“Een tekst is goed wanneer de wethouder enthousiast is.” Een kwalitatief onderzoek naar individuele taakopvattingen en organisationele factoren die bepalend zijn voor tekstkeuzes van beleidschrijvers in een politiek-bestuurlijke context.
Marit Holman Studentnummer: 1617109 Afstudeerscriptie Taalbeheersing – Nederlandse Taal en Cultuur Faculteit Letteren Rijksuniversiteit Groningen maart, 2012 Begeleidster: Dr. J. F. van Kruiningen
Voorwoord Welk effect heeft een organisatie op schrijven en op wat voor manier gebeurt dat? Deze vraag intrigeerde mij omdat ‘het effect van een organisatie’ nogal abstract klinkt en ik dat graag wilde concretiseren. Vooral omdat ik in de literatuur verschillende factoren tegenkwam die bepalend zijn voor schrijven, maar waar nog weinig over bekend was. Tegelijkertijd leverden docenten van de secties Taalbeheersing en Bestuursrecht en Bestuurskunde (RUG) een onderzoeksvoorstel in voor het onderzoeksprogramma ‘Begrijpelijke Taal’ van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). In dat kader past deze scriptie als vooronderzoek. Het geeft meer duidelijkheid over de rol van ‘begrijpelijke taal’ binnen een gemeente en welke factoren daarbij bepalend zijn. Dit onderzoek gaat over organisationele aspecten en individuele taakopvattingen van beleidschrijvers in een politiek-bestuurlijke omgeving: in hoeverre zijn dergelijke aspecten bepalend voor beleidsteksten en de kwaliteit daarvan? Aan de hand van de literatuur zijn er verschillende factoren geoperationaliseerd om te kunnen bepalen op wat voor manier en in hoeverre contextuele aspecten meespelen bij het schrijven. Eerder is al getoond dat het willen bereiken van overeenstemming en samenwerken een groot effect heeft op tekstkwaliteit. Andere onderzoeken stellen dat meerdere factoren bepalend zijn. Hierbij valt te denken aan managementverwachtingen, het krijgen van feedback, tijdsdruk en ook de opvattingen over het doel, de doelgroep en de opdracht van de tekst. Een aantal aspecten is aan de hand van beleidsteksten met beleidsmedewerkers besproken. Hiermee geeft deze studie een concreter en samenhangend beeld van het brede en abstracte begrip ‘context’ en in hoeverre dit bepalend is voor tekstkeuzes van beleidschrijvers binnen een gemeente. Ik wil de beleidschrijvers die ik heb geïnterviewd voor dit onderzoek van harte bedanken. Zonder hun medewerking en openhartigheid was deze scriptie er niet geweest. Daarnaast wil ik mijn scriptiebegeleidster, Jacqueline van Kruiningen, erg bedanken voor de begelei ding tijdens dit onderzoek. Haar opbouwende kritiek, literatuuradviezen en motiverende gesprekken waren ontzettend nuttig en brachten deze scriptie veel goeds. Verder wil ik Kees de Glopper bedanken, als tweede lezer en beoordelaar. Als laatste gaat mijn dank uit naar Kees Frenay, voor het zinvolle brainstormgesprek en voor het introduceren van mij binnen de gemeente Groningen.
Groningen, maart 2012 Marit Holman
2
Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Achtergrond begrijpelijke taal 1.2 Dit onderzoek
2. Achtergrond: literatuur 2.1 Tekstadviezen en schrijftrainingen in de praktijk 2.1.1 Focus op tekstproduct niet voldoende 2.1.2.Tekstkwaliteitzorg: een integrale benadering 2.2 Sociaal-contextueel onderzoek 2.2.1 De opkomst van het sociaal-contextuele perspectief 2.2.2 Het begrip context 2.2.3 Impliciete kennis van context 2.2.4 Genrestudies en sociale context 2.2.5 Sociaal-contextuele casestudies: organisationele aspecten 2.2.6 Sociaal-contextule casestudies: individuele taakopvattingen 2.3 Sociaal, tekstueel en cognitief onderzoek naar beleidsteksten 2.3.1 Sociale kenmerken van beleidsteksten 2.3.2 Tekstuele kenmerken van beleidsteksten 2.3.3 Cognitief onderzoek naar het schrijven van beleidsteksten
3. Methode 3.1 Onderzoeksvraag en doel 3.2 Onderzoeksgroep 3.2.1 Organisatie 3.2.2 Respondenten 3.3 Dataverzameling 3.3.1 Kwalitatief onderzoek 3.3.2 Discourse based retrospectief interviewen 3.3.3. De interviewvragen 3.4 Analyseprocedure
4. Resultaten interviews 4.1 Doel & doelgroep beleidstekst 4.1.1 Tekstdoel kan veranderen en breed interpretabel zijn 4.1.2 Meerdere doelen in ambtelijk proces 4.1.3 Rekening houden met doelgroep(en) 4.2 Achtergrondkennis & denkproces 4.2.1 Veel kennis en makkelijk onderwerp schrijft makkelijker
5 5 6 8 8 8 9 13 13 15 16 16 17 19 20 20 21 22 24 24 25 25 26 26 26 26 27 29 30 30 30 31 32 34 34 3
4.2.2 Veel kennis zorgt voor lastige kennis 4.2.3 Helder denken is helder schrijven 4.2.4 Algemeen taalgebruik bij onduidelijk proces 4.2.5 Bij strategisch plan onmogelijk concreet schrijven 4.3 Tekstaanpak & tijd 4.3.1 (Niet) meteen schrijven 4.3.2 Tijdsdruk bemoeilijkt schrijven 4.4 Tekstbeoordeling & tekstvoorkeur 4.4.1 Een tekst is goed wanneer die is goedgekeurd 4.4.2 Niet streven naar een tien 4.4.3 Voorkeur gestructureerde en begrijpelijke teksten 4.5 Feedback & voorbeelddocumenten 4.5.1 Feedback van collega 4.5.2 Schrijfwijzers, formats en schrijfregels 4.6 Consensus & wetgeving 4.6.1 Consensus door samenwerking bepalend voor teksten 4.6.2 Juridisch schrijven 4.7 Ervaring & schrijfcursus 4.7.1 (Niet) wennen aan schrijfcultuur gemeente 4.7.2 Schrijfcursus begrijpelijke taal
36 36 37 39 40 40 41 41 41 42 43 44 44 45 46 46 47 48 48 49
5. Conclusie : Contextuele factoren bepalend voor schrijfkwaliteit
51
6. Discussie
53 53 53
6.1 Methodologische kanttekeningen 6.2 Theoretische en maatschappelijke relevantie
7. Bibliografie
55
8. Bijlage
59 59
8.1 [CD-ROM] Protocollen interviews, categorieën, interviewvragen, beleidsteksten
4
1. Inleiding 1.1 Achtergrond begrijpelijke taal Vanaf de jaren tachtig bestaan er trainingen ‘begrijpelijk schijven’ voor de overheid en bedrijven. Helder communiceren naar de burger is een punt van aandacht. Soms in ruime mate, bijvoorbeeld in 2007, toen de toenmalige minister-president Balkenende bekend maakte dat formulieren van de Rijksoverheid een ergernis vormden voor burgers. Soms ook in mindere mate, als een bedrijf moet bezuinigen, en er geen geld is voor het verbeteren van schrijfkwaliteit. Een begrijpelijke tekst is klantgericht, persoonlijk, en zal bijdragen aan een goede uitstraling van het bedrijf, zo is meestal de gedachte. Tot op heden zien bedrijven, overheden, gemeentes en provincies het belang van heldere tekstkwaliteit. Een voorbeeld van zo’n investering stond in de Provinciale Zeeuwse courant (Bareman, 2011). “Tweehonderd ambtenaren volgen training helder taalgebruik”, aldus de kop van het artikel. Ook beleidsteksten, die beschikbaar zijn voor de pers en burgers, dienen volgens de overheid begrijpelijk te zijn. Hoewel schrijftrainingen wel degelijk kunnen bijdragen aan het verbeteren van schrijfkwaliteit, is inmiddels onderzocht dat het geleerde van de training nauwelijks ingezet wordt op de werkvloer (Jansen, 2001). Een mogelijke oorzaak is dat dergelijke schrijftrainingen een beperkt bereik hebben. De trainers focussen op de individuele competenties van een schrijver, terwijl andere factoren in organisaties eveneens de tekstkwaliteit kunnen beïnvloeden. Dit zorgt ervoor dat de transfer van het geleerde in de training naar de dagelijkse praktijk weinig plaatsvindt. Voorbeelden van zulke beïnvloedende factoren zijn binnen een politiek-bestuurlijke context onderzocht door Janssen (1991) en van der Mast (1999). Uit deze studies bleek dat een gerichtheid op het bereiken van consensus en samenwerkend schrijven in de organisatie een groot effect heeft op de tekstkwaliteit van beleidsteksten. Volgens verschillende onderzoekers en tekstadviseurs heeft een integraal tekstproject daarom een groter effect dan schrijftrainingen gericht op individuele competenties (vgl. Cornelis, 2001, Janssen et al, 1999, Janssen, van Etten, 1999, Janssen 2001, Janssen & van de Grift, 1997, Janssen, Nijman, 1995, Maat, 1997). Arets en Boudewijn (2006) pleiten in hun praktijkboek ‘Liever (g)een training’ dan ook voor een andere benadering, waarbij de invloed van organisatiefactoren onderzocht dient te worden, en minder aandacht zou moeten zijn voor individuele competenties. Meerdere facetten van het schrijfproces, individuele taakopvattingen, alsook de organisatiecultuur en organisatieomgeving zouden bij de verbetering van schrijfkwaliteit betrokken moeten worden. Voorbeelden uit de literatuur van individuele factoren die bepalend zijn voor schrijfkwaliteit zijn genrekennis en –verwachtingen, lezersgerichtheid en kennis over het doel van de tekst. Voorbeelden van organisationele aspecten zijn taal- en tekstnormen,feedback, tijdsdruk en managementverwachtingen. Hoewel verschillende schrijfexperts erkennen dat zulke individuele taakopvattingen en organisationele factoren bepalend zijn, is weinig bekend in hoeverre zij bepalend zijn en hoe zij zich tot elkaar verhouden. Uit een artikel van van der Mast (2006, p.29) blijkt dat er weinig bekend is over het effect van een schrijfcultuur op schrijfkwaliteit. Van der Mast erkent dat organisationele normen een grote invloed 5
hebben: “Dit soort factoren hebben een niet te onderschatten invloed op schrijvers en hun schrijfgedrag en dus op de kwaliteit en leesbaarheid van de teksten die ze produceren.” Vervolgens noemt de onderzoeker een verkennende studie van Brown & Herndl (1986) waaruit bleek dat de status en baanzekerheid van de schrijver effect had op de tekst. Degenen die onzeker waren over hun baan, gebruikten de naamwoordstijl (bijvoorbeeld ‘de vermelding’ in plaats van ‘vermelden’ en ‘de aanpassing’ in plaats van ‘aanpassen’) vaker dan werknemers die baanzekerheid hadden. Dergelijke factoren zouden bepalend kunnen zijn bij ambtenaren: “Naar mijn mening is de kans groot dat er bij schrijvers van overheidsteksten vergelijkbare onbewuste mechanismen aan het werk zijn” (Van der Mast, 2006, p. 30). Die laatste zin gaf de aanleiding tot dit onderzoek: mijn interesse voor context en schrijfcultuur zorgde ervoor dat ik benieuwd was in hoeverre dergelijke factoren bepalend zijn voor tekstkeuzes binnen een politiek-bestuurlijke context. Janssen (1991) en van der Mast (1999) hebben al aangetoond dat het willen bereiken van overeenstemming en collaboratief schrijven een effect hebben op tekstkeuzes in een politiek-bestuurlijke context, maar waarschijnlijk spelen andere factoren eveneens een rol. Tegelijkertijd dienden docenten van de secties Taalbeheersing en Bestuursrecht en Bestuurskunde (RUG) onlangs een onderzoeksvoorstel in voor het onderzoeksprogramma ‘Begrijpelijke Taal’ van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). Dat onderzoek richt zich op de vraag welk effect de context heeft op de transparantie en begrijpelijkheid van beleidsteksten in een duaal bestel en hoe dat verbeterd kan worden. In dat kader past deze scriptie als vooronderzoek.
1.2 Dit onderzoek Door middel van diepte-interviews met beleidschrijvers biedt dit onderzoek meer inzicht in factoren die bepalend zijn voor de tekstkeuzes in een politiek-bestuurlijke context. Dit is een exploratieve studie waarbij het doel is om aan te tonen of, en in welke mate organisationele aspecten en individuele taakopvattingen bepalend zijn, en hoe zij zich tot elkaar verhouden. Het onderzoek is uitgevoerd binnen de gemeente Groningen waarbij een antwoord gegeven wordt op de hoofdvraag: Welke individuele taakopvattingen en organisationele aspecten zijn bepalend voor de tekstuele keuzes van beleidschrijvers in de politiek-bestuurlijke context van een gemeente? De resultaten kunnen schrijvers en organisaties inzicht bieden in mogelijke oorzaken die een negatief, dan wel positief effect hebben op teksten. Daarnaast levert de uitkomst een bijdrage aan de theorievorming omtrent contextuele aspecten die schrijfkwaliteit beïnvloeden. Dat kunnen individuele taakopvattingen betreffen, zoals genrekennis en genreverwachtingen, lezersgerichtheid en kennis van het doel van de tekst. Daarnaast kunnen organisationele aspecten een rol spelen, zoals taal- en tekstnormen, feedback, tijdsdruk en managementverwachtingen. Als laatste kan het tekstadviseurs meer achtergrond bieden bij het verbeteren van schrijfkwaliteit in een organisatie. Om de hoofdvraag te beantwoorden zal ik eerst de achtergrond van het onderzoek uitgebreider 6
behandelen in het komende hoofdstuk. Hierbij zal ik ingaan op tekstadviezen en schrijftrainingen in de praktijk, sociaal-contextueel schrijfonderzoek en eerder onderzoek naar beleidsteksten. Vervolgens beschrijf ik de organisatie, respondenten en de methode in hoofdstuk drie, waarna de resultaten van de interviews in het daaropvolgende hoofdstuk aan bod komen. Ik zal eindigen met de conclusie en discussie, waarbij ik de resultaten samenvat, evalueer en suggesties voor vervolgonderzoek bied.
7
2. Achtergrond: literatuur 2.1 Tekstadviezen en schrijftrainingen in de praktijk 2.1.1 Aandacht voor tekstkwaliteit: focus op product niet voldoende Er zijn veel organisaties, zoals consultancy- bedrijven, gemeentes of accountancybureaus, waar schriftelijke documenten het eindproduct zijn. Binnen deze bedrijven worden er dagelijks brieven, instructies, memo’s, handboeken en dergelijke geschreven. Voor deze organisaties is het van belang dat de interne en externe teksten van goede kwaliteit zijn; zij willen daar dan ook vaak in investeren. In 2001 investeerde het Ministerie van Economische Zaken onder andere zo’n 500.000 euro in schrijftrainingen, die bedoeld waren voor elke medewerker van de organisatie (Janssen, 2001, p. 107). Janssen et al. stellen echter in verschillende artikelen dat de manieren waarop bedrijven aandacht schenken aan de kwaliteit van hun teksten, niet geheel effectief zijn (vgl. Janssen 2001, Janssen, van Etten, 1999, Janssen et. al, 1999, Janssen, van de Grift, 1997, Janssen, Nijman, 1995). Er zijn doorgaans twee keuzes voor het optimaliseren van teksten; de eerste is om een schrijfadviseur in te huren om documenten (soms eenmalig) te herzien. Dit zijn veelal documenten die dienen voor een grotere doelgroep en langer gebruik, bijvoorbeeld brochures of jaarverslagen. De focus ligt hierbij op de tekst, en de adviseur draait wellicht voor een bepaalde periode mee in het bedrijf, maar de organisatie zal de kwaliteitsverbetering daarna zelf moeten voortzetten. Het is hierbij de vraag in hoeverre een dergelijke oplossing structureel is, zo stellen Janssen & van Etten (1999, p. 28): “Voorlichters van ministers bijvoorbeeld zijn met te weinig om alle beleidsteksten, nota’s en brieven van een keurmerk te voorzien. Er zal dus dikwijls meer moeten gebeuren.” Een tweede manier is om de werknemers naar schrijftrainingen te sturen. Deze werknemers hebben vaak veel schrijfervaring, maar zijn, wat betreft hun functie in de organisatie, vooral inhoudsdeskundigen, zoals juristen, economen, onderzoekers of consultants. Zulke “schrijvende professionals” hebben dikwijls weinig schrijfonderwijs gehad, waardoor hun teksten kwalitatief onder de maat kunnen zijn (Janssen, van Etten, 1999). Er is nauwelijks effectiviteitsonderzoek gedaan naar schrijftrainingen, maar de resultaten van een klein aantal studies zijn weinig positief. Uit onderzoeken (Broad & Newstrom, 1992, Latham & Crandall, 1999, van de Groot, 1993) bleek dat mensen maar 10-20% van het geleerde in de training op de werkvloer toepassen (Janssen, 2001). Dat er doorgaans amper sprake lijkt te zijn van transfer, kan verschillende redenen hebben. Een voorbeeld is dat trainers vooral aandacht schenken aan individuele schrijfvaardigheid, terwijl er andere factoren zijn die de tekstkwaliteit kunnen beïnvloeden, zoals het effect van collaboratief schrijven (Janssen, 2001). Cursisten kunnen eveneens onvoldoende gemotiveerd zijn om hun schrijfvaardigheid te verbeteren, het management kan een andere schrijfstrategie hebben of er kan te weinig tijd zijn om tekstkwaliteit te controleren (Janssen, van Etten, 1999). Op deze factoren wordt vaak niet of nauwelijks geconcentreerd: “Het ontbreken van tekstkwaliteit wordt te vaak en te snel toegeschreven aan een gebrekkige schrijfvaardigheid van de tekstproducent” 8
(Janssen, van de Grift, 1997). De adviezen over het tekstproduct zijn vaak generaliserend, zoals het advies om passieve zinnen te vermijden. Dit verkleint eveneens de kans op een transfer: “schrijvers komen al snel in een situatie waarin ze zich realiseren dat passieve zinnen wel degelijk heel functioneel kunnen zijn (daarom bestaan ze immers ook) en zullen dan minder bereid zijn om hun kennis in de beroepspraktijk toe te passen” (Janssen, van de Grift, 1997, p. 19). Daarnaast noemt Janssen (2001) andere aspecten die volgens hen ook mee zouden kunnen spelen, zoals het ontbreken van feedback van collega’s en het aanpassen aan organisationele schrijfnormen, die vaak verschillen van de geleerde schrijfregels in een training. 2.1.2 Tekstkwaliteitszorg: een integrale benadering Aangezien de kans dus bestaat dat, naast individuele vaardigheidsproblemen, ook andere factoren de tekstkwaliteit beïnvloeden pleiten tekstadviseurs en onderzoekers voor kwalitatief onderzoek binnen organisaties naar deze factoren (Janssen, van Etten, 1999, Janssen, van de Grift, 1997, Maat, 1997, Janssen, et al. 1999, Cornelis 2001). Maat (1997) heeft daarvoor de IVHV-methode geïntroduceerd. Dit is een heuristiek systeem waarmee bedrijven tekstkwaliteit kunnen verbeteren. IVHV staat voor identificeren, vaststellen, hanteren en verankeren. In onderstaande afbeelding is te zien wat Maat onder deze termen verstaat.
Fi guur 1. De IVHV-methode s chema tisch weergegeven (Maa t, 1997, p. 117).
Tijdens de eerste fase, ‘identificeren’, onderzoekt een tekstadviseur welke normen een organisatie heeft wat betreft tekstkwaliteit, en probeert deze te concretiseren naar tekstkenmerken. In de tweede fase, ‘vaststellen’, zal de organisatie moeten bepalen welke normen uit fase 1 voor het bedrijf van belang zijn. Bepaalde organisatienormen kunnen namelijk tegenstrijdig zijn, zoals de wensen van de klant en de mogelijkheden van de organisatie. In fase 3, ligt de focus op het hanteren van deze normen, door middel 9
van het bekend maken van de schrijfnormen, het geven van schrijftrainingen en het stimuleren van feedback. Om de normen te verankeren, kunnen schrijvers in fase 4 gebruik maken van on-line hulpprogramma’s, zal schrijfkwaliteit een onderwerp van gesprek zijn bij functioneringsgesprekken en zijn er tekstaudits georganiseerd om teksten te controleren (Maat, 1997, p 126). Jansen & van de Grift (1997) hebben enige kritiek op de IVHV-methode. Zij stellen dat de inventariserende methode uitgaat van vastgestelde organisatienormen die zelf niet ter discussie staan. Maar wie zegt dat die normen de juiste zijn? Vanuit organisatiedoelen en -kenmerken, zouden er concrete tekstkenmerken bepaald moeten worden. Janssen & Van de Grift menen dat die stap niet geheel duidelijk is en vaak lastig uitvoerbaar (1997, p. 20). De onderzoekers noemen Rothwell’s (1996) diagnosticerende methode als een betere manier om organisatieproblemen (en dus ook van schrijvers in organisaties) te analyseren. Rothwell (1996) gaat ervan uit dat individuele problemen verbonden zijn met organisationele kenmerken en onderscheidt daarbij vier niveaus, namelijk de organisatieomgeving, de werkomgeving, het werk en de individuele taakuitvoerder (Janssen, van de Grift, 1997, p. 21). Op elk niveau is het van belang om vast te stellen welke factoren tekstkwaliteit beïnvloeden (zie figuur 2). De organisatieomgeving staat bij ambtenaren bijvoorbeeld voor parlementen, waarvoor ze veelal compromissen moeten sluiten, hetgeen weer effect heeft op de tekst (Janssen, van de Grift, 1997, p. 20).
