Datum : Januari 2014 Versie : 4.03 : the Early Warning Company

Datum Versie Auteur

: Januari 2014 : 4.03 : the Early Warning Company

Inhoud

2

Introductie A3 digitaal

3

Starten van A3 digitaal

4

2.1 2.2

4 5

Inloggen in A3 digitaal Maak een snelkoppeling

Voorbereidingen voor eerste gebruik 2.3 2.4

3

4

5

6

7

6

Gebruikers Gebruikersgroepen aanmaken

6 7

Organisaties (=jaarplannen)

8

3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

10 10 11 12 12

Suborganisatie (=subjaarplan) Rechten Managementgroepen Licentie Registreren van een licentie

Gebruik

13

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

13 14 15 15 16 17 26

Algemeen Filter de jaarplaninformatie Missie Visie Succesbepalende factoren Prestatie-indicatoren Acties

Het A3 Jaarplan

28

5.1 5.2

28 28

Een A3 snelkoppeling met starticoon maken Printen

Rapportage

29

6.1 6.2 6.3 6.4

30 31 31 32

Voorbereiding A3 gesprek Overzicht acties Organisatieonderlegger Maatwerk: jaarplan in huisstijl

Vragen, Problemen, Antwoorden en Oplossingen.

Handboek A3 digitaal

Versie 4.03

33

2 van 37


1

1

Introductie A3 digitaal

A3 digitaal bevat de volgende basisfunctionaliteit:  Opstellen van jaarplannen met missie, visie, succesbepalende factoren, prestatie-indicatoren en bijbehorende acties in hun onderlinge (gekoppelde) samenhang.  Jaarplannen kunnen onderling gekoppeld worden zodat onderdelen doorgezet kunnen worden naar onderliggende afdelingen.  Handmatig invoeren van de datagegevens van de prestatie-indicatoren.  Inzicht in trends van het eigen organisatieonderdeel en benchmarks met de gekoppelde organisatieonderdelen.  Online ondersteuning van de A3 (management)gesprekken door met het jaarplanfilter de focus te leggen op managementgroepen, stuurindicatoren én openstaande acties.  Toegangsbeheer voor wijzigen, data toevoegen of kijkrechten. De A3 digitaal modules 2 en 3 voegen respectievelijk rapportages en datakoppeling als functionaliteit toe aan de basismodule.


Versie 4.03

3 van 37


A3 digitaal is een web-applicatie waarmee u online uw jaarplannen digitaal bij kunt houden. De verschillende jaarplannen van de verschillende afdelingen kunnen onderling ook gekoppeld worden.

2

Starten van A3 digitaal

A3 digitaal kan op iedere werkplek, notebook, laptop of iPad gestart worden vanwaar er een internetverbinding gelegd kan worden met de A3 server. A3 digitaal wordt gestart via een internet browser zoals: 

Firefox



Google Chrome



Internet Explorer



of Safari

Internetbrowsers kunnen afhankelijk van hun updates lay-out-verschillen vertonen of zelfs afwijkend gedrag voor stuurelementen als knoppen en icoontjes. Tip: probeer de internetbrowser die voor u het beste resultaat geeft.

Start A3 digitaal via het adres (of de link) die u van uw A3 applicatiebeheerder heeft gekregen.

2.1

Inloggen in A3 digitaal

Tip: Vink de optie “Automatisch inloggen” aan als u de volgende keer op dezelfde werkplek, nadat u bent ingelogd, automatisch in A3 digitaal ingelogd wilt worden na het starten daarvan. NB. Deze optie staat aan totdat er expliciet (via het menu) uitgelogd wordt; met andere woorden “gewoon afsluiten van de Internet Explorer is in dit geval het handigste…”. Nadat u ingelogd bent ziet u het laatste jaarplan dat u open had toen u de applicatie de laatste keer afsloot 1 (ongeacht vanaf welke werkplek of Internet Browser u de vorige keer bent ingelogd).

1

Tenzij u een link heeft gestart verwijzend naar een expliciet jaarplan (in dat geval eindigt de url op index/”


Versie 4.03

4 van 37


Geef de gebruikersnaam en het wachtwoord op die uw A3 applicatiebeheerder u gegeven heeft.

2.1.1

Wachtwoord wijzigen

Onderaan het login-scherm van A3 digitaal klikt u op “Wachtwoord vergeten/veranderen”. Daarna vult u uw gebruikersnaam of e-mailadres in. U ontvangt daarop een e-mail met een link waarmee u de actie kunt voltooien. NB: A3administrators kunnen in het beheermenu voor andere gebruikers ook een nieuw wachtwoord maken.

2.2

Maak een snelkoppeling

Om A3digitaal snel te kunnen starten kunt u nadat u de adresregel hebt ingegeven in de internet explorer een snelkoppeling maken op de desktop. 2.2.1

Maken van snelkoppeling op de PC-desktop - Klik-en-sleep het icoontje uit de Internet Explorer naar de desktop - verander daarna eventueel het onderschrift in “A3digitaal”.

2.2.2

Maken van snelkoppeling op de iPad - klik op het icoontje links van de adresregel - klik daarna op “Add to Home Screen” (of het nederlandse equivalent daarvan…) - verander daarna eventueel het onderschrift in bv “A3digitaal”.


Tip: U kunt ook een link maken naar een specifiek jaarplan: laadt eerst het gewenste jaarplan en maak daar dan op een van bovenbeschreven manieren een snelkoppeling van.


Versie 4.03

5 van 37

Voorbereidingen voor eerste gebruik

Voordat u alle A3 functionaliteit van de applicatie kunt gebruiken, moeten eerst de volgende handelingen worden uitgevoerd: 1. (Optioneel) Aanmaken extra gebruikers 2. (Optioneel) Aanmaken van gebruikersgroepen 3. Aanmaken van één of meerdere Organisaties (=jaarplannen) 4. (Optioneel) Toekennen van rechten aan ieder jaarplan 5. (Optioneel) Aanmaken van Managementgroepen. Tip: Om snel aan de slag te gaan kunnen de optionele handelingen later worden uitgevoerd. In de volgende paragrafen kunt u lezen hoe u bovengenoemde acties kunt uitvoeren.

