Gebruikershandleiding GVOP applicatie
Versie: 1.0
Wijzigingsbeheer Versie Datum 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 1.0
21-11-2012 21-11-2012 03-02-2013 11-02-2013 22-02-2013 3-6-2013 5-3-2014 6-10-2014
Omschrijving
Auteur(s)
Initiële versie Review Jeroen van Hemert Toevoegingen nav release 1.2 Toevogingen nav release 1.3 Wijzigingen nav release 2.0 Wijzigingen nav release 2.1 Wijzigingen nav release 3.1 Wijzigingen paragraaf 4.4.3.1
Eric Wijnschenk Eric Wijnschenk Eric Wijnschenk Eric Wijnschenk Eric Wijnschenk Eric Wijnschenk Mathijs Kleijnen Jérémie Laisina
Inhoudsopgave 1. INLEIDING ...................................................................................................................................4 2. INLOGGEN ..................................................................................................................................4 3. ROLLEN GVOP APPLICATIE ..........................................................................................................4 3.1 COMBINEREN VAN ROLLEN..............................................................................................................4 3.2 BESCHRIJVING ROLLEN ...................................................................................................................4 4. FUNCTIONALITEITEN ..................................................................................................................5 4.1 WERKVOORRAAD .........................................................................................................................5 MIJN WERKVOORRAAD ................................................................................................................................ 5 GROEP WERKVOORRAAD .............................................................................................................................. 6 4.2 AANMAKEN NIEUWE PUBLICATIE ......................................................................................................6 4.3 DOCUMENT BEWERKEN IN XOPUS XML-EDITOR ................................................................................7 4.4 ACTIES OP DOCUMENT ...................................................................................................................7 4.4.1 DOCUMENT DETAILS INZIEN .............................................................................................................. 8 4.4.2 DOCUMENT BEWERKEN.................................................................................................................... 8 4.4.3 METAGEGEVENS BEWERKEN ............................................................................................................. 8 4.4.3.1 INVOEREN GEOINFORMATIE VIA KAARTMODULE ................................................................................ 9 4.4.4 BIJLAGEN BEWERKEN ..................................................................................................................... 10 4.4.5 EIGENSCHAPPEN INZIEN ................................................................................................................. 10 4.4.6 VOORBEELD BEKIJKEN .................................................................................................................... 10 4.4.7 DOCUMENT EXPORTEREN ............................................................................................................... 11 4.4.8 DOCUMENT VERSTUREN ................................................................................................................. 11 4.4.9 DOCUMENT GOEDKEUREN (ALLEEN ROL CONTROLEUR) ....................................................................... 11 4.4.10 DOCUMENT PUBLICEREN (ALLEEN ROL PUBLICIST) ............................................................................ 12 4.4.11 DOCUMENT INTREKKEN (ROL PUBLICIST)......................................................................................... 12 4.4.12 DOCUMENT VERWIJDEREN ........................................................................................................... 12 4.5 OVERIGE FUNCTIES ...................................................................................................................... 12 DOCUMENTEN ZOEKEN .............................................................................................................................. 12 AANVULLENDE INFORMATIE .....................................................................FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 5. AANLEVERINSTRUCTIES ............................................................................................................ 15 5.1 TITELS BESLUITEN ........................................................................................................................ 15 2
5.2 METADATEREN PER BESLUIT .......................................................................................................... 15 5.3 OPNEMEN PRIVACYGEVOELIGE GEGEVENS IN BESLUIT ......................................................................... 15 BIJLAGE 1: OVERZICHT METADATAVELDEN ..................................................................................... 16
3
1.
Inleiding
De Gemeenschappelijke Voorziening voor Officiële Publicaties (GVOP) is een voorziening waarmee decentrale overheden hun regelgeving rechtsgeldig via internet bekend kunnen maken. Door middel van de GVOP kunnen de deelnemende overheidsorganisaties een elektronisch publicatieblad uitgeven volgens de eisen uit de Wet elektronische bekendmaking. Het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) heeft in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de GVOP ontwikkeld. Deze gebruikershandleiding beschrijft de diverse functionaliteiten van de GVOP applicatie. De GVOP is een webapplicatie en kan in principe vanaf iedere werkplek met een internetverbinding worden bereikt.