Fi guur 2. Fa ctoren die teks tkwalitei t kunnen beïnvloeden (naa r: Rothwell 1996) (Janssen, van Etten, 1999).
Na een dergelijk onderzoek, kan er een ‘tekstkwaliteitsproject’ gestart worden waarbij alle onderdelen en werkniveaus van een organisatie betrokken worden: “alleen wanneer er systematisch gewerkt wordt aan verbetering zal een organisatie werkelijk geoptimaliseerd worden” (Janssen & van Etten, 1998, p. 29). Om de niveaus en onderdelen voor de verbetering van tekstkwaliteit te bepalen hebben Janssen & van Etten (1999) gebruik gemaakt van een integraal model van het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK) 10
(1998). Dit diagnostisch model was in eerste instantie bedoeld voor de leiding van bedrijven om vast te stellen “hoe de organisatie presteert en hoe goed de organisatie is ingericht voor haar taak” (INK, 1998, p.7):
Fi guur 3. Het INK-model (INK, 1998, p. 8)
Vanuit dit model hebben Janssen & van Etten (1999) een toetsinginstrument ge maakt om de organisatie te helpen in hun positiebepaling wat betreft schrijfkwaliteit. Zo stellen zij bijvoorbeeld bij ‘leiderschap’ dat het management aandacht moet besteden aan tekstkwaliteit en bij ‘middelmanagement’ dat er taaladviesboeken aanwezig moeten zijn, en dat er financiën uitgetrokken worden voor tekstkwaliteitszorg. De waardering door het personeel wordt bepaald door: “de opvattingen van medewerkers over het geheel aan activiteiten met betrekking tot tekstkwaliteit en hun eigen positie als schrijvende professional” (Janssen & Van Etten, 1999, p. 31). Vervolgens zijn er per aandachtsgebied verschillende fases opgesteld die de ontwikkeling naar een totale tekstkwaliteitszorg weergeven: van individuele tekstoriëntatie, naar schrijfproces, organisatie focus, keten van organisaties en uiteindelijk een totale zorg van tekstkwaliteit (Janssen, van Etten, 1999, p. 32). In het artikel van Janssen & van de Grift (1997) worden soortgelijke niveaus besproken die geordend zijn als een piramide, naar idee van Harmon (1984). Binnen die piramide zijn er verschillende HPE- strategieën (Human Performance Enhancement, gebaseerd op Rothwell, 1996) mogelijk om schrijfkwaliteit te verbeteren (Janssen & van de Grift, 1997):
11
Fi guur 4. Aangri jpingspunten voor HPE-stra tegieën geordend vol gens Ha rmon (1984) (Janssen, van de Grift, 1997).
Net als bij de fases van Janssen & van Etten (1999), laat figuur 4 zien dat er naast de ‘individuele competenties, kennis en vaardigheid’ van de schrijver (aangrijpingspunt 7) diverse punten zijn die aandacht verdienen bij het verbeteren van schrijfkwaliteit. Cornelis (2001) beschrijft in een onderzoeksartikel welke aspecten volgens haar van belang zijn bij een project ‘verbetering tekstkwaliteit’. Tijdens haar werk als tekstadviseur bij een middelgrote arbodienst ondervond zij dat de motivatie van inhoudsdeskundigen van belang is voor het verbeteren van schrijfkwaliteit, evenals het ontwikkelen van modelteksten, zorgen voor feedback en ondersteuning van het secretariaat, alsook extrinsieke druk vanuit het management en een goede implementatie van het geleerde. Een organisatie zou, indien tekstkwaliteit gewenst is,samen met een tekstadviseur gedegen vooronderzoek moeten doen naar de factoren die tekstkwaliteit beïnvloeden. Van daaruit kan een integraal ‘tekstkwaliteitsproject’ opgestart worden waarbij de adviseur naarmate het project vordert een kleinere rol krijgt en het bedrijf meer verantwoordelijkheid op zich neemt, aldus verschillende onderzoekers (vgl. Cornelis, 2001, Janssen et al, 1999, Janssen, van Etten, 1999, Janssen, 2001, Janssen, van de Grift, 1997, Janssen, Nijman, 1995, Maat, 1997).
12
2.2 Sociaal-contextueel schrijfonderzoek 2.2.1 De opkomst van het sociaal-contextuele perspectief Het vorige hoofdstuk beschrijft vanuit de praktijk op wat voor manier organisationele factoren bepalend zijn voor de schrijfkwaliteit. De aandacht voor het effect van context op schrijven is vanaf de jaren tachtig zichtbaar in de wetenschap. Daarvoor was er onder linguïsten meer aandacht voor mondelinge communicatie dan voor schriftelijke, waarbij wat context betreft bepaalde speech communities gedefinieerd werden, en standaarden en dialecten beschreven en bepaald (Freed, Broadhead, 1987). Vanaf 1980 begint er interesse te ontstaan in de context waarin schrijvers en lezers zich bewegen, waarbij de term discourse community ontstaat: *…+ “loosely organized groups of individuals whose use of discourse are governed by tacit and generally accepted “rules” for text production and function and who agree upon the meanings attached to these uses and functions.” (Chin, 1994, p. 452). Hierbij is in de eerste plaats interesse voor academisch schrijven in een educatieve omgeving, later voor nonacademische settings. Het onderzoek van Bizzell (1982) is een van de eerste onderzoeken naar de academische context. Hierbij wordt gesteld dat studenten schrijfproblemen kunnen ondervinden omdat zij (nog) weinig kennis hebben van de academische discourse community (Freed, Broadhead, 1987, p. 154). Faigley (1985) onderscheidt drie stromen in het schrijfonderzoek die elkaar tot de jaren tachtig opgevolgd hebben, namelijk the expressive view,the cognitive view en de social view. Van der Mast (1999, p. 8) verbindt die stromen met de psychologie en noemt ze het tekstueel-didactische perspectief, het individueel-cognitieve en het sociaal-contextuele perspectief. Bij het eerste perspectief (tot de jaren zestig), is er vooral interesse voor tekstinstructie en het effect daarvan op het tekstproduct. Dit is te verbinden met de psychologie, waarbij direct waarneembaar gedrag, dat voorkomt uit een bepaalde input, onderzocht wordt, wat past bij het zogenaamde behaviorisme. Bij schrijfonderzoek is er eveneens aandacht voor het verschil tussen goede en slechte teksten, waarbij goede teksten vanuit het romantisch expressivisme integer, spontaan en origineel genoemd worden (Faigley, 1985, p. 529). De onderzoekers die dit definiëren, Rohmann & Wlecke, meenden ook dat studenten die aan pre-writing doen (planning), betere essays schrijven dan studenten die meteen overgaan op schrijven (Faigley, 1985, p. 531). De aandacht van Rohman & Wlecke voor pre-writing, writing evenals rewriting, is een van de aanleidingen dat onderzoekers zich bezig zijn gaan houden met cognitieve processen tijdens schrijven (Faigley, 1985). Voor het verbeteren van schrijfonderwijs was meer inzicht nodig in schrijf strategieën; onderzoek naar schrijfinstructies en het schrijfproduct werd niet meer voldoende gevonden. Vanuit de psychologie was er eveneens aandacht voor mentale processen. In de linguïstiek was het Chomsky die, met name voor de taalverwerving, een cognitieve revolutie teweeg bracht (Van der Mast, 1999, p. 11). Er ontstonden cognitieve modellen die een antwoord trachten te geven op de vraag: "What guides the decisions writers make as they write?" (Flower & Hayes, 1981, p. 365). De beroemdste modellen zijn die van Flower & Hayes (1981) en Bereiter & Scardamalia (1987). Cognitieve processen worden de bron van onderzoek, in plaats van het tekstproduct. 13
Flower & Hayes (1981) lieten schrijvers hardopdenken tijdens een experimentele schrijfinstructie om hun denkprocessen te achterhalen. Een belangrijke bevinding van Flower & Hayes is dat schrijvers constant plannen, schrijven en reviseren, en dat dit niet lineair verloopt: “Yet both common sense and research tell us that writers are constantly planning (pre-writing) and revising (re-writing) as they compose (write), not in clean-cut stages” (Flower &Hayes, 1981, p.367). In hun model is het schrijfproces dan ook gedefinieerd als plannen, formuleren en reviseren. Daarnaast zijn er nog drie factoren die volgens hen het tekstproduct beïnvloeden, namelijk de taakomgeving, het lange termijngeheugen en de monitor:
Fi guur 5. Het model va n het s chri jfproces Flower & Ha yes (1981, p. 370)
De taakomgeving is een overkoepelende term voor de tekstopdracht en -verwachting wat betreft het onderwerp, doelgroep en dergelijke, alsook voor de uiteindelijke tekst. Uit het lange termijn geheugen put de schrijver zijn kennis over het onderwerp, de doelgroep en schrijfplanning, de monitor houdt vervolgens het schrijfproces in de gaten. Bereiter & Scardamalia (1987) focussen meer op de cognitieve ontwikkeling van schrijfvaardigheid bij kinderen en onderscheiden twee soorten schrijfprocessen, namelijk het knowledge telling model en het knowledge transforming model. (Van der Mast, 1999, p. 12). Hierbij is het belangrijkste verschil dat er bij knowledge telling uitgegaan wordt van kennis die de schrijver al bezit en gebruikt tijdens het schrijven, terwijl de schrijver bij het knowledge transforming model nieuwe kennis gebruikt om zijn tekst te produceren (Van der Mast, 1999, p. 13). Na het cognitieve perspectief volgde het sociaal-contextuele perspectief, volgens van der Mast (1999) veroorzaakt door de opkomst van het contextualisme binnen de psychologie. Onderzoeken vinden niet 14
meer plaats in laboratoria; er is nu aandacht voor de natuurlijke omgeving van een individu. In het schrijfonderzoek was dezelfde verandering te merken: “Whereas both literary and cognitive theorists focus on the writer as an individual, social theorists view the writer as a member of a larger literate community” (Faigley, Cherry et al, 1985, p. 17). Het cognitieve model van Flower & Hayes van 1981 is in 1996 vernieuwd door Hayes. De aandacht voor context bij het schrijfproces is daarin eveneens zichtbaar. Het nieuwe schrijfmodel is onderverdeeld in individuele aspecten en omgevingsaspecten (waarvan de omgevingsaspecten weer zijn onder verdeeld in sociale en fysieke omgeving). Hoewel Hayes vooral op individuele aspecten ingaat (“This is because I am a psychologist and not a sociologist or a cultural historian”) erkent de onderzoeker dat de sociale context van schrijven een grote invloed heeft: “Writing is a communicative act that requires a social context and a medium.” (Hayes, 1996, p. 5). Hayes noemt als voorbeeld dat collaboratief schrijven in een professionele setting een grote invloed heeft op de tekst (Hayes, 1996, p. 6). Het nieuwe model bevestigt dat invloed van context op cognitieve processen steeds meer centraal staat. Een oorzaak van deze verandering is dat eerder onderzoek naar tekst en het individueel-cognitieve perspectief niet in staat was om ‘echte’ schrijftaken weer te geven, en dat het effect van een ‘discourse community’ niet onderzocht kon worden (Van der Mast, 1999). Tekstproducten worden onderzocht, maar daarbij wordt het effect van verschillende schrijftaken en schrijfomgevingen eveneens bestudeerd. De gedachte is dat cognitieve processen het gevolg zijn van een bepaalde context en daarom niet los gezien kunnen worden: “Every plan and every decison the writer makes – including the decision to compose a text – reflect the broader community” (Faigley, Cherry et al, 1985, p. 20). In eerste instantie is er zowel in academisch als non-academisch onderzoek vooral interesse voor het effect van collaboratief schrijven: “*…+ both in school and work, writing is seldom the product of isolated individuals but rather and seldom obviously, the outcome of continuing collaboration, of interactions that involve other people and other texts” (Dias, Freedman et al., 1999, p. 10). 2.2.2 Het begrip context Binnen het sociaal-contextuele perspectief zijn er vele casestudies die een context bestuderen, al dan niet in samenhang met het effect ervan op cognitieve processen en tekstproducten. Context kan abstract gedefinieerd worden als: “een verband waarin iets zich voordoet” (Dikke van Dale). Binnen schrijfonderzoek is het dikwijls onduidelijk wat er precies onder ‘context’ wordt verstaan (Chin, 1994). Hierdoor is het moeilijk om de relaties tussen het schrijven van teksten en context te duiden: “ *…+ for little can be said about this interaction without a clearer definition of what constitutes contexts for writing” (Chin, 1994, p. 446). In een review-artikel van Chin (1994) over context in schrijfonderzoek wordt beschreven dat er twee types context te onderscheiden zijn: context for production of writing en context of use. De eerste context, gericht op produceren, houdt zich vooral bezig met invloed van de omgeving: de sociale situaties van de schrijver en taakopvattingen waar de schrijver mee geconfronteerd wordt. Context voor gebruik concentreert zich juist op individuele retorische problemen en de situaties die gepaard gaan met een bepaalde schrijfopdracht. In het meeste onderzoek naar context refereert ‘context’ naar beide types: “Thus, we often see a conflation of these two analytic constructs within the studies.” (Chin, 1994, p. 447). 15
Om dit te verduidelijken beschrijft Chin (1994) twee onderzoeken (Green, 1993, Ackerman, 1991) die ingaan op context en taakopvattingen, waarbij onder ‘taak’ wordt verstaan: “*…+ A goal-directed, bounded activity that is usually, but not always driven by the writer’s desire or need to solve a problem” (Chin, 1994, p. 447). Het onderzoek van Greene gaat in op de sociale omgeving (context for writing), namelijk een klaslokaal, dat volgens hem de doelen, strategieën en criteria voor schrijftaken bepaalt. Maar het onderzoek van Ackerman gaat juist in op retorische problemen van de individuele schrijver (context of use), zoals de verwachtingen van taakopvattingen, en het effect daarvan op de ideeën en planning van de schrijver. Volgens Ackerman is het deze ‘contextual awareness’ van een schrijver die de taakopvatting definieert. 2.2.3 Impliciete kennis van context De kennis en opvattingen van een individuele schrijver, alsook de schrijfeisen die een bepaalde discourse community met zich mee brengt, lijken vaak impliciet aanwezig. Polanyi (1958) introduceerde hiervoor de term tacit knowledge, waarbij gerefereerd wordt naar de impliciete kennis die een mens door ervaringen bezit. Hierbij onderscheidt Polanyi twee soorten bewustzijn, namelijk subsidiary awareness en focal awareness. Subsidiary awareness refereert naar een bepaalde onbewustheid en kennis die zo logisch en automatisch is, dat een mens er op geen enkele manier over nadenkt. Als hij/zij dat wel zou doen, is dat verwarrend. Polanyi (1958, p. 56) geeft bij subsidiary knowledge het voorbeeld van een pianist die op zijn handen gaat letten in plaats van op de noten, waardoor hij in de war raakt. Het gaat om onbewuste kennis dat niet meer uitgelegd kan worden. Focal awareness is bij dat voorbeeld het bewustzijn van de pianist dat hij/zij noten leest en die vertaalt naar muziek. Focal knowledge is dan ook bewuste kennis die wel expliciet gemaakt kan worden. Odell & Goswami (1981) namen dit idee over en stelden dat een schrijver tacit knowledge bezit over bijvoorbeeld de doelgroep van de tekst, het doel, onderwerp en organisatieverwachtingen: “We have reason to think *…+ that some of the workers possess detailed, useful information concerning the occupational and rhetorical context for their writing. We believe that much of this information may be tacit knowledge” (Odell & Goswami, 1981, p. 22). De onderzoekers introduceren discourse based interviews als een methode om bepaalde tacit knowledge van schrijvers te expliciteren. Hierbij vraagt de interviewer, aan de hand van tekstfragmenten, waarom een schrijver tot een bepaalde keuze is gekomen: “Hier doe je X. In andere fragmenten doe je Y of Z. Zou je bij deze passage Y of Z doen in plaats van X?” De achtergrond van de preferentie voor X wordt hiermee achterhaald. Deze methode is niet bedoeld om mentale processen te achterhalen, maar bedoeld om meer inzicht te verkrijgen in aangeleerde informatie die een schrijver gebruikt tijdens het schrijven (Odell & Goswami 1981). 2.2.4 Genres studies en sociale context Een ander onderzoeksveld dat eveneens het effect van de sociale context onderzoekt, is het onderzoek naar genre. De naam genrestudie is ietwat misleidend. De eerste gedachte bij genre gaat uit naar de vaststaande regels en conventies over tekstvormen en -inhoud, zoals in een non-academische setting naar het genre memo, notulen, jaarverslag of voortgangsrapport. Het genreonderzoek behelst veel 16
meer dan dat: “The term is limiting because the theory is not just an account of genres, but is also, more generally, a situated account of writing per se” (Dias, Freedman et al, 1999, p. 18). De focus binnen genrestudies is door de jaren heen verschoven van linguïstisch naar non-linguistisch, waarbij vooral de onderzoekers binnen The New Rhetoric (NR) group, genre primair zien als een sociaal gegeven, en nontextuele factoren bestuderen die genre vormgeven. Een genre vormt zich binnen een bepaalde omgeving en context, met een bepaalde schrijver en doelgroep. Genres kunnen volgens Miller (1984) dan ook gezien worden als social actions. Een recent artikel van Bhatia (2012) over genrestudies in professionele schrijfcontexten gaat in op genreonderzoek en de bijbehorende niveaus: het tekstuele niveau, het sociaal-pragmatische- en het sociale niveau. Intertekstueel onderzoek bestudeert taalstructuren en de functies daarvan, en is vooral nuttig voor het construeren van tekst, maar draagt weinig bij aan de interpretatie of het gebruik van de tekst (Bhatia, 2012, p. 246). Sociaal-pragmatisch genreonderzoek gaat verder dan de tekst en analyseert een bredere context om te bepalen hoe een tekst gebruikt wordt, geïnterpreteerd en geëxploiteerd in een specifieke institutionele omgeving. Daarbij kunnen etnografische methodes worden ingezet om een professionele discourse communities te onderzoeken. Genreonderzoek naar discourse in de sociale praktijk focust op de participanten in een context, de sociale structuren en de professionele cultuur in een bredere sociale omgeving (Bhatia, 2012, p. 247). Deze drie niveaus zijn complementerend en het is afhankelijk van de achtergrond van een onderzoeker welk uitgangspunt zal worden genomen. In een overzichtsartikel van Johns et al. (2006) beschrijven verschillende onderzoekers hun definitie van genre. Hierbij is het onderzoeksveld multidimensionaal:“Whether we choose to analyze genres in terms of their textual features, social actions, communities of practice, power structures, or the networks and modalities in which they operate *…+ we know that we are only seeing a partial view of all that is “going on” (Johns et al, 2006, p. 239). Paltridge beschrijft genres binnen de sociale context als: “ways in which people “get things done” trough their use of language in particular contexts” (Johns et al, 2006, p. 235). Hierbij stelt hij dat de vormen en inhoud van teksten binnen een genre sterk kunnen verschillen om meerdere redenen. Verschillen binnen genres kunnen worden veroorzaakt door de verwachtingen van een context, voorgaande ervaringen van schrijvers in dat genre, de genrekennis van de schrijver of de genremaatstaven die gebruikt worden door bijvoorbeeld leidinggevenden. Door middel van etnografische methodes, zoals interviews en het bestuderen van documenten in de onderzoeksomgeving, kunnen de effecten van deze factoren bepaald worden (Johns et al, 2006, p.236). Deze factoren zijn dezelfde als die uit praktijkonderzoek (beschreven in hoofdstuk een) en andere sociaal-contextuele studies die buiten genreonderzoek vallen. De volgende paragrafen zullen casestudies beschrijven die dieper ingaan op (een) bepaalde sociaal-contextuele factor(en). 2.2.5 Sociaal-contextuele casestudies: organisationele aspecten In onderzoek naar sociaal-contextuele invloed in non-academische settings, is er aandacht voor de positie en status die werknemers hebben in een organisatie en het effect daarvan op teksten (vgl. Brown & Herndl, 1986, Suchan, 1991). Daarnaast is het effect van collaboratief schrijven onderzocht en de kennis over de organisatiecultuur en de discourse rules (Chin, 1994). Wat opvalt, is dat deze 17
