ZABEZPEČENÍ INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ MĚSTA VSETÍN

Organizační směrnice č. QS 63-02

QF 63-02-01

Město Vsetín, Městský úřad Vsetín, Svárov 1080, 755 24 Vsetín , IČ0: 00304450

SMĚRNICE číslo QS 63-02 Město Vsetín Městský úřad Vsetín

Výtisk č.:

0

Vydání:

1

Účinnost od:

2002-09-01

Přepis:

Matochová

Počet stran: Počet příloh:

21 10

ZABEZPEČENÍ INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ MĚSTA VSETÍN Obsah: 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9.

Titulní list Záznam o seznámení ………………………………………………….. Účel a cíl směrnice ……………………………………………………. Oblast platnosti …………………………………………………….. Vymezení základních pojmů ………………………………………….. Odpovědnost a pravomoci …………………………………………….. Popis činností a postupů ………………………………………………. 5.1. Hlavní inventarizační komise ……………………………………. 5.2. Dílčí inventarizační komise ……………………………………… 5.3. Inventarizační komise příspěvkových organizací ……………….. 5.4. Povinnosti pracovníků …………………………………………… 5.5. Řádná inventarizace ……………………………………………… 5.6. Mimořádná inventarizace ………………………………………… 5.7. Stanovení termínů …………………………………………….….. 5.8. Inventarizační zápis ………………………………………………. Záznamy a dokumentace ………………………………………………. Odkazy a související předpisy …………………………………………. Revize ………………………………………………………………….. Přílohy ………………………………………………………………….

Rozdělovník:

Odbor Funkce Jméno Datum Podpis

02 03 03 03 – 04 04 04 – 07 04 05 06 06 06 – 07 07 07 07 08 08 09 09 – 22

- 1x odbor kancelář tajemníka v listinné podobě - zaměstnanci města Vsetín v elektronické podobě Zpracoval Finanční Vedoucí odboru Jana Matochová

Ověřil Školství a kultury Vedoucí odboru Bc. Věra Goldová

Schválil pro Městský úřad Tajemník Ing. Milan Půček

Schválil pro Městskou policii Starosta Jiří Čunek


QF 63-02-01

Záznam o seznámení Potvrzuji seznámení s organizační směrnicí města Vsetín č. QS 63-02 o zabezpečení inventarizace majetku a závazků: FUNKCE

JMÉNO A PŘÍJMENÍ

PODPIS


QF 63-02-01

1.

Účel a cíl směrnice

1.1.

Účelem směrnice o inventarizaci majetku a závazků města Vsetín je aplikovat zákon 563/1991 Sb., o účetnictví a stanovit jednotný postup inventarizace majetku ve vlastnictví města Vsetín včetně stanovení konkrétní odpovědnosti zaměstnanců.

1.2.

Cílem směrnice ověřit, zda stav majetku a závazků v účetnictví odpovídá skutečnosti.

2.

Oblast platnosti

2.1.

Tato směrnice byla schválena starostou města Vsetín a je závazná pro Městský úřad Vsetín, městskou policii a organizační složky zřízené městem Vsetín.

2.2.

Příspěvkové organizace zřízené městem Vsetín jsou povinny se touto směrnicí řídit u majetku svěřeného do správy. Pro majetek získaný vlastní činností jsou povinny zpracovat vlastní směrnici, která bude respektovat zásady této směrnice.

2.3.

Tato směrnice ruší směrnici č. 01/01/FO ze dne 1.11.2001.

2.4.

Směrnice nabývá účinnosti dne 1. září 2002.

3.

Vymezení základních pojmů

3.1.

Definice Řádná inventarizace – inventarizace prováděná k datu účetní závěrky. Mimořádná inventarizace – inventarizace prováděná k datu organizační, personální aj. změny. Průběžná – inventarizace prováděná u zásob. Fyzická inventura – zjištění skutečného stavu majetku u hmotného, popřípadě u nehmotného majetku. Dokladová inventura – provádí se u závazků a pohledávek, popřípadě u ostatního majetku, u kterého nelze provést fyzickou inventuru. Inventurní soupis – průkazný účetní záznam. Inventární rozdíl – rozdíl mezi skutečným a účetním stavem Manko – inventarizační rozdíl, kdy skutečný stav je nižší než stav v účetnictví. Přebytek – inventarizační rozdíl, kdy skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví.

