Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van analoge archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komen
Datum: januari 2015 versie 1.0
Inhoudsopgave
1. Inleiding .................................................................................................................. 3 2. Reikwijdte van het vervangingsproces.................................................................... 4 2.1 Omschrijving van de te vervangen archiefbescheiden .................................. 4 2.2 Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed ....................... 4 2.3 Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek............. 5 3. Gebruikte apparatuur en software .......................................................................... 6 4. Wijze waarop de reproductie tot stand komt ........................................................... 7 4.1 Selectieproces ............................................................................................... 7 4.2 Voorbereiding documenten / dossiers of digitalisering .................................. 7 4.3 Documentatie met betrekking tot het te gebruiken bestandsformaat en eventueel toe te passen datacompressie ............................................................ 7 4.4 Scanresolutie ................................................................................................. 8 4.5 Reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit ............................................. 9 4.6 Digitaliseringsproces ..................................................................................... 9 4.7 Vastlegging van metadata ........................................................................... 10 4.8 Opname in het beheersysteem.................................................................... 10 5. Kwaliteitsprocedures............................................................................................. 11 6. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden ............................................... 12 7. Procedure wijziging vervangingsbesluit ................................................................ 13
2
1. Inleiding Dit document vormt een bijlage bij het besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Boxtel overeenkomstig het Archiefbesluit 1995, artikel 6, eerste lid tot routine matige vervanging van voor blijvende bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komende door de gemeente Boxtel beheerde archiefbescheiden. Beschreven wordt de technische inrichting en de procedure van het vervangingsproces, waarbij invulling wordt gegeven aan de in het voornoemde artikel geformuleerde eis dat vervanging alleen mag plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Tevens geeft deze bijlage invulling aan de verplichting1 in het vervangingsbesluit en bij de bekendmaking daarvan melding te maken van de wijze waarop rekening is gehouden met de waarde van de te vervangen archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek2 Omdat het hier de vervanging betreft van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden wordt in de hoofdstukken 3 tot en met 6 invulling gegeven aan de daartoe in artikel 26b van de Archiefregeling nader gestelde eisen: a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt; b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit; e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk; f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten; g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; h. de kwaliteitsprocedures. De digitalisering van de archiefbescheiden zal in eigen beheer plaatsvinden.
1 2
Zie Archiefbesluit 1995 artikel 6, tweede lid Zie Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d
3
2. Reikwijdte van het vervangingsproces
2.1 Omschrijving van de te vervangen archiefbescheiden Vervangen worden alle voor blijvende bewaring en vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden die opgeslagen worden in het Document Management Systeem of in procesapplicaties van de gemeente Boxtel en die deel uitmaken van alle door of namens de gemeente ontvangen, opgemaakte en verzonden documenten. De te vervangen archiefbescheiden bestaan uit: Archiefbescheiden die volgens de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Archiefbescheiden die volgens de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor vernietiging in aanmerking komen. Er is sprake van routinematige vervanging vanaf het moment dat het vervangingsbesluit is genomen. De vervanging heeft betrekking op analoge archiefbescheiden die door de gemeente Boxtel zijn ontvangen, intern zijn opgemaakt en verzonden zoals: - handgeschreven documenten, - met de hand ingevulde aanvraagformulieren, - langs mechanische of met behulp van elektronische hulpmiddelen vervaardigde tekstdocumenten en tekeningen, - foto’s. Al deze documenten kunnen met de hand geschreven aantekeningen bevatten. De documenten kunnen kleur bevatten die essentieel is voor een correcte interpretatie van de inhoud. 2.2 Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed Tot de te vervangen archiefbescheiden behoren geen documenten waarvan op grond van de onderstaande argumenten besloten moet worden het origineel na digitalisering blijvend te bewaren. Toetsing heeft hierbij plaatsgevonden op grond van de onderstaande criteria: 1. De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok). 2. Het document heeft esthetische of artistieke waarde. 3. Het document heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke). 4. Het document is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.
4
5. Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject. 6. Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven. 7. Het document is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. 8. Het document is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie. 9. Het document is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.
2.3 Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Als bron voor historisch onderzoek kunnen in een aantal gevallen de archiefbescheiden worden aangeduid als een belangrijke bron aan de hand waarvan in de toekomst reconstructie kan plaatsvinden voor historisch onderzoek. Vervanging van de in dit handboek beschreven archiefbescheiden voldoet aan de daaraan te stellen eisen, waardoor de belangen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek niet worden geschaad.
