HANDLEIDING EXECUTEURS
EEN GOED DOEL ALS ERFGENAAM HANDLEIDING EXECUTEURS BIJ DE AFWIKKELING VAN NALATENSCHAPPEN
1
INHOUD:
TAKEN VAN DE EXECUTEUR 4 HET EXECUTEURSCHAP IN DE PRAKTIJK 4 DE AFWIKKELING 5 AANBEVELINGEN 9 VERKLARENDE WOORDENLIJST 10
VFI brancheorganisatie van goede doelen VFI is de brancheorganisatie van goede doelen. Ruim 120 goede doelen zijn aangesloten, met uiteenlopende aandachtsgebieden. Van welzijn en gezondheid tot internationale hulp, van cultuur en natuur tot dierenbelangen. VFI richt zich met al haar activiteiten op het gezamenlijke belang van goede doelen en kent 3 kerntaken: belangenbehartiging, zelfregulering en dienstverlening. VFI ondersteunt haar leden in de controle op de afwikkeling van nalatenschappen via Bureau Nalatenschappen. James Wattstraat 100 1097 DM Amsterdam Telefoon: 020 4229977 E-mail:
[email protected] www.vfi.nl
HANDLEIDING EXECUTEURS
EEN GOED DOEL ALS ERFGENAAM
EEN BROCHURE VOOR DE EXECUTEUR DIE TE MAKEN KRIJGT MET EEN GOED DOEL ALS ERFGENAAM
Mogelijk is het de eerste keer dat u met het afwikkelen van een nalatenschap te maken krijgt; of misschien heeft u al ervaren dat hier veel bij komt kijken. Tussen de erfgenamen nemen goede doelen een speciale positie in omdat (anders dan wanneer een persoon erfgenaam is) voor hen wordt gekozen vanwege hun doelstelling. Goede doelen voelen het als hun verantwoordelijkheid zeer zorgvuldig om te gaan met het in hen gestelde vertrouwen. Deze brochure is ontwikkeld door VFI om u als executeur te ondersteunen bij de afwikkeling van een nalatenschap.
3
4
HANDLEIDING EXECUTEURS
TAKEN VAN DE EXECUTEUR
HET EXECUTEURSCHAP IN DE PRAKTIJK Notaris en/of executeur, wie doet wat?
In de wet staan de taken van de executeur
In het erfrecht heeft de executeur veel taken die hij al
omschreven. In het testament kunnen bepalingen zijn
dan niet kan uitbesteden aan een notaris. Waarschijnlijk
opgenomen die hiervan afwijken.
heeft u al contact gehad met de notaris voor het aanvragen van een verklaring van executele. U of de notaris heeft vervolgens melding gedaan van het erfgenaam-
Een erflater heeft u tot executeur benoemd. In het
schap aan het goede doel. Het is van belang dat dit op
testament kan de erflater aan u bepaalde bevoegdheden
korte termijn gebeurt.
verlenen. Als executeur heeft u in het algemeen tot taak de goederen van de nalatenschap te beheren en de schul-
Het is voor u èn voor de erfgenamen belangrijk dat de
den (dus ook de legaten) van de nalatenschap te voldoen.
taakverdeling tussen u als executeur en de notaris duide-
U treedt op als vertegenwoordiger van de erfgenamen.
lijk is. U kunt met de notaris afspreken in hoeverre hij bij
Dit houdt in dat de erfgenamen zelf niet bevoegd zijn tot
de afwikkeling betrokken is. Houdt u er rekening mee dat
beheer of beschikkingshandelingen zonder de executeur.
de notaris al zijn werkzaamheden kan declareren.
Volgens de wet moet de executeur een boedelbeschrijving (ofwel vermogensoverzicht) opmaken en de hem bekende schuldeisers oproepen. U mag alleen ter betaling van schulden goederen van de nalatenschap verkopen.
Verklaring van executele =
Het is aan te raden dit met de erfgenamen te overleggen.
De verklaring van erfrecht of executele is een door
U kunt ook de betrokken notaris om advies vragen.
een notaris opgemaakte akte die aangeeft wie be-
Als executeur bent u wettelijk verplicht aan een erf-
voegd is de goederen van de nalatenschap te beheren
genaam alle door deze gewenste inlichtingen over de
en de nalatenschap verder af te wikkelen.
uitoefening van uw taak te geven.
Indien u vóór het overlijden van de erflater een volmacht had om over (een gedeelte van) het vermogen
Na afloop van de werkzaamheden dient u rekening en
te beschikken vervalt deze door het overlijden. De
verantwoording aan de erfgenamen af te leggen. Dit
verklaring van executele geeft uw bevoegdheden als
houdt in dat u een overzicht maakt van alle ontvangsten
executeur aan.
en uitgaven, vanaf de overlijdensdatum.
