EINDRAPPORT PROJECT ROOF2ROOF DATUM: 31 JANUARI 2013 VERSIE: 1.0 DEFINITIEF HUNESUS BV MARTIN SMIT

EINDRAPPORT

PROJECT ROOF2ROOF

DATUM: 31 JANUARI 2013 VERSIE: 1.0 DEFINITIEF

HUNESUS BV MARTIN SMIT

I N H OU D S OP G AV E 1

I NL EIDING ............................................................................................ 3 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7.

Opdrachtgever en -nemer................................................................................................................................ 3 Projectomschrijving ......................................................................................................................................... 3 Projectpartners ................................................................................................................................................. 3 Datum oplevering............................................................................................................................................. 4 Deliverables ...................................................................................................................................................... 4 Meer-Minderwerk ............................................................................................................................................. 4 Overdracht projectresultaten .......................................................................................................................... 4

2

P ROJ ECT BESC HR IJVI NG

3

V ERG EL IJKI NG P LAN - W ERK EL IJKH EI D ............................................................... 8 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

4

Archiveren en documentbeheer...................................................................................................................................9 Overlegstructuur............................................................................................................................................................9 Voortgangsrapportage ..................................................................................................................................................9 Urenregistratie en –verantwoording............................................................................................................................9

Tijd .................................................................................................................................................................... 9

T EA M 4.1. 4.2.

........................................................... 6

Geld ................................................................................................................................................................... 8 Organisatie........................................................................................................................................................ 8 Kwaliteit ............................................................................................................................................................ 9 Informatie......................................................................................................................................................... 9

3.4.1. 3.4.2. 3.4.3. 3.4.4.

3.5.

IN H OOF DL IJN EN

EN L EER ER VAR ING EN .......................................................................

10

Teamervaringen ............................................................................................................................................. 10 Leerervaringen................................................................................................................................................ 10

B IJLAG E 1 R O OF 2R OO F

H UISSTIJ L EN PO RTA L

B IJLAG E 2 R O OF 2R OO F

K ET EN ........................................................................

12

O VERZICH T ....................................................................

13

B IJLAG E 3 F I NANC I EEL

EINDRAPPORT PROJECT ROOF2ROOF

....................................................... 11

31-01-2013

PAGINA 2 VAN 13 HUNESUS BV

1

1.1.

INLEIDING

Opdrachtgever en -nemer

Het Roof2Roof project is onder de vlag van Codin (Contactnet Duurzame Innovatie Noord-Nederland) uitgevoerd. De gemeente Groningen is opdrachtgever en penvoerder van het project. De opdrachtnemer (projectleider) is Martin Smit van Hunesus.

1.2.

Projectomschrijving

In december 2011 is het project Roof2Roof gestart. Het doel van dit project was het sluiten van de kringloop van bitumen daken in de provincie Groningen, wat betekent dat oude bitumineuze dakbedekkingen gebruikt worden als grondstof voor nieuwe dakbedekkingen. Essentieel hierin was het ontwikkelen van een economisch haalbare businesscase voor het recyclen van oude dakbedekkingen die vrijkomen bij sloop van gebouwen. Het project is met succes afgerond en heeft de volgende resultaten opgeleverd: • Gesloten kringloop voor bitumen daken • Aantoonbaar werkende keten (ketensamenwerking) • Sluitende businesscase van Roof2Roof keten (voor dakeigenaren is de Roof2Roof methode goedkoper dan de traditionele methode!) • Huisstijl Roof2Roof • Roof2Roof portal (website + social media) met KlantContactCenter (afhandeling klantcontacten en - verzoeken) • Roof2Roof Dakendatabase

1.3.

Projectpartners

Organisatie Dakcenter Hovinga Jager Midwolde (nu: Dusseldorp) Van Gansewinkel Icopal Hunesus Gemeente Groningen Provincie Groningen


Rol Aanbrengen dakbedekking, onderhoud en renovatie Sloop en demontage Logistieke en verwerkingspartner Producent dakbedekking Projectmanagement Facilitator en gebouweigenaar Facilitator

31-01-2013


1.4.

