Model wedstrijdprogramma voor meervoudige opdrachten Het model voor het wedstrijdprogramma voor meervoudige opdrachten is afkomstig uit Kompas bij Prijsvragen & Meervoudige Opdrachten. Dit Kompas bevat een toelichting op meervoudige opdrachten. Het model bestaat uit een uitnodigingsbrief en een wedstrijdprogramma met eventuele bijlagen. Het wedstrijdprogramma bestaat vervolgens uit de opdrachtomschrijving en de wedstrijdregels. Een wedstrijdprogramma is 'volgens Kompas' wanneer de volgorde van het model is aangehouden en wanneer de hoofdtekst is gevolgd. Het wedstrijdprogramma is een juridisch bindend document en moet met de grootste zorgvuldigheid worden opgesteld. Dit model geeft een logische minimum checklist van op te nemen bepalingen. Dat houdt echter zeker niet in dat in alle gevallen alle bepalingen die moeten worden opgenomen, hier zijn vermeld. Modelbepalingen moeten worden beschouwd als voorbeelden. Er kunnen altijd omstandigheden aanwezig zijn waardoor de tekst moet worden aangepast of een model in zijn algemeenheid niet bruikbaar is of niet kan worden toegepast. In zijn algemeenheid geldt dat de partijen die hebben bijgedragen aan de samenstelling van het Kompas en de bijbehorende modellen geen aansprakelijkheid aanvaarden voor het welslagen van wedstrijden. De juridische aansprakelijkheid voor de competities berust bij de contractsluitende partijen, ook als zij eventuele adviezen overnemen van de samenstellers van dit Kompas of van het Steunpunt Ontwerpwedstrijden. Dit model voor meervoudige opdrachten wordt onderschreven door de ondertekenaars van het Convenant Ontwerpwedstrijden. De ondertekenaars van het Convenant zullen de toepassing van dit model bij hun leden stimuleren. Concept wedstrijdprogramma’s kunnen voor advies worden voorgelegd aan het Steunpunt Ontwerpwedstrijden Gebruiksaanwijzing model - de doorlopende basistekst is 'verplicht' en moet in zijn geheel worden opgenomen - de cijfers verwijzen naar de nummers in de bijgaande toelichting. Waar nodig wordt een omschrijving van de in te vullen gegevens gegeven, eventueel met voorbeelden. Deze toelichting moet niet in de basistekst worden opgenomen - cursieve tekst geeft verschillende keuzemogelijkheden aan: één van de opgenomen teksten moet in de basisteksten worden opgenomen - (tussen haakjes) staan aanvullende redactionele aanwijzingen; deze moeten uiteindelijk niet in de basistekst worden opgenomen
Model Uitnodigingsbrief Geachte ....(1) ....(2) heeft het voornemen om in de gemeente ....(3) een ....(4) te realiseren. De ontwerper wordt geselecteerd door middel van een meervoudige opdracht aan ....(5) ontwerpers. Voor deze werkwijze is gekozen om ....(6). Hierbij nodig ik u uit deel te nemen aan deze meervoudige opdracht. In deze uitnodigingsbrief zijn de opdracht en alle regels die gelden voor deze meervoudige opdracht gespecificeerd. De uitnodigingsbrief is bindend voor de opdrachtgever, de deelnemers en de leden van de beoordelingscommissie (7). Bij aanvaarding van deze opdracht ontvang ik gaarne het tweede exemplaar van deze uitnodigingsbrief door u ondertekend retour voor .... (8). Deze uitnodigingsbrief is opgesteld volgens de model-uitnodigingsbrief voor een meervoudige opdracht, zoals beschreven in het Kompas en genoemd in het Convenant Wedstrijden op het gebied van architectuur, stedenbouw en landschapsarchitectuur. Deze meervoudige opdracht valt onder de Europese Richtlijn Diensten en is aangekondigd volgens de niet-openbare aanbestedingsprocedure.
Wedstrijdprogramma Hoofdstuk 1: Opdrachtomschrijving
1. locatie en opgave De locatie is gesitueerd ....(9). De opgave betreft ....(10).
