06/16/15
ELEKTRONICKÁ FINANČNÍ KONTROLA NA MAGISTRÁTU MĚSTA PROSTĚJOVA Ing. Radim Carda, vedoucí finančního odboru, Magistrát města Prostějova Petr Vysloužil, GORDIC spol. s r.o.
Informace o Statutárním městě Prostějov •
Statutární město Prostějov je obcí s rozšířenou působností. V katastru města žije 44 094 občanů.
•
Město hospodaří s ročním rozpočtem ve výši cca 800 milionů Kč. Netto aktiva města k 31. 12. 2014 činí 4 912 milionů Kč. V roce 2015 obdrželo město od agentury Moody ̓s nejvyšší ratingové hodnocení Aaa.
•
Při tomto objemu finančních prostředků je ročně zaúčtováno přibližně 10 tisíc agendových výdajových dokladů.
•
Pro agendu účetnictví a rozpočtu využívá město Prostějov od r. 2002 informační systém GINIS firmy GORDIC, spol. s r. o.
Stav předběžné finanční kontroly před implementací elektronické finanční kontroly •
Do roku 2014 probíhala předběžná výhradně v analogové podobě.
finanční
kontrola
•
Doklady si předávali pracovníci jednotlivých odborů osobně. Podpisy příkazců operací, správce rozpočtu a hlavního účetního dokládající provedení finanční kontroly, byly kontrolovány na podpisové vzory schválené primátorem města.
•
Předběžná kontrola před vznikem závazku byla zajišťována na příslušných odborech při vystavování objednávek a uzavírání smluv. Tyto dokumenty byly podepsány vedoucím odboru/příkazcem operace a správcem rozpočtu. Přehledy uzavřených smluv vedly jednotlivé odbory a centrálně odbor kanceláře tajemníka.
Stav předběžné finanční kontroly před implementací elektronické finanční kontroly • Předběžná kontrola po vzniku závazku byla zajišťována prostřednictvím formuláře Krycí list faktury. • Dodavatelské faktury byly do účetního softwaru zaevidovány finančním odborem. Následně byly předány na příslušný odbor, který zajistil vystavení krycího listu s uvedením rozpočtové skladby. Na krycím listu byly podpisy pracovníka zodpovědného za formální správnost, příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního. Krycí list se všemi podpisy předal příslušný odbor na finanční odbor, který zajistil likvidaci, proplacení a zaúčtování faktury. • Platební poukazy byly vystavovány na odborech v analogové podobě, po zajištění všech podpisů potvrzujících provedení finanční kontroly, byly předány na finanční odbor, který je zaevidoval do modulu Platební poukazy, provedl jejich likvidaci, úhradu a zaúčtování.
Stav předběžné finanční kontroly před implementací elektronické finanční kontroly •
Nevýhodou byla zejména vysoká pracnost, prodlevy při předávání jednotlivých dokladů a reálná možnost ztráty dokladů přijatých jednotlivými zaměstnanci.
•
Tento způsob finanční kontroly nezajišťoval jednoznačně dodržení všech postupů stanovených zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole.
•
Kladl vysoké nároky na správce rozpočtu při ověřování vazby na rozpočet tj. ověřování volných prostředků na jednotlivých položkách rozpočtu a také na hlavního účetního, který prověřoval, zda byly dodrženy všechny postupy stanovené zákonem.
Průběh implementace el. PFK v IS GINIS
•
Podnět vzešel z finančního odboru, do jehož kompetencí patří činnost správce rozpočtu a hlavního účetního.
•
Počátkem roku 2013 byla ve spolupráci s odborem IT a dodavatelem IS GINIS firmou Gordic, spol. s r. o., provedena analýza používaného systému finanční kontroly.
•
Na základě výsledků analýzy bylo rozhodnuto o implementaci elektronické finanční kontroly ve třech etapách.
