ESETTANULMÁNY/GVOP-2004-4.3.2 Az önkormányzati adatvagyon másodlagos hasznosítása
E-ESSENTIA – AZ ÖNKORMÁNYZATI ADATVAGYON MÁSODLAGOS FELHASZNÁLÁSÁNAK MODELLÉRTÉKŰ KERETRENDSZERE
GVOP 4.3.2 Projekt Esettanulmány
Készült:
2006. január 31.
Szerző:
Kónya Márton
Kutatásvezető:
Dr. Arató Krisztina
Megbízó:
Strukturális Alapok Képző Központ (SAKK)
Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék ......................................................................................................... 2 Előszó......................................................................................................................... 3 1)
A pályázó szervezetre és a projektre vonatkozó kérdések.................................. 5
2)
A stratégiai tervezésre vonatkozó kérdések ...................................................... 15
3)
A projektelőkészítésre vonatkozó kérdések ...................................................... 18
4)
A pályázatkészítésre vonatkozó kérdések......................................................... 22
5)
A projektvégrehajtásra vonatkozó kérdések...................................................... 25
6)
Projektpénzügyek, közbeszerzés, ellenőrzés.................................................... 31
7)
Következtetések ................................................................................................ 36
8)
Összefoglalás.................................................................................................... 38
Felhasznált irodalom ................................................................................................ 40
2
Előszó A Strukturális Alapok és Kohéziós Alap Képző Központ (SAKK) 2003 óta működik, jelenleg a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség szervezeti keretein belül. A SAKK a strukturális alapok vonatkozásában képzésekkel és képzőkkel kapcsolatos minősítési rendszert működtet, a strukturális alapok valamennyi célcsoportja és résztvevője vonatkozásában képzéseket koordinál, valamint tananyag-fejlesztési tevékenységet végez. Az I. Nemzeti Fejlesztési Terv által lefedett 2004-2006-os tervezési időszak a végéhez közeledik. Immár nemcsak a tervezésről, a felkészülésről, a pályázati rendszerről, hanem a projektek végrehajtásáról is vannak tapasztalataink. Meggyőződésünk, hogy ezeket a tapasztalatokat a 2007-13-ra vonatkozó Új Magyarország Fejlesztési Terv sikeres végrehajtása érdekében meg kell osztanunk a nyilvánossággal. Úgy gondoljuk továbbá, hogy a strukturális alapok fogadását elősegítő képzések elméleti vonatkozásait (projektciklus management, PCM) érdemes kiegészíteni immár hazai, konkrét tapasztalatokkal. Mindezen megfontolások alapján a SAKK 2006. májusában elindította esettanulmány-projektjét, amelynek keretében 35 hazai projekt részletes leírására, elemzésére
került
sor.
Az
esettanulmányok
arányosan
lefedik
a
potenciális
kedvezményezettek főbb típusait (önkormányzatok, kis- és közepes méretű vállalkozások, civil szervezetek), valamint a 2004-2006-os tervezési-programozási időszak operatív programjait és a magyarországi régiókat egyaránt. Az esettanulmányok elkészítésének folyamata a szerkezeti felépítés meghatározásával indult. Az esettanulmányok a teljes projektciklust magában foglalják, így a pályázó szervezet sajátosságainak és földrajzi elhelyezkedésének (régió, kistérség) bemutatását, a projekt előkészítésének, lebonyolításának, monitoringjának és ellenőrzésének folyamatát, valamint a speciális, közbeszerzésre és pénzügyi előkészítésre és lebonyolítására vonatkozó témákat. Az esettanulmányok szerkezete így követi a SAKK által 2005-ben kidolgozott, elsősorban az önkormányzati célcsoport számára készített és a SAKK honlapján szereplő tananyag szerkezetét. (http://www.nfh.hu/index.nfh?r=&v=&l=&d=&mf=&p=sakk_tananyag-fejlesztes) 3
A tartalmi előkészítést követően a SAKK és az intézményrendszer egyéb szereplői (Irányító Hatóságok, Közreműködő Szervezetek) segítségével azonosításra kerültek azok a projektgazdák, akik projektjeiről az esettanulmányok elkészülnek. A projektgazdákkal való kapcsolatfelvételt követően a pályázati és projektdokumentáció áttekintése után a projektgazda képviselőjével személyes interjú elkészítése következett, melynek során áttekintésre kerültek az esettanulmányok szerkezete által meghatározott témák, kérdések. Az esettanulmányok szövegszerű elkészítése után a pályázók képviselőinek lehetőségük nyílt a szövegek első verziójának átolvasására. Módosításokat javasolhattak, majd az általuk jóváhagyott változat véglegesítésre került. Reméljük, hogy az esettanulmányok tanulságosak lesznek a pályázók, a projektgazdák, a hazai strukturális alapok intézményrendszer munkatársai és az érdeklődő olvasók számára egyaránt. Budapest, 2006. december 1.
Lukács Ádám
Dr. Arató Krisztina
Nemzeti Fejlesztési Ügynökség
ELTE-ÁJK Politikatudományi Intézet
Főosztályvezető-helyettes
egyetemi docens
4
1) A pályázó szervezetre és a projektre vonatkozó kérdések
Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre a főváros délkeleti részén helyezkedik el. A kerületet északról Kispest (XIX. kerület), nyugatról Soroksár (XXIII. kerület), délről Gyál és Vecsés, keletről pedig Rákosmente (XVII. kerület) határolja. A Pestszentlőrinc-Pestszentimre állandó lakossága mintegy 100.000 fő. Alapterülete, amelyet jellemzően lakóövezet borít, eléri a 38,6 km2-t. Mennyiségi és minőségi paramétereit tekintve a kerület a magyar vidéki városokhoz viszonyítva is jelentős nagyságrendet képvisel.
1950-ben a két települést egyesítették, és Budapesthez csatolták. A kerület lakosságának nagyobb része Pestszentlőrincen él. Pestszentlőrinc a 19. század végén budapesti polgárok, arisztokraták nyaralóhelye volt, itt volt villája a báró Eötvös 5
családnak is. Budapest XVIII. kerülete mind az erdővel borított terület, mind a névvel rendelkező kerületrészek számában (22) is a II. kerület után a második a fővárosi kerületek között. A kerület főleg lakójellegű, többségében alacsony szintszámú, családi házas beépítésű környezetet biztosít lakóinak. Pestszentlőrinc-Pestszentimre területén az elmúlt évtizedekben több lakótelep is épült, például a Lakatos utcai, a Havanna, valamint a Gloriett telep. Az 1990-es évek előtt számos nagyipari és könnyűipari üzem (Lőrinci Textilgyár) működött a kerületben, ezek közül jelenleg a
Lőrinci
Hengerműben
(Dunaferr) folyik a termelés. A kerület nevezetessége Budapest és az ország nemzetközi repülőtere, Ferihegy, s itt működik az országos jelentőségű intézmények közül az Országos Meteorológiai Szolgálat Főobszervatóriuma és a Központi Légkörfizikai Intézet. Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre intézményhálózata (nevelési – oktatási - kulturális - szociális) igen sokrétű. A kerületben 29 óvoda, 21 iskola, valamint 6 középiskola várja a kerületi fiatalokat. A Vörösmarty Gimnázium kórusai, a Dohnányi Ernő Zeneiskola zenekarai országszerte ismertek, a Karinthy Frigyes Két Tanítási Nyelvű Gimnáziumban a tanulók nemzetközi érettségi vizsgát tehetnek. A kulturális intézmények között három művelődési házat, valamint a Bókay-kertet találjuk. A kerületben két uszoda és a Lőrinci Sportcsarnok áll a sportolók és a pihenni vágyók rendelkezésére. A kerületi munkaerőpiac a 30.600 állás lehetőségével, jóval kisebb, mint ahányan a kerületi lakosok közül munkahellyel rendelkeznek (40.452 fő). Ez a tény is megerősíti, hogy a XVIII. kerület lakójellegű, munkaerő-leadó település. Kevesen dolgoznak helyben, hiszen a kerületi munkahelyeknek csak mintegy a felét tölti be helyi lakos. A kerületi aktív lakossága szempontjából mindez azt jelenti, hogy az összes foglalkoztatottnak alig 40 %-a talál munkát lakóhelyén. A foglalkoztatottak 52%-a Budapest más kerületében dolgozik, 9%-nak pedig a más településen van a munkahelye. A 6
helyi munkahelyek 28%-át ugyanakkor a főváros egyéb kerületeiben élő munkavállalók töltik be, 21%-t pedig más településekről bejáró dolgozók.