2. randvoorwaarden De ontwerpen dienen aan de volgende randvoorwaarden te voldoen: (11) Ruimtelijk: ....(12). Financieel: Het project moet worden gerealiseerd binnen het bouwbudget van ....(13). De projectbegroting dient te worden opgesteld volgens de methode ....(14). Juridisch: Het ontwerp moet voldoen aan alle geldende wetten en regelingen, alsmede aan de volgende plaatselijke voorschriften en verordeningen: ....(15). Het ontwerp moet voldoen aan de verplichte elementen uit het programma van eisen.
3. indicaties Daarnaast gelden de volgende indicaties als richtinggevend kader. In de ontwerpen moet worden aangegeven hoe op deze indicaties wordt gereageerd: Ruimtelijk: ....(16). Financieel: ....(17).
4. programma van eisen Het programma van eisen bestaat uit: (18) a) Verplichte elementen: ....(19). b) Niet-verplichte elementen: ...(20).
Hoofdstuk 2: De wedstrijdregels
1. namen en adressen Deze meervoudige opdracht wordt aangeduid met de naam ....(21) en wordt verstrekt door ....(22). Namens de opdrachtgever treedt als contactpersoon op: ....(23).
2. doelstellingen De doelstellingen van deze meervoudige opdracht zijn: ....(24).
3. deelnemers Voor deze meervoudige opdracht zijn ....(25) deelnemers uitgenodigd. *De namen van de deelnemers zijn: ....(26).*
4. inzendingen De inzendingen moeten bestaan uit de volgende bescheiden: ....(27).
Materiaal dat niet is gevraagd wordt niet in de beoordeling betrokken. Alle bescheiden dienen in ....-voud (28) te worden ingeleverd. Dit met uitzondering van de maquette, die in enkelvoud ingeleverd dient te worden. Er mogen geen varianten worden ingediend. (29)
5. tijdschema van de meervoudige opdracht Deze meervoudige opdracht verloopt volgens het onderstaande tijdschema: ....(30).
6. tussentijdse informatie Schriftelijke vragen met betrekking tot de opdracht en de wedstrijdregels kunnen worden ingediend voor ....(31). Beantwoording van de vragen vindt plaats voor ....(32). De mondelinge vragenronde vindt plaats op ....(33). Tijdens deze bijeenkomst zal/zullen ....(34) ter beantwoording van de vragen aanwezig zijn. Na elke vragenronde worden alle gestelde vragen met de daarbij behorende antwoorden en relevante informatie in één document op schrift gesteld en aan alle deelnemers ter beschikking gesteld. Dit document geldt vanaf dat moment als aanhangsel van het wedstrijdprogramma en heeft dezelfde binding. Overleg buiten deze procedure is niet toegestaan.
7. beoordelingscommissie De inzendingen worden beoordeeld door een beoordelingscommissie bestaande uit de volgende leden: ....(35). Bij verhindering van een der leden van de beoordelingscommissie wordt een reservelid opgeroepen met eenzelfde kwalificatie als het verhinderde lid. De reserveleden van de beoordelingscommissie zijn: ....(36). De beoordelingscommissie is onafhankelijk van de deelnemers en geeft een autonoom advies aan de opdrachtgever.
8. beoordelingscriteria De inzendingen worden beoordeeld op basis van de onderstaande criteria: ....(37). De volgorde van deze criteria is ....(38).
9. beoordelingsprocedure De beoordelingsprocedure verloopt als volgt: a) toetsingsfase: Na het inleveren van de inzendingen worden deze in week ....(39) getoetst door .... (40). De inzendingen worden getoetst aan de randvoorwaarden zoals die genoemd zijn in deze uitnodigingsbrief en de bijbehorende bijlagen. Tevens worden de inzendingen getoetst aan de wedstrijdregels zoals genoemd in deze uitnodigingsbrief. Inzendingen die niet aan deze voorwaarden voldoen worden niet in de beoordeling betrokken. De beslissing hierover wordt genomen door ....(41). Voor inzendingen die om deze reden niet in de beoordeling worden betrokken wordt geen honorarium uitbetaald.
