Draft Laporan Audit Publik*

Laporan Audit IMO II 33.5 CH-e ASC Farm name: PT. Artha Lautan Mulya Company name: PT. Artha Lautan Mulya Location: Tigaras, Provinsi Sumatra Utara, Indonesia

Draft Laporan Audit Publik*

CAB: IMOswiss AG (IMO) PENULIS LAPORAN: M. Stark TANGGAL: 24.01.14

*Laporan ini untuk kepentingan umum dan tidak ada rahasia perusahaan di dalamnya.

13 A ASC Draft Laporan Audit JAPFA Page 1 of 23

Versi 1 09.2013

Daftar isi

Daftar istilah .................................................................................................................................... 3 1. Rigkasan Eksekutif/ Ringkasan umum ....................................................................................... 4 2. Informai untuk menghubungi CAB .......................................................................................... 4 3. Latar belakang usaha perusahaan ................................................................................................ 4 4. Ruang lingkup laporan Audit ..................................................................................................... 5 5. Perencanaan Audit ..................................................................................................................... 5 6. Temuan Auditor ......................................................................................................................... 5 7. Evaluasi temuan .......................................................................................................................... 6 8. Keputuan Auditor ....................................................................................................................... 6 9. Ketentuan untuk memulai COC .................................................................................................. 7 10. Laporan yang tidak sesuai ......................................................................................................... 8 11. Jadwal audit mendatang ............................................................................................................ 19 Lampiran ........................................................................................................................................ 20 Lampiran 1.Laporan Temuan-temuan P1-6 .................................................................................... 20 Lampiran 2. Evaluasi temuan-temuan P7 ...................................................................................... 20 Lampiran 3. Klasifikasi hal-hal kecil /hal penting lain yang tidak sesuai ..................................... 21 Lampiran 4. Formulir 1 – Pengajuan untuk meminta interpretasi ................................................. 22 Lampiran 5. Penyerahan pada stakeholder .................................................................................... 23


Versi 1 09.2013

Daftar istilah

ASI

Badan Akreditasi Internasional

CC

Team Sertifikasi IMO

d

hari (hari-hari)

IMO

Pusat Pelayanan IMO AG

Lead

Ketua Auditor

MIS

Michèle Stark

TOS

Tori Spence

UOC Bagian –bagian sertifikasi XTS

Xuan Tran Sang


Versi 1 09.2013

1. Ringkasan Eksekutif/Ringkasan Umum Dalam versi apapun laporan ini selain dalam Bahasa Inggris akan dianggap terjemahan yang belum diverifikasi, dan kalau terdapat perbedaan yang mendalam, maka versi Bahasa Inggrislah yang akan diutamakan. Perusahaan Artha Lautan Mulya,adalah perusahaan yang berada dalam kolompok perusahaan yang disertifikasi secara international untuk bidang budidaya perikanan.Laporan audit ini hanya meliputi kegiatan perusahaan Artha Lautan Mulya di bidang budidaya perikanan termasuk pengolahan produknya. Perusahaan Artha Lautan Mulya diaudit dengan menggunakan prinsip lingkungan hidup yang meliputi prinsip nomor 1 sampai prinsip nomor 6 (kecuali prinsip nomor 7 bidang sosial) dan audit dilaksanakan selama tiga hari (mulai tgl 11 sampai tgl 13 Dec 2013). Audit dilakukan oleh tenaga auditor degan menggunakan Bahasa Inggris. Karena adanya masalah visa tenaga auditor bidang sosial, maka yang bersangkutan tidak bisa masuk ke Indonesia seperti yang telah direncanakan dan harus kembali ke kantor pusat. Sebagai akibatnya audit bidang sosial tidak bisa dilakukan bersama-sama dengan audit bidang lainnya. Mengingat keadaan terkini dari implementasi standarisasi kerja tidak dapat menjadi bahan pertimbangan untuk sertifikasi, maka audit sosial akan dilakukan di lokasi perusahaan pada waktu yang akan ditentukan kemudian.Audit sosial akan dijadwalkan dan laporannya akan di-upload untuk jadi bahan konsultasi publik. Selama audit bidang lingkungan ada 9 bidang utama yang di evaluasi dan 5 bidang pendukung (sementara ada 3 bidang lain telah ditutup sebelum publikasi laporan ini) dan 0 rekomendasi yang dihasilkan.Tidak ada audit sosial. Silakan lihat paragraf sebelumnya dan lihat juga formulir permintaan varian pada Lampiran 4. Selain audit pertumbuhan perusahaan, ruang lingkup penilaian juga meliputi tingkat hasil panen, pembawan hasil panen ke darat dan subkontrak transportasi dengan tangki yang disegel sampai ke lokasi pengolahan. Sertifikasi COC diperlukan dari lokasi pembongkaran tangki yang disegel. Keputusan sertifikasi masih belum bisa dinyatakan sampai selesainya audit sosial , periode konsultasi dengan stakeholder, dan sampai semua ketidaksesuaian utama (jika ada) telah diperbaiki.