Datum oplevering

De projectresultaten zijn 31 januari 2013 opgeleverd aan de opdrachtgever.

1.5.

Deliverables

De volgende producten zijn tijdens het project opgeleverd: • Roof2Roof Projectbeschrijving d.d. 5 december 2011 • Roof2Roof Projectbegroting d.d. 5 december 2011 • Projectplan Roof2Roof d.d. 28 februari 2012 • Overzicht Roof2Roof kringloop (inclusief betrokkenen en enablers) • Stakeholdersanalyse Roof2Roof project • Huisstijl Roof2Roof • Website www.roof2roof.nl met webportal voor specialistennetwerk • Social media Roof2Roof • KlantContactCenter (afhandeling klantcontacten en - verzoeken) • Roof2Roof Dakendatabase • R2R dakinspectie-formulier (via webportal) • R2R dakpaspoort • R2R dakalert • MVO certificaat • R2R bestekservice • Aanmeldingsformulier R2R partner • Aanvraagformulier R2R dakinspectie • Video’s: o Beoordelen dak o Demonteren dak o Inleveren en opslaan dakafval o Produceren nieuwe dakrollen o Aanbrengen dakrollen o Gebruiken en onderhouden dak • Roof2Roof richtlijnen: o R2R aanbrengrichtlijnen o R2R onderhoudsrichtlijnen o R2R demontagerichtlijnen o R2R inleverrichtlijnen

1.6.

Meer-Minderwerk

De ontwikkeling van een full service portal (met een digitaal en fysiek loket) voor gebouweigenaren is een nieuw element in het project (aanvullend op het oorspronkelijke projectplan). Dit heeft geleid tot verlenging van het project tot en met 31 januari 2013.

1.7.

Overdracht projectresultaten

De projectresultaten worden per 1 februari 2013 overgedragen aan de stichting Roof2Roof die dan verantwoordelijk is voor de organisatie van Roof2Roof en de uitvoering van de operationele activiteiten. De vervolgactiviteiten bestaan uit het opzetten van een professionele organisatie voor het beheren, exploiteren en doorontwikkelen van Roof2Roof. Hiervoor zal een uitvoeringsorganisatie moeten worden ingericht en zullen de benodigde financiële middelen moeten worden verkregen. EINDRAPPORT PROJECT ROOF2ROOF

31-01-2013


In de opstartfase van de stichting (periode tot juli 2013) zullen de volgende activiteiten worden uitgevoerd: • Beheren Roof2Roof portal • Loket / afhandelen klantcontacten (KCC) • Inrichten stichting en (uitvoerings)organisatie • Financiering en subsidies • Overall coördinatie • PR & Communicatieactiviteiten: o Website + social media o Mailing o Platformbijeenkomsten o Nieuwsbrief o Presentaties o Publiciteit o Drukwerk/brochures