Tevens wordt getoetst op welke wijze in de inzendingen wordt omgegaan met de indicaties en de nietverplichte elementen van het programma van eisen. De resultaten hiervan worden ter beschikking gesteld aan de beoordelingscommissie. b) beoordelingsfase: In week ....(42) worden de ontwerpers in de gelegenheid gesteld hun ontwerpen mondeling toe te lichten voor de beoordelingscommissie. Over de gang van zaken hierbij zullen nadere aanwijzingen volgen. In de weken ....(43) vindt de beoordeling plaats. De beoordelingscommissie beoordeelt de wijze waarop de inzendingen reageren op de opgave, randvoorwaarden en programma van eisen, en geeft een analyse van de ontwerpen op de afzonderlijke beoordelingscriteria. De beoordelingscommissie geeft ....(44) een rangorde tussen de inzendingen aan op basis van een integrale beoordeling van de ontwerpen op alle beoordelingscriteria. Het advies van de beoordelingscommissie is niet-bindend voor de opdrachtgever. Op grond van het advies van de beoordelingscommissie vindt de besluitvorming over het verstrekken van de vervolgopdracht plaats, conform de volgende procedure: ....(45). Op ....(46) is het advies van de beoordelingscommissie gereed en deelt de opdrachtgever het besluit omtrent de vervolgopdracht mede.
10. beoordelingsrapport Op ....(47) is het beoordelingsrapport beschikbaar. Het beoordelingsrapport wordt aan alle deelnemers toegezonden en is daarnaast beschikbaar voor ....(48). Het beoordelingsrapport maakt inzichtelijk op welke wijze de inzendingen reageren op de opgave, de randvoorwaarden en het programma van eisen, en geeft een analyse van de ontwerpen op de afzonderlijke beoordelingscriteria. Tevens geeft het rapport aan hoe de integrale beoordeling tot stand is gekomen. Bovendien bevat het juryrapport een evaluatie van de resultaten van de prijsvraag en aanbevelingen aan de opdrachtgever.
11. honorering Uitgaande van de werkzaamheden en het uitwerkingsniveau zoals hiervoor omschreven, wordt aan elke deelnemer een honorarium van ....(49) vergoed. Genoemd bedrag is een vast bedrag exclusief BTW, reiskosten en verschotten. Het honorarium wordt uiterlijk ....(50) uitbetaald.
12. de vervolgopdracht De opdrachtgever heeft de intentie de vervolgopdracht te verstrekken aan de deelnemer wiens ontwerp na de beoordeling zoals hierboven omschreven, als het beste antwoord op de opdracht wordt aangewezen. De ontwerper wiens inzending voor uitvoering wordt aangewezen is verplicht zijn medewerking te verlenen om het ontwerp op de voorwaarden die in deze uitnodigingsbrief zijn vermeld, uit te voeren. De vervolgopdracht wordt verstrekt onder de volgende condities: ....(51).
13. publiciteit, publicaties en tentoonstelling
Het is deelnemers, leden van de beoordelingscommissie en anderen dan de contactpersoon niet toegestaan om in de publiciteit te treden over zaken die inhoudelijk samenhangen met de ontwerpen of de meervoudige opdracht als zodanig, voordat het besluit van de opdrachtgever is bekend gemaakt. De inzendingen zullen na de inzendingdatum worden ....(52). Publicatie vindt plaats op de volgende wijze: ....(53). Tentoonstelling vindt plaats op de volgende wijze: ....(54).
14. auteursrechten De inzendingen blijven het geestelijk eigendom van de deelnemers. (55)
15. gebruik, eigendom en terugzending van de ingezonden bescheiden Alle voor de wedstrijd ingezonden stukken betreffende de ontwerpen blijven gedurende ....(56) weken na de inzendingdatum ter beschikking van de opdrachtgever. Gedurende de termijn dat de ingezonden bescheiden ter beschikking staan van de opdrachtgever, heeft de opdrachtgever het recht de ingezonden bescheiden te publiceren of te exposeren op de wijze zoals in deze uitnodigingsbrief vermeld, zonder daarvoor de ontwerper enige vergoeding schuldig te zijn. Voor afbeelding, publicatie of tentoonstelling op andere wijze, is toestemming van de ontwerper vereist. Na afloop van deze termijn worden de ingezonden bescheiden van het voor uitvoering aangewezen ontwerp het eigendom van de opdrachtgever. De ingezonden bescheiden van de overige inzendingen worden na afloop van deze termijn .... (57).