2.3

Gebruikers

Specificeer:  De naam  e-Mailadres  Wachtwoord


: : wordt gebruikt voor wachtwoordreset : kies een wachtwoord voor de gebruiker (2e keer ter verificatie)

Versie 4.03

6 van 37


Kies “Voeg gebruiker toe…” om een nieuwe gebruiker aan te maken.







2.4

Wachtwoord wijzigen: Indien u gebruik maakt van een functioneel account (bijvoorbeeld “gast”) dat u aan meerdere personen te beschikking stelt dan is het in het algemeen ongewenst dat het wachtwoord door een van de gebruikers gewijzigd kan worden. Door het uitzetten van deze optie kunt u dat hier voorkomen. Lid van groepen : selecteer eventueel de groep(en) waar de gebruiker toe behoort. Bij het toekennen van toegangsrechten op een jaarplan kunnen gebruikers- en/of gebruikersgroepen worden gebruikt. Hoe u gebruikers toegangsrechten kunt geven zie paragraaf 3.3, “Rechten” op blz. 10. Vink indien van toepassing de “globale administratorrechten” aan. Een globale administrator mag zonder specifieke verdere rechtentoekenning alle functies overal uitvoeren.

Gebruikersgroepen aanmaken

Wanneer gebruikers in een gebruikersgroep geplaatst worden dan kan de deze gebruikersgroep bij het toewijzen van jaarplanrechten met één handeling toegewezen worden aan een bepaald recht.

Het aanmaken van groepen is niet noodzakelijk. De wijzig-, lees- en data-invoerrechten kunnen ook per gebruiker worden toegekend. Gebruikersgroepen zijn vooral handig wanneer er veel verschillende gebruikers zijn. Kies “Nieuwe groep toevoegen” als u de rechten per groep wilt kunnen toekennen en selecteer de gebruikers die tot deze groep behoren. NB. Tijdens het aanmaken van een nieuwe gebruiker kunt u de gebruiker ook toekennen aan de al bestaande gebruikersgroepen. Virtuele groepen

Standaard bevat A3 digitaal 2 virtuele groepen die het eenvoudiger maken om rechten aan grote groepen uit te delen: 1. “Alle ingelogde gebruikers” Dit zijn alle gebruikers waarvoor in A3 digitaal een account is gemaakt (of zelfs later een account voor gemaakt gaat worden). Door deze groep bijvoorbeeld bij alle jaarplannen bij de leesrechten op te voeren zorgt u ervoor dat alle A3 gebruikers die jaarplannen mogen inzien (nadat ze ingelogd hebben). 2. “Alle niet-ingelogde gebruikers” Deze groep betreft iedereen die de link naar de jaarplannen kan gebruiken. Door deze groep bijvoorbeeld bij alle jaarplannen bij de leesrechten op te voeren zorgt u ervoor dat iedereen die de link naar de jaarplannen gebruikt ze ook mag inzien (zonder te hoeven inloggen).


Versie 4.03

7 van 37


2.4.1

3

Organisaties (=jaarplannen)

Kies “Voeg organisatie toe” om een organisatieonderdeel toe te voegen waarvoor een jaarplan bijgehouden gaat worden. Het aantal organisatie(onderdelen) loopt dus 1-op-1 met het aantal bij te houden jaarplannen. In het typisch gebruik zal er één hoofdorganisatie worden aangemaakt, bijvoorbeeld “Medisch Centrum West”. Daarna (en daar onder) zullen de suborganisatieonderdelen worden aangemaakt, bijvoorbeeld “OK”, “Eerste hulp” en “Chirurgie”. Het is ook mogelijk om meer dan één hoofdorganisatieonderdeel te maken (die dan niet onderling verbonden zullen zijn, maar die wel beide afzonderlijke suborganisatieonderdelen kunnen hebben).

Kies het jaartal (het jaartal moet een geheel getal zijn). Suborganisaties nemen het jaartal over van de bovenliggende hoofdorganisatie. Voer de naam in van het organisatieonderdeel waarvoor een jaarplan bijgehouden gaat worden. Kies welke gebruiker(s) of welke groep(en) de rechten krijgen op het jaarplan. Zie ook paragraaf 3.3 “Rechten” op blz. 10. NB: Gebruikers met “globaal administratorrecht” hoeven niet te worden toegevoegd.


Versie 4.03

8 van 37


Tip: maak eerst de hoofdorganisatie aan, vul dan de missie en visie. Maak pas daarna de suborganisaties aan, omdat in deze volgorde de missie en visie doorgekopieerd worden naar de subniveaus (zie de volgende paragraaf).

3.1.1

Jaargangen/Jaartallen

Voor een organisatieonderdeel kan tegelijkertijd meer dan één jaarplan worden bijgehouden. Dat kan door voor hetzelfde organisatieonderdeel een nieuw jaarplan aan te maken met bijvoorbeeld als jaartal het opvolgende jaar. Het nieuwe jaarplan heeft geen koppeling met het voorgaande jaarplan en wordt dus leeg opgeleverd (tenzij u voor kopiëren kiest (zie volgende paragraaf)). Via het selectiemenu kan een bepaald jaarplan uit een bepaald jaar gekozen worden (zie § 4.1.2 “Selecteren van een jaartal”, blz. 13). 3.1.2

Kopiëren

Aan het einde van het jaar kunt u er voor kiezen om al uw bestaande jaarplannen met inhoud in één keer te kopiëren naar het nieuwe jaar: 

Kies daarvoor in het beheermenu “Organisaties” het submenu “Details” van de hoofdorganisatie  kies daarna de optie “Kopieer naar een ander jaar”.  Kies daarna het gewenste nieuwe jaar Als resultaat worden alle jaarplannen inclusief alle koppelingen gekopieerd naar het nieuwe jaar. NB. Alle commentaarvelden en alle ingevoerde waarden worden niet mee gekopieerd.


Individuele jaarplannen kunnen ook gekopieerd worden, maar individuele jaarplannen komen daarna als een hoofdjaarplan in het nieuwe jaar te staan.


