E E E E09-265

Gulledelle 100 – 1200 Brussel

Gulledelle

Tel 02/563.42.00

Onze referentie E09-265 ; E09-262 ; E09-246 ; E09-251.

Datum 07/07/2009

Pagina 1-36

BESTEK BETREFFENDE ENERGIEBEGELEIDING IN DE DIENSTENSECTOR, DE COLLECTIEVE HUISVESTING, HET DOMEIN VAN DE HERNIEUWBARE ENERGIE EN DE WARMTEKRACHTKOPPELING ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE BEPALINGEN EN ALGEMENE VOORWAARDEN VAN EEN OVERHEIDSOPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN

AANBESTEDENDE OVERHEID BRUSSELS INSTITUUT VOOR MILIEUBEHEER

DE ACTIEVE PROMOTIE EN DE TECHNISCHE ONDERSTEUNING VAN RATIONEEL ENERGIEGEBRUIK, HERNIEUWBARE ENERGIE EN WARMTEKRACHTKOPPELING IN DE DIENSTENSECTOR EN COLLECTIEVE HUISVESTINGSSECTOR

E09-246 E09-251 E09-262 E09-265


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 2-36

INFORMATIE Nadere informatie over onderhavig bestek kan worden verkregen zoals volgt: Voor administratieve vragen: Voor perceel 1 - E09-265 Missie Facilitator Warmtekrachtkoppeling: Naam: François Cornille Adres:Leefmilieu Brussel - BIM, Gulledelle 98, 1200 Brussel Telefoon: 02/563.42.00 E-mail: [email protected] Voor perceel 2 - E09-262 Missie Facilitator Hernieuwbare Energie: Naam: An Verspecht Adres:Leefmilieu Brussel - BIM, Gulledelle 98, 1200 Brussel Telefoon: 02/775.75.54 E-mail: [email protected]

Voor perceel 3 - E09-246 Missie Facilitator Dienstensector; en, Voor perceel 4 - E09-251 Missie Facilitator Collectieve Huisvestingssector: Naam: Julie Spies Adres:Leefmilieu Brussel - BIM, Gulledelle 98, 1200 Brussel Telefoon: 02/563.41.62 E-mail: [email protected] Voor technische vragen: Technische vragen moeten verstuurd worden naar [email protected] met als onderwerp van uw email: 'Lastenboek energie facilitatoren 2010'. Leefmilieu Brussel zal een lijst van vaak gestelde vragen opmaken op basis van de vragen die per email gesteld worden. Deze lijst zal op de volgende website kunnen geraadpleegd worden: http://www.ibgebim.be/Templates/Professionnels/Informer.aspx?id=3432&langtype=2067 OPMERKING : Op initiatief van de inschrijvers kan de aanbestedende overheid nadere inlichtingen verstrekken, die uitsluitend tot doel hebben om de aard van de opdracht te verduidelijken. Elk verzoek om nadere inlichtingen ontvangen op minder dan vijf werkdagen vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten, zal onbeantwoord blijven; Op eigen initiatief kan de aanbestedende overheid de belanghebbenden op de hoogte brengen van elke vergissing, onnauwkeurigheid, weglating of enige andere materiële tekortkoming in de bewoordingen van de documenten van de uitnodiging tot inschrijving.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 3-36

In voorkomend geval zullen de nadere inlichtingen en de hierboven vermelde informatie op dezelfde datum aan alle inschrijvers meegedeeld worden. De in de prijslijst vermelde hoeveelheden zijn louter indicatief en verbinden geenszins de Aanbestedende Overheid die alleen oordeelt over de eventueel aan te brengen wijzigingen volgens de noodwendigheden of de dringende behoeften van het ogenblik.

TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING Tenzij hiervan wordt afgeweken in dit bestek, is de volgende wetgeving van toepassing: 1. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, evenals de latere wijzigingen ervan. 2. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, evenals de latere wijzigingen ervan. 3. Het Koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, met inbegrip van de bijlage bij dit Besluit die de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessie voor openbare werken vormt, evenals de latere wijzigingen ervan 4. De ordonnanties van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de uitvoeringsbesluiten ervan, voor zover deze van toepassing zijn op deze aanbesteding. 5. Alle wijzigingen van de wet en van de besluiten die hierboven worden vermeld en die van kracht zijn op de dag van opening van de offertes.

AFWIJKINGEN Dit bestek wijkt niet af van de bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden behalve voor artikel 14 §§ 2 en 3.

EERSTE DEEL Reglementaire bepalingen Algemeen Dit eerste deel betreft de regels voor gunning van een overheidsopdracht tot het moment waarop de inschrijver wordt gecontracteerd. De bepalingen in dit deel hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en op het KB van 8 januari 1996 en op de daaropvolgende wijzigingen. De onderstaande bepalingen hebben betrekking op de wet van 24 december 1993.

Artikel 4 – Aanbestedende overheid

Naam van de aanbestedende overheid: Brussels Instituut voor Milieubeheer


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 4-36

Adres: Gulledelle 98 - 1200 Brussel

Artikel 5 – Voorwerp van de opdracht Deze opdracht heeft betrekking op de actieve promotie en de technische ondersteuning van rationeel energiegebruik, hernieuwbare energie en warmtekrachtkoppeling in de dienstensector en collectieve huisvestingssector (publiek en privé). Ze wordt opgesplitst in volgende percelen: Perceel 1 - E09-265 Missie Facilitator Warmtekrachtkoppeling (WKK): energiebijstand, begeleiding, stimuleren en informeren wat warmtekrachtkoppeling betreft. Perceel 2 - E09-262 Missie Facilitator Hernieuwbare Energie: energiebijstand, begeleiding, stimuleren en informeren wat hernieuwbare energie “grote systemen” betreft. Perceel 3 - E09-246 Missie Facilitator Dienstensector: energiebijstand, begeleiding, stimuleren en informeren van de dienstensector. Perceel 4 - E09-251 Missie Facilitator Collectieve Huisvestingssector: energiebijstand, begeleiding, stimuleren en informeren van de collectieve huisvestingssector. Het betreft diensten die behoren tot categorie A12 van bijlage 2 van de wet van 24 december 1993. CPC code : 86721 CPV code: 71313000-5 De te leveren diensten en de ermee verband houdende uitvoeringstermijnen worden beschreven in het derde deel.

Artikelen 13 tot 17 – Wijze van gunning van de opdracht Het contract voor onderhavige opdracht betreft een dienstenopdracht en wordt gesloten na een Algemene offerteaanvraag overeenkomstig artikel 16 van de wet van 24 december 1993, waarbij de keuze voor de voordeligste regelmatige offerte wordt gemaakt op basis van de gunningscriteria, hernomen in artikel 115.

Overeenkomstig artikel 17 - § 2. 2°b van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten mag de onderhavige aanneming, via onderhandelingsprocedure, gedurende een periode van 3 jaar na de notificatie van de opdracht, worden vernieuwd.

Artikel 18 – Niet gunning Overeenkomstig artikel 18 van de wet van 24 december 1993 heeft Leefmilieu Brussel het recht om slechts enkele percelen toe te wijzen en eventueel te besluiten de andere percelen op te nemen in één of meerdere opdrachten, die indien nodig op een andere wijze zullen worden gegund. De aanbestedende overheid brengt onverwijld de inschrijvers, en voor de overheidsopdrachten onderworpen aan de Europese bekendmaking het Bureau van officiële publicaties van de Europese Gemeenschappen op de hoogte van het feit dat zij besloten heeft af te zien van de gunning van de opdracht of de procedure te herbeginnen. Op schriftelijk verzoek van de kandidaten of inschrijvers worden de motieven binnen vijftien dagen na ontvangst opgestuurd volgens art. 81 van KB 08/01/96. De onderstaande bepalingen hebben betrekking op het KB van 8 januari 1996.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 5-36

Artikelen 68 tot 74 - Voorwaarden en bescheiden voor de kwalitatieve selectie De inschrijver moet voldoen aan de voorwaarden voor de kwalitatieve selectie, wat wordt bewezen door de volgende bij de offerte gevoegde documenten: Oorzaken van uitsluiting Wanneer het geraamde bedrag van de opdracht gelijk is aan of hoger is dan het bedrag bepaald in artikel 53, § 3, wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de dienstverlener die bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor : 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een dienstverlener, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze terzake nodig acht. De aanbestedende overheid kan om dwingende redenen van algemeen belang afwijken van de in deze paragraaf bedoelde verplichting. De inschrijver voegt : 1) Een verklaring op erewoord toe waarin hij verklaart dat hij zich niet in één van de situaties bevindt zoals aangegeven in artikel 69, alinea 1, 1°, 2° en 3° van het KB van 08.01.1996 Die verklaring op erewoord moet worden opgesteld door de persoon die, krachtens de statuten van de firma, bevoegd is de firma ergens toe te verbinden en die dus bevoegd is om de offerte te ondertekenen. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat de aanbestedende overheid, vóór het sluiten van de opdracht, de inschrijvers zal kunnen verzoeken om de documenten bedoeld in alinea 2, 1° van het artikel 69 van voornoemd Koninklijk Besluit voor te leggen. In het geval dat de aanbestedende overheid gebruik maakt van het hierboven aangehaalde recht, beschikt de ondervraagde inschrijver over een termijn van maximum 10 kalenderdagen vanaf de datum van het tot hem gerichte verzoek tot overlegging van de vereiste documenten. De modeltekst van verklaring op eer is als bijlage in dit bijzonder bestek gevoegd. 2) Een getuigschrift uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land, waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 3) Een RSZ-attest of een getuigschrift uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land, waarin wordt bevestigd dat de dienstenverlener - volgens de rekening, die ten laatste op de uiterste datum, waarop de offertes moeten worden ingediend, is opgemaakt - voldaan heeft op die datum aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van België – conform artikel 69bis van het KB 08.01.96 - of het land waar hij