Munkahelyek és foglalkoztatottak száma a XVIII. kerületben (KSH)
40 000
3 694
35 000
25 000 20 000
5 000
Hivatal (KSH) Cég-KódTár 2003 végén publikált
6 275
21 032
8 598
15 726
15 726
kerületi munkahely
kerületi foglalkoztatott
0
helyben
adatai szerint. A vállalkozások osztályozásánál az
15 000 10 000
6801 vállalkozás székhelye a Központi Statisztikai
45 000
30 000
Budapest XVIII. kerülete
más kerület
más település
árbevétel és a foglalkoztatottak létszáma alapján általában négy kategóriát különböztetnek meg, mikro-, kis-, közép- és nagy-
vállalkozásokat. Az árbevétel szerint a kerületben bejegyzett vállalkozások 98,9%-a mikro és kisvállalkozás körébe sorolható, 1% számít középvállalatnak, és 0,1%-a nagyvállalatnak. A létszám szerinti besorolás alapján a kerület gazdaságának szerkezete ugyancsak egy „lelapított” piramishoz hasonló képet mutat. A gazdasági szereplők 94,7%-a mikrovállalkozás, 4,7%-a kisvállalkozás, 0,5%-a középvállalkozás, végül 0,1%-a nagyvállalkozás. A kerület legjelentősebb gazdasági tényezője a Ferihegyi repülőtér. Területére tizenhárom kisebb-nagyobb szolgáltató, szervizelő, illetve kereskedelmi cég van bejelentve, közülük négy a forgalom és a létszám tekintetében is a kerület legjelentősebb társaságai közé tartozik. Összesített éves árbevételük meghaladja a 15 milliárd forintot, a foglalkoztatottak létszáma pedig 1000-1600 fő között található. A foglalkoztatottak létszáma alapján a nagyvállalati kategóriában találjuk a Dunaferr Lőrinci Hengermű Kft-t is. Budapest XVIII. kerület önkormányzata térségi kapcsolatait meghatározza, hogy a főváros egyik peremkerülete. Az önkormányzat tagja a Külső Kerületek Szövetségének és a Dél-budapesti Kerületek Területfejlesztési Önkormányzati Társulásának. Pestszentlőrinc-Pestszentimre számos szolgáltatást nyújt a szomszédos Gyáli Kis7
térség lakosai számára. Mind Budapest, mind a Gyáli Kistérség a KSH besorolása szerint az ország dinamikusan fejlődő térségeihez közé tartozik.
A Gazdasági Versenyképesség Operatív Program (GVOP) 4. prioritása az információs társadalom és gazdaságfejlesztés címet viseli. A négyes prioritáson belül a 3. intézkedés témája az e-közigazgatás fejlesztése olyan térségekben, ahol a lakosság meghaladja a tízezer főt. Az alapvető célkitűzés a szolgáltató helyi önkormányzat, az ügyfél-barát ügyintézéshez elengedhetetlen háttér megteremtése. A GVOP 4.3 intézkedés két komponenst tartalmaz. Az 1. komponens célja az önkormányzatok átfogó, integrált információs rendszereinek fejlesztése. Lehetőség van új információs rendszerek kialakítására, amelynek célja az európai uniós ajánlásokban szereplő, elektronikus ügyintézési szolgáltatási szintek megvalósítása. A 2. komponens az önkormányzatok tulajdonában vagy kezelésében lévő adatvagyon kihasználására irányuló fejlesztéseket támogatja. A GVOP 4.3.2 projektek célja tehát az önkormányzati intézmények birtokában lévő, kis- és középvállalatok által hasznosítható, üzleti döntéseket megalapozó vagy befolyásoló adatbázisok, adattartalmak digitális formában történő elérhetővé tétele. Budapest XVIII. kerü8
let Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzata a GVOP 4.3.2 pályázati ablakra nyújtotta be az „e-essentia – Az önkormányzati adatvagyon másodlagos felhasználásának modellértékű keretrendszere” című projektjét. A pályázó önkormányzat felismerte, hogy a kerület jövője szempontjából kulcsfontosságú az információs társadalom kialakítása, az intelligens település kiépítése. A projekt megvalósítását a közadatok digitális publikálási kötelezettsége tette szükségessé. A projekt megvalósítása jelentősen megkönnyíti az önkormányzat számára a 2006. január elsején hatályba lépett elektronikus információszabadságról szóló törvényben (2005. XC. törvény) foglaltak teljesítését. Az önkormányzat képviselő-testülete 2004. májusában határozatot hozott a GVOP 4.3.2. pályázat benyújtásáról. A pályázati dokumentációhoz kötelezően csatolt 529/2004 (V.20) képviselő-testületi határozat kimondja: (1) a kerület pályázatot nyújt be GVOP Irányító Hatósághoz. Ugyanez a határozat tartalmazza (2) a projekt 99,875 millió forintos összköltségét, (3) az igényelt 79,9 millió forintos támogatási összeget. A határozatban továbbá (4) kötelezettséget vállalt az önkormányzat az összesen 19,975 millió forintos önrész biztosítására. A strukturális alapok támogatása nélkül a projekt jelenlegi formájában nem valósult volna meg. Tervek születtek már korábban is, azonban e jelentős támogatás nélkül más ütemezésben és nagyságrendekkel kisebb volumenű fejlesztést hajtott volna végre az önkormányzat. Az „e-essentia projekt” keretében az önkormányzati adatvagyon másodlagos felhasználása valósul meg. Az önkormányzat már meglévő (elsődleges) adatait – dokumentumok, nyilvántartási adatok, térinformatikai adatok – egy új, adattárházon alapuló, interaktív információszolgáltatási rendszer létrehozásával dolgozzák fel. A rendszer kialakítása érdekében az önkormányzat hardver és szoftver eszközöket valamint szolgáltatásokat vásárol. Szoftverfejlesztés történik továbbá olyan területeken, ahol kész technikai megoldás nem elérhető. A projekt keretében megvalósuló új elektronikus közigazgatási szolgáltatásokat a következő táblázatban foglaltuk össze.
9
Szolgáltatások
Leírás A projekt keretében az önkormányzat belső hálózatán (intranet) a meglévő forrásrendszerek
Önkormányzati
belső
szolgáltatások
adataiból
származó
információs adatokból, új adatnézetek kialakításával egy VIR (Vezetői Információs Rendszer) valósul meg. Ezt szabályozott módon az önkormányzati
döntéshozók
és
a
jogosult ügyintézők használhatják. A projekt a civil szervezetek számára is információkat
nyújt
az
internetes
önkormányzati portálon. Civil szervezetek portálja
Egyes szolgáltatások a civil szervezetek bevonásával számukra
(szükség
kialakított
esetén
a
távmunkahelyen)
működnek majd. Az
önkormányzati
céljának
megfelelően
számára Minden Lakossági Információs Portál
portál
–
–
a
hozzáférhetően szolgáltatás
hozzáférhető
a
legfőbb lakosság működik.
látható
lakosság
és
számára
(kivéve a speciális vállalkozói és civil információkat). A civilek és vállalkozók közreműködésével
kialakított
szolgáltatások nagy része is a lakosság felé irányul. A
projekt
vállalkozók
alapvető (ill.
célja,
azok
hogy
a
szervezetei)
számára versenyképességüket elősegítő Vállalkozói Információs Portál
információkat nyújtson az önkormányzati portálon,
az
Interneten.
Egyes
szolgáltatások a vállalkozók (ill. azok szervezetei)
bevonásával
(szükség 10
esetén
a
számukra
kialakított
távmunkahelyen) működnek majd.
