e

Visie op hoofdlijnen van het Informatie Expertise Centrum TU/e

Het Informatie Expertise Centrum (IEC) als contentmanager van de TU/e met servicecentra voor onderzoek, onderwijs en administratieve organisatie

Drs J.C.M. Figdor juli 2013

Inhoud 1. Inleiding .......................................................................................................................................................... 3 2. IEC servicecentrum Onderzoek ...................................................................................................................... 4 3. IEC servicecentrum Onderwijs ....................................................................................................................... 5 4. IEC servicecentrum Administratieve organisatie............................................................................................ 6 5. IEC als organisatieonderdeel van de TU/e...................................................................................................... 7

1. Inleiding Bij de strategie 2020 van de TU/e past een Informatie Expertise Centrum met een duidelijke visie op haar rol. In de snel veranderende wereld van de wetenschappelijke informatievoorziening en infrastructuur is het voor een dienst als het IEC van belang om deze te ontwikkelen en regelmatig bij te stellen. Daarnaast beweegt het IEC in een omgeving met afnemende middelen wat mede tot gevolg heeft gehad dat de personele omvang aanzienlijk is teruggelopen. Een reden te meer om verwachtingen op de mogelijkheden af te stemmen. Dit document geeft de hoofdlijnen weer voor de beleidsperiode van 2013 tot 2020. Voor de jaren 2013-2017 is deze visie geconcretiseerd in een aantal prioriteiten, zie hiervoor “Strategie 2013-2017”. Om de strategie en het beleid uit te kunnen voeren en de ambities waar te kunnen maken is een flexibele en klantgerichte dienst het uitgangspunt, zodat er goede aansluiting is bij het primaire proces en er gestuurd kan worden op kwaliteit en inhoud. Daarom richt het IEC drie servicecentra in ter ondersteuning van onderzoek, onderwijs en administratieve organisatie en sluit aldus direct aan op het primaire proces.

2. IEC servicecentrum Onderzoek Visie Het wetenschappelijk onderzoek wordt gekenmerkt door een toenemende mate van openheid, transparantie, interdisciplinariteit en competitie. Open Access, verantwoording en validatie van onderzoeksgegevens, digitale samenwerking zijn directe gevolgen hiervan. De wetenschappelijke communicatie wordt meer divers en multimediaal. Onderzoeksdata zullen in toenemende mate worden gepubliceerd en hergebruikt. Open Access van peer-reviewed tijdschriftartikelen wordt het dominante publicatiemodel: het aandeel Open Access tijdschriftartikelen (nu circa 20%) groeit met enkele procenten per jaar. De verwachting is dat zeker over vijf jaar het kantelpunt is bereikt, waarna de aantrekkelijkheid van abonnementstijdschriften door opzeggen van abonnementen en verminderde instroom van artikelen snel zal verminderen. Reputatiemanagement en etaleren van het eigen onderzoek en expertise zal voor de TU/e en haar onderzoekers in belang toenemen door toenemende competitie om financiering. Digitale samenwerkingsplatformen waarbij wetenschappelijke informatie en dynamische en gearchiveerde onderzoeksdata zijn geïntegreerd worden essentieel voor TU/e onderzoekers bij hun samenwerking met collega’s. Bibliotheeksystemen migreren naar de cloud (mede tgv resourcesharing).

Prioriteiten IEC: Migratie van wetenschappelijke tijdschriften in licentie naar Open Access tijdschriften • De komende 5 jaar blijft de wetenschappelijke tijdschriftliteratuur beschikbaar voor de TU/e onderzoeksgemeenschap door het continueren van de huidige licenties. • Open Access publiceren door TU/e onderzoekers wordt gestimuleerd en begeleid. • De toename van Open Access tijdschriftliteratuur wordt gemonitord teneinde de migratie van wetenschappelijke collectie in licentie naar Open Access vorm te geven. • De verwachting is dat het budget voor de abonnementstijdschriften over 5 tot 10 jaar grotendeels komt te vervallen en er slechts een (beperkt) deel van de collectie nog aangeschaft zal moeten worden (o.a. boeken, wetenschappelijke databanken). Registratie van en reputatiemanagement en etalagefunctie voor onderzoek (publicaties, researchdata en andere research objecten) faciliteren • Uitbouw van het huidige registratiesysteem voor onderzoek (METIS, repository) tot een TU/e knowledgebase over de in de TU/e aanwezige experts en expertise. Vanuit deze knowledgebase zal het reputatiemanagement voor de instelling, onderzoeksgroepen en onderzoekers bediend worden. Digitale samenwerkingsplatformen • Het IEC begeleidt en stimuleert de introductie van digitale samenwerkingsplatvormen voor onderzoekers in de TU/e (SURFconext; virtuele kenniscentra) en verzorgt aansluiting van digitale bibliotheekdiensten op deze platformen (‘embedded library’). Bibliotheeksystemen naar de Cloud • Bibliotheeksystemen van het IEC zullen migreren naar de Cloud wanneer resource sharing met andere bibliotheken kostenvoordelen opleveren.