2.
Inloggen
De gebruiker start de applicatie door de internetbrowser te openen en vervolgens het adres https://gvop.overheid.nl in te tikken. Vervolgens logt de gebruiker in met zijn persoonlijke DigiD-OP. NB: Een handleiding aanvragen DigiD-OP is beschikbaar op de projectwebsite http://gvop.officieleoverheidspublicaties.nl.
3.
Rollen GVOP applicatie
Gebruikers in de GVOP applicatie kunnen bepaalde acties uitvoeren. De acties die een gebruiker mag uitvoeren zijn gekoppeld aan een rol. De contactpersoon van de organisatie geeft aan welke rollen een persoon mag uitvoeren. We kennen binnen de GVOP applicatie drie rollen: invoerder, controleur en publicist.
3.1
Combineren van rollen
Het is mogelijk om de rollen te scheiden per persoon. Een beleidsmedewerker kan dan invoeren, een juridisch controller een document controleren en een communicatiemedewerker het document publiceren. Het is ook mogelijk om deze rollen bij één persoon onder te brengen. Dit betekent dat één persoon zowel kan invoeren, controleren als publiceren.
3.2
Beschrijving rollen
Rol Invoerder Controleur Publicist
Beschrijving rechten De Invoerder kan nieuwe documenten aanmaken of importeren. De Controleur kan documenten goedkeuren De Publicist kan documenten ter publicatie aanbieden en publicaties intrekken die ter publicatie zijn aangeboden totdat de publicatiedatum is verstreken.
4
4.
Document goedkeuren
x x x
x x x
x x
x
Document intrekken
Document verwijderen
x x x
Document publiceren
Document exporteren
x x
Voorbeeld bekijken
x x x
Bijlagen bewerken
x x
Metagegevens inzien
x x
Bijlagen inzien
x
Metagegevens bewerken
Invoerder Controleur Publicist
Document bewerken
Nieuw document aanmaken
Acties per rol:
x
x
Functionaliteiten
In de GVOP applicatie kunnen publicaties worden aangemaakt, gecontroleerd en vervolgens gepubliceerd. Om dit te bereiken worden een aantal schermen doorlopen. Hieronder wordt uitgelegd hoe deze stappen worden doorlopen. De GVOP is een webapplicatie, dit betekent dat alle knoppen bedient kunnen worden door eenmaal te klikken. Dubbelklikken is niet nodig.
4.1
Werkvoorraad
Mijn werkvoorraad Na het inloggen opent het scherm ‘Mijn werkvoorraad’. In dit scherm vindt u de documenten die op de naam van de gebruiker staan die is ingelogd. Een document wordt op naam gezet bij het aanmaken van een nieuw document of als een gebruiker een document in behandeling neemt. In de kolommen ziet u: • Documenttitel Titel van het document. • Documenttype Toont het documenttype, mogelijkheden zijn: Verordeningen, Plannen | ruimtelijk, Plannen | overig, Beleidsregels, Overige besluiten van algemene strekking, Beschikkingen | aanvraag, Beschikkingen | afhandeling, Overige overheidsinformatie. • Behandelaar De persoon die het document in behandeling heeft. Een leeg veld betekent dat het document door niemand in behandeling is genomen. • Activiteit GVOP kent op dit moment drie activiteiten: Voorbereiden, Beoordelen en Bekendmaken. • Status Dit stoplicht geeft aan of de activiteit nog moet worden gestart (leeg), bezig is (half gevuld) of is afgerond (gevuld en aangevinkt). Naam Niet gestart
Stoplichtje
In behandeling Afgerond
5
Groep werkvoorraad In de ‘Groep werkvoorraad’ staan de documenten van de organisatie die nog niet in behandeling zijn genomen. Per rol is er een groepswerkvoorraad. Als de gebruiker inlogt als invoerder, dan ziet hij in de groepsbak alleen de documenten met de activiteit ‘Voorbereiden’ die niet zijn toegewezen aan een persoon. Een gebruiker die als rol zowel invoerder als controleur heeft, ziet de documenten die in de activiteiten ‘Voorbereiden’ en ‘Beoordelen’ staan.
