Eind n thes e is MBA Eindthesis MBA publicatieversie 20 november 2015

Eindthesis MBA

Eindthesis MBA publicatieversie

20 november 2015

Eindthesis MBA Colofon

Titel rapport:

De inzet van gebouw gebouwinformatiemodellen bouwinformatiemodellen voor managementinformatie bij woningcorporaties

Auteur:

W.J. Eschbach Wiechert Eschbach heeft een bouwkundig adviesbureau en is daarnaast docentonderzoeker bij de opleiding Bouwkunde van Hogeschool Windesheim te Zwolle op het gebied van Bouwinformatiemanagement.

Contact:

[email protected]

Afstudeerbedrijf:

Stadsruim ir. Birgit Hopff van der Helmstraat 4 2613 EB Delft [email protected]


20 november 2015

Eindthesis MBA

Voorwoord Voor u ligt een rapport dat door mij als de eindscriptie voor mijn masterstudie MBA is opgesteld. Ik heb ervoor gekozen om deze eindscriptie als rapport, ontdaan van de voor publicatie minder relevante hoofdstukken, in de publiciteit te brengen omdat ik denk dat het onderwerp interessant is voor veel managers en bedrijven, die gebouwinformatiemodellen als bron van informatie in hun bedrijfsprocessen gebruiken. Ik heb mij met erg veel plezier verdiept in het onderwerp. Ik heb ontdekt dat het verkrijgen van managementinformatie uit gebouwinformatiemodellen gedurende mijn studie nog niet werd toegepast in Nederland. Toch is het een logische stap, zeker voor beheerorganisaties zoals woningcorporaties. Ik hoop dat dit onderzoek aan de toepassing hiervan mag bijdragen. Ik wil iedereen bedanken die mij hebben geholpen met dit onderzoek. In de eerste plaats zijn dat Birgit Hopff en Tom Smeulders van Stadsruim, die als opdrachtgever hebben gefungeerd. We hebben goede discussies gehad en ik mocht scherpe feedback ontvangen, waardoor het resultaat is verbeterd. Daarnaast wil ik iedereen bedanken die mij een interview hebben toegestaan. Ik ben erg blij met de open benadering die door de deelnemers is gehanteerd. Ook dat leverde nieuwe invalshoeken op en het is leerzaam om te horen hoe het in andere bedrijven toegaat. De enquête onder corporaties heeft een mager resultaat opgeleverd. Een oorzaak kan zijn dat het onderwerp nog niet een plaats heeft gevonden in deze branche. Daarom wil ik iedereen bedanken die deze enquête wel heeft ingevuld.


20 november 2015

Eindthesis MBA

Managementsamenvatting In deze studie is een onderzoek uitgevoerd naar de toepassing van gebouwinformatiemodellen voor het verkrijgen van managementinformatie voor woningcorporaties. Gebouwinformatiemodellen bestaan uit virtuele driedimensionale gebouwmodellen, waaraan informatie is toegevoegd. Het werken met digitale informatie uit driedimensionale gebouwmodellen wordt bouwinformatiemanagement (BIM) genoemd. Informatie is binnen gebouwinformatiemodellen gekoppeld aan de aanwezige gebouwonderdelen, zoals wanden, vloeren, balken of aan virtuele objecten, zoals ruimten. Wanneer aan ruimten bijvoorbeeld verhuurbare oppervlakten worden toegekend, kan door deze informatie uit meerdere gebouwmodellen te verzamelen een overzicht ontstaan over de hoeveelheid verhuurbaar oppervlak, maar bijvoorbeeld ook over het percentage leegstand van het in bezit zijnde vastgoed. Gebouwinformatiemodellen dragen daarmee bij aan adequaat gegevensbeheer. Als gevolg daarvan is het mogelijk om informatie over al het in beheer zijnde vastgoed samen te stellen. Gebouwinformatiemodellen dragen bij aan het overzicht over de staat van het vastgoed, de jaarlijkse kosten van verschillend vastgoed en het gebruik van het vastgoed. De vastgoedportefeuille kan daardoor beter worden beheerd, waardoor betere analyses en betere besluiten kunnen worden genomen. Gebouwinformatiemodellen leveren een positieve bijdrage aan realtime Business Intelligence. De onderzoeksvraag luidt als volgt: ‘Op Op welke manier kan een woningcorporatie informatie uit gebouwinformatiemodellen gebruiken bij het samenstellen van managementinformatie?’ managementinformatie? Als onderzoeksinstrumenten om antwoord te geven op de hoofdvraag zijn literatuuronderzoek, interviews en een enquête onder woningcorporaties ingezet. In het literatuuronderzoek zijn de structuur en het type organisatie, processen, informatiestromen, managementinformatie, het werken met gebouwinformatiemodellen en management van kennis onderzocht. De bevindingen zijn dat het type organisatie en de informatiestromen zelf niet wezenlijk zullen veranderen. Wel zullen datastromen moeten worden beheerd en geanalyseerd. Er zullen andere taken ontstaan op het gebied van informatieverwerking en informatie-beheer als er met gebouwinformatiemodellen wordt gewerkt. Deze zullen in de organisatie moeten worden ingebed. Ook zullen er eisen moeten worden geformuleerd voor digitale bronproducten, zoals gebouwinformatiemodellen. Er wordt door alle afdelingen gebruik gemaakt van alle gegevens. Er moet daarom een door iedereen toegankelijke centrale databank in de organisatie aanwezig zijn. In de interviews zijn de thema’s ‘huidige werkwijze’, ‘managementinformatie’, ‘informatiestromen’, ‘invoering van BIM’, ‘ondersteuning’ en ‘implementatie’ onderzocht. De interviews zijn gehouden met woningcorporaties, adviseurs, onderzoekers, maar ook met bedrijven, die met gebouwinformatiemodellen werken. Om een beeld te krijgen van het beheer van gebouwen met behulp van gebouwinformatiemodellen is een interview gehouden met een commercieel bedrijf dat gebouwen op deze wijze bouwt en beheert. De bevindingen zijn dat er veel kansen voor woningcorporaties liggen om het bedrijfsproces te professionaliseren. Woningcorporaties stellen op dit moment echter nog geen eisen aan de gebouwinformatiemodellen als het gaat om gegevens voor de eigen processen. De koppeling tussen gebouwinformatiemodellen en Business Intelligence is nog niet gelegd. Ten slotte is een enquête gehouden onder woningcorporaties om te zien hoe de informatiestromen binnen een woningcorporatie verlopen en wat de stand van zaken is met betrekking tot het werken met gebouwinformatiemodellen. De enquête heeft verkregen inzichten ondersteund, hoewel er helaas onvoldoende respons was om een wetenschappelijk verantwoord resultaat te verkrijgen.


20 november 2015

Eindthesis MBA Een belangrijke conclusie is dat nog weinig woningcorporaties zich actief bezig blijken te houden met BIM. Bij woningcorporaties waar dit wel wordt ingezet, blijkt de realisatie van nieuw vastgoed het doel. Realisatie van vastgoed is echter geen kernactiviteit van corporaties. Het doel van het gebruik van BIM zou het verkrijgen van gegevens voor de eigen beheersactiviteiten moeten zijn. Daarnaast is gebleken dat vanuit de woningcorporatie niet structureel eisen worden gesteld aan de gebouwinformatiemodellen. De branche stelt zich hiermee als ‘volgers’ op. Dit onderzoek geeft concrete aanbevelingen voor de implementatie van BIM binnen woningcorporaties. Het werken met gebouwinformatiemodellen op zich is niet heel ingrijpend voor woningcorporaties. Het gebouwinformatiemodel is voor een woningcorporatie een inputproduct. De gegevens die op deze wijze beschikbaar kunnen komen, zijn voor de organisatie gebruikelijke gegevens. De manier waarop de gegevens beschikbaar komen, de controle en het beheer zijn wel anders dan tot nu toe gebruikelijk is. Men moet nu data kunnen koppelen, analyseren en beheren. Dat vraagt andere competenties dan nu in de organisatie aanwezig is, zoals analytisch vermogen en overzicht in digitale omgevingen. Gegevens verschijnen niet vanzelfsprekend in een gebouwinformatiemodel. Men moet vooraf duidelijk eisen stellen om bruikbare data te verkrijgen. Hier ligt een wezenlijke taak voor de woningcorporaties. Vrijwel alle geraadpleegde personen, zowel vanuit interview als vanuit enquête, geven aan dat het gezamenlijk opstellen van een eisenpakket voor een gebouwinformatiemodel (een BIM-Protocol genoemd) een goed initiatief zou zijn. In dit Protocol moeten ook gegevens worden benoemd, die voor Business Intelligence waarde toevoegen. Een belangrijke voorwaarde voor een goede werking is de ICT-structuur binnen de organisatie. Om met Business Intelligence te kunnen werken, moeten gegevens kunnen worden gekoppeld. Hoewel een groot deel van de corporaties al met één gezamenlijke database blijkt te werken, werkt een substantieel gedeelte van de corporaties nog met meerdere subdatabases per afdeling. Als uitkomst van dit onderzoek is het datastroomschema in onderstaande figuur opgesteld. Aan de fasen in dit stroomschema zijn taken gekoppeld, die door de woningcorporatie moeten worden uitgevoerd om de informatie uit gebouwinformatiemodellen succesvol te kunnen gebruiken.

Het volledig benutten van deze mogelijkheden is pas mogelijk onder de hierna genoemde voorwaarden. De belangrijkste daarvan is het maken van een goede visie en een goed beleid door het management. Gebouwinformatiemodellen zijn niet meer dan goede hulpmiddelen als drager van


20 november 2015

Eindthesis MBA informatie. Het werken met digitale data moet mogelijk worden gemaakt door het inrichten van een passende ICT-structuur, het optimaliseren van processen, personeel met de juiste competenties in de organisatie te positioneren, juiste eisen te stellen aan de gebouwinformatiemodellen en een goede implementatie. Op die manier kan een woningcorporatie de informatie uit gebouwinformatiemodellen gebruiken bij het samenstellen van managementinformatie.


20 november 2015

Eindthesis MBA Inhoud 1.

Inleiding .......................................................................................................................................................... 10

2.

Begrippen ....................................................................................................................................................... 12

3.

Probleemstelling ............................................................................................................................................ 14

4.

3.1.

Achtergrondinformatie ....................................................................................................................... 14

3.2.

Aanleiding onderzoek ......................................................................................................................... 16

3.3.

Vraagstelling ....................................................................................................................................... 16

3.4.

Doelstelling ......................................................................................................................................... 17

3.5.

Afbakening onderzoek ........................................................................................................................ 17

3.6.

Validiteit .............................................................................................................................................. 17

Literatuuronderzoek ...................................................................................................................................... 19 4.1.

Aanleiding, probleemstelling en doelstelling .................................................................................... 19

4.2.

Organisatievorm en activiteiten woningcorporaties ......................................................................... 20

4.3.

Bedrijfsprocessen ............................................................................................................................... 24

4.4.

Betekenis van informatie ................................................................................................................... 26

4.5.

Kennismanagement ........................................................................................................................... 28

4.6.

Databeheer en -toegankelijkheid ...................................................................................................... 29

4.7.

Informatiemanagement met behulp van ICT .................................................................................... 31

4.8.

Werken met gebouwinformatiemodellen .......................................................................................... 33

4.9.

Procesdata .......................................................................................................................................... 35

4.10. Managementinformatie...................................................................................................................... 37 4.11. Nieuwe taken en rollen ...................................................................................................................... 40 4.12. Verwerking literatuuronderzoek......................................................................................................... 41 5.

6.

Masters project .............................................................................................................................................. 44 5.1.

Aanleiding, probleemstelling en doelstelling .................................................................................... 44

5.2.

Onderzoeksmethode .......................................................................................................................... 45

5.3.

Interviews ............................................................................................................................................ 46

5.4.

Enquête woningcorporaties ............................................................................................................... 52

Analyse Masters Project ................................................................................................................................ 57 6.1.

Interviews ............................................................................................................................................ 57


20 november 2015

Eindthesis MBA 6.2. 7.

Enquêtes ............................................................................................................................................. 61

Conclusies ...................................................................................................................................................... 63 7.1.

gebouwinformatiemodellen bij woningcorporaties ........................................................................... 63

7.2.

Business Intelligence ......................................................................................................................... 67

7.3.

Organisatie .......................................................................................................................................... 69

7.4.

Eindconclusie ...................................................................................................................................... 72

8.

Alternatieven .................................................................................................................................................. 75

9.

Aanbevelingen................................................................................................................................................ 76 9.1.

Gezamenlijk Protocol .......................................................................................................................... 76

9.2.

Onderzoek naar niveau van informatie in een gebouwinformatiemodel ........................................ 76

9.3.

Controle vastgoedgegevens ............................................................................................................... 76

10. Geraadpleegde literatuur .............................................................................................................................. 77


20 november 2015

Eindthesis MBA Bijlagen I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII.

Stappenplan onderzoek Overzicht processen woningcorporaties Interview met Birgit Hopff, Stadsruim Interview met Ronald van Lith, Openbaar Belang Zwolle Interview met Linda Peters, De Havensteder Rotterdam Interview met Willem Pel, Balance & Result Interview met Arjan van Dijk, Cegeka-dsa (tot feb 2015: Stadgenoot Amsterdam) Interview met Gijs Derks, Hendriks Bouw & Ontwikkeling Interview met John Loendersloot, BAM Gebouwbeheer BV Enquêtevragen woningcorporaties Antwoorden enquête woningcorporaties overzicht parameters voor Business Intelligence Artikel ‘BIM voor corporatiemanagers’


20 november 2015

Eindthesis MBA

1.

Inleiding De ontwikkeling binnen de bouwwereld voor wat betreft de informatievoorziening en informatieoverdracht voor bouwprojecten verloopt stormachtig. Deze ontwikkeling behelst het koppelen van gegevens aan een 3D gebouwmodel. De term voor deze werkwijze heet BIM – Bouw Informatie Management. Met het koppelen van gegevens aan een gebouwinformatiemodel ontstaat een projectspecifieke databank, die door alle partijen in het bouwproces kan worden gebruikt. Niet alleen het technische aspect (het koppelen van informatie aan gebouwcomponenten), maar ook het managementaspect (welke gevolgen heeft dat voor de werkwijzen en de contractvorming), zijn nog in ontwikkeling. Uit contacten met Birgit Hopff en Tom Smeulders van Stadsruim, een adviesbureau op het gebied van de ruimtelijke sector te Delft, bleek dat er bij woningbouwcorporaties essentiële vragen bestaan over het gebruik van gebouwinformatiemodellen en de gevolgen daarvan voor de organisatie op strategisch en organisatorisch niveau. Het onderwerp van dit onderzoek is het mogelijke gebruik van informatie afkomstig uit gebouwinformatiemodellen voor managementinformatie. Hoewel Stadsruim als klankbord en afstudeerbedrijf fungeert, zijn het de woningcorporaties die uiteindelijk gebruik kunnen maken van de resultaten van dit onderzoek. Stadsruim is echter lid van de Werkgroep BIM Woningcorporaties, die vanuit Aedes, de branche-organisatie van woningcorporaties, is gestart. De Werkgroep houdt zich bezig met de invoering van BIM binnen woningcorporaties. De werkgroep BIM heeft een visiedocument gepubliceerd over BIM. De werkgroep werkt aan het opzetten van instrumenten en open standaarden voor de sector (Regie over informatie, 2015). Het bestuur van Aedes heeft het visiedocument vastgesteld als de officiële visie van Aedes op BIM.

Figuur 1 Speerpunten 2015 BIM voor de werkgroep woningcorporaties

Onlangs is de eerste publicatie uitgebracht: ‘Regie over informatie’ (Breukink, et al, 2015). In figuur 1 is een sheet weergegeven, zoals deze is gepresenteerd op een symposium d.d. 3 maart 2015 voor leden van Aedes, waarin de speerpunten van deze werkgroep voor 2015 zijn aangegeven. Gedurende 2015 spant de werkgroep zich in om de overige woningcorporaties te interesseren. In deze sheet is nog geen relatie gelegd tussen de technisch-operationele aspecten van het werken met gebouwinformatiemodellen en de strategische aspecten. In de sheets is voor het strategische


20 november 2015

blad 10

Eindthesis MBA aspect de nadruk gelegd op de bewustwording van het instrument ‘BIM’. Dit onderzoek echter wil een verdieping aanbrengen door het gebruik van gebouwinformatiemodellen op operationeel niveau te gebruiken voor het verkrijgen van managementinformatie voor het strategisch niveau.


20 november 2015

blad 11

Eindthesis MBA

2.

Begrippen Managementinformatie

Informatie uit de organisatie, bestemd voor de leiding van de organisatie, waarmee kan worden gezien hoe de organisatie presteert en op basis waarvan juiste beslissingen voor het functioneren van de organisatie kunnen worden genomen.

BIM

Bouw Informatie Management. Het begrip is een containerbegrip, waarmee een manier van werken met gebouwinformatiemodellen en digitale informatieoverdracht wordt bedoeld.

BIM-protocol

Een startdocument dat enerzijds de afspraken bevat tussen partijen om te kunnen werken met gebouwinformatiemodellen en anderzijds de informatie omschrijft die in dan wel aan het gebouwinformatiemodel door partijen moet worden aangebracht.

Gebouwinformatiemodel

Een digitaal gebouwmodel, opgebouwd uit objecten en componenten, waaraan naar behoefte informatie is toegevoegd. Een gebouwinformatiemodel bevat ten minste geometrische en geografische informatie en coderingen van de componenten en objecten om deze te kunnen herkennen. Een gebouwinformatiemodel kan bestaan uit één of meerdere aspectmodellen. Als in dit rapport gesproken wordt over een gebouwinformatiemodel dan wordt het geheel van modellen van een gebouw bedoeld.

Aspectmodel:

Een afzonderlijk deel van een gebouwinformatiemodel, uitgesplitst op basis van verschillende disciplines, bijvoorbeeld een bouwkundig model, een installatietechnisch model of een leveranciersmodel (prefab trappen, kozijnen, vloeren, e.d.).

3D-model

Een digitaal gebouwmodel, waarvan geen eisen worden gesteld betreffende uitwisseling van de daarin aanwezige informatie. Hoewel deze modellen ook geometrische informatie bevatten is deze niet per definitie geschikt voor uitwisseling

Object

Een bewerkbaar gebouwonderdeel, bijvoorbeeld een gevel of een raamkozijn, dat in een modelleerprogramma wordt bewerkt.

Component

Een vooraf gedefinieerd element met bijbehorende informatie dat aan een gebouwinformatiemodel kan worden toegevoegd, bijvoorbeeld een centrale verwarmingsketel.

Modelleerprogramma

Softwareprogramma waarmee een gebouwinformatiemodel kan worden samengesteld, zoals Revit, ArchiCad, Allplan, et cetera.

Viewer

Software waarmee het gebouwinformatiemodel kan worden bekeken. Het programma doet geen bewerkingen en kan geen data doorgeven.

Analyse software

Software waarmee meerdere aspectmodellen met elkaar kunnen worden vergeleken, waarmee fouten kunnen ontdekt en gerapporteerd. Dit wordt ook wel ‘clashen’ genoemd.


20 november 2015

blad 12

Eindthesis MBA CORA

Corporatie Referentie Architectuur. CORA biedt een referentie voor de inrichting van de bedrijfsvoering en de informatievoorziening van woningcorporaties.

VERA

Volkshuisvesting Enterprise Referentie Architectuur. VERA zorgt voor de uniforme gegevensuitwisseling tussen ICT systemen door implementeerbare gegevensdefinities en koppelmechanismen beschikbaar te stellen. VERA is de technische vertaalslag van CORA.


20 november 2015

blad 13

Eindthesis MBA

3.

Probleemstelling 3.1.

Achtergrondinformatie

Gebouwinformatiemodellen zijn ontstaan uit de behoefte om gebouwen met behulp van een computer efficiënter te tekenen. Het bleek mogelijk om getekende lijnen betekenis te geven. In eerste instantie was dat geometrische betekenis, in een latere ontwikkeling werden aan lijnen digitale objecten toegekend. Door het koppelen van een gevelsysteem aan een lijn, kon men door het tekenen van een lijnlengte een complete gevel met een bepaalde hoogte weergeven. Op deze wijze kan men snel een gebouw modelleren en visualiseren. Een volgende stap was het toevoegen van informatie aan die objecten. Aan een wand kunnen bijvoorbeeld materiaal, gewicht, brandbaarheid, et cetera worden gekoppeld. Dit is extra informatie, die door andere partijen kan worden gebruikt. Toen duidelijk werd dat die informatie ook door andere partijen digitaal zou kunnen worden verwerkt, ontstond de gedachte dat niet de gebruikelijke output van een gebouwinformatiemodel, de fysieke 2D-tekeningen, maar het gebouwmodel zelf zou kunnen worden overgedragen aan een volgende partij in het bouwproces. Om dit mogelijk te maken is het maken van afspraken over de aard van de informatie en het proces van overdracht noodzakelijk (Schokkin, 2009). De wijze van werken met gebouwmodellen kan niet alleen worden toegepast op de ontwerp- en realisatiefasen, maar ook op de gebruiksfase van het fysieke gebouw. Bouwkundig onderhoud, maar ook werktuigbouwkundig onderhoud en schoonmaak van gebouwen kan met behulp van gebouwmodellen worden gecommuniceerd en vereenvoudigd. Nog verder uitgebreid kan in een gebouwinformatiemodel zelfs het gebruik van een gebouw worden toegevoegd en bijvoorbeeld een koppeling worden gelegd met een roosterprogramma als het gaat om de vastlegging van gebruikstijden van ruimten.

Figuur 2

Levenscyclus van een gebouw

Binnen het traject van ontwerp via realisatie tot beheer van gebouwen (zie figuur 2) is er sprake van grote informatiestromen. Er zijn verschillende bedrijfstypen bij betrokken. Een adequate informatievoorziening schept mogelijkheden voor innovatie en strategische vernieuwing (Straatman, Pel, Hendriks, 2012). De uitwisseling van informatie tussen partijen in het bouwen beheersproces is bij de huidige vormen van samenwerking lastig. In het bouwproces is van oudsher sprake van een opeenvolgend proces, waarbij delen van het proces door verschillende partijen vaak na elkaar worden uitgevoerd. Het komt voor dat een partij nog niet is gecontracteerd als een voorgaande partij het werk al heeft beëindigd. Dit frustreert een goede en efficiënte overdracht van gegevens. Voor het optimaal functioneren van BIM is er een verandering van organisatiestructuur en –cultuur nodig (Blauwhof, Spiering, & Verbaan, 2013). In de ontwerp- en realisatiefase wordt steeds vaker gekozen voor geïntegreerde contracten om de ontwerpende en realiserende partijen tegelijkertijd in het proces te betrekken. Een groot voordeel hiervan is dat de informatie-uitwisseling kan worden verbeterd en de foutkans kan worden verkleind (Straatman, Pel, Hendriks, 2012). Het werken met gebouwinformatiemodellen (in figuur 3


20 november 2015

blad 14

Eindthesis MBA ‘BIM’ genoemd) wordt dan veel effectiever. In figuur 3 zijn redenen aangegeven waarom het werken met gebouwinformatiemodellen steeds meer ingang vindt.

Figuur 3

Strategische redenen om voor BIM te kiezen (bron: Straatman, Pel & Hendriks, 2012)

Sinds 2012 zijn er ook ontwikkelingen waarbij gebouwen worden ontwikkeld op basis van DBMOen DBFMO-contracten. Deze afkortingen staan voor Design, Build, Finance, Maintain en Operate. Bij een DBFMO-contract wordt één partij exploitant van design tot sloop. In deze werkwijze wordt het gebruik van gebouwinformatiemodellen zeer efficiënt, omdat één partij in alle fasen ook alle informatie beheert en gebruikt. Op dit moment is er in de bouwwereld een ontwikkeling gaande die twee krachten kent. Enerzijds zijn er, zoals reeds aangegeven, goede redenen om te kiezen voor het werken met gebouwmodellen. Het werken met BIM heeft echter invloed op manieren van samenwerking, bijvoorbeeld het feit dat er afspraken moeten worden gemaakt over het moment van beschikbaarheid van informatie in een gebouwmodel om het voor partijen mogelijk te maken die informatie te gebruiken. Er moet veel energie worden gestoken in de nieuwe manier van werken. Anderzijds worden bedrijven, die nog niet met gebouwinformatiemodellen werken, gedwongen na te denken of zij in deze ontwikkelingen mee willen of kunnen gaan. Het Rijksvastgoedbedrijf schrijft voor de overheidsgebouwen voor dat deze met behulp van gebouwinformatiemodellen worden gemaakt en kunnen worden beheerd (RVBBIMnorm 1.1, 2013). Dit toont aan dat er strategische keuzen door bedrijven moeten worden gemaakt. Het is te verwachten dat een bepaald marktgedeelte voor, op dit gebied, achterblijvende ondernemingen gesloten zullen gaan worden. Het werken met gebouwinformatiemodellen kent echter ook nadelen. Tekenen is veranderd in modelleren. Het toevoegen van informatie in een gebouwmodel kost veel tijd. De modelleur heeft kennis van digitale informatie-uitwisseling nodig, zowel inhoudelijk als procedureel. Er ontstaat een intensievere samenwerking omdat men voor bepaalde gegevens van elkaar afhankelijk is. Er ontstaat ook een andere contractvorming (van der Koot, 2012). Dit alles heeft veel impact in tijd, organisatie en geld voor bedrijven. Daar moeten dan wel de voordelen tegenover staan. Een reden om niet met gebouwinformatiemodellen te gaan werken is gelegen in de markt waarin men opereert. In de kleine woningbouw en de kleine verbouw vraagt een opdrachtgever niet om een gebouwinformatiemodel. Voor een bedrijf is bij dit type projecten het tijdsbeslag om eerst alles in een gebouwinformatiemodel te verwerken eenvoudigweg niet rendabel. Veel kleine aannemingsbedrijven, architecten en eenmansbedrijven zullen daarom niet overgaan tot het werken met gebouwinformatiemodellen.


