Handreiking voor de adjunct-directeuren Iedere bachelor- of masteropleiding in de FWN wordt aangestuurd door een adjunct-directeur. Een adjunct-directeur kan meerdere opleidingen aansturen. Hij heeft hierbij twee hoofdtaken: 1) de inhoud van de opleiding 2) de kwaliteitszorg van het onderwijs Deze hoofdtaken zijn onder te verdelen in verschillende subtaken, zoals (Bron: notitie USS): T.a.v. inhoud: • het programma van de opleiding, bv. curriculumoverleg, jaarroosters, evaluaties van het curriculum. • de ondersteuning van docenten: bv. studentassistenten, practicumondersteuning, vakdidactische zaken (ook BKO). • het overleg met andere opleidingen: bv. over service- en uitwisselvakken. • het onderhouden van de accreditatie van de opleiding Uiteraard zijn veel van deze taken opleidingsspecifiek. De adjunct heeft echter ook taken binnen het universitaire en facultaire onderwijsbeleid en heeft regelmatig overleg in het USS- en GSS-bestuur en met het hoofd van het ESC over de afstemming en uitvoering ervan. T.a.v. kwaliteitszorg: • het ondernemen van actie ter verbetering van de opleiding, bv. n.a.v. vakevaluaties, evaluaties van het curriculum, de studiebegeleiding, etc. De adjunct-directeur volgt hierbij het facultaire Handboek Kwaliteitszorg, waarvan deze handreiking een samenvatting geeft vanuit het oogpunt van de adjunct-directeur. Kwaliteitszorgbeleid van de FWN: Het Handboek Kwaliteitszorg van de FWN beschrijft het geldende kwaliteitszorgbeleid. De basis van kwaliteitszorg bestaat uit een cyclisch proces van meten, beoordelen en verbeteren ( = PDCA-cyclus), met evaluatiefrequenties zoals beschreven in onderstaande tabel. Kwaliteitszorg aspect: Eindkwalificaties Programma, Inhoud Programma, Vakevaluaties Programma, Instroom studenten Programma, Studeerbaarheid (rendementen) Personeel Onderwijsvoorzieningen Toetsing en Eindkwalificaties Kwaliteitszorgsysteem
Eisen evaluatieperiode: Eens per 6 jaar, voor visitatie. Evt.bijstelling bij mid-term Iedere drie jaar Propedeusevakken jaarlijks, overige vakken iedere 3 jaar Iedere drie jaar Jaarlijks Kwantiteit jaarlijks, didactische kwaliteit iedere 3 jaar Iedere drie jaar Iedere drie jaar Eens per 6 jaar, voor visitatie. Evt.bijstelling bij mid-term
In het Handboek Kwaliteitszorg worden per kwaliteitsaspect de uitgangspunten, afspraken en procedures toegelicht en zijn de belangrijkste taken en hun eigenaars samengevat in tabellen. De adjunct-directeur heeft, vanuit zijn centrale rol in de opleiding, veel taken en is bovendien eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het kwaliteitszorgbeleid in zijn opleiding. Samenvatting rol van de adjunct-directeur in het kwaliteitszorgbeleid: Op de volgende pagina’s wordt van elk hoofdstuk van het Handboek Kwaliteitszorg een korte samenvatting gegeven, waarbij de rol van de adjunct-directeur (geel) en de belangrijkste andere actoren nader worden toegelicht. Voor de precieze uitvoering van elke procedure wordt verwezen naar het desbetreffende hoofdstuk in het Handboek Kwaliteitszorg 2013-2014.
