Draaiboek secretariaat vrijwilligers:
Locatie : Oude Markt te Vlissingen Vrijdag 6 juni : 11.00 uur – vrijwilligers melden bij Mariette (Oude Markt) 12.00 uur – opening secretariaat voor deelnemers 17.45 uur – 19.00 secretariaat gesloten ( vaste ploeg eten Speyk ) 18.30 uur – vrijwilligers avondploeg aanwezig 19.00 uur – secretariaat open deelnemers 21.00 uur – secretariaat dicht ( uitloop ) Zaterdag 7 juni : 08.00 uur – vrijwilligers melden bij Mariette (Oude Markt) 08.30 uur – vrijwilligers uitleg wat te doen 09.00 uur – secretariaat open deelnemers 11.30 – vrijwilligers middagploeg aanwezig (melden Mariette - Oude Markt) 17.00 uur – secretariaat gesloten ( uitloop voor de laatkomers ) Openingstijden : Vrijdag 6 juni 12.00 uur – 17.45 uur Vrijdag 6 juni 19.00 uur – 21.00 uur Zaterdag 7 juni 9.00 uur – 17.00 uur ( uitloop voor de laatkomers ) Verantwoordelijken secretariaat : Joan Verbeem
INSTRUCTIES SECRETARIAAT EN BAGAGEDEPOT Secretariaat Er komen 6000 deelnemers hun startnummer, shirt en zonnebril ophalen! Werk netjes, nauwkeurig en snel zodat de wachttijden voor de deelnemers op drukke tijden minimaal is. Er worden rijen gemaakt voor de startnummers: A0001 – A1200 A1201 – A2400 A2401 – A3600 A3601 – A4800 A4801 – rest
De startnummers voor de kinderen zit bij ouders in envelop. Er zijn 3 verschillende startnummers Roze, Blauw en Groen. Roze = hardlopers Blauw =wandelaars Groen= kinderen (die samen met een volwassen deelnemer gratis zijn ingeschreven)
De deelnemers hebben een mail ontvangen waarin staat dat ze de mail moeten uitprinten en meenemen. Op vertoon van de mail en KOPIE LEGITIMATIEBEWIJS krijgen de deelnemers hun startnummer. In sommige gevallen laten deelnemers hun zorgpasje zien!
HEEL BELANGRIJK : CONTROLEER OF DE KINDEREN DE JUISTE GEBOORTEDATUM OP HUN ID HEBBEN STAAN, ZO NIET GELIJK DOORVERWIJZEN NAAR JOAN! Deelnemers weten zelf hun startnummer al, deze staat in de mail vermeld. De deelnemers gaan zelf in de juiste rij staan voor het ophalen van hun startnummer. -
Je pakt de uitgeprinte mail (zie voorbeeld mail onder draaiboek) Controleert mail + id (naam en geboortedatum moeten overeenkomen) Controleer de mail + id van het kind indien van toepassing Pak de juiste envelop met het startnummer
voorbeeld adres sticker -
Op de envelop staan de maten van de shirts (ook vermeld in de e-mail) MAAT SHIRTS : K = XS S=S M=M L=L X = XL E = XXL
-
Pak de juiste maat shirt Kinderen t/m 7 jaar (dus geboren op of na 7 juni 2006) krijgen een shirt maat 128-140 Kinderen 8 t/m 12 jaar die XS besteld hebben kunnen kiezen of ze shirt 158-164 nemen of XS zolang de voorraad strekt. (Er zijn 90 shirts maat 158-164) Kinderen 8 t/m 12 jaar die S, M, L of XL besteld hebben krijgen gewoon de bestelde maat. Pak een zonnebril (let op : kinderen ook ) Pak voor kinderen een mondkapje Pak een zakje voor de telefoon Pak een kaartje Arsenaal Pak flyer rijbewijs team en flyer intersport Geef het setje mee Wens ze veel plezier !