20 november 2015

blad 15

Eindthesis MBA 3.2. Aanleiding onderzoek Stadsruim is betrokken bij een werkgroep BIM van Aedes, de overkoepelende organisatie voor woningcorporaties, die zich bezighoudt met de toepassing van BIM binnen woningcorporaties. Eén van de conclusies van de werkgroep is dat er eisen aan het gebouwinformatiemodel moeten worden gesteld voorafgaande aan de vervaardiging van dit model. Wat nog niet is onderzocht is het gebruiken van informatie uit gebouwinformatiemodellen als input voor managementinformatie. Voor een gebouweigenaar als een woningcorporatie is het door het gebruik van gebouwinformatiemodellen mogelijk een interne databank op te bouwen van alle in eigendom zijnde gebouwen. Hieruit zijn gegevens te gebruiken om de bedrijfsvoering van de eigen organisatie te verbeteren en het beleid te onderbouwen en te verbeteren. Op die wijze heeft het werken met gebouwinformatiemodellen invloed op managementinformatie. Een opdrachtgever moet daarom achterhalen welke eisen er aan het gebouwinformatiemodel moeten worden gesteld om het beleid te kunnen ondersteunen. Er wordt binnen de belangenvereniging Aedes op dit moment veel moeite gedaan om woningcorporaties op een goede manier te laten aansluiten bij de bouwwereld als het gaat om gegevensoverdracht via gebouwinformatiemodellen. Er is een brochure ‘Regie over informatie’ geschreven, waarin wordt gesteld dat een gebouwinformatiemodel een bron van gegevens kan zijn voor de bedrijfsvoering (Breukink, et al, 2015). Dit onderzoek wil hierop aansluiten door te onderzoeken hoe gebouwmodellen kunnen bijdragen aan managementinformatie. Dit onderzoek wil komen tot een handreiking door een stroomschema op te stellen om de eisen aan gebouwmodellen te kunnen formuleren. 3.3.

Vraagstelling

De hoofdvraag is als volgt geformuleerd: Op welke manier kan een woningcorporatie informatie uit gebouwinformatiemodellen gebruiken bij het samenstellen van managementinformatie? managementinformatie? De deelvragen hierbij zijn: a) Welke processen binnen de organisatie maken gebruik van beheerinformatie van gebouwen? b) Welke informatie kan vanuit een gebouwinformatiemodel worden betrokken? c) Hoe wordt de beheerinformatie in de huidige situatie in strategische afwegingen gebruikt? d) Welke strategische doelen van een woningcorporatie kunnen met informatie uit gebouwinformatiemodel worden ondersteund? e) Wat heeft een woningcorporatie nodig om het gebouwinformatiemodel te gebruiken tijdens de gebruiksfase van het fysieke gebouw? f) Welke aanpassingen in strategie en organisatie moet een gebouwbeheerder aanbrengen om effectief met de informatie uit de gebouwinformatiemodellen binnen de organisatie om te gaan? In bijlage I is de onderzoeksopzet weergegeven. Per deelvraag zijn de onderzoeksmethoden aangegeven. Er wordt gebruik gemaakt van literatuuronderzoek, interviews en een enquête onder de woningcorporaties. Per deelvraag zijn de te interviewen personen weergegeven, waarvan wordt verwacht dat deze een bijdrage leveren aan de beantwoording van die deelvraag.


20 november 2015

blad 16

Eindthesis MBA 3.4.

Doelstelling

Het doel van het onderzoek is te komen tot aanbevelingen voor het omgaan met informatie uit gebouwinformatiemodellen in een woningcorporatie op strategisch en organisatorisch niveau. 3.5.

Afbakening onderzoek

Het onderzoek wordt uitgevoerd onder woningcorporaties. Dit is een afgebakende groep gebouwbeheerders. Er is toegang tot vertegenwoordigers van deze groep en tot bedrijven er omheen. Doordat het een groep gebouwbeheerders betreft met eenzelfde taak, ontstaat er mogelijkheid tot vergelijkend onderzoek door middel van een enquête. Er is een interview met een commerciële gebouwbeheerder gehouden. Er zijn twee doelen voor dit interview. Enerzijds om te kijken of de woningcorporaties kunnen leren van een bedrijf buiten de corporatiewereld, anderzijds om te controleren of de resultaten van dit onderzoek breder kunnen worden toegepast. Strategische afwegingen en de gevolgen van het werken met gebouwinformatiemodellen voor woningcorporaties worden zichtbaar gemaakt, maar niet verder uitgediept. Het onderzoek is gericht op overwegingen die voor de gehele sector gelden en gaat niet in op detailleringen die per corporatie kunnen verschillen. Er zullen geen systeem- of werkomschrijvingen worden vastgelegd. Er wordt niet ingegaan op gespecificeerde softwarekeuze en/of het kiezen van hulpmiddelen om managementinformatie te verwerken.

3.6.

Validiteit

Het onderzoek wordt uitgevoerd met behulp van ten minste drie bronnen, te weten literatuuronderzoek, interviews en een enquête. Door toepassing van deze triangulatie ontstaat een voldoende betrouwbaarheid voor de verkrijging van gegevens. Helaas is door een te lage respons op de enquête vanuit de woningcorporaties deze triangulatie niet maatgevend. In de keuze van de te interviewen bedrijven en het aantal van de interviews is ook gestreefd een goede validatie te bereiken door: • Vooraf de vragen in te delen in onderwerpen; • alle onderwerpen in tenminste drie interviews aan de orde te stellen. De onderwerpen en vragen zijn opgesteld op basis van de resultaten van het literatuuronderzoek en op basis van gegevens van de werkgroep BIM. Er is een vergadering van de werkgroep bezocht en het concept van de vragenlijst is besproken met de bedrijfsbegeleider. Er is een eerste interview is gehouden als pilot met als doel te kunnen beoordelen of de vragen de juiste relevantie hebben en het gesprekonderwerp voldoende wordt besproken. Het interview is gehouden met een woningcorporatie (Openbaar Belang te Zwolle). De woningcorporaties zijn de doelgroep. Een eerste interview met de woningcorporatie geeft dus inzicht in de relevantie van de onderwerpen en vragen. Het eerste interview bleek de gekozen onderwerpen en vragen te bevestigen.


20 november 2015

blad 17

Eindthesis MBA In enkele gevallen is in de interviews gekozen om dezelfde vragen te stellen aan vertegenwoordigers van het zelfde type bedrijf, bijvoorbeeld de twee interviews met medewerkers van de woningcorporaties. In andere gevallen is juist opinie gevraagd door een onderwerp bij verschillende bedrijven aan de orde te stellen. Op deze wijze zijn meningen vergeleken en konden de extremen worden gefilterd.


20 november 2015

blad 18

Eindthesis MBA

4.

Literatuuronderzoek Literatuuronderzoek 4.1. Aanleiding, probleemstelling en doelstelling Aanleiding Er is al veel bekend over het functioneren van woningcorporaties, kenmerken van organisaties, data en informatiemanagement, et cetera. Dit onderzoek gaat in op een klein facet van management, namelijk het efficiënt gebruik maken van een relatief nieuw hulpmiddel. Het literatuuronderzoek helpt het onderzoek in breder verband te plaatsen en verder te bouwen op bestaande feiten. Probleemstelling De hoofdvraag van het onderzoek werpt direct een aantal onderliggende vragen op. Als gevraagd wordt op welke manier het management gebruik kan maken van bepaalde informatie, dan moeten huidige en nieuwe manieren worden onderzocht. Ook breder moet worden bezien of de organisatie geschikt is, of de processen in de organisatie een gewenste manier toelaten, of het personeel geschikt is en welke randvoorwaarden een rol spelen bij veranderingen. In het onderzoek naar het toepassen van gebouwinformatiemodellen in de bedrijfsvoering en strategie van woningcorporaties moet duidelijk zijn wat er onder gebouwbeheer wordt verstaan en hoe het gebouwbeheer invloed heeft op de strategische keuzen van het management van woningcorporaties. Voor het werken met gebouwinformatiemodellen is het nodig te weten wat precies wordt gedefinieerd als een gebouwinformatiemodel en wat met de inzet van een gebouwinformatiemodel wordt beoogd. Doelstelling In bijlage I is een overzicht gegeven van de activiteiten, die nodig zijn om de deelvragen te beantwoorden. Daar is ook de relatie gelegd tussen literatuuronderzoek en veldonderzoek. Bevindingen uit het literatuuronderzoek kunnen aanleiding geven voor uitwerking in het veldonderzoek. In het literatuuronderzoek worden een aantal gerelateerde onderwerpen uitgediept om vanuit de literatuur antwoord te verkrijgen op de deelvragen a t/m d. De onderwerpen uit het literatuuronderzoek zijn: 1. de organisatievorm en activiteiten van woningcorporaties; 2. de bedrijfsprocessen van woningcorporaties; 3. de betekenis van informatie; 4. kennismanagement; 5. databeheer en toegankelijkheid; 6. informatiemanagement met behulp van ICT; 7. gebouwinformatiemodellen; 8. procesdata; 9. managementinformatie; 10. nieuwe taken en rollen binnen de woningcorporaties. In de laatste paragraaf worden de bevindingen uit het literatuuronderzoek verwerkt en worden verbanden gelegd.


20 november 2015

blad 19

Eindthesis MBA 4.2.

Organisatievorm en activiteiten woningcorporaties

Een moderne woningcorporatie moet in de markt opereren als was zij een onderneming, maar aan de andere kant is zij een organisatie met een maatschappelijke missie. Veel woningcorporaties bevestigen dat door in hun missie een verwijzing naar maatschappelijk verantwoord ondernemen op te nemen (Van Dijk, 2002). Naast het feit dat een woningcorporatie min of meer gereguleerd wordt door de marktwerking van vraag en aanbod, moet een moderne woningcorporatie ook toegevoegde waarde te creëren. Bovenstaande houdt in dat er efficiënt gewerkt moet worden, maar niet als een robot. De mensen, die niet op eigen kracht in hun huisvesting kunnen voorzien, moeten immers goed gehuisvest worden. Dat vraagt regelmatig om maatwerk. Een woningcorporatie kent een aantal kerntaken, te weten woningverhuur, aan- en verkoop van woningen, technisch vastgoedbeheer, projectcoördinatie, financiële administratie en serviceverlening. Deze taken moeten ondersteund worden door secretariaat en geleid worden door het management. Deze kerntaken met ondersteunende taken heeft Aedes ondergebracht in acht functiegebieden, zie figuur 3.

Figuur 3 verdeling arbeidsplaatsen in functiegebieden (www.aedes.nl)

Projectcoördinatie moet ruimer worden opgevat dan alleen de coördinatie van nieuw te ontwikkelen gebouwen. Dat laatste is geen kerntaak en wordt door steeds meer corporaties uitbesteed. Er worden door corporaties ook leefbaarheidsprojecten opgepakt. Dit type projecten blijven wel tot de kerntaken behoren. Veel woningcorporaties hanteren het driekamermodel van Ortec Finance (zie figuur 4). Het DrieKamerModel is een integraal, strategisch sturingsconcept voor woningcorporaties. Het is een innovatief antwoord in de al langlopende discussie over een sturingskader voor corporaties. Het DrieKamerModel biedt transparantie over de belangrijkste keuzes waar een corporatie voor staat ten aanzien van maatschappelijke taken, vastgoed activiteiten en financiële continuïteit. Hiermee levert de corporatie ook een bijdrage aan haar legitimiteit (Conijn & Claessens, 2013).


20 november 2015

blad 20

Eindthesis MBA

figuur 4 driekamermodel van Ortec-Finance (Conijn & Claessens, 2013)

Het DrieKamerModel is ontwikkeld in samenwerking met woningcorporaties. Er is een pilotproject uitgevoerd, die het theoretisch model heeft toegepast en uitgewerkt, waarbij telkens per ‘kamer’ de kasstromen, de rollen en de kaders en kengetallen zijn vastgelegd (Conijn & Claessens, 2013). De acht genoemde functiegebieden zijn daarbij in de drie kamers ondergebracht. Deze worden vaak als afdelingen vorm gegeven: vastgoed, wonen en financiën. Conijn & Claessens spreken nog over een vierde kamer, die de drie kamers verbindt, de bestuurskamer. De bestuurder draagt de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de drie kamers en de te volgen strategie. Om te bezien hoe organisaties kunnen functioneren heeft Mintzberg (2013) een zestal coördinatieelementen omschreven, die elke organisatie in meer of mindere mate bezit, zie figuur 5, te weten: • de strategische top; • een technostructuur; • een middenkader; • een uitvoerende kern; • ondersteunende diensten; • een overkoepelende ideologie.

De strategische top is de bedrijfsleiding. Deze bepalen de koers van het beleid. Het middenkader wordt gevormd door de leidinggevenden op de werkvloer. De uitvoerenden zijn de productiemedewerkers of de dienstverleners, die het hoofdproces uitvoeren. De technostructuur wordt gevormd door degenen die de vernieuwing realiseren of degenen, die de processen analyseren. De ondersteunende diensten verzorgen de processen die nodig zijn om het hoofdproces te doen slagen. figuur 5

coördinatie-elementen volgens Mintzberg (2012)


20 november 2015

blad 21

Eindthesis MBA Bij een woningcorporatie is een strategische top aanwezig, die bestaat uit de directie en de afdelingshoofden. De diensten en producten worden verleend door de uitvoerende medewerkers: de uitvoerende kern, te weten klantcontacten, technisch vastgoedbeheer en de projectcoördinatie. Het middenkader wordt gevormd door de leidinggevenden op de diverse afdelingen. Deze leidinggevenden hebben vaak ook een uitvoerende taak. De hoofden van de afdelingen behoren tot de strategische kern. De ondersteunende dienst wordt gevormd door de financiële administratie, het secretariaat en de bedrijfsondersteuning. Alle dataverwerking kan in een ondersteunende dienst zijn ondergebracht. In principe is het zo dat bij verdergaande automatisering er minder ondersteunende dienst (kantoorpersoneel) nodig zou zijn. Technisch vastgoedbeheer kent een coördinerende en een uitvoerende kant. Het is de verwachting dat door de invoering van meer DBFM- en DBM-contracten* het uitvoerende personeel (reparatie en vervanging op locatie) zal worden afgestoten. In de woningcorporaties is zeker een overkoepelende ideologie aanwezig. Elke corporatie heeft oog voor de huurders en voor de individuele werknemers en wil dat zij zich prettig voelen. Er is aandacht voor sociale aspecten. Daarnaast heeft Mintzberg (2013) een aantal coördinatiemechanismen beschreven. Een coördinatiemechanisme past bij een bepaald type bedrijf. Het omschrijft de manier waarop de controle verloopt: 1. onderlinge afstemming: de controle is in handen van de mensen, die het werk uitvoeren; 2. direct toezicht: één persoon neemt de verantwoordelijkheid op zich, geeft hen instructies en bewaakt de uitvoering van de werkzaamheden; 3. standaardisatie werkprocessen: de inhoud van het werk is gespecificeerd/geprogrammeerd (werkinstructies liggen vast in handleiding); 4. standaardisatie output: de resultaten van het werk (product of dienst) is gespecificeerd; 5. standaardisatie van de vaardigheden: er is specifieke opleiding/training voor de uitvoering van het werk noodzakelijk. Voor wat betreft de coördinatiemechanismen wordt de onderlinge afstemming grotendeels formeel afgehandeld. Er is een grote standaardisatie van werkzaamheden en kennis aanwezig. Cursussen worden in de personeelsovereenkomsten en in de CAO geregeld. De afdelingshoofden en leidinggevenden op afdelingen geven leiding en hebben toezicht. In tabel 1 zijn de contingentiefactoren, zoals Mintzberg deze hanteert, ingevuld op basis van gegevens van de belangenorganisatie van Aedes. Contingentiefactor

woningcorporatie

Grootte Omvang, leeftijd, cultuur Strategie

20 – 50 personen Formeel, gemiddelde leeftijd 30 - 40 jaar Strategisch woningbeleid Standaardisering van de werkprocessen

Primair coördinatiemechanisme Technologie Omgeving

Geautomatiseerde dataverwerking, geen geavanceerde technologie Regionaal, sociaal, wervend

tabel 1 contingentiefactoren

*) DBFM = Design, Built, Finance, Maintenance


DBM = Design, Built, Maintenance

20 november 2015

blad 22

Eindthesis MBA Een gemiddelde woningcorporatie is volgens de bedrijfstypologie van Mintzberg (2013) een typische machinebureaucratie. Het bedrijf heeft gemiddeld korte lijnen, waarbij iedereen zoveel mogelijk in het bedrijfsproces betrokken is. Vrijwel elke werknemer heeft zijn afgebakende, vastgelegde taak en legt verantwoording af aan zijn leidinggevende. De andere bedrijfstypologieën van Mintzberg zijn, met de belangrijkste kenmerken: • de eenvoudige structuur; -

•

de professionele bureaucratie; -

•

standaardisatie van vaardigheden; uitvoerende kern het belangrijkst; horizontale taakspecialisatie; verticale en horizontale decentralisatie; ingewikkelde stabiele omgeving

divisiestructuur; -

•

direct toezicht; strategische top het belangrijkst; centralisatie; eenvoudige omgeving

standaardisatie van output; middenkader het belangrijkst, groepering naar markt; systemen voor controle van resultaten; beperkte verticale decentralisatie

de adhocratie. -

onderlinge aanpassing; ondersteunende diensten samen met de uitvoerende kern het belangrijkst; organische structuur; horizontale taakspecialisatie; jonge, dynamische, complexe omgeving.

Woningcorporaties kennen standaardisering van de werkprocessen. Het verschil met de professionele bureaucratie is dat daar meer vaardigheden benodigd zijn om de (zwaardere) taken uit te voeren. Bij woningcorporaties is wel sprake van verschillende, maar gestandaardiseerde processen. De aansturing binnen woningcorporaties is verticaal, wat centraal-management makkelijker maakt. Daarmee wordt bedoeld dat de manager van de afdeling de werkzaamheden bepaalt. De afdelingen onderling communiceren niet veel met elkaar over taken en invulling van de werkzaamheden. Dat is ook niet nodig, omdat elke afdeling zijn eigen, relatief goed afgebakende functiegebied heeft. Een gevaar hiervan is dat gespecialiseerde afdelingen los van elkaar kunnen opereren en dus ook tegenstrijdige belangen kunnen ontwikkelen. De verbinding tussen de afdelingen zijn de gegevens waar iedereen mee moet werken. Deze gegevens komen uit bronnen binnen de verschillende afdelingen en moeten dus goed overdraagbaar en betrouwbaar zijn. De technostructuur is daarmee belangrijk.

Woningcorporatie

figuur 6 positie woningcorporatie in Mintzberg coördinatiemechanismenmodel (bron:www.gertjanschop.nl)

In figuur 6 is de woningcorporatie gepositioneerd in het coördinatiemechanismenmodel van Mintzberg op basis van de gevonden kerntaken en contingentiefactoren.


20 november 2015

blad 23

Eindthesis MBA De bedreiging voor de organisatie is starheid en het naast elkaar gaan werken van de medewerkers. ‘Als de huur maar betaald wordt’ versus ‘er is dringend een schilderbeurt nodig’. Het belang van een overkoepelende visie, het nakomen van afspraken en regelmatige terugkoppeling is nodig. De strategische top heeft verreweg de meeste invloed. De overige werknemers hebben veel minder directe invloed op de richting van het bedrijf, maar hebben via de procedures weer meer invloed op wijzigingen in werkprocessen. De technostructuur is belangrijk omdat gegevensbeheer en gegevensoverdracht een belangrijke pijler zijn voor het functioneren van de organisatie. Het flexibel reageren op marktontwikkelingen zal weer meer afhangen van de individuele competenties van de directies. Elke woningcorporatie is namelijk autonoom. In figuur 7 is op basis van bovenstaande overwegingen een verdeling van invloeden in de vijfhoek van krachten ingetekend. De figuur is bedoeld als visualisatie en bedoelt niet een absolute vergelijking te zijn. strategische top

technostructuur

ondersteunende diensten

uitvoerenden

managers middenkader figuur 7 Vijfhoek van krachtenwoning corporatie

Het uitvoerend personeel van woningcorporaties dient de procedures goed te doorlopen om het bedrijf succesvol te maken. Innovatiebereidheid en veranderingsgezindheid is voor de gemiddelde werknemer niet nodig om het werk goed te kunnen uitvoeren. Op strategisch niveau is het echter wel nodig om het hoofd te kunnen bieden aan de veranderende markt (vergrijzing, economische situatie) en de sturing vanuit de overheid. Door de verschillende typen mensen op de verschillende niveaus binnen een bedrijf kan er een ‘gat’ ontstaan in het maken van plannen en het uitvoeren van plannen. 4.3.

Bedrijfsprocessen

4.3.1.

Procesbeheersing

Binnen bedrijven vinden processen plaats om de specifieke taken uit te voeren. Het management zal deze processen doelgericht moeten laten verlopen. Volgens Van Dam (2009) is procesbeheersing het doelgericht laten verlopen van bedrijfsprocessen door middel van planning, coördinatie en bijsturing. Om deze managementtaak goed te kunnen uitvoeren is goede informatie nodig, de zogenoemde managementinformatie. Hardjono & Bakker (2011) onderscheiden drie procestypen, die zich binnen een organisatie afspelen: • het primaire proces: dit is het proces die resulteert in de product of dienst, bestemd voor de klant. Met dit proces wordt het geld verdiend en kan het bedrijf bestaan. Dit proces wordt ook wel het hoofdproces genoemd;


20 november 2015

blad 24

Eindthesis MBA

•

•

ondersteunende processen: deze bevatten noodzakelijke handelingen om het primaire proces goed te laten verlopen. De klant ziet deze processen niet, maar de ondersteunende processen leveren wel een bijdrage aan de product of dienst; conditionerende processen: deze bevatten alle activiteiten die de primaire en ondersteunende processen mogelijk maken. Ze hebben geen directe relatie met het uiteindelijke product of dienst. Deze processen worden ook managementprocessen genoemd.

Van Dam onderscheidt dezelfde drie stappen, maar benoemt deze als primaire, secondaire en bestuurlijke processen. De definities komen echter vrijwel overeen (Van Dam, 2009). Volgens deze indelingen hoort managementinformatie thuis in het bestuurlijke (Van Dam), of conditionerende (Hardjono & Bakker) proces. 4.3.2.

Primaire processen

De werkgroep CORA benoemt als kerntaken van een woningcorporatie het verhuren en beheren van vastgoed (CORA 3.0 Hoofddocument). In deze taken zijn ook het verwerven en afstoten van vastgoed begrepen. De belangenvereniging Aedes heeft de processen van een woningcorporatie benoemd, zie bijlage II. Deze processen worden hier overgenomen. Als primaire processen zijn te benoemen: • Ontwikkelen vermogen; • Ontwikkelen leefomgeving; gebiedsvisie, actieplan, uitvoering • Ontwikkelen wooneenheden; projectbeschrijving, contractvorming, vastgoedacceptatie; • Onderhouden wooneenheden; leegstand, incidenteel onderhoud, planmatig onderhoud • Verhuren wooneenheden: contractbeheer, sleuteloverdracht, klachtenbeheer; • Verkopen wooneenheden: verkoopgereed onderhoud, marketing, contracten; • Ondersteunen Ver. van Eigenaren (VvE). 4.3.3.

Secondaire processen

Als secondaire processen zijn te benoemen: • Marketing, websitebeheer; • Kwaliteitsbewaking; • Administratie verhuur: contracten, bewaken verhuurinkomsten; • Administratie onderhoud: facturenadministratie, boekhouding; • Huisvesting: beheer eigen kantoorgebouw/installaties/ICT, schoonmaak, energie 4.3.4.

Bestuurlijke processen

In besturingsprocessen van bedrijven moeten de volgende aspecten aan bod komen (Hardjono& Bakker, 2011): • Beleidsvoering: strategie, langetermijnvisie, meerjarenplan, strategisch vastgoedbeleid • Beleidscycli: jaarplan en jaarbegroting, activiteitenplan, analyseren en bijsturen; • Kwaliteitsbeleid: Meting klanttevredenheid en klachtenafhandeling; • Financieel beleid: winst/verlies, reserveringen en investeringen Strategisch vastgoedbeleid is het op peil houden van de vastgoedvoorraad in een juiste verdeling van oudere panden en jongere panden in relatie met het huurprijsbeleid. Een juist aankoop- en ver-


20 november 2015

blad 25

Eindthesis MBA koopbeleid is hiervan onderdeel. Aankoopbeleid is bij woningcorporaties een specifiek proces omdat er geen gerede producten kunnen worden aangeschaft, maar er moet een bouwproces, inclusief verwerving van grond en andere bijkomende zaken, worden doorlopen. Assetmanagement behelst volgens ISO 55000 de gecoördineerde activiteiten om waarde te realiseren uit assets (= eigendom (gezien als economische waarde), activa). Bij assetmanagement worden beslissingen genomen vanuit het gehele perspectief van operationeel niveau naar lange termijnvisie (Van der Lei, Herder, Wijnia, 2012). CMS Assetmanagement (www.cmsam.nl) heeft deze gedachte visueel gemaakt in figuur 8.

figuur 8 Hoger niveau van de organisatie leidt tot onderscheidend vermogen in assetmanagement

De gedachte is dat assetmanagement verder gaat dat onderhoudsmanagement. Het doel van assetmanagement is een optimale prestatie uit het vastgoed te halen binnen acceptabele kosten en tegen aanvaardbare risico’s, gemeten over de gehele levensduur van de assets. De prestaties, risico’s en kosten worden gedefinieerd door de asset eigenaar. Dat gebeurt middels risicomanagement, life cycle management, prestatiemanagement en informatiemanagement. (Van der Lei, Herder, Wijnia, 2012). Assetmanagement is daarmee bij uitstek een ondersteuning van de corebusiness van woningcorporaties. 4.4.