Vakevaluaties (hoofdstuk 2 van het Handboek Kwaliteitszorg) Doel: systematische meting en beoordeling van de kwaliteit van een vak, gericht op verbetering. Uitgangspunten: - gebaseerd op studenttevredenheid: enquête a.d.h.v. standaard vragenlijst - aangevuld met reactie van de docent - regelmatige evaluatie: o propedeusevakken: jaarlijks o overige vakken: eens per drie jaar, tenzij: nieuw/herontworpen vak, nieuwe docent of vorige beoordeling onvoldoende in deze gevallen: na één jaar (opnieuw) geëvalueerd Schema uitvoering vakevaluaties: De procedure is te verdelen in: 1) evaluatie door de commissie, leidend tot een beoordelingsadvies; 2) vaststelling van de beoordeling door de adjunct en eventueel 3) verbetertraject, waarbij de docent een verbeterplan opstelt en de adjunct hier toezicht op houdt. In het onderstaande schema wordt de procedure toegelicht. Groen: standaardstappen; blauw: informatie inwinnen; rood: verbetertraject. Standaard procedure:
Eventueel aanvullende procedure:
ESC: Afnemen enquêtes en opstellen vakrapport
Evaluatie/opleidingscommissie: - Evalueren kwaliteit vak - Opstellen advies beoordeling
Evaluatiegesprek (bij twijfel over beoordeling): - met docent(en) en studenten vak - nadere analyse van problemen
Adjunct-opleidingsdirecteur: - Vaststellen vakbeoordeling - Informeren docent, incl. aanbevelingen
Verbetertraject (bij onvoldoende): - docent opdracht geven tot verbeterplan - beoordelen plan en controleren uitvoering
Docent: - Aanbevelingen volgend jaar gebruiken
Verbetertraject door docent: - opstellen en uitvoeren verbeterplan
Volgende evaluatie: regulier
Volgende evaluatie: na één jaar
Overige taken adjunct-directeur: - beoordelen en accorderen jaarverslag evaluatie/opleidingscommissie en toezicht houden op uitvoeren actiepunten.
Programma-evaluatie (hoofdstuk 3 van het Handboek Kwaliteitszorg) Doel: systematische meting en beoordeling van de kwaliteit van een programma, gericht op verbetering. Uitgangspunten: - gebaseerd op studenttevredenheid: enquête propedeuse, bachelor- en masteropleiding. - aangevuld met oordeel van onderwijsbetrokkenen: docenten, roosteraars, coördinatoren, etc. - jaarlijkse data-verzameling en regelmatige evaluatie. Schema uitvoering programma-evaluaties: Het initiatief tot het uitvoeren van de programma-evaluaties ligt bij de facultaire onderwijs- en kwaliteitszorgmedewerkers. De uitkomsten worden naar de opleiding gestuurd voor nadere analyse door de opleidingscommissie. Zij stelt een adviesrapport op, waarna de adjunct-directeur verantwoordelijk is voor het vervolg op basis van de aanbevelingen. In het onderstaande schema wordt de procedure toegelicht. Groen: standaardstappen; blauw: informatie inwinnen; rood: verbetertraject.
ESC/facultaire medewerkers: - Afnemen enquêtes - Analyse facultair niveau - Vergelijking tussen opleidingen
Curriculum/opleidingscommissie: - Analyseren uitkomsten enquête - Vragen mening onderwijsbetrokkenen - Opstellen rapport en advies adjunct-directeur
Adjunct-opleidingsdirecteur: - Prioritering aanbevelingen - Opstellen verbeterplan - Controle op uitvoering en evaluatie plan
Overige onderwijsbetrokkenen: - Mening geven over programma -
Uitvoeren verbeterplan
Overige taken adjunct-directeur: - Bij opleidingsoverstijgende kwesties: bespreken met directeur USS/GSS, hoofd ESC of faculteitsbestuur. - Informatie gebruiken als input voor mid-term evaluatie en schrijven kritische reflectie.