3. IEC servicecentrum Onderwijs Visie De ontwikkeling van de digitale universiteit zal een grote invloed hebben op de wijze en plaats van leren, dit zal effect hebben op de universiteit als gemeenschap. Het gebruik van multimedia in het onderwijs neemt toe. Opleidingen als geheel of ten dele zullen digitaal aangeboden worden waardoor nieuwe business modellen het gevolg zijn. Studenten van de TU/e zullen online onderwijs van andere instellingen als onderdeel willen opnemen in hun opleiding. Trefwoorden zijn hierbij blended learning, opencourse ware (OER), open education (MOOCs), digitaal toetsen en learning analytics. De verwachting is dat een meer uitgebreide en verbeterde opslag en beschikbaarstelling van digitale onderwijsmaterialen van de TU/e nodig is. Door de bij wetenschappelijk onderzoek geschetste ontwikkelingen zal de ‘information overflow’ verder toenemen en wordt het belang van informatievaardigheden, mediawijsheid en omgaan met instrumenten om informatie te verwerken groter. De ‘campus experience’ zal voor TU/e studenten een essentieel onderdeel zijn van hun studie.

Prioriteiten IEC: Uitbouw leerlijn informatievaardigheden • Het IEC verzorgt in het Bachelor College de leerlijn informatievaardigheden als onderdeel van de professionele vaardigheden. Deze leerlijn wordt waar zinvol tevens vervlochten in enkele USE leerlijnen. Het IEC zal deze leerlijn verder doorontwikkelen en aanvullen met een trainingsaanbod voor de graduate school en het post graduate onderwijs. • Het IEC ondersteunt instrumenten voor het zoeken en verwerken van informatie en zal de ontwikkelingen hierin monitoren en op de campus introduceren. Aansluiting digitale bibliotheek op omgeving studenten • Het IEC verzorgt aansluiting van digitale bibliotheekdiensten op de platformen, die door studenten worden gebruikt (‘embedded library’). MetaForum • Het nieuwe gebouw van de bibliotheek – MetaForum - speelt een belangrijke rol bij het onderwijs van de TU/e door middel van de intensief gebruikte studieplekken voor studenten. De functie van het gebouw voor de studenten zal worden versterkt door de relatie met de digitale wetenschappelijke collectie te versterken en door de faciliteiten in het gebouw verder te verbeteren en aan te passen op de wensen van de gebruikers. Contentmanagerrol opnemen t.a.v. digitale onderwijsmaterialen • Het IEC zal de rol van contentmanager t.a.v. digitale onderwijsmaterialen op zich nemen in lijn met haar rol op het gebied van het etaleren van onderzoek van de TU/e.

4. IEC servicecentrum Administratieve organisatie TU/e Visie Bedrijfsvoeringsprocessen binnen de TU/e worden gestroomlijnd en gestandaardiseerd. Er wordt centraal beleid geformuleerd m.b.t. de enterprise architectuur. Identity management, security en privacy worden centraal geregeld, waarbij wordt aangesloten op landelijke ontwikkelingen. Eindgebruikers bepalen in toenemende mate welke tools ze willen gebruiken (BYOD). Diensten worden optimaal ingericht voor gebruik op mobiele apparaten, beveiliging van de ICT-infrastructuur en de opgeslagen gegevens wordt steeds belangrijker. Academisch erfgoed van de TU/e wordt digitaal opgeslagen en toegankelijk gemaakt. Zie ook het Plan van Aanpak van de CIO.