A projekt megvalósítását hat munkaszakaszra osztották fel. Az első és a második szakasz a projektvégrehajtás előkészítő tevekénységeit tartalmazza. Az első munkaszakaszban a közbeszerzési eljárás lefolytatására kerül sor. Az esettanulmány készítése alatt hirdetett győztest az önkormányzat – Delta Elektronik Kft. – a szerződéskötés még folyamatban van. A megoldásszállítót Fővállalkozóként jelöljük a tanulmányban. A projekt második szakaszához tartozó tevekénységek megvalósítása hamarabb kezdődött meg közbeszerzési eljárás elhúzódása miatt, mint ahogyan az előző munkaszakasz lezárult. Ebben a szakaszban készül el a megvalósításra kerülő végleges követelmény specifikáció. Már megtörtént a forrásrendszerek és az adatkörök pontosítása és a fejlesztés módjára vonatkozó modell kidolgozása. Ebben jelentős mértékű konzultatív munkát végeztek az önkormányzat munkatársai. Jelenleg készül a projekt bevezetéséhez kapcsolatos képzési terv is. A projekt harmadik munkaszakasza az eredeti terv szerint tíz hónap volt, de a közbeszerzési eljárás befejezésével ez hat hónapra csökkent. Ez a tényleges megvalósítás, azaz a fejlesztés fázisa. Ebben a folya-
A má másodlagos adatfelhaszná adatfelhasználás áttekinté ttekintése
matban a főszerepet a közbeszerzésen lasztott az
kivá-
Szolgáltatás működtetés
Fővállalkozó,
Döntések
önkormányzat
szakmai felelőse és a Polgármesteri informatikai játssza.
Az
Hivatal csoportja önkor-
mányzat szakfeladatot ellátó munkatársait mi-
Önkormányzat
Nyújtandó szolgáltatások meghatározása
leterhelni
a
Folyamatok tára
Szolgáltatás menedzsment
Dokmentumok, Web oldalak E-mail, stb.
Belső információk
Szolgáltatás nyújtás
Másodlagos adatkinyerés Hivatali rendszerek Ügyféligény információk
Adatbányász Köztestes belső adattár
nimális mértékben kívánja
Szolgáltatás kialakító, működtető szervezet
eszközök
Külső Információk
Másodlagos adatok tára
Riportok Analízisek
Riportok, analízisek tára
Ügyfél portál, Call Center, Dokmentumok ügyfélszolgálat Web oldalak E-mail, stb.
Forrás: e-essentia projektterv
projekt. Első lépésként a szoftverlicenszek leszállítására és installálására kerül sor. 11
Ezt követi az adattárház kialakítása és egyes adatcsoportok esetében az adatok digitalizálása. Mindezek után kezdődnek el a dokumentációkezelési-, térinformatikai-, és a portálfejlesztés tevékenységek. A harmadik munkaszakasz félidejétől folyamatos a felhasználók és az üzemeltetők képzése. A projekt negyedik munkaszakasza alatt a kialakított rendszer egy hónapos próbaüzeme valósul meg. A projekt ötödik szakaszában megkezdődik a szolgáltatás üzemszerű működése, erre az ütemterv szerint 2006. december elsején kell áttérni. A projekt utolsó, hatodik szakaszában a projekt a támogatási szerződésben foglaltak szerint lezárásra kerül. A projekt tevékenységeit, és az ütemezést egy Gantt diagramm segítségével ábrázolták a projekt tervezői, amelyet a következő oldalon mellékelünk.
12
A XVIII. kerületi e-essentia projekt ütemezése Gantt diagramm segítségével (Forrás: e-essentia Projektterv) IdőtarMérföldkő
Tevékenység megnevezése ELŐKÉSZÍTÉS
M1
–
tam
TERVEZÉSI
és
4 hónap
2005.08.01
2005.11.28
4 hónap
2005.08.01
2005.11.28
2 hónap
2005.12.01
2006.01.31
Követelmény specifikáció, projekt szervezet, módszertan
1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11
12
1 2
Műszaki Specifikáció, Fejlesztési szerződés
Követelmény Specifikáció, Projekt szervezet, Módszertan
1 hónap
2005.12.01
2005.12.15
GIS)
2 hónap
2005.12.15
2006.01.15
3
Adattisztítás, adat minőségbiztosítása
2 hónap
2005.12.15
2006.01.15
4
Fejlesztési terv és oktatási terv elkészítése
2 hónap
2005.12.01
2006.01.31
Fejlesztési terv, Oktatási terv
5
Minőségbiztosítási eljárás elkészítése
1 hónap
2006.01.01
2006.01.31
Minőségbiztosítási eljárás
PROJEKT
10 nap
2005.12.15
2006.09.30
1 hónap
2005.12.15
2005.12.31
3 hónap
2006.01.01
2006.03.31
3 Adatdigitalizálás
2 hónap
2006.02.01
2006.03.31
4 Dokumentumkezelés fejlesztések
3 hónap
2006.04.01
2006.06.15
5 Térinformatikai fejlesztések
3 hónap
2006.04.01
2006.06.15
6 Riportkészítés / publikáció (portál fejlesztés)
3 hónap
2006.05.01
2006.07.15
7 Portál illesztés, rendszerintegráció
3 hónap
2006.06.15
2006.08.15
2 hónap
2006.08.15
2006.09.15
2
M3
5 6 7 8 9 10 11 12
PROJEKT
ELŐKÉSZÍTÉSI FÁZIS 1
Vége
2007
Közbeszerzési eljárás: Fejlesztésre, HW, SW eszközök szállítására
M2
Kezdet
2006
KÖZBESZERZ
ELJÁRÁS 1
2005
Adatkörök meghatározása (Portál, Adattár,
MEGVALÓSÍTÁSA,
FEJLESZTÉSI FÁZIS 1 Szoftver licenszek leszállítása, installálása
hóSzoftver licenszek telepítve!
2 Adattárház kialakítása, Forrásadatok programozott átemelése, adatkonszolidáció
8 Üzemeltetési folyamatok szervezése,
kör-
Forrásadatbázis rendelkezésre áll
13
nyezet kialakítása Belső tesztek (alkalmazásteszt, integrációs 9 teszt, rendszerteszt) 10 Oktatási demo és dokumentációk elkészítése
2 hónap
2006.08.01
2006.09.30
2 hónap
2006.08.01
2006.09.30
11 Felhasználói és üzemeltetői oktatás
Tesztelt rendszer, 5 hónap
2006.04.01
2006.09.30
1 hónap
2006.10.01
2006.11.01
1 hónap
2006.10.01
2006.11.01
dokumentációk
PILOT)RENDSZER ÜZEMELTETÉSRE KÉSZ (sikeres fejlesztés)
M4
1 Próbaüzem (a kiválasztott szolgáltatásokkal) AZ ÉLES ÜZEM INDÍTÁSRA KÉSZ M5 1
(sikeres pilot üzem lezárva)
2006.12.01
A szolgáltatás üzemszerű működtetése
2006.12.01
A PROJEKT LEZÁRÁSA (dokumentáciM6
ók elfogadva)
2006.12.01
2006.12.15
14
2) A stratégiai tervezésre vonatkozó kérdések Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzatának vezetése felismerte azt a kihívást, amelyet az európai csatlakozással járó új tervezési kultúra igénye jelent és megtette az első lépéseket saját fejlesztési stratégiájának megalapozása felé. 2004 júniusában az önkormányzat képviselő-testülete elfogadta a település EU-programozási menetrendjét. (KT 677/2004. (VI. 24) számú határozata.) Első lépésként az önkormányzati vezetés a kerületi „Jövőkép” megalkotását határozta el. A „Jövőkép” a képviselő-testületi határozat megfogalmazásában „a kerület 10 éves fejlesztésének (2005-2014) fő irányait és célkitűzéseit tartalmazó, az európai uniós fejlesztési tervekhez és Nemzeti Fejlesztési Tervhez igazodó dokumentum”. A kerületi „Jövőkép” kidolgozása külső szakértők bevonásával történt, a munka koordinálását a kerületi székhelyű Világpolgár 2000 Tanácsadó Iroda látta el. A Jövőkép a SWOT analízis módszertanával készült, forrása az önkormányzati vezetőkkel készített mélyinterjú volt. A kerületi Jövőkép nem a vágyak összefoglalása, hanem az adott helyzet, valamint a külső és belső tényezők által meghatározott lehetséges törekvések összegzéséből kinövő, hosszú távú településfejlődési pálya