Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen

Invloed op het beleid t.a.v. bewaren, vernietigen en openbaarheid

Jan A.G. Drapers

juli 2011

2



Invloed op het beleid t.a.v. bewaren, vernietigen en openbaarheid

Masterscriptie Student:

Jan A.G. Drapers

Studentnr.: 0591122 Emailadres:

Scriptiebegeleider: Mr. Dr. J.C.J. Dute

juli 2011

Masterscriptie Jan A.G. Drapers, studentnr.: 0591122

Inhoudsopgave _Toc298194497 Lijst van gebruikte afkortingen.................................................................... 4 Inleiding .................................................................................................. 5 Hoofdstuk 1 De bewaartermijn van het medisch dossier in algemene ziekenhuizen…… ..................................................................................... 7 1.1

Inleiding ....................................................................................... 7

1.2

Medische gegevens ........................................................................ 7

1.3

De WBP ........................................................................................ 8

1.4

De WGBO ..................................................................................... 9

1.5

Voorstellen voor verlenging van de bewaartermijn ............................ 11

1.6

Bewaartermijn in bijzondere situaties.............................................. 12

1.7

Conclusie .................................................................................... 13

Hoofdstuk 2

De Archiefwet ................................................................... 15

2.1

Inleiding ..................................................................................... 15

2.2

Geschiedenis ............................................................................... 15

2.3

Doel ........................................................................................... 16

2.4

Systeem van de wet ..................................................................... 16

2.5

Regels van toepassing op de academische ziekenhuizen .................... 18

2.6

Conclusie .................................................................................... 19

Hoofdstuk 3 Verschillen in verwerking van het medisch dossier tussen algemene ziekenhuizen en academische ziekenhuizen ten gevolge van de Archiefwet………. ................................................................................... 22 3.1

Inleiding ..................................................................................... 22

3.2

Bewaartermijn ............................................................................. 22

3.3

Vernietiging ................................................................................ 23

3.4

Openbaarheid.............................................................................. 24

3.5

Conclusie .................................................................................... 27

Hoofdstuk 4

Beschouwing geconstateerde verschillen .............................. 28

4.1

Doelstellingen.............................................................................. 28

4.2

Overheidshandelen....................................................................... 30

4.3

Bewaartermijn en vernietiging ....................................................... 30

4.4

Openbaarheid.............................................................................. 31

Hoofdstuk 5

Conclusies en aanbevelingen .............................................. 31

3

4

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen Literatuurlijst ......................................................................................... 33

Lijst van gebruikte afkortingen AMC

Academisch medisch centrum

Aw

Archiefwet

AWB

Algemene wet bestuursrecht

BOPZ

Bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen

BW

Burgerlijk wetboek

DES

diëthylstilbestrol

KNMG

Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering van de Geneeskunde

PIVOT

Project invoering verkorting overbrengingstermijn

UMC

Universitair medisch centrum

VUmc

Medisch centrum verbonden aan de Vrij Universiteit

WBP

Wet bescherming persoonsgegevens

WCZ

Wet cliëntenrechten zorg

WGBO

Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst

WOB

Wet openbaarheid van bestuur


Inleiding Op de zes academische ziekenhuizen bij rijksuniversiteiten is de Archiefwet 1995 (Aw) van toepassing. De academische ziekenhuizen verbonden aan de beide bijzondere universiteiten van Amsterdam (VUmc) en Nijmegen (UMC St Radboud), die als privaatrechtelijke organisaties niet onder de Aw vallen, volgen hetzelfde beleid. 1 Als consequentie hiervan moeten de hoofdbestandsdelen van medische dossiers (zgn. kerndossier) tot 115 jaar na de geboorte van de patiënt bewaard blijven. Dit is duidelijk afwijkend ten opzichte van de bewaartermijn zoals bepaald in de Wet op de Geneeskundige Behandelings Overeenkomst (WGBO) waarop het beleid van de overige ziekenhuizen is gebaseerd. Het heeft ook consequenties voor de mogelijkheid om het dossier op verzoek van de patiënt te vernietigen en mogelijk voor de openbaarheid van dossiers en daarmee de privacy van de patiënt. Er is een wijziging van de Archiefwet (Aw) in voorbereiding. Daarmee moet worden tegemoet gekomen aan tekortkomingen van de huidige wet. Dit betreft enerzijds de toenemende beheerslast en anderzijds de beperkingen die worden ervaren bij de huidige procedures voor waardering en selectie van de documenten en archieven en de gevolgen van de toenemende digitalisatie daarvan. 2 In deze scriptie wordt de invloed van de Aw op de verwerking van medische dossiers door de academische ziekenhuizen nagegaan. De hoofdvraag is welke voor de patiënt relevante - verschillen er bestaan tussen de academische en nietacademische ziekenhuizen als gevolg van de uitvoering van de Aw. In hoofdstuk 1 worden doel en uitvoering van de regelgeving met betrekking tot de bewaartermijn van medische dossiers in de ziekenhuizen besproken en in hoofdstuk 2 worden doel en uitvoering van de Aw behandeld. De verschillen in verwerking van het medisch dossier die tussen de niet-academische en academische ziekenhuizen bestaan als gevolg van de regels van de Aw worden in hoofdstuk 3 beschreven. Of de geconstateerde verschillen acceptabel zijn gezien 1

Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Openbare en bijzondere academische ziekenhuizen vanaf 1985. Den Haag, 12 januari 2007. Staatscourant 19 februari 2007: 35, p. 13. 2 Commissie Waardering en selectie, 2007.

5

6

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen doel en uitvoering van de Aw en de privacy rechten van de burger en de patiënt zoals die tot uitdrukking komen in de WBP en de WGBO wordt behandeld in hoofdstuk 4. Deze afweging voert tot de conclusies en enkele aanbevelingen in hoofdstuk 5.


Hoofdstuk 1

De bewaartermijn van het medisch dossier in

algemene ziekenhuizen 1.1

Inleiding

De hulpverlener richt een dossier in met betrekking tot de behandeling van de patiënt. In dat dossier houdt hij aantekening van de gegevens omtrent de gezondheid van de patiënt, uitgevoerde verrichtingen en alle andere stukken waarin gegevens voor zover noodzakelijk voor een goede hulpverlening (art. 7:454 lid 1 BW). Het medisch dossier is van cruciaal belang voor de continuïteit en transparantie van de geleverde zorg en in latere fase als naslag en verantwoording. 3 De aard van de gegevens in het medisch dossier maken dat de verwerking daarvan onderhevig is aan strenge regels ter bescherming van de privacy, deels verwoord in de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) en deels in de WGBO. Er bestaat voortdurend een spanning tussen de toegang tot de gegevens in het kader van het leveren van goede zorg en de afscherming van de gegevens ter waarborging van de privacy van de patiënt. In dit hoofdstuk wordt besproken hoe door deze wetten de bewaartermijn, het vernietigen en de toegang tot de medische dossiers is gereguleerd. De regels bepalen de handelwijze van alle hulpverleners en zorginstellingen in de reguliere gezondheidszorg.

1.2

Medische gegevens

De gegevens die zijn vermeld in het medisch dossier zijn per definitie persoonsgegevens, dat wil zeggen: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke – nog levende – persoon (art. 1 sub a WBP). 4 Omdat ze betrekking hebben op de gezondheid en soms ook de seksuele geaardheid, etniciteit en religie van de patiënt zijn het bijzondere persoonsgegevens in de zin van de Europese privacyrichtlijn 95/46 en de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP). 5 Verwerking van de gegevens, waaronder naast het gebruik ook bewaren en vernietigen moet worden begrepen 3 4 5

Leenen 2007, p. 257. Prins en Berkvens 2007, p. 28. Prins en Berkvens 2007, p. 36.

