22.6.2009
Efektivní komunikace a práce v týmu Mgr. Pavel Veselý
1
22.6.2009
Základní cíle komunikace 1. 2. 3. 4. 5.
cíl cíl cíl cíl cíl
– – – – –
spojovat učit se hrát si pomáhat ovlivňovat
2
2
22.6.2009
Komunikační nerovnice mluvit ≠ slyšet slyšet ≠ rozumět rozumět ≠ pochopit pochopit ≠ použít použít ≠ používat
3
22.6.2009
Základní charakteristiky komunikace Komunikace je nevyhnutelná (nelze nekomunikovat) Komunikace je nevratná (nelze ji vzít zpět) Komunikace je neopakovatelná (nelze ji přesně opakovat)
4
4
22.6.2009
Sdělování informací - příprava Co?
(obsah)
Komu?
(osoba)
Proč?
(cíl)
Kdy?
(čas)
Kde?
(místo)
Jak?
(forma)
5
22.6.2009
Roviny komunikace Obsahová rovina (co?) (věcný, informační aspekt)
Vztahová rovina (kdo?) (aspekty vztahů mezi komunikujícími)
6
6
22.6.2009
Komunikační bariéry Externí
Interní
fyzické sociální
fyziologické sémantické psychologické sociální
7
22.6.2009
Aktivní naslouchání
dávat signály pozornosti zaznamenávat klíčové informací vyslechnout celé sdělení vyvarovat se předsudků ověřovat si pochopení dotazovat se reagovat na sdělení
8
8
22.6.2009
Chyby v naslouchání
nepozornost či nezájem
špatná orientace v informacích
nepochopení
absence empatie
9
9
22.6.2009
Aktivní naslouchání – „Desatero“ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Věnujte veškerou pozornost naslouchání. Vnímejte všechny sdělované informace. Odstraňte či zmenšete komunikační bariéry. Poskytujte zpětnou vazbu, buďte vstřícní. Vyslechněte celé sdělení (bez předsudků). Získané informace kriticky posuzujte. Používejte empatii a vnímejte kontext. Ptejte se na nejasné a nepochopené. Ověřte si porozumění (parafrázujte). Oddělte objektivní skutečnosti a „domněnky“.
10
10
22.6.2009
Ověřování porozumění 1. Rozumíš? Chápeš? Je to jasné? 2. Zopakuj. 3. Řekni to svými slovy. 4. Předveď (použij informaci).
11
11
22.6.2009
Metoda SMART Úkoly či cíle by měly být „SMART“:
S M A R T
(specifikované) (měřitelné) (akceptovatelné) (realizovatelné) (termínované)
12
22.6.2009
Základní charakteristiky týmu Kooperace (důvěra) Pravidla Motivace
CÍL Zodpovědnost Hierarchie (role) Komunikace (otevřenost)
13
13
22.6.2009
Hlavní kompetence pro práci v týmu • odborné kompetence • interpersonální kompetence • • • • • •
komunikace a kooperace samostatnost a odpovědnost flexibilita a kreativita zvládání psychické a fyzické zátěže učení a práce s informacemi … 14
14
22.6.2009
Emoční inteligence Umožňuje řešit interpersonální problémy Složky emoční inteligence: • • • • •
schopnost schopnost schopnost schopnost schopnost
orientace v sobě samém sebeovládání sebemotivování empatie ovlivňovat druhé (působit na ně)
15
15
22.6.2009
Aktivity a činnosti v týmu
Zahájení činnosti Vyhledávání informací Vyhledávání názorů Poskytování informací Vyjadřování názorů Precizování Koordinace Dodávání odvahy Kontrolování
Stanovení standardů Následování Vyjadřování skupinového mínění Hodnocení Stanovení postupu Testování konsenzu Zprostředkování Uvolňování napětí
16
16
22.6.2009
Charakteristika úspěšného týmu • • • • • • • • • • • •
Uvolněná pracovní atmosféra bez napětí. Jasné cíle a úkoly, všichni jsou s nimi ztotožněni. Důležité jsou výsledky i vztahy. O sporném se diskutuje a hledá se řešení. Komunikace je spontánní a otevřená. Nepanují obavy z vyjádření názoru. Akceptuje se (vítá se) rozdílnost v názorech. Rozhodnutí přijata většinou, akceptována všemi. Před řešením úkolu jsou stanovena jasná pravidla. Kritika není brána osobně, ale jako námět k řešení. Každý vyjadřuje své názory, nenechává si je pro sebe či pro část týmu. Vedoucí týmu nevládne, ale využívá a koordinuje schopností všech členů.
