Een online jaarverslag maken

Een online jaarverslag maken

Index Voordelen van een online jaarverslag

3

• Voordelen 3

Online jaarverslag in 4 eenvoudige stappen

4

• Creëer draagvlak binnen je organisatie 4 • Doelen en strategie vertalen naar boodschappen 5 • Breng de informatiebehoefte van je stakeholders in kaart 6 • Kies de contentvorm van je online jaarverslag 7 • Aandacht voor jouw jaarverslag 9 • De rest van het jaar: continu rapporteren 10

En nu: aan de slag!

11

• Meer weten? 11

2

Voordelen van een online jaarverslag Maak jij dit jaar een online jaarverslag? Een online jaarverslag heeft veel voordelen en is eenvoudig te realiseren als video, website, app, interactieve pdf of magazine.

Voordelen • Een online jaarverslag is een goede manier om in contact te komen met je stakeholders. • Naast tekst en beeld kun je online ook video’s en animaties inzetten. • Wat online staat, is meetbaar. Zo weet je wat je stakeholders lezen. • Je kunt voor het jaarverslag een aparte website lanceren. Hiermee vergroot je de vindbaarheid van je organisatie. • Een online jaarverslag is relatief goedkoop. Je bespaart met name op druk- en distributiekosten. Dit maakt een jaarverslag ook duurzaam.

3

Online jaarverslag in 4 eenvoudige stappen Hoe maak je een online jaarverslag? Volg ons stappenplan voor het beste resultaat: 1. Creëer draagvlak binnen je organisatie. 2. Bepaal vanuit je communicatiestrategie welke kernwaarden je wilt uitdragen en welk thema daarbij past. 3. Breng de informatiebehoefte van je stakeholders in kaart. 4. Kies de contentvorm(en) van je online jaarverslag: ga je voor tekst, foto’s, infographics, animaties en/of video’s?

1. Creëer draagvlak binnen je organisatie Het is belangrijk om bestuur en management te overtuigen van het nut van een online versie. 4

Online jaarverslag in 4 eenvoudige stappen (vervolg)

Argumenten die het goed doen, zijn: • Meetbaarheid • Interactiviteit • Kostenbesparing • Aansluiting bij de digitale trend

2. Doelen en strategie vertalen naar boodschappen Stel vast welke boodschap je uit wilt dragen met je jaarverslag en aan wie. • Breng je doelgroep in kaart. Dat doe je bijvoorbeeld door een ijkpersoon of persona op te stellen. • Bepaal welke kernwaarden de aandacht krijgen in je jaarverslag en wat het thema is. • Vertaal het thema naar de 5 tot 10 belangrijkste kernboodschappen.

5


3. Breng de informatiebehoefte van je stakeholders in kaart Focus niet te veel op wat de organisatie graag wil zeggen, maar richt je op wat de lezer wil weten. Kruip in de huid van de medewerkers, aandeelhouders, pers, leveranciers, klanten en overheden en bedenk wat zíj interessant vinden. Kijk verder dan cijfers, denk in verhalen. Een jaarverslag kan veel meer zijn dan een saai, droog document. Zijn sommige stakeholders toch ‘niet zo online’? Of wil je iets fysiek kunnen meegeven? Ga dan voor een combinatie van online en print. Bijvoorbeeld een beknopt document met: • Een samenvatting van het jaarverslag • De jaarrekening • Een verwijzing naar de online versie 6


Lees meer over het in kaart brengen van de informatiebehoefte van stakeholders in ons whitepaper ‘Jaarverslag’: Download whitepaper jaarverslag

4. Kies de contentvorm van je online jaarverslag Bepaal de sitestructuur van het online jaarverslag en stel een contentplan op. Hierin beschrijf je gedetailleerd per pagina welke inhoud je met welke contentvorm presenteert. Webteksten: • Vormen de basis van je online jaarverslag • Moeten bondig scanbaar zijn • Kunnen de vindbaarheid van je website vergroten

7


Video’s: • Kun je gebruiken om complexe onderwerpen eenvoudig uit te leggen • Brengen een sfeer of een bepaald gevoel over • Hebben overtuigingskracht, omdat ze de mens achter de organisatie laten zien Beeld: • Versterkt de boodschap op een pagina • Is ideaal om jaarcijfers op een overzichtelijke manier weer te geven, denk aan infographics en grafieken

8


Aandacht voor jouw jaarverslag Het is gelukt: je hebt een prachtig online jaarverslag afgeleverd. Hoe breng je dit onder de aandacht van je stakeholders? • Via de website, sociale media, e-mailhandtekeningen, voetteksten van digitale correspondentie en andere standaarduitingen. • Verstuur e-mailings: stel een ‘bulkmail’ op of schrijf je stakeholders persoonlijk aan. Je lezer is met één klik bij je online jaarverslag. • Presenteer je resultaten en toekomstvisie tijdens een evenement. Met infographics en animaties maken je bezoekers kennis met het online jaarverslag. • Laat de directeur of CEO in een persoonlijke videoboodschap vertellen wat er het afgelopen jaar allemaal gebeurd is en uitnodigen

9


tot bekijken van het jaarverslag. • Combineer je online jaarverslag met een printdocument. Houd interessante informatie offline achterwege en verwijs naar video’s, gra fieken en interactieve elementen in de online versie. • Creëer persoonlijke landingspagina’s. Denk aan een overzichtspagina voor medewerkers waarin alle informatie over het personeelsbeleid en andere organisatorische ontwikkelingen al bij elkaar staan.

De rest van het jaar: continu rapporteren Een online jaarverslag hoeft in tegenstelling tot de papieren versie geen eenmalige uitgave te zijn. Je kunt continu rapporteren over de voortgang van het bedrijf. Met nieuwe, relevante content zorg je voor terugkerende bezoekers.

10

En nu: aan de slag! Genoeg gelezen, tijd voor actie. Weet je niet waar je moet beginnen of kom je handen tekort? Sabel Communicatie verzorgt jaarlijks vele (online) jaarverslagen, bijvoorbeeld voor de Raad van State en OMU.

Meer weten? Neem contact op met Arjen Wapenaar om meer te weten te komen over onze mogelijkheden tot coaching, redactie, vormgeving en productie. 088-22722 99 [email protected] 11

Sabel Communicatie Rembrandtlaan 24, 3723 BJ Bilthoven 088 227 22 99 [email protected] www.sabelcommunicatie.nl

We brengen je dichter bij je klant.

12 12

Een online jaarverslag maken

Recommend Documents