2. CAB contact information IMOswiss AG (IMO) Fisheries & Aquaculture Weststr. 51 8570 Weinfelden, Switzerland Tel: 0041-71-626 0 626 (general) Email: [email protected] Website: www.imo.ch

3. Latar Belakang Perusahaan Pemohon Perusahaan budidaya ikan Artha Lautan Mulya telah beroperasi semenjak awal tahun 2012 dengan 30 kerambah. Usaha ini berada di Desa Tigaras, Sumatera Utara Indonesia. Air yang digunakan untuk budidaya ikan ini adalah air Danau Toba yang memiliki luas 120.000 hektar dengan kedalaman rata-rata 525 meter.Debit air danau Toba adalah sekitar 3.01 x 109 mt3/tahun. Air danau ini berasal dari sungai yang masing-masingnya memiliki karakteristik air yang berbeda. Ada sebuah sungai yang selalu memberikan pasokan air sepanjang tahun tetapi ada juga beberapa sungai yang mengalir hanya pada musim hujan. Kerambah ikan ditempatkan di tengah danau dengan jangkar yang kuat terikat sepanjang sisi daratan. 13 A ASC Draft Laporan Audit JAPFA Page 4 of 23

Versi 1 09.2013

Untuk kegiatan tersebut perusahaan telah memiliki sertifikat BAP. Kapasitas produksi kerambah ini adalah: 759.613kg

4. Ruang Lingkup Audit Penilaian ini dilakukan sesuai dengan standard ASC Tilapia v1.0. Spesies yang diproduksi di kerambah adalah ikan jenis Oreochromis niloticus. Lingkup Audit: Kerambah Artha Lautan Mulya (satu lokasi),untuk jenis ikan Oreochromis niloticus. Sumber air : Danau Toba. Sumber ini berbeda dengan sumber air untuk pembenihan, oleh karena itu, pembenihan tidak termasuk unit yang diaudit.

5. Perencanaan Audit Jenis Kegiatan

Lokasi

Petugas

Tanggal*

Evaluasi Dokument:Data sebelum di audit

Kantor IMO

MIS

12.09.13

Audit (principle 1-6)

Tigaras,Provinsi Sumatra Utara Province Indonesia

XTS

11 13.12.2013

Audit (principle 7)

(ditunda sampai audit ke-2)

Stakeholder & community meetings/interviews

(ditunda sampai audit ke-2)

Writing of the report

Kantor Pusat IMO

MIS

12.01.14

Reviewing the report

Kantor Pusat IMO

TOS, AB

12.01.14

Client report to client

Kantor Pusat IMO

XTS

14.01.14

Updating report

Kantor Pusat IMO

TOS, AB

16.01.14

Draft public report to ASC

Kantor Pusat IMO

TOS, AB

31.01.14

Stakeholder comments

10 days

Updating report

Kantor Pusat IMO

TOS

open

Certification decision

Kantor Pusat IMO

TOS CC

open

Final public report to ASC

Kantor Pusat IMO

KIB

open

* Laporan versi yang sebelumnya tidak dipublikasikan. Audit ini dilakukan bersama Bp. Hermanto – Head Of Tilapia, Bp. Hartoyo - HOU, Bp. Lukman A.SKepala Jaminan Mutu. Staf lainnya / pekerja lainnya seperti Bp. Effendy, Ibu. Nani, Ibu. Siti, Bp.Advent, Nona Eva, Nona Rehna - penerjemah yang bergabung dengan tim auditor dan bekerja sesuai dengan tanggung jawab mereka dan bagian –bagian yang di audit. Interview para pengguna/stakeholder beserta masyarakat tidak dilaksanakan karena belum ada audit bidang sosial. Name

Affiliation

NA


Versi 1 09.2013

6. Temuan Rincian bukti temuan yang cocok dengan masing-masing kriteria selama audit dilakukan dapat ditemukan dalam Lampiran 1. Setiap kesalahan dan daftar rencana perbaikan masing-masing kesalahan dijelaskan pada bagian 10 dari laporan ini. Rekomendasi untuk kesalahan tidak tercantum di sini karena merupakan bagian dari lampiran 1. Untuk rincian pengiriman pada para stakeholder, silakan lihat Lampiran 4. DO diukur secara mingguan mulai dari bulan April 2013 sedangkan menurut standar harus diukur selama 12 bulan (Kegiatan peternakan ikan ini dimulai pada bulan Januari 2012). DO yang diukur hanya DO sewaktu matahari belum terbenam. DO di pagi hari diukur setelah matahari terbit kirakira jam 07:00 s/d 8:00. Metode dan waktu pengukuran ini tidak sesuai dengan persyaratan standar ASC. Tidak ada pengukuran dan analisis air yang dilengkapi dengan data dalam kurun waktu 6 bulan pada berbagai lokasi yang dikenai limbah sebagaimana tercantum pada peraturan dan standard RWFA & RWRP. Tidak ada bukti untuk konversi lahan basah yang berada pada radius 5 kilometer dari tempat usaha semenjak tahun 1999. Pernyataan tentang pakan ikan diperlukan dan mesti dijelaskan. Perencanan aspek kesehatan ikan ditulis oleh manajemen, tetapi tidak diriview dan disetujui oleh ahli spesialis bidang kesehatan ikan. Secara umum,usaha yang sedang diaudit telah dipersiapkan untuk keperluan audit. Namun, beberapa data sebelum dilakukan audit tidak tersedia,dan begitu juga data sewaktu audit sedang berlangsung. Data lainnya juga tampak sebagai hasil pencarian melalui internet, misalnya: daftar merah kadar IUCN,jumlah ikan yang tidak akurat. Para auditor memiliki akses untuk membuka semua dokument, dan terlihat bahwa para pegwai atau staf tidak dilatih dalam penerapan prosedur internal seperti yang telah dicantumkan pada standar ASC . Indikator sosial tidak diaudit (lihat permintan varian pada lampiran 4). Penjelasan mengenai status sertifikasi ini dapat ditemukan di bagian 8 laporan ini.