Průběh implementace el. PFK v IS GINIS 1. etapa • V průběhu 3/4 roku 2013 příprava agendy SML – Evidence smluv. • Ve 4/4 roku 2013 byly do modulu SML naskenovány a vloženy platné smlouvy.
2. etapa • K 1.1.2014 byla implementována finanční kontrola před vznikem závazku v modulu SML. • Po schválení rozpočtu roku 2014 byl doplněn finanční profil do připravených smluv. • Tímto byla zajištěna kontrola očekávaných výdajů na schválený rozpočet, tzn. nebylo možné čerpat větší objem finančních prostředků než kolik bylo rozpočtováno. • Od stejného data jsou řešeny v agendě SML i objednávky a limitované přísliby, tedy veškeré doklady potřebné pro PFK před vznikem závazku.
Průběh implementace el. PFK v IS GINIS 3. etapa •
K 1. 1. 2015 byla implementována finanční kontrola po vzniku závazku v modulech KDF – Kniha došlých faktur, POU – Kniha poukazů a DDP – Daně, dávky, pohledávky.
•
Prvotní evidence faktur je prováděna v modulu Podatelna, který zajišťuje převzetí faktur v analogové i digitální podobě včetně jejich elektronického obrazu. Pro příjem elektronických faktur byla určena jedna e-mailová adresa. Faktury v analogové podobě jsou ukládány na finančním odboru, veškerý oběh dokladů probíhá pouze elektronicky.
•
Doklady předběžné finanční kontroly před a po vzniku závazku vytváří kompetenti jednotlivých odborů v modulech SML, KDF, POU a DDP. Podepsání a schválení je prováděno v Elektronické podpisové knize (EPK).
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence smlouvy, objednávky •
Založení dokladu v agendě SML, kde je odpovědným referentem zaevidována smlouva, objednávka či limitovaný příslib.
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence smlouvy, objednávky • •
Založení dokladu v agendě SML, kde je odpovědným referentem zaevidována smlouva, objednávka či limitovaný příslib. Doplnění položek finančního profilu ke smlouvě s kontrolou proti rozpočtovaným prostředkům.
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence smlouvy, objednávky • • •
Založení dokladu v agendě SML, kde je odpovědným referentem zaevidována smlouva, objednávka či limitovaný příslib. Doplnění položek finančního profilu ke smlouvě s kontrolou proti rozpočtovaným prostředkům. Založení dokladu PFK před vznikem závazku s určením odpovědných osob, které budou doklad podepisovat schvalovat v el. podobě.
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence smlouvy, objednávky • • • •
Založení dokladu v agendě SML, kde je odpovědným referentem zaevidována smlouva, objednávka či limitovaný příslib. Doplnění položek finančního profilu ke smlouvě s kontrolou proti rozpočtovaným prostředkům. Založení dokladu PFK před vznikem závazku s určením odpovědných osob, které budou doklad podepisovat schvalovat v el. podobě. Schvalování a podepisování dokladu PFK v elektronické podpisové knize.
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence smlouvy, objednávky • • • • •
Založení dokladu v agendě SML, kde je odpovědným referentem zaevidována smlouva, objednávka či limitovaný příslib. Doplnění položek finančního profilu ke smlouvě s kontrolou proti rozpočtovaným prostředkům. Založení dokladu PFK před vznikem závazku s určením odpovědných osob, které budou doklad podepisovat schvalovat v el. podobě. Schvalování a podepisování dokladu PFK v elektronické podpisové knize. Po kladném schválení dokladu PFK je možné schválit smlouvu (objednávku) a od té chvíle je možné ze smlouvy čerpat blokované rozpočtované prostředky. U objednávek je možné předat dodavateli el. či papírovou podobu objednávky, která je vygenerována ze SML.
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence faktury •
Faktura je založena na podatelně ve spisové službě, včetně naskenování faktury do formátu PDF.
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence faktury •
Faktura je založena na podatelně ve spisové službě, včetně naskenování faktury do formátu PDF.
•
Na finančním odboru je dokument převzat do modulu KDF, kde jsou doplněny základní údaje faktury.
