E. HOE REALISEREN WE DE DIGITALE CORPORATIE? MOGELIJKHEDEN EN UITDAGINGEN OP ICT GEBIED Arjan van Dijk, Manager IT Stadgenoot Noëlle Verhage, Manager Bedrijfsvoering RWS Partner in Wonen Bas aan de Wiel, Senior adviseur M&I/Partners
CORA: …..Van Pand naar… Klantgericht Arjan van Dijk Voorzitter SIG CORA Manager IT Stadgenoot
+
IT-strategie & Business processen
+Van Pand- naar Klant gericht | 4
KLANT Woonwensenprofiel
Bedieningsprofiel
Bedieningsconcepten
PMC’s
BEDIENING PRODUCT Proposities
+Wat gaat het worden…. Niveau van de marktleiders
Product Leadership Beste/nieuwste product
Customer Intimacy Dichter op de klant Minimum verwachting
Operational Excellence Kostenleider / efficiency
+
Strategie is richting weten..
Zijn er (dan) nog Beren op de Weg ?
7 7
Gemiddeld applicatie landschap:
+
Aanleidingen voor CORA | 9
Knelpunten en vraagstukken Eenduidige begrippen en definities
Dienstverlening complexer
Klantgericht en –gestuurd werken
Applicatie-integratie
Eisen van toezichthouders
Informatie-uitwisseling
Bestaande IT-voorzieningen mist flexibiliteit
Verwachtingen omgeving over wat een goed functionerende woningcorporatie is: waar je met je vragen terecht kunt: state-of-the-art service, 24 *7
die niet naar de bekende weg vraagt: beperken administratieve lasten
die je niet voor de gek kunt houden: slagvaardig bij fraude en handhaving van wet- en regelgeving, vergunningen etc
die weet waarover ze het heeft: beleid en uitvoering gebaseerd op gedegen kennis en informatie
waarop je kunt vertrouwen: zorgdragen voor rechtszekerheid en rechtsgelijkheid;
die niet meer kost dan nodig is: effiency door slim werken en inzet van moderne hulpmiddelen
+ Onze drijfveren Het is toch te gek voor woorden dat 400 corporaties daar los en van elkaar over nadenken! In processen besturing
In de dienstverlening:
Onderscheid maken in DAEB /niet-DAEB Klanten goed bedienen (KWH)
Efficiënter werken Beter sturen op resultaten
Daarom bundelen en delen we kennis!
In de informatiesystemen
Vergelijkbare informatie (Corpodata, IPD, benchmarks) Meer transparantie Eén waarheid Minder versnippering van systemen
10
+
Hebben wij het over hetzelfde? Referentiearchitectuur helpt verschillen te overbruggen
leveranciers
diensten overheid
gegevens
?
processen
functies
toezichthouders woningcorporaties
afdelingen
CORA Focusgebieden Medewerker “Professioneel”
Gebied en Wijk
Risico’s
“Leefbaar”
“Acceptabel”
Huurder en koper “Tevreden”
Financiën “Rendabel”
Vastgoed “Onderhouden en
Besturing en verantwoording
duurzaam”
“Transparant”
Dienstverlening “DAEB/ Niet DAEB”
Organisatie en Bedrijfsvoering
Informatievoorziening “Eén waarheid”
CORA instrumentarium gericht op • • • • • • • • •
Principes Bedrijfs- en informatieplanning Diensten Processen Zaaktypen en zaakgericht werken Prestatiemeting Keteninformatisering Gegevenshuishouding Applicatielandschap
“Meer met minder”
12
+ CORA 3 Samenhang CORA modellen
| 13 Referentiemodellen
Corporaties bedienen DOELGROEPEN ...
Dienstenmodel Doelgroepen
Diensten
Klanten
Vastgoed Ontwikkel - diensten
Vastgoed Verhuur - diensten
Huurdersraad Huurder
Woningzoekende
Huurder
Vastgoed Verkoop - diensten
Woningzoekende
Vastgoed Onderhouds - diensten Wijk- /
Koper
buurtbewoner
VVE
VvE beheer en administratiediensten
Leefomgevings beheerdiensten
Wijkvereniging
en leveren DAARVOOR DIENSTEN ...
Aanvullende diensten
Gebiedsrelaties
Vastgoed verhuur diensten
Gemeente
Sociale dienst
Politie
Leveranciers
Aannemer
Project ontwikkelaar
Deurwaarder
Overig
Makelaar
Notaris
Procesmodel
die worden geleverd via PROCESSEN ...