7. Hasil Audit Rincian bukti hal-hal yang cocok dengan setiap kriteria dalam standar dapat ditemukan pada Lampiran 1.

8. Keputusan Tidak ada sertifikat yang diberikan. Keputusan pemberian sertifikat tergantung pada hasil audit sosial, surat penjelasan rencana kegiatan perbaikan atas semua kesalahan NCS yang kecil, detail rencana kegiatan perbaikan untuk setiap kesalahan NCS yang serius, serta menunggu permohonan penjadwalan ulang audit di lokasi perusahaan. Daftar kesalahan NCS terdapat pada bagian 10. laporan ini. 13 A ASC Draft Laporan Audit JAPFA Page 6 of 23

Versi 1 09.2013

9. Penentuan awal COC Penilaian Resiko yang ditimbulkan usaha kerambah L – resiko rendah: tidak ada resiko serius karena system pengendali berjalan dengan baik dan sudah ada ijin. M – resiko menengah: terdapat resiko dalam kerambah tapi cukup terkendali karena sistim pengendalian berjalan dengan baik. H – resiko tinggi: resiko tinggi terjadi karena sistim pengamanan perusahaan tidak mencukupi. Kode Reference CR

Pengintegritasan produk yang telah tersertifikasi

Tingkat resiko

Alasan timbulnya resiko

17.5.1

System yang digunakan

Menengah

17.5.1.2

Kesempatan untuk mencari tambak pengganti sebelum dan sesudah panen

Rendah

17.5.1.3

Kemungkinan pengenalan produk dari luar kedalam unit yang sudah tersertifikasi Pembaruan sistim manajemen

Rendah

Resikonya kecil, karena ada beberapa tambak traditional Tilafia di Tigaras

Rendah

Resiko pembaruan sistim

17.5.1.4

Staf harus lebih dilatih lagi dalam mengaplikasikan prosedur internal maupun prosedur yag sesuai dengan standar ASC Sedikit sekali kemungkinanan adanya tambak pengganti karena hanya ini adalah satusatunya tambak milik PT. Artha Lautan Mulya dalam radius 4 km

managmen rendah karena sistim management yang ada sekarang sudah kuat 17.5.1.5

Kesediaan alat transportasi

Rendah

Resiko rendah karena tersedia kapal bot dan Truk

17.5.1.6

Jumlah dan lokasi panen

Rendah

Perkiraan resiko secara umum

Menengah

Resiko rendah karena ada satu lokasi di depan kantor Secara umum resiko berada pada skala menengah karena perusahaan memerlukan kerja keras dalam mengimplementasikan standard yang ada, khususnya standar pola management air.

Jika CAB sudah memutuskan bahwa sistem ini sudah cukup baik, maka produk bisa diajukan untuk menjalani proses sertifikat lebih lanjut dan berhak memakai label ASC.


Versi 1 09.2013

Ruang lingkup sertifikat ASC meliputi perubahan kepemilikan setelah sertifikasi COC diperoleh: Seiring dengan pertumbuhan usaha,maka ruang lingkup penilaian meliputi panen, pembawaan ke darat, dan Sub-kontrak transportasi dalam tangki yang disegel untuk pengolahan. Sertifikasi COC diperlukan dari titik bongkar tangki yang disegel. Tidak ada hasil persetujuan retrospektif yang diterapkan. Hanya produk yang dipanen pada tanggal sertifikasi disetujui untuk diberi logo ASC. Jika ternyata CAB memutuskan sistem ini tidak memadai, maka produk tidak boleh lanjut pada prosess sertifikasi dan produk perusahaan ini tidak memenuhi syarat untuk memakai Label ASC. Berikut ini adalah produk yag tidak boleh lanjut pada proses sertifikat dan tidak memenuhi syarat untuk memakai label ASC: No Penentuan ini akan tetap berlaku sampai direvisi oleh CAB dalam audit berikutnya.