Betekenis van informatie informatie

Informatie maakt deel uit van een zogenoemde informatieladder (Bruins en Pinkster, 2007) weergegeven in figuur 4. Informatie bestaat uit geregistreerde feiten (gegevens), waarbij betekenis aanwezig is voor betrokkenen. Een feit is een gebeurtenis. Op het moment dat een feit wordt geregistreerd (vastgelegd), spreekt men van een gegeven. Op het moment dat iemand het gegeven gaat gebruiken om te verwerken (het heeft dan betekenis voor de gebruiker) dan wordt een gegeven informatie genoemd.

figuur 9 De informatieladder


20 november 2015

blad 26

Eindthesis MBA De volgende stap op de informatieladder is kennis. Bij kennis is informatie gecombineerd met vaardigheden en ervaring. De laatste stap is wat iemand doet met kennis (handeling, gedrag). Kennis gecombineerd met vaardigheden en gedrag noemt men competenties. In dit onderzoek gaat het specifiek om informatie. Pas na informatie-uitwisseling volgt er een actie, waarbij vaardigheden en ervaringen toegevoegd worden aan die informatie. Bij vastlegging van informatie in computers spreekt men van data. Hoewel informatie in een gebouwinformatiemodel daarmee data genoemd zou moeten worden, wordt in het vervolg van dit onderzoek de term informatie gebruikt voor alle gegevens met betekenis. De overdracht van data is in het spraakgebruik verworden tot een technische gegevensuitwisseling. Het gaat in dit onderzoek juist om het bepalen welke informatie van belang is, al voordat het is gedigitaliseerd tot data. De bovenstaande benadering is volgens Abcouwer, Gels & Truijens (2006) vrij traditioneel. Men kan informatie verder beschouwen vanuit andere gezichtspunten, bijvoorbeeld de richting van informatie, de bedoeling van informatie en de waarde van informatie. In dit onderzoek wordt dat niet verder uitgewerkt. Het is wel belangrijk om deze aspecten te beschouwen, maar omdat in dit onderzoek sprake is van gebouwinformatiemodellen en het doel is informatie, die bruikbaar is voor het management, hieruit te destilleren, zijn richting en doel al vastgelegd. De waarde van de informatie zal per management kunnen verschillen. Omdat dit onderzoek niet de verschillen tussen management onderzoekt, zullen geen uitspraken worden gedaan over de waarde van informatie. In dit onderzoek is sprake van gebouwinformatie en managementinformatie. Bij gebouwinformatie gaat het om de vastlegging van projectgegevens. Uit het bovenstaande is af te leiden dat het inderdaad gaat om informatie. De projectgegevens hebben betekenis omdat met de gegevens bewerkingen moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld een planning maken. Bij managementinformatie gaat het om de vastlegging van bedrijfsgegevens, die vervolgens door het management van het bedrijf kunnen worden gebruikt om adequaat beslissingen te nemen. Bij het nemen van beslissingen is er sprake van een competentie: hoe past een bestuurder met zijn kennis en ervaring die informatie toe. Hoe actueler de informatie, hoe meer de bestuurder uit kan gaan van feiten. Door meer feiten toe te kunnen voegen aan zijn kennis wordt het gedrag meer adequaat. Informatie moet worden uitgewisseld om betrokkenen de gelegenheid te geven de gegevens te verwerken. Er ontstaan dan informatiestromen. Informatiestromen zijn in te delen in horizontale en verticale informatiestromen (Grit, 2008). In figuur 10 zijn de principiële informatiestromen binnen een woningcorporatieweergegeven.

figuur 10 informatiestromen woningcorporaties


20 november 2015

blad 27

Eindthesis MBA Horizontale informatiestromen betreft informatie-uitwisseling om het primaire proces (in dit geval de aan- en verkoop en het beheer van gebouwen) te laten functioneren. Verticale informatiestromen zijn bedoeld om verantwoordings- en managementinformatie door te geven aan personen of afdelingen, die zich met secondaire en tertiaire processen bezighouden, zoals bijvoorbeeld kwaliteitsbewaking. Informatie is daarmee een bindmiddel tussen processtappen, maar ook tussen bedrijfsprocessen. Het belang van beschikbare en juiste informatie is daarmee van levensbelang voor de organisatie. Gebruik maken van actuele databestanden (gebouwinformatiemodellen) is een mogelijkheid om niet periodiek, maar realtime over de juiste informatie te beschikken. Dat zou een belangrijke verbetering zijn, die de slagvaardigheid van het management zeer kan vergroten. 4.5.

Kennismanagement

Kennismanagement is het zodanig impliciet en expliciet sturen van kennis dat de organisatie haar doel kan bereiken en een concurrentievoordeel kan bereiken (Grit, 2008). Daarmee omvat kennismanagement meer dan alleen het goed organiseren en toegankelijk maken van alleen projectinformatie. Kennis veronderstelt de toevoeging van vaardigheden en ervaring. Het is het belangrijk om kennis te delen, omdat juist ook vaardigheden en ervaring wordt overgedragen. Bij het inzetten van gebouwinformatiemodellen en het verkrijgen van informatie moet worden onderzocht of hiervoor specifieke kennis nodig is. In dat geval kan het inzetten van gebouwinformatiemodellen gevolgen hebben voor de personele bezetting: er worden mogelijk andere competenties gevraagd. Kennismanagement bevat de volgende deelgebieden, waar juist in de onderlinge afstemming en de interactie een optimum moet worden gevonden (Tissen et al, 2000): • Mensen & motivatie; • Kennis & systemen; • Markt & strategie; • Structuur en processen. Deze vier gebieden omvatten alle aspecten van een organisatie. In figuur 11 is de relatie tussen de deelgebieden weergegeven. Kennismanagement kan in twee gebieden worden verdeeld, die een overlap vormen, te weten het operationeel kennismanagement en het strategisch kennismanagement. In beide gebieden spelen de mensen en hun motivatie een belangrijke rol, zeker als het op veranderen aankomt. Veranderingen in een bedrijf moeten daarom goed worden geïmplementeerd om succesvol te kunnen zijn.

figuur 11 Kennismanagement (www.act-consult.com)


20 november 2015

blad 28

Eindthesis MBA Een knelpunt in kennismanagement is regelmatig om de mensen en de kennisoverdracht binnen het operationele proces op een juiste manier aan elkaar te koppelen. In figuur 10 is dat weergegeven door het gebied dat valt onder operationeel kennismanagement. Het werken met projectinformatie bevindt zich in het gebied van het operationeel management, het werken met managementinformatie bevindt zich in het gebied van het strategisch kennismanagement. Naast de eis tot een goede informatievoorziening wordt het grootste obstakel om het operationeel kennismanagement goed te laten functioneren gevormd door de culturele aspecten. Veel van de weerstand om een gezamenlijke kenniscultuur op te bouwen is afkomstig van (de juist tegengestelde) gedachte ‘kennis is macht’. Daarnaast geldt dat zolang de gedachte heerst dat er sneller en beter kan worden gewerkt via mondelinge overdracht van gegevens of via emails (niet-gestructureerde/niet-gekoppelde informatiestroom), zal het correct vastleggen van informatie niet snel bedrijfseigen worden gemaakt. Strategisch management omvat het denken over de economische omgeving van het bedrijf in combinatie met wat het bedrijf aankan. In tegenstelling tot het operationeel kennismanagement, wat de dagelijkse werkzaamheden omvat, is het strategisch kennismanagement het vooruitzien naar de toekomst (Davenport & Prusak, 1998). Daar ontstaan de noodzakelijke veranderplannen om de marktwerking het hoofd te kunnen bieden. Voor de directie kan uit dit beeld worden geleerd dat er een samenhang bestaat tussen de deelgebieden en dat alle invloed op elkaar hebben. Plannen moeten daarom worden uitgewerkt met afweging op elk deelgebied. Er moet daarom worden afgezien van ad hoc-invoering van veranderingen.

4.6.

Databeheer atabeheer en -toegankelijkheid

De traditionele manier van overdracht van projectgegevens vind plaats door middel van tekeningen, bestekken, berekeningen en rapporten. Veelal zijn binnen deze documenten verwijzingen naar andere documenten aanwezig. De documenten worden in de loop van de tijd aangepast door wijzigingen, nadere technische invulling of gewijzigde inzichten. De documenten worden per project verzameld en gearchiveerd. Zie figuur 12.

figuur 12 traditioneel databeheer (bron: askmobiel.com)

Om de informatiestroom goed te beheren zijn verschillende manieren van documentenbeheer ontwikkeld. Elke betrokken partij en discipline moet met de juiste gegevens werken. Voor een gebouwbeheerder speelt ook de gebruiks-/beheerfase een grote rol. Een gebouw wordt echter op details altijd anders gebouwd dan in documenten is aangegeven. De uitvoerende partij zal altijd proberen om zo efficiënt mogelijk te voldoen aan de vraagstelling, zeker voor het eigen bedrijf. Daardoor worden vaak andere, min of meer gelijkwaardige, producten toegepast of wordt soms op een andere


20 november 2015

blad 29

Eindthesis MBA manier gebouwd, waardoor specificaties veranderen of op een andere manier zijn bereikt. Zelfs worden tijdens de bouwfase nog specificaties of gebouwindelingen aangepast op verzoek van de opdrachtgever. Het gevolg is dat het gerealiseerde gebouw niet geheel correct in de ter beschikking gestelde documenten is beschreven. Bij de toename van conceptuele bouw zou deze gang van zaken moeten verbeteren, omdat in dat geval de informatie beter wordt vastgelegd. In de praktijk worden echter nog steeds veranderingen tijdens de realisatiefase aangebracht. Om onjuiste informatieoverdracht na de realisatie te voorkomen hoort bij een correcte overdracht van gegevens ook een set revisiedocumenten. Revisiedocumenten zijn documenten die tijdens of na de realisatiefase worden gemaakt om de aanpassingen, die tijdens de bouw zijn opgetreden, vast te leggen. Een gebouwbeheerder moet daarom de beschikking hebben over juist deze documenten om het beheer goed te kunnen uitvoeren. Naast databeheer is er ook een noodzaak tot een goed functionerend documentbeheersysteem. Documenten kunnen anno 2015 goed worden beheerd met behulp van een computersoftware (figuur 13). Voor een goede uitvoering van deze taken is een documentbeheerdernoodzakelijk. De documentbeheerder hoeft niet per definitie kennis te hebben van de inhoud van de bewaarde documenten.

Figuur 13 documentbeheer met behulp van archiveringssoftware (bron: www.suggestsoft.com)

Een gebouwinformatiemodel is een digitaal gebouwmodel, dat is verrijkt met projectinformatie. Een essentieel verschil met een 3-dimensionale tekening (3D-model) is dat de informatie van een gebouwinformatiemodel bedoeld is om door meerdere partijen te worden gebruikt. Een 3D-model is bedoeld voor traditionele output, namelijk het maken van 2D-tekeningen en renderingen (fotorealistische plaatjes), zie figuur 14. Een 3D-model zonder goede afspraken over de inhoud is per definitie niet geschikt voor informatie-uitwisseling (Straatman, Pel, & Hendriks, 2012). Correct gemodelleerde gebouwinformatiemodellen, waarover vooraf is vastgelegd welke gegevens in dit model aanwezig moeten zijn, bevatten projectinformatie. Niet elk model echter bevat dezelfde soort informatie. Gebouwinformatiemodellen moeten worden gemaakt op basis van een behoefte (Straatman, Pel & Hendriks, 2012). Het zou (veel te) veel tijd kosten om een gebouwinformatiemodel te maken dat altijd alle mogelijke informatie zouden bevatten. Bovendien zou dat een verspilling van informatie zijn, omdat in dat geval lang niet alle toegevoegde informatie door andere partijen zou worden gebruikt. Daarom moet vooraf worden vastgesteld waarvoor het gebouwinformatiemodel gebruikt gaat worden, zodat de voor die toepassingen de benodigde informatie kan worden toegevoegd (Spekkink, 2013).


20 november 2015

blad 30

Eindthesis MBA

Figuur 14

Producten 3D-model (bron: Eschbach ADB)

Voor het vaststellen van de informatiebehoefte is er een Programma van Eisen nodig. De opdrachtgever stelt vast waarvoor het gebouwinformatiemodel gebruikt gaat worden en stelt vast volgens welke uitwisselingsstandaarden gewerkt gaat worden. Deze afspraken worden verwerkt in een protocol, dat inmiddels door partijen in het land een ‘BIM-protocol’ wordt genoemd (Spekkink, D., 2013). Dit BIM-protocol wordt onderdeel van het contract. Een BIM-protocol hoort daarmee specifiek bij een project. Een BIM-protocol kan wel op meer projecten van toepassing worden verklaard als de afspraken geheel gelijk zijn. Omgekeerd zal een gebouwbeheerder zijn organisatie zo inrichten dat zijn deel van de werkzaamheden ook zijn afgestemd op het werken met het Protocol. Het Protocol heeft het doel om de juiste informatie in het gebouwinformatiemodel te doen implementeren, maar ook om de informatieoverdracht, tot en met de informatieoverdracht binnen de eigen organisatie, te optimaliseren. Het is dus efficiënt om de mogelijke Protocollen op de belangrijke onderdelen onderling af te stemmen en af te stemmen met de (daarvoor ingerichte) eigen organisatie. 4.7.

Informatiemanagement met behulp van ICT

In 2009 zijn tien grotere woningcorporaties gestart met CORA met het doel om te komen tot een referentie-architectuur voor het structureren van informatievoorziening van woningcorporaties (Dijk, A. van, 2012). CORA staat voor Corporatie Referentie Architectuur. Dit biedt een referentie voor de inrichting van de bedrijfsvoering en de informatievoorziening van woningcorporaties. Om een uniforme gegevensuitwisseling tussen ICT systemen te bereiken is het platform VERA opgezet. VERA staat voor Volkshuisvesting Enterprise Referentie Architectuur. VERA is de technische vertaalslag van CORA. ‘Informatiemanagement en informatiebeleid zijn voorwaardelijk voor een gezonde en effectieve informatiehuishouding. Niet de technologie bepaalt het succes, maar de op de organisatiedoelen toegesneden maatregelen en de samenhang in het geheel van organisatorische en technische voorzieningen. Die samenhang vergt 'glashelder' informatiebeleid zodat iedereen bij ontwikkeling,


20 november 2015

blad 31

Eindthesis MBA inzet en gebruik van technische hulpmiddelen hetzelfde kompas gebruikt. Dan sluit de informatievoorziening naadloos aan op de organisatie en draagt zij bij aan samenwerking en synergie’ (Abcouwer, Gels & Truijens, 2006). De werkgroep CORA heeft deze doelstelling opgepakt door de samenhang van de focusgebieden van CORA te projecteren in het Amsterdams Informatiemodel, ook wel het negenvlakkenmodel genoemd. Dit model is opgezet door Rik Maes op basis van het Strategic Alignment-model van Henderson en Venkatraman (IBM, 1993). Het negenvlakkenmodel is, in tegenstelling met het Strategic Alignment-model, niet wetenschappelijk onderbouwd, maar is door Maes opgezet als een handig hulpmiddel om over processen, functies en rollen van ICT en informatiemanagement binnen een organisatie te praten (Maes, 2003), zie figuur 15.

Figuur 15

Oorspronkelijk negenvlakkenmodel van Maes

In het negenvlakkenmodel wordt in een matrix aan de linkerzijde het strategisch, tactisch en operationeel niveau onder elkaar gezet (besturing), terwijl aan de bovenzijde de bedrijfsvoeringprocessen, de informatievoorziening (de vraag) en de ICTdiensten (het aanbod) zijn geplaatst. Zo ontstaat een matrix met negen vlakken, die is weergegeven in figuur 15. De matrix laat de verbanden zien tussen de niveau’s en de organisatie, de informatievoorziening en de middelen. In figuur 16 is deze matrix weergegeven, zoals zij is ingevuld in het VERA-concept. Zo ontstaat een duidelijke samenhang tussen beslissingen en acties op de juiste niveau’s.

Figuur 16

het negen-vlaksmodel van Rik Maes, zoals ingevuld door VERA


20 november 2015

blad 32

Eindthesis MBA CORA bevindt zich in de matrix op het niveau van de bedrijfsarchitectuur en de informatie-architectuur, terwijl VERA zich bevindt op het niveau van de informatie-architectuur en de technische architectuur, zie figuur 17.

Figuur 17 CORA en VERA in het negenvlakkenmodel volgens VERA (bron: VERA 3.0 hoofddocument)

Een gebouwinformatiemodel is een database en is daarmee een manier om gegevens op te slaan. Het werken met gebouwinformatiemodellen heeft echter invloed op alle niveaus tot op strategisch niveau aan toe. Door de andere manier van informatie-uitwisseling moeten naar verwachting processen worden aangepast. Mogelijk kunnen er andere producten en diensten worden aangeboden en daarmee moet mogelijk de organisatie zich aanpassen. 4.8.

Werken met gebouwinformatiemodellen

Het werken met gebouwinformatiemodellen heeft naar verwachting binnen woningcorporaties een grote impact. Veel van de werkzaamheden binnen een woningcorporatie betreft verwerking van data: • Bezetting pand; • Betaling huur; • Klachtenregistratie; • Planning reparatie; • Onderhoudsplan pand; • Planning planmatig onderhoud; • Etcetera… Een gebouwinformatiemodel kent ten minste drie soorten informatie: codering, geometrische informatie (lengte, breedte en hoogte van objecten en componenten) en geografische informatie (ligging en oriëntatie van gebouw, objecten en componenten) (RVB-BIMnorm, 2013). Aanvullend kan


20 november 2015

blad 33

Eindthesis MBA er veel meer informatie worden toegevoegd aan een object of een component, namelijk materiaaleigenschappen (bijvoorbeeld: soort materiaal, kleur, soortelijke massa, warmtegeleiding, brandwerendheid) en andere gespecificeerde eigenschappen (bijvoorbeeld: fabricaat, nummer KOMOcertificaat, verwijzing naar handleiding op website, et cetera). Voor woningcorporaties is bijvoorbeeld aanwezige verhuurinformatie en staat van onderhoud interessant. Aanvullende gegevens worden niet zonder doel toegevoegd, anders zou het model onnodige, en mogelijk zelfs onjuiste, informatie gaan bevatten. Het doel van het gebouwinformatiemodel bepaalt wat er gemodelleerd gaat worden. Voor het maken van sommige berekeningen zijn er bijvoorbeeld alleen gegevens van de gebouwschil nodig (energieprestatie volgens NEN 7120). In dat geval bestaat het gebouwmodel alleen uit gevels, de begane grondvloer en dakvlakken. De binnenwanden en verdiepingsvloeren zijn dan niet aanwezig. Toch is er dan sprake van een valide gebouwmodel, omdat het model voldoet aan de gestelde eis. Het model moet namelijk alle gegevens voor het maken van een energieprestatieberekening bevatten (Eschbach, 2014). Uit dit voorbeeld blijkt dat vooraf het doel van een gebouwinformatiemodel bekend moet zijn, zodat in het Protocol kan worden beschreven wat het gebouwinformatiemodel moet bevatten. Men moet zich afvragen of een gebouwinformatiemodel in het gebruik een ideale datadrager is, namelijk goed hanteerbaar en leesbaar/bruikbaar voor allerlei betrokkenen. In het oog moet worden gehouden dat een gebouwinformatiemodel bedoeld is om heel specifieke informatie aan een volgende partij door te geven. Een gebouwinformatiemodel biedt de mogelijkheid om meer data door te geven, maar de vraag dient te worden beantwoord hoeveel meerwaarde de toegenomen informatie in een model kan bieden. In figuur 18 is weergegeven hoe een gebouwinformatiemodel wordt opgezet en gebruikt voor een eindproduct. Het gebouwinformatiemodel wordt opgebouwd uit objecten vanuit een bibliotheek en met behulp van compleet aangeleverde componenten, zoals bijvoorbeeld een trap. Het gebouwinformatiemodel bevat daarmee alleen gegevens, die rechtstreeks aan objecten kan worden gekoppeld. Het gebouwinformatiemodel is dus een hulpmiddel dat alleen specifieke informatie bevat. Voor een gebouwbeheerder is een gebouwinformatiemodel dus een bron van gebouwdata.

Figuur 18

gebouwinformatiemodel als specifieke databank (Eschbach)

In figuur 18 is naast het gebouwinformatiemodel een specifieke databank aangegeven. Tijdgebonden gegevens, zoals kosten, worden nooit in een gebouwinformatiemodel opgenomen om een te snelle veroudering van het databestand tegen te gaan. Tijdsgebonden gegevens worden uit een


20 november 2015

blad 34

Eindthesis MBA actueel gehouden databestand betrokken. Ook moet worden bedacht dat een gebouwmodel oorspronkelijk niet is ontwikkeld om een datadrager te zijn, maar om beter en sneller te kunnen tekenen en een mooier resultaat in de presentatie te verkrijgen. Het opzetten van een gebouwinformatiemodel is specialistisch werk. Een gebouwinformatiemodel is meestal een aspectmodel, dat wil zeggen een model dat een gedeelte van de benodigde informatie bevat. Een bouwkundig model is bijvoorbeeld een aspectmodel. Installatietechnische gegevens zijn in principe niet hierin verwerkt, maar wordt in een installatietechnisch aspectmodel verwerkt. Het vervaardigen van aspectmodellen wordt gedaan door specialisten, zoals bouwkundigen, installatieadviseurs, constructeurs, etc. Voor een woningcorporatie is een gebouwinformatiemodel dus een product dat bij de overdracht van een nieuw gebouw moet worden geleverd door de betrokkenen in het ontwikkelen realisatieproces van dat gebouw. Het Protocol moet voorafgaande aan het ontwerp van dat gebouw al worden vastgesteld. Om eigenaar te worden van een gebouwinformatiemodel bij oplevering van een gebouw dient in het contract te zijn opgenomen dat er een gebouwinformatiemodel moet worden geleverd (Chao-Duivis, 2012). Het werken met gebouwinformatiemodellen vereist naast software en de benodigde kennis hiervan vooral ook organisatorische aspecten. Volgens Birgit Hopff (BIM praktijkdag 2014) is hiervoor nodig: • Sluitende contractvorming; • Eenduidige procesafspraken tussen partijen (Protocol); • Eenduidige afspraken over informatieoverdracht (Protocol); • Consequent omzetten van clashes (werkmethode); • Geen deeloplossingen in 2D, op papier en ‘in het werk’ accepteren (werkmethode). Er zijn afspraken op twee niveaus nodig: afspraken betreffende samenwerking en informatieoverdracht en afspraken over de werkmethodiek. De werkmethodiek in bovenstaande opsomming betreft de realisatie van het project. Voor een woningcorporatie, als afnemer van gebouwinformatiemodellen, geldt dat de werkmethodiek als een eis in het Protocol moet worden opgenomen om fouten in de modellen te voorkomen. Het Protocol moet aan strikte voorwaarden voldoen als het gaat om het benoemen van de gevraagde informatie. Een juiste benaming en codering van de informatie is nodig om de data te kunnen inlezen in andere programma’s (RVB BIMnorm, 2013). 4.9.

Procesdata

De kernactiviteiten van een woningcorporatie zijn in paragraaf 4.3 al aan de orde geweest, maar zijn daar beschouwd vanuit de vraag welk type organisatie nodig is om deze taken uit te voeren. In deze paragraaf komen de kernactiviteiten aan de orde om te bezien welke verschillende informatiestromen er aanwezig zijn. In paragraaf 4.4 is de betekenis van informatie en informatiestromen aan de orde geweest, in deze paragraaf worden de werkelijk aanwezige informatiestromen beschouwd. Van de aanwezige informatiestromen wordt bezien welke informatie er in een gebouwinformatiemodel aanwezig zou kunnen zijn, of welke informatie, aanwezig in een andere database, aan een gebouwmodel kan worden gekoppeld.


20 november 2015

blad 35

Eindthesis MBA

Figuur 19

kernactiviteiten van een woningcorporatie (bron: CORA 3.0 hoofddocument)

In figuur 19 zijn de kernactiviteiten volgens CORA (Dijk, A. van, 2013) ‘vastgoedbeheer’, ‘overeenkomsten’ (contracten) en ‘relatiebeheer’ voor de activiteit ‘verhuren’ van woningcorporaties aangegeven. Voor de andere activiteiten ‘aankopen’, ‘verkopen’ en ‘beheren/onderhouden’ gelden dezelfde drie kernactiviteiten. De informatiestromen moeten deze drie kernactiviteiten ondersteunen. Het valt op dat de informatiefuncties alle afdelingen bedienen. Het is daarmee belangrijk dat gegevens goed toegankelijk zijn. CORA bepleit daarom het gebruik van een centrale databank. De benodigde informatie bij het bouwproces bestaat traditioneel uit: • tekeningen; • bestek; • overige fysieke documenten, zoals berekeningen en revisiedocumenten; • data eigen verwerkingssoftware. Het gebouwinformatiemodel vervangt als informatiebron de tekeningen en mogelijk de bestekken, die normaal gesproken bij de overdracht van een nieuw gebouw worden meegeleverd (DNR 2005). Voor de woningcorporatie houdt dat in dat de organisatie moet worden aangepast om deze informatie op een digitale manier te kunnen verwerken. De veranderingen zijn: • Gegevens zijn digitaal uit het gebouwinformatiemodel te betrekken. Deze hoeven niet meer te worden overgenomen en de foutkans wordt daarmee verkleind; • De gegevens zijn direct gekoppeld aan het gebouw. Er ontstaat geen verwarring omdat er verkeerde gegevens aan een gebouw worden gekoppeld; • Het gebouwinformatiemodel is te gebruiken voor technisch onderhoud; • Het gebouwinformatiemodel is te gebruiken voor verhuurinformatie; • Het gebouwinformatiemodel is te gebruiken voor klachtenregistratie; • Het gebouwinformatiemodel is te gebruiken voor planmatig onderhoud; • Het gebouwinformatiemodel is te gebruiken voor strategisch woningbeheer.


