Efficiënt werken
met de hulp van Ricoh
Whitepaper MKB servicedesk Sponsored by Ricoh
Inhoudsopgave In dit whitepaper: Inleiding
3
Persoonlijke effectiviteit
4
Efficiënt communiceren
7
Efficiënt organiseren
10
2
Inleiding
Het maximale resultaat halen uit je inspanningen, dat wil iedereen. Zeker als het om je bedrijfsvoering gaat. Efficiënt werken begint bij jezelf. Daarna moet je het zien te vertalen naar je organisatie. Efficiënt communiceren en organiseren zijn hierbij heel belangrijk. In dit whitepaper maken we je bewust van de kansen die er liggen en geven we je praktische tips om ze te benutten.
3
Persoonlijke effectiviteit
Ook al leef je misschien niet om te werken, zonder energie op kantoor zitten is ook niets. Hoe kun je je dagen zo inrichten dat het je werk ten goede komt, zonder de balans met je privéleven te verliezen? En hoe kun je collega’s en werknemers stimuleren hetzelfde te doen?
Sta jij iedere ochtend te springen naast je bed; klaar om alles uit de dag te halen? Of moet je op gang komen en ben je pas op dreef rond 17.00 uur, terwijl het kantoor alweer leegstroomt? In vacatures vind je steeds vaker de eis: ‘geen negen tot vijf-mentaliteit’. Vaak een nietszeggend zinnetje, want in de praktijk zijn de standaard kantoortijden nog altijd van kracht. Toch is een langzame verandering zichtbaar, waarbij het patroon van negen tot vijf inmiddels iets verbreed is in Nederland.
In Nederland mogen we overigens niet klagen, als het gaat om werkethiek. Nederlandse medewerkers starten gemiddeld op kantoor om 08:04 uur. Dat is negen minuten eerder dan het wereldwijde gemiddelde. Nederlanders verlaten de werkvloer om 17:04 uur, maar werken dan bijna nog een uur door op een andere locatie. Dit extra werken wordt erkend door de leidinggevenden: bijna driekwart (73 procent) gaat ervan uit dat medewerkers buiten de standaard werktijden ook nog werk verrichten.
Eerste stap: algemene mentaliteit Uit onderzoek (Mozy, 2012) blijkt dat tweederde van de leidinggevenden in Nederland het niet erg vindt als mede werkers later op kantoor verschijnen. Ze gaan er vanuit dat werknemers vanuit huis of onderweg al begonnen zijn met hun werk. Het is een eerste stap in het tijdperk van mobiel werken.
Sporten in de tijd van de baas? Bekijk hier de video van MKB Servicedesk over de werkprivébalans van ondernemer Arjen van Ruiten. Tweede stap: bioritme De mentaliteit van werkend Nederland is dus al aan het veranderen, maar werken we ook efficiënter? De ene werknemer presteert uitstekend tussen negen en vijf, maar de ander komt ‘s avonds pas het beste tot zijn recht.
Tip Wat zijn jouw piekmomenten van de dag? Test je bioritme (bijvoorbeeld via Psychologiemagazine.nl) en benut je biologische klok optimaal.
4
Vermoeidheid en gebrek aan energie zijn belangrijke tijdverslinders binnen een organisatie. Als je moe of duf bent, kost alles immers meer tijd. Het loont om je eens te verdiepen in je bioritme of innerlijke klok. En wat voor jou geldt, geldt natuurlijk ook voor de rest van je organisatie. Iedereen heeft een interne biologische klok met zogeheten ‘circadiaanse ritmes’. Deze klok heeft invloed op een aantal lichaamsfuncties en ook op je gedrag. Hartritme en bloeddruk vertonen in het algemeen een piek aan het eind van de ochtend of het begin van de middag en zijn het laagst tussen 2.00 en 4.00 uur in de nacht. Ook de lichaams temperatuur varieert met ongeveer 0,5 graden celsius per dag; hij is ‘s morgens vroeg het laagst en laat in de middag het hoogst. De geestelijke en fysieke alertheid stijgt normaal tijdens de ochtenduren en kent een inzinking aan het begin van de middag. Iemand die rond 7.00 uur opstaat heeft tussen 11.00 en 13.00 uur de meest productieve uren. Daarna zak je even in en tussen 16.00 en 18.00 uur stijgt de alertheid weer. Dit heeft te maken met de afscheiding van bepaalde hormonen gedurende de dag.