10. Laporan kesalahan N° of CC

Tahu n

Gener al

2013

Kategori Ketidak sesuaian kesalaha (Ringkasan) n Kesalahan Persiapan Data: Data tidak disiapkan berat sebelum di audit. Perhitungan nilai TP, TN, FFER, dan tingkat kebangkitan usaha harus sudah di kalkulasi ulang sewaktu diaudit Staf yang bertugas dalam penyajian, perhitungan data tidak tahu dan tidak pernah dilatih tentang standarisasi ASC


Rencana Kegiata

Penyebab kesalahan: Data Produksi sebenarnya ada tapi tidak secara engkap di tabulasi Staf yang bertugas dalam penyajian data tidak tahu dan tidak pernah dilatih tentang standarisasi ASC Rencana perbaikan: Kami akan menghitung kebali pada kerambah tertentu pada waktu tertentu dan kamijadikan sebagai data,kemudian staf yang bertanggung jawab akan membuat matriknya sesuai dengan standard ASC. Data dalam bentuk matrik akan mulai dberlakukan pada bulan Januari 2014 dan akan di control/awasi oleh staf pengwaan mutu. Kalau staf tersebut tidak dapat bertanggung jawab atas informasi matrik,maka dia akan digantikan oleh

Jatuh Tempo 31.01.14

Versi 1 09.2013

N° of CC

1.1.2a

2.3.1

Tahu n

2013

2013

Kategori kesalaha n

Ketidak sesuaian (Ringkasan)

Kesalahan Pajak: Ada tiga jenis pajak yang Kecil harus dibayar perusahan . Pajak penggunaan air secara bulanan: Pajak telah dibayar pada bulan October 2013. Akan tetapi tidak ada bukti pembayaran pajak pada bulan-bulan lainnya selain bulan Oktober. . Pajak bangunan pertahun. Perusahaan telah membayar pajak tahun 2013,akan tetapi tidak ada bukti pembayaran pajak dari January 2013 –Oktober 2013

Kesalahan Pengukuran DO a. DO diukur setiap berat minggu pada bulan April 2013 sedangkan dalam standar pengukuran seharusnya DO diukur selama 12 bulan apalagi usaha tambak ikan ini dimulai setelah Desember


Rencana Kegiata

supervisornya. Waktu yang diberikan : 50 hari Pernyataan IMO: disetujui Kalkulasi ringkasan sudah diserahkan (diterima tgl 16.01.14). Akan tetapi tolong diberi data dari kerambah yang benar dan serahkan data berupa Excel kepada pihak IMO. Sumber permasalahan: Kami mempuyai bukti pembayaran pajak bulan Oktober 2013,tapi kami tidak dapat memaksa petugas pajak untuk mengeluarkan bukti pajak sesuai dengan bulan yang kami inginkan

Jatuh Tempo

Akan diverifikasi pada waktu audit mendatang .

Rencana perbaikan: Petugas pembayaran pajak harus membayar pajak secara bulanan sehingga ada bukti pajak lengkap dengan segala alat buktinya. Jangka Waktu: 50 hari Pernyataan IMO Benar,tolong disiapkan bukti pajak atas semua pajak yag telah dibayar baik secara bulanan maupun pajak yang dibayar secara tahunan.Pelaksanaanya akan diaudit nanti. Sumber masalah: Kami memiliki alat untuk memonitor air yang dipasang semenjak bulan April 2013. Kami tidak memiliki tenaga yang terlatih untuk mengukur DO

12-bulan Semua hasil diserahkan sebelum audit mendatang

Kami masih Versi 1 09.2013

N° of CC

Tahu n

Kategori kesalaha n

Ketidak sesuaian (Ringkasan) 2009.(tepatnya pada bulan Januari 2012). Yang diukur hanya DO pada waktu matahari terbenam dan pada pagi hari DO yang dicatat adalah DO setelah matahari terbit (dari jam 7.00-8.00). Hal ini tidak sesuai dengan standard. d.Tidak ada kalkulasi DD DO sebelum diaudit. Disamping itu, metode pengambilan air sebagai sample juga salah, sehingga hasil yang didapat juga salah.

f. Saksi DO Saksi menyatakan bahwa peralatan DO dikalibrasi pada setiap pengukuran.Perusahaan hanya mengukur pada kedalaman 1 meter bukannya 0,3 meter seperti yang diperlukan

2.5.1

2013

Kesalahan Kualitas air pada matrix monitoring


Rencana Kegiata

Jatuh Tempo

menggunakan standard DO 1 meter dan belum ada ketentuan khusus untuk penentuan titik yang akan di observasi apakah di danau yang terbuka atau pada air masuk atau air keluar. Rencana Perbaikan Kami akan sering mengadakan kontrol air sesuai dengan standard ASC. Kami akan menjadwal ulang monitori kualitas air dan akan memberikan pelatihan pada staff agar dapat mencatat data sesuai dengan standard ASC Waktu yang dibutuhkaan: 50 hari Pernyataan MO: setuju Hasil DDDO yang diserahkan pada IMO (diterima tgl 16.01.14) berlaku hanya dari bulan Apr. 2013 sampai Dec 2013. Yang diperlukan adalah sampai bulan Maret 2014. Mohon diserahkan hasil DDDO yang berlaku 12 bulan lengkap dengan metode pencatatan dan waktu pencatatan sesuai dengan standar ASC. Sekaligus klarifikasi alasan mengapa pengukuran DO dilakukan pada kedalaman 0.5, 1 and 3 m (bukan 0.3 m seperti yang dinyatakan dalam standar ASC Akar permasalahan: Kami belum punya

