Duurzaam inkopen! Een quick scan naar de stand van zaken van duurzaam inkopen bij gemeenten
Duurzaam inkopen! Een quick scan naar de stand van zaken van duurzaam inkopen bij gemeenten
Inhoudsopgave 1 Inleiding
5
2 Ambities en verantwoordelijkheden
7
3 Duurzaam inkopen in de praktijk
13
4 Samenvatting en conclusies
21
1 Inleiding Duurzaamheid staat hoog op de politieke agenda. Het rijk en de decentrale overheden willen gezamenlijk de markt voor duurzame producten stimuleren door het goede voorbeeld te geven en zelf duurzame producten te kopen. Het rijk wil in 2010 voor 100% duurzaam inkopen. Gemeenten streven naar 75% duurzaam inkopen in 2010 en 100% in 2015. Een gemeente heeft de 75%-norm gehaald als 75% van de totale inkoopuitgaven duurzaam is besteed. Onder duurzaam inkopen verstaan wij: ‘Het toepassen van milieuaspecten en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze milieuaspecten en sociale criteria voldoet.’1 Gemeenten hebben gezamenlijk een groot inkoopvolume en kunnen een effectieve bijdrage leveren om samen met het rijk een duurzame productie af te dwingen bij het bedrijfsleven. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) ondersteunt gemeenten in dit streven met het project ‘Duurzaam inkopen!’, door het verhogen van bestuurlijke bewustwording van het belang van duurzaam inkopen en het aanreiken van instrumenten om duurzaamheid een vaste plaats te geven binnen de gemeentelijke inkoopfunctie. 1 Bron: SenterNovem
5
Een gemeente heeft een voorbeeldfunctie richting inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven. Wanneer een gemeente de zorg voor mens en milieu echt serieus neemt, kan zij anderen inspireren hetzelfde te doen. Bovendien loopt de gemeente een afbreukrisico wanneer deze rol niet serieus wordt opgepakt. Een gemeente zou niet het risico moeten lopen om bijvoorbeeld vervuild materiaal of producten die met kinderarbeid zijn vervaardigd in te kopen. Hoe staan de gemeenten er eigenlijk voor wat betreft duurzaam inkopen? Wat doen gemeenten nu al op het gebied van duurzaamheid? Wat willen ze gaan doen, en waar lopen ze tegen aan? Wat hebben ze nodig om duurzaam inkopen goed ten uitvoer te brengen? Om dat te weten te komen, is een beknopt onderzoek verricht. Het onderzoek bestond uit een internetenquête met 18 vragen, die via een ledenbrief van de VNG onder de aandacht van alle gemeenten is gebracht. Gemeenten konden van half maart tot half april 2008 via internet de vragenlijst invullen. In totaal hebben 110 gemeenten de vragenlijst ingevuld. Dit komt neer op een respons van 25%. De vragenlijsten zijn in 38% van de gevallen ingevuld door het hoofd of een medewerker van de afdeling inkoop. In dit rapport treft u de resultaten aan. Het onderzoek levert waardevolle informatie op voor zowel de VNG als gemeenten zelf. Voor de VNG is het natuurlijk goed om te weten wat de stand van zaken nu is. In hoeverre leeft het thema duurzaam inkopen bij de gemeenten? En wat doen gemeenten daar nu aan? Met de onderzoeksresultaten in de hand weet de VNG welke knelpunten er zijn voor het realiseren van de duurzaam inkopenambitie van 75%. Zo kan de VNG nog gerichter ondersteuning bieden. Gemeenten kunnen zichzelf met dit beknopte onderzoeksrapport plaatsen naast andere gemeenten. Is de gemeente koploper, middenmoter of achterblijver op het gebied van duurzaam inkopen? Kan de gemeente trots zijn op haar inzet op het thema duurzaamheid? Voor ambtenaren, het bestuur en de gemeenteraad is dit nuttige informatie. Gemeenten kunnen op basis van dit onderzoeksrapport hun gedrag bepalen. Dit rapport focust op de stand van zaken wat betreft duurzaam inkopen in gemeenten. Voor meer informatie over wat u als gemeente kunt doen, kunt u gebruikmaken van de producten en diensten van SenterNovem. Voor vragen over inkopen en inkoopprocedures kunt u terecht bij PIANOo. Tevens kunt u de handreiking ‘Aan de slag met Duurzaam Inkopen!’ raadplegen die de VNG in het kader van het ondersteuningsprogramma ‘Duurzaam inkopen!’ in 2008 uitgeeft. In het eerste deel worden de ambities en verantwoordelijkheden van gemeenten op het gebied van duurzaam inkopen beschreven. Het gaat dan om beleid en om de bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheden. Daarnaast gaat het om de verankering van het beleid in de organisatie. In het tweede deel wordt de praktijk van duurzaam inkopen beschreven. Is er voldoende draagvlak aanwezig om de omslag van beleid naar praktijk te kunnen maken? Welke knelpunten ervaren gemeenten bij de praktijk van duurzaam inkopen en welke vorm van ondersteuning hebben zij nodig?2 2 Door afronding in de weergave kan de optelling in de grafieken en tabellen die in dit rapport zijn opgenomen afwijken van het totaal van 100%.