HANDLEIDING EXECUTEURS
DE AFWIKKELING Beneficiair aanvaarden = aanvaarden onder het voorrecht van boedelbeschrijving Het is aan te raden de erfgenamen zo snel mogelijk een goed inzicht te geven in de nalatenschap. U dient hen de navolgende stukken te sturen, genummerd 1 tot en
Het is van belang dat besluiten over verkoop van
met 10.
registergoederen en andere belangrijke beslissingen pas genomen worden nadat de beneficiaire aanvaarding rond is, anders lopen de erfgenamen alsnog het risico
1. Een kopie van het testament
aansprakelijk gesteld te worden voor eventuele schulden. Advies is dan ook om de beneficiaire aanvaarding zo snel mogelijk te regelen.
2. Een kopie van de verklaring van erfrecht/executele 4. Een vermogensoverzicht 3. Een kopie van de akte van beneficiaire aanvaarding U bent als executeur verplicht een boedelbeschrijving per Een erfenis kan uit meer schulden dan baten bestaan.
overlijdensdatum te maken. Het is zeer aan te bevelen
Om te voorkomen dat de erfgenamen in privé voor een
deze boedelbeschrijving zo spoedig mogelijk op te stellen
negatief saldo aansprakelijk worden gesteld, kan de
zodat u èn de erfgenamen inzicht krijgen in de samen-
nalatenschap beneficiair aanvaard worden. Via deze be-
stelling en de omvang van de nalatenschap. De boedel-
neficiaire aanvaarding kunt u ervoor zorgdragen dat de
beschrijving voorziet de erfgenamen van alle relevante
risico’s voor het goede doel in kwestie met betrekking tot
financiële informatie. Wanneer u kunt aantonen dat de
de nalatenschap minimaal blijven. Vaak is in de statuten
goederen van de nalatenschap toereikend zijn om alle
van een goededoelenorganisatie al opgenomen dat een
schulden van de nalatenschap te voldoen, is de wettelijk
opengevallen nalatenschap alleen kan worden aanvaard
verplichte vereffening bij een beneficiaire aanvaarding
onder het voorrecht van boedelbeschrijving (= beneficiai-
van de nalatenschap niet nodig.
re aanvaarding). De beneficiaire aanvaarding vindt plaats door het afleggen van een verklaring ter griffie van de
Wat te doen als er geen duidelijkheid bestaat over het
rechtbank. De notaris kan de werkzaamheden voor de
vermogensoverzicht?
beneficiaire aanvaarding voor u verrichten.
Indien u niet kunt aantonen dat de baten van de nalaten-
5
6
HANDLEIDING EXECUTEURS
schap voldoende zijn om alle schulden van de nalaten-
worden verkocht, dan wel direct worden overgeboekt
schap te voldoen, zijn als gevolg van de beneficiaire
naar de erfgenamen in verhouding tot ieders erfdeel.
aanvaarding wettelijke regels van toepassing op de afwik-
- De executeur kan als beheerder van de goederen van
keling van de nalatenschap (dit heet vereffening). Deze
de nalatenschap zelfstandig tot verkoop overgaan mits
regels houden onder meer in, dat een vermogensover-
het testament geen andere bepaling bevat. Zeker voor
zicht (wettelijke term: boedelbeschrijving) gedeponeerd
zover dit nodig is om de erfbelasting of overige schul-
moet worden bij de boedelnotaris of bij de kantonrech-
den te kunnen betalen.
ter en dat schuldeisers via advertenties in dagbladen
- Het is zinvol om een fondsenstaat van de dagkoersen
opgeroepen moeten worden. In de praktijk komt deze
per overlijdensdatum van de erflater bij de notaris of
laatste situatie zelden voor omdat de meeste nalaten-
rechtstreeks bij de bank aan te vragen.
schappen bestaan uit een duidelijk aantoonbaar positief saldo. Indien er sprake is van wettelijke vereffening is het goed contact op te nemen met de notaris vanwege de complexiteit van de te volgen wettelijke regels.