31-01-2013


2

P R O JE C TB E S CH RI JV I N G I N H O OF D L I J N E N

In 2011 is een vooronderzoek uitgevoerd naar de haalbaarheid van een gesloten bitumenbalans op daken in de provincie Groningen. De provincie Groningen bleek hiervoor uitermate geschikt, aangezien een groot aantal schakels in de bitumenketen in de provincie zijn gevestigd. Met steun van de provincie Groningen en de gemeente Groningen is eind 2011 besloten om een pilotproject uit te voeren in de provincie: het Roof2Roof project. Doelstellingen van het project zijn: 1. Duidelijkheid over de haalbaarheid van een gesloten bitumenbalans op daken 2. Realiseren van een eerste pilot in de provincie Groningen (laten zien dat het kan door het wegnemen van drempels en het daadwerkelijk realiseren van een keten) 3. Genereren van leereffecten voor opschaling naar de rest van (Noord)-Nederland De Roof2Roof aanpak sluit goed aan bij het Cradle2Cradle gedachtegoed, waarin afval niet bestaat en producten zo worden ontwikkeld dat ze eenvoudig kunnen worden hergebruikt en verwerkt in nieuwe producten (zonder kwaliteitsverlies van grondstoffen) of door de natuur afgebroken. De Roof2Roof methode is de enige manier om dakbedekking in de keten te houden zonder kwaliteitsverlies van de grondstoffen. In alle andere gevallen wordt het materiaal gebruikt in bijvoorbeeld asfalt en wordt bitumen dus gedowncycled. In het project Roof2Roof is de kringloop van bitumen daken in kaart gebracht met betrokkenen en enablers. Ook is een stakeholdersanalyse uitgevoerd. De knelpunten in de kringloop zijn geïdentificeerd en geïnventariseerd. Duidelijk werd dat het succes van Roof2Roof bepaald wordt door 3 onderdelen: 1. Het daadwerkelijk realiseren van een aantoonbaar werkende keten met ketenpartners uit Groningen/Noord-Nederland. Laten zien dat de Roof2Roof keten operationeel werkt. 2. Het realiseren van een sluitende businesscase voor de totale keten en de individuele ketenpartners. Met andere woorden, aantonen dat de Roof2Roof methode loont. 3. Het ontwikkelen van een platform voor bitumenrecycling op daken. Laten zien dat Roof2Roof er is en dat iedereen moet meedoen! Ad 1 Aantoonbaar werkende keten Alle schakels van de keten zijn benoemd, alle processen zijn beschreven en alle benodigde hulpmiddelen zijn ontwikkeld. De Roof2Roof keten start met het inventariseren van daken in Noord-Nederland en het vaststellen welke daken geschikt zijn voor bitumenrecycling. Daarvoor is de Roof2Roof dakinspectie ontwikkeld die inzicht geeft in de mate van geschiktheid voor bitumenrecycling en inzicht geeft in de staat van onderhoud en de levensduur van het dak. Een gebouweigenaar ontvangt na inspectie een Roof2Roof dakpaspoort met daarin alle gegevens van zijn/haar dak. Alle gegevens van daken worden vastgelegd in de Roof2Roof dakendatabase. Tenslotte biedt Roof2Roof de gratis service: R2R dakalert. Hierbij attendeert Roof2Roof dakeigenaren jaarlijks op het uitvoeren van het reguliere onderhoud en informeert hem/haar over de resterende levensduur van het dak. Ook kan Roof2Roof de dakeigenaren op de hoogte houden van alle relevante nieuwe ontwikkelingen m.b.t. het slim(mer) gebruiken van daken. Voor elke fase van het Roof2Roof proces zijn uitvoeringsrichtlijnen ontwikkeld. Roof2Roof recycling is alleen dan mogelijk als ketenpartners zich strikt houden aan deze richtlijnen. Alle fasen en onderdelen van het Roof2Roof proces zijn eerst individueel getest. Vervolgens is een integrale ketentest uitgevoerd met als pilotproject het dak van een onderwijsinstelling in Groningen. Het bitumen dak is geïnspecteerd en gesloopt. Het bitumen dakafval is ingezameld en geshredderd in Stadskanaal om vervolgens in Hoogkerk verwerkt te worden tot nieuwe bitumen dakrollen. De integrale ketentest is succesvol doorlopen, waarmee is aangetoond dat de Roof2Roof keten werkt. Ook is waardevolle informatie verzameld over handelingen en doorlooptijden per fase ten behoeve van de businesscase. In het pilotproject is 70 ton dakafval gerecycled, wat een CO2-reductie heeft opgeleverd van 45.000 kg. Ad 2 Sluitende businesscase De uitdaging ligt in het ontwikkelen van een businesscase voor Roof2Roof waarin het voor zowel gebouweigenaren als ketenpartners zowel kwalitatief als kwantitatief aantrekkelijk is om mee te doen met Roof2Roof. Dit is uiteindelijk gelukt! Van doorslaggevend belang hierin was de verandering van denken in afval naar denken in grondstoffen (met waarde). Met als resultaat dat de producent van dakrollen nu betaalt voor het schoon aangeleverde gerecyclede dakmateriaal in plaats van dat zij geld ontving voor het bitumen dakafval. Deze doorbraak heeft er uiteindelijk toe geleid dat gebouweigenaren goedkoper uit zijn met Roof2Roof!