definiálása. A települési Jövőkép a településfejlesztés tervezésének hosszú távú, mintegy évtizednyi futamidővel bíró eleme. Ez a „reális vízió” a település életminőségét a jövőben biztosító fő attribútumokat és a megtervezett állapothoz vezető út kiemelt fejlesztési alapelveit tartalmazza. Jövőképként a helyi adottságokat és a kreatív fejlesztési alapelveket egyaránt tükröző, jól kommunikálható dokumentum született. A Jövőkép tervezési időtávja 2005-2014, ami megfelel számos európai településfejlesztési példának. Praktikus abból a szempontból is, hogy futamideje hozzávetőleg egybeesik a kerület szempontjából az egyik legfontosabb EU-támogatási forrás, az EU strukturális alapok támogatásainak következő tervezési ciklusával (2007-2014) is. Az önkormányzat a stratégia tervezési folyamatában második helyen álló új Településfejlesztési Koncepció előkészítését megkezdte, azonban a 2002-2006-os önkormányzati ciklusban már nem várható megvalósítása. Így jelenleg is az 1997-ben elfogadott településfejlesztési koncepció a hatályos. A kerületben számos ágazati koncepció is készült az elmúlt években: Média Koncepció, Civil Koncepció, Szociális 15
Szolgáltatásszervezési Koncepció. Ezek a stratégiai dokumentumok megtalálhatók a kerület honlapján a http://www.bp18.hu oldalon. Az ágazati koncepciók közül, jelen esettanulmány által tárgyalt projekt vonatkozásában az Informatikai Fejlesztési Stratégia (IFS) a legfontosabb. Az önkormányzat felkérésére, a Közig-Inform Kft. a polgármesteri hivatal informatikai csoportjának munkatársaival közösen dolgozta ki ezt a stratégiát, amelyet a képviselő-testület a 445/2004 (V.20) képviselő-testületi határozat formájában 2004. májusában fogadott el. A stratégia célja, hogy a településvezetés számára bemutassa a fejlesztési lehetőségeket, a fejlesztést befolyásoló külső-belső tényezőket, alternatívákkal segítse a döntéshozókat a konkrét fejlesztések kijelöléséhez és azok beindításához. A kerületi Informatikai Fejlesztési stratégia megfelel a nemzetközi és hazai korszerű szakmai elveknek, elvárásoknak. Kidolgozásakor figyelembe vették:
az Európai Unió ajánlásait, mindenekelőtt a Common List of Basic Public Services-ben foglaltakat,
a Magyar Információs Társadalom Stratégia (továbbiakban: MITS) eönkormányzati részstratégiájának ajánlásait valamint az Informatikai és Hírközlési Minisztérium (IHM) és a Gazdasági Versenyképességi Operatív Program terület fejlesztésére indított pályázatait,
a Belügyminisztérium IDEA programjának önkormányzati vonatkozásait, az Internetes Közigazgatási Szolgáltató Rendszer (XR) használatát, annak mintaszerű alkalmazását más fejlesztésekhez,
a helyi középtávú stratégiai és gazdasági elképzeléseket, illetve az ezekből származó (és további) gazdasági, illetve társadalmi elvárásokat, beleértve az önkormányzat szolgáltató, a hivatali ügyintézés ügyfél-barát jellegének fokozását, javítását,
az önkormányzat belső igényeit,
az önkormányzat jelenlegi info-kommunikációs (IKT) infrastruktúráját,
napjaink legkorszerűbb informatikai és kommunikációs lehetőségeit (Internet, irodaautomatizálás,
munkafolyamat-menedzsment,
alkalmazás-integráció,
szervezeti tudásbázis kiépítése, a tudás menedzselése). 16
Az Informatikai Fejlesztési Stratégiában megtalálhatók olyan nevesíthető feladatok, amelyek nem az „e-essentia projekt” részét képezik. Erre példa a térinformatikai rendszer funkcionális bővítése, az iktatórendszer megújítása, az elektronikus ügyintézés alapjainak lerakása és a fokozatosság elvének érvényesítésével az ügyintézés egy részterületén mintamodell megvalósítása, vagy az önkormányzat belső pénzügyi rendszerének más rendszerekkel történő integrációja és kiterjesztése az önkormányzati intézményhálózatra, a képviselő-testületi üléseket támogató ún. „Mikrovoks” rendszer továbbfejlesztése. Az alkalmazás-fejlesztés mellett kiemelt fontosságú feladat a települési szintű információs közmű kiépítése. Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre képviselő-testülete 2004-ben fogadta el a kerület Civil Koncepcióját [1096/2004 (XI.25) KT határozat]. A koncepció rögzíti a civil szféra és az önkormányzat partneri viszonyát, valamint tartalmazza az önkormányzat közép- és hosszú távú politikájának főbb elemeit. A koncepció alapján a kerületi civil szervezetek érdekeinek, véleményének közvetlen képviseletére szolgáló intézményként létrejött a Civil Kerekasztal. Elnöke a polgármester, titkára az önkormányzati civil referens. Teljes jogú tagként vehetnek részt munkájában a kerületi civil szervezetek, rajtuk kívül az egyes üléseken állandó (pl. a kerületi iparkamara elnöke) és eseti meghívottak is jelen lehetnek. Az ülések nyilvánosak, azokról a titkár jegyzőkönyvet készít. A civil kerekasztal üléseit az ügyrendje szerint évente legalább kétszer, illetve szükség szerint tartja. A kerekasztal 10 munkacsoportot hozott létre (idősügyi, oktatási, ifjúsági, környezetvédelmi, településfejlesztési, stb.) amelyek véleményezik az önkormányzati koncepciókat, stratégiákat, konkrét projekteket. Jelen esettanulmány keretében bemutatásra kerülő e-essentia projekt esetében még nem működött a Civil Kerekasztal, azonban a strukturális alapok pályázatai újból felhívták a figyelmet a partnerség szerepére és fontosságra, így a kerületi
pályázatok
(HEFOP,
GVOP)
hozzájárultak
a
partnerség
formáinak
intézményesüléséhez.
17
3) A projektelőkészítésre vonatkozó kérdések Pestszentlőrinc-Pestszentimre Informatikai Fejlesztési Stratégiájának kidolgozásakor javaslatok születtek az önkormányzati adatvagyon hasznosításával kapcsolatban. Az „e-essentia projekt” előkészítésekor az önkormányzat igazodott a pályázati kiírás feltételeihez, azonban fontos megjegyezni, hogy a kiíró GVOP Irányító Hatóság infrastrukturális – eszközpark oldalról közelítette meg a projektet. Arra, hogy a projektmegvalósítás során a beszerzésre kerülő eszközöket mire használják, vagyis milyen szolgáltatásokat nyújtson a rendszer arra nem sok támpont található a GVOP 4.3.2 pályázati útmutatóban. Hasonló, mintaértékű projekt az önkormányzati szférában korábban nem valósult meg Magyarországon a pályázati kiírást megelőzően. A projektmenedzser elmondta, hogy az előkészítési szakaszban, majd később is figyelemmel kísérték a többi GVOP 4.3.2 projektet és azt tapasztalták, hogy minden pályázó más és más módon értelmezte a kiírást, és az önkormányzati adatokból másmás összefüggéseket hoztak létre. A projektelőkészítés során az ún. „visszafelé tervezés” logikája alapján jártak el a projekt tervezői. Első lépésben meghatározásra került a projekt négy célcsoportja, amelyet az alábbi táblázatban foglaltunk össze.