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 6-36

gevestigd is. Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land. Financiële en economische draagkracht 1) Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet in diensten, waarop de opdracht betrekking heeft, van de onderneming over de laatste drie boekjaren. Technische bekwaamheid De inschrijver zal aan een vereist minimum van technische draagkracht moeten voldoen, toegespitst op de volgende aspecten: - Uitgebreide beheersing van de technische aspecten van energie : a. In de tertiaire en industriële sector [Perceel E09-246] b. In de collectieve huisvestingssector (> 1000 m2 of meer dans 10 appartementen) [Perceel E09-251] c. Voor de verschillende installaties van warmtekrachtkoppeling [Perceel E09-265] d. Aangaande zonthermische- en fotovoltaïsche installaties (> 25 m2), windenergie, geoen hydrothermie, biomassa en andere nuttige hernieuwbare energiebronnen [Perceel E09-262] N.B.: Voor de bovenstaande punten c en d wordt ook een grondige kennis van de mechanismen van groenestroomcertificaten in Brussels Hoofdstedelijk Gewest gevraagd. - Ervaring in energetische adviesgeving en / of het maken van energetische audits en of haalbaarheidstudies - Ervaring in het organiseren van seminaries en plaatsbezoeken - Kennis van en ervaring in het gebruik van simulatieprogramma’s voor de bepaling van energieprestaties - Kennis van en ervaring met de institutionele Brusselse context en de Brusselse actoren - Kennis van de huidige gewestelijke en Europese wetgeving wat energie betreft De inschrijver zal zijn technische bekwaamheid aantonen met betrekking tot de huidige opdracht door: 1) Een A4 document van een tiental pagina’s, waardoor de aanbestedende dienst zijn know-how, zijn doeltreffendheid, zijn ervaring en zijn betrouwbaarheid kan evalueren. 2) Studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener en/of van het ondernemingskader en, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de diensten; 3) Lijst van de voornaamste diensten, waarop de huidige opdracht betrekking heeft, uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar met vermelding van bedrag, datum, de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren en certificaten van goede uitvoering; 4) Opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven

Artikel 86 – Wijze van prijsbepaling Wat de prijsbepaling betreft, wordt onderhavig contract beschouwd als een opdracht volgens prijslijst.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 7-36

Artikel 88, §2– Prijsonderzoek Voorafgaand aan de gunning van de opdracht moeten de dienstverleners bij de aanbestedende overheid alle nodige informatie indienen, zodat deze laatste de aangeboden prijzen kan onderzoeken. Het prijsonderzoek kan alle mogelijke verificaties van boekhoudkundige stukken omvatten, evenals alle controles ter plaatse door de hiervoor aangestelde ambtenaren van de Aanbestedende overheid.

Artikel 89 – Opstelling van de offerte De inschrijver moet zijn offerte indienen op de offerteformulieren die bij dit bestek zijn gevoegd. Indien de inschrijver zijn offerte indient op andere documenten dan het voorziene formulier, moet hij eenvoudigweg verklaren op elk van deze documenten dat het document overeenkomt met het in het bijzonder bestek voorziene model. Het inschrijvingsformulier moet zorgvuldig en volledig worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Alle schrappingen, bovengeschreven tekst en bijkomende of wijzigende vermeldingen, zowel in de inschrijving als in de bijlagen bij de inschrijving, die de essentiële voorwaarden van het contract - zoals prijzen, termijnen, technische voorwaarden – zouden kunnen beïnvloeden, moeten eveneens worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde.

Artikel 90, § 1 en 2 – Bij de offerte te voegen documenten Naast de documenten voor de kwalitatieve selectie, die vereist zijn op basis van de artikels 68 tot 74, dient de inschrijver het volgende bij zijn offerte te voegen (in volgorde) : - indien nodig, een nota waarin de dienstverlener verklaart bij de opstelling van zijn offerte rekening te hebben gehouden met de eventuele corrigerende adviezen met vermelding van de nummers en omschrijvingen - het inschrijvingsformulier, volgens de regels ingevuld, gedateerd en ondertekend; - het formulier in bijlage 5 van dit bestek wat betreft een gedetailleerde prijsopgave; - een lijst van de personeelsleden die zullen instaan voor de uitvoering van de opdracht met hun curricula vitae - een bewijs van de handelingsbekwaamheid van de ondertekenaar(s) van de offerte. - twee kopieën van het volledige dossier van de offerte moeten worden toegevoegd, met daarop duidelijk de vermelding “kopie”. De inschrijver is verantwoordelijk voor de perfecte overeenstemming tussen het originele dossier en de kopie(ën); Alle bewijsstukken en nota’s die verplicht bij deze offerte moeten worden gevoegd, moeten door de dienstverlener ondertekend en van een datum voorzien zijn en de volgende vermelding dragen: “Opgesteld door ondergetekende bij wijze van bijlage bij de inschrijving in het kader van onderhavige opdracht”. Daarnaast wordt de dienstverleners gevraagd om een duidelijke scheiding te voorzien (met behulp van gekleurde kartonnen tabbladen) tussen de bijgevoegde documenten, zodat het dossier gemakkelijker geraadpleegd kan worden. Wat de bijlagen betreft, geniet kwaliteit in het algemeen de voorkeur boven kwantiteit.

Artikel 93 – Tijdelijke vereniging In het geval van een tijdelijke vereniging van dienstverleners moet het gezelschap van dienstverleners het bewijs leveren dat het niet valt onder toepassing van een van de uitsluitingsclausules die worden bedoeld in de artikelen 69 en 69bis van het K.B. van 8 juli 1996.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 8-36

Artikel 100, § 1 – Prijsopgave De dienstverlener drukt zijn prijzen uit in euro. De eenheidsprijzen in euro mogen worden uitgedrukt tot vier cijfers na de komma, maar het totaal wordt afgerond op twee cijfers. De belasting op de toegevoegde waarde wordt vermeld in een aparte post van de inventaris om bij de prijs van de offerte te worden gevoegd. Het totale bedrag van de offerte en de eenheidsprijzen worden voluit geschreven. Hetzelfde geldt voor het totale bedrag van elke post van de inventaris. De prijsopgave gebeurt conform of op het formulier in bijlage 5 van dit bestek.

Artikel 101 : Opdracht in percelen De inschrijver kan een offerte indienen voor één of voor meer percelen. Voor elk gekozen perceel vult de inschrijver het offerteformulier in dat opgenomen is in de bijlage van dit bijzonder bestek.

Artikel 102 – Gebruik van de talen Zonder afbreuk te doen aan de bepalingen van dit artikel, zal de offerte worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De technische bijlagen kunnen echter worden verstrekt in het Engels indien blijkt dat zij noch in het Nederlands noch in het Frans beschikbaar zijn.

Artikel 104 – Indienen van de offertes De offerte, indien opgesteld op papier, wordt in een definitief gesloten omslag geschoven met vermelding van: - ‘Energie offerte’ NIET OPEN DOEN’; - Datum van de opening van de offertes (zie art. 106) - Vermelding van bestek en nummer van het perceel waarvoor offerte wordt ingediend: E09-265: Missie Facilitator Warmtekrachtkoppeling E09-262: Missie Facilitator Hernieuwbare Energie E09-246: Missie Facilitator Dienstensector E09-251: Missie Facilitator Collectieve Huisvestingssector Er wordt gevraagd dat elke offerte voor elk perceel alle nodige documenten bevat zodat elke offerte voor elk perceel apart geanalyseerd kan worden. De offertes worden bij verzending per post, als gewoon of aangetekend stuk, of per bode overgemaakt aan de aanbestedende overheid: BIM, Afdeling Energie, Lucht, Klimaat en Geluid, Departement Promotie van de energiedoeltreffendheid, Gulledelle 98, 1200 Brussel. De offertes die niet met de post worden verstuurd of afgegeven, moeten bij de Voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes toekomen voordat hij de zitting opent (zie artikel 106). Offertes die na deze datum toekomen, worden geweigerd. Offertes die te laat toekomen worden echter toch in aanmerking genomen voor zover: 1° de aanbestedende overheid aan de dienstverlener nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing, 2° en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 9-36

Artikel 106 – Opening van de offertes De opening van de offertes vindt plaats op 28/09/2009 om 11 uur stipt op Gulledelle 100 (1ste verdieping – lokaal C14) en zal worden voorgezeten door Mevr. Joke Dockx of haar vertegenwoordiger.

Artikel 115 – Gunningscriteria in offerteaanvraag en varianten De keuze voor de interessantste regelmatige offerte wordt gemaakt op basis van de volgende gunningscriteria: De voorgestelde methodologie en de mate waarin deze aan de te vervullen opdrachten beantwoordt; Het beheer van het project, m.a.w. de kwaliteit van de organisatie van de taken en hun planning ter garantie van de naleving van de door onderhavig bestek voorziene termijnen. In het bijzonder de specifieke maatregelen die getroffen worden met het oog op een maximalisering van de continuïteit, de doeltreffendheid en de kwaliteit van de begeleidingsdienst; De prijs; De maatregelen die voorgesteld worden om een optimale communicatie tussen de inschrijver en Leefmilieu Brussel – BIM, alsook de garantie om de continuïteit en beschikbaarheid van de huidige begeleidingsdienst en de andere te verrichten diensten en taken te verzekeren. Onderstaande tabel vermeldt de weging die aan elk criterium wordt toegekend: Criterium De voorgestelde methodologie Het beheer van het project De prijs De ter garantie van de voorgestelde maatregelen

communicatie

Weging 35% 30% 25% 10%

De Inschrijvers mogen in hun offerte vrije varianten vermelden, op voorwaarde dat de variante de uitvoeringstermijn niet verlengt. In elk geval dienen de Inschrijvers een offerte in voor het basisontwerp. Artikel 16 van de wet van 24/12/1993 stelt dat “Deze [de vrije varianten] moeten de minimumvoorwaarden vervullen die in het bestek vermeld staan en aan de voor hun indiening gestelde eisen voldoen.”

Artikel 116 – Geldigheidstermijn van de offertes De termijn gedurende dewelke de inschrijver gebonden blijft door zijn offerte, bedraagt voor deze dienstenopdracht 120 kalenderdagen.

Artikel 117 – Kennisgeving van de keuze van de dienstverlener De inschrijver aan wie de opdracht werd gegund, wordt per aangetekend schrijven op de hoogte gebracht van de goedkeuring van zijn offerte. Deze kennisgeving gebeurt overeenkomstig de modaliteiten die zijn voorzien in artikelen 117 tot en met 119 van het bovenvermelde koninklijk besluit van 08.01.1996.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 10-36

TWEEDE DEEL Administratieve contractuele bepalingen Algemeen Dit tweede deel beschrijft de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, zijn het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 en de latere wijzigingen ervan tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlagen van dit koninklijk besluit. De nummering van de artikelen hieronder is overgenomen van het bovenvermelde koninklijk besluit.

Artikel 2 – Uitvoeringstermijn Voor alle percelen is het voorzien dat de opdracht op 15 april 2010 of later begint. De opdracht duurt één jaar. Deze termijn kan evenwel verlengd worden met maximum één jaar door het begeleidingscomité zonder herziening van de kosten en tot uitputting van de beschikbare middelen. Het is voorzien dat de inschrijvers in januari 2010 van de toewijzingsbeslissing op de hoogte worden gebracht. In geen geval doet de eenvoudige mededeling van de toekenning van de opdracht de uitvoeringstermijn aanvatten.