onderzoeken zich vooral richten op de sociale omgeving van de schrijvers en weinig focussen op de tekst en mentale processen die bij tekstproductie een rol spelen: “veel onderzoek naar collaboratief schrijven in professionele contexten is verworden tot onderzoek van de context in plaats van onderzoek naar de effecten van contextuele aspecten op tekstproductie” (van der Mast, 1999 p. 19). Desalniettemin zijn er studies die het effect van context op tekstproductie onderzocht hebben. Een voorbeeld daarvan is de exploratieve studie van Brown & Herndl (1986). Zij waren geïntrigeerd door het vele gebruik van onduidelijk taalgebruik van professionele schrijvers. Deze schrijvers waren op de hoogte van algemene criteria over helder schrijven, maar gebruikten desondanks veel nominalisaties en hielden vast aan een ongepaste narratieve structuur bij hun adviesrapporten, terwijl zij anders geleerd hadden. Er moest dus een andere oorzaak dan onwetendheid zijn voor hun schrijfgedrag. Volgens de onderzoekers had dit met irrationeel gedrag te maken: “We set out to define what political and psychological forces motivated the language behavior, believing that an ethnographic study of the corporate environment might reveal the information we needed.”(Brown & Herndl, 1986, p. 12). Uit hun exploratieve studie bleek dat de status van de schrijver, alsook de baanzekerheid een effect had op het gebruik van nominalisaties. Degenen die onzeker waren over hun baan en door de anderen gezien werden als zwakke schrijvers, toonden meer gebruik van nominalisaties. De nominalisaties zouden overgewaardeerd worden door de (onervaren) werkgevers: ze wilden (onbewust) laten zien dat ze verstand van zaken hadden, en hun onzekerheid verbergen. De narratieve structuur zorgde ervoor dat de schrijver de feiten neutraal kon opstellen: “it asks nothing, demands nothing. It implies neutrality on the writers’part and faith in the reader’s ability to evaluate and decide” (Brown & Herndl, 1986, p. 22). De onderzoekers stellen dat de organisatiecultuur hierbij bepalend is: “What is ‘good’ is what meets the complex needs of the language culture” ( Brown & Herndl, 1986, p. 23). Bij een verandering van context, veranderen ook de ideeën over ‘goed’ schrijven. De schrijver zet bepaalde contextaspecten om naar kennis over tekstproductie. Een verandering van organisatie, kan daardoor resulteren in een andere schrijfstijl: “Toen ik hier kwam, zeiden mensen dat ik wel aardig kon schrijven. *…+ Maar nu ben ik ook zo’n ambtenaar die van dat hermetische proza afscheidt *…+” (Neuteling & Janssen, 1999, p. 17). Volgens Brown & Herndl (1986) kan dat een vorm zijn van ‘hypercorrectie’, veroorzaakt door onzekerheid en aspiratie. Een schrijver merkt dat de context een andere manier van schrijven verlangt maar slaat daarin te ver door. Daarom is het belangrijk dat een beginneling leert om die aspecten, zoals het gebruik van nominalisaties en lijdende vorm, te doseren: “The aim should be not to eliminate the hypercorrect feature, but rather to help the writer manage it, to conform his or her practice to the norm of the culture” (Brown & Herndl, 1986, p. 24). Een ander voorbeeld van het effect van context op tekstproductie is dat van Suchan (1998). Het primaire doel van het onderzoek was om te onderzoeken of een heldere schrijfstijl (high-impact writing) van een adviesrapport een effect zou hebben op het besluit ten aanzien van de behandelde kwestie. Daarbij werd onderzocht welke rol de organisationele context hierin zou spelen. Het onderzoek werd uitgevoerd in een bureaucratische organisatie, waar de organisationele taalnorm vast lag. De rapporten waren lang van stof, en weinig helder: zo bevatte de tekst veel passieven en was de structuur ingewikkeld. De 18
medewerkers gaven dan ook aan dat ze moeite hadden met lezen, maar dat zij door de jaren heen leesstrategieën hadden ontwikkeld om de rapporten te analyseren. In het onderzoek werden de rapporten herschreven naar “high-impact writing reports”, wat resulteerde in heldere, kortere gestructureerde rapporten. Wat opmerkelijk was, was dat deze rapporten werden gezien als ‘abnormaal’ en daardoor negatief. Zo stelde een deelnemer: “Zo schrijven wij hier niet.” Het rapport voldeed niet aan de genre verwachtingen. De resultaten van het onderzoek lieten verassend zien dat er geen significant verschil was in de besluiten van de deelnemers bij een helder geschreven rapport ten opzichte van een ambtelijke (Suchan, 1998, p. 314). Dit werd veroorzaakt door de vele ervaring die de werknemers hadden in het analyseren van de rapporten: ze waren trots dat ze de ambtelijke rapporten konden analyseren. Door de actieve schrijfstijl van de herschreven stukken vonden de deelnemers dat ondergeschikten te ver waren gegaan in data- interpretatie, terwijl de inhoud gelijk was aan de bureaucratische rapporten (Suchan, 1998, p. 319). Dit laat zien dat een organisationele taalnorm, alsook hiërarchische rollen en genreverwachting, een grote invloed kunnen hebben op de tekstproductie. 2.2.6 Sociaal-contextuele casestudies: individuele taakopvattingen Naast organisationele aspecten, kunnen individuele taakopvattingen ook een effect hebben op de tekst. Twee onderzoeken die ingaan op het schrijfeffect door een verschil in individuele taakopvattingen zijn Witte & Cherry (1986) en Hafner (2010). Deze studies bevinden zich weliswaar niet in de organisationele context maar laten goed zien dat ook individuele opvattingen effect kunnen hebben op tekst. Het eerste onderzoek, van Witte & Cherry, gaat in op het uitgangspunt van een schrijver. Door middel van tekstanalyse en hardopdenk-protocollen probeerden zij een connectie te maken tussen het uiteindelijke schrijfproduct en het schrijfproces. Leerlingen kregen de opdracht om een vakantieplaats te beschrijven. Uit de resultaten bleek dat er vier verschillende uitgangspunten waren om dit te beschrijven. De een beschreef het verhalend: “Ik was drie jaar oud toen…”, de ander beschreef alleen de plek: “Er staat een groot gebouw…”(Witte & Cherry, 1986, p. 132). Dit was het gevolg van een verschil in de keuze van topicalisatie. Uit de tekstanalayses en hardopdenk-protocollen bleek dat leerlingen die geen goed uitgangspunt konden definiëren voor hun tekstonderwerp, veel meer moeite hadden om hun tekst te structureren, zowel op globaal als lokaal niveau: “In part, the difficulty the writer appears to have with framing seems to be a product of the writer’s having trouble entering imaginatively into the rhetorical context posited by the writing assignment” (Witte & Cherry, 1986, p. 137). Degenen die geen moeite hadden met de schrijfopdracht, konden zonder moeite de retorische situatie en het retorische probleem representeren. Het tweede onderzoek dat gericht is op individuele taakopvattingen, is een genrestudie van Hafner (2010). De studie onderzoekt het genre “barrister’s opinion”. Dit is een opiniedocument waarbij de advocaat zijn mening vormt naar aanleiding van instructies van een solicitor, die zich doorgaans niet laat zien in de rechtbank. Door middel van interviews en tekstanalyses bleek dat de schrijvers rekening hielden met verschillende doelgroepen in hun tekst, zoals de solicitor en de cliënt. Na tekstanalyse en interviews bleek het doel van de tekst conflicterend: aan de ene kant moet de tekst neutraal 19
overkomen, aan de ander kant adviseren. Deze verschillende doelen zorgden ervoor dat dit genre verschillend geïnterpreteerd werd, afhankelijk van de sociale situatie: “As a result, the genre is likely to be interpreted in very different ways, according to the tacit assumptions and goals of specialist and nonspecialist readers from different professional cultures” (Hafner, 2010, p. 437). Dit laat dus zien dat naast een verschil in uitgangspunt (Witte & Cherry, 1986), een verschillend idee over het doel van de tekst, ook een effect heeft op tekstkenmerken. Omdat dit onderzoek zich bezig houdt met beleidsteksten, zal ik in de volgende paragraaf uiteenzetten wat deze teksten precies zijn, en wat de resultaten waren van eerder sociaal-contextueel onderzoek binnen dit genre.
2.3 Sociaal, tekstueel en cognitief onderzoek naar beleidsteksten 2.3.1 Sociale kenmerken van beleidsteksten Binnen taalbeheersing is er vanaf de jaren tachtig aandacht voor beleidscommunicatie. In de eerste jaren stonden vooral de tekstkenmerken centraal, de tweede stroom onderzoekers hielden zich bezig met het schrijfproces (Neutelings, 1994). In de jaren negentig deed Neutelings onderzoek naar het lezen van beleidsdocumenten. Bij het onderzoek naar het schrijven van beleidsteksten, dat met name is uitgevoerd door Jansen (1991) en van der Mast (1999) zijn er drie niveaus van analyses te onderscheiden. Het eerste niveau is de sociale context van de schrijver, het tweede de cognitieve processen, het derde de tekstkenmerken van de geproduceerde tekst. Allereerst de sociale kenmerken: wat opvallend is, is dat binnen de politiek-bestuurlijke context veel verschillende tekstsoorten te vinden zijn: nota’s, brieven, notities, beleidsplannen, rapporten, verslagen, kwartaaloverzichten, et cetera (Neutelings, 1994, p. 20). Van Schagen (1994, p. 169) stelt dat deze benaming vrij willekeurig gekozen zijn (Neutelings, 1994). Wat beleidsteksten gemeen hebben is dat “het geplande handelen van een organisatie door diezelfde organisatie wordt beschreven en verantwoord” (Janssen, 1991, p. 71). Het schrijven van een beleidsdocument gebeurt meestal door verschillende betrokkenen. In de meeste gevallen wordt (binnen bijvoorbeeld een gemeente of provincie) een projectgroep aangewezen die zich bezig zal houden met het document. Deze groep bestaat uit beleidsmedewerkers van een afdeling, onderzoekers en experts vanuit bijvoorbeeld de gemeente of provincie. Binnen deze groep is een persoon of zijn meerdere personen verantwoordelijk voor het daadwerkelijke schrijven; de zogenaamde penhouder(s) (Janssen, 2001). Zij zullen voorstellen vertalen naar geschreven teksten, doel(en) bepalen, stukken reviseren of herschrijven als dat nodig is. De sociale omgeving van een dergelijke projectgroep kan op deze manier worden weergegeven:
20
Fi guur 6. De sociale s chri jfomgeving van beleid s chri jvers volgens Janssen, 1991, p. 283.
In figuur 6 is te zien dat de projectgroep communiceert met externe partijen zoals het secretariaat, onderzoeksgroepen, ministers (of wethouders) en een parlement (of provincie, gemeente raad). Al deze participanten hebben verschillende belangen en verschillende ideeën over het beleid: “They all have different interests, policy goals, needs, and wishes, and they all have different ways of exerting their influence on the growing text” (Janssen, van der Mast, 2001, p. 194). Tijdens het schrijfproces van de projectgroep komen er verschillende tekstplannen, concepten en ruwe schetsen aan de orde. Het is aan de penhouder(s) om een tekstdocument te schrijven waarin consensus tussen al de partijen gegenereerd wordt. In die zin kan het schrijven van een beleidsdocument als zeer strategisch gedefinieerd worden. Het is meestal een lang proces waarbij concepten na vele discussies constant gereviseerd worden totdat consensus bereikt is. In het begin is er een vaag idee van de vorm en inhoud van het beleidsdocument, de concepten zorgen ervoor dat dit helder wordt. Je kunt je afvragen of het nodig is om dit door middel van tekst uit te werken. Volgens Janssen & van der Mast (2001, p. 196) bleek uit interviews dat alleen praten niet voldoende was: “It was only after the text had actually been produced that progress could be made.” 2.3.2 Tekstuele kenmerken van beleidsteksten Lezers van beleidsteksten vinden de documenten veelal bureaucratisch geschreven, het genre wordt ook wel aangeduid als officialese (Janssen, 2001, p. 120). In de studie ‘De taal van Den Haag’ onderzocht Renkema (1981) in hoeverre beleidsteksten nu verschillen van journalistieke artikelen en onderzoeken. Hieruit bleek onder andere dat zinnen en woorden langer zijn, er meer passieve constructies aanwezig zijn en er meer woorden staan tussen een lidwoord en een zelfstandig naamwoord. Toch is dat ambtelijk taalgebruik soms onvermijdelijk om consensus te bereiken en kunnen beleidschrijvers tekstkenmerken strategisch inzetten, zo laat van der Mast (1999) zien in zijn proefschrift. Na het proefschrift van Janssen (1991), die het schrijfproces van beleidsambtenaren en het effect van de sociale context op
21
beleidsteksten onderzocht, bestudeerde Van der Mast (1999) op wat voor manier tekstkenmerken bijdragen aan overeenstemming. Hieruit bleek dat beleidsmedewerkers, zoals hierboven beschreven, collaboratief schrijven en zeer strategisch te werk gaan om consensus te bereiken. Door middel van tekstanalyse, naar aanleiding van hardopdenken en retrospectieve interviews, blijkt dat schrijvers, door middel van bijvoorbeeld modificatie, op zo’n manier standpunten van verschillende betrokken in een zin kunnen verwerken, dat er overeenstemming ontstaat. Het voordeel van dergelijk strategisch formuleren is dat er onderhandelingsruimte ontstaat, het nadeel is de slechte leesbaarheid. Een voorbeeld uit de praktijk is te zien in onderstaande afbeelding. In dit voorbeeld is te zien dat er een standpunt van een commentator is opgenomen, maar in zoverre gemodificeerd dat de provincie in principe geen actie hoeft te ondernemen:
Figuur 7. Tekstuele modificatie van het standpunt van een commentator naar aanleiding van een inspraakavond (Van der Mast, 1999, p. 105).
Uit een ander onderzoek bleek eveneens dat de keuze voor een ambtelijke stijl een bewuste is (Jansen, Janssen, van Reenen, 1993). Ambtenaren kregen de opdracht hun beleidsstuk te gaan herschrijven voor een andere doelgroep, bijvoorbeeld voor jongere kinderen. Uit de herschrijvingen bleek dat ambtelijke stijlkenmerken, zoals lijdende vorm, tangconstructies en afkortingen aanzienlijk verminderd waren. Dus: “Als ambtenaren hun nota’s moeten herschrijven voor een ruimer publiek, blijken ze goed in staat te zijn een aantal stijlkenmerken van ambtelijk Nederlands te vermijden” (Jansen, Janssen, van Reenen, 1993, p. 72). 2.3.3 Cognitief onderzoek naar het schrijven van beleidsteksten Uit haropdenkprotocollen en retrospectieve discourse based interviews bleek dat beleidschrijvers 22
ambtelijk taalgebruik, zoals afzwakkingen of passieve constructies, inde rdaad veelal bewust formuleren. Dit gebeurt meestal naar aanleiding van commentaar, zowel van de projectgroep, als bijvoorbeeld adviescommissies daarbuiten (Jansen, 2001). Toen bijvoorbeeld aan een beleidsmedewerker gevraagd werd waarom “in beginsel” bij een besluit was toegevoegd legde hij uit dat je daardoor meer ruimte creëert, zodat meerdere partijen (in dat geval de provincie en een waterbedrijf) kunnen instemmen met de tekst (Van der Mast, 1999, p. 196). Uit de hardopdenkprotocollen bleek eveneens dat beleidschrijvers uit zichzelf anticiperen op commentaar. Zo noemde een beleidschrijver de toevoeging “indien dat nodig is” ‘tactiek’; hij ging ervan uit dat er zonder die toevoeging negatief commentaar zou worden geleverd. Een andere revisie bleek toegevoegd om het imago van de provincie te verbeteren: “dat heeft voor de buitenwereld dan de betekenis dat de provincie hier nogal wat waarde aan hecht en daarom wordt het even expliciet genoemd” (Van der Mast, 1999, p. 193). Toch is er naast dergelijk bewust ambtelijk taalgebruik ruimte voor begrijpelijkere taal (Van der Mast, 2006). Volgens van der Mast kunnen onbewust aangeleerde schrijfpatronen en het idee over een goede tekst een negatief effect hebben op de kwaliteit van teksten. Dit heeft te maken met de organisatie- en schrijfcultuur: “*…+deze overtuigingen komen voort uit de ongeschreven wetten van de schrijfcultuur ( the way we write things around here) die weer ontstaan uit de bedrijfscultuur (the way we do things around here)” (Van der Mast, 2006, p. 29). Daarom is het van belang om te achterhalen wat binnen een organisatie beschouwd wordt als een goede tekst en welke factoren bepalend zijn voor tekstkwaliteit.
23
3. Methode 3.1 Onderzoeksvraag en doel Op basis van het literatuuronderzoek blijkt dat sociaalcontextueel schrijfonderzoek mogelijke factoren beschrijft die bepalend zijn voor tekstkwaliteit, maar geen compleet beeld geeft van organisationele en individuele factoren, en in hoeverre deze bepalend zijn . Voorbeelden van organisationele aspecten zijn taal- en tekstnormen, feedback, tijdsdruk en directie- en managementverwachtingen. Onder individuele taakopvattingen vallen genrekennis- en verwachtingen, lezersgerichtheid en kennis van het doel van de tekst. Tot nu toe onderzochten studies het teksteffect van consensus en gezamenlijk schrijven, en studies erkennen dat er contextfactoren zijn die mogelijk een effect hebben op tekstkwaliteit (zie hoofdstuk twee). Door middel van diepte-interviews, waarbij ik beleidstukken bespreek met beleidsschrijvers van de gemeente Groningen, zou ik nu meer zicht willen bieden op de vraag in hoeverre individuele taakopvattingen en organisationele aspecten bepalend zijn voor tekstkeuzes van beleidschrijvers in een politiek-bestuurlijke context. Daarom wil ik antwoord geven op de volgende hoofdvraag: Welke individuele taakopvattingen en organisationele aspecten zijn bepalend voor de tekstuele keuzes van beleidschrijvers in de politiek-bestuurlijke context van een gemeente? Het doel van dit kwalitatieve onderzoek is om meer inzicht te krijgen in factoren die bepalend zijn voor tekstkeuzes van beleidschrijvers. De resultaten van deze studie kunnen nuttig zijn voor organisaties en schrijvers binnen een organisatie. Het zou hen bewuster kunnen maken van aspecten die bepalend zijn voor de kwaliteit van teksten. Daarnaast leveren de uitkomsten een bijdrage aan het bestaande onderzoek; opvattingen van beleidschrijvers kunnen eerdere studies bevestigen, dan wel tegenspreken . Als laatste kan het van belang zijn voor tekstadviseurs omdat het meer inzicht kan bieden in factoren die een negatieve, dan wel positieve invloed hebben op schrijvers. Dit kan ervoor zorgen dat, indien een tekstadviseur teksten zou willen verbeteren binnen een groter schrijfproject, een beter beeld gevormd kan worden van mogelijke oorzaken die bepalend zijn voor schrijfkwaliteit.
24
3.2 Onderzoeksgroep 3.2.1 Organisatie Omdat dit onderzoek een beter inzicht wil bieden in factoren die bepalend zijn voor de tekstkeuzes van beleidschrijvers in een politiek-bestuurlijke context, heb ik contact gezocht met beleidschrijvers van de gemeente Groningen. Dit is een middelgrote gemeente (circa 190.340 inwoners) waar de taken van de gemeente bij acht verschillende diensten zijn onderverdeeld (zie figuur 8). Deze diensten zijn ondergebracht in verschillende gebouwen in Groningen.