Weten op welke uren je het meest helder en productief bent, kan veel tijdwinst opleveren. Benut je persoonlijke klok Ook individueel zijn er grote verschillen als het gaat om je biologische klok. Ongeveer 10 tot 15 procent van de bevolking is een uitgesproken ochtend- of avondmens. Ochtendmensen bereiken ongeveer één uur vroeger hun hoogste lichaamstemperatuur dan avondmensen. Ook ben je als ochtendmens vroeger alert dan avondmensen. Bij beide types kan een toename van stress worden gemeten als ze op het voor hen verkeerde tijdstip moeten presteren. Weten op welke uren je het meest helder en productief bent, kan veel tijdwinst opleveren. Mensen die ‘s ochtends enthousiast uit bed springen, zullen veel en efficiënt werk verzetten in de vroege ochtend. Ben je een uitgesproken avondmens, doe dan zo mogelijk ‘s avonds het werk waarvoor je helder en geconcentreerd moet zijn. Natuurlijk is niet iedereen vrij om zijn eigen werktijden te bepalen, maar als je die mogelijkheid wel hebt, benut die dan. Of je nu een ochtend- of een avondmens bent, je energiepeil en prestatieniveau zullen de hele dag schommelen. Houd het bijvoorbeeld eens een tijdje bij, zodat je beter weet wanneer je optimaal functioneert en wanneer het wat minder gaat. Daar kun je bij je dagplanning rekening mee houden: moeilijke taken doe je wanneer je je het energiekst voelt. Ben je moe en voel je je sloom en suf, dan reserveer je die tijd voor gemakkelijke routinetaken.
Tip De gemiddelde mens is op zijn scherpst rond 12.00 uur. Wil je efficiënt werken, benut dan die tijd en ga bijvoorbeeld pas lunchen rond 14.00 uur.
5
Eten, slapen, bewegen Regelmatig bijtanken is een must als je efficiënt wil werken. Genoeg slapen, gezond eten en regelmatig bewegen zorgen voor lichamelijke en geestelijke energie. Maar ook regelmatig pauzes nemen draagt bij aan het energie niveau. Het lijkt misschien slimmer om bij grote drukte uren achter elkaar door te werken, maar een paar keer per dag ontspannen zorgt ervoor dat je uiteindelijk meer werk kunt verzetten.
Tip Ben je druk? Neem een pauze!
Wat voor lunch je eet, kan een groot verschil maken voor het verloop van je dag. Een slechte lunch leidt hoogstwaarschijnlijk tot een moeizame middag, omdat je je suf voelt en sneller afgeleid bent. Met een goede lunch ben je weer opgeladen, in balans en klaar om door te stomen. Volgens de Wereldgezondheidsorganisatie kan het juiste voedingspatroon de productiviteit met 20 procent(!) verhogen. Bereken wat dit voor jouw organisatie betekent en je zult anders tegen voeding aan gaan kijken.
Tip Schep een luchtje. Tussen het werken door een frisse neus halen helpt tegen vermoeidheid.
Het juiste voedingspatroon verhoogt je productiviteit met 20 procent.
“Ritme geeft rust. De oude gedachte van rust, reinheid en regelmaat is niet zo gek. Als jij ‘s ochtends
Een zware lunch met veel koolhydraten, zoals brood, wordt gewoonlijk gevolgd door een daling in productiviteit, omdat het veel energie kost om deze lunch te verteren. Toch moet je geen maaltijd overslaan. Doe je dat, dan zakt de bloedsuikerspiegel en daarmee je aandacht tot nul. Als je tussen de maaltijd liggende periodes opvult met zoetigheid en koffie gaat je stemming als een jojo op en neer. Deze stoffen verstoren het effect van je biologische ritme en hebben slechts zeer tijdelijk een positieve uitwerking op je productiviteit.
weet wanneer je opstaat, eet en je wast, geeft dat rust. Trek dit door naar je werk. Gebruik bijvoorbeeld een vast stramien: in de ochtend een vergadering, daarna je e-mail verwerken, daarna lunchen, etc. Zit je in een ritme, dan doe je het op een gegeven moment met je ogen dicht en heb je meer energie over om de hele dag efficiënt te werken.” Annemiek Tigchelaar, adviseur TopOrde
Tip Stimuleer ook je werknemers gezond te lunchen om de productiviteit hoog te houden. Voorzie ze hierin en vertel ze over het belang van een gezonde lunch op de juiste tijd.