Artikel 4, § 2 – Betalingen De prijs van de opdracht wordt betaald met betalingen in mindering naargelang de uitvoering vordert. Dit gebeurt maximaal één maal elke twee maanden, na goedkeuring door het Begeleidingscomité van de geleverde diensten. Over het algemeen zal de facturering als volgt gebeuren: Begeleidingen Naarmate de uitgevoerde begeleiding vordert, zal deze gefactureerd worden, na validatie door het begeleidingscomité, . Seminaries en plaatsbezoeken De facturen in verband met de seminaries en plaatsbezoeken worden ingediend, nadat het seminarie of het plaatsbezoek heeft plaatsgevonden en de evaluatieformulieren zijn geanalyseerd en aan de aanbestedende overheid bezorgd werden. Organisatie en realisatie van de wedstrijd De facturen in verband met de audits en haalbaarheidsstudies zullen ingediend worden, nadat alle audits of haalbaarheidsstudies werden uitgevoerd en gevalideerd door het begeleidingscomité. Hetzelfde geldt voor de opleidingen en de energieboekhouding.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 11-36

Promotie De facturen in verband met de promotie zullen aan het einde van de opdracht ingediend worden. Coördinatie en rapportage De facturen in verband met de coördinatie en de rapportage zullen op het einde van de opdracht ingediend worden.

Art. 5. - § 1 - Voorschotten Er wordt de Dienstverlener geen enkel voorschot toegestaan.

Art. 9 - Opdracht in percelen Met het oog op de uitvoering, wordt elk perceel beschouwd als een afzonderlijke opdracht. De nummering van de artikelen hieronder is overgenomen van de bijlage van het bovenvermelde koninklijk besluit.

Artikel 1 AA – Leidend ambtenaar De leidende ambtenaar is Mevr. Joke Dockx.

Artikel 4, §1 AA - Documenten opgesteld door de aanbestedende overheid De volgende plannen, documenten en voorwerpen kunnen ter beschikking worden gesteld, op schriftelijk verzoek, van de dienstverlener op het adres van de aanbestedende overheid: -

alle beschikbare einddocumenten met betrekking tot de voorgaande facilitatoropdrachten.

Artikel 5, §1 AA – Borgtocht Voor onderhavige opdracht wordt een borgtocht geëist van 5 % van het aannemingsbedrag, excl. btw. Dit bedrag wordt naar het hoger tiental afgerond.

Artikel 5, §2 AA – Aard van de borgtocht Het bewijs van borgstelling wordt, afhankelijk van de aard van de borgtocht, geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid: 1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming ; 3° hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Artikel 5, §3 AA – Borgstelling en bewijs van borgstelling


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 12-36

Het bewijs van de borgstelling moet naar het adres van de aanbestedende overheid (Afdeling Energie, Klimaat, Lucht en Geluid – Dienst Budget – Gulledelle 98 – 1200 Brussel) worden gestuurd binnen dertig kalenderdagen volgend op de ontvangst van het aanvangsbevel voor deze opdracht.

Artikel 6 AA – Verzuim van borgstelling Wanneer de dienstverlener geen bewijs van borgstelling overlegt binnen een termijn van dertig kalenderdagen, heeft de aanbestedende overheid het recht om ofwel de opdracht zonder meer te verbreken, ofwel de andere maatregelen ambtshalve toe te passen. Deze sancties zijn ondergeschikt aan de verzending door de aanbestedende overheid van een aangetekende brief met ingebrekestelling waarin de dienstverlener een laatste termijn wordt toegestaan om het bewijs van borgstelling te leveren. Deze termijn mag niet korter zijn dan vijftien kalenderdagen en gaat in op de dag na de afgifte bij de post van de aangetekende brief. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht om deze reden uit dat straffen of sancties wegens laattijdigheid worden toegepast, en kan dit geen aanleiding vormen voor om het even welke vergoeding ten bate van de dienstverlener. Wanneer de aanbestedende overheid geen gebruik maakt van deze mogelijkheid, zal de vertraging bij de overlegging van het bewijs van borgstelling van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding geven tot de toepassing van een straf van 0,02 procent per kalenderdag vertraging, waarbij de datum van de poststempel geldt als bewijs, met een maximum van 2 procent van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht. Wanneer, na de aangetekend verstuurde ingebrekestelling, de dienstverlener het bewijs van de borgstelling niet overlegt binnen een laatste termijn van vijftien dagen die ingaat op de datum van verzending van de aangetekende brief, dan past de aanbestedende overheid deze borgstelling ambtshalve toe door een afhouding op de voor de betreffende opdracht verschuldigde bedragen; in dit geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op 2 procent van de aannemingssom.

Artikel 7 AA – Rechten van de aanbestedende overheid op de borgtocht Bij vertraging wegens laattijdige uitvoering of bij gehele of gedeeltelijke niet-uitvoering van de opdracht, zelfs bij ontbinding of verbreking ervan, houdt de aanbestedende overheid van ambtswege de sommen die haar toekomen van de borgtocht af.

Artikel 9, § 2 AA – Vrijgave van de borgsom Op vraag van de dienstverlener wordt de borgsom in één keer vrijgegeven op het einde van de opdracht zoals bedoeld in artikel 74 van onderhavig deel van het bijzonder bestek. In elk geval verstuurt de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgsom naar de aanbestedende overheid.

Artikel 10, § 1 AA – Onderdienstverleners De dienstverlener is verplicht de opdracht uit te voeren met de onderdienstverleners die hij heeft vermeld in zijn offerte en op basis waarvan de aanbestedende overheid de opdracht aan hem heeft gegund. Voor uitvoering van de taken door andere onderdienstverleners of andere leden van het projectteam is steeds de voorafgaande uitdrukkelijke goedkeuring van de aanbestedende overheid vereist.

Artikel 13 AA – Prijsherziening De prijsherziening is niet van toepassing op deze opdracht.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 13-36

Artikel 14, § 1, leden 2 en 3 AA – Intellectuele eigendomsrechten – Aankoopprijs en vergoedingen De dienstverlener kan geenszins aanspraak maken op een bijzondere bezoldiging, vergoeding of schadevergoeding door het gebruik van octrooien, licenties, copyrights, enz, bij de uitvoering van onderhavige aanneming, aangezien men veronderstelt dat hij bij het opmaken van zijn offerte rekening gehouden heeft met de lasten die uit het gebruik ervan voortvloeien. Kortom alle octrooirechten, licentierechten, royalty's, fees, auteursrechten enz. vallen ten laste van de dienstverlener die aansprakelijk blijft voor alle eisen die hieromtrent zouden kunnen ontstaan. Bijgevolg, indien een derde de Aanbestedende Overheid voor het gerecht zou dagen voor miskenning van één van deze rechten, verbindt de dienstverlener zich ertoe op eenvoudig verzoek van de Aanbestedende Overheid in de procedure tussen te komen.

Artikel 14, § 2 en §3 AA – Intellectuele eigendomsrechten – Gebruik van de resultaten Het algemene bestek is van toepassing, zoals gewijzigd door dit onderhavig bijzonder bestek wat betreft de intellectuele eigendom en het gebruik van de resultaten. De eigendomsrechten, verbonden aan de auteursrechten en elk recht betreffende de documenten geleverd door de inschrijver, uitgezonderd de elementen waarop reeds een auteursof ander recht bestaat, behoren exclusief toe aan het Instituut. Leefmilieu Brussel kan zijn rechten geheel of gedeeltelijk afstaan aan derden. De inschrijver dient alle elementen te vermelden waarop reeds een auteursof ander recht bestaat. Hij garandeert bij deze dat hij van de eigenaar(s) van bovengenoemde rechten of van hun wettelijke vertegenwoordigers de toestemming heeft verkregen om de vermelde elementen te gebruiken. Elke betaling waartoe de inschrijver eventueel verplicht is omwille van deze toestemming, is volledig voor zijn rekening. Overeenkomstig de bepalingen van artikel 3 § 3 van de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursof ander recht, worden alle rechten toebehorend aan auteursrechten en alle rechten betreffende opgestelde documenten, studieprestaties en de resultaten ervan, in uitvoering van dit contract, net zoals de gegevens die de realisatie van de prestaties hebben toegelaten, toegekend aan Leefmilieu Brussel. Deze toekenning is, voor zowel de opdrachtnemers als de aanbestedende overheid, permanent, exclusief en geldig op alle uitvoeringsmodaliteiten (reproductie, communicatie via verschillende kanalen, zoals internet, tentoonstellingen, publicaties, enz. ...), zelfs deze dewelke niet opgenomen werden in dit bijzonder bestek. De aannemer erkent dat hij werkt volgens een bestelling die door de aanbestedende dienst werd doorgegeven in het kader van dit contract en dat hij afstand doet van zijn rechten overeenkomstig de hierboven vermelde bepalingen zonder enige andere vorm van vergoeding, uitgezonderd de vastgelegde marktprijs, te krijgen. Specifiek betekent dit dat alle documenten, die in het kader van deze opdracht worden opgesteld, hieraan zijn onderworpen.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 14-36

Artikel 15, §2 AA – Betaling van de diensten De facturen, die gelden als schuldvordering, moeten gedagtekend en ondertekend zijn, en aangevuld met een gedetailleerd overzicht van de geleverde prestaties die de gevraagde betaling rechtvaardigen. Elke factuur maakt melding van de BTW en vermeldt in fine "Eerlijk en echt verklaard voor de som van XXX EUR” (bedrag voluit). De betalingen gebeuren binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van oplevering van de volgens de regels opgestelde verklaring van schuldvordering. De schuldvorderingen dienen opgestuurd te worden naar: Brussel Leefmilieu – BIM Afdeling ECAB - Departement Energiedoeltreffendheid Gulledelle, 98 B-1200 Brussel Met vermelding van de referenties van de conventie, nl.: Perceel 1 (Missie Facilitator warmtekrachtkoppeling) Perceel 2 (Missie Facilitator hernieuwbare energie) Perceel 3 (Missie Facilitator dienstensector) Perceel 4 (Missie Facilitator collectieve huisvestingssector)

: IBGEBIM/ENERGIE/E09-265 : IBGEBIM/ENERGIE/E09-262 : IBGEBIM/ENERGIE/E09-246 : IBGEBIM/ENERGIE/E09-251

Artikel 17, §3 AA – Teruggave van boetes wegens laattijdige uitvoering Elk verzoek tot teruggave van boetes wegens laattijdige uitvoering moet per aangetekend schrijven worden verstuurd naar de aanbestedende overheid. De datum van inschrijving van de aangetekende brief bij de post geldt als datum van het verzoek. Het verzoek tot teruggave van boetes moet, op straffe van verval, schriftelijk worden ingediend ten laatste op de zestigste kalenderdag te rekenen vanaf de betaling van de verklaring van schuldvordering waarop de boetes werden ingehouden.