Figuur 8. Organogram van de gemeente Groningen (www.gemeente.groningen.nl, 2012)
De diensten zijn erg verschillend in hun taken en grootte: de Bestuursdienst is bijvoorbeeld de kleinste dienst en ondersteunend aan het College van Burgemeester & Wethouders, terwijl de dienst Onderwijs Cultuur Sport & Welzijn 240 objecten beheert, zoals de stedelijke muziekschool en een sportcentrum. Daarnaast werkt de Hulpverleningsdienst (de brandweer en de GGD) niet alleen voor de gemeente Groningen, maar heeft ook voor de andere 22 gemeenten in de provincie Groningen een adviserende rol. Verder zijn er binnen de diensten gemeentelijke organisaties die vrijwel zelfstandig opereren, zoals Bureau Onderzoek, dat onderdeel is van Sociale Zaken en Werk (SOZAWE) (website Gemeente 25
Groningen, 2012). Dit zorgt ervoor dat beleidsmedewerkers verschillende taken hebben op verschillende niveaus, met verschillende opdrachtgevers. De een schrijft vrijwel altijd voor de Gemeenteraad, terwijl de ander vooral de gemeenten in de provincie Groningen adviseert. 3.2.2 Respondenten Hoewel bij interviews doorgaans de regel is dat je zoveel mensen moet interviewen als noodzakelijk, is het gebruikelijk om bij diepte-interviews ongeveer tien tot vijftien personen te interviewen (Kvale, 1996, p. 102). Dit heeft veelal te maken met saturatie en tijdsrestricties. Bij de selectie van respondenten heb ik specifiek rekening gehouden met ervaring en de dienst van de deelnemer. Naar verwachting zouden deze gegevens een rol kunnen spelen voor dit onderzoek. Er is niet geselecteerd op basis van geslacht en leeftijd, maar de uitkomst zou desondanks kunnen tonen dat die gegevens ook bepalend zijn voor schrijfkwaliteit. Na het uitsturen van een e-mail met belangrijke informatie over het onderzoek, stemden er uiteindelijk elf geschikte beleidschrijvers toe, drie mannen en negen vrouwen. Aan de hand van een, door henzelf geselecteerde, beleidstekst, heb ik hen geïnterviewd. De gegevens zijn vervolgens geanonimiseerd. De deelnemers zijn starter tot senior: vier participanten hebben tussen de 2-5 jaar ervaring, vier tussen de 10-12 jaar ervaring en drie tussen de 17 en 25 jaar. Ze werken bij de volgende diensten: -Onderwijs, Cultuur, Sport en Welzijn (OCSW (4) -Ruimtelijke Ordening en Economische Zaken (RO/EZ & RO/EZ – Stadsbeheer) (2) -Hulpverleningsdienst (HVD) bij Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) (4) -Hulpverleningsdienst (HVD) bij Brandweer Groningen (1)
3.3 Dataverzameling 3.3.1 Kwalitatief onderzoek Dit onderzoek is kwalitatief uitgevoerd, omdat kwalitatieve methodes natuurgetrouw het handelen van een persoon in een bepaalde context kunnen analyseren. Daarnaast heeft kwalitatief onderzoek aandacht voor het effect dat context heeft op het handelen (Flick, 1998, p. 4). Dit heeft als voordeel dat de resultaten een grote variëteit kunnen laten zien door verschil in perspectief, context en sociale achtergrond van personen. De onderzoeker is hierbij onderdeel van het onderzoeksproces en an alyseert de resultaten. Kwalitatief onderzoek geldt daardoor als specifiek en interpretatief. Het geeft in hoge mate inzicht in (bewuste of onbewuste) communicatieve principes en handelingen en de daarbij achterliggende gedachtes (Flick, 1998, p. 6). 3.3.2 Discourse based retrospectief interviewen Tekstkeuzes hebben vaak te maken hebben met onbewuste kennis op een cognitiefpsychologisch niveau. Op basis van de literatuur (Odell & Goswami, 1981, van der Mast, 1991) is mijn verwachting dat een deel van deze kennis met restrospectieve discourse-based interviews te achterhalen is. Dit houdt in dat je participanten achteraf (retrospectief) interviewt over een geschreven tekst (discourse-based) om 26
te achterhalen welke aangeleerde informatie participanten gebruiken tijdens het schrijven. Dit kan bijvoorbeeld door geïnterviewden een keuzevraag te stellen: “Hier doe je X. In andere fragmenten doe je Y of Z. Zou je bij deze passage Y of Z doen in plaats van X?” (Odell & Goswami, 1981). Bij dit onderzoek dienen de beleidsteksten als middel om op tekstueel niveau aan te wijzen welke kenmerken het gevolg zijn van bepaalde factoren. Daarnaast dienen de beleidsteksten voor de participanten als hulpmiddel om hun schrijfervaringen te kunnen beschrijven, zodat zij geen algemene ervaringen hoeven schetsen. Een nadeel van retrospectief interviewen is volgens Green & Higgins (1994, p. 119) dat achteraf praten over een geschreven tekst lastig is vanwege de beperkte capaciteit van het korte termijn geheugen. De informatie zou onvolledig of verkeerd kunnen zijn door de tijd tussen het daadwerkelijke schrijven en het interview (Green & Higgins, 1994, p. 120). Het is belangrijk dat er zo weinig mogelijk tijd zit tussen het schrijven van de tekst en het interview. Daarom heb ik de respondenten gevraagd om hun laatst geschreven beleidsstuk te sturen. Sommige teksten waren helaas enkele maanden oud, waardoor het voor de participanten lastiger was om het schrijfproces te herinneren. Verder kan het zijn dat een proefpersoon sociaal gewenste antwoorden wil geven, omdat hij/zij denkt dat de bekwaamheid van de schrijver centraal staat (Green & Higgins, 1994, p. 121). Het doel van het interview is daarom vooraf uitgelegd. Volgens Green & Higgins (1994) is het ook van belang om in te gaan op een specifieke tekst, omdat praten over een concrete schrijfervaring makkelijker is dan het beschrijven van schrijfervaringen in het algemeen. 3.3.3. De interviewvragen Aangezien tekstkeuzes veelal impliciet gemaakt worden, is een trechterpatroon gehanteerd voor de volgorde van vragen, van ‘breed’ naar ‘smal’(Emans, 1986, p. 129). Het interview begint met globale vragen en eindigt met vragen over de beleidstekst, en vragen over de factoren die eventueel bepalend zijn voor tekstkenmerken. Het interview is semigestructureerd (Lindlof, Taylor, 2011): bij de globale vragen staat alleen de beginvraag vast en de volgorde van het bespreken van de factoren was afhankelijk van de input van de geïnterviewde en de meegebrachte beleidstekst. Een voordeel hiervan is dat de respondenten de ruimte hebben om eigen ideeën en relevante zaken te melden. Een nadeel is dat de deelnemer kan afdwalen. Het was mijn taak om op een goede manier vragen te stellen, vragen te herformuleren, luisteren naar de antwoorden, controleren of mijn interpretatie van de antwoorden klopte en vragen van respondenten te beantwoorden. Naar aanleiding van de bestudeerde literatuur (hoofdstuk twee) heb ik twaalf factoren voorlopig geoperationaliseerd, om deze als leidraad te gebruiken voor het interview. Deze thema’s waren naar mijn idee relevant, maar de interviews zouden daar meer inzicht in moeten bieden. Door middel van die voorlopig vastgestelde aspecten kon ik met de geïnterviewden bespreken hoe en in welke mate die aspecten bepalend zijn voor tekstkeuzes. Hierbij heb ik een onderscheid gemaakt tussen individuele taakopvattingen (gebaseerd op context of use, Chin, 1994) en factoren die vallen onder organisationele aspecten (gebaseerd op context for writing, Chin, 1994):
27
Individuele taakopvatting: Doel van de tekst (Janssen, 1991, van der Mast, 1999, Janssen & Schilperoord, 1992) Voorbeelden zijn harmoniseren, overleggen en consensus genereren. Bepalen in hoeverre beleidschrijvers het doel of de doelen voor ogen hebben, door wie dat wordt bepaald en op wat voor manier dit de tekst beïnvloedt. Doelgroep (Janssen, 2001, Jansen, Janssen, van Reenen, 1993, Witte & Cherry , 1993) Voorbeelden zijn het college, de gemeenteraad of een wethouder. Beantwoorden of de doelgroepen per schrijftaak verschillen en of dit bepalend is voor de stijl en de structuur. Achtergrondkennis (Flower & Hayes, 1981, Witte & Cherry, 1993) De mate waarin beleidschrijvers kennis hebben van het onderwerp, de betrokkenen en de eventuele politieke gevoeligheden, en in welke mate dit bepalend is voor de tekst. Tekstaanpak (Janssen & Schilperoord, 1992) De manier en het moment waarop beleidschrijvers beginnen met schrijven en het verdere verloop van het schrijfproces. Vervolgens bepalen of dat een effect heeft op de schrijfkwaliteit. Tekstvoorkeur (Johns et al. 2006, Janssen & Schilperoord, 1992) Bepalen of beleidschrijvers een bepaalde voorkeur hebben voor een structuur (opbouw, bondig of uitgebreid ed.) en/of stijl (concreet, abstract, lijdend, actief ed.) en of dat in de tekst naar voren komt. Eigen tekstbeoordeling (Suchan, 1998) De mate van tevredenheid van beleidschrijvers over hun eigen tekst. Bepalen op wat voor manier die tevredenheid/ontevredenheid de tekst beïnvloed. Organisationele aspecten: Feedback (Janssen, Van de Grift, 1997, Janssen, van Etten, 1999) De mate waarin beleidschrijvers commentaar krijgen van collega’s en in hoeverre zij vervolgens hun teksten aanpassen. Voorbeelddocumenten (Freed, Broadhead, 1987, Janssen, 2001, Cornelis, 2001) In hoeverre formats, protocollen of schrijfwijzers bepalend zijn voor de tekstkwaliteit aangezien deze voorschrijven aan welke eisen een tekst zou moeten voldoen. Hoeveelheid tijd (Janssen, van de Grift, 1997) Bepalen of beleidschrijvers voldoende tijd hebben voor het schrijven van beleidstukken en of dat bepalend is voor de tekst. Consensus (Janssen, 1991, van der Mast, 1999) Op wat voor manier het bereiken van overeenstemming bepalend is, omdat opinies en verantwoordelijkheden daardoor afgezwakt kunnen worden. Organisatienorm (Van der Mast, 2006, Janssen, van de Grift, 1997) Vaststellen welke schrijfeisen leidinggevenden hebben, bijvoorbeeld qua vorm en stijl, en of er impliciete tekstnormen voor een ‘goede’ tekst bestaan waar schrijvers zich aan houden, maar die niet vastgesteld zijn.
28
Collaboratief schrijven (Janssen, 1991, van der Mast, 1999) Op wat voor manier beleidschrijvers samen werken aan een beleidstekst en of er een (tekst) verschil is tussen samen schrijven en individueel.
De beleidsteksten bleken tijdens het interview erg functioneel: respondenten konden daarmee concreet aantonen wanneer zij welke tekstkeuze(s) maakten en waarom. Bovendien bleek een enkele keer dat deelnemers eerst een algemeen antwoord hadden (‘ik schrijf altijd in de wij-vorm’) terwijl de tekst dat vervolgens weersprak. Van der Mast (1991, p. 331) geeft in zijn boek aan dat de schrijvers zich goed wisten te herinneren wat er met de tekst was gebeurd en waarom. De geïnterviewden van dit onderzoek waren eveneens goed in staat om antwoord te geven op retrospectieve vragen. Het stellen van dergelijke vragen gebeurde naar aanleiding van eigen tekstanalyse of na een besproken aspect (zoals ‘tijdsdruk). De elf interviews vonden plaats op de werkplek van de deelnemer en duurden ongeveer een uur.
3.4 Analyseprocedure Tijdens de interviews maakte ik aantekeningen en nam ik met een voice-recorder het gesprokene op. De interviews heb ik vervolgens uitgeschreven tot protocollen, deels samenvattend, deels letterlijk, volgens Nederlandse schrijfwijze. Enkele passages, voornamelijk social talk, zijn vanwege de irrelevantie niet opgenomen in de protocollen. De protocollen heb ik vervolgens, in samenhang met de beleidsteksten, geanalyseerd. Na het uitschrijven van de interviews ben ik begonnen met het creëren van categorieën en codes op basis van de twaalf geoperationaliseerde thema’s. Het is binnen kwalitatief onderzoek gebruikelijk om op een dergelijke manier data te systematiseren (Lindlof & Taylor, 2011, p. 246). Dit is ontstaan vanuit de zogenaamde ‘grounded theory approach’ die in 1967 geïntroduceerd is door Barney Glaser en Anselm Strauss (Lindlof & Taylor, 2011, p. 250). Een categorie is een overkoepelende term voor gelijksoortige data. Die data is onder te verdelen in codes, die nog specifieker bepaalde thema’s inhouden. Bij een categorie kunnen er uitspraken uit de interviews als voorbeelden worden genoemd (Lindlof & Taylor, 2011, p. 248). Tijdens het doorzoeken van data zijn er ook nog andere categorieën ontstaan. Het categoriseren van data is een iteratief proces, waarbij je de data meerdere malen analyseert en nieuwe categorieën of codes formuleert, herdefinieert, schrapt of weer toevoegt totdat alle data optimaal geanalyseerd is. Uiteindelijk werken deze categorieën, codes en citaten als hulpmiddel voor het uitschrijven van de resultaten. Voor het categoriseren heb ik geen gebruikt gemaakt computerondersteunend materiaal omdat de hoeveelheid data niet substantieel is (< 100 pagina’s) en handmatig categoriseren naar mijn mening meer ruimte biedt voor flexibiliteit en creativiteit (Lindlof & Taylor, 2011, p. 248).
29
4. Resultaten interviews Dit hoofdstuk beschrijft de resultaten van de interviews met beleidschrijvers, om te bepalen welke individuele taakopvattingen en organisationele aspecten bepalend zijn voor tekstkeuzes van beleidschrijvers in een politiek-bestuurlijke omgeving. De antwoorden op de vragen uit de interviews en de tekstfragmenten die deze antwoorden ondersteunen, zijn verdeeld in verschillende factoren (de paragrafen) die bepalend bleken voor tekstkeuzes. Achter elk citaat zijn cijfers weergegeven die corresponderen met de geanonimiseerde respondent(en). Wanneer de inhoud herleidbaar is tot een respondent, is de tekst vervangen door (***).
4.1 Doel & doelgroep beleidstekst 4.1.1 Tekstdoel kan veranderen en breed interpretabel zijn De beleidsteksten die door de geïnterviewden waren meegebracht hadden verschillende namen, namelijk basisnota, memo, plan van aanpak, visie (2x), startnotitie, besluitnota, hoofdlijnen jaarplan, implementatieplan, rapportage en leidraad. Een geïnterviewde vertelt dat het implementatieplan ook ‘plan van aanpak’ had kunnen heten en dat dergelijke benamingen vaak niet vastliggen: “Je denkt als je hier komt, dat vaststaat wat een memo is en een notitie maar dat is helemaal niet zo. Het verschilt per afdeling en individuele tekstschrijver. Hoe die de teksten opzet en aanpakt” [8]. Een beleidschrijver bepaalt die naam voornamelijk op basis van het doel van de tekst en de verwachting naar de doelgroep toe. Zo vertelt dezelfde geïnterviewde: “Het gevoel eromheen is heel anders als je het discussienotitie noemt, dan weet je doelgroep dat ze er nog een mening over mogen hebben en staan ze er anders in dan als je het beleidsnotitie noemt” [8]. Zes respondenten gaven aan dat het doel van een beleidstekst vaak niet vanaf het begin vaststaat en gedurende het besluit- en schrijfproces kan veranderen [1,5,6,8,10,11]. De vraag voor een beleidstuk komt meestal van de wethouder van de desbetreffende dienst, via de leidinggevende. Het kan zijn dat die vraag weer vanuit de landelijke politiek is uitgezet, vanuit de provincie of vanuit de gemeente Groningen. Verder kan de gemeenteraad aan een wethouder opheldering vragen over een politieke kwestie of een eerder beleidstuk. Binnen een politiek-bestuurlijke context komt het voor dat die vraag niet helemaal is uitgewerkt, omdat een beleidsmedewerker dient te adviseren en verschillende keuzes duidelijk moet maken. Het kan moeilijk zijn om in te schatten in hoeverre die keuzes in de tekst naar voren moeten komen: “Als je voor B en W schrijft, moet je goed motiveren wat ze te kiezen hebben, maar soms krijg ik terug: je moet zo weinig mogelijk schrijven, dat weten ze al, laat ze zelf maar bedenken wat ze willen. En dat vind ik wel zoeken. Ja, ik weet dan niet goed wat er verwacht wordt“ [8]. Het is lastig om een duidelijke tekst te schrijven, als de opdracht breed interpretabel is, zo vertelt een beleidschrijver: “Soms krijg je een vage opdracht, dan ga je ook een vaag stuk schrijven, dan weet een uitvoerende organisatie ook niet precies wat die moet doen” [11]. Daarnaast vertelt een geïnterviewde dat de opdracht veranderde, en daardoor de tekst ook: “Ik heb een hele worsteling gehad met dit stuk. 30
Ik heb wel zes verschillende opties gehad omdat de opdracht voor het onderzoek twee keer gewijzigd is. Je wil veel vertellen in een tekst en alles wel even aanstippen” *5+. Een andere beleidschrijver noemt eveneens dat de inhoud van een stuk niet meteen duidelijk is: “Je weet dat je een besluitnota moet maken, maar je weet niet precies wat je erin moet zetten“ [6]. Vier respondenten geven aan dat er voor de beleidstukken naar de gemeenteraad veel aandacht is voor het verduidelijken van de opdracht, doelen en verwachtingen, omdat geëist wordt dat stukken helder zijn [4,8,9,11]. “Alles moet nu SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden” [4]. Toch blijkt hieruit dat de opdracht en het doel soms niet vanaf het begin vaststaat, en dat het schrijven daardoor bemoeilijkt wordt. 4.1.2 Meerdere doelen in ambtelijk proces Een beleidstuk heeft vaak meerdere doelen, aldus vijf respondenten [2,4,5,6,8]. Een tekst voor het college en de gemeenteraad heeft ten eerste als doel dat het college kennis moet nemen van de inhoud dan wel de inhoud vast moet stellen. De raad moet het stuk goedkeuren. De tekstinhoud kan vervolgens ook nog meerdere doelen hebben: “Het doel was deels informeren en deels hadden we ook een discussie willen voeren. En deels op een paar punten het college punten laten vaststellen” *6+. Voordat de tekst bij het college komt, gaat de tekst door het ‘ambtelijk proces’ en wordt deze bekeken door verschillende betrokkenen, zoals collega’s leidinggevenden en wethouders. Hierdoor kan het tekstdoel veranderen en meerdelig worden [2,5,6,7,8,9,11]. “ Mijn doel was de informatieset vaststellen, en de brief aan de raad voor elkaar krijgen. Dat was mijn opdracht. Maar de wethouders wilden de rest van het college informeren, dat is ook logisch. Vervolgens zegt mijn directeur: in de presentatie staan discussiepunten, die wil ik ook met het college bespreken. Dus iedereen zit er ande rs in en dan gaat het schuiven” *6+. Om het stuk vastgesteld te krijgen moet je schipperen tussen verschillende betrokken collega’s: “Ik moest dit neerleggen in het MT regionaal bureau, regionaal MT, commandanten overleg, directieoverleg hulpverleningsdienst, dagelijks bestuur, 23 burgemeesters, en daarna 23 colleges van B en W. En elke keer moest ik weer wat anders, dus ik ben mee gaan laveren want het doel voor mij was: het stuk vastgesteld krijgen” *8+. Door verschillende input van betrokkenen kan het stuk negatief veranderen: “Dat is wel irritant, er bemoeien zich veel mensen met mijn stuk en ik neem dat vaak over, maar daardoor gaat je tekst juist rammelen, dan is de structuur niet meer logisch. Dat doe ik niet goed genoeg, daar moet ik wel wat standvastiger in zijn. Maar als een wethouder zegt dat het anders moet, dan doe je dat.” *6+. Omdat verschillende betrokkenen een ander doel hebben, zorgt dat ervoor dat de tekst meerdere doelen kan bevatten en complexer wordt. Het ‘ambtelijke proces’ is daardoor bepalend voor tekstkeuzes. Teksten van beleidschrijvers worden meestal namens een directeur, wethouder of college geschreven. Een brief namens een directeur heeft een handtekening ter goedkeuring nodig. Dit kan er eveneens voor zorgen dat de tekst een meerledig doel heeft. Een respondent vertelt over een dergelijke brief: “Deze brief heeft twee doelen: mijn directeur zover krijgen dat ze een handtekening zet om met geld te 31
schuiven en ook de ontvanger informeren” [2]. Hierdoor begint de tekst niet meteen met een antwoord naar de ontvanger, maar met een opsomming van eerder genoemde redenen voor subsidie. “Mijn directeur kent de details van de inhoud niet, dus daarover moet ik haar eerst informeren” [2]. Het daadwerkelijke antwoord is daardoor op de tweede pagina te vinden. Hieronder volgt het betreffende deel uit de brief, met het antwoord voor de ontvanger dikgedrukt.
Geachte (***), Eind September heeft u namens (***) een brief gestuurd aan wethouder (***). Hierin vraagt u haar om ook vanaf 2012 (***). U geeft daarbij een aantal inhoudelijke redenen dat uw pleidooi ondersteunt. Kort samengevat geeft u aan dat het een goede actie betreft waarbij meerdere doelen bereikt worden:
mantelzorgers worden bereikt en van daaruit kan contact worden onderhouden, mantelzorgers voelen zich gewaardeerd, mantelzorgers worden gestimuleerd om ontspannende activiteiten te ondernemen waardoor zij misschien “de batterij weer op kunnen laden”, mantelzorgers ontdekken de weg naar (***) en de (ondersteunings)mogelijkheden van (***) en het (***).