7

8

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen is dan ook alleen mogelijk binnen de door de WBP gestelde kaders. De WGBO biedt een sectorspecifieke regeling voor de omgang met persoonsgegevens. WBP en WGBO vullen elkaar aan en zijn beide – naast elkaar – van toepassing op de verwerking van medische persoonsgegevens. 6 Over de verhouding tussen algemene en sectorspecifieke privacywetgeving wordt door Leenen et al. verwezen naar de parlementaire behandeling van de WGBO. In geval van samenloop nemen zij aan dat de regeling die de betrokkene het meest beschermt voorgaat en in laatste instantie dat de speciale wetgeving (WGBO) prevaleert boven de algemene wetgeving (WBP). 7 Onderstaand worden eerst de regels van de WBP en daarna de relevante bepalingen uit de WGBO besproken.

1.3

De WBP

De Europese privacyrichtlijn 95/46 vormt het normatieve kader op het gebied van informationele privacybescherming 8 binnen de Europese Unie. De richtlijn is geïmplementeerd in de WBP. De WBP is van toepassing op verwerkingen van persoonsgegevens. Iedere handeling vanaf de verzameling en opslag tot de verwijdering en vernietiging van een persoonsgegevens dient als een verwerkingshandeling te worden opgevat (art. 1 sub b WBP). 9 Verwerking van persoonsgegevens is slechts toegestaan met ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene of indien ter uitvoering van een overeenkomst, de uitvoering van een wettelijke plicht of bij een gevaar voor de gezondheid (art. 8 WBP). 10 Een belangrijk uitgangspunt dat in de WBP wordt gehanteerd is doelbinding. Persoonsgegevens mogen alleen voor bepaalde en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en niet worden verwerkt voor andere daarmee onverenigbare doeleinden (art. 7 jo 9 WBP). 11 Het 3e lid van art. 9 WBP biedt hierbij vervolgens weer enige ruimte door te bepalen dat verdere verwerking van de persoonsgegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, [wordt] niet als onverenigbaar [wordt] beschouwd. 6

Nouwt 2007, p. 171. Leenen 2007, p. 257. 8 Onder het recht op informationele privacy moeten zowel de rechten van het individu om de verwerking van informatie die tot een persoon is te herleiden te verhinderen, te beperken of te veranderen begrepen worden, als de verplichtingen en beperkingen die gelden voor de personen en instellingen die deze informatie verwerken. Nouwt 1997, p. 3. Geciteerd in: Cuijpers 2007, p. 8. 9 Prins en Berkvens 2007, p. 30. 10 Prins en Berkvens 2007, p. 35. 11 Hovy, p. 1. 7


De WBP verbiedt in art. 16 het verwerken van ‘persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid’. 12 In art. 21 WBP wordt vervolgens hierop een uitzondering gemaakt wanneer dit gebeurt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen voor gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening. In art. 21 lid 2 WBP wordt de verwerking van medische persoonsgegevens beperkt tot personen die een geheimhoudingsplicht hebben op grond van hun ambt, hun beroep, een wettelijk voorschrift of krachtens een overeenkomst. 13 Naast art. 21 WBP biedt art. 23 WBP mogelijkheden tot ontheffing van het verbod om medische persoonsgegevens te verwerken, onder andere met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene (art. 23 lid 1 sub a WBP). 14 Het tweede lid bepaalt dat het verbod om persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek niet van toepassing is voor zover: a. Het onderzoek een algemeen belang dient; b. de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is; c. het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost en d. bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad. Op grond van art. 10 WBP kunnen persoonsgegevens niet langer worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt om de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. Het 2e lid van art. 10 WBP opent vervolgens de mogelijkheid om de gegevens langer te bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden op voorwaarde dat de verantwoordelijke voorzieningen heeft getroffen om te verzekeren dat de gegevens uitsluitend voor die specifieke doeleinden worden gebruikt.

1.4

De WGBO

In de WGBO die op 1 april 1995 van kracht is geworden zijn veel patiëntenrechten gecodificeerd. Regels om de privacy van de patiënt te garanderen zijn daarvan een belangrijk onderdeel. Het beroepsgeheim van de 12 13 14

Nouwt 2007, p. 168. Nouwt 2007, p. 169. Nouwt 2007, p. 171.

9

10

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen hulpverlener is een belangrijk recht van de patiënt, dat ook na overlijden van kracht blijft. Inlichtingen over de patiënt dan wel inzage in of afschrift van het medisch dossier worden alleen verstrekt met toestemming van de patiënt (art. 7:457 BW). Art. 7:454 lid 3 BW bevat een specifieke bepaling waarin de bewaartermijn van het medisch dossier wordt geregeld. Hierin worden twee normen gehanteerd. Enerzijds wordt een vaste termijn gehanteerd. Oorspronkelijk was deze bepaald op tien jaar gerekend vanaf het moment waarop de gegevens zijn vervaardigd. In 2005 is deze termijn met vijf jaar verlengd in de verwachting dat nieuwe regelgeving vóór april 2010 van kracht zou worden. 15 Omdat de invoering daarvan vertraging heeft opgelopen bestaat op dit moment feitelijk een vacuüm. In afwachting van de nieuwe regelgeving hebben de beroepsorganisaties opgeroepen nog niet over te gaan tot vernietiging. 16 Anderzijds wordt in art. 7:454 lid 3 BW als norm voor een langere bewaartermijn genoemd “… of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit”. De vaste bewaartermijn heeft daarmee het karakter van een minimumtermijn waarbinnen het dossier bewaard moet blijven, welke kan en moet worden verlengd wanneer dit uit het oogpunt van goede zorg noodzakelijk is. De keerzijde van de bewaarplicht is dat gegevens die ouder zijn dan de vaste bewaartermijn van nu vijftien jaar én niet meer nodig zijn voor goede zorg, moeten worden vernietigd. 17 In art. 7:455 lid 1 BW wordt de patiënt het recht geboden om het medisch dossier of een gedeelte daarvan te vernietigen. Wanneer een patiënt verzoekt om vernietiging van gegevens uit het medisch dossier of het gehele dossier is de hulpverlener verplicht binnen drie maanden aan dat verzoek gevolg te geven. Het recht op vernietiging kan ook worden ingeroepen wanneer de wettelijke bewaartermijn van art. 7:454 BW nog niet is verstreken. 18 In het tweede lid van art. 7:455 BW zijn uitzonderingen opgenomen waarin de hulpverlener geen 15

Wet van 22 december 2005 tot wijziging van enige bepalingen van het BW omtrent de overeenkomst inzake geneeskundige behandeling en van artikel IV van de wet van 17 november 1994, Stb. 837, Stb. 2006, 29; Gezondheidsraad 2005, p. 97. 16 KNMG. Vernietig uw oude patiëntendossier niet! http://knmg.artsennet.nl/Nieuws/Nieuwsarchief/Nieuwsbericht-1/Vernietig-uw-oudepatientendossier-niet.htm, 23 februari 2010 17 Gezondheidsraad 2004, p. 27. 18 Nouwt 2007, p. 173.


gevolg hoeft te geven aan het verzoek van de patiënt. Dit is het geval wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet. Voorbeelden van een dergelijke wettelijke bepaling zijn het Arbeidsomstandighedenbesluit 19 maar ook de Archiefwet.