Prioriteiten IEC: Gepersonaliseerd werken op basis van een digitale samenwerkingsomgeving met virtuele dossiers en een enterprise zoekmachine. • Het IEC verzorgt aansluiting van de digitale archiefomgeving op de samenwerkingsomgeving van de TU/e (‘embedded archive’). • Het IEC ontwikkelt op basis van de digitale archiefomgeving virtuele dossiers. • Het IEC verzorgt een enterprise zoekmachine. • Het IEC draagt bij aan een totaaloplossing voor digitaal werken voor deelname aan campus brede projecten op het gebied van digitale personeelsdossiers, digitale handtekening, digitale huisstijl, digitale post et cetera. • Het archief van de TU/e wordt binnen drie jaar uitsluitend digitaal opgeslagen en bewaard volgens de normen van de archiefwet. Academisch erfgoed • Het IEC inventariseert academisch erfgoed van de TU/e en ontwikkelt criteria voor het bewaren ervan. • Het IEC verzorgt het beschikbaar stellen van bestaande en te vormen erfgoedcollecties van de TU/e.

5. IEC als organisatieonderdeel van de TU/e Visie Om de strategie en het beleid uit te kunnen voeren en de ambities waar te kunnen maken is een flexibele en klantgerichte dienst nodig, die aansluit bij het primaire proces en waarbij gestuurd kan worden op kwaliteit en inhoud. Daarom richt het IEC drie servicecentra in ter ondersteuning van onderzoek, onderwijs en administratieve organisatie en sluit daarmee direct aan op het primaire proces. Zichtbaarheid binnen de campus en intensieve samenwerking met de faculteiten en andere diensten van de TU/e zijn voor deze servicecentra sleutelwoorden. De toenemende complexiteit van de omgeving, de werkprocessen en de benodigde specialismen maken een organisatiecultuur nodig waarbij kennis delen van relevante ontwikkelingen (‘een lerende organisatie’) en intensieve vormen van samenwerking (‘teamwork en teamspirit’) de kern vormen. Kwaliteitszorg en competentieontwikkeling staan daarbij centraal. Het budget van het IEC wordt op dit moment voor bijna de helft bepaald door de kosten van de wetenschappelijke collectie. De licenties voor de wetenschappelijke tijdschriften zijn daarin verreweg de grootste kostenpost. Deze zullen de komende vijf jaar gehandhaafd moeten blijven. Het is de verwachting dat daarna Open Access tijdschriften het dominante model zullen worden zodat licenties afgebouwd kunnen worden. Efficiëntie, rationalisatie van werkprocessen en de unilocatie maakten een sterke krimp van personeelsbestand van het IEC in de periode 2006-2012 met bijna 25% mogelijk. Voor de komende periode zal de personeelsomvang op tenminste een vergelijkbaar niveau blijven waarbij nieuwe diensten zullen worden opgevangen door een beperkte fte toename en efficiëntieslagen binnen het IEC.

Prioriteiten IEC: Vorming drie servicecentra • Drie servicecentra worden ingericht als front offices voor respectievelijk onderzoek, onderwijs en administratieve organisatie. Deze servicecentra zullen intensieve contacten onderhouden met de doelgroepen op de campus (voorlichting, training, advisering). De drie servicecentra worden gekenmerkt door hun gemeenschappelijke informatie expertise, hun gemeenschappelijke rol als contentmanager en worden deels ondersteund door gemeenschappelijke systemen. • Deze servicecentra worden ondersteund door backoffices van het IEC (IT-ondersteuning en ontwikkeling en de administratieve organisatie). • De vraaggestuurde taken en diensten zijn gericht op het primaire proces, sluiten aan op onderwijsontwikkelingen en innovaties in het onderzoek, zijn waar mogelijk tijd en plaats onafhankelijk beschikbaar. Ontwikkeling budget wetenschappelijke collectie 2013-2020 • Het budget voor de wetenschappelijke collectie zal naar verwachting tot 2018 gehandhaafd moeten blijven op het huidige niveau met correcties voor prijsstijgingen van de uitgevers. Daarna kan het budget voor de licenties voor wetenschappelijke tijdschriften snel verminderen in de transitie naar Open Access. Opgemerkt moet worden dat dit niet of nauwelijks een kostenbesparing voor de TU/e als organisatie zal betekenen, aangezien de onderzoekers van de TU/e ‘author fees’ voor hun artikelen aan de Open Access uitgevers zullen moeten betalen. Kwaliteitszorg en competentieontwikkeling • Kwaliteitszorg op het beheer van data en content door het IEC wordt versterkt door het kwaliteitsbeleid. • De verdere competentie-ontwikkeling van de medewerkers van het IEC is een speerpunt.