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence faktury •
Faktura je založena na podatelně ve spisové službě, včetně naskenování faktury do formátu PDF.
•
Na finančním odboru je dokument převzat do modulu KDF, kde jsou doplněny základní údaje faktury.
•
Faktura je předána na odbory, kde je provedena vazba na agendu SML (smlouvu, objednávku, limitovaný příslib) a doplněno rozpočtové krytí faktury, které je převzato z navázaného dokladu SML.
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence faktury •
Faktura je založena na podatelně ve spisové službě, včetně naskenování faktury do formátu PDF.
•
Na finančním odboru je dokument převzat do modulu KDF, kde jsou doplněny základní údaje faktury.
•
Faktura je předána na odbory, kde je provedena vazba na agendu SML (smlouvu, objednávku, limitovaný příslib) a doplněno rozpočtové krytí faktury, které je převzato z navázaného dokladu SML.
•
Založí se doklad PFK po vzniku závazku, kde se určí osoby, které budou doklad podepisovat a schvalovat.
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence faktury •
Faktura je založena na podatelně ve spisové službě, včetně naskenování faktury do formátu PDF.
•
Na finančním odboru je dokument převzat do modulu KDF, kde jsou doplněny základní údaje faktury.
•
Faktura je předána na odbory, kde je provedena vazba na agendu SML (smlouvu, objednávku, limitovaný příslib) a doplněno rozpočtové krytí faktury, které je převzato z navázaného dokladu SML.
•
Založí se doklad PFK po vzniku závazku, kde se určí osoby, které budou doklad podepisovat a schvalovat.
•
Faktura je dále podepisována v modulu EPK všemi dotčenými osoby a po kladném vyřízení je umožněno poslat platbu do banky k proplacení.
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Jak vypadá vyřízení v EPK?
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Jak vypadá vyřízení v EPK?
Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Jak vypadá vyřízení v EPK?
Avizace e-mailem •
Všem zaměstnancům, kteří podepisují v EPK je odeslán upozorňující mail s informací, že je připraven doklad k podpisu.
•
Schvalující osoba má při podpisu možnost nahlížet do všech dokumentů souvisejících se schvalovaným výdajem.
PFK v dalších modulech IS GINIS
•
Obdobně jako u faktur v modulu KDF je prováděna finanční kontrola v modulu POU – Kniha poukazů, pouze s tím rozdílem, že prvotní evidenci provádí kompetent příslušného odboru.
•
V modulu DDP – Daně, dávky, pohledávky je předběžná finanční kontrola využívána pouze pro výdaje, tj. vratky přeplatků příjmů.
Výhody nového řešení PFK •
•
• • • • •
Největší výhodou a přínosem elektronické předběžné finanční kontroly je zajištění plnění § 16 zákona č. 250/2000Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, tj. všechny výdaje jsou podloženy rozpočtem. Zvýšila se transparentnost rozpočtu a účetnictví města zavedením rozklikávacího rozpočtu a transparentního účtu. Data pro tyto aplikace vychází z IS GINIS. Nedochází k prodlevám při prvotní evidenci faktur, faktury jsou okamžitě zaevidovány do modulu Podatelna. Zrychlilo se vyřizování faktur a platebních poukazů. Zvýšila se produktivita práce zaměstnanců magistrátu. Snížila se spotřeba kancelářského papíru a tonerů. Nedochází ke ztrátám papírových dokladů (faktury, poukazy) a vše je snadno dohledatelné.
Plán rozvoje IS GINIS na městě Prostějov •
Elektronizace předběžné finanční kontroly příjmů města.
•
Zveřejňování smluv anonymizace údajů.
•
Zavedení aplikace interaktivní úřad pro oblast hospodaření příspěvkových organizací.
s
využitím
modulu
SML
včetně
Děkujeme za pozornost Ing. Radim Carda
Magistrát města Prostějova
Petr Vysloužil
Gordic spol. s r.o.