18
CÉLCSOPORT
A PROJEKT EREDMÉNYEI Az önkormányzati hivatal működése a korszerű információs és
Önkormányzat
kommunikációs technológiák üzemszerű alkalmazásával hatékonyabbá válik, megszűnnek az információ hiányból adódó párhuzamosságok. Egyszerűbbé és átláthatóbbá válik a döntéshozatal. A településfejlesztési információk szélesebb spektruma és új öszszefüggés-nézetei segítik a működésüket (pontosabb információk a tervezett városfejlesztési elképzelésekről), növelik versenyké-
Helyi kis- és
pességüket (pl. ajánlattételi lehetőség az önkormányzat számára
középvállalatok feladatok elvégzésére, ajánlattétel társadalmi rétegek számára a cég tevékenységének értékesítésére). A vállalkozások versenyképességének növelése a lakosság (mint „vásárló” és mint munkavállaló)
helyzetbehozásán
és
a
lokális
munkaerőpiac
működésének támogatásán keresztül is megvalósulhat. A civil szervezetek javaslatai a rendszer működtetése és továbbHelyi civil
fejlesztése területén jelentősek. A több és pontosabb információ
szervezetek
javítja a kerületi civil szervezetek és az önkormányzat közötti érdemi párbeszéd kialakulásának és ésszerű feladatmegosztás hatékonyságát. Új felületen, pontosabb tájékoztatást kapnak lakóhelyüket érintő fejlesztésekről, a települési adatokról és közszolgáltatásokról. Az
Lakosság
önkormányzat és a lakosság közötti párbeszéd minősége jelentős mértében javul. Mindez hozzájárul az életminőség pozitív irányban történő változásához.
A célcsoportok meghatározása után a projekttervezés következő lépése a célcsoportok adatigényének felmérése volt. Az igények alapján elkészültek a szolgáltatások tervei. A projekttervezés egy folyamatos konzultációs folyamatként írható le, amelynek szereplői a polgármesteri hivatal irodavezetői, a XVIII. kerületi intézmények (pl. Gamesz, Vagyonkezelő Rt.) és a projekt külső szakértői. 19
A benyújtásra került végleges projekttartalom kialakítása szakmai és pénzügyi realitások figyelembevételével történt. A fenntartási működtetési költségek csökkentése érdekében olyan rendszert terveztek a projektfelelősök, amelyhez további önkormányzatok is csatlakozni tudnak. A pénzügyi tervet, az önkormányzat a pályázati dokumentációt összeállító külső szakértőkkel közösen készítette el. A projekttervezés során a célfa-problémafa illetve a logikai keretmátrix módszereket alkalmazták. A célfa bemutatja, hogy a projekt miként járul hozzá a kerület legmagasabb szintű fejlesztési céljainak eléréséhez.
Forrás: „e-essentia projekt” pályázati űrlap A pályázati űrlap előírta a stratégiai célok logikai keretmátrixban történő bemutatását is. A pályázat benyújtását követően a projekttartalom részleteiben változott, de új logikai keretmátrix készítésére nem volt szükség. A projekttartalom további finomítá-
20
sa a végleges projektterv kidolgozásakor történt meg. A pályázati formanyomtatványhoz csatolt logikai keretmátrixot a következő oldalon mutatjuk be. Logikai keretmátrix (Forrás: e-essentia projekt pályázati űrlap) Beavatkozási logika
Az
elérendő Az indikátorok Feltételezések és
célkitűzések és forrása
kockázatok
a várt eredmények objektívan meghatározható mutatói (indikátorok)
Hosszú távú célkitűzések
A kerületi beruházá- A
XVIII.
Megalapozott és EU-szemléletű sok száma 10%-kal önkormányzat település-tervezés, fenntartható nő módon fejlődő helyi gazdaság Civil szervezetek által ITOSZ és társadalom.
szervezett rendezvények száma 15%-kal Települési
A
rendszert
meglévő
továbbfejlesztett
vagy nő
formában Az
Orszá-
önkormányzatok gos Szövetsége
adaptálják más magyarországi 10%-a fog ezen alaönkormányzatok.
puló rendszert alkalmazni XVIII.
kerületi A rendszert minden
Átláthatóbb, feladatorientáltabb tott idő 20%-kal csök- önkormányzat
célcsoport megismeri
és
és használja.
szolgáltató
önkormányzat ken
kialakítása, melynek következ- Az
önkormányzati Budapesti
ményeképp javul a KKV-k ver- megrendelések iránt kedelmi
célkitűzések
Önkor-
mányzatok
Az ügyintézésre fordí- A
Rövid távú
kerületi
senyképessége és a lakosság érdeklődést információellátottsága.
Keresés
Ipar A lakossági, vállalati
mutató Kamara XVIII. Ke- és közösségi szintű
KKV-k száma 35%- rületi Tagcsoport
internetpenetráció
kal nő
dinamikájának alaku-
A
lakosság
5%-a
lása.
aktívan részt vesz az önkormányzat fejlesztési
dokumentumai-
nak véleményezésében
21
Információdigitalizálás
- 2 szerver,
A
Digitális térképek és adatbázisok - 4 munkaállomás,
Várt eredmények
beszerzése
és
ezek
XVIII.
kerületi Az
önkormányzat
webes - 1 db adatbázis-
megjelenítése
kezelő szoftver,
önkormányzati
adatvagyon se nem hiányos, se nem el-
Projekt asszisztens avult.
Felhasználói felület fejlesztése a - további szoftverfej- és
projekt
mene-
másodlagos adatvagyon publi- lesztés kb. 10 millió dzserek
Az adatvagyon felmé-
kálására
rése
Ft értékben
Képzés az önkormányzat mun- - a képzett munkakatársai számára
gördülékenyen
zajlik.
társak 100%-a sike-
Az EU-s és hazai pályázatírást resen végez támogató információs rendszer kidolgozása Források: Az
Költségek:
önkormányzat Teljes költségek:
Az önkormányzati adatvagyon biztosítja a projekt 79.900.000,- HUF másodlagos hasznosítása
vagyon széles körben rendelkezésre áll.
lebonyolításához humán- Önrész:
szükséges
Tevékenységek
Az elsődleges adat-
A szükséges eszkö-
erőforrás szükségle- 19.975.000,- HUF
zök
tet,
telepítése gördüléke-
nagyobb
részt
beszerzése
és
munkatársak Igényelt támogatás: nyen folyik.
belső
részvéte-lével, vala- 99.875.000,- HUF mint külső szakértők
A szükséges erőfor-
bevonásával.
rások
önk.
Az
rendelkezésre
rendelkezésre
állnak.
bocsátja már létező infrastruktúráját és a pályázat
eredmé-
nyeképpen születő új eszközöket.
4) A pályázatkészítésre vonatkozó kérdések A pályázati dokumentáció összeállításával az önkormányzat, az informatikai tanácsadóját, a Közig-Inform Kft.-t bízta meg. A pályázatkészítés finanszírozása az önkormányzat költségvetésének terhére történt. A pályázat kidolgozásával megbízott vállalkozással az önkormányzatnak az informatikai fejlesztési területen szakmai kapcsolata volt már korábban. A pályázati dokumentáció egészének véleményezésében, illetve egyes fejezeteinek kidolgozásában, valamint a projektkoncepció formálásában az önkormányzati vezetők és a polgármesteri hivatal munkatársai is részt vettek.
22
A pályázati dokumentáció összeállítása során számos probléma merült fel a projektkoncepció kapcsán. Az első problémát az okozta, hogy az önkormányzati adatvagyonról nem állt rendelkezésre egy részletes adattérkép és e tudás nélkül nehéz elkészíteni a szolgáltatási tervet, különösen olyan formában, hogy arra a költségek meghatározása érdekében egy szállító/kivitelező jól értékelhető megoldást találjon. A második probléma a tervezett szolgáltatások területén az igények korlátok közé szorítása
volt.