6-bulan semua hasil Versi 1 09.2013

N° of CC

Tahu n

Kategori kesalaha n berat


Rencana Kegiata

laboratorium. a. Parameter yang dipakai berdasarkan pengukuran dari bulan May 2013 dan hanya pada FO. Tidak ada data mengenai FA and RP. b. Matrik kualitas air pada monitoring tidak lengkap karena data FA dan RP hilang g. Menunggu test laboratorium

Pada pengukuran kualitas air dan matrik kualitas air,kami masih menggunakan standar internal perusahaan dan masih mengandalkan jasa laboratorium diluar perusahaan.

Jatuh Tempo RWRP, RWFO, RWFA sebelum audit mendatang .

Rencana Perbaikan: Kami akan perbaiki dan akan melengkapi laporan test kualitas air sesuai dengan standard ASC Kami akan bangun laboratorium segera.kami akan merekrut ahli kualiti kontrol air,dan juga akan membangun laboratorium untuk monitoring dan menilai kualitas air. Batas waktu: sampai akhir 2014 Pernyataan IMO: setuju. Meskipun yang diserahkan hanya satu tipe kontrol mutu air ( diterima tgl 16.01.14) yang memuat kontrol bulan May 2013 sampai Dec 2013,namun tidak ada indikasi RWRP, RWFO, RWFA pada GPS dengan koodinate yang telah ditemtukan. Perusahaan telah menyerahkan laporan kontrol kualitas air yang diperoleh dari laboratorium pada bulan December. Diperlukan laporan semua jenis hasil labor dengan data meliputi


Versi 1 09.2013

N° of CC

Tahu n

Kategori kesalaha n


Rencana Kegiata

Jatuh Tempo

kurun waktu 6 bulan untuk masing masingnya Mohon diserahkan ke IMO sebelum audit mendatang semua laporan hasil testing kualitas semua air masuk dalam kurun waktu 6 bulan 2.6.1

2013

Kesalahan Daerah konservasi Tidak ada bukti berat kepemilikan daerah konservasi dalam radius 5km semenjak 1999

Sumber permasalahan: Kami belum menerima informasi secara khusus tentang adanya daerah konservasi disekitar danau Toba tapi kami telah minta izin lokasi penempatan jarring kerambah terapung

Sebelum Audit mendatang

Kami tidak mempunyai peta daerah konservasi di sekitar Danau Toba. Rencana Perbaikan Kami akan menghubungi organisasi pengelola konservasi wetland di Indonesia dan akan mencari tahu lokasi konservasi wetland sekitar danau Toba melalui internet, Pemerintah daerah, WWF dan organisasi lainya yang memahami cadangan air sekitar danau Toba. Batas waktu: 50 hari Pernyataan IMO: setuju. Akan tetapi peta lahan usaha yang disampaikan tgl 16.01.14) tidak dijelaskan dengan rinci penggunaan konservasi wetland.Tolong di serahkan pernyataan atau keterangan 13 A ASC Draft Laporan Audit JAPFA Page 12 of 23

Versi 1 09.2013

N° of CC

4.4.2

Tahu n

2013

Kategori kesalaha n


Kesalahan Daftar Merah kadar IUCN dalam pakan ikan Berat Tidak ada analisa daftar kadar terlarang pada UCN

Rencana Kegiata

mengenai lokasi usaha dan hubungannya dengan konservasi wetland dalam radius 5-km dari tempat usaha semenjak tahun 1999 dan apakah keberadaan usaha mengurangi jumlah habitat pada konservasi wetland tersebut atau tidak. Sumber masalah: Kami belum mempunyai daftar kadar pakan yang dilarang oleh IUCN, Kami belum mengerti standar kadar larangan IUCN pada pakan ikan yang kami gunakan

Jatuh Tempo

31.01.14

Rencana perbaikan: Kami akan caritahu standar daftar kadar larangan IUCN dan akan minta pernyataan resmi dari supplier kami. dengan demikian kami bisa pastikan bahwa pakan yang kami gunakan sudah mememuhi standar IUCN dan tidak melanggar kadar larangant, dan staf kami bidang quality control akan mencatat dengan benar. Batas waktu: 50 hari Pernyataan IMO statement: Tidak disetujui Rencana kegiatan dan perbaikannya yang diserahkan pada tanggal16.01.14 salah persepsi dan menyimpang dari standarASC. Kriteria 4.4 itu adalah untuk mengontrol hama ikan 13 A ASC Draft Laporan Audit JAPFA Page 13 of 23

Versi 1 09.2013

N° of CC

5.1.3

Tahu n

2013

Kategori kesalaha n


Kesalahan Pakan Ikan a.Klien belum kecil menyiapkan kebijakan tentang struktur organisasi pendukung untuk menggantikan perusahaan pembuat pakan menjadi pakan yang telah terakreditasi oleh ISEAL-untuk pakan yangmengandung tepung Ikan dan minyak ikan . b. Klient belum menyiapkan kebijakan tentang sumber pakan yang mengandung tepung ikan dan minyak ikan yang telah disetujui oleh semua anggota dan sudah dapat sertifikasi dari ISEAL pada tgl19 December 2014.