6
2 Ambities en verantwoordelijkheden Duurzaam inkopen in een gemeente komt pas van de grond als er aandacht voor is, vanuit de politiek en in de organisatie. In hoeverre hebben gemeenten ambities voor duurzaam inkopen geformuleerd? Hoe duidelijk zijn de daarbij behorende doelen geformuleerd? En zijn die ambities en doelen vervolgens vertaald in bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheden? Deze vragen komen in dit hoofdstuk aan de orde.
2.1 Bestuurlijke ambities en verantwoordelijkheden Het merendeel (82%) van de gemeenten, zo blijkt uit figuur 1, heeft gemeentelijke doelen voor duurzaam inkopen geformuleerd. In 17% van de gemeenten zijn geen doelen geformuleerd.
7
Figuur 1 Zijn er doelen geformuleerd voor duurzaam inkopen?
82%
wel of geen doelen geformuleerd
0
20
40
1%
60
80 Wel doelen
Weet niet
17%
100 Geen doelen
Het hebben van duidelijke, concrete en meetbare doelen is noodzakelijk om de behaalde resultaten te kunnen meten. In ongeveer de helft (51%) van de gemeenten die doelen hebben geformuleerd, zijn deze doelen redelijk tot zeer duidelijk (zie figuur 2). Figuur 2 Mate van duidelijkheid van de doelen voor duurzaam inkopen 40 60 30 50
33%
37%
20 10
18% 12%
0 zeer duidelijk
redelijk duidelijk
niet zo duidelijk
onduidelijk
Figuur 3 laat zien of gemeenten uitspraken over duurzaam inkopen hebben opgenomen in beleidsdocumenten. Uit de figuur blijkt dat duurzaam inkopen redelijk goed verankerd is in beleidsstukken. Het is weinig verrassend dat de meeste gemeenten (70%) de uitspraken in de nota inkoopbeleid hebben opgenomen. 54% van de gemeenten heeft uitspraken over duurzaam inkopen opgenomen in het milieubeleidsplan. In 43% van de gemeenten wordt duurzaam inkopen genoemd in het college- of raadsprogramma, in 30% wordt het ook genoemd in de programmabegroting. In 32% van de gemeenten wordt duurzaam inkopen (ook) in andere documenten genoemd. Opvallend is dat minder dan de helft (43%) van de gemeenten duurzaam inkopen heeft genoemd in het college- en/of raadsprogramma, terwijl bijna driekwart (70%) van de gemeenten uitspraken over duurzaam inkopen opgenomen heeft in de nota inkoopbeleid en meer dan de helft (54%) in het milieubeleidsplan.
8
Figuur 3 Ambities of uitspraken over duurzaam inkopen in gemeentelijke documenten College- en of raadsprogramma
43%
Begroting
17%
30%
40%
25%
Milieubeleidsplan
45%
54%
Nota inkoopbleid
22% 70%
Elders
6%
32%
0
23% 24%
45%
20
40
23%
60
80
100
Ja
Weet niet
Nee
De VNG heeft met het rijk afgesproken dat gemeenten in 2010 75% duurzaam inkopen en in 2015 100%. Ruim de helft (55%) van de gemeenten heeft (nog) niet met een streefpercentage aangegeven in welke mate duurzaam moet worden ingekocht (zie figuur 4). 33% van de gemeenten hanteert wel een streefpercentage voor duurzaam inkopen. Van deze gemeenten heeft het merendeel (52%) een streefpercentage van meer dan 75% (zie figuur 5). In de meeste gemeenten (87%) heeft het streefpercentage betrekking op de jaren 2010-2014 (zie tabel 1). Figuur 4 Gemeenten die een streefpercentage voor de mate van duurzaam inkopen hanteren streefpercentage voor duurzaam inkopen
33%
0
20
11%
40
55%
60
80 Ja
100 Weet niet
Nee
9
Figuur 5 Streefpercentages voor duurzaam inkopen 60 50
52%
40
35%
30 20 10
10%
3%
24% en minder
tussen 25% en 49%
0 tussen 50% en 74%