31-01-2013


De voordelen van Roof2Roof voor gebouweigenaren zijn o.a. het maatschappelijk verantwoord ondernemen, het sluiten van materialenkringlopen en het reduceren van CO2 uitstoot. Daarnaast hebben gebouweigenaren ook financieel voordeel van Roof2Roof. Ze verdienen aan hun oude dak en besparen op hun nieuwe duurzame Roof2Roof dak. Ten opzichte van de traditionele methode besparen gebouweigenaren op afvalkosten en besparen ze geld op hun energierekening met hun nieuwe dak. Daarbij komen natuurlijk nog voordelen als een gratis dakinspectie, het Roof2Roof dakpaspoort, Roof2Roof dakalert en het MVO certificaat voor bedrijven en instellingen. Ook voor ketenpartners is het aantrekkelijk om met Roof2Roof mee te doen. Roof2Roof geeft concreet invulling aan het duurzaamheidsbeleid van ketenpartners en fungeert als schakel en intermediair tussen dakeigenaren en ketenpartners. Roof2Roof neemt een groot deel van de acquisitie, het initiële klantcontact en de afhandeling voor haar rekening. Maar bovenal ontvangen Roof2Roof specialisten een marktconforme vergoeding voor hun werkzaamheden in de Roof2Roof keten. Ad 3 Platform voor bitumenrecycling Om bitumenrecycling op daken tot een succes te maken is onder de naam van Roof2Roof een onafhankelijk platform en specialistennetwerk ontwikkeld. Het Roof2Roof platform informeert gebouweigenaren over de mogelijkheden en voordelen van recyling en helpt ze verder om hierin concrete stappen te zetten. Er is een netwerk van specialisten, leveranciers en inleverpunten opgezet. Roof2Roof is als merk en als portal in de markt gezet. Iedere gebouweigenaar (particulier en zakelijk) kan meedoen om van Roof2Roof een succes te maken. Het Roof2Roof platform is zodanig ontwikkeld dat opschaling naar Noord-Nederland gemakkelijk mogelijk is.


31-01-2013


3

3.1.

V E RGE L I JK I N G P L A N - W E RK E L I JK H E I D

Geld

De gemeente Groningen is budgethouder en verantwoordelijk voor het incasseren van bijdragen en het doen van betalingen voor het Roof2Roof project. De oorspronkelijk begrote projectkosten van €148.800 zijn door het meerwerk (en de daaruit voorvloeiende verlenging) met €77.000 overschreden. Hiervan zijn €59.000 extra loonkosten en voor eigen rekening van de projectpartners. Van de extra kosten van €18.000 wordt €9.000 (50%) gedekt door de Gemeente Groningen. Voor de resterende €9.000 (50%) is geen dekking en doen wij een beroep op de provincie Groningen. In bijlage 3 is een financieel overzicht opgenomen van de begrote en werkelijke projectkosten.

3.2.

Organisatie

De projectorganisatie is conform projectplan ingericht (zie afbeelding hieronder) met een opdrachtgever, projectleider, stuurgroep en projectgroep. Er is geen gebruik gemaakt van klankbordgroepen. Wel zijn in het proces diverse stakeholders (zoals bijvoorbeeld woningcorporaties) betrokken in de uitvoering van het project.