20 november 2015

blad 36

Eindthesis MBA Deze opsomming is eenvoudig af te leiden uit het feit dat al deze activiteiten gebruik maken van geometrische en geografische informatie van gebouwen. Deze informatie ligt per definitie in een gebouwinformatiemodel opgeslagen. Door het gebouwinformatiemodel te koppelen aan andere databestanden, bijvoorbeeld de bewonersregistratie, kan het gebouwinformatiemodel in een woningcorporatie breed worden ingezet. Of het mogelijk is om een gebouwinformatiemodel aan andere databestanden te koppelen moet nog nader worden onderzocht in het Masters Project.

4.10.

Managementinformatie

Volgens Bloem & Roosendaal (1999) is goede informatievoorziening in projectgestuurde organisaties een cruciale factor bij de optimalisatie van projectmanagement, capaciteitsbenutting en financieel resultaat. De besturing en beheersing van projecten is complex, zeker als er meerdere projecten binnen een organisatie moeten worden bestuurd en bewaakt. Bos & Harting (2006) nemen in de definitie van een project dan ook de organisatie mee: ‘Een project is een tijdelijke werkorganisatie, gebaseerd op flexibele inzet van mensen en middelen en met het doel om een concreet resultaat te bereiken binnen scherpe afspraken over tijd, geld en kwaliteit’. In deze definitie van Bos & Harting zijn de aspecten Geld, Organisatie, Tijd en Kwaliteit, genoemd. Het aspect Informatie is niet specifiek verwoord maar kan uit het maken van afspraken worden afgeleid. Daarmee sluit het aan op de afkorting GOTIK, die door Roel Grit (2009) wordt gehanteerd. GOTIK is de afkorting voor Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit. Aan deze trefwoorden worden door Schipper & Silvius (2014) in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) nog een belangrijk begrip toegevoegd, namelijk Duurzaamheid. Duurzaamheid betekent bij hen: goed omgaan met wat de aarde beschikbaar stelt. Bij een woningcorporatie komen zowel projecten als herhalingshandelingen voor. Projecten kunnen bouwprojecten zijn, maar ook projecten voor bewoners, bijvoorbeeld leefbaarheidsprojecten. Hoewel een woningcorporatie niet per definitie een projectgestuurde organisatie is, moet qua managementinformatie wel rekening worden gehouden met projecten, er bestaat dus volgens Grit (2015) een complexe situatie. Veel woningcorporaties willen ook invulling geven aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Naast dat zij sterk kijken naar hun doelgroep (de mensen die niet zelf in hun huisvesting kunnen voorzien) vullen zij dit ook in door naar duurzame bouwkundige oplossingen te zoeken in bouwen, onderhouden en materiaalkeuze. In dit onderzoek wordt gefocust op het werken met gebouwinformatiemodellen. Gebouwinformatiemodellen worden gebruikt binnen projecten, bijvoorbeeld in de activiteit ‘aankopen’, en buiten projecten, bijvoorbeeld bij de activiteit ‘verhuren’. Een belangrijke vraag in het kader van het gebruik van gebouwinformatiemodellen bij woningcorporaties is of deze bijdragen aan een minder complexe situatie als het gaat om managementinformatie.

figuur 20

managementinformatie volgens Bloem en Roosendaal


20 november 2015

blad 37

Eindthesis MBA Bloem en Roosendaal (1999) geven aan dat managementinformatie op drie niveau’s moet worden betrokken uit de organisatie: operationeel niveau, tactisch niveau en strategisch niveau, zie figuur 20. Hoewel deze verdeling niet van recente datum is, wordt deze nog steeds gebruikt (Grit, 2015). Operationele informatie is op de werkvloer nodig om de bedrijfsprocessen vlot te laten verlopen. De informatie heeft vaak een logistiek karakter. Het gaat bijvoorbeeld om het afhandelen van klachten, om het maken van een onderhoudsplanning of kostencalculatie, of het bewaken van de individuele openstaande vordering bij debiteurenbeheer. Tactische informatie is nodig voor het monitoren van de bedrijfsprocessen; het aansturen van de bedrijfsprocessen op een hoger niveau. Hier spelen bijvoorbeeld vragen over de bezettingsgraad van een afdeling, de kostprijs van een product, enzovoort. Strategische informatie is nodig voor het aansturen van de organisatie als geheel. In de strategische plannen zijn doelen benoemd, die moeten worden gehaald. Er moeten controlvariabelen worden vastgesteld en gemeten. Ontwikkelingen moeten worden gezien. Kritische succesfactoren moeten worden bewaakt. Strategische informatie laat zich het minst gemakkelijk vatten in structuren (bron: www.cfoconsult.nl). Volgens Atkinson, et al (2011) kan een beheerproces alleen geloofwaardig zijn als de organisatie de kennis en het vermogen heeft om situaties te corrigeren die onbeheer(s)baar dreigen te worden. Er moet daarom een continue proces van controle plaatsvinden, die de volgende stappen bevat: plannen – uitvoeren – controleren – evalueren - corrigeren. Dit proces komt vrijwel overeen met de bekende DemmingCircle (Plan-Do-Check-Act, zie figuur 20), die eveneens uitgaat van een doorlopende verbetering van organisatie, systemen en processen. Volgens Atkinson et al is dit een fundamenteel beheerproces, dat onderdeel uitmaakt van een managementaccounting en beheersysteem. Van Dam (2009) legt voor strategievorming eenzelfde continuproces aan. Hiermee is duidelijk dat er een actieve relatie is tussen strategie en uitvoering. Van Dam geeft een duidelijke weergave van de bestuurlijke taken binnen alle processen, zie figuur 21.

Figuur 21 bestuurlijke taken en processen (Van Dam, 2009)


20 november 2015

blad 38

Eindthesis MBA Managementinformatie wordt vaak periodiek gegenereerd. Met de huidige digitale verwerking is dat niet meer nodig. Steeds meer systemen verschijnen op de markt, die vrijwel realtime de benodigde informatie kunnen verschaffen. Een voorbeeld is het managementdashboard van Comandi. (www.comandi.nl). Het verbeteren van informatieverwerking op de werkvloer zou dit mogelijk kunnen maken. Managementbeslissingen zijn gebaseerd op informatie die in de bestuurskamer worden gepresenteerd én op persoonlijke waarnemingen van de managers (Kerklaan, 2009). Deze twee hoeven niet altijd met elkaar overeen te komen. Daarom moet de binnenkomende informatie zo objectief mogelijk zijn. De wijze van het verzamelen van de informatie, het meten, moet vooraf worden goed worden gekozen. Dat gebeurt op basis van vast te stellen indicatoren. Volgens Kerklaan moeten voor het besturen van een organisatie drie typen indicatoren worden gepresenteerd: • Doelindicatoren; • Toestandsindicatoren; • Omgevingsindicatoren. De doelindicatoren staan centraal, zij geven informatie of de organisatie richting het doel gaat. De toestandsindicatoren geven antwoord op de vraag of de organisatie in staat is tot het doel te komen. De omgevingsindicatoren geven de invloeden van de externe omstandigheden aan, zodat op tijd maatregelen kunnen worden getroffen. Tabel 2 geeft de benodigde indicatoren aan. Informatie over

Nodige indicatoren

Doeloriëntatie

• • •

Externe kanttevredenheid Positie van de onderneming Realisatie van de doelen

Omgeving

• •

Marktontwikkelingen Overheidswetgeving

Systemen

• • •

Logistiek systeem Kwaliteitssysteem Functiewaarderingssysteem

Resources

• • •

Financiële middelen Vastgoedstatus Motivatie personeel

Tabel 2

Managementinformatie (naar Kerklaan, 2009)

Gebouwinformatiemodellen kunnen een bijdrage in de managementinformatie geven voor Systemen (logistiek systeem, kwaliteitssysteem) en Resources (Vastgoedstatus, huurdersinformatie). In bijlage XII is een overzicht gemaakt van de informatie, die uit gebouwmodellen kan worden verkregen. Er is een analyse gemaakt betreffende het onderwerp van de informatie, het doel van die informatie, de bestemming van de informatie en op welke manier de informatie bijdraagt aan de besturing door het management. Deze lijst is in eerste instantie opgesteld op basis van persoonlijke kennis en literatuur met als doel om te begrijpen hoe informatie door de organisatie wordt gebruikt. De lijst zal in het Masters Project worden gebruikt als voorbereiding op inhoudelijke interviews. Aan de hand van verkregen input zal de lijst worden uitgebreid. Daarna zal de lijst weer dienen om het stroomdiagram op te stellen, dat als instrument zal worden ontwikkeld.


20 november 2015

blad 39

Eindthesis MBA 4.11.

Nieuwe taken en rollen

De nieuwe manier van werken leidt volgens de Bouw Informatie Raad (BIR) tot nieuwe rollen. In de BIR kenniskaart nr. 3 zijn vier rollen beschreven, zoals deze optreden in de ontwerp en realisatiefase van een gebouw. In het kader van dit onderzoek is het vooral belangrijk om te bezien wat deze functies inhoudelijk betekenen, omdat het ontwikkelen en realiseren geen corebusiness is van een woningcorporatie. Wel zullen taken als het stellen van eisen aan gebouwinformatiemodellen vooraf en het controleren van informatie in gebouwinformatiemodellen achteraf noodzakelijk blijken. De BIR omschrijft vier functies, elk vanuit een basisrol (BIR kenniskaart nr. 3). De vier rollen blijken niet alle functies te dekken. Daarom heeft de Hoger Onderwijsgroep (HOG, 2012) naast de genoemde rollen nog een rol beschreven voor de adviseur. In bouwprojecten zijn meerdere vakspecialisten betrokken als adviseur. Daarom is deze rol als aspectadviseur benoemd. Rol BIMmanager BIMregisseur BIMmodelleur BIMcoördinator BIMaspectadviseur Tabel 2

Beschreven door BIR BIR BIR BIR HOG

Taken Initiërend, overallbeleid in organisatie Procesmanager, projectregie Engineer, modelmaker Gegevensoverdracht, controle Toelevering vakinformatie

Rollen in het BIM-proces

De vraag is of al deze rollen echt nieuw zijn. Als naar de taken wordt gekeken, blijkt alleen de taak ‘controle van het gebouwinformatiemodel’ nieuw te zijn. De overige taken bestaan uit management- en uitvoerende taken, die ook in de situatie zonder het gebruik van gebouwinformatiemodellen al aanwezig zijn. Voor dit onderzoek is het belangrijk te kijken naar deze taken, zodat duidelijk wordt wat er aan de huidige taken in een woningcorporatie zou kunnen veranderen. Deze taken worden bij woningcorporaties in andere rollen ondergebracht dan in de rollen die in de ontwerp- en realisatiefase nodig zijn. Bij woningcorporaties gaat het om: • het verkrijgen van de gewenste data door het stellen van eisen aan data; • het beheer van brondata; • bewerking van brondata; • het verzorgen van de juiste omstandigheden om te kunnen werken met digitale data. Een woningcorporatie is een gebruiker van de data in een gebouwinformatiemodel. Er zal een beleid moeten worden ontwikkeld over de doelen van gebouwinformatiemodellen in de organisatie (beleid). Vervolgens moeten eisen worden geformuleerd die aan de gebouwinformatiemodellen moeten worden gesteld om de gewenste informatie te verkrijgen (regie). Als de gebouwinformatiemodellen daadwerkelijk worden geleverd dan zal een intake nodig zijn (controle). Een gevolg van het verkrijgen van digitale informatie is de verspreiding in en het gebruik door de organisatie (coördinatie). Als laatste zullen de gebouwmodellen moeten worden gearchiveerd en up-to-date worden gehouden (archivering, coördinatie). In de organisatie zullen deze taken moeten worden ondergebracht.


20 november 2015

blad 40

Eindthesis MBA 4.12.

Verwerking Verwerking literatuuronderzoek

4.12.1. Verwerking Als raamwerk en output voor het Masters Project worden de bevindingen uit het literatuuronderzoek in deze paragraaf verwerkt. De bijdrage aan de beantwoording van de deelvragen wordt in hoofdstuk 7 gegeven. In de literatuurstudie is onderzocht welke activiteiten een woningcorporatie uitvoert en welke organisatievorm daarbij past. Het blijkt dat er vanuit de belangenorganisatie Aedes via werkgroepen al onderzoek is verricht naar activiteiten, taken en rollen. Het blijkt dat het Driekamermodel van Ortec (vastgoedkamer, maatschappelijke kamer en de vermogenskamer) vaak wordt gehanteerd om acht door Aedes gedefinieerde functiegebieden in onder te brengen. In de praktijk kennen woningcorporaties vaak de afdelingen vastgoed, wonen en financiën, waarin de taken worden uitgevoerd. Boven deze afdelingen is het management gepositioneerd. Voor dit onderzoek is vooral de communicatie tussen de afdelingen van belang. Deze horizontale informatiestromen moeten alle informatie bevatten om de primaire processen goed te laten verlopen. Voor het goed besturen van de woningcorporatie zijn juist de verticale informatiestromen van belang: namelijk de financiële resultaten, de statusgegevens van het vastgoed en de sociale gegevens. Om al deze informatiestromen goed te stroomlijnen pleit de stichting CORA (Corporatie Referentie Architectuur) voor het gebruik van een centraal datasysteem met een centrale databank. Deze reeds in gang gezette ontwikkelingen passen uitstekend bij de ontwikkeling binnen de bouwwereld, waar het werken met gebouwinformatiemodellen sterk in opkomst is. Het blijkt dat een gebouwinformatiemodel voor een gebouwbeheerder één van de mogelijke bronnen van informatie kan zijn, waarvan gegevens kunnen worden gebruikt voor zowel operationeel gebruik als voor Business Intelligence, zie figuur 22.

figuur 22 een gebouwinformatiemodel is een gegevensbron

De informatie uit de bron ‘gebouwinformatiemodel’ kan worden gebruikt als er vooraf eisen zijn gesteld aan de opbouw van de gebouwinformatiemodellen. Vanuit de organisatie zullen er eisen moeten worden geformuleerd om de juiste informatie in de gebouwinformatiemodellen aangeboden te krijgen. Er zal informatie uit de gebouwmodellen moeten worden verwerkt in de projecten en in het managementinformatiesysteem. Voor deze werkzaamheden moeten functies geschikt worden gemaakt. Het werken met informatie uit de gebouwinformatiemodellen voor projecten en dagelijks beheer (horizontale informatiestromen) is vakwerk, precies zoals dat ook in de traditionele situatie


20 november 2015

blad 41

Eindthesis MBA is. Alleen de middelen zijn geavanceerder geworden. Het ligt voor de hand om planners, calculators en gebouwbeheerders te scholen voor deze taak. De gebouwinformatiemodellen zullen ook moeten worden beheerd en gearchiveerd. De archiverende taak en het extraheren van managementinformatie (verticale informatiestromen) zijn echter taken die in principe buiten bovengenoemde functies liggen. Voor deze taken moet een functie worden gevonden. Er is dus een aanpassing in taakomschrijvingen en rollen nodig om de gewenste bedrijfsvoering te kunnen realiseren. Bedrijfsprocessen zullen mogelijk anders moeten worden georganiseerd. Met name de data moet voor alle medewerkers toegankelijk zijn. Er kan daarom niet meer met persoonlijke gegevensbanken worden gewerkt. De processen moeten zo zijn ingericht dat iedereen met dezelfde data kan werken. De medewerkers moeten in staat zijn met digitale informatie te kunnen werken. De ondersteuning voor de dataverwerking is belangrijk om een gezamenlijke bewerking en verwerking van gegevens te kunnen waarmaken. Het is dus van essentieel belang om de centrale databank te kunnen vullen en bewerken met de verschillende software. Dit leidt niet alleen tot een eis voor voldoende hardwarecapaciteit, maar ook tot software-oplossingen om data te kunnen inlezen, anders te rangschikken en uit te wisselen. In tabel 3 is een vergelijking gemaakt voor data van in beheer zijnde gebouwen tussen de traditionele situatie en de gewenste situatie waarbij informatie uit gebouwinformatiemodellen is gekoppeld aan de andere beschikbare bronnen in de organisatie ten behoeve van Business Intelligence. Traditionele dataverwerking

Gewenst Gewenst gebruik gebruik van gebouwinformatiemodellen

Data heeft geen onderlinge connectie

Data is gekoppeld

Meer handmatige verwerking

Geautomatiseerde verwerking

Eigen ontwikkelde systemen

Standaardisatie van centraal systeem

Apart data verwerkend personeel nodig?

Data wordt tijdens processen bijgehouden: hoger geschoold personeel nodig?

Complexe samenstelling managementinformatie

Geautomatiseerde samenstelling managementinformatie

Minder managementinformatie

Uitgebreidere managementinformatie

Periodieke managementinformatie

Realtime managementinformatie

Tabel 3

Vergelijking dataverwerking zonder en met geautomatiseerde dataverwerking

Uit deze tabel blijkt dat het werken met gebouwinformatiemodellen voor het management van de organisatie gunstig is en voordelen oplevert. 4.12.2. Conclusie Het blijkt dat woningcorporaties zich al bezighouden met een terugkeer naar hun core-business. Het onderzoek naar het type organisatie van woningcorporaties is in dit kader van dit onderzoek wat minder interessant, omdat de belangenvereniging Aedes hierin al keuzes heeft gemaakt. Ook de vraag of er een ander type werknemer nodig zou zijn om met gebouwinformatiemodellen te kunnen werken is binnen dit onderzoek wat minder interessant. Binnen het nieuwe model van Aedes zullen de medewerkers al geschoold moeten zijn op het gebied van digitale dataverwerking en


20 november 2015

blad 42

Eindthesis MBA -bewerking. Voor het verkrijgen van informatie uit gebouwinformatiemodellen is geen nieuwe vaardigheid vereist. De achterliggende kennis omtrent gebouwgegevens of verhuurgegevens is niet wezenlijk anders bij niet-digitale bronnen zoals tekeningen of kaartenbakken. Er zijn wel andere vaardigheden vereist als het gaat om gegevensbeheer en gegevensanalyse. Ook zullen er taken ontstaan betreffende het beheren van de Protocollen en Programma’s van eisen voor nieuw te ontwikkelen gebouwen (BIM-coördinatie) en het overzicht houden over alle afspraken betreffende dataverkeer en data-behandeling (BIM-regie). De naamgeving is overigens niet zo interessant. De verwachting is dat rollen niet zo nadrukkelijk zullen leven bij een woningcorporatie, maar dat de taken wel goed zullen opgepakt. Het werken met gebouwinformatiemodellen is voor een woningcorporatie binnen bovengenoemde ontwikkelingen op zich een verandering van een hulpmiddel. Om voordeel van dit hulpmiddel te hebben, moeten eisen worden gesteld aan de inhoud van een gebouwinformatiemodel. Het is bijvoorbeeld interessant voor woningcorporaties welke informatie uit een gebouwmodel verkregen kan worden ten behoeve van assetmanagement. Daarnaast is de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de gegevens in een gebouwinformatiemodel is essentieel. Vanuit de woningcorporatie moet daarom veel aandacht worden besteed aan de omschrijving van het gewenste product, de contractvorming met externe partijen en de controle op geleverde producten. Een belangrijk gegeven is het beheer van de gebouwinformatiemodellen. Wijzigingen in modellen of het fysieke gebouw moeten worden gesynchroniseerd. Er is daarom een gegevensbeheerder nodig. Er moeten protocollen worden opgesteld en nageleefd. Dat leidt tot verandering van bedrijfsprocessen. Er is in de literatuur nog niets gevonden over kosten en organisatieveranderingen als gevolg van het werken met gebouwinformatiemodellen. In het licht van bovenstaande conclusies is dat een tekortkoming. Dit kan in het Masters Project nader worden onderzocht.


20 november 2015

blad 43

Eindthesis MBA

5.

Masters project 5.1.

Aanleiding, probleemstelling en doelstelling

Het inzetten van gebouwinformatiemodellen neemt in Nederland een grote vlucht. In Europa zijn de architectenbureaus in Nederland koploper op het gebied van het maken van gebouwinformatiemodellen (Schop, 2013). De ontwikkelingen vinden grotendeels plaats in het ontwerpproces en de realisatie. In de bouwwereld en de wereld van gebouweigenaren vindt ook een ontwikkeling plaats om de gevolgen van ontwerpkeuzen voor de beheerskosten in de ontwerpfase te integreren. Op die wijze vindt er een andere verdeling van kosten plaats en kunnen in het ontwerp andere maatregelen een plaats krijgen. Dit wordt Total Cost of Ownership (TCO) genoemd. Het werken met gebouwinformatiemodellen krijgt daarmee ook een plaats in de gebruiksfase van een gebouw. De voordelen zijn evident: bij verbouwingen zijn materialen en indelingen bekend, deze gegevens kunnen eenvoudig worden hergebruikt. Bij onderhoud kunnen uit het model materiaalhoeveelheden, oppervlakten voor schilderwerk of m² beglazing voor schoonmaak worden verkregen. Het werken met een geavanceerd digitaal datasysteem, waarvan het werken met gebouwinformatiemodellen een onderdeel is, heeft ook nadelen. Zoals uit het literatuuronderzoek bleek, moeten de bedrijfsprocessen erop worden afgestemd, de ICT-structuur moet zodanig zijn dat de gegevens kunnen worden gekoppeld en de organisatie moet de competenties bezitten om deze gegevensstroom te kunnen verwerken. Een belangrijke eis is ook dat de gegevensbronnen betrouwbaar moeten zijn. Een gevolg kan zijn dat er veel aanpassingen nodig zijn. De kosten van de invoering van het werken met gebouwinformatiemodellen kunnen hoog zijn. De voordelen van het gebruik van gebouwinformatiemodellen zouden zich kunnen uitstrekken tot het bepalen van de strategieën van gebouweigenaren. Wanneer bepaalde managementinformatie met een grotere frequentie, met een grotere nauwkeurigheid of met minder mankracht kunnen worden kunnen worden verkregen, heeft dat gevolgen voor het werken met deze informatie. De verwachting is dat door gebouwinformatiemodellen in te zetten bij het genereren van managementinformatie, er andere strategische keuzen worden gemaakt en dat daardoor de organisatie efficiënter zou kunnen opereren. Deze verwachting is gebaseerd op de gedachte dat digitale informatieoverdracht een betrouwbaarder en grotere informatiestroom kan opleveren, die eenvoudiger gekoppeld kan worden aan andere informatiestromen. Door de koppeling van technische en sociale gegevens kan er een betere analyse van de bedrijfssituatie worden gemaakt, waardoor het management weer betere beslissingen kan nemen. Dit onderzoek is gericht op het genereren van managementinformatie uit gebouwinformatiemodellen. Wanneer het management op een eerdere moment ervoor heeft gekozen om gebouwinformatiemodellen in te zetten voor beheer en onderhoud, is het aanpassen van de gebouwinformatiemodellen voor het gebruik door het management een relatief kleine stap. Er is in dat geval al aan een heel aantal randvoorwaarden voldaan (bedrijfsorganisatie, ICT-voorzieningen). Dit onderzoek wil ingaan op deze stap. Maar omdat op dit moment niet duidelijk is hoever de woningcorporaties op dit moment zijn met de invoering van het werken met gebouwinformatiemodellen, worden in dit onderzoek wel alle stappen om te komen tot het gebruik van managementinformatie op basis van gebouwinformatiemodellen nagegaan. In dit masterproject zijn interviews gehouden met zowel (vertegenwoordigers van) gebouwbeheerders als voorlopers op het gebied van het gebruik van gebouwinformatiemodellen. Er is een enquête uitgezet onder gebouwbeheerders en onder adviseurs die ervaring hebben met het werken


20 november 2015

blad 44

Eindthesis MBA met gebouwinformatiemodellen. Binnen dit onderzoek is het opdrachtgeverschap beperkt tot woningcorporaties, zie hiervoor paragraaf 3.5. 5.2.