75% en meer
Tabel 1 Periode waarop het streefpercentage betrekking heeft 2009 en eerder
2010-2014
2015-2019
2020 en later
10%
87%
3%
0%
Het is raadzaam een portefeuillehouder aan te wijzen die verantwoordelijk is voor duurzaam inkopen. Daarmee is duidelijk wie vanuit het college de trekker is, wie de opdrachtgever is voor het ambtelijk apparaat, wie de uitvoering monitort en wie zo nodig op zaken kan worden aangesproken. In de enquête is gevraagd of er binnen het college een portefeuillehouder is die verantwoordelijk is voor duurzaam inkopen. Figuur 6 Portefeuillehouder met de verantwoordelijkheid voor duurzaam inkopen portefeuillehouder duurzaam inkopen
60%
0
20
16%
40
60
24%
80 Ja
100 Weet niet
Nee
Meer dan de helft van de gemeenten (60%) heeft een portefeuillehouder aangewezen die verantwoordelijk is voor duurzaam inkopen. In grotere gemeenten is dit vaker het geval dan in kleinere gemeenten (zie tabel 2). In 16% van de gemeenten is het niet duidelijk of er een verantwoordelijke portefeuillehouder is. Ongeveer een kwart van de gemeenten (24%) heeft geen portefeuillehouder voor duurzaam inkopen aangewezen. Dit hoeft niet te betekenen dat er geen bestuurlijk draagvlak bestaat voor het thema. In sommige gevallen is er sprake van een gedeelde verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder financiën die verantwoordelijk is voor het inkopen en de portefeuillehouder milieu. 10
Tabel 2 Portefeuillehouder met de verantwoordelijkheid voor duurzaam inkopen, uitgesplitst naar
gemeentegrootte < 2.000 inwoners
200.000-500.000 inwoners
500.000-100.000 inwoners
> 100.000 inwoners
53%
57%
88%
80%
2.2 De ambtelijke organisatie Nadat ambities of uitspraken over duurzaam inkopen zijn opgenomen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid en dit bestuurlijk is vastgesteld, moet duurzaam inkopen een plek krijgen in de ambtelijke organisatie. Om de bestuurlijke ambities te realiseren, is het belangrijk dat zowel de gemeentesecretaris als de managers (zoals hoofd inkoop, hoofd facilitair beheer of hoofd milieu) als de medewerkers het belang inzien van duurzaam inkopen. Hierbij is het een voordeel als de ambtelijke verantwoordelijkheden goed geregeld zijn. Daarnaast is het raadzaam om procedures, kaders en richtlijnen voor de ambtelijke organisatie vast te leggen. Dat kan bijvoorbeeld in de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het gaat dan om procedures die moeten worden gevolgd bij verschillende inkoopbedragen. Figuur 7 laat zien dat meer dan driekwart (77%) van de gemeenten een vaste inkoop- en aanbestedingsprocedure heeft. Verschillen tussen de gemeentegrootteklassen zijn hier nauwelijks. Figuur 7 Een vaste inkoop- en aanbestedingsprocedure vaste inkoop- en aanbestedingsprocedure
77%
0
20
40
6%
60
18%
80 Ja
100 Weet niet
Nee
Het hebben van een vaste inkoop- en aanbestedingsprocedure maakt het mogelijk om duurzaamheid in deze procedure te verankeren. Het is interessant te bekijken of dit daadwerkelijk het geval is. In de enquête is gevraagd of duurzaamheid een plaats heeft in de inkoop- en subsidievoorwaarden. Dat blijkt lang niet altijd het geval te zijn (zie figuur 8). In de gemeentelijke inkoopvoorwaarden is in 39% aandacht voor duurzaam inkopen. In de gemeentelijke subsidievoorwaarden is dat slechts 11%.