1.5

Voorstellen voor verlenging van de bewaartermijn

De Gezondheidsraad heeft in 2004 geadviseerd om de wettelijk bepaalde termijn te verlengen tot dertig jaar, te rekenen vanaf het einde van de behandeling dan wel het laatste zorgcontact. 20 In het wetsvoorstel Wet cliëntenrechten zorg (WCZ) wordt een vaste bewaartermijn van twintig jaar na de laatste wijziging van het dossier bepaald, of zoveel langer als redelijkerwijs noodzakelijk is voor het verlenen van goede zorg (art. 20 lid 1 WCZ). Art. 20 lid 2 sub b WCZ kent de patiënt naast een vernietigingsrecht bovendien een zgn. bewaarrecht toe. Op grond daarvan heeft de cliënt het recht de zorgaanbieder te verzoeken gegevens of bescheiden na afloop van de vaste bewaartermijn gedurende een door de cliënt aan te geven langere periode te bewaren. Het rapport van de Gezondheidsraad is opgesteld vanwege bezorgdheid over de gevolgen van de in de WGBO geregelde bewaartermijn. De commissie die het rapport heeft opgesteld concludeert dat zich op tenminste drie terreinen knelpunten voordoen: de zorg voor de patiënt zelf, de mogelijke zorgbehoefte van de verwanten van de patiënt en het medisch-wetenschappelijk onderzoek. 21 De voorgestelde verlenging van de bewaartermijn wordt vooral gebaseerd op de ‘zorg van een goed hulpverlener’. Deze grond wordt al in de WGBO genoemd. De geschiedenis kent meerdere situaties waarin pas na vele jaren oude gegevens van belang bleken bij de beoordeling van nieuwe gezondheidsklachten. Voorbeelden zijn de late gevolgen van de behandeling met Thorotrast® en DES. Het belang van de oude gegevens was voor het optreden van de verschijnselen niet onderkend. De langere bewaartermijn past binnen het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en vormt dan ook geen inbreuk op de privacy regels. 22 Dit kan volgens de commissie van de Gezondheidsraad niet worden gesteld van 19

Nouwt 2007, p. 173-4. Gezondheidsraad 2004, p. 92-93. 21 Knottnerus JA. Aanbiedingsbrief advies Bewaartermijn patiëntengegevens. Gezondheidsraad, 1 april 2004. 22 Gezondheidsraad 2004, p. 70-71 20

11

12

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen het belang van de verwanten van de patiënt. Dit wordt gezien als een derden belang, dat in beginsel geen grond biedt voor verlenging van de bewaartermijn van het dossier van de patiënt. 23 Uit de in art. 7:455 BW opgenomen beperking van het de patiënt toekomende vernietigingsrecht kan worden afgeleid dat ook rekening gehouden moet worden met een gezondheidsbelang van derden. De hulpverlener hoeft een vernietigingsverzoek niet in te willigen wanneer het redelijkerwijs aannemelijk is dat een ander dan de patiënt een ‘aanmerkelijk belang’ heeft bij het bewaard blijven van de gegevens. De Gezondheidsraad ziet hierin echter geen aanvullende reden voor het langer bewaren van medische gegevens. 24 Dat geldt nog sterker voor medisch-wetenschappelijk onderzoek. Dat wetenschappelijk onderzoek nodig is om patiënten goede zorg te kunnen bieden, betekent nog niet dat het bewaren van medische gegevens voor dat algemene doel kan worden uitgelegd als goede zorg aan de patiënt van wie de gegevens afkomstig zijn. ‘Goede zorg voor de patiënt’ en niet ‘goede patiëntenzorg’ – waarmee het algemene doel en niet de zorg aan de individuele patiënt wordt bedoeld - is het doel van de behandelingsrelatie waarbinnen en met het oog waarop de gegevens zijn verkregen. 25

1.6

Bewaartermijn in bijzondere situaties

Voor onvrijwillig opgenomen psychiatrische patiënten geldt dat het dossier tenminste vijf jaar na het beëindigen van de behandeling in het kader van de wet moet worden bewaard of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit (art. 2 lid 2 Besluit patiëntendossier BOPZ). 26 Art. 3 lid 1 van het Besluit patiëntendossier BOPZ bepaalt expliciet dat het dossier binnen drie maanden moet worden vernietigd wanneer de patiënt daartoe, nadat de bewaartermijn van vijf jaar is verstreken, een verzoek doet. In lid 2 worden in de bewoordingen van art. 7:455 lid 2 BW de uitzonderingen benoemd waarin de hulpverlener aan het verzoek van de patiënt geen gevolg hoeft te geven. Ook in dit geval is een van de uitzonderingen een wettelijke verplichting zoals de Archiefwet. Voor psychiatrische patiënten die vrijwillig zijn opgenomen en worden behandeld geldt het regime zoals hierboven is beschreven voor somatische patiënten. 23 24 25 26

Gezondheidsraad 2004, p. 72 Gezondheidsraad 2004, p. 73 Gezondheidsraad 2004, p. 73-74 Nouwt 2007, p. 172.


Gegevens die worden verzameld bij een medische keuring mogen slechts worden gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verkregen (art. 2 lid 2 Wet op de medische keuringen). Zij mogen niet langer bewaard worden dan dat noodzakelijk is voor het doel van de keuring. Dit is vrijwel altijd korter dan 15 jaar.

1.7

Conclusie

De bewaartermijn van medische gegevens wordt bepaald door de artikelen 7:454 en 7:455 BW en strekt ertoe om de hulpverlener in staat te stellen de zorg van een goed hulpverlener te bieden. Materieel bestaat zij uit een vaste periode, thans 15 jaar vanaf het moment waarop de gegevens zijn vastgelegd, met de mogelijkheid om de gegevens langer te bewaren wanneer daartoe een noodzaak bestaat om de zorg van een goed hulpverlener te kunnen bieden. Op deze wijze wordt door de WGBO invulling gegeven aan het principe van de doelbinding dat leidend is bij de privacywetgeving. In 2004 is door de Gezondheidsraad voorgesteld om de vaste periode te verlengen tot dertig jaar. In het voorstel van de WCZ wordt een bewaartermijn van 20 jaar voorgesteld. Derden en wetenschappelijk onderzoek kunnen een belang hebben bij het langer bewaren van medische gegevens, maar in de visie van de Gezondheidsraad kunnen hieraan geen argumenten worden ontleend om de bewaartermijn van de gegevens te verlengen. Daarnaast heeft de patiënt - als uiting van zijn zelfbeschikkingsrecht - in beginsel het recht om het dossier geheel of gedeeltelijk te laten vernietigen, tenzij sprake is van een omschreven uitzondering. Een van de uitzonderingen is een wettelijke plicht. In het voorstel van de WCZ wordt daar nog een bewaarrecht aan toegevoegd. Nadat de bewaartermijn is verstreken en daarmee de laatste plicht voortkomend uit de geneeskundige behandelingsovereenkomst is vervuld behoren de gegevens op grond van de WBP te worden vernietigd. De WBP staat toe dat gegevens worden gebruikt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden maar omdat het bijzondere persoonsgegevens betreft moet daarbij dan wel de patiënt uitdrukkelijk toestemming hebben verleend dan wel er in worden voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.

13

14

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen Een belangrijke beperking van de WBP is dat deze alleen betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens van levende personen.


Hoofdstuk 2 2.1

De Archiefwet

Inleiding

De Aw is een cultuurwet die tot doel heeft de archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, te beschermen. De archiefbescheiden zijn in beginsel voor iedereen toegankelijk en aldus een manier waarop de openbaarheid van het bestuur vorm wordt gegeven. De Aw fungeert hierbij als een vervolg op de Wet openbaarheid van bestuur (WOB). Deze heeft betrekking op bescheiden die bij het bestuursorgaan berusten. Nadat de bescheiden zijn overgedragen aan een archiefinstelling vallen deze onder de Aw. In dit hoofdstuk wordt het doel en systeem van de wet toegelicht. Hierna wordt de wijze waarop de academische ziekenhuizen uitvoering geven aan de Aw, in het bijzonder met betrekking tot de medische dossiers, besproken.

2.2

Geschiedenis

De kiem van het archiefrecht, voor zover dat de openbaarheid van de overheidsarchieven regelt, ligt in de Franse revolutie. Democratie betekende immers dat de burger zijn volksvertegenwoordigers moet kunnen controleren. 27 In 1876 werd bij het departement van Binnenlandse Zaken een afdeling Kunsten en Wetenschappen opgericht dat uitvoering zou geven beleid dat er op gericht was structureel aandacht te besteden aan de archieven van de overheid. 28 De Archiefwet van 1918 was slechts toepasselijk op het rijk, de provincies, gemeenten en waterschappen. Met de invoering in 1968 van de Archiefwet 1962 werd de werking uitgebreid naar ‘alle andere openbare lichamen’ waaronder ook de openbare universiteiten en daarbij aangesloten academische ziekenhuizen. 29 Naar aanleiding van de in 1986 vastgestelde Nota Archiefbeleid werd in 1992 het voorstel ingediend voor de thans geldige Archiefwet 1995. Ten opzichte van de

27 28 29

Kramer 2010, p. 15. Raad voor cultuur 2005. Rijksarchiefinspectie 2000.