16. geschillen Voorkomende geschillen -ook die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd- die tussen opdrachtgever, deelnemers en leden van de beoordelingscommissie mochten ontstaan naar aanleiding van de meervoudige opdracht, worden ....(58). (bij arbitrage) Arbitrage geschiedt overeenkomstig het Arbitragereglement van de Stichting Arbitrage Instituut Bouwkunst, zoals dat luidt drie maanden voor de dag waarop de inzendingen moeten worden ingeleverd.
17. slot Voor deze opdracht gelden de voorwaarden zoals vermeld in deze uitnodigingsbrief. Bij aanvaarding van deze opdracht ontvang ik, zoals reeds aangegeven, gaarne het tweede exemplaar van deze uitnodigingsbrief door u ondertekend retour voor .... (59).
Hoogachtend,
handtekening opdrachtgever: bijlagen:
Voor akkoord, datum: plaats:
handtekening ontwerper:
Toelichting bij de model uitnodigingsbrief voor meervoudige opdrachten 1
Naam van de ontwerper.
2
Naam van de opdrachtgever.
3
Naam van de gemeente. Soms is deze toevoeging overbodig, bijvoorbeeld wanneer de opdrachtgever een gemeente is.
4
Aanduiding van het project, bijvoorbeeld een ziekenhuis, een brug, een park of een nieuwe woonwijk.
5
Aantal deelnemers aan de meervoudige opdracht.
6
Doelstellingen van de meervoudige opdracht.
7
De leden van de beoordelingscommissie moeten zich schriftelijk conformeren aan de uitnodigingsbrief. Aanbevolen wordt om de beoordelingscommissie te betrekken bij het opstellen van de uitnodigingsbrief.
8
Datum.
9
Nauwkeurige begrenzing van de locatie. Indien plattegronden of situatieschetsen als bijlage worden toegevoegd in de tekst worden verwezen naar deze bijlage.
10
Exacte formulering van de vraag waarop het ontwerp een antwoord moet geven. Bij een meervoudige opdracht gaat het vooral om concrete oplossingen voor een project en moet de opgave helder omschreven zijn. De aard van de opgave moet overeenstemmen met de fase waarin het ontwikkelingsproces van het project zich bevindt. Aanbevolen wordt om in een meervoudige opdracht nooit meer te vragen dan een voorlopig ontwerp omdat het winnende ontwerp door gebrek aan communicatie tijdens de wedstrijd altijd nog moet worden aangepast. Randvoorwaarden geven de grenzen aan waarbinnen het ontwerp moet blijven. Inzendingen die niet aan de randvoorwaarden voldoen worden niet in de beoordeling betrokken. Hiermee moet rekening worden gehouden bij het opstellen van deze randvoorwaarden.
11
12
Ruimtelijke grenzen c.q. ruimtelijk beleid waarbinnen het ontwerp moet blijven, zoals bijvoorbeeld bestemmingsplan, structuurplan, stedenbouwkundig plan, beeldkwaliteitplan, welstandsbeleid, gemeentelijk architectuurbeleid, uitgangspunten ten aanzien van bestaande bebouwing of uitgangspunten naar aanleiding van morfologisch onderzoek. Indien relevant materiaal als bijlage wordt toegevoegd, moet in de tekst naar deze bijlage worden verwezen.
13
Bedrag. Indien het bouwbudget als randvoorwaarde wordt genoemd, kunnen de ontwerpen die het budget overschrijden niet in de beoordeling worden betrokken.
14
Berekeningsmethode. Indien een voorbeeld als bijlage wordt toegevoegd moet een verwijzing in de tekst worden opgenomen.
15
Relevante plaatselijke voorschriften en verordeningen. Het gaat hier om de regelingen die niet algemeen geldig zijn bij dergelijke ontwerpopgaven.
16
Ruimtelijk kader. Indien ruimtelijke gegevens als indicatie worden opgenomen betekent dat dat de inzendingen daarop niet in absolute zin worden getoetst, maar dat in de beoordeling wordt nagegaan hoe de inzendingen erop reageren.
17
Financieel kader. Indien het bouwbudget als indicatie wordt opgenomen, betekent dat dat de inzendingen niet worden getoetst op het absolute bedrag, maar worden beoordeeld op prijs/kwaliteitverhouding.