Versie 4.03

9 van 37

3.2

Suborganisatie (=subjaarplan)

Suborganisaties in A3 digitaal zijn afdelingen die een eigen jaarplan bijhouden dat gekoppeld is aan een bovenliggend jaarplan. Dit hoofdstuk legt de structuur van jaarplannen uit. Voor hoe u (sub)jaarplannen kunt laden zie §4.1.1 “Selecteren van een jaarplan” op blz. 13. 3.2.1

Toevoegen

Kies achter het organisatieonderdeel “Maak suborganisatie” om een suborganisatieonderdeel daaronder aan toe te voegen waarvoor ook een apart jaarplan bijgehouden gaat worden. Suborganisaties kunnen meerdere niveaus diep worden toegevoegd. 3.2.2

Doorzetten/overnemen missie, visie, SBF-en, PI’s en acties

In een nieuwe suborganisatie worden standaard van de bovenliggende organisatie overgenomen:  Missie  Visie  Succesbepalende factoren met eigenschap “Doorzetten naar…”  Prestatie-indicatoren met eigenschap “Doorzetten naar…”  Acties met eigenschap “Doorzetten naar…” NB: In de nieuwe suborganisatie zijn Missie en Visie voor “eigen gebruik” wijzigbaar.

SBF-en, PI’s en acties kunnen:   

Rechten

Het globale administratorrecht wordt toegekend aan een gebruiker of een groep van gebruikers. Deze gebruikers mogen:   

alle wijzigen “voeg toe”-functionaliteit op alle jaarplannen toepassen. tevens mogen deze gebruikers alle beheerfunctionaliteit uitvoeren en dus ook rechten geven aan andere gebruikers

Alle andere rechten worden per jaarplan toegekend. Er zijn vijf soorten rechten: 1)

Jaarplan leesrechten: de hieraan gekoppelde gebruikers of gebruikersgroepen mogen alle informatie in het jaarplan inzien, maar niets wijzigen en geen data invoeren. 2) Prestatie-indicator bijwerken: de hieraan gekoppelde gebruikers of gebruikersgroepen mogen alle informatie van het jaarplan inzien en data invoeren bij de prestatie-indicatoren


Versie 4.03

10 van 37


3.3

één niveau diep worden doorgezet. ook later nog worden doorgezet door deze eigenschap alsnog aan te vinken. op de onderliggende suborganisatie niet verwijderd worden.

3) Actie bijwerken: deze gebruikers of gebruikersgroepen mogen voor dit jaarplan de actiegegevens wijzigen. 4) Rapportgeneratie: deze gebruikers of gebruikersgroepen krijgen voor dit jaarplan een extra menuitem “Rapport”. 5) Jaarplan edit rechten: de hieraan gekoppelde gebruikers of gebruikersgroepen mogen het jaarplan wijzigen door missie, visie, SBF-en, PI’s, acties en data toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. NB. De hier toegekende gebruikers of gebruikersgroepen hoeven dus niet ook nog opgenomen worden bij 1), 2) en 3).

3.4

Managementgroepen

Managementgroepen worden binnen A3 digitaal gebruikt om te kunnen filteren in het jaarplan op welke informatie er getoond wordt. Daarmee is het bijvoorbeeld mogelijk om in het jaarplan alleen de succesbepalende factoren, prestatie-indicatoren en bijbehorende acties voor een bepaalde groep te laten zien.

Om een managementgroep te maken kiest u in het hoofdmenu voor ‘beheer’ (staat die optie niet in het menu dan heeft het account waarmee u aan A3 bent aangemeld niet voldoende rechten; neem contact op met uw functionele beheerder van A3 digitaal). Kies daarna in het beheermenu voor ‘managementgroepen’ om nieuwe managementgroepen te kunnen maken.


Iedere (nieuwe) managementgroep wordt (ook) toegevoegd aan de (bestaande) eigenschappen van een prestatie-indicator en aan de selectiecriteria in het filtermenu:


Versie 4.03

11 van 37

De managementgroepen kunnen worden toegekend aan een prestatie-indicator (via zijn eigenschappen). De afhankelijkheid met de (“naar boven”) gekoppelde SBF en de (“naar onder”) gekoppelde actie(s) bepaalt wat het jaarplan, na toepassing van het filter, laat zien.

3.5

Licentie

Kies in het beheermenu de optie “Licentie” om uw licentiegegevens in te zien. De basislicentie voor “A3 digitaal module 1” is geldig voor het bijhouden van 10 jaarplannen per jaartal. De historie kan dus bewaard blijven en toekomstige jaarplannen, voor het gelicenceerde aantal, kunnen ook al op voorhand worden ingevoerd. Het aantal gebruikers dat gebruik kan maken van A3 digitaal wordt licentietechnisch niet beperkt. In praktische zin kan het maximum aantal gebruikers wel beperkt worden door (performance)beperkingen die eventueel worden opgelegd door de resources van de server die gebruikt wordt voor A3 digitaal (denk daarbij aan de CPU-kracht, het beschikbaar geheugen of bijvoorbeeld de beschikbare netwerkbandbreedte of een fair use policy van de hostende partij). Via de Registreer-knop kunnen aanvullende licenties worden ingevoerd.

3.6

Registreren van een licentie

2. Copy & paste de Aanvraag(code) en e-mail dat naar [email protected]. 3. De antwoordcode die teruggestuurd wordt, moet in hetzelfde scherm worden ingevuld. Als het registratiescherm later weer wordt geopend moet exact dezelfde licentiecode (zie punt 1.) zijn ingevuld. NB: de licentiecode, applicatienaam, versie, machinenaam, MAC-adres, installatiedirectory en aantal jaarplannen waarvoor de licentie is afgegeven worden in aanvraag én antwoord versleuteld.


Versie 4.03

12 van 37


1. Vul bij Licentiecode de gewenste organisatienaam in en klik op de Registreer-knop.

4

Gebruik

4.1

Algemeen

4.1.1

Selecteren van een jaarplan

Klik in het menu (rechts boven) op “Organisatienaam – 20xx” (links naast Filter) om in het selectiescherm te komen van de jaarplannen van de andere organisatieonderdelen.