3.2.

Zkratky VFO IK HIK

vedoucí finančního odboru inventarizační komise hlavní inventarizační komise


QF 63-02-01

DIK dílčí inventarizační komise PHIK předseda hlavní inventarizační komise PIK předsedové inventarizačních komisí HM hmotný majetek DDNM drobný dlouhodobý nehmotný majetek DHM drobný hmotný majetek DDHM drobný dlouhodobý hmotný majetek DFM dlouhodobý finanční majetek RV rozhodující vliv PV převážný vliv RP rozpočtové příjmy

4.

Odpovědnost a pravomoci

4.1.

Matice odpovědnosti Funkce

Činnost

Starosta Tajemník

Jmenování hlavní inventarizační komise

P

Školení předsedů inventarizačních komisí Jmenování dílčích inventarizačních komisí

P

Stanovení termínu školení PIK Stanovení termínu provedení čtvrtletní inventarizace peněžní hotovosti a cenin Stanovení termínu zahájení inventarizace Legenda: P – pravomoc

O – odpovídá

I – je informován

VFO

PHIK

I

O

S

I

S

O

I

O

S

I

S

O

I

O

P

P

O

S

S - spolupracuje

5.

Popis činností a postupů

5.1.

Hlavní inventarizační komise

5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4.

Návrh na složení komise předkládá VFO Komisi jmenuje starosta města Vsetín Komise je pětičlenná Předsedou HIK je vždy pracovní finančního odboru Městského úřadu Vsetín

5.1.5.

Hlavní inventarizační komise zajišťuje: metodické řízení činnosti dílčích inventarizačních komisí, - organizační přípravu inventarizace, - školení předsedů inventarizačních komisí, - dohled nad činností dílčích inventarizačních komisí, - zpracování závěrečného protokolu o inventarizaci k projednání v Radě města Vsetín.

5.1.6.

Předseda hlavní inventarizační komise odpovídá za přípravu podkladů k řádnému zabezpečení inventarizací.

5.1.7.

Inventarizační komise mohou pracovat ve stejném složení maximálně 2 roky.


QF 63-02-01

5.2.

Dílčí inventarizační komise

5.2.1.

DIK jmenuje starosta města Vsetín pro:

5.2.2.

Inventarizace hmotného majetku v užívání městského úřadu: - návrh na složení komise předkládá vedoucí finančního odboru, - je sestavována pro inventarizaci majetku v užívání jednotlivých odborů, - členy inventarizační komise jsou pracovníci městského úřadu, - inventuru dle konkrétního umístění provádějí vždy dva členové komise, které určí předseda hlavní inventarizační komise na návrh vedoucí finančního odboru.

5.2.3.

Inventarizace hmotného majetku v užívání zařízení města Vsetín: - návrh na složení komise předkládá vedoucí finančního odboru, - je sestavována pro inventarizaci majetku v užívání zařízení města, - členy inventarizační komise jsou pracovníci městského úřadu, - inventuru dle konkrétního umístění provádějí vždy dva členové komise, které určí předseda hlavní inventarizační komise na návrh vedoucí finančního odboru.

5.2.4.

Inventarizace hmotného majetku jednotlivých organizačních složek: - návrh na složení komise předkládá vedoucí finančního odboru, - je sestavována pro inventarizaci majetku v užívání organizační složky, - členy inventarizační komise jsou pracovníci městského úřadu, - inventuru v jednotlivých organizačních složkách provádějí vždy dva členové komise, které určí předseda hlavní inventarizační komise na návrh vedoucí finančního odboru. - inventarizace majetku v užívání městské policie je prováděna dle bodu 5.2.1..

5.2.5.

Inventarizace nemovitého majetku: - návrh na složení komise předkládá vedoucí finančního odboru, - je sestavována pro inventarizaci nemovitého majetku města Vsetín, - členy inventarizační komise jsou pracovníci městského úřadu, - u pozemků se provádí dokladová inventura, jejíž přílohou jsou výpisy z katastru nemovitostí.

5.2.6.