18
Een eenduidige en uitputtende omschrijving van alle elementen die het ontwerp moet omvatten. Bij voorkeur moeten per element de kwantitatieve eisen, de kwalitatieve eisen en de ruimtelijke
relaties met andere elementen worden aangegeven. De volgende indeling kan bijvoorbeeld worden gebruikt: - kwantitatieve gegevens (bv oppervlakten), - kwalitatieve gegevens (bv gebruiksmogelijkheden), - onderlinge relaties (bv routes), - relaties met de omgeving (bv aansluiting met omringende bebouwing), - toekomstige ontwikkelingen (bv uitbreidingsmogelijkheden), - bijzondere eisen (bv fasering), Het programma van eisen geeft in feite de elementen waarmee de ontwerpers het 'spel' kunnen spelen. Het programma van eisen voor een wedstrijd moet objectief, helder en eenduidig zijn, maar daarbij wel speelruimte laten voor de ontwerpers, anders heeft een wedstrijd geen zin. Het programma van eisen wordt meestal als bijlage toegevoegd. In dat geval moet een verwijzing hiernaar in de tekst worden opgenomen. 19
De verplichte elementen (volgens bovenstaande omschrijving). Inzendingen die niet aan de verplichte elementen voldoen worden niet in de beoordeling betrokken. Hiermee moet rekening worden gehouden bij het opstellen van het programma van eisen.
20
De niet-verplichte elementen (volgens bovenstaande omschrijving). In de toetsingsfase wordt nagegaan hoe in de inzendingen wordt omgegaan met de niet-verplichte elementen. De beoordelingscommissie betrekt de resultaten in de beoordeling.
21
Naam van de meervoudige opdracht. Bij voorkeur geeft de naam de plaats en de aard van de opgave aan, zoals bijvoorbeeld 'Hergebruik kasteelruine Deurne'.
22
Naam en adresgegevens van de opdrachtgever.
23
Naam en adresgegevens van de contactpersoon. Vaak dezelfde als de projectleider. Soms wordt de organisatie van de meervoudige opdracht uitbesteed aan een externe adviseur die alle contacten onderhoudt.
24
Omschrijving van de (autonome) doelstellingen van de meervoudige opdracht. De autonome doelstellingen geven antwoord op de vraag: wat wil men met de meervoudige opdracht bereiken? Bijvoorbeeld: het verkrijgen van een ontwerp met een optimale verhouding tussen kosten en kwaliteit, een keuze uit meerdere ontwerpen of meerdere ontwerpers mogelijk maken, het stimuleren van een maatschappelijke discussie of het onder de publieke aandacht brengen van een opgave of het geven van kansen aan jong of onbekend talent. De doelstellingen moeten worden afgestemd op de mogelijkheden die de opdracht biedt. Wanneer er sprake is van meerdere doelstellingen kan een rangorde worden aangebracht. Een meervoudige opdracht is vooral geschikt voor het vinden van een realiseerbaar ontwerp of een geschikte ontwerper.
25
Aantal deelnemers. Indien de meervoudige opdracht valt onder de Richtlijn Diensten is het minimum aantal deelnemers vijf. Aanbevolen wordt om niet veel meer dan vijf deelnemers uit te nodigen, omdat de kosten voor de honoraria in dat geval onevenredig hoog worden. Met vijf of zes deelnemers wordt een goed overzicht van de verschillende ontwerpoplossingen verkregen.
26
Namen van de deelnemende bureaus c.q. ontwerpers. Bij een meervoudige opdracht zijn de inzendingen niet anoniem. Indien gewenst kan de opdrachtgever de namen van de deelnemers reeds bij het begin van de wedstrijd bekendmaken.