Sturende processen
Kapitaal
Kaders voor alle primaire en ondersteunende processen
Ontwikkelen vermogen
Ontwikkelen leefomgeving Ontwikkelen eenheden
Vastgoed eenheden
Verhuren eenheid
Primaire processen
Leefomgeving
Onderhouden eenheden
Verhuren eenheden
Verhuurde vastgoedeenheden Verkochte vastgoedeenheden
Verkopen eenheden Ondersteunen Verenigingen van Eigenaren
Niet alle relaties zijn getekend !
VvE
Diensten en middelen voor de primaire en sturende processen Leveren financiële diensten
Inkopen producten en diensten
Beheren basis administraties
Leveren juridische diensten
Leveren aanvullende diensten
Leveren fysieke middelen
Beheren facilitaire middelen
Leveren&PO diensten
Leveren communicatie diensten
Leveren ICT diensten
Ondersteunende processen
Informatiefunctiemodel
waarbij gebruik wordt gemaakt van INFORMATIEFUNCTIES ... ...
Informatiefuncties functies
Woonruimteverdeling functies
Relatiebeheer functies
Verhuur functies
Communicatiekanalen
Verhuurfuncties
Woonruimte verdelingfuncties
-
Inspectiefuncties
Verkoopfuncties
VVE -
beheerfuncties
Financieel beheerfuncties Aanvullende dienstverleningfuncties
Vastgoed ontwikkelingfuncties
Vastgoed
Vastgoed onderhoudfuncties
Vastgoed beheerfuncties
Inkoopfuncties
Relatiebeheer functies
Relaties
Kernregistraties
Kanaal
Overeen komsten
Projectontwikkeling
Onderhoud
Documentaire informatie beheerfuncties
Beheer leefomgevingfuncties
Gegevensmodel
Waarmee GEGEVENS geraadpleegd en bewerkt worden.
Projectontwikkeling
Relaties
Overeenkomsten
Vastgoed
Relaties
Overeenkomsten
Onderhoud
Vastgoed
+
Van Visie naar Implementatie
+
De Regiecorporatie 2.0 (IT):
+
Met andere woorden…
“We zijn er nog niet, maar we zijn onderweg” (de Dijk)
+
Vragen?
Bedankt voor uw aandacht! ………………………………….Laat CORA de sleutel voor uw succes zijn!
Outsourcen automatisering 11 september 2014
> RWS Goes Noëlle Verhage – Manager Bedrijfsvoering Aantal VHE’s: ongeveer 6400 Werkgebied: de Bevelanden (gemeenten Goes, Kapelle en Noord-Beveland) Aantal medewerkers: 84 21 vaklieden in de interne aannemerij 63 medewerkers op kantoor
> Aanleiding voor onderzoek 1. Resultaten van ICT-projecten kwamen niet overeen met verwachtingen 2. Jaarlijks stijgende ICT-kosten zonder goed inzicht in de oorzaken 3. Ontbreken van kennis en deskundigheid binnen de organisatie 4. Vervangen servers was noodzakelijk 5. Bedrijfslasten van corporaties steeds meer onder druk
> Doelstellingen onderzoek
1. Inzicht in alle mogelijkheden/beperkingen van onze huidige automatisering. 2. Inzicht in de totale kosten van automatisering in relatie tot de bedrijfslasten van RWS en de markt 3. Inzicht in wat het beste is voor RWS: in-house of outsourcing inclusief (positieve/negatieve) gevolgen. 4. Advies aan MT
> Conclusie onderzoek
RWS heeft het meeste baat bij volledige outsourcing van haar automatisering. . Verschuiving focus van automatisering naar informatisering..
> Wat komt er allemaal bij kijken? Aanbestedingsfase (± 3 maanden): 1. Opstellen plan van eisen 2. Opstellen long list – short list leveranciers 3. PVE en eigen overeenkomsten (SLA, Samenwerkingsovereenkomst) opstellen 4. Beoordeling en gunningadvies
> Wat komt er allemaal bij kijken? Migratiefase (± 4 maanden): Fase 1: Transitie voorbereiding Fase 2: Transfer fase Fase 3: Transformatie fase Fase 4: Inrichting beheer/nazorg
> Wat komt er allemaal bij kijken? Operationele fase (± 4 maanden): 1. Nieuwe laptops uitgezet 2. Fine tunen of implementeren (nieuwe) applicaties (updates Microsoft Office 2013, Lync e.d.) 3. Performance problemen DMS aanpakken
> Welke keuzes gemaakt?
1. Sanering automatiseringsafdeling - werkplekbeheer waar mogelijk bij outsourcingsleverancier 2. Inhuren benodigde kennis en expertise per project
> Hoe nu verder? Digitale strategie updaten 1. Samenwerking met andere corporaties verder uitbouwen 2. Keuzes maken mbt DMS 3. Klantgerichter werken, oa. inrichten kennisbank, website optimaliseren, apps, click – call – face En nog veel meer, want digitalisering staat niet stil!
Bedankt voor uw aandacht