4.2
Aanmaken nieuwe publicatie
Een gebruiker met de rol invoerder kan nieuwe publicaties aanmaken. Om een nieuwe publicatie aan te maken wordt er op ‘Nieuwe publicatie’ geklikt. Vervolgens wordt een selectie scherm geopend met een aantal keuzes. In de GVOP worden twee soorten publicaties onderscheiden: 1) Complete besluiten Deze optie kiest de gebruiker als de volledige tekst van een besluit bekend moet worden gemaakt. Bijvoorbeeld voor het bekendmaken van een nieuwe verordening. 2) Zakelijke mededelingen (kennisgevingen) Deze optie kiest de gebruiker als er een mededeling wordt gedaan van een bekendmaking. Deze bestaat over het algemeen uit een eenvoudig tekstblok. Per publicatie zijn er vier opties: 1) Aanmaken leeg document Via deze optie opent de editor met een leeg blad. Er kan direct worden ingevoerd. 2) Aanmaken document op basis van een model De GVOP bevat een aantal modelbesluiten. Via deze optie kan het gewenste model geselecteerd worden, vervolgens opent de editor met het geselecteerde template. 3) Aanmaken document op basis van een eerder gepubliceerd document Selecteer een al eerder gepubliceerde publicatie. Vervolgens wordt een kopie gemaakt en geopend in de editor. 4) Een bestaand document importeren (vanuit bijvoorbeeld Word) Via deze optie kan een bestand dat bijvoorbeeld gemaakt is met Microsoft Word worden geïmporteerd. Door het bestand te selecteren wordt het document geopend in de editor. NB: Er kan op basis van MS Word bestand zelfstandig een template worden aangemaakt. Dit bestand kan gevonden worden op de projectwebsite http://gvop.officieleoverheidspublicaties.nl.
6
NB: Zie Hoofdstuk 5: Aanleverinstructies voor tips bij het aanmaken van een besluit.
4.3
Document bewerken in XOPUS XML-editor
Na het aanmaken van een nieuwe publicatie opent de editor. Dit is een editor die werkt op basis van XML. Vervolgens kan de publicatietekst worden ingevoerd. NB: Een uitgebreide instructie over de werking van de XOPUS XML-editor kan gevonden worden op de projectwebsite http://gvop.officiele-overheidspublicaties.nl. Bewaar na het invoeren de publicatietekst door op ’opslaan’ te klikken. Sluit vervolgens de editor af door op ‘Sluiten’ te drukken.
4.4
Acties op document
Vervolgens wordt het detailscherm van het document getoond. Dit scherm geeft altijd een preview van het document weer. Aan de rechterkant wordt de actiemenu getoond. Afhankelijk van de rol van de gebruiker en de status van het document worden de verschillende acties getoond. (zie hoofdstuk 3: Rollen GVOP applicatie) 7
4.4.1 Document details inzien Het starscherm voor het document. Hier wordt de voorbeeldweergave van de inhoud van het document getoond. 4.4.2 Document bewerken Start de editor op om aanpassingen in het document uit te voeren. 4.4.3 Metagegevens bewerken Voer de metadata in voor het document. De metadata zijn kenmerken van het document, waardoor het document gevonden kan worden. Bijvoorbeeld geografische informatie, beleidsonderwerp, documenttype. Ieder publicatieblad heeft eigen (verplichte) metadatavelden. Indien u wilt publiceren in de Staatscourant opent u het tabblad Staatscourant. Na het invoeren drukt u op opslaan. NB: Zie Bijlage 1 voor een overzicht van de verplichte en niet-verplichte metadatavelden. Hier wordt ook toegelicht dat bij een aantal velden een maximale aantal waarden kan worden ingevuld.