Voorzieningen (hoofdstuk 4 van het Handboek Kwaliteitszorg) Doel: evaluatie van de beschikbaarheid en kwaliteit van de onderwijsvoorzieningen en het beleid voor aanschaf en aanpassing ervan. Uitgangspunten: - er zijn kwalitatief goede en voldoende voorzieningen om het onderwijs te ondersteunen. - het faculteitsbestuur is verantwoordelijk voor de facultaire voorzieningen en de USS- en GSSbesturen voor de opleidingsvoorzieningen. - de adjunct-directeur beoordeelt de wenselijkheid van aanschaf of aanpassing van (bestaande) voorzieningen binnen de opleiding. Schema uitvoering taken voorzieningen: Er worden twee aspecten onderscheiden: 1) beleid t.a.v. aanschaf of aanpassing van voorzieningen en 2) driejaarlijkse evaluatie van de kwaliteit en beschikbaarheid van bestaande voorzieningen. De directeur van de USS neemt het initiatief tot deze evaluatie, waarbij de adjunct-directeur het aanspreekpunt is om namens de opleiding een mening te geven. In het onderstaande schema wordt de procedure toegelicht. Oranje: stappen t.a.v. aanschaf/aanpassing voorzieningen; overige pijlen: evaluatie voorzieningen groen: opdracht en rapportage; blauw: informatie inwinnen; rood: verbetertraject.
Faculteitsbestuur t.a.v. facultaire voorzieningen: - Verantwoordelijk voor kwaliteit en beschikbaarheid - Besluiten over aanschaf en aanpassing
Bestuur USS/GSS t.a.v. voorzieningen opleidingen - Verantwoordelijk voor kwaliteit en beschikbaarheid - Besluiten over aanschaf en aanpassing
Directeur USS: - Initiëren evaluatie voorzieningen - Instellen brede evaluatiecommissie
Adjunct-directeur: t.a.v. evaluatie: - mening geven over opleidingsvoorzieningen in antwoord op vraag evaluatiecommissie
Evaluatiecommissie: - Evalueren voorzieningen - Peilen mening onderwijsbetrokkenen - Opstellen rapport met aanbevelingen
t.a.v. aanschaf/aanpassing: - beoordelen wenselijkheid n.a.v. wens onderwijsbetrokkenen - adviseren USS/GSS bestuur
Onderwijsbetrokkenen in opleidingen: - Aangeven wensen t.a.v. aanschaf of aanpassing onderwijsvoorzieningen - Mening geven over bestaande voorzieningen in antwoord op vraag evaluatiecommissie
Studiebegeleiding (hoofdstuk 5 van het Handboek Kwaliteitszorg) Doel: begeleiden van studenten bij studiekeuzes, zodat de student zo snel mogelijk op de juiste plek terecht komt, bevorderen van de studievoortgang en informatie verschaffen aan het management. Uitgangspunten: - elke student is de eerstverantwoordelijke voor zijn eigen studievoortgang. - facultaire medewerkers – met de studieadviseur als spil - zijn verantwoordelijk voor het aanbieden van goede, samenhangende studiebegeleiding. - het staat de student vrij al dan niet gebruik te maken van de beschikbare studiebegeleiding. - de mate van aangeboden begeleiding neemt in de loop van de studietijd af. Schema uitvoering studiebegeleiding: De studieadviseur is de spil in de studiebegeleiding. De adjunct-directeur speelt vooral een rol in de inhoudelijke opzet en in de uitvoering/aansturing van de evaluaties. In het onderstaande schema wordt de procedure toegelicht. Groen: standaardstappen in uitvoering studiebegeleiding; blauw: evaluatie; rood: verbetertraject. Student: - verantwoordelijk voor eigen voortgang en gebruik begeleiding
Studieadviseur: - spil in studiebegeleiding - overlegt met adjunct-directeur over inhoud en opzet - begeleidt mentoren en evalueert systeem jaarlijks - overlegt met collega-studieadviseurs