Klik daarna op het icoon van het jaarplan (en niet de naam) van een organisatieonderdeel om te zien welke organisatieonderdelen daaronder bestaan.

NB: Een slot op een jaarplan betekent dat de huidig ingelogde gebruiker niet geautoriseerd is om het jaarplan te kunnen inzien (voor hoe gebruikers geautoriseerd kunnen worden, zie paragraaf 3.3 “Rechten” op bladzijde 10). 4.1.2

Selecteren van een jaartal

Heeft u verschillende jaartallen in gebruik (zie §3.1.1 “Jaargangen”, blz.9) dan selecteert u voor een bepaald jaar de jaarplannen door eerst op het gewenste jaartal te klikken (linksboven in het submenu). Standaard worden alleen de jaarplannen voor het huidige jaar getoond.


Versie 4.03

13 van 37


Klik op de naam van een organisatieonderdeel om dat jaarplan te selecteren voor gebruik.

4.2

Filter de jaarplaninformatie

Het filter is misschien wel het belangrijkste onderdeel van het digitale jaarplan. Met het filter legt u de focus op die onderdelen van het jaarplan die op dat moment van belang zijn. Met het filter bepaalt u bijvoorbeeld de focus voor de A3 gesprekken. Klik op Filter in het submenu om het actuele filter te tonen of daarna te wijzigen.

Het jaarplan kan gefilterd worden op: 3. Succesbepalendefactoren Vul één of meerdere SBF-nummers in (gescheiden door een komma) om in het jaarplan alleen de opgegeven SBF-en te zien (en de daaraan gekoppelde Prestatieindicatoren en daaraan gekoppelde acties).

5. Managementrapportage groepen Selecteer één of meerdere Managementgroepen om alleen de prestatieindicatoren te zien die aan die groepen gekoppeld zijn met de daaraan gekoppelde SBF-en en acties. Zie § 3.4 “Managementgroepen” op blz. 11 hoe deze groepen gemaakt en gekoppeld kunnen worden. 6. Status van de acties Zet de selectie aan om alleen de gereedgemelde acties te tonen met de daaraan gekoppelde PI’s en SBF-en. 7. Of een aan acties toegewezen persoon Gebruik deze filteroptie om alleen alle acties die zijn toegewezen aan één persoon te tonen met de daaraan gekoppelde PI’s en SBF-en. Geef de initialen zoals die in de actie(s) zijn vastgelegd. NB: Het filter wordt alleen toegepast op het getoonde jaarplan en de filteropties kunnen gecombineerd worden.


Versie 4.03

14 van 37


4. Alleen Stuurindicatoren Zet de selectie aan om alleen de stuurindicatoren te zien met de daaraan gekoppelde SBF-en en acties.

Let op: Wanneer het filter actief is dan wordt dat aangegeven door het onderstreept zijn van de menuoptie “Filter”: NB: Het filter wordt per gebruiker én per jaarplan in de database opgeslagen en blijft van toepassing totdat het gewijzigdwordt. Dus ook op een andere werkplek en ook na herstart van A3 digitaal of de computer.

4.3

Missie

Bewerk een Missie (en voeg toe): door enkel te klikken op het edit-icoon Missievak of door te dubbelklikken ergens in het Missievak.

rechtsboven in het

Tip: geef aan het einde van een regel “<shift>+Enter” om de volgende alinea aan te laten sluiten (in plaats van de standaard tussenruimte tussen de regels). Let op: de Missie en de Visie worden alleen doorgezet als de ondeliggende jaarplannen daarna worden gecreëerd. Dit in tegenstelling to SBF-en, PI’s en acties die dynamisch worden doorgezet. Zie ook § 3.2.2, “Doorzetten/overnemen missie, visie, SBF-en, PI’s en acties” op blz. 10.

Visie

Bewerk een Visie (en voeg toe): door enkel te klikken op het edit-icoon Visievak of door te dubbelklikken ergens in het Visievak.


Versie 4.03

rechtsboven in het

15 van 37


4.4

Tip: Kies eventueel de INK-kleuren als onderdelen van de visie specifiek op een INK-onderdeel van toepassing zijn. Voer dit uit door een Stijl toe te passen op geselecteerde tekst.

4.5

Succesbepalende factoren

Klik op “Voeg factor toe…” om een succesbepalende factor toe te voegen.

Voer de (bij voorkeur kortst mogelijke) bondige naam in als titel en kies het resultaatgebied waarop de SBF op van toepassing is (maximaal 150 karakters). NB: Zolang er nog geen prestatie-indicator verwijst naar een SBF kan het resultaatgebied nog veranderd worden. SBF-en worden automatisch genummerd. Deze nummers worden als verwijzing ook opgenomen bij de prestatieindicatoren die aan een SBF gekoppeld zijn.

Kies “Doorzetten” naar … om de SBF ook op het onderliggend niveau in het jaarplan op te nemen. Op het onderliggende niveau kan de SBF niet verwijderd worden. Zie ook § 3.2.2, “Doorzetten/overnemen missie, visie, SBF-en, PI’s en acties” op blz. 10. Selectief door kunnen zetten van SBF-en.

Het mechanisme werkt via het zogenaamde “opt-out”-principe. U kunt nu de jaarplannen selecteren (=aanklikken) waar niet naar doorgezet moet worden. Dit wordt zichtbaar door de doorgehaalde naam van het jaarplan.


Versie 4.03

16 van 37


NB: De volgnummers worden bij volgordewijziging automatisch aangepast.

Op ieder moment kan het doorzetten van een SBF gewijzigd worden door de instelling van “Doorzetten naar …” aan te passen. De plaats van de SBF in de lijst kan gewijzigd worden. Zichtbaar zijn de boven- en onderliggende SBF. Klik op het driehoekje naar boven om de geselecteerde SBF naar boven te verplaatsen en vice versa voor naar onderen. Na OK wordt de wijziging doorgevoerd. Eventuele verwijzingen vanuit een prestatie-indicator naar het volgnummer worden automatisch aangepast. NB: Doorgezette items kunnen niet in volgorde gewisseld worden. 4.5.1

Commentaarveld: ‘Kansen & Risico’s’

Een Succesbepalende factor heeft een tabblad waarbij in termen van kansen en risico’s de context van de SBF omschreven kan worden:

4.6

Prestatie-indicatoren


Klik op “Voeg prestatie-indicator toe…” in het gewenste resultaatgebied om een PI toe te voegen. Of klik op een bestaande PI om zijn grafiek te zien, zijn eigenschappen te wijzigen, waarden in te zien of waarden toe te voegen.