17
17
22.6.2009
Charakteristika neúspěšného týmu • • • • • • • • • • •
Atmosféra lhostejnosti či napětí a pochybností. Přílišný důraz jen na výsledky či jen na vztahy. Zapojují se jen někteří členové týmu (přístup: kdo nic nedělá, nic nepokazí). Nepřipouští se diskuse o úkolech a cílech. Komunikace zablokovaná a není otevřenost názorů. Kritika = osobní útok (konflikty diskusi blokují). Přijímána rozhodnutí proti vůli většiny (nespokojenost není otevřeně vyjádřena, bojkot či sabotování plnění rozhodnutí). Nejsou přesně stanovena pravidla a kompetence. Jsou skrývány pocity a myšlenky (obava z postihu). Vedení týmu autoritativním stylem (poukazování na postavení a moc). Chybí sebekritičnost týmu, chyby se hledají u jiných. 18
18
22.6.2009
Orientace na vztahy
Styly vedení týmu Venkovský klub
Týmové řízení
Organizační řízení
Nulové řízení
Diktátor
O r i e n t a c e n a v ý k o n y (úkoly) 19
19
22.6.2009
Faktory ovlivňující styl řízení • • • • • • • • •
charakter organizace vedení organizace stanovené kompetence osobnost a hodnoty vedoucího týmu zkušenosti osobnost jednotlivých členů týmu momentální situace příležitosti … 20
20
22.6.2009
Týmové role • • • • • • • • •
koordinátor formovač vyhledávač zdrojů myslitel realizátor kontrolor týmový pracovník dokončovatel specialista
zaměřeni ven
zaměřeni dovnitř
21
21
22.6.2009
Vytváření týmové atmosféry • • • • • • • • • • •
důvěra ve všechny členy týmu využívání schopností všech členů týmu podporování iniciativnosti a samostatnosti otevřenost novým nápadům a myšlenkám podpora rozvoje jednotlivých členů týmu pozitivní motivace (pozitivní zpětná vazba) podpora týmu či jedince v případě neúspěchu potírání projevů netýmového jednání dodržování stanovených pravidel (všemi) zdůvodnění všech rozhodnutí přiznání slabosti či chyby
22
22
22.6.2009
Přijímání rozhodnutí v týmu Rozhodnout a oznámit
Snižování stavu zaměstnanců 23
23
22.6.2009
Přijímání rozhodnutí v týmu Shromáždit názory členů a rozhodnout
Nové vybavení kanceláří 24
24
22.6.2009
Přijímání rozhodnutí v týmu Shromáždit názory týmu a rozhodnout
Zavedení nového systému kontroly
25
25
22.6.2009
Přijímání rozhodnutí v týmu Týmové rozhodnutí (konsens)
Stanovení priorit na další časové období 26
26
22.6.2009
Přijímání rozhodnutí v týmu Týmové rozhodnutí (konsens s omezením)
Stanovení obsahu jednotlivých částí rozpočtu 27
27
22.6.2009
Nefunkční chování v týmu • agresivita • arogance • pasivita • negativismus • destruktivismus • individualismus • soupeření (boj o moc či uznání) • odvádění pozornosti (rušení) • vytváření „partiček“ 28
28
22.6.2009
Příčiny konfliktů v týmu • • • • • • • • • • • • •
neztotožnění se s týmem neztotožnění se s cílem či úkolem týmu přecenění schopností týmu či jednotlivců neschopnost dohodnout se na cílech či postupu nedostatečná autorita vedoucího týmu nedostatečná komunikace vzájemné napadání a osočování argumenty předkládány s emocemi nejasná (či nedodržovaná) pravidla apriorní odmítání nových nápadů a změn nedostatek vzájemné tolerance či trpělivosti vytváření podskupin (partičky) pomlouvání týmu, jeho členů a výkonů 29
29
22.6.2009
Nefungující člen týmu 1. Člen, který „NEVÍ“ • • •
neví, co se po něm chce nepřesné stanovení úkolu nejasné instrukce
2. Člen, který „NEMŮŽE“ • • •
z nějakého důvodu nezvládá nemá potřebné podmínky nemá potřebné schopnosti, znalosti ...
3. Člen, který „NECHCE“ • •
není dostatečně motivován pracovní výkon v rozporu s jeho potřebami, hodnotami, postoji ... 30
30
22.6.2009
Problematičtí členové týmu (trouble maker) • • • • • • • • • •
opozdilci odcházeči opakovači nedůvěřivci odpadlíci šeptalové agresoři interpreti všeználkové herci
(ruší pozdními příchody) (ruší odchodem před koncem) (opakují znovu stále stejné téma) (vše zpochybňují a negují) (pasivní, zabývá se jinou činností) (komunikuje jen s okolím) (napadají názory i osoby, ironie) (hovoří za jiné, dopovídávají) (vše ví lépe, vše už tu bylo) (strhávají na sebe pozornost)
31
31