31-01-2013


De stuurgroep bestond uit de opdrachtgever, projectleider en een vertegenwoordigers van funders en andere resourceleverancier. De stuurgroep bewaakte de voortgang van het project en de inzet van resources. Daarnaast adviseerde de stuurgroep de opdrachtgever over knelpunten, beslispunten en te nemen risicomaatregelen. De projectgroep bestond uit vertegenwoordigers van ketenpartners en hield zich bezig met de uitvoering van de projectactiviteiten.

3.3.

Kwaliteit

De kwaliteit van de tussen- en eindproducten is bewaakt door de projectleider. Gereedmelding en oplevering van tussentijdse en eindresultaten geschiedde door de projectleider aan de opdrachtgever/stuurgroep die eindverantwoordelijk is voor de kwaliteit en acceptatie.

3.4.

Informatie

3.4.1. Archiveren en documentbeheer In Dropbox is door de projectleider een Roof2Roof projectdossier aangemaakt en ingericht. Met deze toepassing waren alle actuele projectdocumenten voor alle projectdeelnemers on line beschikbaar. De projectleider was verantwoordelijk voor de inhoud en het beheer van het projectdossier. 3.4.2. Overlegstructuur De projectleider heeft tweewekelijks bilateraal overleg gevoerd met de opdrachtgever. De stuurgroep kwam structureel maandelijks bijeen. Daarnaast had de opdrachtgever de mogelijkheid om de stuurgroep ad hoc bijeen te roepen. Dit is in de praktijk 1 keer gebeurd. De projectgroep kwam op basis van de werkzaamheden regelmatig bijeen (wekelijks tot tweewekelijks). Het initiatief hiervoor lag bij de projectleider. 3.4.3.

Voortgangsrapportage

Maandelijks werd door de projectleider de voortgang van het project gerapporteerd aan de stuurgroep. In deze maandelijkse voortgangsrapportage is gerapporteerd over de voortgang in geld en tijd, de doorlooptijd, de scope, de kwaliteit, de knelpunten en de risico’s

3.4.4. Urenregistratie en –verantwoording Zowel de interne als de externe bestede uren aan het project zijn geregistreerd. Deze zijn verwerkt in de maandelijkse voortgangsrapportage richting de stuurgroep.

3.5.

Tijd

Per 31 januari 2013 eindigt het project en worden de resultaten formeel opgeleverd aan de Stichting Roof2Roof. Het project heeft hiermee inclusief vakanties 7 maanden langer geduurd dan vooraf gepland was (oorspronkelijke einddatum was 30 juni 2012).


31-01-2013


4

4.1.

T E A M - E N L E E RE RV A RI N GE N

Teamervaringen

De leden van het projectteam hebben het project Roof2Roof als zeer positief ervaren. Het project heeft immers mooie resultaten opgeleverd. De keten van bitumenrecycling op daken werkt aantoonbaar en levert naast milieu- ook economische voordelen voor opdrachtgevers en ketenpartners. De echte meerwaarde voor de projectdeelnemers zit met name in de ontwikkeling van een full service platform voor bitumenrecycling met eigen portal en KlantContactCenter. Dit platform fungeert als onafhankelijke schakel en intermediair tussen dakeigenaren en het Roof2Roof specialistennetwerk. De projectdeelnemers gaven aan veel van elkaar geleerd te hebben gedurende de uitvoering van het project. Er is een verbeterd inzicht in elkaars werkzaamheden en ieders rol en meerwaarde in de keten van bitumenrecycling. Het initiëren, stimuleren en realiseren van ketensamenwerking was voor projectpartners een groot winstpunt van het project. Alle projectpartners kijken er naar uit om de Roof2Roof methode verder in de praktijk toe te passen, door te ontwikkelen en uit te rollen in (Noord-)Nederland.

4.2.