15

16

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen vorige versie werd de gehele wetstekst aangepast. 30 Eén van de wijzigingen die met de Archiefwet 1995 werd ingevoerd was dat de bewaartermijn waarna documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen door de archiefvormer moeten worden overgedragen aan een Rijksarchiefdienst werd teruggebracht van vijftig naar twintig jaar. De archiefdiensten werden overspoeld met archief van de laatste dertig jaar, naar schatting ongeveer zeshonderd strekkende kilometer. 31 Door de algemene rijksarchivaris werd een projectorganisatie ‘Project invoering verkorting overbrenginstermijn (PIVOT) in het leven geroepen om aan dit probleem het hoofd te bieden.

2.3

Doel

In de Memorie van Toelichting op de Archiefwet 1995 wordt de tweeledige functie van archieven beschreven. 32 Ze worden gevormd als bijproduct van het handelen van overheden, instellingen en personen. Ze zijn te beschouwen als het geheugen van de overheid en een instrument van het bestuur waarmee invulling wordt gegeven aan bestuurlijke zorgvuldigheid en continuïteit. In de archieven is vastgelegd op welke wijze de overheid zich in politieke en bestuurlijke zin heeft beziggehouden met de samenleving. Zonder archieven is controle op het bestuur vrijwel onmogelijk en openbare archieven zijn onmisbaar voor de rechtstaat. Daarnaast vormen de archieven een vitaal onderdeel van het culturele erfgoed van de natie die aan professionals en amateurs de mogelijkheid bieden om historisch onderzoek te verrichten.

2.4

Systeem van de wet

De wet verplicht overheidsorganen om hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onderdeel daarvan is het vernietigen van de daarvoor in aanmerking komende bescheiden (art. 3 Aw 1995). Door de archieven zo snel mogelijk te ontdoen van niet (meer) relevante stukken verbetert de toegankelijkheid en beschikbaarheid terwijl de beheerskosten afnemen. De zorgdragers, d.w.z. de overheidsorganen die verantwoordelijk zijn voor de archieven die onder hen berusten, zijn verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring en welke voor vernietiging in 30 31 32

MvT Archiefwet 1995. Tweede Kamer 1992-1993, 22866, nr. 3, p. 2. Heezik, 2002, Voorwoord. MvT Archiefwet 1995. Tweede Kamer 1992-1993, 22866, nr. 3, p. 3-4.


aanmerking komen (art. 5 Aw 1995). Zonder vastgestelde selectielijst, in de oude wet vernietigingslijst geheten, mag een overheidsorgaan niet overgaan tot het vernietigen van archiefbescheiden. 33 De wijze waarop de selectielijsten worden ontworpen is geregeld in het Archiefbesluit 1995 (art. 9 Aw 1995). Bij het opstellen van de ontwerpselectielijst worden naast personen die bekend zijn met de organisatie en de taken van de zorgdrager zelf betrokken archiefdeskundigen, de algemene rijksarchivaris en vertegenwoordigers van het archief dat het beheer in het kader van de Aw over zal nemen (art. 3 Archiefbesluit 1995). Nadat het ontwerp is ingediend bij de minister wordt dit ter inzage gelegd conform de openbare voorbereidingsprocedure van afdeling 3.4 AWB (art. 4 Archiefbesluit 1995). Nadat ook de Raad voor Cultuur hierover een advies heeft uitgebracht wordt de selectielijst door de minister vastgesteld. De selectielijst wordt vastgesteld voor de duur van ten hoogste twintig jaar (art. 2 Archiefbesluit 1995). De selectielijst vermeldt een systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden, waarin bij iedere categorie is aangegeven of de archiefbescheiden blijvend bewaard moeten worden dan wel na welke termijn zij voor vernietiging in aanmerking komen (art. 5 sub c Archiefbesluit 1995). De selectielijst schept enerzijds de verplichting archiefbescheiden te bewaren tot de bewaartermijn is verstreken. Anderzijds verplicht het de zorgdrager de bescheiden na afloop van de bewaartermijn ook daadwerkelijk te vernietigen. 34 Archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar worden door de zorgdrager overgebracht naar een archiefbewaarplaats (art. 12 Aw 1995). De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn in principe openbaar en kunnen door iedereen kosteloos worden geraadpleegd (art. 14 Aw 1995). De zorgdrager kan bij de overbrenging van archiefbescheiden voor een bepaalde termijn beperkingen stellen aan de openbaarheid met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer of anderszins ter voorkoming van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen, rechtspersonen of derden (art. 15 lid 1 sub a en c Aw 1995). De uitzonderingsgronden zijn ontleend aan de WOB. 35 Deze kunnen in beginsel slechts gelden voor maximaal 75 jaar en betreft

33 34 35

Kramer 2010, p. 122. Kramer 2010, p. 122. Kramer 2010, p. 49.

17

18

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen alleen levende personen (art. 15 lid 4 Aw). 36 Ter bescherming van de privacy van nog levende personen worden de normen van de WBP gehandhaafd. 37

2.5

Regels van toepassing op de academische ziekenhuizen

In het kader van het PIVOT is in 2000 een zogenaamd institutioneel onderzoek verricht bij de academische ziekenhuizen. 38 Hierbij zijn de handelingen van de academische ziekenhuizen op de beleidsterreinen wetenschappelijk onderwijs en volksgezondheid geïnventariseerd. Ten aanzien van de patiëntenzorg hebben de academische ziekenhuizen enerzijds een rol als ‘werkplaats voor de medische faculteit’. In dat kader wordt ‘gewone’, reguliere patiëntenzorg geleverd. Anderzijds vervullen zij topreferente en topklinische functies. De resultaten zijn gepubliceerd in een rapportage. 39 Op basis hiervan is de ontwerp-selectielijst archiefbescheiden opgesteld. In 2002 is de ontwerp-selectielijst archiefbescheiden Openbare en bijzondere academische ziekenhuizen over de periode 1985-2000 door de toenmalige Vereniging van Academische Ziekenhuizen bij de minister ingediend. Nadat het document ter inzage is gelegd en de Raad voor Cultuur hierover heeft geadviseerd is de selectielijst door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgesteld en in de Staatscourant gepubliceerd. 40 In de selectielijst worden de documenten van de verschillende bestuursorganen (actoren) die betrokken zijn bij het functioneren van de zes openbare en twee bijzondere academisch ziekenhuizen geselecteerd die moeten worden bewaard, zodat ook in de toekomst het handelen van de instellingen kan worden gereconstrueerd. In dit document wordt onder nummer 234 als neerslag van ‘Het verslagleggen van de medische behandeling van patiënten’ het beleid met betrekking tot patiëntendossiers en case-report forms beschreven. 41 De documenten komen niet voor bewaring in aanmerking maar moeten op termijn worden vernietigd.

36

Kramer 2010, p. 49. Kramer 2010, p. 49. 38 Van Heezik 2002, p. 13. 39 Van Heezik 2002. 40 Selectielijst neerslag handelingen Academisch ziekenhuis UvA over de periode 19852000. Staatscourant 28 oktober 2003: nr. 208, p. 12. 41 Selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Openbare en bijzondere academische ziekenhuizen van 1985. Staatscourant 19 februari 2007: nr. 35, p. 13 37


Op 12 januari 2007 is een nieuwe selectielijst vastgesteld ter vervanging van de eerder genoemde lijst. De bewaartermijn voor het gehele medische dossier is verlengd van vijftien naar twintig jaar als ook voor dossiers van patiënten die betrokken zijn geweest bij geneesmiddelenonderzoek. 42 Na deze laatste wijziging gelden voor de academische ziekenhuizen nu de volgende bewaartermijnen: -

Het zgn. kerndossier dat bestaat uit: ontslagbrief, operatieverslag, anesthesieverslag, uitslagen van pathologisch onderzoek, eerste hulp verslag en bescheiden houdende gegevens over calamiteiten wordt 115 jaar na de geboorte van de patiënt vernietigd;

-

De overige delen van dossiers ingevolge opname in het kader van de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (BOPZ) 1992 worden 5 jaar na de laatste behandeling of het overlijden van de patiënt vernietigd;

-

De overige delen van dossiers aangelegd in het kader van een medische behandelingsovereenkomst worden 20 jaar na de laatste behandeling of het overlijden van de patiënt vernietigd;

-

Idem voor patiëntgegevens in dossiers die zijn aangelegd in het kader van een onderzoek met geneesmiddelen; 43

Omdat de patiëntendossiers en case-report forms niet zijn aangemerkt als te bewaren documenten behoeven deze niet te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. De dossiers blijven onder het beheer van de zorgdrager, het academisch ziekenhuis. Op grond van de Aw heeft de zorgdrager daarbij wel de verantwoordelijkheid om het archief in een goede, geordende en toegankelijke staat te houden, 44 hetgeen, zoals hierboven al gesteld ook de plicht met zich meebrengt om na verstrijken van de bewaartermijn over te gaan tot vernietiging.