8
4.4.3.1 Invoeren geoinformatie via kaartmodule Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1) Open de kaartmodule door te klikken op “Toon kaart” in het metadatveld “Coördinaten”. 2) Zoek de gewenste locatie op door het adres in te voeren in “locatie zoeken” of “Hectometerpaal zoeken”. 3) Nadat u de gewenste locatie heeft gevonden kan het op de kaart worden gemarkeerd via “Marker plaatsen”. Indien de wens is om meerdere locaties te markeren kan de kaart worden verschoven naar de juiste locatie en opnieuw op “Marker plaatsen” worden geklikt.
4) Na het plaatsen van de marker kan het worden verplaatst door de marker in de kaart te selecteren en met de muis te verschuiven. o De locatie kan worden verwijderd door op de marker te klikken en vervolgens op “Marker verwijderen te klikken” o Bij het plaatsen van een marker moet er gecontroleerd worden of de postcode is ingevuld. Indien bij een marker geen postcode is ingevuld dan komt de publicatie in één specifieke situatie niet terecht in de e-mail attenderingsservice "Berichten over uw buurt". Namelijk als een gebruiker een attendering heeft ingesteld om locatie specifieke berichten te ontvangen, met als zoekgebied de hele gemeente. KOOP is bezig om hier een oplossing voor te realiseren, maar tot die tijd verzoeken wij u om deze controle uit te voeren. 5) Na het plaatsen van een marker kan er voor verordeningen, plannen, beleidsregels, overige besluiten van algemene strekking en overige overheidsinformatie worden aangegeven dat de marker voor de hele gemeente of provincie geldt. Indien de publicatie voor meerdere gemeenten geldt, moet er per gemeente één marker worden geplaatst en aangegeven dat deze voor de hele gemeente geldt. 6) Als de invoer selectie is voltooid kan het gereed worden gemaakt door op “Gereed” te klikken. Vervolgens verschijnt het “Metagegevens bewerken” scherm. 7) Sla vervolgens de ingevoerde locaties op via de knop “Opslaan” in het “Metagegevens bewerken” scherm.
9
4.4.4 Bijlagen bewerken Geeft een overzicht van de bijgevoegde bijlagen. Hier kunnen de bijlagen worden toegevoegd of verwijderd. Deze bijlagen worden samen met de bekendmaking gepubliceerd.
4.4.5 Eigenschappen inzien Toont het overzicht van de eigenschappen van het document. Hier staat bijvoorbeeld wanneer het document is aangemaakt, of het document is goedgekeurd en wat het officiële publicatienummer is.
4.4.6 Voorbeeld bekijken Bekijk het voorbeeld document, gelijk aan hoe het document gepubliceerd wordt. Deze transformatie kan enkele minuten duren, afhankelijk van de drukte op het systeem. U dient eerst te kiezen in welke huisstijl u het voorbeeld wilt zien. Uw eigen elektronisch publicatieblad of de Staatscourant. NB: In oudere browsers zoals IE 7 en 8 krijgt u een beveilingsmeldingen als het document gedownload is. U kunt vervolgens het document openen door opnieuw de stappen om een voorbeeld te bekijken te doorlopen.
10
4.4.7 Document exporteren Exporteer het document om te bewerken in een extern systeem of om het document te gebruiken in het reguliere besluitvormingstraject. Deze transformatie kunnen enkele minuten duren, afhankelijk van de drukte op het systeem. U kunt exporteren naar de volgende formaten: pdf, odt, xml. U dient eerst te kiezen naar welke huisstijl u het bestand wilt exporteren. Uw eigen elektronisch publicatieblad of de Staatscourant. NB: In oudere browsers zoals IE 7 en 8 krijgt u een beveilingsmeldingen als het document gedownload is. U kunt vervolgens het document openen door opnieuw de stappen om een document te exporteren te doorlopen.
4.4.8 Document versturen Verstuur het document naar de groepsbak van de invoerders, controleurs of publicisten. Afhankelijk van uw rol ziet u hier de groepsbak waar u het document naar kan doorsturen.
4.4.9 Document goedkeuren (alleen rol Controleur) Via deze optie kan een document worden goedgekeurd. Het afkeuren van een document is niet mogelijk. Indien een document moet worden aangepast kunt u via de actie ‘Document versturen’ het document terugsturen naar de invoerders.