6. Een taxatierapport van de onroerende zaken opge maakt door een makelaar ten behoeve van verkoop Indien zich in de boedel registergoederen (onroerende zaken) bevinden, zoals een woning, appartement, lidmaat-
Waar kan de boedel uit bestaan?
schapsrecht van een coöperatieve vereniging of percelen
Het kan voorkomen dat de nalatenschap effecten, onroe-
grond, is er een indicatie van de waarde door middel van
rende zaken of waardevolle roerende zaken bevat. Om de
een taxatierapport nodig. Het is wenselijk een gecertifi-
erfgenamen goed te informeren voegt u bij het vermo-
ceerde makelaar de taxatie te laten maken onder vermel-
gensoverzicht de volgende documenten:
ding van alle gegevens die voor eventuele verkoop van belang zouden kunnen zijn, zoals bouwkundige gebreken, achterstallig onderhoud en de aanwezigheid van asbest,
5. Een overzicht van de effectenportefeuille per overlijdensdatum
een olietank en grondwater- en/of bodemverontreiniging. Door VFI zijn in samenwerking met notarissen en make-
Het is verstandig effecten in een nalatenschap extra
laars richtlijnen opgesteld voor onder meer taxatie en
aandacht te geven.
verkoop van registergoederen. U kunt deze richtlijnen bij
- Om financiële risico’s te minimaliseren zal het goede
de goede doelen of VFI opvragen.
doel er de voorkeur aan geven dat de effecten direct
HANDLEIDING EXECUTEURS
7. Een taxatierapport van de waardevolle roerende zaken ten behoeve van verkoop via een veilinghuis en bij afgifte van een legaat ten behoeve van de erfbelasting
De erfbelasting wordt geheven over de waarde van de nalatenschap op het moment van overlijden. Met ingang van 1 januari 2012 is de executeur verplicht aangifte te doen en de aangifte te ondertekenen. Voor
Indien zich in de nalatenschap waardevolle roerende
het doen van een onjuiste aangifte is de executeur
zaken bevinden is een taxatierapport nodig. Voor verkoop
aansprakelijk. Ook is de executeur aansprakelijk voor het
van goederen kan het beste een veilinghuis worden
betalen van de erfbelasting. De notaris kan u bijstaan bij
ingeschakeld.
het opmaken van de aangifte.
Nadat u de diverse stukken heeft toegezonden aan de betrokkenen, een vermogensoverzicht heeft gemaakt en tot eventuele verkoop van bestanddelen van de nalaten-
9. Een kopie van de aanslag erfbelasting zodra deze is opgelegd
schap bent overgegaan, is de volgende stap dat u, na verloop van tijd, de volgende stukken overhandigt aan de
Enige tijd na het toesturen van de aangifte zult u als
erfgenamen:
executeur de aanslag erfbelasting ontvangen. Per erfgenaam of legataris wordt een aparte aanslag opgelegd. Soms volgt bericht van de belastingdienst dat geen
8. Een kopie van de aangifte erfbelasting zodra deze is opgesteld
aanslag wordt opgelegd. Dit is afhankelijk van het saldo van de nalatenschap en de omvang van ieders aandeel in de nalatenschap.
Ongeveer acht maanden na overlijden is het noodzakelijk een aangifte erfbelasting in te dienen. U kunt hiervoor de
0% regeling voor algemeen nut beogende instellingen
eerder opgestelde boedelbeschrijving per overlijdensda-
De meeste goede doelen hebben bij de belastingdienst
tum als uitgangspunt nemen, die u aanpast met recente
het verzoek ingediend om te worden aangemerkt als
gegevens.
algemeen nut beogende instelling (ANBI) en deze status ook verkregen. Een als zodanig aangemerkte goede-
De belastingdienst zal u vermoedelijk enige maanden na
doelenorganisatie hoeft geen erfbelasting of schenk-
het overlijden een aangiftebiljet toesturen. U kunt dit
belasting te betalen over erfenissen en schenkingen.
biljet ook zelf opvragen bij de belastingdienst indien u vijf
Wanneer een instelling geen ANBI-status heeft, is deze
maanden na het overlijden nog niets heeft ontvangen.
de wettelijk bepaalde erfbelasting verschuldigd over
7
8
HANDLEIDING EXECUTEURS
erfrechtelijke verkrijgingen. Op de site van de Belasting-
Na goedkeuring kunnen zij u kwijting en decharge verle-
dienst is een lijst met namen en vestigingsplaatsen van
nen voor het door u gevoerde beheer.
alle ANBI’s te vinden.
De rekening en verantwoording bestaat uit een staat van ontvangsten en uitgaven, en de uiteindelijke verdeling van het batig saldo van de nalatenschap, minus eventueel
10. De rekening en verantwoording
al eerder uitgekeerde voorschotten. Ter vereenvoudiging van de controle is het aan te raden een chronologisch
Wanneer alle vorderingen uit een nalatenschap zijn geïnd
overzicht op te stellen, gerangschikt per bankrekening.
en alle schulden zijn voldaan, de legaten zijn afgegeven en de aanslag erfbelasting is opgelegd, is het van belang dat
Na ontvangst van een brief van ieder van de erfgenamen
u (eventueel in samenwerking met de notaris) rekening
waarin zij u kwijting en decharge verlenen kunt u over-
en verantwoording aflegt aan de erfgenamen.
gaan tot uitkering van de erfdelen.