Rencana Kegiata

dimana pihak perusahaan menentukan dan mengadakan analisa apakah pakan ikan tersebut mengandung IUCN.Daftar species terlarang dan kadar berbahaya lainya harus diserahkan.Kalau ada hama atau pakan yang berbahaya termasuk dalam air yang digunakan,maka jelaskan tindakan yang diambil perusahaan sesuai dengan kriterianya. Sumber masalah: Kami belum mengerti tentang standar ISEAL yang harus ditaati dalam hal pakan yang kami gunakan, karena kami menggunakan pakan yang diproduksi oleh rekanan perusahaan kami.

Jatuh Tempo

31.01.14

Tindakan Perbaikan: Kami akan pastikan untuk memberikan pakan yang mempuyai kadar tepung ikan dan minyak ikan. Kami akan memastikan bahwa persyaratan dan membuat pakan yang kami gunakan tidak melanggar standar ISEAL dan kami akan pastikan bahwa supplier pakan kami adalah anggota ISEAL. Jangka Waktu: 50 hari Pernyataan IMO : Tidak disetujui Berdasarkan pernyataan kebijakan yang diserahkan oleh


Versi 1 09.2013

N° of CC

5.1.4

Tahu n

2013

Kategori kesalaha n


Kesalahan Nilai Ikan Klien tidak berat mencantumkan nilai ikan yang mesti menggunakan pakan tepung ikan dan minyak ikan.Yang disampaikan hanya status ikan yang kurang dan sama dengan 6 (>=6).

Rencana Kegiata

IMO ke JAPFA (tanggl 16.01.14), meskipun dinyatakan dalam kegiatan perbaikan bahwa perusahaan telah menggunakan pakan dari perusahaan yang telah terakreditasi oleh ISEAL,hal ini perlu bukti pendukung misalnya sertifikat dari ISEAL.Mohon dikirim sertifikat dari ISEAL sebagai supplier pakan rsmi,kalau ternyata tidak ada,maka mohon direvisi pernyataan anda, dan tunjukan bahwa anda telah berusaha pindah kepakan yang tersertifikasi. Sumber masalah: Pernyataan yang kami peroleh dari pemasok tidak jelas nilai ikannya. Kami tidak memahami bahwa kadar minyak ikan dan tepung ikan yang terkandung dalam pakan yang kita gunakan harus jelas nilai ikannya. Tindakan Perbaikan: Kami akan meminta pernyataan resmi mengenai komposisi tersebut

Jatuh Tempo

31.01.14

Jangka Waktu: 50 hari Pernyataan IMO: tidak disetujui. Karena ada kekacauan dalam indikator 5.1.3 dimana pihak perusahaan menyatakan sudah menggunakan tepung ikan dan minyak ikan dari pemasok pakan yang tersertifikasi ISEAL. Dari informasi jumlah ikan yang kami terima tgl 13 A ASC Draft Laporan Audit JAPFA Page 15 of 23

Versi 1 09.2013

N° of CC

5.2.1

6.3.1b

Tahu n

2013

2013

Kategori kesalaha n


Kesalahan Pakan b. Perusahaan belum ringan menyiapkan surat kesepahaman dengan supplier pakan tentang mutu dan kesinambungan pakan . e. Perusahaan belum meminta pernyataan kebijakan kesinambungan produk dari suplier

Kesalahan Catatan Ikan Mati ringan

Catatan sanitasi menunjukkan adanya sejumlah ikan yang mati.


Rencana Kegiata

diterima 16.01.14,terbukti dari pakan bahwa nilai ikan masih di bawah 6. Harap dijelaskan dengan rinci karena seharusnya indikator 5.1.4. sebelum dicapai 5.1.3 Sumber masalah: Kami belum mempunyai nota kesepahaman dengan supplier . Rencana perbaikan: Kami akan dapatkan nota kesepahaman dan surat jaminan mutu dan keberlanjutan pakan Batas waktu: 50 hari

Jatuh Tempo

31.01.14

Pernyataan IMO : Disetjui Perusahan dan supplier pakan telah menyampaikan surat kesepahaman dan pernyataan mutu serta kebijakan kesinambungan pada IMO (diterima tgl 16.01.14). Akan tetapi isi kesepahaman belum menyingung kadar tepung ikan dan minyak ikan sebagaimana yang tertera pada indikator 5.1.3b. Perusahaan harus memastikan bahwa penysuplai pakan mengerti konsep produk yang berkesinambungan dan stadar pakan. Sumber masalah: Staf administratif telah mencatat kematian ikan dan sanitasi sejak usaha pertama beroperasi, tetapi dia mencatat dalam buku

Akan diverifikasi pada waktu audit

Versi 1 09.2013

N° of CC

Tahu n

Kategori kesalaha n

Ketidak sesuaian (Ringkasan) Catatan ini telah disimpan semenjak bulan Mei 2013. Catatan ini tidak benar.