5
3. Gebruikte apparatuur en software Bij de vervanging van de archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van de hieronder vermelde hard- en software. De daarbij te gebruiken parameters, te kiezen instellingen zoals de keuze voor scannen in zwart/wit, grijstinten of kleur worden uitgewerkt in de paragrafen 4.3 t/m 4.5.
Groot formaat scanner Merk / type: Canon C 9280 PRO Gebruikte scansoftware: standaard software Canon, Adobe PSL 1.2e for Canon Toegepaste compressie: Standaard PDF Scanresolutie dpi: 300 Bitdiepte: 24 Kalibreren: maandelijks (Fiery controller)
Klein formaat scanner Merk / type: Canon 4045i Gebruikte scansoftware: standaard software Canon, Adobe PSL 1.2e for Canon Toegepaste compressie: standaard PDF Scanresolutie dpi: 300 Bitdiepte: 24 Kalibreren: real–time (automatisch)
Tekeningenscanner Merk / type: HP Designjet T 1200 HD MFP Gebruikte scansoftware: meegeleverde scan to file/copy software Toegepaste compressie: TIFF / PDF Scanresolutie dpi: 300 Bitdiepte: 24 Kalibreren: maandelijks
6
4. Wijze waarop de reproductie tot stand komt
4.1 Selectieproces De te vervangen archiefbescheiden zijn door de gemeente Boxtel ontvangen, intern opgemaakt of verzonden documenten die zowel voor bewaring als voor vernietiging in aanmerking komen. Het vervangingsproces omvat de selectie, scanning, registratie, opslag en beheer van de te vervangen archiefbescheiden en de vernietiging van deze documenten.
4.2 Voorbereiding documenten / dossiers op digitalisering Bij de voorbereiding op scanning van de te vervangen documenten worden onderstaande werkzaamheden verricht: De te scannen documenten worden ontdaan van eventueel nog aanwezig zijnde hechtmiddelen zoals nietjes, paperclips, plastic en gelijmde kaften, ringbanden en andere voorwerpen die het scanproces kunnen beïnvloeden. Controle vindt plaats op leesbaarheid en volledigheid. De staat van de documenten wordt gecontroleerd: eventueel worden de documenten ‘plat’ gemaakt. Eventueel aanwezig zijnde te kleine of vreemd gevormde documenten worden zo mogelijk op een vel papier van A4-formaat geplakt, anders wordt een kopie op A-4 formaat gemaakt. Die kopie moet daarbij visueel identiek zijn aan het origineel. Selectie vindt plaats op kleine formaten ( t/m A3 ) en grote formaten ( groter dan A3 ). Beide formaten worden met behulp van verschillende scanners verwerkt.
4.3 Documentatie met betrekking tot het te gebruiken bestandsformaat en eventueel toe te passen datacompressie Bestandsformaat Het bestandsformaat waarin de gescande documenten worden opgeslagen is PDF/A-1b. Het bestandsformaat TIFF wordt gebruikt voor het digitaliseren van facturen. Hiermee wordt voldaan aan de eis in Archiefregeling art 26 eerste lid dat digitale archiefbescheiden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard.