Artikel 18, §2 AA – Bevoegde rechtbanken De rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel zijn als enige bevoegd om de geschillen betreffende onderhavige opdracht te beslechten.

Artikel 19, §1 AA – Opleveringen De oplevering van de opdracht bestaat uit de controle door de aanbestedende overheid van de overeenstemming van de door de dienstverlener uitgevoerde prestaties met de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht.

Artikel 20, § 4, AA – Middelen van optreden bij het in gebreke blijven van dienstverleners Onderhavig bestek voorziet boetes bij de niet-naleving van de ‘Service Level Agreements’ (SLA’s) die voor de uitvoering van de algemene begeleidingstaak bepaald werden (zie hierna, derde deel: 1.1 Algemene begeleiding).


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 15-36

De eerste tekortkoming aan de SLA’s kan het voorwerp uitmaken van een basisboete van 100 EUR. Bij herhaling wordt het basisbedrag vermenigvuldigd met twee bij de eerste herhaling, met drie bij de tweede herhaling, enz., met (n + 1) bij de n-ste herhaling. Dit bestek voorziet ook boetes bij de niet-naleving van het neutraliteitsprincipe (cfr annex 4). De eerste tekortkoming aan het principe van neutraliteit kan het voorwerp uitmaken van een basisboete van 100 EUR. Bij herhaling wordt het basisbedrag vermenigvuldigd met twee bij de eerste herhaling, met drie bij de tweede herhaling, enz., met (n + 1) bij de n-ste herhaling. Indien de aanbestedende overheid oordeelt dat het bedrag van de eenmalige of dagelijkse boete niet in verhouding staat tot de waarde van het voorwerp van de overtreding, kan ze eenzijdig het bedrag van de boete verminderen.

Artikel 67 AA – Elementen die in de prijzen zijn begrepen De dienstverlener wordt geacht in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn inzonderheid ingerekend: 1°. De coördinatie-, administratie -en secretariaatskosten; 2°. De verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten en uren; 3°. De kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist; 4°. De levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten; 5°. De vertaalkosten van documenten, onder meer tijdens de seminaries en plaatsbezoeken. 6°. De kosten verbonden aan de huur van zalen, maaltijden en dranken. Zijn met name ook inbegrepen in de prijs van de opdracht: de kosten die inherent zijn aan de deelname van de dienstverlener aan het begeleidingscomité waarvan sprake is in artikel 71 van onderhavig deel van het bijzonder bestek.

Artikel 70 AA – Plaats van uitvoering van de opdracht De plaats van uitvoering van de opdracht is het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Voor alle percelen zullen de experts vlot fysiek en persoonlijk beschikbaar moeten zijn voor de contacten, afspraken, ontmoetingen, enz., uitgevoerd in het kader van hun opdracht en dat zonder prijssupplement.

Artikel 71 AA – Oplevering Er wordt een begeleidingscomité aangesteld voor de opdracht (1 comité per perceel), samengesteld uit vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid, van de minister van Leefmilieu en Energie en van de dienstverlener. Het comité wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid, die instaat voor de administratieve coördinatie van de opdracht en de goede uitvoering ervan in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van onderhavig bijzonder bestek. Het Begeleidingscomité komt zo vaak samen als de goede uitvoering van de opdracht vereist. Het staat in voor tussentijdse evaluaties van de uitgevoerde werken. Het begeleidingscomité komt samen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 16-36

Tijdens de eerste vergadering van het begeleidingscomité wordt de methodologie vastgelegd die door de opdrachtnemer moet worden gevolgd. Alle interne documenten dienen te worden opgesteld in het Nederlands of het Frans, doch dienen niet te worden vertaald. Op alle externe briefwisseling aangaande dit project moet vooraan het logo van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest staan en de vermelding “project op initiatief van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest”. Alle documenten (zowel intern als extern) die de opdrachtnemer heeft opgemaakt in uitvoering van deze missie moeten eerst worden voorgelegd en ter beschikking worden gesteld aan het begeleidingscomité en eventueel andere betrokkenen, die de goedkeuring hierover moeten geven.

Artikel 72, §1 AA – Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De dienstverlener is verplicht een verzekering aan te gaan die, vanaf het begin van de opdracht, zijn aansprakelijkheid dekt op het vlak van arbeidsongevallen, evenals een verzekering die zijn beroepsrisico’s dekt.

Artikel 74, § 2 AA – Einde van de opdracht Overeenkomstig de bepalingen van artikel 74, § 2, van de bijlage bij het KB van 26 september 1996, vindt de oplevering van de diensten plaats binnen de termijn van vijftien kalenderdagen na de dag die is vastgelegd voor de beëindiging van alle diensten.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 17-36

DERDE DEEL Technische contractuele bepalingen Algemeen Dit derde deel regelt de technische procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht.

Artikel 2 – Voorwerp van de opdracht 2.1. Voorwerp van de opdracht Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wil het energieverbruik van gebouwen beperken. Dat kan op verschillende manieren gebeuren: door reglementering: bijvoorbeeld door een minimale energieprestatie op te leggen voor nieuwe of gerenoveerde gebouwen door aanmoediging: bijvoorbeeld door een financieel voordeel aan te bieden voor 'energiebewuste' renovaties, voor een energieaudit, … door voorlichting: bijvoorbeeld het aanbieden van seminaries inzake energiebeheer. Deze offerteaanvraag wil de energiebesparende investeringen en gedragingen in het Brussels Hoofdstedelijke Gewest aanmoedigen via het ter beschikking stellen van kwaliteitsvolle technische informatie. De opdracht betreft een missie van energiebegeleiding, meer bepaald de actieve promotie en de technische ondersteuning van rationeel energiegebruik, hernieuwbare energie en warmtekrachtkoppeling in de diensten- en industriesector en de collectieve huisvestingssector. De opdracht is verdeeld in 4 percelen: Perceel 1 - E09-265 Missie Facilitator Warmtekrachtkoppeling Perceel 2 - E09-262 Missie Facilitator Hernieuwbare Energie Perceel 3 - E09-246 Missie Facilitator Dienstensector Perceel 4 - E09-251 Missie Facilitator Collectieve Huisvestingssector De doelpublieken van elke missie zijn in annex 3 beschikbaar.

2.2. Inhoud van de opdracht De opdracht van de dienstverlener omvat, voor alle facilitatoren, volgende taken: 1. Begeleiding 2. Organisatie van seminaries en plaatsbezoeken 3. Organisatie van een wedstrijd 4. Promotie 5. Coördinatie en rapportage De dienstverlener zal de neutraliteit respecteren in zijn rol als facilitator. Om deze neutraliteit maximaal te verzekeren, heeft Leefmilieu Brussel meerdere vereisten vastgelegd. Deze kunnen teruggevonden


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 18-36

worden in Bijlage 4 van dit bijzonder bestek. De inschrijver voorziet in zijn offerte op welke manier hij deze neutraliteit zal waarborgen. 1. Begeleiding De begeleiding is een gratis dienst waarop elke professional een beroep kan doen en dat ongeacht de vorderingsstaat van het project. Deze begeleiding kan verschillende vormen aannemen. Afhankelijk van het type van verzoek zal de facilitator meer of minder specifieke antwoorden moeten aanreiken. N.B.: De facilitatoren zijn geen commerciële agenten. Zij hebben geen vooroordelen over de concurrerende technologieën. Zij zijn evenmin verplichte tussenschakels voor projecthouders. Maar zij kunnen elke kandidaat op diens verzoek laten profiteren van objectieve “knowhow”, die steunt op de verschillende realisaties in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en elders. De inschrijver duidt het team aan dat aan de begeleidingsdienst zal worden toegewezen. Voor de aanwerving van een nieuwe medewerker, die rechtstreeks in de begeleidingsdienst zal worden ingezet, is de goedkeuring van de aanbestedende overheid vereist. 1.1 De algemene begeleiding De algemene begeleiding bestaat uit de organisatie van een telefoon- en e-mailpermanentie. Meer bepaald heeft de algemene begeleiding tot doel om: Informatie te versturen; Verschillende actoren met elkaar in contact te brengen; en, Een antwoord te formuleren op algemene (premies, groenstroomcertificaten, REG hulpmidellen)en technische vragen. De begeleidingsdienst moet tweetalig Frans/Nederlands zijn en moet uiterlijk één maand na de kennisgeving van de start van de opdracht operationeel zijn. In zijn offerte zal de inschrijver de termijn preciseren, die hij nodig heeft om de begeleiding te implementeren. Bovendien zal de inschrijver de manier documenteren, waarop hij van plan is om deze permanentie te verzekeren, zodat een redelijke termijn van de facilitatordienst voor het beantwoorden van vragen wordt gegarandeerd en gehandhaafd. De facilitator zal gecontacteerd worden via Het volgende telefoonnummer: 0800 / 85 775 De volgende e-mailadressen: Facilitator collectieve huisvesting Facilitator tertiaire sector Facilitator hernieuwbare energie Facilitator warmtekrachtkoppeling

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Leefmilieu Brussel zal dit telefoonnummer en deze e-mailadressen ter beschikking stellen. Hiervoor hoeft geen budget voorzien te worden. Er wordt gevraagd om de volgende ‘Service Level Agreements’ (SLA’s) te respecteren:


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 19-36

- Alle werkdagen van 09u00 tot 12u30 en van 14u00 tot 17u00 moeten telefoonoproepen rechtstreeks afgehandeld worden. - De tijdens deze uren ontvangen oproepen die niet anders afgehandeld kunnen worden dan de verzoeker te vragen om een bericht op het automatische antwoordapparaat achter te laten, moeten zo snel mogelijk beantwoord worden en dat uiterlijk binnen een termijn van 24 werkuren. - De buiten deze permanentie-uren ontvangen oproepen, waarbij de verzoeker bij een automatisch antwoordapparaat terechtkomt, moeten zo snel mogelijk afgehandeld worden en dat uiterlijk binnen een termijn van 2 werkdagen. - Ontvangen e-mails moeten het voorwerp uitmaken van een reactie binnen de twee werkdagen, waarbij evenwel de volgende nuances gelden: * De meest eenvoudige verzoeken zullen binnen een termijn van uiterlijk 2 werkdagen beantwoord moeten worden. * De meer complexe verzoeken en vragen moeten in het slechtste geval het voorwerp van een ontvangstbewijs binnen een termijn van 2 werkdagen en een definitief antwoord binnen een termijn van 4 werkdagen na ontvangst van de e-mail uitmaken. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om controles uit te voeren met betrekking tot de naleving van deze SLA’s in het kader van de handhaving van de kwaliteit van de algemene begeleidingsdienst. Verder zal de inschrijver in zijn offerte ook de manier moeten documenteren, waarop hij van plan is om de continuïteit van deze algemene begeleiding te verzekeren. Bijlage 5 bevat een aantal verduidelijkingen met betrekking tot het aantal mandagen voor deze taak. De inschrijver zal voor een gedetailleerde beschrijving zorgen van de verdeling van het aantal deskundige en standaardmandagen en zal zich daarbij aan het vermoedelijke aantal eenheden houden. Deze taak vereist ook de voorbereiding van een verslag dat bij punt 5.2 Rapportage hieronder uitvoerig beschreven wordt. 1.2. De specifieke begeleiding Om een meer specifieke begeleiding te garanderen, zal de facilitator voor een sterker onderbouwde dienst moeten zorgen. In geen geval is het daarbij de bedoeling om eender welk studiebureau te vervangen, maar wel om een kritische blik op de kwaliteit van de projecten te garanderen. Bijlage 5 bevat een aantal verduidelijkingen met betrekking tot het aantal mandagen voor deze taak. De inschrijver zal voor een gedetailleerde beschrijving zorgen van de verdeling van aantal deskundige en standaardmandagen en zal zich daarbij aan het vermoedelijke aantal eenheden houden. De taak met betrekking tot de specifieke begeleiding vereist eveneens de voorbereiding van een verslag dat bij punt 5.2 Rapportage hieronder uitvoerig beschreven wordt. De specifieke begeleiding zal geconcretiseerd worden in de vorm van een uitvoerige ondersteuning of een onbevooroordeelde nalezing van projecten. Ondersteuning van de projectverantwoordelijken Deze ondersteuning geldt voor de facilitatoren warmtekrachtkoppeling (perceel 1 met als referentie E09-265) en hernieuwbare energie (perceel 2 met als referentie E09-262).


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 20-36

Het doel van deze ondersteuning op verzoek is het begeleiden van het denkproces rond de opstart van projecten in verband met warmtekrachtkoppeling of hernieuwbare energie. De ondersteuning zelf kan daarbij de volgende vormen aannemen: -

De facilitator verplaatst zich naar, is aanwezig op en deelt zijn kennis tijdens verschillende vergaderingen die door de projectverantwoordelijke gevraagd wordt; De facilitator verplaatst zich niet, maar verricht een relevantiestudie op basis van de elementen die door de projectverantwoordelijke aangedragen wordt.

Toezicht op relevantie- en/of haalbaarheidsstudies en de nalezing van projecten Op verzoek zal de facilitator een onbevooroordeelde nalezing van door de bouwheren ontvangen studies, bestekken of offertes verrichten. Toezicht op het uitvoeren van (relevantie- of haalbaarheids)studies Concreet gaat het hierbij om: Het formuleren van een advies over de methodologie die in de uitgevoerde studie gevolgd werd; Het nalezen van het studieverslag; Het formuleren van aanbevelingen in verband met de volgende te ondernemen stappen om de kwaliteit van de haalbaarheidsstudie te garanderen. Kritische nalezing van bestekken of ontvangen offertes Onder kritische nalezing dienen we de formulering van precieze aanbevelingen te verstaan, die in voorkomend geval tot een aanpassing van het bestek of de ontvangen offerte kunnen leiden. 2. Organisatie van seminaries en plaatsbezoeken 2.1. Seminaries Aan de opdrachtnemer wordt gevraagd om de organisatie van twee types van seminaries te voorzien: - Een algemeen seminarie voor 100 à 150 personen; - Een technisch seminarie voor 50 à 75 personen. Aan de algemene seminaries zullen 100 à 150 personen kunnen deelnemen en deze seminaries zullen afgestemd zijn op een doelpubliek van niet-experten. Ze zullen een dag duren en zullen in een grote zaal plaatsvinden, waar er voor restauratie en simultaanvertaling gezorgd kan worden. Aan de technische seminaries zullen 50 à 75 personen kunnen deelnemen, die in de aangekaarte problematiek en de bestaande technologieën geïnteresseerd zijn en graag meer gedetailleerde informatie willen. Deze seminaries zullen dan ook een meer educatief dan informatief karakter hebben. Mocht de interesse groter blijken dan het aantal beschikbare plaatsen, zal er voorrang gegeven worden aan personen wier onderneming nog niet vertegenwoordigd is. Bovendien zal men in dat geval het aantal inschrijvingen ook tot 1 persoon per onderneming/instelling moeten beperken. Voor deze seminaries zal een vergoeding betaald moeten worden (de prijs van deze vergoeding zal in functie van het doelpubliek bepaald moeten worden en zal maximum € 75 kunnen bedragen). Het begeleidingscomité zal het exacte bedrag van de financiële bijdrage voor elk seminarie bepalen.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 21-36

De definitieve planning van de seminaries zal in het begeleidingscomité opgemaakt worden, waarbij rekening zal gehouden worden met de andere seminaries die door Leefmilieu Brussel georganiseerd worden. De opdrachtnemer zal ook specifiek toezien op een billijk taalevenwicht (Frans/Nederlands) tijdens deze seminaries. Wat de organisatie van de seminaries betreft, zal de opdrachtnemer: Zijn technische vaardigheden ter beschikking van Leefmilieu Brussel stellen voor de voorbereiding, uitvoering en omkadering van deze seminaries; 3 maanden vóór het eerste seminarie een eerste versie van het seminarieprogramma voorstellen; De beschikbaarheid van de meest relevante sprekers nagaan en zich van hun beschikbaarheid vergewissen. De opdrachtnemer zal erop toezien dat de door deze sprekers meegegeven boodschappen op elkaar zijn afgestemd. De opdrachtnemer zal de eventuele vergoeding van de kosten van de sprekers voorzien en betalen; Een databank van potentieel geïnteresseerden in deze seminaries aanleggen en bijhouden (lijst van namen en e-mailadressen die samen met de voor de plaatsbezoeken opgestelde lijst in één enkele databank samengevoegd zal moeten worden). De opdrachtnemer zal deze databank aan het einde van de opdracht aan Leefmilieu Brussel bezorgen; Het opstellen en up to date houden van een databank “potentiële sprekers”. De opdrachtnemer geeft deze databank aan het einde van de opdracht aan Leefmilieu Brussel. De uitnodigingen maken en deze 2 maanden vóór het seminarie ter goedkeuring aan het begeleidingscomité voorleggen. De vertaling van de uitnodiging en het op de uitnodiging vermelde programma zal voor rekening van de opdrachtnemer zijn; Voor de publiciteit rond de seminaries zorgen (streven naar een samenwerking met instellingen of federaties, een infopunt, … voor de aankondiging van het evenement); De elektronische versturing van de uitnodigingen beheren (+/- 3.000 stuks, 1 maand vóór het seminarie) en ook voor de opvolging van de inschrijvingen zorgen, met inbegrip van de inning van de deelnamekosten; N.B.: 1. Leefmilieu Brussel beschikt over een basislijst van eventuele genodigden; 2. Leefmilieu Brussel beschikt over standaarddocumenten (uitnodigingen, presentatie, enz.); De sprekers begeleiden bij de voorbereiding van hun presentatie; Voor de reservering en betaling van de zaal (en de nodige apparatuur) zorgen; Voor de organisatie en betaling van de simultaanvertaling van de presentatie van de sprekers tijdens de seminaries zorgen; De restauratie van de deelnemers organiseren en betalen: Tijdens de algemene seminaries zal er een ‘slow food’ lichte lunch worden voorzien en tijdens alle seminaries zullen er koffiepauzes aangeboden moeten worden; De aan elke deelnemer te overhandigen documenten bundelen, voorbereiden en vertalen (de exacte format van de bundel zal worden meegedeeld op het eerste begeleidingscomité); Voor de verwelkoming en de begeleiding van de deelnemers gedurende de hele duur van het seminarie zorgen. Aangezien het publiek tweetalig is, zal de verwelkoming in het Nederlands en het Frans moeten kunnen gebeuren. Dat geldt ook voor de begeleiding; Voor de evaluatie van de deelnemers aan de seminaries aan de hand van een door Leefmilieu Brussel bezorgd formulier zorgen: De opdrachtnemer zal deze evaluatiefiches verzamelen en er een samenvatting van maken; Voor het beheer van de betalingen zorgen. Het versturen van de deelnemerslijst en het geheel van presentaties naar de sprekers binnen de kortst mogelijke termijn en ten laatste de dag voor het seminarie.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 22-36

Alle kosten in verband met voormelde activiteiten zal de opdrachtnemer voor zijn rekening nemen. Wat betreft deze verschillende punten zal de inschrijver verschillende voorstellen aan het begeleidingscomité doen, dat de uiteindelijke knoop zal doorhakken en de definitieve beslissingen zal nemen in verband met de oriëntatie van het te verrichten werk. De opdrachtnemer zal verschillende alternatieven, eveneens als diverse thema’s voorstellen en, deze keuzes, alsook het beoogde doelpubliek toelichten. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de meest relevante voorstellen te selecteren en, in voorkomend geval, de onderwerpen te heroriënteren, die de aanbestedende overheid het meest relevant lijken in functie van de actualiteit. Bijlage 5 bevat een aantal verduidelijkingen met betrekking tot het aantal seminaries. De inschrijver zal voor een gedetailleerde beschrijving zorgen van de verdeling van het totale aantal deskundige en standaardmandagen, alsook van de externe kosten. In een afzonderlijke prijsverduidelijking zal de inschrijver de aard van deze externe kosten nader toelichten (met minstens een detail van de kosten verbonden aan de huur van de zaal, de vertaling, de catering, de eventuele kosten voor de sprekers, en het kopiëren van de nodige documenten voor de aanwezigen). N.B.: Alle inkomsten uit de inzameling van de bijdragen in de kosten van alle aanwezigen: - Zullen niet in de prijsopgave opgenomen worden; - Zullen wel het voorwerp uitmaken van een afrekening op het ogenblik van facturering na elk seminarie. 2.2. Plaatsbezoeken De opdrachtnemer voorziet eveneens de organisatie van plaatsbezoeken voor 50 personen. Deze plaatsbezoeken mogen tegen betaling gebeuren (maximum 50 €). Het begeleidingscomité zal het exacte bedrag van de financiële bijdrage bepalen, die voor elk plaatsbezoek gevraagd zal worden. De definitieve planning van de plaatsbezoeken zal in het begeleidingscomité opgemaakt worden, waarbij rekening gehouden zal worden met de andere seminaries die door Leefmilieu Brussel georganiseerd worden. Mocht de interesse groter blijken dan het aantal beschikbare plaatsen, zal er voorrang gegeven worden aan personen wier onderneming nog niet vertegenwoordigd is. Bovendien zal men in dat geval het aantal inschrijvingen ook tot 1 persoon per onderneming/instelling moeten beperken. Wat de plaatsbezoeken betreft, zal de opdrachtnemer: De te bezoeken plaatsen (min. 2 plaatsen per bezoek) 3 maanden op voorhand voorstellen. Eenmaal gevalideerd door het begeleidingscomité, zullen deze het voorwerp uitmaken van een korte door de opdrachtnemer voorbereide en vertaalde beschrijving (1 A4-blad van gerecycleerd papier, aan beide kanten in zwart-wit bedrukt,). De uitnodigingen maken en deze 2 maanden vóór het seminarie ter goedkeuring aan het begeleidingscomité voorleggen. De vertaling van de uitnodiging en het op de uitnodiging vermelde programma zal voor rekening van de opdrachtnemer zijn. Een databank van potentieel geïnteresseerden in deze plaatsbezoeken aanleggen en bijhouden (lijst van namen en e-mailadressen die samen met de voor de seminaries opgestelde lijst in één enkele databank samengevoegd zal moeten worden). De opdrachtnemer zal deze databank aan het einde van de opdracht aan Leefmilieu Brussel bezorgen;