Inventarizace peněžní hotovosti a cenin: - inventarizaci provádějí dva členové hlavní inventarizační komise, které pověří předseda HIK na návrh VFO, - těmito členy nemohou být pracovníci finančního odboru.

5.2.7.

Rozpracované investice - inventarizaci provádí pověřený pracovník odboru, který rozpracovanou investici realizoval. Dohled zabezpečuje člen hlavní inventarizační komise.

5.2.8.

Dokladová inventarizace účtových skupin 0, 1, 2, 3, 9 - inventarizaci provádějí dva členové hlavní inventarizační komise, které pověří předseda hlavní inventarizační komise.

5.2.9.

Dílčí inventarizační komisi pro dohled nad inventarizací majetku ve správě příspěvkových organizací jmenuje starosta města Vsetín: - návrh na složení komise předkládá vedoucí finančního odboru, - členy komise jsou pracovníci odboru, do jehož rozpočtové kapitoly je příspěvková organizace zařazena, - předseda hlavní inventarizační komise pověří na základě návrhu vedoucí finančního odboru jednotlivé členy komise dohledem nad konkrétní příspěvkovou organizací, - členové komise ověří zahájení a průběh inventarizace, fyzicky ověří majetek výběrovou metodou,

Organizační směrnice č. QS 63-02 -

QF 63-02-01

o dohledu je proveden zápis – příloha č. 5.

5.2.10. Inventarizační komise mohou pracovat ve stejném složení maximálně 2 roky. 5.3.

Inventarizační komise příspěvkových organizací

5.3.1.

IK jmenují ředitelé těchto organizací. Doklad o jmenování inventarizačních komisí je předkládán hlavní inventarizační komisi.

5.3.2.

Inventarizační komise mohou pracovat ve stejném složení maximálně 2 roky.

5.4.

Povinnosti pracovníků

5.4.1.

Členové hlavní inventarizační komise a předsedové dílčích inventarizačních komisí musí být proškoleni předsedou hlavní inventarizační komise o způsobu a cílech prováděných inventarizací, o jejich kompetencích a odpovědnosti. Potvrzení o účasti na školení je součástí inventarizačního protokolu.

5.4.2.

Pracovníci hlavní inventarizační komise, dílčích inventarizačních komisí a ostatní pracovníci, kteří odpovídají za inventarizovaný majetek, jsou povinni se zúčastnit jak přípravných prací tak samotné inventarizace.

5.4.3.

Při provádění inventarizací je nezbytné ohlásit každou odchylku od evidovaného stavu, a to neprodleně v průběhu probíhající inventarizace, předsedovi hlavní inventarizační komise.

5.4.4.

Pracovníci odpovědni za majetek před zahájením inventur odevzdají předsedovi hlavní inventarizační komise prohlášení o tom, že doklady týkající se stavu a pohybu majetku, které zpracovávali, byly předány k zúčtování.

5.5.

Řádná inventarizace

5.5.1.

Účetní stav majetku a závazků se zjišťuje k 31. prosinci.

5.5.2.

Fyzická inventura bude prováděna ke dni 31. říjnu u: - Hmotný majetek - Nemovitý majetek - Umělecká díla a předměty

5.5.3.

Fyzická inventura bude provedena ke dni 31. prosinci u: - Peněžní prostředky v hotovosti - Ceniny - Zásoby - Rozpracované investice

5.5.4.

Dokladová inventura bude provedena ke dni 31. prosinci u: - Nehmotný majetek - Finanční majetek - Pohledávky - Účty v bankách - Závazky - Úvěry a půjčky - Kapitálové účty a fondy

5.5.5.

Fyzická inventura peněžních prostředků a cenin: - mimo termín dle bodu 5.5.3. je prováděna v dalších čtyřech termínech,

Organizační směrnice č. QS 63-02 -

QF 63-02-01

termín inventarizace stanoví předseda hlavní inventarizační komise.

5.6.

Mimořádná inventarizace

5.6.1.

Mimořádná inventarizace je prováděna vždy při organizační nebo personální změně v případě, že pracovníkovi byl svěřen majetek města.

5.6.2.

Mimořádnou inventarizaci zajišťuje hlavní inventarizační komise.

5.6.3.