Bovenin staat het gekozen resultaatgebied waarop de PI van toepassing is. Kies de SBF waaraan de PI gekoppeld is (of “geen”). Handboek A3 digitaal

Versie 4.03

17 van 37

Voer de (bij voorkeur kortst mogelijke) bondige naam in als titel en kies het resultaatgebied waarop de PI op van toepassing is (maximaal 150 karakters). Kies het Gegevenstype dat van toepassing is op de waarden die verzameld gaan worden voor deze PI. Er is keuze uit:  Numeriek (in het jaarplan herkenbaar aan het teken # voor de omschrijving)  Percentage (herkenbaar aan het % teken)  Euro (herkenbaar aan het € teken) NB: Het Gegevenstype kan na het bewaren van de PI niet meer veranderd worden.

Kies het aggregatietype (dit is alleen van belang indien de PI doorgezet wordt; het aggregatietype bepaalt hoe de grafieken van de suborganisaties worden samengenomen):  Gewogen gemiddelde  Gemiddelde  Minimum  Maximum  Som NB: Het aggregatietype kan later veranderd worden (de nieuwe instelling wordt pas actief na gebruik van OK-button).

Vul een norm in om de norm-lijn te tonen in de Trend & Benchmark-grafiek.

NB: Het verschil tussen verantwoordingsindicatoren en stuurindicatoren is dat op verantwoordingsindicatoren niet per definitie een actie hoeft te worden gedefinieerd! Sturen betekent immers actie! Anders wordt het monitoren... Sommige organisaties willen de meest essentiële verantwoordingsindicatoren wel opnemen in het A3 jaarplan, dit ter geruststelling van hogere lagen en voor het aantoonbaar laten zien dat ze belangrijk zijn (bijvoorbeeld aan inspectie) of het accentueren van een gezamenlijk belang. Nummering De PI’s (en indirect de acties) die gekoppeld zijn aan een SBF krijgen automatisch een verwijzing naar de betreffende SBF. De nummering wordt automatisch aangepast indien de volgorde wijzigt.


Versie 4.03

18 van 37


Zet de eigenschap Stuurindicator aan als u voor het komende managementgesprek de focus (onder andere) wilt leggen op deze Prestatie-indicator. Met het filter kunt u dan alle prestatie-indicatoren die deze eigenschap aan hebben staan (en alle gekoppelde acties en SBF-en) in één jaarplanoverzicht tonen.

De plaats van de PI in de lijst kan gewijzigd worden. Zichtbaar zijn de boven- en onderliggende PI. Klik op het driehoekje naar boven om de geselecteerde PI naar boven te verplaatsen en vice versa voor naar onderen. Na OK wordt de wijziging doorgevoerd. Kies “Doorzetten naar …” om de PI door de onderliggende niveaus bepaald te laten worden. Het resultaat is pas zichtbaar nadat ter bevestiging op de OK-knop geklikt is. Let op: indien een PI wordt doorgezet dan wordt de grafiek (trend & benchmark) alleen bepaald door de waarden die op de onderliggende niveaus wordt ingevuld. Selectief door kunnen zetten van een PI.

Het mechanisme werkt via het zogenaamde “opt-out”-principe. U kunt nu de jaarplannen selecteren (=aanklikken) waar niet naar doorgezet moet worden. Dit wordt zichtbaar door de doorgehaalde naam van het jaarplan. Op ieder moment kan het doorzetten van een PI gewijzigd worden. Vanaf het moment van uitzetten (be)staat de PI niet meer in de onderliggende jaarplannen. De al ingevoerde waarden blijven wel in de database bewaard. Zie ook § 3.2.2, “Doorzetten/overnemen missie, visie, SBF-en, PI’s en acties” op blz. 10. Tip: Indien van een al doorgezette PI toch ook op het hoofdniveau aparte waarden bijgehouden moeten worden dan kan dat op de volgende twee manieren: 1) Voeg voor het hoofdniveau een aparte PI toe. 2) Of wissel de eigenschap “Doorzetten naar…” tijdens het gebruik. Wanneer de eigenschap niet aan staat dan kunnen waarden voor het hoofdniveau ingevuld worden en bekeken worden. Staat de eigenschap wel aan dan wordt de aggregatie van onderliggende waarden getoond. Waarden (=data) toevoegen

A3 digitaal biedt de mogelijkheid om op eenvoudige wijze de prestatie-indicatoren van waarden te voorzien. Deze data-invoer is niet bedoeld als vervanging van bestaande informatiesystemen, maar vooral bedoeld als eenvoudige “paraplu-functie” over bestaande informatie systemen heen. De dagelijkse praktijk kan zijn, dat:  er in een organisatie meerdere informatiesystemen zijn  de systemen lopen soms achter (qua invoer of rapportage)  de werkelijkheid is soms net even anders (nog niet alle data is verwerkt)  informatie zelf in verschillende MS Excelsheets door de organisatie heen wordt bijgehouden In al die gevallen is het handig om vanuit de diverse bronnen zelf informatie te kunnen verzamelen in een eigen overzicht dat bovendien gekoppeld is aan het jaarplan waarmee de organisatie gestuurd wordt.