Ook vanuit het gemeentelijke (***) en daarbinnen het prestatieveld (***) zijn wij verheugd om te constateren dat met de (***) “het mes aan twee (of wel vier) kanten snijdt”. Zoals bekend is de (***) de afgelopen twee jaar betaald vanuit de resterende mantelzorgcomplimentgelden die vanuit het Rijk eenmalig zijn overgeheveld naar gemeenten. Deze complimentgelden waren incidenteel. Daarom hebben wij binnen de financiële middelen (***) gezocht naar mogelijkheden om deze succesvolle activiteit te continueren. En dat is gelukt door binnen de financiële kaders voor 2012 anders te prioriteren en daardoor ruimte te creëren. Inmiddels heeft de Gemeenteraad de begroting voor 2012 goedgekeurd. Dat betekent dus dat de (***) voor mantelzorgers ook in 2012 aan mantelzorgers gegeven kan worden. Dit tekstfragment laat zien dat meerdere doelen bepalend zijn voor tekstkeuzes van beleidschrijvers. Omdat bovengenoemde beleidschrijver niet alleen antwoord moet geven op de vraag, maar ook haar directeur moet informeren over de gemaakte keuze, begint de brief niet meteen met een antwoord, maar met een uitleg over de gemaakte keuze voor het toestemmen van subsidie. Het ambtelijk proces zorgt er dus voor dat doelen van een tekst meerledig worden. 4.1.3 Rekening houden met doelgroep(en) Wanneer een tekst meerdere doelen heeft, zijn er meestal ook meerdere doelgroepen aan de tekst verbonden. Een uitvoeringsplan, implementatieplan, plan van aanpak of leidraad moet niet alleen politiek vastgesteld worden door het college, de raad of gemeenten in de provincie, maar is daarnaast 32
ook bedoeld voor de uitvoering, als werkdocument. Vanwege efficiëntie is het meestal één tekst: “Het is een stuk voor vergunningverleners. Daarnaast is het een stuk voor de adviseurs (brandweer, politie) en ook voor de ambtenaar rampenbestrijding, van de openbare orde en veiligheid. En wie het goed moeten keuren zijn de 23 gemeentes” *10+. Een van de respondenten bracht een basisnota mee; een overkoepelende provinciale visie die bedoeld is voor de verschillende gemeentes. Omdat een dergelijke basisnota voor verschillende gemeentes geschreven is moet je goed nadenken over het kader: “Je moet het beleidskader schetsen, hoe denkt de gemeente, wat is de visie die erachter zit? Daar begin je eigenlijk mee, die kan heel verschillend zijn per gemeente” *1+. De doelgroep is bepalend voor tekstkeuzes van beleidschrijvers. Ten eerste omdat de toon van de tekst aangepast wordt aan de ontvanger. Het tekstfragment in de vorige subparagraaf heeft een formele toon omdat de respondent rekening had gehouden met de schrijfstijl van de ontvanger: “De ontvanger is zelf best formeel. Die heeft van die zinnen met: “te doen voortzetten”. Dus ik hoef aan hem geen briefje te schrijven: “Ha, het gaat door volgend jaar. Hartstikke fijn hè? Groeten”. “Dat zou ik nooit in mijn hoofd halen” *2+. Een andere respondent legt eveneens uit op wat voor manier zij rekening houdt met de doelgroep, in dit geval de 23 gemeentes. De GGD heeft voor de gemeentes in de provincie een adviserende rol, maar wil daarin niet al te ver gaan: “In deze startnotitie moet het niet zo zijn dat de GGD alles bedacht heeft en wel even komt vertellen hoe het moet. Dat mag absoluut niet de associatie zijn, en dat is ook niet het geval. In die zin probeer je ingetogen te schrijven zonder te vergeten dat je ook trots op jezelf bent en dat je kwaliteit levert” [5]. Dit zorgt ervoor dat de tekst feitelijk geschreven is. “Eigenlijk kan je ook zeggen: wij hebben de basisnota opgesteld en voor jullie klaargemaakt maar hierbij kiezen we heel erg voor de rol als ondersteuner van de gemeente” *5+. Hieronder een gedeelte van de startnotitie waaruit blijkt dat de tekst geschreven is vanuit de gemeente, en niet vanuit de GGD: Gemeenten zijn verplicht om binnen twee jaar na het verschijnen van de Rijksnota een nota lokaal gezondheidsbeleid op te stellen. Het Rijk schrijft de landelijke prioriteiten voor, gemeenten kunnen eventueel gemotiveerd afwijken van de landelijke prioriteiten. Verder legt het Rijk de nadruk op sport en zorg in de buurt. Het Rijk laat het aan gemeenten over om hier invulling aan te geven. De gemeente kan haar inwoners verleiden tot, informeren en adviseren over gezonde keuzes, maar heeft ook een belangrijke rol als regisseur en verbinder tussen de beleidsterreinen. De nieuwe nota lokaalgezondheidsbeleid is momenteel in de meeste gemeenten in ontwikkeling. Ambtelijk is daartoe een provinciale basisnota opgesteld. Bovenstaand fragment geeft weer dat het uitgangspunt van de tekst afhankelijk is van de doelgroep. Omdat de beleidschrijver de adviesrol van de GGD beperkt naar voren wil laten komen, schrijft de respondent de tekst voornamelijk vanuit de Gemeente en het Rijk. Naast het aanpassen van de toon van de tekst en het uitgangspunt, houden beleidschrijvers ook qua 33
inhoud rekening met de doelgroep. Wanneer een uitvoeringsplan ook als werkdocument bedoeld is voor commandanten van de brandweer, wordt een dergelijk plan meer in detail geschreven, dan wanneer het een tekst betreft voor het college en de raad, zo vertelt een van de respondenten [8]. Daarnaast vertelt een beleidschrijver dat wanneer een stuk alleen bedoeld is voor het college en niet voor de raad, de inhoud verschilt: “Dan schrijf je wat meer over interne strubbelingen, dan wanneer het ook voor de raad geschreven is” *11+. Zeven respondenten geven aan dat de teksten naar de raad vooral kort en concreet dienen te zijn [1,3,4,7,8,9,11]. Hier houden ze dan ook rekening mee: “De raad doe je een plezier als het zo kort mogelijk is. Die lezen al zo verschrikkelijk veel” *3+. Vooral wegens bezuinigingen dienen plannen concreet te zijn en uitvoerbaar, hierbij valt het begrip ‘smart’ weer: “Dat wollig taalgebruik, dat wil de burger en de raad niet meer, het moet allemaal smarter” *11+. Dat is dan ook te zien in de stukken volgens een respondent: “Ze worden steeds strakker, de beleidsnota’s. We hebben net de cultuurnota geschreven, als je dat vergelijkt met de andere nota, als je ziet wat voor afspraken erin staan en hoe we dat gaan meten en hoe strak dat wordt. In vier jaar is dat zo veranderd “[4]. Hoewel dit een goede ontwikkeling is, erkent dezelfde respondent dit ook jammer te vinden: “Ik hou van duidelijkheid maar ik hou ook van speelruimte. Voor jezelf en voor je organisatie, dat je niet meteen zegt we gaan rechtsaf, maar dat je zegt: dit is ons doel, dat kan soms rechtsaf, soms linksaf en soms rechtdoor bereikt worden. *…+ Een stukje creativiteit, flexibiliteit en speelruimte, dat moet erin zitten om je werk te kunnen doen” [4]. Het kan voorkomen dat beleidschrijvers een tekst moeten schrijven voor hun personeelsblad of voor een folder die bedoeld is voor burgers. Twee respondenten benadrukken dat begrijpelijke taal dan van belang is. Dit hadden beide respondenten geleerd in een schrijfcursus: “Dat moet weer veel meer in jipen-janneketaal. Daar hebben we laatst een cursus over gehad. Dat moet dan op B1-niveau. Ik heb daardoor wel meer tussenkopjes gemaakt en zinnen ingekort” *10+. Een geïnterviewde schreef een folder voor de gemeentes van de provincie: “dan moet je natuurlijk heel anders schrijven dan naar de directie. Dit is B1 niveau, want het moet wel te snappen zijn voor alle varianten van mensen.” Door het wisselen van doelgroepen, kan het lastig zijn om de goede toon aan te houden: “Het was mijn kracht om eenvoudig te schrijven, maar toen ik een stuk voor intranet schreef hoorde ik weer dat ik wat ambtelijk schreef” [5]. Beleidschrijvers zijn zich dus erg bewust van hun doelgroep, en die factor is bepalend voor de toon, het uitgangspunt en de inhoud van de tekst.
4.2 Achtergrondkennis & denkproces 4.2.1 Veel kennis en makkelijk onderwerp schrijft makkelijker In een politiek-bestuurlijke context is het van belang dat je kennis hebt van politieke gevoeligheden, aldus een ervaren respondent. “Je moet weten welke belangen er spelen. Een goed stuk omzeilt alle klippen. Dus je moet eerst die klippen kennen. Ik ken de context, ik weet waar de gevoeligheden liggen. Dat is voor een beginnend beleidschrijver een valkuil. Ik heb meer kennis dan de wethouder of de raad, 34
dat is een groot voordeel” [1]. Het is eveneens makkelijker omdat je dan minder afhankelijk bent van anderen: “Als ik een stuk moet schrijven over een onderwerp waar ik even niet mee bezig ben geweest dan schrijf ik eerst heel veel en dan ga ik daarna met het grove concept naar de inhoudsdeskundige. Dan schrap ik later, maar als je hier langer zit, dan gaat het denk ik makkelijker. Dan hoef je minder over woorden na te denken en schrijf je zoals je het graag zou willen” [9]. Het is desondanks belangrijk om de lezer in het achterhoofd te houden, aldus een ervaren respondent: “Ik vind het makkelijker om te schrijven als ik meer achtergrondkennis heb. En dan probeer ik het soms wat levendiger maken met leuke voorbeelden. Je moet het wel beknopt houden, het is geen stuk wat je schrijft voor andere experts, dus het is een beetje zoeken” [4]. Hoe meer kennis van politieke gevoeligheden en het onderwerp, hoe makkelijker schrijven wordt. Drie respondenten noemen dat de complexiteit van een onderwerp ook bepalend is voor het schrijven [3,5,9]. Bij een rapportage bleek dat een bepaald aspect (ecologie) bij een schouw lastig was om te beoordelen voor burgers. Tijdens het lezen van de tekst was het opvallend dat juist dat aspect vaak werd beschreven. Tijdens het interview bleek dat de respondent in de rapportage drie aspecten duidelijk moest maken: dat de cijfers niet representatief zijn, dat het wel belangrijk is dat ecologie gemeten wordt, en dat nog niet is besloten hoe dat de volgende jaren aangepakt wordt. Dit is een lastig uitgangspunt: “Je merkt waarschijnlijk aan stukjes tekst of het uitgangspunt moeilijk is geweest. Je ziet dan de zoektocht, dan moet je daar iets mee, maar dat is dan lastig” [9]. Hieronder zijn vijf verschillende delen uit de rapportage weergegeven waaruit het complexe uitgangspunt zichtbaar is in de tekst:
Ecologie neemt immers een steeds belangrijker plaats in in het beheer. Vanaf 2009 wordt bij de (***) ook dit facet meegenomen.
Wij ervaren dat ‘kwaliteit’ in ecologie iets heel anders inhoudt dan bij de andere facetten. Daarmee is de beoordeling van ecologie een beetje een ‘vreemde eend in de bijt’ in de (***). Gaat het bij de andere facetten over netheid en verzorging, bij ecologie gaat het veel meer om de verscheidenheid van planten en dieren die in een bepaald gebied voorkomen. Dat maakt het lastig om deze kwaliteit door burgers te laten beoordelen. De burgers schouwen met name op het beeld: is de locatie schoon en netjes.
In 2011 willen we de wijze van schouwen van ecologie in de (***) verbeteren.
Ook zegt deze schouw niets over ecologie, daarvoor is een andere monitoring nodig. In 2011 willen we de wijze van schouwen van ecologie verbeteren. We komen hier bij (***) over 2011 op terug.
De score op ecologie is erg laag. Dit komt niet overeen met de meldingen. De oorzaak van de lage score is niet goed te geven. Ecologie is een nieuw fenomeen in de schouw. Zoals eerder gezegd is het voor burgers lastig om de juiste kwaliteit te beoordelen. Het moet, hoewel dat misschien tegenstrijdig klinkt, er verzorgd uitzien. Zo behoort het gebied vrij te zijn van vuil en moet het onderhoud gericht zijn op het vergroten van de belevingswaarde.
35
Wanneer het onderwerp complex is, zoals bovenstaand tekstfragment, is dat bepalend voor de tekst. De rapportage gaat op dat aspect uitvoerig in, omdat het onderwerp vanuit verschillenden kanten belicht moet worden. 4.2.2 Veel kennis zorgt voor lastige teksten Hoewel beleidschrijvers erkennen dat veel achtergrondkennis van belang is, geven zeven respondenten aan dat veel kennis over het onderwerp er eveneens voor kan zorgen dat teksten (te) complex worden voor de lezer. “Het is makkelijker om moeilijk te schrijven, omdat je zo in het onderwerp zit” *9+. Hoe meer kennis, hoe moeilijker het is om in te schatten wat voor de lezer van belang is. “Mensen zijn vakspecialist, dan gaan ze ervan uit dat de lezer dezelfde kennis heeft, dat is een verkeerd uitgangspunt” [3]. Een respondent merkte dat haar teksten in het begin duidelijker waren omdat zij toen minder wist van het onderwerp dan nu: “Toen ik hier kwam schreef ik simpeler, toen wist ik minder van zaken. Ik heb toen vaak letterlijk opgeschreven wat anderen zeiden, dat was hartstikke duidelijk. Ik denk dat het nu voor mij te ingewikkeld zou zijn om dat te schrijven omdat je meer in detail gaat. Dan is het moeilijker om te bepalen wat voor belang is voor de lezer en hoe je dat gemakkelijker opschrijft” *5+. Twee respondenten geven aan dat het dan verstandig is om het door anderen te laten lezen die minder achtergrondkennis hebben [6,7].“Je zit er soms zo diep in, dan moet iemand anders tegen je zeggen: “wat bedoel je nou?” *6+. Andere respondenten geven aan dat ze expres onwetend blijven [3,8]. “Ik merk dat ik veel dingen niet eens wil weten. Als ik alles weet raak ik zelfs soms gek in mijn hoofd” *8+. Als je veel kennis hebt van het onderwerp, is het volgens respondenten moeilijker om duidelijk te schrijven en simpelere oplossingen te vinden. Veel achtergrondkennis kan bepalend zijn voor de moeilijkheidsgraad van de tekst. 4.2.3 Helder denken is helder schrijven Schrijven en denken zijn bezigheden die niet los van elkaar gezien kunnen worden: het gebeurt tegelijkertijd, waarbij schrijven het denkproces beïnvloedt en andersom. Zes geïnterviewden benoemen dat een tekst begint met een denkproces, waarbij de tekst uiteindelijk als hulpmiddel dient [3, 4, 6, 7, 9, 11]. Binnen dit proces schrijft een beleidschrijver vele conceptversies: “Dit is het eindproduct maar je hebt veel tussenstadia. Dit is concept zes, soms heb je ook wel dertien concepten. Dat is natuurlijk een heel proces. Het denken begint: “Er is een nota van de minister. Wat vinden wij daarvan? Wat staat erin? De gemeente Groningen is hiermee bezig. Wat voor consequenties heeft dat? Daarbij probeer je een heel plaatje te krijgen van al die puzzelstukjes” *1+. Het proces begint met denken, vaak in een projectgroep: “Ik zat in de groep waarbij je meedenkt en discussieert over de inhoud. Dan kijk je vooral naar wat willen we bereiken, wat is het doel? Daar begin je mee en vervolgens vloeit er wel een tekst uit” *7+. Een respondent benadrukt dat het denkproces eigenlijk belangrijker is dan de uiteindelijke tekst: “in wezen vind ik een tekst niet zo interessant, het gaat om het proces wat eraan voorafgaat en zeker in deze omgeving, steeds met andere belangen, gevoeligheden, waar dingen niet gezegd mogen worden 36
die toch gezegd moeten worden” *1+. Een andere beleidschrijver stelt dat een discussie zonder schrijven zou vastlopen, en dat het schrijven een goed hulpmiddel is om verder te komen in je beleidsproces: “mijn ervaring is dat als je begint te schrijven, je ergens vastloopt. Dan leg je het weg en dan pak je het nog eens op. Je blijft dan op een punt waar je niet uitkomt. Daar is dus iets wat nog niet goed doorgedacht is en als je niet gaat schrijven, dan kom je niet op dat punt. Het schrijven helpt je gedachtes te ordenen en dat helpt ook om duidelijk te maken waar de pijnpunten zitten, in het denkproces of in de uitvoering” *3+. Vier respondenten benadrukken dat een duidelijke tekst een representatie is van duidelijke gedachtes [3,5,7,11]. Als een tekst onduidelijk is, kan de schrijver ook niet goed uitleggen wat zijn of haar gedachtes zijn: “mensen die vaag schrijven, denken vaak ook vaag, dat los je niet op met een cursus van een paar dagdelen” *3+. Zodra een schrijver helder denkt, gaat het schrijven beter: “Schrijven en denken gaat voor mij tegelijkertijd. Ik had laatst anderhalf uur achter elkaar door geschreven maar toen viel de computer uit. Ik kreeg het niet meer terug en heb het ook niet meer zo mooi gekregen. Soms zit je in zo’n flow en dan ga je. Soms kan je meteen schrijven wat je denkt. Af en toe is het echt werken” [11]. Een tweede ervaren beleidschrijver noemt dat hij kan schrijven wat hij denkt: “Tussen vier en vijf komt het er in een keer uit en dan schrijf ik alles op” *1+. Wanneer niet alles duidelijk is, is het lastig om te bepalen wanneer je begint met schrijven: ”Soms is het lastig te bepalen wat je nie t weet of begrijpt, maar dat heeft achteraf te maken met het doel van de notitie en hoe je dat wil bereiken. En dan zet je jezelf in allemaal bochten en dan denk je, hoe diep ga je?” *5+. Hieruit blijkt dat schrijven begint met een denkproces, waarbij uitgedacht wordt wat op papier komt. Schrijven helpt om de moeilijkheden te herkennen en gedachtes te ordenen. Het denkproces is bepalend voor de uiteindelijke tekst: wanneer de gedachtes duidelijk zijn, is de tekst dat ook. 4.2.4 Algemeen taalgebruik bij onduidelijk proces Wanneer er een tekst geschreven moet worden over een beleidsproces dat niet ver gevorderd is, blijft de tekst erg algemeen [1,4,6,9,10]. Eveneens kan het ook voorkomen dat een beleidsmedewerker over de planning van een proces schrijft en niet over de inhoud: “Je kan dan niets zeggen over de inhoud, voordat je het weet heb je iets gezegd waar je later weer aan wordt herinnerd *…+” [8]. Daarnaast vertelt een beleidschrijvers dat er meer ruimte wordt gelaten bij de planning: “Je moet goed nadenken over de toezegging die je doet. Ik ben nu bezig met een brief waarin een planning staat, dat we in mei klaar zijn. Maar we hopen op april maar dat gaan we niet zeggen, want als je dat niet haalt ben je weer de pineut” *6+. Het kan voorkomen dat een wethouder heeft toegezegd dat er een document komt, terwijl er ov er het onderwerp nog weinig geschreven kan worden: “Laatst vond de raad een visie vaag, daar zaten ook nog dingen in die niet uitgewerkt waren. Dat hou je dan expres vaag omdat je weet dat bepaalde dingen niet helder zijn. Dan doe je een soort vlucht omdat er een stuk moet liggen en dan laat je het in het midden. De wethouder heeft dan al gezegd dat er een stuk komt” *4+. Dat (verhullende) algemene taalgebruik is een manier om extra tijd af te dwingen: “Soms is het zo moeilijk, dan moet je 37
verantwoording afnemen, dan moet je al stelling nemen. Eigenlijk koop je dan ook tijd, door het zo op te schrijven dat je nog niks zegt” *10+. Hieronder volgt een tekstvoorbeeld dat verhullend taalgebruik laat zien. Een deel van het beleidsplan is algemeen beschreven. De reden daarvoor is dat de uitvoering nog niet is geconcretiseerd maar daar over wel geschreven diende te worden: In 2010 heeft deze tendens zich niet doorgezet en is de score nagenoeg gelijk gebleven. Reden hiervoor is vooral dat wij inzetten op kortcyclisch onderhoud, waardoor de daling van het kwaliteitsniveau niet direct zichtbaar wordt. In het langcyclisch onderhoud worden echter werkzaamheden uitgesteld. Dit zal de komende jaren van invloed zijn op de kwaliteit van de openbare ruimte. De schrijver vertelt dat hiermee bepaalde discussies vermeden worden: “We weten niet zo goed hoe we dat aan gaan pakken en je wil bepaalde discussies niet uitlokken. Dat zijn wel keuzes die je maakt” *9+. Een ander voorbeeld komt uit een jaarplan, waarbij bepaalde zaken nog niet duidelijk waren, maar wel genoemd worden: Hierin wordt steeds meer duidelijk dat zorginstellingen verantwoorde zorg moeten leveren, ook in bijzondere omstandigheden. Dit laatste vraagt het nodige van de “adviesrol” van de (***). Het komende jaar wordt de nadruk gericht op het verder vormgeven van deze adviesfunctie. Bovenstaand tekstfragment is een gedeelte van een jaarplan voor bestuurders van gemeenten die op hoofdlijnen geadviseerd moeten worden, volgens de beleidschrijvers is het daarom niet nodig om in detail te treden. De bovenstaande zinnen zijn eveneens algemeen omdat de adviesfunctie nog niet duidelijk is: ”Ja het is niet helemaal duidelijk en je wil niet de diepte in gaan *…+” *7+. Een derde voorbeeld is een zin uit een basisnota, die geschreven is voor de 23 gemeenten in de provincie. Het stuk is bedoeld als kadernota. Omdat het gezamenlijk geschreven is kan de provincie het beleid in een beginstadium op elkaar af kan stemmen. Bovendien scheelt het tijd omdat er dan één stuk geschreven moet worden in plaats van 23. Gedeelten van het beleidstuk, zoals het uitvoeringsprogramma, worden door de gemeenten zelf ingevuld omdat dit te specifiek is. Het grootste gedeelte is geschreven voor alle gemeenten en door die samenwerking blijft het beleid algemeen: Met name de rol van de gemeente als regisseur en verbinder tussen de verschillende beleidsterreinen zal de komende jaren verder ontwikkeld moeten worden.