7
Datacompressie Naast de toegepaste bestandsformaten in het scanningsproces, vindt tijdens de verdere verwerking geen datacompressie plaats. Bij vervanging wordt ongewenste dubbele compressie hiermee voorkomen. Bij tekstbestanden en facturen wordt Optical Character Recognition (OCR) toegepast om de reproducties full-tekst doorzoekbaar te maken. OCR wordt niet toegepast voor documenten die bestemd zijn voor het Geïntegreerde Welzijnssysteem van Centric dat wordt gebruikt door de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning. 4.4 Scanresolutie a. Gedrukte teksten Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van gedrukte teksten wordt hier uitgegaan van de onderstaande formule zoals deze werd gehanteerd in de bijlage 4 bij de sinds 1 januari 2013 vervallen Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant. De kwaliteit (leesbaarheid) van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (= Quality Index) QI =dpi x 0,039h 2 Hierin is ‘h’ de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast van het originele document in mm en dpi is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant) dient voor de QI minimaal de waarde 5,0 gekozen te worden. Uitgaande van een gemeten minimale waarde van 1,0 mm voor ‘h’ en van de waarde 5,0 voor de kwaliteitsindex (dat wil zeggen alles is goed leesbaar = gemiddelde kwaliteit) levert dit als gewenste scanresolutie op 259 DPI, wat in de praktijk neerkomt op minimaal 300 DPI. b. Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden etc. Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van de tekeningen in kleur of grijswaarden wordt hier eveneens uitgegaan van de formule zoals deze werd gehanteerd in de bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant. QI = dpi x 0,039w Hierin is ‘w’ de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn en DPI is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de
8
Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant) dient voor de QI minimaal de waarde 1,5 gekozen te worden. Uitgaande van een gemeten minimale waarde van ongeveer 0,15 mm voor ‘w’ en van de waarde 1,5 voor de Kwaliteitsindex (dat wil zeggen alles is goed leesbaar = gemiddelde kwaliteit) levert dit als gewenste scanresolutie op afgerond 296 DPI, wat in de praktijk neerkomt op minimaal 300 DPI. 4.5 Reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit Zoals in paragraaf 2.1 al is aangegeven kunnen de te vervangen archiefbescheiden kleuren bevatten die essentieel zijn om deze documenten correct te kunnen interpreteren. Voor deze documenten is digitalisering met behoud van de originele kleuren noodzakelijk. Besloten is om alle documenten in kleur te scannen met een bitdiepte mat 24. Hierdoor worden enerzijds de kosten van de voorbereiding op digitalisering verlaagd, dit omdat geen tijd besteed hoeft te worden aan het maken van een selectie of documenten al of niet kleuren bevatten die essentieel zijn voor een correcte interpretatie van die documenten. Tevens wordt hiermee het risico vermeden dat documenten waarvan kleur essentieel is om deze correct te kunnen interpreteren abusievelijk niet in kleur gescand worden. Een uitzondering wordt gemaakt voor het documenttype facturen. Hier is gekozen om niet in kleur te scannen maar in zwart/wit. 4.6 Digitaliseringsproces Het digitaliseren van de documenten vindt plaats overeenkomstig de onderstaande werkwijze: Het scannen (instelling minimale resolutie, eventuele toepassing van datacompressie, de keuze voor scannen in zwart-wit/ grijswaarden / kleur) vindt plaats conform het gestelde in de paragrafen 4.3 t/m 4.5. Bij de verwerking van A4 documenten wordt gebruik gemaakt van dubbelzijdig scannen, dit om te voorkomen dat abusievelijk informatie op een achterkant van een vel niet wordt gescand. Alleen volledig blanco gescande pagina’s worden weggelaten, dit na controle of een pagina ook daadwerkelijk volledig blanco is. Tijdens de verwerking wordt gebruik gemaakt van deskewing3, waardoor schuine, zwarte randen worden verwijderd. Documenten die met ezelsoren zijn gescand, worden opnieuw gescand. De images van de gescande documenten moeten zodanig worden verwerkt dat deze leesbaar met de bovenzijde naar boven gepresenteerd worden. De documenten moeten worden gescand in de volgorde waarin zij zijn aangeboden, zodat de oorspronkelijk toegepaste ordening per document gehandhaafd blijft. 3 Deskewing betreft een techniek waarbij images van schuin gescande documenten automatisch worden rechtgezet en bijgesneden (cropping).
9
Tekstdocumenten worden verwerkt als multipage bestand. Iedere tekening wordt verwerkt als singlepage bestand. Gekozen is de originele gescande documenten voor een periode van maximaal drie maanden na scanning te bewaren waarna de originele papieren documenten worden vernietigd. Hiervoor is gekozen zodat eventueel door behandelende medewerkers opgemerkte fouten gemaakt tijdens de vervanging alsnog hersteld kunnen worden. Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt jaarlijks de verklaring van vervanging opgemaakt. 4.7 Vastlegging van metadata Gescande documenten worden in verschillende systemen opgenomen. Naast het Document Management Systeem (DMS) Corsa zijn dit het Geïntegreerd Welzijnssysteem (GWS) van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling, GISVG dat gebruikt wordt voor de omgevingsvergunningen door de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling en Key2Financien waarin gescande facturen worden verwerkt. Voor de terugvindbaarheid in het DMS en de andere procesapplicaties worden tijdens en na het scanproces metagegevens gekoppeld aan de gescande documenten. Zowel op document- als op zaakniveau. Voor een deel worden deze gegevens automatisch toegekend in de gebruikte systemen. Bijvoorbeeld: uniek registratienummer, datum, tijd, de bestandsgrootte, PDF-versie, de locatie, software, merk, model en typenummer van de scanner en het aantal pagina’s. In een daaropvolgend traject, tijdens het registreren van het document wordt nog andere metadata toegekend, zoals: soort stuk, registratiedatum, klantgegevens, kenmerk, procesnummer en –naam, datum poststuk, behandelaar, streefdatum, casenummer en inhoudsomschrijving.