11
Figuur 8 In hoeverre staan er in gemeentelijke inkoopvoorwaarden en gemeentelijk subsidiebeleid doelen voor duurzaam inkopen? Gemeentelijke inkoopvoorwaarden
39%
Gemeentelijke subsidievoorwaarden
11%
0
11%
49%
45%
20
44%
40
60
80 Ja
100 Weet niet
Nee
In de enquête is gevraagd of de ambtelijke verantwoordelijkheden duidelijk geregeld zijn. De formele verantwoordelijkheid voor duurzaam inkopen op ambtelijk niveau is in 62% van de gemeenten duidelijk. In 38% van de gemeenten is de verantwoordelijkheid binnen de ambtelijke organisatie voor duurzaam inkopen niet duidelijk of niet vastgelegd. Aan de gemeenten waar de ambtelijke verantwoordelijkheden duidelijk geregeld zijn, is gevraagd waar deze dan liggen. Figuur 9 geeft aan dat de verantwoordelijkheid bij meer dan de helft (54%) van deze gemeenten bij alle budgetverantwoordelijken ligt. Dit betekent dat de verantwoordelijkheid voor duurzaam inkopen meestal verspreid ligt binnen de organisatie. In 15% van de gemeenten waar de verantwoordelijkheid voor duurzaam inkopen duidelijk is, ligt deze bij de afdeling facilitair beheer, in 8% bij de milieucoördinator of milieuafdeling en in 8% bij een combinatie van de inkoop- en milieuafdeling. In 15% van de gemeenten ligt de verantwoordelijkheid voor duurzaam inkopen elders. Wat opvalt, is dat bij de grotere gemeenten (meer dan 100.000 inwoners) de verantwoordelijkheid in de meeste gevallen bij de budgethouders ligt, bij de middelgrote gemeenten (20.000-50.000 inwoners) ligt deze verantwoordelijkheid meestal bij de milieuafdeling. Bij de kleinere gemeenten (minder dan 20.000 inwoners) is het vaker onbekend. Figuur 9 Formele verantwoordelijkheid binnen de ambtelijke organisatie voor duurzaam inkopen 60 50
54%
40 30 20
15%
10 0
8%
milieucoörcombinatie afdeling dinator, van inkoop- en facilitiair milieumilieuafdeling beheer afdeling
12
15%
8% alle budget verantwoordelijken
elders
3 Duurzaam inkopen in de praktijk In het eerste deel is beschreven hoe het staat met de ambities en verantwoordelijkheden. Om de omslag van beleid naar uitvoering te kunnen maken is echter meer nodig. In de enquête hebben we gevraagd hoe de gemeenten er nu voor staan wat betreft de praktijk van duurzaam inkopen, hoe duurzaam inkopen het best kan worden ingevoerd om te zorgen voor voldoende draagvlak, welke knelpunten gemeenten ervaren bij duurzaam inkopen en welke ondersteuning zij nodig hebben om duurzaam inkopen in de praktijk te brengen. In dit deel komen deze vragen aan de orde.
Stand van zaken In de enquête is gevraagd welke rol duurzaamheid speelt in de praktijk van het inkopen. Duurzaamheid blijkt in de praktijk (nog) geen grote rol te spelen (zie figuur 10). Wanneer producten of diensten ingekocht worden, is bij 49% van de gemeenten duurzaamheid een van de criteria bij enkele productgroepen. Bij slechts 1% is duurzaamheid het belangrijkste criterium bij de meeste productgroepen.
13
Figuur 10 Prioriteit van het criterium duurzaamheid 50
49%
40
36%
30 20 10 0
1% a
3% b
c
d
5%
5%
e
f
a: belangrijkste criterium bij de meeste productgroepen b: belangrijkste criterium bij enkele productgroepen c: een van de criteria bij de meeste productgroepen d: een van de criteria bij enkele productgroepen e: geen criterium van betekenis f: weet niet Tabel 3 laat zien dat grotere gemeenten vaker ‘duurzaamheid’ als criterium in de inkoop- en aanbestedingsprocedure hebben opgenomen dan kleinere gemeenten. Tabel 3 Prioriteit van het criterium duurzaamheid uitgesplitst naar gemeentegrootte < 20.000
20.000-50.000
50.000-100.000
> 100.000 inwoners
inwoners
inwoners
inwoners
Het belangrijkste criterium bij de meeste productgroepen
0%
0%
13%
0%
Het belangrijkste criterium bij enkele productgroepen
5%
3%
0%
0%
Een van de criteria bij de meeste productgroepen
32%
33%
25%
70%
Een van de criteria bij enkele productgroepen
50%
53%
63%
20%
Geen criterium van betekenis
5%
8%
0%
0%
Onbekend
8%
3%
0%
10%