De beleidschrijver stelt dat het per gemeente verschilt hoe dat gaan aangepakt wordt en daarom niet in detail kan treden: “In de provincie hebben we te maken met wethouders van VVD -huize of SP-huize en die hebben een totaal andere maatschappij visie. Gemeentes beslissen zelf. Ik kan niet per gemeente kiezen waar ze prioriteiten aan geven. Er is een verschil tussen grote en kleine. Het is aan de ambtenaar volksgezondheid om te bepalen wat dat voor het uitvoeringsprogramma betekent. En uiteindelijk natuurlijk aan het college” *1+. Het vierde voorbeeld komt uit een collegebesluit. Een beleidschrijver is 38
zich erg bewust van het al dan niet doen van toezeggingen in een beleidstekst. Zodra afspraken op papier staan, staan ze vast en moet een wethouder of gemeente zich aan de tekst houden. Bovendien kan de gemeenteraad er vragen over stellen. De geïnterviewde moest de samenwerking met eventuele partners opnemen maar daarover was op dat moment nog weinig bekend. Wanneer de inhoud niet goed is uitgedacht, is schrijven lastig. Hieronder de desbetreffende alinea: De nadere invulling en vormgeving van de (***) kunnen we onmogelijk realiseren zonder betrokkenheid en inbreng van instellingen, burgers en andere overheden. Met de instellingen willen we in samenspraak de implementaties vormgeven. En om de burger draait het uiteindelijk allemaal. We zijn en gaan in gesprek met de instellingen, belangengroeperingen en adviesraden. We vinden het belangrijk doorlopend met de instellingen in gesprek te blijven als basis voor een succesvolle samenwerking bij het realiseren van de noodzakelijke veranderingen die met de (***) gepaard gaan. We hebben hun expertise daarbij hard nodig. We willen instellingen en cliënten zoveel en waar mogelijk gezamenlijk benaderen. In het Plan van Aanpak komen we meer uitgebreid terug op hoe we alle betrokkenen laten participeren bij de implementatie van de (***). Hierover zei de respondent: “alles wat je erin zet, daar moet het college zich aan houden, dus je moet niet teveel zeggen als je het niet goed hebt uitgedacht. Dus dan ga je het algemeen houden, dat is safe” [6]. Wanneer het beleidsproces nog niet helemaal is gevormd, wordt de tekst algemeen gelaten, om te voorkomen dat de wethouder of gemeente zich aan bepaalde afspraken moeten houden. 4.2.5 Bij strategisch plan onmogelijk concreet schrijven Vijf respondenten benadrukken dat het makkelijker is om duidelijk te schrijven bij een plan van uitvoering dan bij een visie of strategisch plan [3,5,6,8,11]. Dat komt omdat de visie de eerste hoofdlijnen bevat, en het plan van aanpak de concretisering is van die hoofdlijnen. In het begin is nog niet alles concreet, maar dat is volgens enkele geïnterviewde ook onmogelijk: “Processen gaan hier vaak in een soort fuik, je begint breed en je eindigt smal. Je begint strategisch breed, je wil later keuzes maken en dan pas komt er iets concreets uit. Als je dat in het begin doet, krijg je weerstand. Het beleid dat wij ontwikkelen, daar moet ruimte zitten, ook omdat we het zelf vaak niet weten. Je kunt ook niet iets schrijven maar pas later als het concreet is. *…+ Toch ben ik er wel mee eens dat wollig taalgebruik soms niet anders kan. Soms kun je niet stellig zijn” *8+. In het beginstadium is het daarom een gevaar dat een stuk een dergelijk abstractieniveau heeft, dat het te ingewikkeld is om te volgen: “Je moet op een bepaald niveau gaan zitten zonder te abstraheren en te vaag te zijn” *6+. Toch is het lastig om een visie concreet te schrijven: “Ik kan me voorstellen dat je bij een tienjarenplan niet concreet kunt zijn, dat heeft zo’n hoog abstractieniveau en dat is zo ver weg, dan ontkom je niet aan enige wolligheid. Maar op de vakgebieden waar ik zit, waar alles redelijk prakti sch is, als je dan toevlucht zoekt in wolligheid, dan is er nog iets niet duidelijk” *3+. Een beleidschrijver zou daarom goed moeten afwegen of het beleid genoeg ontwikkeld is voor papier: “Eigenlijk is alles op dit moment vaag. Dan kan je zeggen, daar komen we later op terug, we moeten eerst het proces duidelijk 39
in kaart brengen, dan kom je later wel tot iets dat meer concreet is” *5+. Eveneens omdat het lastig is om een abstracte visie te vertalen in concrete uitvoering: “Het is soms niet te vatten in woorden. Net zoals welzijn, daar worden heel veel notities over geschreven. Maar helpt dat dan? De vertaalslag van strategie, ontwikkeling naar uitvoering is lastig. We zijn hier niet zozeer met grote moeilijke visies bezig. Dat maakt het wat minder abstract” [9]. Wanneer een beleidsplan dus nog niet concreet is, zal dit van invloed zijn op de tekst: het is makkelijker om helder en concreet te schrijven wanneer het beleid tot in detail is uitgedacht. Uit deze voorbeelden blijkt dat de duidelijkheid over het beleidsproces bepalend is voor tekstkeuze van beleidschrijvers. Bij strategische plannen is het volgens beleidschrijvers in vele gevallen lastig om concreet te schrijven omdat plannen nog niet volledig zijn uitgedacht, maar op een hoger niveau worden geschreven. Wanneer er onduidelijkheid bestaat over het verdere proces, blijft de tekst vaak algemeen en passief. Soms gebeurt dit om tijdswinst te behalen, zodat beslissingen pas later gemaakt kunnen worden. Wanneer er voor andere gemeenten geschreven wordt, is het als beleidschrijver bijna onmogelijk om concreet te schrijven, omdat de beslissingen per gemeenten verschillen.
4.3 Tekstaanpak & tijd 4.3.1 (Niet) meteen schrijven De planning van een tekst is voor beleidschrijvers voor een groot deel afhankelijk van vastgestelde deadlines. Voor een visie kan een jaar uitgetrokken zijn, memo’s voor een wethouder dienen vaak binnen een week af te zijn, een vraag van de raad binnen een paar dagen. Het schrijven begint bij de meeste geïnterviewden wanneer de inhoud nog niet geheel duidelijk is [3,4,6,9,11]. “Vroeger had ik echt moeite om stukken op tijd af te krijgen, ik begin nu altijd met veel schrijven, later ga ik wat meer nadenken over hoe je dingen in elkaar wil hebben, dan maak je een betere opzet en dan ga je de stukken eronder zetten en dan ga ik nog weer schaven” *4+. Het is een proces van informatie verzamelen, schrijven en ordenen. “Meestal verzamel ik stukjes en informatie en daar komt dan iets uit. Dus het is vaak knippen en plakken uit teksten. Ik heb net een brief gemaakt, daar heb ik een deel van de tekst gewoon via Google geknipt en geplakt. Dat hangt een beetje van het onderwerp af” *7+. Wanneer de schrijvers beginnen te typen, dient een voorafgestelde opbouw als uitgangspunt: “Het liefst ga ik eerst lezen en opnemen, zodat ik beetje een beeld kan krijgen wat van belang is, dan schrijf ik op een kladje een opbouw en dan vul ik die in” *4+. Al schrijvende blijkt dan dat alinea’s verschoven kunnen worden, en wordt de opbouw verder uitgewerkt. Te vroeg beginnen met schrijven is volgens een geïnterviewde niet aan te raden: “Ik vind dat mensen soms te snel beginnen met schrijven. Dan zit de druk erop, je weet het maar half en dan begin je met schrijven. Dat is een klassieke beleidsmedewerkerfout. Het overkomt iedereen, de tijdsdruk is hoog. Dan kan het zijn dat je een memo schrijft dat helemaal niet de bedoeling is” [11]. Wanneer beleidschrijvers eerst gaan typen en vervolgens verder gaan met de uitwerking is het achteraf aanscherpen van belang voor de kwaliteit van de tekst: “Ik had het ook met mijn scriptie, dat schaafwerk daar ben je wel veel mee bezig. Om het helder te 40
schrijven, dat is wel pittig. Ik heb van te voren wel een kapstok, maar later vormt het zich helemaal ” [4]. Het tijdstip van schrijven is dus bepalend voor de tekstkeuzes van beleidschrijvers. Te vroeg beginnen zorgt voor een onduidelijke tekst die wellicht niet aansluit bij de opdracht. Wanneer er geschreven wordt naar aanleiding van een opzet voordat de inhoud geheel duidelijk is, i s het belangrijk om de tekst achteraf goed te controleren, aangezien helder schrijven lastig is wanneer de inhoud onduidelijk is. 4.3.2 Tijdsdruk bemoeilijkt schrijven Een tekst is nooit af en kan altijd beter, vooral als er te weinig tijd is om de tekst te controleren. Verschillende beleidschrijvers stellen dat hun teksten van mindere kwaliteit zijn als de tijdsdruk hoog is en geven aan dat ze dat vervelend vinden [1,5,6,7,9,10]. Het is dan moeilijk om rekening te houden met de lezer: “Als ik onder tijdsdruk sta zit ik in mijn eigen wereldje” *6+. Het is daardoor lastig om kort en helder te zijn: “Ze zeggen wel eens: sorry dat ik zo’n lange brief schrijf maar ik heb niet meer tijd. De werkdruk is hoog, het moet snel af. Soms krijg ik een opdracht die binnen een week klaar moet zijn. Dan wordt de kwaliteit wel minder” *10+. Volgens twee ervaren beleidschrijvers is het mogelijk om noodoplossingen te verzinnen wanneer er tijdsdruk is [1,7]. “Ik heb voor morgen bijvoorbeeld niet mijn informatie voor een voortgangsreportage. Datgene wat ik nu heb zet ik in een tabel zonder analyse en ik probeer de wethouder op andere gedachtes te brengen. Ik doe er een voorbeeld van een andere gemeente bij en zeg: ‘dit is een inspirerend document’, en dan gaat het daarover. En dan heb ik geen probleem maar ik heb mijn deadline niet gehaald. Je kan omtrekkende bewegingen maken” *1+. Tijdsdruk speelt dus een grote rol bij het schrijven. Te weinig tijd zorgt ervoor dat het moeilijker is om lezersgericht te schrijven. Daarnaast kunnen beleidschrijvers noodoplossingen verzinnen, waardoor teksten er anders uit zien dan in eerste instantie de bedoeling is.
4.4 Tekstbeoordeling & tekstvoorkeur 4.4.1 Een tekst is goed wanneer die is goedgekeurd Voordat een beleidstuk bij de gemeenteraad behandeld wordt, moeten verschillende betrokkenen, zoals de leidinggevende en wethouder, het beleidstuk hebben goedgekeurd. Een ‘goede’ tekst wordt dus bepaald door het al dan niet goedkeuren van het document: “Een tekst is goed wanneer de wethouder enthousiast is” *1+. De een ziet dat ‘ambtelijk proces’ als een uitdaging, de ander geeft aan dat het vervelend kan zijn, vooral wanneer een stuk (steeds) afgekeurd wordt. Beleidschrijvers kunnen daardoor moeilijk hun eigen tekst beoordelen: “Wat een meetlat is, is hoeveel commentaar je krijgt. Als je iets maakt en het komt ongeschonden het circuit door dan denk je, dat heb ik goed gedaan” *7+. Op dit moment is er bij de gemeente een project aan de gang waarbij de verantwoordelijkheid van het stuk ligt bij de daadwerkelijke schrijver, waardoor veranderingen later door andere betrokkenen (zonder medeweten van de schrijver) onmogelijk zullen zijn. Dit is een goede ontwikkeling omdat er dan minder ontevredenheid zal bestaan: “Ik ben soms niet tevreden en soms wel, dat hangt ervan af wat er in de tussentijd mee gebeurd is, hoeveel mensen zich ermee hebben bemoeid, of je de grip nog hebt en 41
tijdsdruk. Als ik het helemaal zelf heb geschreven, heb ik het wel meer in de hand” *6+. Als beleidschrijver is het dus van belang dat de leidinggevende en wethouder het beleidstuk goedkeuren. Vier respondenten vinden dat de schrijfnorm, die mede bepaald wordt door leidinggevenden en andere betrokkenen, hoger zou mogen liggen *3,5,7,9+. “De schrijfnorm zou wel wat hoger mogen liggen: dat het kort is, duidelijk en begrijpelijk. De politiek zou daar leidend in kunnen zijn. Stel dat een raadslid zou zeggen: ik snap het niet. Dan denk ik dat de schrijfnorm wel zou moeten veranderen. Zolang dat niet van bovenaf gecorrigeerd wordt, zullen we het zelf ook niet zo snel doen. Een raadslid zou het lef moeten hebben om te zeggen: ik snap het niet, zonder dom gevonden te worden” *3+. Een andere respondent kaart aan dat die schrijfnorm door gewoonte in stand blijft en alleen een probleem vormt voor het schrijven naar burgers: “Dat heeft te maken met een bepaalde gewenning van de organisatiestijl. Als je dat niet gewend bent, kan je dat niet goed lezen. We zijn ons daar wel onvoldoende van bewust. Maar het is niet echt een probleem *…+ we praten met vakgenoten of bijna-vakgenoten. *…+ Maar als je op een andere plek zit en je schrijft naar buiten toe dan mag je daar wel naar gaan kijken” *7+. De tekstkeuzes van beleidschrijvers in de gemeenten zijn dus afhankelijk van hoger geplaatsten, die de schrijfnorm bepalen. Volgens enkele beleidschrijvers zouden de gemeenteraad en leidinggevenden meer mogen eisen dat beleidsteksten kort en begrijpelijk zijn, met name voor de gemeenteraad en burgers. 4.4.2 Niet streven naar een tien Vier respondenten geven aan dat ze tevreden zijn over hun schrijven, maar eveneens weten dat het beter kan en geen tien verdient [3,5,8,11]. Toch is investeren in tekstkwaliteit volgens hen niet de moeite omdat stukken zonder extra aandacht eveneens goedgekeurd worden en die tijd beter in iets anders gestopt kan worden: “Daar heb je de tijd ook niet voor. We werken van belastingsgeld en als je het zo mooi gaat zitten maken dat het een tien is, dan kan je je tijd beter aan iets anders besteden”*3+. Een respondent geeft aan dat een eerder geschreven tekst naar haar idee niet perfect was, maar wel goedgekeurd werd: “Maar zoals een eerder stuk met een andere dienst, daarbij hadden we wel een slag kunnen slaan. Maar dat stuk diende ook als startnotitie, en daar hebben we niet veel commentaar op gehad. Dus in die zin, meestal denk ik: “het is goed genoeg” [5]. Dat gegeven is lastig voor degenen die perfectionistisch zijn [4,9]. “Ik ben wel een perfectionist in mijn teksten. Ik wil mooie zinnen en ik wil het meteen graag goed doen. Daar kan ik wel blij van worden. Soms zegt mijn leidinggevende: het moet even snel, het hoeft niet allemaal mooi” *4+. Aan de andere kant geven twee respondenten aan dat zij vaak door hun leidinggevende gevraagd worden om andere stukken te redigeren [1,4]. Zij staan bekend als goede schrijvers en noemen dat zij tevreden zijn over hun teksten : “Ik krijg juist vaak de vraag of ik stukken wil redigeren omdat ik goed schrijf.” *1+. Dat zorgt voor meer vertrouwen van de leidinggevende en ook voor meer redigeeropdrachten: “Ik heb wel het imago dat ik een schrijver ben. Naar aanleiding van dit stuk heb ik twee stukken geredigeerd. Ik heb toen het stuk hervormd, en later helemaal herschreven. Dan wordt het helemaal je eigen tekst. Mijn leidinggevende weet wel wie goed en niet goed schrijft. Bij bepaalde mensen gaat ze de stukken 42
nauwkeuriger lezen” *4+. Beleidschrijvers geven dus aan dat zij hun teksten beter zouden kunnen schrijven maar dat niet de moeite vinden vanwege tijdsdruk en verwachtingen van hoger gepl aatsten. Aan de andere kant is er vanuit leidinggevenden aandacht voor schrijfkwaliteit en worden goed schrijvende beleidschrijvers ingezet om stukken te redigeren. 4.4.3 Voorkeur gestructureerde en begrijpelijke teksten Geïnterviewden geven aan een voorkeur te hebben voor begrijpelijke en gestructureerde teksten. Die voorkeur komt naar voren bij drie respondenten, die benadrukken dat ze naar de burgers toe communiceren en geen ambtelijke taal willen gebruiken [2,5,11].“Het is een kwestie van smaak. Maar ‘betreffende’ kan ook ‘over’ zijn. Ik probeer dat vaak niet te doen” *11+. Eén respondent geeft aan een voorkeur te hebben voor bepaald ambtelijk taalgebruik: “Ik krijg voortdurend correcties door Word als ik ’vooralsnog’ gebruik of dat soort woorden. *…+ Maar ‘desalniettemin’ vind ik een prachtig woord. Daar kan ik echt van genieten. Gebruik ik heel veel.” *1+. Daarnaast hechten zes beleidschrijvers aan structuur [1,3,4, 5,6,10]. Aangezien veel beleidschrijvers eerst een ‘kapstok’ maken voor hun tekst en vervolgens gaan schrijven, vinden schrijvers een goede inhoudsopgave belangrijk. “De structuur is mijn uitgangspunt. Ik vind dat het heel duidelijk moet zijn in de tekst wat de hoofdzaak is. Met structuur kun je mensen helpen. Ik begin heel vaak met een inhoudsopgave, die vaak in het schrijfproces verandert, qua volgorde of grootte, maar dat is wel mijn stap” *3+. Vier respondenten geven aan dat zij ‘trechteren’ belangrijk vinden in een groter beleidstuk, waardoor een tekst van groot naar klein leest [1,4,5,10+. “Het gaat altijd van groot naar klein. Hoe zit de wereld eruit en hoe staan wij daarin, wat betekent dat voor het beleid van onze gemeente” *1+. Enkele geïnterviewden noemen dat ze zich ergeren wanneer een beleidstuk van een collega geen goede structuur heeft, ingewikkeld is of lange teksten zonder kopjes bevat. Het is dan verleidelijk om de volgorde van een dergelijke tekst te veranderen [5,6,10]. Tekstvoorkeur kan dus bepalend zijn voor tekstkeuzes. De meeste beleidschrijvers hebben een voorkeur voor gestructureerde en begrijpelijke teksten, met name richting de burgers. Daarnaast geven zij aan dat hun teksten intern beter geschreven kunnen worden, maar dat niet de moeite vinden vanwege tijdsdruk en de toch al positieve beoordelingen van leidinggevenden en wethouders. Daar wordt veel waarde aan gehecht omdat die het beleidstuk goed moeten keuren voordat het vastgesteld kan worden.