6
Efficiënt communiceren
Een goede organisatie drijft op goede communicatie. Haperende communicatie is de grootste bron van inefficiëntie. Hier is dus veel te winnen. Zorg dat je voorziet in de juiste communicatiemiddelen en gerichte instructies, waardoor je werknemers met elkaar en met klanten en leveranciers in contact staan.
Tijdsbesparing • Routinetaken verlopen automatisch en versneld. • Eén druk op de knop vervangt een hele reeks handelingen.
Geef je je werknemer de vrijheid zelf te bepalen waar en wanneer er gewerkt wordt, dan is goede communicatie helemaal van levensbelang. Technologie en innovatie Wees niet bang voor verandering. Innovatieve communicatiemiddelen vereenvoudigen werkprocessen, vergroten mobiliteit en verbeteren de bereikbaarheid van organisaties. Het kan je organisatie veel efficiënter maken.
Kostenbesparing • De productiviteit van de medewerkers stijgt. • Onnodige fouten worden voorkomen. Hogere efficiëntie • Veel handmatige handelingen maken plaats voor automatische processen. • Minder handelingen verkleint de kans op fouten aan zienlijk.
Tip Automatiseer je processen. Gebruik ‘slimme’ apparatuur en verhoog je efficiëntie.
Slimme communicatie Denk bij communicatie niet alleen aan contact leggen met personen. Ook over de communicatie tussen lokale en externe apparaten kun je nadenken. Ook hier is een effectiviteitsslag te maken. In je netwerk, maar ook in je hardware. Denk aan je computers en harde schijven, maar ook bijvoorbeeld aan ‘slimme’ printers, scanners, PINautomaten, alarmsystemen, beveiligingscamera’s en andere apparaten. Door de nieuwste toepassingen en technologie kunnen deze apparaten je organisatie veel opleveren, namelijk:
7
Draadloos Denk ook aan het verbeteren van je netwerken. En natuurlijk het liefst draadloos. WiFi is in de privésfeer en in de publieke sector al volledig geïntegreerd. Toch is de kans groot dat jij nog regelmatig struikelt over de wirwar aan kabels op je kantoor. WiFi is tegenwoordig net zo betrouwbaar als een vaste verbinding. Zeker als je niet constant grote bestanden aan het up- en downloaden bent is WiFi een ideale oplossing. Je kunt je laptop overal neerzetten, maar ook de communicatie met andere apparaten, zoals printers, scanners, pinautomaten, camera’s, alarmsystemen, etc. gaat door ‘de lucht’.
“Ook bestanden in de cloud opslaan heeft geen zin als je geen eenduidige structuur hebt in je organisatie en bestanden door werknemers op verschillende plaatsen worden opgeslagen.” Annemiek Tigchelaar, adviseur TopOrde
Ook in Nederland zijn nog lang niet alle organisaties over op cloud computing. Eind 2012 werkte slechts 23 procent van de mkb-ondernemers in de cloud (Keala/MKBNederland). Onbekendheid en scepsis zijn de belangrijkste struikelblokken voor kleine ondernemers. Terwijl onlinewerken in de cloud juist voor mkb-bedrijven interessant is, omdat zij daarmee eenvoudig en relatief goedkoop over moderne technologie kunnen beschikken, die voorheen alleen voor grote bedrijven beschikbaar was. Een belangrijk voordeel van software uit de cloud is dat de gebruiker bronnen efficiënter kan inzetten, documenten en informatie makkelijker en plaatsonafhankelijk kan delen en daarmee slimmer kan werken. Het scheelt organisaties niet alleen tijd, maar ook geld. Denk bijvoorbeeld aan servercapaciteit en systeembeheer-kosten. Daarnaast is het aanbod vanuit de cloud veel diverser, de concurrentie groter en zijn de bedrijfsspecifieke mogelijkheden breder. Toch is het zaak een cloud-dienst eerst goed onder de loep te nemen (zie deze link) en afspraken goed vast te leggen voor je met een cloud-aanbieder in zee gaat.