Het Arsenaal geeft kaartjes waarmee de tweede persoon gratis toegang heeft, geef deze mee aan iedere deelnemer! Maar denk ook vooral aan onze sponsorflyers van Rijbewijs team en Intersport Vlissingen. In de envelop zitten de veiligheidsspeldjes voor het vastmaken van het startnummer. Mocht deze bij iemand missen, Joan heeft voorraad. LET OP : ER KUNNEN GEEN SHIRTS VAN MAAT GERUILD WORDEN. DE MAAT DIE ZE BESTELD HEBBEN GEEF JE MEE! Probleem gevallen : Voorkomende problemen: - Geen mail mee - Geen ID mee - Naam en ID komen niet overeen - Geboortedatum kinderen komt niet overeen - Spontaan willen deelnemen deelnemen etc Al deze deelnemers doorverwijzen naar Joan, Kelly en Sam!
Bagagedepot Locatie bagagedepot: Oude Markt. (achter de HEMA) Openingstijden bagagedepot: 7 juni: 12:00 – 0:30 uur Kosten: €2,00 Het bagagedepot is een extra "betaalde" service die we de lopers kunnen bieden. Wij letten op hun spullen terwijl zij genieten van onze fantastische loop. Om overzicht te kunnen houden hebben alle startnummers een label. Dit label heeft dezelfde kleur en nummer als hun startnummer. Het bagagedepot moet apart betaald worden en zit niet bij het startnummer inbegrepen. Kosten zijn €2,00 per label. In de garderobe is een verdeling gemaakt van de startnummers op de rekken, zodat tassen gemakkelijker terug zijn te vinden. Plaats de tas dus altijd op het juiste rek zodat deze ook weer gemakkelijk terug te vinden is wanneer ze de spullen weer komen ophalen. Ophalen KAN ALLEEN OP VERTOON VAN STARTNUMMER. Geen startnummer, geen tas terug!
Planning: de vrijwilligers hebben een dubbele functie. Verstrekken startnummers etc en inname tassen. Openingstijden staan hierboven.
Instructie vrijwilliger: De lopers gaan in de rij staan bij het bagagerek wat overeen komt met hun startnummer. Ze hebben het label duidelijk zichtbaar en stevig aan hun bagage bevestigd.
Je rekent €2 af per label. Je krijgt een heuptasje wat je hiervoor moet gebruiken… Geef duidelijk aan dat bagage alleen op vertoon van startnummer opgehaald kan worden! Je neemt de tas aan en wenst de lopers een fijne dag Je plaatst de tas in het juiste bagagerek Je plaatst de tas in het juiste rek. Herkenbaar aan: A0001 – A1200 A1201 – A2400 A2401 – A3600 A3601 – A4800 A4801 – rest
Wanneer je veel munten in je tasje hebt zitten leeg dit dan bij de kassa. Bij Joan. Wanneer de tas opgehaald word vraag je naar het startnummer Zoek in het bagagerek wat met dit nummer overeenkomt naar de bagage Retourneer de bagage en wens de loper een goede thuisreis
Ophalen kan alleen op vertoon van het startnummer. Er worden geen tassen teruggegeven
zonder startnummer! Beheer Kassa: Joan Verbeem
Wat wanneer men het startnummer niet meer heeft? Joan Verbeem heeft de beschikking over een startnummerlijst. De deelnemer kan een naam noemen en wij het startnummer erbij zoeken. Voor de zekerheid ID vragen, die zit waarschijnlijk in tas. Op die manier kunnen we toch de tas teruggeven, maar is daar 1 vrijwilliger verantwoordelijk voor.
Aanspreekpunten en telefoonnummer: Joan Miranda Suset Mariette
06 -18515315 - VERANTWOORDELIJK SECRETARIAAT 06 -31959479 06 -38269995 06 -33799270 - vrijwilligers contact af en aanmelden
Er is op het secretariaat wat te snoepen en drinken aanwezig !
Materialen secretariaat: -
Bordjes rijen startnummers (zorgt Jan voor) heuptasjes (zorgt Suset voor) Geldkistje (zorgt Anthony voor ) Prijslijst merchandise ( heeft Joan ) Scharen Veiligheidsspeldjes (Anthony) Plakband Touw Vuilniszakken (gemeente bakken) Laptop (Joan) Verlengsnoer (2x) Bekertjes (komen van Lidl) flyers Intersport - sponsor flyers Rijbewijsteam - sponsor 5 geplastificeerde deelnamebewijzen (Anthony)