A
polgármesteri
hivatalon
belül
nagy
volt
a
lelkesedés
a
projektelőkészítés során, a projekt kereteit jóval meghaladó igénylista állt össze, ezért az a megoldás született, hogy egy keretrendszer-fejlesztése valósuljon meg. A keretrendszer-fejlesztés azt jelenti, hogy lehetséges a későbbiekben a meglévő rendszert újabb és újabb adattartalmakat, szolgáltatásokat kialakítani. (pl. dokumentumkezelés, térinformatikai bővítés). A pályázatírás során nehézséget jelentett továbbá az is, hogy az önkormányzat meglévő adatvagyonának használhatóságáról nem volt elegendő információ. A pályázati dokumentáció kidolgozását az önkormányzat projektként kezelte. Annak ellenére, hogy külső cég koordinálta a folyamatot, a hivatal vezetése maximális segítséget nyújtott számukra. Az e-essentia projekt pályázati dokumentációjában a XVIII. kerületi önkormányzat két partner részvételét jelezte a folyamatban. Az egyik partner a Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara XVIII. Kerületi tagszervezete (továbbiakban Kamara) a másik az Intelligens Települések Országos Szövetsége (ITOSZ). A partnerek a projekt konkrét megvalósításában nem vesznek részt, így semmilyen pénzügyi juttatásban nem részesülnek. Emiatt a pályázat keretében nem volt szükséges a partnerek hivatalos dokumentumait benyújtani, ami adminisztrációs terhet vett le a pályázatot összeállítók válláról. A pályázat benyújtásakor a Kamarára, mint a vállalkozói célcsoport érdekeit és igényeit képviselő szervezetre tekintettek, amelynek fontos tájékoztatási szerepet szántak. A projekt megvalósításának jelenlegi szakaszában ezt a tájékoztatási feladatot, az önkormányzat által létrehozott e-központ nevű intézmény veszi át. Az e-központot a XVIII. kerületi Vagyonkezelő Rt. tartja fenn. A másik partner az ITOSZ konzultatív módon vett részt a pályázatkésztésben. A projektmenedzser összegzése szerint a pályázatírás koordináltan, komolyabb fennakadások nélkül zajlott. Ehhez hozzá járult az a tény is, hogy az önkormányzat gyakorlott pályázó, a Projekt Előkészítő Alaphoz (PEA) hat darab pályázatot nyújtot-
23
tak be. A Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjaihoz további négy pályázatot nyújtottak be, amelyek közül kettő nyert támogatást.
Budapest XVIII. kerület Önkormányzatának és intézményeinek
SRSZ
a strukturális alapokhoz benyújtott pályázatai 2004-ben GVOP 4.3.2: e-essentia - Az önkormányzati adatvagyon másodlagos felhasználásának
1
modellértékű keretrendszere A projekt összes költsége: 99,875 millió Ft, a megpályázott támogatás: 79,9 millió Ft. HEFOP4.2.1 : Bababirodalom – Modellértékű, integrált bölcsőde és szolgáltató köz-
2
pont létrehozása A projekt összes költsége: 361,1 millió Ft, a megpályázott támogatás:239,7 millió Ft. HEFOP 4.2.1: A XVIII. kerületi integrált bölcsődei ellátás és családtámogató műhely
3
kialakítása A projekt összes költsége: 226,9 millió Ft, a megpályázott támogatás 213,3 millió Ft.
4
HEFOP 4.2.2B: Alexander Klubház- Pszichiátriai Betegek Nappali Ellátó Intézménye A projekt összes költsége: 85,8 millió Ft, a megpályázott támogatás: 79,8 millió Ft.
A jelen esettanulmány tárgyát jelentő GVOP 4.3.2 e-essentia az önkormányzati adatvagyon másodlagos felhasználásának modellértékű keretrendszere című pályázaton kívül már a megvalósítás szakaszában van a HEFOP 4.2.1 pályázati ablakra benyújtott Bababirodalom, modellértékű integrált bölcsőde és szolgáltató központ. Ezen a pályázaton 239,7 millió forint támogatást nyert az önkormányzat a projekt megvalósítására.
24
5) A projektvégrehajtásra vonatkozó kérdések A pályázat beadása 2004 júniusában történt meg. A szerződéskötésre közel egy évvel később 2005. június 22-én került sor. A késedelem miatt a projekt ütemtervén módosítani kellett, a projekt az eredetileg tervezett időponthoz képest később valósul meg. További módosítást jelentett a projekt megvalósításának ütemtervében, a projekttartalom véglegesítése. A pályázat nyertessé nyilvánítását követően megkezdődött az önkormányzat adatvagyonának részletes felmérése. A szerződéskötés fázisában csak olyan dokumentumokra volt szükség, amelyekkel már a pályázat benyújtásakor is rendelkeznie kellett az önkormányzatnak. Sem a projekt összköltségvetése, sem a támogatás aránya nem változott meg a támogatási szerződés véglegesítésekor, azonban a költségvetés belső arányai kismértékben változtak. A projektterv részletes kidolgozása alapján, egyre pontosabban meg lehetett határozni, mely területeken kell fejlesztéseket, és mely területeken lehet kész licenceket alkalmazni. Az önkormányzat adatvagyona Oracle adatbázisban található. A pályázat beadása és a szerződéskötés közötti időszakban új termékkel jelent meg az Oracle, amely új szolgáltatásokat tartalmaz, így ezeken a területeken nem kell fejlesztéseket végrehajtani. A szerződéskötés folyamatában is részt vett külső szakértőként a pályázat készítője, a Közig-Inform Kft. A projekt bonyolítására a Polgármesteri Hivatal és a megvalósításban résztvevő közbeszerzésen kiválasztásra kerülő Fővállalkozó közös projektszervezetet állít fel, az alábbi módon:
25
Forrás: „e-essentia Projektterv” A megvalósítás során munkacsoportok jönnek létre, amelyek az önkormányzati sajátosságoknak és specialitásoknak a projektbe való beépülését hivatottak biztosítani. A munkacsoportok együttműködnek a Fővállalkozó saját alegységeivel. Az egyes munkacsoportok a projekt előrehaladásával megszűnhetnek, illetve szükség esetén új munkacsoportok kerülhetnek felállításra. A projekt egyes szervezeti egységeinek munkáját, felépítését, felelősségi- és hatásköreit a következőkben mutatjuk be. 1. Projekt szponzor Jelen projekt esetében dr. Mester László polgármester. A szponzor képviseli a tartalomszolgáltatási projektet, és viseli a felelősséget a résztvevők, vállalkozók munkájának felügyeletéért és együttműködésük megszervezéséért. A projekt szponzorának 26
szerepe kiemelt jelentőségű a projekt sikeressége szempontjából. A szponzor az önkormányzat magas szintű elkötelezettségének megtestesítője. Feladata a teljes projekt súlyának, jelentőségének képviselete, továbbá részvétel a projekttel kapcsolatos stratégiai döntésekben, és a projekt működésének támogatása. 2. Projekt Felügyelő Bizottság A Projekt Felügyelő Bizottság (a továbbiakban: PFB) látja el a projekt felsőszintű (stratégiai) felügyeletét, kezeli a projekttel kapcsolatosan felmerülő, projektvezetés szintjén nem megoldható problémákat, és döntéseket hoz a stratégiai kérdésekben. A PFB állandó tagjai az önkormányzat jegyzője, a támogató szervezet képviselője, és a Fővállalkozó oldaláról kerülnek ki. A PFB értekezletekre – az aktuális témákhoz kapcsolódóan – meghívást kaphatnak a civil szervezetek és a vállalkozónak a projekt munkában érintett képviselői. A PFB felelősségi- és hatásköreit a következő táblázatban foglaltuk össze.
27
Projekt Felügyelő Bizottság Felelősségi köre
• A projekt sikeres végrehajtásához szükséges emberi, anyagi és infrastrukturális erőforrások biztosításával kapcsolatos döntések meghozatala. • A projekt stratégiai irányvonalának meghatározása. • A projekttervek és az elkészült – a vállalkozó szerződéses teljesítéséhez kapcsolódó – termékek elfogadása. • A projekt követése a vállalkozó oldali projektvezető és a projektiroda által összeállított, a teljes projektre vonatkozó státuszriport
és
a
projektvezető
szóbeli
beszámolóinak
segítségével. • A munkacsoport vezetők kiválasztása és megbízása. • Aminőségi követelmények betartatása. • A projektek előrehaladásának ellenőrzése a fő célok, az eredmények, a határidők és a költségek szempontjából. • A projekt zárójelentés jóváhagyása. Hatáskörei
• A PFB tagjainak joga a projektértekezleteken történő részvétel. • A projektszervezetben csak a PFB rendelkezik döntési jogkörrel a feladatok tervezett határidejét, költségét, és terjedelmét érintő kérdésekben. • A PFB joga az egyes projektütemek záródokumentumainak, termékeinek elfogadása, az ütemek elvégzettnek, befejezettnek minősítése. • A PFB üléseinek időpontját a Projekt Eljárások szabályozza.