Onderzoeksmethode

Voor het uitvoeren van het Masters project is een enquêtes uitgezet onder woningcorporaties. Daarnaast zijn een aantal interviews afgenomen met een aantal specifieke personen. Deze personen zijn gekozen omdat zij bij de werkgroep BIM van Aedes een speciale inbreng hebben of omdat zij specialist zijn op een bepaald gebied. Deze personen hebben allen wel ervaring in het werken met gebouwinformatiemodellen. Dit zou tot minder objectiviteit kunnen leiden, maar dit wordt gecompenseerd door de gegevens uit de enquête. Op één geïnterviewde na hebben alle geïnterviewden een relatie met woningcorporaties. Enkele geïnterviewden hebben ervaring met gebouwbeheer met behulp van gebouwinformatiemodellen. Er is één partij (BAM Accommodatie Asset Management) gezocht die wel op deze manier gebouwbeheer uitvoert om de doelen, mogelijkheden en middelen te kunnen vaststellen. Er zijn uiteindelijk zeven interviews gehouden. Dit aantal is gebaseerd op de gestelde onderzoeksdoelen: in deze zeven interviews zijn alle aspecten met meerdere geïnterviewden besproken. Zie voor de koppeling tussen de deelvragen en de interviews het onderzoeksplan in bijlage I. De uit het onderzoek verkregen gegevens moeten worden geanalyseerd in relatie met de doelen van het onderzoek. Deze doelen kunnen in de volgende onderwerpen worden weergegeven: • Managementinformatie voor vastgoedbeheer; • Relatie tussen informatie voor vastgoedbeheer en managementinformatie; • Gebouwinformatiemodellen voor vastgoedbeheer; • Beheer van gebouwinformatiemodellen. Er is een analyseschema opgesteld (bijlage I) voorafgaande aan het opstellen van de interviews en de enquête. Het doel van dit analyseschema is vooraf om de juiste vragen te kunnen formuleren en achteraf om de verkregen gegevens te kunnen rubriceren en analyseren. Voor de interviews is gekozen voor ongestructureerd data verzamelen via de face-to-face-methode (Baarda, 2012). De redenen hiervoor zijn: • er zijn weinig beperkingen aan de duur van het gesprek; • er zijn weinig beperkingen aan het type vragen; • er kan een goede diepgang worden bereikt; • er wordt kennis en meningen gevraagd. Daarnaast is het onderwerp ‘Managementinformatie met behulp van BIM’ heel specifiek en nog volop in ontwikkeling. De te interviewen personen zijn allen goed ingevoerd, maar wel specialist op hun eigen gebied. Daarom zijn specifieke vragen per persoon nodig. Ook bestaat bij een interview de mogelijkheid om flexibel te reageren als een belangrijke, niet voorziene opmerking wordt gemaakt. De enquête daarentegen is bedoeld om uit de doelgroep algemene gegevens te verkrijgen, die bovendien bedoeld zijn om een onderling vergelijk mogelijk te maken. De vragen moeten zo zijn opgesteld dat een status quo kan worden verkregen, maar ook om een beeld te verkrijgen over de toekomst als het gaat om gebruik van gebouwinformatiemodellen in de bedrijfsvoering (de wil, de mogelijkheden om dit te ontwikkelen, etcetera). Hier is sprake van gestructureerd data verzamelen


20 november 2015

blad 45

Eindthesis MBA met het oogmerk om te vergelijken en trends te zien. Er wordt daarom gekozen voor gesloten vragen. De doelgroep is duidelijk, maar elke beantwoorder van de vragen kan in principe anoniem blijven. De enquête is opgesteld na het houden van de interviews omdat er op die manier meningen uit de interviews geverifieerd kunnen worden. Op die manier is er meer kennis vergaard om de juiste vragen te kunnen stellen. Door gebruik te maken van meerdere bronnen en deze met elkaar te vergelijken ontstaat er brontriangulatie, hetgeen een betere betrouwbaarheid geeft. 5.3.

Interviews

Hoewel de interviews zijn uitgeschreven in de bijlagen wordt in deze paragraaf per interview de belangrijkste punten samengevat. Dit is gedaan om de lezer te ondersteunen bij het vergelijken van de interviews. 5.3.1.

Birgit Hopff, Stadsruim

Op 24 april is een interview gehouden met Birgit Hopff, als trekker op het gebied van het werken met gebouwinformatiemodellen. Birgit is partner van Stadsruim met als expertise de begeleiding van BIM-projecten, maar ook de ondersteuning van opdrachtgevers bij de invoering van BIM en het stroomlijnen van processen binnen organisaties en projecten. Het gehele interview is te lezen in bijlage III. Hieronder worden de belangrijkste punten samengevat: •

Woningcorporaties gaan terug naar hun core-business: het inkopen – verhuren – afstoten van vastgoed. Basis hierbij is de omgang met de huurders en allerlei andere partijen, die nodig zijn voor de realisatie, onderhouden, repareren en afstoten van vastgoed. Allerlei bijkomende werkzaamheden, zoals het verrichten van onderhoud, het verrichten van reparaties, vervanging van gebouwonderdelen of –installaties, dient te worden uitbesteed;

•

Het werken met gebouwinformatiemodellen wordt beperkt tot het beschrijven van de eisen, die aan een gebouwinformatiemodel moeten worden gesteld (BIM-protocol), en vervolgens het gebruiken van die informatie, die nodig is voor het uitvoeren van de corebusiness. Het gaat dus om de informatiestroom, waarvan een gebouwinformatiemodel één van de dragers is;

•

Het borgen van de juistheid van gegevens in gebouwinformatiemodellen kan worden georganiseerd door een derde partij de gebouwinformatiemodellen te laten controleren. Een corporatie zelf hoeft dan helemaal geen inhoudelijke kennis te hebben van gebouwinformatiemodellen om toch informatie uit de modellen te kunnen gebruiken.

•

In een gebouwinformatiemodel moet alleen de informatie op een zo hoog mogelijk niveau aanwezig zijn, te weten geografische informatie, geometrische informatie en de materialen/componenten. Te veel details maakt het werken met de gebouwinformatiemodellen te log, bovendien is het niet noodzakelijk. De meeste informatie kan eenvoudiger in een andere database dan in het gebouwinformatiemodel worden opgeslagen.

•

Een BIM-protocol is een beschrijving van de informatie die een gebouwinformatiemodel moet bevatten. Voor veel vastgoed zijn deze eisen voor een groot gedeelte gelijk. Het is


20 november 2015

blad 46

Eindthesis MBA daarmee een vrij algemeen document voor de branche. Dit zou opgesteld en beheerd moeten worden door een onafhankelijk platform. Dat zou een stichting kunnen zijn, maar beter is nog als een branche-organisatie als Aedes dat op zou pakken. •

Aedes is een branche-organisatie van woningcorporaties. De corporaties hoeven geen lid te zijn, het kost ook veel geld om lid te zijn. Daarnaast is er binnen Aedes geen kennis van informatiestromen of van BIM. Toch ligt er een taak voor Aedes. Er wordt via roadshows onder de vlag van Aedes geprobeerd om BIM bij corporaties onder de aandacht te brengen.

•

Technisch-inhoudelijk is er alles voor te zeggen om wel met gebouwinformatiemodellen te gaan werken binnen corporaties. Het gaat alleen om de mindset. De wil om het op te pakken moet aanwezig zijn in alle lagen van de organisatie. Vervolgens moet de implementatie heel goed worden uitgewerkt. Dan is de invoering zelf niet zo moeilijk meer.

•

Omdat woningcorporatie op dit moment al geconfronteerd worden met hun core-business, zal de organisatie taken op uitvoerend niveau afstoten en alleen coördinatietaken en vastgoedmanagementtaken gaan uitoefenen. Het werken met gebouwinformatiemodellen past heel goed in die ontwikkeling. Daarvoor zullen geen organisatieveranderingen nodig zijn.

•

Volgens Birgit Hopff bestaat BIM uit het management van alle vastgoed. Eén gebouwinformatiemodel is voor een woningcorporatie niet zo interessant, maar juist het gebruik van informatiestromen over de hele vastgoedvoorraad maakt het werken met digitale datastromen, en daarmee de inzet van gebouwinformatiemodellen, nuttig voor het management.

5.3.2.

Ronald van Lith, Openbaar Belang, Zwolle

Op 16 april is een interview gehouden met Ronald van Lith, manager vastgoed bij Openbaar Belang in Zwolle. Openbaar Belang is een vrij kleine woningcorporatie met circa 2630 verhuurbare eenheden. Het gehele interview is te lezen in bijlage V. Hieronder worden de belangrijkste punten samengevat: •

Openbaar Belang heeft de informatiestromen intern goed op orde. Er wordt gewerkt met een mainstreamprogramma (BIS van NCCW), IBIS Main voor onderhoud en WOCAS voor klachtenafhandeling. Alle medewerkers hebben toegang tot BIS, zodat gegevens niet dubbel in meerdere systemen voorkomen;

•

Het maken van een managementrapport kost weinig tijd. De informatie is dan actueel en gedetailleerd. Het management vraagt elke drie maanden om een managementrapport. De functies zijn het maken en budgetteren van plannen (jaarplanning) en het controleren van de voortgang en eventueel bijstellen van de plannen;

•

Openbaar Belang werkt nog niet met gebouwinformatiemodellen. Er is wel een pilotproject gerealiseerd met behulp van aspectmodellen (bouwkunde, installaties, constructies), maar in de organisatie is nog geen ervaring, de organisatie is er nog niet op ingericht;

•

Als verwachte voordelen van het werken met gebouwinformatiemodellen wordt genoemd dat de informatie minder foutgevoelig naar de organisatie kan worden overgedragen en dat de archivering van projecten geheel digitaal zal kunnen verlopen. Ook het aantal persoonsgebonden systemen kleiner worden.


20 november 2015

blad 47

Eindthesis MBA

•

Als verwachte nadelen worden genoemd dat er een mate van uniformiteit nodig kan zijn, die nadelige invloed kan hebben. Daarnaast kan er mogelijk structureel meer energie nodig zijn om gebouwinformatiemodellen van voldoende niveau te verkrijgen.

•

De invloed van gebouwinformatiemodellen op managementinformatie is naar verwachting klein. Mogelijk zou het gebruik van gebouwinformatiemodellen kunnen leiden tot minder foutkans en een grotere uniformiteit in de gegevensstroom, waardoor de gegevens betrouwbaarder kunnen zijn.

•

Een aantal taken zullen kunnen veranderen. Er is nu één medewerker belast met het reviseren van 2D-tekeningen. Die taak zal vervallen. De kwaliteit van de gebouwinformatiemodellen moet worden geborgd. Dat zal intern leiden tot aanpassing van procedures. De borging moet worden gelegd bij de gebruikers. Dit houd in dat er een taak zal ontstaan betreffende de controle van de gegevens in een gebouwinformatiemodel.

•

De rol van Aedes als branche-organisatie wordt klein geacht. Woningcorporaties zijn autonoom. Daarbij gaat besluitvorming en het aanbieden van scholing langzaam. Het is beter om implementatie van nieuwe werkmethodieken zelf te coördineren met behulp van het eigen netwerk of een eigen adviseur.

•

Het zou voor Aedes een goede manier zijn om zich te onderscheiden als zij een platform voor Protocollen zou vormen en deze zouden beheren.

5.3.3.

Linda Peters, Stichting de Havensteder, Rotterdam

Op 22 april is een interview gehouden met Linda Peters, medewerker organisatie en procedures bij De Havensteder te Rotterdam. De Havensteder is één van de grootste woningcorporaties van ons land met ca. 46.000 woonunits in beheer. Het gehele interview is te lezen in bijlage VI. Hieronder worden de belangrijkste punten samengevat: •

De Havensteder neemt deel aan de ontwikkelingen van CORA en VERA en is vertegenwoordigd in de BIM-werkgroep. De Havensteder heeft het voornemen nieuwe projecten met behulp van gebouwinformatiemodellen uit te voeren;

•

De automatisering van de huurdersinformatie is vergevorderd. De projectgegevens daarentegen zijn nog versnipperd in de organisatie aanwezig. Er is (nog) geen uitvoering gegeven aan de informatiesystematiek volgens CORA/VERA. Intern zou met name de projectinformatie beter gestructureerd moeten worden;

•

De Havensteder heeft nog niet nagedacht over toekomstig gebruik van gebouwinformatiemodellen in de organisatie. De Havensteder juicht zeker een gezamenlijk Protocol toe, dat zou de informatiestroom structureren en het gebruik door verschillende afdelingen vergroten;

•

Een belangrijk punt wordt de koppeling van adressen met complexen genoemd. Deze koppeling is nu wel bekend van complex naar adres, maar minder bekend van adres naar complex. Deze koppeling zou de waarde van managementinformatie verhogen omdat er meer waardevolle informatie kan worden gekoppeld en er daardoor betere beslissingen kunnen worden genomen;


20 november 2015

blad 48

Eindthesis MBA

•

5.3.4.

Samengevat is de wil om mee te doen groot, het belang van een goede informatiestroom wordt gezien, maar de interne organisatie is nog niet geschikt. Er is nog geen beleid voor het werken met gebouwinformatiemodellen in de organisatie aanwezig. Er is ook nog geen duidelijk beeld van het werken met gebouwinformatiemodellen in de organisatie aanwezig. Waarschijnlijk is een nieuwe functie als BIMmanager nodig, maar dit moet nog nader worden uitgezocht. Willem Pel, Balance &Result

Op 21 april is een interview gehouden met Willem Pel, partner van Balance & Result in Deventer. Balance & Result is een adviesbureau dat zich bezig houdt met ondersteuning aan bedrijven op het gebied van informatiemanagement, procesmanagement en organisatiemanagement. Onder informatiemanagement wordt ook geadviseerd op het gebied van gebouwinformatiemodellen. Het gehele interview is te lezen in bijlage VI. Hieronder worden de belangrijkste punten samengevat: • De uitdaging voor woningcorporaties is niet het werken met gebouwinformatiemodellen, maar het juist afstemmen van de systemen. Excellijsten moeten weg en er moet één voor iedereen toegankelijk systeem worden gebruikt; •

De invoering van het werken met gebouwinformatiemodellen moet geleidelijk gebeuren. Eerst moet met de toegevoegde informatie vrij basaal worden omgegaan. Als men verder in het proces is, kan men meer gegevens gaan gebruiken;

•

Er is een taak in het beheer van informatiemodellen. Er is een ingangscontrole nodig als het model wordt overgenomen bij de oplevering van een project. Er moet gecontroleerd worden of een gebouwinformatiemodel wel de gegevens bevat waarom is gevraagd;

•

Er moet dus vooraf een duidelijke specificatie van het product aanwezig zijn. Wat niet wordt gevraagd, wordt niet gemodelleerd;

•

Veel gegevens moeten niet in een gebouwinformatiemodel worden aangebracht. Begin met geometrie en visualisatie. De overige informatie moet in andere databases worden ondergebracht;

•

Bij nieuwbouw moeten de ervaringen van de onderhoudsafdeling worden ingebracht. Dat levert een beter product op. Dit geldt voor de specificaties waaraan een BIM-model zou moeten voldoen;

•

De historie van een gebouwmodel moet worden vastgelegd gedurende de levensduur van het fysieke gebouw (complex);

5.3.5.

Arjan van Dijk, Cegeka-dsa (tot feb 2015 Stadgenoot Amsterdam)

Op 24 april is een interview gehouden met Arjan van Dijk, werkzaam als directeur bij Cegeka-dsa te Veenendaal. Cegeka-dsa is een leverancier van IT-systemen op basis van ERP. Arjan was tot voor kort werkzaam bij woningcorporatie Stadgenoot te Amsterdam als IT-manager. Het interview met Arjan is gehouden omdat hij één van de trekkers is van CORA/VERA.


20 november 2015

blad 49

Eindthesis MBA Het gehele interview is te lezen in bijlage VII. Hieronder worden de belangrijkste punten samengevat: • De werkwijzen van de woningcorporaties is sterk versnipperd. Iedere woningcorporatie werkt op zijn eigen wijze. Er zijn ten minste 150 applicaties in gebruik voor de informatieverwerking. Dit kan efficiënter en goedkoper. De inzet van de ontwikkeling van CORA en VERA is een sectorbrede standaard; •

CORA is gebaseerd op de gedacht dat 80% van de processen bij woningcorporaties identiek zijn. Voor de andere 20 % moet je nadenken of je dat wel zou willen automatiseren. CORA en VERA beschrijven de grootste gemene deler van de corporaties. Er blijft dus voldoende vrijheid om individuele zaken op een eigen wijze te doen;

•

Vanuit de gedachte dat via het CORA/VERA-concept de organisatie en de informatiestromen goed zijn opgezet, zal er voor de toepassing van gebouwinformatiemodellen geen enkele belemmering zijn. Het is dan een goed hulpmiddel om informatiestromen vanuit de bouw te structureren;

•

Belangrijk voor de organisatie is dat er verantwoordelijken zijn om de processen goed te laten verlopen en dat dwars daarop er gegevenseigenaren zijn om de juistheid van gegevens te toetsen en te waarborgen;

•

Er wordt een platform gemist dat de structuren en documenten beheert. Aedes, als vertegenwoordiging van de woningcorporaties, zou dat moeten oppakken omdat dit valt onder belangenbehartiging. Een alternatief is dat er een kwaliteitsinstituut voor woningcorporaties vanuit de overheid wordt opgericht, vergelijkbaar met KING voor gemeenten.

5.3.6.

Gijs Derks, Hendriks Bouw & Ontwikkeling

Op 11 juni 2015 is een interview gehouden met Gijs Derks. De heer Derks werkt bij Hendriks Bouw & Ontwikkeling en heeft daar de functie van informatiemanager. In deze functie houdt hij zich bezig met de infomatie in gebouwinformatiemodellen. Het gehele interview is te lezen in bijlage IIX. De belangrijkste punten uit het interview zijn: • Hendriks B&O werkt bij voorkeur met behulp van gebouwinformatiemodellen. Het gebruik van digitale informatieoverdracht zorgt voor minder fouten in het proces en alle partners werken met dezelfde gegevens. Dat vraagt wel om een goed versiebeheer; •

De basis daarbij is de informatie-overdracht in een open standaardformaat. Hendriks B&O gebruikt daarvoor het IFC-format. Hendriks B&O werkt met diverse modelleer-, clashen viewersoftwarepakketten. Zij werken samen met externe gebouwinformatiemodel leverende partijen, zoals architecten, constructeurs en installateurs;

•

Intern bestaat er een werkmethodiek met behulp van gebouwinformatie, maar het niveau ervan varieert per project en per werknemer. Niet iedere werknemer hoeft vaardigheden te hebben op het diepste niveau, zelfs bij dezelfde werkzaamheden;

•

Het is ook voor externe partijen mogelijk om 2D-tekenproducten aan te leveren. Hendriks B&O maakt daarvan vaak gebouwinformatiemodellen. Hendriks B&O ziet het werken met


20 november 2015

blad 50

Eindthesis MBA gebouwinformatiemodellen als een goed hulpmiddel en wil niemand verplichten op dezelfde manier te werken als zij zelf doen; •

Hendriks B&O werkt regelmatig in opdracht van woningcorporaties, maar heeft nog niet gewerkt met een BIM-protocol van of gemaakt in opdracht van de betreffende woningcorporatie;

•

Er wordt samen met Oadis gewerkt aan een softwareprogramma, dat viewerfunctie en bewerkingsfunctie combineert. Deze combinatie ontbreekt in bestaande software, maar is een goed middel om het gebouwinformatiemodel te beheren. Het vervangt niet de controlemogelijkheid van bijvoorbeeld Solibri.

5.3.7.

John Loendersloot, BAM Accommodatie Asset Management BV

Op 28 mei is John Loendersloot geïnterviewd. De heer Loendersloot houdt zich bezig met de combinatie van ICT en Beheer en onderhoud van gebouwen. BAM AAM fungeert als opdrachtgever bij de ontwikkeling van gebouwen, waarbij de exploitatie en het beheer en onderhoud bij BAM AAM blijven, terwijl het gebouw door anderen wordt gebruikt (DBFMO-contracten). Hierdoor kunnen efficiëntere afwegingen worden gemaakt tussen investeringsbudgetten en exploitatiebudgetten. BAM AAM gebruikt hierbij gebouwinformatiemodellen, zowel in de ontwerp- en realisatiefasen als in de gebruiksfase. De kern van de werkwijze wordt gevormd door in de startfase van een gebouwontwikkeling al een meerjaren onderhoudsplanning (MJOP) op kengetallen te maken, waarbij al afwegingen kunnen worden gemaakt tussen investeringsbudget en exploitatiebudget. Gedurende het ontwerp wordt gestuurd met behulp van deze MJOP. Na de realisatie wordt op basis van deze ‘ontwerp-MJOP’ een werkelijk, veel uitgebreider MJOP gemaakt. Dit reële MJOP wordt gemonitord en daaruit worden kengetallen gedestilleerd om de gegevens voor een ontwerp-MJOP te verbeteren. Men kan daarmee steeds nauwkeuriger sturen met de ontwerp-MJOP. Het gehele interview is te lezen in bijlage IX. Hieronder worden de belangrijkste punten samengevat: • BAM AAM werkt met een eigen BIM-protocol om de partijen aan te sturen op het gebied van de gewenste informatie. Dit BIM-Protocol wordt door BAM AAM beheerd en up-to-date gehouden. Men is nu enkele jaren bezig met deze werkwijze en nog steeds is het BIM-Protocol niet uitontwikkeld. •

Het BIM-Protocol is gebaseerd op het maken van meerjaren onderhoudsplanningen in zowel de ontwerp- en realisatiefasen als de gebruiksfase. Daarom worden in het BIM-protocol veel gegevens gevraagd op een gedetailleerd niveau. Dit levert een grote gegevensstroom op. Er moet voortdurend worden afgewogen wat nodig is en hoe het moet worden aangeleverd.

•

Er zijn nieuwe rollen ontstaan binnen de organisatie. Dit zijn zowel rollen, die direct met het gebouwinformatiemodel te maken hebben, zoals BIM-modelleurs en BIM-controleurs, maar ook afgeleide rollen, zoals gegevensanalisten en ICT-ers. Het bouwen en beheren krijgt een veel groter gehalte aan informatiemanagement. Daar is ander personeel voor nodig.


20 november 2015

blad 51

Eindthesis MBA

•

In de gebruiksfase (of in dit proces: beheer- en onderhoudsfase) is er een directe link tussen alle werkzaamheden, contracten en administratieve afhandeling. De processen zijn zoveel mogelijk voorzien van geautomatiseerde hulpmiddelen. Conditiemetingen en gereedmeldingen worden via tablet meteen in het digitale systeem ingevoerd. Gevolgacties worden meteen verwerkt, zoals reparatieverzoek, conditieregistratie, facturering.

•

De gebouwmodellen worden tot op het diepste coderingniveau uitgewerkt. Dit vraagt werkzaamheden in meerdere fasen, Na ontwerp en realisatie moeten er gegevens worden togevoegd.

•

Hoewel veel energie wordt gestoken in het maken en beheren van gebouwinformatiemodellen komt het daadwerkelijk gebruiken van deze modellen in de gebruiksfase van een gebouw nog niet veel voor.

•

De medewerkers moeten eigenaar van deze werkmethode zijn. Er wordt meer van ze gevraagd (bredere kennis, andere competenties). Daarom moeten zij meegenomen worden in de veranderingen.

5.4.

Enquête woningcorporaties

5.4.1.

Omvang enquête en indeling corporaties

Er zijn een aantal doelen voor het houden van deze enquête: • een beeld te krijgen van de organisatie in relatie tot de gegevensstroom; • een beeld te krijgen van de omgang met de informatiestroom ; • te bepalen of er al corporaties begonnen zijn met het werken met gebouwinformatiemodellen; • te bepalen wat er met deze gebouwinformatiemodellen wordt gedaan. Een neveneffect van deze enquête is dat de stand van zaken bij woningcorporaties zichtbaar wordt voor wat betreft het werken met gebouwinformatiemodellen. In 2013 waren er in Nederland 378 woningcorporaties actief (bron: Centraal Fonds Volkshuisvesting). Op de website van het Centraal Fonds Volkshuisvesting, www.cfv.nl, zijn kentallen van corporaties beschikbaar. Van deze gegevens is de grootte van de corporaties gebruikt om relevantie voor deelname aan de enquête te bepalen. Grote corporaties hebben meer mankracht en middelen om onderzoek te doen, terwijl de kleine op het gebied van nieuwe ontwikkelingen vaak volgend zijn. Een verwachting is vanwege budgetmogelijkheden dat corporaties vanaf 5000 wooneenheden meer initiatieven ontplooien op dit gebied. Deze verdeling is uiteraard arbitrair. Van de 378 woningcorporaties beheren er 136 meer dan 5000 wooneenheden. Het grootste deel van de woningcorporaties valt onder de categorie kleine woningcorporaties. In figuur 23 is een indeling naar grootte van de woningcorporaties gegeven. De grafiek laat een indeling zien naar aantallen wooneenheden die in beheer zijn. Van elke groep is het aantal corporaties in deze groep te zien. Hieruit blijkt dat het benaderen van woningcorporaties met meer dan 5000 wooneenheden in beheer een voldoende betrouwbaar antwoord moet kunnen opleveren.


20 november 2015

blad 52

Eindthesis MBA

Indeling corporaties naar aantal wooneenheden (2013) 98 83 73 60 27

22

14

< 1.000 1.001 - 2.001 - 5.001 - 10.001 - 15.001 - > 30.000 2.000 5.000 10.000 15.000 30.000

figuur 23 Indeling woningcorporaties naar beheergrootte (aantal wooneenheden in 2013)

Het aantal woningcorporaties met meer dan 5.000 wooneenheden in bezit bedraagt 136 stuks. Op een totaal van 378 stuks is deze groep groot genoeg om een reëel beeld te verkrijgen over de inzet van gebouwinformatiemodellen in de bedrijfsvoering en over informatiestromen binnen de corporaties. De woningcorporaties waarvan een medewerker is geïnterviewd zijn van de enquête uitgesloten. Dit zijn Stichting de Havensteder uit Rotterdam (Linda Peters) en Stadgenoot uit Amsterdam (Arjan van Dijk). Openbaar Belang uit Zwolle (Ronald van Lith) beheert minder dan 5000 wooneenheden en is om die reden geen deelnemer aan de enquête. De woningcorporaties schermen in verband met klachten van huurders hun medewerkers af van de buitenwereld, directe emailadressen of telefoonnummers zijn niet verkrijgbaar. Om deze enquête bij de juiste personen te krijgen is daarom eerst een verzoek met uitleg naar de algemene emailadressen van de woningcorporaties verstuurd. In totaal 26 woningcorporaties hebben op deze wijze toch emailadressen van bouwkundige medewerkers verstrekt. De enquête is verstuurd naar deze personen. Het voordeel was dat de meeste van deze personen in principe al toegestemd hadden, zodat de respons op deze manier hoog is geworden. Er zijn 12 enquêtes compleet ingevuld en nog 2 enquêtes zijn gedeeltelijk ingevuld. Omdat de enquête digitaal is ingevuld, zijn deze antwoorden wel verwerkt. Uiteindelijk zijn er 14 reacties gekomen van de gewenste 136 stuks, wat resulteert in een respons van ruim 10%. In absolute zin zijn 14 reactie ook te weinig, want één of twee afwijkende meningen geven een grote afwijking. Alleen in geval van eenduidige antwoorden, bijvoorbeeld niemand heeft managementinformatie in verband gebracht met gebouwinformatiemodellen, geeft dat een bevestiging van het beeld dat de interviews hebben geleverd. Het blijkt dat er te weinig personen konden worden geënquêteerd om te spreken van een betrouwbaar beeld. Ondanks telefonisch navragen en aandringen is het niet gelukt genoeg personen te benaderen. Hierdoor zijn de resultaten van de enquête slechts indicatief. Voor het onderzoeksresultaat heeft dat niet een groot gevolg, er is wel een minder goed beeld ontstaan van de huidige werkwijzen en informatiestromen en de mogelijke aanpak om het werken met gebouwinformatiemodellen te implementeren. De deelnemers aan de enquête komen wel uit de vier gevormde groepen en komen uit het hele land. Door de resultaten van de enquêtes te vergelijken met het verkregen beeld uit de interviews kan mogelijk bevestiging van resultaten worden gevonden, maar dat slechts voor duidelijke eenheid in


20 november 2015

blad 53

Eindthesis MBA antwoorden. Wanneer er zeer gevarieerd wordt geantwoord, moet geconcludeerd worden dat dit individuele antwoorden zijn, die geen waarde hebben voor een gevalideerd onderzoek. 5.4.2.