Termín zahájení mimořádné inventarizace je stanoven příkazem tajemníka Městského úřadu Vsetín.

5.7.

Stanovení termínů

5.7.1.

Z provedených fyzických inventur dle bodu 5.5.2. předají dílčí inventarizační komise hlavní inventarizační komisi ke dni 30. listopadu inventární zápis viz. formulář č. QF 63-02-01 a QF 63-02-02.

5.7.2.

Inventární zápisy z provedených fyzických inventur dle bodu 5.5.3. předají dílčí inventarizační komise hlavní inventarizační komisi ke dni 5. lednu na formuláři č. QF 63-02-03 a QF 6302-04.

5.7.3.

Inventární zápisy z provedených inventur dle bodu 5.5.4. předají dílčí inventarizační komise hlavní inventarizační komisi ke dni 25. lednu na formuláři č. QF 63-02-05.

5.7.4.

Výsledky fyzických inventur budou upraveny o přírůstky a úbytky za dobu od ukončení fyzické inventarizace do konce účetního období, tj. do 31. prosince.

5.7.5.

Hlavní inventarizační komise zpracuje závěrečný protokol o výsledku fyzických inventur do 30. ledna následujícího roku.

5.7.6.

Inventární rozdíly budou zaúčtovány nejpozději do 5. února následujícího roku.

5.7.7.

Termín zahájení fyzických inventur je každoročně stanoven příkazem tajemníkem Městského úřadu Vsetín – vzor příkazu viz. příloha č. 11.

5.8.

Inventarizační zápis

5.8.1.

O výsledku inventarizace je zpracován zápis, který musí obsahovat: - předmět inventarizace, - subjekt inventarizace, - den, ke kterému byla inventura provedena, - den zahájení a ukončení inventury, - způsob provedení inventury (fyzicky, dokladově, přepočítáním), - závady zjištěné v průběhu inventur, - zjištění skutečného stavu majetku a závazků, - uvedení skutečného stavu majetku a závazků v inventurních soupisech, - porovnání skutečného stavu s účetním stavem, - jména členů inventarizační komise, kteří podepíší jak inventarizační zápis, tak i inventarizační soupis. - sdělení, zda jsou uvedeny příslušné dohody o hmotné odpovědnosti, - návrhy, které by zamezily vzniku inventarizačních rozdílů, - návrh na efektivní způsob likvidace nepotřebného a nepoužitelného majetku, - potvrzení pracovníka odpovědného za inventovaný majetek, že fyzická inventura byla provedena za jeho účasti.


QF 63-02-01

5.8.2.

Pokud za subjekt provádí inventarizaci více DIK, hlavní inventarizační komise zpracuje rekapitulaci, jejíž přílohou jsou jednotlivé zápisy a inventární soupisy.

6.

Záznamy a dokumentace

6.1.

Záznamy vyplývající z činností uvedených v této směrnici jsou Identifikace dokumentu

Název dokumentu

QF 63-02-08

Inventarizační zápis – HM Inventarizační zápis – HM – org. 381 Inventarizační zápis – peněžní hotovost a ceniny Inventarizační zápis zásoby Inventarizační zápis – dokladová inventarizace Protokol o fyzické inventarizaci Protokol o dokladové inventarizaci Zápis o provedeném dohledu

Příloha č. 10

Jmenování členů IK

QF 63-02-01 QF 63-02-02 QF 63-02-03 QF 63-02-04 QF 63-02-05 QF 63-02-06 QF 63-02-07

Zpracovatel dokumentu

Uložení dokumentu Místo Doba

Kód přístupu

PDIK

FO

5 let

I

PDIK

FO

5 let

I

PDIK

FO

5 let

I

PDIK

FO

5 let

I

PDIK

FO

5 let

I

PHIK

FO

5 let

I

PHIK

FO

5 let

I

DIK

FO

5 let

I

VFO

FO

5 let

I

7.

Odkazy a související předpisy

7.1.

Při provádění inventarizace majetku jsou zaměstnanci povinni řídit se touto směrnicí a dále: - zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví - ostatní právní normy

7.2.

Povinnost prokázat provedení inventarizace majetku a závazků má finanční odbor po dobu pěti let po jejím provedení.

7.3.