Rencana Kegiata

Jatuh Tempo

yang berbeda dan belum dikelompokkan dalam tabel khusus baik untuk catatan kematian maupun sanitasi.

mendatang

Rencana koreksi: Kami akan lengkapi catatan kematian ikan mulai dari bulan Januari 2013 serta akan memperbaharui table agar sesaui dengan standar ASC dan akan kami jadikan sebagai standarisasi catatan kematian dan sanitasi ikan. Batas Waktu : 50 hari Pernyataan IMO : Disetujui. Perusahaan telah menyerahkan ke IMO rekapitulasi jumlah ikan yangmati (diterima tgl 16.01.14) meliputi 12 bulan terhitung mulai dari tgl 13 jan. Sampai 13 Dec. (laporan bulanan). Implementasi catatan harian tentang kematian ikan akan di verifikasi sewaktu audit yang akan dating 6.4.1b

2013

Kesalahan Kesehatan Ikan ringan

Kesehatan ikan telah sesuai dan telah mengikuti persyaratan yang diminta. Namun, laporan kesehatan ikan ditulis oleh manajemen perusahaan bukan dan belum disetujui oleh dokter spesialis kesehatan ikan


Sumber masalah: Manajemen Perawatan Kesehatan ikan Tilapia hanya dilakukan oleh internal perusahaan dan hanya berlaku untuk lokasi tambak di Danau Toba. Manajemen Perawatan Kesehatan ikan Tilapia yang terstruktur,sampai saat ini telah terbukti mampu mempertahankan tingkat kesehatan dan

31.01.14

Versi 1 09.2013

N° of CC

Tahu n

Kategori kesalaha n


Rencana Kegiata

Jatuh Tempo

kesegaran ikan. Tindakan Perbaikan: Dengan pertimbangan kebersihan dan kesehatan serta mengingat tingkat kesegaran ikan kami akan meminta pimpinan untuk menyetujui standarisasi ini Batas waktu: 50 hari Pernyataan IMO: Tidak disetujui SOP penangan kesehatan ikan telah telah disampaikan ke IMO (diterima tgl 16.01.14). Namun, tidak ada penjelasan yang rinci tentang kesehatan ikan. Rencana perbaikan: Jelaskan dalam ringkasan eksekutif dengan Bahasa Inggris dan halaman berapa dari SOP yang ada persetujuan perencanaan kesehatan ikan oleh dokter hewan atau oleh tenaga kesehatan profesional. N° dari CC

artinya Jumlah tidak memenuhi kriteria (misalnya poin. 1.1.1). Kalau masih ragu,tolong ditunjukan pada bab berapa pada laporan anda.. Year Yang dimaksud dengan tahun adalah tahunpertama ketidak sesuaian di observasi. Cat Adalah jenis / kategori sangsi yang diberikan: tingkatannya adalah ringan atau serius/pelanggaran serus terhadap standard yang telah ditetapkan Action plan Adalah rencana untuk memperbaiki kesalahan yang diyatakan oleh perusahaan dan harus disetujui oleh IMO. Dilengkapi dengan batas akhir perbaikan tersebut. Deadline Date adalah batas waktu yang diberikan agar IMO bisa mengevaluasi implementasi dariperbaikan tersebut. Status Adalah status dari pelaksanaan perbaikan tersebut yang dinyatakan dalam katakata: selesai,sebahagian selesai,belum dilaksanakan min Kesalahan kecil lihat lampiran 2 Maj Kesalahat berat lihat lampiran 2


Versi 1 09.2013

11. Jadwal audit mendatang Isilah jadwal audit mendatang ( tahun,bulan) Lengkapi jadwal sertifikasi ulang setiap tiga tahun; dan tahun terakhir terakreditasi (tahun): IMO berhak untuk melakukan tambahan audit secara mendadak sesuai dengan standar prosedur (SOP) IMO. Demikian juga, audit tambahan dapat dilakukan dalam rangka review dokumen. Keterangan operator (pilihanl): Tidak ada keterangan Operator telah mengkonfirmasi kesepakatan mereka dengan laporan ini dan telah berkomitmen untuk menerapkan / mengadakan tindakan perbaikan dengan adanya rencana kegiatan. Keputusan sertifikasi akhir dibuat oleh petugas sertifikasi yang bertanggung jawab di IMO. Persetujuan Petugas Hermanto ________________________________ nama & tanda tangan Confirmation of auditor Tran Xuan Sang ___________________________ name & tanda tangan


13.12.2013,Tigaras tanggal, lokasi

13.12.2013, Tigaras tanggal, lokasi

Versi 1 09.2013

Lampiran Lampiran 1. Hasil Evaluasi

P1-6

Lihat dokumen yang dilampirkan secara terpisah.Informasi berikut ini bersifat rahasia dan telah dihilangkan dari laporan publik: - Data dan analysis monitoring air

Lampiran 2. Hasil Evaluasi

P7

Audit social akan dilakukan bersamaan dengan audit lanjutan dan akan di umumkan secara resmi.