11
4.4.10 Document publiceren (alleen rol Publicist) Via deze optie kunt u het document publiceren in de diverse publicatiebladen. U kunt aanvinken in welk publicatieblad u het document wilt publiceren. De diverse publicatiebladen worden alleen gepubliceerd op werkdagen. Het is dus niet mogelijk om een publicatiedatum op te geven die in het weekend of op een feestdag ligt. De minimale verwerkingstijd van een publicatie is op dit moment 2 werkdagen. Dit betekent dat als u een document woensdag wilt publiceren, het document uiterlijk maandag ter publicatie aangeboden moet zijn. LET OP: Alleen goedgekeurde documenten kunnen worden gepubliceerd.
4.4.11 Document intrekken (rol Publicist) Nadat het document is gepubliceerd kan tot vlak voor de opgegeven publicatiedatum de publicatie worden ingetrokken. Als de publicatiedatum is verstreken is deze actie niet meer mogelijk.
4.4.12 Document verwijderen Via deze optie verwijdert u het document uit de applicatie. Nadat een document is goedgekeurd kan het document niet meer worden verwijderd.
4.5
Overige functies
Documenten Zoeken Via het zoekvenster linksboven in de pagina kunt u documenten zoeken. Na het invoeren van de zoekopdracht klikt u op ‘Documenten zoeken’. Er wordt dan gezocht op de titel van documenten van uw organisatie. De zoekresultaten worden vervolgens in het scherm getoond. Via ‘Uitgebreid zoeken’ kunt u naast zoeken op titel, op diverse kenmerken zoeken.
12
13
14
5.
Aanleverinstructies
Om een besluit op de juiste manier te publiceren, zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten waar u aan moet denken bij het opstellen van een document. Hieronder vindt u een aantal richtlijnen.
5.1
Titels besluiten
Omdat alle publicaties als losse berichten in de elektronische publicatiebladen komen is het belangrijk dat u een duidelijk onderscheidende titel opgeeft. Dit verbetert de vindbaarheid van de publicaties door burgers, bedrijven en andere geïnteresseerden. De titel zou in ieder geval de volgende informatie moeten bevatten: - De naam van het bestuursorgaan (Gemeente ‘s-Gravenhage) - Korte omschrijving van het besluit ((Brom)fietsverwijderingsbeleid 2013) - De locatie waar het besluit op betrekking heeft (omgeving Station Den Haag Holland Spoor) Dit zou bijvoorbeeld de volgende titel opleveren: “Gemeente Den Haag – (Brom)fietsverwijderingsbeleid gemeente 2013 – omgeving Station Den Haag Holland Spoor” Rubriek opnemen in de titel bij publiceren van kennisgevingen beschikkingen Daarnaast wordt op basis van de titel de rubriek voor de zoekservice lokale bekendmakingen bepaalt. In het geval dat u een omgevingsvergunning publiceert dient u het type in de titel van het document op te nemen, bijvoorbeeld: - De naam van bestuursorgaan (Gemeente Ede) - Korte omschrijving van het besluit (Kennisgeving verlening omgevingsvergunning voor het vergroten van het kerkgebouw) - De locatie waar het besluit betrekking op heeft (Leeuweriklaan 35) Dit zou bijvoorbeeld de volgende titel opleveren: “Gemeente Ede - Kennisgeving verlening omgevingsvergunning voor het vergroten van het kerkgebouw – Leeuweriklaan 35”
5.2
Metadateren per besluit
Om er voor te zorgen dat de besluiten optimaal vindbaar zijn raden wij aan om een document aan te maken per besluit, zodat deze uniek wordt gemetadateerd. Indien u besluiten gaat bundelen in de GVOP-applicatie is het voor burgers niet meer mogelijk om geattendeerd te worden op een specifiek besluit.
5.3
Opnemen privacygevoelige gegevens in besluit
Sommige besluiten kunnen persoonsgegevens bevatten. U wordt geacht om als aanleveraar zelf terughoudendheid te betrachten bij het opnemen van dergelijke gegevens in uw publicaties. U dient zich steeds af te vragen of dit een doel dient in de bekendmaking van een besluit. Eventueel kunt u zelf overgaan tot anonimisering van een besluit voor publicatie.