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 23-36

Voor de publiciteit rond de plaatsbezoeken zorgen (streven naar een samenwerking met instellingen of federaties, een infopunt, … voor de aankondiging van het evenement); De elektronische versturing van de uitnodigingen beheren (+/- 3.000 stuks, 1 maand vóór het plaatsbezoek) en ook voor de opvolging van de inschrijvingen zorgen, met inbegrip van de inning van de deelnamekosten; In voorkomend geval, het vervoer per bus of met het openbaar vervoer tussen de plaatsen organiseren en betalen. Wat dit aspect betreft, zal een denkoefening over de mate aan vervuiling die door het weerhouden vervoersmiddel veroorzaakt wordt, sterk gewaardeerd worden; Indien het plaatsbezoek over een hele dag wordt verspreid, dient een slow food lichte lunch van de deelnemers te worden georganiseerd en betaald. Indien het plaatsbezoek een halve dag in beslag neemt, dient minstens één koffiepauze te worden voorzien. Voor de organisatie en betaling van de simultaanvertaling tijdens de plaatsbezoeken zorgen; Voor de verwelkoming en de begeleiding van de deelnemers gedurende de hele duur van het plaatsbezoek zorgen. Aangezien het publiek tweetalig is, zal de verwelkoming in het Nederlands en het Frans moeten kunnen gebeuren. Dat geldt ook voor de begeleiding; Voor de evaluatie van de deelnemers aan de seminaries aan de hand van een door Leefmilieu Brussel bezorgd formulier zorgen: De opdrachtnemer zal deze evaluatiefiches verzamelen en er een samenvatting van maken; Voor het beheer van de betalingen zorgen.

Alle kosten in verband met voormelde activiteiten zal de opdrachtnemer voor zijn rekening nemen. Bijlage 5 bevat een aantal verduidelijkingen met betrekking tot het aantal plaatsbezoeken. De inschrijver zal voor een gedetailleerde beschrijving zorgen van de verdeling van het totale aantal deskundige en standaardmandagen, alsook van de externe kosten. In een afzonderlijke prijsverduidelijking zal de inschrijver de aard van deze externe kosten nader toelichten (met minstens een detail van de kosten verbonden aan de huur van de zaal, de vertaling, de catering, de eventuele kosten voor de sprekers, het kopiëren van de nodige documenten voor de aanwezigen en de eventuele kosten verbonden aan het vervoer van de aanwezigen). N.B.: Alle inkomsten uit de inzameling van de bijdragen in de kosten van alle aanwezigen: - Zullen niet in de prijsopgave opgenomen worden; - Zullen wel het voorwerp uitmaken van een afrekening op het ogenblik van facturering na elk plaatsbezoek. Specifieke aspecten: Onderstaande tabel preciseert het aantal te organiseren seminaries en plaatsbezoeken per perceel. Perceel Algemeen seminarie Technisch seminarie Plaatsbezoek Facilitator collectieve huisvesting 1 2 2 1 3 1 Facilitator tertiaire sector Facilitator hernieuwbare energie 1 1 2 Facilitator warmtekrachtkoppeling 1 1 1

3. Organisatie van de wedstrijd Naast de begeleiding en de organisatie van de seminaries en plaatsbezoeken, leveren de diensten van de facilitator ook specifieke prestaties. Deze prestaties kunnen verschillende vormen aannemen in functie van het perceel, daarom detailleren we ze hieronder. Hierbij dient opgemerkt dat in tegenstelling tot de seminaries en plaatsbezoeken deze prestaties doorgaans het voorwerp uitmaken


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 24-36

van een wedstrijdoproep en dat de 'winnaars' niet in de kosten delen, die met deze prestaties verband houden. Onderstaande tabel herneemt deze verschillende prestaties voor elk perceel. Opleiding tot Audit energie-adviseur (max 20 pers.) Perceel Facilitator collectieve huisvesting Facilitator tertiaire sector Facilitator hernieuwbare energie Facilitator warmtekrachtkoppeling

1 1 0 0

Haalbaarheidstudie

20 15 0 0

Energieboekhouding

0 0 10 10

5 0 0 0

De inschrijver zal in bijlage 5 voor een gedetailleerde beschrijving zorgen van de verdeling van het totale aantal deskundige en standaardmandagen, alsook van de externe kosten. In een afzonderlijke prijsverduidelijking zal de inschrijver de aard van deze externe kosten nader toelichten. De planning van de wedstrijden zal in het begeleidingscomité opgemaakt worden om ervoor te zorgen dat de door de facilitatoren georganiseerde wedstrijden – die soms hetzelfde doelpubliek hebben – gespreid worden. Onder het toezicht van het begeleidingscomité zal de opdrachtnemer moeten zorgen voor: De voorbereiding en lancering van de oproep tot indiening van projecten (mailing max. 4.000 elektronische verzendingen en reclame); De inontvangstneming van de kandidatuurdossiers; De selectie van de winnaars, wat onder meer inhoudt: o Het opmaken van een overzicht van alle toegekregen kandidaturen o Het weergeven van de belangrijkste gegevens in tabelvorm o Een ranking van geselecteerden rekening houdend met de belangrijkste selectiecriteria o Verantwoording van de keuze De oproep tot indiening van projecten zal maximum 2 maanden duren. De selectie moet worden verricht in de loop van de maand die volgt op de afsluiting van de oproep tot kandidaatstelling. Zodra de winnaars bekend zijn, moet de opdrachtnemer zo snel mogelijk de haalbaarheidsstudies uitvoeren. 3.1. Wedstrijdoproep in het kader van de opdracht van de Facilitator collectieve huisvesting Om de vraag naar de dienst van de facilitator aan te zwengelen en de bekendheid ervan te vergroten, zal de opdrachtnemer één wedstrijd lanceren in overleg met het begeleidingscomité. Deze wedstrijdoproep zal zich zowel tot openbare instellingen als privébedrijven richten. De opdrachtnemer zal de laureaten selecteren op basis van de door het begeleidingcomité bepaalde criteria. De opdrachtnemer zal deze selectie aan het begeleidingscomité voorleggen, dat: - 20 winnaars voor de opleiding tot energieadviseur; - 20 winnaars voor een energieaudit; en - 5 winnaars voor een energieboekhouding zal aanduiden. Opleiding tot energieadviseur in de sector van de collectieve huisvesting De opdrachtnemer zal een opleidingsdag tot energieadviseur in de sector van de collectieve huisvesting organiseren. Deze opleiding zal gratis zijn en zal maximum 20 personen uit het doelpubliek


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 25-36

in een pedagogisch kader (verwarming, …) verzamelen. Het doel is om tijdens de opleiding concrete voorbeelden te behandelen. Uitvoering van 20 energieaudits in collectieve woongebouwen De opdrachtnemer zal een volledige energieaudit van 20 gebouwen verrichten: Opmeting van het verbruik; Staat van het gebouw en zijn inrichtingen; Luisteren naar de eigenaars en de huurders; Analyse en formulering van verbeterings- en investeringsvoorstellen rekening houdend met ecologische oplossingen. Het auditrapport wordt verstuurd naar elke « winnaar » met in kopie het begeleidingscomité. Een mondelinge presentatie met vermelding van de grote lijnen en resultaten wordt eveneens voorzien naar alle winnaars toe. De opdrachtnemer presenteert ook een samenvatting van elk rapport tijdens één van de begeleidingscomités. Uitvoering van 5 energieboekhoudingen De opdrachtnemer zal gedurende een heel jaar de energieboekhouding van 5 gebouwen bijhouden. Elk kwartaal zal er bij het betroffen doelpubliek een dossier en een toelichting bij de opvolging van de energieboekhouding opgemaakt worden. Gedurende 1 jaar zal hen gratis toegang geboden worden tot de website voor de opvolging van de energieboekhouding en zij zullen hier op een strikt deontologisch correcte manier gebruik van maken. De opdrachtnemer zal de opvolgingsstaat en/of de conclusies van de energieboekhouding presenteren tijdens een vergadering van het begeleidingscomité. 3.2. Wedstrijdoproep in het kader van de opdracht van de Facilitator tertiaire sector Om de vraag naar de dienst van de facilitator aan te zwengelen en de bekendheid ervan te vergroten, zal de opdrachtnemer één wedstrijd lanceren in overleg met het begeleidingscomité. Deze wedstrijdoproep zal zich zowel tot openbare instellingen als privébedrijven richten. Opleiding tot energieadviseur in de tertiaire sector De opdrachtnemer zal een opleidingsdag tot energieadviseur in de tertiaire sector organiseren. Deze opleiding zal gratis zijn en zal maximum 20 personen uit het doelpubliek in een pedagogisch kader (verwarming, …) verzamelen. Het doel is om tijdens de opleiding concrete voorbeelden te behandelen. Uitvoering van 15 energieaudits van tertiaire gebouwen De opdrachtnemer zal de volledige energieaudit van 15 tertiaire gebouwen verrichten: Opmeting van het verbruik; Staat van het gebouw en zijn inrichtingen; Luisteren naar de eigenaars en de huurders; Analyse en formulering van verbeterings- en investeringsvoorstellen rekening houdend met ecologische oplossingen. Het auditrapport wordt verstuurd naar elke « winnaar » met in kopie het begeleidingscomité. Een mondelinge presentatie met vermelding van de grote lijnen en resultaten wordt eveneens voorzien naar alle winnaars toe. De opdrachtnemer presenteert ook een samenvatting van elk rapport tijdens één van de begeleidingscomités.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 26-36