27
Exacte opsomming van alle gevraagde bescheiden en de wijze waarop zij moeten worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld: tekeningen (situatie, gevels, plattegronden, perspectief etc.), functieaanduidingen, informatie over materiaal en kleurgebruik, planmotivering en toelichting (omvang aangeven), kostenraming, tijdsplanning. Het gevraagde materiaal en het uitwerkingsniveau daarvan moet aansluiten bij het karakter van de opgave en de aard van de opdracht. Vraag niet meer materiaal dan nodig is om een goed beeld van de inzendingen te krijgen. Het uitwerkingsniveau van de inzendingen moet blijken uit de omschrijving van het gevraagde materiaal: denk bijvoorbeeld aan de aard en het schaalniveau van de in te dienen tekeningen en of ze al of niet gekleurd moeten zijn. Geef aan in hoeverre detaillering en constructieve verantwoording wordt gevraagd. Indien een maquette wordt gevraagd moet duidelijk zijn in welk materiaal en op
welk schaalniveau deze moet worden uitgevoerd. Inzendingen die niet aan de eisen voldoen (bijvoorbeeld een grotere maquette) verstoren de onderlinge vergelijkbaarheid. Deze inzendingen voldoen niet aan de wedstrijdregels en dienen op grond daarvan te worden gediskwalificeerd. Dit ter onderscheiding van inzendingen waarin naast het gevraagde materiaal ook extra items worden ingeleverd (bijvoorbeeld naast de gevraagde maquette ook een grotere maquette). Deze extra's worden volgens het wedstrijdprogramma niet in de beoordeling betrokken. Het inleveren van extra's heeft echter geen diskwalificatie tot gevolg. 28
Aantal. Bij een meervoudige opdracht moet het aantal in te leveren exemplaren in verhouding staan met het honorarium.
29
Hier wordt gedoeld op varianten in de zin van meerdere oplossingen (waardoor in feite meerdere inzendingen worden ingeleverd). Dat neemt niet weg dat binnen de opdracht zelf wel kan worden gevraagd om varianten aan te geven voor bepaalde aspecten van het programma van eisen.
30
Exacte aanduiding van het tijdschema van de meervoudige opdracht. Geef hier bijvoorbeeld de data van de vragenronde en het schriftelijk antwoord, het indienen van de ontwerpen en de eventuele mondelinge toelichting, de start van de toetsingsfase en de beslissing met betrekking tot diskwalificaties, de start van de beoordelingsfase en het uitbrengen van het advies van de beoordelingscommissie, de beslissing van de opdrachtgever en van publicatie en tentoonstelling. Indien gewenst kan ook een aanduiding worden gegeven van de geplande start van de bouwwerkzaamheden. De Richtlijn Diensten geeft een minimale ontwerpfase van 40 dagen (verkorte procedure is mogelijk). In het algemeen kan worden gesteld dat de ontwerpfase in redelijk verband moet staan met de opgave en dat de beoordelingsfase niet meer tijd in beslag mag nemen dan de ontwerpfase.
31
Datum.
32
Datum. Beantwoording van de vragen dient zo spoedig mogelijk te geschieden.
33
Datum, tijd en adres. Bij een mondelinge vragenronde moet men bedacht zijn op misverstanden door subjectieve interpretatie van vragen en antwoorden. Bij een meervoudige opdracht van gemiddelde omvang is één (schriftelijke) vragenronde meestal voldoende.
34
Naam en functie. Aanbevolen wordt om één persoon te belasten met de tussentijdse informatieoverdracht. Meestal zal de projectleider hiervoor de aangewezen persoon zijn. Ter ondersteuning kan de voorzitter van de begeleidingscommissie of een specifieke deskundige aanwezig zijn.
35
Namen en kwalificaties van alle leden. Aangeven wie de voorzitter en de secretaris (met of zonder stemrecht) zijn. Aanbevolen wordt de beoordelingscommissie een oneven aantal stemgerechtigde leden te geven. Eerder werd opgemerkt dat het in het algemeen aanbeveling verdient bij een ontwerpwedstrijd minstens de helft van de plaatsen in de beoordelingscommissie te laten bezetten door vakdeskundigen uit de ontwerpsfeer. Bij een meervoudige opdracht ligt het voor de hand dat daarnaast inbreng wordt gezocht vanuit de specifieke bedrijfssfeer van de opdrachtgever.
36
Namen en kwalificaties.
37
Beoordelingscriteria. De beoordelingscriteria moeten vooraf worden geformuleerd op basis van de doelstellingen en de opdracht. Indien de Richtlijn Diensten van toepassing is kan het gunningscriterium van de economisch meest voordelige aanbieding worden uitgewerkt tot de gewenste beoordelingscriteria.
38
Willekeurig of van afnemend belang (dat wil zeggen nummer één is het belangrijkste criterium).
39
Weeknummer.
40
Aangeven wie de toetsing verricht. Bij een meervoudige opdracht met weinig randvoorwaarden kan de beoordelingscommissie de toetsing zelf doen. Bij een groot aantal randvoorwaarden heeft het aanstellen van een afzonderlijke 'meetploeg' of een onafhankelijke kostendeskundige, onder verantwoording van de beoordelingscommissie, de voorkeur. De commissie kan zich dan volledig concentreren op de kwalitatieve beoordeling.