Adjunct-directeur: t.a.v. opzet: - regelmatig overleg met studieadviseur - selecteren docenten als tutor - opdracht tot coaching en evaluatie tutoren t.a.v. evaluatie: - uitvoering evaluatie studiebegeleiding (in samenwerking met studieadviseur/opleidingscoördinator) - opstellen verbeterplan - toezicht houden op uitvoering verbeterplan
Bestuur USS/GSS: - verantwoordelijk voor evaluatie totale studiebegeleiding - beoordelen evaluaties en verbeterplannen - rapporteren aan faculteitsbestuur
Aanleiding: Mid-term evaluatie Kritische reflectie/visitatie
Toetsing (hoofdstuk 6 van het Handboek Kwaliteitszorg) Doel: alle FWN-opleidingen hebben een goed toetsprogramma en bieden hiermee de garantie dat de afgestudeerde de eindtermen op niveau beheerst. Uitgangspunten: - de opleiding heeft een afwisselende en transparante wijze van toetsing en beoordeling. - informatie over toetsing is vastgelegd in het toetsplan van het curriculum (verantwoordelijkheid adjunct) en het toetsoverzicht per vak (verantwoordelijkheid docent). - de examencommissie is als enige bevoegd om diploma’s toe te kennen en dient zich er aantoonbaar van te vergewissen dat het diploma terecht verleend wordt. - de examencommissie is verantwoordelijk voor het borgen van de toetskwaliteit in de opleiding Schema uitvoering en evaluatie toetsing: Er wordt onderscheid gemaakt tussen uitvoering en controle van het toetsbeleid. In de uitvoering speelt de adjunct een grote rol door het vastleggen van de inhoud van het programma en de wijze van toetsing. De onafhankelijke examencommissie beoordeelt of de student met zijn programma voldoet aan de eindtermen en controleert de kwaliteit van de toetsing. In het onderstaande schema wordt de procedure toegelicht. Groen: standaardstappen uitvoering toetsbeleid; rood: verbetertraject; oranje: rapportages van examencommissie en het vervolg hiervan. De stippellijn geeft de onafhankelijkheid van de examencommissie aan. Uitvoering toetsbeleid:
Docent/examinator: - eerstverantwoordelijke voor goede toets, opstellen volgens stappenplan toetsing - opstellen toetsoverzicht vak - beoordelen student op vakniveau
Adjunct-directeur: - formuleren eindtermen (OER-bijlage) - opstellen toetsplan - opstellen lijst examinatoren - eventueel: opstellen verbeterplan n.a.v. bevindingen examencommissie
USS/GSS: - Eventueel: adjunct-directeur opdracht geven tot opstellen verbeterplan toetsing - Beoordelen verbeterplan en vaststellen uitvoering
Controle toetsbeleid:
Examencommissie: - kwaliteitscontrole steekproefsgewijs: o beoordelen kwaliteit toetsing per vak o controleren studentenproducten (bv. scripties), m.n. beoordelingsprocedure o evalueren facultair toetsbeleid -
beoordelen student op opleidingsniveau: o beoordelen programma o verlenen diploma
-
beoordelen toetsdocumenten: o beoordelen toetsplan (werkbaarheid) o vaststellen examinatoren
-
rapporteren bevindingen aan FB
Faculteitsbestuur: - Vaststellen toetsplan opleiding - Vaststellen OER-bijlage opleiding - Met USS/GSS: opvolgen bevindingen examencommissie
Mid-term evaluatie en voorbereiding visitatie (hoofdstuk 7 van het Handboek Kwaliteitszorg) Doel: vaststellen van het totaalbeeld van de opleiding door middel van een integrale evaluatie. Uitgangspunten van de evaluatie: - aantonen basiskwaliteit van de opleiding aan (conform RUG- en NVAO-kaders), gericht op continue verbetering. - uitvoeren onder alle betrokkenen. De analyse wordt breed gedragen. - uitgangspunt voor de planning is de zesjaarlijkse, externe visitatie. Alternerend hieraan vindt de interne mid-term evaluatie plaats. - voorafgaand aan de visitatie kan een vergelijkbare evaluatie als de mid-term worden herhaald. Schema uitvoering mid-term evaluatie: De kerntaak van de adjunct-directeur is het onderhouden van de opleidingsaccreditatie. Dit betekent concreet: uitvoeren van de aanbevelingen, organiseren interne beoordeling a.d.h.v. de mid-term evaluatie en tijdig inspelen op de (veranderende) eisen aan de accreditatie. In het onderstaande schema wordt de procedure toegelicht. Groen: standaardstappen uitvoering; rood: verbetertraject n.a.v. uitkomsten. Interne mid-term