Versie 4.03

19 van 37


4.6.1

Statusinformatie in jaarplan Indien u waarden bijhoudt voor een prestatie-indicator dan zal het resultaat daarvan in het jaarplan getoond worden. Hoe voegt u zelf informatie toe? Selecteer de PI waarvoor de waarde(n) ingevoerd gaan worden. Kies daarna het tabblad “Waarden”:

Om een waarde toe te voegen:  Kies eerst de gewenste (peil)datum (de datum moet binnen huidig jaarplanjaar liggen!). Deze datum is de einddatum van de periode (vanaf de voorgaande invoerdatum of 1-1-20xx indien er geen voorgaande waarde is ingevoerd) waarvoor de ingevoerde waarde in de grafiek wordt gezet. Zie de volgende drie afbeeldingen voor een voorbeeld.  Voer de waarde in (en eventueel de noemer als het een gewogen gemiddelde betreft).  Klik op de “Voeg toe”-knop. Herhaal de vorige handelingen indien er meerdere waarden ingevuld moeten worden. NB:

  

Al ingevoerde waarden gaan niet verloren indien de eigenschap “Doorzetten naar…” wordt gewijzigd”. Als invoerdatum kan iedere gewenste datum gekozen worden zolang de datum maar binnen het jaarplanjaar valt. De kleinst zinvolle invoerperiode per PI is één per datum (=dag).


Versie 4.03

20 van 37


NB: Indien u geen Waarden kunt toevoegen omdat u het tabblad Waarden niet kunt selecteren, dan heeft u óf de rechten niet om waarden toe te voegen óf de PI heeft als eigenschap “Doorzetten naar suborganisaties”. In dat laatste geval worden de waarden bepaald door de invoer van de onderliggende suborganisatiedelen én het aggregatietype.

Om een waarde te verwijderen kies het rode kruis achter de te verwijderen waarde.

4.6.2

Trend & benchmark

Merk op: het invoeren van een waarde bepaalt de grafiek vanaf de voorgaande ingevoerde waarde. Bijvoorbeeld: het verzuimcijfer 5% over de maand januari kan worden ingevoerd op 31-1-2011. De trend geeft dan de grafieklijn van 5% vanaf de voorgaande ingevoerde waarde (of indien er geen voorgaande waarde is vanaf 1 januari van dat jaar). Tip: hoe meer waarden u invoert hoe nauwkeuriger en vloeiender de grafiek wordt. NB: Met automatische datakoppelingen (optioneel) kan bijvoorbeeld dagelijks de waarde uit het moedersysteem worden opgenomen.


Versie 4.03

21 van 37


Voorbeeld: bovenstaande waarden leiden tot de volgende trend:

4.6.3

Commentaarveld: “Analyse & Oordeel”

Een prestatie-indicator heeft een tabblad waarbij in termen van analyse en oordeel de context van de PI omschreven kan worden:

4.6.4

Doorgezette prestatie-indicator

Voorbeeld van doorgezette prestatie-indicator met eigenschappen:

Zo kunnen op de respectievelijke afdelingen bijvoorbeeld de verzuimcijfers worden ingevuld die resulteren in een samengestelde grafiek op het niveau vanaf waar is de PI is doorgezet. NB: Items kunnen hoogstens 1 niveau doorgezet worden. Het idee hierachter is dat dit de span-ofcontrol van een jaarplaneigenaar is. Iedere “lagere” jaarplaneigenaar is daarna weer verantwoordelijk om eigen SBF-en en PI’s te bepalen en te bepalen welke er vandaaruit weer worden doorgezet. Tekstueel kunnen dat dezelfde items zijn.


Versie 4.03

22 van 37


Doordat de eigenschap “doorzetten naar suborganisatieniveaus” aan staat is de PI opgenomen op alle subjaarplannen direct onder dit jaarplan.

Voorbeeld: samengestelde grafiek van doorgezette prestatie-indicator OK

Chirurgie

Eerste Hulp

In dit voorbeeld worden de “Trend & Benchmark”-grafieken getoond van de prestatie-indicator “Verzuim”. De resultaatgrafiek (= de dikkere licht blauwe lijn) wordt hier bepaald door het gewogen gemiddelde van de grafieken van de onderliggende subjaarplannen. Om het effect te demonstreren van de PI-eigenschap “aggregatie” wordt hierna voor de 5 verschillende soorten aggregatie (gemiddelde, gewogen gemiddelde, maximum, minimum en som) het resultaat getoond.


Versie 4.03

23 van 37


De hierboven weergegeven invoer (in de 3 subjaarplannen) levert in het hoofdjaarplan het volgende samengestelde overzicht:

Merk op dat in de verschillende grafiekoverzichten de grafieken van de afdelingen zelf gelijk blijven, maar dat alleen de resultaatgrafiek verandert. Rechts naast het overzicht staan de waarden die voortkomen uit de aggregatievorm die toegepast wordt op de waarden van de subjaarplannen. Aggregatie: gemiddelde


Aggregatie: gewogen gemiddelde


Versie 4.03

24 van 37

Aggregatie: maximum

Aggregatie: minimum


Aggregatie: som


Versie 4.03

25 van 37

4.7

Acties

Kies “Voeg actie toe”… om een nieuwe actie (maximaal 150 karakters) te maken en die te kunnen koppelen aan de combinatie van een resultaatgebied en een prestatie-indicator. Voeg eventueel de naam/functie in van diegene die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de actie.

Initialen De invoer van het veld ‘initialen’ wordt automatisch in het jaarplan achter de omschrijving van de actie tussen haakjes geplaatst.

Selectief door kunnen zetten van een Actie.

Het mechanisme werkt via het zogenaamde “opt-out”-principe. U kunt nu de jaarplannen selecteren (=aanklikken) waar niet naar doorgezet moet worden. Dit wordt zichtbaar door de doorgehaalde naam van het jaarplan. Op ieder moment kan het doorzetten van een Actie gewijzigd worden. Vanaf het moment van uitzetten (be)staat de Actie niet meer in de onderliggende jaarplannen. Op eenvoudige wijze kan er budgetinformatie worden bijgehouden. De invoer is vrije tekst.


Versie 4.03

26 van 37


Tip: Via het filter kan het jaarplan hierop gefilterd worden.