3.3. Wedstrijdoproep in het kader van de opdracht van de Facilitator hernieuwbare energie Om de vraag naar de dienst van de facilitator aan te zwengelen en de bekendheid ervan te vergroten, zal de opdrachtnemer een oproep tot indiening van projecten lanceren in overleg met het begeleidingscomité. Deze wedstrijdoproep zal zich tot prioritaire openbare instellingen en privébedrijven richten (d.w.z. degenen waarvoor de kans het grootst is dat ze daadwerkelijk zullen investeren). De opdrachtnemer zal, na de selectie, 10 kandidaten weerhouden met het oog op de uitvoering van een haalbaarheidsstudie van een omvangrijk project wat betreft een hernieuwbare energiebron. Deze haalbaarheidsstudie zal de volgende elementen omvatten: Een karakterisering van de met deze hernieuwbare energiebron af te dekken behoeften; De bepaling van de optimale grootte vanuit economisch standpunt; Een karakterisering van de technische verplichtingen inzake inplanting; De bepaling van economische, energie- en milieucriteria. Het auditrapport wordt verstuurd naar elke « winnaar » met in kopie het begeleidingscomité. In de eerste begeleidinscomité wordt beslist of een mondelinge presentatie met vermelding van de grote lijnen en resultaten wenselijk is naar alle winnaars toe. De opdrachtnemer presenteert in elk geval een samenvatting van elk rapport tijdens één van de begeleidingscomités. Aangezien de vorige opdrachten al in tientallen haalbaarheidsstudies resulteerden, bestaat er een reële kans dat deze projecten verwezenlijkt worden. De taak voor dit perceel voorziet bijgevolg ook dat de inschrijver de vorderingsstaat van deze projecten nagaat en voor een aangepaste begeleiding zorgt. In dit opzicht worden er in het kader van de begeleiding 5 mandagen voorzien (zie bijlage 5). 3.4. Wedstrijdoproep in het kader van de opdracht van de Facilitator warmtekrachtkoppeling Om de vraag naar de dienst van de facilitator aan te zwengelen en de bekendheid ervan te vergroten, zal de opdrachtnemer een oproep tot indiening van projecten lanceren in overleg met het begeleidingscomité. Deze wedstrijdoproep zal zich tot prioritaire openbare instellingen en privébedrijven richten. De opdrachtnemer zal een oproep tot indiening van projecten lanceren met het oog op het aanbieden van een audit voor de installatie van een warmtekrachtkoppelingseenheid. Deze 10 audits zullen gebaseerd zijn op de opmeting van het warmte- en elektriciteitsverbruiksprofiel. De warmtekrachtkoppelingsaudit beoogt de bestudering van de haalbaarheid van een warmtekrachtkoppelingseenheid. Deze audit onderzoekt: De behoefte aan warmte in functie van de bestemming van het gebouw; De optimale grootte vanuit economisch standpunt van de warmtekrachtkoppelingseenheid. Dit omvat de bestudering van het al dan niet gebruiken van een systeem voor de opslag van warm water; De fysieke inplanting van de installatie; De integratie van de warmtekrachtkoppeling in de bestaande elektrische installatie. Het doel van de audit is niet om een precies bestek op te maken, maar wel om een betrouwbare studie uit te voeren betreffende het technisch-economische en ecologische belang voor de installatie van een warmtekrachtkoppelingseenheid, waarbij rekening wordt gehouden met eventuele problemen bij de plaatsing van de machine.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 27-36

Het auditrapport wordt verstuurd naar elke « winnaar » met in kopie het begeleidingscomité. In de eerste begeleidingscomité wordt beslist of een mondelinge presentatie met vermelding van de grote lijnen en resultaten wenselijk is naar alle winnaars toe. De opdrachtnemer presenteert in elk geval een samenvatting van elk rapport tijdens één van de begeleidingscomités. 4. Promotie Om de zichtbaarheid van de diensten van de facilitator te handhaven, zal de opdrachtnemer ook voor de promotie van diens activiteiten moeten zorgen en dat met het volste respect voor het neutraliteitsprincipe (lees ook bijlage 4 van onderhavig bestek). Bijlage 5 bevat een aantal preciseringen met betrekking tot het te voorziene aantal eenheden voor deze taak. De inschrijver zal voor een gedetailleerde beschrijving zorgen van de verdeling van het totale aantal deskundige en standaardmandagen, alsook van de externe kosten. In een afzonderlijke prijs verduidelijking zal de inschrijver de aard van deze externe kosten nader toelichten. 4.1. Actieve deelname aan seminaries Tijdens zijn opdracht zal de facilitator ook gevraagd worden om de reikwijdte van zijn opdrachten te komen voorstellen tijdens seminaries die door andere instellingen georganiseerd worden. De facilitator zal er de acties moeten voorstellen (zowel de reglementerende, als de ondersteunende, bewustmakende, …), die door het Gewest in zijn sector ondernomen worden. De leden van het begeleidingscomité zullen op de hoogte gehouden worden van de thema’s die er besproken zullen worden, het beoogde doelpubliek, … Dit type van tussenkomst zal op voorstel van de facilitator naar de aanbestedende overheid toe of op verzoek van de aanbestedende overheid gebeuren. 4.2. Promotie en ontwikkeling van de hulpmiddelen en de website De facilitator zal in voorkomend geval proactief actualiseringen van de aan zijn opdracht gekoppelde hulpmiddelen moeten voorstellen. Eventueel zal de facilitator nieuwe hulpmiddelen moeten voorstellen. Daarnaast zal de facilitator ook de aanbestedende overheid moeten ondersteunen met het oog op een verbetering van de website. 4.3. Specifiek aspect voor de opdrachten van de facilitatoren warmtekrachtkoppeling en hernieuwbare energie Om de zichtbaarheid van de technologieën die verband houden met warmtekrachtkoppeling en hernieuwbare energie in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest te vergroten, zullen de dienstverleners die deze opdrachten voor hun rekening zullen nemen (facilitator warmtekrachtkoppeling – perceel 1: met referentie E09-265 en facilitator hernieuwbare energie - perceel 2: met referentie E09-262) elk 5 ‘succesverhalen’ van telkens 2 pagina’s moeten voorstellen over projecten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest die tot een goed einde gebracht werden. Deze fiches zullen in het Frans en Nederlands opgemaakt moeten worden. De keuze van de gebouwen die in deze succesverhalen opgenomen zullen worden, zal op basis van voorstellen van de facilitator, in samenspraak met het begeleidingscomité en met het oog op het garanderen van een zekere diversiteit gebeuren. De aanbestedende overheid zal de inschrijvers een typedocument ter beschikking stellen. De inschrijver zal voor een worden een pdf-versie van het definitieve document zorgen. De begroting waarvoor de inschrijver een offerte indient, zal de opzoeking voor de inhoud van de succesverhalen, hun opstelling en hun vertaling omvatten.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 28-36

5. Coördinatie en rapportage In zijn offerte en volgens het formaat dat wordt aangegeven in bijlage 5, zal de inschrijver voor een gedetailleerde beschrijving zorgen van de verdeling van het totale aantal deskundige en standaardmandagen, alsook van de externe kosten. In een afzonderlijke prijsverduidelijking zal de inschrijver de aard van deze externe kosten nader toelichten. 5.1 Coördinatie Vergaderingen van het Begeleidingscomité Zoals bepaald in het tweede deel van onderhavig bestek bij artikel 71 AA, wordt er voor de opdracht een begeleidingscomité aangesteld (één comité per perceel), samengesteld uit vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid, van de Minister van Leefmilieu en Energie en van de dienstverlener. Het comité zal zo vaak samenkomen als de goede uitvoering van de opdracht vereist. Ter informatie: We voorzien minstens 4 vergaderingen van het begeleidingscomité (bv. begin april, begin juni, eind november en eind maart van het daaropvolgende jaar). Voorafgaand aan elke vergadering zal de opdrachtnemer, minstens 5 werkdagen voor de datum van de vergadering de volgende stukken bezorgen: Een agenda; en Een tussentijds rapport aan elk lid van het comité (zie ook 5.2. Rapportage) in de loop van de opdracht; of, Een eindrapport aan elk lid van het comité (zie ook 5.2. Rapportage) aan het einde van de opdracht. Ze zullen als basis dienen voor discussie. De opdrachtnemer zal de notulen opstellen van elke vergadering van het begeleidingscomité en zal binnen de 10 werkdagen na de vergadering per e-mail ontwerpnotulen naar de aanbestedende overheid sturen. De notulen zullen, na validatie door de aanbestedende overheid binnen de week, door de opdrachtnemer naar alle leden van het comité verstuurd worden, die hun eventuele bemerkingen nog kunnen doorgeven tot één week nadien. Rondetafelgesprekken van de facilitatoren De opdrachtnemer zal eveneens aanwezig en actief moeten zijn op de 2 vergaderingen die ‘rondetafelgesprekken van de facilitatoren’ genoemd worden. Aan deze vergaderingen zullen verschillende departementen van Leefmilieu Brussel en de facilitatoren van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest deelnemen. 5.2. Rapportage De aanbestedende overheid voorziet minstens 4 vergaderingen van het begeleidingscomité. Om het verloop van zijn opdracht te documenteren, wordt er aan de inschrijver gevraagd om rapporten voor te bereiden voor en door te sturen naar het begeleidingscomité. Deze rapporten zijn:

De tussentijdse rapporten voor de vergaderingen van het begeleidingscomité in de loop van de opdracht; Het eindrapport voor de vergadering van het begeleidingscomité waarmee de opdracht afgesloten wordt.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 29-36

Van elk rapport zal er een exemplaar via e-mail naar Leefmilieu Brussel en een ander exemplaar naar het kabinet van de Minister van Leefmilieu en Energie verstuurd worden. Tussentijds rapport Het tussentijds rapport maakt de balans op van de geboekte vordering met betrekking tot de verschillende taken die aan de opdrachtnemer werden toevertrouwd. Bovendien omvat het een statistisch deel dat er als volgt uitziet: Algemene begeleiding: -

Het totale aantal algemene begeleidingen voor de periode en geconsolideerd; Het aantal telefonische begeleidingen voor de periode en geconsolideerd; Het aantal begeleidingen per e-mail voor de periode en geconsolideerd.