Leerervaringen

Voor toekomstige Roof2Roof projecten is het van belang dat alle ketenpartners zich strikt houden aan de Roof2Roof richtlijnen. Alleen dan is de aanlevering van schone bitumen grondstoffen voor de productie van nieuwe dakrollen mogelijk. De kwaliteit van de schakels in de keten is bepalend voor de mate van succes van bitumenrecycling op daken. Een belangrijk aandachtspunt voor de toekomst is het toezicht op naleving van het bouwbesluit, waarin staat voorgeschreven dat bitumen afval gescheiden moet worden ingezameld. In praktijk is er op de naleving onvoldoende tot geen toezicht en/of controle. Roof2Roof zal overheden gaan stimuleren om het toezicht op naleving van dit onderdeel van het bouwbesluit te verbeteren. Tijdens het project bleek dat het benaderen van gebouweigenaren voor deelname aan Roof2Roof veel extra communicatieinspanning vereiste, mede doordat er ook commerciële partijen als ketenpartner deelnemen aan het project. Om in de toekomst alle schijn met betrekking tot verstrengeling van commerciële belangen te vermijden is het noodzakelijk om een onafhankelijke stichting op te richten. Het succes van Roof2Roof wordt sterk bepaald door de mate waarin de stichting Roof2Roof in staat blijkt om gebouweigenaren te benaderen en ervan te overtuigen om mee met hun dak(en) mee te doen met Roof2Roof. Objectief gezien zijn er in het project voldoende argumenten en voordelen ontwikkeld voor gebouweigenaren om dit te doen.


31-01-2013


B I JL A GE 1 R O OF 2 R O O F H U I S S TI JL E N P O RTA L


31-01-2013


B I JL A GE 2 R O OF 2 R O O F K E TE N


31-01-2013


B I JL A GE 3 F I N A N CI E E L OV E RZ I CH T

begroot Interne loonkosten: Periode tot december 2011 Periode december tot juli 2012 Periode juli 2012 tot januari 2013 Exterme loonkosten: Periode tot december 2011 Periode december tot juli 2012 Periode juli tot oktober 2012 Periode oktober 2012 tot januari 2013 Out of pocket kosten Uitvoeren dakinspecties* Ontwikkeling digitaal platform Rapportage en verslaglegging** Administratie- en accountantskosten Communicatie Onderzoek entiteit Inrichten Roof2Roof Platform en Klant Contact Center Projectvoorstel vervolgproject Borgen en institutionaliseren van projectresultaten

! !

12.160 68.640

Subtotaal !

80.800

! !

10.000 22.000

Subtotaal ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Subtotaal !

! ! ! !

12.160 68.640 59.000 139.800

32.000

! ! ! ! !

10.000 22.000 7.500 7.500 47.000

12.000 10.000 5.000 3.000 6.000 36.000

! ! ! ! ! ! ! ! ! !

7.500 3.000 8.500 2.500 5.000 2.500 10.000 39.000

Totale projectkosten !148.800 Bijdrage bedrijfsleven in interne uren Bijdrage gemeente Groningen in interne uren Financiële bijdrage bedrijfsleven Financiële bijdrage Gemeente Groningen Financiële bijdrage Provincie Groningen

! ! ! ! !

werkelijk

58.800 22.000 8.000 15.000 45.000

Totale dekking !148.800

! 225.800 ! ! ! ! !

104.800 35.000 8.000 24.000 54.000

! 225.800

* De kosten van de uitgevoerde dakinspecties zijn volledig voor rekening van de projectpartners. ** Rapportage en verslaglegging maakt onderdeel uit van de projectmanagementactiviteiten. *** Er wordt ter dekking van het tekort voor !9.000 een beroep op de provincie Groningen.


31-01-2013


EINDRAPPORT PROJECT ROOF2ROOF DATUM: 31 JANUARI 2013 VERSIE: 1.0 DEFINITIEF HUNESUS BV MARTIN SMIT

Recommend Documents