Verder is in de enquête gevraagd welke actoren binnen de gemeentelijke organisatie zich sterk maken voor duurzaam inkopen. Uit tabel 4 blijkt dat de milieuadviseurs binnen de gemeentelijke organisatie het meest actief zijn op het gebied van duurzaam inkopen; milieuadviseurs werken in 79% van de gemeenten actief mee. De afdeling inkoop werkt in 74% van de gemeenten actief mee, het college in 46% en het management in 43%. De raad werkt in 38% van de gemeenten actief mee aan duurzaam inkopen. Het minst actief zijn de beleidsambtenaren 14
van de andere beleidsafdelingen. Onder ‘uzelf’ (79%) wordt verstaan: hoofd of medewerker inkoop (38%), hoofd of medewerker milieu (18%), hoofd of medewerker facilitiare zaken (16%), portefeuillehouder (4%) of ‘anders’ (24%). In veel gemeenten spelen de ambtenaren van de afdeling inkoop of van de milieuafdeling een voortrekkersrol. In deze gemeenten zullen initiatieven voor duurzaam inkopen vooral op ambtelijk niveau worden ondernomen. Zonder bestuurlijk draagvlak hebben dergelijke initiatieven weinig kans van slagen. Het is raadzaam om na te denken over het moment waarop het bestuur betrokken wordt. Het is verstandig hier tijdig mee te beginnen. Omdat het management en het college in minder dan de helft van de gemeenten actief meewerken, kan het zijn dat de medewerkers van de inkoop- en milieuafdeling zich niet gesteund voelen door het management en het bestuur. Tabel 4 Mate van meewerken aan duurzaam inkopen Meewerken Actief
Passsief
Afdeling milieu
79%
11%
Uzelf
79%
10%
Afdeling inkoop
74%
College
Neutraal
Tegenwerken
Weet niet/nvt
Passief
Actief
4%
0%
0%
6%
7%
0%
0%
4%
11%
7%
0%
0%
8%
46%
28%
13%
1%
0%
11%
Management
43%
22%
22%
2%
0%
10%
Raad
38%
21%
21%
0%
0%
19%
Andere beleidsmedewerkers
28%
28%
30%
2%
1%
10%
In de enquête is gevraagd of binnen de gemeente gewerkt wordt aan interne bewustwording over het thema duurzaamheid. Werken aan interne bewustwording is belangrijk bij de verankering van duurzaam inkopen in de gemeentelijke organisatie. Meer dan driekwart (78%) van de gemeenten zet zich in om de bewustwording van het belang van duurzaamheid binnen de eigen organisatie te vergroten. In bijna de helft (43%) van deze gemeenten maakt duurzaam inkopen hier onderdeel van uit (zie figuur 11).
15
Figuur 11 Wordt binnen uw gemeente gewerkt aan interne bewustwording over het thema duurzaamheid? 50 40
43% 35%
30 20
16%
10
5%
0 Ja, en daarvan Ja, maar daarvan maakt duurzaam maakt duurzaam inkopen een inkopen (nog) onderdeel uit geen onderdeel uit
Weet niet
Nee
Naast het belang van verankering van duurzaamheid en duurzaam inkopen in de interne organisatie, heeft de gemeente ook een verantwoordelijkheid naar buiten toe. In het klimaatakkoord van november 2007 wordt gesteld dat de gemeente een voorbeeldfunctie heeft als het gaat om duurzaamheid. Door het stellen van duurzaamheidseisen aan de producten die de gemeente koopt, geeft de gemeente het goede voorbeeld. Richting bewoners heeft de gemeente een voorlichtende en faciliterende rol. Daarnaast kunnen gemeenten een impuls geven naar het bedrijfsleven. Wordt er in de gemeenten gewerkt aan het vergroten van de bewustwording van het belang van duurzaamheid onder de inwoners en bedrijfsleven? Figuur 12 laat zien dat meer dan de helft (55%) van de gemeenten hiertoe initiatieven neemt. Figuur 12 Externe bewustwording over het thema duurzaamheid 55%
werken aan externe bewustwording
0
20
21%
40
60
24%
80 Ja
100 Weet niet
Nee
Draagvlak creëren binnen de organisatie In de enquête is gevraagd naar de manier waarop duurzaam inkopen naar de mening van de geënquêteerden het best kan worden ingevoerd, om te zorgen voor voldoende draagvlak. In de enquête zijn enkele dimensies genoemd die in de gemeente een rol kunnen spelen bij het invoeren van duurzaam inkopen. Het merendeel van de gemeenten kiest voor een middenweg tussen de dimensies ‘invoeren in kleine stapjes’ en ‘in één keer gemeentebreed invoeren’ (zie tabel 5.) In de kleinere gemeenten (minder dan 20.000 inwoners) 16