Communiceren en bestanden delen via de cloud vergroot de effectiviteit van je organisatie. Benut de cloud Gebruik niet alleen ‘de lucht’ in je eigen bedrijfsgebouw, maar ga een stapje verder en gebruik ‘de cloud’. Weet jij precies wat cloud computing is? Zo vanzelfsprekend is dat nog niet. Maar liefst 51 procent van de Amerikanen denkt bijvoorbeeld dat stormachtig weer effect heeft op cloud computing (Citrix, 2012) en 95 procent heeft wel eens van de cloud gebruik gemaakt zonder het te beseffen. Eigenlijk is alles wat online beschikbaar is, zonder het te downloaden, een cloud-dienst. Denk aan een YouTube -filmpje of een bestand dat je opent vanuit Gmail of Hotmail. De cloud biedt organisaties vele mogelijkheden. Zeker als je op afstand wil samenwerken is cloudcomputing een uitkomst. Communiceren en bestanden delen via de cloud kan de effectiviteit van je organisatie enorm verbeteren. En dan hebben we het nog niet eens over data-opslag.
“Cloud computing is uitermate geschikt voor kleine organisaties. Werken in de cloud is ideaal. Ik kan overal bij, het werkt sneller en ik bespaar er ook nog eens geld mee.” Ruud Thoomes, eigenaar van Altho Handelsonderneming BV
8
Tip Wat kun jij met cloud computing? Download hier een gratis whitepaper over de voordelen van cloud computing.
Tip Is cloud computing veilig? Loop geen risico. Lees het artikel op MKBservicedesk.nl
“Een webinar is de perfecte tool om potentiële klanten enthousiast te maken voor je producten en diensten. Het is veel voordeliger dan het
Communiceer online Een belangrijke exponent van cloud computing is online communicatie. Natuurlijk heb je wel eens gehoord van Skype, waarmee je online kunt bellen en vergaderen (videoconferencing), maar denk ook aan volledige cloud -based-oplossingen, zoals Microsoft Lync en Google Hangout. Deze diensten worden steeds beter en zijn inmiddels gewoontegoed binnen veel bedrijven. Je kunt eenvoudig, met een druk op de knop ‘beeldbellen’ met een klant of collega, maar ook met meerdere personen vergaderen, waarbij je presentaties en documenten kunt delen en deze tegelijkertijd kunt aanpassen. Deze online tools kunnen je organisatie veel effectiever maken. Denk aan besparing van reistijd, reiskosten en telefoonkosten.
organiseren van een seminar, een congres of een ander event.” Robert Mares, mobiliteitsmanager en webinar-expert
Je kunt videoconferencing ook gebruiken als marketingmiddel of extra dienst naar je klanten. Dit kun je doen in de vorm van een webinar (online seminar). Dit is een live uitzending via internet, waarin je bijvoorbeeld een presentatie kunt geven of interviews kunt houden met specialisten (op afstand). Kijkers van het webinar kunnen vragen stellen, die live beantwoord worden, en deelnemen aan poll-vragen. De mogelijkheden van een webinar worden steeds breder. Het is een makkelijk middel om een boodschap over te brengen aan je doelgroep. Je kunt een webinar overal ter wereld organiseren waar internet is en je kunt eenvoudig en goedkoop je kennis delen met grote groepen (tot duizend deelnemers). Met een webinar laat je de wereld zien dat je expert bent op jouw vakgebied. Bereid je daarom goed voor op de presentatie. En, ook handig, je kunt het webinar opnemen en de opnames online beschikbaar stellen.
Tip Lees meer over effectiever vergaderen op Ricohblog.nl.
Tip Meer weten over videoconferencing en webinars? Lees hier de whitepaper over online communicatie.