Aktualizace směrnice Směrnice musí po stránce věcné i obsahové odpovídat aktuálnímu stavu a včas reagovat na vnitřní i vnější změny. Aktualizaci je nutné provést při: - změně právních norem, - změně způsobu postupu činností, - organizačních změnách. Za aktuálnost směrnice odpovídá vedoucí finančního odboru.


8.

Revize

Revize č.

List č.

1.

22

9.

QF 63-02-01

Popis změny Odstraněna příloha č. 11 - Příkaz tajem-

níka - vzor

Datum revize

Provedl

10 .10.2003

Kocourek S.

Podpis

Přílohy Příloha č. 1 – Inventarizační zápis z provedené fyzické inventarizace hmotného majetku Příloha č. 2 – Inventarizační zápis z provedené fyzické inventarizace hmotného majetku org. 381 Příloha č. 3 – Inventarizační zápis z provedené fyzické inventarizace peněžní hotovosti a cenin Příloha č. 4 – Inventarizační zápis z provedené fyzické inventarizace zásob Příloha č. 5 – Inventarizační zápis z provedené dokladové inventarizace Příloha č. 6 – Protokol o fyzické inventarizaci Příloha č. 7 – Protokol o dokladové inventarizaci Příloha č. 8 – Zápis o provedeném dohledu nad inventarizací majetku ve správě příspěvkových organizací Příloha č. 9 – Prezenční listina Příloha č. 10 - Jmenování inventarizačních komisí - vzor


QF 63-02-01 Příloha č. 1 INVENTARIZAČNÍ ZÁPIS

z provedené fyzické inventarizace hmotného majetku

Subjekt inventarizace Inventarizace provedena ke dni Zahájení a ukončení inventarizace Způsob provedení inventury Inventurní stav Účetní stav Rozdíl Zdůvodnění příčin vzniku rozdílu:

Návrh na vypořádání rozdílu:

PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že inventura byla provedena za mé účasti. …………………………………. Podpis pracovníka odpovědného za inventovaný majetek

Jména a podpisy členů inventarizační komise:

………………………………… předseda ………………………………… člen ………………………………… člen ………………………………… člen ………………………………… člen

Datum vyhotovení inventarizačního zápisu:

Ve Vsetíně dne

Přílohy:

inventurní soupis majetku



z provedené fyzické inventarizace hmotného majetku

Organizace č. 381 – Městský úřad Odbor Inventarizace provedena ke dni Zahájení a ukončení inventarizace Způsob provedení inventury Inventurní stav Evidenční stav Rozdíl Zdůvodnění příčin vzniku rozdílu:


PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že inventura byla provedena za mé účasti a předmětem inventarizace byl veškerý majetek. …………………………………. Podpis pracovníka odpovědného za inventovaný majetek


………………………………… člen dílčí komise ………………………………… člen dílčí komise


Ve Vsetíně dne

Přílohy:




z provedené fyzické inventarizace peněžní hotovosti - cenin∗

Subjekt inventarizace Označení inventarizovaných prostředků Inventarizace provedena ke dni Zahájení a ukončení inventarizace Způsob provedení inventury Inventurní stav Účetní stav Rozdíl Zdůvodnění příčin vzniku rozdílu:



∗



Datum vyhotovení inventarizačního zápisu: Přílohy: inventurní soupis majetku

Ve Vsetíně dne

nehodící se škrtněte



z provedené fyzické inventarizace zásob

Subjekt inventarizace Označení inventarizovaných prostředků Inventarizace provedena ke dni Zahájení a ukončení inventarizace Způsob provedení inventury Inventurní stav Účetní stav Rozdíl Zdůvodnění příčin vzniku rozdílu:





Datum vyhotovení inventarizačního zápisu: Přílohy: inventurní soupis zásob majetku

Ve Vsetíně dne



z provedené dokladové inventarizace Číslo analytického účtu Označení inventarizovaných prostředků Inventarizace provedena ke dni Zahájení a ukončení inventarizace Způsob provedení inventury Inventurní stav Účetní stav Rozdíl Zdůvodnění příčin vzniku rozdílu:






Ve Vsetíně dne

Přílohy:



QF 63-02-06 Příloha č. 6

PROTOKOL z fyzické inventarizace majetku města Vsetín za rok I. Rekapitulace podle inventarizačních zápisů Subjekt

Celkem

Účetní stav

Zjištěný stav

Rozdíl


QF 63-02-06

II. Rekapitulace podle druhu majetku Subjekt

Účetní stav

Zjištěný stav

Rozdíl

013 - Software 018 – DDNM 021 – Stavby 022 – DHM 026 – Zvířata 028 – DDHM 031 – Pozemky 032 – Umělecká díla 042 – Rozprac. investice 112 - Zásoby Celkem

PROHLÁŠENÍ Členové hlavní inventarizační komise prohlašují, že protokol z fyzické inventarizace majetku byl zpracován na základě ověřených inventarizačních zápisů dílčích inventarizačních komisí.

Jména a podpisy členů hlavní inventarizační komise: ………………………………… předseda ………………………………… člen ………………………………… člen ………………………………… člen ………………………………… člen

Datum vyhotovení protokolu:

Ve Vsetíně dne


QF 63-02-07 Příloha č. 7

PROTOKOL z dokladové inventarizace majetku města Vsetín za rok

I. Rekapitulace podle inventarizačních zápisů Druh dokladu

Celkem

Účetní stav

Zjištěný stav

Rozdíl


QF 63-02-07

II. Rekapitulace podle druhu majetku Druh dokladu

Účetní stav

Zjištěný stav

Rozdíl

061 - Majet. účasti RV 062 - Majet. účasti PV 069 - Ostatní DFM 231 - ZBÚ 236 - Běž. účty p.fondů 245 - Ostat. běž. účty 261 - Pokladna 263 - Ceniny 272 -Přij. návr. výpomoci 275 - Poskyt. př.výp.PS 277 - Poskyt.př.výp.FO 311- Odběratelé 314 - Poskyt. prov. zál. 315 - Pohledávky za RP 316 - Ostatní pohledávky 321 - Dodavatelé 324 - Přijaté zálohy 325 - Ostatní závazky 331 - Zaměstnanci 335 - Pohledávky 336 - Zúčt. s ins.SP a ZP 342 - Ostat. přímé daně 379 - Jiné závazky Celkem

PROHLÁŠENÍ Členové hlavní inventarizační komise prohlašují, že protokol z dokladové inventarizace majetku byl zpracován na základě ověřených inventarizačních zápisů hlavní inventarizační komise. Jména a podpisy členů hlavní inventarizační komise: ………………………………… předseda ………………………………… člen ………………………………… člen ………………………………… člen ………………………………… člen Datum vyhotovení protokolu:

Ve Vsetíně dne


QF 63-02-08 Příloha č. 8 ZÁPIS

o provedeném dohledu nad inventarizací majetku města ve správě příspěvkových organizací

Subjekt inventarizace Dohled proveden dne Fyzicky ověřen majetek pod inv. číslem:

Zjištění:

PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že dohled byl proveden za mé účasti. …………………………………. Jméno a podpis ředitele příspěvkové organizace

Jméno a podpis člena inventarizační komise pro dohled:

………………………………… …………………………………

Datum vyhotovení zápisu:

Ve Vsetíně dne

Organizační směrnice č. QS 63-02 Příloha č. 9 PREZENČNÍ LISTINA ze školení členů hlavní inventarizační komise a dílčích inventarizačních komisí k provedení inventarizace majetku města Vsetín v roce konané dne

JMÉNO A PŘÍJMENÍ

PODPIS

FUNKCE (HIK, DIK)

Organizační směrnice č. QS 63-02 Příloha č. 10

STAROSTA MĚSTA VSETÍN

JMENOVÁNÍ hlavní – dílčí inventarizační komise pro inventarizaci ………………………………………………… V souladu se směrnicí č. QC 63-02 o zabezpečení inventarizace majetku a závazků města Vsetín jmenuji dílčí inventarizační komisi v tomto složeni:

Předseda: ……………………………………….

Členové:

……………………………………….. ……………………………………….. ……………………………………….. ………………………………………..

Ve Vsetíně dne

starosta města Vsetín

ZABEZPEČENÍ INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ MĚSTA VSETÍN

Recommend Documents