is men van mening dat duurzaam inkopen, na een middenweg tussen de twee genoemde dimensies, het best werkt wanneer het in kleine stapjes wordt ingevoerd. De grotere gemeenten (meer dan 100.000 inwoners) zijn van mening dat na een middenweg tussen de twee genoemde dimensies, het beter in één keer gemeentebreed ingevoerd kan worden. Tabel 5 Duurzaamheid werkt het beste als… Het in kleine stapjes wordt ingevoerd 18%
23%
Het in één keer gemeentebreed wordt ingevoerd 29%
12%
19%
Daarnaast is gevraagd naar wat ambtenaren in beweging brengt. Enerzijds kunnen de medewerkers positief gewaardeerd worden bijvoorbeeld door een beloning. Anderzijds kan worden ingezet op het vergroten van het besef dat de wereld er beter van wordt. Iets minder dan de helft (43%) van de gemeenten is van mening dat duurzaamheid de meeste kans van slagen heeft bij een middenweg tussen het positief waarderen van de medewerkers en het besef dat de wereld er beter van kan worden (zie tabel 6). Grotere gemeenten verschillen hierin van de kleinere gemeenten. Grotere gemeenten (meer dan 100.000 inwoners) vinden het inzetten op het positief waarderen van de medewerkers belangrijker, de andere gemeenten vinden het besef dat de wereld er beter van kan worden belangrijker. Tabel 6 Duurzaamheid werkt het best als … De individuele medewerkers positief gewaardeerd
Duidelijk is dat de wereld er beter van kan worden
worden 10%
13%
43%
14%
20%
Tot slot is gevraagd of duurzaamheid beter werkt wanneer het van boven wordt opgelegd (door het bestuur) of wanneer het van onderaf wordt gedragen. Ongeveer de helft (51%) van de gemeenten kiest een middenweg tussen het opleggen van duurzaam inkopen van bovenaf en draagvlak van onderaf (zie tabel 7). Tabel 7 Duurzaam inkopen werkt het best als …. Het van bovenaf wordt opgelegd 11%
8%
Het van onderaf wordt gedragen 51%
14%
16%
17
Knelpunten In de praktijk loopt men tegen knelpunten aan. Figuur 13 geeft aan op welke gebieden de gemeenten de grootste knelpunten ervaren. Het grootste knelpunt dat door gemeenten ervaren wordt bij duurzaam inkopen is het gebrek aan kennis over duurzame producten en diensten (76%). De organisatorische inbedding van duurzaam inkopen wordt in 69% van de gemeenten als knelpunt ervaren en het monitoren van de resultaten in 64% van de gemeenten. Er is voor het monitoren van de resultaten van duurzaam inkopen nog geen eenduidige methode. Van de gemeenten die de resultaten monitoren, gebruiken de meeste de zelfscan van SenterNovem en de COSbenchmark3. Verder wordt de mate waarin leveranciers duurzame producten of diensten kunnen leveren in 47% van de gemeenten als een knelpunt ervaren, in 44% van de gemeenten is het draagvlak bij de feitelijke inkopers een knelpunt, de juridische aspecten in 34% en politiek commitment in 27%. Figuur 13 Knelpunten bij duurzaam inkopen
gebrek aan kennis
20%
organisatorische inbedding
18%
draagvlak bij inkopers politiek commitment monitoren van de resultaten
mate van levering duurzame producten en diensten
7%
24%
55% 47% 27%
3%
0
45%
35%
17%
juridische aspecten
24%
51%
9% 3%
16%
56%
39%
44%
20
22%
28%
40
60
80 groot knelpunt
knelpunt
100 geen knelpunt
De grotere gemeenten (meer dan 100.000 inwoners) ervaren de mate waarin duurzame producten of diensten geleverd kunnen worden meer als knelpunt dan de gemeenten met minder dan 100.000 inwoners. Ook ervaren grotere gemeenten vaker een knelpunt in het monitoren van de resultaten. Draagvlak voor duurzaam inkopen bij de inkopers wordt door kleinere gemeenten (minder dan 20.000 inwoners) meer als knelpunt ervaren dan door grotere gemeenten. 3 De zelfscan kijkt alleen naar de productgroepen waarvoor criteria zijn ontwikkeld. Dit zijn nu (april 2008) 14 van de 90. De lokale duurzaamheidsmeter COS geeft een breder beeld maar zegt niets over de mate waarin de doelstellingen gehaald worden. Dit betekent dat de meeste gemeenten geen goed beeld hebben van de werkelijke stand van zaken. Uit: ‘Zoeken naar de beste aanpak’; een onderzoek van BECO groep, april 2008.