Resultaten

De enquête is ingedeeld in een aantal hoofdonderwerpen, te weten: databases, archivering, gegevenskoppeling, gebouwinformatiemodellen en toekomst. De resultaten van de enquête zijn gegeven in bijlage XI. In deze paragraaf worden samenvattingen van de antwoorden gegeven. Databases De woningcorporaties blijken grotendeels te werken met één grote database voor zowel de huurdersgegevens als de vastgoedadministratie. 29% blijkt te werken met meerdere subdatabases op allerlei afdelingen. 57% van de woningcorporaties geven alleen gemachtigde medewerkers toegang tot de databases. Daarnaast geeft 21% wel alle medewerkers toegang tot de databases, maar om er mee te werken is een autorisatie nodig. De overige 21% van de corporaties geeft iedere medewerker toegang. Het blijkt dat medewerkers van de vastgoedbeheer vaak toegang hebben tot huurdersgegevens, maar medewerkers die zich met nieuwbouw bezig houden minder vaak. Omgekeerd werken medewerkers op de huurdersafdeling vrijwel niet met de database van de vastgoedafdeling. Voor wat betreft de juistheid van gegevens blijkt er in 15% van de corporaties sprake te zijn van controle van de ingevoerde gegevens. De verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens ligt over het algemeen bij de medewerker zelf. De scholing binnen woningcorporaties om met software te kunnen werken is zeer divers geregeld. Ruim éénderde van de woningcorporaties kent een scholingsbeleid en biedt structureel en regelmatig scholing aan. De gebruikte software binnen de afdeling huurdersadministratie bestaat voor ca. 50% uit ERP-oplossingen. 29% blijkt uit speciaal op maat gemaakte software te bestaan. De ERP-gerelateerde software wordt ook voor de vastgoedadministratie gebruikt. Daarnaast kent de afdeling vastgoed specifieke software als planningssoftware, tekensoftware en in mindere mate calculatiesoftware. Ook wordt een hoog percentage Microsoft Excel of Acces aangegeven, zeker bij de vastgoedwerkzaamheden. Voor de uitwisseling van gegevens tussen de software onderling wordt meestal gebruik gemaakt van de bestaande uitwisselingsmogelijkheden van de software. 15% van de corporaties heeft speciaal software hiervoor laten ontwikkelen. In een enkel geval wordt informatie handmatig overgebracht. Archivering Documenten blijken over het algemeen goed te worden bewaard als papieren versie in archiefdozen (67%), maar ook als digitale versie op een server. In de digitale versie is een tweedeling te zien. Vaak worden alleen belangrijke documenten in niet-bewerkbare versie bewaard, maar ook worden complete sets documenten in een bewerkbare (originele) versie.


20 november 2015

blad 54

Eindthesis MBA Als verantwoordelijke voor de archivering wordt het vaakst de projectleider genoemd, die zijn eigen projecten moet archiveren. Een zesde van de woningcorporaties kent een archiefbeheerder en een zesde heeft geen verantwoordelijke benoemd. De wijze waarop bewaard wordt is niet gestructureerd. Geen enkele van de geënquêteerden heeft aangegeven documenten te coderen en daarop terug te zoeken. Meestal worden dozen en mappen van een naam voorzien en worden de documenten daar ongestructureerd verzameld. In een enkel geval worden de gegevens van projecten decentraal bewaard, bijvoorbeeld bij een softwarepakket. Gegevenskoppeling Reparatiehistorie wordt altijd bijgehouden en aan adressen gekoppeld (100%). De kosten van deze reparaties wordt meestal (75%) ook aan de adressen gekoppeld, maar soms ook aan het betreffende complex (17%). Ook worden niet altijd kosten aan adressen of complexen gekoppeld. De planning van planmatig onderhoud en groot onderhoud wordt vrijwel altijd aan complexen gekoppeld. En als er kosten worden gekoppeld is dat altijd aan de complexen. Deze koppeling komt veel voor. De kosten voor groot onderhoud worden altijd bijgehouden. De mutaties worden per adres bijgehouden, maar niet altijd ook gekoppeld aan het complex. De koppeling van mutaties aan het complex is in 75% het geval. Gebouwinformatiemodellen Van de ondervraagden werkt 33% met gebouwinformatiemodellen bij nieuwbouwprojecten. Deze gebouwinformatiemodellen worden altijd gebruikt voor de realisatie van het project en in de helft van de gevallen gebruiken alleen de externe partijen de gebouwinformatiemodellen. In geen van de gevallen zijn door de eigen organisatie eisen gesteld aan de modellen. Het BIM-protocol is ook door externe partijen (BIM-specialist, aannemer) opgesteld. De eisen die aan het BIM-protocol worden gesteld worden eveneens door externe partijen (BIM-specialist, architect, aannemer) opgesteld. De gebouwinformatiemodellen worden bij overdracht door 75% van de ondervraagden gecontroleerd. Dat doet de interne projectleider of de toekomstige gebouwbeheerder. De controle vindt plaats met behulp van een CAD-programma of een viewerprogramma. Het blijkt dat algemene gegevens van complexen, zoals locatie, bouwjaar, adresgegevens en verhuurbare oppervlakten en gegevens ten behoeve van onderhoud worden gebruik in de eigen organisatie. Het overnemen van de gegevens wordt verzorgd door de toekomstig gebouwbeheerder of de archiefmedewerker. Er wordt nog geen relatie tussen de gebouwinformatiemodellen en de meerjaren onderhoudsplanningen aangegeven. Toekomst Een enkele organisatie geeft aan plannen te hebben om in de nabije toekomst met BIM-toepassingen te gaan werken. Slechts één ondervraagde geeft aan dat afspraken over het werken met gebouwinformatiemodellen, zoals een BIM-protocol, door de branche-organisatie moet worden ontwikkeld. De overigen geven geen antwoord op deze vraag. Ook de vraag wie de organisatie moet ondersteunen met de implementatie van BIM-toepassingen wordt maar door één ondervraagde beantwoord. Het antwoord luidt: een externe BIM-expert.


20 november 2015

blad 55

Eindthesis MBA De vraag of er een gezamenlijke BIM-werkwijze door woningcorporaties moet worden ontwikkeld wordt door alle met BIM werkende corporaties unaniem positief beantwoord. Gemaakte Opmerkingen Aan het eind van de enquête is gelegenheid gegeven om opmerkingen te maken. De gemaakte opmerkingen zijn hieronder weergegeven. ‘BIM is bekend als systematiek maar een invulling binnen de organisatie is nog niet aan de orde.’ ‘De partijen waarmee wij bij nieuwbouw samenwerken gebruiken wel BIM. Wij kunnen meekijken, maar gebruiken het verder niet.’ ‘Aedes heeft protocollen opgesteld, waarbij de markt (ontwerpende en de uitvoerende) nog niet gelukkig mee is. De kracht zou moeten liggen in een woningcarthotheek die de woningcorporatie beheerd, de uitvoerende markt kan hier uit putten, maar dient ook aan te vullen. De BIM wereld is op dit moment nog sterk gericht op de techniek, niet op de functionele vraag van de beheerder/eindgebruiker. een meer bedrijfskundige aanpak zou ook leiden tot een versnelling, daarbij dient ook de psychologische kant van aanpak niet vergeten te worden (refererend aan de techniek, er is veel meer nodig om tot volwassenheid te komen).’ ‘Advies is om bij ontwikkeling van de BIM werkwijze te kiezen voor een integrale aanpak waarbij ook de marktpartijen betrokken worden. Dit om te voorkomen dat dit een nieuwe werkwijze wordt naast de verschillende bestaande werkwijzen. BIM dient hiervoor gestandaardiseerd te worden.’


20 november 2015

blad 56

Eindthesis MBA

6.

Analyse Masters Project 6.1.

Interviews

6.1.1.

Analysemethode

De interviews zijn zo opgezet dat dezelfde onderwerpen steeds worden besproken, maar wel steeds vanuit het gezichtspunt en de context van de geïnterviewde. Deze context wordt steeds gegeven in de eerste twee onderwerpen van het interview, de status van de geïnterviewde en het bedrijf waar de geïnterviewde werkzaam is. Er zijn dus meningen verzameld, die onderling te vergelijken zijn. Deze onderdelen zijn business intelligence, gebruik van gebouwinformatiemodellen, organisatie, implementatie en het BIM-platform. Meningen zijn aanvechtbaar, maar door er meerdere met elkaar te vergelijken kunnen argumenten worden bezien en gewaardeerd. 6.1.2.

Business Intelligence

De gedachte achter het onderzoek is dat er in gebouwinformatiemodellen informatie kan worden aangebracht, die bijdraagt aan de verticale informatiestromen. Alle geïnterviewden geven aan dat deze basisgedachte in principe correct is, maar de verwachting van het nut verschilt per geïnterviewde. De meeste geïnterviewden hadden er voor het interview nog nooit over nagedacht. Juist die groep was het meest terughoudend. Alle geïnterviewden, ook van buiten de wereld van de woningcorporaties, geven aan dat het gebruiken van informatie uit gebouwinformatiemodellen voor business intelligence nog niet voorkomt. Birgit Hopff (Stadsruim) geeft aan dat de meerwaarde van ‘BIMmen’ wat haar betreft juist het beheren van de totale vastgoedvoorraad is. Alle informatie kan gekoppeld worden aan een geografische locatie, een adres. Deze informatie kan uitstekend van verticale informatie worden voorzien, zoals bouwjaar, staat van onderhoud, et cetera. Juist de koppeling van gegevens van alle gebouwinformatiemodellen geeft het overzicht die het management nodig heeft om te sturen. Ronald van Lith (Openbaar Belang) geeft aan dat het gebruik van informatie uit gebouwinformatiemodellen mogelijk zal leiden tot minder foutkans en tot een grotere uniformiteit in de gegevensstroom. Bij zijn werkgever is het verkrijgen van managementinformatie uit de organisatie ook nu al goed geregeld. Het verkrijgen gebeurt daar één keer per kwartaal en er zijn maar weinig handelingen nodig om de rapportages te verkrijgen. Willem Pel (Balance & Result) vindt dat de informatiesystemen belangrijker zijn dan de gebouwinformatiemodellen. Die vormen ‘maar’ onderdelen van het gehele systeem. Deze mening wordt gedeeld door Arjan van Dijk (Cegeka-dsa). Met een goed informatiesysteem kan de Business Intelligence op het gewenste niveau worden gebracht, waarbij informatie uit gebouwinformatiemodellen een bijdrage kunnen leveren. Linda Peters (De Havensteder) geeft aan dat het belangrijk is dat ten minste locaties en adressen gekoppeld moeten worden. Huurdersinformatie, maar ook klachten, wordt volgens haar op dit moment vaak aan de adresdatabase gekoppeld, terwijl de onderhoudsinformatie aan de complexen (de locatie) worden gekoppeld. Als het gaat om Business Intelligence houdt dit in dat er kosten op


20 november 2015

blad 57

Eindthesis MBA verschillende plaatsen worden vastgelegd, die in feite één locatie betreffen. Een gebouwinformatiemodel zou een plek kunnen zijn waar adressen aan het bouwplan (de locatie) kan worden gekoppeld. Ook werd in dat gesprek nog aangehaald dat ook sociale informatie, zoals populatiegegevens en – gedrag, aan locatie kan worden gekoppeld. Dit levert ook goede informatie op om te kunnen sturen. 6.1.3.

Gebruik van gebouwinformatiemodellen

Er wordt veel inspanning verricht in de ontwerp- en realisatiefasen van een gebouw om een goed gebouwinformatiemodel te maken (Birgit Hopff, John Loendersloot). Voor de woningcorporatie is het gebouwinformatiemodel echter een product, dat informatie levert als input voor hun informatiesystemen. Het blijkt dat een gebouwinformatiemodel op dit moment hoofdzakelijk wordt gebruikt als instrument om te communiceren tussen de partners binnen het bouwteam en niet zozeer om informatie over te dragen voor de gebruiksfase. John Loendersloot (BAM AAM) geeft aan dat hun werkproces deze scheiding duidelijk laat zien. Hoewel er in de ontwerpfase al een meerjaren onderhoudsplanning wordt gemaakt, bevindt deze zich op een minder diep detailniveau dan nodig is tijdens de gebruiksfase. Bij BAM AAM wordt in de gebruiksfase het gebouwinformatiemodel aangevuld tot alle objecten via codering kunnen worden gevonden tot aan lamptypen en wandafwerkingen toe. Op basis daarvan wordt een reële meerjaren onderhoudsplanning gemaakt. Gegevens uit de beheer- en onderhoudsperiode worden weer gebruikt om de ontwerpmeerjaren onderhoudsplanning te verbeteren. Er is een leerproces aangebracht. Ook Willem Pel geeft aan dat terugkoppelen een belangrijke activiteit is, die waarde aan het product ‘gebouwinformatiemodel‘ toevoegt. Birgit Hopff geeft aan dat er goed moet worden nagedacht op welk niveau de gegevens in een gebouwmodel voor vastgoedbeheer moeten worden aangebracht. Zij gaat juist uit van een zo hoog mogelijk abstractieniveau. Veel data bevindt zich in andere databases en hoeft dus niet in het gebouwinformatiemodel te worden aangebracht. Willem Pel is van mening dat er eenvoudig begonnen moet worden en dat in de praktijk zal blijken welke informatie er in een gebouwinformatiemodel moet worden aangebracht. Hij verwacht eveneens een niet te hoog detailniveau. De geïnterviewden hebben geen van alle ervaring met benodigde informatie voor Business Intelligence en doen geen uitspraken over het detailniveau deze informatie. Hoewel deze meningen uiteenlopen zijn allen het er wel over eens dat het uiteindelijk gaat om het zo goed mogelijk vastleggen van de eisen die aan het model moeten worden gesteld. Uit de gemaakte opmerkingen blijkt dat een gebouwinformatiemodel voor de realisatie niet vanzelfsprekend ook de eisen voor gebruik, beheer en onderhoud en Business Intelligence zal bevatten. In de bouwpraktijk worden de te stellen eisen aan een gebouwinformatiemodel, maar ook de te stellen eisen aan de wijze van samenwerken, geformuleerd in een zogenoemd BIM-Protocol. Uit de interviews blijkt dat er een aantal woningcorporaties zijn, die met behulp van pilotprojecten ervaring hiermee hebben opgedaan. 6.1.4.

Organisatie

Een belangrijke vraag uit managementoogpunt is of de organisatie zal moeten veranderen als er meer met digitale informatiestromen zal worden gewerkt binnen een woningcorporatie. Alle geïnterviewden stellen dat er een verschuiving zal optreden in het takenpakket. De meningen verschillen echter over de impact hiervan.


20 november 2015

blad 58

Eindthesis MBA Willem Pel geeft aan dat om blokkades te voorkomen er niet veel nadruk moet worden gelegd op mogelijke verandering. Hij ziet de verandering als verandering binnen het kennisniveau van medewerkers, vergelijkbaar met de invoering van computers. Het is een hulpmiddel dat het werk kan ondersteunen. John Loendersloot geeft echter aan dat de verandering groot is. Het gaat andere competenties en vaardigheden vragen van medewerkers. Er is sprake van veel meer informatiemanagement. Het is niet alleen dat er meer data digitaal zal moeten worden verwerkt, maar de data zal ook bewerkt en geïnterpreteerd moeten worden. Dit zijn taakwijzigingen binnen huidige rollen. Daarnaast ontstaan er andere rollen, zoals de BIM-Protocolbeheerder en de BIM-procesbegeleider. Arjan van Dijk geeft aan dat het van groot belang is dat er twee belangrijke taken bestaan bij informatiemanagement: verantwoordelijke om de processen goed te laten verlopen, procesbegeleiders, en verantwoordelijken voor de data, de gegevenseigenaren. Dit komt overeen met de mening van BAM AAM, die BIM-procesbegeleiders kennen als proces verantwoordelijken, en BIM-modelleurs en gebouwbeheerders als gegevenseigenaren. Birgit Hopff geeft aan dat medewerkers van woningcorporaties een beherende en coördinerende rol moeten hebben. Het zijn beheerders van gegevens en managers van contracten. Uitvoerend personeel zal verdwijnen, maar dat staat los van de invoering van BIM. Woningcorporaties zijn op dit moment bezig terug te keren naar hun core-business. Daar hoort het uitvoeren van onderhoud niet bij. Deze mening sluit aan bij zowel de ervaring van BAM AAM en de mening van Cegeka-dsa. Ronald van Lith verwacht dat de taak van tekenaar zal verdwijnen en zal worden vervangen door een taak als controleur van de gebouwinformatiemodellen. Deze verwachting duidt op verandering van competenties en vaardigheden. Linda Peters verwacht ook dat er nieuwe rollen, zoals een BIMmanager zal ontstaan op basis van verandering van de processen. De veranderingen in de organisatie zullen groter zijn dan alleen een taakaanpassing binnen een functie. Weliswaar zullen er door de terugkeer naar de core-business van woningcorporaties lager geschoolden afvloeien, waardoor hoger-geschoolden overblijven. Maar dan moet wel worden bezien of de overgebleven hoger-geschoolden voldoende competenties zullen bezitten om de nieuwe rollen op te kunnen pakken. Op organisatorisch niveau zullen er andere taakomschrijvingen en geheel andere rollen ontstaan. 6.1.5.

Implementatie

De veranderingen op het gebied van informatievoorzieningen binnen de branche worden door externe oorzaken veroorzaakt. De ontwerpende en realiserende partijen in de bouwwereld omarmen BIM als een nieuwe efficiënte manier van werken. Hierdoor worden afnemers, zoals woningcorporaties geconfronteerd met andere informatie-overdracht. Ook via andere wegen worden corporaties gedwongen na te denken over hun informatiestromen binnen de organisatie. Volgens Arjan van Dijk (Cegeka-dsa) wordt er binnen de branche gewerkt met meer dan 150 verschillende applicaties en is er te weinig verantwoordelijkheid voor de juistheid van gegevens en het verloop van de processen. Initiatieven als CORA en VERA komen vanuit de branche. Woningcorporaties moeten zich bezinnen over werkwijze en informatiestromen binnen hun organisatie. Dit vereist ook nadenken over implementatie.


20 november 2015

blad 59

Eindthesis MBA Volgens Birgit Hopff en John Loendersloot is bewustwording een belangrijk startpunt. De organisatie en ook de medewerkers moeten beseffen welke kansen het werken met gebouwinformatiemodellen biedt. Vervolgen moet een heel duidelijk pad worden uitgestippeld en moet de invoering goed worden begeleid. Op dit moment kunnen woningcorporaties het werken met gebouwinformatiemodellen niet goed overzien. Er moet een bewustwordingsproces op gang worden gebracht. Birgit Hopff geeft aan dat de werkgroep BIM binnen Aedes hier mee bezig is. De werkgroep heeft activiteiten gestart om woningcorporaties te betrekken bij de ontwikkelingen. Ronald van Lith geeft aan dat woningcorporaties zelfstandig opereren en vaak externe deskundigen uit hun netwerk inschakelen. De ontwikkelingen bij De Havensteder geven aan dat het complex ligt en de gedachten nog niet geordend zijn. De Havensteder is lid van zowel de werkgroep BIM als de stichtingen CORA en VERA en toch is er intern nog niet nagedacht over hoe BIM bij De Havensteder zou moeten functioneren en wat daarvoor nodig is. Dit geeft aan dat er nog geen overzicht bestaat, zelfs bij actieve corporaties op dit gebied. 6.1.6.

BIM-platform

Arjan van Dijk en Willem Pel stellen dat de werkzaamheden van woningcorporaties voor 80 % overeenkomen. Het zou dan logisch zijn om gezamenlijk een BIM-protocol op te stellen, die voor de overige 20% ruimte laat voor individuele invulling. Zowel Linda Peters als Ronald van Lith geven aan dat het op die manier goed zou kunnen functioneren. Een BIM-Protocol moet worden onderhouden en goed toegankelijk zijn. Het BIM-Protocol blijkt, nu het werken met gebouwinformatiemodellen nog volop ontwikkeld wordt, een document in beweging te zijn. BAM AAM is na drie jaar werken nog niet gekomen tot een standaarddocument. BAM AAM heeft hiervoor een documentbeheerder aangesteld. Deze taak zal naar hun inschatting ook blijven bestaan als het document wel als uitontwikkeld kan worden beschouwd. Er zullen nieuwe inzichten komen en ook de opdrachtgevers zullen aanvullende eisen blijven stellen. Alle geïnterviewden gaven aan dat een brancheplatform, die het document zal beheren en ter beschikking stellen, een goed initiatief zou zijn. Er bestaat een branche-organisatie, nl. Aedes. Aan alle betrokkenen is gevraagd of Aedes de rol van BIM-platform zou moeten en/of kunnen vervullen. Arjan van Dijk geeft aan dat het inderdaad een taak van Aedes zou moeten zijn, gezien de functie van Aedes. Door meerdere geïnterviewden wordt echter aangegeven, dat Aedes deze rol niet zou moeten vervullen. Belangrijke afwegingen zijn de inhoudelijke kant en de kosten van de beheersfunctie. Aedes heeft niet de kennis om een BIM-Protocol te beheren, en niet alle leden van Aedes zullen mogelijk gebruik gaan maken van het BIM-Protocol. Beide zaken zijn oplosbaar, maar aangezien Aedes op dit moment juist zich meer terugtrekt naar core-business is het geen reële verwachting dat Aedes deze taak op zich kan nemen en daarvoor hun organisatie aanpast. Arjan van Dijk geeft aan dat analoog aan het kwaliteitsinstituut voor gemeenten (KING) er ook een kwaliteitsinstituut voor woningcorporaties wordt opgericht, waar deze rol juist goed zou kunnen worden ondergebracht. Op dit moment is dat nog niet besproken. In het kader van efficiëncy, eenduidig werken en kwaliteitsgericht werken is het duidelijk dat er door woningcorporaties moet worden nagedacht over een BIM-platform.


20 november 2015

blad 60

Eindthesis MBA 6.1.7.

Nadelen van BIM

Birgit Hopff en John Loendersloot geven aan dat het werken met gebouwinformatiemodellen en het inpassen in de processen behoorlijk complex is. De ontwikkeltijd bij BAM AAM, die vanuit een gemotiveerde houding bij management en medewerkers bezig is, laat zien dat bedenken van processen, aanpassen van de werkwijze en uitvoeren van projecten met behulp van gebouwinformatiemodellen inderdaad complex is. Arjan van Dijk geeft aan dat vanuit een gestructureerde methode werken niet tot moeilijkheden zou moeten leiden. Willem Pel pleit voor geleidelijke invoering om moeizame implementatie te voorkomen. Uit bovenstaande kan worden vastgesteld dat het wel gaat om veranderingen op het niveau van organisatie, processen, datastromen, formuleren van eisen en contractbeheer. Daarmee is het wel complexe materie. Dit zal beter gaan als er vooraf over wordt nagedacht en mogelijk is stapsgewijze invoering een goede weg. Als nadeel kan worden vastgesteld dat het energie en ook geld kost om werken met gebouwinformatiemodellen op een goede manier in te voeren. Uit het gesprek met John Loendersloot bleek ook dat er binnen BAM AAM geen onderzoek is gedaan naar kosten en baten. In de literatuur is hierover naar mijn weten niets bekend. Uit de gegevens blijkt wel dat het gaat om een lange termijninvestering, maar ook dat het gaat om verandering in de hele bouwen beheerketen. Aan de andere kant zijn er kansen om structuren, voorwaarden, processen gezamenlijk vast te stellen, waardoor er kosten en inspanningen worden beperkt. 6.2.