2.6

Conclusie

De Aw verplicht overheidsorganen hun archieven op orde te houden, vooraf te bepalen welke bescheiden in aanmerking komen om te worden bewaard en welke eventueel op termijn moeten worden vernietigd. De te bewaren archiefstukken

42

Selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Openbare en bijzondere academische ziekenhuizen van 1985. Staatscourant 19 februari 2007: nr. 35, p. 13 43 Id. 44 Kramer 2010, p. 19-20

19

20

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen moeten na twintig jaar worden overgedragen aan een archiefbewaarplaats. Naast preservatie van documenten strekt de Aw er ook toe om de documenten toegankelijk te maken voor de burgers zodat controle op het handelen van de overheid mogelijk is. Aanvankelijk reikte de Aw niet verder dan de centrale overheidsorganen op landelijk, provinciaal en gemeentelijk niveau. Met de invoering van de Aw 1962 werd de reikwijdte uitgebreid tot alle overheidsorganen, waaronder ook de universiteiten en in dat kader ook de academische ziekenhuizen. Vanaf 1969 zijn de openbare academische ziekenhuizen zelfstandige publiekrechtelijke rechtspersonen. 45 In het selectiedocument dat door de academische ziekenhuizen in overleg met de Rijksarchivaris is opgesteld werd bepaald om uit de medische dossiers het zgn. kerndossier 115 jaar vanaf de geboortedatum van de patiënt te bewaren. Hiermee ontstond voor de openbare academische ziekenhuizen een duidelijke uitzonderingssituatie ten opzichte van de algemene ziekenhuizen, waarbij de bijzondere academische ziekenhuizen zich vrijwillig hebben aangesloten. Een duidelijke motivatie voor dit besluit heb ik niet kunnen achterhalen. De gemaakte keuzen maken een willekeurige indruk, gebruik makend van het gegeven dat de openbare academische ziekenhuizen als overheidsinstellingen onder de werking van de Aw vallen. Het lijkt vooral een mogelijkheid om de dossiers langer beschikbaar te houden voor wetenschappelijk onderzoek. De verwerking van medische dossiers door de academische ziekenhuizen verschilt hierdoor op een aantal punten van de wijze waarop dit in de overige ziekenhuizen plaatsvindt. Hierop wordt in het volgende hoofdstuk nader ingegaan. In de praktijk zijn de academische ziekenhuizen niet in staat om de Aw naar behoren uit te voeren. Om het beheer van de archieven te vergemakkelijken wordt van de zorgdragers verwacht dat zij slechts het kerndossier honderdvijftien jaar bewaren en de overige gedeelten van het dossier na afloop van de bewaartermijn vernietigen. Omdat de academische ziekenhuizen geen mogelijkheid zien om uit de vele duizenden inmiddels afgelegde dossiers de kerndossiers te selecteren worden vooralsnog de complete dossiers bewaard, hetgeen in strijd is met tenminste de bedoeling van de wet. Overigens toont onderzoek onder het KNMG-ledenpanel in het kader van de discussie over de bewaartermijn van het medisch dossier een vergelijkbare uitkomst: bijna twee 45

Heezik 2002, p. 14.


derde van de artsen geeft aan ‘dat het binnen de eigen praktijk of instelling niet haalbaar is om alle dossiers te (laten) screenen op gegevens die vernietigd kunnen worden en gegevens die bewaard moeten blijven’. 46

46

Gezondheidsraad 2004, p. 75.

21

22


Hoofdstuk 3

Verschillen in verwerking van het medisch dossier

ten gevolge van de Archiefwet 3.1

Inleiding

Aan de hand van de in de voorgaande hoofdstukken beschreven werking van de van toepassing zijnde regelgeving kan een inventarisatie gemaakt worden van de aspecten waarin de omgang met het medisch dossier in de academische ziekenhuizen verschilt van de wijze waarop de algemene ziekenhuizen hiermee omgaan.

3.2

Bewaartermijn

Op de bewaartermijn van het volledige medische dossier met betrekking tot gedwongen behandeling in het kader van de Wet BOPZ heeft de Aw geen invloed; deze blijft vijf jaar na beëindiging van de behandeling. De bewaartermijn van het volledige medische dossier in het kader van de Aw is slechts vijf jaar langer dan de termijn die in de WGBO wordt genoemd en gelijk aan de termijn die in de WCZ wordt voorgesteld: twintig jaar. Hierbij moet worden aangetekend dat er wel een verschil is in het moment waarop de bewaartermijn aanvangt. In de WGBO is dat het moment waarop het gegeven wordt vervaardigd en in de Aw het moment waarop de behandeling wordt beëindigd. Het systeem dat in de WGBO wordt gehanteerd staat op grond van praktische overwegingen al langer ter discussie. Het heeft tot gevolg dat stukken die op één en hetzelfde behandelingstraject betrekking hebben alle een verschillende bewaartermijn kennen. Voorgesteld is om de beëindiging van de behandeling als aanvangstijdstip te nemen, zoals ook in de Wet BOPZ is bepaald. 47 In het wetsvoorstel WCZ is deze suggestie overgenomen en de bewaartermijn ook bepaald op 20 jaar (art. 20 lid 1 WCZ). Een zelfde termijn geldt voor dossiers van patiënten die betrokken zijn geweest bij geneesmiddelen onderzoek.

47

Gezondheidsraad 2004, p. 49.


Het meest in het oog springende verschil is de bewaartermijn van het kerndossier tot honderdvijftien jaar na de geboorte van de patiënt in de academische ziekenhuizen. Niet alleen verschilt de termijn aanzienlijk van hetgeen bij de algemene ziekenhuizen wordt gehanteerd. Doordat de termijn is gerelateerd aan de geboortedatum van de patiënt varieert de termijn aanzienlijk afhankelijk van het moment in het leven waarop de patiënt onder behandeling komt. De Archiefwet maakt daarbij geen onderscheid tussen dossiers die zijn ingericht in het kader van een geneeskundige behandelingsovereenkomst voor een somatische of psychiatrische behandeling of dossiers in het kader van een gedwongen psychiatrische opname in het kader van de Wet BOPZ. Van beide moet het kerndossier honderdvijftien jaar worden bewaard. Dossiers die samengesteld zijn in het kader van een medische keuring lijken niet te vallen onder de reikwijdte van de Archiefwet, ze worden niet als zodanig genoemd.