41
Aangeven wie de beslissing neemt, meestal is dat 'de opdrachtgever, gehoord de beoordelingscommissie'. Het gaat hier namelijk om de beslissing om inzendingen buiten de beoordeling te houden.
42
Weeknummer.
43
Weeknummers.
44
Wel of niet.
45
Besluitvormingsprocedure. Vooraf moet duidelijk zijn op welke wijze het besluit over de vervolgopdracht wordt genomen.
46
Datum.
47
Datum. Het beoordelingsrapport behoort gereed te zijn op de dag van de uitspraak.
48
Invullen voor wie het beoordelingsrapport beschikbaar is.
49
Bedrag. Het honorarium moet in verhouding staan met de doelstellingen van de wedstrijd, de gevraagde prestaties en het in te leveren materiaal.
50
Datum. Als maximumtermijn kan worden aangehouden dat de honoraria uiterlijk twee maanden na de geplande uitspraak van de beoordelingscommissie zijn uitbetaald.
51
Verwijzen naar een algemene regeling of nauwkeurig omschrijven. Bijvoorbeeld de SR 1988 of de Richtlijn Diensten.
52
Gepubliceerd en/of tentoongesteld.
53
Zo exact mogelijk de gegevens opnemen, bijvoorbeeld met betrekking tot de aard en uitvoering van de publicatie, de auteur(s), de inhoud en de oplage.
54
Zo exact mogelijk de gegevens opnemen, bijvoorbeeld met betrekking tot de locatie en de datum van de tentoonstelling, de doelgroep en de aard van het tentoongestelde materiaal.
55
De ontwerpen vallen onder het auteursrecht en zijn onvervreemdbaar geestelijk eigendom van de ontwerper. De ontwerper blijft eigenaar van het idee dat in de ingezonden bescheiden is vastgelegd of opgetekend. De opdrachtgever kan geen ideeën en elementen uit de inzendingen van de meervoudige opdracht door een andere ontwerper laten verwerken, tenzij dit op voorhand nadrukkelijk is aangegeven. Bij een meervoudige opdracht waarbij de opdrachtgever rekening houdt met de mogelijkheid dat hij na afloop van de wedstrijd in één opdracht elementen uit verschillende inzendingen wil realiseren, moet in de uitnodigingsbrief worden vastgelegd dat de betreffende ontwerpers daarmee akkoord gaan en eventueel in een samenwerkingsverband het gevraagde willen uitwerken.
56
Aantal. Het gaat hier over het gebruik van de ingezonden bescheiden en eventueel daarvan afgeleide zaken.
57
Aangeven wat er na afloop van de meervoudige opdracht met de ingezonden bescheiden van de niet voor uitvoering aangewezen ontwerpen gebeurt. Bijvoorbeeld: inzendingen worden eigendom van de opdrachtgever, worden franco teruggezonden op (datum) of kunnen worden opgehaald ten kantore van de opdrachtgever op (datum).
58
Aangeven hoe geschillen worden opgelost: 'beslecht door een rechterlijk vonnis' of 'beslecht door arbitrage'. Bij een meervoudige opdracht gaat de opdrachtgever een rechtsverhouding aan met ieder der deelnemers, met de uitnodigingsbrief als contract (de model-uitnodigingsbrief in dit Kompas geeft aan wat de betrokken organisaties hierbij 'redelijk en billijk' achten). Regeling van geschillen verloopt via de burgerrechter tenzij de partijen aangeven dat geschillen aan arbitrage worden onderwerpen. Het Arbitrage Instituut Bouwkunst richt zich op geschillen tussen architect en opdrachtgever en doet uitspraak in de vorm van een arbitraal vonnis dat direct afdwingbaar is. Bij arbitrage is geen (hoger) beroep mogelijk, dat kan een nadeel zijn maar ook een voordeel: iedereen weet redelijk snel waar hij aan toe is. Een inhoudelijk voordeel van het inschakelen van een arbiter boven de burgerrechter is meestal de vakdeskundigheid van de arbiter. Bovendien is de procedure bij arbitrage minder formeel dan bij de burgerrechter.
59
Datum.