3. Projektvezetés, projektiroda A projekt előzetes terveknek megfelelő lefolyásáért a projektvezetés felelős. A projektvezetőségnek tagja az önkormányzat által kijelölt projektvezető és a közbeszerzésen kiválasztásra került Fővállalkozó képviselője. A projekt operatív irányítási és adminisztratív feladatait a Projektiroda látja el. A Projektiroda az önkormányzati pro28
jektvezető projektmenedzser irányítása alá tartozik. Az önkormányzati projektmenedzser Hámori Tibor alpolgármester, az ő munkáját segíti az önkormányzat informatikai tanácsadója Horváth Ferenc (Közig-Inform Kft.), aki a projekt szakmai vezetője. Az önkormányzati projektirodán történik a projekt pénzügyi feladatainak a nyilvántartása, amelyet az önkormányzat pénzügyi irodája lát el. A projektet érintő, operatív jellegű problémákat illetően a Fővállalkozó képviselője az önkormányzati projektvezetővel egyeztetve hozza meg a döntéseket. Amennyiben olyan esemény, körülmény merül fel, amely a projekt határidejét, költségét, illetve terjedelmét befolyásolja, akkor a projektvezetés – a Projektiroda közreműködésével – elemzi a probléma megoldásának lehetséges módjait, majd a döntést a PFB hatáskörébe utalja. A Projektiroda döntési jogkörrel nem, csak végrehajtási jogkörrel rendelkezik. Működését a Projekt Eljárások és azon belül a Projekt adminisztrációs rend szabályozza. A projektvégrehajtás keretében a feladatok többségét a közbeszerzési eljárás keretében kiválasztásra került Fővállalkozó végzi el. A projekt megvalósításában partnerként részt vesz a Budapest XVIII. kerület Önkormányzatának támogatásával és a XVIII. kerületi Vagyonkezelő Rt. által működtetett e-központ. Az e-központ keretében történik meg a kerületi vállalkozók tájékoztatása a projektről, ügyfélszolgálatán és az internetes oldalán a http://www.ekozpont.hu keresztül. Az e-központ szerződéses viszonyban áll a BKIK XVIII. kerületi szervezetével. Az e-központ részt vesz a projekt operatív megvalósítási folyamatában az adatdigitalizálási feladatok területén. Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre tagja az Intelligens Települések Országos Szövetségének (ITOSZ). Az ITOSZ lehetőséget biztosít a hasonló e-közigazgatás területén megvalósuló projektek eredményeinek bemutatására. 2005 novemberében került megrendezésre az Integráljunk! című szakmai konferencia. A XVIII. kerület képviseletében előadást tartott Karay Tivadar, az önkormányzat informatikai munkacsoportjának munkatársa, az integráció igénye és megvalósítási útja önkormányzatoknál GVOP-s projektekben címmel. A konferencián elhangzott előadások prezentációi megtalálhatók a http://www.itosz.hu oldalon. A projekt vezetőinek tájékoztatása szerint hasonló rendezvényeken a továbbiakban is részt vesznek majd.
29
A projekt külső kommunikációja a célcsoportok (kerületi KKV-k, civil szervezetek) bevonását
célozza.
A
legfontosabb
forrás
a
kerületi
önkormányzat
http://www.bp18.hu honlapja. A honlapon már kialakításra került egy aloldal, amelyen a projekttel kapcsolatos részletes információkat találjuk majd. Az önkormányzat tervei szerint a kerületi újságban (Városkép) és a kerületi televízióban a TV18-on is számos riport foglalkozik majd projekttel. A támogatási szerződésben foglaltak megfelelően, a Nemzeti Fejlesztési Hivatal által kidolgozott Arculati Útmutatónak megfelelően elkészül a hirdetőtábla, és más kommunikációs anyagok (plakátok, kiadványok) is.
Forrás: http://www.bp18.hu
30
6) Projektpénzügyek, közbeszerzés, ellenőrzés Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzata a GVOP 4.3.2 „e-essentia Az önkormányzati adatvagyon másodlagos felhasználásának keretrendszere” című projekt esetében a támogatási szerződés értelmében köteles a közbeszerzési törvény rendelkezéseinek figyelembevételével és betartásával eljárni. A projekt keretében egyetlen közbeszerzési eljárást indítottak, ezen történik meg a fővállalkozó kiválasztása. A XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzata közbeszerzési eljárásainak kidolgozásában a kialakult gyakorlat szerint az OKFON Közbeszerzési és Szolgáltatási Rt. vesz részt. Jelen projekt esetében is ők bonyolították a közbeszerzési eljárás technikai oldalát. A tárgyalásos eljárásról szóló felhívás a Közbeszerzési Értesítő 2005/118 számában jelent meg. A közbeszerzési eljárások típusai közül amiatt választották a tárgyalásos eljárást, mert néhány egzakt mondatban nem írható le a projekt. A projekt sikeres megvalósítása érdekében szükség volt arra, hogy az ajánlattevők részteleiben megismerjék a projektet, hogy a lehető legjobb és az elérendő céloknak megfelelő hardver és szoftverpark kerüljön bevezetésre. A projekt bonyolultsága miatt három tárgyalási fordulót rendeztek, mert a jelentkezők többféleképpen értelmezték a kiírást, illetve nem adtak az önkormányzat számára pontos válaszokat. A közbeszerzési eljárás megindításakor a projekt ütemtervének megfelelően 2005. november végén kívántak szerződést kötni, azonban a fővállalkozó kiválasztására csak 2006 januárjában került sor. A projekt megvalósítását ez a mintegy két hónapos további csúszás nem veszélyezteti, a közbeszerzési eljárásban ajánlattevő vállalatok mindegyike az eredeti ütemtervnél korábbi teljesítést kívánt elérni.
A támogatási szerződés szerint az önkormányzatnak minden harmadik hónap végén kell elkészítenie a projekt előrehaladási jelentést. Eddig a projekt keretében két darab projekt előrehaladási jelentés készült el. A közbeszerzési eljárás elhúzódása miatt az önkormányzatnak hiánypótlási kötelezettsége van, mivel az első projekt előrehaladási jelentés mellékleteként be kellett volna nyújtaniuk a végleges projekttervet is. Azonban a projektterv és a részletes kivitelezési ütemterv és költségvetés 31
csak a fővállalkozó kiválasztása után lesz véglegesíthető és benyújtható. A Közreműködő Szervezet, esetünkben a IT Információs Társadalom Informatikai és Távközlési Szolgáltató Kht. (IT Kht.) lehetővé tette ezen dokumentumok a közbeszerzési eljárás lezárást követő benyújtását. A projekt összköltségvetése 99,875 millió forint, amelynek finanszírozásához 79,9 millió forint vissza nem térítendő támogatást nyert el az önkormányzat. A vissza nem térítendő támogatás 80%-a az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, 20%-a a GVOP Irányító Hatóság által kezelt Információs társdalom előirányzatból kerül folyósításra. A projekt 80%-os támogatottsággal rendelkezik, így a XVIII. kerületi önkormányzat 19,975 millió forint (20%) önrészt biztosít. A pályázat benyújtásával egyidejűleg 2004. júniusában a XVIII. kerületi Önkormányzat pályázatot nyújtott be a Belügyminisztérium által meghirdetett BM-EU Önerő Alaphoz. A projekt a BM-EU Önerő Alapból 11,985 millió Ft támogatásban részesült. Az erről szóló szerződést 2005. szeptemberében kötötték meg. A saját erő fennmaradó 7,99 millió Ft-ot az önkormányzat költségvetéséből biztosítani tudja, hitelfelvételre nincsen szükség. A projekt az összes támogatást figyelembe véve 8 százalék önkormányzati önrészből valósul meg.
32
Az e-essentia projekt finanszírozása A projekt az utófinanszírozás elve alapján működik, vagyis az önkormányzat kifizeti az önrész terhére a számlákat, és negyedévente a történik az elszámolás a Közreműködő Szervezettel. Az ellenőrzött és befogadott számlákat 60 napon belül fizeti ki a GVOP Irányító Hatóság. Az önkormányzat a projekt folyamatos likviditása érdekében a támogatási összeg egy részét előlegként igényelte. Mivel a projekt az esettanulmány készítésének időszakában még a közbeszerzési fázisban áll, így a kifizetések túlnyomó része még nem történt meg. A GVOP 4.3.2 projektek esetében a pályázati útmutató X. fejezetében meghatározott indikátorok nyomon követése minden pályázó számára kötelező. A projekt előrehaladási jelentésekben is az alábbi táblázatban felsorolt mutatók változását kell nyomon követni.