3.3

Vernietiging

Als consequentie van de wettelijke bewaartermijn van het kerndossier kunnen academische ziekenhuizen niet voldoen aan een verzoek van een patiënt tot vernietiging van (een deel van) het (kern)dossier. Een verzoek van een patiënt daartoe moet worden afgewezen onder verwijzing naar de uitzonderingen geformuleerd in art. 7:455 lid 2 BW en art. 3 lid 2 Besluit patiëntendossier BOPZ. In gevallen waarin door de patiënt om vernietiging van het volledige dossier wordt verzocht kan dit worden opgelost door het dossier te verwijderen, d.w.z. te onttrekken aan de mogelijkheden om het dossier te raadplegen. In een via het internet te raadplegen brochure van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) wordt nadrukkelijk aangegeven dat het ‘al voldoende [is] dat de gegevens buiten het bereik van de actieve administratie worden gebracht en in een archiefdepot of op een aparte schijft worden opgeslagen. 48 Volgens Hovy moet onder verwijderen of ‘niet langer bewaren’ niet perse worden verstaan de persoonsgegevens vernietigd moeten worden. Het gaat erom dat de gegevens niet langer bewaard worden in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene 48

CBP. Brochure: Bewaartermijnen van mijn persoonsgegevens. www.mijnprivacy.nl/Vraag/Bewaartermijnen/Pages/bewaartermijnen.aspx

23

24

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen te identificeren. 49 In art. 1 sub b WBP wordt de mogelijkheid om een gegeven af te schermen expliciet genoemd als een verwerking. Nouwt geeft aan dat vernietiging – in het belang van de volksgezondheid – niet nodig is, wanneer de gegevens in geanonimiseerde vorm bewaard blijven. 50 Met het anonimiseren van de gegevens verliezen deze belangrijke informationele waarde, waardoor de gegevens voor het doel van de Aw incompleet raken. Dit is dan ook niet toegestaan. De oplossing om de gegevens aan het verkeer te onttrekken biedt de patiënt aanmerkelijk minder zekerheid dat de gegevens nooit meer gebruikt zullen worden, maar lijkt onder de omstandigheden de meest praktische oplossing om althans enigszins tegemoet te komen aan zijn wens.

3.4

Openbaarheid

Eén van de doeleinden van de Archiefwet is het openbaar maken van documenten aan de hand waarvan kennis genomen kan worden van het overheidsbeleid en dit kan worden beoordeeld. Met de invoering van de Archiefwet 1995 is de termijn waarbinnen archiefbescheiden die voor bewaring in aan Casus:

mer

Dhr. A is in 1984 gedurende enkele weken opgenomen in het

kin

AMC. Er wordt geconstateerd dat hij AIDS heeft. Hij geeft

g

duidelijk aan dat hij niet wil dat zijn omgeving hier weet van

ko

heeft. Een half jaar later is hij opnieuw enkele weken

me

opgenomen tot aan zijn overlijden in voorjaar 1985. Hij was op

n

dat moment 55 jaar.

mo

Dhr. A was gescheiden van zijn vrouw. Samen hadden zij twee

ete

dochters. Na de scheiding eind jaren 70 heeft hij hoegenaamd

n

geen contact meer gehad met zijn vrouw en kinderen.

wor

De dochter van de oudste dochter is inmiddels 31 jaar, historica

den

en journaliste. Ze heeft haar grootvader nooit gekend en het plan

ove

opgevat om de geschiedenis van haar familie te beschrijven. Zij

rge

verzoekt het AMC om inzage in het kerndossier van haar

dra

grootvader met een beroep op de Archiefwet.

gen naa

49 50

Hovy 2008, p. 1. Nouwt 2007, p. 173-4.


r een archiefbewaarplaats van vijftig jaar teruggebracht naar twintig jaar. Hiermee werd tegemoet gekomen aan de wens te komen tot een zo groot mogelijke openbaarheid van bestuur. 51 Omdat de medische dossiers in de selectielijsten niet zijn aangemerkt als ‘te bewaren’ documenten maar als ‘op termijn te vernietigen’ behoeven ze niet te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. De documenten blijven berusten onder de zorgdrager die de documenten heeft aangemaakt. Hierin bestaat dus geen verschil tussen de algemene en de academische ziekenhuizen. De toegankelijkheid en openbaarheid van archiefstukken die op grond van de Archiefwet 1995 worden bewaard lijken het belangrijkste verschil te kunnen zijn. Dit wordt geïllustreerd in de gefingeerde casus van dhr. A. De hulpverlener is gebonden door het beroepsgeheim dat ook na overlijden van kracht blijft. De hulpverlener, in de casus het AMC (art. 7:462 BW), heeft zich in het kader van de geneeskundige behandelingsovereenkomst er toe verbonden dat aan anderen dan de patiënt geen inlichtingen over de patiënt dan wel inzage in of afschrift van het medisch dossier wordt verstrekt dan met toestemming van de patiënt (art. 7:457 lid 1 BW). Zolang de instelling als de bewaarder van het medisch dossier optreedt zal deze op grond daarvan derden de toegang tot het dossier ontzeggen. Een uitzondering kan op grond van art. 7:458 BW worden gemaakt wanneer inzage wordt gevraagd ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid, mits aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan en wanneer een wettelijke bepaling daartoe verplicht. Hoe moet worden omgegaan met de vraag van een kleinkind dat het academisch ziekenhuis verzoekt om inzage in het dossier van haar grootvader in het kader van een onderzoek naar de familie? Wanneer de grootvader nog in leven is, kunnen beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid die met de Aw wordt beoogd, met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Een dergelijke regeling kan aansluiten bij het WBP regime. 52 De WBP bepaalt dat ook bijzondere persoonsgegevens (zonder toestemming van de betrokkene) voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek gebruikt mogen worden, wanneer aan de voorwaarden gesteld in de WBP wordt

51 52

MvT Archiefwet 1995. Tweede Kamer 1992-1993, 22866, nr. 3, p. 7. Kappelhof 2005, p. 23.

25

26

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen voldaan (art. 23 WBP). Na overlijden vallen de gegevens in het dossier niet meer onder de persoonsgegevens zoals gedefinieerd in de WBP. Wanneer de bewaartermijn op grond van de WGBO is verstreken kan het academisch ziekenhuis zich er niet meer op beroepen dat het dossier wordt bewaard in het kader van de geneeskundige behandelingsovereenkomst die destijds is aangegaan. De grondslag voor het bewaren van het dossier wordt gevormd door de Aw. Doelstelling van de Aw is onder andere het voor een ieder toegankelijk maken van de onder de overheid ressorterende archiefbescheiden. Kan de kleindochter met succes een beroep doen op inzage in het medisch dossier zoals mogelijk is wanneer het dossier was gedeponeerd in een archiefbewaarplaats? Is het mogelijk te stellen dat de Aw het ziekenhuis verplicht om de dossiers waarover het waakt open te stellen voor raadpleging in het kader van historisch, cultureel, genealogisch of familiair onderzoek? Hoe luidt het antwoord wanneer dhr. A in de casus een bekende figuur geweest is? De geneeskundige behandelingsovereenkomst moet worden gezien als een duurovereenkomst, waaruit ook na het beëindigen van de medische behandeling (de overeengekomen prestatie) voor de hulpverlener nog verplichtingen voortvloeien. Naar mijn mening eindigt de geneeskundige behandelingsovereenkomst niet met het overlijden van de patient. Ook wanneer de opdrachtgever overlijdt en daarmee de opdracht – de medische behandeling – tot een einde komt, vloeien uit de overeenkomst immers verplichtingen voort waaraan de opdrachtnemer is gebonden. In geval van overlijden van de opdrachtgever is de opdrachtnemer verplicht al datgene te doen wat de omstandigheden in het belang van de wederpartij eisen (art. 7:410 lid 2 BW). Een belangrijke verplichting van de hulpverlener, naast de gebruikelijke afwikkeling van de behandeling, is het bewaren van het medisch dossier gedurende de in de WGBO bepaalde termijn, op een zodanige wijze dat de inhoud daarvan niet zonder toestemming van de patiënt ter kennis komt van derden. Wanneer de hulpverlener hierin verzaakt is hij daarop door vertegenwoordigers van de patiënt aanspreekbaar. Pas wanneer de hulpverlener, na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn het dossier heeft vernietigd, is de hulpverlener van deze verplichting bevrijd. Het beroepsgeheim blijft ook hierna nog van kracht. Doordat de Aw de academische ziekenhuizen verplicht om


het (kern)dossier ook na het verstrijken van de bewaartermijn uit de WGBO te bewaren kan niet tot vernietiging worden overgegaan. Alhoewel de WGBO niet expliciet formuleert dat het (kern)dossier na verstrijken van de bewaartermijn moet worden vernietigd, wordt in art. 7:454 lid 3 (bewaartermijn) wel een impliciete verplichting gelezen. Deze verplichting komt door de werking van de Aw niet te vervallen maar wordt slechts opgeschort. Na het verstrijken van de bewaartermijn op grond van de Aw moet tot vernietiging worden over gegaan, zowel op grond van de bepalingen in de WGBO en de bepalingen in de Aw (art. 3 Aw). Gedurende de hele tijd dat het medisch (kern)dossier dat is voortgekomen uit de geneeskundige behandelingsovereenkomst bestaat, blijven ook de overige verplichtingen van de hulpverlener jegens de patiënt voortvloeiend uit de behandelingsovereenkomst in stand, m.n. het beroepsgeheim. Op grond daarvan moet het verzoek tot inzage in het dossier zoals verwoord in de casus worden afgewezen. Afgezien van de bewaartermijn en daarmee de periode waarin een dossier daadwerkelijk benaderbaar is bestaat er geen verschil met betrekking tot de toegang tot de medische dossiers tussen de algemene en academische ziekenhuizen.