Enquêtes

De enquêtes laten een beeld zien van een branche, die nog niet actief met gebouwinformatiemodellen werkt. De geënquêteerden geven aan dat er wel aandacht is voor deze werkwijze, maar dat de bijbehorende activiteiten eigenlijk nog worden uitgevoerd door externe bedrijven, hoofdzakelijk in de ontwerp- en realisatiefase. In een enkel geval worden gegevens uit de gebouwinformatiemodellen gebruikt in de organisatie, dit is echter niet structureel te noemen. Er blijkt geen enkele manier van samenwerking tussen corporaties aanwezig te zijn. Dit komt overeen met wat geïnterviewden hebben verteld. Wel geven de geënquêteerden, die met gebouwinformatiemodellen hebben gewerkt, of dat van plan zijn, aan dat het ontwikkelen van een gezamenlijke BIM-werkwijze voor woningcorporaties een goed initiatief zou zijn. Het verkrijgen van managementinformatie is nog niet in verband gebracht met het werken met gebouwinformatiemodellen. De vragen over koppeling van gegevens laten zien dat de benodigde koppelingen nog lang niet overal zijn aangebracht. Uit de enquête blijkt dat het beheer van gegevens geen issue is in de organisatie. Er is een opvallend verschil qua behandeling te zien tussen de betrouwbaarheid van gegevens en de bescherming van gegevens. Het aanbrengen van gegevens gebeurt door verschillende typen medewerkers. De door de medewerkers ingebrachte gegevens worden nauwelijks gecontroleerd. De met BIM werkende corporaties geven wel aan dat de gebouwmodellen wel worden gecontroleerd. Er lijkt daarmee een relatie tussen het werken met gebouwinformatiemodellen en het besef van controle en bewaking van de verkregen gegevens. Deze entreecontrole kan echter te maken hebben met de controle van de leveringsverplichting van de gecontracteerde partij en hoeft niet


20 november 2015

blad 61

Eindthesis MBA doorgezet te zijn in de controle van de gegevens, die voor gebruik binnen de organisatie zijn bestemd. De vraag is dus of de ingevoerde gegevens nauwkeurig en betrouwbaarheid zijn. Voor het werken met de gegevens moeten de medewerkers vaak geautoriseerd zijn. Hoewel de gegevens niet betrouwbaar hoeven te zijn, zijn ze blijkbaar wel belangrijk genoeg om te beschermen. Deze handelswijze komt waarschijnlijk voort uit de wet bescherming persoonsgegevens, waardoor niet de bedrijfsgegevens, maar de persoonsgegevens van de huurders belangrijk zijn. Uit het oogpunt van een betrouwbare bedrijfsvoering is de kwaliteit van de vastgoedgegevens natuurlijk even belangrijk. Woningcorporaties moeten keuzes maken over de digitale data, die in de organisatie beschikbaar komt, zowel via gebouwinformatiemodellen als data van en over huurders. Belangrijke gegevens moeten worden gescheiden van minder belangrijke data. Data moet ook op de juiste plaats terecht komen. Het is noodzakelijk een visie te formuleren over dit onderwerp.


20 november 2015

blad 62

Eindthesis MBA

7.

Conclusies 7.1.

gebouwinformatiemodellen bij woningcorporaties

In deze paragraaf wordt antwoord gegeven op de deelvragen a en b, die als volgt zijn geformuleerd: a) Welke processen binnen de organisatie maken gebruik van beheerinformatie van gebouwen? b) Welke informatie kan uit een gebouwinformatiemodel worden onttrokken? 7.1.1.

Indeling van informatiestromen

Naar de indeling van informatiestromen (in horizontale en verticale informatiestromen) volgens Grit (2008) behoren aankoopgegevens, beheergegevens en verkoopgegevens tot de horizontale informatiestromen. Voor woningcorporaties zijn dat de adresgerelateerde gegevens, zoals verhuur- en betalingsgegevens, en de projectgerelateerde gegevens, zoals beheer- en onderhoudsgegevens van vastgoedcomplexen. De verzameling van deze gegevens leidt tot verticale informatiestromen, namelijk de stand van zaken betreffende verhuurpercentage, verhouding van vastgoed in leeftijd en staat van onderhoud, et cetera. In zowel horizontale als verticale gegevensstromen vormen gebouwinformatiemodellen een bron. De horizontale gegevensuitwisseling betreft de uitwisseling van elk model naar andere databanken. Bij verticale gegevensstromen worden gegevens uit alle gebouwinformatiemodellen samengevoegd, waardoor kengetallen ontstaan waarmee gestuurd kan worden op managementniveau. 7.1.2.

Gebouwinformatiemodellen voor woningcorporaties

Gebouwinformatiemodellen worden door de marktpartijen (ontwerpers, adviseurs, specialisten, bouwers) meer en meer gebruikt bij de ontwikkelprocessen van vastgoed. Enerzijds is deze ontwikkeling een gevolg van de vraagstelling van grote opdrachtgevers, zoals het Rijks Vastgoedbedrijf, anderzijds heeft het gebruik van gebouwinformatiemodellen bij deze marktpartijen tot gevolg dat de werkmethodieken en de producten veranderen. Deze marktpartijen zijn om deze redenen geneigd het werken met gebouwinformatiemodellen bij opdrachtgevers te promoten. Een gebouwinformatiemodel is voor gebouweigenaren, zoals woningcorporaties, een gegevensbron, net zoals klachten, gebouwopnames, financiële gegevens, het jaarplan, et cetera. Omdat een gebouwinformatiemodel een gegevensbron is, ontstaat de noodzaak om vooraf de eisen te formuleren voor het toevoegen van informatie ten behoeve van Business Intelligence aan het gebouwinformatiemodel. Hieruit ontstaan dan weer werkafspraken om tot een goed product te komen. Dit pakket van eisen aan een gebouwinformatiemodel, samen met de werkafspraken om tot een goed model te komen, wordt een BIM-Protocol genoemd. Tot nu toe is er voor projecten bij woningcorporaties een specifiek BIM-Protocol per project opgesteld, hetzij zelf (Havensteder, Rotterdam) of door een externe partij (Openbaar Belang, Zwolle). Deze protocollen zijn nooit met elkaar vergeleken, maar het is goed denkbaar dat, zolang het doel van die Protocollen gelijk was, deze protocollen grotendeels met elkaar overeenkomen. Het is daarnaast waarschijnlijk dat er verschillende doelen bestaan voor gebouwinformatiemodellen. Er zal daarom behoefte zijn aan meerdere BIM-protocollen, ook binnen één branche. Een alternatief kan één BIM-protocol-format zijn, waarbinnen verschillende keuzemogelijkheden aanwezig zijn voor de verschillende doelen.


20 november 2015

blad 63

Eindthesis MBA Een conclusie is dat er voor vastgoed van woningcorporaties één of meerdere Protocollen moeten worden gemaakt. Alle geïnterviewden zijn het erover eens dat het goed zou zijn om te komen tot min of meer uniforme Protocollen voor de gevraagde gebouwtypen en bouwactiviteiten. Een BIMprotocol moet regelmatig worden verbeterd en moet toegankelijk zijn voor de gebruikers. Daarom moet op bedrijfsniveau een BIM-protocol een eigenaar/beheerder krijgen. Een gebouwinformatiemodel wordt gemaakt door marktpartijen, die één of meerdere aspectmodellen maken. In de overeenkomst met deze partijen moet staan vermeld dat alle aspectmodellen aan de opdrachtgever moeten worden overhandigd bij de oplevering van het gebouw. Aan deze aspectmodellen wordt dan de eis gesteld dat deze modellen zijn bijgewerkt tot de opleveringsdag van het gebouw, zodat de geleverde informatie de revisiestatus (as-built status) heeft. Daarnaast moet de eis worden gesteld dat de aspectmodellen niet alleen in een open standaard, zoals bijvoorbeeld het IFC-format, worden geleverd, maar dat ook de gebouwinformatiemodellen in het originele bestandformaat moeten worden geleverd. Dit is noodzakelijk om in een later moment van de levensduur wijzigingen en verbouwingen te kunnen (laten) verwerken in de gebouwinformatiemodellen. Om optimaal met de gegevens te kunnen werken moeten de gegevens worden geplaatst in de centrale database. De gegevens kunnen vanuit de centrale databank door medewerkers worden gebruikt om hun producten te maken, waaronder de rapportages voor Business Intelligence. 7.1.3.

Processen

Een gebouwinformatiemodel is voor een gebouwbeheerder een inputproduct voor zijn processen. Het is een databank met gegevens, die in de bedrijfsprocessen kunnen worden gebruikt. De informatie kan via een interface geautomatiseerd worden ingelezen in de ICT-systemen van de woningcorporatie (Arjan van Dijk). Deze interface is overigens niet vanzelfsprekend aanwezig en zal daarom moeten worden gemaakt en onderhouden. Een andere noodzakelijke activiteit is het archiveren en beheren van de gebouwinformatiemodellen. De aspectmodellen van een gebouwinformatiemodel worden in verschillende softwarepakketten gemaakt. Om deze gegevens te kunnen delen bestaand er open uitwisselingsformaten. Op deze wijze kunnen de ontwikkelende partners elkaars gegevens gebruiken. Op dit moment is het IFC-format (Industrial Foundation Classes) gebruikelijk in de bouwwereld. In feite bestaat een ‘gebouwinformatiemodel’ dus uit meerdere bestanden, originele bestanden en de zogenoemde exportbestanden in een open uitwisselingsformaat. De originele bestanden zijn niet voor corporaties te gebruiken in hun ICT-systemen. Toch moeten deze originele bestanden wel worden bewaard. Zij zijn weer nodig als er veranderingen aan het vastgoed plaatsvinden. Een overweging is om de originele bestanden in beheer te laten bij de makers van deze bestanden. Uit oogpunt van eigenaarschap en de vrijheid om een andere partij aanpassingen te laten verrichten aan vastgoed is het echter aan te raden om zelf deze bestanden te archiveren. Een probleem is dat software snel veroudert en dat het gevaar bestaat dat deze bestanden daarmee op een gegeven moment niet meer te gebruiken zijn. De exportbestanden zullen waarschijnlijk niet direct kunnen communiceren met de ICT-systemen van de organisatie. Er zal een interface bestaan om de gegevens te kunnen converteren naar het juiste format. Daarmee is het duidelijk dat de informatie op drie manieren in de organisatie aanwezig zal zijn: in het originele formaat, in het bouwkundig uitwisselformaat en in het geconverteerde formaat, zie figuur 24.


20 november 2015

blad 64

Eindthesis MBA

figuur 24

Dezelfde gegevens in drie formats

Het is van essentieel belang dat de informatie in deze drie formaten wel exact gelijk wordt gehouden. Versiebeheer moet goed worden doordacht. Het gaat niet allen om het beheer van bestanden, maar om het beheer van de aanwezige informatie. In de tabellen 4, 5 en 6 is per type proces weergegeven welke processen informatie vanuit een gebouwinformatiemodel kunnen gebruiken. Deze informatie is afkomstig uit een inventarisatie van de werkgroep BIM, aangevuld met opmerkingen uit de interviews. Proces

Activiteit

Primaire processen Ontwikkelen leefomgeving

Planvorming Herhuisvesting uitwerken Sloopplan uitwerken Nieuwbouwplan uitwerken Renovatieplan uitwerken In exploitatie nemen (verwerken gegevens in eigen systeem)

Onderhouden eenheden; nietplanmatig

Ontvangen onderhoudsverzoek Beoordelen verzoek Offerte aanvraag Veranderingen verwerken in eigen systeem

Onderhouden eenheden; planmatig

Vaststellen periodiek en verbeteronderhoud Opstellen MJOP Opstellen jaarbegroting/budgettering Offerte-aanvraag Veranderingen verwerken in eigen systeem

Verhuren eenheden

Uitvoeren voor- en eindinspectie

Verkopen eenheden

Verkoopbrochure opstellen Technische omschrijving maken Advertentie plaatsen Voorbereiden verkoop Vaststellen taxatierapport Kadaster/gemeente/makelaar informatie verwerken Taxatierapport laten opstellen Waardebepaling vastleggen Verwerken wijzigingen in eigen systeem

Ondersteunen VvE

Oprichten/opstarten Ver. van Eigenaren Opstellen kostenbegrotingen Voorbereiden en uitvoeren onderhoud

Tabel 4

Primaire processen die informatie uit gebouwinformatiemodellen kunnen gebruiken


20 november 2015

blad 65

Eindthesis MBA

Proces Proces

Activiteit

Sturende processen Ontwikkeling portefeuillebeleid

Analyse data Koppelen aan financiële consequenties Terugkoppeling naar jaarplan Planvorming Budgettering

Ontwikkelen inkoopbeleid

Analyse data Koppelen aan financiële consequenties Terugkoppeling naar jaarplan Planvorming Budgettering

Tabel 5

Sturende processen die informatie uit gebouwinformatiemodellen kunnen gebruiken

Proces

Activiteit

Ondersteunende processen Inkopen producten en diensten

Schoonmaak van (delen van) woonzorggebouwen

Leveren communicatiediensten

Levering-/beheer van domoticasystemen in woonzorggebouwen

Tabel 6

7.1.4.

Ondersteunende processen die informatie uit gebouwinformatiemodellen kunnen gebruiken

Informatie uit een gebouwinformatiemodel

De informatie, die zich in een gebouwinformatiemodel bevindt, is in principe toegevoegd op verzoek van de opdrachtgever, in dit geval een woningcorporatie. De neiging bestaat om zoveel mogelijk en zo gedetailleerd mogelijk informatie in een gebouwinformatiemodel te verwerken. Daarom moet zorgvuldig worden gedefinieerd welke informatie er precies in een gebouwinformatiemodel moet worden verwerkt, maar ook tot welk niveau deze informatie beschikbaar moet zijn (Birgit Hopff). Vast staat wel dat het detailniveau van de informatie in het gebouwinformatiemodel bepaalt hoe vaak een gebouwinformatiemodel moet worden onderhouden. Dit kan zo’n omvang aannemen dat er een dagtaak ontstaat (John Loendersloot). Aangezien het bijhouden van een model geen corebusiness is, zal een gemiddelde woningcorporatie dit uitbesteden en levert dat een periodieke kostenpost op. Ook bij uitbesteden van het modelleerwerk blijft er een taak bestaan, die zich wel binnen de corebusiness van de woningcorporatie bevindt. Dat is de controle en het beheer van de gebouwinformatiemodellen. Het bekijken van goed bijgehouden gebouwinformatiemodellen in het proces van vastgoedbeheer heeft een meerwaarde: er is minder vaak een opname nodig. De betreffende vastgoedbeheerder zal daarom met hulpmiddelen, zoals viewersoftware, moeten leren omgaan. Veel gegevens zullen zich ook bevinden in andere databanken binnen de organisatie. Het is daarom niet altijd een voordeel om informatie zo gedetailleerd mogelijk in een gebouwinformatiemodel te verwerken. De grenzen tussen de verschillende databanken moeten nog proefondervindelijk worden vastgelegd (Willem Pel). Het bepalen van deze grens is geen onderwerp van dit onderzoek. Het wordt aanbevolen voor gebouwbeheerders in het algemeen en woningcorporaties in het bijzonder om een nader onderzoek hiernaar te laten verrichten.


20 november 2015

blad 66

Eindthesis MBA Er is een hoeveelheid informatie waarvan een gebouwinformatiemodel wel degelijk de bron zal zijn. Dat zijn geografische gegevens (locatie, adressen), geometrische gegevens (afmetingen van ruimten en bouwdelen) en specifieke objectgegevens (verwarmingsketel, lift, zonweringssystemen, et cetera). In bijlage XII is een lijst gegeven van gegevens die in een gebouwinformatiemodel zouden kunnen worden verwerkt. Daarbij is tegelijk aangegeven in hoeverre deze gegevens deel uitmaken van managementinformatie (Business Intelligence). De lijst is tot stand gekomen door de activiteiten zoals genoemd in de tabellen 4, 5 en 6 te vertalen naar benodigde gegevens. Uit de lijst zijn ook gegevens aangegeven, die nodig zouden zijn voor managementinformatie, maar die niet uit een gebouwmodel zouden moeten worden betrokken. Een voorbeeld hiervan is de staat van onderhoud. Een gebouwbeheerder houdt de staat van onderhoud van gebouwonderdelen bij in een separate database, niet in een gebouwmodel. Om de onderhoudsgegevens toch in een gebouwmodel op te nemen, zou veel moeite kosten en geen toegevoegde waarde hebben. Een gebouwinformatiemodel is een informatiebron en is niet een te bewerken database. Van een kozijn zou het gegeven dat deze van hout is logisch zijn om dit op te nemen in een gebouwinformatiemodel. Vanuit het gebouwontwerp is dat een gegeven dat doorgegeven kan worden. Als de kozijnen moeten worden vervangen, eventueel door kunststof kozijnen, dan wijzigt de geometrische informatie van het gebouwmodel. De kleur van een kozijn daarentegen, hoewel belangrijk in de onderhoudscyclus, kan wijzigen zonder dat het gebouwmodel daardoor noodzakelijkerwijs moet worden aangepast. Dit gegeven behoeft dus niet in een gebouwinformatiemodel te worden opgenomen, maar hoort in een andere database thuis.

Een criterium om een gegeven in een gebouwmodel te laten opnemen zou moeten zijn dat het een fysiek aanwezige eigenschap is, die onlosmakelijk hoort bij een gebouw- of installatie-onderdeel. Dat zijn de geografische, geometrische en materiaaleigenschappen. In tabel 4,5 en 6 zijn de processen gegeven die informatie uit een gebouwinformatiemodel zouden kunnen gebruiken. Dat blijken er zo veel te zijn dat het gebruik van gebouwinformatiemodellen in de corporatie zeer zinvol is. In deze tabellen zijn de antwoorden op de deelvragen a. en b. gecombineerd. Nu bekend is welke informatie gevraagd kan worden vanuit een gebouwinformatiemodel, wordt de vraag of het mogelijk is al deze informatie uit een gebouwinformatiemodel te betrekken actueel. Het blijkt in de interviews dat er over deze vraag geen eensluidende mening is gevormd, zowel binnen als buiten de woningcorporaties, door degenen die al deskundig zijn op het gebied van digitale informatie-uitwisseling. Uit de enquête blijkt dat er binnen de woningcorporaties in bredere context nog geen mening hierover is gevormd. 7.2.

Business Intelligence

In deze paragraaf wordt antwoord gegeven op de deelvragen c. en d.: c) Hoe wordt de beheerinformatie in de huidige situatie in strategische afwegingen gebruikt? d) Welke strategische doelen van een woningcorporatie kunnen met informatie uit een gebouwinformatiemodel worden ondersteund? In de huidige situatie blijkt de managementinformatie vrijwel altijd vanuit financiële kwartaalrapportages te worden verkregen (Ronald van Lith, Arjan van Dijk). Dit betreft meestal de vergelijking van de butgetten uit het jaarplan met de bestedingen op het moment van rapportage. Onderlig-


20 november 2015

blad 67

Eindthesis MBA gende informatie wordt verkregen in gesprekken met de desbetreffende verantwoordelijke managers en projectleiders. Deze onderliggende gegevens komen niet uit een gezamenlijk systeem. De meeste woningcorporaties hebben hiervoor geen ingerichte ICT-structuur. Volgens Arjan van Dijk blijken er meer dan 150 verschillende software-toepassingen te bestaan, die variëren van gekoppelde systemen tot eigen excellijstjes. Soms zijn de gegevens zelfs in het hoofd van de projectleider te vinden en worden in gesprekken duidelijk (Linda Peters). Dit roept de vraag op hoe betrouwbaar de onderliggende informatie is. De conclusie is dat het gebruik van Business Intelligence binnen woningcorporaties traditioneel wordt toegepast: sturing op financiële resultaten, gebaseerd op hoofdkengetallen met ijkmomenten per kwartaal. Veel woningcorporaties hebben wel inzicht in de staat van het vastgoed en kennen een strategisch vastgoedbeleid. Het blijkt dat de systemen die hierin inzicht verschaffen niet direct zijn gekoppeld aan uitvoerende systemen, zoals bijvoorbeeld de facturenadministratie. De informatie, die uit gebouwinformatiemodellen kan worden betrokken, zal uiteraard niet direct verbetering geven in de informatievoorziening. De informatievoorziening is een zaak van een goed functionerende ICT-structuur: de informatie moet op de juiste plaats terecht kunnen komen om verwerkt en bewerkt te worden. Gebouwinformatiemodellen kunnen wel een goede bijdrage leveren in de benodigde informatie voor Business Intelligence. Vooraf zal dan moeten worden bepaald welke informatie wordt gewenst, maar ook of het logisch is de gevraagde informatie te koppelen aan een gebouwinformatiemodel. De koppeling van gegevens moet niet in het gebouwinformatiemodel zelf plaatsvinden, maar in de bovenliggende databank. Er moet worden bepaald welke gegevens brongegevens zijn die in een gebouwinformatiemodel thuishoren en welke gegevens in de bovenliggende databank moeten worden gekoppeld aan een gebouwinformatiemodel. Een beslissing over de toekomst van een complex hangt echter niet alleen of van technische omstandigheden. Het goed gebruik van gekoppelde databanken maakt het mogelijk om bewonersgedrag te koppelen aan een adres en vervolgens aan een complex. Zo kan worden vastgelegd of in een bepaald complex bepaalde klachten vaker voorkomen of er veel of juist weinig wisselingen plaatsvinden. Op deze wijze kan er gericht naar oorzaken worden gezocht en kunnen op managementniveau betere oplossingen worden gekozen. Een gebouwinformatiemodel bevat gegevens over een complex, bijvoorbeeld de ligging, afmetingen, materialen, het aantal wooneenheden. De koppeling met een adres kan zowel in een model gebeuren als in de bovenliggende databank. De staat van onderhoud kan voor een deel in het gebouwinformatiemodel worden gevonden, bijvoorbeeld in de leeftijd van het complex of de ouderdom van de CV-ketels. Deze gegevens kunnen eventueel rechtstreeks uit het model worden betrokken.

De toegevoegde waarde van gebouwinformatiemodellen in de managementbeslissingen bevinden zich hoofdzakelijk op het gebied van beheer, onderhoud en vervanging (strategisch voorraadbeheer). Maar door tegelijk de ICT-structuur te optimaliseren en databanken te koppelen, ontstaat de mogelijkheid om alle vastgoed op een hoger niveau gedetailleerder én realtime in beeld te brengen en ook sociale ontwikkelingen te koppelen. Dan wordt Business Intelligence ook echt intelligent.


20 november 2015

blad 68

Eindthesis MBA 7.3.

Organisatie

In deze paragraaf wordt antwoord gegeven op de deelvragen e en f: e) Wat heeft een woningcorporatie nodig om het gebouwinformatiemodel te gebruiken tijdens de gebruiksfase van het fysieke gebouw? f) Welke aanpassingen in strategie en organisatie moet een gebouwbeheerder aanbrengen om effectief met gebouwinformatiemodellen om te gaan? Een gebouwinformatiemodel is een informatiebron. Deze bron wordt gevuld tijdens de ontwerp- en realisatiefasen met als doel dat onderdelen op elkaar aansluiten en de partijen elk hun bijdrage zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren en de kwaliteit van het product optimaal is. In de op deze wijze samengestelde (aspect-)modellen is niet per definitie de juiste informatie aanwezig om beheer en onderhoud te kunnen uitvoeren. Als deze gegevens worden gewenst, dan zullen deze als eisen vanuit de opdrachtgever voorafgaande aan de modelleerwerkzaamheden moeten worden meegegeven als specificatie waaraan het gebouwinformatiemodel moet voldoen. Deze specificatie wordt meestal gegeven in een BIM-protocol. Een BIMprotocol bevat nader in te vullen onderdelen, zoals afspraken over tekensoftware, uitwisselformaten, controlemomenten, et cetera en een omschrijving van de informatie die de opdrachtgever in het te maken gebouwinformatiemodel aangebracht wil zien. Een groot gedeelte zal overeenkomen met informatie zoals gewenst in eerdere gebouwinformatiemodellen. Deze informatie zal na oplevering uit het gebouwinformatiemodel worden betrokken en worden gebruikt door de corporatie. Het ontwikkelen van een BIMprotocol is daarom erg belangrijk voor de organisatie en moet goed doordacht gebeuren. Er is eigenlijk geen sprake van een BIMprotocol per project, maar een BIMprotocol per activiteit. Gebouwinformatiemodellen voor beheer door corporaties zullen daarom veel dezelfde soort informatie bevatten. Niet alleen moeten de gebouwinformatiemodellen afgestemd zijn op de vraag, de systemen in de organisatie moeten vervolgens afgestemd zijn op de informatie. De informatie moet aan het gebouwinformatiemodel worden onttrokken en in de organisatie worden verwerkt en bewerkt. De ICTstructuur moet daarvoor geschikt zijn of geschikt worden gemaakt. In hoe meer functies de informatie zal worden gebruikt, hoe geavanceerder het ICTstructuur dient te zijn. Men kan in principe kiezen hoever men daarin wil gaan, maar voor gebruik voor Business Intelligence zal een hoog niveau nodig zijn. De informatie in een gebouwmodel is beschikbaar in bepaalde formaten. Deze zullen hoogstwaarschijnlijk niet aansluiten op de formats van reeds aanwezige software. De gegevens moeten worden overgezet. Hiervoor is een interface nodig. Een alternatief is de informatie over te zetten in een gebruikelijk format, bijvoorbeeld Excel. Dit kan worden gecombineerd met de controle van het gebouwinformatiemodel. Een aantal controlesoftwareprogramma’s is in staat informatie te ordenen en te exporteren. Als er eisen worden gesteld aan de aanwezigheid van informatie in een gebouwinformatiemodel, dan moet bij binnenkomst een controle worden gedaan of er verkregen is wat was gevraagd. Hiervoor is software beschikbaar in verschillende gradatie. Een simpele vorm zijn de vrij verkrijgbare viewerprogramma’s. Hiermee kan het model worden bekeken en kan de inhoud worden geverifieerd. Dat moet de kijker echter geheel zelf doen, er zijn maar zeer beperkte hulpmiddelen in die programmatuur aanwezig. Een andere mogelijkheid is analysesoftware. Die programma’s zijn in staat om informatie te waarderen op basis van controleregels en de informatie kan worden gerangschikt en geëxporteerd. Hier kan een zekere mate van automatisering worden bereikt.