4.5 Feedback & voorbeelddocumenten 4.5.1 Feedback van collega Indien beleidschrijvers stukken schrijven voor het college van B & W of de gemeenteraad worden hun documenten door vele betrokkenen becommentarieerd. Deze feedback wordt vooral gegeven om ervoor te zorgen dat de inhoud klopt, dekkend en risicomijdend is. Er bestaat geen vaststaand feedbackprotocol van de gemeente, het verschilt per afdeling of er afspraken zijn gemaakt. De meeste 43
schrijvers laten hun stukken lezen door een naaste collega of leidinggevende voordat het stuk naar het college of de raad wordt gestuurd [1,2,5,6,8]. “We hebben als organisatie geen protocol, ikzelf en de afdeling ook niet. Ik laat wel altijd mijn tekst aan mijn collega zien, ook aan de directiesecretaris en mijn afdelingshoofd betrek ik erbij” *8+. Aangezien de inhoud van een tekst goed gecontroleerd wordt, is er dus eerder teveel dan te weinig feedback: “Ik denk dat er genoeg is en het is ook niet altijd relevant. *…+ De leidinggevende houdt de overall scope, dat hij denkt zoals een raadslid of wethouder” *9]. Het verschilt per collega en document of de tekst verbeterd wordt op stijl, vormgeving, inhoud of structuur. Een respondent geeft aan dat zij de inhoud belangrijker vindt dan de stijl : “Als ik zelf een stuk krijg, let ik op de boodschap en de inhoud. Ik ga niet in de stijl van iemand anders lopen redigeren. Als de inhoud goed is, dan laat ik het zo. En niet iedereen doet dat zo. Dat is wel eens lastig” *7+. Vier beleidschrijvers benadrukken dat zij waarde hechten aan feedback, vooral als zij langer aan een stuk werken *2,5,10, 11+. Collega’s kunnen de kwaliteit verbeteren op punten waar de schrijver overheen leest. Daarnaast benadrukt een geïnterviewde dat je daardoor weet waar een collega mee bezig is: “Het heeft twee kanten: aan de ene kant wordt je stuk er beter door, aan de andere kant weet je dan waar je collega mee bezig is” *2+. Een andere geïnterviewde met minder ervaring geeft aan dat collega’s je kunnen helpen om politieke gevoeligheden op een juiste manier op te schrijven: “Sommige zijn heel goed in het bestuurlijke, politiekgevoelige. Die kunnen dan net even zeggen: “doe het zo, dan heb je het ook politiek weggetikt” [10].Wanneer je in een onderwerp zit is het moeilijk om te bepalen wat je doelgroep wel en niet weet. Juist daarom stellen twee geïnterviewden dat naast feedback van een betrokken collega, het nakijken door collega’s van een andere afdeling of dienst heel zinvol kan zijn *6,8+. Vooral wanneer het een stuk betreft voor een personeelblad, intranet of voor burgers: “Mensen van binnen, die zitten zo in de tekst, soms loop ik wel even naar iemand anders die het echt niet kent [...]” [8]. Feedback van collega’s heeft dus invloed op de tekst: de inhoud wordt duidelijker en als schrijver weet je waar een collega mee bezig is. Toch is niet alle feedback even nuttig en zal vooraf bepaald moeten worden welke feedback gewenst is: bijvoorbeeld over stijl, inhoud, politieke gevoeligheden, vorm of structuur. 4.5.2 Schrijfwijzers, formats en schrijfregels Omdat er elke dag een grote hoeveelheid aan stukken wordt geschreven is het van belang dat deze uniform zijn, allesomvattend en goed leesbaar. Daarom zijn er binnen een gemeente veel schrijfwijzers, formaliteiten en schrijfregels te vinden [1,4,9,11]. Dit is in de loop der jaren strenger geworden: “Je moet je stukken in bepaalde formats schrijven, anders wordt het niet goedgekeurd. Je kan geen dingen weglaten. In de afgelopen tien jaar is men daar veel strenger in geworden. De financiële paragraaf bijvoorbeeld, die moet er wel in” *9+. De precieze opstelling en volgorde van paragrafen ligt volgens één van de beleidschrijvers bij een groter stuk niet vast: “Voor zo’n visie is geen format. Dat hebben ze ooit wel geprobeerd maar dat werkt niet. Daarvoor is denk ik ook geen standaard nodig. Het verschilt per onderdeel, de opbouw kan iedereen zelf wel verzinnen. Het zit met name in de besluitvorming naar het 44
college en de raad” *11]. Naast verplichte paragrafen is de schrijfwijze van besluitpunten voor het college en de raad ook vastgesteld. Die formuleringen (ook wel dicta genoemd) hebben volgens de geïnterviewden met herkenbaarheid en rechtspraak te maken *2,4,6,7+. “Ja dat is juridisch, het is belangrijk dat dat goed in elkaar zit. *…+ Dan staat er bijvoorbeeld: “het college besluit”. Dat is juridisch aanvechtbaar. Dat is het formele besluit. *…+. Als anderen niet doen wat jij gevraagd hebt en als je dat wilt aanvechten dan moet dat dichtgetimmerd zijn, anders win je dat niet. Er zit een bepaalde uniformiteit in” *4+. Volgens een andere beleidschrijver is het ook juridisch vastgelegd als het anders geformuleerd zou worden en heeft het vooral met herkenbaarheid te maken: “Dat is voorgeschreven, dat is een werkwijze die binnen de regio geldt. Heeft denk ik met herkenbaarheid van de stukken te maken. Het kan ook juridisch vastliggen als je dit niet opneemt. *…+. Het heeft vooral te maken met herkenbaarheid, de standaardopzet, het dictum heeft vooral met duidelijkheid te maken van wat nu besloten is” *7+. Hoewel deze formaliteiten, regels en protocollen bepalend zijn voor de inhoud van de tekst, geven verschillende geïnterviewden aan dat een beleidschrijver zelf de vorm en de stijl van de tekst bepaalt [3,5,8,9,10,11]. Omdat dit afhankelijk is van een persoonlijke voorkeur is het moeilijk om dat als organisatie te sturen: “Het is niet heel bepalend voor de stijl of vorm voor de tekst. Ik ben daarom wel benieuwd of die formats werken. Mijn vermoeden is, dat iedereen zijn eigen stuk gaat lopen schrijven en als het moeten worden aangeleverd voor de besluitvorming *…+ dat stuk er gewoon onder stoppen” [3]. Ook het schrijven vanuit “wij” is bepaald door de organisatie, maar wordt niet altijd gehanteerd: “Gemeente Groningen schrijft in de wij-vorm, dat is bepaald door de organisatie. Maar dat past niet altijd en die grens is niet 100% hard. Dan kom je al snel op persoonlijke voorkeur en stijl. Dat is moeilijk aan te passen, helemaal als dat geaccepteerd blijft” *5+. Vier geïnterviewden geven aan dat je als beleidschrijver een eigen opzet maakt, en dat aanpassingen na feedback binnen die opzet gebeuren *8,9,10,11+. “Het grootste deel ligt bij de individu. Je begint met niks en je schrijft een stuk. Het is maar zelden zo dat het stuk opnieuw moet of helemaal anders. Het is uiteindelijk nog jouw stuk, soms via weg b. De organisatie vraagt een bepaald format en bepaalde inhoud maar de manier waarop je het opschrijft is toch iets persoonlijks. Een eigen stijl. De inhoud, dat is van de organisatie, en de opdracht. En wat dan veranderd moet worden zijn vaak kleine dingen” [9]. Een geïnterviewde noemt dat het artikel van Dijksta en van den Berge (1994) goed verwoordt waar een beleidsmedewerker mee te maken heeft als intern adviseur van een gemeente. Volgens Dijkstra en van den Berge bevindt een intern adviseur zich namelijk tussen drie actoren: de institutie, de opdrachtgever en de eigen standaarden en kwaliteiten. “Een intern adviseur beweegt in dit veld: wat de organisatie verwacht, wat de opdrachtgever verwacht en wat je zelf voor standaarden stelt. Idealiter weet je daar goed mee om te gaan, in het slechtste geval sta je helemaal bij institutie en doe je alleen maar dingen omdat het moet en niet wat je zelf belangrijk vindt. Je hebt zelf die ruimte om daar in te bewegen” *8]. Voor de stukken over besluitvorming naar de raad zijn de protocollen van de gemeente bepalend voor de tekstinhoud. De grotere beleidsteksten verschillen per persoon van stijl, vorm en lengte. De 45
geïnterviewden geven dan ook aan dat je dat als beleidschrijver zelf in de hand hebt en de ruimte hebt om te bewegen tussen verwachtingen van de organisatie, je opdrachtgever en eigen standaarden en kwaliteiten.
4.6 Consensus & wetgeving 4.6.1 Consensus door samenwerking bepalend voor teksten In een projectgroep geven betrokkenen commentaar op het geschrevene van de penhouder(s). Daarnaast kan een leidinggevende of de directie ook commentaar geven, soms omdat zij een ander doel voor ogen hebben: “Het komt ook wel eens voor dat mijn leidinggevende er iets in wil hebben omdat het hem of haar goed past terwijl je je af kan vragen of dat dan uitvoerbaar is. Daar zit voor een groot deel politiek achter”*9+. Twee beleidschrijvers geven aan dat het lastig is om met collega’s van andere afdeling samen te werken *5,6+.”Ik moest laatst met iemand van een andere afdeling werken, dat was wel lastig, want hier smelt je naar elkaar toe en met iemand die je niet kent, dat was lastiger: wat schrijf jij, wat schrijf ik, in hoeverre in jouw stijl en in hoeverre in de mijne? Dat resulteerde toch wel in een pittig stuk”[5]. Het kan dan ook zijn dat een schrijver het commentaar niet overneemt: “Wat lastig kan zijn, is dat je opmerkingen krijgt die in strijd zijn met elkaar, of je tekst dusdanig verandert dat die de boodschap onderuit haalt. Soms neem ik die niet over. Dat overweeg ik wel goed. Soms beslis ik zelf: nee, ik doe het niet. Maar als een wethouder dat zegt dan wordt het sowieso toegevoegd”[6]. Het commentaar van betrokkenen is bepalend voor een beleidstekst, omdat deze langer wordt, korter of anders geformuleerd zodat er overeenstemming wordt bereikt tussen betrokkenen: “Er komt vaak tekst bij, ik probeer wel te voorkomen dat dingen vaag worden gelaten. Maar een bepaalde nuance wordt dan wel snel logisch, dat zie je dan niet meer” *6+. Door verschillende posities komt er vaak tekst bij: “De wethouder, je eigen team, je leidinggevende. Die zitten er allemaal op een andere manier in. En dan wil je het zo zeggen dat iedereen zich daarin kan vinden. Dan doe je er bijvoorbeeld een paragraaf bij” *4+. Wanneer een directielid commentaar heeft wordt het betreffende gedeelte veranderd om het stuk goedgekeurd te krijgen, zoals het volgende fragment uit een implementatieplan laat zien. De beleidschrijver vertelt dat deze tekst naar aanleiding van commentaar uit het directieoverleg is toegevoegd: Het functiestelsel heeft géén financiële gevolgen voor kantoorpersoneel van gemeenten en het beroepspersoneel van (***). Met dit plan wordt niet getornd aan bestaande afspraken. De geïnterviewde vertelt: “Ik vond dat dat al heel duidelijk was in de notitie, maar ja als zij dat vinden, nou ja, dan doe je dat erin. *…+ Ik wilde het er gewoon door krijgen, daarom is het ook wat vaag. Maar dat is puur naar aanleiding van commentaar” *8+. Een andere beleidschrijver stelt dat sommige dingen bewust niet gezegd worden, wanneer de verschillende diensten een andere mening hebben: “Nou is het wel zo dat je met verschillende belangen zit te stoeien, soms moet je concessies doen. Soms moet je dingen weglaten omdat het teveel duidelijk maakt dat er verschil zit binnen de gemeente. Ook in het stuk nu, er is teveel duidelijk dat er verschillen zijn tussen de drie clubs” *3+. Een andere beleidschrijver 46
noemt eveneens dat bepaalde zaken beter niet gezegd kunnen worden: “Ik heb wel eens dat ik denk: dat kan je nu beter even niet zeggen. Het is wel waar en belangrijk, alleen valt dat dan verkeerd. En bereik je daar dus het tegenovergestelde mee dan dat je wil *…+” Soms is het beter om niet alle details te noemen, omdat je daar dan een discussie over krijgt terwijl je wil dat de discussie over het principe gaat bijvoorbeeld [5]. De tekst die wordt toegevoegd of veranderd om consensus te bereiken tussen betrokkenen is vaak algemeen of onduidelijk, net als de eerdere fragmenten (4.2.4) waarbij het verdere proces (nog) onduidelijk is. Dergelijke ‘vaagtaal’ of ‘wollig taalgebruik’ is volgens enkele geïnterviewden nodig [1,5, 7, 11+.” Vaagtaal is soms nuttig om je doel te bereiken” *5+. Dat doel kan nogal verschillen: “Soms is het doel een goede relatie te behouden. Dat is dan belangrijker dan je punt maken. *…+ Of je houdt het vaag omdat je er nog niet uit bent hoe het moet. Er kunnen allemaal belangen achter zitten” *7+. Door de verschillende belangen is het volgens een beleidschrijver soms nodig dat een tekst wollig is: “Soms is dat nodig, omdat je met verschillende belangen te maken hebt, je moet allemaal een beetje geven en nemen. Het is ook niet erg dat een tekst dan wollig is, het gaat om het doel” [7]. Wethouders hebben er volgens een andere geïnterviewde wel eens behoefte aan: “Sommige wethouders hebben behoefte aan wollig taalgebruik. Ik heb een collega die kan fantastische volzinnen schrijven waarin hij niets zegt. Politici vinden dat fantastisch want dan zeggen ze iets heel moois maar ze zeggen ei genlijk niks” *11+. Twee geïnterviewden vinden dat wollig taalgebruik niet nodig is en stellen dat dit te maken heeft met angst en onnodige tekstconsensus [3,4].“Ik had hiervoor een bestuurder, daar moest het vaag omdat ze bang was om besluiten te nemen en dan krijg je dat. *…+ Dit stuk is heel stellig, de wethouder durft dat ook aan, en dan kan je ook duidelijk zijn” *4+. Bij het herschrijven van een beleidstuk kwam een schrijver erachter dat afdelingshoofden het niet met elkaar eens waren, waardoor de tekst onduidelijk was: “Het was nu zo wollig dat iedereen er zich wel in kon vinden. Tijdens het herschrijven bleek dat ze het niet met elkaar eens waren. We zijn net zolang doorgegaan met de discussie totdat het er stond op zo’n manier dat de afdelingshoofden het meer met elkaar eens waren. En voor een deel heeft de directeur gezegd: we gaan het zo doen” *3+. Volgens de geïnterviewde is vaag taalgebruik daarom niet nodig: “Ik vind dat als je wollig schrijft, je ruimte laat voor onduidelijkheid, voor eigen interpretatie dus ook voor willekeur. *…+ Ik vind dat dat niet kan” *3]. 4.6.2 Juridisch schrijven Binnen een politiek-bestuurlijke omgeving heb je als beleidschrijver niet alleen te maken met wethouders en hun politieke stroming, maar ook met juristen en wetgeving. Een beleidstekst dient zo opgesteld te worden dat het wettelijk klopt en vastgelegd kan worden. Lastig geschreven alinea’s kunnen wetteksten zijn, overgenomen uit een wetboek of juridisch document. Dit zijn veelal lange, ingewikkelde zinnen waarvan beleidschrijvers aangeven dat zij dat niet veranderen omdat het dan niet meer dekkend zou zijn. Een voorbeeld van een dergelijke alinea is hieronder te vinden:
47
Bij een provinciaal netwerk, zoals (***), wordt verwacht dat het aanbod van de bij het netwerk aangesloten (***) aansluit op de behoeften van gebruikers die deelnemen aan het hoger beroepsonderwijs of de volwasseneneducatie en op in aanmerking komende aspecten van het regionale (***). Tenslotte is vastgelegd welke diensten de provinciale (***) zal verrichten voor (***) die door de gemeenten worden bekostigd of in stand gehouden.
Hierover zij de geïnterviewde: “Ja dat komt omdat het een wettekst is, ik heb dit vermoedelijk geplakt. Daar mag je niets aan veranderen. Daar kun je niets aan herschrijven.” *2+. Volgens een andere beleidschrijver met juridische kennis kan het wel veranderd worden, maar doen anderen dat niet vanwege onwetendheid: “Die angst heb ik wat minder omdat ik weet hoe het zit. Dan durf ik wel een lange zin in tweeën te knippen en er een punt tussen te zetten. Dat is dan een voordeel” *7+. Weer een andere geïnterviewde vertelde dat het wel begrijpelijk kan, maar dat juristen geen risico willen nemen: “Als je die tekst probeert te herschrijven heb je te maken met juristen die zeggen dat het teveel ruimte biedt, dan moet je dat helemaal inbouwen. Maar het kan wel toegankelijker. Alleen dan neem je risico’s en die nemen juristen niet en durven anderen daarom ook niet te nemen” *6+. Juridische wetgeving is dus bepalend voor de tekstkeuzes van beleidschrijvers. Het komt voor dat onduidelijke wetteksten niet herschreven worden vanwege de angst dat het na verandering niet meer dekkend is. Samenwerken met verschillende betrokkenen is eveneens bepalend voor tekstkeuzes van beleidschrijvers. Om consensus te bereiken wordt een tekst langer, korter of inhoudelijk anders. Enkele geïnterviewden vinden dat wollig taalgebruik daarbij nodig is om je doel te bereiken. Dat doel kan verschillend zijn: een goede relatie behouden, een discussie vermijden of een middenweg vinden bij verschillende meningen. Andere respondenten vinden ambtelijk taalgebruik juist onnodig omdat dit te maken heeft met angst en de discussie net zo lang gevoerd moet worden totdat het duidelijk op papier staat.
4.7 Ervaring & schrijfcursus 4.7.1 (Niet) wennen aan schrijfcultuur gemeente Een nieuwe baan betekent een nieuwe bedrijfscultuur met regels en normen. Logischerwijs moet een schrijver wennen wanneer er andere taalnormen en –regels gelden. Bij de gemeente geven zes geïnterviewden dan ook aan dat zij moesten wennen aan de schrijfstijl [2,3,4,6,7,10]. Een beleidschrijver noemt dat zij in het begin moest zoeken naar de juiste toon: “Vanuit je opleiding dreig je wetenschappelijk te schrijven, maar een raadslid moet het ook kunnen volgen, maar ook weer niet in jip-en-jannneketaal, want daar kunnen wethouders zich weer aan storen. In begin dacht ik wel: wat is nou het niveau waarop ik moet schrijven?” [6]. Een andere beleidschrijver stelt dat de toon van de tekst anders is dan in de wetenschap: “Een wetenschappelijk stuk zit anders in elkaar, je moet leren om besluitpunten te schrijven. Je schrijft iets meer betogend, dat is een nuanceverschil. Bij de visie had ik 48
ook heel enthousiast noten erbij gezet, en een literatuurlijst, maar dat wordt eruit gehaald. Maar daar verschillen de meningen over, er zijn ook beleidsteksten waar wel noten bij zitten” *4+. Ook de formaliteiten van de gemeente kunnen wennen zijn: “Ik moest erg wennen hier aan de formats, handtekeningen, parafen, procedures en taalstukken die in een brief moeten of juist niet” *2+. Eén geïnterviewde geeft aan dat het wennen geleidelijk ging: “Toen ik hier net kwam werken heb ik samen met een ervaren iemand gewerkt aan een stuk *…+ en toen kon ik me daar goed aan optrekken. Hij heeft mij ook begeleid bij een jaarplan. *…+ Dus dat ging geleidelijk, ik had geen omschakelmoment. Ik denk dat ik voor mezelf heel snel het idee heb, nu moet er een kort iets komen, nu heb ik meer ruimte, en dat geeft dan andere stijlen” *5+. Een ander noemt dat het verbazingwekkend is hoe snel je vervolgens gewend bent aan een schrijfcultuur: “Ik weet nog toen ik hier kwam werken, ik denk waar hebben ze het over? Al die termen! *…+ Maar je bent een half jaar verder en je doet hard mee. Dat zijn wel blinde vlekken. Je ziet het echt niet meer. En dat is het nadeel, dat zien je collega's ook niet meer” *7+. Volgens een respondent raak je eveneens snel vertrouwd met de terminologie van de gemeente, terwijl die niet altijd duidelijk kan zijn: “Zoals de term integraal. Hier is het bijna een modewoord onder ambtenaren. Dat gebruik je gewoon. Maar wat bedoel je dan? Dat is natuurlijk een containerbegrip” *7+. Schrijfervaring speelt dus een rol bij tekstkeuzes van beleidschrijvers. Voor onervaren beleidschrijvers kan het moeilijk zijn om de schrijfstijl van de gemeente te bepalen, waardoor de teksten niet meteen aan de standaard zullen voldoen. Aan de andere kant geven ervaren beleidschrijvers aan dat je erg snel gewend bent aan ambtelijk taalgebruik en het vervolgens lastig kan zijn om lezersgericht te schrijven. 4.7.2 Schrijfcursus begrijpelijke taal Zeven beleidschrijvers noemden tijdens het interview dat zij tijdens hun werk een schrijfcursus hebben gevolgd. Vier van hen vonden dit overbodig of hoefden van hun leidinggevende niet naar een training *1,4,8,10+. “Nee ik heb nooit schrijfcursussen gehad. In mijn werk heb ik nooit training of bijscholing gedaan in schrijven. Anderen wel, maar mijn bazen vonden nooit dat ik daar heen hoefde” *1+. Degenen die wel een cursus ‘begrijpelijk schrijven’ of iets soortgelijks volgden geven aan het nuttig te vinden. Volgens de geïnterviewde hebben ze geleerd om meer duiding te geven aan hun teksten, een goede opbouw voor de inleiding en gehele structuur te hanteren, meer lezersgericht te schrijven en kort en duidelijk naar de burger toe te communiceren. Ze stelden dat de training nuttig en leuk was, bovendien goed om kennis op te frissen. Toch geeft een geïnterviewde aan dat ze niet zoveel nieuws hoorde, een andere schrijver was niet gegaan omdat de cursus basaal klonk. Tijdens het bespreken van een regionale leidraad legde een beleidschrijver uit dat de training effect had gehad op het stuk: “Deze zinnen heb ik door midden gehakt omdat ik hoorde dat je kortere zinnen moet schrijven op de cursus” [10]. Het onderstaande tekstfragment geeft de zinnen weer:
49
De risicoclassificatie is bepalend voor het verdere verloop van het vergunningverleningtraject. Veiligheidsadvisering is een belangrijk onderdeel in het proces van vergunningverlening. Door de risico’s van het evenement te inventariseren en te analyseren ontstaat een beeld van de benodigde veiligheidsmaatregelen. Deze veiligheidsmaatregelen moeten omgezet worden in voorwaarden voor het veiligheidadvies.