Versi 1 09.2013

Lampiran 3. Klasifikasi kesalahan Kesalahan kecil a) Untuk sertifikasi awal, CAB dapat merekomendasikan pemohon untuk memperoleh sertifikasi setelah rencana tindakan untuk mengatasi ketidaksesuaian telah disepakati oleh kedua klien dan CAB. i.Rencana tindakan harus mencakup deskripsi singkat: A. Sumber penyebab dari ketidaksesuaian B. Tindakan korektif harus diambil dimaksudkan untuk memuaskan mengatasi ketidaksesuaian C. Jangka waktu pelaksanaan tindakan korektif (s) ii. Kesalahan kecil dapat berkepanjang satu tahun kalau kegiatan perbaikan /korektif tidak dilakukan karena keadaan di luar kendali klien. b) CAB harus menaikkan status kesalahan kecil menjadi kesalahat berat/besar kalau kesalahan kecil berulang kali terjadi pada persyaratan tertentu. c) CAB tersebut harus mensyaratkan bahwa kesalahan kecil yang muncul selama audit harus dijawab dengan memuaskan dalam satu (1) tahun. Kesalahat berat a) Dalam kasus kesalahan berat yang muncul selama masa berlaku sertifikat, CAB meminta perusahan menyelesaikannya: i. Sebelum diberikan sertifikasi ii.Dalam 3 bulan audit atau pada waktu re-audit iii.Sumber masalah ke salahan haru sudah terindentifikasi

b).Dalam kasus kesalahan berat yang muncul selama dalam sertifikasi,maka CAB meminta; i. Bahwa pemegang sertifikat telah menyelesaikan kesalahan kecil dengan memuaskan dalam kurun waktu maksimum tiga (3) bulan ii. Seandainya perbaikan kesalahan tidak memungkinkan dilakukan karena adanya factor diluar kemampuan perusahaan, maka waktu perbaikan diperpanjang satu kali untuk jangka waktu 3 bulan.Tiga bulan jika implementasi penuh tindakan korektif tidak mungkin karena keadaan di luar kendali klien iii. Bahwa penyebab utama dari kesalahan telah teridentifikasi


Versi 1 09.2013

Lmpiran 4. Form 1 – Permintaan untuk Penilaian Kesesuaian atau Varian Formulir ini digunakan untuk pengajuan permintaan oleh Badan Penilai Kesesuaian ke ASC untuk meminta interpretasi dari ASC atas persyaratan normatif dan / atau permintaan untuk varian dari persyaratan normatif tertentu. Permintaan I CAB (PT. Artha Lautan Mulya_JAPFA)

1.1 Nama CAB

1.2 Tanggal Penyerahan

Institute for Marketecology (IMO), Switzerland 1.5 ASC Documen Rujukan

15.01.14

1.3 Petugas CAB yang bisa di hubungi Michèle Stark

1.4 Alamat Email Petugas CAB yang bisa dihubungi [email protected]

Sertifikat ASC dan Syarat-syarat Akreditasi 1.6 Latar Belakang (Berikan informasi yang lengkap terhadap hal yang terjadi) Karena adanya masalah visa, auditor sosial tidak bisa datang ke Indonesia seperti yang direncanakan dan harus berbalik di kantor pusat. Akibatnya audit sosial tidak bisa dilakukan. Karena status pelaksanaan standarisasi tidak dapat mengarah pada sertifikasi, audit sosial akan dilakukan dengan tindak lanjut di lokasi perusahaan dan akan diumumkan jadwal pastinya 1.7 Rekomendasi untuk tindakan/Keputusan Karena audit sosial tidak dapat dilakukan dan kalau sudah direncanakan lagi,maka laporan bagian sosial akan di-upload untuk keperluan konsultasi publik lainnya. II Keputusan ASC 2.1 Status

2.2 Tanggal dikeluarkannya keputusan ASC

Ditutup 2.3 Keputusan Varian ASC

2.3 Interpretasi ASC


Versi 1 09.2013

Lampiran 5. Penyerahan pada Stakeholder I Yang diserahkan meliputi informasi dokument tertuis dan informai lain serta tanggpan tertulis yang diberikan oleh CAB. Jangka waktu konsultasi publik Pengumuman Audit (diberitahu 30 hari sebelum

Penyerahan pada pihak

Tanggapan IMO

pengguna Belum ada menerima

n/a

penyerahan apapun

di audit)

Draft Laporan pubic (diberi tahu 10 hari semenjak diulkiasikannya laporan)


Versi 1 09.2013

Draft Laporan Audit Publik*

Recommend Documents