3.5

Conclusie

De Aw heeft vooral gevolgen voor de bewaartermijn van (een deel van) het medische dossier door de academische ziekenhuizen. Als gevolg daarvan mogen de academische ziekenhuizen binnen die termijn niet tot vernietiging van het dossier overgaan, ook niet wanneer de patiënt daarom verzoekt. Dit is een beperking van een belangrijk patiëntenrecht. In de praktijk kunnen de gevolgen hiervan worden beperkt door het dossier zonder het te vernietigen uit de roulatie te nemen. Die oplossing biedt aan de patiënt minder garantie dat het dossier nimmer meer gebruikt zal worden. Omdat de academische ziekenhuizen wel het beheer blijven voeren over de (kern)dossiers en de Aw er niet in voorziet dat de academische ziekenhuizen worden ontheven van hun verplichtingen in het kader van de behandelovereenkomst, m.n. het beroepsgeheim, kunnen de doelstellingen van de Aw met betrekking tot de openbaarmaking van de archiefstukken in het geval van medische (kern)dossiers niet worden gerealiseerd.

27

28


Hoofdstuk 4 4.1

Beschouwing geconstateerde verschillen

Doelstellingen

De regelgeving, waaraan hulpverleners en instellingen in de gezondheidszorg waaronder ook de academische ziekenhuizen zijn onderworpen, beoogt onder andere de patiëntenrechten te waarborgen. Privacy is daarvan een belangrijk onderdeel. De Aw beoogt juist om archiefbescheiden, afkomstig van overheidsorganen, toegankelijk te maken voor een zo breed mogelijk publiek. Daarnaast dient de Aw ter preservatie van overheidsarchieven als een belangrijk onderdeel van het cultureel erfgoed. Er bestaat een belangrijke spanning tussen de bovengenoemde doelstellingen, waaraan bij de tot standkoming van de wetgeving onvoldoende aandacht is geschonken en die aanleiding geeft tot fricties in de uitvoering. In het geval van de academische ziekenhuizen lijkt zonder veel discussie besloten om ook de medische dossiers onder de werking van de Aw te laten vallen en deze op te nemen in de selectielijst. De ter inzage legging in het kader van de uniforme openbare voorbereidingsprocedure heeft slechts één reactie opgeleverd, van Nefarma. 53 Ten aanzien van ‘het adviseren van de raad van bestuur over ingediende onderzoeksprotocollen van medischwetenschappelijk onderzoek met mensen’ adviseert de Raad voor Cultuur in dit advies om de documenten blijvend te bewaren. In het verlengde daarvan vraagt de Raad zich af of ten aanzien van de medische dossiers niet ook een ruimhartiger bewaarbeleid mogelijk is. Hij acht de blijvende waarde voor medisch-wetenschappelijk onderzoek voorvloeiend uit de zorg van een goed hulpverlener. 54 In haar advies bij de laatste versie van de selectielijst uit 2006 merkt de Raad voor Cultuur op dat de inzichtelijkheid van de ontwerplijst en de wijze waarop deze tot stand is gekomen veel te wensen over laat. 55 Er wordt een

53

Raad voor Cultuur. Brief arc-2003.5356/2 Ontwerp-selectielijst archiefbescheiden Openbare en bijzondere academische ziekenhuizen over de periode 1985-2000. Den Haag, 17 januari 2003, p. 2. 54 Id., p. 6. 55 Raad voor Cultuur. Brief arc-2006.03203/5 Advies over de vaststelling van de ontwerp-slectielijst Openbare en Bijzondere Academische Ziekenhuizen, Den Haag, 25 oktober 2006, p. 1-2.


algemene opmerking gemaakt over de waardering van persoonsgegevens, naar aanleiding waarvan de Raad overweegt daaraan een specifiek advies te wijden. De academische ziekenhuizen zijn niet de enige overheidsinstelling waarbij persoonsdossiers tot de archiefbescheiden behoren. 56 De registers van de burgerlijke stand, de gemeentelijke basisadministratie en de registers van het kadaster worden integraal bewaard. Er bestaan selectielijsten met betrekking tot bv. Keuringsdossiers dienstplichtigen, Kinderbeschermingsdossiers, Jeugdzorgdossiers, Oorlogsgerelateerde dossiers, Immigrantendossiers, Uitkeringsdossiers, Reclasseringsdossiers en een selectielijst Rechterlijke Macht. Het rapport ‘Persoonsdossiers: een geval apart’ is opgesteld ten behoeve van het bestuur van het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis en het Nationaal Archief naar aanleiding van de invoering van de WBP en de angst dat dit zou leiden tot massale vernietiging van persoonsdossiers. 57 In het rapport wordt geconstateerd dat persoonsdossiers voor historisch onderzoek van groot belang zijn. De belangstelling daarvoor is sterk toegenomen. Tevens wordt vastgesteld dat het aantal persoonsdossiers sterk is toegenomen en dat deze niet allemaal bewaard kunnen worden. Nadat de auteur de vraag heeft opgeworpen ‘Hoe de bewoners van Nederland in 2205 zich een beeld zullen vormen van ons huidige leven’, wordt een suggestie gedaan om aan de hand van tien criteria de gegevens te selecteren die voor bewaring in aanmerking komen. 58 Benadrukt wordt dat het voor het verrichten van historisch onderzoek van groot belang is dat de gegevens een goed afspiegeling vormen van de maatschappij. In plaats van het bewaren van hele archieven heeft een methode waarbij door middel van een steekproef representatieve gegevens worden verkregen de voorkeur. De gepropageerde systematiek lijkt erg ver verwijderd van het zonder nader onderscheid bewaren van alle patiëntendossiers of althans de kerndossiers van de academische ziekenhuizen gedurende een periode van 20 tot 115 jaar, afhankelijk van de leeftijd waarop iemand onder behandeling komt. Weliswaar worden aldus een grote hoeveelheid dossiers bewaard. Deze vormen zeker geen representatieve afspiegeling van de medische praktijk in Nederland en worden 56 57 58

Kappelhof 2005, p. 18 Kappelhof 2005, p. 5. Kappelhof 2005, p. 10.

29

30

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen vervolgens alsnog vernietigd. De bewoners in 2205 zullen er dan ook geen gebruik van kunnen maken.

4.2

Overheidshandelen

De openbaarheid van de archiefbescheiden die door de Aw wordt geboden draagt – na een termijn van tenminste twintig jaar - bij aan de transparantie van het overheidshandelen. Aan de hand van de archiefbescheiden moet het mogelijk zijn om het overheidshandelen te reconstrueren. Voor zover de Aw betrekking heeft op het beleid dat de academische ziekenhuizen voeren ten aanzien van het wetenschappelijk onderwijs en de patiëntenzorg voorziet de Aw in een behoefte. Het is echter moeilijk voorstelbaar om in de individuele patiëntenzorg, waarvan de medische dossiers de neerslag vormen, een uiting van overheidshandelen te zien. Het handelen vindt plaats in het kader van een geneeskundige behandelingsovereenkomst, dat wil zeggen een privaatrechtelijke relatie. De twee academische ziekenhuizen bij bijzondere universiteiten hebben niet eens de status van publiekrechtelijke rechtspersoon. De individuele patiëntenzorg is geen overheidstaak en de medische dossiers van de academische ziekenhuizen zijn min of meer toevallig - omdat zes universiteiten en de daar aan gekoppelde academische ziekenhuizen overheidsinstellingen zijn - onder de reikwijdte van de Aw komen te vallen.