18
Ondersteuningsbehoefte Om voortvarend aan de slag te kunnen gaan met de ambities uit het bestuursakkoord over het klimaat- en energiebeleid, is het van belang dat gemeenten toegang hebben tot de informatie en kennis die in de loop van de tijd zijn ontwikkeld. Gemeenten kunnen hier lering uit trekken voor de eigen praktijk. In de enquête is gevraagd hoe gemeenten ondersteund willen worden bij het duurzaam inkopen. Figuur 14 laat zien dat de ‘website met goede voorbeelden’ en kennisoverdracht over wat duurzame producten en diensten zijn door 91% van gemeenten nuttig tot zeer nuttig worden genoemd. Verder is veel behoefte aan een handreiking voor de implementatie van een duurzaam inkoopbeleid (88% nuttig tot zeer nuttig), workshops gericht op inkoopfunctionarissen met als doel het vergroten van de kennis van duurzaam inkopen (82%), workshops gericht op bestuurders met als doel duurzaam inkopen op de bestuurlijke agenda te zetten of te houden (75%), advies op maat voor de eigen gemeente (68%) en workshops gericht op raadsleden met als doel duurzaam inkopen op de agenda te zetten of te houden (65%). Figuur 14 Behoefte aan ondersteuning
43%
kennisoverdracht handreiking
34%
workshop voor inkoopfunctionarissen 24%
workshop voor raadsleden
23%
9%
47%
31%
workshop voor bestuurders
10%
51% 51%
13%
42%
website met goede voorbeelden
22%
53%
advies op maat
38%
31%
0
3%
48%
38%
20
40
2%
9%
60
80 zeer nuttig
100 nuttig
niet nuttig
Ondersteuningsaanbod Kennis over duurzame producten en diensten is nodig bij het opzetten en implementeren van een duurzaam inkoopbeleid. Kennismanagement is evenzo belangrijk om deze kennis optimaal te gebruiken. Het kan dan gaan om kennis over contracten, criteria, leveranciers, duurzame producten en diensten. Het uiteindelijke doel is verbetering van de inkoop- en aanbestedingsfunctie waar duurzaamheid onderdeel van uitmaakt. SenterNovem is bezig met de ontwikkeling van duurzaamheidscriteria voor productgroepen. Maar ook zonder deze duurzaamheidscriteria kunt u al veel doen. De ervaring in andere gemeenten leert dat de startfase voor 19
duurzaam beleid gemakkelijk een jaar vergt. Bestuurders kunnen alvast beginnen met het op de rails zetten van het procesmatige deel. Om gemeenten de mogelijkheid te geven van elkaar te leren wat betreft klimaatmaatregelen, heeft het ministerie van VROM het platform duurzame overheden opgericht. Aan een website om uitwisseling tussen gemeenten te faciliteren heeft 91% van de gemeenten behoefte. Te denken valt aan ‘best practices’, marktinformatie, ’tools’ om doelstellingen tegen elkaar af te wegen en informatie over (Europese) wet- en regelgeving. 88% van de gemeenten heeft behoefte aan een handreiking voor de implementatie van een duurzaam inkoopbeleid. De VNG geeft in 2008 een handreiking over duurzaam inkopen in gemeenten uit, waarin aangegeven wordt hoe een duurzaam inkoopbeleid op bestuurlijk niveau opgesteld kan worden en hoe de omslag naar de uitvoering op ambtelijk niveau gemaakt kan worden. Visievorming op beleidsniveau en monitoring van behaalde resultaten zijn thema’s die in de handreiking aan de orde komen. Ook wordt een overzicht geboden van relevante websites en publicaties. Driekwart van de gemeenten heeft behoefte aan workshops voor raadsleden en bestuurders om duurzaam inkopen op de agenda te zetten of te houden. 82% van de gemeenten heeft behoefte aan workshops voor inkoopfunctionarissen. In het kader van het ondersteuningsprogramma ‘Duurzaam inkopen!’ zal de VNG dergelijke bijeenkomsten organiseren.
20
4 Samenvatting en conclusies De ambitie Wanneer we kijken naar de resultaten van dit beknopte onderzoek blijkt dat duurzaamheid een actueel thema is dat de gemeenten bezighoudt. In de ene gemeente meer op bestuurlijk niveau, in de andere gemeente meer op ambtelijk niveau. Maar liefst 82% van de gemeenten heeft gemeentelijke doelen voor duurzaam inkopen geformuleerd. Deze doelen zijn slechts in de helft van de gemeenten duidelijk geformuleerd. Naast het ontbreken van een methode voor monitoring, zou dit mede kunnen verklaren waarom 64% van de gemeenten monitoring van resultaten als knelpunt ervaren. In 45% van de gemeenten zijn de doelen weergegeven in een streefpercentage. In driekwart van deze gemeenten is dit streefpercentage hoger dan 75%. Dit streefpercentage heeft in de meeste gemeenten betrekking op de jaren 2010-2014. Hieruit blijkt dat veel gemeenten de komende jaren aan de slag gaan met duurzaam inkopen. Of hiermee de ambitie van 75% duurzaam inkopen door gemeenten in 2010 en 100% in 2015 gerealiseerd wordt, is nog onzeker. Bijna drie kwart van de gemeenten heeft uitspraken of ambities opgenomen in de nota inkoopbeleid, meer dan de helft heeft deze opgenomen in het milieubeleidsplan. In bijna de helft van de gemeenten zijn de uitspraken of ambities opgenomen in het college- of raadsprogramma. 21
Verantwoordelijkheden op ambtelijk en bestuurlijk niveau Om de doelen te kunnen realiseren is het belangrijk dat op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau iemand aangewezen is die verantwoordelijk is voor duurzaam inkopen. Op bestuurlijk niveau is in meer dan de helft van de gemeenten (60%) een portefeuillehouder verantwoordelijk voor duurzaam inkopen. Op ambtelijk niveau is in meer dan de helft van de gemeenten duidelijk wie de verantwoordelijkheid draagt; vaak ligt deze verspreid in de organisatie bij de budgetverantwoordelijken.