Wanneer de beschreven actie uitgevoerd is kan de actie via dit scherm op “Gereed” gezet worden. Als de verantwoordelijke zelf ook lees- en edit-rechten heeft dan kan deze A3 gebruiker ook zelf de actie gereed melden. De plaats van de actie in de lijst kan gewijzigd worden. Zichtbaar zijn de boven- en onderliggende actie. Klik op het driehoekje naar boven om de geselecteerde actie naar boven te verplaatsen en vice versa voor naar onderen. Na OK wordt de wijziging doorgevoerd. In het jaarplan is direct zichtbaar welke acties uitgevoerd zijn. De acties die gereed zijn gemeld worden voorzien van een vinkje: Na verloop van tijd (bijvoorbeeld na het eerstvolgende managementgesprek) kan de actie uit het jaarplan verwijderd worden. NB: Van verwijderde acties wordt geen historie bijgehouden. 4.7.1

Commentaarveld: “Status”


In de tabbladen “beoogdresultaat”, “Realisatieplan” en “Status” kan vrije tekst worden opgenomen:


Versie 4.03

27 van 37

5

Het A3 Jaarplan

Het A3 jaarplan is het “bureaublad” voor de A3 gesprekken. Het bevat de context waarbinnen alle handelingen in de organisatie op afgestemd kunnen worden (Missie en Visie, prestatie-indicatoren en acties). Tevens kan via de eigenschap Stuurindicator (en toepassing van het filter) de focus gelegd worden voor het komende A3 gesprek.

Tip: wordt het jaarplan niet als één geheel getoond op uw beeldscherm, probeer dan eens de viewgrootte van uw internet-browser aan te passen. Het eenvoudigst kan dat via een muis met een scrollwheel: houdt de control-toets van uw toetsenbord ingedrukt en draai tegelijkertijd aan de scrollwheel (voor- of achteruit). Dit in- en uitzoomen kan ook in combinatie met de plus- en min-toets van uw nummerieke toetsenbord, maar de stapgrootte is dan wel groter.

5.1

Een A3 snelkoppeling met starticoon maken

1) Start een internet browser (beste resultaat met IE of GC) 2) Start uw A3 digitaal website 3) Drag-and-drop het icoon uit de adresregel naar uw desktop 4) Pas desgewenst het onderschrift aan

Tip: Het is mogelijk om meerdere starticonen te maken om rechtstreeks naar een gewenst jaarplan te springen. Open in stap 2 het gewenste jaarplan om de snelkoppeling naar toe te maken.

5.2

Printen

Het printen van uw A3 jaarplan verloopt via de standaard printfunctionaliteit van uw internet browser. Kies binnen uw internet-browser:  

De optie “Print preview” of “Print…”. Selecteer bij “Preferences…” het formaat dat het beste past bij uw jaarplan (A4 of A3), de gewenste oriëntatie (landscape) en eventueel de gewenste “Print size”.


Versie 4.03

28 van 37


Met de volgende handelingen kunt op uw desktop u zelf een starticoon van A3 digitaal maken:

5.2.1

Printen: voorbeeld voor Microsofts Internet Explorer

Om uw jaarplan op de maximaal beschikbare ruimte te printen voer de volgende handelingen uit: 1) Selecteer in het “tools”-menu de optie “print” en daarna “Print Preview…” 2) Verifieer bij het “Page setup”-scherm ( ) (=ALT+U) of de volgende instellingen goed staan: - papiersoort (A3 of A4) - landscape - en zet alle Headers en Footers op “–Empty– “ - minimaliseer de Margins tot de optimale ruimte voor het jaarplan bereikt is 3) Kies bij Change Print Size (=ALT+S) het optimale percentage. Print naar een printer met het papierformaat dat is ingesteld bij stap 2).

6

Rapportage

Heeft uw organisatie de rapportagemodule aangeschaft en (bent u administrator óf heeft u de rapportagegeneratie-rechten op een jaarplan(Zie ook paragraaf 3.3 “Rechten” op blz. 10.)) dan ziet u rechtsboven het Rapport-menu.

Via het rapportmenu kunt u een van de standaard rapporten openen. Vinkt u de optie “Inclusief suborganisaties” aan om de suborganisaties ook op te nemen in het rapport.

Subjaarplannen kunnen alleen in het rapport worden meegenomen indien het filter op het actieve jaarplan niet aan staat. Desgewenst kan vlak voor de rapportgeneratie nog de toepassing van het filter uitgezet worden door de optie “Filter toepassen” uit te vinken in het rapport-menu.

In de volgende paragrafen worden de 3 standaard rapporten getoond.


Versie 4.03

29 van 37


Het actieve jaarplan wordt gebruikt voor het te kiezen rapport.

Voorbereiding A3 gesprek


6.1


Versie 4.03

30 van 37

6.2

Overzicht acties

Dit rapport geeft een overzicht van alle acties uit een jaarplan. Indien de optie “Inclusief suborganisaties” wordt gekozen dan is status van de doorgezette acties ook zichtbaar.

Organisatieonderlegger


6.3


Versie 4.03

31 van 37

6.4

Maatwerk: jaarplan in huisstijl

Heeft u een op maat gemaakt rapport in huisstijl? Dank kunt u uw jaarplan ook als handzame A3- of A4-folder printen inclusief een eigen inleiding en leeswijzer: Genereer het rapport “A3 Jaarplan Organisatienaam”

-

Open het rapport in een pdf-viewer en kies het printmenu…

-

Selecteer op uw printer de gewenste grootte (A3 of A4)

-

kies (bij de printereigenschappen) dubbelzijdig printen (bijvoorbeeld duplex / short edge (top))

-

Vouw daarna het blad over het midden van de eerste pagina.


-


Versie 4.03

32 van 37

7

Vragen, Problemen, Antwoorden en Oplossingen.

Algemeen V: Waarom is het tabblad “Trend & Benchmark” leeg?

A: Er zijn voor deze Prestatieindicator nog geen waarden ingevuld. O: Voeg gegevens toe aan de Prestatieindicator(zie §4.6.1, “Waarden (=data) toevoegen” op blz. 19). --V: Hoe krijg ik in het tabblad “Trend & Benchmark” van een PI een samengestelde grafiek te zien? A: Een grafiek is samengesteld indien de bijbehorende PI is doorgezet naar de onderliggende organisatieonderdelen en er daar waarden voor de PI worden ingevuld. O: Het recept om een samengestelde grafiek te krijgen is: 1) definieer een PI als “doorgezet naar suborganisatieniveaus”

3) Daarna zou op het hoofdniveau bij de betreffende PI bij tabblad “Trend & Benchmark” de samengestelde grafiek zichtbaar moeten.