Beloning executeur
Beloning notaris
In het testament of codicil kan door de erflater een
Vaak zal de notaris een honorarium in rekening
regeling opgenomen zijn over de beloning voor de
brengen, afhankelijk van de bestede tijd. Het is niet
werkzaamheden van de executeur. Indien hierover
ongebruikelijk dat binnen een kantoor verschillende
niets is geregeld, mag de executeur het wettelijke
tarieven voor verschillende categorieën medewer-
loon in rekening brengen. Het wettelijk bepaalde
kers in rekening worden gebracht. Advies is om aan
loon is 1% van de waarde van het vermogen op de
de notaris te vragen vooraf een inschatting te maken
overlijdensdatum van de erflater, zoals is vermeld in
van de kosten die hij in rekening zal brengen.
de aangifte erfbelasting. Daarnaast kunt u onkosten in rekening brengen zoals telefoon-, porto- en reiskosten.
HANDLEIDING EXECUTEURS
AANBEVELINGEN Houdt u rekening met het feit dat erfgenamen een voor-
Heeft u nog vragen?
schot uitkering op hun erfdeel mogen vragen. Uitkering
Neem dan contact op met de notaristelefoon:
kan alleen plaatsvinden als alle erfgenamen hiermee
0900-3469393.
akkoord zijn. U kunt natuurlijk ook uw eigen notaris raadplegen. Wanneer de overledene verschillende bank- en spaarre-
Voor nadere informatie over het executeurschap kunt u
keningen heeft, is het voor de afwikkeling het eenvou-
ook de website van NOVEX (De Nederlandse Organisatie
digst deze zo snel mogelijk terug te brengen (d.m.v. over-
Voor Executeurs) raadplegen; www.novex-executeur.nl
boekingen en opheffing) tot één bankrekening en één spaarrekening met goede rentevergoeding. Let hierbij op boeteclausules bij vervroegde opname. Het is voor een goede afwikkeling zinvol regelmatig contact met de betrokken erfgenamen en notaris te houden. Voor eventuele inzage door de belastingdienst moet de administratie van de afwikkeling 5 jaar beschikbaar blijven. Om inzicht te krijgen in de specifieke belangen en wensen van goede doelen bij de afwikkeling van een nalatenschap is het goed kennis te nemen van de ‘Richtlijnen bij de afwikkeling van nalatenschappen waarin ‘goede doelen’ als erfgenamen of als legatarissen gerechtigd zijn’ van VFI. Deze richtlijnen zijn tot stand gekomen in samenwerking met notarissen en makelaars. U vindt de richtlijnen op www.vfi.nl of u kunt deze bij VFI opvragen.
9
10 HANDLEIDING EXECUTEURS
VERKLARENDE WOORDENLIJST Aanvaarden: het accepteren van een erfdeel, inclusief de
Legaat: recht van een bepaalde persoon of instelling op
schulden. Hierdoor wordt iemand erfgenaam en treedt in
afgifte van specifieke spullen of een geldsom.
de rechten en verplichtingen van de overledene. Kwijting en décharge: beheer en boekhouding in orde Beneficiair aanvaarden: wijze van accepteren van een
verklaren en de executeur van verdere verantwoording
erfdeel waarbij de erfgenaam niet met zijn privévermo-
ontheffen.
gen aansprakelijk wordt voor de eventuele schulden van de nalatenschap. Bij deze manier van aanvaarden moe-
Nalatenschap: het totaal aan bezittingen en schulden dat
ten bepaalde formaliteiten worden vervuld. Als er niet
iemand bij zijn overlijden achterlaat.
voldoende bezittingen zijn om de schulden te betalen, maakt de beneficiaire aanvaarding dat de erfgenaam het
Testament: een notarieel document waarin de laatste wil
tekort niet zelf hoeft bij te betalen.
van de overledene is vastgelegd.
Boedelbeschrijving: vermogensoverzicht van de erflater
Verklaring van erfrecht of executele: een door de nota-
per overlijdensdatum.
ris opgemaakte notariële akte waarin wordt vermeld wie de erfgenamen zijn en wie bevoegd zijn over de goede-
Codicil: met de hand geschreven, gedagtekend en onder-
ren van de nalatenschap te beslissen/beschikken.
tekend stuk. Wettelijke vereffening: een speciale procedure die moet Erfgenaam: degene die recht heeft op (een deel van) de
worden gevoerd om de nalatenschap af te wikkelen
nalatenschap.
indien de nalatenschap beneficiair is aanvaard.
Erflater: de overledene. Executeur: degene die door de erflater is aangewezen om de nalatenschap af te wikkelen. Goederen: zaken en vermogensrechten.
12 HANDLEIDING EXECUTEURS
samen voor kwaliteit van samenleven VFI brancheorganisatie van goede doelen