20 november 2015

blad 69

Eindthesis MBA

Men kan overwegen om de controle van de gebouwinformatiemodellen uit te besteden aan externe bedrijven, die hierin zijn gespecialiseerd. Zeker als binnen de eigen organisatie niet regelmatig een controle nodig is kost het controleren dan relatief veel inspanning. De vaardigheid wordt dan nooit goed ontwikkeld of kan niet goed worden bijgehouden. Men kan dan beter het controleren uitbesteden en de benodigde gegevens in het format opvragen waarmee de informatie meteen kan worden ingelezen. De gebouwinformatiemodellen worden in twee formaten aangeboden, te weten het originele formaat en het open uitwisselingsformaat. Deze digitale modellen moeten op elkaar afgestemd blijven en moeten goed worden gearchiveerd. Er moet een beheerproces worden ingericht, die het mogelijk maakt om de data te bewaren en uit te wisselen met externe partners om het up-to-date te houden. Als taken binnen de woningcorporatie zijn beleid, regie, beheer en coördinatie benoemd. Het besluit om met gebouwinformatiemodellen te gaan werken en het beschikbaar stellen van de benodigde omgeving hoort bij het bedrijfsbeleid. Er zullen, zeker in de eerste jaren, een aantal veranderingen plaatsvinden op het gebied van bemensing, competenties en vaardigheden, ICTstructuur en contractvorming. De rol BIMmanager zal bij veel corporaties geen dagtaak zijn, maar moet niet worden onderschat. Er kunnen bij introductie en implementatie onvoorziene complicaties kunnen optreden, die slagvaardig reageren op managementniveau nodig maken. Een belangrijke rol voor woningcorporaties zal de regierol zijn. Er moeten eisen worden geformuleerd, contracten moeten anders worden opgesteld, processen moeten worden beheerst. Naar verwachting is dit een rol, die tot de core-business van woningcorporaties behoort. Nieuwe taken zullen bestaan uit het op verschillende niveau omgaan met data uit gebouwinformatiemodellen. De dataverwerking voor beheer en onderhoudsdoeleinden zullen bij de vastgoedafdeling worden ondergebracht. Hier worden de competenties en vaardigheden van bestaande taken worden uitgebreid Juist voor Business Intelligence moet de data in groter geheel worden verwerkt, geanalyseerd en beoordeeld. Dit is een nieuwe taak. De coördinerende rol is ook een belangrijke rol. De BIMcoördinator is verantwoordelijk voor de toetsing en de verwerking van de gebouwinformatiemodellen in de organisatie. De BIMcoördinator heeft het grootste aandeel in het verankeren van het BIM-proces in de organisatie en organiseert als mede teamspeler de samenwerking tussen de verschillende partijen. In figuur 25 is voor de organisatie van een corporatie aangegeven wat de invloed is van de gegevensstroom, die mede wordt gevoed met behulp van gebouwinformatiemodellen. De woningcorporatie besteedt het ontwerp en de realisatie van nieuw vastgoed uit. De rol die de woningcorporatie heeft, is de rol van opdrachtgever. Het nieuwe vastgoed moet aan zijn doel voldoen. Dat doel met de daarbij horende wensen en eisen wordt door de woningcorporatie vastgelegd in een Programma van Eisen. Eenzelfde geldt echter ook voor het gebouwinformatiemodel. Ook deze heeft een doel, namelijk het aanleveren van gegevens voor de woningcorporatie. Ook voor dit product zal een opdrachtformulering moeten worden verstrekt. Dat wordt in het schema het BIM-Protocol genoemd.


20 november 2015

blad 70

Eindthesis MBA

figuur 25 Datastromen en taken in relatie met gebouwinformatiemodellen

Het gebouwinformatiemodel wordt meegeleverd met de oplevering van het werkelijke gebouw. Net zoals een werkelijk gebouw een opname kent of alles is geleverd naar de vraag, moet ook het gebouwinformatiemodel worden gecontroleerd of alles er in is toegevoegd wat in het BIM-Protocol is gevraagd. Daarna moet de informatie uit het gebouwinformatiemodel worden overgedragen aan het eigen datasysteem. Het zal van de grootte van de woningcorporatie afhangen of ook deze werkzaamheden worden uitbesteed, maar ook bij uitbesteden ligt er een eigen verantwoordelijkheid hoe met de BIM-Protocollen en de gebouwinformatiemodellen wordt omgegaan binnen de organisatie. In het schema is ook aangegeven dat controle van het gebouwinformatiemodel kan leiden tot verbeteringen van het BIM-Protocol. Daarmee is een specifieke taak voor de organisatie zichtbaar geworden: BIM-coördinatie. Het beheren van de gebouwinformatiemodellen zelf is een relatief kleine taak en kan als uitbreiding van de processen van archiefbeheer worden aangebracht in de organisatie. Na de gegevensinput in de database van de corporatie zullen de gegevens op allerlei plaatsen in de organisatie worden gebruikt. De werkzaamheden en taken zullen echter niet veel veranderen. Er zal andere software worden gebruikt (bijvoorbeeld voor het bekijken van de gebouwmodellen), maar het werken met software is een middel en hoort nu ook al tot de werkzaamheden van de medewerkers. Dit wordt niet als een nieuwe taak gezien. De invoering van het werken met gebouwinformatiemodellen zal op zichzelf niet veel invloed hebben op het operationele gedeelte van de corporatie. Veel van de gegevens worden nu op een andere manier al in de organisatie gebruikt. Het werken met gebouwinformatiemodellen betreft dus een verandering van middel, geen inhoudelijke verandering. Het samenstellen van managementinformatie zal ook een nieuwe taak zijn. Er komt veel meer data beschikbaar als er wordt gekozen voor het vastleggen van vastgoed, kosten, huurdersgegevens en mogelijk sociale gegevens. Deze data moet worden gerangschikt en geanalyseerd. Hiervoor bestaat software, maar om deze te kunnen gebruiken zal een medewerker zich hierin moeten verdiepen. Dit gaat wel wat verder dan de constatering dat een softwarepakket moet worden aangeleerd. Er is achterliggende kennis nodig om de juiste analyses te kunnen verkrijgen.


20 november 2015

blad 71

Eindthesis MBA Het gewenste niveau van de Business Intelligence bepaalt welke informatie moet worden verzameld. Er moet daarom een omschrijving worden gemaakt, waarin het niveau van de Business Intelligence wordt vastgelegd en de informatie wordt beschreven die nodig is om het gewenste niveau te bereiken. Ook moet omschreven worden op welke plaats in de organisatie de benodigde informatie moet worden toegevoegd. Er zal een beheerder van dit systeem nodig zijn. Deze beheerder zal ook het beheer van alle data-afspraken krijgen: de BIM-regisseur Op managementniveau zal er een taak ontstaan, omdat het werken met BIM aansturing nodig heeft (beleid/visievorming, taakomschrijvingen, aanpassen processen, opleiding, ICT-middelen): de BIM-manager 7.4.

Eindconclusie

De hoofdvraag van het onderzoek luidt: Op welke manier kan een woningcorporatie informatie uit gebouwinformatiemodellen gebruiken bij het samenstellen van managementinformatie? Gebouwinformatiemodellen dragen bij aan adequaat gegevensbeheer. Als gevolg daarvan is het mogelijk om informatie over al het in beheer zijnde vastgoed samen te stellen. De vastgoedportefeuille kan daardoor beter worden beheerd, waardoor betere analyses en betere besluiten kunnen worden genomen. Gebouwinformatiemodellen dragen bij aan het overzicht over de staat van het vastgoed, de jaarlijkse kosten van verschillend vastgoed en het gebruik van het vastgoed. Deze informatie kan verder worden uitgedetailleerd en kan bij een goede software-infrastructuur realtime worden opgevraagd. Het volledig benutten van deze mogelijkheden is pas mogelijk onder bepaalde voorwaarden. Deze voorwaarden zijn: a) De rol van het management Uit het onderzoek is gebleken dat het werken met gebouwinformatiemodellen op zich geen grote stap voor de organisatie hoeft te zijn. Het optimaal benutten van het werken met gebouwmodellen is echter wel een grote stap. Deze stap moet welbewust worden genomen, omdat een opdrachtgever zelf moet bepalen welke informatie er in een gebouwinformatiemodel aanwezig moet zijn om ermee te kunnen werken. Het werken met gebouwinformatiemodellen heeft ook consequenties voor de ICT-oplossingen. Het gaat nu eenmaal om data, die op een bepaalde manier de organisatie binnenkomt en verwerkt moet worden. De voordelen van een adequate gegevensverwerking zijn echter groot. Het management moet overtuigd zijn van het nut van Bouw Informatie Management. Het invoeren daarvan kan niet zonder visie en beleid. Er moet allereerst een doel voor het gebruik van de gebouwinformatiemodellen worden omschreven. Op basis van het doel kunnen de middelen worden vastgesteld. Als de randvoorwaarden voldoen, kan wel klein worden begonnen met de invoering. Een pilotproject kan heel nuttig zijn. Deze moet echter wel gericht zijn op de eigen organisatie om een goed leereffect te verkrijgen. Bij het opzetten van de documenten kan externe hulp worden gezocht. Het op dit punt samenwerken met andere corporaties kan goede resultaten opleveren, het alleen pionieren lijkt tot op dit moment niet structurele verbeteringen voor de eigen organisatie op te leveren.


20 november 2015

blad 72

Eindthesis MBA Het management moet de motor van de implementatie zijn door het stellen van doelen, het creëren van de juiste omstandigheden en de resultaten regelmatig te bevragen. b) De infrastructuur van de ICT De informatie binnen de gebouwinformatiemodellen moet worden vertaald naar de ‘taal‘ van de eigen software. De informatie vanuit de gebouwmodellen kan op allerlei niveau’s worden gebruikt. Er moet inspanning worden verricht om de gegevens te krijgen op de plaats waar het nodig is. De ICT-structuur zodanig zijn dat de software op elkaar is afgestemd. c) De processen binnen de organisatie De informatie moet niet allen kunnen worden gelezen, maar ook worden gecontroleerd, worden verwerkt en worden bewerkt. Dit zal aanleiding zijn om een aantal processen aan te passen, terwijl er ook nieuwe processen nodig zullen zijn. De processen zullen zich bevinden bij het gegevensbeheer (inhoudelijke verwerking) en bij het procesbeheer (beheer van contracten, bewaking van kwaliteit). d) Competenties van het personeel Van het personeel zullen meer kwaliteiten worden gevraagd. Er zijn andere competenties en vaardigheden nodig. Voor een deel betreft dat uitbreiding van kennis met kennis van dataverwerking en statistiek, voor een ander deel betreft het geheel nieuwe kennis en vaardigheden op het gebied van controle en kwaliteitsbewaking. Er is ook een grotere onderlinge samenwerking nodig om werkzaamheden en gegevensverwerking op elkaar af te stemmen. e) De implementatie De veranderingen zijn groot en betreffen in meer of mindere mate de gehele organisatie. Management en medewerkers moeten de voordelen van het werken met BIM (leren) inzien, anders zal er veel wrijving ontstaan. Er moet een implementatieplan worden opgesteld, dat aandacht geeft aan voorbereiding, scholing, eventuele aanpassing van het ICTsysteem en het moment van invoering. Naar verwachting kan invoering kleinschalig worden ingevoerd, maar vanuit een volledige visie en een uitgewerkt plan. f)

De aanwezigheid van gebouwinformatiemodellen Het werken met gebouwinformatiemodellen blijkt in de bouwwereld in opkomst. Niet elke partij zal daarom in staat zijn gebouwinformatiemodellen te vervaardigen of aan het vervaardigen mee te werken. Er moet gezocht worden naar goede co-makers. Een tweede punt is dat van de bestaande in beheer zijnde gebouwen er geen gebouwinformatiemodellen aanwezig zijn. Voor nieuwe projecten kan aan de partners in het bouwteam worden gevraagd een gebouwinformatiemodel aan te leveren. Ook van verbouwingen kan een gebouwinformatiemodel worden gevraagd. De organisatie moet kunnen omgaan met gebouwbeheer met en zonder de aanwezigheid van gebouwinformatiemodellen. Voor bestaand vastgoed kan het interessant zijn om daarvan speciaal gebouwinformatiemodellen te maken. Een overgangssituatie, zoals hierboven aangegeven, kan hiermee worden voorkomen. Men moet echter een duidelijke afweging maken van het doel en de kosten van het laten maken van deze modellen.


20 november 2015

blad 73

Eindthesis MBA g) De inhoud van de gebouwinformatiemodellen Informatie in de gebouwinformatiemodellen komt niet vanzelf tot stand. Er is (nog) geen standaard waaraan gebouwinformatiemodellen voor gebruik door woningcorporaties moet voldoen. Gebouwinformatiemodellen uit de markt zijn vooral bedoeld voor de ontwerp- en realisatiefase. Er moeten duidelijke eisen worden gesteld aan de gebouwinformatiemodellen om gebruikt te kunnen worden door woningcorporaties. Eisen aan gebouwinformatiemodellen worden verwoord in zogenoemde BIM-protocollen. Een specifiek BIM-protocol; moet nog worden ontwikkeld. Het spaart inspanning en geld als er binnen de branche een gezamenlijk, maar flexibel BIM-protocol wordt ontwikkeld. Dit wordt in de sector erkend. De werkgroep BIM is bezig met het zetten van stappen om BIM-protocollen te ontwikkelen. Uit deze voorwaarden blijkt dat het werken met gebouwinformatiemodellen in alle gevallen leidt tot noodzakelijke grote veranderingen in de organisatie. Daarmee ontstijgen zij het niveau van aanbevelingen. Het toevoegen van Business Intelligence is feitelijk maar een kleine stap na realisatie van deze modernisering. Als al deze zaken goed geregeld zijn, is de invoering van digitale informatiestromen niet anders dan een verbetering van hulpmiddelen. Als er echter ontbrekende schakels zijn, dan zal de invoering van digitale informatiestromen door middel van gebouwinformatiemodellen een onmogelijke taak blijken te zijn.


20 november 2015

blad 74

Eindthesis MBA

8.

Alternatieven In het onderzoek is aangegeven dat er verschillende redenen bestaan om te gaan werken met gebouwinformatiemodellen: • er kunnen uit gebouwinformatiemodellen gegevens worden verkregen, die nuttig zijn voor de eigen processen; • er kunnen gegevens gekoppeld worden, waarmee een vollediger beeld van het beheer en gebruik van het vastgoed kan worden verkregen; • Door de digitale overdracht is de kans op het maken van fouten door het verkeerd overnemen van gegevens kleiner. Er zijn echter ook nadelen: • Een goede invoering onder de voorwaarden, zoals genoemd in hoofdstuk 7 vraagt een hoge investering; • Er moet goede aandacht worden besteed aan de eisen, die men aan gebouwinformatiemodellen moet stellen; • Er zijn mogelijk minder geschikte externe partners te vinden. Niet alleen intern, maar ook extern zullen namelijk andere competenties nodig zijn. De vraag is daarom gerechtvaardigd of er alternatieven zijn in het werken met gebouwinformatiemodellen. In paragraaf 3.1 is al aangegeven dat in de bouwwereld er bedrijven zullen zijn, die niet over zullen gaan tot het werken met gebouwinformatiemodellen. Het is niet gezegd dat deze bedrijven daarmee een lagere kwaliteit van hun producten zullen leveren. Ook in de keuze van de deelnemende corporaties aan de enquête is een scheiding aangebracht. Er is vanuit gegaan dat kleinere woningcorporaties minder budget hebben om te veranderen, maar belangrijker nog: de vastgoedvernieuwing kan zodanig langzaam verlopen, dat dergelijke investeringen niet gerechtvaardigd zijn. De samenhang tussen de vereiste stappen, zoals genoemd in hoofdstuk 7, is echter zo groot dat daarvan geen stappen kunnen worden overgeslagen. De keuze zal daarom toch vrij drastisch zijn: men kiest wel of niet voor het werken met gebouwinformatiemodellen. Ook zonder gebouwinformatiemodellen kan men wel werken met een centrale databank. Deze kan ook gevuld worden op de huidige gebruikelijke manier, namelijk door de gegevens van papieren producten over te nemen in de databank. Ook dan kunnen er locatiegegevens worden gekoppeld met andere data, waardoor wel een efficiëntere Business Intelligence kan worden opgezet. Deze mogelijkheid valt echter buiten de scope van dit onderzoek. Er kunnen dus geen conclusies worden getrokken of onderbouwde aanbevelingen worden gedaan. Een alternatief, waarbij wel met gebouwinformatiemodellen kan worden gewerkt, maar waarbij de investering kan worden gespreid, kan worden gevonden in een stapsgewijze invoering. Deze mogelijkheid is ook niet nader onderzocht.


20 november 2015

blad 75

Eindthesis MBA

9.

Aanbevelingen 9.1.

Gezamenlijk Protocol

Alle bronnen in het onderzoek hebben aangegeven dat samenwerking op het gebied van afspraken voor het werken met gebouwinformatiemodellen (Protocol) een goed idee zou zijn. Zowel het ontwikkelen als het beheren van Protocollen zou efficiënter verlopen en er zou een grotere eenheid ontstaan. Er wordt aanbevolen te bezien op welke manier een platform op branche-niveau zou kunnen functioneren. 9.2.

Onderzoek naar niveau van informatie in een gebouwinformatiemodel

Het doorgeven van gebouwinformatie via digitale modellen lijkt een ideale manier om te communiceren tussen betrokkenen. Een logische gedachte is om dan zoveel mogelijk informatie over te dragen via deze modellen. Technisch gesproken is er al een beperking aan deze gedachte gesteld: de modellen worden erg bewerkelijk en krijgen een grote omvang, waardoor zij trager reageren tijdens het bewerken. In dit onderzoek is gebleken dat een gebouwinformatiemodel voor een woningcorporatie een inputproduct is. Er kan nauwkeurig worden aangegeven welke informatie daadwerkelijk nodig is uit het gebouwinformatiemodel. Dit is echter nog nooit onderzocht. Sommige mensen denken dat het goed te voorspellen is vanuit logica (Arjan van Dijk), anderen denken dat dit vanzelf zal blijken vanuit de gedachte dat je met weinig gegevens moet beginnen (Willem Pel) en dat de groei vanzelf beperkt zal worden tijdens de verdere ontwikkeling van het werken met gebouwinformatiemodellen. Naar mijn mening is een onderzoek gewenst om op tijd logisch over de gewenste inhoud over na te denken. Het laten groeien van informatie in de praktijk zal inhouden dat er in de ontwikkelingsperiode gebouwinformatiemodellen zullen ontstaan met een voor de toekomst te beperkte hoeveelheid, beperkte kwaliteit of ontbrekende soort informatie. Wanneer vooraf een onderzoek wordt gedaan, zal de kans op onvolledige modellen afnemen en daarmee de ontwikkelings-/ervaringsperiode verkorten. Dit onderwerk valt buiten de scope van dit onderzoek. Het is daarom een aanbeveling om nader onderzoek te verrichten naar het niveau van informatie in een gebouwinformatiemodel voor gebruik binnen een woningcorporatie. 9.3.

Controle vastgoedgegevens

In het onderzoek is gebleken dat er bij veel corporaties geen betrouwbaarheidscontrole op de vastgoedgegevens wordt uitgevoerd. Zodra de organisatie meer met digitale gegevens gaat werken, moet worden zeker gesteld dat deze gegevens betrouwbaar zijn. Bij het werken met gebouwinformatiemodellen kan deze slag worden gemaakt bij de entreecontrole, waarbij de gebouwinformatiemodellen met behulp van controleprogrammatuur (bij voorkeur clashsoftware) worden gecontroleerd. Voor andere databases geldt ook dat de kwaliteit van de gegevens moet worden zeker gesteld. Het verdient aanbeveling om niet alleen het werken met gebouwinformatiemodellen in de bedrijfsprocedures op te nemen, maar breder het werken met digitale gegevens in de organisatie te borgen.


20 november 2015

blad 76

Eindthesis MBA

10.

Geraadpleegde Geraadpleegde literatuur literatuur •

Abcouwer, T., Gels, H. &Truijens, J (2006), Informatiemanagement en beleid, Den Haag, Academic Service

•

Atkinson, A.A. et al (2011), Managementaccounting, Amsterdam, Pearson Education;

•

Bloem, J. & Roosendaal, R. (1999), Projecten in Control), Deventer, Wolters Kluwer;

•

Boer, T.W. de (2007), Projectmanagement,

•

Boonstra, A, (2010), ICT, mensen en organisaties, Amsterdam, Pearson Education;

•

Bos, J. & Harting, E. (2006), Projectmatig creëren 2.0, Schiedam, Scriptum;

•

Bosch, A.M.J.M., (2014), Beheren van Bouwwerken met BIM, Technische Universiteit Delft;

•

Breukink, V. et al (2015), ‘Regie over informatie’, Aedes, Den Haag

•

Bruins, R. & Pinkster, B. (2007), Informatiemanagement, Amsterdam, Pearson Education

•

Burgelman, R.A., Christensen, C.M. & Wheelwright (2009), Strategic Management of Technology and Innovation, New York, McGraw-Hill;

•

Cameron, K.S. & R.E. Quinn (2011), Onderzoeken en veranderen van organisatiestructuur , Academic Service, Den Haag

•

Chao-Duivis, M.A.B. (2012) Het bouwteam model: een studie naar de juridische vormgeving en het functioneren in de praktijk, Den Haag, Instituut voor Bouwrecht;

•

Cremers, R.C.J., Kuijpers, P.S.P. & Mooiman-Salvini, M.A.W. (2006), UAVgc in de B&U, Stichting STABU;

•

Dam, M. van (2009),Organisatie en management, Groningen/Houten, Noordhoff Uitgevers.

•

Davenport, T. H. & Prusak, L. (1998) Kennismanagement in de praktijk, Contact, Amsterdam.

•

Dijk, A van (2012), CORA: de referentiearchitectuur voor Nederlandse woningcorporaties, versie 3.0, NetwIT

•

Dijk, G. van, et al (2002), De woningcorporatie als moderne maatschappelijke onderneming, Assen, Van Gorcum

•

Dijk, R. van, Moll, R. van, et al (2014), Handboek woningcorporaties 2013, Rotterdam, Deloitte;

•

Eschbach, W.J. (2014), Het berekenen van een energieprestatie uit een gebouwinformatiemodel, Tech for Future, Zwolle;

•

Grit, R. (2008), Informatiemanagement, Noordhoff, Groningen;

•

Grit, R. (2015), Projectmanagement, Noordhoff, Groningen;


20 november 2015

blad 77

Eindthesis MBA

•

Haynes, P. & Nunnington, N. (2010), Corporate Real Estate Assetmanagement, Taylor & Amp; Francis Ltd

•

Hardjono, T.W. & R.J.M. Bakker (2011), Management van processen, Kluwer, Deventer;

•

Hoppf, B. (2014), presentatie op BIMpraktijkdag ‘Gezondheidscentrum Asperen’, Bloeii

•

ISSO publicatie 109 (2013) Starten met een BIM, Delft, ISSO;

•

Kerklaan, L.A.F.M. (2009), De cockpit van de organisatie, Deventer, Kluwer

•

Koot, W. van der (2012), De inbedding van Bouw Informatie Modellen (BIM) in Nederlandse contracten, Open Universiteit Nederland, faculteit Rechtswetenschappen;

•

Keuning, D. en D.J. Eppink, (2004) Management & organisatie, Groningen, Wolters-Noordhoff Mintzberg, H., (2013), Organisatiestructuren, Amsterdam, Pearson Education;

•

Lei, T. van der, Herder, P. & Winia, Y. (2012), Assetmanagement, Springer, Dordrecht

•

Maes, R. (2003), Informatiemanagement in kaart gebracht, Amsterdam, Universiteit van Amsterdam

•

Mintzberg, H. (2013), Organisatie-structuren, Pearson Benelux, Amsterdam

•

Prins, M., Heintz, J.L. &Vercouteren, J. (…), Ontwerpmanagement, Technische Universiteit Delft;

•

Rijksgebouwendienst (2013), RVBBIMnorm v1.1, Den Haag, Rijksgebouwendienst;

•

Saunders, M., Lewis, P. &Thornhill, A. (2009), Methoden en technieken van onderzoek, Amsterdam, Pearson Education.

•

Schaap, H.A., Bouwman, J.W. (2006), Toekomst voor het bouwproces, Gouda, CUR;

•

Schipper, R. & Silvius, G. (2014), Duurzaam projectmanagement, Zaltbommel, Van Haren Publishing;

•

Schokkin, W. (2009), Beter voorbereid door BIM, Universiteit Twente, Civil Engineering and Management;

•

Sterkenburg, J. et al (2012), BIM in BBE, Hoger Onderwijsgroep;

•

Seijner, M. (2007) De competente projectleider, Groningen, Noordhoff;

•

Spekkink, D. (2012), Detailniveau BIM per fase, www.hetnationaalbimplatform.nl;

•

Spekkink, D. (2013), Model BIM-protocol 2.0, www.pioneering.nl;

•

Straatman, J., Pel, W. & Hendriks, H. (2012), Aan de slag met BIM; gewoon doen!, Stichting RR Bouw;

•

Schop, J.P. (2013), “Adoptie van BIM zet verder door”, presentatie BIM praktijkdag 2014, USP Marketing Consultancy


20 november 2015

blad 78

Eindthesis MBA

•

Tiggelaar, B. & Aerts, J., (2012), MBA in één dag, Soest, Tyler Roland Press;

•

Turner, S. (2011), Het zwarte boekje voor managers, Culemborg, Van Duuren Management;

•

Zethof, W., R. van de Hesseweg en M. Koeldiep. “Informatievoorziening afgestemd op business strategie”. Banking Review, Nr. 18, april 2007.

Quote’s “Als je je eigen succes wilt beïnvloeden, moet je wel de goede vragen stellen” (Willem Pel in interview, 21 04-2015) “Maak je geen illusies, maar blijf optimistisch” (Arjan van Dijk in interview, 24-04-2015) “Als je een schip wilt bouwen, trommel dan geen mensen bij elkaar om voor hout te zorgen, orders te geven en het werk in te delen, maar roep in hen het verlangen wakker naar de uitgestrekte, eindeloze zee” (Antoine de Saint-Exupéry)


20 november 2015

blad 79

Eind n thes e is MBA Eindthesis MBA publicatieversie 20 november 2015

Recommend Documents