Versie 4.03

33 van 37


2) Voeg in de suborganisatieniveaus voor de doorgezette PI één of meer waarden in (zie §4.6.1, “Waarden (=data) toevoegen” op blz. 19).

V: Waarom kan ik voor een bepaalde Prestatie-indicator geen Managementrapportage kiezen?

A1: Óf er zijn helemaal geen managementgroepen gedefinieerd. O: Voeg eerst managementgroepen toe (zie §3.4, “Managementgroepen” op blz. 11). A2: Óf het betreft een doorgezette Prestatie-indicator. Een doorgezette Prestatie-indicator erft de managementgroepen van het bovenliggende jaarplan en in dit geval zijn daar dan geen managementgroepen aan de Prestatie-indicator gekoppeld. O: Koppel op het bovenliggende jaarplan managementgroepen aan de Prestatie-indicator. --V: Waarom mis ik informatie in mijn jaarplan die er wel in heeft gestaan?

O: Open het filter en kies de knop “Wissen” onder aan het filterscherm (zie vooral ook de NB onderaan §4.2, “Filter de jaarplaninformatie” op blz. 14). --V: Kan ik een item (SBF, PI of actie) dieper dan 1 niveau doorzetten? A: Nee. Wilt u items toch ook op dieper geneste jaarplannen terug laten komen dan kunt u het item daar gewoon als een nieuw item (nogmaals) toevoegen.


Versie 4.03

34 van 37


A: Vermoedelijk staat het filter nog aan. In dat geval zou in het icoon (zie figuur hiernaast) van het jaarplan de contouren van de informatie nog wel zichtbaar moeten zijn (zie §4.1.1, “Selecteren van een jaarplan” op blz. 13). Als het filter aanstaat dan is dat zichtbaar door het onderstreept zijn van de filteroptie.

V: Waarom krijg ik de hier naast opgenomen foutmelding bij het invoeren van een omschrijving?

A: Mogelijk is de ingevoerde tekst langer dan 150 karakters. Dat is namelijk de maximale lengte voor de omschrijving van een SBF, PI of actie. O: Probeer de omschrijving zo kernachtig en kort mogelijk te houden.

A2: Mogelijk heeft u tekst gekopieerd uit een MS Worddocument waardoor er onzichtbare vreemde karakters zijn meegekopieerd. O2: In Missie en Visise kunt u de speciale functieknop gebruiken die alleen de “platte tekst” uit het clipboard overneemt.

Wilt u veel prestatieindicatoren en acties kopieren uit een bestaand MS Worddocument dan kunt u dat document beter eerst als gewone tekst wegschrijven en vanuit dat document de kopieeracties laten plaatsvinden. V: Waarom krijg ik de hier naast opgenomen foutmelding bij het invoeren van een norm? A: vermoedelijk voert u ook het percentageteken in.


O: Vul de norm in zonder percentageteken.


Versie 4.03

35 van 37

Functioneel A3 digitaal Beheer P: In het beheermenu “bewerk organisatie” verdwijnt het menu als ik er op wil klikken.

A: Sommige verouderde internet explorers (zoals IE8) ondersteunen de in A3 digitaal daarvoor gebruikte menucontrol niet goed. O: Gebruik voor de functionele beheerwerkzaamheden een recente internet explorer (zoals IE9, Google Chrome of Firefox) of pas de volgende work around toe: klik met de rechter-muisklik op de organisatienaam waarop u de menuoptie wilt gebruiken (er verschijnt een standaard windowsmenu). Beweeg de muis daarna naar de A3 digitaal menuoptie die u wilt gebruiken en klik daarop met de linker muis-klik. O2: Mogelijk werkt voor uw situatie ook het uitzetten van de “compatibility modus” in uw internet browser (IE: zie gebroken icoontje achter de adresregel). --P: De In het beheermenu toegepaste rechten worden niet bewaard. A: Sommige verouderde internet explorers (zoals IE8) ondersteunen de in A3 digitaal daarvoor gebruikte menucontrol niet. O: Gebruik voor de functionele beheerwerkzaamheden een recente internet explorer (zoals IE9, Google Chrome of Firefox).


---


Versie 4.03

36 van 37

Index

acties · 26 aggregatietype · 18 automatisch inloggen · 4

H

P

huisstijl · 32

percentage · 18 prestatie-indicator · 17, 22, 34 printen · 28, 29

I B basislicentie · 12

C Commentaarveld: Analyse en Oordeel · 22; Kansen en Risico's · 17; Status · 27

inloggen · 4 introductie · 3

Rapportage · 29 registreren · 12 resultaatgebied · 16, 18, 26

J jaargangen · 9 jaarplan · 28 jaarplannen · 8 jaartal · 13 jaartallen · 9

D data · 20 data toevoegen · 19 datum · 20 doorzetten · 16, 17, 19, 22

E eerste gebruik · 6 eigenschappen · 17

L licentie · 12 licentiecode · 12

G gebruik · 13 gebruikers · 6 gebruikersnaam · 4 gegevenstype · 18 gemiddelde · 18 gewogen gemiddelde · 18 grafiek · 21


S slot · 13 som · 18 starten · 4 stuurindicator · 18, 28 subjaarplan · 10 suborganisatie · 10 succesbepalende factoren · 16

T

M managementrapportage · 34 maximum · 18 minimum · 18 missie · 15

F filter · 34 functionaliteit · 3

R

trend & benchmark · 19, 23, 33; grafiek · 21

V

norm · 18 numeriek · 18 Nummering · 18

verantwoordingsgroepen · 11, 34 Virtuele groepen · 7 visie · 15 voorbeeld · 21, 22 vragen, antwoorden en oplossingen · 33

O

W

organisaties · 8, 10

waarden · 19, 20, 21, 33 wachtwoord · 4 Wachtwoord wijzigen · 5

N

Versie 4.03

37 van 37


A

Datum : Januari 2014 Versie : 4.03 : the Early Warning Company

Recommend Documents