Externe visitatie
Faculteitsbestuur: - opdracht geven tot uitvoering mid-term - bestuurlijk overleg met opleiding n.a.v. uitkomsten - beoordelen verbeterplan en controleren en evalueren uitvoering
NVAO, via Bureau Universiteit: - tenminste 1 jaar voor afloop accreditatietermijn: aanvraag heraccreditatie
Adjunct-directeur: - instellen en voorzitten mid-term commissie - rapporteren aan faculteitsbestuur, inclusief sterkte-zwakte analyse - bespreken opleiding tijdens bestuurlijk overleg
Adjunct-directeur: - schrijven kritische reflectie - contact met visitatiecommissie - bespreken opleiding tijdens visitatie
Adjunct-directeur: - opstellen verbeterplan n.a.v. BO of definitief rapport - verbeterplan ter beoordeling voorleggen aan faculteitsbestuur - controleren uitvoering verbeterplan - verantwoording afleggen in onderwijsmonitor
Verantwoording onderwijskwaliteitszorg (hoofdstuk 8 van het Handboek Kwaliteitszorg) Doel: de onderwijsmonitor geeft een actueel inzicht in de (cijfermatige) trends, de onderwijskwaliteit en de uitvoering van de kwaliteitszorg binnen de opleiding, teneinde deze te verantwoorden en de opleiding te verbeteren. Uitgangspunten: - per opleiding (of cluster) wordt een onderwijsmonitor opgesteld aan de hand van het normkader. Ook faculteit en instelling stellen een eigen monitor op. - per kwaliteitsaspect worden feitelijke gegevens en reflectie gepresenteerd. Alle informatie wordt ondersteund door toegevoegde documentatie. - bij de beschrijving wordt de PDCA-cyclus gevolgd: het plan/de visie, de uitvoering, de evaluatie en de (effecten van de) verbeteracties. - de onderwijsmonitor dient als basis voor gesprekken tussen opleiding, faculteit en instelling. - de monitor is een belangrijk instrument bij het afleggen van verantwoording in het kader van de (her)accreditatie en dient als basis voor de kritische reflectie. Schema uitvoering verantwoording onderwijskwaliteitszorg: Onderstaand overzicht geeft een schema voor het opstellen van de onderwijsmonitors van de opleidingen en de faculteit (groen), met de daarbij aanwezige ondersteuning (blauw). Faculteitsbestuur: - aansturing wijze en planning van opstellen opleidingsmonitors
Adjunct-directeur: - verantwoordelijk voor opleidingsmonitor - november: opstellen monitor opleiding - december: indienen bij FB (informatie en vaststelling) - verantwoordelijk voor uitvoering en evaluatie van gemaakte afspraken met FB n.a.v. monitor
Ondersteuning: - facultaire kwaliteitszorgmedewerker plaatst gegevens in Quamatrix - opleidingscoördinator vult feitelijke gegevens aan en schrijft eventueel eerste reflectie
PH-onderwijs: - verantwoordelijk voor facultaire monitor - december: opstellen facultaire monitor - januari: voorleggen aan USS/GSS/FB ter vast- en bijstelling - februari: indienen bij CvB - verantwoordelijk voor uitvoering en evaluatie van gemaakte afspraken met CvB n.a.v. monitor
Ondersteuning: - facultaire kwaliteitszorgmedewerker plaatst gegevens in Quamatrix en reflecteert hierop