Verankering van duurzaamheid in de inkoopprocedures Meer dan drie kwart van de gemeenten heeft een vaste inkoop- en aanbestedingsprocedure. Toch blijkt slechts in 39% van de gemeenten duurzaamheidscriteria een rol te spelen in de inkoopvoorwaarden. In 11% van de gemeenten spelen deze criteria een rol in de subsidievoorwaarden.
De praktijk van het inkopen Duurzaamheid is nog geen standaardcriterium dat wordt toegepast bij het inkopen. In 36% van de gemeenten is duurzaamheid een van de criteria bij de meeste productgroepen. De helft van de gemeenten geeft echter aan dat het een van de criteria is bij enkele productgroepen. De ambtenaren van de afdeling milieu en de afdeling inkoop zijn het meest actief op het gebied van duurzaam inkopen. Zij werken in ongeveer drie kwart van de gemeenten actief mee. Het management en het college werken slechts in minder dan de helft van de gevallen actief mee aan duurzaamheid. Dit kan betekenen dat zowel de inkopers als de milieuadviseurs zich niet gesteund voelen. In meer dan drie kwart van de gemeenten wordt gewerkt aan het vergroten van bewustwording van het belang van duurzaamheid in de gemeentelijke organisatie. Duurzaam inkopen maakt hier in bijna de helft van deze gemeenten onderdeel van uit. In 55% van de gemeenten wordt gewerkt aan het vergroten van de bewustwording van inwoners en bedrijfsleven.
Draagvlak creëren Grotere gemeenten (meer dan 100.000 inwoners) zetten liever in op het positief waarderen van medewerkers om draagvlak te creëren voor duurzaam inkopen. Andere gemeenten zetten liever in op het vergroten van het besef onder de gemeentelijk medewerkers dat de wereld er beter van kan worden. Verder zijn grotere gemeenten van mening dat duurzaam inkopen het beste werkt als het in één keer gemeentebreed wordt ingevoerd. De kleinere gemeenten denken dat het beter werkt als het in kleine stapjes wordt ingevoerd. De helft van de gemeenten is van mening dat duurzaam inkopen het beste werkt wanneer het zowel van bovenaf wordt opgelegd als van onderaf wordt gedragen. 22
Ondersteuningsbehoefte Drie kwart van de gemeenten ervaart (het gebrek aan) kennis over producten als een knelpunt bij duurzaam inkopen. Verder worden de organisatorische inbedding van duurzaam inkopen en het monitoren door de meeste gemeenten als een belemmering ervaren. 91% van de gemeenten heeft behoefte aan kennis over wat duurzame producten en diensten zijn. Ook aan een website met goede voorbeelden is in 91% van de gemeenten behoefte. Verder is ook behoefte aan een handreiking en aan workshops voor de diverse betrokkenen. De algemene conclusie van dit rapport is dat gemeenten welwillend zijn om een bijdrage te leveren aan de ambitie om samen met het rijk een duurzame productie af te dwingen bij het bedrijfsleven, zoals de VNG dit met het rijk heeft afgesproken. Wat hiertoe nog in de weg staat is het ontbreken van een eenduidige aanpak; hoe veranker je duurzaam inkopen op bestuurlijk niveau en hoe maak je de omslag naar de praktijk. De behoefte aan goede voorbeelden, een handreiking en workshops is groot. Gemeenten willen van elkaar leren om zo slagvaardig te kunnen werken aan duurzaam inkopen in de praktijk.
23
Colofon Samenstelling Masja van den Burg Wendy Jonker Vincent van Stipdonk SGBO Onderzoek > Advies > Implementatie Postbus 10242 2501 HE Den Haag SGBO 5935 Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/ of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie of op welke andere wijze dan ook, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van SGBO. Aan de totstandkoming van deze publicatie is de grootst mogelijke zorg besteed. SGBO kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend.
Mei 2008