9
Efficiënt organiseren Een goede organisatie kan de efficiëntie van je bedrijf enorm bevorderen. Zorg dat je werkprocessen zo zijn ingericht dat ze goed op elkaar zijn afgestemd, begrijpelijk zijn en aansluiten bij je medewerker en de huidige tijdsgeest van digitaal en flexibel werken.
“Als je geen orde hebt in je taken, dan werk je
Het belangrijkste doel van werkgevers die werknemers de vrijheid geven in het bepalen van werklocatie, technologie (BYOD) en werktijd is hen stimuleren, enthousiasmeren en inspireren zich nog beter in te zetten voor de organisatie. Werknemers zullen zich nooit meer loonslaven voelen, maar vormen het kloppende hart van je bedrijf. Verantwoordelijkheid is creativiteit en creativiteit leidt tot goede ideeën. Goede ideeën leiden vervolgens weer tot winst. Flexibel werken zorgt er in de meeste gevallen dus voor dat je meer uit je werknemers haalt. En zo maak je je organisatie efficiënter.
niet effectief. Je kunt dan wel plannen maken, maar als je niet weet wat en hoe en wanneer, zijn je plannen gedoemd om te mislukken. Veel bedrijven werken reactief, in de waan van de dag. Wil je grip op je zaken, dan dien je te weten wat je precies moet doen en hoe. Eerst orde brengen in je werkzaamheden is de basis.” Annemiek Tigchelaar, adviseur TopOrde
Flexibel werken werkt Het Nieuwe Werken, mobiel werken of flexibel werken. Welke naam je het ook geeft, deze transitie van het leefritme van bedrijven en werknemers heeft effect op je organisatie.
“Afspraken vastleggen gebeurt gelukkig steeds vaker binnen organisaties. Denk bijvoorbeeld aan een e-mailprotocol of een Twitter-protocol. Hoe ga je als bedrijf om met het versturen van e-mail
Mobiele technologie, waaronder smartphone-apps en cloud-diensten, stellen jou als leidinggevende in staat flexibel om te gaan met werktijden. Het eerder genoemde onderzoek (Mozy, 2012) toont aan dat veel leidinggevenden hun medewerkers willen ondersteunen in flexibele werktijden en thuiswerken. 82 procent van de leiding gevenden faciliteert e-mailgebruik thuis; 58 procent maakt het mogelijk dat medewerkers vanuit huis toegang hebben tot het bedrijfsnetwerk en -applicaties. Bedrijven zien de voordelen van flexibel werken, omdat werknemers dan ook buiten kantoortijden bereikbaar zijn en bereid zijn te communiceren.
of hoe ga je om met Twitter? Het is goed dit vast te leggen. Het geeft je werknemers duidelijkheid.” Annemiek Tigchelaar, adviseur TopOrde
Inspiratie Verbeter je processen, werk efficiënter. Hoe? Bekijk hier het filmpje van Ricoh.
10
Zorgen dat je werknemers toegang hebben tot de juiste informatie op het juiste moment en in de juiste vorm is van levensbelang voor je organisatie. Denk goed na over de behoeften van je werknemers en leer ze efficiënter te werken en de lange termijn-voordelen van papierloos werken in te zien. Stel richtlijnen op, voorzie ze eventueel van tablets en slimme scanners en train ze in het effectieve gebruik ervan.
Tip Creëer in je organisatie de ruimte voor vrijheid. Vrijheid voor goede ideeën.
“Hoe je ordelijk kunt werken verschilt per organisatie, afdeling of zelfs per werknemer. Voor de een werkt een mappenstructuur in je inbox heel goed, terwijl het voor de ander juist meer tijd
“Bij veel organisaties werkt een rigoureuze
kost om hiermee te werken.”
omslag. Onlangs deed ik mee aan een papier-op-
Annemiek Tigchelaar, adviseur TopOrde
ruimdag bij een bedrijf. We haalden al het papier weg en lieten de werknemers wennen aan een papierloze omgeving. Sindsdien wordt er een stuk
Papierloos Een belangrijk element in de organisatie van tegenwoordig is de overgang van papier naar digitaal. De hoeveelheid digitale informatie blijft groeien. Omstreeks 2020 zal er dertig keer zoveel digitale informatie zijn als nu. Klanten, werknemers, leveranciers, partners; iedereen gaat over op digitaal. Zorg dat je dit op tijd en effectief doorvoert in je organisatie.