33
Mutató
Az előírt indikátorokon kívül az önkor-
A létrehozott és megőrzött munkahelyek száma
mányzat a Projekt Felügyelő Bizottságon
A létrehozott és megőrzött, nők által betöltött munkahelyek száma E-közigazgatási szolgáltatásokat elérő vállalkozások száma Létrejött on-line szolgáltatások száma Az adott önkormányzatok által a KKV-k számára másodlagos hasznosításra ténylegesen rendelkezésre bocsátott információ-csoportok
és projekt belső minőségbiztosítási rendszerén belül vizsgálja a projekt előrehaladását. Elsődlegesen a pályázati kiírásban szereplő célok megvalósítását, másodlagosan a projekttervben szereplő operatív feladatoknak a fővállalkozó által vállalt határidőre és minőségben történő kivitelezését ellenőrzik.
száma / az adott önkormányzat birtokában lévő, a KKV-k számára hasznosítható összes információ-csoportok száma
A XVIII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalában ISO:9001:2000 minőség-
biztosítási rendszer működik. A Minőségügyi Kézikönyvben meghatározott dokumentációs rendszer biztosítja a jogszabályoknak, a belső működésnek megfelelő dokumentumok készítését, ellenőrzöttségét, jóváhagyottságát, valamint az érvényes változatok meglétét a felhasználók számára. A Polgármesteri Hivatal az "Iratkezelési Szabályzatban” előírtak alapján olyan irattárolási, állagmegőrzési rendszert működtet, amely biztosítja a keletkezett iratok biztonságos tárolását és megőrzését a jogszabályokban meghatározott időtartamig. Az „e-essentia projekt” esetében is e szabályzatok alapján történik az iratkezelés, figyelembe véve a támogatási szerződés rendelkezéseit. A Strukturális Alapok támogatás felhasználásával kapcsolatos gazdasági eseményeket az előírásoknak megfelelően külön költségvetési soron tartják nyilván. A projekt megvalósítása során a pályázatban jelzett ütemterven jelentős mértékben változtatni kellett. A projekt megvalósítása mintegy egy évvel később kezdődött meg, ennek oka a pályázat beadása és a támogatási szerződés megkötése között eltelt idővel magyarázható. Ez az egy év azonban a projekten dolgozók számára elegendő időt biztosított a projekttartalom véglegesítésére. A projektnek a támogatási szerződés keretében rögzített ütemtervében jelenleg szintén mintegy másfél hónapos késést találunk a közbeszerzési folyamat elhúzódása miatt, azonban a projektben résztvevők szerint ez a lemaradás könnyen behozható. A fővállalkozó 2006. szep34
tember 15-én köteles a próbaüzemen már túl lévő projektet átadni az önkormányzat számára. A szeptemberi dátum kiválasztásában szerepet játszott, hogy igyekeztek a nyári szabadságolások miatti önkormányzati erőforráshiányt és a 2006 őszén esedékes önkormányzati választásokat egyeztetni. A projekt pénzügyi elszámolásának keretében az utolsó számlákat 2006. októberében nyújtja be az önkormányzat, majd ezt követően 2006. december 31-ig kell teljes mértékben lezárni a projektet.
35
7) Következtetések
Fejezetek
Tanulságok -
A pályázó szervezet önkormányzat, Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzata.
-
A projekt a strukturális alapok támogatása nélkül
Pályázó szervezet
jóval kisebb volumenben és más ütemezésben va-
és a projekt bemu-
lósult volna meg.
tatása
-
Az „e-essentia projekt” keretében az önkormányzati adatvagyon másodlagos felhasználása valósul meg.
-
A projekt ütemezését célszerű vizuális formában (pl. Gantt-diagram segítségével) megjeleníteni.
-
A települési szintű stratégiai tervezés elősegíti a pályázó forrásszerzésének célirányos mivoltát.
-
Külső szakértők bevonása hozzájárul a fejlesztési dokumentumok szakmai megalapozásához és új
Stratégai tervezés
szempontok bevezetéséhez. -
A partnerség elve és gyakorlata elengedhetetlen a döntéshozók, érdekképviseletek és állampolgárok érdekeinek és elvárásainak szintetizálásában.
-
A projektelőkészítés a stratégiai tervezés által kijelölt irányban történt meg.
Projektelőkészítés
-
Célszerű összhangot teremteni az elképzelések, a rendelkezésre álló erőforrások és a lehetőségek között. („visszafelé tervezés” mint kiegészítő módszer)
Pályázatkészítés
-
A pályázatírás komplex és rövid határidejű felelősségteljes munka, amely csak akkor vezet ered36
ményre ha a munkacsoport tagjai között folyamatos a kommunikáció. -
Figyelemmel kell kísérni a pályázatot kiíró szervezet információs forrásait.
Projektvégrehajtás
-
(pl. közbeszerzés elhúzódása). -
Projektpénzügyek, közbeszerzés, ellenőrzés
Fel kell készülni az esetleges időbeni csúszásokra Pontos információval kell rendelkezni az elszámolható költségek katalógusáról.
-
A projekt likviditását jó előre biztosítani kell.
-
A közbeszerzési törvény által meghatározott eljárások közül a pályázó számára legmegfelelőbbet kell kiválasztani.
37
8) Összefoglalás 2004. júniusában Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzata pályázatot nyújtott be a Gazdasági Versenyképesség Operatív Program Irányító Hatósághoz, a GVOP 4.3.2 az önkormányzatok másodlagos adatvagyonának felhasználását támogató pályázat keretében. Az önkormányzat „e-essentia” néven beadott projektjét az Irányító Hatóság pozitívan bírálta el, majd 2005. júniusában megkötötték a támogatási szerződést. .
Támogató Közreműködő Szervezet Kedvezményezett
Gazdasági és Közlekedési Minisztérium, Gazdasági Versenyképességi Irányító Hatóság IT Információs Társadalom Informatikai és Távközlési Szolgáltató Kht. Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzata (székhelye: 1184 Budapest Üllői út 400.)
Pályázati azonosító GVOP-4.3.2.-2004-08-0004/4.0 Pályázat címe
e-essentia - Az önkormányzati adatvagyon másodlagos felhasználásának modellértékű keretrendszere -
99,875 millió Ft (bruttó összköltség)
-
79,990 millió Ft vissza nem térítendő támogatás o 59,925 millió Ft ERFA támogatás o 19,975 millió Ft hazai társfinanszírozás
Pénzügyi adatok -
19,975 millió Ft önrész o 11,985 millió Ft BM Önerő Alap támogatás o 7,99 millió Ft önkormányzati saját erő
Hámori Tibor alpolgármester Projektmenedzser
Szakmai vezető
-
[email protected]
-
http://www.bp18.hu
Horváth Ferenc önkormányzati tanácsadó (Közig-Inform Kft)
Az „e-essentia projekt” keretében az önkormányzati adatvagyon másodlagos felhasználása valósul meg. Az önkormányzat már meglévő (elsődleges) adatait egy új 38
adatbázis-kezelő rendszer létrehozásával dolgozzák fel. A rendszer kialakítása érdekében az önkormányzat hardver és szoftver eszközöket vásárol. Továbbá, szoftverfejlesztés történik olyan területeken, amelyekre jelenleg kész technikai megoldás nem érhető el. A modell értékű a projekt lezárásának várható időpontja 2006. december 15-e.
39
Felhasznált irodalom Civil Koncepció [1096/2004 (XI.25) KT határozat] http://www.bp18.hu A Civil Kerekasztal ügyrendje http://www.bp18.hu Minőségügyi Kézikönyv http://www.bp18.hu/varoshaza/szervezet/ EU-programozási menetrend [677/2004. (VI. 24) KT határozat] Informatikai Fejlesztési Stratégia [445/2004 (V.20) KT határozat] Jövőkép http://www.bp18.hu Gazdasági Program http://www.bp18.hu Gazdasági Versenyképesség Operatív Program Programkiegészítő Dokumentum http://www.nfh.gov.hu/xindex2.htm?p=2&t=2&i=1747 http://www.bp18.hu http://www.ekozpont.hu http://www.nfh.hu http://www.gkm.hu http://www.itkht.hu
40