4.8 Opname in de beheersystemen Na het scannen wordt bij de import van documenten in het DMS Corsa gebruik gemaakt van het programma Corsa Capture. Hierin vindt tijdens het inlezen van de bestanden controle plaats op kwaliteit en volledigheid van de documenten, het verwijderen van blanco pagina’s en het roteren van pagina’s. De import van documenten in GWS vindt rechtstreeks plaats zonder tussenkomst van aparte software. De gescande bestanden worden geïmporteerd vanaf de afdelingsschijf naar Suite4WIZ (Werk Inkomen Zorg). De documenten zijn later te raadplegen in GWS (Geïntegreerde Welzijn Systeem) nadat eerder controle werkzaamheden zijn uitgevoerd.
Op dit moment is het nog niet bekend op welke wijze omgevingsvergunningen gescand en opgenomen gaan worden in GISVG. Het hoofdbestanddeel van vergunningaanvragen komt nu al digitaal binnen bij de
10
gemeente en wordt rechtstreeks opgenomen in deze procesapplicatie. Uiteindelijk zullen de aanvragen voor omgevingsvergunningen in DMS Corsa worden opgeslagen. De wijze waarop dit gaat gebeuren is nog niet bekend. De import van gescande facturen verloopt via de applicatie DIS4FIS. De uiteindelijke opslag vindt plaats in Key2Financien. 5. Kwaliteitsprocedures Voor alle te vervangen documenten geldt dat deze: volledig vervangen moeten worden, na vervanging goed leesbaar of waarneembaar moeten zijn, en dat de juiste metagegevens worden vastgelegd waarbij de juiste ordening van de documenten niet verstoord mag raken. De procedures die moeten worden opgesteld en uitgevoerd om deze kwaliteitseisen te kunnen garanderen, worden hieronder beschreven. Controle op volledigheid van de te vervangen documenten vindt plaats na het scannen (zie ook paragraaf 4.2). De kwaliteit (volledige reproductie en leesbaarheid) van iedere scan wordt één op één direct na het scannen beoordeeld door de scanoperator. Alle geconstateerde onvolkomenheden dienen direct hersteld te worden.
11
6. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden Alle papieren originelen van de onder de werking van dit vervangingsbesluit vallende archiefbescheiden worden na digitalisering en na het verstrijken van de in paragraaf 4.6 aangegeven bewaartermijn vernietigd. Feitelijk vindt pas op dat moment vervanging plaats. Van iedere vervanging wordt overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 door Informatievoorziening van de gemeente Boxtel jaarlijks een verklaring opgemaakt die een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat en tevens aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is uitgevoerd. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de gemeente Boxtel. De gemeente Boxtel maakt voor de vernietiging van de analoge originelen gebruik van een extern in archiefvernietiging gespecialiseerd bedrijf.
12
7. Procedure wijziging vervangingsbesluit
Dit vervangingsbesluit moet worden vervangen door een nieuw besluit als wijziging van op vervanging betrekking hebbende Wet- en regelgeving, voorgenomen organisatorische veranderingen binnen de gemeente Boxtel, of voorgenomen veranderingen van t.b.v. de vervanging gebruikte hard-, software of bestandsformaten leiden tot het niet meer kunnen naleven van de in dit document beschreven minimumvereisten waaraan bij vervanging voldaan moet worden. In overige gevallen moeten de wijzigingen toegevoegd worden aan het op dat moment geldende vervangingsbesluit. Zodat ook daarna gereconstrueerd kan worden op welke wijze de gemeente Boxtel invulling geeft aan de gestelde kwaliteitseisen met betrekking tot vervanging.
13
