého dokument poputuje.
Obrázek 54
Toto okno slouží jako filtr, abychom si mohli vybrat pouze dokumenty, které skutečně chceme odeslat. Stačí vyplnit zbylé dvě bílé kolonky: Příjemce a uzel. Pozor!!! Pokud dokument posíláme standardní cestou (dokument putuje přes uzel podatelna), vyplňujeme do kolonky příjemce: Jan Haas nebo Lenka Novotná - uzel: podatelna. Kliknutím na šedé políčko „Filtruj“ zůstanou v seznamu dokumentů pouze dokumenty určené na podatelnu. Na obrázku 56 vidíme pět dokumentů, které jsou po filtraci připravené k odeslání. Pokud budeme chtít odeslat pouze odpověď, u zbylých čtyř dokumentů odstraníme „fajfky“. Kliknutím na políčko „Předání“ dokument odešleme.
Obrázek 55
Pokud odesílám odpověď mimo fakultu a zvolil jsem přímou doručovací cestu, vyplním v kolonce „na uzel“ uzel Svět. „Příjemce“ již vyplňovat nemusím. Takto jsme odpověď vyřídili v „eSSL“
7.6 Žádost je doručena studentem přímo na ZS Postup u varianty, kdy žádost k vyjádření jako první na základní součást. V tomto případě stačí, když se žádost s vyjádřením ZS odnese na podatelnu, kde se oscanuje, přidělí se jí PID a je fyzicky i ve spisové službě zaslána na SO nebo OV, kde se vyřídí podle již výše uvedného postupu.
26
8 Faktury Faktury považujeme za mimořádně důležité dokumenty, proto jsme se rozhodli je nejen evidovat v el. spisové službě, ale také vkládat jejich scany do přílohy u záznamů.
8.1 Oběh faktur v „eSSL“
Obrázek 56
Na výše položeném obrázku vidíme standardní koloběh faktury fyzicky i v eSSL. Faktura může na základní součást dorazit několika možnými způsoby: 1) Faktura dorazí na podatelnu obyčejnou poštou. Není poznat, že se jedná o fakturu, proto není vytvořen záznam v eSSL a není přidělen PID. 2) Faktura dorazí na podatelnu obyčejnou poštou. Na první pohled je patrné, že se se jedná o fakturu, proto v podatelně vytvoří záznam v eSSL a faktuře přidělí PID. 3) Faktura dorazí na podatelnu doporučenou poštou. Doporučenou poštu podatelna automaticky zaznamenává v eSSL. Číslo PID se napíše na obálku. 4) Faktura se na základní součást může dostat mnoha způsoby přímo ze světa (v balíčku, osobní předání, elektronicky, apod.). V tomto případě také není vytvořen záznam faktury v eSSL. 5) Základní součást přijme fakturu, vyhotoví průvodní list faktury a zasílá jí na EO. Zaslání faktury na EO je možné dvěma způsoby: 6) Faktura má již záznam v eSSL s kopií v příloze a je jí tedy možné zaslat přímo na EO nebo vložit do přihrádky EO v podatelně. 7) Faktura ještě nedisponuje označením PID a je tedy nutné o ní vytvořit záznam v eSSL a vložit kopii do přílohy. To je možné ručně na uzlu, v tom případě proběhne odeslání na EO podle bodu 6 nebo lze fakturu s košilkou zanést do podatelny, kde jí oscanují, vytvoří o ní záznam v eSSL a zašlou jí na EO. (bod 7) 8) Ekonomické oddělení fakturu vyřídí.
27
8.2 Záznam faktury v eSSL Z výše uvedeného plyne, že mohou, co se týče eSSL, nastat tři možné případy: a) Na náš uzel nebyl poslán žádný záznam. b) Na náš uzel byl poslán záznam o faktuře včetně scanu (PID se S na konci). c) Na náš uzel byl poslán záznam o dokumentu v doporučené poště.
8.2.1 Vyřízení faktury při absenci záznamu v eSSL V tomto případě existují dva způsoby jak z pohledu ZS fakturu vyřídit. 1) K faktuře se vyhotoví průvodní dopis a zanese se do podatelny, kde zaměstnanci fakturu oscanují a vytvoří o ní záznam v eSSL. Vytvořený záznam faktury se zašle na uzel ekonomického oddělení a faktura se vloží do přihrádky. TIP: Pokud o faktuře chcete mít záznam na svém uzlu, požádejte, aby Vám záznam faktury poslali na Váš uzel. Z Vašeho uzlu pak záznam přepošlete na EO.
2) Záznam faktury v eSSL vytvoříme sami. Kroky v eSSL: Klikneme na šedou ikonku „DOŠLO“. Vyplníme níže označená pole. U Odesílatele zvolíme „typ odesílatele – F“ a vybereme odpovídající firmu z adresáře. Pokud se v adresáři daná firma nenachází, zvolíme „typ odesílatele – N“ a vyplníme jí ručně. Uložíme a klávesou ESC nebo červenou ikonkou „EXIT“ uzavřeme okno.