4.3

Bewaartermijn en vernietiging

Met de langere bewaartermijn van de medische dossiers zoals opgenomen in de selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Openbare en bijzondere academische ziekenhuizen vanaf 1985 lijken de opstellers deels een voorschot te hebben genomen op de in het rapport van de Gezondheidsraad bepleitte en in de WCZ voorgestelde algemene verlenging van de bewaartermijn. Met de bepaling dat het kerndossier vervolgens gedurende honderdvijftien jaar vanaf de geboortedatum van de patiënt moet worden bewaard is een in de praktijk onuitvoerbaar beheersprobleem gecreëerd. Het heeft er de schijn van dat de academische ziekenhuizen aldus de mogelijkheid hebben geschapen om de dossiers langer beschikbaar te houden voor medisch wetenschappelijk onderzoek. De uitkomst van de uitvoerige belangenafweging door de Gezondheidsraad dat medische wetenschappelijk onderzoek niet rechtvaardigt alle dossiers langer dan dertig jaar te bewaren wordt daarmee omzeild, evenals het zelfbeschikkingsrecht van de patiënt. Dit laatste met name omdat op grond


van de Aw de patiënt de mogelijkheid om zijn dossier te laten vernietigen wordt ontnomen.

4.4

Openbaarheid

Zoals in het vorige hoofdstuk betoogd kan de Aw het beroepsgeheim van de hulpverlener en daarmee van de instelling waarin deze werkzaam is niet opzij zetten. De door de Aw beoogde toegankelijkheid van de archiefbescheiden kan dan ook in het geval van medische dossiers niet worden gerealiseerd. Dit zou anders zijn wanneer op grond van de Aw de medische dossiers in de selectielijst worden aangewezen als te bewaren archiefbescheiden. Kennelijk heeft men, vanwege de strijdigheid met de WGBO, hiertoe niet willen besluiten.

Hoofdstuk 5

Conclusies en aanbevelingen

Omdat zes van de academische ziekenhuizen de status hebben van een publiekrechtelijke rechtspersoon vallen zij onder de reikwijdte van de Aw. Bij het opstellen van de selectielijsten aan de hand waarvan de verwerking van de archieven op grond van de Aw moet worden bepaald is er voor gekozen om de medische dossiers als neerslag van het vastleggen van de medische behandeling van patiënten aanmerkelijk langer dan gebruikelijk te bewaren. In de praktijk geeft dit aanleiding tot een beheersprobleem waarbij de regels van de Aw worden overtreden. De doelstelling van de Aw – het op termijn openbaar maken en beschikbaar stellen van de overheidsarchieven – behoort niet te worden toegepast op dossiers die de neerslag vormen van behandeling van individuele patiënten in het kader van een privaatrechtelijke overeenkomst en kan overigens niet worden gerealiseerd omdat de Aw het beroepsgeheim niet kan doorbreken. Het nevendoel van de Aw om de overheidsarchieven als cultureel erfgoed te preserveren en beschikbaar te houden voor historisch onderzoek wordt slechts zeer gedeeltelijk gediend. Niet alleen worden de dossiers op termijn allemaal weer vernietigd, maar ook zijn de archieven niet representatief voor de medische zorg in Nederland waarvan het overgrote deel zich buiten de academische ziekenhuizen afspeelt. Dit ten koste van een vermoedelijk aanzienlijke

31

32

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen beheerslast. Aan de doelstelling kan deels tegemoet gekomen worden door de in de WCZ voorgestelde vaste bewaartermijn van 20 jaar, in overeenstemming met het eerdere voorstel van de Gezondheidsraad, te verruimen tot 30 jaar na het afsluiten van de behandeling. In de praktijk zal dit niet sterk verschillen van de nu gehanteerde termijn van 115 jaar vanaf de geboorte van de patiënt. Een belangrijk voordeel is dat het van toepassing is op alle instellingen. Als gevolg van de reikwijdte van de Aw is een verschil ontstaan in de verwerking van het medisch dossier door academische ziekenhuizen ten opzichte van de overige ziekenhuizen, welke naar mijn indruk bij patiënten en medewerkers niet goed bekend is, niet goed kan worden gemotiveerd en uitgelegd en waarmee een ongewenste inbreuk wordt gemaakt op het zelfbeschikkingsrecht van de patiënt. Aanbevolen wordt om in de selectielijsten op te nemen dat de medische dossiers worden behandeld zoals bepaald in sectorspecifieke regelgeving (WGBO) waardoor deze de facto niet meer onderhevig zijn aan het regime van de Aw. Met deze stellingname wordt niet bedoeld het belang van de preservatie van archieven voor toekomstig historisch onderzoek te ontkennen. Het is een misvatting om te menen dat de huidige regelgeving tegemoet komt aan deze doelstelling. Hiervoor lijkt een radicaal andere benadering nodig, waarbij het gehele terrein van de medische zorg wordt overzien – inclusief de in grote meerderheid privaatrechtelijke rechtspersonen - en ook het zelfbeschikkingsrecht van de patiënt wordt gerespecteerd te beginnen met duidelijke informatie over een dergelijke regeling.


Literatuurlijst Commissie Waardering en selectie 2007 Commissie Waardering en selectie Gewaardeerd verleden - bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven. Red.: Jeurgens KJPFM, ACVM Bongenaar, MC Windhorst. Nationaal Archief, september 2007. Cuijpers 2007 Cuijpers, C. Privacy in context. In: Privacyregulering in theorie en praktijk. Red.: Berkvens JMA, JEJ Prins. p. 7-24. Kluwer, Deventer 2007. Gezondheidsraad 2004 Gezondheidsraad. Rapport: Bewaartermijn patientengegevens - Pleidooi voor wetswijziging. Nr. 2004/08. Den Haag 1 april 2004. Heezik 2002 Heezik, N van. Een academische zaak, deel III - Een institutioneel onderzoek naar de handelingen van de openbare en bijzondere academische ziekenhuizen, 1985-2000. PIVOT-rapport 97. Rijksarchiefdienst/PIVOT, Den Haag 2002. Hovy 2008 Hovy, L. Sporen nalaten of uitwissen? Het bewaren van persoonsgegevens.” www.erfgoedinspectie.nl 16 januari 2008. Kappelhof 2007 Kappelhof, ACM. Persoonsdossiers: een geval apart. In: Archiefbeheer in de praktijk. Red.: Giessel, A. van, FCJ Ketelaar en AJM den Teuling. p. 4030/1-4030/40. Wolter-Kluwer, 2007. Kramer 2010 Kramer, R. De Archiefwet 1995 in 100 trefwoorden. Red.: R. Kramer., Stichting SOD en VNG Uitgeverij, 4e druk, Den Haag 2010 Leenen 2007 Leenen, HJJ, JKM Gevers en J Legemaate. Handboek gezondheidsrecht deel I Rechten van mensen in de gezondheidszorg. Bohn Stafleu van Loghum, Houten 2007. Nouwt 2007 Nouwt, J. Privacy en medische informatie. In: Privacyregulering in theorie en praktijk. Red.: Berkvens JMA en JEJ Prins, p. 161-184. Kluwer, Deventer 2007.

33

34

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen Prins en Berkvens 2007 Prins JEJ en JMA Berkvens. De Wet bescherming persoonsgegevens. In: Privacyregulering in theorie en praktijk. Red.: Berkvens JMA en JEJ Prins. p. 25-46. Kluwer, Deventer 2007. Raad voor cultuur 2005 Raad voor Cultuur. Het tekort van het teveel - over de rijksverantwoordelijkheid voor cultureel erfgoed. Advies Erfgoedselectiebeleid deel I en deel II. Den Haag september 2005 Rijksarchiefinspectie 2000 Rijksarchiefinspectie. De andere overheidsorganen - Archiefwet en zelfstandige bestuursorganen. Den Haag, mei 2000.

Effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen

Recommend Documents