Zowel voor de begeleidingen per e-mail als per telefoon zal de opdrachtnemer ook de volgende zaken meedelen: -

De verdeling per type van aanvraag (informatie over premies, enz.) voor de periode en geconsolideerd; De verdeling per type van aanvrager (studiebureau, enz.) voor de periode en geconsolideerd.

-

Samenvattingstabel van de aanvragen per telefoon voor de periode met vermelding van: o De datum van de oproep, o De naam aanvrager, o De onderneming/instelling, o Het telefoonnummer, o De aard van de aanvraag in enkele woorden, o De datum van het antwoord van de facilitator.

-

Samenvattingstabel van de aanvragen per e-mail voor de periode met vermelding van: o De datum van ontvangst, o De naam aanvrager, o De onderneming/instelling, o Het e-mailadres, o Het telefoonnummer, o De aard van de aanvraag in enkele woorden, o De datum van het antwoord van de facilitator.

Specifieke begeleiding: -

Het totale aantal specifieke begeleidingen voor de periode en geconsolideerd; Het aantal toezichten (op relevantie- of haalbaarheidsstudies) en nalezingen van projecten voor de periode en geconsolideerd; In voorkomend geval: Het totale aantal ondersteuningen voor de periode en geconsolideerd; Het aantal verplaatsingen om deel te nemen aan vergaderingen van projectverantwoordelijken voor de periode en geconsolideerd; Het aantal en de lijsten van relevantiestudies voor de periode en geconsolideerd.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 30-36

Specifiek aspect voor warmtekrachtkoppeling (perceel 1 met referentie E09-265): overzicht van de projecten -

-

De tabel van de in het BHG voor de periode gerealiseerde warmtekrachtkoppelingsprojecten (aantal en listing); De geconsolideerde tabel van de in het BHG gerealiseerde warmtekrachtkoppelingsprojecten (aantal en listing); De verdeling van de gerealiseerde projecten per brandstof (hout, koolzaad, gas, bio, dierlijk vet) en per bestemming (kantoren, ziekenhuizen & klinieken, homes & bejaardentehuizen, zwembaden, andere sporten & vrijetijdsbestedingen, hotels, collectieve woningen, gemeentehuizen, cultuur, gevangenissen, industrie, afvalverwerking) voor de periode en geconsolideerd; Tabel van de projecten die nog volop bestudeerd worden.

Specifiek aspect voor hernieuwbare energie (perceel 2 met referentie E09-262): overzicht van de projecten -

-

-

De tabel van gerealiseerde projecten van grote systemen hernieuwbare energie voor de periode (aantal en listing). Het gaat hier om projecten waarvan de opdrachtnemer weet heeft; De geconsolideerde tabel van de gerealiseerde projecten in verband met de installatie van inrichtingen die ‘grote systemen’ genoemd worden en die op hernieuwbare energie werken. Het gaat hier om projecten waarvan de opdrachtnemer weet heeft; De verdeling van de gerealiseerde projecten per techniek (thermische zonne-energie, fotovoltaïsche zonne-energie, windenergie, waterkracht/geothermie, afval/biogas, biomassa/hout, biomassa/olie) en per bestemming (kantoren, ziekenhuizen & klinieken, homes & bejaardentehuizen, zwembaden, andere sporten & vrijetijdsbestedingen, hotels, collectieve woningen, gemeentehuizen, cultuur, gevangenissen, industrie, afvalverwerking) voor de periode en geconsolideerd; Tabel van de projecten die nog volop bestudeerd worden.

De seminaries, de plaatsbezoeken De opdrachtnemer zal voor de volgende tabel zorgen voor de periode en geconsolideerd: -

De datum van het seminarie en/of het plaatsbezoek; De titel van het seminarie en/of het plaatsbezoek; Het aantal deelnemers ingeschreven en inderdaad aanwezig; De samenvatting van de evaluatie.

De statistische bijlagen Ten slotte zal, in het voorkomend geval, het tussentijdse rapport ten gevolge van dit statistische deel ook statistische bijlagen omvatten, waarin meer gedetailleerdere informatie gegeven wordt over de ondersteuning die aan de projectverantwoordelijken geboden werd in het kader van de specifieke begeleiding (voor warmtekrachtkoppeling en hernieuwbare energie): -

-

Logboek van de vergaderingen voor de periode en geconsolideerd. Dit logboek zal voor elke vergadering een beknopt verslag omvatten (datum, plaats, aanvrager, besproken problematiek, adviezen, actiepunten, duur). De gerealiseerde relevantiestudies.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 31-36

Eindrapport Het eindrapport omvat: Voor elke taak een vorderingsstaat met betrekking tot de opdracht; Een statistisch deel voor de laatste periode en geconsolideerd en op dezelfde manier opgesteld als voor het tussentijdse rapport; Een analyse van de obstakels binnen de opdracht en de voorgestelde oplossingen van maximum 3 pagina’s; Oplijsting van obstakels die de promotie van een bepaalde techniek of instrument binnen de verschillende sectoren belemmeren (max. 2 pagina’s) Bijgevoegd als bijlage: o In voorkomend geval, de statistische bijlagen (logboek van de vergaderingen en de uitgevoerde relevantiestudies); o Databank met de contactgegevens van de genodigden en de sprekers o Alle tijdens de opdracht opgestelde documenten (rapporten, uitnodigingen, evaluaties, audits, haalbaarheidsstudie, presentatie, enz.). Vóór de vergadering van het begeleidingscomité tot afsluiting van de opdracht zal er, in elektronisch formaat en in overeenstemming met de voorziene termijnen een exemplaar van het eindrapport (zonder bijlagen), bezorgd worden. De definitieve en volledige versie van het eindrapport met inbegrip van de bijlagen zal tijdens de vergadering van het begeleidingscomité tot afsluiting van de opdracht in de vorm van een cd-rom overhandigd worden.

2.3 – Omvang van de opdracht Deze opdracht is voorzien gedurende een tijdsspanne van 12 maanden. Deze termijn kan eventueel, indien nodig om een kwaliteitsvolle oplevering van de opdracht te verzekeren, en om het budget uit te putten, verlengd worden door het Begeleidingscomité, zonder herziening van de kosten.

2.4 – Bijlagen -

Bijlage 1: Inschrijvingsformulier (zie hierna); Bijlage 2: Verklaring op eer (zie hierna); Bijlage 3: Doelgroepen; Bijlage 4: Neutraliteit; Bijlage 5: Prijslijst.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 32-36

ANNEX 1: INSCHRIJVINGSFORMULIER Bijzonder Bestek nr. Perceel nr

Betreffende: door de inschrijver in te vullen

IDENTITEIT

NATUURLIJK PERSOON

NAAM VOORNAAM ADRES BEROEP HOEDANIGHEID NATIONALITEIT

RECHTSPERSOON

FIRMANAAM RECHTSVORM HOOFDZETEL NATIONALITEIT IDENTITEIT INSCHRIJVER HOEDANIGHEID INSCHRIJVER

FINANCIËN


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 33-36

BANK

NR. BANKREKENING ADRES ZETEL

PERSONEEL

B.T.W.

B.T.W.-NR.

R.S.Z.

REGISTRATIENR. R.S.Z.-ATTEST (als bijlage toevoegen)

NATIONALITEIT EN IDENTITEIT* ONDERAANNEMERS

IDENTITEIT*

NAAM OF FIRMANAAM ADRES NATIONALITEIT

MARKTAANDEEL* LEVERANCIERS

IDENTITEIT* ADRES* PRODUCTEN BUITEN EU*

KENMERKEN VAN OVERHEIDSOPDRACHT

DE VOORWERP

BEDRAG


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 34-36

GUNNINGSPROCEDURE VOORGESTELDE PRIJS (excl. B.T.W.)

(per perceel) UITVOERING VAN OVERHEIDSOPDRACHT

DE TAALKEUZE

NEDERLANDS/FRANS

CONTACTPERSOON ADRES TELEFOON *

De lijst als bijlage toevoegen Voor de producten van buiten de EU, moeten het land van herkomst, het bedrag per land (excl. douanerechten) of de waarde van de stoffen worden vermeld.


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 35-36

De ondergetekende(n) verbind(t)(en) zich ertoe op zijn (hun) roerende en onroerende bezittingen, om de opdracht die het voorwerp is van dit bestek /deze prijsaanvraag, conform de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek/prijsaanvraag uit te voeren. voor de som van (in cijfers, BTW inbegrepen):

Euro

(in letters, BTW inbegrepen):

Worden bij dit inschrijvingsformulier als bijlage toegevoegd: - de documenten die volgens het bijzonder bestek moeten worden voorgelegd; - de modellen en monsters die worden gevraagd in het bijzonder bestek.

Het Instituut is bovendien gemachtigd om over de inschrijver(s) (of de inschrijvende onderneming) alle nuttige inlichtingen van financiële of morele aard in te winnen bij andere organen of instellingen. Het Instituut is bovendien gemachtigd om over de inschrijver(s) (of de inschrijvende onderneming) alle nuttige inlichtingen van financiële of morele aard in te winnen bij andere organen of instellingen.

De inschrijver(s), (handtekening) (naam) (datum)

Belangrijke opmerking: Indien de inschrijver voor zijn offerte gebruik maakt van andere documenten dan het voorziene formulier, moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform is met het bij het bestek behorende model (art. 89 van het koninklijk besluit van 08.01.1996).


Gulledelle

Tel 02/563.42.00


Datum 07/07/2009

Pagina 36-36

ANNEX 2: Modeltekst van verklaring op eer I.

Identificatie van de aanbestedende overheid

II.

Identificatie van de opdracht

De ondergetekende (naam, voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats: (land, gemeente, straat, huisnr.) of De onderneming: (handelsnaam of benaming, vorm, nationaliteit, zetel) vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): of de ondergetekenden: (elk van hen, zelfde vermeldingen als hierboven) in tijdelijke vereniging voor onderhavige opdracht , verklaart/verklaren op eer dat hij/zij zich in geen van de situaties bevindt/bevinden die behoren tot de oorzaken voor uitsluiting die worden vermeld in artikel 69, lid 1, 1°, 2°, 3° van het koninklijk besluit van 8 januari 1996; verbindt/verbinden zich tot overlegging van de nodige documenten en bewijsstukken op verzoek van de aanbestedende overheid. Gedaan te ……………, op …………..

Handtekening

E E E E09-265

Recommend Documents