Dit fragment geeft aan dat adviezen uit een schrijfcursus bepalend zijn voor tekstkeuzes van beleidschrijvers. In dit geval paste de schrijver de lengte van de zinnen aan. Desondanks kan je je afvragen of daarmee het beoogde doel is bereikt (duidelijk schrijven). Een andere geïnterviewde noemt dat de training naar zijn idee niet genoeg is toegespitst op de politiek-bestuurlijke context en graag meer zou willen weten over ‘bestuurlijk schrijven’. Op het moment dat concreet schrijven onmogelijk is en je niet wil vervallen in wollig taalgebruik, weet de geïnterviewde niet goed hoe dat moet: “Er zijn niet echt schrijfcursussen die daarop ingaan en die aansluiten bij onze organisatie. Die bestuurlijke context en dat gevoel leer ik niet in zo’n cursus en hoe je je daarin beweegt, dat zou ik wel interessant vinden. Ik weet niet of daar andere mogelijkheden voor zijn. Je wil denk ik niet terugvallen in een wollig taalgebruik, vaag en ambtelijk, maar ik weet niet zo goed hoe je dat wel goed zou moeten doen” *8+. Een cursus begrijpelijk schrijven wordt door het merendeel van de beleidschrijvers positief bevonden. Bovenstaand fragment laat zien dat een beleidschrijver haar zinnen korter maakte omdat zij dat geleerd had in de cursus. Desondanks kan je je afvragen of de tekst daardoor begrijpelijker wordt. Een andere beleidschrijver geeft aan dat hij behoefte heeft aan een cursus die ingaat op bestuurlijk schrijven, in plaats van begrijpelijk schrijven.
50
5. Conclusie: contextuele factoren bepalend voor schrijfkwaliteit Dit kwalitatieve onderzoek biedt door middel van retrospectieve discourse-based interviews meer inzicht in individuele taakopvattingen en organisationele aspecten die bepalend zijn voor tekstkeuzes van beleidschrijvers binnen de politiek-bestuurlijke context van een gemeente. De resultaten geven een verkennend antwoord op de hoofdvraag van dit onderzoek: Welke individuele taakopvattingen en organisationele aspecten zijn bepalend voor de tekstuele keuzes van beleidschrijvers in de politiek-bestuurlijke context van een gemeente? Uit de interviews zijn een aantal factoren erg bepalend gebleken voor tekstkwaliteit. Deze zijn niet eerder concreet aangetoond in andere studies. Wat sterk opvalt is dat het moment van schrijven in het besluitvormingsproces een grote rol speelt. Wanneer er nog veel onduidelijkheid bestaat over het proces, blijkt een tekst vaak algemeen en passief, in plaats van concreet en actief, omdat beleidschrijvers dan nog weinig kunnen en willen vastleggen. Een strategisch plan kan volgens de beleidschrijvers onmogelijk helder geschreven worden, omdat de inhoud niet tot in detail uitgedacht is. Wanneer een organisatie duidelijke teksten verwacht, zal hierover nagedacht moeten worden. Dit heeft ook te maken met de relatie tussen denken en schrijven. Zodra een schrijver helder denkt en zijn verhaal kan uitleggen,wordt de tekst ook duidelijk. Om duidelijk te kunnen schrijven moet een beleidschrijver genoeg kennis hebben van de inhoud en politieke gevoeligheden maar (te)veel kennis zorgt weer voor lastige teksten die weinig lezersgericht zijn. Het is belangrijk dat schrijvers hun definitieve versie begrijpelijk uit kunnen leggen en daarbij rekening houden met de lezer. Aangezien een beleidschrijver als intern adviseur werkt en keuze s dient te geven, heeft deze, ondanks de betrokkenheid van velen in een later proces, veel vrijheid tijdens het opzetten van het stuk, waardoor hij/zij sturend en invloedrijk is. Dit is uitdagend maar eveneens lastig wanneer de opdracht, het doel en de doelgroep van de tekst onduidelijk zijn. Hoe vager de opdracht, hoe vager een tekst. Het doel kan soms veranderen en meerledig worden doordat andere betrokkenen een ander uitgangspunt hebben, hetgeen de schrijfkwaliteit niet ten goede komt. Daarnaast zijn er vaak meerdere doelgroepen aan de tekst verbonden, waar een beleidschrijver zich danig van bewust is. Dat kan voor dilemma’s zorgen: schrijf ik één stuk voor meerdere doelgroepen of meerdere teksten voor één doelgroep? Vanwege efficiëntie wordt toch vaak voor het eerste gekozen waardoor een tekst niet altijd lezersgericht is. Bij een project begrijpelijke taal zou daar eveneens aandacht voor moeten zijn. Verder laat dit onderzoek zien dat het ‘ambtelijk proces’ inderdaad een grote rol speelt, zoals Janssen (1991) en van der Mast (1999) eerder aantoonden. Een tekst gaat meestal langs verschillende betrokkenen, zoals collega’s, leidinggevenden en een wethouder. Deze kunnen andere belangen hebben waardoor zij aanpassingen in de tekst eisen, en om consensus te bereiken, verandert de tekst hierdoor. Geïnterviewden geven aan dat begrijpelijk schrijven dan lastig is. Enkele geïnterviewden vinden dat 51
wollig taalgebruik nodig is om een middenweg te vinden bij uiteenlopende meningen. Ook kan dat nuttig zijn om een goede relatie te behouden of een discussie te vermijden. Anderen vinden dat wollig taalgebruik voortkomt uit angst om besluiten te maken. De schrijfnorm van hoger geplaatsten is hierbij erg bepalend; een tekst is goed wanneer zij akkoord gaan. Leidinggevenden zullen daarom moeten beseffen dat zij een grote invloed hebben wat betreft begrijpelijk schrijven. De hoeveelheid tijd speelt in dit ‘ambtelijk proces’ ook een grote rol. Beleidschrijvers hebben vaak te maken met tijdsdruk, waardoor er weinig ruimte is om de tekst te verbeteren of lezersgericht te maken. Soms verzinnen zij een noodoplossing, bijvoorbeeld door eerst een voorbeeld van een andere gemeente over te nemen. Veel schrijvers vinden hun teksten geen tien waard, maar vinden dat ook niet nodig aangezien de tekst goedgekeurd wordt. Het is de vraag wat het oplevert om een tekst te perfectioneren, geïnterviewden besteden die tijd liever aan andere zaken. Dat sluit aan bij het artikel van Janssen & van de Grift (1997, p. 19): “*…+ In zulke situaties hoef je niet te verwachten dat ze gemotiveerd zullen zijn om te investeren in betere teksten. Wil je schrijvers tot een ander gedrag brengen, dan zullen de schrijfprestaties nadrukkelijk gethematiseerd moeten worden in functionerings- en beoordelingsgesprekken.” Zowel voor bedrijven als voor tekstadviseurs is dit onderzoek een concrete aanwijzing dat er binnen een organisatie meer diepere oorzaken bestaan, naast onvoldoende individuele competenties en vaardigheden, die belemmerend zijn voor schrijfkwaliteit. Indien een bedrijf ook performanceverbetering verwacht (naast het verbeteren van competenties) dan zal deze veel baat hebben bij een kwalitatief vooronderzoek, waarbij bepalende factoren geanalyseerd worden. Vervolgens kan een tekstadviseur op basis van die aspecten een groter tekstproject starten. Bij vaardigheidsproblemen kan een schrijftraining ingezet worden, maar indien individuele competenties niet het probleem zijn, zullen medewerkers daar weinig baat bij hebben. Deze gedachte sluit aan bij eerdere studies die pleiten voor een integrale benadering bij het optimalise ren van teksten (vgl. Janssen 2001, Janssen, van Etten, 1999, Janssen et. al, 1999, Janssen, van de Grift, 1997, Janssen, Nijman, 1995).
52
6. Discussie 6.1 Methodologische kanttekeningen Voor dit onderzoek zijn er elf beleidsmedewerkers kwalitatief discourse-based geïnterviewd om antwoord te geven op de vraag welke individuele taakopvattingen en organisationele aspecten bepalend zijn voor tekstkeuzes van beleidschrijvers. Dit is een verkennende studie waarbij het voornaamste doel was om concreet aan te tonen welke contextuele factoren een rol spelen bij schrijven, en zo ja, op wat voor manier, en in hoeverre. De resultaten van de interviews zijn interpretatief: de interviews zijn persoonlijk geanalyseerd en geïnterpreteerd om vervolgens de resultaten overtuigend te beschrijven. Waar kwantitatief onderzoek objectief en generaliseerbaar is, is kwalitatief onderzoek subjectief en specifiek. Het voordeel van kwalitatief discourse-based interviewen, is dat bepaalde tacit knowledge zichtbaar wordt (Odell, Goswami, 1981). De resultaten laten zien dat schrijvers goed in staat zijn om retrospectief te vertellen over hun tekstkeuzes (mits de verstreken tijd tussen het schrijven en het interview gering is) en geven een gevarieerd beeld van de invloed van contextuele factoren. De interviewopzet was semigestructureerd. Dit gaf de respondenten de ruimte om naar aanleiding van een beleidstekst te spreken over eigen ideeën en relevante zaken. Hierdoor kwamen niet alle vooraf bepaalde contextuele factoren bij elke beleidschrijver aan bod, maar gaf het wel meer duidelijkheid over de aspecten die volgens de respondenten van belang waren. Bij onderzoek naar de invloed van context op schrijfgedrag, is het voor een algeheel beeld volgens van der Mast (1999) belangrijk om drie niveaus van analyse te verbinden: de invloed van de sociale context op schrijven, de invloed van cognitieve processen van de schrijver binnen die context en de uiteindelijke tekstkenmerken. Door middel van retrospectief discourse-based interviewen zijn bij dit onderzoek de drie niveaus onderwerp van aandacht geweest: door middel van de vooraf bepaalde individuele taakopvattingen en organisationele factoren zijn cognitieve processen van een schrijver, alsmede zijn of haar sociale context in kaart gebracht. Daarnaast dienden de beleidsteksten als hulpmiddel om op tekstueel niveau aan te wijzen welke kenmerken het gevolg zijn van bepaalde factoren. Etnografisch veldonderzoek had naast dit onderzoek een uitvoeriger beeld kunnen geven van de sociale context. Ruwe schetsen, planningen en eerdere concepten hadden het effect van samenwerken beter kunnen belichten. Helaas pasten die methodes van onderzoek niet binnen de planning van deze studie.
6.2 Theoretische en maatschappelijke relevantie Dit onderzoek toont dat (retrospectief discourse-based) interviewen een goede methode kan zijn om contextuele factoren te concretiseren die bepalend zijn voor tekstkeuzes. Het sluit aan bij eerder onderzoek en eerdere artikelen die noemen dat organisatiefactoren of/en individuele taakopvattingen een rol spelen bij het tekstproces (zoals te vinden in hoofdstuk twee). Daarnaast sluit het aan bij de 53
onderzoek van Janssen (1991) en van der Mast (1999) die al lieten zien dat het willen bereiken van overeenstemming en samenwerking een effect heeft op teksten van beleidschrijvers in een politiekbestuurlijke context. Uit deze studie blijkt dat meerdere organisationele factoren en individuele taakopvattingen eveneens een rol spelen bij het schrijven van beleidsteksten in diezelfde context. Zoals eerder genoemd zijn de resultaten voor bedrijven en tekstadviseurs interessant omdat deze laten zien dat er meerdere factoren, naast individuele competenties, bepalend zijn voor schrijfkwaliteit. Wanneer onvoldoende individuele schrijfcompetenties niet het probleem zijn, dan zal een schrijftraining weinig opleveren, vooral wanneer een leidinggevende ook performanceverbetering verwacht. Een vooronderzoek en een tekstproject starten is een grotere investering dan medewerkers naar schrijftrainingen sturen, maar op lange termijn zal het eerste meer opleveren dan het tweede. Het is van belang dat bedrijven dat inzien en die investering op korte termijn willen maken. Tekstadviseurs zouden naast korte schrijftrainingen, grotere tekstprojecten met kwalitatief vooronderzoek kunnen aanbieden en het verschil tussen beide duidelijk kunnen maken. Het zou interessant zijn om de verschillen tussen een groter tekstproject en schrijftrainingen te onderzoeken, om de kwaliteiten en eventuele tekortkomingen van beide te bestuderen. Voor vervolgonderzoek zou het voor een breder beeld een idee zijn om meerdere organisaties te onderzoeken, zodat het effect van een organisatiecultuur beter bepaald kan worden. Ook zouden leidinggevenden en andere hoger geplaatsten bij het onderzoek betrokken moeten worden, zodat hun invloed op teksten beter zichtbaar wordt. Hierbij zou een etnografisch onderzoek op meerdere afdelingen van de bedrijven, en het betrekken van concepten (zoals van der Mast, 1999) een uitgebreider resultaat kunnen geven van hetgeen dat zich afspeelt binnen de context van een organisatie en bepalend is voor teksten.
54
7. Bibliografie Ackerman, J., M. (1991). ‘Reading, writing and knowing: The role of disciplinary knowledge in comprehension and composing.’ In: Research in the Teaching of English. nr. 25, 133-178. Arets, J. & Overduin, B. (2006). Liever (g)een training. Op weg naar performanceverbetering. Den Haag: Sdu Uitgevers. Bareman, W. (2011, 5 mei). TAALGEBRUIK. ‘Tweehonderd ambtenaren volgen training 'helder taalgebruik' - Klare taal op stadhuis van Terneuzen’. Provinciale Zeeuwse Courant. Bereiter, C. & Scardamalia, M. (1987).The psychology of written composition. Hillsdale, NJ: Erlbaum. Bhatia, V. (2011). ‘Professional written genres.’ In Gee, J, & Handford, M. (Eds.), The routledge handbook of discourse analysis. (293-251). London/New York: Routledge. Brown, R., L. Jr. & Herndl, C., G. (1986). ‘An ethnographic study of corporate writing; job status as reflected in written text.’). In: Couture, B. (Eds.), Functional approaches to writing: research perspectives. (11-28). London: Frances Pinter Ltd. Chin, E. (1994). ‘Redefining “Context” in Research on Writing.’ In: Written Communication, nr. 11, 445482. Cornelis, L. (2001). 'Over BAUS en Advocataria (en niet gaan zeuren). Tekstkwaliteitszorg bij een arbodienst'. In: Tekst[blad] nr. 3, (1), 34-39. Dias, P., Freedman, A., Medway, P., Paré, A. (1999). Worlds Apart. Acting and Writing in Academic and Workplace Contexts. Mahwah, NJ: Erlbaum. Dijkstra, T. & Berge van den, A.,P. (1994). ‘Meer halen uit het interne adviesbureau.’ In: Openbaar bestuur, nr. 9, 28-32. Emans, B. (1986). Interviewen. Theorie, techniek en training. Groningen: Wolters-Noordhoff. Faigley, L. (1985). ‘Nonacademic writing; the social perspective’. In: Odell, L. & Goswami, D. (Eds.), Writing in nonacademic settings (231-248). New York: Guilford Press. Faigley, L., Cherry, R.,D., Jolliffe, D.,A., Skinner, A.,M. (1985). Assessing Writers’ Knowledge and Processes of Composing. New Jersey: Ablex Publishing Corporation. 55
Flick, U. (1998). An Introduction to Qualitative Research. Los Angeles [etc.]: Sage. Flower, L. & Hayes, J. (1981). ‘A cognitive process theory of writing’. In: College Composition and Communication, nr. 31, 21-32. Freed, R., C. & Broadhead, G,. J. (1987). ‘Discourse communities, sacred texts,and institutional norms’. In: College Composition and Communication, nr. 32 (8) 154-165. Green, S. (1993).’The role of task in the development of academic thinking through reading and writing in a college history course.’ In: Research in the Teaching of English, nr. 27, 46-75. Green, S. & Higgins, L. (1994). 'Once upon a time. The use of retrospective accounts in building theory in composition'. In Smagorinsky, P. (Eds). Speaking about writing; reflections on research methodology (115-140). Beverly Hills: Sage. Hayes, J.,R. (1996). ‘A new framework for understanding cognition and affect in writing. ‘In: Levy, C.M. & Ransdell, S. (Eds.), The science of writing; theories, methods, individual differences and applications. (127). Mahwah, NJ: Erlbaum. Hafner, C., A. (2010). ‘A Multi-perspective Genre Analysis of the Barrister's Opinion: Writing Context, Generic Structure, and Textualization’. In: Written Communication, nr.27, 410-441. Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK). (1998) Handleiding positiebepaling & verbeteren publieke sector: bewust werken aan verbetering van resultaten. 's-Hertogenbosch : Instituut Nederlandse Kwaliteit. Janssen, D. (2001). ‘Improving the quality of public documents. Or: Why training public writers often doesn't work’. In Janssen, D. & Neutelings, R. (Eds.), Reading and writing public documents (103-122). Amsterdam/ Philadelphia: John Benjamins. Janssen, D. (1991). Schrijven aan beleidsnota’s; schrijfprocessen van beleidsambtenaren empirischkwalitatief onderzocht. Groningen: Wolters-Noordhoff. Janssen, D. & Mast, N, van der. (2001) ‘Collaborative writing for the government.’ In Janssen, D & Neutelings, R, (Eds.), Reading and writing public documents (172-210). Amsterdam/Philadelphia: John Benjamins. Jansen, F., Janssen, D., Reenen, A. van. (1993). Stilistische variatie bij Amtenaren. Gramma/TTT, Tijdschrift voor taalwetenschap, 2, nr. 1, 61-74. Janssen, D. & Schilperoord. J. (1992). ‘Policy writing research and functional text quality’. In: Pander 56
Maat, H. & Steehouder, M. (Eds.), Studies of functional text quality (73-89). Amsterdam, Netherlands: Rodopi. Janssen, D. & Etten, N. van (1999). ‘Kwaliteitszorg in een tekstfabriek:tekstkwaliteit in organisaties, een integrale benadering.’ In: Tekst(blad), nr. 1, 28-36. Janssen, D., van der Loo, M., Rullens, N. (1999). 'Van trainer schrijfvaardigheid naar adviseur tekstkwaliteit' In: Opleiding en Ontwikkeling, nr. 12, 19-22. Janssen, D. & Nijman, A. (1995). ‘Schrijven met effect.‘ In: Opleiding & Ontwikkeling, (8), nr. 3, 7-13. Janssen, D. & Grift, M. van de (1997). ‘Leren schrijven helpt niet (altijd). Hoe verbeter je de kwaliteit van teksten in organisaties?’ In: Opleiding en Ontwikkeling, nr. 12, 17-23. Johns, A., M., Bawarshi, A., Coe, R.,M., Hyland, K., Paltridge, B., Reiff, M.,J., Tardy, C. (2006). ‘Crossing the boundaries of genre studies: Commentaries by experts’. In: Journal of Second Language Writing. nr. 15, 234-249. Kvale, S. (1996). Interviews. An Introduction to Qualitative Research Interviewing. Los Angeles [etc.]: Sage. Lindlof, T.,R. & Taylor, B.,C. (2011). Qualitative Communication Research Methods. Third Edition. Los Angeles [etc.]: Sage. Maat, K. (1997). ‘Tekstkwaliteit in schrijvende organisaties, de IVHV-methode’. In: Schramade, P. (Ed), Handboek Effectief Opleiden. (115-130). Den Haag: Delwel. Mast, N.,P. van der (1999). Woordenwisselingen. Een onderzoek naar de manier waarop schrijvers consensus over beleidsteksten bewerkstelligen. Amsterdam: Thela Thesis. Mast, N.,P. van der (2006). De zin van ambtelijk taalgebruik. Onbegrijpelijke beleidsnota’s als bewuste keuze.’ (25-31). In: RVD-Communicatiereeks Platform. Miller, C. (1984).’Genre as social action.’ In: Quarterly Journal of Speech, 70, 151-167. Neutelings. R. (1997). De eigenzinnige lezer. Hoe Tweede-Kamerleden en gemeenteraadsleden beleidsteksten beoordelen. Den Haag: Sdu Uitgevers. Neutelings, R. & Janssen, D. (1999). Beleidstekstwijzer. Den Haag: Sdu Uitgevers. Odell, L. & Goswami, D. (1981). Writing in non-academic settings. Washington: Eric Clearinghouse. Polanyi, M. (1985). Personal knowledge. Towards a Post-Critical Philosophy. London: Routledge & Kegan Paul. Renkema, J. (1981). De taal van Den Haag. een kwantitatief stilistisch onderzoek naar aanleiding van 57
oordelen over taalgebruik. Den Haag: Staatsuitgeverij. Rothwell. W. (1996). Beyond training and development. New York: Amacom. Schagen, J, van. (1994). De Tweede Kamer der Staten Generaal, een staatsrechtelijke studie over haar organisatie en werkwijze. Zwolle. Suchan, J. (1998). ‘The Effect of High-Impact Writing on Decision Making Within a Public Sector Bureaucracy’. In: Journal of Business Communication, nr. 35, 299-327. Witte, S., P. & Cherry, R., D. (1986). ‘Writing Processes and Written Products in Composition Research.’ In Cooper, C.,R. & Greenbaum, S. (Eds.), Studying Writing: Linguistic Approaches. (112-145). London: Sage.
58
8. Bijlage 8.1 [CD-ROM] Protocollen interviews, categorieën, interviewvragen, beleidsteksten
59