Obrázek 57
Přidělený PID napíšeme na fakturu nahoru doprava. Obrázek 58
28
Vytvořený záznam se nám zobrazí ve složce „Vyřizuje se“ (Pokud se nezobrazuje, je třeba aktualizace. Buďto si překlikneme mezi žlutými složkami nebo použijeme klávesu F8). Ve složce „Přílohy“ vložíme elektronickou kopii faktury (Nejdříve vyplníme „Typ dok. – Různé“ a „Popis – faktura“). Takto jsme vytvořili záznam faktury v eSSL.
Obrázek 59
8.2.2 Máme záznam o faktuře v podacím deníku V tomto případě fakturu v podatelně oscanovali a vytvořili o ní záznam, který nám přeposlali. Jakýkoliv záznam dokumentu, který byl oscanován, poznáme podle toho, že má na konci PID velké S. Záznamy s PID s S na konci obsahují přílohu (scan dokumentu). Na přílohu se můžeme podívat (nebo si zkopírovat do počítače) ve složce „PŘÍLOHY“.
Obrázek 49
TIP: Pokud Vám nejde otevřít příloha, je možné, že musíte v internetovém prohlížeči povolit otevírání příloh. Pokud se Vám po povolení otevírání příloh zavírá systém ifis, zkuste jiný prohlížeč nebo kontaktujte pana Tošovského na LVT. Zkopírování přílohy do počítače se provede pomocí tlačítka „Kopíruj“.
29
8.2.3 faktura dorazila doporučenou poštou V tomto případě k nám z podatelny dorazil v eSSL záznam dokumentu o doporučené poště. Existují dva způsoby, jak se s takovým záznamem v eSSL vypořádat: 1) Doplníme a upravíme některé informace v záznamu faktury. Kroky v eSSL: V základních údajích upravíme „předmět“ a „typ dok.“. Klikneme na složku „Adresy“ a upravíme odesílatele dle předchozího návodu v bodě 8.2.1. Ještě klikneme na složku „Přílohy“ a opět podle předchozího návodu v bodě 8.2.1 vložíme kopii faktury.
Obrázek 50
2) Záznam dokumentu přesuneme do chybné evidence a necháme vytvořit nový záznam faktury i se scanem v podatelně. Kroky v eSSL: Návod pro přesun záznamů do chybné evidence nalezneme v odstavci 6.1.
30
8.3 Předání záznamu faktury v eSSL na ekonomické oddělení z uzlu ZS K došlé faktuře jsme vyhotovili průvodní dopis a chceme ji jak fyzicky, tak ve spisové službě, zaslat na EO. Kroky v eSSL: Záznam faktury se nachází ve žluté složce „Vyřizuje se“ kde zůstane po dobu vyřizování. Před zanesením fyzické faktury na EO nebo do jejich přihrádky předáme záznam faktury v eSSL. Klikneme na šedou ikonku „Předat“ a vyplníme níže označené políčka. Máme dva typy adresáta: a) Typ adresáta („U“ = uzel) Zvolíme ekonomické oddělení. Jako způsob doručení zvolíme osobní předání a vybereme přímou doručovací cestu. Klikneme na políčko odeslat.
b) Typ adresáta („O“ = osoba) Vyhledáme jméno správce EO. Jako způsob doručení zvolíme osobní předání a vybereme přímou doručovací cestu. Klikneme na políčko odeslat.
Obrázek 51
Kliknutím na políčko odeslat jsme žádost ještě neodeslali. Připravili jsme si jí k odeslání. Nyní se nachází ve žluté složce „K odeslání“. klikneme na šedou ikonku „Výdej“.
Obrázek 52
31
Otevře se nám níže uvedené okno, ve kterém se nám zobrazí všechny dokumenty připravené k odeslání. V okně jsou již předvyplněné dvě bílé kolonky označující jméno předávající osoby a uzel, z kterého dokument poputuje. Toto okno slouží jako filtr, abychom si mohli vybrat pouze dokumenty, které skutečně chceme odeslat. Stačí vyplnit zbylé dvě bílé kolonky: Příjemce a uzel.
Obrázek 53
Na obrázku dole vidíme dva záznamy faktur, které jsou po filtraci připravené k odeslání na EO. Pokud budeme chtít odeslat pouze první záznam faktury, u druhého odstraníme „fajfku“. Kliknutím na políčko „Předání“ dokument odešleme.
Obrázek 54
Takto jsme odeslali záznam faktury v eSSL na ekonomické oddělení. Pozor!!! Pokud dokument posíláme standardní cestou (dokument putuje přes uzel podatelna), vyplňujeme do kolonky příjemce: Jan Haas nebo Lenka Novotná - uzel: podatelna. Kliknutím na šedé políčko „Filtruj“ zůstanou v seznamu dokumentů pouze dokumenty určené na podatelnu.
32
8.4 Vyřízení faktury na ekonomickém oddělení Kroky v eSSL: Žádost se objeví ve spisové službě ve žluté složce „Vyřizuje se“. V doplňujících údajích záznamu je třeba vyplnit správný spisový znak. Skartační znak a skartační lhůta se již vyplní automaticky.
Obrázek 55
V základních údajích je potřeba vyplnit kolonku Spis, Způsob vyřízení (vzetí na vědomí), Stav vyřízení (na vyřízeno) a zmáčknout F2 (uložení).
Obrázek 56
Tímto způsobem jsme vyřídili záznam faktury v eSSL.
33