minder papier gebruikt en een aantal werknemers werkt nu volledig zonder papier. Vastgeroest gedrag veranderen kan dus wel.” Annemiek Tigchelaar, adviseur TopOrd
11
Zo kost het digitaliseren van je administratie slechts een fractie van de tijd, die je er vroeger voor nodig had. Als je documenten eenmaal digitaal beschikbaar zijn kun je ze makkelijker en sneller op de juiste plaats krijgen én, als ze in de cloud staan, heb je overal toegang tot je bedrijfs administratie. Koppel je dit aan andere (cloud)software-oplossingen, zoals cashflow- en betalingsprogramma’s, dan ben je volledig digitaal en heb je je volledige kantoor altijd en overal binnen handbereik.
Tip - Gebruik tablets Werkt je organisatie veel met papier? Schakel over op tablets. Dit kan op den duur flink wat tijd en kosten besparen. Bekijk hier het filmpje waarin specialist Martijn Aslander enthousiast de voordelen van de tablet bespreekt.
Digitaliseren Het omzetten van je papieren administratie naar een digitale (online) database is voor veel bedrijven een struikelblok. Je moet er geld en tijd in investeren. De oplossingen op dit gebied worden steeds beter. Je hebt tegenwoordig alleen een scanner nodig die is aangesloten op je (draadloze) netwerk. Je hoeft maar één fysieke handeling te doen; het invoeren van het te scannen document. Vervolgens wordt het document (eventueel met meerdere pagina’s) gescand, opgeslagen en verzonden naar de juiste locatie. De route die de documenten moeten volgen, is voorgeprogrammeerd en verloopt direct vanuit je MFP (multifunctionele printer/copier/scanner/fax) volledig automatisch. Er komt geen PC meer aan te pas.
“Het werkt zoveel sneller en makkelijker als je overal toegang hebt tot je digitale bedrijfsdata. Als ik bij klanten op bezoek ben, bijvoorbeeld, kan ik tijdens een gesprek de inkoophistorie erbij pakken, de prijsafspraken van vorige orders terughalen en de betalingsgeschiedenis inzien. Ideaal.” Ruud Thoomes, eigenaar van Altho Handelsonderneming BV
Tip Digitaliseren: hoe doe je dat? Lees de do’s en don’ts van digitaliseren op Ricohblog.nl.
12
Over Ricoh
Ricoh is de expert op het gebied van documentmanagement en IT. We opereren in meer dan 70 landen en bieden onze klanten - naast hoogwaardige apparatuur zoals multifunctionals en printers - innovatieve oplossingen die onoverzichtelijke informatiestromen binnen organisaties transformeert tot efficiënte, duurzame processen.
Wereldwijd is Ricoh marktleider in duurzame document oplossingen. Dit komt doordat we vanaf het begin van de verandering al een sleutelrol hebben gehad bij de snelle ontwikkeling van de wereldwijde kantoorautomatisering. Door altijd up-to-date te blijven hebben we onze expertise in documentbeheer, production printing, kantooroplossingen en IT-services kunnen opbouwen en uitbreiden. Dat doen we ook nu nog, met kantoren in meer dan 200 landen.
De oplossingen van Ricoh zorgen ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment en in de juiste vorm beschikbaar is voor onze klanten. Zo kunnen zij hun manier van werken stroomlijnen en de kennis binnen hun organisatie effectiever delen. Omdat we ook nog eens over één van de grootste sales- en servicenetwerken in de branche beschikken, is onze kennis en kunde altijd dichtbij. In Nederland werken zo’n 1.300 medewerkers, ons hoofdkantoor is centraal gevestigd in ’s-Hertogenbosch.
Binnen Ricoh vormen mensen de belangrijkste succesfactor. Zij weten door gebruik te maken van de collectieve verbeeldingskracht van medewerkers, organisaties en de manier waarop ze werken te optimaliseren. Onze lijfspreuk is niet voor niets imagine. change.
13
www.ricoh.nl 14