15
Bijlage 1: Overzicht Metadatavelden Algemeen Naam Maker
Aantal Verplicht waarden Ja 1
Beleidsonderwerp
Ja
Oneindig
Coördinaten
Ja
Oneindig
Ruimtelijk plan identificatie nummer
Ja
1
Rubriek – Verordeningen – Plannen |Ruimtelijk – Plannen |overig – Beleidsregels – Overige besluiten van algemene strekking – Beschikkingen | aanvraag – Beschikkingen | afhandeling – Overige overheidsinformatie – Verordeningen – Plannen |Ruimtelijk – Plannen |overig – Beleidsregels – Overige besluiten van algemene strekking – Beschikkingen | aanvraag – Beschikkingen | afhandeling – Overige overheidsinformatie – Verordeningen – Plannen |Ruimtelijk – Plannen |overig – Beleidsregels – Overige besluiten van algemene strekking – Beschikkingen | aanvraag – Beschikkingen | afhandeling – Overige overheidsinformatie - Plannen | ruimtelijk
Waarde Naam van overheidsorganisatie
Bijvoorbeeld: Verkeer | Weg
Door een marker te plaatsen op de kaart worden de geogevens toegevoegd aan het document.
Ruimtelijk plan identificatie.
GB/WB/PB Aantal Naam Verplicht waarden Eindverantwoordelijke Ja 1
Publisher
Ja
1
Informatietype
Ja
1
Rubriek – Verordeningen – Plannen |Ruimtelijk – Plannen |overig – Beleidsregels – Overige besluiten van algemene strekking – Beschikkingen | aanvraag – Beschikkingen | afhandeling – Overige overheidsinformatie – Verordeningen – Plannen |Ruimtelijk – Plannen |overig – Beleidsregels – Overige besluiten van algemene strekking – Beschikkingen | aanvraag – Beschikkingen | afhandeling – Overige overheidsinformatie – Verordeningen – Plannen |Ruimtelijk – Plannen |overig – Beleidsregels – Overige besluiten van algemene strekking
Waarde Naam van overheidsorganisatie
Naam van overheidsorganisatie
Geef rubriek van GB/WB/PB op: – Verordeningen – Plannen |Ruimtelijk – Plannen |overig – Beleidsregels – Overige besluiten van algemene strekking
16
Start-/Einddatum
Nee
1
– Beschikkingen | aanvraag – Beschikkingen | afhandeling – Overige overheidsinformatie – Verordeningen – Plannen |Ruimtelijk – Plannen |overig – Beleidsregels – Overige besluiten van algemene strekking – Beschikkingen | aanvraag – Beschikkingen | afhandeling – Overige overheidsinformatie
– Beschikkingen | aanvraag – Beschikkingen | afhandeling – Overige overheidsinformatie Vul de start- en einddatum in waarop het besluit betrekking heeft
Staatscourant (alleen in te vullen bij keuze voor Zakelijke Mededelingen) Aantal waarden 1
Naam Informatietype (Rubriek)
Verplicht Ja
Informatietype (Subrubriek)
Ja (alleen 1 bij selectie Ruimtelijk plan)
Rubriek Alleen bij Zakelijke Mededelingen van het type: – Plannen |Ruimtelijk – Plannen |overig – Beschikkingen | aanvraag – Beschikkingen | afhandeling
Waarde - Aanwijzing - Andere vergunningen - Bekendmakingen aan de scheepvaart - Omgevingsvergunningen - Onteigeningen - Overig - Ruimtelijk plannen - Vergunningen Alleen bij Zakelijke Mededelingen Geef subrubriek van Ruimtelijk Plannen op: van het type: - provinciale verordening - Plannen | ruimtelijk - inpassingsplan - structuurvisie - exploitatieplan - bestemmingsplan - omgevingsvergunning met planafwijking - voorbereidingsbesluit - wijzigings- of uitwerkingsplan - beheersverordening
17
